Chuyên đề thực tập văn thư lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt Hà Nội

A. Lời nói đầu
Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nớc nhầm
đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nớc, chính vì vậy hệ thống văn bản
quy phạm phát luật văn th lữu rất đợc quan tâm. Bởi vì công tác văn th có liên
quan đến mọi hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trơng, chính sách xây
dựng chơng chình kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý
kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng cao chất lợng, hệ thống quản lý
hành chính nhà nớc đòi hỏi ngời cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn
nghiệp vụ.
Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lu giữ thông tin ở các cơ quan
nhà nớc cũng nh các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn th lu trữ có thể
nói là sợi dây gắn kết các chủ trơng chính sách của nhà nớc với các cơ quan
đơn vị đoàn thể và sự phản hồi, giúp những chủ trơng đó đi vào thực tế.Vậy để
có một đội ngũ cán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc đợc cọi là thớc đo chất
lợng quản lý nhà nớc, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất đợc chú trọng và
quan tâm.
Trờng đào tạo bồi dỡng cán bộ công chức ngành GTVT là một đơn vị đợc
phép đào tạo cho đất nớc những cán bộ làm về lĩnh vực này,Thật may mắn cho
tôi khi đợc học tập và rèn luyện trong môi trờng nh vậy.Tôi nghĩ học đi đôi với
hành ,lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở lên dễ dàng
hơn,đặc biệt phải nói đến quãng thời gian học sinh đợc đi thực tập tại các đơn vị
cơ quan về đúng ngành học trong trờng.Bản thân mỗi học sinh sẽ đợc thâm nhập
thực tế đó là môi trờng làm việc trong các cơ quan, trong tổ chức. Họ đợc tiếp
cận, thực hành các nghiệp vụ văn th lu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn
phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình. Đồng thời có thể so sánh
giữ lý thuyết với thực tế từ đó học sinh đúc rút ra những kinh nghiệm cần có về
chuyên môn nghiệp vụ đối với một cán bộ phục trách công tác công văn giấy tờ
ở trong các cơ quan, các tổ chức.Đặc biệt những học sinh qua
khóa thực tập có thể nâng cao khả năng giao tiếp tác phong làm việc tại cơ quan
vì đây cũng là yếu tố quyết định sự thành bại trong giải quyết công.
Thật vậy, thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian để khép lại quy trình đào

tạo, học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn
trên nền tảng kiến thức đã học ở trờng. Để sau này khi tốt nghiệp học sinh có

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


thể đáp ứng đợc các yêu cầu khắt ke của công việc và góp phần vào việc phát
triển kinh tế xã hội

B. Nội dung của chuyên đề thực tập
(Gồm 3 chơng)
Chơng I:
Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức
của công ty thơng mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 Kim Giang Hà
Nội.
Chơng II:
Công tác văn th lu trữ và quản trị văn phòng tại công
ty
Chơng III:
Những nhận xét, kiến nghị và thu hoạch của bản thân.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Chơng I
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của công ty thơng mại Bình Minh Việt
số 6, ngõ 228 Kim Giang Hà Nội.

Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty:
Công ty Thơng mại Bình Minh Việt đợc thành lập ngày 26 thánh 06
năm 1997 theo quyết định số 420/QD UBND HN
Trụ sở chính đóng tại số 6, ngõ 228- Kim Giang Hà Nội có tiềm
năng kinh doanh do nằm ở mặt phố.
Giai đoạn đầu mới thành lập công ty chỉ vẻn vẹn có trên dới 15 nhân
viên cha kể giám đốc, không có kho, xởng, chỉ có một văn phong làm việc để
giới thiệu mặt hành và bán hành. Sau 2năm dới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo kết
hợp với sự lỗ lực của các nhân viên trong công ty và đặc biệt phải nói đến là
những chính sách của nhà nớc u đại cho các doanh nghiệp trẻ công ty đã dần lớn
mạnh tham gia vào tất các khâu của sản xuất, nghĩa là từ khâu sản xuất cho đến
tay ngời tiêu dùng để đáp ứng công việc, công ty đã xây dng lại một hệ thống
quản lý có bài bản phù hợp với mô hình công ty. Cụ thể là có các phòng chuyên
trách đảm nhiệm các công việc khác nhau.Nh phòng kinh doanh chuyên tìm
kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập các phơng án kinh doanh để Giám đốc
xem xét quyết định, phòng hành chính chuyên giải quyết các công việc giấy tờ
công văn của công ty hay nh phòng tài chính kế toán lại thực hiện tổ chức
công tác việc hoạch toán kế toán và thiết lập báo cáo kế toán,cung cấp thông tin

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD.Đến nay, công ty có 200 nhân viên
làm cả ở xởng, kho và trụ sở chính. Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch toán
kết toán độc lập có tài khoản và con dấu riêng. Doanh thu của công ty tăng đều
hàng năm, đời sống nhân viên ngày càng đợc cải thiện và uy tín của công ty
ngày càng đợc nâng cao.Công ty đợc thành lập và hoạt động với nhiệm vụ chủ
yếu:
- Công ty kinh doanh về mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa và tu bổ các

thiết bị sử dụng trong học tập, trong công việc văn phòng.
- Tổ chức kinh doanh mua bán làm đại lý các mặt hàng trong nớc và mặt
hành nhập khẩu
Có thể nói đây là 1 công ty không lớn về quy mô song hoạt động rất hiệu
quả.Đặc biệt công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về thuế và các
chính sách với ngời lao động. Là một doanh nghiệp luôn chấp hành đúng mọi
chủ trơng chính sách về kinh doanh của nhà nớc quy định.
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty
thơng mại Bình Minh Việt.
Do là công ty t nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ
yếu xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với
nhà nớc.
1. chức năng:
Công ty Thơng mại Binh Minh Việt là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát,
kiểm tra của bộ thơng mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động.
Công ty đợc tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng nh kinh
danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nớc cũng nh pháp luật quốc tế cấm.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là
giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức
năng tham mu. Mọi hoạt động của công ty đợc thống nhất từ trên xuống dới.
2.Nhiệm vụ quyền hạn của công ty:
- Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có t cách
pháp nhân kể từ ngày cấp giấy.
2.1.Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phơng (thuế)
Không đợc phát hành cổ phiếu.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.

