tổ chức công tác kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thương mại du lịch mía đường cần thơ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (19.44 MB, 106 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH
LÂM THỊ NGỌC QUỲNH
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI
DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 52340301
THÁNG 08-2014
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ KINH DOANH
LÂM THỊ NGỌC QUỲNH
MSSV: C1200318
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN
MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI
DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ
LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Ngành: KẾ TOÁN
Mã số ngành: 52340301
CÁN BỘ HƯỚNG DẪN
LÊ TÍN
THÁNG 08-2014
LỜI CẢM TẠ
---------Trong thời gian học tại Trường Đại Học Cần Thơ em luôn nhận được sự
chỉ bảo tận tình của quý Thầy Cô, đặc biệt là quý Thầy Cô ở Khoa Kinh Tế và
Quản Trị Kinh Doanh đã truyền đạt những bài học về lý thuyết cũng như kỹ
năng để em vận dụng vào thực tiễn sau khi tốt nghiệp. Bên cạnh đó, em đã học
được nhiều bài học thực tiễn sau thời gian gần ba tháng thực tập tại Công ty
TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ. Từ đó, đã giúp cho
em có thể hoàn thành luận văn tốt nghiệp của mình với đề tài “Tổ chức công
tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thương Mại Du Lịch Mía Đường Cần
Thơ”. Đây cũng là những trang bị cần thiết giúp em có thể vững vàng trong
công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của các Thầy Cô Khoa Kinh Tế và
Quản Trị Kinh Doanh – Trường Đại Học Cần Thơ. Đặc biệt, em xin gởi lời
cám ơn đến Thầy Lê Tín đã trực tiếp hướng dẫn, để em có thể hoàn thành đề
tài tốt nghiệp của mình.
Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thương
Mại Du Lịch Mía Đường Cần Thơ. Cám ơn các cô chú, anh chị cán bộ Công
ty, đặc biệt là các anh chị ở Phòng Kế toán đã hỗ trợ và cung cấp những kiến
thức quý báu, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập
tại Công ty.
Tuy nhiên, do còn hạn hẹp về thời gian, kiến thức cũng như về kinh
nghiệm bản thân nên đề tài luận văn khó tránh khỏi những sai sót, khuyết
điểm. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô, Ban lãnh đạo
và các cô chú, anh chị cán bộ trong Công ty.
Cuối cùng em xin kính chúc quý Thầy Cô khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh
Doanh, Thầy Lê Tín, Ban lãnh đạo Công ty, cùng các cô chú, anh chị cán bộ
trong Công ty dồi dào sức khỏe và luôn thành công trong công việc.
Em xin chân thành cám ơn.
Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2014
Sinh viên thực hiện
Lâm Thị Ngọc Quỳnh
i
LỜI CAM ĐOAN
---------Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả
nghiên cứu của tôi và các kết quả nghiên cứu này chưa được dùng cho bất cứ
luận văn cùng cấp nào khác.
Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm …
Sinh viên thực hiện
Lâm Thị Ngọc Quỳnh
ii
NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
.....................................................................................................................
