Tổng quan về thư viện Quốc gia Việt Nam

Lời nói đầu
Khoa học ngày nay đang tiến những bớc dài cha từng thấy và đem lại
những biến đổi kỳ diệu trong lịch sử nhân loại. Cùng với sự phát triển nh vx
bão khoa học công nghệ và những nhu câu về tinh thần của con ngời, số lợng
sách báo và các loại hình tài liệu khác trên thế giơi hàng năm đợc tăng lên rất
nhanh chóng, kéo theo nó là sự bùng nổ thông tin và kho tài liệu. Đứng trớc
tình hình thức tế đó vấn đề đặt ra cho chúng ta là phải xây dựng kho tằng tri
thức vô giá của nhân loại nh thế nào để phục vụ xã hội một cách tích cựcvà
hiệu quả nhất.
Th viện đã đáp ứng đợc những vấn đề này, có thể kể đến một số th viện lớn
trên thế giới nh Th viện Quốc hội Mỹ, Th viện Quốc gia Pháp đang hoạt
động rất có hiệu quản nh những cơ quan thông tin khoa học mà không có gì
có thể thay thế đợc. Trong trào lu chung của thế giới nghành thông tin th
viện nớc ta cũng ngày càng đợc mở rộng và hiện đại hoá là một trong những
th viện tiên phong là th viện Quốc gia Việt Nam(TVQGVN)
TVQGVN là một trong những th viện đi đầu trong việc ứng dụng tin
học vào các lĩnh vực hoạt động của th vịên, đã xây dựng đợc một nguồn lực
thông tin khá đầy đủ cả ở dạng truyền thống lẫn ở dạng điện tử.Đặc biệt là
xây dựng vốn tài liệu dân tộc và về dân tộc nh : Sách báo tạp chí, luận án
Bên cạnh việc thu thập khá đầy đủ các tài liệu truyền thống, TVQGVN
đợc nhà nớccho phép và giao nhiệm vụ thu thập các tài liệu nớc ngoài cần
thiết để phục vụ bạn đọc.Ngoài ra th viện còn xây dựng các tài liệu điện tử
nh: CDrom.. Việc xây dựng các tài liệu trên đợc tién hành trong điều kiện khi
mà dòng thác xuất bản tren thế giới đang tăng lên mạnh mẽ, nó làm cho một
th viện nào trên thế giới có đủ khả năng tài chính, nhân lực và kho tàng để bổ
sung tài liệu một cách đầy đủ. Bởi vậy nhiệm vụ cơ bản của công tác ;xây
dựng tài liệu ngoại văn và các tài liệu điện tử hiện nay là điều hết sức cần
thiết và có một ý nghĩa vô cùng quan trọng.
Hơn 80 năm qua, TVQGVN đã có những thành tích đáng kể trong việc
xây dựng nguồn lực thông tin cho kho sách của mình, phục vụ cho công tác
1

