Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Xăng dầu khu vực II trách nhiệm hữu hạn một thành viên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH







V
ƯƠNG HỮU KHÁNH



HOÀN THI
ỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II
TNHH M
ỘT THÀNH VIÊN




LU
ẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ





TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH






V
ƯƠNG HỮU KHÁNH


HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU KHU VỰC II
TNHH MỘT THÀNH VIÊN

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN
MÃ SỐ: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ


NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
PGS. TS. MAI THỊ HOÀNG MINH


TP. HỒ CHÍ MINH - NĂM 2012

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam ñoan luận văn "Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
xăng dầu khu vực II TNHH Một Thành Viên" là do chính tôi tự nghiên cứu và hoàn
thành dưới sự hướng dẫn của người hướng dẫn khoa học. Các số liệu thu thập và kết
quả khảo sát trong ñề tài này là trung thực, ñề tài này không trùng với bất kỳ ñề tài
nghiên cứu khoa học nào.

TP. Hồ Chí Minh, ngày 30 tháng 03 năm 2012
Học viên thực hiện




















LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ
Chí Minh ñã truyền ñạt cho tôi những kiến thức quý giá trong thời gian tôi học tại
trường. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành ñến cô PGS.TS Mai Thị
Hoàng Minh ñã nhiệt tình trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thành bài luận văn này. Tôi
cũng xin cảm ơn các quý ñồng nghiệp trong công ty, các quý bạn bè ñã giúp tôi rất
nhiều trong việc thu thập số liệu khảo sát cho bài làm luận văn của tôi. Xin cảm ơn
lãnh ñạo phòng kế toán tài chính công ty ñã tạo ñiều kiện thuận lợi ñể tôi hoàn
thành luận văn này.


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 1
CHƯƠNG 1 3
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 3
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.1. Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ 3
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7
1.2. Sự hữu hiệu và lợi ích của một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 20
1.2.1. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ 20
1.2.2. Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh 22
1.3. Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 23
1.4. Vai trò và trách nhiệm của các ñối tượng có liên quan ñến hệ thống kiểm soát
nội bộ 24
1.4.1. Hội ñồng quản trị 24
1.4.2. Ban giám ñốc 24
1.4.3. Kiểm toán nội bộ 25
1.4.4. Nhân viên 25
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 27
CHƯƠNG 2 28

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CTY XĂNG DẦU
KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN 28
2.1. Sự phát triển của công ty xăng dầu khu vực II 28
2.1.1. Lịch sử ra ñời và phát triển của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một
Thành Viên 28
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quy mô hoạt ñộng của công ty 29
2.1.3. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới 29
2.2. Cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty 33
2.3. Đặc ñiểm hoạt ñộng của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên 34
2.4. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II
TNHH Một Thành Viên 37
2.4.1. Mục ñích và phương pháp khảo sát : 37

2.4.2. Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn ñến rủi ro trong hoạt ñộng
của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên. 38
2.4.3. Những ưu ñiểm và tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ trong hoạt ñộng
của Công ty Xăng Dầu Khu Vực II TNHH Một Thành Viên hiện nay 42
2.4.4. Đánh giá các tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ ñối với hoạt ñộng của
Công ty Xăng Dầu Khu Vực II 56
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 62
CHƯƠNG 3 63
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CTY
XĂNG DẦU KHU VỰC II TNHH MỘT THÀNH VIÊN 63
3.1. Mục tiêu, phương hướng của các giải pháp 63
3.1.1. Mục tiêu của các giải pháp 63
3.1.2. Phương hướng xây dựng các giải pháp 63
3.2. Các giải pháp cụ thể 63
3.2.1. Giải pháp về môi trường kiểm soát 63
3.2.2. Giải pháp về phân tích và ñánh giá rủi ro 68

3.2.3. Giải pháp về hoạt ñộng kiểm soát 76
3.2.4. Giải pháp về thông tin và truyền thông 81
3.2.5. Giải pháp về giám sát 83
3.3. Các kiến nghị khác 85
3.4 Đánh giá sự phù hợp của các giải pháp với các tiêu chuẩn của COSO 86
3.5. Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp theo của ñề tài 86
3.5.1. Hạn chế của ñề tài 86
3.5.2. Hướng nghiên cứu tiếp theo của ñề tài 86
KẾT LUẬN CHƯƠNG III 88
KẾT LUẬN 89
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC 01 PL 1
PHỤ LỤC 02 PL 13




DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT

1. COSO : Committee of Sponsoring Organizations
2. TNHH : Trách nhiệm hữu hạn
3. MTV : Một thành viên




DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

Bảng 1.1- Bảng so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004 4
Bảng 2.1 : Danh sách các doanh nghiệp nhập khẩu xăng dầu 30

Bảng 2.2. Sự thay ñổi các ñầu mối nhập khẩu xăng dầu từ 1975 ñến nay 31
Sơ ñồ 2.2 - Cơ cấu tổ chức của công ty 33
Sơ ñồ 3.2: Mô hình bảng ñiểm cân bằng 71



