tiểu luận quản trị marketing Trà xanh O độ những chặng đường phát triển chiến lược sản phẩm

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TỐN – KIỂM TỐN


Tiểu luận

Danh sách nhóm:
1. Nguyễn Văn Hồng.
2. Nguyễn Lê Nghiêm.
3. Nguyễn Thanh Nhàn.
Lớp Kiểm Tốn 5 Khóa 33


Tp Hồ Chí Minh Tháng 5 năm 2010

2


MỤC LỤC
I. Mơi trường kiểm sốt ……………………………………………………………..3
1.1.) Tổng quan về công ty cổ phần xây dựng thương mại tổng hợp…………….. 3
1.2.1)
Lịch sử hình thành và phát triển……………………………4
1.2.2)
Chức năng và nhiệm vụ……………………………………5.
1.2.) Cơ cấu tổ chức quản lý…………………………………………………….5
1.3.) Tính chính trực và các giá trị đạo đức……………………………………….6
1.4.) Phân chia quyền hạn trách nhiệm…………………………………………... 8
1.5.) Chính sách nhân sự ………………………………………………………… 9
1.6.) Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý…………………10
II. Đánh giá rủi ro……………………………………………………………….......11

1.1.) Xác định mục tiêu …………………………………………………………..11
1.2.) Đánh giá rủi ro………………………………………………………………11
III. Hoạt động kiểm soát……………………………………………………………13
1.1.) Phân chia quyền hạn trách nhiệm…………………………………………13
1.2.) Kiểm sốt q trình xử lý thông tin…………………………………………13
1.2.1)
Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng………………………………….13
1.2.2)
Xuất hàng giao hàng cho khách hàng………………………………..13
1.2.3)
Theo dõi nợ phải thu khách hàng……………………………………13
1.3.) Kiểm sốt vật chất…………………………………………………………..14
IV. Thơng tin và Truyền thông……………………………………………………16
1. Thông tin……………………………………………………………………16
2. Truyền thông………………………………………………………………..16
V. Giám sát…………………………………………………………………………17
1. Giám sát thường xuyên ……………………………………………………..17
2. Giám sát định kỳ…………………………………………………………….17
VI. Nhận xét về hệ thống kiểm soát nội bộ…………………………………………18

3


MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT
1.1 Tổng quan về cơng ty
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty
Vào đầu những năm 90, Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển từ nền
kinh tế bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự quản lí của nhà nước và
xu thế hội nhập, mở cửa, giao dịch trao đổi mua bán hàng hóa trong và
ngồi nước là vấn đề tất yếu được đặt lên hàng đầu trong nền kinh tế vận

hành một cách khá năng động này. Nó thay thế cho chính sách bế quan tỏa
cảng tồn tại một thời gian khá lâu ở nước ta, kìm hãm mọi hoạt động trao
đổi mua bán với thương nhân trong và ngoài nước. Lúc này một bộ phận
không thể thiếu trong nền kinh tế thị trường là các thành phần kinh tế lần
lượt ra đời với nhiều loại hình khác nhau hoạt động một cách tự do , độc
lập.
Tuy nhiên, do vẫn còn mang trong mình một chút gì đó của nền kinh tế non
trẻ với những bước đi đầu tiên còn khập khiễng nên hoạt động của các
doanh nghiệp trong giai đoạn này chỉ dừng lại ở con số khiêm tốn chưa
tương xứng với mơ hình kinh tế đang tồn tại.
Vì thế , một loạt chính sách, biện pháp cải cách nhằm thay đổi cả về quy
mô hoạt động lẫn cơ cấu tổ chức đối với từng doanh nghiệp có sự quản lí
của nhà nước được tiến hành nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh như: cổ
phần hóa, hợp tác xã....Và một trong những doanh nghiệp ra đời từ những
thay đổi đó là Công ty thương mại dịch vụ tổng hợp mà tiền thân là Trung
tâm thương mại dịch vụ tổng hợp dưới sự quản lí của Hội đồng liên minh
các hợp tác xã Việt Nam theo quyết định thành lập DN đầu tư số 04/QĐUB ngày 14/5/1994 của Uy ban nhân dân TP.HCM và giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh số 200652 ngày 28/5/1994.
Sau hơn một năm hoạt động, công ty đã đạt được những kết quả đáng
khích lệ Ngaỳ 5/12/1995 công ty quyết định mở rộng quy mô hoạt động
bằng cách tăng vốn điều lệ lên 501.000.000 đồng, đồng thời ngành nghề
kinh doanh được mở rộng như mua bán vật liệu xây dưng, trang trí nội
thất, đồ gia dụng.. Hai năm sau với tốc độ tăng trưởng, phát triển của nền
kinh tế chung, công ty mạnh dạn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh với số
vốn lúc này lên đến 6.536.000.000 đồng và bổ sung thêm một số ngành
nghề kinh doanh như khai thác đá, sỏi, san lấp mặt bằng...
Ngày 7/5/1998 cơng ty mở rộng hình thức kinh doanh sang mua bán vật
tư, hố chất, kim khí điện máy. Và từ đó đến nay cơng ty đã hồn thiện mơ
hình kinh doanh với nhiều lĩnh vực:




Sản xuất hàng may mặc
Kinh doanh xăng, dầu nhớt các loại
4









Kinh doanh dụng cụ y tế
Dịch vụ nhận uỷ thác cho các doanh nghiệp trong nước về xuất nhập
khẩu.
Xây dựng dân dụng và các cơng trình giao thơng.
Dịch vụ vận tải, sữa chữa các loại xe ôtô, cơ giới ngành giao thông vận
tải.
Đầu tư và kinh doanh nhà đất.
Vận tải xăng dầu bằng ôtô.

Công ty hoạt động với:
 Tên giao dịch:

 Trụ sở chính:
 Điện thoại:
 Fax:
1.1.2

Cơng Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp
173 Hai Bà Trưng Quận 3 Thành phố Hồ Chí Minh
8227596
82571133

Chức năng và nhiệm vụ của công ty:

1.1.2.1 Chức năng:
Kinh doanh các mặt hàng nông lâm, hải sản, lương thực thực phẩm,
hàng công nghệ phẩm, tiểu thủ công mỹ nghệ… để xuất khẩu và tiêu
dùng nội địa.
 Nhập khẩu hàng hóa, vật tư, thiết bị theo giấy phép của cơ quan có
thẩm quyền
 Hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và
ngoài nước.










