Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường cao đẳng sư phạm hà tây

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

NGUYỄN THU HUYỀN

TÌM HIỂU BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG
SƢ PHẠM HÀ TÂY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học

Th.S. GVC. NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI – 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tiễn tại thư viện trường Cao
đẳng sư phạm Hà Tây, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự
động viên, giúp đỡ của thầy cô giáo và các bạn. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm
ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo ngành Thư viện - thông tin, trường Đại học sư
phạm Hà Nội 2- Những người đã tận tình dạy bảo, truyền đạt cho tôi những
tri thức khoa học quý báu trong suốt 4 năm tôi học tập tại trường. Đặc biệt, tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành và biết ơn sâu sắc tới Th.S. GVC Nguyễn Thị
Thúy Hạnh, người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình thực hiện khóa luận này.
Qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn trân thành của mình tới các cán bộ

công tác tại thư viện trường cao đẳng sư phạm Hà Tây cùng toàn thể bạn bè,
gia đình, những người đã động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi thực
hiện đề tài.
Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2012
Sinh viên

Nguyễn Thu Huyền

1


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng tôi dưới sự
hướng dẫn của Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh – giảng viên khoa Thông
tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã Hội và Nhân Văn – Đại học
Quốc Gia Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và
không trùng với kết quả nghiên cứu của các tác giả khác. Nếu sai, tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2012
Ngƣời cam đoan

Nguyễn Thu Huyền

2


Danh mục các từ viết tắt trong khóa luận
CĐSPHT:

Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây.

CSDL:

Cơ sở dữ liệu.

DDC:

Dewey Decimal Classification.

ISBD:

International Standard Bibliographic Description.

NDT:

Người dùng tin.

TT-TV:

Thông tin- Thư viện.

3


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài. .............................................................................. 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ............................................. 3
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài..................................................... 3
4. Phạm vi nghiên cứu....................................................................................... 3
5. Đóng góp về lý luận và thƣ̣c tiễn của đề tài ................................................ 4
6. Bố cục của khóa luận .................................................................................... 4
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ
TÂY VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY. .............. 5
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ
phạm Hà Tây. .......................................................................................... 5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện. ........................................................... 8
1.3 Cơ cấu tổ chức của thƣ viện. ...................................................................... 9
1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật và đội ngũ cán bộ của thƣ viện. ......................... 11
1.4.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật. ............................................................................ 11
1.4.2 Đội ngũ cán bộ. ......................................................................................... 12
1.5 Nguồn lực thông tin. .................................................................................... 13
1.6 Đối tƣợng phục vụ. ...................................................................................... 14
CHƢƠNG 2: HIỆN TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƢ VIỆN
TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY ................................................ 17
2.1 Vai trò, chức năng của bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông
tin- thƣ viện. ....................................................................................................... 17
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu tin. ................................................................ 17
2.1.2. Vai trò, tác dụng của bộ máy tra cứu tin. ............................................... 17

4


2.1.3. Chức năng ................................................................................................ 18
2.2. Cấu trúc của bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ
phạm Hà Tây. .................................................................................................... 19

2.3. Bộ máy tra cứu tin truyền thống. ............................................................. 20
2.3.1 Hệ thống mục lục. ..................................................................................... 20
2.3.1.1. Mục lục chữ cái ...................................................................................... 23
2.3.1.2. Mục lục phân loại................................................................................... 27
2.3.2 Thư mục ..................................................................................................... 42
2.3.3 Các loại tài liệu tra cứu............................................................................. 42
2.4. Nhận xét. ................................................................................................... 44
2.4.1. Ưu điểm..................................................................................................... 44
2.4.2. Hạn chế.......................................................................................................................................45
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY
TRA CỨU TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM
HÀ TÂY. ................................................................................................. 46
3.1. Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống ........................................... 46
3.2. Xây dựng bộ máy tra cứu tin hiện đại ..................................................... 48
3.3. Đào tạo Ngƣời dùng tin.............................................................................. 49
3.4. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ. ........................................................... 51
3.5. Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi. .................................................. 53
KẾT LUẬN ...................................................................................................... 55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 56
PHỤ LỤC