Ngày
tháng
năm
Thủ trưởng đơn vị
iii
MỤC LỤC
Trang
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU .......................................................................... 1
1.1 Đặt vấn đề nghiên cứu ........................................................................ 1
1.2 Muc tiêu nghiên cứu ........................................................................... 1
1.2.1 Mục tiêu chung ........................................................................... 1
1.2.2 Mục tiêu cụ thể ........................................................................... 1
1.3 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 2
1.3.1 Phạm vi về không gian ................................................................ 2
1.3.2 Phạm vi về thời gian.................................................................... 2
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu .................................................................. 2
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...... 3
2.1 Cơ sở lý luận ...................................................................................... 3
2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán ............................................. 3
2.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán ................................................. 3
2.1.3 Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán .............................................. 3
2.1.4 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp................ 4
2.2 Phương pháp nghiên cứu .................................................................... 21
2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu ...................................................... 21
2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu..................................................... 21
CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV
THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ.................................. 23
3.1 Lịch sử hình thành .............................................................................. 23
3.2 Ngành nghề kinh doanh ...................................................................... 23
3.3 Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 23
3.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý .................................................................. 23
3.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận ........................................ 24
3.4 Sơ lược kết quả hoạt động kinh doanh ................................................ 25
3.5 Thuận lợi, khó khăn và định hướng phát triển .................................... 30
3.5.1 Thuận lợi..................................................................................... 30
3.5.2 Khó khăn..................................................................................... 30
3.5.3 Định hướng phát triển ................................................................. 31
CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV
THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG CẦN THƠ.................................. 32
4.1 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng .......................................... 32
4.1.1 Năm tài chính và đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán ..................... 32
4.1.2 Chế độ và các chính sách kế toán áp dụng ....................................... 32
4.2 Tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................... 37
4.2.1 Mô hình tổ chức công tác kế toán ................................................ 37
4.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy kế toán ................................... 37
4.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán ..... 38
4.2.4 Tổ chức cán bộ, số lượng, chức năng .......................................... 40
4.2.5 Tổ chức cơ sở vật chất................................................................. 41
4.3 Hệ thống chứng từ kế toán .................................................................. 42
iv
4.3.1 Chứng từ kế toán áp dụng tại công ty ......................................... 42
4.3.2 Trình tự luân chuyển một số chứng từ kế toán ............................ 46
4.4 Hệ thống tài khoản kế toán ................................................................ 56
4.5 Hệ thống sổ sách kế toán ................................................................... 57
4.6 Tổ chức lập báo cáo tài chính ............................................................ 60
4.6.1 Trách nhiệm lập báo cáo tài chính ............................................... 60
4.6.2 Quy trình lập báo cáo tài chính ................................................... 60
4.6.3 Thời hạn và nơi gửi báo cáo tài chính .......................................... 61
4.7 Tổ chức kiểm tra kế toán ................................................................... 62
4.7.1 Tổ chức công tác kế toán khi cơ quan có thẩm quyền kiểm tra .... 62
4.7.2 Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ công ty ............................. 63
4.8 Tổ chức kiểm kê tài sản ..................................................................... 64
4.9 Lưu trữ tài liệu kế toán ...................................................................... 66
CHƯƠNG 5: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ
TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV THƯƠNG MẠI DU LỊCH MÍA ĐƯỜNG
CẦN THƠ .................................................................................................... 69
5.1 Tổ chức bộ máy kế toán .................................................................... 69
5.2 Hệ thống chứng từ kế toán ................................................................ 70
5.2.1 Đối với khâu lập chứng từ ........................................................... 70
5.2.2 Đối với kế hoạch luân chuyển chứng từ ....................................... 70
