Phân tích vai trò (công việc)_Quản lý bán hàng.docx

Quản trị nguồn nhân lực
QUẢN LÝ ĐỘI NGŨ PG
I. Xác định công việc cần phân tích vai trò.
1. Công việc phân tích vai trò: Quản lý đội ngũ PG
Hiện nay, quản lý đội ngũ PG là một vai trò quan trọng trong một doanh nghiệp,
người nắm giữ vai trò này phải quản lý, định hướng công việc, nâng cao hiệu quả làm việc
cho các PG của mình. Quản lý đội ngũ PG là một trong những vai trò then chốt tạo nên sự
thành công của tổ chức.
2. Lý do lựa chọn
- Đây là vai trò quan trọng trong một tổ chức, nhưng chưa được phổ biến. Thông tin
về công việc này còn rất mới, tuy nhiên tương lai của nó lại rất triển vọng.
- Đa số các thành viên trong nhóm đều học chuyên ngành quản trị kinh doanh, vì
vậy lựa chọn công việc này để phân tích vai trò cũng là giúp nhóm có thể định hướng công
việc này là công việc trong tương lai.
- Một thành viên trong nhóm có người quen hiện đang làm công việc này (dễ dàng
tiếp xúc và thu thập thông tin).
3. Mục tiêu của việc phân tích vai trò.
- Thu nhập và làm rõ các thông tin về công viêc Quản lý đội ngũ PG, ví dụ như lịch
làm việc, các kỹ năng, năng lực cần có, các hoạt động chính của công việc… để hiểu kỹ
lưỡng về công việc.
- Áp dụng tiến trình phân tích vai trò vào một công việc trong thực tế.
- Đây cũng là cơ hội để định hướng công việc trong tương lai, học tập và bổ sung
những thiếu sót về kỹ năng, năng lực để phù hợp với công việc này nói riêng và các công
việc khác nói chung.
II. Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin.
 Xác định vấn đề: Trong bài tập nhóm dự án phân tích vai trò yêu cầu phải thu
thập thông tin về vai trò công việc của một quản lí đội ngũ bán hàng. Vì vậy, vấn đề đặt ra
là phải tìm phương pháp để thu thập thông tin một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.
 Xác định các tiêu chuẩn và trọng số cho các tiêu chuẩn và phát triển các phương
án:
Tiêu chuẩn Trọng số

Tính chính xác của kết quả 10
Thông tin đầy đủ, kỹ lưỡng 9
Tiêu tốn thời gian 9
Kiểm soát khối lượng thông tin lớn 8
Độ linh hoạt 7
Dễ tổ chức và chuẩn bị 6
Cần sự diễn đạt của người thu thập ttin 5
1
GVHD: Nguyễn Thị Bích Thu
Quản trị nguồn nhân lực
 Phân tích các phương án:
Sự lựa
chọn
Tính
chính
xác của
kết quả
Thông
tin đầy
đủ, kỹ
lưỡng
Tiêu
tốn
thời
gian
Kiểm soát
khối lượng
thông tin
lớn
Độ

linh
hoạt
Dễ tổ
chức và
chuẩn bị
Cần sự diễn
đạt của
người thu
thập ttin
Phỏng
vấn
10 9 8 8 10 9 7
Bảng
câu hỏi
8 7 10 10 8 8 10
Quan
sát
7 6 5 5 7 8 9
 Bảng đánh giá các tiêu chuẩn và phương án:
Sự lựa
chọn
Tính
chính
xác của
kết quả
(10)
Thông
tin đầy
đủ, kỹ
lưỡng

(9)
Tiêu
tốn
thời
gian
(9)
Kiểm soát
khối
lượng
thông tin
lớn (8)
Độ
linh
hoạt
(7)
Dễ tổ
chức
và
chuẩ
n bị
(6)
Cần sự diễn
đạt của
người đang
thu thập ttin
(5)
Tổng
cộng
Phỏng
vấn