nghiên cứu khoa học và sản xuất, góp phần quan trọng vào công cuộc xây
dựng xã hội ở nớc ta.
2
Phần I: Kết quả nghiên cứu khảo sát
I. Sơ lợc lịch sử hình thành và phát triển của th viện
Quốc gia Việt Nam.
Th viện Quốc gia Việt Nam là một th viện công cộng Nhà nớc lớn nhất
trực thuộc Bộ Van Hoá - Thông tin Có kho sách đầy đủ nhất trong toàn bộ hệ
thống th viện công cộng ở Việt Nam. Th viện Quốc gia là một trong những
th viện có lịch sử phát triển lâu năm nhất ở nớc ta.
Tiền thân của th viên Quốc gia Việt Nam la th viện Đông Dơng mà
sau này gọi là Th viện Trung Ương đợc thành lập theo Nghị điịng ngày
29/11/1917 của toàn quyền Pháp. Sau một thời gian chuẩn bị, th viện mở của
phục vụ bạn đọc vào ngày 1/9/1919. Lúc này kho sách của th viện chỉ có
5000 cuốn đợc tập hợp từ các giáo đoàn ở Bắc Kỳ, báo chí chính thống của
chủ nghĩa thực dân chiếm vị trí chủ yếu, chỉ một ít báo chí bằng tiếng Việt
phần lớn là công cụ của Thức dân Pháp và tay sai.
Năm 1935, Th viện đợc toàn quyền Pháp cho phép mang tên Pie-Pákơ.
Ngày 20/10/1945 Chính Phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hoà ra Quyết
điịnh đổi tên thành Quốc gia Th viện. Năm 1953 do Th viện sát lập vào Viện
Đại học nên đổi tên thành Tổng th viện. Năm 1954 ta tiếp quản Th viện từ tay
thực dân pháp thì vốn tài liệu chỉ có khoảng 8-9vạn bản, trang thiết bị, điêù
kiện hoạt động nghèo nàn, khó khăn số lợng bạn đọc hạnh chế. Năm 1957 th
viện chính thức mang tên Th viện Quốc gia Việt Nam theo quyết định của
Thủ Tớng Chính Phủ Phạm Văn Đồng ký.
Năm 1962 bộ phận lu trữ công văn tách ra thành Cục lu trữ thuộc
Chính Phủ. Cũng từ đó Th viện Quốc gia đã trở thành một cơ quan ngang
cục, vụ, viện trực thuộc Bộ Văn Hoá - Thông tin
Là th viện lớn nhất của cả nớc, Th viện Quốc gia lập quan hệ hợp tác và trao
đổi sách báo, tài liệu với hàng trăm th viện, cơ quan tổ chức của nhiều nớc

trên thế giới.
3
Bên cạnh việc trao đổi sách báo th vịên Quốc gia Việt Nam còn có
quan hệ mang tính nghề nghiệp với nhiều th viện Quốc gia các nớc khác nh
cử cán bộ sang học tập, tham gia các th viện của các nớc có trình độ tiên
tiến(úc, Pháp ) đồng thời Th viện cũng tham gia hoạt động của các tổ chức
nghề nghiệp quốc tế nh: Hiệp hội th viện quốc tế (IFLA), Hiệp hội Th viện
Quốc gia đã mời một số chuyên gia nớc ngoài vào hội thảo và đào tạo cán bộ
th viện trong nớc.
Năm 1986 là mốc lịch sử quan trọng đối vơí TVQGV, Cũng từ đây
hoạt động hoạt động của th viện có nhiều thay đổi đáng kể. Có thể nói đây
chính là bớc phát triển hoàn toàn mới. Lý do có sự thay đổi đặc biệt này là
TVQG VN đợc TVQG Ôtxtrâylia tặng một máy vi tính và tổ chức 1 lớp học
cho cán bộ th viện sử dụng nó. Nhờ có phơng tiện này mà năm 1987 TVQG
bắt đầu tiến hành xây dng cơ sở dữ liệu khác. Song song với việc tạo lập cơ
sở dữ liệu, Th viện Quốc gia cũng chuuyển nhợng cơ sở dữ liệu sách việt,
ngoại cho các th viện tổng hợp các tỉnh
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển TVQGVN đã từng bớc
hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình để phù hợp với chức năng,
nhiệm vụ và yêu cầu cụ thfể của từng giai đoạn lịch sử của đất nớc. Cho đến
nay TVQG đã có những công trình nhất định cho sự phát triển kinh tế văn
hoá khoa học của đất nớc. Những cống hiến đó đợc Đảng và nhà nớc ta ghi
nhận và trao tặng huân huy chơng Lao động
II. Chức năng Nhiệm vụ- Quyền hạn
Đợc sự quan tâm của Đảng, nhà nớc và các đồng chí lãnh đạo nhằm
mục đích củng cố, tăng cờng vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của Th viện Quốc
Gia, ngày 9/10/1976 nghị định số 401- TT ra đờivà đợc Thủ tớng Chính phủ ký
duyệt.Theo Nghị định này, TVQG là th viện TWcuả nớc CHXHCNVN; đồng
thời là th viện trọng điểm của hệ thống th viện trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông
tin . Nghị định cũng đã quy định những nhiệm vụ, chức năng quyền hạn cho

