SLIDE quản trị văn phòng CHƯƠNG 2- Lập kế hoạch cho hoạt động vp

L/O/G/O
Chương 2:
Hoạch định, tổ chức,lãnh
đạo và kiểm soát hoạt
động văn phòng
Hoạch định công việc văn phòng
Là quá trình thu thập
thông tin, sử dụng, duy trì,
bảo quản những thông tin
cần thiết, cập nhật hoá, chính
xác hoá để triển khai hoặc
tham khảo khi cần đến.
Hoạch định công việc văn phòng
•
Tầm quan trọng của công tác hoạch định:
-
Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP
-
Giúp các nhà QTVP chủ động trong việc điều hành và tổ chức
thực hiện
-
Gắn kết mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác
trong cơ quan, DN.
-
Giúp cho nhà QTVP phối hợp hiệu quả các nguồn lực của VP
(ngân sách, nhân sự, thời gian, cơ sở vật chất, thông tin )
-
căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh
giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá
nhân trong văn phòng
Vai trò của các cấp quản trị trong lập kế

hoạch hoạt động văn phòng
Cấp cao
Cấp trung
Cấp thấp
Nhân viên
HCVP
Thư ký
HĐ chiến lược
cấp công ty
HĐ Hành chánh VP
Các nguyên tắc lập kế hoạch
văn phòng

Nguyên tắc hệ thống
Nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhất đồng bộ
của kế hoạch, không được để hoạt động bị trùng
lắp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm và
nhân sự. Ngoài ra, còn đảm bảo thống nhất theo
hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên
với cấp dưới, giữa ngắn hạn và dài hạn không bị
chồng chéo nhau
Các nguyên tắc lập kế hoạch
văn phòng

Nguyên tắc ưu tiên
Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi trong hàng loạt
những vấn đề của kế hoạch, phải tìm ra các nhiệm
vụ trọng tâm của kế hoạch, các hoạt động mang
tính chất quyết định đến kết quả của kế hoạch, các
nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải

quyết.
Văn phòng cần yêu cầu các bộ phận phải
thông báo dự kiến các hoạt động của mình đến
văn phòng trước một thời gian quy định để có kế
hoạch sắp xếp, bố trí (về thời gian, địa điểm, nhân
sự và tầm quan trọng của hoạt động đó).
Các nguyên tắc lập kế hoạch
văn phòng

Nguyên tắc dự phòng
Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi bên cạnh
phương án chính phải có các yếu tố dự phòng
về thời gian, về nhân lực và các điều kiện cần
thiết khác. Đó là sự cân nhắc, lường trước
những trở ngại có thể xảy ra và được tính tới
để hạn chế rủi ro…
Các căn cứ lập kế hoạch
•
Dựa theo chương trình, mục tiêu kế hoạch dài hạn,
kế hoạch ngắn hạn của cơ quan, doanh nghiệp.
•
Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan doanh nghiệp.
•
Tình hình thực tế của từng giai đoạn.
•
Thời gian làm việc
•
Nguồn lực văn phòng (con người, trang thiết bị, cơ
sở vật chất)
Các công cụ lập kế hoạch

Để hoạch định HC-VP/lập kế hoạch sử dụng
một số công cụ sau:
•
Lịch thời gian biểu công tác.
•
Danh sách các công việc phải làm hôm nay
•
Bảng danh sách các công việc trong tuần
•
Bảng kế hoạch hoạt động trong tuần
•
Sử dụng phầm mềm vi tính.
•
Sổ tay, sổ nhật ký.
Nội dung chính trong hoạch định văn
phòng
Mô hình 5W-1H

Xác định nhiệm vụ kế hoạch (What)
+ Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải quyết hay khối
lượng công tác đặt ra là gì?
+ Kế hoạch được đặt ra giải quyết vấn đề gì? Gồm các
nội dung, yêu cầu nào? Phạm vi ảnh hưởng của nó ra
sao? Nội dung công việc được đặt ra có hợp lý, hợp pháp
hay không?

Xác định thời gian thực hiện công việc (When)
+ Nhiệm vụ công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian
chi tiết để thực hiện nhiệm vụ?
+ Xác định mức độ khẩn cấp của từng công việc, Việc gì

trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào?
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định địa điểm thực hiện công việc (Where)
Các nhiệm vụ công việc được đặt ra sẽ thực hiện ở
địa điểm, địa bàn, cấp nào? Kiểm tra ở bộ phận
nào? …

Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
+ Tại sao làm?
+ Ý nghĩa như thế nào?
+ Hậu quả nếu như không làm?
+ Mục tiêu đảm bảo các yêu cầu của công việc
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định người thực hiện công việc (Who) và
các vấn đề liên quan
+ Ai làm việc đó?
+ Ai kiểm tra?
+ Ai hỗ trợ?
+ Ai chịu trách nhiệm
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng

Xác định phương pháp thực hiện công việc
(How)
+ Tài liệu hướng dẫn là gì?
+ Cách thức thực hiện như thế nào?