100 81 72 64 70 54 35 476
Bảng câu
hỏi
80 63 90 80 56 48 50 467
Quan sát 70 54 45 40 49 48 45 351
 Lựa chọn phương án: từ bảng đánh giá ta có thể thấy phương án phỏng vấn có số tổng số điểm cao nhất nên
phỏng vấn là phương án khả thi nhất. Nhóm quyết định chọn phương án phỏng vấn trực tiếp để thu thập thông tin.
III. Kết quả quá trình thu thập thông tin.
1. Giới thiệu về công ty TNHH Dược phẩm AAA.
Công ty TNHH Dược phẩm 3A là nhà phân phối chính thức của Viện bào chế
Abbott Hoa Kỳ tại Việt Nam. Công ty đã đưa những sản phẩm dinh dưỡng tốt nhất của
Abbott vào thị trường Việt Nam. Ví dụ như: Similac Mom, Similac Advance, Similac
Advance IQ, Gain Advance, Gain Advance IQ, Gain IQ, Gain Plus Advance IQ, Grow,
Grow Advance IQ, Grow School, Pediasure BA, Ensure và Glucerna…
2. Giới thiệu chi nhánh TNHH Dược Phẩm 3A tại đà nẵng
- Tên Doanh nghiệp: Công ty 3A TNHH Dược Phẩm-Cn.
- Địa chỉ doanh nghiệp: 320-322 Lê Duẩn, Q. Thanh Khê, Tp. Đà Nẵng.
- Điện Thoại/FAX : 3751048, 3751049, 3751050/3751103
- Email : Website : www.3apharma.com
2
GVHD: Nguyễn Thị Bích Thu
Quản trị nguồn nhân lực
- Người Đại Diện: Trưởng Chi Nhánh - Bà Nguyễn Nữ Phụng Tiên.
3. Bản câu hỏi phỏng vấn
Bản câu hỏi phỏng vấn
Câu 1. Chị có thể cho biết một vài thông tin về bản thân mình?
- Chị tên là Đinh Thị Hiền, sinh năm 1986, tính đến thời điểm này chị đã ra
trường được 3 năm.
- SĐT: 0905297009, địa chỉ: 32 Nguyễn Văn Thoại, Q.Ngũ Hành Sơn, TP. Đà
Nẵng.

- Chị tự nhận thấy trong cuộc sống mình là con người vui vẻ, hòa đồng với mọi
người. Còn trong công việc chị là người trung thực, kiên trì và rất nguyên tắc. Ngoài ra,
chị còn có một đức tính mà chị cảm thấy khác mọi người là chịu đựng áp lực công viêc
rất tốt.
Câu 2. Vai trò hiện tại của chị là gì? Tại công ty nào là gì? Chị đã
làm việc ở đây được bao nhiêu năm rồi.
- Hiện tại, vai trò của chị là quản lý đội ngũ PG tại bộ phận Marketing, công ty
TNHH dược phẩm 3A chi nhánh tại Đà Nẵng. Chị đã làm ở công ty được khoảng 6
năm.
- Khi còn là sinh viên, vào cuối năm 2005 chị làm PG cho sản phẩm sữa Aboott
để lấy kinh nghiệm. Đến cuối năm 2009 - đầu năm 2010 chị được đề cử làm quản lý
đội ngũ PG, đến nay chị đã làm công việc này được 2 năm.
Câu 3. Khi thực hiện vai trò, chị có trách nhiệm phải báo cáo kết
quả công việc của mình với ai?
Tại chi nhánh tại Đà Nẵng của công ty dược phẩm AAA có 2 người quản lý đội
ngũ PG là chị và chị Duy. Tuy nhiên chị là người trực tiếp báo cáo cho người quản lý ở
miền Trung. Hàng tháng công ty sẽ tổ chức một cuộc họp giữa các quản lý PG ở khu
vực miền Trung. Chị sẽ đảm nhận việc báo cáo kết quả hoạt động của chi nhánh Đà
Nẵng trong cuộc họp này.
Câu 4. Hiện tại, chị đang quản lý bao nhiêu nhân viên, vai trò của
những nhân viên đó là gì?
Hiện tại chị đang quản lý 34 nhân viên PG. Các PG được xem là cầu nối giữa
các shop và công ty. Các PG có nhiệm vụ trưng bày sản phẩm, giới thiểu sản phẩm cho
khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới và kiểm hàng tồn, thống kê doanh số tại các
shop.
Câu 5. Theo chị thì vì sao công ty lại cần vai trò này trong công ty?
Nó có tầm quan trọng như thế nào?
PG có thể được xem là bộ mặt, là thương hiệu của một công ty, một lỗi dù nhỏ
của các PG cũng có thể gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh của công ty. Vì vậy vai trò của
người quản lý đội ngũ PG là vô cùng quan trọng. Để xây dựng một đội ngũ nhân viên

