Cơ cấu tổ chức và hoạt động của ủy ban biên giới quốc gia thực trạng và giải pháp

LỜI MỞ ĐẦU
Trong khoảng thời gian gần 4 năm được học tập, nghiên cứu tại Học viện
Hành chính, và nhận được sự chăm lo, dìu dắt, chỉ đạo của các thầy cô – ban
lãnh đạo Học viện, em đã tiếp thu được những kiến thức cơ bản về quản lý nhà
nước và kiến thức về một số lĩnh vực khác trong cuộc sống. Em là một sinh
viên Lào được may mắn sang Việt Nam học tập và đến năm cuối này em được
Học viện phân về Vụ Tuyên truyền, Thông tin và Tư liệu của Ủy Ban Biên Giới
Quốc Gia thuộc Bộ Ngoại Giao thực tập, học hỏi kinh nghiệm và vốn kiến thức
về quản lý nhà nước.
Đợt thực tập cuối khóa là cơ hội tốt để em áp dụng những kiến thức đã
học tại Học viện vào thực tế, làm quen với công việc liên quan đến chuyên
ngành được đào tạo, nhằm nâng cao hiểu biết và học hỏi những kinh nghiệm
thực tế, giúp ích rất nhiều cho em trong quá trình công tác sau khi em về nước
và nhận công tác được giao.
Qua thời gian thực tập 2 tháng em đã mục sở thị thực tế các hoạt động cụ
thể và được phân công làm một số công việc của phòng. Em có cơ hội tìm hiểu
về chức năng, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Biên Giới
Quốc Gia. Chính vì thế nên Em quyết định chọn đề tài “ Cơ cấu tổ chức và
hoạt động của Ủy Ban Biên Giới Quốc Gia. Thực trạng và giải pháp” làm
đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình. Qua đó tìm hiểu sâu hơn và có cái nhìn
toàn diện về tổ chức và hoạt động của Ủy Ban Biên Giới Quốc Gia đồng thời
đưa ra một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao hơn nữa
hiệu quả hoạt động của Ủy Ban Biên Giới Quốc Gia.
Đối với bản thân Em đây là một lĩnh vực quan trọng đối với nền hành
chính nhà nước Lào chúng em với những hoạt động mang tính chất đặc thù của
nó có các cơ quan tương đương như ở Việt Nam . Do đó em mạnh dạn chọn để
làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải quyết vấn đề này em muốn đóng góp một
phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của các
1

Ủy Ban Biên Giới Quốc Gia ở Việt Nam, đồng thời góp phần vào việc xem xét
cách thức tổ chức và hoạt động ở các cơ quan hành chính nhà nước Lào và các
cơ quan khác .
Qua bản báo cáo này, em xin bày tỏ lòng cảm ơn tới Ban Giám đốc Học
viện Hành chính, Ban Đào tạo đã giúp đỡ em có điều kiện thực tập tốt nhất.
Xin chân thành cảm ơn tới các cô, chú, anh, chị Vụ Tuyên truyền, Thông
tin và Tư liệu đã tạo điều kiện thuận lợi nhất và hướng dẫn tận tình trong suốt
quá trình thực tập.
Qua đây em xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo : Th.S:
Nguyễn Huy Hoàng người đã nhiệt tình giúp đỡ và động viên em, hướng dẫn
tận tình cho em trong suốt quá trình thực hiện để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên
đề này.
Trong một khoảng thời gian và với trình độ nhận thức của một sinh viên,
báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những sai sót. Kính mong nhận được sự
đóng những ý kiến quý báu của thầy – cán bộ Ban đào tạo – lãnh đạo Học viện
hành chính.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên:
Thammavong Chitmakone

PHẦN II. BÁO CÁO ĐỀ TÀI
CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ ỦY BAN BIÊN GIỚI QUỐC GIA
2


I. Khái quát về Ủy ban Biên giới quốc gia
1. quá trình hình thành và phát triển
Ngày 20/02/1959 Ban Bí thư Trung ương Đảng ra Nghị quyết thành lập
Ban Biên giới để giúp Trung ương Đảngvà Chính phủ theo dõi và chỉ đạo công
tác biên giới, nghiên cứu và kiến nghị những chính sách, biện pháp cụ thể giải

quyết công tác biên giới,tổ chức phối hợp giữa các ngành có liên quan trong
phạm vi hoạt động ở biên giới. Ban Biên giới khi đó do đồng chí Phó Thủ
tướng Chính phủ làm Trưởng ban với thành viên là lãnh đạo của các Bộ, ngành
liên quan, bộ phần thường trực của Ban đặt tại Văn phòng Phủ Thủ tướng.
A. Giai đoạn 1975 – 1993: Ban Biên giới của Hội đồng Chính phủ
Sau khi giải phóng miền Nam đứng trước sự phát triển và tầm quan trọng
của công tác quản lý biên giới, lãnh thổ trong tình hình Tổ quốc Việt Nam đã
hoàn toàn được thống nhất, Chính phủ ra Nghị định số 188/CP ngày 06/10/1975
thành lập Ban Biên giới của Hội đồng Chính phủ, tiền thân của Ủy ban Biên
giới quốc gia ngày nay. Từ thời điểm đó Ban Biên giới trở thành một cơ quan “
giúp Hội đồng Chính phủ tăng cường chỉ đạo việc bảo vệ chủ quyền, lãnh thổ,
biên giới trên đất liền và trên biển, thềm lục địa và bảo vệ tài nguyên thiên
nhiên và chủ quyền quốc gia vùng biển của nước Việt Nam dân chủ cộng hòa”.
Trưởng Ban Biên giới lúc đó là đồng chí Phó Thủ tướng, sau đó là đồng chí Bộ
trưởng,Phó Thủ tướng và các ủy viên cấp Thủ trưởng của Bộ Nội vụ, Bộ Quốc
phòng và trợ lý của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Ban đã hoạt động như một Hội
đồng liên Bộ và các bộ máy giúp việc gồm một tổ chuyên viên đặt tại Văn
phòng Phủ Thủ tướng. Ngày 06/10/1975 đã chính thức trở thành ngày truyền
thống của Ủy ban Biên giới quốc gia.
B. Giai đoạn 1993 – 2001: Ban Biên giới của Chính phủ
Qua 18 năm hoạt động của Ban biên giới của Hội đồng Chính phủ dưới
hình thức như một Hội đồng liên Bộ, chúng ta đã nhận thức được rằng vấn đề
quản lý biên giới, lãnh thổ quốc gia và quản lý biển là một lĩnh vực đa ngành và
3


việc giải quyết tranh chấp về biên giới lãnh thổ, các vùng biển, vùng trời giữa
nước ta với các nước láng giềng là một vấn đề quan trọng, nhạy cảm và rất
phức tạp mất rất nhiều thời gian, đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên
trách có chất lượng và năng lực quản lý, đáp ứng được nhiệm vụ được giao.