2.2. Trong lĩnh vực kinh doanh :
Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng
VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chơng trình khuyến mại nhằm thúc
đẩy sự phát triển của công ty.
Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký.
Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nớcđối với
doanh nhiệp t.
3. Cơ cấu tổ chức của công ty thơng mại Bình Minh Việt
Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty đợc tổ chức nh sau: Có một giám
đốc, hai phó giám đốc .
+ Phó Giám đốc kinh doanh
+ Phó Giám đốc kĩ thuật
Giám đốc là ngời đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm
theo quyền lợi là nghĩa vụ. Nghĩa vụ với đất nớc với ngời lao động, trách nhiệm
trớc pháp luật.
Hai Phó Giám đốc là trợ lý giúp việc trực tiếp cho ngời đứng đầu trong các
lĩnh vực cụ thể
VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật
trong các kế hoạch xây dng dây chuyền sản xuất
Dới giám đốc là các trởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc:
- 01 Trởng phòng tài chính kế toán
- 01 Trởng phòng hành chính
- 01 Trởng phòng kỹ thuật
- 01 Trởng phòng kinh doanh
- 01 Trởng phòng kế hoạch
Các nhân viên khác của công ty vào làm đợc thông qua hình thức tuyển
chọn, và đợc sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp.

II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính:
Trớc tiên phải nói là hoạt đông của văn th lu trữ tập chung hết ở
phòng hành chính. Do không phải là cơ quan của nhà nớc nên chức năng của
phòng hành chính chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
1.Chức năng:

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Phòng hành chính là bộ phận giúp việc cho Giám đốc, có chức năng
tham mu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm mọi yêu cầu hậu cần phục
vụ các hoạt đông của công ty.
2. Nhiệm vụ:
Trực tiếp soạn thảo các văn bản, các đề án do trởng phòng giao,trình
giám đốc xem xét và quyết định.
Tổ chức công việc bố trí, truyền đạt các quyết định của Ban Giám
đốc để các phòng đơn vị liên quan biết.
Quản lý cán bộ, quản lý tài sản của công ty
Thực hiện tốt, kịp thời các nhiệm vụ đột xuất do giám đốc giao.
Quản lý thống nhất việc xây dựng và ban hành các văn bản công ty theo
phát luật.
3.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính:
Bộ phận này đợc tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty.Gọn nhẹ
nhng vẵn đảo bảo tính chất công việc:
- Ông Trần Đức Minh trởng phòng hành chính(phụ trách chung)
- Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng
- Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh của
công ty
- Chị Tạ Thanh Vi cán bộ theo dõi khối kỹ thuật

- Chị Lơng Anh Thu cán bộ chuyên trách văn th(kiêm đanh máy photo)
- Chị Hà Thùy Linh cán bộ chuyên trách lu trữ
- Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe

Chơng II
Công tác văn th lu trữ và quản trị văn phòng
của công ty
I. Công tác văn th:
Công tác văn th hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ
chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị xã hội
của cơ quan nhà nớc .
Công tác văn th là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa
lớn. Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lợng việc tại cơ quan đảm bảo cho
công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Văn bản khi ban hành với thể thức. Đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao
nhanh chóng đúng nơi cơ quan nhận góp phần giải quyết công việc kịp thời.
Quản lý văn bản và lu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động
của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý
chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách trân thực. Hạn chế đợc bệnh
quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc
quản lý văn bản để làm việc trái pháp luật.
Thực hiện tốt công tác văn th sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nớc, bí
mật của cơ quan.
Văn th là nguồn bổ sung chủ yếu ,thờng xuyên cho tài liệu lu trữ quốc gia

các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản đợc nộp lu vào lu trữ cơ quan. Để đạt
hiệu quả nh trên văn th cần phảI làm đúng và khoa học.
1. Quản lý chỉ đạo công tác văn th của công ty
Trong công ty giám đốc là ngời chụi trách nhiệm chung về quản lý công
tác văn th thuộc phạm vị của cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác ở các
phòng. Khi thực hiện quản lý công tác văn th lãnh đạo cơ quan có nhiệm vụ giải
quyết nhanh chóng văn bản đến. Đồng thời có thể giao cho cấp dới nh phó giám
đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng.
Đặc điểm ở các công ty t nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ
trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công
ty. Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến
và quản lý con dấu, còn thêm cả t vấn và đi giao dịch với khác hàng.
Để giúp cho công tác văn th đợc tốt và không ngừng đa công tác văn th vào
nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa
học nơi làm việc.
Phòng làm việc của văn th đợc bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan
giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo đợc tiến hành nhanh
chóng.
Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn th: phòng hành chính văn phòng
của công ty đợc cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác
văn th khá hiện đại nh: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại
và các loại dụng cụ khác phục vụ cho công tác văn th, còn công tác lu trữ cũng
đợc trang bị đầy đủ nh: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp. Cũng đợc trang
bị đầy đủ.
Công tác kiểm tra: Để nắm bắt đợc tình hình công tác văn th của cơ quan,
phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thờng xuyên pháp hiện
ra những sai xót để đa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.

khen thởng và kỷ luật đổi với công tác văn th để công tác văn th tốt hơn phục vụ
cho hoạt động của cơ quan.
Hình thức tổ chức công tác văn th của công ty là hình thức văn th tập
trung.Tất cả các văn bản đi và đến đợc tập trung ở bộ phận văn th. Sau đó bộ
phận văn th dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc
cá nhân
Công ty thơng mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức
tạp nên công tác văn th đợc tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn
phòng đợc bố tri nh sau:

STT
1
2
3
4
5

Công việc phụ trách
- Trởng phòng
- Chánh văn phòng
- Công tác lu trữ
- Công tác văn th
- Đánh máy, in ấn

Đại học
01
01
01

Trình độ
Cao đẳng Trung cấp
01
01

Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn th, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lợng
công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hởng đến chất lợng chung trong công việc.
Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn th nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế
rất khó khăn ảnh hởng tới chất lợng công việc chung.
2. Công tác soạn thảo:
2.1
Thẩm quyền ban hành loại văn bản
Do đặc điểm là công ty t nên các loại văn bản quy phạm phát luật không đợc ban hành mà chỉ nhận văn bản nh quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nớc
về chính sách kinh tế.
Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thờng nh:
Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hớng dẫn, công
điện, sao lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trơng chính
sách của Đảng, pháp luật của nhà nớc và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm
quyền và thể thức quy định.
2.2 Tình hình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thơng mại
Bình Minh Việt do cán bộ văn th tại phòng văn th đảm nhiệm.Với những văn

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


bản chuyên ngành về kinh doanh nh hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất
công việc của th ký làm căn cứ.

Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhng hậu hết
việc soạn thảo văn bản đợc tuân thủ theo qui trình sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Xác định mục đích, tính chất của văn bản.
Xác định tên loại văn bản
Thu thập và xử lý thông tin.
Xây dựng để cờng và việt bản thảo.
Nhân bản văn.
ban hành văn bản.



