Tiểu luận kế toán kiểm toán kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại cty TNHH yujin vina

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 0


TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - LUẬT
KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN



KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH
TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA

GV : Ths. Trần Thị Thu Hằng
LỚP : K11405B




TP.HCM, 26/4/2015

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 1

BẢNG PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ
Tên
MSSV
Công việc
Nguyễn Thị Mỹ Hạnh
K114050858
Tìm hiểu chính sách tiền lƣơng
Nguyễn Thị Hằng

K114050860
Vẽ lƣu đồ quy trình tiền lƣơng
Đỗ Thị Thuỳ Mai
K114050886
Giới thiệu đặc điểm kinh doanh và cơ cấu
của công ty
Võ Thị Kim Nhung
K114050894
Tìm hiểu chức năng – mục tiêu của quy
trình tiền lƣơng
Trần Thị Hồng Nhƣ
K114050898
Mô tả quy trình tiền lƣơng
Vũ Thị Huyền Thanh
K114050913
Vẽ lƣu đồ quy trình nghiệp vụ
Võ Thị Huyền Thƣơng
K114050931
Tìm hiểu hệ thống chứng từ
Đặng Thị Vân
K114050952
Mô tả quy trình nghiệp vu






GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 2

MỤC LỤC
Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 5
1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5
1.2 Chức năng và nhiệm vụ. 6
1.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty: 7
1.4 Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng 8
Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH YUJIN VINA 13
2.1 Khái quát về chu trình tiền lƣơng 13
2.2 Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 14
2.3 Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina 17
2.4 Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình 22
Phần 3: ĐÁNH GIÁ VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY
TRÌNH TIỀN LƢƠNG 34
3.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ về quy trình tính lƣơng: 34
3.2 Rủi ro quy trình chấm công: 35
3.3 Rủi ro quy trình tính lƣơng: 37
3.4 Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng: 37
Kết luận 39


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 3

DANH MỤC BẢNG BIỀU, HÌNH VẼ
Bảng 1.1: Chính sách chuyên cần
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình chấm công
Bảng 3.2: Rủi ro quy trình tính lƣơng
Bảng 3.1: Rủi ro quy trình thanh toán lƣơng
Hình 1.1: Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina

Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Hình 2.2: Mẫu bảng chấm công thêm giờ
Hình 2.3: Mẫu bảng thanh toán tiền lƣơng
Hình 2.4: Mẫu bảng thanh toán tiền thƣởng
Hình 2.5: Mẫu bảng thanh toán tiền làm thêm giờ
Hình 2.6: Mẫu Phiếu lƣơng nhân viên
Hình 2.7: Mẫu Giấy Ủy nhiệm chi
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ1.2: Sơ đồ Phòng kế toán
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự
Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng
Sơ đồ 2.2: Lƣu đồ quy trình chấm công
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng






GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 4

Lời mở đầu
 
Trong nền kinh tế thị trƣờng hiện nay, các yếu tố doanh thu và chi phí luôn là
mối quan tâm hàng đầu của các nhà quản trị, đặc biệt là chi phí tiền lƣơng luôn đƣợc
xem là một trong vấn đề quan trọng. Có thể nói, tiền lƣơng đóng vai trò nhƣ một phần
thu nhập của ngƣời lao động nhằm bồi đắp, tái sản xuất sức lao động để công nhân,

nhân viên tham gia sản xuất đạt đƣợc hiệu quả cao nhất.
Liệu có giải pháp nào giúp các nhà quản trị tự đánh giá tính hiểu quả hay mức độ
rủi ro của quy trình tính lƣơng của doanh nghiệp mình một cách dễ dàng? Điều gì sẽ
xảy ra nếu nhƣ công ty không có quy trình tính lƣơng một cách chặt chẽ? Giải pháp để
tìm ra hƣớng sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả? Để trả lời cho những câu hỏi
trên thì việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng trở
thành một yêu cầu cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp bởi vì nhờ đó doanh
nghiệp hoàn toàn có thể tự chủ động tìm giải pháp phòng ngừa và quản lý rủi ro nhất là
đối với các doanh nghiệp có số lƣợng công nhân viên lớn.
Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn đó, bài tiểu luận này nhằm mục đích tìm hiểu về
vấn đề “Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina”. Qua
đó, nhóm em đƣa ra những phân tích, nhận định tổng quát đề xuất một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện hơn Kiểm soát nội bộ quy trình tiền lƣơng tại đơn vị.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 5

