Bài giảng kiểm soát dự án PGS TS lưu trường văn

Cao học Quản trị kinh doanh
Lớp MBA12

KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Biên soạn & giảng:
giảng: PGS.TS.
PGS.TS. Lưu Trường Văn

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

1


•
•
•

•
•
•
•
•

Họ và tên: LƯU TRƯỜNG VĂN
Năm sinh: 1965
Giáo dục:
Tốt nghiệp Kỹ sư xây dựng, Đại học Bách Khoa, 1991.
Tốt nghiệp chương trình đào tạo kinh tế Fulbright (FETP)
“Kinh tế học ứng dụng cho phân tích chính sách”, 1998.
Tốt nghiệp Master of Engineering in Construction

Management, Asian Institute of Technology (AIT),
Thailand, 2002.
Tiến sỹ chuyên ngành Kỹ thuật & Quản lý xây dựng tại
Pukyong National University (PKNU),Busan, Korea, 2009
Lónh vực nghiên cứu: Quản lý dự án, Phân tích & thẩm định đầu
tư XD - bất động sản,
Email:
Website: />Điện thoại di động: 0972016505
Cơ quan: P.312, 97 Võ Văn Tần, Q.3, TP.HCM
Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

2


1. CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ
KIỂM SOÁT DỰ ÁN

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

3


Định nghĩa QLDA (ngôn
(ngôn ngữ “bà ngoại
ngoại”)
”)

Quản lý dự án ≈
Tổ chức thực hiện dự án
Kiểm soát quá trình thực hiện dự án

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

4


ĐỊNH NGHĨA KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Kiểm soát dự án là quá trình
trình::
Đo lường
Thu thập
Ghi chép
So sánh đối chiếu
Đánh giá
Phân tích thông tin
Đưa ra giải pháp điều chỉnh quá trình thực hiện dự án
nhằm đảm bảo cho các mục tiêu,
tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn
thành có hiệu quả
Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

5


VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN
(KSDA
KSDA))
1
KSDA là
yêu cầu

cơ bản
nhằm
hoàn
thiện các
quyết
định
trong
QLDA

2

3

KSDA
nhằm
KSDA
đảm bảo
đảm bảo
cho các
thực thi
kế hoạch
quyền lực
dự án
của
được
GĐDA
thực hiện
với hiệu
quả
cao

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

4

KSDA
giúp các
bên tham
gia theo
sát và đối
phó với
sự thay
đổi
6


MỤC ĐÍCH CỦA KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Đảm bảo dự án nằm trong phạm vi
ngân sách đã được phê duyệt

Phát hiện kịp thời
những tình huống
bất thường nảy
sinh & đề xuất biện
pháp giải quyết

Đảm bảo dự án
được hoàn thành
đúng thời hạn và
tiến độ đề ra,
đảm bảo các yêu

cầu kế hoạch

Đảm bảo dự án phải đáp ứng được các
yêu cầu về chất lượng và quy cách kỹ
Biên soạn và giảng:
PGS.TS. Lưu Trường Văn
7
thuật


PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Kiểm soát các mốc thời gian
Kiểm soát phạm vi giới hạn
Kiểm soát thực hiện (EVM)
Kiểm tra thực tế tại hiện trường
Lập báo cáo tiến độ

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

8


PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT DỰ ÁN:
Kiểm soát phạm vi giới hạn
Xác lập giới hạn
Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế
hoạch <5%
Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế
hoạch 5% - 10%
Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế

hoạch 10% - 20%

Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế
hoạch 20% - 40%
Chi phí thực tế vượt quá ngân sách kế
hoạch > 40%

Phương hướng giải quyết (gợi ý)
Điều tra tìm nguyên nhân
Tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các chi
phí
Giảm chi phí bằng cách:
• Áp dụng các biện pháp can thiệp
• Tác động đến các công việc còn lại
để giảm chi chi phí
Tiến hành các giải pháp mạnh
Dừng dự án (nếu chủ đầu tư chấp thuận)