5.3 Hệ thống tài khoản kế toán ................................................................ 70
5.4 Hệ thống sổ sách kế toán ................................................................... 71
5.5 Tổ chức thực hiện báo cáo tài chính .................................................. 71
5.6 Tổ chức kiểm tra, kiểm kê ................................................................. 72
5.7 Lưu trữ tài liệu kế toán ...................................................................... 72
CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................ 73
6.1 Kết luận ................................................................................................ 73
6.2 Kiến nghị .............................................................................................. 73
6.2.1 Đối với Nhà nước ........................................................................... 73
6.2.2 Đối với Tổng công ty ..................................................................... 74
Tài liệu tham khảo ..................................................................................... 75
v
DANH MỤC BẢNG
3.1
3.2
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
Sơ lược tình hình hoạt động kinh doanh của công ty (2011-2013)
Sơ lược tình tình hoạt động kinh doanh của công ty 6 tháng đầu
năm 2012-2014
Tình hình tổ chức nhân sự phòng kế toán
Tình hình tổ chức cơ sở vật tại phòng kế toán
Danh mục chứng từ kế toán sử dụng tại công ty
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Hệ thống sổ sử dụng tại công ty
Các loại báo cáo sử dụng tại công ty
Cách sắp xếp lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán
vi
Trang
26
29
40
41
43
40
57
60
66
DANH MỤC HÌNH
2.1
2.2
2.3
3.2
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
5.1
Sơ đồ mô hình kế toán tập trung
Sơ đồ mô hình kế toán phân tán
Sơ đồ mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Sơ đồ bộ máy quản lý
Sơ đồ bộ máy kế toán
Lưu đồ luân chuyển chứng từ thanh toán lương
Lưu đồ luân chuyển phiếu nhập kho
Lưu đồ luân chuyển phiếu xuất kho
Lưu đồ luân chuyển phiếu thu
Lưu đồ luân chuyển phiếu chi
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
5.2 Sổ theo dõi lưu trữ tài liệu kế toán
vii
Trang
4
5
6
24
37
47
49
51
53
55
69
72
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
BCTC
BP
BH
CCDV
CĐKT
Báo cáo tài chính
Bộ phận
Bán hàng
Cung cấp dịch vụ
Cân đối kế toán
CP
Chi phí
DN
GTGT
HTK
KQ HĐKD
KT
KTT
PC
PNK
PT
PXK
SXKD
TDC
TGNH
TK
TSCĐ
VST
XDCB
Doanh nghiệp
Giá trị gia tăng
Hàng tốn kho
Kết quả hoạt động kinh doanh
Kế toán
Kế toán trưởng
Phiếu chi
Phiếu nhập kho
Phiếu thu
Phiếu xuất kho
Sản xuất kinh doanh
Trạm dừng chân
Tiền gửi ngân hàng
Tài khoản
Tài sản cố định
Vườn sinh thái
Xây dựng cơ bản
viii
CHƯƠNG 1
GIỚI THIỆU
1.1. ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Kế toán ra đời và phát triển cùng với nền kinh tế hàng hóa, lúc đầu hình
thành từ việc ghi chép giản đơn, do yêu cầu quản lý của chủ sở hữu nó ngày
càng phát triển và hình thành các hình thức kế toán như ngày nay.
Kế toán là một công cụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt
động kinh tế cho nhiều đối tượng khác nhau, là công cụ quan trọng không thể
thiếu trong quá trình quản lý hoạt động của một tổ chức. Và quan trọng hơn
nữa, vai trò của kế toán toán không chỉ là thực hiện việc ghi chép, lập báo cáo
tài chính mà còn phân tích, thiết kế, đánh giá hệ thống thông tin kế toán.
Tổ chức công tác kế toán là một khâu của công tác tổ chức và quản lý
trong doanh nghiệp, tổ chức công tác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính
và kinh doanh mới hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán phải xây dựng theo
từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó. Thực tế
cho thấy, doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm kinh
doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý, thì hoạt động kế toán tài chính của
doanh nghiệp đó sẽ hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán trong doanh nghiệp
nên em chọn đề tài “Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV
Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ” cho luận văn của mình trong
thời gian thực tập.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1.
Mục tiêu chung
Phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán (KT) tại Công
ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ, từ đó đề xuất một
số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác kế toán tại công ty.
1.2.2.
Mục tiêu cụ thể
- Phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV
Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ.
- Đánh giá ưu điểm, hạn chế của công tác tổ chức kế toán hiện nay tại
Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức công tác kế toán
1
tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía đường Cần Thơ.
1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Phạm vi về không gian
Đề tài được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Thương mại Du lịch Mía
đường Cần Thơ.
1.3.2 Phạm vi về thời gian
- Số liệu trong đề tài được thu thập trong năm 2011, 2012, 2013 và 6
tháng đầu năm 2014.
- Đề tài được thực hiện từ tháng 8 đến tháng 12 năm 2014
1.3.3 Đối tượng nghiên cứu
Nghiên cứu tổ chức công tác kế toán tại Công ty bao gồm: Bộ máy kế
toán; tổ chức chứng từ; tài khoản; sổ sách kế toán; báo cáo tài chính và báo
cáo quản trị; kiểm tra kế toán; kiểm kê; lưu trữ tài liệu kế toán.
2
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN
Theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng
BTC.
2.1.1 Khái niệm tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực về kế
toán và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động
sản xuất kinh doanh; tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo
quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp tài liệu, thông tin kế toán và các nhiệm
vụ khác của kế toán.
