Hoạt động của phòng lưu chiểu thư viện quốc gia Việt Nam

Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Lời nói đầu
Trong thời đại thông tin bùng nổ ngày nay, nhu cầu cập nhật thông tin
của con ngời ngày càng tăng do đó các loại hình phơng tiện chuyển tải
chúng cũng ngày càng phong phú, đa dạng. Trong đó các ấn phẩm văn
hoá đóng vai trò quan trọng, không thể thiếu đợc trong đời sống hàng
ngày.
Có thể nói, xuất bản phẩm dân tộc là tấm gơng phản ánh đầy đủ cuộc
sống xã hội của một đất nớc trên mọi lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa,
giáo dục, trình độ khoa học và kỹ thuật Chính vì vậy, nhà n ớc ta luôn
coi trọng việc thu nhận, bảo quản lâu dài các giá trị văn hoá cho những
thế hệ mai sau nghiên cứu, học tập, kế thừa những cái hay, cái dẹp, cái
tinh tuý đã đợc sách vở, báo chí ghi lại.
Chế độ lu chiểu văn hoá phẩm là một trong những hình thức quản lý
của Nhà nớc đối với loại hình sách, báo, tạp chí cũng nh các xuất bản
phẩm khác. Việc quản lý ấn phẩm xuất bản trên lãnh thổ quốc gia đợc
Nhà nớc giao cho Bộ Văn hoá Thông tin, Cục xuất bản, Vụ báo chí và
Th viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nớc có nhiệm
vụ nhận lu chiểu tất cả các xuất bản phẩm trên lãnh thổ Việt Nam.
Th viện Quốc gia là trung tâm đầu não của hệ thống th viện trong cả
nớc, là nơi cung cấp tài liệu, tri thức phong phú nhất, có thể đáp ứng nhu
cầu của hầu hết các đối tợng bạn đọc. Th viện Quốc gia tiêu biểu cho nền
văn hoá của dân tộc Việt Nam, lu trữ đầy đủ nhất các tài liệu trong nớc và
nớc ngoài. Ngoài ra Th viện Quốc gia còn là nơi mà công tác nghiệp vụ
th viện đợc chuẩn hoá và đợc thực thi tất cả các công đoạn trong qui trình
xử lý tài liệu.
Xuất phát từ tầm quan trọng của việc tàng trữ đời đời xuất bản phẩm
dân tộc, để đi sâu nghiên cứu công tác lu chiểu ấn phẩm tại TVQG, tôi đã
2
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
chọn đề tài: Tìm hiểu hoạt động của phòng lu chiểu Th viện Quốc gia

Việt Nam làm đề tài khoá luận của mình.
Ngoài phần Lời nói đầu và Phụ lục, phần chính văn đợc chia làm ba ch-
ơng:
Chơng I : Khái quát về Th viện Quốc gia Việt Nam và công tác lu chiểu
Chơng II: Hoạt động của phòng lu chiểu Th viện Quốc giaViệt Nam
Chơng III : Kết luận và khuyến nghị
Trong quá trình thực hiện đề tài, tôi đã sử dụng một số phơng pháp nh
nghiên cứu tài liệu, khảo sát thực tế, phỏng vấn kinh nghiệm của các cán
bộ th viện và phân tích tổng hợp thông tin.
Tuy có sự nỗ lực của bản thân song do trình độ còn hạn chế, thời gian
không nhiều nên khoá luận không tránh khỏi những sơ sót nhất định.
Kính mong các thày giáo, cô giáo, các cán bộ th viện và các bạn góp ý để
khoá luận có ý nghĩa thiết thực hơn.
Tôi xin gửi lời chân thành cảm ơn tới Thạc sĩ Nguyễn Tiến Hiển, chú
Võ Quang Uẩn và các cán bộ phòng lu chiểu Th viện Quốc gia đã nhiệt
tình giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành khoá luận tốt nghiệp này.
Hà Nội ngày 10 tháng 6 năm 2002
Sinh viên
Chu Vân Khánh
Chơng I
3
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Khái quát về Th viện Quốc gia Việt Nam
và công tác lu chiểu
1. Khái quát về Th viện Quốc gia Việt Nam
1.1. Quá trình hình thành và phát triển
Th viện Quốc gia Việt Nam là th viện khoa học tổng hợp lớn nhất
trong toàn quốc. Nó có vai trò quan trọng trong việc lu giữ và luân
chuyển các xuất bản phẩm trong nớc và nớc ngoài, phục vụ cho việc phát
triển kinh tế, khoa học, kỹ thuật, văn hoá, xã hội của đất nớc.

Th viện Quốc gia, tiền thân là Th viện công cộng TW Đông Dơng, đợc
thành lập năm 1917. Ngày 1/9/1919 Th viện chính thức mở cửa phục vụ
bạn đọc.
Năm 1935 Th viện đổi tên thành Th viện Pierre Pasquier (tên của viên
Toàn quyền Đông Dơng Pháp). Thời kỳ này, kho sách của Th viện chủ
yếu là tiếng Pháp và chỉ phục vụ bọn thực dân cai trị và một nhóm quan
lại tri thức ngời Việt xuất thân từ giai cấp bóc lột.
Sau khi cách mạng Tháng 8 thành công, Th viện về tay chính quyền
nhân dân và chịu sự quản lý của Bộ Giáo dục. Ngày 20/10/1945, Bộ trởng
Bộ Quốc gia Giáo dục Vũ Đình Hoè đã quyết định đổi tên Th viện Pierre
Pasquier thành Quốc Gia Th viện.
Việc tổ chức lại th viện cha kịp tiến hành thì thực dân Pháp đã quay lại
xâm lợc nớc ta lần thứ hai và Th viện trở thành công cụ tuyên truyền cho
những chính sách phản động của chủ nghĩa thực dân.
Năm 1953, theo Hiệp định Pháp Việt, Th viện đợc sát nhập vào
Viện Đại học và đổi thành Tổng Th viện. Năm 1954, thực dân Pháp bại
4
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
trận hoàn toàn và phải rút về nớc. Ngày 29/6/1957 Thủ tớng Chính phủ n-
ớc Việt Nam dân chủ cộng hoà đã ra quyết định thành lập Th viện Quốc
gia Việt Nam do Bộ Văn hoá quản lý.
Khi tiếp quản Th viện từ tay thực dân Pháp (1954), vốn tài liệu của
Th viện chỉ có khoảng 100.000 bản, cơ sở vật chất rất nghèo nàn, số cán
bộ chuyên môn ít, hầu nh không có bạn đọc. Dựa trên những nguyên lý
Th viện học của V.I.Lênin, cùng với việc học tập kinh nghiệm thực tiễn
phong phú của các th viện nớc ngoài, Th viện Quốc gia Việt Nam đã có
nhiều biện pháp tiến hành cải tạo, tổ chức lại và hoạt động theo định hớng
XHCN. Qua 85 năm tồn tại và phát triển (1917 2002), vợt qua nhiều
khó khăn và thử thách, Th viện đã và đang từng bớc đi lên, trở thành một
trung tâm thông tin đầu não của cả nớc.