Thực hiện các Nghị quyết của Đại hội Đảng lần thứ VI, VII và chủ trương
của Nhà nước về cải cách nền hành chính quốc gia; đồng thời để tăng cường và
kiện toàn công tác quản lý nhà nước về biên giới cả trên đất liền, trên biển và
vùng trời. Ngày 08/5/1993 Thủ tướng Chính phủ đã ký Nghị định 21/CP về
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Ban Biên giới của Chính phủ , trong đó
quy định “ Ban Biên giới của Chính phủ là của cơ quan thuộc Chính phủ có
chức năng quản lý Nhà nước và chỉ đạo công tác biên giới, lãnh thổ quốc gia,
xác định chủ quyền và các quyền của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam trên đất liền, trên biển, trên không, các hải đảo và thềm lục địa Việt Nam”.
Về cơ cấu tổ chức, theo Điều 5 của Nghị định số 21/CP ngày 08/5/1993;
Thông tư liên Bộ số 172/TTLB ngày 13/10/1994 và số 178/TTLB ngày
19/10/1994 của Ban tổ chức cán bộ Chính phủ và Ban Biên giới của Chính
phủ, lĩnh vực quản lý Nhà nước về biên giới, lãnh thổ và quản lý biển đã hình
thành một hệ thống bộ máy quản lý hành chính từ Trung ương đến các địa
phương có biên giới và có biển; các cơ quan này đều trực thuộc Ủy ban nhân
dân tỉnh chịu trách nhiệm thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác
biên giới lãnh thổ tại địa phương.
Như vậy, từ một Ban bán chuyên trách Ban Biên giới của Hội đồng
Chính phủ đã trở thành một cơ quan quản lý Nhà nước của Chính phủ ( Ban
Biên giới của chính phủ ) Bao gồm các vụ như sau: Vụ biên giới Việt –Trung;
Vụ biên giới phía Tây ( phụ trách biên giới Việt Nam – Lào; Việt Nam –
Campuchia); Vụ Biển ( phụ trách các vấn đề biển hải đảo, thềm lục địa và vùng
trời); Trung tâm Thông tin – tư liệu và Văn phòng. Bên cạnh đó, Ban Biên giới
là cơ quan thường trực của Tiểu ban nghiên cứu thềm lục địa Việt Nam theo
4


Quyết định số 205/CT ngày 28/5/1984 và là cơ quan thường trực và bộ máy
giúp việc của Ban Chỉ đạo về các vấn đề liên quan đến Biển Đông Hoàng sa và
Trường Sa theo Quyết định số 252/HĐBT ngày 06/07/1992, sau đó là Ban Chỉ

đạo Nhà nước về Biển Đông và các hải đảo theo Quyết định số 398/TTg ngày
05/8/1993 nay là Ban Chỉ đạo Nhà nước về Biển Đông – hải đảo theo Quyết
định số 402/QĐ- TTg ngày 06/04/2007 của Thủ tướng Chính phủ.
C. Giai đoạn 2001- 2007: Ban Biên giới – Bộ Ngoại giao
Để thực hiện cải cách bộ máy hành chính của Chính phủ, ngày
17/10/2001 Thủ tướng Chính phủ đã ký quyết định số 157/QĐ-TTg về việc
chuyển Ban Biên giới của Chính phủ về Bộ Ngoại giao, trong đó quy định:
“ Ban Biên giới quốc gia là cơ quan cấp tổng cục trực thuộc Bộ Ngoại giao thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về biên giới, lãnh thổ quốc gia”. Thực hiện
Quyết định trên, 5 đơn vị cấp Vụ trực thuộc Ban Biên giới quốc gia đều không
có biến động lớn về chức năng nhiệm vụ.
D. Giai đoạn 2007 đến nay: Ủy ban Biên giới quốc gia Bộ Ngoại giao
Nhằm tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho Ủy ban Biên giới quốc gia trong
việc giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chủ trì điều phối các hoạt động liên ngành,
xử lý có hiểu quả các vấn đề phát sinh liên quan đến công tác quản lý nhà nước
về biên giới lãnh thổ ngày 01/08/2007 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết
định số 126/2007/QĐ-TTg về việc quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Ủy ban Biên giới quốc gia trực thuộc Bộ Ngoại giao. Sau
khi các quy định của Nghị định số 178/2007/NĐ-CP ngày 03/12/2007 của
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
và cơ quan ngang Bộ và Nghị định số 15/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 quy
định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao
có hiệu lực thi hành, dẫn đến một số quy định tại QĐ 126/2007/QĐ-TTg không
còn phù hợp, do vậy Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 108/2008/QĐTTg ngày 08/ 08/2008 có sửa đổi, bổ sung một số điểm, trong đó quy định rõ “
5


Ủy ban Biên giới quốc gia là cơ quan cấp tổng cục trực thuộc Bộ Ngoại giao ,
giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện chức năng quản lý nhà nước về biên
giới, lãnh thổ quốc gia”. Hiện nay, Ủy ban Biên giới quốc gia có 6 đơn vị chức

năng gồm: Vụ Biên giới Việt – Trung; Vụ Biên giới phái Tây; Vụ Biển; Vụ
Tuyên truyền, Thông tin và Tư liệu; Văn phòng; Ban nghiên cứu chính sách
Biển.
2. Vị trí, chức năng
Căn cứ Quyết định số 108/2008/QĐ-TTg ngày 08/08/2008 của Thủ
tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Ủy ban Biên giới quốc gia trực thuộc Bộ Ngoại giao.
- Ủy ban Biên giới quốc gia là cơ quan cấp tổng cục trực thuộc Bộ Ngoại
giao có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao thực hiện chức năng quản lý
nhà nước về biên giới, lãnh thổ quốc gia.
- Ủy ban Biên giới quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu hình Quốc
huy, được mở tài khoản tại kho bạc Nhà nước theo quy định pháp luật; trụ sở
đặt tại Hà Nội.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Căn cứ Quyết định của Thủ tướng Chính phủ số 108/2008/QĐ-TTg ngày
08/08/2008 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức
của Ủy ban Biên giới quốc gia trực thuộc Bộ Ngoại giao.
- Trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo, nghị
quyết, nghị định của Chính phủ, quy định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ,
chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án
quan trọng khác về biên giới, lãnh thổ quốc gia để Bộ trưởng Bộ Ngoại giao
trình cấp có thẩm quyền quy định.
- Trình Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật về biên giới lãnh thổ quốc gia thuộc thẩm quyền.