1


LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của ñề tài:
Trước ñây, lĩnh vực kinh doanh xăng dầu là lĩnh vực kinh doanh ñộc quyền của
nhà nước. Tuy nhiên, theo xu hướng hội nhập của nền kinh tế thế giới, thế ñộc
quyền trong kinh doanh xăng dầu dần ñược xóa bỏ và chuyển sang hoạt ñộng theo
cơ chế thị trường, trong ñó có sự cạnh tranh gay gắt giữa các ñối thủ trong cùng lĩnh
vực kinh doanh này.
Các lãnh ñạo cấp cao của công ty muốn quản lý ñể công ty có thể hoạt ñộng hiệu
quả nhất thì phải cần ñến sự hỗ trợ của hệ thống kiểm soát nội bộ. Một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp ích rất nhiều trong việc kiểm soát quản lý và phát
triển kinh doanh của công ty. Do ñó, các công ty không ngừng hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ của mình nhằm ñạt ñược mục tiêu ñã ñề ra, quản trị rủi ro có hiệu quả.
Mặc dù ñã ñược thành lập từ lâu, nhưng do xuất phát ñiểm là một doanh nghiệp
nhà nước, hoạt ñộng dưới sự bao cấp từ phía nhà nước nên Công ty xăng dầu khu
vực II TNHH MTV không tránh khỏi những rủi ro khi tham gia vào cơ chế thị
trường có nhiều sự cạnh tranh và cạm bẫy. Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty
trước ñây ñã bị lạc hậu, chưa ñược hoàn thiện. Trong bối cảnh nền kinh tế như trên,
việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm quản trị rủi ro, ñảm bảo ñạt ñược
mục tiêu ñề ra của công ty là rất cần thiết. Vì vậy việc chọn ñề tài "Hoàn thiện hệ
thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên" của

tác giả là khách quan và cần thiết trong thời ñiểm hiện tại.
2. Mục ñích nghiên cứu:
Thông qua ñề tài, tác giả muốn làm rõ cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ. Trên cơ
sở ñó, tìm hiểu thực trạng, ñánh giá và ñưa ra các giải pháp ñể hoàn thiện hệ thống
kiểm soát nội bộ tại công ty xăng dầu khu vực II TNHH MTV.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Tác giả tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty xăng dầu khu
vực II TNHH Một thành viên theo khuôn mẫu của báo cáo COSO 1992.


2


4. Phương pháp nghiên cứu:
Luận văn ñược nghiên cứu dựa trên phương pháp duy vật biện chứng ñể hệ thống
hóa cơ sở lý luận và thực trạng khảo sát tại Công ty xăng dầu khu vực II TNHH
MTV, từ ñó ñưa ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty.
5. Kết cấu của luận văn:
Lời mở ñầu.
Chương I: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ
Chương II: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty xăng dầu khu vực
II TNHH Một thành viên
Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công
ty xăng dầu khu vực II TNHH Một thành viên
Kết luận.
Tài liệu tham khảo.
Phụ lục.

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Lịch sử phát triển về hệ thống kiểm soát nội bộ
Khái niệm về kiểm soát nội bộ ñã hình thành và phát triển dần trở thành một
hệ thống lý luận về vấn ñề kiểm soát trong tổ chức, ñặc biệt có liên quan ñến vấn ñề
quản trị doanh nghiệp. Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ ñã
dẫn ñến các ñịnh nghĩa khác nhau từ ñơn giản ñến phức tạp về hệ thống này. Đến
nay, ñịnh nghĩa này ñược chấp nhận khá rộng rãi là :
"Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội ñồng quản trị, các
nhân viên của ñơn vị chi phối, nó ñược thiết lập ñể cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý
nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới ñây :

- Báo cáo tài chính ñáng tin cậy.
- Các luật lệ và quy ñịnh ñược tuân thủ.
- Hoạt ñộng hữu hiệu và hiệu quả.”
Định nghĩa trên ñược ñưa ra bởi COSO
1
trong báo cáo của COSO có tựa ñề
là "Kiểm soát nội bộ: Khuôn khổ hợp nhất" ñược công bố lần ñầu tiên vào năm
1992.
Đến năm 2004, sau quá trình xây dựng, hoàn chỉnh lý luận về kiểm soát nội
bộ, COSO ñã phát triển Báo cáo kiểm soát nội bộ năm 1992 thành Báo cáo quản trị
rủi ro doanh nghiệp. Theo ñó, quản trị rủi ro doanh nghiệp ñược COSO ñịnh nghĩa
như sau: "Quản trị rủi ro doanh nghiệp là một quá trình, chịu sự chi phối của Ban
Giám Đốc, nhà quản lý và các nhân viên của doanh nghiệp, ñược áp dụng trong việc
thiết lập các chiến lược liên quan ñến toàn doanh nghiệp và áp dụng cho các cấp ñộ