+ Tiêu chuẩn là gì?
+ Các điều kiện vật chất, tài chính, phương tiện
cần thiết khác
+ Nếu có máy móc thì vận hành như thế nào?
Nội dung chính trong hoạch định/lập
kế hoạch hoạt động văn phòng
•
Xác định phương pháp kiểm tra:
+ Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra?
+ Tần suất kiểm tra như thế nào?
+ Ai là người kiểm tra?
+ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
Tiến trình lập kế hoạch
1
2
3
4
Chuẩn bị
Lập kế hoạch dự thảo
Trưng cầu ý kiến kế hoạch dự thảo
Ban hành kế hoạch
Giai đoạn 1: Chuẩn bị
•
Để lập kế hoạch giai đoạn đầu tiên cần xác định rõ vấn đề:
1. Kế hoạch nhằm giải quyết những vấn đề gì?
2. Đạt được mục tiêu nào?
3.Tại sao lại chọn mục tiêu đó?
4. Thực hiện như thế nào?
5. Ai thực hiện? Bao giờ thực hiện?
6. Thực hiện ở đâu?

•
Mục đích : Để xác định mục tiêu theo thứ tự ưu tiên, đồng thời
xác định chủ trương, giải pháp để thực hiện, bên cạnh đó chuẩn
bị các phương án dự phòng với mục tiêu và giải pháp tương ứng.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự thảo
-
Nêu ra một số phương án, đồng thời nêu lên các điểm mạnh, điểm
yếu và các điều kiện cần thiết khi lựa chọn của từng phương án
-
VP tổ chức chuẩn bị trưng cầu ý kiến cho bản dự thảo kế hoạch,
trong đó đưa ra các vấn đề cần tập trung lấy ý kiến về từng
phương án (khi cần và có thể chỉ đạo thực hiện thí điểm để chứng
minh cho khả năng thực thi của từng phương án), vạch rõ điểm
mạnh, yếu của từng phương án, để cuối cùng bàn bạc để chọn ra
phương án tối ưu.
Giai đoạn 3: Trưng cầu ý kiến kế hoạch
dự thảo
Có thể trưng cầu ý kiến các đối tượng sau:
•
Những đơn vị trực tiếp thực hiện kế hoạch.
•
Những nhà quản lý cấp trên, đồng cấp và một số đơn vị
tương đương.
•
Những nhà khoa học, những người có kinh nghiệm.
•
Khảo sát và trưng cầu ý kiến ở một vài cơ sở, bộ phận.
- Khi đã thu thập đủ ý kiến của các đối tượng dự kiến, ban
soạn thảo kế hoạch bổ sung, hoàn chỉnh bản dự thảo để
thông qua cấp có thẩm quyền phê duyệt.

- Thảo luận thông qua kế hoạch HC-VP dự thảo
- Viết lại bản kế hoạch hoàn chỉnh sau khi lấy ý kiến
- Trình cấp trên phê duyệt
Giai đoạn 4: Ban hành kế hoạch
•
Chuẩn bị các văn bản ban hành gồm: bản kế hoạch, các bản phụ
lục nếu có, văn bản hướng dẫn thực hiện.
•
Xây dựng kế hoạch tuyên truyền, thông tin về văn bản kế hoạch và
các phương tiện thực hiện.
•
Dự kiến kế hoạch triển khai thực hiện kế hoạch.
•
Dự kiến các cơ quan, bộ phận thực hiện.
•
Văn phòng trình lãnh đạo ký duyệt ban hành kế hoạch cùng với các
văn bản nêu trên để tạo thuận lợi cho việc tổ chức triển khai thực
hiện kế hoạch.
Các loại kế hoạch
1. Kế hoạch năm
2. Kế hoạch quý
3. Kế hoach tháng
4. Kế hoạch tuần
5. Kế hoạch ngày
6. Kế hoạch sử dụng thời gian của nhà quản lý
Kế hoạch năm

Nguồn thông tin để lập kế hoạch năm bao gồm:
–
Từ chiến lược công ty

–
Từ các dự án tham gia
–
Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty
giao.
–
Từ nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận

Nội dung của kế hoạch năm:
–
Nội dung các mục tiêu công việc
–
Thời gian thực hiện
–
Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận
có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công
việc cuối năm).
Kế hoạch tháng

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng:
–
Các công việc trong kế hoạch năm
–
Các công việc tháng trước còn tồn tại
–
Các công việc mới phát sinh do công ty giao

Nội dung kế hoạch tháng:
–
Các công việc quan trọng trong tháng

–
Phần công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời
gian thực hiện, người thực hiện.
–
Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm
trong tháng hoặc làm trong các tháng sau).
Kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
–
Các cv trong kế hoạch tháng
–
Các cv trong tuần trước chưa thực hiện xong
–
Các cv phát sinh do công ty giao thêm
–
Kế hoạch ngày

Nội dung bản kế hoạch tuần:
–
Phần các cv cụ thể gồm: nội dung cv, thời gian thực
hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
–
Các cv chưa xác định được lịch (nhưng phải trong tuần
và trong tuần sau).
–
Các cv trong tuần phải được sắp xếp theo thứ tự tầm
quan trọng và các ô cần phải làm ngay và nên làm.
Kế hoạch tuần
Mức độ ưu tiêu Nhiệm vụ công việc

Việc
phải làm
Việc
nên làm
1
2
3
4
5
6
7
Kế hoạch tuần
Ưu tiên Kế hoạch hoạt động trong tuần Ngày hết hạn
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10