nghiệp vụ kỹ thuật về công tác thông tin – tư liệu và quản trị thông tin tại trung tâm thông tin thư viện trường đại học y hà nội

Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

LỜI NÓI ĐẦU

Cuộc cách mạng CNTT đang diễn ra và tác động sâu sắc,trực tiếp tới mọi
hoạt động kinh tế xã hội của các Quốc Gia, trong bối cảnh ấy thì loài người
đang phải đối mặt với một thách thức to lớn đó là lượng thông tin không
ngừng tăng nhanh và khả năng thu thập, lưu trữ và xử lý của con người thì có
hạn . CNTT mà hạt nhân là tin học viễn thông đã giúp con người tháo gỡ
những khó khăn này.
Từ thực tế đó trung tâm thông tin Đại Học Y Hà Nội mà bản thân là một
trường Đại học lớn, là một trường 3 cấp gồm có: Trường,Viện, Trung Tâm
thư viện chuyên ngành phục vụ thông tin về vấn đề Y-Dược đã nắm bắt quá
trình phát triển đó một cách kịp thời bằng cách ứng dụng CNTT vào hoạt
động lưu trũ và quản lý. Đồng thời thư viện còn có nhiệm vụ làm cầu nối giữa
vốn tài liệu với bạn đọc, giữa vốn tài liệu trong lĩnh vực Y-Dược học. Để hỗ
trợ và phục vụ các nhiệm vụ của ngành y tế và các ngành khác có liên
quan.Vì lẽ đó việc nghiên cứu để thường xuyên hoàn thiện tổ chức và hoạt
động của hệ thống trung tâm thư viện Y học là nhiệm vụ có ý nghĩa cả về mặt
khoa học lẫn thực tiễn.
Trong thời gian kiến tập, được khảo sát và tiếp cận với các nghiệp vụ kỹ
thuật về công tác Thông tin – Tư liệu và Quản trị thông tin tại Trung tâm
Thông tin- Thư viện trường Đại Học Y Hà Nội khó có thể nắm bắt được một
cách chi tiết đầy đủ công việc của trung tâm. Nhưng với sự giúp đỡ và chỉ bảo
nhiệt tình của ban cán bộ thư viện đặc biệt là cô NGUYỄN THU THỦY đã
giúp đỡ em trong suốt quá trình kiến tập. Em biết trong quá trình kiến tập
không thể tránh khỏi những sai sót , khiếm khuyết về mặt chuyên môn cũng
như nghiệp vụ công việc . Vậy em rất mong thầy, cô góp ý cho em hoàn thành
tốt đợt kiến tập này.

Em xin chân thành cảm ơn !
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 1


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

PHẦN I
TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y
HÀ NỘI

I. Lịch sử hình thành và phát triển :
Thư viện trường Đại học Y Hà Nội được thành lập vào năm 1903 lúc
đầu có tên là trường Cao Đẳng Đông Dương. Phụ trách thư viện là một viên
thư ký nha học chính Đông Dương. Thư viện ĐHY Hà Nội là một trong
những Thư viện lớn, ra đời sớm nhất trong các Thư viện các trường ĐH trong
cả nước.
Trước đây , Thư viện trường ĐHY HN có tên gọi là Thư viện Y dược
khoa Việt Nam.Nhiệm vụ chính của Thư viện lúc bấy giờ là : Thông qua sách,
báo, phục vụ đào tạo bác sĩ, dược sĩ, và các chuyên gia cao cấp về Y dược học
cho nền Y tế Việt Nam và cho cả các nước Đông Dương nói chung.Địa điểm
tại 13 Lê Thánh Tông.
Năm 1962, Thư viện trường ĐH Y dược khoa Việt Nam được tách ra
thành Thư viện ĐH Y khoa và Thư viện ĐH Dược khoa.
Năm 1969 thư viện Đại học Y khoa chuyển thành thư viện Trung Ương,
nay là viện thông tin thư viện Y học Trung Ương do Bộ Y Tế quản lý và đến
năm 1978 thư viện Đại Học Y mới chính thức thành lập.
Năm 1980, thư viện ĐH Y HN mới được chuyển về Tôn Thất Tùng .Từ
đó thư viện Đai Học Y có điều kiện hơn kết nối giữa độc giả và tài liệu thông

qua các cán bộ thông tin , cùng với quá trình hội nhập và phát triển trường
Đại học Y cũng như trường Đại Học khác ngày càng có nhiều mối quan hệ
với cơ quan trong và ngoài nước vì thế số lượng tài liệu nâng lên rất nhanh
đặc biệt từ ngay sau khi thống nhất đất nước và chủ trương đổi mới của nhà

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 2


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

nước .Năm 1986 số lượng tài liệu và thông tin thu thập lưu trữ tại thư viện
tăng lên rất nhiều không chỉ nhờ mối quan hệ với nước ngoài mà tài liệu trong
nước đã phong phú .Ngoài hình thức phục vụ độc giả theo phương thức
truyền thống thư viện Đại Học Y hiện nay đã nối mạng và quản lý dữ liệu
bằng máy tính.
Qua đó đã tạo điều kiện cho thư viện Đại Học Y Hà Nội có mối quan hệ
với các thư viện trong và ngoài nước, các tập thể cá nhân như Anh, Pháp,
Unessco…đó chính là nguồn cung cấp tư liệu chính cho thư viện.
Với xu thế hội nhập, ngày nay thư viện Đại Học Y Hà Nội đã nhanh
chóng tiếp cận và thực hiện chức năng phục vụ của mình
II. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
1. Chức năng nhiệm vụ.
1.1. Chức năng:
Với vai trò là một đơn vị của Bộ Y tế về công tác thông tin thư viện, vì
thế chức năng đầu tiên là đáp ứng nguồn thông tin tư liệu cho độc giả là
những người làm y - dược.
Chức năng bổ sung, lưu trữ, xủ lý tài liệu có liên quan trực tiếp hoặc gián
tiếp tới lĩnh vực Y - Dược, các đề tài nghiên cứu, quy trình biên tập và xuất

bản tư liệu công cụ, bộ chủ đề y học, từ điển y dược. kỷ yếu công trình
nghành y tế.Trung tâm đã tuyên truyền, phổ biến các ấn phẩm thông tin liên
quan đến ngành y dược.
Tìm kiếm các thông tin dữ liệu, thông tin tư liệu Medline trên CD – Rom.
Đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và giảng dạy,nghiên cứu sinh, học viên cao
học và sinhviên. Đồng thời phục vụ việc đào tạo bác sỹ, học viên, chuyên
viên, chuyên gia cao cấp về y học cho ngành y tế trong và ngoài nước.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 3


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

Ngoài chức năng trên thì trung tâm còn có đặc trưng của ngành y tế có tính
quốc tế cao, nên có chức năng là một đơn vị đầu mối trong quan hệ hợp tác của
Bộ Y tế Việt Nam với tổ chức y tế thế giới về công tác thông tin thư viện.
1.2. Nhiệm vụ:
Thư viện Đại học Y Hà Nội có những nhiệm vụ sau:
- Thu thập, bổ sung, lưu trữ, xử lý, bảo quản, cung cấp các tài liệu liên
quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới lĩnh vực y dược học.
- Nghiên cứu và đề xuất ý kiến, phương án xây dựng và củng cố, phát
triển nhằm phục vụ tốt hơn cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của
cán bộ giảng viên, học viên, nghiên cứu sinh và sinh viên trong trường.
- Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu khoa học thông tin của trung tâm.
- Tổ chức hoạt động thư mục, giới thiệu sách báo mới và các hoạt động
thông tin tư liệu khoa học khác.
- Thực hiện các hoạt động kỹ thuật nghiệp vụ như phân loại, mô tả ấn
phẩm làm thư mục, xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin thích hợp từng bước

thực hiện tin học hoá, hiện đại hoá trong hoạt động thông tin.
- Tổ chức các phòng đọc, phòng mượn phục vụ sinh viên, cán bộ giảng
dạy. Hướng dẫn cho người dùng tin cách tra tìm tài liệu trên máy tính hoặc
trong tủ thư mục.
- Thực hiện các tổ chức trao đổi thông tin, nâng cao trình độ, nghiệp vụ,
ngoại ngữ tin học cho cán bộ thư viện.
- Khai thác và tìm kiếm Thông Tin.
- Phổ biến các ấn phẩm Thông Tin về chuyên nghành Y dược.
- Đáp ứng nhu cầu của người dùng tin.
- Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản được giao.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 4


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Tổ chức các buổi gặp gỡ sinh viên để giải đáp thắc mắc về tài liệu,
giờ giấc phục vụ để Thư viện làm tốt chức năng của mình.

2. Cơ cấu tổ chức:
Ban giám đốc

Phòng
biên
mục

Phòng
máy

tính

Phòng
giáo
trình

Phòng
đọc
sinh
viên

Phòng
đọc
ngoại
văn

Phòng
mượn
cán bộ

3. Thành tựu nổi bật:
III. Các trang thiết bị phục vụ công tác thông tin tư liệu:
1. Cơ sở vật chất:
Với tổng diện tích là 1500 m² của tòa nhà 2 tầng, tại địa điểm rộng rãi,
thoáng mát trong trường Đại học Y Hà Nội. Các phòng ban trong trung tâm
được bố trí hài hòa, thuận tiện cho việc đi lại cũng như tìm tin của độc giả, là
địa điểm khá lý tưởng cho sinh viên học tập và nghiên cứu.
Thư viện có phòng đọc tiếng việt, phòng ngoại văn, kho, phòng giáo
trình, phòng xử lý, phòng máy tính.
- Phòng đọc sinh viên: lưu trữ tài liệu tra cứu

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 5


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Phòng biên mục: bổ sung tài liệu, làm cơ sở dữ liệu (xây dựng các
mục lục, thư mục và các cơ sở dữ liệu điện tử), phân loại tài liệu làm
từ khoá, tóm tắt.
- Sách báo tạp chí, luận văn, băng hình…phục vụ sinh viên tra cứu, tìm
tài liệu trong thư viện.
- Phòng ngoại văn: lưu trữ toàn bộ sách, báo ngoại văn theo từng
chuyên khoa,tài liệu tra cứu phục vụ tra cứu, học tập của cán bộ, học
viên và sinh viên năm cuối.
- Phòng mượn cán bộ: lưu trữ toàn bộ sách, báo, tạp chí tiếng Việt và
tiếng Nước ngoài cho cán bộ trong trường mượn nghiên cứu.
- Phòng giáo trình: lưu trữ toàn bộ sách giáo khoa cho sinh viên từ Y1 –
Y6 mượn.
2. Nguồn nhân lực: 2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 6


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

PHẦN II
CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ
LIỆU CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI (DÂY
TRUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU).

I. Công tác nghiệp vụ:
1. Bổ sung:

Bổ sung

Sơ đồ quy trình Thông tin tư liệu của Trung tâm :

Xử lý tài
liệu

Kho

Phục vụ bạn
đọc

2. Xử lý: Khâu xử lý trung tâm là xử lý về hình thức và nội dung:
- Xử lý hình thức:phân theo kích cỡ khổ sách
Các tài liệu được đánh số từ nhỏ đến lớn được đặt vào khung phân loại
như: tài liệu về sách tiếng Việt thì mang kí hiệu ĐVA là sách cỡ nhỏ, ĐVB là
sách cỡ vừa, ĐVC sách cỡ lớn. Tài liệu về sách Latinh thì được kí hiệu là
ĐLA, ĐLB, ĐLC. Luận văn thì được kí hiệu ĐL, từ điển là ĐTC, tạp chí
được kí hiệu là BV1, BV3, BV16.
- Xử lý nội dung:

Ngay sau khi tài liệu đã được nhập và được xử lý phân ra theo khung
phân loại các loại sách, tạp chí chuyên ngành Y – Dược.
Xử lý sách, tạp chí được định từ khóa bởi các cán bộ chuyên môn. Khi
tài liệu được xử lý xong thì được lưu trữ bảo quản trong kho theo một trật tự
sắp xếp nhất định để thuận tiện cho việc tìm kiếm và phổ biến thông tin cho
người dùng.
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 7


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

3.1. Kho lưu trữ :
Kho lưu trữ của thư viện thuộc dạng mở (phòng đọc cán bộ) và kho
đóng (kho giáo trình, kho phòng đọc sinh viên, kho phòng mượn cán bộ)
gồm 2 thành phần chủ yếu là sách và tạp chí, trong đó sách Y học chiếm
khoảng 90%.
3.2. Kho sách:
Bao gồm toàn bộ sách Y – Dược học và ngành có liên quan như: sinh
hóa, hóa học, sinh vật được in bằng tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và một
số sách bằng tiếng Nga, tiếng Đức, cùng một số tài liệu của tổ chức Y Tế thế
giới (WHO), thư viện hiện có 10874 sách.
3.3. Kho tạp chí:
Thư viện gồm có các tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Nga và tiếng
Việt, trong đó tạp chí nước ngoài chiếm phần lớn. Báo, tạp chí có tổng số
khoảng trên 674 đầu tạp chí.Ngoài sách và tạp chí, thư viện còn lưu trữ
khoảng trên 8056 báo cáo (luận án) sau đại học của cán bộ ngành Y – Dược
học Việt Nam.
II. Công tác phục vụ :

1. Thông tin hiện có :
- 10874 sách
- 198 giáo trình
- 33583 bài trích báo
- 660 báo ,tạp chí
- 2 tạp chí điện tử
- Các loại sách ngoại văn:
NLA: 120 tài liệu
NLB: 338 tài liệu
NLC: 356 tài liệu
- Báo, tạp chí tiếng anh , tiếng pháp
Ba: 660 tài liệu
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 8


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Luận văn, luận án:ĐL; gồm 6705 tài liệu
- Sách tham khảo tiếng việt gồm: ĐVA : 1179 cuốn
ĐVB: 293 cuốn
ĐVC: 1122 cuốn
- Tài liệu tham khảo tiếng anh pháp: ĐLA: 371 tài liệu
ĐLB: 761 tài liệu
ĐLC: 552 tài liệu
- Báo tiếng việt: BV :29005 tài liệu .
2. Trình tự tìm kiếm :
HỆ THỐNG TRA CỨU

PHƯƠNG PHÁP TRUYỀN
THỐNG

Theo
tác
giả

Theo
chủ
đề

PHƯƠNG PHÁP HIỆN
ĐẠI HÓA

Theo
tác
giả

Theo
từ
khóa

3. Ứng dụng tin học trong phục vụ thông tin:
Phương thức phục vụ hiện đại..
- Để phục vụ độc giả thuộc nhiều đối tượng khác nhau.
- Hiện đại hoá Thư viện.
- Xây dựng trang Web của Thư viện.
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 9

Theo

tên
sách

Theo
năm
xuất
bản


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Bảo đảm việc in ấn tài liệu.
- Đào tạo và tự đào tạo.
Nâng cấp các Thư viện vệ tinh.
- Thư viện đã xây dựng mạng LAN gồm 04 máy chủ và 30 máy trạm
với đường truyền tốc độ cao (ADSL và Leased line) nhằm phục vụ nhu cầu
tìm tin cho độc giả nhanh chóng và thuận lợi. Với hệ thống mạng LAN, Thư
viện đã tiến hành :
+ Nhập liệu các biểu ghi thư mục cho các dạng tài liệu: sách, tạp chí,
luận án (sẽ triển khai CD ROM).
+ Truy cập Internet miễn phí cho sinh viên, giảng viên, học viên.
+ Tìm kiếm thông tin đã được số hoá mà thư viện hiện có: cơ sở dữ liệu
OVID, cơ sở dữ liệu của Thư viện đã tải về từ các tạp chí cho miễn phí trên
Internet, Bài trích trong tạp chí Y học Tp.HCM…
+ Tra cứu nhanh chóng và chính xác các tài liệu trong Thư viện qua
Phần mềm Thư viện Libol. Độc giả có thể tra cứu sách, luận án, tạp chí theo
nhan đề, tác giả, từ khoá hoặc theo ISBN, ISSN, theo khung phân loại
NLM… Từ kết quả tra cứu, độc giả có thể đăng ký mượn tài liệu trên máy

nhanh chóng và dễ dàng.
+ Quản lý độc giả: Thư viện quản lý độc giả thông qua việc đăng ký
làm thẻ Thư viện. Sinh viên, học viên sau đại học, bác sĩ các bệnh viện hay
cán bộ giảng đều có một thẻ độc giả được mã hoá dưới dạng mã vạch. Để độc
giả ý thức hơn quyền lợi và trách nhiệm của mình
4. Xây dựng trang Web Thư viện:
Trang Web Thư viện nằm trong trang Web của Đại học Y Nội dung
trang web gồm các phần : giới thiệu lịch sử và hoạt động Thư viện, các cơ sở
dữ liệu của Thư viện, các Tin tức y học, Thông tin Thư viện, Tra cứu … tiến
đến phục vụ trực tuyến cho độc giả. Độc giả có thể ngồi tại nhà, vào trang chủ
của Đại học Y.ngoải ra trường còn sử dụng một số phần mềm giúp ích cho

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 10


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

công việc tìm tài liệu phục vụ bạn đọc một cách tốt nhât.Nhà cung cấp phầm
mêm ( CMC )đã xây dựng cho trường một số phần mềm đảm bảo ứng dụng
một cách tốt nhất đến quá trình làm việc,giúp bạn đọc thực hiện việc tìm kiếm
dễ dàng hiểu quả nhất.
- Hơn nưa, nhà trường còn đầu tư với các dàn máy tính , Internet với
tốc độ cao nhất , giúp ích tối đá công việc thư viện . ( học sinh , giao viên ,
cán bộ nhà trường )..
- Thư viện nhà trường với một đỗi ngũ cán bộ trình độ kỹ thuật cao.
- Các phòng ban đều được liên kết trực tiếp ,kết nối( Mang Lan ,
Internet ) điều này rất quan trọng trao đổi dữ liệu giữa các phòng , trao đổi
thông tin một cách nhanh nhất . Giúp độc giả ,người đọc dễ dàng hơn việc của

mình .Điều này nhằm tiết kiễm thời gian cách tốt nhất ..
- Thực hiện nhiệm vụ xây dựng đề án thực hành trang chủ về thông tin
Y – Dược trên mạng tin học của Bộ Y Tế, trung tâm thông tin Thư viện
trường Đại học Y đã tiến hành khảo sát nghiên cứu , xây dựng các CSDL và
nội dung thông tin trên mạng, tổ chức đào tạo cán bộ, thiết kế quản lý mạng.
- Đưa tin học hóa vào công tác hoạt động của thư viện cho phép nhập
thông tin vào CSDL trên máy. Người dùng tin có thể tìm mọi trường theo từ
khóa có thể làm (nhan đề, tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, chỉ số phân
loại) dựa vào toán tử tìm AND, OR, NOT.
Các thành tố chủ yếu của mạng thông tin Y dược bao gồm:
- Giới thiệu trung tâm và các hoạt động của trung tâm.
- Danh mục các cơ quan y tế Trung ương và địa phương, sơ đồ tổ
chức ngành y tế, danh mục các trang web về y tế, y học Việt Nam
và thế giới.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 11


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

+ Cơ sở dữ liệu y dược Việt Nam bao gồm: sách, bài báo y dược, luận
án và các công trình nghiên cứu y dược. Các danh mục này đều được tra cứu
qua phần mềm Medline và được cập nhật thường xuyên.
+ Tài liệu trong và ngoài nước.
- Tạp chí Y – Dược trên mạng: tạp chí thông tin Y – Dược, tạp chí Y học
thưc hành, Dược học, Y học Việt Nam.
- Dịch vụ tra cứu hỗ trợ: từ điển Y – Dược, phân loại bệnh tật quốc tế
chủ đề Y học Medline…

- Hỏi đáp thường xuyên.
- Cấu trúc của mạng Y – Dược được chia làm 2 giai cấp:
+ Giai đoạn 1: Tổ chức mạng cục bộ của trung tâm ( mạng LAN).
+ Giai đoạn 2: Hòa nhập với mạng của bộ Y tế trở thành một bộ phận
của mạng Internet, của mạng Y tế và kết nối với các mạng khác trong toàn
ngành thông qua giao thức Internet hoặc kết nối mạng viễn thông khác.
Để đảm bảo và đáp ứng một cách nhanh chóng, chính xác yêu cầu của
người dùng tin thư viện đã chú trọng đến việc tin học hóa các hoạt động tra
cứu và tìm tin thông qua hệ thống máy tính có cài đặt phần mềm thống nhất.
Phần mềm quốc gia Medlib được trung tâm thông tin tư liệu khoa học
và công nghệ chuyển giao cho Thư viện từ năm 2001. Phần mềm này dùng để
tìm tin hiện đại ưu việt hơn hẳn phương pháp tra cứu truyền thống. Đây là
phần mềm dùng trong công tác thư viện, tuy nhiên do sách của mỗi thư viện
là khác nhau do đó việc phải làm đàu tiên là xây dựng một CSDL riêng của
mình trên phần mềm này. Hiện tại thư viện đang làm công tác này. Trong thời
gian thực tập tại cơ quan, em cũng được tiếp xúc với công việc này, quan sát
và nhìn nhận em thấy. CSDL trên máy bao gồm:
- Sách (tài liệu khoa học công nghệ y học) gồm 10874 tài liệu.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 12


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

- Bài trích báo: 33583
- Báo tạp chí ( bài báo tiếng Anh và tiếng Pháp): 674 tài liệu.
- Luận văn (các luận văn, luận án): 8056 tài liệu.
- Giáo trình (sách y dược học): 198 tài liệu.

Ilib 4.0 là phần mềm cho phép ta tra cứu tên bài trích của tạp chí, sách
báo đã nhập trong máy và được đưa lên mạng. Với khoảng 10000 biểu ghi
trong CSDL sách và 18000 biểu ghi CSDL y bài trích. Giúp cho NDT có thể
nhanh chóng tìm kiếm hầu hết được các tên đầu sách mỗi biểu ghi sẽ cho ta
tìm thấy các dữ liệu mà ta cần.
Việc ứng dụng phần mềm Medlip trong công tác xử lý, phục vu thông tin
đã giúp cho việc quản lý và lưu trữ được dễ dàng, cũng như việc tìm và tra
cứu tin được nhanh chóng thuận tiện, đạt hiệu quả cao.
Trình tự tìm tin được tiến hành như sau: NDT đưa ra yêu cầu tin, sau đó
cán bộ tìm tin sẽ căn cứ vào yêu cầu tìm để tiến hành tìm tin trên máy. Nếu
NDT có yêu cầu thì cán bộ tìm tin có thể in tài liệu cho NDT.
Từ ngày 12/6/2001 Thư viện đã hoàn thành việc nối mạng Internet cho toàn
bộ mạng máy tính của Thư viện. Ngoài ra Thư viện còn trang bị băng hình, tài
liệu về y học thực hành. Hàng tháng tổ chức chiếu cho sinh viên và cán bộ
ngành y tế học tập…
III. Thông tin đầu vào và dịch vụ đầu ra của thư viện
1. Thông tin đầu vào:
Thông tin đầu vào của Đại học Y Hà Nội được thu nhập từ các tuyến
bệnh viện, tin tức từ các Đại hội, hội nghị, hội thảo chuyên ngành, các thông
tin được tìm kiếm trên mạng Internet hay đĩa CD.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 13


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

2. Dịch vụ đầu ra :
Danh mục một số tạp chí y dược có thể truy nhập trực tiếp trên mạng

Internet.
Mục lục của các số tạp chí mới nhất được cập nhật hành tuần.
Các bài báo toàn văn được lấy từ một số tạp chí y học chính theo yêu
cầu của người dùng tin.
Tóm tắt các bài tạp chí y dược bằng tiếng Anh. Các dịch vụ này được
truy cập miễn phí, người dùng tin phải trả tiền khi muốn sao chụp.
CD Medline: thư mục về các báo cáo đang đăng tải bao gồm 3400 tap
chí y dược và sinh học.
Các dịch vụ về thông tin thư viện bao gồm những cơ sở dữ liệu y dược
trên máy tính, tổ chức kho thư viện y dược, xây dựng các hệ thống phân loại
tư liệu, tra cứu tư liệu theo từng chủ đề y học, khai thác và tìm kiếm thông tin
trên mạng Internet, tìm tin trên đĩa CD.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 14


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

PHẦN III
HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y
HÀ NỘI
I. Ưu và nhược điểm
1. Ưu điểm:
Trung tâm Thư viện trường Đại học Y Hà Nội là một trng những trung
tâm thông tin về y dược hàng đầu của nước ta. Trung tâm có hệ thống cơ sở
hạ tầng tốt, thuận tiện cho việc nghiên cứu và học tập. Với mạng máy tính
được nối mạng LAN và hầu hết tất cả các máy tính ở trung tâm được nối
mạng Internet, một loạt cơ sở dữ liệu về y dược, CD – Mediline. Và phần

mềm cơ sở dữ liệu.
- Với cơ cấu tổ chức thư viện hợp lý, đội ngũ các bộ có năng lực và
yêu nghề đã đáp ứng được yêu cầu của sinh viên và giảng viên trong học tập,
nghiên cứu.
- Cùng với thời gian, Thư viện Đại học Y Hà Nội đã không ngừng
củng cố và hiện đại hóa cơ sơ vật chất cũng như trình độ cán bộ để đáp ứng
kịp thời yêu cầu phong phú và ngày càng cao của sinh viên, giảng viên của
trường.
- Thư viện có hệ thống máy tính hoàn chỉnh (cả về chất lượng và số lượng).
- Công tác phục vụ thông tin nhanh, kịp thời và chính xác, với thái độ
phục vụ nhiệt tình người dùng tin của cán bộ thư viện.
- Đối tượng người dùng tin của trung tâm Thư viện trường Đại học Y
Hà Nội có trình độ tương đối cao.
Bên cạnh những ưu điểm nêu trên trung tâm Thư viện Đại học Y Hà
Nội cần có một số nhược điểm cần khắc phục.
Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 15


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

2. Nhược điểm:
- Công tác thư viện nhìn chung vẫn chưa được đầu tư thích đáng cụ thể
là công tác bổ sung hàng năm của thư viện với nguồn kinh phí còn chưa cao.
Trong khi đó sách về y dược là 300 đến 500 triệu đồng chỉ để bổ sung sách
giáo khoa và sách tham khảo bằng tiếng Việt.
- Cần không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để theo kịp trình độ
chuyên môn hiện đại.
- Số cơ sở dữ liệu trên CD rom chưa phong phú, mới chỉ có cơ sở dữ

liệu Medline, và tương lai sẽ có Popline.
- Xu thế hội nhập, quốc tế hóa thông tin của trung tâm còn là một thách
thức lớn.
- Từ những mặt mạnh cũng như những vấn đề bất cập còn tồn tại trung
tâm cần phát huy mức tối đa có thể, đồng thời có những biện pháp khắc phục
để trung tâm ngày càng hoàn thiện và phát triển.
II. Kiến nghị :
Hiện nay chúng ta đang sống trong một xã hội mà thông tin đóng vai
trò quan trọng trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội. Đặc biệt là vấn đề
thông tin trong công tác bảo vệ sức khỏe con người thì thông tin y tế luôn
phải chính xác. Do đó để đáp ứng kịp thời chính xác những thông tin cho
ngành y tế thì trung tâm thông tin

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 16


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

KẾT LUẬN

Hiện nay chúng ta đang sống trong xã hội của sự phát triển khoa học
và công nghệ thông tin thì thông tin là một vấn đề được đặt lên hàng đầu kéo
theo sự phát triển của các ngành khác .Cùng với việc nghiên cứu tài liệu
trong thư viện truyền thống thì ngày nay bạn đọc có thể tìm đọc mọi thông
tin cần thiết bằng cách truy nhập vào thư viện điện tử một cách nhanh chóng
và tiện lợi.
Mỗi quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng thì vấn đề Y
tế là một ngành quan trọng ,đối với ngành Y tế việc cung cấp thông tin tài liệu

một cách kịp thời chính xác là vấn đề then chốt góp phần tích cực vào việc
đào tạo và đầu tư hiện đại hóa các khâu cung cấp và xử lý thông tin tại trung
tâm .Với một mạng máy tính được nối mạng LAN và hầu hết tất cả các máy
tính ở trung tâm được nối mạng internet cùng với một hệ thống cán bộ chuyên
môn nghiệp vụ cũng như trình độ tin học đã góp phần thúc đẩy công tác phục
vụ thông tin trung tâm từng bước tiến tới bắt kịp thời đại .
Được sự quan tâm của lãnh đạo Bộ, hiện nay thư viện đang từng bước
tin học hóa ,cùng với sự phấn đấu không ngừng của toàn thể cán bộ trung tâm
đã vượt qua nhưng khó khăn về tài chính ,cơ sở hạ tầng ,đội ngũ cán bộ …
như đã nêu ở trên.
Song song với những ưu điểm thì trung tâm còn có những bất cập cần
phải giải quyết kịp thời như : Công tác thông tin thư viện chưa được đầu tư
thích đáng cụ thể như việc bổ sung hàng năm của thư viện được đầu tư ít
trong khi đó sách Y-Dược là sách đắt nhất hiện nay do đó có rất nhiều loại tài
liệu không được bổ sung.Cơ sở vật chất và hạ tầng kỹ thuật vẫn còn những
hạn chế.

Khoa Thông tin học và Quản trị thông tin 17


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

PHỤ LỤC
Phụ lục I
BỘ Y TẾ

Đảng ủy

P.hành chính
tổng hợp

P. Dự án

Ban giám
hiệu

P. Tổ chức

Công đoàn
trường

P. Nghiên cứu
khoa học

P.Quản
trị

Các khoa

Thư viện

P. Đào tạo

P. Vật tư


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

Phụ lục II
Cơ cấu bố trí bộ phận thông tin của cơ quan:
Ban giám đốc

Phòng
biên
mục

Phòng
máy
tính

Phòng
giáo
trình

Phòng
đọc
sinh
viên

Phòng
đọc
ngoại
văn

Phụ lục III. Nguồn nhân lực thông tin thư viện

2 cán bộ có trình độ thạc sĩ chuyên nghành thư viện.
- 8 cán bộ có trình độ Đại học.
- 2 cán bộ có trinh độ Trung cấp.
- 1 nhân viên phục vụ.

Phòng
mượn
cán bộ


Báo cáo thực tập giữa kỳ

NGUYỄN ĐỨC ANH

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU.......................................................................................................................1
PHẦN I
2
TỔNG QUAN VỀ THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.......................................2
I. Lịch sử hình thành và phát triển :..................................................................................2
II. Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức.............................................................................3
1. Chức năng nhiệm vụ...................................................................................................3
1.1. Chức năng:..........................................................................................................3
1.2. Nhiệm vụ:............................................................................................................4
2. Cơ cấu tổ chức:...........................................................................................................5
3. Thành tựu nổi bật:......................................................................................................5
III. Các trang thiết bị phục vụ công tác thông tin tư liệu:..................................................5
1. Cơ sở vật chất:............................................................................................................5
PHẦN II
7

CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VÀ PHỤC VỤ VỀ THÔNG TIN TƯ LIỆU CỦA THƯ VIỆN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI (DÂY TRUYỀN THÔNG TIN TƯ LIỆU).7
I. Công tác nghiệp vụ:........................................................................................................7
3.1. Kho lưu trữ :........................................................................................................8
3.2. Kho sách:.............................................................................................................8
3.3. Kho tạp chí:.........................................................................................................8
II. Công tác phục vụ :.........................................................................................................8
2. Trình tự tìm kiếm :.....................................................................................................9
3. Ứng dụng tin học trong phục vụ thông tin:................................................................9
4. Xây dựng trang Web Thư viện:................................................................................10
III. Thông tin đầu vào và dịch vụ đầu ra của thư viện.....................................................13
1. Thông tin đầu vào:....................................................................................................13
2. Dịch vụ đầu ra :........................................................................................................14
PHẦN III 15
HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y HÀ NỘI.................................15
I. Ưu và nhược điểm........................................................................................................15
1. Ưu điểm:...................................................................................................................15
2. Nhược điểm:.............................................................................................................16
II. Kiến nghị :...................................................................................................................16
KẾT LUẬN 17
PHỤ LỤC 18
Phụ lục I
18