Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa”, “ một cửa liên thông” tại UBND phường yên phụ quận tây hồ thành phố hà nội

A. LỜI MỞ ĐẦU
Sau gần bốn năm thực hiện cơ chế “một cửa” ở cấp xã từ ngày 01/01/2005
và hai năm thực hiện cơ chế “một cửa liên thông”,đến thời điểm hiện nay, ở hầu
khắp các tỉnh thành trong phạm vi cả nước đã triển khai thực hiện cơ chế “một
cửa”, “một cửa liên thông” từ cấp trung ương đến cấp xã.
So với các tỉnh thành trong cả nước, Thành phố Hà Nội là một trong
những địa phương triển khai sớm và đồng bộ mô hình “một cửa”, “một cửa liên
thông” ở cả ba cấp chính quyền. Riêng đối với mô hình “một cửa” cấp xã, ở Hà
Nội đã có nhiều phường triển khai trước ngày 01/01/2005, trong đó có phường
Yên Phụ - Quận Tây Hồ. Mặc dù gặp không ít khó khăn khi đóng vai trò tiên
phong nhưng bộ phận “một cửa” của UBND phường Yên Phụ đã thu được một
số kết quả nhất định đặc biệt việc thực hiện cơ chế "một cửa" của uỷ ban nhân
dân phường đã được tổ chức, công dân đồng tình ủng hộ, đánh giá cao, góp phần
cơ bản giải quyết được nhiều vấn đề về thủ tục hành chính cho người dân.
Qua thời gian 2 tháng thực tập tại UBND phường Yên Phụ, em đã được
tìm hiểu về hoạt động của UBND phường nói chung đặc biệt là hoạt động của
bộ phận “ Tiếp nhận hồ sơ hành chính” của UBND phường. Em nhận thấy vấn
đề cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa”, “một cửa liên thông” có
ý nghĩa rất lớn đối với người dân và cơ quan hành chính, tuy nhiên quy trình giải
quyết thủ tục hành chính còn một số điểm chưa được hiệu quả. Vì vậy em chọn
đề tài báo cáo thực tập là: “ Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “ một cửa”, “ một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ - quận
Tây Hồ - thành phố Hà Nội”. Thông qua báo cáo thực tập, em xin đưa ra một
số kiến nghị, đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ phận “ tiếp nhận
hồ sơ hành chính” tại UBND phường Yên Phụ.
Trong quá trình thực tập tại UBND phường Yên Phụ, em nhận được sự
quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của các bác lãnh đạo, các anh chị cán bộ, công chức
làm việc tại UBND phường và các thầy cô phụ trách đoàn thực tập số 12. Đồng
thời,em cũng nhận được sự hướng dẫn tận tình khi viết báo cáo thực tập của cô

giáo – Ths. Nguyễn Thị Hà – Giảng viên khoa văn bản và công nghệ hành
chính. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các bác, các anh chị
làm việc tại UBND phường Yên Phụ, các thầy cô hướng dẫn đoàn thực tập số 12
và Thạc sĩ Nguyễn Thị Hà đã giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập này.


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
I. ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN VÀ KINH TẾ- XÃ HỘI
1. Vị trí địa lý:
Phường Yên Phụ là đơn vị hành chính nằm ở phía Đông Nam quận Tây
Hồ, được tách ra từ quận Ba Đình từ năm 1996, có vị trí cụ thể như sau:
Phía Đông giáp phường Ngọc Thuỵ - quận Long Biên.
Phía Đông Nam giáp sông Hồng.
Phía Tây Bắc giáp phường Quảng An và phường Tứ Liên.
Phía Nam giáp phường Phúc Xá, Trúc Bạch và Thụy Khuê.
Theo bản đồ địa giới hành chính 364/CT tổng diện tích theo địa giới hành
chính của phường Yên Phụ là 149,7700 ha.
2. Dân cư:
Phường Yên Phụ được chia thành 80 tổ dân phố thuộc 16 khu dân cư quản
lý 4500 hộ với khoảng 24.000 nhân khẩu và đặc biệt là nơi tập trung nhiều cơ
quan, đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp và các khu tập thể.
3. Tình hình kinh tế – xã hội của Phường:
- Về thu chi ngân sách: Hàng năm Phường thu Ngân sách trên địa bàn
Phường hàng năm trên 5 tỷ đồng và tổng chi Ngân sách trên địa bàn là trên 4 tỷ.
- Công tác An ninh - Quốc phòng: tình hình An ninh Chính trị của
Phường được đảm bảo ổn định, đặc biệt trong các dịp Lễ, Tết, Bầu cử

