Quản Lý Hàng Hoá

Lời mở đầu
Chúng ta đang sống trong một thế giới có nền khoa học phát triển rất hiện đại.
Thế kỷ 20 là thế kỷ của công nghệ thông tin nói chung và của tin học nói riêng. Đó
là một trong những thành tựu vĩ đại nhất mà con người đã đạt được trong thiên niên
kỷ này. Tin học giữ vai trò đặc biệt quan trọng trong các hoạt động của toàn nhân
loại. Nhân loại ứng dụng tin học vào phục vụ cho nghiên cứu khoa học, cho công
nghệ sản xuất, phục vụ cho nghành quản lý kinh tế, sản xuất kinh doanh, du lịch, y
tế tạo điều kiện cho nền sản xuất xã hội ngày càng phát triển đồng thời giảm bớt
đáng kể sức lao động của con người, đưa mức sống con người ngày càng cao hơn.
Ở Việt Nam tin học cũng đang hoà nhập với thế giới để bắt kịp, sánh vai cùng
với sự phát triển chung của các nước năm châu. Máy vi tính đã và đang dần dần
được sử dụng rộng rãi ở hầu hết các lĩnh vực như kinh tế, văn hoá xã hội, giáo dục,
y tế, quốc phòng. Tin học đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một
cách có khoa học, chính xác, nhẹ nhàng, mang lại hiệu quả cao hơn so với trước khi
chưa đưa máy tính vào.
Quản lý hàng hoá là một trong những ví dụ điển hình về việc quản lý. Nếu như
không được tin học hoá việc quản lý sẽ vất vả hơn rất nhiều với khối lượng hàng
hoá của rất nhiều loại hàng.Hệ thống quản lý từ trước tới nay chủ yếu là phương
pháp thủ công, thông qua hàng loạt sổ sách rời rạc, phức tạp nên người quản lý gặp
rất nhiều khó khăn trong việc như nhập, xuất, thống kê tìm kiếm và giao dịch, Do
đó các thông tin cần quản lý phục vụ kinh doanh không tránh khỏi sự dư thừa hoặc
không đầy đủ dữ liệu, thêm nữa phương pháp quản lý theo kiểu thủ công lai rất tốn
kém về thời gian, công sức và đòi hỏi về nhân lực. Chính vì lẽ đó mà việc quản lý
hàng hoá với sự trợ giúp của máy tính, tin học ra đời ngoài việc giảm bớt thời gian
công sức cho người quản lý kinh doanhmà còn đảm bảo được yêu cầu “nhanh
chóng-chính xác-hiệu quả”.
1
Với những suy nghĩ trên và được sự góp ý, giúp đỡ của thầy cô giáo em đã quyết
định chọn đề tài thực tập tốt nghiệp “ Quản Lý Hàng Hoá ”.
Nội dung đề tài được trình bày trong 4 chương:
Chương 1: Một số vấn đề chung về hệ thống thông tin quản lý.

Chương 2: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin"Quản lý Hàng Hoá "
Chương 4. Đánh giá công việc và kết luận.


2
Chương I
MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG

THÔNG TIN QUẢN LÝ

Bước đầu tiên cần thực hiện triển khai một đề án tin học hoá là phải khảo sát hệ
thống .Người ta định nghĩa hệ thống là một tập hợp các phần tử có các ràng buộc
lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt mục đích. Hệ thống mà ta xét ở đây là hệ
thống quản lý tức là một hệ thống sống động không chỉ chứa các thông tin về quản
lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của các tổ chức kinh tế xã
hội. Do đó cần phải xem xét phân tích các yếu tố đặc thù , những nét khái quát
cũng như các mục tiêu và nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống
thông tin quản lý ,từ đó rút ra những phương pháp cũng như các bước thiết kế xây
dựng một hệ thống thông tin quản lý được tin học hoá mang lại kết quả tốt.
I. NHỮNG ĐẶC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.Phân cấp quản lý

Hệ thống quản lý trước tiên là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới,
có chức năng tổng hợp thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ
thống. Hệ thống quản lý được phân tích thành nhiều cấp. Nhằm tạo điều kiện thuận
lợi cho việc quản lý từ trên xuống dưới. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên trên
và truyền từ trên xuống.
2.Luồng thông tin vào

Trong hệ thống thông tin quản lý có những thông tin đầu vào khác nhau.
-Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi ,thông tin này mang tính
chất thay đổi lâu dài.
-Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn luôn cập
nhập vào và xử lý.
-Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp ,được tổng hợp từ các thông
tin cấp dưới phải xử lý định kỳ theo thời gian.