6


- Giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc
và chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chính

sách, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch về công tác biên giới, lãnh
thổ quốc gia sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu, tổng hợp, đánh giá, kiểm tra tình hình quản lý biên giới,
lãnh thổ quốc gia, vùng trời, các hải đảo và thềm lục địa của Việt Nam dự báo
về xuất chủ trương, chính sách và các biện pháp quản lý thích hợp.
- Nghiên cứu, đề xuất để Bộ trưởng Bộ Ngoại giao trình Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ xác định Biên giới quốc gia, các vùng biển và thềm lục địa
Việt Nam; xác định phạm vi chủ quyền, quyền chủ quyền và quyền tài phán
quốc gia của Việt Nam đối với vùng trời, các vùng biển, các hải đảo, thềm lục
địa và đáy đại dương.
- Nghiên cứu , đề xuất chủ trương ký kết, phê chuẩn và tham gia tổ chức
thực hiện các điều ước quốc tế liên quan đến biên giới, lãnh thổ.
- Chủ trì đàm phán giải quyết các vấn đề về biên giới, lãnh thổ với các
nước liên quan theo sự ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.
- Chủ trì soạn thảo các phương án hoạch định biên giới quốc gia, xác
định ranh giới vùng trời, các vùng biển và thềm lục địa của Việt Nam với các
nước láng giềng liên quan để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Giúp Bộ trưởng Bộ Ngoại giao chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện,
kiểm tra việc phân giới cắm mốc quốc giới trên cơ sở các điều ước quốc tế về
biên giới quốc gia được ký kết giữa nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam
với các nước láng giềng.
- Chủ trì soạn thảo quy chế biên giới với các nước láng giềng và tổ chức
hướng dẫn, theo dõi việc thực hiện quy chế biên giới đã được ký kết.
- Chủ trì phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương ( sau đây gọi là
Bộ, ngành, địa phương ) liên quan thực hiện kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình
7


hình đất liên, vùng trời, trên các vùng biển, các hải đảo và thềm lục địa của Việt

Nam.
- Phối hợp các Bộ, ngành, địa phương tham mưu cho Chính phủ trong
việc xây dựng, thực hiện các dự án, dư án về phát triển kinh tế - xã hội, quốc
phòng- an ninh liên quan đến biên giới, lãnh thổ, chủ quyền, quyền chủ quyền
và quyền tài phán quốc gia.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo phòng, chống tham
nhũng, lãng phí và xử lý các vi phạm về công tác biên giới, lãnh thổ quốc gia
theo quy định của pháp luật.
- Xử lý hoặc hướng dẫn xử lý theo ủy quyền của Bộ trưởng của Bộ Ngoại
giao đối với các vấn đề phát sinh trong các hoạt động của các Bộ, ngành, địa
phương liên quan đến chủ quyền, quyền chủ quyền và lợi ích quốc gia trên đất
liền, vùng trời, các vùng biển, các hải đảo, thềm lục địa và đáy đại dương.
- Thực hiện hợp tác quốc tế liên quan đến biên giới, lãnh thổ quốc gia
theo quy định của pháp luật.
- Thẩm định các bản đồ và ấn phẩm có liên quan đến đường biên giới
quốc gia, các vùng biển, các hải đảo và thềm lục đại của Việt Nam trước khi
xuất bản, phát hành.
- Được yêu cầu các Bộ, ngành, địa phương có liên quan đến biên giới,
biên, đảo, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất về tình hình quản lý biên giới, vùng
trời, các vùng biển, các hải đảo và thềm lục địa cung cấp những tài liệu cần thiết
để tổng hợp báo cáo hoặc giải quyết theo ủy quyền của Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao.
- Tổ chức tuyên truyền, hướng dẫn pháp luật về quản lý biên giới, lãnh
thổ quốc gia; hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ cán bộ công tác biên
giới các Bộ, ngành, địa phương.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tài chính và tài sản được giao theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Ngoại giao.
8

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan thường trực ban chỉ
đạo Nhà nước về Biển Đông và các hải đảo Ban chỉ đạo Nhà nước về phân giới
cắm mốc biên giới trên đất liền và thực hiện các nhiẹm vụ khác theo sự phân
công hoặc ủy quyền của Bộ trưởng của Bộ Ngoại giao.
4. Cơ cấu tổ chức
- Ủy ban Biên giới quốc gia có 1 Chủ nhiệm và 3 Phó chủ nhiệ
+ Chủ nhiệm Ủy ban Biên giới quốc gia là Thủ trưởng Bộ Ngoại giao do
Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễm nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ
Ngoại giao về toàn bộ hoạt động Ủy ban.
+ Phó Chủ nhiệm của Ủy ban do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao bổ nhiệm,
miễm nhiệm theo đề nghị của chủ nhiệm Ủy ban và chịu trách nhiệm trước chủ
nhiệm Ủy ban về lĩnh vực công tác được phân công.
- Ủy ban Biên giới quốc gia có các đơn vị chức năng sau:
*Vụ Biên giới Việt – Trung
Nhân sự bao gồm:
• Vụ trưởng 01
• Phó Vụ trưởng 02
• Chuyên viên 07
* Vụ Biên giới phía Tây
Nhân sự bao gồm:
• Vụ trưởng 01
• Phó Vụ trưởng 04
• Chuyên viên 16
* Vụ Biển
Nhân sự bao gồm:
• Vụ trưởng 01
• Phó Vụ trưởng 03
9

• Chuyên viên 07
* Ban nghiên cứu chính sách Biển
Nhân sự bao gồm:
• Vụ trưởng 01
• Phó Vụ trưởng 01
• Tập sự cấp Vụ 01
• Chuyên viên 05
* Vụ tuyên truyền, Thông tư và Tư liệu
Nhân sự bao gồm:
• Vụ trưởng 01
• Phó Vụ trưởng 02
• Tập sự cấp Vụ 01
• Chuyên viên 13
*Văn phòng
Nhân sự bao gồm:
• Chánh Văn phòng 01
• Phó Chánh Văn phòng 02
• Trưởng phòng 04
• Phó phòng 06
• Chuyên viên 11
• Nhân viên 12