Qui trình soạn thảo văn bản của công ty nh sau:

Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một
văn bản sát với nội dung công việc thì ngời chịu trách nhiệm công việc đó sẽ
phác thảo một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì th ký hoặc ngời đó
chuyển cho phòng văn th đa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối. Ngời
soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trớc khi trình ký.
2.3. Thể thức văn bản của công ty:
Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của
nhà nớc theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc
theo đúng quy định của nhà nớc.
1. Quốc hiệu

2. Tên cơ quan
3. Số và kí hiệu
4. Địa danh và ngày tháng
5. Tên loại và trích yếu
6. Nội dung văn bản
7. Chữ ký
8. Dấu cơ quan
9. Nơi nhân
Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung là: Dấu chỉ mức độ mật, chỉ mức
độ khẩn
Văn bản đánh máy thống nhất trong khổ A4, cách trình bày nh sau:

-

Trang mặt trớc:
Lề bên trái cách 2,5 cm
Lề dới cách 2,0 cm
Lề trái cách 3,5 cm

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


-

Lề phải cách 2,0 cm


-

Trang mặt sau:
Lề bên trái cách 2,5 cm
Lề bên dới cách 2,0 cm
Lề trái cách 2,0 cm
Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hoặc
VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng
phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không đợc viết tắt những chữ không
thông dụng.


Vị trí trình bày các thành phần thể thức

1 Quốc hiệu:Đợc trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình
bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dới trình bày bằn
phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối,
phía dới có dòng kẻ ngang bằn độ dài của dòng dới.
VD:

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc

2.Tác giả văn bản: Đợc trình bày ở góc bên trái trên trang đầu của văn bản,
bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dới có đờng gạch ngang, nét liền.
VD : Công ty thơng mại Bình Minh Việt
1. số và ký hiệu văn bản
Đợc trình bày ở góc dới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu bằng 1 gạch
chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng.
2. Địa danh, ngày tháng văn bản
Đợc trình bày dới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14,
kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số ngày

tháng ban hành văn bản phải viết bằng số ả rập.
VD:
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập Tự do - hạnh phúc
Hà Nội, ngày

tháng

năm

3. Tên loại và trích yếu nội dung:
- Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dới địa danh bằng phông chữ VnTimeH
kiểu chữ đứng đậm.
- Trích yếu: Trình bày dới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ
đứng đậm.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


VD: Quyết định của
Về việc ..
Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung đợc tricnhf bày ở
góc tráI số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng.

4. Nội dung
Đợc trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác
định, đúng trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật một số văn bản đợc trình
bày bằng cả hai thứ tiếng (hợp đồng).
5. Chữ ký : Đợc trình bày ở dới góc phải của văn bản

Thể thức đề ký đợc quy định.
VD:

Giám đốc
(Ký tên, đóng dấu)

- Giám đốc ký trực tiếp hoặc theo thể thừa lệnh những văn bản theo quy định
VD:

TL. Giám đốc
Chánh văn phòng
(Ký tên,đóng dấu)

6. Dấu của cơ quan
Dấu đợc coi là t cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản. Dấu của cơ
quan có 2 loại: dấu chức danh và dấu cơ quan. Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ
mật, khẩn.Dấu chỉ đợc đóng lên văn bản khi đã có chữ ký và dấu đóng phải
ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký.
7. Nơi nhận
Đợc trình bày ở góc trái cuối trang văn bản, bằng phông chữ VnTime cỡ
chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía đợc trình bày tên cơ quan, tổ chức, các nhân
nhân văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn bản có
tên loại có thêm cụm từ nh trên.
VD: Nơi nhận
Nơi nhận:

- Các phòng ban, công ty

Nhận xét về công tác soạn thảo văn bản

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại một công ty t nhân
khá ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhng không thiếu sự chặt chẽ và
nghiêm túc: từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trớc khi ký góp phần nâng cao
năng chất lợng công việc.
3.Quản lý văn bản đi, đến
3.1. Chuyển giao văn bản đi
Tất cả văn bản do cơ quan ban hành và gửi đến cơ quan, đơn vị, đối tác thì
gọi là công văn đi.
Việc quản lý văn bản đi của công ty do cán bộ văn th phụ trách. Cán bộ văn
th có trách nhiệm giao cho cán bộ đánh máy, đánh máy và in văn bản.
Các tủ tục chuyển giao văn bản đi
Bớc 1: trình văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan sau khi đợc soạn thảo và in ấn song thì phải trình
cho chánh văn phòng xem xét sau đó mới trình cho ban lãnh đạo là giám đốc ký
chính thức.
Bớc 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn bản
Văn th có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố và thể thức văn bản
theo quy định hịên hành, những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phảI
sửa lại trớc khi chuyển giao đến ngời có trách nhiệm giải quýêt .
Bớc3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn bản đi
- Nhân bản : là văn bản đợc photo theo đúng thành phần nơi nhận.
- Sau khi soạn thảo và in ấn song thì chánh văn phòng phải xem xét lại rồi
mới trình lên giám đốc.
- Đón dấu: Việc đóng dấu văn bản do cán bộ văn th đóng dấu công văn đI

văn bản có chữ ký hợp lệ và có chữ ký nháy ở cuối văn bản thì mới đúng với thể
thức.dấu đóng phải rõ ràng đúng màu mực quy định.
Bớc 4: Đăng ký văn bản đi
Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành đợc đăng ký thống nhất vào sổ
công văn đi của cơ quan để tiện theo dõi, quản lý văn bản đợc chặt chẽ.
Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức đăng ký văn bản bằng số.
Qua khảo sát tìm hiểu và đợc làm thực tế tại công ty tôi thấy phơng pháp
đăng ký văn bản đi của công ty so với lý thuyết đã đợc học giống nhau.
Mẫu sổ đến có 8 cột:
Cột thứ nhất là:Ngày, tháng của văn bản
Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn bản
Cột thứ ba là: Tên loại và trích yếu nội dung
Cột thứ t là: Ngời ký

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Cột thứ năm là: Nơi nhân
Cột thứ sáu là: Đơn vị hoặc ngời nhân bản lu
Cột thứ bảy là: Số lợng văn bản
Cột thứ tám là: Ghi chú
Bớc 5: Chuyển, giao văn bản
Khi chuyển giao văn bản đi thì văn bản phải đợc cho vào phong bì, dán cẩn
thận và ngoài bì ghi rõ nơi nhận. Cuối cùng văn th chuyển văn bản qua đờng bu
điện hoặc trực tiếp đa đến địa chỉ nơi nhận, tất cả các loại văn bản đều phải vào
sổ. Chuyển, giao công văn đi có kèm theo phiếu gửi để cán bộ văn th dễ theo
dõi, kiểm tra chặc chẽ việc vận chuyển để nắm chắc kết quả giao, nhận, kịp thời
phát hiện xử lý trờng hợp chậm trễ, thất lạc.
Bớc 6: Lu công văn đi