1.1.2.2 Nhiệm vụ:
Bảo tồn và phát triển nguồn vốn được giao, được vay vốn ngân hàng,
huy động vốn trong và ngoài nước nhằm phục vụ cho quá trình sản
xuất kinh doanh.

Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị, máy móc nâng cao năng suất
lao động, tạo ra hiệu quả kinh tế trong kinh doanh.
Thực hiện chính sách lao động, chế độ quản lí của công ty, thực hiện
phân phối lợi nhuận theo lao động kết hợp với lợi ích nhà nước và lợi
ích tập thể, đồng thời bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật để nâng cao năng
lực cho cán bộ, cơng nhân viên tồn doanh nghiệp.
Ứng dụng thành tựu của khoa học kỹ thuật vào hoạt động của công ty
nhằm nâng cao năng suất họat động, hiệu quả kinh doanh , thích nghi
với nhu cầu thị trường, đặc biệt là tiến bộ trong lĩnh vực khoa học
công nghệ.
Đẩy mạnh hơn nữa công tác nghiên cứu thị trường trong và ngồi
nước, tìm kiếm thị trường mới, khách hàng mới bên cạnh thị trường
truyền thống đã có nhằm nâng cao kim ngạch xuất khẩu ,tăng hiệu quả
kinh doanh.
5


1.2

Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty:

1.2.1 Các phòng ban và chức năng:
a. Ban giám đốc:
 Là người đứng đầu, tổ chức và điều hành mọi hoạt động của cơng ty.
 Chịu trách nhiệm tồn bộ về kết quả của q trình hoạt động kinh doanh
của cơng ty.
b. Phòng nghiệp vụ:
 Chịu trách nhiệm ký các thủ tục, soạn thảo hợp đồng kinh tế.
 Tổ chức nhiệm vụ bán hàng, giám sát hoạt động ở các kênh phân phối,
các đơn vị trực thuộc từ đó có sự điều chỉnh, phân bổ hợp lý lao động

giảm bớt hiệu quả hoạt động kinh doanh.
 Chú trọng đến công tác nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu thị trường ở các
mặt như: cung cầu hàng hóa, giá cả, tâm lý khách hàng, tình hình tài
chính của các đơn vị cung ứng tiêu thụ để có thể thích ứng với sự biến
động của thị trường.
 Đề ra phương hướng kinh doanh cho năm tới từ đó xây dựng kế hoạch
sản xuất kinh doanh cho cơng ty.
c. Phịng kế tốn tài vụ:
 Phụ trách tồn bộ các vấn đề về tài chính, tình hình thu chi của cơng ty.
 Thực hiện báo cáo tài chính theo niên đơ kế tốn trình các cơ quan chức
năng.
 Tổ chức bộ máy kế tốn tài chính, đảm bảo thực hiện đầy đủ chế độ kế
toán thống kê theo quy định.
 Giải quyết các mối quan hệ về tài chính trong q trình ln chuyển vốn
kinh doanh giữa các đơn vị trong nội bộ công ty và các cơ quan hữu
quan khác.
 Phải có sự phối hợp với các bộ phận khác trong công ty, nhất là các đơn
vị trực thuộc yêu cầu cung cấp số liệu, tình hình phát sinh nghiệp vụ
trong tháng nhằm hạch tốn kịp thời cung cấp cho các cơ quan chức
năng và đối tượng liên quan.
d. Phịng tổ chức hành chính:
 Phụ trách tuyển dụng nhân viên khi có nhu cầu, sắp xếp nhân sự trong
công ty cũng như đơn vị trực thuộc.
 Thực hiện chế độ chính sách tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội và
các quy định an tồn khác.
 Thực hiện các cơng việc có tính chất phục vụ cho hoạt động của công ty
như tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ các công văn tài liệu và quản lý con
dấu.
e. Phòng xuất nhập khẩu:

6


 Tiếp xúc đàm phán với các đơn vị kinh doanh trong và ngoài nước trong
phạm vi kinh doanh xuất nhập khẩu.
 Nghiên cứu và phát triển các thị trường nhập khẩu, kinh doanh trực tiếp
những mặt hàng mà công ty có chức năng kinh doanh nhập khẩu.
 Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường bên cạnh thị
trường truyền thống, khách hàng quen thuộc.
 Phối hợp với phịng kế tốn thực hiện việc phân tích tình hình kinh doanh
theo định kỳ để báo cáo kịp thời cho giám đốc nhằm đưa ra các giải pháp
đúng lúc.
Sơ đồ tổ chức của công ty:

BAN GIÁM ĐỐC

PH. NGHIỆP VỤ

Cửa hàng
Thương
mại
Dịch vụ
Số 1, số 2

Trạm
kinh
Doanh
vật tư

PH. TC-HC

PH. KẾ TOÁN

Trạm kinh
doanh
thương
mại
Dịch vụ
Tổng hợp

Trung tâm
thương
mại dịch
vụ tổng
hợp

PH. XUẤT NK

Trung
tâm đầu
tư phát
triển xây
dựng

Xí
nghiệp
kinh
doanh
vận tải
xây

dựng

1.3. Tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Tính trung thực và các giá trị đạo đức tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám
sát các nhân tố khác của kiểm sốt nội bộ. Cư xử có đạo đức và tính trung thực của
tồn thể nhân viên chính là văn hóa của tổ chức.Vì vậy tính trung thực và các giá trị
đạo đức là một nhân tố quan trọng của mơi trường kiểm sốt
Tính trung thực và các giá trị đạo đức được thể hiện qua các chuẩn mực được qui
định về các ứng xử và giá trị đạo đức, nó cịn thể hiện qua thái độ của nhà quản lý,
bằng cách làm gương cho nhân viên của mình.