3
3.Luồng thông tin ra

Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu
quản lý trong từng trường hợp cụ thể .
Bảng biểu và các báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng được tổng hợp
phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống, nó phản ánh trực tiếp mục đích
quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác kịp thời.
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công, các thông tin thường xuyên được đưa vào
sổ sách .Từ sổ sách đó các thông tin được kiết suất để lập các bảng biểu, báo cáo
cần thiết .việc quản lý kiểu thủ công có nhiều công đoạn trồng chéo nhau.Do đó sai
sót có thể xảy ra ở nhiều công đoạn do việc dư thừa thông tin . Trong quá trình
quản lý do khối lượng công việc lớn nên nhiều khi chỉ chú trọng vào một số khâu
và đối tượng quan trọng vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ.
II. MÔ HÌNH MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1.Mô hình luân chuyển dữ liệu

Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các
modul sau :

-Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ tra cứu
-Cập nhập thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên.
-Lập sổ sách báo cáo
Mỗi modul và hệ thống cũng cần phải có giải pháp kỹ thuật riêng tương ứng.
2.Cập nhật thông tin động
Modul loại này có chức năng xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng
hợp .Lưu ý loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lượng cần sử lý thường được
cập nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và độ tin cậy cao.Khi thiết kế modul cần quan tâm
đến các yêu cầu sau :
-Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động .
-Giao diện màn hình phải hợp lý ,giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ
liệu .

4
3.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu
Thông tin loại này cần cập nhật nhưng không thường xuyên,yêu cầu chủ yếu với
loại thông tin nàylà phải tổ chức hợp lý để tra cứu các loại thông tin cần thiết.
4.Lập sổ báo cáo
Để thiết kế được phần này cần nắm vững nhu cầu quản lý, nghiên cứ kỹ các
bảng biểu mẫu. Thông tin được sử dụng trong việc này thuận lợi là đã được sử lý từ
các phần trước nên việc kiểm tra sự đúng đắn của số liệu này được giảm nhẹ .
III. CÁC NGUYÊN TẮC ĐẢM BẢO
Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc làm hết sức khó
khăn ,chiếm nhiều thời gian và công sức ,việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý
thường dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau :

1.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất
ý nghĩa của nguyên tắc này thể hiện ở chỗ thông tin được tích luỹ và thường
xuyên cập nhật .Đó là các thông tin cần thiết phục vụ cho việc giải quyết nhiều bài
toán quản lý vì vậy thông tin trùng lặp cần được loại trừ.

Do vậy người ta tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó trường
hợp trùng lặp hoặc không nhất quán về thông tin đã được loại trừ.Chính
mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển.
2.Nguyên tắc linh hoạt của thông tin
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản cần phải có
công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở
các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản các thông tin cần thiết
tạo ra mảng làm việc để sử dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với cơ sở thông tin sẽ
làm giảm nhiều cho nhiệm vụ hoàn thiện và phát triển sau này.
VI. CÁC BƯỚC XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Một cách tổng quát việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý tự động hoá
thường qua 5 giai đoạn :

1. Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án
ở bước này người ta tiến hành tìm hiểu và khảo sát hệ thống ,phát hiện nhược
điểm còn tồn tại ,từ đó đề suất các giải pháp khắc phục ,cần cân nhắc tính khả thi
của dự án. Từ đó định hướng cho các giai đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống
Tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược
đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống mới.
5
3. Thiết kế tổng thể
Nhằm xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới .Phân định rõ
phần việc nào sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào thủ công .

4. Thiết kế chi tiết
-Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính .
-Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính .
-Thiết kế chương trình ,các giao diện người sử dụng các tệp dữ liệu .