Sơ đồ tổ chức Ủy Ban Biên Giới Quốc Gia

10


Bộ Ngoại giao

Ủy ban Biên giới quốc gia

Vụ Biên
giới
Việt
-Trung

Vụ Biên
giới
phía
Tây

Vụ Biển

Ban
nghiên
cứu
chính
sách
Biển

Vụ
tuyên
truyền
Thông
tin và
Tư liệu

Văn
phòng

CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA ỦY BAN BIÊN
GIỚI QUỐC GIA
1. Thực trạng tổ chức của Ủy ban Biên giới quốc gia
Căn cứ quyết định số 913/QĐ BNG ngày 03/04/2009 Của Bộ trưởng Bộ
Ngoại giao quy định cơ cấu tổ chức của Ủy ban Biên giới quối gia.
1.1 Vụ Biên giới Việt -Trung
Biên giới Việt Nam – Trung Quốc dài 1449,566 km đi qua 7 tỉnh biên giới
nước ta và khu tự trị dân tộc Choang tỉnh Quảng Tây và tỉnh Vân Nam của
Trung Quốc. Biên giới Việt – Trung là một trong những vấn đề quan trọng ảnh
hưởng nhiều mặt như an ninh, kinh tế, văn hóa – xã hội….
Vụ Biên giới Việt – Trung có các nhiện vụ sau:

11


- Nghiên cứu đề xuất các chủ trương ký kết, phê chuẩn và tham gia tổ
chức thực hiện các điều ước quốc tế liên quan đến vấn đề biên giới - lãnh thổ
trên đất liền giữa Việt Nam – Trung Quốc.
- Chủ trì soạn thảo và đàm phán các phương án giải quyết các vấn đề biên
giới lãnh thổ trên đất liền giữa Việt Nam – Trung Quốc.
- Theo dẽo , kiểm tra, tổng hợp tình hình tranh chấp và các vấn đề phát
sinh khác trong hoạt động của các ngành và địa phương, yêu cầu và đề nghị các
ngành và địa phương báo cáo định kỳ hoặc đột xuất các vấn đề liên quan đến
quản lý khu vực biên giới Việt –Trung và đề xuất phương án giải quyết.
- Chủ trì, soạn thảo các quy định, quy chế liên quan đến quản lý biên giới
trên đất liền Việt Nam – Trung Quốc; theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các văn
bản đó sau khi ban hành.
- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương liên quan thực hiện
kiểm tra, theo dõi, tổng hợp tình hình và xử lý tranh chấp ở các khu vực biên

giới trên đất liền Việt Nam – Trung Quốc.
- Hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ đối với các cơ quan và đội ngũ
cán bộ làm công tác biên giới tại các Bọ, ngành, địa phương liên quan.
- Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương xây dựng chiến lược, chính
sánh phát triển kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, thực hiện các Đề án, Dự án
liên quan đến biên giới Việt Nam – Trung Quốc.
- Thẩm định bản đồ và ấn phẩm liên quan đến đường biên giới đất liên
Việt Nam – Trung Quốc.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Ủy ban
Biên giới quốc gia.
1.2. Vụ Biên giới phía Tây
Lào có 10 tỉnh có chung đường biên giới 10 tỉnh của Việt Nam với tổng
chiều dài biên giới 2340 km. Đây là đường biên giới trên bộ dài nhất nước ta.
Với nhiều đặc điểm chung và do mối quan hệ hưu nghị gắn bó từ lâu đời, Việt
12


Nam và Lào đã nhanh chóng cùng nhau có những thảo thuận hợp lý về đường
biên giới, thúc đầy quá trình giao lưu, hợp tác giữa hai nước láng giềng.
Việt Nam và Campuchia có chung đường biên giới trên đất liền dài 1.137
km, đi qua 10 tỉnh biên giới của Việt Nam và 9 tỉnh biên giới Campuchia. Mặc
dù vấn đề biên giới Việt Nam và Campuchia đã bị gián đoạn trong một thời
gian dài nhưng với sự tích cực của 2 quốc gia vấn đề biên giới sẽ được giải
quyết sấm nhất thúc đầy quá giao lưu hợp tác của 2 quốc gia.
Vụ Biên giới phía Tây có những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu đề xuất các chủ trương ký kết, phê chuẩn các điều ước quốc
tế liên quan đến vấn đề biên giới lãnh thổ trên đất liền giữa Việt Nam – Lào;
Việt Nam – Campuchia.
- Chủ trì soạn thảo cấp chuyên viên giải quyết các vấn đề liên quan đến
biên giới đất liền với Lào và Campuchia; phối hợp với các Bộ, ngành, địa

phương triển khai công tác phân giới cắm mốc biên giới trên đất liền Việt Nam
– Lào và Việt Nam – Campuchia; hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác quản
lý biên giới.
- Yêu cầu và đề nghị các ngành và địa phương báo cáo định kỳ hoặc từng
việc liên quan đến quản lý khu vực biên giới Việt Nam – Lào và Việt Nam –
Campuchia và đề xuất phương án giải quyết hoặc xử lý.
- Chủ trì phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương liên quan thực hiện kiểm
tra, theo dõi, tổng hợp tình hình và xử lý tranh chấp ở các khu vực biên giới trên
đất liền Việt Nam – Lào và Việt Nam – Campuchia.
- Hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ đối vối các cơ quan và đội ngũ cán
bộ làm công tác biên giới tạo các tỉnh biên giới Việt Nam – Lào; Việt Nam –
Campuchia.
- Phối hợp với các Bộ, ngành, địa phương xây dựng chiến lược chính sách
phát triển kinh – xã hội, an ninh quốc phòng các địa phương biên giới phía Tây,

13


thực hiện các Đề án, Dự án liên quan đến biên giới lãnh thổ Việt Nam – Lào và
Việt Nam – Campuchia.
- Thẩm định bản đồ và ấn phẩm liên quan đến đường biên giới đất liên Việt
Nam – Lào và Việt Nam – Campuchia.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Ủy ban Biên
giới quốc gia.
1.3. Vụ Biển
Vụ Biển có các nhiệm vụ sau :
- Nghiên cứu, xây dựng các đề án, đề xuất các chủ trương, đối sách bảo vệ
chủ quyền của Việt Nam đối với hai quần đảo Hoàng Sa và Trường Sa, quyền
chủ quyền, quyền tạo phán và lợi ích quốc gia trên biển và vùng trời.
- Chủ trí xây dựng các đề án xác định biển giới quốc gia trên biển; xây dựng