7


Ở cơng ty Gecosex, tính chính trực và các giá trị đạo đức được thể hiên cụ thể qua
các văn bản quy định về cách ứng xử, các văn bản này hướng dẫn nhân viên cách
ứng xử trong từng trường hợp cụ thể. Ngồi ra nội quy của cơng ty cũng có quy định
về cách ứng xử và các giá trị đạo đức. Cụ thể như:
a) Những nguyên tắc chung
 Khơng làm bất cứ điều gì mà chúng ta biết rằng hoặc nghĩ rằng nó
khơng hợp pháp hoặc trái đạo đức.
 Không sử dụng tài sản công ty cho lợi ích cá nhân
 Không tham gia vào bất cứ giao dịch nào mà nó khơng có mục đích
kinh doanh chính đáng và hợp pháp.
 Khơng làm bất cứ điều gì mà nó địi hỏi chúng ta khơng thành thật
 Xin lời khuyên khi có sự nghi ngờ
b) Trung thực trong sổ sách tài chính của cơng ty.
Tất cả các giao dịch phải được ghi chép một cách hợp lệ và chính xác và tất cả
các bút tốn phải được đính kèm bằng những chứng từ hợp lệ được phát hành từ
những tổ chức hợp pháp.

Tất cả số sách phải được lưu trữ tuân thủ theo những luật lệ hiện hành và những
chính sách của Cơng ty
c) Mâu thuẫn lợi ích
Sự mâu thuẫn lợi ích là bất kỳ tình huống nào mà lợi ích của Cơng ty bị phân
chia bởi lợi ích của cá nhân bạn hoặc của những người thân của bạn hoặc những
người mà bạn có mối quan hệ kinh doanh hay cá nhân gần gủi. Bạn nên tránh
những tình huống này bởi vì chúng có thể ảnh hưởng đến sự suy xét của bạn, cho
dù bạn không chú ý đến nó. Thậm chí, cũng nên tránh sự mâu thuẫn lợi ích dù rất
nhỏ bởi vì nó tạo ra dấu hiệu của sự thiếu cơng bằng.
Những ví dụ về mâu thuẫn lợi ích:
 Hưởng lợi cá nhân thơng qua cơ hội kinh doanh cho Công ty hoặc sử
dụng tài sản công ty hoặc tài nguyên công ty cho mục đích cá nhân.
 Nhận lợi ích từ nhà cung cấp, khách hàng hoặc đối thủ cạnh tranh của
Công ty
 Nắm giữ một cơ sở hoặc bất cứ chức vụ nào hoặc phục vụ cho đối thủ
cạnh tranh hoặc khách hàng ngoại trừ thực hiện nhiệm vụ cho Công ty
 …
d) Lợi ích khơng chính đáng
Khơng được cho hoặc nhận những lợi ích khơng chính đáng, dù trực tiếp hay
gián tiếp
Những lợi ích khơng chính đáng thường được ban tặng bởi đại lý, người trung
gian, nhà tư vấn hoặc nhà thầu nhằm giành được các hợp đồng dịch vụ hoặc bởi
các bên liên doanh hoặc bởi các nhà cung cấp. Chính vì vậy chúng ta sẽ khơng
8


giao dịch với những đối tác này nếu chúng ta biết hoặc có những lý do tin rằng
họ tham gia vào việc cho những lợi ích khơng chính đáng. Ngồi ra, nhằm mục
đích ngăn chặn bất kỳ việc sử dụng sai ngân quỹ, tất cả các khoản thanh toán cho
hàng hóa và dịch vụ phải được trả trực tiếp cho người cung cấp và nên tránh việc

thanh toán tiền mặt và chỉ được thanh tốn khi phù hợp với chính sách của Cơng
ty. Phải có sự xác nhận rõ ràng về thù lao của đại lý, người trung gian và nhà tư
vấn
e) Mối quan hệ nhân viên
Công ty cam kết tạo ra mơi trường làm việc an tồn, lành mạnh, tôn trọng lẫn
nhau và điều kiện làm việc công bằng cho tất cả các nhân viên. Mọi hành vi phân
biệt đối xử hoặc quấy rối liên quan đến chủng tộc, giới tính, tín ngưỡng, bệnh
tật, tuổi tác đều khơng được tha thứ. Tất cả nhân viên được yêu cầu tôn trọng
đồng nghiệp. Nhân viên phải có thái độ cởi mở, trong sáng và chân thật trong khi
làm việc với đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới và cấp trên
f) Sự bảo mật
Công khai và minh bạch là giá trị cơ bản của công ty. Nhưng trong một số
trường hợp cụ thể cần thận trọng xem xét. Một số thông tin cần phải được bảo vệ
nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, các đối tác, nhân viên và cho chính
Cơng ty.
Vì vậy, Một số thông tin Công ty yêu cầu giữ bí mật và khơng được cơng bố
như:
 Thơng tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của Công ty, bao gồm
những chi tiết về khách hàng, số liệu về thị trường và tài chính, phương
pháp và quy trình.
 Thơng tin liên quan đến dữ liệu cá nhân của nhân viên
Những nguyên tắc trên được áp dụng cho tất cả các nhân viên của công ty. Mỗi
nhân viên của công ty có trách nhiệm tuận thủ các quy tắc này trong lĩnh vực
hoạt động của mình
1.4. Phân chia quyền hạn và trách nhiệm
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định quyền hạn của từng cá nhân
trong việc đề xuất và giải quyết vấn đề trách nhiệm báo cáo với các cấp có liên quan.
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm giúp cho cho nhân viên hiễu rỏ hơn về cơng
việc của mình và giúp nhân viên hồn thành nhiệm vụ tốt hơn. Do đó cơng ty đã có
những chính sách phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên

Việc phân chia này được thể hiện rõ trong “Bảng phân chia quyền hạn và trách
nhiệm”.
Trong bảng này nhân viên sẽ dược hướng dẫn cụ thể về nhiệm vụ của mình, nhân
viên sẽ được chỉ định người quản lý trực tiếp cấp trên và nhân viên cấp dưới
BẢNG QUY ĐỊNH
TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN
Vị trí : Trưởng phịng
bộ phận: Quản trị
sự
I. Mục Đích
9