Hiện nay, vốn tài liệu của Th viện quốc gia Việt Nam có khoảng
1.200.000 cuốn, 9000 tên báo tạp chí trong đó có hơn 50% là tiếng nớc
ngoài, 2700 bản sách Hán Nôm, 9000 tên luận án, luận văn và nhiều ấn
phẩm đặc biệt và vật mang tin khác nh tranh ảnh, bản đồ, CD-ROM
Đặc biệt Th viện có kho microfilm, microfic với khoảng 3000 bản tài
liệu. Tài liệu ở Th viện Quốc gia đợc bổ sung theo các nguồn khác nhau,
một phần lớn là sách lu chiểu và sách có sẵn trong th viện khi tiếp quản
từ tay thực dân Pháp, tuy nhiên cũng có những cuốn sách ngoại văn hoặc
sách nộp lu chiểu nhng số bản quá ít, trong khi cuốn sách lại có giá trị
nghiên cứu đối với bạn đọc, thì phòng bổ sung sẽ chịu trách nhiệm mua
ngoài thị trờng.
Ngoài hai nguồn bổ sung trên còn một hình thức nữa là trao đổi ấn
phẩm với nớc ngoài. Hiện nay Th viện Quốc gia đang có quan hệ hợp tác
trao đổi tài liệu với 122 đơn vị của 32 nớc trên thế giới, trong đó các đơn
vị thờng xuyên trao đổi gồm có: Th viện Quốc hội Mỹ, Th viện Quốc gia
Pháp, Th viện Quốc gia úc, Trung Quốc, ấn Độ, Singapore, Th viện Liên
5
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
bang Nga, Th viện trờng đại học Hawaii, đại học Cosnell của Mỹ, Hội
đồng Anh, Quỹ Châu á, các tổ chức của Liên Hợp Quốc nh Tổ chức Y tế
thế giới WHO, Quĩ Nhi đồng Liên Hợp Quốc UNICEF
Năm 2001 vừa qua, Th viện Quốc gia đã cấp mới 10.177 thẻ độc giả ,
tăng 2382 thẻ so với năm 2000, cho các đối tợng là cán bộ các ngành
nghề (2673 thẻ chiếm 27%) và sinh viên (7504 thẻ chiếm 73%). Số lợng
độc giả đến Th viện trong năm 2001 là 208.920 lợt trong đó phòng đọc
sách có 154.971 lợt bạn đọc, phòng báo tạp chí 48.250 lợt, phòng tra cứu
5399 lợt, phòng tài liệu nghiệp vụ 300 lợt. Số độc giả đến Th viện giảm
hơn so với năm ngoái là do Th viện phải nghỉ phục vụ một số ngày để
chuyển kho và ổn định các phòng phục vụ tại khu nhà mới.
1.2. Chức năng nhiệm vụ

Trong quyết định 401/TTG ngày 9/10/1976 của Thủ tớng Chính phủ
đã qui định Th viện Quốc gia là Th viện Trung ơng của nớc Cộng hoà Xã
hội Chủ nghĩa Việt Nam, do Bộ Văn hoá Thông tin quản lý và là th viện
trọng điểm trong hệ thống th viện cả nớc. Với vai trò trên, ngoài những
nhiệm vụ và quyền hạn qui định chung cho một th viện (điều 13,14 Pháp
lệnh Th viện), Th viện Quốc gia còn có những nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân
tộc) bằng cách thu nhận ấn phẩm đang xuất bản theo tinh thần Sắc
lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lu chiểu, thu nhận các bản sao luận
án tiến sĩ, phó tiến sĩ và bằng phát minh sáng chế của ngời Việt Nam,
su tầm bổ sung hoàn chỉnh ấn phẩm nớc ngoài nói về Việt Nam, tác
phẩm của ngời Việt Nam c trú ở nớc ngoài, bản viết tay của các danh
nhân Việt Nam.
6
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
- Xây dựng kho sách báo khoa học đáp ứng nhu cầu nghiên cứu trong n-
ớc
- Luân chuyển sách báo, tài liệu Việt Nam và nớc ngoài thông qua hệ
thống th viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin phục vụ nhân dân các địa
phơng .
- Biên soạn các Th mục thống kê đăng ký, Tổng Th mục Việt Nam, Th
mục các th mục Việt Nam và các loại chuyên đề nhằm phục vụ thông
tin khoa học. Biên soạn các loại Th mục giới thiệu sách mới. Tiến
hành biên mục tập trung nhằm thống nhất công tác biên mục trong hệ
thống th viện cả nớc.
- Hớng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống th viện, trớc hết là hệ thống th
viện thuộc Bộ Văn hoá Thông tin, đúc kết kinh nghiệm nghiệp vụ,
tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ th viện, chủ động hợp tác
với các th viện khác trong công tác nghiên cứu lý luận, xây dựng khoa
học th viện, Th mục học Việt Nam và lịch sử sách báo Việt Nam.

- Cùng các th viện lớn phối hợp một số hoạt động th viện nh biên soạn
Mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nớc ngoài, trao đổi và cho mợn
giữa các th viện.
- Trao đổi sách báo và trao đổi th mục với nớc ngoài, tổ chức mợn và
cho mợn sách báo với nớc ngoài phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu
trong nớc và giới thiệu văn hoá Việt Nam ra nớc ngoài.
- Thực hiện việc thông tin khoa học về văn hoá, nghệ thuật. Làm công
tác tham mu giúp Bộ Văn hoá Thông tin chỉ đạo, quản lý sự nghiệp th
viện thống nhất trong cả nớc, góp phần đáng kể vào sự hình thành,
củng cố và phát triển mạng lới th viện trong cả nớc.
1.3. Cơ cấu tổ chức
7
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Với những chức năng và nhiệm vụ trên, bộ máy tổ chức của Th viện
Quốc gia cần phải có một đội ngũ cán bộ công chức đông đảo mới có thể
hoàn thành các công việc đợc giao. Hiện nay, Th viện Quốc gia có 132
lao động làm việc tại cơ quan trong đó có 113 ngời trong biên chế , 19
ngời làm việc theo hợp đồng. Hầu hết số công chức trong biên chế đều có
trình độ Cao đẳng trở lên, trong đó có 1 Tiến sĩ, 10 Thạc sĩ, 83 Cử nhân,
còn lại là Trung cấp và Cao đẳng.
Ngoài Ban Giám đốc (có 1 Giám đốc và 2 Phó giám đốc), Th viện đợc
chia thành 11 phòng ban gồm:
1. Phòng lu chiểu
2. Phòng bổ sung và trao đổi quốc tế
3. Phòng phân loại biên mục
4. Phòng tin học
5. Phòng bảo quản tài liệu
6. Phòng thông tin t liệu
7. Phòng nghiên cứu và hớng dẫn nghiệp vụ
8. Phòng quan hệ quốc tế