2.1.2 Ý nghĩa tổ chức công tác kế toán
- Thu thập, hệ thống hóa thông tin kế toán một cách liên tục, đầy đủ, kịp
thời, đáng tin cậy trên cơ sở các chứng từ hợp pháp, hợp lệ nhằm làm tăng ý
nghĩa kiểm tra, giám sát, phát huy được vai trò, nhiệm vụ của kế toán đối với
công tác quản lý ở doanh nghiệp.
- Quản lý chặt chẽ tài sản doanh nghiệp, ngăn ngừa cách hành vi vi phạm
pháp luật về kế toán làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp (DN).
- Giúp đơn vị kế toán giảm bớt khối lượng công tác kế toán trùng lắp, tiết
kiệm được chi phí, đồng thời giúp cho việc kiểm kê, kiểm soát tài sản, nguồn
vốn, hoạt động kinh tế, đo lường và đánh giá hiệu quả kinh tế, xác định lợi ích
của Nhà nước, của các chủ thể trong nền kinh tế thị trường.
2.1.3 Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở DN để thực hiện toàn bộ công tác kế
toán, công tác tài chính, thống kê. Có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng
bộ phận (BP) kế toán, từng kế toán viên.
- Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, chế độ kế toán và vận
dụng các nguyên tắc kế toán, hình thức tổ chức sổ kế toán.
- Tổ chức lập báo cáo kế toán một cách nhanh chóng nhằm cung cấp
thông tin một cách kịp thời, đúng hạn theo quy định và theo yêu cầu quản lý
kinh tế của DN.
- Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán một cách khoa học,
hợp lý nhằm có thể sử dụng lại khi cần thiết.
- Tổ chức việc giám sát, kiểm tra kế toán theo đúng chế độ quy định
3
trong nội bộ DN.
2.1.4 Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp
2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
a. Khái niệm
Tổ chức bộ máy kế toán là sự sắp xếp, phân công công việc cho từng kế
toán viên và tổ chức luân chuyển chứng từ trong một phòng kế toán hoặc một
bộ phận kế toán của DN.
b. Các mô hình tổ chức công tác kế toán
Mô hình tổ chức kế toán tập trung
KẾ TOÁN
TRƯỞNG
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
tổng
Các nhân viên kế toán ở các đơn
vị phụ
Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 4, Tổ chức thực hiện công tác kế toán)
Hình 2.1. Sơ đồ mô hình kế toán tập trung
- Theo hình thức này, toàn DN chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm
còn ở các đơn vị phụ thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng.
+ Phòng kế toán trung tâm thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở DN, chịu
trách nhiệm thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán phục vụ
cho quản lý kinh tế, tài chính của DN. Phòng kế toán trung tâm lưu trữ, bảo
quản toàn bộ hồ sơ, tài liệu kế toán, thực hiện cả kế toán tài chính và kế toán
quản trị đáp ứng yêu cầu quản trị kinh doanh ở DN.
+ Tại các đơn vị phụ thuộc, phòng kế toán trung tâm bố trí nhân viên kế
toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng
từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm. Ở đơn vị
phụ thuộc hoạt động có quy mô lớn, khối lượng nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh nhiều, phòng kế toán trung tâm có thể bố trí nhân viên kế toán trực
tiếp thực hiện một số phần hành công việc kế toán cụ thể và định kỳ lập báo
cáo đơn giản kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán trung tâm.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung thường phù hợp với các
4
đơn vị kế toán có quy mô vừa và nhỏ, địa bàn hoạt động hẹp.
Mô hình tổ chức kế toán phân tán
ĐƠN VỊ KẾ TOÁN CẤP
TRÊN
Kế toán trưởng
Bộ phận kế toán hoạt động
kinh tế tài chính ở đơn vị kế
toán cấp trên
Bộ phận kế
toán tổng hợp
Bộ phận kế
toán kiểm tra
KẾ TOÁN TRƯỞNG CÁC ĐƠN VỊ KẾ TOÁN
CẤP DƯỜI
Đơn vị
Đơn vị
Đơn vị
Đơn vị
…
1
2
3
4
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
…
Bộ phận
kế toán
tổng
Các nhân viên kế toán ở các đơn vị phụ thuộc, đơn vị
cấp dưới
Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 5, Tổ chức thực hiện công tác kế toán)
Hình 2.2. Sơ đồ mô hình kế toán phân tán
- Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, DN thành lập phòng kế
toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở đền có tổ chức kế toán
riêng. Trong trường hợp này, toàn bộ công việc kế toán của DN được phân
công như sau:
+ Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ:
Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán
cấp trên và công tác tài chính của DN.
Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở.
Thu nhận, kiểm tra báo cáo tài chính (BCTC) của các đơn vị kế toán
cấp cơ sở gửi lên và cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế
toán cấp trên để lập BCTC tổng hợp của toàn DN.
5
+ Ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở:
Thực hiện toàn vộ công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán cấp cơ
sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị
mình để lập được các BCTC định kỳ gửi về phòng ban trung tâm.
Tại các đơn vị kế toán phụ thuộc, các bộ phận kế toán cũng được thực
hiện chức trách, nhiệm vụ như các bộ kế toán tương ứng ở phòng kế toán
trung tâm, chỉ khác là chỉ phản ánh hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở
đơn vị kế toán cấp cơ sở.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán phân tan thường phù hợp với các
DN có quy mô lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc có nhiều trụ sở đóng trên nhiều
địa phương khác nhau, địa bàn hoạt động rộng.
Mô hình tổ chức kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Đơn vị kế toán cấp
trên
Kế toán trưởng
Bộ phận
kế toán
tổng
hợp
Bộ phận kế toán hoạt động kinh tế tài
chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận Bộ phận Bộ phận Bộ phận
kế
kế
kế
kế
Kế toán trưởng các đơn vị cấp cơ sở
Bộ phận
kế
Bộ phận
kế
Bộ phận
kế
Bộ phận
kế
Bộ phận
kiểm
tra kế
toán
Nhân viên kế toán ở
các đơn vị phụ thuộc
không tổ chức kế
Nguồn: Trần Quốc Dũng (2013, trang 7, Tổ chức thực hiện công tác kế toán)
Hình 2.3. Sơ đồ mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán
- Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở đơn vị kế toán cấp trên
vẫn thành lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở thì
tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ cán bộ quản lý mà có thể tổ
chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng. Đơn vị nào tổ chức kế
toán riêng thì được thành lập phòng kế toán để thực hiện toàn bộ công việc kế
toán phát sinh ở đơn vị mình để định kỳ lập BCTC gửi về phòng kế toán trung
tâm; còn đơn vị nào không được tổ chức kế toán riêng thì chỉ bố trí nhân viên
kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra
6
chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng từ về phòng kế toán trung tâm.
- Trong trường hợp này, nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau:
+ Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn DN.
+ Thực hiện các phần hành công tác kế toán phát sinh ở đơn vị kế toán
cấp trên và ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở không có tổ chức kế toán riêng.
+ Thu nhận, kiểm tra BCTC của các đơn vị kế toán cấp cơ sở gửi lên và
cùng với BCTC phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập
BCTC tổng hợp của toàn DN.
- Hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán thường
phù hợp với các DN có quy mô lớn, có nhiều đơn vị kế toán cấp cơ sở mà mức
độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính khác nhau, quy mô và trình độ cán bộ
quản lý khác nhau, địa bàn hoạt động rộng vừa tập trung vừa phân tán.
c. Tổ chức về nhân sự, bộ phận trong bộ máy kế toán
- Xác định số lượng nhân viên kế toán.
- Yêu cầu về trình độ nghề nghiệp.
- Bố trí và phân công công việc một cách cụ thể.
- Mối quan hệ giữa các bộ phận kế toán.
Việc tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, nội dung
công tác kế toán trong DN phải phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh
doanh, quy mô và mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ DN. Các
bộ phận trong một phòng kế toán thường bao gồm:
- Bộ phận kế toán lao động, tiền lương.
- Bộ phận kế toán hàng tồn kho (HTK).
- Bộ phận kế toán tài sản cố định.
- Bộ phận kế toán thanh toán, công nợ.
- Bộ phận kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm.
- Bộ phận kế toán tổng hợp.