1
COSO (Committee of Sponsoring Organization) là một Ủy Ban thuộc Hội ñồng quốc gia Hoa Kỳ về việc
chống gian lận về báo cáo tài chính (National Commission on Financial reporting, hay còn ñược gọi là
Treadway Commission). COSO ñược thành lập nhằm nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, cụ thể là nhằm thống
nhất ñịnh nghĩa về kiểm soát nội bộ ñể phục vụ cho nhu cầu của các ñối tượng khác nhau và ñưa ra các bộ
phận cấu thành ñể giúp các ñơn vị có thể xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu. (trích từ nguồn:
Kiểm soát nội bộ, Trường Đại Học Kinh Tế TP. HCM - Khoa Kế toán kiểm toán - Bộ môn Kiểm toán, Nhà
xuất bản Phương Đông - 2010)


4


trong doanh nghiệp, ñược thiết kế ñể nhận dạng các sự kiện tiềm tàng có thể ảnh
hưởng ñến doanh nghiệp và quản trị rủi ro trong phạm vi chấp nhận ñược của rủi ro

nhằm cung cấp một sự ñảm bảo hợp lý hướng ñến việc ñạt ñược các mục tiêu của
doanh nghiệp".
Bảng 1.1- Bảng so sánh báo cáo COSO 1992 và COSO 2004

COSO 1992 COSO 2004
Tên gọi Internal Control -
Intergrated Framework
(Kiểm soát nội bộ)
Enterprise Risk Management -
Intergrated Framework
(Quản trị rủi ro doanh nghiệp)
Định
nghĩa
- Là một quá trình, chịu sự
chi phối của Ban Giám Đốc,
nhà quản lý và các nhân
viên của doanh nghiệp.
- Là một quá trình, chịu sự chi phối
của Ban Giám Đốc, nhà quản lý và
các nhân viên của doanh nghiệp.
- Được thiết kế ñể cung cấp
một sự ñảm bảo hợp lý.
- Có thể cung cấp một sự ñảm bảo
hợp lý cho các nhà quản lý doanh
nghiệp và Ban Giám Đốc.
- Là phương tiện nhằm ñạt
ñược các mục tiêu sau:
+ Sự hữu hiệu và hiệu quả
của hoạt ñộng.
+ Sự tin cậy của báo cáo tài

chính.
+ Sự tuân thủ các luật lệ và
quy ñịnh hiện hành.
- Tác ñộng trong việc thiết lập mục
tiêu.
- Tác ñộng xuyên suốt doanh
nghiệp ở mỗi mức ñộ và mỗi bộ
phận, và bao gồm cả việc xem xét
mức ñộ rủi ro của một danh mục
ñầu tư.


5


- Nhận dạng các sự kiện tiềm tàng
mà nếu nó xảy ra sẽ ảnh hưởng ñến
doanh nghiệp và quản lý rủi ro
trong khả năng rủi ro của nó.
- Hướng ñến những mục tiêu không
những trong một hoặc nhiều bộ
phận mà còn trong những bộ phận
chồng chéo lên nhau.
Các
nhân tố
cấu
thành
1. Môi trường kiểm soát 1. Môi trường kiểm soát
2. Thiết lập mục tiêu
3. Nhận dạng các sự kiện

2. Đánh giá rủi ro 4. Đánh giá rủi ro
5. Đối phó với rủi ro
3. Hoạt ñộng kiểm soát 6. Hoạt ñộng kiểm soát
4. Giám sát 7. Thông tin và truyền thông
5. Thông tin và truyền thông

8. Giám sát

Như vậy kiểm soát nội bộ ñược hiểu là :
1.1.1.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình
Các hoạt ñộng của ñơn vị ñược thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch,
thực hiện và giám sát. Để ñạt ñược mục tiêu mong muốn, ñơn vị cần kiểm soát các
hoạt ñộng của mình, kiểm soát nội bộ chính là quá trình này. Kiểm soát nội bộ
không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt ñộng hiện diện
trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt ñộng của tổ chức và là một nội dung cơ bản
trong các hoạt ñộng của tổ chức. Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu khi nó là một bộ
phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt ñộng của tổ chức.


6


1.1.1.2. Kiểm soát nội bộ do con người thiết kế và vận hành
Đó là Hội ñồng quản trị, Ban giám ñốc, nhà quản lý và các nhân viên trong
ñơn vị. Kiểm soát nội bộ là một công cụ ñược nhà quản lý sử dụng chứ không thay
thế ñược cho nhà quản lý. Nói cách khác, nó ñược thực hiện bởi những con người
trong tổ chức, bởi suy nghĩ và hành ñộng của họ. Chính họ sẽ vạch ra mục tiêu, ñưa
ra biện pháp kiểm soát và vận hành chúng.
Tuy nhiên, không phải lúc nào con người cũng hiểu rõ, trao ñổi và hành
ñộng một cách nhất quán. Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến

thức, kinh nghiệm và nhu cầu khác nhau. Một hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể
hữu hiệu khi từng thành viên trong tổ chức hiểu rõ về trách nhiệm và quyền hạn của
mình, chúng cần ñược giới hạn ở một mức ñộ nhất ñịnh. Do vậy, ñể kiểm soát nội
bộ hữu hiệu cần phải xác ñịnh mối liên hệ, nhiệm vụ và cách thức thực hiện chúng
của từng thành viên ñể ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức.
1.1.1.3. Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý
Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý cho các nhà quản
lý trong việc ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức chứ không thể ñảm bảo tuyệt ñối.
Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng trong quá trình xây dựng và vận
hành hệ thống kiểm soát nội bộ, ñó là do những sai lầm của con người khi ñưa ra
các quyết ñịnh, sự thông ñồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý có
thể vượt khỏi kiểm soát nội bộ Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là
chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích ñược mong ñợi từ quá
trình kiểm soát ñó. Tất cả các ñiều ñó dẫn ñến, trong mọi tổ chức, dù có thể ñã ñầu
tư rất nhiều cho việc thiết kế và vận hành hệ thống nhưng vẫn không thể có hệ
thống kiểm soát nội bộ hoàn hảo.
1.1.1.4. Các mục tiêu
Mỗi ñơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần ñạt ñược ñể từ ñó xác
ñịnh các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn ñơn vị, hay
mục tiêu cụ thể cho từng hoạt ñộng, từng bộ phận trong ñơn vị. Có thể chia các mục
tiêu kiểm soát ñơn vị cần thiết lập thành ba nhóm:


7


- Nhóm mục tiêu về hoạt ñộng: nhấn mạnh ñến sự hữu hiệu và hiệu quả của
việc sử dụng các nguồn lực.
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh ñến tính trung thực và
ñáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp.

- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh ñến việc tuân thủ pháp luật và
các quy ñịnh.
Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một
mục tiêu riêng lẻ có thể ñược xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu
nêu trên. Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện
khác nhau.
Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự ñảm bảo hợp lý
ñạt ñược các mục tiêu liên quan như tính ñáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân
thủ pháp luật và các quy ñịnh. Để ñạt ñược các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các
chuẩn mực ñã ñược thiết lập. Kết quả ñạt ñược phụ thuộc vào môi trường kiểm soát,
cách thức ñánh giá rủi ro, các hoạt ñộng kiểm soát của ñơn vị, hệ thống thông tin và
truyền thông và vấn ñề giám sát.
Riêng mục tiêu hoạt ñộng, thí dụ như thu nhập trên vốn ñầu tư, thị phần hay
sản phẩm mới, không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của ñơn
vị. Kiểm soát nội bộ không thể ngăn ngừa các quyết ñịnh sai lầm hay các sự kiện
bên ngoài có thể làm ñơn vị không ñạt ñược các mục tiêu ñề ra. Với các mục tiêu
này, kiểm soát nội bộ chỉ cung cấp sự bảo ñảm hợp lý rằng các nhà quản lý với vai
trò giám sát, với hành ñộng kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể ñạt ñược các mục tiêu.
1.1.2. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Trong quá trình soạn thảo báo cáo COSO 1992, Ban soạn thảo ñã cân nhắc
và xem xét ý kiến ñóng góp từ nhiều nguồn khác nhau ñể ñưa ra năm bộ phận cấu
thành cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ trong báo cáo. Do ñó, dù có sự khác
biệt ñáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các ñơn vị như quy mô, tính
chất hoạt ñộng, mục tiêu nhưng bất kỳ hệ thống kiểm soát nội bộ nào cũng phải
bao gồm năm bộ phận cơ bản. Đó là:


8

. Môi trường kiểm soát.
. Đánh giá rủi ro.
. Hoạt ñộng kiểm soát.
. Thông tin và truyền thông.
. Giám sát.
1.1.2.1. Môi trường kiểm soát:
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một ñơn vị, nó chi phối ý
thức kiểm soát của mọi thành viên trong ñơn vị và là nền tảng ñối với các bộ phận
khác của kiểm soát nội bộ. Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát là:
- Tính chính trực và giá trị ñạo ñức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ trước tiên phụ thuộc vào tính
chính trực và việc tôn trọng các giá trị ñạo ñức của những người liên quan ñến các
quá trình kiểm soát. Để ñáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cao cấp phải xây
dựng những chuẩn mực về ñạo ñức trong ñơn vị và cư xử ñúng ñắn ñể có thể ngăn
cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu ñạo ñức hoặc phạm pháp. Muốn
vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các
chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy ñịnh ñến mọi thành viên bằng các thể
thức thích hợp.
Một cách khác ñể nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị ñạo
ñức, ñơn vị phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay ñiều kiện có thể dẫn ñến
nhân viên có những hành vi thiếu trung thực. Thí dụ, gian lận trong báo cáo tài
chính có thể xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực hiện các mục tiêu phi
thực tế của nhà quản lý. Những hành ñộng không ñúng cũng có thể phát sinh khi
quyền lợi của nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo về thu nhập (thí dụ các
khoản thưởng sẽ căn cứ theo mức lợi nhuận ñạt ñược)
- Đảm bảo về năng lực.
Là ñảm bảo cho nhân viên có ñược những kỹ năng và hiểu biết cần thiết ñể
thực hiện ñược nhiệm vụ của mình, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụ
ñược giao không hữu hiệu và hiệu quả. Do ñó, nhà quản lý chỉ nên tuyển dụng các