phương an và tổ chức đàm phán giải quyết tranh chấp chủ quyền lãnh thổ, phân
định biển và vùng trời giữa Việt Nam và các nước láng giềng.
- Chủ trì, tham gia xây dựng chiến lược và chính sách của nhà nước về biển ;
văn bản quy phạm pháp luật về quản lý các vùng biển và vùng trới Viêt Nam.
- Theo dõi hoạt động của các ngành các địa phương liên quan đến biển và đề
xuất phương án giải quyết hoặc xử lý những vấn đề nảy sinh trên biển.
- Nghiên cứu, đề xuất các chủ trương ký kết, phê chuẩn, thực hiện các điều
ước quốc gia về vùng biển , vùng trời và tham gia hoạt động của các tổ chức
quốc tế có liên quan.
- Tham gia xây dựng và phối hợp thực hiện các chương trình, nội dung hợp
tác quốc tế và công tác tuyên truyền trong lĩnh vực biển; đấu tranh bảo vệ chủ
quyền, quyền chủ quyền và lợi ích quốc gia trên các vùng biển, hải đảo, thềm
lục địa, vùng trời Việt Nam.
- Thực hiện chức năng của bộ phận thường trực chủ quyền, Văn phòng Ban
chỉ đạo Nhà nước và Biển Đông và các hải đạo.

14


- Thẩm định bản đồ và ấn phẩm có liên quan trong lĩnh vực biển, hải đảo,
thềm lục địa, vùng trời Việt Nam.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Ủy ban Biên
giới quốc gia.
1.4. Vụ Tuyen truyền, Thông tin và Tư liệu
Vụ Tuyên truyền, Thông tin và Tư liệu có nhiệm vụ giúp lãnh đạo ban trong
các công việc :
- Tham mưu, đề xuất, tổ chức, hướng dẫn các cơ quan thực hiện công tác
tuyên truyền, phổ biến kiến thức và văn bản pháp luật có nội dung liên quan đến
biên giới lãnh thổ.
- Chủ trì, phối hợp các đơn vị trong Ủy ban nghiên cứu các chuyên đề mang

tính chiến lược, đột xuất liên quan phục vụ công tác chuyên môn.
- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong Ủy ban tổ chức các khóa tập huấn về
quản lý biên giới lãnh thổ.
- Quản lý công tác nghiên cứu khoa học của Ủy ban.
- Nghiên cứu, đề xuất và làm đầu mối hợp tác quốc tế trong lĩnh vực biên
giới lãnh thổ.
- Sưu tầm, thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về biên giới lãnh thổ theo
yêu cầu nhiệm vụ.
- Quản lý Thư viện chuyên ngành về công tác biên giới lãnh thổ; xây dựng
và quản lý phòng Truyền thống của Ủy ban.
- Thực hiện các công tác lưu trữ trong Ủy ban theo quy định của Nhà nước
về công tác lưu trữ.
- Chủ trì, theo dõi , hướng dẫn, phối hợp các đơn vị chuyên môn cập nhật đại
sự ký về công tác biên giới lãnh thổ.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Ủy ban Biên
giới quốc gia.
1.5. Ban nghiên cứu chính sách Biển
15


- Đây là ban mới được thành lập nhằm đáp ứng yêu cầu công việc về nghiên
cứu chính sách Biển.
1.6 Văn phòng
- Văn phòng Ủy ban có nhiệm vụ tham mưu, đề xuất giúp lãnh đạo Ủy ban
điều phối chung hoạt động của các đơn vị, thực hiện các mặt công tác tổ chức
cán bộ, tổng hợp, thanh tra ngành, xây dựng kế hoạch công tác và đảm bảo kinh
phí, cơ sở vật chất, hành chính, quản trị.
* Phòng cán bộ - Tổng hợp : có nhiệm vụ giúp lãnh đạo văn phòng
- đề xuất, tham mưu về cơ cấu tổ chức bộ máy của uỷ ban, các Vụ và Văn
phòng.

- Xây dựng kế hoạch sắp xếp, đề bạt, bổ nhiệm và quy hoạch cán bộ theo
quy định, nghiên cưu, đề xuất, tổ chực thực hiện các chế độ chính sách liên
quan đến cán bộ, công chực và lực lượng làm công tác biên giới; thực hiện công
tác dân quân tự vệ, nghĩa vụ quân sự đối với cán bộ của Ủy ban theo quy định.
- Thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của cán bộ của Ủy ban;
công tác thi đua khen thưởng ngành và khen thưởng đối ngoại tronh lĩnh vực
biên giới lãnh thổ.
- Tham mưu , đề xuất, kiến nghị việc cử cán bộ của Ủy ban tham gia các
khóa đào tạo trong nước và ngoài nước theo quy định.
- Tổ chức các buổi giao ban cơ quan đỉnh kỳ và bất thường làm biên bản
tổng hợp kết luận của Lãnh đạo Ủy ban qua các cuộc giao ban và các cuộc họp
cơ quan do Lãnh đạo Ủy ban triệu tập.
- Lập và trình Lãnh đaọ Ủy ban kế hoạch công tác đỉnh kỳ , đột xuất của Ủy
ban; đôn đốc thực hiện chương trình công tác, đảm bảo đúng tiến độ kế hoạch;
tổ chức công bố, truyền đạt các chỉ thị, quy định của lãnh đạo Ủy ban và theo
dõi việc kiểm tra thực hiện .
- Soạn thảo các báo cáo tổng hợp đỉnh kỳ và đột xuất theo quy đỉnh về chế
độ thông tin báo cáo.
16


- Thực hiện công tác lễ tân, đối ngoại; đảm bảo tổ chức cho các chuyến công
tác, các đoàn khảo sát đơn phương và song phương, các cuộc đàm phán, hội
nghị, tập huấn ở trong nước, ngoại nước; quản lý hộ chiếu công vụ theo các quy
định của nhà nước.
- Chăm sóc sức khỏe ban đầu, y tế dự phòng cho cán bộ của Ủy ban, cho các
hội nghị, đàm phán và các đoàn của ủy ban đi công tác trong nước và ngoài
nước; thực hiện công tác bảo hiểm xã hội
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.
* Phòng tài chính – Kế toán: có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Văn phòng:

- Xây dựng kế hoạch đảm bảo kinh phí cho mọi hoạt động thường xuyên và
chương trình mục tiêu; lập kế hoạch chi tiêu đỉnh kỳ của Ủy ban phù hợp với
chí tiêu kế hoạch được giao và chế độ tài chính của Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện chế độ chi tiêu ngân sách; đảm bảo các yêu cầu chi tiêu
của Ủy ban và thực hiện thanh quyết toán phù hợp với các chế độ, nguyên tắc
quản lý tài chính và quyết định của Chủ nhiệm Ủy ban.
- Tham gia xây dựng chế độ chính sách về tài chính; để xuất bổ sung sửa đổi
chế độ áp dụng cho công tác biên giới; phổ biến, hướng dẫn thực hiện các chế
độ, chính sách và quy định của Nhà nước liên quan đến chế độ tài chính, kế
toán.
- Kiểm tra việc thực hiện chế độ, sử dụng và bảo quản tài sản, vật tư, kinh
phí của Ủy ban; tổ chực quản lý công tác kế toán tài chính, chứng từ kế toán
theo quy định.
- Thẩm định, theo dõi và giám sát về mặt tài chính đối với các dự án đề tài
nghiên cứu khoa học của Ủy ban.
- Theo dõi, đề xuất việc phân bổ kinh phí biên giới cho các tỉnh biên giới.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.
* Phòng Hành chính – Thanh tra : có nhiệm vụ giúp lãnh đạo Văn phòng :

17


- Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng các quy định của pháp luật; là đầu
mối thu, pháp và bảo quản các công văn,g iấy tờ trong các quan hệ hành chính
theo đúng quy định; đảm bảo công tác giao thông liên lạc của Ủy ban.
- Là đầu mối cập nhật, quản lý, theo dõi số Điều hành điện tử phục vụ lãnh
đạo Ủy ban đôn đốc công việc của các đơn vị; thực hiện cập nhật và sổ hóa
công văn đi, đến chương trình quản lý công văn.
- Sắp xếp, lập hồ sơ công văn đi, đến, quản lý, bảo quản nộp lưu vào kho lưu
trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước và Ủy ban; có kế hoạch kiểm tra,

hướng dẫn việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng tài liệu mật của các đơn vị trong
Ủy ban.
- Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định của Nhà
nước về cán bộ, công chức, để xuất việc giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với cán
bộ, công chức theo quy định của pháp luật; thực hiện công tác pháp chế của Ủy
ban.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.
* Phòng quản trị có nhiệm vụ sau :
- Đảm bảo cung cấp và đáp ứng các điều kiện vật chất cần thiết cho mọi hoạt
động của Ủy ban.
- Quản lý trụ sở và toàn bộ cơ sở vật chất, tài sản của Ủy ban, lập và thực
hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ mọi tài
sản thuộc quyền quản lý của Ủy ban; chủ trì tổ chức kiểm kê, đánh giá và thanh
lý tài sản của Ủy ban.
- Quản lý phương tiện đi lại và toàn bộ hoạt động của đội xe theo yêu cầu
công tác phù hợp với quy chế sử dụng tài sản của Bộ và Ủy ban; thực hiện công
tác bảo dưỡng xe định kỳ và đột xuất theo tiếu chuẩn và quy định của Nhà
nước.
- Bảo vệ trụ sở cơ quan; kiểm tra quản lý lao động, phòng cháy chữa cháy và
an toàn của cơ quan.
18


- Đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước
trong Ủy ban.
- Phục vụ các cuộc họp, hội nghị tại Ủy ban, bảo đảm vệ sinh, cảnh quan
môi trường trụ sở làm việc của Ủy ban.
- Thực hiện các công việc khác theo phân công của lãnh đạo Văn phòng.
2.Hoạt động của Ủy ban Biên giới quốc gia
Trưởng Bộ Ngoại giao hoạt đông theo quy chế sau :

2.1. Thẩm quyền giải quyết công việc
Ủy ban Biên giới làm việc theo chế độ Thủ trưởng. Lãnh đạo Ủy ban bao
gồm 1Chủ nhiệm , 3 Phó Chủ nhiệm, 5 Vụ trưởng, 12 Vụ phó, 1 Chánh văn
phòng, 2 phó Chánh văn phòng, 2 tập vụ cấp sự, 4 Trưởng phòng, 6 Phó phòng
và 59 Chuyên viên.
*Chủ nhiệm Ủy ban Biên giới quốc gia:
Chủ nhiệm Ủy ban Biên giới quốc gia là Thứ trưởng Bộ Ngoại giao do Thủ
tướng Chính phủ bổ nhiệm, miễm nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Ngoại
giao và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng Bộ Ngoại giao về toàn bộ hoạt động
của Ủy ban.
Chủ nhiệm Ủy ban Biên giới quốc gia giải quyết:
- Những vấn đề quan trọng có tính chất liên ngành đã được các đơn vị
trong Ủy ban phối hợp nhưng còn ký kết khác nhau.
- Những vấn đề vượt qua thẩm quyền giải quyết của Thủ tướng các Vụ và
văn phòng các Ủy ban (gọi tắt là Thủ trưởng các đơn vị).
* Phó Chủ nhiệm Ủy ban Biên giới quốc gia:
Phó Chủ nhiệm Ủy ban do Bộ trưởng Bộ Ngoại giao bổ nhiệm theo đề nghị
của Chủ nhiệm Ủy ban và chịu trách nhiệm trước Chủ nhiệm Ủy ban về lĩnh
vực công tác được phân công. Các Phó Chủ nhiệm Ủy ban có nhiệm vụ:
- Mỗi Phó Chủ nhiệm giúp Chủ nhiệm theo dõi một số lĩnh vực công tác,
trực tiếp phụ trách công tác chỉ đạo một số đơn vị trong Ủy ban.
19


* Thủ trưởng các đơn vị
Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm:
- Trình lãnh đạo Ủy ban các kế hoạch công tác chuyên môn và báo cáo công
tác thường xuyên, đột xuất của đơn vị trực tiếp tổ chức chỉ đạo thực hiện kế
hoạch trong phạm vi đơn vị.
- Chuẩn bị các dự án, đề án theo sự phân công của Chủ nhiệm.

