Bài giảng quản lý dự án chương 3 TS phùng tấn việt

Chương 3

XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN,
LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ PHÂN
BỔ NGUỒN LỰC
Eric Verzuh


• Yêu cầu:
Xây dựng kế hoạch tối ưu cho 1 Dự án.
Ie: Tập trung vào các bước XDKH.


Đặt vấn đề?
1. Điều tuyệt diệu của đêm nhạc Rock là màn trình diễn đậm đà sắc thái và
phong cách của các diễn viên múa. Và để có được điều đó họ đã tập 1 thời
gian nhất định để đạt đến trình độ hoàn thiện như thế!
2. Một dự án là nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo ra 1 sản phẩm độc nhất!
Nhóm dự án họ hiếm khi có cơ hội để thực tập và họ chỉ có 1 màn trình diễn
và điều đó tốt hơn nếu như họ đạt mục đích từ lần đầu!

 Đêm nhạc Rock có 1 biên đạo múa đã thực hiện việc biên đạo và luyện
tập cho vũ công!

 Nhà quản lý dự án phải dựa vào các kế hoạch hành động cụ thể để
biên đạo cho cả nhóm!
Các kế hoạch đó hình thành 1 nền tảng cho sự dự đoán, cân đối, giao tiếp,
quản lý các phạm vi và rất nhiều chức năng quản lý dự án khác!


Xây dựng 1 kế hoạch chi tiết, cần giải quyết 1 số câu hỏi?

1.
2.
3.
4.

Chính xác công việc nào sẽ hoàn thành dự án?
Các kỹ năng cần thiết cho công việc?
Ai sẽ được phân công cụ thể cho mỗi công việc?
Mỗi dự án cần bao nhiêu ngày và cần những nổ lực
cũng như chi phí bao nhiêu?
5. Tác nghiệp cần theo 1 trình tự nhất định hay không?
6. Quy mô nhóm dự án?
 Những vấn đề trên sẽ được xử lý trong các lược
đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, các bảng tính toán
nguồn lực, và cấu trúc phân tích công việc.


LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Khái niệm
Lập kế hoạch dự án là việc xác định và phân bổ các công việc
của dự án theo một trình tự logic, qui định rõ các công việc cụ
thể cần thực hiện, nguồn lực và thời gian cần thiết để hoàn
thành các mục tiêu đã xác định của dự án.
Vị trí
1. Lập kế hoạch là tiến hành chi tiết hóa các mục tiêu của dự
án thành những công việc cụ thể và hoạch định 1 chương trình
biện pháp để thực hiện các công việc đó.
2. Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực hiện dự án.
3. Có ý nghĩa quan trọng và quyết định đối với việc biến dự

án thành hiện thực.


QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT


MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT
Từ định nghĩa dự án
Các quy tắc

dự án

Hoạch định

Phạm vi

Tiền hoạch định quản lí
rủi ro:

Bước 1:
Phát triển 1 cấu trúc
công việc (WBS)

- Phương thức phát triển
- Các tác vụ quản lí rủi ro

Bước 2:
Tập hợp các tác vụ
Lược đồ mạng lưới

Các tác vụ dự án

Các yêu cầu về trang
tiết bị và ước lượng kỹ
năng và phân công

Tính toán kế hoạch
ban đầu

Cấp phát, cân đối
nguyên:
- Hoạch định khả thi
- Dự báo tài nguyên

Chi phí lao động

Bước 6:
Phát triển ngân sách

Đường găng

Bước 5:

Bước 3:
Dự đoán, thẩm định
các gói công việc

Dự đoán thời gian

Bước 4:

Các giới
hạn về tài
nguyên

và kết quả

tài

Kế hoạch dự án:

Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm
Ngân sách, Dự báo tài nguyên

Chi phí
nguyên vật
liệu..


BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
(WBS: Work Breakdown Structure)
Định nghĩa WBS: WBS xác định tất cả các tác vụ trong 1 dự án. Sử dụng WBS
để đơn giản hóa danh sách các tác vụ.
Ie: Nó chuyển một 1 công việc lớn, độc nhất, có thể mang tính chất bí mật,
hay 1 khối công việc - dự án thành nhiều tác vụ nhỏ có thể quản lý được.
WBS: Có thể thiết lập bằng dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu mẫu đơn giản
(H2).
Xây dựng WBS sẽ giúp chúng ta:
- Cung cấp minh họa chi tiết về phạm vi của dự án.
- Giám sát quy trình: vì mỗi tác vụ là 1 loại hình công việc có thể đo lường

được.
- Cho phép dự báo chính xác về chi phí và thời gian.
- Xây dựng nhóm dự án.


H1. WBS dạng đồ họa


H1. WBS dạng đồ họa
Dự án
Biệt thự

Thiết kế, Chuẩn
bị mặt bằng

Xây dựng

Trang trí
nội thất

Hoàn thiện

Hoạt động 1

Xây móng

Điện – Nước

Nội thất

Hoạt động 2

Tường và
trần tầng 1

Cửa

..

Hoạt động 3

Tường và
Trần tầng 2

Cầu thang

…

Hoạt động 4

Sân thượng

Các thiết bị khác

…


H2. WBS dạng đơn giản
Dự án
1. Thiết kế

2. Xây dựng:
Tường rào
Nhà

Xây dựng:
- Móng, trụ,
tường..
- Điện, nước..
- Tường rào..
- Nội thất..

Các gói công
việc

Tóm lược
tác vụ


Tìm hiểu về cấu trúc phân tách công việc
(WBS)
1. WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành
các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ.
2. Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2):
- Các gói công việc.
- Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ).
Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất
hiện nay mà các dự án thường vượt quá kế hoạch chính là, các gói
công việc quá lớn dẫn đến không kiểm soát được.
Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ lao động
là 3.800 giờ thì xem là 1 dự án con, không phải là 1 tác vụ.