- Về kinh tế: Toàn phường có trên 500 hộ kinh doanh, hàng năm tổng các
hộ kinh doanh nộp ngân sách nhà nước trên 1.500.000.000 đồng.
- Văn hoá xã hội: Yên Phụ là một vùng in đậm nét truyền thống văn hoá
dân tộc với 2 di tích lịch sử văn hoá được Nhà nước xếp hạng: Chùa Trấn Quốc,
Đình Yên Phụ.
Yên Phụ cũng là một vùng đất địa linh và đặc biệt là lễ hội rước kiệu Đình
Yên Phụ diễn ra hàng năm, khách thập phương đến thăm viếng có khi tới hàng
vài nghìn người song tình hình an ninh trật tự vẫn bảo đảm. Khách hành hương
được tôn trọng tự do tín ngưỡng, không có hiện tượng mê tín dị đoan.
- Về nhà đất và trật tự xây dựng đô thị
Do tốc độ đô thị hóa ở Phường diễn ra mạnh mẽ nên vấn đề về nhà đất và
TTXD luôn là vấn đề phát sinh nhiều, phức tạp nhất. Riêng năm 2008 đã có 108
Hồ sơ chuyển Quận để xét cấp Giấy chứng nhận QSD đất, có 86 trường hợp xây
dựng trong đó: có phép 44, sai phép 3, không phép 41.
Tóm lại, phường Yên Phụ là một địa bàn có dân số đông nhất so
với 7 Phường còn lại của quận Tây Hồ(chiếm 2/3 dân số của Quận). Kinh tế xã
hội chỉ mới có sự phát triển đáng kể trong 5 năm gần đây, nhất là khi có Quyết
định quy hoạch của Thành phố xây dựng Quận Tây Hồ là trung tâm của Thành
Phố Hà Nội trong tương lai. Mặt khác địa hình của Phường là nằm vùng ven đê
sông Hồng khá phức tạp do có nhiều dân di cư cư ngụ. Tất cả những vấn đề trên
đặt ra nhiệm vụ quản lý khá nặng nề cho cấp Chính quyền Phường

II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA UBND
PHƯỜNG YÊN PHỤ
1. Cơ cấu tổ chức bộ máy
Để quản lý và điều hành mọi hoạt động đời sống kinh tế - xã hội diễn ra
thuận lợi và tuân thủ đúng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước. Căn cứ vào Nghị định 121/2003/NĐ - CP ngày 21/10/2003 về chế độ,

chính sách đối với cán bộ, công chức ở xã, phường, thị trấn và Nghị định
114/2003/NĐ - CP ngày 10/10/2003 về cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn;
Vì vậy, ngay tại kỳ họp đầu tiên Hội đồng nhân dân phường khoá 2004 - 2009
đã bầu ra 5 ủy viên của UBND phường bao gồm:
- Chủ tịch: Phụ trách chung và phụ trách khối nội chính.
- 02 Phó chủ tịch: trong đó một Phó Chủ tịch phụ trách mảng kinh tế - trật
tự xây dựng đô thị và nhà đất, một Phó Chủ tịch phụ trách văn hoá - xã hội và
các lĩnh vực xã hội khác.
- 02 Uỷ viên: trong một Uỷ viên phụ trách Công an (Trưởng Công an
Phường), một Uỷ viên phụ trách khối Quân sự (Chỉ huy Trưởng Quân sự
phường).
Ngoài ra trong bộ máy của UBND phường Yên Phụ còn có các cán bộ
chuyên môn để giúp UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa
phương.
Chủ tịch

Cơ cấu tổ chức bộ máy củaUBND
UBND
phường Yên Phụ được biểu diễn
phường
theo sơ đồ :
Phó Chủ tịch
(KT- ĐT)

Uỷ viên
Quân sự

Uỷ viên
Công an

Thanh tra xây
dựng

Địa chính

Phó Chủ tịch
(VH-XH)

DS-GĐ-TE

Văn phòng

Tư pháp-Hộ tịch

Thương binh-Xã hội

Lao động-Việc làm
Đô thị

Văn hoá thông tin


Bên cạnh cán bộ chuyên môn còn có: Cán bộ LĐTBXH, cán bộ
DSGĐ&TE, văn thư, giao thông đô thị. Để giải quyết thủ tục hành chính, tháng
10/2004 bộ phận “Tiếp nhận hồ sơ hành chính”được thành lập bao gồm có 03
cán bộ, công chức chuyển từ các bộ phận chuyên môn sang phụ trách và chính
thức đi vào hoạt động kể từ ngày 01/10/2004.