- Quan hệ với các đơn vị trong Ủy ban, các cơ quan thuộc các đơn vị Bộ,
ngành, địa phương chao đổi và giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi, thẩm
quyền của đơn vị.
- Chuẩn bị nội dung các đề án trình Chính phủ về việc đàm phán, ký kết,
tham gia, phê duyệt các điều ước quốc tế thuộc lĩnh vực được phân công.
- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch nghiên cứu khoa học thuộc lĩnh vực
được phan công.
- Tổ chức quản lý đơn vị theo chức năng nhiệm vụ được giao.
- Giải quết một số việc cụ thể theo sự ủy nhiệm của Chủ nhiệm.
- Thủ trưởng các đơn vị chịu trách nhiệm cá nhân trước lãnh đạo Ủy ban về
toàn bộ công việc thuộc chức năng thẩm quyền của mình kể cả khi đã phân
công hoặc ủy nhiệm cho cấp phó. Có trách nhiệm phối hợp các đơn vị khác
trong cơ quan giải quyết những vấn đề liên quan đến hai hay nhiều đơn vị. Thủ
trưởng đơn vị đề cáo trách nhiệm cá nhân, sử dụng đúng quyền hạn được giao,
không chuyển công việc thuộc thẩm quyền chức năng của mình lên cấp trên
hoặc đon vị khác và cũng không giải quyết các công việc thuộc thẩm quyền của
đơn vị khác.
2.2. Mỗi quan hệ phối hợp giữa Thủ trưởng các đơn vị
- khi giải quyết các vấn đề thuộc thẩm quyền của mình có liên quan đến
chức năng của đơn vị khác, các đơn vị chủ động tham khảo ý kiến hoặc bàn bạc
với đơn vị có liên quan trình Chủ nhiệm duyệt.

20


- Trường hợp những nội dung phát sinh vượt qua thẩm quyền của Thủ
trưởng đơnvị hoặc còn có những ý kiến khác nhau trong đơn vị mình hoặc đối
với các đơn vị khác có liên quan, Thủ trưởng đơn vị báo cáo, xin ý kiến Chủ
nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm được ủy quyền trức tiết giải quyết.
- Đối với các vấn đề phát sinh không có tính chất thường xuyên, Chủ nhiệm

hoặc Phó Chủ nhiệm có thể ủy quyền cho Thủ trưởng đơn vị xem xét giải
quyết.
- Khi cần thiết, Thủ trưởng cơ quan đơn vị trực tiếp giải quyết báo cáo với
Chủ nhiệm để xin ý kiến về những vấn đề hoăc lĩnh vực mình phủ trách.
- Các vấn đề chung có liên quan đến các đơn vị Ủy ban và đòi hỏi phải
thường xuyên xử lý, Chủ nhiệm thành lập hội đồng hoặc tiểu ban giao cho Phó
Chủ nhiệm phụ trách, một số ủy viên của các đơn vị liên quan tham gia làm tư
vẫn. Thành phần, nhiệm vụ và quy chế làm việc của hội đồng hay tiểu ban được
quy định trong văn ban thành lập.
2.3. Các quy định về trình tự giải quyết công tác nội bộ.
2.3.1. Lập và thực hiện chương trình công tác
* Ủy ban Biên giới quốc gia có chương trình công tác năm, quý, tháng; Lãnh
đạo Ủy ban có chương trình công tác tuần :
- Chương trình công tác năm do Lãnh đạo Ban thảo luận và quyết định căn
cứ vào chương trình công tác năm và thức tế công tác, Chủ nhiệm xác định
chương trình sáu tháng, ba tháng và hàng năm.
- Đối với từng Đề án hoặc dự thảo văn bản đã được ghi vào chương trình
công tác, Chủ nhiệm chỉ định đơn vị chủ trì, đơn vị tham gia, đơn vị thẩm tra và
thời hạn hoàn thành.
- Trình tự lập công tác năm :
+ Chậm nhất là 5/11 hàng năm, Thủ trưởng các đơn vị gửi văn phòng Ủy
ban danh mục những vấn đề cần đưa vào chương trình công tác của năm sau để
tổng hợp trình Chủ nhiệm trước khi báo cáo gửi cấp trên.
21


+ Chương trình quy phải gửi về Văn phòng Ủy ban vào ngày mùng 5 của
tháng cuối quý sau khi đã xem xét, đánh giá tình hình công tác quý trước đề
xuất các nội dung công tác của quý tiếp theo.
+ Chương trình công tác tuần phải gửi về văn phòng ban vào sáng thứ sáu

hàng tuần để văn phòng Ban tổng hợp báo cáo Lãnh đạo ban.
+ Khi Chủ nhiệm quyết định yhay đổi chương trình, Văn phòng ban phải
thông báo ngay cho các Thủ trưởng đơn vị khác.
* Thủ tục gửi công văn, tờ trình giải quyết công việc:
- Công văn trình ký hoặc trình Chủ nhiệm giải quyết công việc, Thủ trưởng
đơn vị phải ký tắt và chịu trách nhiệm khi ủy nhiệm ký trình.
- Đối với các Đề án, công văn trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải
kèm theo:
+ Tờ trình Chính phủ, thuyết minh rõ nội dung chính của dự thảo, đề án luận
cứ của các kiến nghị; các ý kiến khác nhau.
+ Văn bản của các cơ quan thẩm định dự án theo quy định của pháp luật.
+ Báo cáo ý kiến tham gia của các cơ quan có liên quan, kể cả ý kiến của
Hội đồng khoa học hoặc Hội đồng tư vấn.
+ Dự thảo văn ban hành chính và dự thảo văn bản hướng dẫn thực hiện văn
bản ấy ( nếu có ). Các dự định phải quy định rõ ràng, cụ thể để khi văn bản
chính được thông qua có thể thực hiện được ngay.
+ Kế hoạch tổ chức thực hiện đề án khi được thông qua, văn bản được ban
hành.
+ Các tài liệu cần thiết khác.
* Hồ sơ trình phải có ý kiến phối hợp của Văn phòng Ủy ban
- Tự lập chương trình xây dựng Luật, Nghị quyết, Nghị định , thực hiện
theo Nghị định số 101/ CP ngày 23 / 9 / 1997 của Chính phủ quy định chí tiết
thi hành một số điều của Luật ban hành các văn bản quy phạm pháp luật.

22


- Các công văn, tờ trình giải quyết công việc chỉ gửi 1 bản đến một địa chỉ là
cơ quan có thẩm quyền ( hoặc cơ quan được yêu cầu làm đầu mối ); trường hợp
cần thiết gửi đến cơ quan có liên quan để biết hoặc phối hợp, yêu cầu phải ghi