Phịng : Nhân


Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Quản trị về công tác nhân sự, tiền lương, tuyển
dụng, đào tạo. Quản lý, điều hành trực tiếp Phòng Nhân sự
II. Mối quan hệ công tác
- Cấp trên trực tiếp: Giám đốc Quản trị
- Cấp dưới trực tiếp: Phó phịng phụ trách tuyển dụng – đào tạo, Nhân viên
Lao động tiền lương
- Các bộ phận liên quan: tất cả các bộ phận trong Công ty và các Công ty
thành viên
III. Trách nhiệm và quyền hạn
1. Trách nhiệm
- Tham mưu cho Giám đốc Quản trị về chiến lược phát triển nguồn nhân lực
của Công ty
- Tham mưu cho Giám đốc Quản trị đề xuất các biện pháp nhằm tăng hiệu
quả công việc, giảm bớt chi phí lao động khơng cần thiết, lao động thừa và
nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho người lao động;

- Trực tiếp chỉ đạo, quản lý, điều hành và theo dõi tiến độ thực hiện công
việc của nhân viên trong phòng Nhân sự;
- Tham mưu cho Giám đốc Quản trị trong việc quy hoạch, tạo nguồn cán bộ,
bổ nhiệm, bãi nhiệm, thôi giữ chức, luân chuyển công tác, sa thải hoặc thôi
việc, xét đặc cách nâng lương, tiếp nhận và bố trí nhân sự;
- Xây dựng quy chế, quy định về quản lý nhân sự, tiền lương, BHXH, BHYT
và phúc lợi của Công ty;
- Tổ chức ghi nhận, tổng hợp, đánh giá và đề xuất với Giám đốc Quản trị để
trình Tổng Giám đốc quyết định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiệm,
nâng lương, hạ lương theo đề nghị của các Phòng ban, các đơn vị trực
thuộc;
- Chỉ đạo trong công tác sơ vấn, phỏng vấn và tiếp nhận lao động;
- Chỉ đạo tổ chức các chương trình đào tạo và tái đào tạo CBCNV để đáp ứng
yêu cầu vị trí cơng việc;
- Tham mưu đề xuất cho Giám đốc Quản trị và Ban Tổng Giám đốc ban hành
các nội quy, quy định, quy chế và quy trình làm việc của Phịng đảm bảo phù
hợp với tình hình hoạt động, chính sách, chủ trương của Cơng ty cho phù
hợp với quy định của pháp luật hiện hành.
2. Quyền hạn
- Thực hiện các nhiệm vụ và chức năng theo sự phân cơng ủy quyền của Giám
đốc Quản trị;
- Bố trí, điều động, phân công, hướng dẫn và chỉ đạo trực tiếp các nhân viên
trong phòng Nhân sự;
- Đại diện cho Công ty để làm việc với các cơ quan, các cá nhân và tổ chức
bên ngồi rong phạm vi cơng tác của mình (có giấy giới thiệu/ ủy quyền của
cấp trên cho từng lần công tác);
- Đánh giá chất lượng và kết quả làm việc của nhân viên Phòng Nhân sự theo
hệ thống chỉ tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá của Công ty.
- Đề xuất lên cấp trên về việc tuyển dụng, đề bạt, tăng lương, đào tạo, cách
chức giáng ức, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, sa thải, thơi việc đối với

các thành viên trong Phịng Nhân sự;
10


Được quyền từ chối thực hiện hoặc đình chỉ cá nhân trực thuộc đang thực
hiện những công việc trái với quy định của pháp luật.
1.5. Chính sách nhân sự
 Chính sách tuyển dụng và việc làm
-

Nguyên tắc tuyển dụng của Công ty là lựa chọn những ứng viên tốt nhất vào vị trí
phù hợp dựa trên phẩm chất, khả năng, thái độ, năng lực, kinh nghiệm của ứng viên
mà không phân biệt tín ngưỡng, chủng tộc, tơn giáo hay giới tính.
Chính sách việc làm của Cơng ty là tạo cơ hội công bằng và hợp lý cho tất cả mọi
nhân viên của Công ty tùy theo năng lực của mỗi người trên mọi phương diện: tuyển
dụng, đào tạo, bổ nhiệm, xét lương, xét thưởng
 Chính sách đào tạo
Cơng ty ln coi đào tạo Nguồn nhân lực là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong
quản lý Nguồn nhân lực và là một hình thức đầu tư chiến lược. Vì vậy cơng ty ln
có các khóa đào tạo cho nhân viên trong và ngồi nước
Các khóa đào tạo của Cơng ty được thiết kế một cách hiệu quả dựa trên yêu cầu thực
tiễn kinh doanh của Công ty nhằm đảm bảo việc Nhân viên có thể áp dụng được tối
đa những kỹ năng, kiến thức đã được đào tạo vào trong công việc. Từ đó, làm tăng
niềm tin và động lực làm việc cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên không ngừng phát
triển và đa dạng hóa nghề nghiệp chun mơn để tạo ra cơ hội thăng tiến cho bản
thân
Thông qua việc đào tạo, Nhân viên sẽ được nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ
chun mơn cùng các kỹ năng khác, từ đó tạo ra giá trị lớn nhất cho bản thân nhân
viên
 Chính sách lương, thưởng

Cơng ty ln chú trọng tới việc xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ
cho người lao động phù hợp với từng thời kỳ và từng giai đoạn phát triển, bảo đảm
tính linh hoạt, công bằng, tương xứng mức độ cống hiến và cạnh tranh trong thị
trường lao động
Thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ, chính sách đối với Người lao động:
Công ty cam kết thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về chế độ, chính sách
đối với người lao động như Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm y tế; Chế độ nghỉ phép; Chế
độ nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe... Ngồi ra, Cơng ty cịn áp dụng một số chế
độ, chính sách riêng nhằm thu hút, thúc đẩy và tạo sự gắn bó lâu dài của Người lao
động với Công ty như Chế độ trợ cấp khó khăn thường xuyên và đột xuất; Chế độ du
lịch, thăm quan, nghỉ mát; Chế độ khám sức khoẻ định kỳ...
1.6. Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
11


 Doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực, trong đó có hoạt động Xuất
nhập khẩu, nên thường phải đối mặt với rủi ro tỷ giá do tỷ giá biến động
thường xun. Hoạt động trong mơi trường có nhiều cạnh tranh, rủi ro cao
nên Công ty chọn chấp nhận rủi ro ở mức thấp và dùng nhiều biện pháp để
hạn chế rủi ro để thích nghi hơn đối với mơi trường kinh doanh của mình
 Là một cơng ty cổ phần nên công ty rất quan tâm đến sự tin cậy của báo cáo
tài chính. Giám đốc muốn báo cáo tài chính phản ánh trung thực tình hình tài
chính của công ty, thể hiện qua việc thận trọng trong việc lựa chọn những
chính sách kế tốn.
 Báo cáo tài chính được xem xét lại bởi giám đốc trước khi phát hành\

II. ĐÁNH GIÁ RỦI RO
Mỗi doanh nghiệp luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong cũng như từ
bên ngoài doanh nghiệp. Rủi ro tác động đến sự tồn tại của mỗi doanh nghiệp, đến
sự thành công, tình hình tài chính, sự duy trì chất lượng sảm phẩm dịch vụ. Khơng

có cách nào thực tế để triệt tiêu rủi ro. Người quản lý phải biết cách quyết định rủi ro
như thế nào là có thể chấp nhận được. Để đánh giá được rủi ro trước tiên ta cần xác
định mục tiêu của doanh nghiệp
1. Xác định mục tiêu.
•

Mục tiêu chung : Với mục tiêu đem lại sự thoả mãn tối đa cho khách
hàng bằng những sản phẩm và dịch vụ chính hãng, Gecosex sẽ khơng
ngừng hồn thiện để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

• M ục tiêu của quy trình bán hàng
-

Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng : đáp ứng nhanh, đúng yêu cầu của
khách hàng, đồng thời đàm bảo khách hàng có đủ khả năng thanh tốn.

-

Xuất kho giao hàng cho khách hàng và lập hóa đơn : giao hàng đúng ,đủ số
lượng hàng khách hàng đặt.Đúng địa điểm và thời gian khách hàng yêu cầu.

-

Ghi nhận và theo dõi nợ phải thu khách hàng: ghi nhận và theo dõi nợ phải
thu một cách đầy đủ chính xác

2. Một số rủi ro của qui trình bán hàng
Để đạt được mục tiêu do cơng ty đề ra thì có thể gặp một số rủi ro. Liên quan
đến hoạt động xuất nhâp khẩu cơng ty có thể gặp phải rủi ro về tỷ giá hối
đối.Ảnh hưởng từ lạm phát làm giá cả nguyên liệu đầu vào tăng, Khủng hoảng

kinh tế ảnh hưởng đến khuynh hướng tiêu dùng của người tiêu dùng
a. Tiếp nhận đơn đặt hàng của khách hàng
• Nhân viên tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng ghi nhận yêu cầu
đặt mua hàng khơng đầy đủ, khơng chính xác. Làm cho khách hàng từ
chối nhận hàng. Công ty tốn những khoản chi phí khơng cần thiết
• Cơng ty có thể nhận được những đơn đặt hàng giả mạo từ những khách
hàng khơng có thật

12


• Cơng ty cũng có thể gặp phải rủi ro là đồng ý bán những mặt hàng
không tồn kho hoặc khơng đủ hàng. Cơng ty khơng có đủ hàng giao cho
khách hàng có khả năng cơng ty phải bồi thường hợp đồng, đồng thời
làm mất uy tín của cơng ty
• Vì một số lợi ích nhận được từ khách hàng mà, nhân viên của cơng ty
có thể bán chịu cho những khách hàng khơng có khả năng thanh tốn,
hay những khách hàng thường xuyên quá hạn nợ.
b. Xuất kho giao hàng cho khách hàng và lập hóa đơn.
• Bộ phận lập hóa đơn có thể lập hóa đơn sai như sai về số lượng, đơn
giá, mặt hàng ..
• Bộ phận giao hàng do sơ ý có thể Giao hàng nhầm khách hàng, giao
thiếu hàng so với yêu cầu của khách hàng
• Hàng hóa trong q trình vận chuyển có thể bị thất thốt nhưng khơng
xác định được người chịu trách nhiệm
• Nhân viên bán hàng nhưng khơng lập hóa đơn, nhằm biển thủ số tiền
bán hàng thu được
• Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng khơng có thật
c. Ghi nhận và theo dõi nợ phải thu.
• Thu hồi nợ chậm, khơng địi được nợ…

• Xóa xổ nợ phải thu khách hàng nhưng khơng được xét duyệt,
• Ghi chép nợ phải thu khách hàng vào sổ chi tiết sai

13


III. HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
1. Phân chia quyền hạn trách nhiệm
Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng
Bộ phận xét duyệt bán chịu sẽ tiến hành xét duyệt tất cả các trường hợp bán
chịu cho khách hàng, trường hợp có những đơn đặt hàng bán chịu lớn thì
những đơn đặt hàng này cần phải có sự phê duyệt của giám đốc
Bộ phận kho Bảo quản hàng hóa trong kho và tiến hành xuất kho hàng kho
theo lệnh bán hàng đã được phê duyệt.Lệnh bán hàng chưa được phê duyệt
thì khơng được xuất kho
Bộ phận Giao hàng: Kiểm tra hàng hóa độc lập trước khi giao cho khách
hàng, đảm bảo hàng hóa đúng chủng loại, số lượng khách hàng yêu cầu
Bộ phận lập hóa đơn Lập hóa đơn bán hàng
Bộ phận theo dõi nợ phải thu Có trách nhiệm theo dõi các khoản nợ phải thu
tới hạn, liên lạc khách hàng yêu cầu thanh toán nợ, phân tích tuổi nợ..
2. Kiểm sốt q trình xử lý thông tin
2.1. Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng
-