-Chạy thử chương trình

5. Cài đặt chương trình
Chương trình sau khi chạy thử tốt sẽ được đưa vào cài đặt và sử dụng
6
CHƯƠNG II
HỆ QUẢN TRỊ CƠ SỞ DỮ LIỆU MICROSOFT ACCESS
I - TỔNG QUAN VỀ ACCESS
1. MS ACCESS LÀ GÌ?
MS Access là một hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (CSDL). Cũng giống như các hệ
CSDL khác, Access lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu, biểu diễn thông tin và tự động làm
nhiều nhiệm vụ khác nữa. Với việc sử dụng Access , chúng ta có thể phát triển các
ứng dụng một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Access cũng là một ứng dụng mạnh trong môi trường Windows và là một sản
phẩm chạy trong môi trường Microsoft Windows nên mọi thế mạnh của Windows
cũng thể hiện được trong Access. Bạn có thể cắt, dán dữ liệu từ bất cứ một ứng
dụng trong môi trường Windows nào cho Access và ngược lại. Bạn cũng có thể liên
kết các đối tượng OLE (Object Linking and Embedding) trong Excel, Paintbrush và
Word for Windows vào trong môi trường Access.
Access không chỉ là một hệ quản trị CSDL mà còn là một hệ quản lý CSDL
quan hệ (relational database) có thể giúp chúng ta truy nhập tới tất cả các dạng dữ
liệu. Nó có thể làm việc với nhiều bảng (table) tại cùng một thời điểm để giảm bớt
sự rắc rối của dữ liệu và làm cho công việc dễ dàng thực hiện hơn. Access cung cấp
công cụ để người sử dụng có thể tạo bảng, thiết kế biểu mẫu (Form), xây dựng câu
hỏi (Query) và thiết kế báo cáo (Report). Đồng thời, Access cũng là một môi
trường phát triển các ứng dụng. Bằng cách sử dụng các tập lệnh (Macro) để tự động
thực hiện các công việc, chúng ta có thể tạo các ứng dụng hướng tới người sử dụng
hiệu quả tương tự như là được tạo bởi các ngôn ngữ lập trình, hoàn thiện với các
nút bấm (Button), thực đơn (Menu) và các khung đối thoại (Dialog box). Bằng cách
lập trình trong Access Basic, chúng ta có thể tạo được các ứng dụng mạnh mẽ như

chính bản thân Access . Thực tế, rất nhiều công cụ trong Access, ví dụ như
Wizard cũng được viết bằng Access Basic.
2. ACCESS CUNG CẤP NHỮNG CÔNG CỤ GÌ ?
7
2.1- MỘT HỆ QUẢN LÝ CƠ SỞ DỮ LIỆU QUAN HỆ THỰC SỰ
Access cung cấp hệ thống quản lý CSDL quan hệ thực sự, hoàn thiện với những
định nghĩa khoá chính (primary key) và khóa ngoại lai (foreign key), các loại luật
quan hệ (một-một, một-nhiều, nhiều-nhiều), các mức kiểm tra sự toàn vẹn của dữ
liệu cũng như định dạng và những định nghĩa mặc định cho mỗi trường (field)
trong một bảng. Bằng việc thực hiện sự toàn vẹn dữ liệu ở mức cơ cấu xử lý dữ liệu
(database engine), Access ngăn chặn được sự cập nhật và xoá thông tin không phù
hợp.
Việc xử lý quan hệ trong Access đáp ứng được những đòi hỏi với kiến trúc mềm
dẻo của nó. Nó có thể sử dụng như một hệ quản lý CSDL độc lập, hoặc theo mô
hình Client/Server. Thông qua ODBC (Open Database Connectivity), chúng ta có
thể kết nối với nhiều dạng dữ liệu bên ngoài, ví dụ như Oracle, Sybase, thậm chí cả
với những CSDL trên máy tính lớn như DB/2.
Với Access, chúng ta cũng có thể phân quyền cho người sử dụng và cho các
nhóm trong việc xem và thay đổi rất nhiều kiểu đối tượng dữ liệu.
2.2- DỄ DÀNG SỬ DỤNG CÁC WIZARD (PHÙ THUỶ) :
Với Wizard, những công việc tốn hàng giờ đồng hồ có thể giảm xuống chỉ còn
một ít phút. Chúng ta chỉ cần trả lời một vài câu hỏi, sau đó Wizard sẽ tự động xây
dựng các đối tượng cho chúng ta. Dùng Wizard, chúng ta có thể thiết kế rất nhiều
loại biểu mẫu, báo cáo, đồ họa, các đối tượng và các thuộc tính.
2.3 - XUẤT NHẬP VÀ KẾT NỐI VỚI CÁC DỮ LIỆU BÊN NGOÀI :
Access cho phép chúng ta xuất ra và nhập vào nhiều dạng thường gặp, bao gồm
dBase, Paradox, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve và nhiều dạng
ASCII khác. Trong khi việc nhập tạo ra một bảng trong Access thì việc xuất một
bảng trong Access sẽ tạo một tệp tin có dạng như chúng ta xuất ra.
Việc kết nối (attach) có nghĩa là chúng ta có thể sử dụng một tệp tin dữ liệu bên