9. Phòng đọc sách
10. Phòng đọc báo tạp chí
11. Phòng hành chính tổng hợp
2. Công tác lu chiểu tại Th viện Quốc gia Việt Nam
2.1. Lịch sử hình thành công tác lu chiểu
Từ xa xa, khi chữ viết bắt đầu đợc lu lại trên các chất liệu khác nhau
thì cũng là lúc con ngời nhận thức đợc tầm quan trọng của việc tàng trữ di
sản văn minh nhân loại.
8
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Thời cổ đại, trong kho của hoàng đế, ngoài vàng bạc châu báu còn có
những tấm đất sét khắc chữ đợc xếp theo các môn ngành khoa học. Thời
kỳ sau còn có các văn bản trên da thú, xơng thú, mai rùa, thẻ tre
Việc phát minh ra giấy là một phát kiến vĩ đại của loài ngời trong việc
lu lại chữ viết. Các nhà vua có cả một đội nô lệ chuyên chép sách, những
nô lệ biết viết và viết đẹp rất đợc nhà vua sủng ái. Không chỉ sao chép lại
sách, các hoàng đế còn dùng quyền lực của mình để thu thập tài liệu về
th viện hoàng gia. Tiêu biểu cho thời kỳ này là Th viện Alecxandri của
vua Ptoleme II đợc mệnh danh là th viện lớn nhất thời cổ đại.
Trải qua các thời kỳ, khi nền văn minh nhân loại ngày càng phát triển,
tài liệu ngày càng nhiều, việc xây dựng kho tàng văn hoá dân tộc lu
truyền lại cho thế hệ mai sau là rất quan trọng, chế độ lu chiểu đợc định
ra với mục đích đó.
Pháp là quốc gia đầu tiên ban hành chế độ lu chiểu để thu thập những
xuất bản phẩm trên phạm vi lãnh thổ vào Th viện nhà vua. Năm 1537,
hoàng đế Frăngxoa Đệ Nhất đã ra đạo luật về lu chiểu trong đó qui định:
Các nhà xuất bản phải nộp lu chiểu 5 bản đối với mỗi tên sách (trong đó
1 bản nộp cho cơ quan thống kê xuất bản phẩm và 4 bản cho Th viện
Quốc gia). Ngoài ra các nhà in cũng phải nộp mỗi tên sách 2 bản cho th
viện tỉnh. Các th viện tỉnh giữ một bản còn 1 bản nộp lại cho Th viện

quốc gia.
Nhà vua còn qui định mức phạt đối với các cơ quan không thực hiện
đúng nghĩa vụ. Sau 24 giờ kể từ khi xuất bản phẩm đợc bán ra mà vẫn cha
nộp lu chiểu thì sẽ bị tịch thu toàn bộ, không đợc phép lu hành.
Sau Pháp, năm 1624, Hoàng đế Phecdinan Đệ Nhị đã ban hành luật lu
chiểu áp dụng trong lãnh thổ nớc Đức.
9
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Năm 1783, Liên bang Nga cũng áp dụng chế độ lu chiểu đối với xuất
bản phẩm. Lúc đầu, các cơ quan xuất bản phải nộp lu chiểu 13 bản đối
với mỗi tên sách, sau đó giảm xuống còn 11 bản.
Sau khi Cách mạng tháng 10 Nga thành công, Lênin, với cơng vị ngời
đứng đầu đất nớc, đã rất quan tâm đến việc gìn giữ di sản văn hoá dân
tộc. Trong sắc lệnh Ngời đã ký về công tác th viện có qui định xuất bản
phẩm không chỉ nộp lu chiêủ cho Th viện Quốc gia mà còn đa về các th
viện tỉnh nhằm xây dựng vốn tài liệu địa chí phục vụ nghiên cứu và phát
triển kinh tế, xã hội ở địa phơng.
Nhìn chung, trên thế giới, chế độ lu chiểu ra đời khá sớm. Một mặt, lu
chiểu giúp cho các Th viện quốc gia thu thập đầy đủ xuất bản phẩm trên
phạm vi lãnh thổ, mặt khác nó còn phản ánh trình độ phát triển văn hoá
của các quốc gia. Một xã hội muốn phát triển là phải biết gìn giữ những
tinh hoa văn hoá chữ viết của dân tộc, bởi sách là kết quả của một quá
trình lao động lâu dài gian khổ, do nhân loại sáng tạo ra và là nhân tố
quan trọng thúc đẩy xã hội tiến lên.
2.2. Các văn bản pháp luật về công tác lu chiểu
Trong mọi lĩnh vực của xã hội, luật pháp luôn đóng vai trò quan trọng
trong việc giữ vững sự ổn định để cùng tồn tại và phát triển, và văn hóa
cũng không là một ngoại lệ.
Hiện nay, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học kỹ thuật, lợng
thông tin cũng gia tăng nhanh chóng, các loại tài liệu xuất bản ngày càng