PG chuyên nghiệp thì rất cần một người quản lý giỏi để có thể quản lý, hướng dẫn,
định hướng công việc và nâng cao hiệu quả công việc cho đội ngũ PG.
Câu 6. Chị hãy cho biết các trang thiết bị nào thường xuyên hỗ trợ
cho chị trong khi thực hiện vai trò của mình?
3
GVHD: Nguyễn Thị Bích Thu
Quản trị nguồn nhân lực
Trong quá trình làm việc chị thường xuyên phải sử dụng máy vi tính, máy photo,
máy in, ổ mạng chung của công ty và các phương tiện đi lại do công ty cung cấp vì
công việc của chị chủ yếu là ở ngoài thị trường.
Câu 7. Trong quá trình làm việc, chị có liên lạc thường xuyên với các
bộ phận nào trong và ngoài công ty?
Công việc của chị phải liên lạc thường xuyên với các bộ phận trong công ty để
hỗ trợ công việc của mình.
- Phòng hành chính: Chị sẽ báo với bộ phận hành chính khi có nhân sự mới đẻ
làm thẻ ATM rút lương.
- Phòng kế toán: Hàng tháng chị sẽ chấm lương cho các PG thuộc quyền quản
lý của chị và chuyển cho phòng kế toán tính lương và khi có bảng lương cụ thể , phòng
kế toán sẽ chuyển cho chị kiểm tra một lần nữa.
- Phòng Sales admin: là bộ phận quản lý trên mạng về số liệu các năm. Khi làm
các chương trình contest cho PG, chị sẽ liên hệ bộ phận này và dựa vào các số liệu thực
tế để làm chương trình.
- Kho: Chị sẽ liên hệ bộ phận Kho khi có các chương trình khuyến mãi để dán
tem khuyến mãi lên các sản phẩm để đưa ra ngoài thị trường.
Câu 8. Thời gian làm việc trong một ngày của chị thường là bao
nhiêu giờ? Môi trường làm việc chị có thấy thỏa mãn không?
Theo bản mô tả công việc thì công việc của chị sẽ làm trong thời gian từ 7h35
đến 5h30 nhưng do công việc này mang tính chất linh hoạt nên thời gian làm việc của
chị cũng phải linh hoạt theo, chị thường dành 20% quỹ thời gian ở công ty, còn 80%
thời gian ngoài thị trường, đi kiểm tra hoạt động của các PG ở các shop.