ngoài bình thường mà không cần tạo bảng của Access. Việc kết nối với các bảng
bên ngoài, sau đó đặt quan hệ của chúng với các bảng khác trong Access là một
điểm rất mạnh của Access.
2.4 - CÁC BIỂU MẪU VÀ BÁO CÁO ĐƯỢC THIẾT KẾ THEO KIỂU WYSIWYG :
8
WYSIWYG (What You See Is What You Get) có nghĩa là “Cái gì bạn thấy là cái bạn
có”. Điều đó có nghĩa là khi chúng thiết kế các biểu mẫu và báo cáo như thế nào thì
lúc hiện lên sẽ hoàn toàn như vậy. Ví dụ: nếu chúng ta định dạng một dòng chữ
dùng phông .VnTime, loại chữ đậm thì ngay lúc thiết kế chúng ta sẽ thấy chữ đậm,
phông .VnTime, và tất nhiên khi hiện lên thì cũng như vậy.
Chúng ta có thể xem các biểu mẫu và báo cáo theo chế độ xem trước (preview)
để phóng to thu nhỏ, và chúng ta cũng có thể nhìn các báo cáo với một vài dữ liệu
ví dụ mà không mất thời gian chờ đợi dữ liệu của một tệp tin lớn khi chúng ta ở chế
độ thiết kế.
Đặc biệt quan trọng Acces có bộ tạo báo cáo rất mạnh. Chúng ta có thể tạo ra
được một loạt các dạng báo cáo rất chính xác và mang tính thẩm mỹ cao.
2.5- KHẢ NĂNG DDE (DYNAMIC DATA EXCHANGE) VÀ OLE (OBJECT LINKING AND
EMBEDDING)
Với khả năng DDE và OLE, chúng ta có thể chèn một đối tượng vào biểu
mẫu và báo cáo của Access. Những đối tượng này có thể là âm thanh, hình ảnh,
đồ họa, thậm chí cả video.

3. JET ENGINE - CỐT LÕI CỦA MS ACCESS
Microsoft Jet Database Engine (gọi tắt là Jet Engine) là một cơ cấu xử lý dữ liệu
(database engine) dùng chung cho hệ quản trị cơ sở dữ liệu (QTCSDL) Access và
công cụ lập trình Visual Basic (cả hai sản phẩm đều do Microsoft phát triển và
chạy trên Windows). Jet Engine cho phép làm việc với nhiều dạng thức cơ sở dữ
liệu khác nhau và cung cấp giao diện lập trình hướng đối tượng để làm việc với
CSDL. Jet Engine bao gồm một bộ các tập tin thư viện liên kết động (DLL) cho
phép làm việc với nhiều CSDL không phải Access như những dữ liệu bình thường