2. Trách nhiệm, phạm vi giải quyết công việc của UBND Phường
- UBND Phường tổ chức hoạt động và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn;

thảo luận tập thể quyết định theo đa số các vấn đề được quy định theo Luật tổ
chức HĐND và UBND công bố ngày 10 tháng 12 năm 2003 và những vấn đề
quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND phường.
- Cách thức giải quyết công việc của UBND Phường:

2.1. UBND Phường họp, thảo luận tập thể và quyết định theo đa
số tại phiên họp UBND về các vấn đề
- Chương trình, kế hoạch phát triển kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phòng 5
năm và hàng năm, kế hoạch quản lý đầu tư, quy hoạch xây dựng các công trình
trọng điểm tại địa phương để trình HĐND Phường, UBND quận Tây Hồ quyết
định.


- Chương trình công tác hàng năm của UBND Phường, các biện pháp
thực hiện Nghị quyết của HĐND Phường, các văn bản của cấp trên trước khi
trình HĐND Phường, UBND Quận.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên UBND Phường hàng năm.
- Những vấn đề khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của UBND
Phường hoặc những vấn đề Chủ tịch UBND Phường thấy cần thiết đưa ra tập
thể.
- Đối với các vấn đề cần giải quyết gấp nhưng không tổ chức họp UBND
được, theo quyết định của Chủ tịch UBND Văn phòng UBND Phường gửi toàn
bộ hồ sơ của vấn đề cần xử lý đến các thành viên UBND Phường nhất trí thì
Văn phòng UBND Phường tổng hợp trình Chủ tịch UBND quyết định và báo
cáo UBND Phường tại phiên họp gần nhất.

2.2. Thẩm quyền của Chủ tịch UBND Phường
- Chủ tịch UBND Phường là người đứng đầu UBND Phường, lãnh đạo và
điều hành mọi công việc của UBND Phường, chịu trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ, quyền hạn của mình theo theo quy định tại điều 127 Luật tổ chức HĐND và
UBND năm 2003; đồng thời cùng UBND Phường chịu trách nhiệm tập thể về
hoạt động của UBND trước Đảng ủy, HĐND Phường và UBND quận Tây Hồ.
- Chủ tịch UBND Phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội nghị
khác của UBND Phường, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;
bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của UBND Quận, Nghị quyết
của Đảng ủy, HĐND Phường.


- Căn cứ vào các văn bản của UBND Quận, Nghị quyết Đảng ủy, HĐND
Phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây Chương trình công tác năm,
quý, tháng của UBND Phường.
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên UBND Phường và các cán bộ, công
chức khác thuộc UBND Phường, các đồng chí lãnh đạo Khu dân cư, Tổ trưởng
dân phố trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao.
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn còn có ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Chủ tịch và ủy viên UBND Phường.
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền UBND Phường và thẩm
quyền Chủ tịch UBND theo quy định của Pháp luật.
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của UBND với
Đảng ủy, HĐND Phường và UBND quận Tây Hồ.
- Thường xuyên trao đổi công tác với Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng
nhân dân, Chủ tịch Mặt trận tổ quốc và người đứng đầu các đoàn thể nhân dân
cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về
các đề xuất của Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của
UBND; tạo điều kiện các đoàn thể hoạt động hiệu quả.
- Tổ chức việc tiếp công dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và
kiến nghị của nhân dân theo quy định của Pháp luật.

3. Mối quan hệ công tác của UBND phường
3.1. Quan hệ với UBND Quận và cơ quan chuyên môn cấp quận
UBND Phường và Chủ tịch UBND Phường chịu sự chỉ đạo của UBND
Quận, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước UBND Quận.
UBND Phường chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc về chuyên
môn nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp quận trong thực hiện nhiệm vụ
chuyên môn trên địa bàn phường, có trách nhiệm phối hợp với cơ quan chuyên
môn cấp quận trong đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của
UBND Phường. Từng bước nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức của
cơ quan.
UBND Phường bố trí cán bộ, công chức đủ năng lực đáp ứng yêu cầu
theo dõi các lĩnh vực công tác theo hướng dẫn nghiệp vụ của UBND quận, giữ
mối liên hệ chặt chẽ với cơ quan chuyên môn cấp quận, tuân thủ sự chỉ đạo
thống nhất của UBND Quận.
UBND Phường giữ mối liên hệ chặt chẽ với các phòng, ban, ngành,
MTTQ và các đoàn thể quần chúng nhân dân thuộc Quận tranh thủ giúp đỡ về
chuyên môn trên từng lĩnh vực, tạo sự đồng bộ trong việc thực hiện nhiệm vụ
công tác nhằm thực hiện tốt các chỉ tiêu phát triển kinh tế, xã hội, an ninh chính
trị trên địa bàn phường, mở rộng mối quan hệ tốt với các đơn vị đóng trên địa
bàn phường, quận và giáp ranh.