Phần 1: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
- Tên công ty : CÔNG TY TNHH YUJIN VINA
- Địa chỉ : Khu Chế Xuất Linh Trung, Phƣờng Linh Trung,
Quận Thủ Đức, TP Hồ Chí Minh
- Ngày thành lập : 30/10/1997
- Mã số thuế : 0301484202
- Vốn điều lệ : 50 tỷ đồng
- Số tài khoản : 47110000015335 (NH Techcombank CN Sài Gòn)
- Số điện thoại : 08 38975952
- Fax : 08 38975955
- Giám Đốc : Dae Ki Moon
Hình 1.1 Hình ảnh Công ty TNHH Yujin Vina

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 6

 Lịch sử hình thành.
- Ngày 30/10/1997 Công ty TNHH Yujin Vina đƣợc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Việt
Nam cấp giấy phép hoạt động.
- Tháng 1/1998 Công Ty TNHH Yujin Vina đƣợc khởi công xây dựng tại khu
chế xuất Linh Trung, quận Thủ Đức, với diện tích 12.000 m
2
, với số vốn đầu tƣ
ban đầu là 162 tỷ đồng tƣơng đƣơng với 9,6 triệu USD. Công suất 43,400,000
sản phẩm/ 1 năm.
 Quá trình phát triển.
- Tháng 07/1998 Công ty TNHH Yujin Vina đi vào hoạt động với một xƣởng sản
xuất chính. Và đến ngày 03 tháng 10 năm 1998 chuyến hàng đầu tiên đƣợc xuất
xƣởng trong niềm hân hoan phấn khởi của Ban Giám Đốc và toàn thể cán bộ
công nhân viên của công ty.
- Đến năm 2000 do nhu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty quyết định đầu tƣ thêm
một phân xƣởng mới với diện tích là 5430 m
2
và công xuất 21,600,000 sản
phẩm/ 1 năm. Nâng tổng mức vốn đầu tƣ lên 16,6 triệu USD.
- Hiện nay, với sự phát triển công ty đang sử dụng một lƣợng lao động tƣơng đối
lớn: khoảng 1000 công nhân viên.
1.2. Chức năng và nhiệm vụ.
 Chức năng của công ty:
Công ty TNHH Yujin Vina có chức năng sản xuất, kinh doanh và cung ứng cho
thị trƣờng các sản phẩm nhƣ muỗng, nĩa, dao, móc khóa bằng thép không gỉ chất
lƣợng cao, đáp ứng nhu cầu nội địa và xuất khẩu.
 Nhiệm vụ của công ty:

Đóng góp vào sự phát triển của nền kinh tế quốc dân. Đảm bảo kinh doanh có
hiệu quả, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng với chất lƣợng tốt nhất. Đảm bảo
quyền lợi của ngƣời lao động ngoài ra công ty có nhiệm vụ mở rộng thị trƣờng kinh
doanh trong và ngoài nƣớc nhằm tăng cƣờng vị thế, tăng giá trị vốn góp cho các cổ
đông và tạo nhiều công ăn việc làm góp phần ổn định xã hội.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 7

1.3. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty:







Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban:
- Ban Giám đốc: Điều hành chung hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm về
hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh trƣớc hội đồng quản trị. Xây dựng chiến lƣợc
và triển khai thực hiện chiến lƣợc sau khi đƣợc hội đồng quản trị phê duyệt.
-
Phòng Nhân sự
. Xây dựng quy hoạch công tác tuyển dụng, đánh giá và phát
triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lƣợc phát triển và kế hoạch sản xuất của
công ty.
Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lƣơng, phân bổ và quyết toán quỹ
tiền lƣơng. Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hƣu trí và các chế độ
chính sách khác cho ngƣời lao động trong .Quản lý công tác thi đua khen thƣởng, kỷ
luật cán bộ, nhân viên và ngƣời lao động. Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, ngƣời lao
động theo quy định hiện hành.