Th viện Quốc gia nh sau:
4
1. Xây dựng và bảo quản lâu dài kho tàng ấn phẩm dân tộc (và về dân
tộc)bằng cách thu nhận lu chiểu các xuất bản phẩm trong và ngoài nớc theo
tinh thần sắc lệnh số 18-SL ngày 31/1/1946 về lu chiểu . Thu nhận các bản
sao luận án tiến sĩ và các phát minh sáng chế của ngời Việt Nam, su tầm bổ
sung hoàn chỉnh ấn phẩm nớc ngoài nói về Việt Nam, tác phẩm của ngời VN
c trú ở nớc ngoài, bản viết tay của các danh nhân VN(Việt Nam)
2. Luân chuyển sách báo tài liệu của VN ở nớc ngoài thông qua hệ
thống th viện của Bộ Văn hoá - Thông tin để phục vụ nhân dân các địa phơng
3. Biên soạn th mục thống kê, tổng th mục VN, th mục bậc hai và các
th mục chuyên đề tiến hành biên mục tập trung nhằm thống nhất
các hệ thống trong các th viện trớc hết là hệ thống th viện thuộc Bộ Văn hoá -
Thông tin công tác biên mục sách xuât bản trong nớc
4. Hớng dẫn nghiệp vụ cho các hệ thống th viện, trớc hết là hệ thống th
viện thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin tham gia công tác đào tạo, bồi dỡng cán
bộ th vịên, xây dựng khoa học th viện học, th mục học VN
5. Cùng các th viện lớn phối hợp một số hoạt động th viện nh biên soạn
mục lục liên hợp, bổ sung sách báo nớc ngoài, trao đổi và cho mợn giữu các
th viện
6. Trao đổi sách báo và trao đổi th mục với nớc ngoài, tổ chức mợn sách
báo với nớc ngoài nhằm phục vụ công tác nghiên cứu trong nớc và giới thiệu
văn hoá VN ra nớc ngoài.
7. Thực hiện các thông t khoa học về văn hoá nghệ thuật
Ngoài ra, TVQG là th viện trung tâm của cả nớc nên ngoài những chức năng
nhiệm vảitên theo điều 17 Pháp lệnh Th viện đợc UB Thờng vụ Quốc hội
thông qua ngày 28/12/2000 thì TVQGVN có một số chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn đặc thù sau:
- Khai thác các nguồn tài liệu trong nớc và nớc ngoài để đáp ứng nhu cầu
ngời đọc.

5
- Thu nhận các xuất bản phẩm lu chiểu trong nớc theo quy định , xây
dựng bảo quản lâu dài kho tàng xuất bản phẩm dân tộc ; biên soạn, xuất bản
Th mục Quốc gia và tổng th mục VN.
- Tổ chức phục vụ các đối tợng bạn đọc theo quy chế của th viện.
- Hợp tác trao đổi tài liệu trong nớc và nớc ngoài
- Nghiên cứu khoa học và công nghểtong lĩnh vực thông tin th viện .
- Tổ chức bồi dỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho ngời làm công tác thông
tin th viện hớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ th viện theo sự phân công của Bộ
Văn hoá - Thông tin.
III. Cơ cấu tổ chức của Th viện Quốc gia Việt Nam.
Theo số liệu mới nhất thì TVQGVN có tổng số 175 cán bộ công chức làm
việc tại th viện trong đó có khoảng 20% số cán bộ trình độ trên đại học và có
80% là trình độ đai học
Ngoài ban giám đốc TVQGVN còn có các bộ phận phòng ban chủ yếu
sau:
1- Phòng hành chính tổng hợp
2- Phòng lu chiểu
3- Phòng bổ sung trao đổi quốc tế
4- Phòng phân loại biên mục
5- Phòng đọc
6- Phòng báo tạp chí
7- Phòng thông tin tra cứu
8- Phòng máy tính
9- Phòng nghiên cứu và hớng dẫn nghiệp vụ
10- Phòng bảo quản và tu sửa tài liệu
11- Phòng quan hệ quốc tế
6
III.1 Phòng hành chính tổng hợp
Cơ cấu tổ chức của phòng có:Trởng phòng có trách nhiệm quản lý và