của nó. Điều chú ý là các thư viện này có thể cài đặt riêng khi có nhu cầu.
JET ENGINE BAO GỒM CÁC THÀNH PHẦN:
3.1- DATA ACCESS OBJECT (CÁC ĐỐI TƯỢNG TRUY CẬP DỮ LIỆU THƯỜNG ĐƯỢC VIẾT TẮT LÀ
DAO):
9
Là các đối tượng và công cụ dùng cho việc truy cập dữ liệu, phục vụ cho ngôn
ngữ định nghĩa dữ liệu (DDL - Data Definition Language) và ngôn ngữ xử lý dữ
liệu (DML - Data Manipulation Language) theo phong cách hướng đỗi tượng (mỗi
đối tượng có những thuộc tính và các phương thức đi kèm). Dựa vào DAO, nhà lập
trình có thể truy cập dữ liệu bằng mã nguồn.
3. 2-QUERY MANAGER :
L à bộ quản lý các câu hỏi dựa trên ngôn ngữ SQL, cho phép thực hiện việc cập
nhật qua SQL rất phong phú và linh hoạt. Ngoài các câu hỏi dữ liệu tĩnh (snapshot),
Jet Engine còn cho phép tạo ra các câu hỏi dữ liệu động (dynaset) cho phép cập
nhật lại dữ liệu gốc tương ứng ngay từ bảng kết quả nhận được. Bộ quản lý này sẽ
nối kết với bộ quản lý ISAM và remote.
3. 3-ISAM MANAGER:
Thông qua bộ quản lý này, Jet Engine có thể làm việc với nhiều dạng thức
CSDL ISAM khác nhau khi bộ điều khiển (driver) tương ứng (tập tin DLL) được
cài đặt. Một bộ điều khiển nội tại gọi là Jet ISAM cho phép Jet Engine làm việc với
CSDL Access chuẩn.
3.4-REMOTE MANAGER:
Bộ quản lý này nhận các yêu cầu từ bộ quản lý câu hỏi Query Manager và
chuyển thành các lệnh ODBC API tương ứng để gửi đến bộ quản lý ODBC để thực
hiện, sau đó sẽ gửi trả dữ liệu truy vấn được về bộ quản lý câu hỏi Query Manager.
Nếu database engine trong Visual Basic và Accesss có cùng phiên bản Jet
Engine, thành phần xử lý dữ liệu của ngôn ngữ (các đối tượng truy cập dữ liệu
DAO, DDL, DML,...) sẽ có nhiều điểm tương đồng.
3.5 VAI TRÒ CỦA DATABASE ENGINE
Khi sử dụng một hệ quản trị CSDL, nhà phát triển trước tiên sẽ định nghĩa loại dữ

liệu lưu trữ (do hệ này cung cấp). Khi cần thao tác trên dữ liệu (truy xuất hay lưu
trữ), chương trình sẽ gửi yêu cầu đến hệ, việc xử lý các yêu cầu này do Database
Engine của hệ đảm nhiệm một cách tự động.
10
Như vậy, Database Engine chính là cơ
cấu xử lý dữ liệu của một hệ quản trị
CSDL, là chiếc cầu nối giữa ứng dụng
và các tập tin dữ liệu vật lý. Người phát
triển ứng dụng không trực tiếp làm việc
với CSDL mà thông qua database engine
của hệ quản trị CSDL. Nếu database
engine cho phép xử lý nhiều dạng CSDL
khác nhau (ngoài CSDL chuẩn của hệ)
thì ta có thể viết ứng dụng theo phong
cách độc lập với CSDL Client/Server
(khách/chủ) vì rằng mỗi hệ quản trị CSDL đều có những điểm mạnh, yếu khác
nhau. Nếu ta muốn khai thác điểm mạnh thì phải phụ thuộc vào kiến trúc CSDL và
chính hệ quản trị CSDL tạo ra nó, chứ không thể ung dung sử dụng một công cụ
truy xuất CSDL tổng quát của một nhà phát triển thứ ba.
4. KẾT NỐI ODBC
ODBC viết tắt từ Open Database Connectivity (tạm dịch là hệ thống kết nối
CSDL mở). Trong chiến lược cạnh tranh giảm kích thước trên lĩnh vực CSDL,
Microsoft muốn định ra một chuẩn giao tiếp mở bao gồm các phương thức nối kết
dữ liệu, cho phép một hệ quản trị CSDL có thể truy cập nhiều dạng CSDL khác
nhau do các hệ quản trị CSDL khác tạo ra bằng cách sử dụng giao diện lập trình
ODBC (ODBC API) không quá phức tạp.
Điều đáng lưu ý là ODBC không cho phép tạo ra CSDL. CSDL được tạo ra
trước bằng chính hệ quản trị CSDL gốc của nó.
Chúng ta có thể sử dụng bất kỳ ngôn ngữ lập trình nào trên Windows cho phép
gọi đến các thủ tục, hàm trong thư viện DLL để khai thác ODBC API, như Visual

C++, Visual Basic, Access (Microsoft), Borland C++, Delphi (Borland)... Hiển
nhiên là sử dụng ODBC để kết nối với CSDL chắc chắn sẽ chậm hơn khi ta sử
dụng chính các công cụ phát triển của hệ quản trị CSDL gốc. Tuy nhiên, ưu điểm
lớn nhất của ODBC nằm ở tính cơ động.