- Phòng Kế toán: Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tài chính của công ty. Tổ
chức hạch toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế đúng quy dịnh và lập báo cáo mỗi kỳ.
Hằng năm phối hợp với phòng kinh doanh để phân tích tình hình hoạt động của công
ty, đề xuất giải pháp cho Ban giám đốc
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý
BAN GIÁM ĐỐC
Phòng
XNK
Phòng
Nhân Sự
Kho, Phân
xƣởng
Phòng
QLCL
Phòng
Kế toán
Phòng
KD
Nguồn: Phòng Nhân sự
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 8

- Phòng Kinh doanh: Liên hệ với khách hàng và ký kết các hợp đồng kinh tế.
Nghiên cứu, lựa chọn thị trƣờng mục tiêu, thiết kế, hoạch định chiến lƣợc kinh doanh.
Kết hợp với các phòng xuất nhập khẩu làm thủ tục xuất và nhập khẩu hàng hóa.
- Phòng Quản lý chất lƣợng: Kiểm soát, quản lý chất lƣợng sản trong quá trình
sản xuất. Cập nhật và xây dựng các tiêu chuẩn nhằm đánh giá chất lƣợng sản phẩm.
- Phòng Xuất nhập khẩu: Quản lý các nghiệp vụ xuất-nhập khẩu trong công ty.
Phụ trách khâu bán hàng, nhận đơn hàng từ khách hàng, chuyển phòng sản xuất
làm lệnh sản xuất. Khai thác trong nƣớc hay nhập khẩu nguyên vật liệu phục vụ

quá trình sản xuất.
- Kho, phân xƣởng: Có nhiệm vụ sản xuất ra sản phẩm (muỗng, nĩa, dao…)
đảm bảo chất lƣợng và số lƣợng sản phẩm theo kế hoạch đề ra. Bào quản, phân phối
sản phẩm và nguyên vật liệu cho sản xuất và nhận nguyên vật liệu từ nhà cung ứng.
Nhận thành phẩm từ xƣởng sản xuất và xuất thành phẩm theo phiếu xuất kho hàng
hóa.
1.4. Cơ cấu các phòng ban liên quan đến chu trình thanh toán lƣơng
1.4.1. Cơ cấu phòng Kế toán:
- Hình thức tổ chức kế toán tập trung, đơn vị có sơ đồ bộ máy kế toán gồm 6
thành viên cụ thể nhƣ sau:
Sơ đồ1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán


Kế Toán Trƣởng
Kế toán Tổng
hợp
Kế toán
thanh toán
Kế toán
kho
Kê toán
bán hàng
Thủ Quỹ
(Nguồn: Phòng kế toán)
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 9

Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên.
- Kế toán trƣởng:
Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán

Có ý kiến bằng văn bản với ngƣời đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về
việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật ngƣời làm kế toán,
thủ kho, thủ quỹ;
Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thời tài
liệu liên quan đến công việc kế toán. Báo cáo bằng văn bản cho ngƣời đại diện theo
pháp luật của đơn vị kế toán khi phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán
trong đơn vị.
- Kế toán tổng hợp:
Tổng hợp, đối chiếu, kiểm tra các phần hạch toán của các phần hành kế toán
trƣớc khi số liệu đƣợc chính thức chấp nhận trong phần mềm kế toán
Lập và phân bổ các khoản chi phí trả trƣớc ngắn hạn, dài hạn, phân bổ chi phí
khấu hao tài sản cố định. Lập các bút toán kết chuyển doanh thu- chi phí, lãi lỗ cuối
tháng.
Lập Bảng cân đối kế toán, Bảng cân đối số phát sinh, Báo cáo kết quả họat động
kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và các báo cáo nội bộ theo yêu cầu của nhà
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo thống kê, báo cáo nội bộ.
- Thủ quỹ:
Quản lý tiền mặt của Công ty, ghi chép và phản ảnh một cách đầy đủ các nghiệp
vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt vào sổ quỹ.
Thực hiện việc thu- chi theo chứng từ đã đƣợc ký duyệt và báo cáo quỹ hàng
ngày và kiểm kê quỹ hàng tuần


GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 10

- Kế toán thanh toán:
Thu thập chứng từ, hóa đơn, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan
đến công nợ phải thu, phải trả, hàng tháng thực hiện bút toán ghi nhận chi phí lƣơng,
các khoản trích theo lƣơng, đồng thời lập Ủy nhiệm chi thực hiện thanh toán lƣơng

cho nhân viên công ty bằng chuyển khoản ngân hàng.
Theo dõi, lập chứng từ thanh toán công nợ theo đúng đối tƣợng, thời gian quy
định và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán.
- Kế toán kho:
Thực hiện công tác nhập- xuất hàng hóa theo đúng đối tƣợng kế toán.
Lập báo cáo nhập xuất- tồn vào cuối tháng.
Phối hợp với thủ kho, nhân viên kho để tồ chức kiểm kê hàng tháng.
- Kế toán bán hàng:
Lập hóa đơn bán hàng và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , theo dõi
công nợ phải thu theo từng đối tƣợng khách hàng, chi tiết theo tuổi nợ.
Lập báo cáo bán hàng, báo cáo phân tích bán hàng và báo cáo tình hình nợ phải
thu hàng tháng và lập báo cáo thuế GTGT hàng tháng.
1.4.2. Tổ chức công tác phòng Nhân sự:
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ Phòng nhân sự







Trƣởng phòng
Tiền lƣơng
Chính sách
Chế độ
Tuyển dụng
Đào tạo
(Nguồn: Phòng Nhân sự )
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 11

Chức năng, nhiệm vụ cùa từng thành viên
- Trƣởng phòng
Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến
lƣợc của công ty.Tƣơng tác, hỗ trợ các phòng, ban khác khi họ có yêu cầu hay khó
khăn trong vấn đề nhân sự. Tham mƣu cho Ban giám đốc về việc xây dựng cơ cấu tổ
chức, điều hành của công ty và xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chánh-
Nhân sự.
- Nhân sự Tuyển dung – Đào tạo
Hoạch định những chính sách phù hợp thu hút ngƣời tài cho công ty đồng thời
lập kế hoạch tuyển dụng lao động theo yêu cầu của các phòng ban trong công ty. Xây
dựng chính sách thăng tiến và luân chuyển nhân sự trong công ty. Hỗ trợ bộ phận khác
trong việc quản lý nhân sự và hỗ trợ cho các bộ phận liên quan về công tác đào tạo và
phát triển nhân viên.Phối hợp với các phòng ban khác xác định nhu cầu đào tạo để lựa
chọn hƣớng phát triển đào tạo theo yêu cầu của công ty. Phối hợp với các phòng ban tổ
chức hƣớng dẫn các nhân viên mới hội nhập với công việc. Tổ chức các khóa đào tạo
ngắn hạn cho nhân viên các kỹ năng và kiến thức cần thiết phục vụ cho công ty.
- Nhân sự Chính sách – chế độ
Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong Công ty, xây
dựng cơ cấu tổ chức của công ty – các bộ phận và tổ chức thực hiện. Xây dựng hệ
thống các quy chế, quy trình, quy định, chính sách nhân sự cho công ty và, thực hiện
các chế độ cho ngƣời lao động. Xây dựng quy chế lƣơng thƣởng, các biện pháp
khuyến khích – kích thích ngƣời lao động làm việc và giải quyết những thắc mắc của
nhân viên trong hợp đồng lao động hay trong chính sách của công ty.
- Nhân sự tiền lƣơng
Hàng tháng dựa vào bảng chấm công của từng phòng ban, tiến hành lập bảng
thanh toán lƣơng và phiếu lƣơng nhân viên để tính lƣơng và các khoản trích theo
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 12

lƣơng cho từng lao động. Tiến hành cập nhật số lƣợng lao động để tạo tài khoản Ngân
hàng cho từng lao động.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 13

Phần 2: CHU TRÌNH TIỀN LƢƠNG TẠI CÔNG TY TNHH
YUJIN VINA
2.1. Khái quát về chu trình tiền lƣơng
a. Khái niệm về tiền lƣơng
Có nhiều cách hiểu về tiền lƣơng, xét trên góc độ ngƣời lao động thì tiền lƣơng
có thể là thu nhập của ngƣời lao động. Xét trên góc độ ngƣời sử dụng lao động thì tiền
lƣơng là chi phí của ngƣời sử dụng lao động. Xét trên góc độ thị trƣờng, tiền lƣơng là
giá cả hàng hoá sức lao dộng. Trong quy trình tiền lƣơng, tiền lƣơng sẽ đƣợc hiểu là
các khoản thu nhập mang tính thƣờng xuyên mà nhân viên của công ty đƣợc hƣởng từ
công ty.
Tiền lƣơng là yếu tố quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong
công ty. Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lƣơng nhƣ sau: kích thích lao
động, giám sát lao động, điều hoà lao động.
b. Các chức năng cơ bản, mục tiêu của chu trình tiền lƣơng
Định nghĩa chu trình tiền lƣơng
Quy trình tiền lƣơng đƣợc ghi nhận từ thời gian làm việc của ngƣời lao động khi
quét thẻ và ghi nhận trong Bảng chấm công cho đến khi việc thanh toán lƣơng đƣợc
thực hiện và ghi nhận một cách chính xác vào hệ thống kế toán.
Các chức năng cơ bản
- Xác định mức lƣơng
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Trả lƣơng
- Ghi nhận và báo cáo