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

9


HỆ THỐNG KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Hệ thống kiểm soát tài chính
Theo dõi & quản lý
lý,, kiểm soát tất cả các vấn đề tài
chính trong dự án
Hệ thống kiểm soát quá trình
Liên quan đến việc thực hiện dự án và các tổ chức

chức,,
các bên liên quan để QLDA có hiệu quả
Hệ thống kiểm soát hoạt động
Liên quan đến việc ghi chép các hoạt động thường
ngày trong dự án & đảm bảo chúng được thực hiện

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

10


QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT DỰ ÁN

THEO DÕI
Thu thập & văn
bản hóa các số
liệu thực tế, xác
định mức độ
phù hợp của
quá trình thực
hiện thực tế với
các chỉ tiêu kế
hoạch

PHÂN TÍCH

ĐIỀU CHỈNH

Đánh giá tình
trạng hiện hành

của các công việc
và so sánh các kết
quả đạt được với
kế hoạch; xác định
các nguyên nhân
& hướng tác động
lên các sai lệch
trong thực hiện dự
án
Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

Lên kế hoạch
& thực hiện các
hoạt động
nhằm giúp dự
án thực hiện
các công việc
phù hợp với kế
hoạch

11


THEO DÕI DỰ ÁN
Là bước đầu tiên trong quá trình kiểm soát
dự án
Theo dõi dự án là quá trình xem xét, thu
thập thông tin, thống kê, phân tích và lập
báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên
thực tế so sánh với kế hoạch

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

12


CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI
DỰ ÁN
1. Phương pháp theo dõi đơn giản (PP 0-100)
Chỉ có 2 mức độ hoàn thành công việc đó là 0% và
100%
Thường sử dụng cho những công việc có thời gian thực
hiện ngắn (một hoặc 2 tháng), giá trị thấp và khó đánh
giá.
Việc đánh giá công việc đã hoàn thành hay chưa hoàn
thành có thể đo đếm bằng mắt và không cần các tính
toán khác
Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

13


CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN
2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP 50-50
Ngay sau khi công việc được bắt đầu, không cần xác
định khối lượng, xem như công tác đó hoàn thành 50%
Khi công tác đó hoàn thành, tính thêm 50% còn lại
Thường sử dụng cho những công việc có thời gian thực
hiện dài hơn (so với PP 0 – 100), với kinh phí dự trù khá
thấp so với các công việc khác và khó đánh giá.

Áp dụng cho các công việc mà dể dàng xác định bằng
mắt khi công việc bắt đầu và kết thúc hoàn toàn

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

14


CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN
2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP mốc thời gian
Mức độ hoàn thành của một công tác được chia ra thành
nhiều cấp độ
Ví dụ: 0%, 25%, 50%, 75%, 100%
Việc chia bao nhiêu cấp độ là do người làm kiểm soát dự
án quyết định trên cơ sở sự đồng ý của chủ đầu tư
Đối với các dự án mà quá trình thực hiện có nhiều thay đổi
thì áp dụng PP mốc thời gian là khó khăn và sẽ đưa đến
nhiều kết quả sai lệch

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

15


CÁC PHƯƠNG PHÁP THEO DÕI DỰ ÁN
2. Phương pháp theo dõi chi tiết: PP Earned
Value (trình bày ở các phần sau)

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

16


LỊCH SỬ HÌNH THÀNH PHƯƠNG PHÁP
EARNED VALUE

Giảng viên: PGS.TS
PGS.TS.. Lưu Trường Văn
Tài liệu lưu hành nội bộ
Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

17


TIẾN TRÌNH PHÁT TRIỂN KHÁI NIỆM QUẢN LÝ
GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVM)
Cuối 1880s: Các chuẩn thu được qua thực tế của các kỹ sư công
nghệ Mỹ được so với chi phí thực hiện để đo lường hiệu quả công
việc trong xí nghiệp
1959 – 1966: PERT/Cost ( các dự án Polaris, ... )
1967- 1996 : Cost/Schedule Control System Criteria (C/SCSC)
1967:
C/SCSC Bộ Quốc Phòng Mỹ (DoD)
1971:
Sách Hướng dẫn của NASA
1979:
C/SCSC do Bộ Năng lượng Mỹ (DoE) lập
1996:
Các tiêu chuẩn quốc tế để quản lý kết quả thực hiện