11
Database Engine
Giao diện người dùng
của ứng dụng
CSDL
Các yêu cầu truy xuất
hay lưu dữ liệu
Hình 3.2 Vai trò của Database Engine
5. CÁC ĐỐI TƯỢNG TRONG ACCESS
Đối với những người sử dụng, để có thể dùng được Access cho các ứng dụng
của họ thì chỉ tốn rất ít thời gian. Tuy nhiên như vậy thì chỉ sử dụng được các công
cụ có sẵn và mức độ xử lý thông tin rất sơ đẳng, do đó chỉ có thể xử lý được các bài
toán đơn giản. Để có thể khai thác được tất cả các mặt mạnh của một ngôn ngữ nói
chung và Access nói riêng thì chúng ta phải đi sâu vào nghiên cứu những gì ở bên
trong, những cái cốt lõi của của ngôn ngữ. Tất nhiên công việc này sẽ đòi hỏi nhiều
công sức hơn nhưng đổi lại, chúng ta sẽ có thể xử lý vấn đề một cách mềm dẻo
hơn, tốt hơn. Vì vậy, trong phần này, tôi sẽ đề cập đến một số đối tượng trong
Access.
Access là công cụ để xử lý dữ liệu, do vậy các đối tượng trong Access cũng là
các đối tượng liên quan đến dữ liệu. Ngôn ngữ lập trình của Access - Access Basic
- là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng. Các đối tượng của nó sẽ gắn liền với
các thuộc tính và các phương thức. Hình sau đây sẽ cho ta cái nhìn tổng thể về các
đối tượng xử lý dữ liệu trong Access.
C ¸ c ® è i t ­ î n g t r o n g A c c e s s
F i e l d s

F i e l d s
I n d e x e s
T a b l e D e f s
F i e l d s
P a r a m e t e r s
Q u e r y D e f s
F i e l d s
R e c o r d s e t s R e l a t i o n s
D o c u m e n t s
C o n t a i n e r s
D a t a b a s e s
G r o u p s
U s e r s
U s e r s
G r o u p s
W o r k s p a c e s E r r o r s
D B E n g i n e
Qua hình ảnh trên, ta thấy các đối tượng được tổ chức theo từng tập hợp
(Collection). Mỗi tập hợp các đối tượng gồm nhiều đối tượng, mỗi đối tượng lại
gồm một hoặc nhiều các tập hợp đối tượng khác ở mức thấp hơn. Ở mức trên cùng
là DBEngine, đây chính là Jet Engine của Access. Nó gồm tập các vùng làm việc
khác nhau và tập các lỗi. Mỗi vùng làm việc này lại gồm nhiều CSDL khác nhau
cùng với thông tin về nhóm làm việc và người sử dụng.
12

II - NHỮNG ĐĂC ĐIỂM CỦA ACCESS 2000
Access 2000 là hệ cơ sở dữ liệu cung cấp cho ta những công cụ mạnh để xử lý,
tìm kiếm, thông tin một cách mau lẹ. Nó cho phép dễ dàng liên kết các thông tin có
liên quan, Access 2000 hơn hẳn các chương trình cơ sở dữ liệu khác do nó có nhiều
đặc tính kết nối mạnh mẽ. Nó bao gồm các chương trình cơ sở dữ liệu phổ biến trên

