XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
DỰ ÁN
XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN:
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NHÓM 1 – LTCDDH KHMT2-K2
1. Nông Thị Ngọc Hà (NT)
2. Đinh Văn Hùng
3. Nguyễn Thị Út Thương
Hà Nội, ngày 22/07/2009
MỞ ĐẦU
Trong những năm gần đây, kinh tế nước ta bước vào giai đoạn hội nhập. Trong thời
kỳ này kinh tế nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn. Nền kinh tế có sự phát triển trên
nhiều mặt, trong đó phải đặc biệt kể đến là ngành công nghiệp không khói: du lịch. Mỗi
năm nước ta đón tiếp hàng chục triệu lượt du khách đến thăm và làm việc tại Việt Nam.
Không những thế, nền kinh tế đất nước phát triển đã nâng cao nhu cầu hưởng thụ của nhân
dân, cũng như nhu cầu về điều kiện sinh hoạt cho những người đi công tác….Những nhân
tố đó đã thúc đẩy sự phát triển của lĩnh vực kinh doanh nhà hàng khách sạn. Mặt khác, với
sự tiến bộ, phát triển của ngành công nghệ thông tin, thì việc tin học hóa công tác quản lý
nhà hàng khách sạn không phải là một vấn đề xa xỉ và khó thực hiện. Hiện nay trên thị
trường Việt Nam có khá nhiều các công ty phần mềm cung cấp các gói phần mềm có chức
năng quản lý nhà hàng, khách sạn. Đây có thể nói là một mảnh đất đầy hứa hẹn cho các
công ty phần mềm. Nhằm tìm hiểu về lĩnh vực này, nhóm chúng em đã tìm hiểu về mô hình
quản lý khách sạn trong thực tế và bước đầu tiến hành viết một gói phần mềm có chức năng
quản lý khách sạn. Phần mềm này được viết trên nền ngôn ngữ Visual C# của Microsoft và
môi trường Framework.NET, hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2005.
Mô hình thực tế để khảo sát và viết phần mềm này được lấy từ mô hình quản lý khách sạn
của khách sạn Classic thuộc tập đoàn Sunshine.
Cấu trúc tài liệu được chia làm 7 phần chính :
1. Khởi thảo và xác định dự án
2. Lập kế hoạch triển khai dự án

3. Tổ chức nhân sự
4. Triển khai dự án(Quản lý và kiểm soát việc thực hiện dự án)
5. Đóng dự án.
PHẦN 1: KHỞI THẢO VÀ XÁC ĐỊNH DỰ ÁN
I. Tổng quan về dự án
Khách hàng Bộ môn QLDAPM, khoa KHMT, Trường ĐHCN Hà Nội
Địa điểm khách
hàng
608 nhà A10 Trường ĐHCN Hà Nội
Đơn vị thực hiện Nhóm 1- Lớp CDDH KHMT2-K2
Tên dự án DỰ ÁN PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN SUNSHINE
Cấp dự án Bộ môn
Ngày bắt đầu dự án 12/06/2009
Ngày dự kiến kết
thúc
22/07/2009
Mục đích dự án
Xây dựng hoàn thiện phần mềm Quản lý khách sạn trong vòng 5
tuần.
Mục tiêu dự án
- Xây dựng phần mềm giúp cho nhà quản lý điều hành công việc và
nhân viên trong khách sạn giao dịch với khách hàng nhanh chóng
tiện lợi, hiệu quả.
- Tổ chức thống nhất một hệ thống cơ sở dữ liệu nhằm lưu giữ thống
nhất toàn bộ dữ liệu về hoạt động của khách sạn như : khách hàng,
phòng ốc, những dịch vụ kèm theo để phục vụ cho công tác quản lý.
- Tin học hóa công tác quản lý khách hàng: Theo dõi và lưu trữ các
thông tin khách hàng, tìm kiếm và cập nhật các thông tin khách
hàng…
- Tin học hóa các qui trình đăng ký, nhận phòng, trả phòng, tìm

kiếm phòng, cập nhật thông tin về phòng.