-

-

Nhận yêu cầu của khách hàng qua diện thoại, fax, email..
Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu đặt mua của khách hàng sau đó tiến

hành lập lệnh bán hàng, lệnh bán hàng được lập thành 6 liên.Liên 1 của lệnh
bán hàng được lưu tại phòng bán hàng, liên 2 được gửi cho khách hàng, liên
số 3 và 4 của lệnh bán hàng được chuyển cho bộ phận xét duyệt bán chịu.
liên số 5 được chuyển cho bộ phận giao hàng và liên số 6 chuyển cho bộ
phận lập hóa đơn.
Bộ phận xét duyệt bán chịu sau khi nhận được lệnh bán hàng từ bộ phận bán
hàng sẽ tiến hành kiểm tra khả năng thanh toán của khách hàng, nếu là khách
hàng cũ bộ phận xét duyệt sẽ xem xét lại cơng nợ khách hàng sau đó mới
tiến hành xét duyệt. Lệnh bán hàng sau khi được duyệt sẽ chuyển qua bộ
phận kho.
Tại bộ phận kho, căn cứ vào đơn đặt hàng đã xét duyệt , bộ phận kho sẽ kiểm
tra lượng hàng tồn kho sau đó đóng gói hàng chuyển cho bộ phận giao hàng,
một liên của lệnh bán hàng được chuyển qua bộ phận giao hàng, một liên
còn lại được lưu tại bộ phận kho

2.2. Xuất kho giao hàng cho khách hàng
-

-

Bộ phận giao hàng căn cứ vào lệnh bán hàng đã xét duyệt , lập phiếu giao
hàng thành 3 liên. Liên số 2 của phiếu giao hàng được gủi cho khách hàng,
liên số 3 gửi cho bộ phận lập hóa đơn, bộ phận giao hàng tiến hành giao
hàng cho khách hàng. Liên 1 phiếu giao hàng được lưu tại bộ phận lập hóa
đơn.
Bộ phận lập hóa đơn sau khi nhận được lệnh bán hàng đã xét duyệt, đơn đặt
hàng, phiếu giao hàng sẽ tiến hành đối chiếu các chứng từ và lập hóa đơn
14

-

bán hàng.Hóa đơn bán hàng được lập thành 3 liên, liên số 1 hóa đơn bán
hàng sẽ được lưu tại bộ phận lập hóa đơn, liên số 2 của hóa đơn được gửi
cho khách hàng và liên số 3 sẽ được chuyển cho bộ phận kế toán
Bộ phận kế toán căn cứ vào hóa đơn sẽ ghi vào nhật ký bán hàng

2.3.Theo dõi nợ phải thu khách hàng
Bộ phận kế toán phải thu căn cứ vào đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, giấy gửi hàng, và
hóa đơn bán hàng ghi vào sổ chi tiết phải thu.
Theo dõi thời hạn nợ của khách hàng:
Phân loại khách hàng theo tuổi nợ và thời hạn thanh tốn (ví dụ : khách hàng
thanh tốn đúng hạn, khách hàng thường xuyên chậm thanh toán…).Đối với
những khách hàng thanh tốn chậm tùy mức độ có thể hủy đơn đặt hàng lần
sau
Lập dự phòng nợ phải thu khó địi cho các khoản nợ q hạn hoặc nợ khó địi
Định kỳ hàng tháng kế tốn cơng nợ lập biên bản đối chiếu cơng nợ phải thu
trong đó ghi rõ số tiền còn nợ chi tiết theo từng đơn đặt hàng, thời hạn thanh
tốn.Biên bản đối chiếu cơng nợ sau khi được lập sẽ được chuyển sang giám
đốc tài chính ký duyệt rồi chuyển cho khách hàng.
Khách hàng xác nhận nợ phải trả cho công ty, ký vào biên bản xác nhận cơng
nợ.
3. Kiểm sốt vật chất
Gecosex là một công ty kinh doanh thương mại tổng hợp nên số lượng hàng hóa của
cơng ty rất nhiều khó kiểm sốt nên kiểm sốt vật chất là một hoạt đơng rất cần thiết
Các hoạt động kiểm soát vật chất chủ yếu của công ty như:
 Đối với tiền: Tiền là một khoản mục nhạy cảm đễ bị mất cắp, nên khoản mục
tiền được kiểm sốt chặt chẽ. Tiền mặt Cơng ty hạn chế sử dụng tiền mặt, giữ
mức tiền mặt tại quĩ ở mức thấp, cuối mỗi ngày thủ quĩ tiến hành kiểm kê quĩ
tiền mặt thực tồn tại quĩ bằng cách phân loại và đếm từng loại tiền mặt.Sau

khi kiểm kê kế tốn lập bảng kiểm kê quĩ. Sau đó đối chiếu số liệu trên bảng
kiểm kê với sổ quĩ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ cái theo dõi tiền mặt của kế tốn để
phát hiện chênh lệch nếu có.
 Đối với hàng tồn kho: Công ty lựa chọn kế toán hàng tồn kho theo hệ thống
kê khai thường xuyên. Thủ kho có trách nhiệm quản lí hàng tồn kho, mọi
trường hợp nhập xuất kho, thủ kho đều phải căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho
Ngoài ra bộ phận Kho có gắn hệ thống camera theo dõi thường xuyên, và có
nhân viên bảo vệ Kho, nhằm tránh trường hợp thủ kho lấy cắp hàng của công ty.
Vào cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành kiểm ke hàng tồn kho.