Mục tiêu của quy trình
- Mục tiêu chức năng xác định mức lƣơng: Xác định mức lƣơng phù hợp với
quy định của pháp luật, chính sách của công ty và phù hợp với năng lực, chức
vụ cho từng nhân viên.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 14

- Mục tiêu chức năng chấm công: Chấm đúng, chấm đủ
- Mục tiêu chức năng tính lƣơng: Tiền lƣơng của từng nhân viên đƣợc tính toán
một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời.
 Nhân sự của công ty luôn đƣợc cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và
kịp thời.
 Sức lao động của từng nhân viên luôn đƣợc đánh giá theo quy định về
chấm công của công ty.
 Tiền lƣơng công ty đƣợc tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời trên
cơ sở chấm công.
- Mục tiêu chức năng thanh toán lƣơng: Tiền lƣơng của nhân viên toàn công ty
luôn đƣợc chi trả đầy đủ, chính xác từng ngƣời, chính xác số lƣợng và kịp
thời.
- Mục tiêu chức năng ghi nhận và báo cáo: Ghi nhận và báo cáo một cách đúng,
đủ, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng và dễ hiểu về tất cả các chức năng của công ty
quy định.
2.2.Các chính sách liên quan đến tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
a. Chính sách tính lƣơng
 Lực lƣợng lao động bao gồm: nhân viên văn phòng, công nhân phân xƣởng
 Công ty ký hợp đồng lao động với nhân viên làm công việc ổn định, lâu dài sau
thời gian thử việc là 2 tháng. Trong thời gian thử việc công nhân viên đƣợc trả
75% lƣơng chính thức.
 Theo quy định của công ty, thời gian làm việc hàng ngày là 8 tiếng, cụ thể nhƣ
sau:

- Buổi sáng bắt đầu từ 7h30 đến 11h30
- Buổi chiều bắt đầu từ 12h30 đến 16h30
 Công nhân làm việc quá 16h30 đƣợc tính vào thời gian tăng ca. Thời gian tăng
ca chỉ đƣợc tính khi có sự yêu cầu làm thêm của tổ trƣởng (trƣởng
phong) và yêu cầu tính thêm giờ cần có sự phê duyệt của trƣởng phòng.
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 15

- Khi công nhân về sớm hay ra cổng phải điền đầy đủ thông tin vào giấy ra
cổng, có xác nhận của tổ trƣởng (trƣởng phòng), công nhân ra cổng chuyển
giấy ra cổng cho bảo vệ.
- Công nhân nghỉ có lý do chính đáng (ốm đau, bố mẹ mất,…) phải thông báo
trƣớc 3 ngày trừ trƣờng hợp đột xuất phải nêu rõ lý do. Nếu công nhân tự ý nghỉ
phép, trong giới hạn 3 ngày tùy theo mức độ nghiêm trọng thì tổ trƣởng đánh
giá tính chuyên cần và nếu nghỉ quá 3 ngày thì mỗi ngày trừ 2% lƣơng.
 Quy định về chính sách chuyên cần đối với nhân viên trong công ty:
Bảng2.1: Chính sách chuyên cần

Thời gian công tác
Công tháng
Trên 4 năm
Dƣới 4 năm và thử việc
Đủ công
4 công chuyên cần
2 công chuyên cần
Nghỉ một ngày
2 công chuyên cần
1.5 công chuyên cần
(1 công chuyên cần = 1 ngày lƣơng)