- Tin học hóa quản lý việc cung cấp các loại dịch vụ cho khách: cho
phép tìm kiếm, cập nhật các dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng, có
thể kết hợp với một số hệ thống khác để lấy thông tin về các dịch vụ
đã sử dụng ( ví dụ kết hợp với hệ thống tính cước điện thoại, hệ
thống quản lý nhà hàng…).
- Tin học hóa việc thanh toán cho khách: In các hóa đơn thanh toán.
- Tổng hợp và lập các báo cáo về: Số lượng khách, số lượng phòng
thuê, hiện trạng phòng, hiệu suất sử dụng buồng, doanh thu khách
sạn, nhà hàng và dịch vụ….
Phạm vi dự án
- Ranh giới của dự án :
+ Dự án chỉ quản lý, kiểm soát, theo dõi khách trong khách sạn
+ Không quản lý nhân sự, tài sản, phòng ban…
- Sản phẩm là phần mềm có thể cài được trong nội bộ một khách
sạn.
Thời gian dự kiến 5 tuần
Số người tham gia 3 người
II. Phân tích tính khả thi của dự án
* Bối cảnh chung: Như đã phân tích ở phần đầu, kết hợp với sự khảo sát sơ bộ. Hiện
nay công tác quản lý tại khách sạn Classic phần lớn vẫn là sử dụng công nghệ “giấy tờ” và
tính toán “tay”. Hàng ngày khi khách vào KS đặt phòng, lễ tân sẽ ghi thông tin của khách
vào một mẫu đặt phòng đã được in trước. Các dịch vụ khách sử dụng sẽ được ghi vào một
giấy sử dụng dịch vụ. Khi khách trả phòng, lễ tân sẽ căn cứ vào những giấy tờ này để tính
tiền cho khách. Mỗi ngày sẽ có một tờ giấy ghi danh sách các phòng trong khách sạn, trong
đó ghi phòng nào đã có khách và phòng nào chưa có khách. Lễ tân sẽ căn cứ vào danh sách
này để sắp xếp phòng cho khách. Mỗi ngày cũng sẽ có một giấy ghi nhận ngày hôm đó tại
quầy lễ tân đã thu được bao nhiêu và chi ra bao nhiêu, cuối ngày, lễ tân sẽ tổng hợp và điền
vào giấy này. Tất cả các giấy tờ trên phải được lưu trữ tới ít nhất là cuối tháng. Tới gần
cuối tháng, quản lý sẽ tập hợp các giấy tờ trên, tính toán thu nhập khách sạn. Cuối ngày, lễ

tân sẽ căn cứ vào các giấy tờ trên để tổng hợp danh sách khách tạm trú để đến trụ sở CA
phường khai báo.
* Mục tiêu đầu tiên của dự án là cho ra đời một phần mềm có chức năng tự động
hóa một số hoạt động nghiệp vụ trong khách sạn, phần mềm đó trước hết là phải chạy
được. Phần mềm này ra đời sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí về thời gian và nhân lực
trong một số hoạt động nghiệp vụ ở khách sạn, mang lại cho nhà quản lý một lựa chọn dễ
chịu hơn trong hoạt động quản lý, điều hành. chỉ với một cái click chuột, nhà quản lý có thể
thống kê được doanh thu, hiệu suất sử dụng phòng... Điều mà trước đây họ phải mất cả
tuần để so sánh sổ sách, tính toán. Nhà quản lý có thể có được thông tin bất cứ lúc nào
mình muốn, do đó tăng khả năng linh hoạt trong việc xử lý trong từng giai đoạn hoạt động
của khách sạn. Phần mềm ra đời sẽ mang lại một phong cách hoàn toàn mới trong việc
Checkin và Check out cho khách. Khi khách Check in, lễ tân sẽ nhập thông tin về khách, số
phòng khách đăng ký, giá phòng, thời gian check in và thời gian check out dự kiến vào cơ
sở dữ liệu của hệ thống, hệ thống sẽ in ra phiếu check in cho khách hàng đồng thời hệ
thống cũng khóa luôn phòng khách đang sử dụng, không cho phép sử dụng lại (nếu nó đang
được sử dụng) tránh được tình trạng xếp nhầm phòng. Khi khách Check out, chương trình
sẽ tự động in phiếu thanh toán cho khách hàng căn cứ vào các thông tin đầu vào ban đầu,
kết hợp với các thông tin sử dụng dịch vụ của khách hang được lễ tân cập nhật hàng ngày.