15


Hình 1. Lưu đồ qui trình bán hàng

IV. THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG
1. Thơng tin
Mọi bộ phận cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có thơng tin cần thiết giúp thực
hiện trách nhiệm của mình.Vì vậy, những thơng tin cần thiết cần phải được xác định,
thu thập và truyền đạt đến những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và
thích hợp

16


Công ty thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau bên trong lẫn bên ngồi doanh
nghiệp, các thơng tin về tình hình tài chính và hoạt động cần thiết cho nhà quản lý ra
quyết định.
Thơng tin về tài chính
Thơng tin tài chính của cơng ty được cung cấp thường xuyên qua hệ thống báo cáo

tài chính và một số báo cáo quản trị khác, trợ giúp cho nhà quản lý đưa ra các quyết
định thích hợp.
Thơng tin về hoạt động
Định kỳ hàng tháng hay theo yêu cầu của giám đốc bán hàng , bộ phận kế toán sẽ
lập ra các báo cáo “Bảng kê bán hàng theo khách hàng, mặt hàng”, “Bảng kê lãi lổ
theo từng khách hàng, mặt hàng”

2. Truyền thông
Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên liên
quan cả bên trong và bên ngồi doanh nghiệp.hệ thống thơng tin phải cubg cấp các
thơng tin thích hợp để người quản lý có thể thực hiện được chức năng của mình
Bên ngồi
Đối tượng mục tiêu mà cơng ty cần cung cấp thông tin chủ yếu là khách hàng, các
đối tác, cơ quan nhà nước.chiến lược của công ty là cung cấp thông tin đến đúng đối
tượng cần cung cấp.Công ty cũng khuyến khích những phản hồi từ bên ngồi cho
cơng ty bằng cách thiết lập đường dây nóng, tiếp nhận yêu cầu phản ảnh từ khách, từ
đó có những điều chỉnh nhằm tạo được hình ảnh tốt trong khách hàng
Bên trong
Thơng tin bên trong có thể được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới. ví dụ như
các qui định và chính sách mới của cơng ty Ban giám đốc sẽ phổ biến các qui định
này cho các trưởng phòng, các trưởng phịng sẻ truyền đạt lại các chính sách này lại
cho nhân viên cấp dưới của mình
Thơng tin cịn được cung cấp theo hàng ngang giữa các bộ phận. như thơng tin giữa
bộ phận kế tốn, bộ phận kinh doanh, bộ phận nhân sự

V. GIÁM SÁT
Giám sát là việc đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian,
nhằm đảm bảo cho hệ thống kiểm sốt nội bộ ln hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.
Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ

1. Giám sát thường xuyên
17


Các hoạt động giám sát thường xuyên thường gắn kết vào hoạt động của công ty.
Tại công ty Gecosex, Các hoạt động giám sát thường xuyên này diễn ra hàng
Ngày và rất đa dạng như việc so sánh số liệu kỳ này với số liệu kế hoạch do
công, để biết cơng ty có đạt được kế hoạch do cơng ty đề ra hay không, hay là so
sánh số liệu bán hàng kỳ này với kỳ trước.
Công ty Thường xuyên thu thập các thơng tin từ phía trong lẫn ngồi để đánh
giá sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống kiểm sốt nội bộ. như các thơng tin
phản ảnh từ phía khách hàng giúp cơng ty nhận ra những khiếm khuyết của hoạt
động bán hàng

3. Giám sát định kỳ
Bên cạnh hoạt động giám sát thường xun, cơng ty cịn có các hoạt động giám
sát định kỳ do ban kiểm soát thực hiện định kỳ hay theo yêu cầu của ban giám
đốc để đánh giá sự hữu hiệu của các hoạt động.
Để thực hiện việc giám sát định kỳ, ban kiểm sốt thường đề ra chương trình cụ
thể như xác định phạm vi của hoạt động

18


V. NHẬN XÉT HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ.
1. Mơi trường kiểm sốt.
Nhìn chung mơi trường kiểm sốt của Cơng ty tương đối tốt, Cơng ty có qui định về
cách ứng xử của nhân viên, các hành vi không được chấp nhận..Phân chia quyền hạn
trách nhiệm tương đối hợp lý, giúp nhân viên nhận thức rõ được quyền lợi và nghĩa
vụ của mình, biết rỏ cơng việc cần làm từ đó giúp nhân viên làm tốt nghĩa vụ được

giao. Chính sách nhân sự của công ty cũng tương đối tốt Có chính đào tạo phát triển
kiến thức chun mơn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên. Chính sách
lương thưởng, đề bạt hợp lý giúp công ty thu hút được nhân viên có chất lượng
cao.Mơi trường làm việc thân thiện, năng động ..
Nhưng mơi trường kiểm sốt của cơng ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế cần được
khắc phục, để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ làm cho hệ thống kiểm soát thực
sự hữu hiệu và hiệu quả
a. Một số hạn chế cần được khắc phục như:
 Cơng ty có các chính sách quy định về cách ứng xử và các giá trị đạo đức,
nhưng các nằm phân tán ở nhiều văn bản, nhân viên cấp dưới có thể
khơng nắm rỏ tất cả các quy định này, đễ dẫn đến tình trạng nhân viên
khơng tn thủ các quy định do công ty đề ra do khơng biết có tồn tại các
quy định này, làm tổn hại đến lợi ích của cơng ty.
 Về phân chia quyền hạn và trách nhiệm, chỉ có những nhân viên cấp cao
như trưởng, phó phịng các bộ phận mới có bảng phân cơng qui định
quyền hạn và trách nhiệm. Cịn những nhân viên cấp thấp thì khơng có
được bảng phân công này, những nhân viên này chỉ được hướng dẫn sơ
qua về quyền hạn và trách nhiệm của mình. Nhân viên có thể khơng nhận
thức hết được trách nhiệm của mình
 Cơng ty khơng có chính sách ln chuyển nhân sự giữa các bộ phận.
Trong khi đó chính sách ln chuyển nhân sự lại rất cần thiết.Giúp nhân
viên có thể tự đào tạo, rèn luyện đáp ứng được nhu cầu ngày càng cao của
công ty về nguồn nhân lực, giúp nhân viên thích ứng với những thách
thức mới của doanh nghiệp.
b. Các giải pháp nhằm khắc phục hạn chế:
 Công ty cần phổ biến tất cả các quy định về cách ứng xử và các giá trị
đạo đức cho tất cả nhân viên của công ty từ cấp cao đến cấp thấp, để
họ biết và hiểu rõ được các quy định này. Ngoài ra người quản lý tuyệt
đối tuân thủ các quy định này, làm gương cho cấp dưới noi theo. Cần
quy định các hình thức kỷ luật, xử phạt thích đáng, đủ sức răn đe nếu

có nhân viên nào của công ty qui phạm các giá trị đạo đức này
 Tất cả nhân viên của cơng ty nên có một bảng mô tả chi tiết quyền hạn
và trách nhiệm của mình.Giúp nhân viên biết rõ các cơng việc cần làm,
báo cáo đúng người cần báo cáo