5



MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài.
Từ những năm 50 của thế kỷ XX cho đến nay với sự xuất hiện của nền
văn minh trí tuệ t huộc các lĩ nh vực khoa học , kĩ thuật, công nghệ , kinh tế và
xã hội đã mang lại nhiều biến đổi sâu sắc chư

a từng có trong lị ch sử loài

người. Trên thực tế , thời đại trí tuệ đang được mở màn bởi một loạt các cuộc
Cách mạ ng nối tiếp nhau như : Cách mạng công nghệ , Cách mạng thông tin
với các ngành có hàm lượng khoa học kĩ thuật cao làm then chốt : tin học, vi
điện tử, viễn thông, công nghệ sinh học, vật liệu mới, năng lượng mới.
Những ngành nà y đã, đang và sẽ làm biến đổi cơ bản về các công cụ , các
phương pháp tổ chức quản lý nền sản xuất xã hội cũng như dị ch vụ làm cho
sản xuất phát triển cao, tinh vi chưa từng thấy. Với sự phá t triển của khoa học
và kỹ thuật đã dẫn tới sự bùng nổ thông tin và đây là thời đại của kinh tế tri
thức đang hì nh thành và phát triển , loài người đang bước vào kỷ nguyên văn
minh trí tuệ.
Ngày nay, các cơ quan thông tin- thư viện đóng một vai trò vô cùng quan
trọng trong quản lý xã hội thông tin và thúc đẩy nền kinh tế tri thức phát triển,
đặc biệt là khi mà khối lượng tài li ệu khoa học tăng theo cấp số nhân , phong
phú về nội dung , đa dạng về hì nh thức , tồn tại dưới nhi ều dạng thức khác
nhau: dạng giấy, dạng vi phim, đĩ a từ, đĩ a quang. Đặc biệt sự phát triển cực kì
nhanh chóng của Internet đã và đang mở ra những thời cơ và thách thức mới
đối với việc sản sinh, lưu giữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin.
Cùng với sự phát triển của các thư viện công cộng, nhằm nâng cao trì nh độ
dân trí , đáp ứng nhu cầu giải trí cho người dân thì thư viện các trường cao đẳng
nhất là các trường cao đẳng trong hệ thống sư phạmũng
c đang được đầu tư, phát
triển mạnh mẽ bởi đây là nơi góp phần giáo du
, đa
̣ c̀ o tạo nguồn nhân lực cho xã hô
.̣ i

1

Nhận thức được tầm quan trọng đó , thư viện trường Cao đẳng sư phạm
Hà Tây thuộc huyện Thường Tín , thành phố Hà Nội đã không ngừng nâng
cao, cải thiện cho bộ máy tra cứu của thư viện ngày càng hoàn chỉnh hơn , thư
viện đã nỗ lực trong việc thực hiện việc tin học hóa

, hiện đại hóa các hoạt

động trong thư viện . Đây chí nh là một bước phát triển đối với thư viện , từ
một thư viện hoàn toàn truyền thống đã chuyển sang một thư viện có sự kết
hợp hài hòa giữa truyền thống và hiện đại giúp trường Cao đẳng sư phạm Hà
Tây nói chung và thư viện của trường nói riêng nhanh chóng hòa nhập với k ỷ
nguyên thông tin, nền văn minh trí tuệ.
Trong quá trì nh hiện đại hóa , thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây
luôn chú trọng đầu tư và phát triển bộ máy tra cứu tin

- một trong những bộ

phận quan trọng của thư viện . Bộ máy tra cứu tin là nơi phản ánh một cách
đầy đủ nhất nguồn tài liệu của thư viện , là công cụ đắc lực nhất giúp cán bộ
thư viện kị p thời bổ sung, xử lý và thanh lý tài liệu nhằm đáp ứng nhu cầu cao
nhất của người dùng tin.
Thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây là một thư viện đang t

rong

quá trình hiện đại hóa và phát triển bộ máy tra cứu tin . Hiện nay, bộ máy tra
cứu tin của thư viện đang hoạt động một c ách có hiệu quả và ngày càng hoàn
thiện hơn. Bên cạnh những mặt đã đạt được , bộ máy tra cứu tin của thư viện

trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây vẫn có những hạn chế nhất đị nh đòi hỏi
phải có sự đầu tư hơn nữa nhằm đáp ứ ng nhu cầu tì m tài liệu , thông tin phục
vụ công tác nghiên cứu , giảng dạy, học tập của cán bộ , giáo viên và sinh viên
trong nhà trường . Từ những vấn đề lý luận và thực tiễn nêu trên , tôi đã chọn
đề tài: “ Tì m hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư phạm
Hà Tây” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2