phụ trách phân công công việc cho cả phòng
+ Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là:
- Tham mu cho ban Giám đốc về xây dựng bộ máy tổ chức ; quản lý sử
dụng công chức; thức hiện chế độ, chính sách đối với công chức và ng-
ời lao động theo quy định.
- Tổng hợp tình hình hoạt động của coả quan theo định kỳ
- Đề xuất các biện pháp nhằm bảo đảm sự phối hợp gia các phòng chức
năng để thực hiện chức năng kế hoạch công tác chung
- Bảo vệ đơn vị an toàn
- Đáp ứng nhu cầu về tài chính, thiết bị vật t .
III.2 Phòng lu chiểu:
Phòng bao gồm có 13 nhân viên, trong đó có 1 trởng phòng chịu trách
nhiệm trớc Giám đốc và tổ chức công tác của phòng, lãnh đạo toàn bộ hoạt
động và phân công công việc của cả phòng đảm bảo tính t tởng, chính trị,
khoa học trong công tác chuyển giao.
+ Chức năng nhiệm vụ của phòng.
- Thu thập tàng trữ lâu dài di sản văn hoá dân tộc
- Là cơ sở để đăng ký và thống kê toàn bộ xuất bản phẩm của đất
nớcvà biên soạn th mục Quốc gia
- Cung cấp kịp thời các xuất bản phẩm và lu chiểu chế tạo nguồn
bổ sung ấn phẩm cho th viện
+ Nhiệm vụ của phòng lu chiểu: Thu nhận các loại ấn phẩm sau khi
xuất bản đợc 7 ngáy sẽ nhập vào phòng lu chiểu 4 bản. Sau khi nhận đợc4
bản này phòng lu chiểu sẽ nhập cho phòng đọc chính 2 bản, phòng đọc phụ 1
bản và kho lu chiểu 1 bản. Trong đó kho lu chiểu là quan trọng nhất mà bất
kỳ một ấn phẩm nào cũng phải có mà các kho khác có thể là không có hoặc
có thể lấy theo các chế độ bổ sung thực hiện theo các hình thức khác nhau
7
(mua bán trao đổi). Đồng thời xử lý tài liệu, biên soạn th mục Quốc gia trên
máy vi tính theo form miêu tả mới MACR21

III.3 Phòng bổ sung trao đổi quốc tế.
Phòng bao gồm có 10 ngời trong đó có 9 ngời trình độ đại học và 1 ng-
ời tốt nghiệp đại học tại chức.Phòng bao gồm có 4 máy tính để phục vụ công
tác thông tin th viện . Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo phân công
công việc của cả phòng cùng sự trợ giúp của 1 phó phòng.
+ Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là:
- bổ sung trao đổi sách báo với các nớc trên thế giới
- Nghiên cứu các nguồn t liệu và tổ chức đánh giá các nguồn bổ sung
- Xây dựng và tổ chức các kế hoạch bổ sung trao đổi nhận tài liệu bao
gồm: Sách tạp chí, ấn phẩm, tờ rơi, catolog công nghiệp
- Đăng ký các t liệu nhận đợc
- Xử lý kỹ thuật trớc khi nhập kho
- Tổ chức và quản lý kho dự trữ trao đổi
- Làm thủ tục thanh lọc tài liệu
- Theo dõi kiểm tra và tổ chức quản lý t liệu với các th viện trong và ngoài
nớc
- Bảo trì và cập dữ liệu
III.4: Phòng phân loại biên mục
Phòng gồm có 13 cán bộ công nhân viên chức. Hoạt động tổ
chức của phòng gồm có 1 trởng phòng chịu trách nhiệm trứoc Giám đốc
và phân công công việc cùng 1 phó phòng.
+ Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là:
- xử lý khoa học sách việt và sách ngoại văn nhập vào TVQG
- Tạo lập cập nhật cơ sở dữ liệu và chỉnh lý các loại mục lục
- Nghiên cứu biên soạn các bảng phân loại và theo nguyên tắc mô tả ấn
định kỳ cho TVQG và các th viện công cộng khác
- Tóm tắt định từ khoá, phân loại, nhập máy
8
III.4: Phòng đọc
Bao gồm có 32 nhân viên đều có trình độ đại học và đào tạo theo đúng