9


nhân viên có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ sẽ ñược giao và phải
giám sát, huấn luyện họ ñầy ñủ và thường xuyên.
- Hội ñồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán.
Nhiều nước trên thế giới yêu cầu các công ty cổ phần có niêm yết ở Thị
trường chứng khoán phải thành lập Ủy ban kiểm toán. Đây là Ủy ban gồm một số
thành viên trong và ngoài Hội ñồng Quản trị nhưng không tham gia vào việc ñiều
hành ñơn vị. Ủy ban kiểm toán có thể có những ñóng góp quan trọng cho việc thực
hiện các mục tiêu của ñơn vị, thông qua việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám
sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự ñộc lập của kiểm toán nội bộ Do có các chức
năng quan trọng trên, nên hoạt ñộng hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán và Hội ñồng
Quản trị có anh hưởng lớn ñến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố ñược xem xét ñể ñánh giá sự hữu hiệu của Hội ñồng Quản trị
hoặc Ủy ban kiểm toán gồm mức ñộ ñộc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành
viên trong Hội ñồng Quản trị hoặc Ủy ban kiểm toán, và mối quan hệ của họ với bộ
phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán ñộc lập.
Ở Việt Nam, luật doanh nghiệp quy ñịnh một số loại hình công ty phải có
Ban kiểm soát trực thuộc Đại hội ñồng cổ ñông và ñóng vai trò tương tự như Ủy
ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách ñiều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý thể hiện qua quan ñiểm và nhận thức của người quản lý;
phong cách ñiều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái ñộ của họ khi ñiều
hành ñơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm ñến việc lập báo cáo tài chính và rất
chú trọng ñến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt
ñộng kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu ñược nhiều lợi nhuận. Một số
nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro Sự khác biệt về triết
lý quản lý và phong các ñiều hành có thể ảnh hưởng lớn ñến môi trường kiểm soát

và tác ñộng ñến việc thực hiện các mục tiêu của ñơn vị.
Triết lý quản lý và phong cách ñiều hành ñược phản ánh trong cách thức
nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản


10


lý trong quá trình ñiều hành thích tiếp xúc và trao ñổi trực tiếp với các nhân viên.
Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích ñiều hành công việc theo một trật tự ñã
ñược xác ñịnh trong cơ cấu tổ chức của ñơn vị
- Cơ cấu tổ chức.
Về thực chất ñây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong ñơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc ñạt ñược các mục tiêu. Một cơ cấu
phù hợp sẽ là cơ sở ñể lập kế hoạch, ñiều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt
ñộng. Ngược lại, khi thiết kế không ñúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục
kiểm soát mất tác dụng. Thí dụ, nếu sắp xếp bộ phận kiểm toán nội bộ trực thuộc
phòng kế toán, chức năng kiểm tra và ñánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ không thể
phát huy ñược tác dụng. Cơ cấu tổ chức ñược mô tả thông qua sơ ñồ tổ chức, trong
ñó phải xác ñịnh ñược các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể
thức báo cáo cho phù hợp. Ngoài ra, cơ cấu cần phù hợp với quy mô và ñặc thù hoạt
ñộng của ñơn vị.
- Cách thức phân ñịnh quyền hạn và trách nhiệm.
Phân ñịnh quyền hạn và trách nhiệm ñược xem là phần mở rộng của cơ cấu
tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các
hoạt ñộng của ñơn vị, giúp cho mội thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể
gì và từng hoạt ñộng của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào ñến người khác trong việc
hoàn thành mục tiêu. Do ñó, khi mô tả công việc, ñơn vị cần phải thể chế hóa bằng
văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ
giữa họ với nhau.

- Chính sách nhân sự.
Là các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn
luyện, bổ nhiệm, ñánh giá, sa thải, ñề bạt, khen thưởng và kỷ luật. Chính sách nhân
sự có ảnh hưởng ñáng kể ñến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc
tác ñộng ñến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như ñảm bảo về năng
lực, tính chính trực và các giá trị ñạo ñức. Thí dụ, một chính sách tuyển dụng dành