 Trƣởng của mỗi bộ phận sẽ là ngƣời phê duyệt số giờ làm cho
nhân viên của họ trên bảng chấm công. Vào cuối mỗi tháng, công ty sẽ tổng
hợp bảng chấm công để hoàn thành bảng thanh toán tiền lƣơng trình cho Kế
toán trƣởng và Giám đốc ký duyệt.
 Nhân viên văn phòng và công nhân phân xƣởng đƣợc trả lƣơng 1 lần trong một
tháng (vào ngày 05 của mỗi tháng).
 Công ty trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, những khoản phụ cấp và những thu nhập
khác theo lƣơng đƣợc quy định phù hợp với quy định của pháp luật và chính
sách nội bộ của công ty.
Cơ sở tính lương
 Công thức tính lƣơng:






)+ Phụ cấp – Các khoản giảm trừ lương
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 16

 Trên tổng số lƣơng trả cho ngƣời lao động, công ty sẽ giữ lại một phần của bảo
hiểm y tế (1,5%) và bảo hiểm xã hội (8%), bảo hiểm thất nghiệp (1%) từ ngƣời
lao động.
 Công ty sẽ chịu 18% bảo hiểm xã hội và 3% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất
nghiệp, 2% kinh phí công đoàn trên mức lƣơng cơ bản.
 Máy quẹt thẻ ghi lại số ngày và thời gian làm việc của ngƣời lao động ở văn
phòng và nhà máy (bảng chấm công do tổ trƣởng và các bộ phận có liên quan
ghi nhận).
 Lƣơng của ngƣời lao động đƣợc theo dõi và tính toán dựa trên số giờ làm việc

trên bảng chấm công khi đã đối chiếu dữ liệu từ máy quẹt thẻ.
 Các trƣờng hợp sau sẽ không đƣợc tính lƣơng
- Quẹt đúng 1 lần trong ngày (có quẹt thẻ vào mà không quẹt thẻ ra hoặc
ngƣợc lại).
- Trƣờng hợp quên thẻ, phải báo với cấp trên có trách nhiệm liên quan, nếu
không sẽ không đƣợc tính vào thời gian làm việc chính thức.
- Nhân viên có quyền lợi quẹt thẻ ra hoặc vào trong một số trƣờng hợp đặc biệt
có phê duyệt của cấp trên. Ngoài ra, thời gian vệ sinh cho mỗi cá nhân là 3 –
5 phút/lần. Giờ ra và vào ăn trƣa 1 tiếng/ngƣời/ngày.
 Nhân sự tiền lƣơng tính tiền lƣơng, các khoản trích theo lƣơng và thuế thu nhập
cá nhân trên excel theo luật lao động của Việt Nam và chính sách lƣơng của
công ty.
 Kế toán thanh toán chịu trách nhiệm lập Ủy nhiệm chi gửi lên ngân hàng yêu
cầu thanh toán lƣơng qua tài khoản ngân hàng cho từng nhân viên.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B
Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 17

3. Thực trạng chu trình tiền lƣơng tại Công ty TNHH Yujin Vina
Chu trình tiền lƣơng tại công ty gồm 3 hoạt động cơ bản:
- Chấm công
- Tính lƣơng
- Thanh toán lƣơng và ghi nhận, báo cáo

Sơ đồ 2.1: Quy trình tiền lƣơng
NHÂN VIÊN
CÁC BỘ PHẬN
BP NHÂN SỰ TIỀN
LƢƠNG
PB KẾ TOÁN

BAN GIÁM ĐỐC






Đi làm
Chấm công
hàng ngày
Tập hợp bảng
chấm công và các
chứng từ liên quan
Tính lƣơng, in
phiếu lƣơng
Ký xác nhận
bảng chấm công
Phê duyệt
UNC
Phiếu lƣơng
Ký nhận
Lập bảng
Thanh toán
lƣơng
Phê duyệt
bảng thanh
toán lƣơng
Lập UNC
Thanh toán,
Hạch toán lƣơng

Kế toán trƣởng
phê duyệt bảng
TT lƣơng
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 18

a. Quy trình chấm công
Sơ đồ 2.2: Lƣu dồ quy trình chấm công
CÁC BỘ PHẬN
BỘ PHẬN NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG



Hàng ngày, ngƣời lao động quét thẻ vào và ra công ty. Tổ trƣởng các bộ phận ghi
nhận giờ lao động, ăn trƣa, tăng ca của công nhân vào bảng chấm công, đồng thời theo

Lập bảng
chấm công
Bảng chấm
công
Ký xác
nhận
Nhập dữ liệu
vào Excel và
tổng hợp
Bảng chấm công
đã phê duyệt
Bảng chấm
công