2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại
thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây, rút ra những nhận xét, đánh giá về
hiệu quả hoạt động từ đó đề xuất các giải pháp góp phần hoàn thiện và phát
triển bộ máy tra cứu tin , nâng cao chất lượng , hiệu quả công tác tra cứu và
công tác phục vụ bạn đọc của thư viện trong giai đoạn hiện nay.
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Phải khẳng định rằng việc tìm hiểu bộ máy tra cứu tin trong hoạt động
Thông tin- Thư viện không phải là một đề tài mới , bởi lẽ viết về vấn đề này
đã có nhiều bài đăng trên tạp chí chuyên ngành, các luận văn thạc sĩ, các khóa
luận tốt nghiệp . Tôi hi vọng rằng các kết quả đạt được trong nghiên cứu này
sẽ là những đóng góp thiết thực về mặt lý luận cũng như thực tiễn trong công
tác tổ chức và hoàn thiện bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư
phạm Hà Tây trong thời gian tới.
4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực rtạng hoạt động của bộ máy
tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây, đề xuất các giải pháp
nhằm nâng cao chất lượng của bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư
phạm Hà Tây.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài là vận dụng phương pháp luận của chủ

nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử
. Bên cạnh đó còn sử dụng các phương
pháp:
 Phương pháp so sánh, đánh giá.
 Phương pháp khảo sát thực tế.
 Phương pháp phân tí ch, tổng hợp số liệu.
 Phương pháp thống kê tài liệu và số liệu.

3


5. Đóng góp về lý luận và thƣ̣c tiễn của đề tài
Bằng sự cố gắng và nỗ lực hết mì nh , vận dụng những kiến thức đã học
và những hiểu biết thực tế trong quá trì nh thực tập tại thư viện trường Cao
đẳng sư phạm Hà Tây để có thể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất trong
điều kiện và thời gian cho phép , đóng góp của khóa luận tập trung vào các
điểm sau:
- Nêu lên thực trạng tổ chức và hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại thư
viện trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây trong thời điểm hiện nay.
- Phân tí ch, nhận xét, đánh giá đặc điểm và hoạt động của bộ máy tra cứu
tin để đưa ra một số đề xuất , giải pháp góp phần hoàn thiện và nâng cao chất
lượng hoạt động của bộ máy tra cứu tin tại thư viện trường Cao đẳng sư phạm Hà
Tây.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục và danh mục các tài liệu
tham khảo thì bố cục của khóa luận bao gồm ba chương:
Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ
phạm Hà Tây.
Chƣơng 2: Hiện trạng bộ máy tra cứu tin tại thƣ viện trƣờng Cao
đẳng sƣ phạm Hà Tây.

Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu tin
tại thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ phạm Hà Tây.

4


CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY
VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng Cao đẳng
sƣ phạm Hà Tây.
Trường cao đẳng sư phạm Hà Tây tiền thân là trường Trung cấp sư
phạm liên tỉnh Hà Nội- Hà Đông- Sơn Tây được thành lập ngày 12/11/1959
tại khu học xá Đông Phù, thuộc xã Đông Mỹ, huyện Thanh Trì - Hà Nội.
Trường đã long trọng làm lễ khai giảng khóa đào tạo đầu tiên với 8 lớp
gồm 300 giáo sinh, đối tượng tuyển sinh là giáo viên cấp I và học sinh vừa tốt
nghiệp cấp II. Trường có 10 thầy, cô giáo và 20 cán bộ công nhân viên. Cơ sở
vật chất đơn sơ, tất cả đều “nhà tranh vách đất” và những ngọn đèn dầu. Đơn
sơ là thế, khó khăn gian khổ là thế song thầy trò vui mừng, hào hứng bởi quê
hương mình đã có trường sư phạm. Những khó khăn thiếu thốn ấy dần được
khắc phục. Phong trào xung phong tình nguyện, thi đua “Dạy tốt học tốt”,
“Học thêm giờ, làm thêm việc, đẹp như công viên, sạch như bệnh viện,
nghiêm như bộ đội”, đã ghi một dấu son rực rỡ vào trang đầu của lịch sử nhà
trường.
Những mốc lịch sử quan trọng của trƣờng CĐSPHT
1963
Sau hai khóa đào tạo, trường chuyển về huyện Thường Tín, Hà Đông
và đến năm học 1963- 1964 Bộ Giáo dục quyết định giao trường cho tỉnh Hà
Đông, Hà Nội, Sơn Tây thành lập trường riêng.