11


ưu tiên cho những cá nhân có trình ñộ, kinh nghiệm, chính trực và hạnh kiểm tốt sẽ
là sự ñảm bảo không những về năng lực mà còn về phẩm chất của ñội ngũ nhân viên.
Môi trường kiểm soát ảnh hưởng ñến mọi hoạt ñộng của một doanh nghiệp,
trong ñó có công tác kế toán và ñộ trung thực của báo cáo tài chính. Thí dụ, một
quan ñiểm không ñúng ñắn của Giám ñốc khi báo cáo về lợi nhuận có thể làm mất
ñi tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, hoặc năng lực yếu kém của ñội
ngũ nhân viên kế toán có khả năng dẫn ñến các sai lệch trọng yếu của các báo cáo này.
1.1.2.2. Đánh giá rủi ro:
Đối với mọi hoạt ñộng của một ñơn vị ñều có thể phát sinh những rủi ro và
khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải ñánh giá và phân tích
những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu - kể cả mục tiêu
chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt ñông - của ñơn vị có thể không ñạt ñược và
phải cố gắng kiểm soát ñể tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
Để giới hạn ñược rủi ro ở mức chấp nhận ñược, người quản lý phải dựa trên
mục tiêu ñã ñược xác ñịnh của ñơn vị, nhận dạng và phân tích rủi ro, từ ñó mới có
thể quản trị ñược rủi ro.
- Xác ñịnh mục tiêu của ñơn vị.
Mục tiêu tuy không phải là một bộ phận của kiểm soát nội bộ nhưng việc
xác ñịnh nó là ñiều kiện tiên quyết ñể ñánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở

thành một rủi ro quan trọng ñối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức ñộ tác
ñộng tiêu cực của nó ñến mục tiêu của ñơn vị. Xác ñịnh mục tiêu bao gồm việc ñưa
ra sứ mệnh, hoạch ñịnh các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải ñạt
ñược trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Việc xác ñịnh mục tiêu có thể ñược thực
hiện qua việc ban hành các văn bản hoặc ñơn giản hơn, qua nhận thức và phát biểu
hàng ngày của người quản lý.
- Nhận dạng rủi ro.
Rủi ro có thể tác ñộng ñến tổ chức ở mức ñộ toàn ñơn vị hay chỉ ảnh hưởng
ñến từng hoạt ñộng cụ thể.


12


Ở mức ñộ toàn ñơn vị, các nhân tố có thể làm phát sinh rủi ro ñó là sự ñổi
mới kỹ thuật, nhu cầu của khách hàng thay ñổi, sự cải tiến sản phẩm của các ñối thủ
cạnh tranh, sự thay ñổi trong chính sách của Nhà nước, trình ñộ nhân viên không
ñáp ứng yêu cầu hoặc thay ñổi cán bộ quản lý Trong phạm vi từng hoạt ñộng như
bán hàng, mua hàng, kế toán, rủi ro có thể phát sinh và tác ñộng ñến bản thân
từng hoạt ñộng trước khi gây ảnh hưởng dây chuyền ñến toàn ñơn vị.
Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác
nhau, từ việc sử dụng các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho
ñến việc rà soát thường xuyên các hoạt ñộng. Trong các doanh nghiệp nhỏ, công
việc này có thể tiến hành dưới dạng những cuộc tiếp xúc với khách hàng, ngân
hàng, hoặc các buổi họp giao ban trong nội bộ.
- Phân tích và ñánh giá rủi ro.
Vì rủi ro rất khó ñịnh lượng nên ñây là một công việc khác phức tạp và có
nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và ñánh giá rủi
ro thường bao gồm những bước sau ñây: Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh
hưởng có thể có của nó ñến mục tiêu của ñơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và

những biện pháp có thể sử dụng ñể ñối phó với rủi ro.
Trong lĩnh vực kế toán, có thể kể những rủi ro ñe dọa sự trung thực và hợp
lý của báo cáo tài chính như ghi nhận các tài sản không có thực hoặc là không thuộc
quyền sở hữu của ñơn vị; ñánh giá tài sản và các khoản nợ phải trả không phù hợp
với các chuẩn mực, chế ñộ kế toán; khai báo không ñầy ñủ thu nhập và chi phí;
trình bày những thông tin tài chính không phù hợp với yêu cầu của chuẩn mực và
chế ñộ kế toán,
Các rủi ro trên có thể phát sinh từ trong bản chất hoạt ñộng của ñơn vị hoặc
từ yếu kém của chính hệ thống kiểm soát nội bộ. Vì vậy, việc xem xét các rủi ro này
thường ñược kiểm toán viên quan tâm rất nhiều trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán.


13


1.1.2.3. Hoạt ñộng kiểm soát:
Hoạt ñộng kiểm soát là những chính sách và thủ tục ñể ñảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý ñược thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi
những hành ñộng với mục ñích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà ñơn vị ñang
hay có thể gặp phải. Có nhiều loại hoạt ñộng kiểm soát khác nhau có thể ñược thực
hiện, và dưới ñây là những hoạt ñộng kiểm soát chủ yếu trong ñơn vị:
a. Phân chia trách nhiệm ñầy ñủ:
Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào ñược giải
quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho ñến khi kết thúc. Chẳng hạn,
không thành viên nào ñược kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi
chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
Mục ñích của phân chia trách nhiệm nhằm ñể các nhân viên kiểm soát lẫn
nhau; nếu có các sai sót xảy ra sẽ ñược phát hiện nhanh chóng; ñồng thời giảm cơ
hội cho bất kỳ thành viên nào trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có thể gây ra và
giấu giếm những sai phạm của mình.