Tập
tin
BCC
Bảng chấm công
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 19

dõi những thông tin bất thƣờng trong tổ của mình nhƣ công nhân nghỉ trong ngày, công
nhân về sớm, công nhân đến muộn… Sau đó cuối ngày, tổ trƣởng gửi bảng chấm công có
xác nhận cho phòng nhân sự nhập liệu và sáng ngày hôm sau nhận lại để theo dõi.
Cuối tháng, nhân viên nhân sự tiền lƣơng có trách nhiệm tổng hợp thời gian lao
động của tất cả công nhân viên trên bảng chấm công (số công, thời gian làm thêm, công
chuyên cần…). Sau khi tổng hợp, đối chiếu với dữ liệu từ máy quét thẻ, bảng chấm công
đƣợc in ra giao cho trƣởng các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, kế toán, kho,…) xác nhận.
b. Quy trình tính lƣơng
Sơ đồ 2.3: Lƣu đồ quy trình tính lƣơng
BP NHÂN SỰ TIỀN LƢƠNG
KẾ TOÁN TRƢỞNG
GIÁM ĐỐC


KT thanh toán
Bảng chấm công
Nhập liệu và
lập bảng
thanh toán
lƣơng
Bảng TT
lƣơng

Tập
tin
Bảng
TT
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng
Xét
duyệt
Bảng TT
lƣơng
Các bộ phận
KT tổng
hợp
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 20

Sau khi nhận đƣợc bảng chấm công đã đƣợc xác nhận từ trƣởng các bộ phận, nhân
viên nhân sự tiền lƣơng căn cứ trên bảng chấm công, danh sách thay đổi bậc lƣơng công
nhân của các tổ, danh sách cán bộ công nhân viên nghỉ chế độ trong tháng, danh sách
công nhân nghỉ việc để tính lƣơng, tính bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, thuế thu nhập cá
nhân.
Việc tính lƣơng đƣợc thực hiện trên phần mềm excel. Sau đó in ra phiếu lƣơng
phát cho toàn thể nhân viên để ký xác nhận, khiếu nại nếu có sai sót trƣớc khi lập bảng
thanh toán lƣơng. Bảng thanh toán lƣơng đƣợc lập thành 2 liên gửi cho Kế toán trƣởng và
Giám đốc ký duyệt. Sau đó một liên đƣợc gửi cho kế toán tổng hợp, liên còn lại gửi cho
kế toán thanh toán.
c. Quy trình thanh toán và hạch toán lƣơng

Sơ đồ 2.4: Lƣu đồ thanh toán lƣơng
KẾ TOÁN THANH TOÁN
GIÁM ĐỐC


A
Phòng nhân sự tiền
lƣơng
Bảng Thanh
toán lƣơng
Lập UNC
Ngân hàng
GBN
Ghi
sổ
Sổ kế
toán

Bảng TT
lƣơng
UNC
A
GBN
UNC
Xét duyệt
Bảng TT
lƣơng
Ngân hàng
Bảng TT
lƣơng

UNC đã
xét duyệt
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 21

Sau khi nhận đƣợc bảng thanh toán lƣơng từ phòng nhân sự tiền lƣơng. Kế toán
thanh toán lập Ủy nhiệm chi (2 liên) để đề nghị thanh toán lƣơng kèm với Bảng thanh
toán lƣơng đã đƣợc ký duyệt trƣớc đó. Bộ chứng từ đƣợc đƣa cho Ban giám đốc ký duyệt.
Sau đó kế toán thanh toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán. Sau
khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán thanh toán .
Sơ đồ 2.5: Lƣu đồ hạch toán lƣơng














Kế toán tổng hợp căn cứ vào bảng thanh toán tiền lƣơng đã đƣợc ký duyệt tiến hành
lập bút toán và định khoản chi phí lƣơng, các khoản trích theo lƣơng vào số cái trong
kỳ. Nhận đƣợc GBN kế toán thanh toán để tiến hành hạch toán số lƣơng thực tế chi trả
trong kỳ.