tên của cơ quan đó ở dưới của công văn ( mục nơi nhận ).
- Những nội dung công việc thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng đơn vị,
những nội dung có liên quan đến đơn vị khác nhưng không có ý kiến của Thủ
trưởng đơn vị phụ trách lĩnh vực liên quan đó.
- Nững văn bản không được đăng ký tại Văn phòng ban.
* Hồ sơ của một văn bản hoặc Đề án trình bao gồm :
- Tờ trình của Thủ trưởng đơn vị, tờ trình phải ngắn gọn, thuyết minh rõ
ràng nội dung chính của văn bản dự thảo hoặc Đề án, nêu đầy đủ luận cứ của
các kiến nghị, những vấn đề chưa được nhất trí……
- Kèm theo tờ trình là các văn bản có liên quan, các bản dự thảo sẽ ban hành,
văn bản hướng dẫn thực hiện…
* Kế hoạch chuẩn bị dự thảo văn bản hoặc Đề án :
- Dự thảo văn bản hoặc Đề án thuộc lĩnh vực công tác của đơn vị nào do cơ
quan đó chủ trì và chịu trách nhiệm đảm bảo nội dung ( phạm vi, danh mục, các
vấn đề chính, phạm vi của từng vấn đề, thể thức hành chính và thời hạn trình ).
- Dự thảo văn bản hoặc Đề án có nội dung liên quan đến lĩnh vực công tác
của từ hai đơn vị trở lên, Chủ nhiệm chỉ định đơn vị chủ trì, đơn vi phối hợp.
- Trường hợp đơn vị chủ trì Đề án vì một lý do khách quan, không thể triển
khai dự án theo đúng yêu cầu, phạm vi và thời hạn trình Đề án phải báo cáo
Lãnh đạo Ủy ban kịp thời. trường hợp muốn thay đổi yêu cầu, phạm vi giải
quyết hoặc thời hạn trình báo phải báo cáo và được sự đồng ý của Lãnh đạo của
Ủy ban.
* Trong quá trình chuẩn bị Đề án , Thủ tướng đơn vị có quyền:
- Mời Thủ trưởng các đơn vị khác có liên quan đến việc chuẩn bị Đề án hoặc
cử cán bộ tham gia xây dựng dự Đề án, Thủ trưởng đơnvị có quyền:
23


- Gửi Đề án cho các đơn vị liên quan để lấy ý kiến, thời hạn trả lời cho đơn
vị chủ trì dự án định liệu nhưng phải đủ thời gian để nghiên cứu và góp ý kiến.

Sau thời hạn đó nếu đơn vị được hỏi ý kiến không trả lời coi như Đề án được
mặc nhiên thừa nhận.
- Tờ trình của đơn vị chủ trì Đề án phải phải ghi rõ ý kiến của từng đơn vị
liên quan.
- Trừ những trường hợp đột xuất, mời họp đề thảo luận lấy ý kiến về dự
thảo Đề án, Thủ trưởng đơn vị chủ trì Đề án phải gửi tài liệu cho đơn vị được
mời trước khi họp năm ngày. Nếu là Đề án có nội dung quan trọng, thời hạn gửi
trước khi họp ít nhất là 10 ngày. Đơn vị được mời họp phải cử đại diện có đủ
thẩm quyền dự.
- Thủ trưởng đơn vị chủ trì Đề án chịu trách nhiệm tổ chức và chủ trì cuộc
thảo luận, giới thiệu nội dung và thu thập ý kiến để bổ sung hoàn chỉnh Đề án,
những ý kiến thảo luận phải được ghi vào biên bản, có chữ ký của người chủ
tọa hội nghị.
* Trách nhiệm của Văn phòng Ủy ban trước khi trình Chủ nhiệm:
- Nếu dự thảo văn bản hay Đề án được chuẩn bị đúng theo yêu cầu phạm vi
quy định và đúng thủ tục quy định, Chánh văn phòng phải trình Chủ nhiệm.
- Nếu dự thảo văn bản hay Đề án chuẩn bị không đúng theo yêu cầu phạm vi
hoặc chưa đúng thủ tục quy định, Chính văn phòng ban có quyền yêu cầu đơn
vị chủ trì đề án chuẩn bị lại theo đúng quy định.
* Trách nhiệm của Chủ nhiệm hoặc Phó Chủ nhiệm.
- Trực tiếp nghe Thủ trưởng đơn vị chủ trì nội dung phát biểu dự kiến trình
Chính phủ để Lãnh đạo Ủy ban có đề nghị chính xác.
- Chủ trì cuộc họp trao đổi ý kiến chưa nhất trí làm rõ các quan điểm khác
nhau trước khi Chủ nhiệm trình lên Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.
- Trong trường hợp đặc biệt, 1 tuần trước cuộc họp Chánh Văn phòng trình
lãnh đạo Ủy ban về tình hình chuẩn bị Đề án của đơn vị, trường hợp chuẩn bị
24


chưa đạt yêu cầu Chủ nhiệm quyết định hoãn cuộc họp có thời hạn để thực hiện

công tác chuẩn bị.
2.3.2. Chế độ hội họp.
* Phiên họp thường lệ
- Phiên họp thường lệ do Chủ nhiệm do Phó Chủ nhiệm chủ trì họp vào
chiều thứ 5 hàng tuần. Trường hợp đặc biệt được tổ chức họp theo quyết định
của Chủ nhiệm. chương trình làm việc của phiên họp do Chủ nhiệm hoặc Phó
Chủ nhiệm được ủy quyền ấn định.
- Phiên họp thường lệ do Chủ nhiệm chủ trì phải có mặt ít nhất 2/3 tổng số
Thủ trưởng các đơn vị. Trường hợp vắng mặt, Thủ trưởng đơn vị được ủy
nhiệm cho cấp phó của mình đến dự và phát biểu ý kiến.
- Quý I và quý III, Chủ họp với Thủ trưởng các đơn vị để kiểm điểm tình
hình tổ chức phân công, chỉ đạo điều hành của Chủ nhiệm và kết quả triển khai
thực hiện nhiệm vụ được giao.
* Trình tự họp thảo luận Đề án:
- Thủ trưởng đơnvị chủ trì Đề án trình bày những vấn đề cần xin ý kiến.
- Thành viên dự họp phát biểu ý kiến.
- Trước khi Lãnh đạo Ủy ban kết luận, Thủ trưởng đơn vị chủ trì Đề án phát
biểu ý kiến về những điểm nhất trí.
- Nếu thấy vấn đề thảo luận chưa rõ, Lãnh đạo Ủy ban yêu cầu Thủ trưởng
đơn vị chưa thông qua chuẩn bị thêm.
- Chủ tọa phiên họp kết luận, kết thúc phiên họp và ký vào biên bản cuộc
họp.
* Trình tự giải quyết công việc của Lãnh đạo Ủy ban.
- Những vấn đề thuộc thẩm quyền của Lãnh đạo Ủy ban xem xét, giải quyết
đều phải được đăng ký trước và đưa vào chương trình công tác hàng tuần.
- Văn phòng căn cứ vào tính chất của Đề án hoặc nội dung công việc để ấn
định thời gian Lãnh đạo của Ủy ban giải quyết.
25