nhiều với nội dung và hình thức rất phong phú và đa dạng. Do đó việc lu
giữ lại vốn tài liệu chữ viết của quốc gia là rất quan trọng. Trớc hết, đây
là cơ sở giúp cho việc bảo tồn những di sản văn hoá lu truyền qua nhiều
10
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
thế hệ. Nó còn phản ánh bộ mặt văn hoá của đất nớc về tình hình xuất
bản, kỹ thuật in ấn, sự phát triển của đội ngũ những ngời sáng tác cũng
nh những biến cố, những thăng trầm lịch sử của dân tộc. Lu chiểu văn
hoá phẩm là một hình thức pháp lý cần thiết để lu lại những tinh hoa,
những đặc sắc của thế hệ này truyền lại cho thế hệ sau.
ở nớc ta, lu chiểu văn hoá phẩm đã xuất hiện khá lâu nhng ở mỗi thời
kỳ lịch sử nó tồn tại dới những hình thức khác nhau.
Từ thời phong kiến, tuy cha có một văn bản pháp luật nào qui định rõ
nhng cha ông ta đã rất coi trọng việc gìn giữ những bản th tịch cổ. Các
nhà vua cũng đã nhiều lần hạ chiếu su tầm sách vở về th viện hoàng gia.
Đặc biệt, thời Lê còn ban hành một số chính sách nhằm quản lý việc xuất
bản.
Thời kỳ sau này, khi thực dân Pháp xâm lợc nớc ta, các kỹ thuật xuất
bản mới đợc áp dụng và các quan điểm chống Pháp cũng dần xuất hiện.
Để tiến hành kiểm duyệt lợng tài liệu xuất bản, Thực dân Pháp đã ban
hành một số đạo luật, sắc lệnh:
+ Đạo luật ngày 29/7/1881 do chính phủ Pháp ban hành, qui định việc
nộp lu chiểu báo chí phục vụ cho việc kiểm soát và quản lý nội dung,
phục vụ đờng lối thống trị của ngời Pháp.
+ Thông t ngày 25/8/1900 của Thống sứ Bắc Kỳ về vấn đề nạp bản lu
chiểu.
+ Nghị định ngày 31/1/1922 của Toàn quyền Đông Dơng (Anber Xaro)
về việc nạp bản lu chiểu chính thức cho ấn phẩm. Nghị định này đánh
dấu một bớc ngoặt quan trọng trong lịch sử lu chiểu văn hoá phẩm ở Việt
Nam, lần đầu tiên có một văn bản pháp luật qui định khá chi tiết các điều

khoản.
11
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Sau khi Cách Mạng Tháng Tám thành công, Nớc Việt Nam Dân Chủ
Cộng Hoà ra đời và sau này là nớc Cộng Hoà Xã Hội Chủ Nghĩa Việt
Nam. Với một hệ thống chính quyền non trẻ, có rất nhiều việc quốc gia
đại sự cần giải quyết nhng Đảng và Nhà nớc ta vẫn rất quan tâm đến vai
trò của việc tàng trữ văn hoá phẩm. Ngày 31/1/1946, Chủ Tịch Hồ Chí
Minh đã ký Sắc lệnh 18/SL ngày 31/1/1946 gồm 6 chơng 19 điều qui
định: Các loại văn hoá phẩm phải nộp lu chiểu cho nhà nớc, số lợng bản
phải nộp, thời hạn nộp, và các hình phạt đối với các cơ quan không thực
hiện đúng nghĩa vụ lu chiểu. Tiếp theo đó là Chỉ thị số 599/VH CT
ngày 11/6/1954 Về việc lu chiểu văn hoá phẩm do Thứ trởng Bộ Văn
hoá Đỗ Đức Dục ký, gửi các Sở, Ty văn hoá trong đó giao cho các Sở, Ty
văn hoá có trách nhiệm: theo dõi tình hình xuất bản ở địa phơng mình,
kiểm tra, đôn đốc chặt chẽ việc nộp lu chiểu của các nhà in và NXB, báo
cáo hàng tháng cho cơ quan lu chiểu văn hoá phẩm theo mẫu thống kê
của phòng lu chiểu văn hoá phẩm.
Tuy nhiên, hoà bình cha đợc bao lâu thì năm 1954, Đế quốc Mỹ lại nhảy
vào thế chân Pháp xâm lợc nớc ta. Nớc ta lại bị chia cắt thành hai miền
Nam Bắc. Miền Bắc vẫn do Đảng ta lãnh đạo, còn miền Nam bị Mỹ
chiếm đóng. Với chính sách dùng ngời Việt Nam trị ngời Việt Nam, Đế
quốc Mỹ đã thiết lập một chính quyền mới gọi là Nguỵ Quyền Sài Gòn.
Trong thời gian chiếm đóng (từ 1954 đến 1975), do nhận thấy sự cần thiết
phải kiểm duyệt báo chí ấn phẩm phục vụ cho mục đích chính trị của
mình nên chế độ Ngụy quyền đã ban hành 3 văn bản có tính pháp lệnh về
chế độ lu chiểu
+ Sắc lệnh số 207 GD ngày 10/10/1961 qui định chế độ nạp bản do
Tổng thống Ngụy Ngô Đình Diệm ban hành.
+ Sắc lệnh số 181 GD ngày 28/4/1964 do Trung tớng Nguyễn Khánh

ký, thay đổi một số điều của sắc lệnh 207 GD ngày 10/10/1961.
12
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
+ Luật số 014/73 ngày 30/11/1973 Quy định chế độ nạp bản tại Việt
Nam do Tổng thống Ngụy Nguyễn Văn Thiệu ký.
Nhìn chung, cả ba văn bản trên đều qui định khá chi tiết về chế độ lu
chiểu. Tuy nhiên chúng chỉ đợc áp dụng trong khu vực lãnh thổ từ Vĩ
tuyến 17 trở vào. Còn ở miền Bắc, dới sự chỉ đạo đúng đắn của Đảng và
Nhà nớc, nhân dân ta vẫn tiếp tục lao động sản xuất, chiến đấu vì miền
Nam ruột thịt. Ngày 24/10/1961, Thứ trởng Bộ Văn Hoá Nguyễn Đức
Quỳ ký Quyết định số 570/VH QD gồm 7 điều, qui định thể lệ đăng
ký và cho phép thành lập các nhà in, qui định chi tiết và hớng dẫn việc thi
hành chế độ nộp lu chiểu xuất bản phẩm. Tiếp đó là Thông t số 67/VH
QĐ ngày 11/3/1963 do Thứ trởng Bộ Văn hoá Nguyễn Đức Quỳ ký sửa
đổi qui định nộp ấn loát phẩm đối với các nhà in.
Ngày 30/4/1975 miền Nam đợc hoàn toàn giải phóng, đất nớc ta thống
nhất hai miền, đi theo con đờng xã hội chủ nghĩa.
Ngày 9/10/1976 Phó Thủ tớng Chính Phủ Nguyễn Duy Trinh ký Quyết
định 401/QĐ - TTg qui định về: Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của Th viện Quốc gia. Quyết định này gồm 5 điều, qui định Th viện
Quốc gia đợc thu thập ấn phẩm xuất bản trên lãnh thổ quốc gia theo Sắc
lệnh 18/SL về chế độ lu chiểu văn hoá phẩm, kể cả luận án tiến sĩ, phó
tiến sĩ để xây dựng kho tàng ấn phẩm dân tộc.
Tiếp đó là Thông t số 83/VHTT/VP ngày 29/6/1978 do Bộ trởng Bộ
Văn hoá Thông tin Nguyễn Văn Hiếu ký, hớng dẫn thi hành các luật lệ về
lu chiểu văn hoá phẩm. Thông t nêu rõ tầm quan trọng, mục đích của việc
nộp lu chiểu văn hoá phẩm, qui định các cơ quan nhận lu chiểu (ở trung -
ơng là Th viện Quốc gia, ở địa phơng là UBND tỉnh và các Sở, Ty văn
hoá). Qui định các loại văn hoá phẩm phải nộp, đối tợng phải nộp, thủ tục
nộp lu chiểu.