Mỗi công văn đề lu ít nhất 2 lần: 1 bản để lập hộ sơ theo dõi công văn ở cá
nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, bản ký chính thức đợc sắp xếp theo thừng
văn bản để tra tìm, phục vụ khi cần. Những bản lu đợc sắp xếp theo từng loại,
tháng, năm và sau 3 tháng đợc bàn giao vào lu trữ.
Số lợng văn bản ban hành 2006-2007 là 988 văn bản
Quyết định : 105 văn bản
Báo cáo
: 97 văn bản
Thông báo
: 230 văn bản
Công văn
: 350 văn bản
Giấy mời họp : 79 văn bản
Và một số loại văn bản khác
Nhận xét:
u điểm: Văn bản của công ty đã áp dụng sổ đăng ký công văn đi để đảm
bảo cho công tác quản lý công văn giấy tờ của cơ quan đợc chặt chẽ, tránh thất
thoát góp phần giải quyết công việc đợc thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng
năng cao hiệu quả công việc.
Nhợc điểm: Văn th của công ty đôi khi đánh máy còn thừa văn bản hoặc
thiếu văn bản làm ảnh hởng chất lợng chất công việc. Do tính chất công việc
kinh doanh cần tính chính xác và nhanh chóng nên cán bộ văn th đôi lúc còn bỏ
qua nhiều khâu.
3.2. Quản lý văn bản đến
Văn bản đến là văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đờng trực tiếp
hay qua đờng bu điện.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.

Văn th ở công ty là nơi tiếp nhận tất cả các loại công văn giấy tờ đến cơ
quan. Văn th có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển văn bản đến các phòng, cá
nhân để giải quyết.
Nguồn văn bản đến của công ty không rộng chủ yếu là các hợp đồng ký
kết trong kinh doanh, các đơn vị có liên quan đến lĩnh vực kinh tế, số ít là của
các UBND mà công ty có cơ sở đóng tại đó.
Văn th đảm nhiệm công việc nhận văn bản đến, ký nhận sau đó chuyển tới
ngời có trách nhiệm giải quyết.Trong trờng hợp giám đốc đi vắng chánh văn
phòng có thể trực tiếp bọc bì văn bản đến của công ty.
3.3. Tiếp nhận và chuyển văn bản để giải quyết
Cán bộ văn th sau khi nhận công văn từ chánh văn phòng,từ đây chánh văn
phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân để phân phụ trách giải
quyết sau đó nhân viên trong phòng tiến hành đóng dấu đến vào số ký hiệu, trích
yếu nội dung từ đó nhân viên căn cứ vào ý kiến của chánh văn phòng và chuyển
giao văn bản: thời gian, địa chỉ chuyển đến cho ai, phòng nào để giải quyết.
Thực tế cho thấy việc bóc bì văn bản so với kiến thức đợc học có sự
khác nhau. Đối với công ty thì giám đốc trực tiếp bóc bì tất cả các giấy tờ, công
văn gửi đến, rồi cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng nhận và mới
chuyển cho cán bộ văn th vào sổ, photo và chuyển giao. Còn theo lý thuyết đợc
học sau khi văn bản đến cơ quan cán bộ văn th là ngời trực tiếp bóc bì văn bản,
phân loại văn bản sau đó vào sổ quản lý văn bản đến rồi chuyển lãnh đạo cơ
quan xem xét cho ý kiến giải quyết. Từ đó cán bộ văn th căn cứ vào đó để
chuyển văn bản tới ngời có trách nhiệm giải quyết. So với lý thyết vào thực tiễn
tuy khác nhau nhng chất lợng giải quyết công việc trong công ty vẫn đạt hiệu
quả cao.
Việc đóng dấu đến sau khi nhận văn bản từ chánh văn phong rồi văn th tiến
hành đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến. Điều này nhằm mục đích
kiểm soát đợc toàn bộ khối lợng văn bản đến công ty vào ngày nào, số lợng văn
bản là bao nhiêu, cần photo gửi đi đến cá nhân nào,đối tác và đơn vị nào.

Bảng kê số lợng các văn bản đến của công ty trong năm 2006- 2007:
Trong quá trình kinh doanh và giao dịch công ty tiếp nhận 264 văn bản đến
bao gồm:
12 văn bản của thành phố,phơng.
210 văn bản của đối tác làm kinh doanh.
42 của bộ thơng mại.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn bản đến của công ty cho thấy
văn th công ty làm rất tốt khâu này ngày từ khâu tiếp nhận văn bản và chuyển
giao văn bản tới ngời giải quyết.
Cũng nh văn bản đi, sổ ghi văn bản đến mỗi năm của công ty cũng đợc
thay đổi.Việc theo dõi giải quyết văn bản đến sau khi chuyển giao cho các
phòng cá nhân để giải quyết chánh văn phòng là ngời có trách nhiệm theo dõi
kiểm tra đôn đốc thực hiện văn bản đó.
4. Quản lý con dấu.
Trong công ty t con dấu không chỉ là yếu tố thể thức văn bản mà còn thể
hiện tính chân thực và hiệu lực pháp lý của mọi giấy tờ công văn của công ty.
Quản lý con dấu của công ty đợc thực hiện theo văn bản hớng dẫn của nhà
nớc: Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Công ty không phải cơ quan nhà nớc nên không có nhiều thẩm quyền chỉ
đợc dùng nhng con dấu theo quy định của nhà nớc cho phép sử dụng cụ thể là
dấu chức danh, dấu thể hiện hiệu lực của công ty.
* Quản ký và sử dụng con dấu
Chánh văn phòng là ngời chịu trách nhiệm về quản lý con dấu trớc công ty.
Cán bộ văn th là ngời đợc giao giữ và sử dụng con dấu và chịu trách chánh
nhiệm trớc chánh văn phòng