2.1.4.2. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
a. Khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
b. Nội dung của chứng từ kế toán
7
Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế - tài chính ghi bằng
số; tổng số tiền của chứng từ dùng để thu, chi tiền thì ghi cả bằng số và bằng
chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán
Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định trên,
chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ
kế toán.
c. Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán
- Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động DN
đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi
nghiệp vụ.
- Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ các chỉ tiêu, kịp thời,
chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế
toán chưa có quy định mẫu thì DN được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có
đầy đủ các nội dung quy định trên một chứng từ.
- Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ phải trung thực với nội dung nghiệp
vụ kinh tế, tài chính phát sinh, không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa: số tiền
viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền bằng số; khi viết phải dùng bút mực;
số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo;
chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và không được
sử dụng ghi sổ kế toán. Trường hợp viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải
hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
- Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng
từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên
theo cùng nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than.
Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả
các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải đảm bảo thống nhất nội
8
dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
- Chứng từ kế toán do DN lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên
ngoài DN thì liên gửi cho bên ngoài phải có đóng dấu của DN.
- Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên
chứng từ mới có giá trị thực hiện.
2.1.4.3. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
a. Khái niệm
TK là phương pháp phân loại các đối tượng kế toán qua nội dung kinh tế
để phản ánh và kiểm tra thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình hiện có
và sự vận động của đối tượng kế toán.
b. Nội dung cơ bản trong hệ thống TK
- Loại TK;
- Tên gọi TK;
- Số lượng TK;
- Số hiệu TK;
- Công dụng và nội dung phản ánh vào từng TK;
- Một số quan hệ đối ứng chủ yếu giữa các TK có liên quan;
Hệ thống TK thống nhất cho các DN thuộc mọi lĩnh vực, thành phần
kinh tế gồm có:
- TK loại 1: Tài sản ngắn hạn.
- TK loại 2: Tài sản dài hạn.
- TK loại 3: Nợ phải trả.
- TK loại 4: Vốn chủ sở hữu.
- TK loại 5: Doanh thu.
- TK loại 6: Chi phí.
- TK loại 7: Thu nhập khác.
- TK loại 8: Chi phí khác.
- TK loại 9: Xác định kết quả kinh doanh.
- TK loại 0: TK ngoại bảng.
c. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản
- Đơn vị kế toán phải căn cứ vào hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chính
9
quy định để chọn hệ thống TK kế toán áp dụng ở đơn vị. DN phải tuân thủ các
quy định về hệ thống TK kế toán, kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và
phương pháp kế toán của từng loại TK kế toán. Cơ sở lựa chọn hệ thống TK
kế toán áp dung:
+ Dựa vào hệ thống TK kế toán do Bộ Tài chính ban hành;
+ Dựa vào loại hình sở hữu của DN;
+ Dựa vào quy mô hoạt động; chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt
động của DN;
+ Dựa vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý của đơn vị;
- DN được đề nghị bổ sung TK cấp 1 hoặc cấp 2 đối với các TK trong hệ
thống TK kế toán DN chưa có để phản ánh nội dung kinh tế riêng có phát sinh
của DN và chỉ được thực hiện sau khi được Bộ Tài Chính chấp thuận bằng văn
bản.
- Để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị, DN được cụ thể hóa, bổ sung
thêm TK cấp 3, 4… nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương
pháp hạch toán của TK cấp trên tương ứng.
- Việc cụ thể hóa hệ thống TK kế toán chi tiết phải đảm bảo phản ánh, hệ
thống hóa đầy đủ, cụ thể mọi nội dung đối tượng hạch toán, mọi nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh trong DN, phù hợp với những quy định thống nhất
của Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan cấp trên,
phù hợp với đặc điểm tính chất sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý
kinh tế của DN, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn
nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.
2.1.4.4. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
a. Khái niệm sổ kế toán
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và trình tự thời gian có liên
quan đến DN.
b. Phân loại sổ kế toán
Dựa vào đặc điểm khác nhau của sổ có thể chia sổ kế toán thành các loại
sau:
- Phân loại theo mức độ khái quát hoặc cụ thể của thông tin: Sổ kế toán
tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp chi tiết.