13
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Ngày 28/3/1985, Thông t liên bộ Viện Khoa học Việt Nam Bộ Văn
hóa số 617/TTLB do Thứ trởng Bộ Văn hoá Vũ Khắc Liên và Phó Viện
trởng Viện KHVN Nguyễn Văn Đạo ký, qui định và hớng dẫn chế độ
xuất bản và lu chiểu các loại lịch, trong đó qui định Th viện Quốc gia đợc
nhận lu chiểu mỗi tên lịch 5 bản.
Luật xuất bản do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký và Chủ tịch
Hội đồng Nhà nớc Lê Đức Anh công bố ngày 19/7/1993 là một văn bản
có ý nghĩa rất lớn đối với công tác xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam. Văn
bản này gồm 6 chơng 45 điều qui định về sự quản lý nhà nớc đối với hoạt
động xuất bản. Và Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ
do Thủ tớng Võ Văn Kiệt ký nhằm hớng dẫn thi hành luật xuất bản.
Trong những văn bản đã nêu, Sắc lệnh 18/SL ngày 31/1/1946 và Nghị
định số 79/CP ngày 6/11/1993 là hai văn bản quan trọng nhất, có giá trị
pháp lý và phù hợp hơn cả, là cơ sở cho sự xuất hiện của những văn bản
sau. Tính đúng đắn của hai văn bản trên thể hiện ở sự quan tâm của Đảng
và Nhà nớc tới công tác xuất bản trên lãnh thổ quốc gia.
Sắc lệnh ngày 31/1/1946 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký gồm 6 chơng,
19 điều. Tất cả những điều luật trong sắc lệnh đều mang tính cụ thể rất
cao đến từng chi tiết. Cụ thể:
- Chơng I: Cách tổ chức việc lu chiểu văn hoá phẩm: Qui định
những loại hình văn hoá phẩm phải nộp lu chiểu, những loại đợc miễn
nộp và chức năng của Sở lu chiểu văn hoá phẩm.
- Chơng II: Lu chiểu văn hoá phẩm: Qui định số lợng bản nộp và
những thủ tục cần làm đối với sách nộp lu chiểu.(NXB nộp 8 bản, nhà
in nộp 2 bản)
14
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
- Chơng III: Thể lệ nhà in hay nhà xuất bản phải tuân theo: Phải

nộp lu chiểu ngay sau khi hoàn thành. Có thể gửi bu điện theo lối bảo
đảm mà không mất tiền tem.
- Chơng IV: Thể lệ nhà xuất bản phải tuân theo: Qui định những cơ
quan đợc coi là nhà xuất bản. Qui định số bản nộp cụ thể đối với từng
loại ấn phẩm( xuất bản phẩm tái bản, các bản mỹ lệ, đĩa hát, phim
chiếu bóng, bản đàn ).
- Chơng V: Hình phạt: Qui định hình phạt đối với NXB không tuân
theo luật. Nếu cơ quan xuất bản nào không nộp hoặc nộp không đủ số
bản qui định thì sau một tháng thông báo không có hiệu quả, Sở lu
chiểu có quyền mua những bản thiếu, mọi phí tổn do nhà sản xuất
phải chịu. Nếu không chịu trả thì giao cho toà án đòi theo pháp luật.
Những ai cố ý không nộp sẽ bị phạt tiền theo qui định.
- Chơng VI: Những điều phụ tạp: Bộ trởng Bộ Quốc gia Giáo dục có
trách nhiệm tổ chức các Sở lu chiểu văn hoá phẩm.
Sắc lệnh 18/SL có giá trị hết sức to lớn, là công cụ pháp lý quan trọng
đầu tiên cho sự nghiệp lu chiểu của nớc ta và trên thực tế nó đã tồn tại và
đợc thực thi trong suốt 50 năm qua. Toàn bộ sắc lệnh toát lên sự thống
nhất trong đờng lối lãnh đạo của Đảng và Nhà nớc đối với chế độ lu
chiểu. Tất cả xuất bản phẩm đợc xuất bản trên lãnh thổ nớc Việt Nam
Dân Chủ Cộng Hoà đều phải tuân theo sắc lệnh, nộp lu chiểu cho các cơ
quan chức năng. Trong sắc lệnh ghi rõ:
- Nhà in hay nhà xuất bản phải nộp 2 bản văn hoá phẩm của mình
đứng in hay sản xuất.
- Nhà xuất bản phải nộp 8 bản văn hoá phẩm của mình sản xuất.
- Những văn hoá phẩm xuất bản không quá 300 bản chỉ phải nộp 1
bản.
15
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
..
- Việc tổ chức các Sở lu chiểu văn hoá phẩm đã thi hành trớc sắc lệnh