PC, trên máy chủ Access hoàn toàn hỗ trợ công nghệ ActiveX.Access 2000 không
chỉ là hệ cơ sở dữ liệu mà nó còn bổ sung cho các hệ cơ sở dữ liệu khác do một số
tính năng mạnh như khả năng có thể làm việc với các dữ liệu từ các nguồn khác
nhau. Để truy cập và xử lý thông tin Access 2000 hỗ trợ hai mô hình truy cập dữ
liệu kiểu Data Access Objects (DAO) truyền thống và ActiveX Data Objects
(ADO) nhắm vào phương tiện cơ sở dữ liệu nhanh chóng và dễ dàng .
Access 2000 là bản đầu tiên hỗ trợ ADO để thao tác dự liệu JET . ADO sử dụng
mô hình chương trình thông thường để hướng sự truy cập vào dữ liệu phổ biến. Nó
dựa vào nhà cung cấp OLE DB để liên kết ở mức thấp đến các nguồn dữ liệu. Các
ký thuật OLE DB cuối cung sẽ thay thế cho ODBC đã lỗi thời cũng như ADO sẽ
thay thế cho DAO. Với các công cụ này chúng ta có thể thiết kế và xử lý dữ liệu
theo yêu cầu.

13
CHƯƠNG III
Phân tích hệ thống thông Tin
Quản Lý Hàng hoá
I. Giới thiệu về hoạt động của bài toán

Việc hoạt động Quản Lý Hàng Hoá của công ty Hải Phong dựa trên các thông
tin như sau:
Khi khách hàng muốn mua loại mặt hàng nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào đơn
đặt hàng và đưa cho nhân viên của công ty, nhân viên sẽ căn cứ vào các thông tin
trên để tìm hàng trong kho cho khách ,nếu hàng trong kho hết hoặc thiếu thì nhân
viên phải liên hệ với nhà nhà cung cấp đặt mua mặt hàng mà công ty còn thiếu (khi
nhà cung cấp là cũ ) .Còn nếu khách hàng yêu cầu một mặt hàng hoàn toàn mới ,thì
người quản lý có trách nhiệm tìm nhà cung cấp mới có đủ khả năng đáp ứng yêu
cầu của khách hàng ,sau đó cập nhập nhà cung cấp mới đó vào hệ thống quản lý
của công ty để tiện theo dõi.
Về quá trình nhập và xuất hàng bao gồm những vấn đề sau :

Hàng sẽ nhập theo đơn đặt hàng ,nhân viên sẽ có nhiệm vụ kiểm tra lại hoá đơn,
đối chiếu số lượng và đơn giá với số lượng và đơn giá ghi trên hoá đơn(với loại
hàng là cũ),còn khi nhập mặt hàng mới thì nhân viên phải cập nhập mặt hàng mới
đó vào hệ thống quản lý của công ty. Đối tượng nhập là các loại hàng phục vụ cho
hoạt động của công ty.
Nhập xong nhân viên tiến hành kiểm tra lại hoá đơn với lượng hàng trong kho.
Trong chương trình có các chức năng dùng để theo dõi việc nhập hàng vào kho,
việc đưa danh sách đã đăng ký, phân loại theo mặt hàng, phân loại theo nhà cung
cấp để phục vụ khách hàng. Tiếp theo ta phải tổng hợp hàng hoá nhập ,lập danh
sách thống kê từng mặt hàng đã nhập với số lượng là bao nhiêu. Báo cáo lượng
hàng còn trong kho trước khi nhập bổ xung vào tệp hàng ,để tính số lượng hàng
trong kho vào thời điểm hiện tại. Hàng sẽ được xuất theo đơn đặt hàng, nhân viên
sẽ có nhiệm vụ kiểm tra đơn đặt hàng và lượng hàng xuất sau đó lập và lưu biên
bản xuất hàng. Đối tượng xuất là những sản phẩm do công ty nhập về từ nơi khác
hoặc đã qua hệ thống lắp ráp của công ty, với điều kiện theo yêu cầu của khách
hàng .
Mã hàng xuất được đặt theo quy định của công ty.
Chương trình còn có chức năng theo dõi việc xuất hàng, đưa danh sách đã đăng
ký, phân loại theo mặt hàng xuất, phân loại theo khách hàng để phục vụ cho công
tác quản lý hàng hoá của công ty. Với hàng hoá xuất kho thì ta phải lập danh sách
thống kê với số lượng từng mặt hàng đã xuất ra với số lượng là bao nhiêu .
Báo cáo số lượng tồn sau khi xuất (trong một khoảng thời gian nào đó)
14
Các mặt hàng nhập vào hay xuất ra hàng ngày ,số lượng hàng, thành tiền (hàng
hoá được quản lý theo nhóm nhất định, trong mỗi nhóm có thể có một hay nhiều
loại hàng hoá).
Các thông tin về khách hàng phải được lưu trữ chi tiết cụ thể (khách hàng mua,
nhà cung cấp hàng ,địa chỉ và các thông tin liên quan) để tiện cho việc giao dịch.
Các chứng từ nhập hàng hay chứng từ xuất hàng phải được kê khai chi tiết, chính
xác các thông tin liên quan đến việc mua bán và số tiền trả, đã trả bao nhiêu phần