5


1965
Năm 1965 hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây hợp nhất thành tỉnh Hà Tây,
theo đó năm học 1965- 1966, hai trường Trung cấp sư phạm Hà Đông, Trung
cấp sư phạm Sơn Tây nhập lại thành trường Trung cấp sư phạm Hà Tây với
600 giáo sinh đào tạo theo chương trình 7+3 chia thành 2 ban: Khoa học xã
hội, khoa học tự nhiên cùng 70 thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên.
Ngày 05/08/1964 đế quốc Mỹ ném bom miền Bắc, “Những năm bom
Mỹ trút trên mái nhà, những năm khẩu súng theo người đi xa”, nhiều thầy
giáo, nhiều giáo sinh nhập ngũ chi viện cho tiền tuyến, những người ở lại
“Tay bút tay súng” vừa giảng dạy tốt, học tập tốt vừa sẵn sàng chiến đấu và
phục vụ chiến đấu.
Tháng 9/1965
Trường sơ tán về xã Tự Nhiên và xã Chương Dương huyện Thường
Tín bên bờ sông Hồng.
Tháng 9/1966
Trường được tách làm hai: Trường sư phạm cấp 2 Tự Nhiên với 500
giáo sinh, thầy trò ở lại xã Tự Nhiên và xã Chương Dương. Trường Sư phạm
cấp 2 Xã hội có 200 giáo sinh, thầy trò chuyển xuống xã Hoàng Long, huyện
Phú Xuyên rồi sau đó chuyển về các xã Hòa Bình, Tân Minh, Nguyễn Trãi,
huyện Thường Tín.
Năm 1970
Để chuẩn bị nâng cấp hệ đào tạo từ 7+3 lên 10+3 hai trường sư phạm
cấp 2 Tự Nhiên, sư phạm cấp 2 Xã hội được nhập lại thành trường sư phậm
cấp 2 Hà Tây và đến năm 1972 trường sư phạm 10+3 được thành lập tọa lạc
trên đồi Keo thị trấn Xuân Mai, huyện Chương Mỹ, đây là một bước tiến mới:
nâng cấp chương trình đào tạo, là tiền đề để trở thành trường Cao đẳng sư
phạm Hà Tây.

6


Năm 1973, kết thúc chiến tranh phá hại miền Bắc, thầy trò trường Sư phạm
10+3 từ khu sơ tán lại trở về Thường Tín cùng kền vai sát cánh khôi phục lại nhà
trường.
Năm 1976
Hai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình sáp nhập thành tỉnh Hà Sơn Bình, tỉnh có
2 trường sư phạm: Trường sư phạm 10+3A đào tạo giáo viên cho các huyện
đồng bằng, trường sư phạm 10+3B đào tạo giáo viên cho các huyện miền núi
của tỉnh.
Ngày 21/03/1978
Trường Cao đẳng sư phạm Hà Sơn Bình được thành lập trên cơ sở
trường sư phạm 10+3A Hà Sơn Bình.
Năm 1991
Tỉnh Hà Sơn Bình lại tách thành hai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình, trường
Cao đẳng sư phạm Hà Sơn Bình đổi tên thành trường cao đẳng sư phạm Hà
Tây. Gần một nửa thế kỷ qua, trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây kế thừa kinh
nghiệm của các giai đoạn trước, chủ động sáng tạo, xây dựng và phát triển.
Cuối năm 1991 Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định nhập trường Cán bộ quản lý
vào trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
Năm 2004
Đầu năm 2004 khối sư phạm thuộc trường Cao đẳng cộng đồng Hà Tây
được điều chuyển về trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
45 năm qua, ngót nửa thế kỉ, một chặng đường dài duy trì và phát triển,
lớp lớp thầy, trò kế tiếp nhau say mê giảng dạy, học tập, say mê cống hiến vì
mái trường sư phạm thân yêu. Từ buổi ban đầu đơn sơ, giờ đây trường đã lớn
mạnh không ngừng với cơ ngơi khang trang, những thiết bị dạy và học hiện
đại với quy mô đào tạo và lưu lượng gần 2000 sinh viên gồm 11 chuyên