- Phân loại theo phương pháp ghi chép trên sổ: Sổ ghi theo hệ thống, sổ
10
ghi theo thứ tự thời gian, sổ ghi theo hệ thống kết hợp với ghi theo thời gian.
- Phân loại theo cấu trúc sổ: sổ kết cấu kiểu một bên, sổ kế cấu kiểu hai
bên, sổ kết cấu kiểu nhiều cột, sổ kết cấu kiểu bàn cờ.
- Phân loại theo hình thức ghi sổ: sổ tờ rơi và sổ đóng thành quyển.
- Phân loại theo nội dung kinh tế của thông tin trên sổ: sổ tài sản bằng
tiền, sổ vật tư, sổ tài sản cố định, sổ công nợ, sổ thu nhập, sổ chi phí, sổ vốnquỹ.
c. Các hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
- Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số
lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ
về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán
cũng như việc tổng hợp, hệ thống hóa số liệu kế toán từ các chứng từ gốc để
lập các BCTC.
- Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức và duy
nhất cho một kỳ kế toán năm
- Đối với DN thực hiện chế độ kế toán theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC
thì áp dụng một trong 5 hình thức kế toán sau:
Hình thức kế toán Nhật ký chung;
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ;
Hình thức kế toán trên máy vi tính.
Hình thức kế toán Nhật ký chung
Đặc trưng cơ bản
- Hình thức kế toán Nhật ký chung được sử dụng rộng rãi ở các DN có
quy mô lớn, trang bị phần mềm kế toán.
- Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào
sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh
và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật
ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Các sổ kế toán chủ yếu
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;
- Sổ Cái
11
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm
- Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung có kết cấu sổ và ghi chép đơn giản.
- Hình thức kế toán này có thể áp dụng cho nhiều loại hình doanh nghiệp
khác nhau.
- Sổ cái không nhiều dòng, nhiều cột dễ theo dõi.
Nhược điểm
Việc ghi chép còn trùng lắp giữa sổ Nhật ký chung và Sổ Cái, Sổ chi tiết
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
Đặc trưng cơ bản
- Kết hợp ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian phát sinh với phân loại
theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính ở DN trên một quyển sổ kế toán
tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở TK cấp 1 với việc ghi chép kế toán ở
các TK chi tiết và ghi ở hai loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán tổng hợp và
sổ kế toán chi tiết.
- Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các TK cấp 1 vì có thể
kiểm tra được tính chính xác của việc ghi chép ở các TK kế toán cấp 1 ngay ở
dòng tổng cộng số phát sinh trong tháng của Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp là các chứng từ kế toán hoặc
bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại; còn căn cứ để ghi vào sổ kế toán
chi tiết cũng là chứng từ kế toán.
Các loại sổ kế toán chủ yếu
- Nhật ký – Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm
Đơn giản, dễ hiểu, dễ ghi chép.
Nhược điểm
- Do sử dụng một quyển sổ cái nên phải mở nhiều TK trên quyển sổ cái,
khó theo dõi và đối chiếu.
- Sổ cái là một quyển sổ tổng hợp duy nhất nên rất khó phân công công
tác.
12
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ
Đặc trưng cơ bản
- Tách rời việc ghi sổ theo trình tự thời gian với phân loại theo hệ thống
toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh để ghi vào hai sổ kế toán
tổng hợp riêng biệt là Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái.
- Căn cứ để ghi vào các sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ, còn căn
cứ để ghi vào các sổ chi tiết là chứng từ gốc đính kèm theo các Chứng từ ghi
sổ đã lập; cho nên việc ghi chép kế toán tổng hợp và ghi chép kế toán chi tiết
tách rời nhau.
- Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc
Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế.
- Mỗi TK kế toán cấp 1 được ghi ở một tờ sổ riêng nên cuối tháng phải
lập Bảng đối chiếu số phát sinh để kiểm tra tính chính xác của việc ghi Sổ Cái.
Các loại sổ kế toán chủ yếu
- Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ;
- Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm
Giảm được khối lượng ghi chép của kế toán, thích hợp với những DN có
nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sử dụng nhiều TK.