Biên soạn và giảng: PGS.TS.
18
Lưu Trường Văn


TIẾN TRÌNH PHÁT TRIỂN KHÁI NIỆM QUẢN LÝ GIÁ TRỊ
THU ĐƯỢC (EVM)

1996 – hiện nay: EVM ( ANSI/EIA 748)
32 tiêu chí EVMS được đưa vào Hướng dẫn số
5000.2R của BQP Mỹ năm 1997:
Được chính thức cơng bố như một tài liệu của Viện
Tiêu chuẩn Quốc gia Mỹ (ANSI)
Được chính thức ban hành như một tiêu chuẩn của
Hiệp hội Công nghệ Điện tử (EIA)
7- 1998: Tài liệu Hướng dẫn về Giá trị thu được số
ANSI/EIA 748 được chính thức ban hành.
Biên soạn và giảng: PGS.TS.
19
Lưu Trường Văn


CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT
CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ (C/SCSC)

C/SCSC: Là một tập hợp các tiêu chí do BQP
Mỹ thiết kế để xác định hệ thống kiểm
soát quản lý chi phí
phí//tiến độ của nhà thầu
có thỏa đáng không

không.. Earned Value là
một bộ phận của C/SCSC.
C/SCSC.

Biên soạn và giảng: PGS.TS.
20
Lưu Trường Văn


Mục
đích:

Phản ánh chính xác và chân thực các thông
số tích hợp về phạm vi công việc, chi phí và
tiến độ của dự án để giúp lãnh đạo quyết định.
Nhấn mạnh sự cần thiết phải thực hiện một
hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu công tác
quản lý để thỏa mãn các yêu cầu trong hợp
đồng của khách hàng
Biên soạn và giảng: PGS.TS.
21
Lưu Trường Văn


CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT
CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ( C/SCSC). Tiếp theo

Năm yếu tố dữ liệu cơ bản quan trọng phải xác định
và lập kế họach để đánh giá khách quan tiến độ và kết
quả của dự án trong C/SCSC:

Chi phí dự trù chi trả cho Công việc Dự kiến (BCWS)
(BCWS)::
Chi phí dự trù trong ngân sách để chi trả cho công việc
dự kiến hoàn tất trong một thời gian qui định
định,, là cơ sở
đo lường hiệu quả công việc (Giá trị Dự kiến
kiến))
Chi phí dự trù chi trả cho Công việc hoàn tất (BCWP)
(BCWP)::
Chi phí dự trù trong ngân sách để trả cho các công việc
đã hoàn thành trong thời gian qui định (Giá trị Thu
được))
được
Biên soạn và giảng: PGS.TS.
22
Lưu Trường Văn


CÁC TIÊU CHÍ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SÓAT CHI PHÍ/TIẾN ĐỘ(
C/SCSC). Tiếp theo

Chi phí thực tế của công việc đã hoàn thành (ACWP):
(ACWP):
Chi phí phát sinh thực tế và được hạch toán khi hoàn
thành công việc trong thời gian qui định (Chi phí thực
tế))
tế
Ngân sách lúc hòan tất (BAC)
(BAC):: Tổng chi phí ngân sách
đã phân cho các yêu tố công việc WBS đã được chấp

thuận trong hợp đồng
Dự tóan Chi phí lúc hòan tất (EAC)
(EAC):: Chi phí tính toán
đối với phần việc đã hoàn thành tính đến thời điểm xem
xét cộng với ước tính chi phí của phần việc được duyệt
còn dở dang
Biên soạn và giảng: PGS.TS.
23
Lưu Trường Văn


CÁC NGUYÊN TẮC EVM

Khái niệm Quản lý Giá trị Thu được (EVM)
được căn cứ trên sự định lượng và so sánh Giá
Trị Dự kiến của công việc đã thực hiện và so
với Giá Trị Thu Được của công việc lẽ ra phải
thực hiện

Biên soạn và giảng: PGS.TS.
24
Lưu Trường Văn


3. KIỂM SOÁT TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN
DỰ ÁN THEO GIÁ TRỊ ĐẠT ĐƯC
(EARNED VALUE)

Giảng viên: TS. Lưu Trường Văn
Tài liệu lưu hành nội bộ

Biên soạn và giảng: PGS.TS. Lưu Trường Văn

25