Các văn bản khi đợc giám đốc ký thì đợc mang đến phòng văn th đóng dấu.
Con dấu luôn đợc cán bộ văn th có trách nhiệm bảo quản trong hộp và khi
dóng dấu song và hết giờ làm việc hộp dấu đợc đa vào tủ khóa cẩn thận, con dấu
đợc quản lý rất chặc chẽ, văn th không cho ai mợn con dấu khi không có ý kiến
của cấp trên nếu có thì phải có biên bản bàn giao.
Thực tế công việc không nhiều cho văn th trong công ty nên công việc
quản lý con dấu là khá tốt và cẩn thận.Dấu dóng theo đúng quy định của nhà nớc đóng dấu chùm 1/3 chữ ký.
Công ty không có hiện tởng đóng dấu khống và khi đóng dấu,đóng dấu thì
phải có chữ ký của giám đốc hoặc ngời đợc ủy quyền mới đợc đóng dấu.
5. Công tác lập hồ sơ và lu ở công ty
Lập hồ sơ là khâu cuội cùng trong công tác văn th và nó là mắt xích, là cầu
nối liền giữa công tác văn th và lu trữ vì thế công ty cũng có một số quy định về
công tác lập hồ sơ và nộp lu hồ sơ nh sau:
Công ty chỉ có một phòng chuyên làm công tác văn th và khối lợng văn bản
không đồ sộ nên việc thu thập các văn bản rất dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm
vậy,Cán bộ văn th chỉ cần tổng hợp lại dựa trên những sổ đã lập ở đầu năm và có
trách nhiệm lập hồ sơ đối với những văn bản cha đợc lập hồ sơ.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


- Chỉ lu lại những văn bản phản ánh đến chức năng nhiệm vụ quyền hạn
của công ty.
- Hồ sơ đợc lập ra phải đợc biên nhận đầy đủ và chính xác.
- Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty đợc tiến hành vào thời gian cuối
năm hoặc sau khi một kế hoạch kết thúc.Các phòng, cá nhân căn cứ vào những
công việc đợc giao và những văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtt
công việc để phân loại ra từng vấn đề.
Cách biên nhận bên trong, bên ngoài hồ sơ

* Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ công ty dùng bìa hồ sơ theo dúng mẫu quy
định, gồm các thành phần
- Tên cơ quan hình thành phông: khi lập hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi đầy đủ,
chính xác tên cơ quan.
Công ty thơng mại Bình Minh Việt
-Tên đơn vị: ghi tên đơn vị lập hồ sơ
Phòng Kế hoạch
- Tiêu đề hồ sơ: Ghi ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung vấn
đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc.
Ví dụ: Hồ sơ về tổ chức nhân viên của toàn công ty
- Thời gian bắt đầu và kết thúc: Đợc ghi phía dới tiêu đề hồ sơ
Từ ngày 1/1/2005 đến 1/1/2007
- Tờ số: là tờ văn bản trong hồ sơ
Ví dụ:
Hồ sơ có 80 văn bản
- Thời hạn bảo quản: Đợc qui định theo 3 mức tạm thời vĩnh viễn, lâu dài.
- Số lu trữ: Gồm số phông
- Mục lục số
- Hồ sơ số
* Biên mục bên trong hồ sơ
- Viết mục lục văn bản : kể tất cả những văn bản có trong hồ sơ và tờ mục
lục văn bản (theo mẫu)

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


S TT
1

Số KH
Văn bản
2

Ngày tháng
văn bản
3

Tác giả
văn bản
4

Tên loại và
trích yếu ND
5

Tờ số

Ghi số

6

7

- Ghi chứng từ kết thúc: Là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ
Ví dụ : Đơn vị bảo quản có 27 tờ
Mục lục văn bản có 01 tờ
Đặc điểm trạng thái văn bản A: Không bị nấm mốc, ố vàng
Hà Nội, ngày tháng năm
Ngời lập hồ sơ

II. Quản trị văn phòng
1. Mô hình văn phòng
Trụ sở của công ty tuy không rộng nhng các phòng đợc bố trí khá thích hợp
và khoa học cho hoạt đông kinh doanh.
Do tích chất là công ty t nên chỉ có khác của công ty chứ không tiếp nhân
dân nh các văn phòng, cơ quan của nhà nớc chính vì vậy phòng văn th đợc bố trí
ở tầng hai và gần với phòng giám đốc nhầm thuận tiện cho quá trình giải quyết
công việc.
Cách bố trí làm việc vủa cán bộ văn th rất kéo và khoa học phù hợp với
diện thích 17 m2, trong phòng có 3 bàn làm việc 1 bàn lớn đợc đặt đối diện cửa
vào, sát tờng.Đây là bàn làm việc của ngời phục trách của phòng(chánh văn
phòng)2 bàn nhỏ hơn đợc kê đối nhau làm ở hai bên của bàn lớn, là bàn làm
việc của nhân viên.Phòng còn có bàn uống nớc để tiếp khác của công ty.Những
trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ và hiện đại: Máy vi tính,máy photo, máy
Fax, máy in, quạt, điều hòa, tủ đựng tài liệu, hộp đựng con dấu, điện thoại.Cửa
văn phong là kính cách âm,phù hợp cho văn phong gần đờng hạn chế đợc tiếng
ồn do xe gây ra tạo môi trờng làm việc yên tĩnh cho nhân viên.
2.Tổ chức lao động khoa học
Hiện nay công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm các công việc khác nhau
của công ty trong đó có 3 nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành chính văn
th). Ngời đứng đầu Công ty là Giám đốc Châu Bá Minh chánh văn phòng là
ngời phụ trách công tác văn th lu trữ dới có hai nhân viên trợ giúp.Công việc
chuyên môn không nhiều nên bộ phận văn th còn là lực lợng tham mu trong
công việc kinh doanh cho giám đốc.
VD: Có những chuyến đi công tác tìm kiếm mặt hàng thì nhân viên phòng
văn th đôi lúc cũng đi cùng

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.

Tuy là tuyển ngời làm ở cả hai lĩnh vực văn th và lu trữ nhng cán bộ vẫn
làm lẫn công việc của nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải quyết sớm thì phải
sử dụng tất cả nhân lực.Đây có thể là điểm khác giữa bộ phận văn th của các cơ
quan nhà nớc với công ty t nhân
VD: văn phòng HĐND UBND Huyện Từ Liêm có cán bộ làm văn th
riêng và công tác lu trữ riêng văn phòng bố trí cán bộ làm việc đúng chuyên
môn, đúng với nghiệp vụ.
III.Tình hình công tác lu trữ
Công tác lu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nớc hay một xã hội
nhằm tổ chức khoa học các tài liệu đợc hình thành trong hoạt động của các cơ
quan các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lu trữ phục vụ công
tác quản lý nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy
nghiên công tác lu trữ trong công ty thơng mại Bình Minh Việt chỉ nhằm phục
vụ chính nhu cầu của các nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở rộng
nh tài liệu cơ quan nhà nớc.
1. Cán bộ làm công tác lu trữ:
Nhng công tác này không phải không đợc thực hiện. Định kỳ quý I hàng
năm bộ phận lu trữ cũng là bộ phận văn th kiểm tra tài liệu tại phòng đã thu thập
ở các phòng, các bộ phận của công ty.Phân loaị, chỉnh lý sắp xếp biên mục và đa vào lu trữ theo đúng quy định pháp lệnh lu trữ.
Các tài liệu lu trữ sắp xếp gọn gàng theo thứ tự của văn bản, có mục lục
văn bản, đợc bảo quản trong cặp hộp có đánh cặp số để thuận tiện cho việc theo
dõi và tra cứu, đợc sắp xếp gọn gàng trên giá tại văn phòng. Tài liệu lu trữ đều
có công cụ tra cứu theo khối, theo từng năm nên việc khai thác sử dụng tài liệu
phục vụ cho công việc kinh doanh đạt hiệu quả,tăng nguồn thu cho công ty cũng
nh phát triển kinh tế dễ dang nhanh chóng thuận tiện.
2.Công tác thu thập bổ sung và chỉnh lý khoa học tài liệu
Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan
tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc lu trữ cơ quan và
phông lu trữ quốc gia ,lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lu trữ theo