Nhược điểm
Việc ghi chép còn trùng lắp trên các sổ kế toán, công việc dồn vào cuối
tháng ảnh hưởng đến việc lập BCTC.
Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ
Đặc trưng cơ bản
- Kết hợp trình tự ghi sổ theo thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo
hệ thống các nghiệp vụ kinh tế, tài chính cùng loại phát sinh và một loại sổ kế
toán tổng hợp riêng biệt là Sổ Nhật ký – Chứng từ.
- Có thể kết hợp một phần ghi chép kế toán chi tiết ngay trong các Nhật
ký – Chứng từ. Tuy nhiên, không nên kết hợp ghi chép kế toán chi tiết với kế
toán toán tổng hợp vì sẽ làm cho kết cấu mẫu sổ phức tạp.
- Sử dụng các mâu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng TK, chỉ tiêu quản lý
kinh tế, tài chính và lập BCTC.
13
- Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các TK tổng hợp vì số
cộng ở các Nhật ký – Chứng từ là các định khoản kế toán ghi Nợ, ghi Có vào
các TK phải cân bằng nhau.
Các loại sổ kế toán chủ yếu
- Nhật ký chứng từ;
- Bảng kê;
- Sổ cái;
- Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết.
Ưu điểm
Tránh trùng lắp, giảm bớt khối lượng công việc ghi chép hằng ngày;
nâng cao năng suất lao động của người làm công tác kế toán; tiện lợi cho việc
chuyên môn hóa cán bộ kế toán.
Nhược điểm
Mẫu sổ phức tạp do đó không phù với những đơn vị có quy mô nhỏ, ít
nghiệp vụ kinh tế
Hình thức kế toán trên máy vi tính
Đặc trưng cơ bản
- Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế
toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của
một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định
trên đây. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán,
nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và BCTC theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính
Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại
sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ ghi bằng
tay.
Ưu điểm
- Giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán.
- Việc đối chiếu các số liệu tổng hợp và chi tiết được thực hiện tự động
nên đảm bảo chính xác và trung thực
- Bộ máy kế toán gọn nhẹ
Nhược điểm
14
Đòi hỏi cán bộ kế toán phải có trình độ chuyên môn cao, sử dụng thành
thạo máy vi tính.
d. Tổ chức thực hiện hệ thống sổ sách kế toán
Thiết lập biểu mẫu
- Phải thể hiện được cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết theo yêu
cầu quản lý của DN liên quan đến đối tượng kế toán.
- Phải được người có thẩm quyền trong đơn vị phê duyệt trước khi đưa
vào sử dụng cho công tác kế toán của DN.
- Phải được cập nhật thông tin để hệ thống sổ sách luôn đáp ứng được
yêu cầu ghi chép và lưu trữ thông tin trong DN.
Xây dựng mối quan hệ giữa các sổ
- Có thứ tự: Khi có nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thì kế toán phải
ghi vào sổ nào trước, ghi vào sổ nào sau.
- Có thể kiểm soát: Khi có sự biến động của các đối tượng kế toán, nhân
viên kế toán cần phải theo dõi đối tượng đó ở những sổ nào, mức độ chi tiết ra
sao.
- Có thể kiểm tra, đối chiếu: Khi muốn xác định tính chính xác của số
liệu trên sổ kế toán ở bộ phận này thì người kiểm tra có thể lấy số liệu ở những
sổ nào để đối chiếu.
Xây dựng hình thức kế toán
Tùy theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản
lý, trình độ nghiệp vụ của nhân viên kế toán và khả năng trang bị các phương
tiện hỗ trợ kỹ thuật tính toán mà DN xây dựng hình thức kế toán cho phù hợp.
Mở sổ kế toán
- Sổ kế toán phải mở vào đầu ngày của ngày đầu kỳ kế toán năm. Đối với
DN mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Người đại diện theo
pháp luật và kế toán trưởng DN có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán ghi
bằng tay trước khi sử dụng, hoặc ký duyệt vào sổ kế toán chính thức sau khi in
ra từ máy vi tính.
- Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn hoặc kẻ sẵn, có thể đóng thành quyển
hoặc để tờ rời. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
Ghi sổ kế toán
- Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được
kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế
15