trăm hoặc chưa trả (nếu có).
Các chứng từ phải được lưu trữ thành hệ thốngđể phục vụ khi giao dịch với khách
hàng. Khi khách hàng đến thanh toán nốt số nợ trước cần phải được đối chiếu với
chứng từ xuất. Khi nhà cung cấp thu tiền thì phải đối chiếu với chứng từ nhập.
Hàng hoá trong kho cần phải được lưu trữ riêng để theo dõi lượng hàng tồn, công
nợ của khách hàng cần được theo dõi thường xuyên.

II. Phân tích hệ thống quản lý hàng hoá
Để xây dựng thiết kế một hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên là phải
phân tích hệ thống ngằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp và biện pháp cụ thể.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ thống quản lý trên máy
tính. Nó là giai đoạn quan trọng nhất vì kết quả của giai đoạn này cho ta mô tả
logic của hệ thống mới dựa trên kết quả, đó là căn cứ cho ta thiết kế sau này.
Không thể tin học hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích, hiệu quả
công việc tin học hoá hoàn toàn phụ thuộc vào quá trtìnhphân tích ban đầu.
1. Phân tích chức năng
1.1 Tổng quát
Hệ thống phải có cơ chế kiểm soát chặt chẽ bảo đảm an toàn, bảo mật cho dữ
liệu lưu trữ. Thực hiện các chức năng: Xử lý nhập hàng, xuất hàng, xử lý công
nợ với nhà cung cấp hoặc với khách hàng, thống kê ,tìm kiếm hàng hoá.
15
1.2 Các chức năng ở mức đỉnh
X ö L ý N h Ë p
X ö L ý X u Ê t
X ö L ý C « n g N î
T h è n g K ª
T × m K i Õ m
Q u ¶ n L ý H µ n g H o ¸
1.3 Các chức năng chi tiết
Chức năng "Xử Lý nhập"

Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc quản lý thông tin về nhà cung cấp ,
thông tin về mặt hàng , xử lý công việc nhập hàng hoá...
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
Q u ¶ n L ý H µ n g H o ¸
Q u ¶ n L ý N h µ C u n g C Ê p
T h a n h T o ¸ n
X ö L ý N h Ë p
16
Sơ đồ phân rã chức năng mức đỉnh
Sơ đồ phân rã chức năng "Xử Lý nhập"
Chc nng "X Lý Xut"
H tr cho ngi qun lý trong cụng vic qun lý thụng tin khỏch hng, thụng tin
v mt hng tn kho, x lý cụng vic xut hng hoỏ...
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:
Q u ả n L ý K h á c h H à n g
K i ể m T r a H à n g T ồ n
L ậ p H o á Đ ơ n X u ấ t
X ử L ý X u ấ t
Chc nng "X Lý Cụng N"
H tr cho ngi qun lý trong cụng vic qun lý, theo dừi cụng n ca cụng ty
vi nh cung cp hay ca khỏch hng i vi cụng ty...
Chc nng ny bao gm cỏc chc nng con sau:
X ử L ý C ô n g N ợ K h á c h H à n g
X ử L ý C ô n g N ợ N h à C u n g C ấ p
X ử L ý C ô n g N ợ


17
S phõn ró chc nng "X Lý Xut"
S phõn ró chc nng "X Lý Cụng N"

Chức năng "Thống Kê"
Hỗ trợ cho người quản lý trong công việc thống kê các mặt hàng còn tồn kho cũng
như những mặt hàng đã xuất trong những khoảng thời gian khác nhau.
Chức năng này bao gồm các chức năng con sau:
T h è n g K ª M Æ t H µ n g
T h è n g K ª N h ã m H µ n g
T h è n g K ª T h e o T h ê i G i a n
T h è n g K ª
18
Sơ đồ phân rã chức năng "Thống Kê"