thẩm quyền và phạm vi đã đợc nhà nớc quy định.
Lại phải đề cập là công ty t ít tài liệu 1năm chỉ có hơn chục tài liệu hành
chính,giá trị tài liệu thuộc phạm vi cơ quan.
Nguồn thu thập và bổ sung là các lạo tài liệu hình thành trong quá trình
kinh doanh sản xuất của công ty,đợc thu thập từ các phòng,các đối tác và các
đơn vị nhà nớc

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Cán bộ lu trữ chỉ thu thập, bổ sung những tài liệu đã giải quyết song và đợc
lập thành hồ sơ.
* Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phòng theo một phơng pháp
khoa học trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ (đơn vị bảo
quản). Xác định gí trị tài liệu làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện thuận lợi
cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.
Trong quá trình hoạt động của công ty đã sinh ra một lợng tài liệu nhất
định, vì vậy chỉnh lý sổ tài liệu đó là nhiệm vụ cần thiết để hệ thống hóa sồ sơ
theo phơng án phân loại khoa học, sửa chữa phục hồi những hồ sơ kém chất lợng để thực hiện tối u hóa tài liệu.
Vì thời gian thực tập có hạn nên em không có điều kiện tham gia chỉnh lý khối
tài liệu của công ty. Em xin đa ra phơng án phân loại tài liệu đối với tài liệu của
phòng văn th nơi em đã thực tập phơng án: cơ cấu tổ chức thời gian
3. Công tác bảo quản tài liệu
Bảo quản tài liệu lu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo
dài tuổi thọ và bảo quản an toàn cho tài liệu phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu,
khai thác tài liệu.
Để đảm bảo an toàn tuyệt đối cho tài liệu, cơ quan tiến hành các biện pháp
kiểm tra, bảo quản, chống nấm mốc, chống côn trùng phá hại bắng các biện
pháp khoa học.

Các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản đợc trạng bị tơng đối đầy đủ: Cặp,
hộp, tủ tài liệu, giá, quạt thông gió, ánh sáng thích hợp, thiết bị chống cháy.
Với các biện pháp bảo quản và trang bị hiện đại nên tài liệu của cơ quan
không có hiện tợng nấm mốc,mối mọt phá họai.Ngoài ra phòng lu trữ còn có
nội quy trong phòng. Mặc dù khối lợng tài liệu không nhỏ nhng tình trạng tài
liệu còn rất tốt không bị sát hại phục vụ thuận lợi cho khai thác, sử dụng.
4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu:
Tổ chức sử dụng tài liệu lu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin tài
liệu lu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải quyết
những nhiệm vụ hiện hành của cơ quan.
Công cụ phục vụ khai thác bằng mục lục hồ sơ, theo từng khối từng năm,
số công văn đi, đến.
Mỗi năm có rất nhiều các cá nhân trong cơ quan các phòng tìm nghiên cứu
tài liệu để phục cho công việc của mình.
Nhận xét chung về công tác lu trữ của công ty
Nhìn chung công tác lu trữ tại công ty đã đi vào nề nếp và thực hiện
nghiêm túc và đầy đủ theo đúng quy định của nhà nớc.Tài liệu đợc bảo quản tốt,

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


có các trang thiết bị bảo quản, sắp xếp tài liệu một cách khoa học, phục vụ kịp
thời cho tra tìm và khai thác tài liệu đợc lu trữ những tài liệu có gí trị.Tuy nhiên
vẫn còn một số hạn chế nh:
Tài liệu thu về lu trữ một số ít đợc lập hồ sơ ngay cho nên vẫn bị bó gói.
Khối tài liệu nhiều cho nên gí đựng tài liệu vẫn còn nhiều.

Chơng III.
Thu hoạch của bản thân

I. Những thu hoạch của bản thân qua đợt thực tập
Trải qua hơn một tháng thực tập tại phòng văn th của Công ty, em đã trực tiếp
nghiên cứu khảo sát hoạt động của công ty cùng với sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình
của Ban Giám đốc và các nhân viên của công ty. Em đã vận dụng đợc lý thuyết, bài
giảng vào thực tiễn và học hỏi đợc nhiều kinh nghiệm quý giá.
Qua đó em đã nhận thực đợc đầy đủ hơn về tầm quan trọng của công tác văn
th, lu trữ tuy là ở công ty t nhân. Đồng thời em có thể hiểu biết rộng hơn về thực tiễn
công tác văn phòng của công ty, em đã tiếp thu đợc hinh nghiệm cần phải có đối với
một ngời làm công tác văn phòng để phục vụ cho em tuowng lai sau này để cá một
hơng pháp làm việc cách tốt nhất và hiệu quả nhất.
Trong thời gian thực tập này em đã đợc tiếp xúc với nhiều đối tác làm kinh
doanh của công ty. Em đã học hỏi đợc cách quan hệ ngoại giao ứng xử giữa cán
bộ nhân viên trong cơ quan với nhau, khác đến cơ quan giao dịch. Đây là yếu tố
quan trọng đối với em một ngời cán bộ trong văn phòng phải có phẩm chất đạo
đức tốt và luôn học hỏi tác phong làm việc tại công sở.
Thời gian thực tập đã kết thúc, đã đẻ lại cho em nhiều giá trị của ngành học
thật sâu xắc để sau này em sẽ thấy yêu nghề của mình hơn mà em đã chon để
phục vụ cho cuộc sống tơng lai của chính bản thân em.
Với sự cố gắng của bản thân và sự giúp đỡ của quý công ty Thơng mại
Bình Minh Việt em rút ra một số kết quả trong hoạt động nghiệp vụ văn th lu
trữ nh sau:
Đối với văn bản đến :
Tiếp nhận và chuyển văn bản đến tới Chánh văn phòng kiểm tra và bóc bì
văn bản đến cho ý kiến giải quyết. Sau đó chuyển về văn th tai đay tôi tiến hành