Thí dụ như phân chia trách nhiệm ñòi hỏi phải tách biệt giữa các chức năng
sau ñây:
- Chức năng bảo quản tài sản với chức năng kế toán.
Lý do không cho phép nhân viên bảo quản tài sản ñược làm nhiệm vụ lưu
giữ các sổ sách kế toán về tài sản ñó là ñể ngăn chặn hành vi tham ô tài sản. Vì nếu
cho kiêm nhiệm hai chức năng trên có thể tạo rủi ro là nhân viên sẽ tự tiện sử dụng
tài sản ñể phục vụ cho lợi ích các nhân và ñiều chỉnh sổ sách ñể che giấu sai phạm
của mình.
- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản.
Nghĩa là người ñược giao nhiệm vụ phê chuẩn nghiệp vụ không ñược kiêm
bảo quản tài sản vì tạo khả năng thâm lạm tài sản. Thí dụ, nếu cùng một người vừa
phê chuẩn tuyển dụng nhân viên ñồng thời là người phát lương có thể dẫn ñến việc
tuyển dụng khống nhân viên ñể chiếm ñoạt tiền lương của các nhân viên không có
thật này.


14


- Chức năng thực hiện nghiệp vụ với chức năng kế toán.
Nếu từng bộ phận vừa thực hiện nghiệp vụ vừa ghi chép và báo cáo thì họ
sẽ có xu hướng thổi phồng kết quả ñể tăng thành tích của bộ phận hoặc khu vực của
mình. Muốn không cho thông tin bị thiên lệch như trên, quá trình ghi sổ nên giao
cho một bộ phận riêng biệt thực hiện - thường là bộ phận kế toán.
b. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:
Để thông tin ñáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt ñộng kiểm soát
nhằm kiểm tra tính xác thực, ñầy ñủ và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
Khi kiểm soát quá trình xử lý thông tin, cần bảo ñảm rằng (1) Phải kiểm
soát chặt chẽ hệ thống chứng từ, sổ sách; (2) Việc phê chuẩn các loại nghiệp vụ
phải ñúng ñắn, cụ thể là:

Kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách: cần phải chú ý những vấn ñề sau:
- Các chứng từ phải ñược ñánh số liên tục trước khi sử dụng ñể có thể kiểm
soát, tránh thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- Chứng từ cần ñược lập ngay khi nghiệp vụ vừa xảy ra, hoặc càng sớm
càng tốt.
- Cần thiết kế ñơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có thể sử dụng cho nhiều công
dụng khác nhau. Thí dụ, hóa ñơn bán hàng là căn cứ ñể tính tiền khách hàng, ghi
nhận doanh thu vào sổ sách, thống kê hàng bán và tính hoa hồng bán hàng.
- Phải tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ
chỉ ñi qua các bộ phận có liên quan ñến nghiệp vụ, và phải ñược xử lý nhanh chóng
ñể chuyển cho bộ phận tiếp theo.
- Nếu ghi chép thủ công, sổ sách cần phải ñóng chắc chắn, ñánh số trang
liên tục, quy ñịnh nguyên tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát,
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn, ñúng quy
ñịnh và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Phê chuẩn ñúng ñắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt ñộng. Cần ñảm bảo là tất
cả các nghiệp vụ hoặc hoạt ñộng phải ñược phê chuẩn bởi một nhân viên quản lý
trong phạm vi quyền hạn cho phép. Bởi lẽ nếu bất kỳ ai trong ñơn vị cũng ñều có


15


quyền mua sắm hoặc sử dụng tài sản thì sự hỗn loạn tất yếu sẽ xảy ra. Sự phê chuẩn
có thể ñược chia làm hai loại là phê chuẩn chung và phê chuẩn cụ thể.
- Phê chuẩn chung: là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách ñể
áp dụng cho toàn ñơn vị. Thí dụ Ban giám ñốc ban hành bảng giá bán sản phẩm,
dịch vụ, hoặc hạn mức bán chịu cho khách hàng Sau ñó, nhân viên cấp dưới căn
cứ chính sách ñó ñể xét duyệt các nghiệp vụ trong giới hạn mà chính sách cho phép.
- Phê chuẩn cụ thể: là các trưởng hợp mà người quản lý phải xét duyệt từng

nghiệp vụ riêng biệt chứ không thể ñưa ra chính sách chung. Phê chuẩn cụ thể ñược
áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên, thí dụ phê chuẩn việc mua sắm
máy móc thiết bị Phê chuẩn cụ thể cũng ñược áp dụng ñối với những nghiệp vụ
thường xuyên nhưng có số tiền vượt khỏi giới hạn cho phép của chính sách chung,
thí dụ các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn hơn một mức ñã ấn ñịnh nào ñó.
Các cá nhân hoặc bộ phận ñược ủy quyền ñể thực hiện sự phê chuẩn phải có
chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ. Thí dụ như
quyết ñịnh về mua sắm những tài sản có giá trị lớn từ một số tiền nào ñó trở lên
phải do Hội ñồng Quản trị phê chuẩn.
Trong môi trường xử lý dữ liệu bằng phương pháp ñiện tử, việc kiểm soát
quá trình xử lý thông tin ñược chia thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng
với những ñặc ñiểm riêng. Hoạt ñộng kiểm soát chung ñược áp dụng cho tất cả phần
hành trong môi trường tin học. Hoạt ñộng kiểm soát ứng dụng chỉ liên quan ñến
từng phần hành cụ thể, bao gồm hoạt ñộng kiểm soát ñược lập trình sẵn trong máy
tính và hoạt ñộng kiểm soát do con người thực hiện.
c. Kiểm soát vật chất:
Hoạt ñộng này ñược thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những
ấn chỉ ñã ñược ñánh số thứ tự trước nhưng chưa sử dụng; cũng như cần hạn chế sự
tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu
Thí dụ: tài sản có thể ñược kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường
rào, lực lượng bảo vệ và chỉ những người ñược ủy quyền mới ñược phép tiếp cận
với tài sản của ñơn vị.