ngành, toàn trường có 326 cán bộ giảng viên, công nhân viên với 17 đơn vị

7


Phòng- Ban- Khoa điều hành quản lý. 45 năm qua, dù trong hoàn cảnh nào
trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây vẫn phát triển- hấp dẫn- tỏa sáng. Đó là
niềm tự hào của mỗi cán bộ, giảng viên, công nhân viên, sinh viên dưới mái
trường thân yêu này.
Năm 2008
Từ 1 tháng 8 năm 2008 toàn bộ địa giới của Hà Tây được sáp nhập vào
thủ đô Hà Nội tuy nhiên có 2 trường cao đẳng sư phạm, trường cao đẳng sư
phạm Hà Tây vẫn giữ nguyên tên cũ là trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
Ban đầu thư viện trường CĐSPHT chưa có chủ trương xác định rõ là
thư viện độc lập nên nhà trường đã ghép thư viện là một bộ phận nằm trong
sự điều hành, quản lý của phòng giáo vụ. Lúc đó thư viện mới chỉ là một
phòng nhỏ với vốn tài liệu ít ỏi, cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với 2 cán bộ.
Từ năm 1986 Thư viện trở thành một đơn vị độc lập hoạt động dưới sự
chỉ đạo của Ban giám hiệu. Số lượng sách báo trong thời kỳ này tăng lên đáng
kể, chất lượng hoạt động cũng được nâng cao hơn. Thư viện bước đầu đã đáp
ứng được yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các cán bộ và sinh viên
trong trường CĐSPHT. Số lượng cán bộ cũng tăng lên và được đào tạo về
nghiệp vụ thư viện. Cho đến nay Thư viện được đầu tư cải tạo, nâng cấp
thành 2 tầng với tổng diện tích hơn 2000m².
Trong tương lai nhà trường đã có dự án xây dựng thư viện điện tử với
tòa nhà 7 tầng, trang thiết bị hiện đại. Dự án này đang bước đầu thực thi. Điều
đó chứng tỏ sự quan tâm của nhà trường tới việc xây dựng và phát triển thư
viện.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện.
Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình thư viện trường

CĐSPHT đã được ban giám hiệu nhà trường giao cho những chức năng và

8


nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu của thư viện nói chung và tình hình phát triển
của trường CĐSPHT nói riêng, đó là:
- Nghiên cứu thu thập, bổ sung, xử lý tài liệu về cá bộ môn có liên quan
đến việc phục vụ công tác giảng dạy.
- Thu thập, bổ sung và trao đổi các thông tin cần thiết, tiến hành xử lý tài
liệu, cập nhật các dữ liệu và đưa vào hoạt động.
- Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của thư viện.
- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống và
hiện đại.
- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện góp phần xây dựng lý
luận khoa học chuyên ngành. Ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật
mới vào hoạt động của thư viện.
- Kiểm tra định kỳ các loại tài liệu hiện có trong thư viện.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao bao gồm toàn bộ
trang thiết bị và vốn tài liệu.
- Kết hợp chặt chẽ với các đơn vị phòng ban trong nhà trường để hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Thường xuyên tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, kiến thức về
ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện nhằm nâng cao chất lượng hoạt động.
- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các thư viện khác để bổ sung
thêm vào kho tài liệu của thư viện.
- Tổng kết và rút kinh nghiệm trong việc nghiên cứu các vấn đề lý luận
trong hoạt động TT-TV.
1.3 Cơ cấu tổ chức của thƣ viện.
Những năm đầu thành lập, thư viện trường CĐSPHT mới chỉ có 4 cán

bộ và số tài liệu chưa nhiều. Đến nay thư viện đã có cơ cấu tổ chức gồm 4 bộ
phận dưới sự chỉ đạo của Ban chủ nhiệm thư viện.

9


Chủ nhiệm thƣ viện

Bộ phận
nghiệp vụ

- Phòng bổ
sung.
- Phòng biên
mục, phân loại.

Bộ phận phục
vụ

- Phòng tra cứu.
- Phòng cho mượn
tài liệu.
- Phòng đọc sách
tham khảo của sinh
viên.
- Phòng đọc tự chọn.

Bộ phận dịch
vụ

- Phòng bán giáo
trình và sách
tham khảo.
- Phòng cấp thẻ
thư viện.
- Phòng photo tài
liệu.

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thƣ viện
Ban chủ nhiệm thư viện gồm một chủ nhiệm thư viện và 1 phó
chủ nhiệm thư viện.
Chủ nhiệm thư viện là người chịu trách nhiệm về mọi mặt công tác của
thư viện trước Ban giám hiệu nhà trường về tổ chức, quản lý, chuyên môn và các
hoạt động khác của thư viện; phó chủ nhiệm thư viện phụ trách một số lĩnh vực
cụ thể trong thư viện như: quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, công tác nghiệp vụ thư
viện.
1. Bộ phận nghiệp vụ: Có trách nhiệm bổ sung, trao đổi tài liệu, tổ
chức hệ thống mục lục, phân loại tài liệu.
2. Bộ phận phục vụ: Có nhiệm vụ phục vụ tài liệu đọc tại chỗ và mượn
về nhà.

10


3. Bộ phận dịch vụ: Có nhiệm vụ bán giáo trình, sách tham khảo,
photo tài liệu, cấp thẻ thư viện.
1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật và đội ngũ cán bộ của thƣ viện.
1.4.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật.
Thực hiện hiện đại hóa thư viện, thư viện luôn được quan tâm và đầu tư
nguồn kinh phí lớn, vì vậy toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật được đổi mới đáng

kể, nguồn lực thông tin được tăng cường theo yêu cầu đặt ra trong thực tiễn
học tập và giảng dạy của giảng viên và sinh viên trong trường.
- Cơ sở hạ tầng: thư viện trường CĐSPHT hiện nay với tổng diện tích
hơn 2000 m² với gần 130.000 đầu sách, bao gồm 2 tầng với 10 phòng chức
năng trong đó có 5 phòng phục vụ, 2 phòng nghiệp vụ và 3 kho.
- Cơ sở kỹ thuật: Thư viện đã bổ sung và nâng cấp hệ thống trang thiết
bị hiện đại, bao gồm:
 Máy chủ: 1 chiếc.
 Máy tính 5 chiếc máy bàn
 Tủ phích truyền thống: 5 tủ.
 6 giá compac hiện đại.
 Máy Photocopy: 1 chiếc, 1 máy in.
 Điều hòa nhiệt độ: 3 chiếc.
 Máy hút ẩm 2 chiếc, máy hút bụi 2 chiếc.
 Bình bọt ô xy.
Ngoài ra còn có hệ thống quạt gió, fax, máy phát điện, hệ thống bàn
ghế, giá sách… được lắp đặt đảm bảo đúng yêu cầu và chất lượng của 1 thư viện.
Với hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở kỹ thuật được đầu tư và xây dựng
hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển công tác chuyên môn,
nghiệp vụ của cán bộ và đáp ứng nhu cầu tin hiệu quả nhất cho đối tượng
NDT ở trung tâm.

11


1.4.2 Đội ngũ cán bộ.
Cán bộ thư viện đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo quá
trình hoạt động của thư viện một cách hiệu quả và liên tục. “Cán bộ thư viện
không chỉ là cầu nối giữa sách và bạn đọc mà còn là cầu nối giữa tài liệu với tài
liệu, tài liệu với cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở vật chất kỹ thuật với người đọc”.

Ngày nay, trước sự bùng nổ của thông tin, người cán bộ thư viện không
chỉ có vai trò quản lý và tổ chức phục vụ thông tin theo yêu cầu của NDT mà
còn có vai trò quan trọng trong việc giúp NDT lựa chọn những tài liệu phù
hợp với nhu cầu, hướng NDT đến những thông tin có giá trị cả về nội dung và
hình thức. Đặc biệt trong các trường đại học và cao đẳng thuộc khối sư phạm
thì những vai trò này phải được phát huy một cách mạnh mẽ bởi cán bộ, giảng
viên và sinh viên trong nhà trường luôn cần có những tài liệu, thông tin có
chất lượng để phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Trên cơ sở xác định rõ vai trò và và tầm quan trọng đặc biệt của các cán bộ
thư viện, Ban giám hiệu nhà trường và ban chủ nhiệm thư viện rất quan tâm đến
việc tổ chức và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ trong thư viện. Hằng năm,
ban chủ nhiệm thư viện đã cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên môn và
nghiệp vụ ở các trường đào tạo chuyên môn về nghiệp vụ thư viện nhằm học hỏi
những kinh nghiệm tiên tiến để áp dụng vào hoạt động thực tiễn của đơn vị mình.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ của thư viện có 8 người với trình độ chuyên
môn vững vàng và ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ để
đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vụ của thư viện trong thời kỳ hiện đại ngày nay.
Trung tâm có 1 thạc sĩ chuyên ngành TT - TV, 2 cán bộ có trình độ đại học tốt
nghiệp ở các trường đại học chuyên ngành TT - TV, số còn lại tốt nghiệp các
trường cao đẳng về chuyên ngành TT - TV. Các cán bộ đều có trình độ tiếng
Anh, tin học cơ bản.

12


Đôi ngũ cán bộ tại thư viện được Ban chủ nhiệm thư viện phân bổ làm
việc ở các phòng ban một cách hợp lý, khoa học nhằm đảm bảo cho hoạt động
của thư viện đạt được hiệu quả tốt nhất.
Cùng với việc đẩy mạnh công tác đổi mới chất lượng giáo dục của
trường CĐSPHT luôn được sự quan tâm và đầu tư của nhà trường, tạo điều

kiện cho đội ngũ cán bộ thường xuyên được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ,
mở các lớp học Tiếng Anh và tin học, các lớp tập huấn về nghiệp vụ thư viện.
1.5 Nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin hay chính là vốn tài liệu của cơ quan TT - TV là
bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc
điểm của từng thư viện, nhằm phục vụ cho bạn đọc của chính thư viện đó
hoặc của các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu,
cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được NDT quan tâm.
Trong hoạt động thư viện, tài liệu là đối tượng của công tác bổ sung, tổ
chức kho, xử lý kỹ thuật, tuyên truyền, giới thiệu, khai thác, sử dụng và phục
vụ bạn đọc của thư viện. Do đó công tác bổ sung tài liệu luôn được các cơ
quan TT-TV nói chung và thư viện trường CĐSPHT nói riêng chú ý quan
tâm. Nguồn lực thông tin của trường CĐSPHT ngày càng được bổ sung tăng
lên cả về số lượng và chất lượng phù hợp với các chuyên ngành đào tạo, phục
vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh
viên trong nhà trường.
Cho đến nay, thư viện trường CĐSPHT đã có vốn tài liệu khá phong phú và
phù hợp với nhu cầu của NDT trong trường.
Theo thống kê tháng 2/2012, số tài liệu của thư viện hiện nay là
130.000 đầu sách, bao gồm:

13


Tên tài liệu

Số lƣợng( bản)

Sách Việt văn

122.510

Sách ngoại văn

4.813

Tạp chí Việt

2.470

Đề tài nghiên cứu của giáo viên

207

Tổng số

130.000

Hình 2: Bảng thống kê số lƣợng tài liệu truyền thống tại thƣ viện trƣờng
CĐSPHT
1.6 Đối tƣợng phục vụ.
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng NDT ngày càng phong phú và
đa dạng. NDT vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế xã
hội.

Đối tượng NDT của thư viện bao gồm: các nhà quản lý, nghiên cứu

sinh, giảng viên, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức học tập
khác nhau như: chính quy, liên thông. Có thể thấy đối tượng NDT của thư
viện đa dạng và phong phú. Mỗi một đối tượng lại có những đặc điểm riêng

mang tính đặc thù, Vì vậy đặc điểm của nhu cầu về tài liệu cũng đa dạng và
phong phú. Do đó cần phải đi sâu nghiên cứu, nhận biết đặc điểm nhu cầu tin
của từng đối tượng NDT để bổ sung các tài liệu và các phương thức phục vụ
phù hợp.
Có thể chia NDT của thư viện trường CĐSPHT thành 3 nhóm chính sau:
 Nhóm NDT là cán bộ quản lý, lãnh đạo
Cán bộ quản lý lãnh đạo trong nhà trường là đội ngũ cán bộ từ Hiệu
trưởng, Ban giám hiệu, các cấp lãnh đạo, các Ban chủ nhiệm Khoa và Bộ
môn. Nhóm NDT này không lớn nhưng đặc biệt quan trọng. Bởi vì họ vừa là
người sử dụng thông tin vừa là chủ thể thông tin. Đối với họ thông tin là công

14


cụ quản lý và quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Do đó
thông tin càng đầy đủ, chính xác thì quá trình quản lý càng đạt hiệu quả cao.
Mục đích sử dụng thông tin của nhóm NDT này là để nghiên cứu khoa
học và ra các quyết định. Vì đặc điểm công việc của họ là nghiên cứu các loại
tài liệu về giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, chính trị xã hội, đặc biệt là
các tài liệu về lĩnh vực sư phạm nhằm tìm hiểu một cách cụ thể sát thực các
yêu cầu hiện nay của xã hội, từ đó đưa ra các quết định đúng đắn cho sự phát
triển công tác giáo dục cho nhà trường.
 Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy.
Đây là nhóm NDT gồm các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong nhà
trường có chuyên môn cao, họ đến thư viện để thu thập thông tin phục vụ cho
việc nghiên cứu, giảng dạy của mình. Trong hoạt động TT-TV họ đóng vai trò
quan trọng, họ vừa là chủ thể của thông tin, vừa là khách thể. Với tư cách là
chủ thể họ cung cấp thông tin qua các bài soạn, giáo trình, bài báo, tạp chí,
công trình nghiên cứu khoa học. Với tư cách là khách thể họ thường xuyên là
NDT đến Thư viện để sử dụng các tài liệu, liên tục có nhu cầu tiếp nhận các