Cuối ngày hệ thống sẽ có khả năng tự động thống kê và in danh sách khách tạm trú để nhân
viên KS tới trụ sở CA Phường khai báo.
Trao đổi thông tin thuận tiện
Tất cả các module được thiết kế để làm việc chặt chẽ với nhau. Dữ liệu được tạo ra từ một
module có thể được chuyển tự động tới module khác một cách dễ dàng và nhất quán.
Giao diện người dùng đồ hoạ thân thiện
Hệ thống được phát triển trên những thành tựu mới nhất của Microsoft sẽ cung cấp cho
người dùng cuối một hệ thống đồ họa nhất quán, dễ sử dụng, hỗ trợ Unicode toàn diện (có
thể hỗ trợ hiển thị đa ngôn ngữ khi cần thiết) với hệ thống menu bố trí hợp lý rất thuận tiện
cho việc truy cập cũng như hỗ trợ truy xuất nhanh qua hệ thống các phím tắt (shortcut
keys). Người dùng rất dễ dàng để học cách sử dụng chương trình cũng như đội ngũ nhân
viên mới có thể sử dụng chương trình một cách nhanh chóng thậm chí kể cả những người

mới làm quen với máy tính.
Hiện nay, trên thị trường cũng có một vài công ty cung cấp các sản phẩm phần mềm
có chức năng tương tự có thể tham khảo một báo giá của công ty CTY CỔ PHẦN PHẦN
MỀM TRÍ TUỆ VIỆT trong phụ lục 1 trong cùng thư mục này. Qua báo giá có thể thấy là
giá của chương trình tương đương tương đối cao. Với dự án viết phần mềm QLKS này sẽ
cho ra đời thành phẩm với giá không quá 20 triệu, nhưng cũng sẽ cung cấp các tính năng
tương đương với các phần mềm kể trên.
Vì lý do kỹ thuật, trước mắt dự án sẽ cho ra đời sản phẩm có chức năng tập trung
vào hai mảng trong khâu quản lý là quản lý khách và phòng. Tuy nhiên, đây cũng chính là
hai khâu quan trọng nhất trong công việc quản lý khách sạn. Hệ thống xây dựng trên giả
định cài đặt trên máy trạm duy nhất, tạm thời không tính đến kết nối mạng. Yêu cầu phần
cứng cũng rất nhỏ gọn chỉ cần một PC cấu hình đủ để chạy XP và SQL là có thể sử dụng
phần mềm.
Như phân tích ở trên, khả năng thực hiện được dự án là rất khả thi và sẽ đem lại lợi
nhuận của dự án là rất lớn, dự kiến giá thành sản phẩm sẽ là 20 triệu đồng (chưa tính thuế)
trong khi đó tổng dự toán chi phí chỉ vào khoảng 14 triệu
III. Báo cáo và nhận quyết định thực hiện dự án
1. Báo cáo tới nhà đầu tư
Dự án xây dựng phần mềm quản lý khách sạn là cần thiết cho các khách sạn.
Lợi ích sau khi hoàn thành dự án:
- Nếu dự án thành công sẽ có được sản phẩm có tính ứng dụng cao, có thể phát triển thành
một phần mềm thương mại.
- Giảm tải công việc thao tác bằng tay như là tự động hoá việc lập hoá đơn thanh toán cho
khách hàng.
- Các nhà quản lý khách sạn nắm rõ tình hình chung từ đó dễ dàng điều hành và đem ra các
chiến lược hoạt động kinh doanh của khách sạn.