BP nhân sự tiền lƣơng
Bảng TT
lƣơng
Ghi sổ
Bảng TT
lƣơng
Sổ kế
toán
GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 22

Định kỳ, Kế toán tổng hợp so sánh giữa Quỹ lƣơng kế hoạch với chi phí lƣơng thực
tế, nếu có chênh lệch lớn phải báo lại cho Kế toán trƣởng để có biện pháp xử lý kịp thời.
5. Hệ thống chứng từ áp dụng trong quy trình
a. Bảng chấm công: Do tổ trƣởng, trƣởng phòng lập (2 liên)
Phƣơng pháp ghi nhận: Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm
công hàng tháng.
Tên cột
Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột C
Ghi ngạch bậc lƣơng hoặc cấp bậc chức vụ của từng ngƣời.
Cột 1->31
Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.

Cột 32
Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian của từng ngƣời trong tháng.

Cột 33
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng 100% lƣơng của từng
ngƣời trong tháng.
Cột 34
Ghi tổng số công nghỉ việc và ngừng việc hƣởng các loại % lƣơng của từng
ngƣời trong tháng.
Cột 35
Ghi tổng số công nghỉ hƣởng bảo hiểm xã hội của từng ngƣời trong tháng.


Bảng chấm công gồm 3 chữ ký:
 Ngƣời chấm công : Ký để xác nhận việc chấm công
 Phụ trách bộ phận: Ký để kiểm tra việc chấm công là đúng, đủ theo quy định
 Ngƣời duyệt: Phê duyệt việc chấm công
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền lƣơng.

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 23

Hình 2.1: Mẫu bảng chấm công
Đơn vi:………
Bộ phận:……….

BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng….năm….

STT
Họ và
tên
ngạch
bậc
lƣơng
hoặc
cấp bậc
chức
vụ
Ngày trong tháng
Quy ra công
1
2
3
…
31
Số
công
hƣởng
lƣơng
sản
phẩm
Số
công
hƣởng
lƣơng
thời
gian
Số

công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hƣơng
100%
lƣơng
Số
công
nghỉ
việc,
ngừng
việc
hƣơng
…%
lƣơng
Số
công
hƣơng
BHXH
A
B
C
1
2
3
…
31
32

33
34
35
36













Cộng











Ngày….tháng…năm

Ngƣời chấm công
(Ký, họ tên)

Phụ trách bộ phận
(Ký, họ tên)

Ngƣời duyệt
(Ký, họ tên)

- Lƣơng sản phẩm:
SP
- Nghỉ phép:
P
- Lƣơng thời gian:
+
- Hội nghị, học tập:
H
- Ốm, điều dƣỡng:
Ô
- Nghỉ bù:
NB
- Con ốm:
Cô
- Nghỉ không lƣơng:
KL
- Thai sản:
TS
Ngừng việc:
N
- Tai nạn:

T
- Lao động nghĩa vụ:
LĐ

GV: Trần Thị Thu Hằng Lớp K11405B

Kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương tại Cty TNHH Yujin Vina Trang 24

b. Bảng chấm công làm thêm giờ: Do bộ tổ trƣởng hay trƣởng phòng lập
Phƣơng pháp ghi nhận
Mỗi bộ phận (phòng, ban, tổ, nhóm ) có phát sinh làm thêm ngoài giờ làm việc
theo quy định thì phải lập bảng chấm công làm thêm giờ.
Tên cột
Nội dung
Cột A, B
Ghi số thứ tự, họ và tên từng ngƣời trong bộ phận công tác.
Cột 1->31
Ghi số giờ làm thêm của các ngày (Từ giờ đến giờ ) từ ngày 01 đến ngày
cuối cùng của tháng.
Cột 32
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày thƣờng trong tháng
Cột 33
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật
Cột 34
Ghi tổng số giờ làm thêm vào các ngày lễ, tết
Cột 35
Ghi tổng số giờ làm thêm vào buổi tối (tính theo quy định của pháp luật)
không thuộc ca làm việc của ngƣời lao động.

Gồm 3 chữ ký:

 Đại diện của bộ phận có ngƣời làm thêm: xác nhận việc làm thêm giờ của nhân
viên.
 Ngƣời chấm công: xác nhận việc chấm công làm thêm giờ.
 Ngƣời duyệt: phê duyệt việc chấm công làm thêm giờ.
Số liên: 2 liên
 Liên 1 chuyển cho đại diện các bộ phận để xác nhận, phê duyệt.
 Liên 2 chuyển cho bộ phận nhân sự tiền lƣơng để làm cơ sở lập Bảng thanh toán
tiền làm thêm giờ.