3.2. Quan hệ với Đảng uỷ, HĐND, MTTQ và các đoàn thể nhân
dân cấp phương
- Quan hệ giữa UBND Phường với Đảng uỷ: UBND phường chịu sự lãnh
đạo của Đảng uỷ phường trong việc thực hiện Nghị quyết của Đảng, Pháp luật


của Nhà nước và các văn bản chỉ đạo của UBND Quận; chủ động đề xuất với

Đảng uỷ phương hướng nhiệm vụ cụ thể về phát triển kinh tế xã hội, giữ vững
an ninh, trật tự an toàn xã hội, nâng cao đời sống nhân dân và những vấn đề
quan trọng khác ở địa phương; có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng để giới thiệu với
Đảng uỷ những cán bộ, đảng viên có phẩm chất, năng lực đảm nhiệm các chức
vụ công tác chính quyền.
- Quan hệ giữa UBND với HĐND: UBND Phường chịu sự giám sát của
HĐND Phường, chịu trách nhiệm các Nghị quyết của HĐND, báo cáo trước
HĐND Phường; phối hợp với thường trực HĐND chuẩn bị nội dung các kỳ họp
HĐND, tiếp thu giải quyết các ý kiến của cử tri, xây dựng các đề án chỉ tiêu phát
triển KT - XH của địa phương từng giai đoạn trình HĐND xem xét, quyết định.
- Quan hệ giữa UBND với MTTQ: UBND Phường có trách nhiệm phối
hợp chặt chẽ với UB.MTTQ và các đoàn thể nhân dân các Khu dân cư, tổ dân
phố trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác, chăm lo đời sống và bảo vệ lợi
ích của nhân dân; trong việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện các chủ
trương của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước trên địa bàn Phường. Tạo
điều kiện thuận lợi để UB.MTTQ và các Đoàn thể nhân dân tổ chức, động viên
nhân dân, giám sát các hoạt động của chính quyền. Định kỳ 03 tháng một lần,
tập thể UBND với thường trực UB.MTTQ và trưởng các đoàn thể nhân dân họp
để thông báo tình hình hoạt động của UBND Phường.
- Quan hệ giữa UBND Phường với Cụm trưởng và Tổ trưởng dân phố:
Chủ tịch UBND Phường phân công các thành viên UBND theo dõi, nắm
tình hình các khu dân cư. Hàng tuần các thành viên UBND có trách nhiệm báo


cáo trước UBND Phường tại cuộc họp giao ban về tình hình cụ thể của Khu dân
cư do mình theo dõi.
Các đồng chí lãnh đạo Khu dân cư, tổ dân phố phải thường xuyên liên hệ
với HĐND, UBND Phường để tổ chức quán triệt các chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước, sự chỉ đạo của UBND Quận và của HĐND - UBND
Phường, kịp thời báo cáo tình hình mọi mặt của Khu dân cư và tổ dân phố.

III. HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ PHẬN “ TIẾP NHẬN HỒ SƠ HÀNH
CHÍNH”
1. Chức năng, nhiệm vụ
Thực hiện sự chỉ đạo của cấp trên, từ ngày 01/10/2004, UBND phường
Yên Phụ đã triển khai áp dụng cơ chế “ một cửa” trong giải quyết thủ tục hành
chính. Bộ phận “ một cửa” tại UBND phường được thành lập với tên gọi bộ
phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” với những chức năng, nhiệm vụ sau:
- Là đầu mối giao dịch hành chính giữa công dân, tổ chức với UBND
phường.
- Tiếp nhận hồ sơ hành chính của công dân, tổ chức đề nghị giải quyết thủ
tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của UBND phường; Chuyển cho cấp
có thẩm quyền giải quyết; trả kết quả cho công dân, tổ chức sau khi đã giải
quyết.
- Cơ chế “ một cửa” được áp dụng trong các lĩnh vực sau: xây dựng nhà ở,
đất đai, hộ tịch, chứng thực

2. Nguyên tắc hoạt động
- Thủ tục hành chính đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật.
- Công khai các thủ tục hành chính, phí, lệ phí và thời gian giải quyết
công việc của tổ chức, công dân.
- Nhận yêu cầu và trả kết quả tại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.