chuyên nghành . Trong đó có 1 trởng phòng và 1 phó phòng chịu trách nhiệm
trớc Giám đốc đồng thời lãnh đạo cả phòng chỉ đạo công tác tái phục nhiêm
vụ ngời đọc , tổ chức việc hớng dẫn bạn đọc
+ Chức năng nhiệm vụ chính của phòng là:
Phục vụ tài liệu cho cán bộ nghiên cứu khoa học thuộc tất cả các lĩnh vực,
những sinh viên năm cuối và những ngời có trình độ đại học trở lên đến th
viện đọc
- Phục vụ bạn đọc tại chỗ
- Tổ chức các hình thức tuyên truyền sách báo.
- Nghiên cứu nhu cầu bạn đọc
- Cấp thẻ th viện cho độc giả
- Phòng làm công tác phục vụ tra cứu thông tin trên mạng, phục vụ tốt
việc nối mạng đối với các th viện địa phơng
III.6 Phòng báo, tạp chí.
Bao gồm 18 nhân viên trong đó có một bộ phận xử lý thuật gồm 3 ng-
ời, thủ th 4 ngời, còn lại một số ngời khác làm công việc trong kho nh thu
nhận sách, báo tạp chí mới về,sắp xếp lên giá soạn đóng tài liệu, vệ sinh kho
tàng. Phân nhân sự của phòng đều đã tốt nghiệp đại học và qua đào tạo
chuyên môn.
Đợc tổ chức theo chế độ thủ trởng và phó phòng. Tổ chức chỉ đạo
nghiệp vụ kho báo, tạp chí, lựa chọn bổ sung, xử lý kỹ thuật báo chí của th
viện. Tổ chức việc tổ chu8ức việc phục vụ cho ngời đọc sử dụng vốn báo chí.
Đặt kế hoạch công tác và tổ chức của phòng
+ Chức năng nhiệm vụ chính của phòng:
Xử lý và khai thác toàn bọ lợng báo tạp chí của cơ quan và phục vụ mọi yêu
cầu tìm tạp chí của bạn đọc . Công tác xử lý, bảo quản tài liệu và công tác
phục vụ bạn đọc
9
III.7 Phòng tra cứu:
Phòng gồm 13 cán bộ. Cơ cấu tổ chức của phòng gồm có 1 trởng phòng và 1

cán bộ công đoàn. Trỏng phòng có trách nhiệm phân công công việc cho cả
phòng.
+ Chức năng nhiệm vụchính của phòng là:
- Phục vụ đọc giả tra cứuvà tìm tin th mục, sự kiện cho bạn đọc.
- Tổ chức các dịch vụ thông tin tra cứu. Đáp ứng các nhu cầu
thông tin của ngời sử dụng th viện. Từng bớc hoàn thiện bộ máy tra cứu
thông tin của TVQGVN.
- Biên soạn các th mục chuyên đề , chỉ dẫn th mục, phục vụ thông
tin th mục cho lãnh đạo Bộ Văn hoá- Thông tin về Văn hoá - Nghệ thuật.
- Hớng dẫn ngời dùng tin.
- Là chi nhánh th viện Liên hợp Quốc từ năm 1983:Tàng trữ, x rlý
kỹ thuật và phục vụ ban đọc các tài liệu của Liên hợp Quốc và các cơ quan tổ
chức của LHQ.
III.8: Phòng máy tính :
Phòng gồm có 8 cán bộ, cơ cấu tổ chức của phòng gồm có 1 trởng
phòng và 1 phó phòng. Trởng phòng có trách nhiệm trớc Giám đốc và tổ
chức công việc của cả phòng.
+ Chức năng nhiệm vụ chính của cả phòng:
- Thiết lập và quản trị cơ sở dữ liệu của th viện Quốc gia
- Quản lý, bảo trì mạng máy tính cục bộ (LAN)và mạng diện
rộng (WAN)
- Hiệu đính và nâng cao chất lợng cơ sở dữ liệu
- Cung cấp các dịch vụ mạng(WAN) (Th điện tử, truyên file và
tra cứu trực tuyến).
- Hiệu đính và in th mục Quốc gia.
- Đào tạo nghiệp vụ máy tính cho các cán bộ th vện
10