16


Việc so sánh, ñối chiếu giữa sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế
bắt buộc phải ñược thực hiện ñịnh kỳ. Khi có bất kỳ chênh lệch nào cũng cần phải
ñiều tra và xem xét nguyên nhân, nhờ ñó sẽ phát hiện ñược những yếu kém về các

thủ tục bảo vệ tài sản và sổ sách có liên quan. Nếu không thực hiện công việc này
thì tài sản có thể bị bỏ phế, mất mát hoặc có thể không phát hiện ñược những hành
vi ñánh cắp.
d. Kiểm tra ñộc lập việc thực hiện:
Là việc kiểm tra ñược tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá
nhân (hoặc bộ phận) ñang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu phải kiểm tra ñộc lập xuất
phát từ hệ thống kiểm soát nội bộ thường có khuynh hướng giảm sút tính hữu hiệu
trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Thí dụ nhân viên có thể
quên, hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục, hoặc bất cẩn trong công việc và cần có
người quan sát ñể ñánh giá việc thực hiện công việc của họ. Hơn nữa, ngay cả khi
chất lượng kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy ra những hành vi tham ô hay cố tình
vi phạm, vì thế hoạt ñộng này vẫn rất cần thiết.
Yêu cầu quan trọng ñối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải
ñộc lập với ñối tượng ñược kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt ñộng này sẽ mất ñi nếu
người thực hiện kiểm tra lại là nhân viên cấp dưới của người ñã thực hiện nghiệp
vụ, hoặc không ñộc lập vì bất cứ lý do nào.
e. Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện:
Hoạt ñộng này chính là xem xét lại những việc ñã ñược thực hiện bằng cách
so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự ñoán, kỳ trước, và các dữ liệu khác có
liên quan như những thông tin không có tính chất tài chính; ñồng thời còn xem xét
trong mối liên hệ với tổng thể ñể ñánh giá quá trình thực hiện. Soát xét lại quá trình
thực hiện giúp nhà quản lý biết ñược một cách tổng quát là mọi thành viên có theo
ñuổi mục tiêu của ñơn vị một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không. Nhờ thường
xuyên nghiên cứu về những vấn ñề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà
quản lý có thể thay ñổi kịp thời chiến lược hoặc kế hoạch, hoặc có những ñiều chỉnh


17

thích hợp. Thí dụ, việc tính toán số vòng quay hàng tồn kho và so sánh với kỳ trước
có thể giúp người quản lý sớm phát hiện tình trạng ứ ñọng hàng tồn kho.
1.1.2.4. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là ñiều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong ñơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo ñể cung cấp thông tin về hoạt ñộng chính và sự tuân thủ, bao gồm cả cho
nội bộ và bên ngoài.
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc ñạt ñược
các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin ñược cung cấp thông qua hệ thống
thông tin. Hệ thống thông tin của một ñơn vị có thể ñược xử lý trên máy tính, qua
hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai, miễn là bảo ñảm các yêu cầu chất lượng của
thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiên.
Truyền thông là một phần của hệ thống thông tin nhưng ñược nêu ra ñể
nhấn mạnh vai trò của việc truyền ñạt thông tin. Liên quan ñến vấn ñề này cần chú
ý các khía cạnh sau:
- Mọi thành viên của ñơn vị phải hiểu rõ công việc của mình, tiếp nhận ñầy
ñủ và chính xác các chỉ thị từ cấp trên, hiểu rõ mối quan hệ với các thành viên khác
và sử dụng ñược những phương tiện truyền thông trong ñơn vị. Điều này sẽ ñược
thực hiện nhờ việc tổ chức các kênh thông tin hữu hiệu trong nội bộ.
- Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng, )
cũng phải ñược tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và ñầy ñủ, nhờ ñó ñơn vị
mới có thể có những phản ứng kịp thời. Các thông tin cho bên ngoài (Nhà nước, cổ
ñông ) cũng cần ñược truyền ñạt kịp thời, ñảm bảo ñộ tin cậy và phù hợp với yêu
cầu của pháp luật.
Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan
trọng. Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế ñược biểu hiện dưới dạng các
nghiệp vụ kế toán, ñầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán. Quá trình vận hành của
hệ thống là quá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp.