Bài giảng quản lý dự án chương 6 TS nguyễn thúy quỳnh loan

Chương 6
Kết thúc dự án

GV:

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan
BM QLSX&ĐH, Khoa QLCN

07/09/2008

1


Nội dung

1.
1.Các
Cácvấn
vấnđề
đềkhi
khikết
kếtthúc
thúcdự
dựán
án
2.
2.Quản
Quảnlý
lývề
vềcon
conngười

người
3.
3.Quản
Quảnlý
lýtruyền
truyềnthông
thông
4.
4.Quản
Quảnlý
lýthông
thôngtin
tin
5.
5.Q.lý
Q.lýsự
sựchuyển
chuyểngiao
giaoquyền
quyềnlực
lực

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

2


CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN

CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN

Con
người

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

Truyền
thông

Thông
tin

07/09/2008

Quyền
lực

3


QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (1)
Các yếu tố ảnh hưởng

Các vấn đề cần được quan tâm

• Thành viên của tổ DA
– Lo lắng về tương lai của
họ

– Giảm sự quan tâm đối
với các nhiệm vụ còn lại
– Giảm động cơ làm việc
– Không gắn bó với dự án
như lúc ban đầu
• Nhà QLDA
– Quyền hạn bị giảm đi

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

• Thành viên của tổ DA
– Dự án có bị giải tán hay
không?
– Dự án nào sẽ là dự án kế tiếp?
– Khi nào thì họ sẽ dời khỏi dự
án?
– Việc trở về công việc cũ như
thế nào, có được hay không?
• Nhà QLDA
– Nguồn lực, thời gian, ngân
sách bị giảm đi
07/09/2008

4


QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (2)
Các yếu tố ảnh hưởng

Các vấn đề cần được quan tâm

• Khách hàng của DA
– Giảm sự quan tâm ở các
mức độ tổng thể, bao quát
– Gia tăng sự quan tâm theo
mức độ của người sẽ vận
hành dự án
– Gia tăng sự quan tâm về
các chi tiết, các kết quả
của dự án
– Thường ít tham gia các
cuộc họp của dự án

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

• Khách hàng của DA
– Khi nào sẽ được vận hành
dự án?
– Dự án sẽ vận hành đúng
như các yêu cầu mong
muốn hay không?
– Dự án nào sẽ là dự án kế
tiếp?
– Những việc cần làm để có
thể kết thúc dự án?

07/09/2008

5

QUẢN LÝ VỀ CON NGƯỜI (3)
• Hướng giải quyết vấn đề
– Động viên và duy trì để mọi người gắn bó với
dự án
– Làm sao để khuyến khích mọi người tự quản lý
để hoàn thành nhiệm vụ
– Phải cung cấp đầy đủ thông tin và nguồn lực
để hoàn thành các nhiệm vụ còn lại của dự án

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

6


QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (1)
• Truyền thông hai chiều một cách hiệu quả (effective two
way communication) là nhân tố quan trọng dẫn đến sự
thành công của dự án,
• Trong giai đoạn kết thúc, nhà quản lý dự án cần phải đảm
bảo luồng thông tin giữa nhà quản lý dự án với tổ dự án
và với khách hàng.
Mục tiêu, yêu cầu
Tổ dự án, k.hàng

Nhà quản lý DA

Phản hồi về quy trình,

kết quả
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

7


QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG (2)
• Hướng giải quyết:
– Tổ chức nhiều cuộc họp hơn để so sánh, đánh giá, rút
kinh nghiệm – đóng gói dự án (wrapped up)
– Mở rộng thành phần tham gia
• Tất cả các tổ dự án (càng lúc càng ít dần)
• Mời nhân sự phía khách hàng

– Các cuộc họp này cho phép xem xét các vấn đề chi tiết
hơn, đó là các vấn đề chưa được đề cập trước đây
– Phải có cuộc họp riêng giữa nhà quản lý dự án và tổ
dự án
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

8


QUẢN LÝ THÔNG TIN (1)
• Vấn đề đặt ra trong giai đoạn này là chúng ta cần những
thông tin gì và tại sao lại cần nó?

• Ở giai đoạn này:
– Hầu như tất cả tiền bạc và nguồn lực đã được sử dụng hết
– Đa số các kết quả đã được hình thành

• Trả lời câu hỏi trên là:
–
–
–
–

Xác định các công việc còn tồn tại
Ghi nhận lại bản chất thực sự của các kết quả
Tạo ra một tài liệu về dự án
Kiểm soát những gì chúng ta đạt được so với những gì đã đề ra.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

9


QUẢN LÝ THÔNG TIN (2)
• Hoàn thành dự án (project completion)
– Việc nào đã hoàn tất?
– Việc nào chưa hoàn tất?

Æ Muốn trả lời các câu hỏi này phải dựa vào:
– Đặc trưng của dự án
– Hệ thống kiểm soát sự thay đổi của dự án

– Who, what, why của các sự thay đổi này

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

10


QUẢN LÝ THÔNG TIN (3)
• Kiểm định/kiểm toán sau dự án (post project
audit)
– Kiểm định
• Tình trạng hiện hành của dự án
• Kiểm định khả năng thất bại hay lầm lỗi của DA
• Liệu chúng ta có cần phải thay đổi phương cách quản lý hay
hoạch định dự án không

– Khách hàng kiểm định
• Kết quả của dự án có hoàn tất đúng hạn được hay không?
• Những còn tồn đọng cần phải đươc thực hiện tiếp
• Chi phí có bị vượt hay không?

– Đối với nhà quản lý dự án
• Chi phí thực hiện có đúng như dự định hay không?
• Kỹ thuật quản lý dự án được sử dụng thích hợp hay không?
• Những công việc nào có sử dụng tài sản của dự án?
TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

11


QUẢN LÝ SỰ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC

• Bản chất là sự chuyển giao quyền lực giữa
người quản lý dự án sang người vận hành
dự án
• Việc chuyển giao quyền lực phải được
chuyển giao trong buổi lễ chính thức.

TS. Nguyễn Thúy Quỳnh Loan

07/09/2008

12