đều bãi bỏ.
- Những thể lệ lu chiểu văn hoá phẩm đã thi hành trớc sắc lệnh này
đều bãi bỏ.
Trong bối cảnh đất nớc gặp rất nhiều khó khăn, Nhà nớc non trẻ mới
ra đời, lại thêm thù trong giặc ngoài, nhng Đảng và Nhà nớc ta vẫn quan
tâm đến việc nhiệm vụ bảo tồn nền văn hoá dân tộc. Với sắc lệnh này, từ
1946 đến nay, TVQG đã thu thập đợc nhiều ấn phẩm, làm cho kho tài
liệu ngày càng phong phú và đa dạng, phản ánh trình độ phát triển của
nhân dân ta trong các lĩnh vực văn hoá, xã hội, khoa học, kỹ thuật.
Đến năm 1993, do những đòi hỏi khách quan của xã hội, Luật xuất
bản ngày 19/7/1993 do Chủ tịch Quốc hội Nông Đức Mạnh ký và sau đó
là Nghị định số 79/CP ngày 6/11/1993 của Chính phủ do Thủ tớng Võ
Văn Kiệt ký đã đợc ban hành. Đây là Nghị định hớng dẫn thi hành Luật
xuất bản và đợc xem là văn bản mới nhất về chế độ lu chiểu ở nớc ta.
So với Sắc lệnh 1946, những qui định về lu chiểu xuất bản phẩm trong
văn bản này có một số chi tiết đợc sửa đổi đáng chú ý. Đó là:
Trong thời hạn 7 ngày trớc khi phát hành xuất bản phẩm, nhà xuất bản
hay tổ chức đợc phép xuất bản phải nộp 3 bản cho Bộ Văn hoá Thông
tin theo phơng thức chuyển phát nhanh, 4 bản cho Th viện Quốc gia
(những xuất bản phẩm in dới 300 bản chỉ nộp 1 bản).
Đây là một bớc tiến bộ của Nghị định so với Sắc lệnh 1946. Thay vì trớc
đây phải nộp 8 bản thì bây giờ chỉ phải nộp 4 bản. Một sự thay đổi kịp
thời giúp các nhà xuất bản tránh đợc những khó khăn khi chuyển từ chế
độ bao cấp sang cơ chế thị trờng. Tuy nhiên, do Nghị định này chủ yếu h-
ớng dẫn thi hành Luật xuất bản nên công tác lu chiểu chỉ chiếm một phần
16
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
rất nhỏ. Điều bất cập ở đây là Nghị định không nêu rõ những loại ấn
phẩm nào phải nộp lu chiểu, ấn phẩm nào không phải nộp, ngoài ra cũng
cha có qui định rõ ràng về việc xử phạt vi phạt những hành vi vi phạm.

Trong khi đó, hiện nay, với sự phát triển chóng mặt của khoa học kỹ
thuật đã có rất nhiều loại hình văn hoá phẩm mới ra đời trong đó những
ấn phẩm công nghệ cao chiếm một phần không nhỏ nh đĩa CD-ROM,
băng từ Việc các cơ quan xuất bản trốn nộp những ấn phẩm này sẽ gây
một tổn thất rất lớn cho kho tàng văn hoá phẩm dân tộc. Đây cũng là vấn
đề đặt ra cho các cấp lãnh đạo, cần có những văn bản mới hoàn thiện hơn,
để từ đó làm cơ sở cho TVQG hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm
bảo thu nhận đầy đủ xuất bản phẩm trên lãnh thổ Việt Nam.
Có thể khẳng định rằng, Luật lu chiểu là một thành tựu lịch sử của thế
giới nói chung và Việt Nam nói riêng. Nó giúp cho việc gìn giữ và lu
truyền những tinh hoa văn hoá của nhân loại từ thế hệ này sang thế hệ
khác, đồng thời chuyển từ hình thức tự phát trở thành một qui định của xã
hội với những thể chế rõ ràng, buộc các tổ chức có liên quan phải tuân
theo một cách tự giác.
17
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Chơng II
Hoạt động của phòng lu chiểu
Th viện Quốc gia Việt Nam
1. Chức năng nhiệm vụ của phòng lu chiểu
Th viện Quốc gia Việt Nam là cơ quan duy nhất trong cả nớc đợc giao
nhiệm vụ thu nhận các xuất bản phẩm nộp lu chiểu và phòng lu chiểu là
một trong những phòng đặc trng nhất của Th viện.
Tại đây, các xuất bản phẩm xuất bản trong nớc đợc gửi đến và đa vào
kho lu trữ văn hoá dân tộc theo tinh thần của sắc lệnh số 18-SL do Chủ
tịch Hồ Chí Minh ký ngày 31/1/1946. Các xuất bản phẩm bao gồm các
thể loại: sách, báo, tạp chí, luận án, băng, đĩa, bản đồ, tranh ảnh, nói
chung là tất cả những ấn phẩm đợc xuất bản trên lãnh thổ Việt Nam.
18
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh

Căn cứ vào các qui định trên, phòng lu chiểu Th viện Quốc gia Việt
Nam đợc giao các nhiệm vụ:
- Xây dựng chính sách bảo tồn và phát triển vốn tài liệu quốc gia thông
qua Luật xuất bản bằng việc su tầm đầy đủ các ấn phẩm xuất bản trên
phạm vi cả nớc.
- Đăng ký các ấn phẩm thu nhận từ nguồn lu chiểu và xử lý tài liệu theo
qui định nghiệp vụ.
- Biên soạn Th mục Quốc gia năm và tháng.
Hiện nay số cán bộ đang làm việc tại phòng lu chiểu tổng cộng có 8
ngời. Ngoài 1 trởng phòng và 1 phó phòng chịu trách nhiệm chỉ đạo
chung nh viết kế hoạch, báo cáo hàng năm trình lên cấp trên, truyền đạt
lại ý kiến chỉ đạo về các cán bộ trong phòng , do đặc thù công việc, số
còn lại chia thành 2 tổ gồm
+ Tổ báo tạp chí: 3 ngời, trong đó
- 1 ngời nhận báo tạp chí, luận án lu chiểu
- 1 ngời đăng ký và vào sổ ấn phẩm và chia về các kho
- 1 ngời quản lý kho lu chiểu
+ Tổ sách: 3 ngời, trong đó
- 1 ngời nhận sách lu chiểu và nhập dữ liệu vào máy
- 1 ngời vào sổ lu chiểu và viết ký hiệu xếp kho
- 1 ngời đóng dấu, dán nhãn và chia về các kho
Mỗi năm, trung bình phòng lu chiểu nhận đợc khoảng 8500- 9000 tên
sách, xấp xỉ 30.000- 34.000 bản sách, khoảng 500- 550 tên báo, tạp chí t-
ơng đơng 22.000 bản, ngoài ra còn có luận án khoảng 400- 500 bản. Tất
cả các loại xuất bản phẩm đều đợc phân chia một cách khoa học, không
bị lẫn lộn, nhờ đó việc xử lý đợc dễ dàng thuận tiện hơn.
2. Hoạt động của phòng lu chiểu
19
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
2.1. Thu thập và xử lý xuất bản phẩm lu chiểu