Câu 9. Chị hãy cho biết những hoạt động chính mà chị phải thực
hiện trong vai trò của mình?
- Xây dựng mục tiêu, kế hoạch bán hàng từng tháng và triển khai kế hoạch.
- Tổng hợp báo cáo, hàng tồn sale in, sale out, khách hàng mới của PG gửi về đầu
tuần (thứ hai, thứ ba).
- Kiểm soát số lượng nhân sự hàng tháng, nếu có nhân viên nào nghỉ việc thì tiến
hành phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới để thay thế.
- Mỗi tháng họp PG 3 hoặc 4 lần, chị làm slide, các báo cáo, chương trình contest
để họp với các PG. Trong cuộc họp thường chị sẽ triển khai những chương trình mới,
đưa ra chỉ tiêu cho các PG.
- Đánh giá thành tích, chấm lương cho các PG.
- Tưởng thưởng, động viên PG tốt hoặc kỷ luât, sa thải PG kém.
- Lên kế hoạch, tổ chức thực hiện đào tạo, huấn luyện cho các PG của mình.
- Đi ra ngoài thị trường: kiểm tra hoạt động của các PG tại các shop, lắng nghe
những khó khăn của các PG và các chủ shop. Đồng thời tìm các chương trình của đối
thủ cạnh tranh dành cho shop và khách hàng.
- Họp với các quản lý PG ở miền Trung và trình bày các kết quả hoạt động của chi
nhánh Đà Nẵng, xây dựng chiến lược bán hàng cho kỳ tiếp theo.
Câu 10. Theo chị thì kết quả cần phải đạt được cho những hoạt động
4
GVHD: Nguyễn Thị Bích Thu
Quản trị nguồn nhân lực
trên là gì?
- Xây dựng kế hoạch bán hàng: Chị sẽ dựa vào kết quả của tháng trước, những
sản phẩm đạt được chỉ tiêu thì sẽ tiếp tục phát huy, còn những sản phẩm bán không đạt
chỉ tiêu vào tháng trước, chị phải tìm ra nguyên nhân và các biện pháp để bán sản phẩm
được tốt hơn.
- Phỏng vấn: chị chỉ phóng vấn tuyển nhân viên mới khi số lượng các PG tại
shop không đảm bảo. Trong quá trình phỏng vấn chị phải tìm cách để thấy được là bạn
đó có trung thực và nhanh nhẹn và khả năng làm việc lâu dài hay không để tuyển dụng

làm PG.
- Khi đi khảo sát thị trường, chị phải kiểm tra cẩn thận các PG của mình trong
khâu trưng bày, giao tiếp với khách hàng, bán sản phẩm. Ngoài ra phải tìm hiểu cạn kẽ
các chương trình của các đối thủ cạnh tranh để có chiến lược phù hợp cho sản phẩm
của mình.
- Đánh giá thành tích cho các PG: Đối với các PG có thành tích tốt chị sẽ khen
thưởng, động viên vào cuối tháng, đối các PG làm việc yếu thì chị sẽ tổ chức đào tạo,
huấn luyên lại, nếu không được bắt buộc chị phải cho các bạn đó nghỉ việc.
Câu 11. Để thực hiện tốt vai trò của mình, chị có thể cho biết cần phải
có những kỹ năng nào?
- Kỹ năng bán hàng, đàm phán thương lượng.
- Kỹ năng lãnh đạo, quản lý.
- Kỹ năng xây dựng và làm việc nhóm.
- Kỹ năng nhìn người, tuyển dụng nhân viên.
- Kỹ năng xử lý tình huống
- Kỹ năng giao tiếp tốt.
- Kỹ năng xây dựng mối quan hệ với shop và khách hàng.
Câu 12. Bên cạnh kiến thức chuyên môn, các kỹ năng kể trên, chị
thấy vai trò của mình có cần phải thêm các yêu cầu gì nữa không?
Ngoài kiến thức chuyên môn, công việc của chị cũng đòi hỏi các kiến thức khác
như pháp luật (luật lao động, các quy định về bảo hiểm y tế…), về ngoại ngữ phải
thông thạo tiếng anh chuyên ngành và sử dụng thành thạo tin học văn phòng, đặc biệt là
word và excel.
Câu 13. Quản lý con người là công việc rất khó khăn. Theo chị điều
này đúng không? Và làm thế nào để quản lý nhân viên của mình một cách hiệu
quả nhất?
Theo chị thì điều này là đúng. Ngoài các kỹ năng cần thiết như chị kể trên thì
mình cần linh hoạt và khéo léo trong quản lý và cách xử lý công việc của mình. Để các
PG có thể tôn trọng và nghe theo lời nói của mình cũng không phải là điều đơn giản.
Trước hết chị luôn phải là người làm gương cho các PG học hỏi, luôn hướng dẫn tận

tình trong công việc cho các PG và đôi lúc chị là một người chị cả luôn lắng nghe
những tâm sự và giải quyết những khó khăn của các đứa em.
Câu 14. Nếu gặp các tình huống như sau chị sẽ giải quyết như thế
nào:
5
GVHD: Nguyễn Thị Bích Thu