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


đóng dấu đến, đăng ký văn bản đến. Sau đó chánh văn phòng thấy văn bản nào

quan trọng thì phải vào sổ so văn bản để nhân văn bản theo mẫu thống nhất và
photo chuyển tới các đối tác, đơn vị, phòng có trách nhiệm giải quyết.
Đối với văn bản đi:
Việc đăng ký văn bản đi đợc đăng ký theo một trật tự khoa học và theo mẫu
quy định của cơ quan, sau khi văn bản soạn thảo xong, trình giám đốc hoặc chánh
văn phòng xem xét và ký duyệt sau đó mang đến phòng văn th, tôi đã tiến hành đăng
ký vào sổ công văn đi và ghi số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn bản, ghi đầy đủ
tên, địa chỉ nơi nhận, văn bản gửi đi theo danh sách đã đợc duyệt.
Ngoài ra tôi còn đợc thực hành công tac soạn thảo một số văn bản hành
chính thông thờng và đánh máy văn bản, in văn bản, viết bì hồ sơ, phân lọai văn
bản, tổng hợp văn bản theo ngày tháng.
Quãng thời gian thực thập tôI đợc tiến hành đăng ký tầm 60 văn bản đi và
31 văn bản đến và đợc đóng dấu cũng khá nhiều giấy tờ nh hợp đồng, phiếu
kiểm hàng.
Nhìn chung công tác văn th ở công ty khá dễ dàng không phức tạp. Tuy
nhiên, do văn băn của công ty có đặc điểm nội dung nhiều số liệu nên dễ nhầm
lẫn có ảnh hởng đến công việc của công ty, đòi hỏi cán bộ văn th phải luôn cẩn
thân tỷ mỉ để tránh những sai xót không đáng có.
* Về công tác lu trữ
Tôi cũng có đợc thực tập trong một thời gian không ngắn của phòng lu trữ
những công việc tôi đợc làm tại phòng của lu trữ là khảo sát, thu thập tài
liệu,viết mục lục hồ sơ từ đó xác định gia trị tài liệu, chỉnh lý, đa tài liệu vào
bảo quản, tiến hành sắp xếp tài liệu một cách khoa học.
II. Nhận xét
1.Nhận xét chung
Công tác văn th lu trữ và quản trị tại văn phòng tại công ty thơng mại
Bình Minh Việt đã đợc ban giám đốc rất quan tâm.Hiểu biết đợc vai trò,ý
nghĩa,tác dung của nghiệp vụ văn th lu trữ đối với hoạt động của cơ quan,
nên đã đề ra một số quy định về thực hiện các nghiệp vụ văn th lu trữ.
Trong 6 tuần thực tập tại phòng hành chính ở công ty ,tôI đã đợc quan sát

và đợc hớng dẫn trực tiếp làm những công tác nghiệp vụ của mình tại văn
phòng, qua lý luận và đối chiếu với thực tiễn tôi xin đa ra một số nhận xét về
công tác văn th lu trữ và quản trị
1.1.Ưu điểm
Công tác văn th của văn phòng ngày càng đợc quan tâm chú trọng.Văn
phong của cơ quan đã góp phần rất quan trọng vào việc tham mu cho công

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


ty.Nâng cao hiệu xuất làm việc trong công ty, không ngừng cải tiện nề lối làm
việc, hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao.
Biên chế cán bộ văn th rất phù hợp với mô hình nhỏ của công ty. Gồm 2
cán bộ (1 văn th, 1 lu trữ).Nên rất đợc quan tâm, cán bộ văn th và cán bộ lu trữ
luôn làm tốt công việc của mình để góp phần tích cực trong công việc và sự ổn
định về cấu tổ chức của cơ quan.
Cán bộ đợc tiếp xúc với công nghệ cao, máy tính lối mạng do đó cán bộ có
thể cập nhập các kiến thức phục vụ công tác văn th - lu trữ tại đơn vị đợc thuận
lợi và khoa học hơn.
* Văn th luôn làm đúng chức năng của mình là cung cấp thông tin cần thiết
để giám đốc có quyết định kịp thời vào đúng đắn giải quyết công việc một cách
tốt nhất. Công việc này sẽ thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp tạo doanh
thu cao cho công ty.
* Khi giám đốc ra quyết định văn phòng có nhiệm vụ soạn thảo rồi chuyển
đế ngời ,phòng thuộc lĩnh vực giảI quyết và thi hành, đặc biệt đợc theo dõi chặt
trẽ văn bản mình ban hành
* Một số khâu trong nghiệp vụ nh quản lý văn bản đền, quản lý và sử dụng
con dấu đã đợc thực hiện đúng quy định của nhà nớc. Không có hiện tợng đóng
dấu khống điều đó đã đảm bảo tính bí mật của cơ quan.

1.2.Nhợc điểm
Bên cạnh nhng kết quả đã đạt đợc nh trên, công tác văn th của cơ quan văn
phòng công ty vẫn còn những mặt hạn chế, tồn tại cần khắc phục nh sau:
Về soạn thảo văn bản:
Mặc dù đá có quy định về thể thức song việc soạn thảo văn bản còn cha thóng
nhất về mặt thể thức, đôi khi những văn bane đợc soạn ra còn thiếu sai sót.
Quản lý văn bản đi :
Văn bản trợc khi đợc chuyển di, cán bộ văn th có nhiệm vụ rà soát lại thể
thức văn bản. Tuy nhiên do xuất phát về trình độ chuyên môn của cán bộ văn th
mà việc rà soát này cha thực sự chặt chẽ. Văn bản khi chuyển giao cho cơ quan
vẫn cha thống nhất về mặt thể thức.
Văn bản gửi đi không có kèm theo phiếu gửi, sẽ dẫn đến tình trạng thất lạc
tài liệu:
Quản lý con dấu :
Con dấu đã đợc quản lý chặt chẽ nhng trong quá trình sử dụng vẫn có
những nhợc điểm: cán bộ văn th nhiều lúc công việc bận đã để nhân viên các
phòng khác khi cần dấu tự cho họ đóng lấy.
Khâu lập hồ sơ:

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Hiện nay công ty cha lập hồ sơ hiện hành.Văn bản giải quyết song thờng
giữ lại theo phòng, hồ sơ theo thời gian
Đây là một nhợc điểm vẫn còn tồn tại. Nhng nếu cơ quan không làm công
tác lập hồ sơ hiện hành sẽ để lại nhiều hậu quả nh sau:
Nến không lập hồ sơ hiện hành thì việc sắp xếp văn bản sẽ không có khoa
học, không giải quyết công việc hàng tháng không có năng suất, chất lợng và
hiệu quả. Ngoài ra sẽ làm khó khăn cho việc nộp hồ sơ quản lý tài liệu không đợc chặt chẽ và gặp khó khăn cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lu trữ. Và nếu

không lập hồ sơ hiện hành thì những văn bản không đợc phản ánh đúng chức
năng nhiệm vụ của đơn vị
Công tác lu trữ:
Văn bản sau khi kết thúc năm làm việc cán bộ làm công việc lu trữ cha đa
tài liệu ra để sắp xếp và chỉnh lý, đôi khi việc chỉnh lý tài liệu vẫn để tồn năm
này sang năm khác, tài liệu vẫn còn trong tình tạng bố gói vì vậy sẽ khó khăn
cho việc tra tìm và bảo quản đây là nhợc điểm cần khắc phục.
2. Một số kiến nghị và giải pháp
Trớc hết công tác văn th của công ty cần thiết ban hành những văn bản quy
định riêng, cụ thể cho công tác văn th, khi ban hành văn bản nên có chế tài nhiều
hơn về ( khen thởng, kỷ luật) cho vấn đề này. Công tác văn th của công ty cần có
thêm 1 biên chế thì công việc nơi giải quyết đợc kịp thời, mục đích là để nâng cao
hiểu công việc và tầm quan trọng của công tác văn th trong cơ quan.
Bộ phận đợc giao soạn thảo văn bản, cán bộ văn th luôn luôn tìm tòi và
nắm bắt nhng quy định mới để tạo sự thống nhất trong soạn thảo văn bản của
đơn vị.
Về sử dụng con dấu: yếu tô thể thức này đảm bảo tính pháp lý của văn bản,
phảI sử dụng một cách đúng thẩm quyền, không cho cán bộ không có liên quan
có thể tiếp cận con dấu (nếu có vách ngăn bằng kính giữa cán bộ văn th với khác
đến giao dịch)
Giải pháp trong khâu lập hồ sơ
Trớc hết phải đa công tác lập hồ sơ vào hoạt động văn th văn phòng .
Cần có các loại hồ sơ: hồ sơ công việc, hồ sơ hiện hành, đây là các loại hồ
sơ quan trọng trong hoạt động của cơ quan.
Cần vận dụng đặc trng: vấn đê thời gian, tác giả cơ quan giao dịchđể
phân định các hồ sơ và lập hồ sơ. hiện nay văn bản đã phải sắp xếp theo thơi
gian, khi khai thác sử dụng lập thông tin lại phải tìm từng trong văn bản rất mất
thời gian, không những vậy văn bản còn bị thất lạc. Dựa vào những đặc trng trên
văn bản cần đợc phân loại rõ ràng để thuận tiện cho việc tra tìm .
Giải pháp trong công tác lu trữ:

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Cũng giống nh công tác lập hồ sơ. Công tác lu trữ văn phòng công ty cần
thực hiện công việc 1 cách khoa học hơn.
Cần vận dụng các phơng án phân loại tài liệu, thời gian cơ cấu tổ chức,
cơ cấu tổ chức thời gian,thời gian mặt hoạt động. Khi tiến hành phân loại tài
liệu cần sử dụng một trong bốn đặc trng trên để phân loại tài liệu.
Là học sinh khoa hành chính nhà nớc qua lý thuyết đợc học tôi thấy việc
lập hồ sơ là công tác bảo quản tài liệu lu trữ rất quan trọng, nó không chỉ là
khâu nghiệp vụ công tác văn th lu trữ thuần túy, làm tốt công tác này sẽ góp
phần tích cựu vào toàn bộ hoạt động, công việc của công ty.

C. Kết luận chung
Trải qua hai năm học tập và rèn luyện dới mái trờng Đào tạo bồi dỡng cán
bộ công chức Ngành GTVT. Bản thân em cũng là một trong số đông học sinh
của trờng. Đã đợc nhận sự giúp đỡ tận tụy của các Thầy Cô trong trờng.
Qua một khoảng thời gian đợc tiếp xúc nghiên cứu với thực tế công việc,
tôi nhận thất mình đã trở nên hoàn thiện hơn về chuyên môn nghiệp vụ, cơ quan
nơi tôi thực tập đã giúp tôi hiểu hơn về thực tiễn của cuộc sống.
Tôi nhận thấy sự gắn liền giữa lý luận và thực tiễn là một vấn đề vô cùng
quan trọng và cần thiết. Đợi thực tập này giúp tôi hiểu và học hỏi đợc nhiều kiến
thức quý báu khi dời ghế nhà trờng.
Từ kiến thức đã đợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cộng với quá trình
học hỏi kinh nghiệm thực tế giúp tôt hiểu về nghành mà mình đã lựa chọn và
thấy yêu nghề hơn.
Đồng thời đây còn là cơ hội để bản thân rèn luyện tinh thần trách nhiệm, ý
thức tổ chức kỷ luật, không ngừng phấn đấu và nâng cao trình độ.

Qua thực tế làm việc tại môi trờng năng động (công ty t nhân) sẽ giúp cho
những học sinh sinh viên mới ra trờng có thêm nhiều bài học bổ ích cho bản
thân, hoàn thiên khả năng giao tiếp, phong các ứng xử trong công việc.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.


Quang thời gian thực tập làm cho những bài học trong trờng càng dễ hiểu
hơn.Giúp cho tôi cung nh nhiều bạn học sinh khác hình dung rõ công viẹc phải
làm nh thế nào làm ra làm sao để đem lại kết quả tốt nhất.
Từ kiến thức đã đợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cộng với quá trình
học hỏi kinh nghiệm thực tế cơ quan giúp tôi hiểu về ngành mà mình đã lựa
chọn và yêu nghề hơn. Qua quá trình thực tập tại công ty đã giúp tôi đạt đợc
nhiều kết quả, rút ra đợc nhiều bài học bổ ích.
Tôi tin rằng việc kết hợp hoài hòa giữa học lý thuyết và thực tiễn sẽ là
hành trang, là nền tảng giúp tôi có đủ khả năng, kiến thức, trình độ để tin tởng
vào bản thân vững bớc tiến vào cuộc sống tự lập.Hơn thế nữa là bắt kịp với sự
nghiệp đổi mới của đất nớc.

Chuyên đề thực tập văn th lu trữ tại Công ty Thợng mại Bình
Minh Việt Hà Nội.