Công tác lu chiểu xuất bản phẩm dân tộc đóng vai trò rất quan trọng
trong việc gìn giữ và bảo vệ di sản t liệu của quốc gia. Nhận thức rõ điều
này, phòng lu chiểu Th viện Quốc gia luôn đặt trách nhiệm lên hàng đầu.
Tuy nhiên, trong thời đại thông tin bùng nổ, lợng sách báo mỗi năm một
nhiều, việc xử lý không phải dễ. Nhng với những nỗ lực không ngừng,
cán bộ phòng lu chiểu luôn phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Để làm việc một cách khoa học, cán bộ trong phòng đợc chia thành 2 tổ:
Tổ sách và Tổ báo tạp chí
2.1.1. Xử lý đối với sách l u chiểu
Có thể nói, việc xử lý sách lu chiểu là một công việc đòi hỏi độ chính
xác cao vì chỉ cần một sơ suất nhỏ, nếu số lu chiểu không đợc liên tục, bị
khuyết hay bị cách quãng sẽ gây ra nhầm lẫn trong khi nhập dữ liệu vào
máy hoặc khó khăn cho các phòng kho khi thống kê sách hàng năm
Các công đoạn trong dây chuyền xử lý sách lu chiểu bao gồm:
+ Thu nhận sách lu chiểu
+ Vào sổ lu chiểu, viết ký hiệu xếp kho
+ Viết và dán nhãn
+ Nhập thông tin vào máy tính
+ Chuyển xuống phòng biên mục
Các nhà xuất bản sau khi in sách xong phải nộp cho Th viện Quốc gia
mỗi tên sách 4 bản ( dới 300 bản chỉ phải nộp 1 bản) và phải nộp trớc ít
nhất 7 ngày trớc khi phát hành. Việc nộp lu chiểu có thể trực tiếp mang
đến hoặc gửi qua đờng bu điện. Đối với những sách lu chiểu đợc trực tiếp
20
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
mang đến Th viện thì đại diện nhà xuất bản phải có một quyển sổ ký
nhận sách lu chiểu, trong đó ghi:
Ngày tháng nộp lu chiểu
Số thứ tự
Tên sách

Số bản nộp
Chữ ký ngời nộp
Chữ ký ngời nhận
Ghi chú
Còn đối với những sách đợc gửi theo đờng bu điện, Th viện Quốc gia sẽ
gửi Giấy báo nhận lu chiểu về nhà xuất bản, thông báo đã nhận đợc lu
chiểu theo mẫu ( Phụ lục 1). Tuy nhiên cũng có những trờng hợp do dịch
vụ chuyển phát bu kiện ở nớc ta cha thật tốt, bu kiện có thể nhầm lẫn
hoặc thất lạc nên dù cơ quan xuất bản đã nộp lu chiểu song Th viện Quốc
gia vẫn không nhận đợc, điều này gây tổn thất đáng kể cho cơ quan xuất
bản cũng nh cơ quan nhận lu chiểu.
Hiện nay trong nớc có 41 nhà xuất bản nộp lu chiểu tại Th viện Quốc gia,
trong đó có 30 nhà xuất bản ở Trung ơng và 11 nhà xuất bản ở Địa ph-
ơng.
Các nhà xuất bản ở Trung ơng bao gồm:
- NXB Âm Nhạc
- NXB Bản Đồ
- NXB Bu Điện
- NXB Chính Trị Quốc Gia
- NXB Công An Nhân Dân
- NXB Giáo Dục
- NXB Hội Nhà Văn
- NXB Khoa Học Và Kỹ Thuật
- NXB Khoa Học Xã Hội
- NXB Kim Đồng
- NXB Lao Động
- NXB Mỹ Thuật
- NXB Đại Học Quốc Gia
- NXB Nông Nghiệp
21

Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
- NXB Phụ Nữ
- NXB Quân Đội Nhân Dân
- NXB Sân Khấu
- NXB Tài Chính
- NXB Thanh Niên
- NXB Thế Giới
- NXB Thể Dục Thể Thao
- NXB Thông Tấn
- NXB Thống Kê
- NXB Văn Hoá Dân Tộc
- NXB Văn Hoá Thông Tin
- NXB Văn Học
- NXB Xây Dựng
- NXB Y Học
- NXB Tôn Giáo
- NXB Giao Thông Vận Tải
Các nhà xuất bản ở Địa phơng gồm:
- NXB Đà Nẵng
- NXB Đồng Nai
- NXB Hà Nội
- NXB Hải Phòng
- NXB Mũi Cà Mau
- NXB Nghệ An
- NXB Thanh Hoá
- NXB TP Hồ Chí Minh
- NXB Thuận Hoá
- NXB Trẻ
- NXB Văn Nghệ TPHCM
Trên đây là các NXB thờng xuyên có sách nộp lu chiểu về Th viện, ngoài

ra còn có một số các cơ quan xuất bản không thờng xuyên nh các Ban,
Ngành, các Bộ, các Cục, Vụ, Viện
VD: Ban Vật giá chính phủ, Bộ Kế hoạch và đầu t, Bộ Ngoại giao, Cục
Văn hoá thông tin cơ sở, Vụ Báo chí, Bộ Văn hoá thông tin, Viện Thông
tin khoa học xã hội...
Theo điều 13 khoản 2 của Nghị định79/CP đã nêu NXB, tổ chức đợc
phép xuất bản phải nộp lu chiểu 4 bản cho Th viện Quốc gia, (những xuất
bản phẩm in dới 300 bản chỉ nộp 1 bản)
Thông thờng với mỗi tên sách các nhà xuất bản đều nộp lu chiểu 4 bản
tuy nhiên cũng có nhà xuất bản cố tình trốn tránh không nộp hay chỉ nộp
chiếu lệ 2 hoặc 3 bản, có nơi chỉ nộp 1 bản. Đó là do trong tình hình kinh
22
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
tế hiện nay, các nhà xuất bản phải tự hạch toán kinh doanh nên đối với
các tài liệu có giá thành cao, nhất là các cuốn từ điển, bách khoa th theo
bộ, nhiều tập, nếu nộp 4 bản sẽ gây tốn kém cho nhà xuất bản, mặt khác
giá tiền cớc phí vận chuyển lại quá cao, đối với những nơi xuất bản nhiều
sách phải tốn nhiều chi phí Ngoài ra các nhà xuất bản ở phía Nam th -
ờng không gửi nộp lu chiểu theo nh qui định là 7 ngày trớc khi phát hành
mà thờng để dồn hàng tháng, hàng quí thậm chí hàng năm mới nộp một
lần. Điều này gây rất nhiều khó khăn cho Th viện trong việc biên soạn
Th mục Quốc gia hàng tháng, hàng năm vì số liệu không đợc cập nhật.
Để khắc phục tình trạng này, các cán bộ phòng lu chiểu luôn theo dõi sát
số lợng sách nộp lu chiểu của các nhà xuất bản, nếu nộp thiếu sẽ gọi điện
hoặc gửi giấy đòi lu chiểu (mẫu xem phụ lục 2). Để thiết thực hơn, các
cấp lãnh đạo cần có các văn bản qui định rõ về luật lệ lu chiểu cũng nh
các nghĩa vụ của các nhà xuất bản và tổ chức đợc phép xuất bản, các chế
độ thởng phạt rõ ràng đối với những cơ quan thực hiện tốt và cha tốt công
tác này. Ngoài ra cũng nên có chính sách giảm giá cớc vận chuyển đối
với các cơ quan ở xa hoặc xuất bản nhiều, nh vậy sẽ phần nào thúc đẩy