thông tin có giá trị.
 Nhóm NDT là sinh viên.
Đây là nhóm NDT chủ yếu trong công tác tổ chức phục vụ của thư
viện. Do đó mở rộng qui mô đào tạo, chỉ tiêu đào tạo được tăng lên, số lượng
sinh viên ngày càng dông dẫn đến nhu cầu tin của NDT tại thư viện cũng tăng lên.
Hiện nay trường CĐSPHT đang bước đầu áp dụng hình thức đào tạo
theo tín chỉ, hình thức đào tạo này đòi hỏi việc tự học của mỗi sinh viên là rất
cao, đòi hỏi phải đọc nhiều tài liệu tham khảo, vì vậy thư viện trường
CĐSPHT đã thực sự trở thành người bạn của mỗi sinh viên, giúp họ học tập,
nghiên cứu và trao đổi kiến thức cũng như trong việc giải trí sau mỗi buổi học
căng thẳng.

15


Nhìn chung sự phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì một cán
bộ có thể vừa là cán bộ lãnh đạo quản lý vừa là cán bộ giảng dạy. Mặt khác
việc tìm kiếm thông tin của họ thường phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau
như học tập, nghiên cứu, giải trí… Bên cạnh nhu cầu về những thông tin
chung nhất thì NDT tại thư viện trường CĐSPHT còn có nhu cầu thông tin
chủ yếu về các lĩnh vực chuyên ngành như: thể chất, toán học, ngữ văn, tin
học, chính trị, giáo dục mầm non… điều này tạo nên đặc điểm riêng của NDT
tại thư viện trường CĐSPHT so với nhu cầu tin của NDT tại các trường khác.

16


CHƢƠNG 2
HIỆN TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY

2.1 Vai trò, chức năng của bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông
tin- thƣ viện.
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu tin.
Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan TT-TV là tập hợp các công cụ, phương
tiện cho phép truy cập đến tài liệu hay thông tin trong tài liệu của thư viện.
Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa NDT và cán bộ thông tin với vốn tài
liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp NDT có thể tìm được tài liệu họ cần một cách
nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn được nhu cầu tin của họ.
2.1.2. Vai trò, tác dụng của bộ máy tra cứu tin.
Như chúng ta đã biết tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm
mục đích phục vụ bạn đọc, xây dựng bộ máy tra cứu tin cũng nằm trong mục
đích đó. Vai trò của nó thể hiện:
- Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cụ và phương tiện cho phép tra
tìm và cung cấp các tài liệu/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề
tài bao quát của cơ quanTT - TV, đáp ứng yêu cầu tin của NDT.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cụ
tiếp cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra
cứu được.
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện: Bổ sung tài liệu, xử lý
thông tin, phục vụ bạn đọc.
- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác
thư viện khoa học của cán bộ thư viện.

17


- Khi công tác thư viện chuyển từ chức năng quản thủ tài liệu sang chức
năng quản trị tri thức thì vai trò của bộ máy tra cứu tài liệu- thông tin của thư
viện ngày càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tư
vấn thường xuyên cho hoạt động tiếp cận khai thác và sở hữu tri thức của

NDT.
- Nhờ có bộ máy tra cứu tin mà NDT có thể tìm kiếm được các tài liệu
cũng như thông tin theo yêu cầu một cách kịp thời, nhanh chóng, chính xác,
đầy đủ và hiệu quả.
Như vậy: Bộ máy tra cứu tin có vai trò rất quan trọng và to lớn, không những
có ảnh hưởng và vai trò đối với bạn đọc mà nó còn thể hiện vai trò to lớn đối
với cả các cán bộ thư viện.
2.1.3. Chức năng
Bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan TT-TV có các chức năng sau:
- Chức năng tìm kiếm thông tin: Thông qua bộ máy tra cứu tin, NDT có
thể tìm được những tài liệu từ những yếu tố thư mục như: tên tác giả, tên tài
liệu, chủ đề hoặc môn loại tri thức, hệ thống từ khóa trên CSDL thư mục, địa
chỉ tên miền trên hệ thống máy tính đã kết nối mạng truy cập…
- Chức năng tập hợp tài liệu: Tạo lập vào một chỗ trong công cụ tra cứu
tất cả các phiếu mô tả hay biểu ghi của các tài liệu có cùng tiêu đề, nhiều tài
liệu khác nhau của cùng một tác giả hoặc nhiều tài liệu có cùng chủ đề, cùng
môn loại tri thức của nhiều tác giả khác nhau viết bằng nhiều ngôn ngữ khác
nhau.
- Chức năng đánh giá: Trong quá trình tìm tin, NDT lựa chọn những tài
liệu phù hợp nhất trong số rất nhiều tài liệu khác nhau phản ánh trong các
phích mô tả, trong các biểu ghi trong CSDL.

18