Nguyên tắc gói công việc
Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, gói công việc tuân theo các nguyên tắc phổ
biến sau:
1. Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ nào ít hơn 8 hay lớn hơn 80 giờ công lao động. Ie:
Giới hạn thời gian gói công việc nằm trong khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn).
2. Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không 1 tác vụ nào dài hơn khoảng cách giữa 2 điểm
trạng thái. Ex: Nếu bạn duy trì các cuộc họp giao ban tuần, thì không tác vụ nào dài
hơn 1 tuần. Ưu điểm là sát việc, không có hiện tượng hoàn thành tỷ lệ %??.
3. Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”:
Tác vụ có thể dự đoán được
Tác vụ dễ chỉ định hơn
Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn.
Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là không hữu ích, Ie: Việc dự
báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách
chúng.


ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO WBS

Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu
trúc phân tách công việc. Và xem là “ Việc quản lý
dự án”.
Dự án

Phát triển sản
phẩm A

Phát triển sản

phẩm B

Quản lý dự án

Chọn nhà thầu

Quản lý dự án


BƯỚC 2. ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC

• Có 2 quy luật thực hiện đồ thị hóa mối quan
hệ giữa tác vụ với sơ đồ mạng lưới:
1. Định nghĩa các mối quan hệ giữa các tác vụ
chỉ có giữa các gói công việc; (Cho dù 1 dự án có
thể có hàng trăm gói công việc…).
2. Các mối liên hệ giữa các tác vụ chỉ nên phản
ánh các ràng buộc về trình tự giữa các gói công
việc, không phải về các ràng buộc về nguồn lực.


Ex: Dự án làm đẹp phong cảnh
Các tác vụ bao gồm các dự án con sau:
1. Thu thập vật liệu cho bãi cỏ.
2. Loại bỏ các mảnh vụn.
3. Chuẩn bị đất đai.
4. Gieo hạt cho bãi cỏ.
5. Trồng các bụi cây.
 Khi chủ ngôi nhà và các cô cậu thiếu niên; những
người sẽ thực hiện dự án, qua các tác vụ sau:

Minh họa: Bảng công việc thực hiện theo trình tự
Dự án làm đẹp phong cảnh
Tác vụ

1. Thu thập vật liệu cho
bãi cỏ.
2. Loại bỏ các mảnh vụn.
3. Chuẩn bị đất đai.
4. Gieo hạt cho bãi cỏ.
5. Trồng các bụi cây.

Việc thực hiện
trước

Tài nguyên

Chủ nhà
1, 2
3
2

Nhóm thanh thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên
Các thiếu niên


Minh họa trên sơ đồ mạng

H1. Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực)
1

Kết
thúc

Bắt
đầu

2

3

4

5

H2. Đúng

1

3

4

Bắt
đầu

Kết
thúc

2

5


CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC

Kết thúc – Bắt đầu (FS)

Kết thúc – Kết thúc (FF)

A

A
B

B

Bắt đầu – Bắt đầu (SS)
A
B


BƯỚC 3. DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC

Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự
án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và
thời gian cho mỗi gói công việc.
Dự báo có 4 nguồn:

1. Lao động.
2. Các thiết bị.
3. Nguyên vật liệu.
4. Các chi phí cố định.


BƯỚC 4. TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU

Tính toán kế hoạch ban đầu là sử dụng sơ đồ mạng lưới
và thời lượng cho mỗi gói công việc nhằm xác định ngày
bắt đầu và kết thúc dự án cho mỗi tác vụ cũng như cả dự
án.
1. Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES).
2. Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF).
3. Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS).
4. Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF).
 Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời điểm
trên là quy trình gồm 3 bước:


TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU
1. Bước tiến tiến độ: (Cho mỗi tác vụ).
- Thời điểm bắt đầu sớm nhất
- Thời điểm hoàn tất sớm nhất
2. Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất và thời
gian hoàn thành trể nhất.
3. Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có ngày hoàn
thành được áp đặt từ bên ngoài và cho phép có nhiều thời
gian để hoàn tất thì tất cả các tác vụ đều linh động.
Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh. Ngày 25.12 là ngày áp đặt

từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến
ngay Noel, không bị áp lực vì còn nhiều thời gian linh động để thực hiện).


BƯỚC 5. PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC
Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực và các thiết bị được
phân phối cho dự án.
Quy trình cân bằng nguồn lực: Vấn đề quan trọng là định nghĩa cho được
thuật ngữ “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu.
Cân bằng tuân theo 4 bước:
- Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án.
- Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực.
- Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song không thay
đổi chất lượng và tiến độ.
- Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc. Ex: Thay vì 2, 3
người thì chỉ cần 1 người..
Vấn đề: Chúng ta sẽ làm gì nếu KH Cân bằng NL không thực tiễn?


BƯỚC 6. XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH

1. Chi phí lao động nội bộ
2. Chi phí thiết bị nội bộ
3. Chi phí bên ngoài và thiết bị
4. Chi phí nguyên vật liệu
5. Tạo ra hoạch định về lưu chuyển tiền mặt.


NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH
Các yếu tố sau đây có thể tạo những cạm bẩy trong việc

lập kế hoạch:
1. Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển.
2. Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo.
3. Lập kế hoạch về thời gian và chi phí quá lạc quan: Ex: Cắt
giảm tùy tiện.. %.., Kinh nghiệm không đầy đủ?.
4. Đánh giá nguồn nhân lực quá cao về năng lực và khả năng
của họ.
5. Bỏ sót các hoạt động!
The End