19


 Cơng ty nhân ban hành một chính sách ln chuyển nhân sự giữa các
bộ phận.Giúp nhân viên thích ứng với mơi trường cạnh tranh ngày
càng gay gắt .ngồi ra luân chuyển nhân sự còn giúp nhân viên hiểu rỏ
hơn về từng hoạt động của doanh nghiệp, nhân viên được cọ xát trong
nhiều lĩnh vực, từ đó Cơng ty có thể phát hiện được những ứng viên
tiềm năng.Đề bạt nhân viên lên vị trí cao hơn

2. Đánh giá rủi ro
Một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro cho công ty như:
Liên quan đến rủi ro tỷ giá thì cơng ty nên nhờ sự tư vấn của chuyên gia
ngoại tệ, Sử dụng các cơng cụ phịng ngừa rủi ro tỷ giá của ngân hàng như ký
kết các hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn
Thường xuyên có các cuộc điều tra nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt nhu
cầu người tiêu dùng

3. Hoạt động kiểm sốt
Quy trình bán hàng của công ty đã phân chia trách nhiệm đầy đủ bằng cách tách biệt
giữa chức năng bảo quản tài sản(nhân viên kho) với chức năng kế tốn: khơng cho
phép nhân viên kho làm nhiệm vụ giữ sổ sách kế toán về hàng hóa do đó ngăn chặn
hành vi tham ơ tài sản. BP xét duyệt bán hàng cũng tách biệt với BP kho tránh được
khả năng thâm lạm tài sản. BP bán hàng đã tách biệt với kế toán ngăn chặn được rủi
ro nhân viên bán hàng thổi phồng doanh số bán hàng để có được hoa hồng cao hoặc

được khen thưởng.
Hệ thống chứng từ, sổ sách được lập rõ ràng đơn giản dễ hiểu có thể sử dụng
cho nhiều cơng dụng khác nhau. Ví dụ: lệnh bán hàng là căn cứ để đóng gói hàng ,
lập giấy giao hàng, lập hóa đơn. Hóa đơn bán hàng là căn cứ tính tiền khách hàng,
ghi nhận doanh thu, thống kê hàng hóa…Các chứng từ như lệnh bán hàng, giấy giao
hàng, hóa đơn bán hàng được đánh số liên tục trước khi sử dụng nên kiểm soát
được, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết. Chứng từ được luân chuyển
khoa học, kịp thời tới các bộ phận cần thiết trong quy trình bán hàng. Sổ chi tiết
khách hàng được giao cho kế tốn chun trách, có người xét duyệt; được lưu trữ
cẩn thận, khoa học.Ví dụ lệnh bán chịu hàng phải được xét duyệt bởi BP xét duyệt
bán chịu, xóa nợ khó địi phải được tài vụ chấp thuận.
a. Một số rủi ro của hoạt động kiểm soát.
Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu từ khách hàng sau đó lập lệnh bán hàng,
nhưng bộ phận bán hàng lại không kiểm tra số lượng hàng tồn kho đễ đẫn đến
trường hợp, chấp nhận bán những mặt hàng không tồn kho hay khơng đủ số
lượng khách hàng u cầu.
Cơng ty có thể giao cho khách hàng số lượng hàng hoặc quy cách khơng
chính xác làm cho khách hang phàn nàn, khơng chấp nhận hàng hố đã giao
hoặc dẫn đến những chi phí phụ thêm không cần thiết, chẳng hạn như giao
hàng thêm lần nữa hoặc phí vận chuyển phụ thêm khơng cần thiết.
20


Vì nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại nên nhân viên bán hàng có thể ghi
nhận sai yêu cầu của khách hàng.
Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận mà có những điều khoản hoặc điều kiện
khơng chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.
Công ty không có chính sách xác nhận người mua hàng, nên có thể xảy ra
khả năng nhận được những đơn đặt hàng giả mạo, khơng có thật.
b. Một số thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro.

Bộ phận bán hàng khi tiếp nhận yêu cầu đặt mua của khách hàng, nên liên hệ
bộ phận kho cập nhật số lượng hàng tồn kho.
Ghi chép yêu cầu đặt mua của khách hàng cẩn thận, xác nhận yêu cầu đặt
mua của khách hàng
Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn và mẫu này nên được đánh số trước
và phải được người có thẩm quyền ký duyệt khi chấp nhận đơn đặt hàng. Đơn
này nên phản ánh cụ thể: quy trình bán hàng liên quan; từng điều khoản, điều
kiện và quy cách cụ thể mà có thể khác nhau giữa các đơn hàng khác nhau.
Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên của phiếu giao hàng. Các phiếu
giao hàng cần được đánh số trước và cần được lập dựa trên đơn đặt hàng đã
được phê duyệt. Phiếu giao hàng là một bản ghi về số lượng hàng đã giao và
cung cấp các thông tin cần thiết để cho người vận chuyển nội bộ của cơng ty
hoặc cơng ty vận chuyển bên ngồi có thể tiến hành giao hàng.

4. Thông tin và truyền thông
Để hệ thống thông tin của doanh nghiệp thực sự hiệu, công ty cần áp dụng một số
giải pháp như:
Tất cả mọi người nên được khuyến khích để trình bày các quan điểm cá nhân.
Bày tỏ các ý kiến và quan điểm cho phép mọi thành viên có được các cơ hội
vơ cùng lớn để học hỏi lẫn nhau.
Khuyến khích các phản hồi từ phía nhân viên như: động viên họ cung cấp cho
bạn cả tin tốt lẫn tin xấu. Hoan nghênh các ý kiến trái chiều về các vấn đề và
đừng khuyến khích các phản hồi bừa bãi; Chỉ rõ những lĩnh vực mà bạn cần
phản hồi; Quan sát các cử chỉ thể hiện phản ứng của người xung quanh; Lên
kế hoạch tổ chức buổi góp ý phản hồi cơng khai. Một buổi phản hồi theo kế
hoạch sẽ có được nhiều câu trả lời hơn là việc phản hồi một cách bốc đồng

21