tinh thần tự giác của các nhà xuất bản.
Song song với việc ký nhận sách với nhà xuất bản, phòng lu chiểu
cũng có một sổ theo dõi nhận lu chiểu của từng nhà xuất bản, trong đó
cũng ghi đầy đủ thông tin về sách nộp lu chiểu theo mẫu:
Tên nhà xuất bản:
Ngày STT
Số
loại
Số l-
ợng
Môn loại Ghi
chú
GK GT KT XH VH Nhạc Ngoại
23
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
Trong đó:
Số loại: Số tên sách nộp lu chiểu
Số lợng nộp: Tổng số bản nộp lu chiểu
GK: Sách giáo khoa
GT: Sách giáo trình
KT: Sách kỹ thuật
XH: Sách xã hội
VH: Sách văn học
Nhạc: Sách nhạc, bản nhạc
Ngoại: Sách tiếng nớc ngoài
Phần ghi chú dùng để chú giải khi nhà xuất bản nộp băng đĩa, bản đồ,
tranh ảnh
Sách sau khi đợc tiếp nhận sẽ chuyển sang bộ phận xử lý. Tại đây sách
sẽ đợc vào sổ lu chiểu, viết ký hiệu xếp kho và dán nhãn, nhập thông tin
vào máy tính và phân chia về các kho.

Sổ lu chiểu là sổ dùng để đăng ký số lu chiểu của sách. Tuy qui định
về chế độ lu chiểu đã đợc ban hành từ năm 1922 nhng đến tháng 10 năm
1954 sách nộp lu chiểu mới chính thức đợc ghi tên vào trong sổ lu chiểu.
Hiện nay số đăng ký lu chiểu đã lên tới 137.218 tên sách.
Sổ đăng ký lu chiểu bao gồm các thông tin
24
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
+ Số lu chiểu: số lu chiểu của xuất bản phẩm (theo số thứ tự)
+ Ngày nhận: ngày nhận xuất bản phẩm lu chiểu
+ Tên tác giả và tên sách: (theo trình tự mô tả ấn phẩm)
+ Địa chỉ, nhà xuất bản, năm xuất bản: (theo trình tự mô tả ISBD)
+ Khổ sách
+ Số trang
+ Giá tiền đơn vị
+ Số lợng sách nhận
+ Phân phối: số lợng phân phối vào các kho
+ Ký hiệu kho: gồm tất cả các ký hiệu của các kho
(Mẫu xem phụ lục 3)
Với mỗi số lợng bản của một tên sách, ngời đăng ký lu chiểu có cách
viết ký hiệu và phân chia vào các kho khác nhau, sự khác biệt này cũng
tuỳ thuộc vào khổ sách, sách khổ nhỏ có ký hiệu riêng, khổ to có ký hiệu
riêng. Các cuốn sách đều phải đợc đóng dấu của Th viện Quốc gia vào
trang tên sách và trang 17, riêng một cuốn không đóng dấu để đa vào kho
lu chiểu.
Đối với sách có từ 4 bản trở lên sẽ đợc phân chia nh sau:
- 1 bản vào kho lu chiểu
- 1 bản vào kho phụ (là kho dự trữ Th viện Quốc gia lập nên để
chuẩn bị mở phòng phục vụ theo đối tợng bạn dọc.)
- Còn lại vào kho phòng đọc tổng hợp
Đối với sách có số bản ít hơn sẽ có thứ tự u tiên đa vào các kho là:

+ Kho lu chiểu
+ Kho phòng đọc
+ Kho phụ
Sở dĩ kho lu chiểu đợc u tiên hàng đầu trong việc chia sách là vì đây là
nơi thu thập, bảo quản xuất bản phẩm trên toàn cõi Việt Nam, là kho tàng
25
Khoá luận tốt nghiệp Chu Vân Khánh
trữ đời đời xuất bản phẩm trong nớc. Sách ở đây không đợc đem ra phục
vụ mà dùng để lu lại những tinh hoa văn hoá của dân tộc. Đây chính là
nhiệm vụ cơ bản nhất của phòng lu chiểu cũng nh của Th viện Quốc gia.
Đối với trờng hợp sách chỉ có một bản thì cũng đợc đa vào kho lu
chiểu. Nếu bạn đọc yêu cầu Th viện bổ sung hoặc cán bộ th viện nhận
thấy cuốn sách đó có giá trị lớn đối với công tác nghiên cứu của bạn đọc
thì phòng bổ sung sẽ có trách nhiệm mua thêm để đa vào phòng đọc phục
vụ độc giả. Riêng đối với sách giáo khoa, sách truyện tranh thiếu nhi thì
trong quá trình xử lý sẽ chỉ đa về phòng đọc tổng hợp 1 bản, 1 bản kho lu
chiểu, 1 bản kho phụ, còn lại giao cho phòng bổ sung. Phòng bổ sung sẽ
lu lại cuốn sách đó để đa lên phòng đọc khi cần (nếu sách trên phòng đọc
bị mất hoặc hỏng) hoặc đem biếu tặng các th viện tỉnh, địa phơng
Tóm lại, 1 cuốn sách khi đa vào kho lu chiểu sẽ phải có đầy đủ các ký
hiệu sau:
+ Số lu chiểu
+ Số ký hiệu phòng đọc
+ Số ký hiệu kho phụ (nếu có)
Số lu chiểu đợc ghi ngoài bìa sách và mép trên bên trái của trang tên
sách, không đợc ghi vào chỗ dùng để dán nhãn. Số ký hiệu phòng đọc và
kho phụ ghi ở dới tên sách trong trang tên sách.
Sách trong kho lu chiểu có đầy đủ ký hiệu của các kho khác là bởi nếu
sách ở phòng đọc bị mất hoặc thất lạc thì sau khi bổ sung hồi cố lại sẽ đ-
ợc đăng ký ký hiệu cũ để tránh trờng hợp trên giá có chỗ trống.

VD:
26