- Việc phối hợp giữa các bộ phận có liên quan để giải quyết công việc
của tổ chức, công dân là trách nhiệm của cơ quan hành chính nhà nước.
- Bảo đảm giải quyết công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức,
công dân.

CHƯƠNG II

QUY TRÌNH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THEO
CƠ CHẾ “MỘT CỬA”, “MỘT CỬA LIÊN THÔNG” TẠI
UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
I. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính
1. Khái niệm quy trình giải quyết thủ tục hành chính
1.1. Thủ tục hành chính
Trong thực tiễn hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được tiến
hành theo một trình tự nhất định mà pháp luật quy định nhằm đạt được mục tiêu
quản lý. Khoa học quản lý gọi đó là thủ tục quản lý hành chính nhà nước hay thủ
tục hành chính.
Hiện nay trong nghiên cứu khoa học vẫn tồn tại nhiều quan niệm khác
nhau về thủ tục hành chính. Tuy nhiên có thể đưa ra quan niệm đang được thừa
nhận rộng rãi như sau: Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức giải quyết công
việc của cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền trong mối quan hệ nội bộ
của hành chính và giữa các cơ quan hành chính nhà nước với công dân, tổ
chức( Theo giáo trình “thủ tục hành chính”, trang 7, NXB Khoa học và Kỹ
Thuật, Hà Nội năm 2007). Trong báo cáo này, khái niệm trên là cơ sở để chúng
ta tiếp cận và phân tích thực tiễn quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại UBND phường Yên Phụ.

1.2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính
- Quy trình là thuật ngữ được sử dụng khi nói về một loạt liên tục các hoạt
động theo trình tự thống nhất, hợp lý với các bước phải tuân theo một cách thứ


tự, lần lượt( do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành) bắt buộc các chủ thể
có liên quan phải thực hiện đúng khi tiến hành.( Theo Từ điển thuật ngữ hành
chính, trang 159, Viện nghiên cứu hành chính – Học viện Hành chính, Hà nội
năm 2002)
- Quy trình giải quyết thủ tục hành chính là trình tự các bước phải tuân

theo một cách lần lượt, thứ tự do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và
mang tính bắt buộc đối với các chủ thể khi tham gia giải quyết thủ tục hành
chính.

2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
2.1. Khái niệm và bản chất của cơ chế “một cửa”
Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta là đấy mạnh cải cách hành chính,
trong đó cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá. Để thủ tục hành chính phát
huy hiệu quả cần xây dựng một cơ chế thích ứng. Việc nghiên cứu, áp dụng cơ
chế “một cửa” trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính là một giải pháp có
nhiều ưu điểm và cần thiết được hoàn thiện.
Cơ chế “một cửa” được hình thành nhằm thay thế cơ chế “nhiều cửa”
trong giải quyết thủ tục hành chính giữa cơ quan công quyền với nhau và giữa
các cơ quan công quyền với công dân, tổ chức.
Theo Quyết định số 181/2003/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày
09/04/2003 về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế “một cửa” tại cơ quan
hành chính ở địa phương, cơ chế “ một cửa” là cơ chế giải quyết công việc của
tổ chức, công dân thuộc thẩm quyền của cơ quan hành chính nhà nước từ tiếp
nhận yêu cầu, hồ sơ đến trả kết quả thông qua một đầu mối là bộ phận “ tiếp
nhận và trả kết quả” tại cơ quan hành chính nhà nước.
Bản chất của cơ chế “một cửa”: Nhằm giảm bớt các thủ tục hành chính
rườm rà, không cần thiết, tập trung giải quyết các dịch vụ hành chính vào một
đầu mối thống nhất. Khi tổ chức, công dân có nhu cầu liên hệ với cơ quan nhà
nước chỉ cần đến một đầu mối duy nhất để nộp hồ sơ cần thiết theo hướng dẫn


của các cơ quan chức năng và nhận kết quả giải quyết của các cơ quan có thẩm
quyền cũng chính tại nơi đó.

2.2. Mô hình “một cửa” ở cấp xã

Mô hình “một cửa” trong giải quyết thủ tục hành chính ở cấp xã được
triển khai đồng loạt từ ngày 01/01/2005 trên phạm vi cả nước và có hai hình
thức tổ chức bộ phận “ một cửa” như sau:

Hình thức thứ 1:
Tổ chức, công
dân

Bộ phận tiếp
nhận và trả kết
quả
(Công chức văn
phòng- thống kê)

Công chức
chuyên môn
theo từng lĩnh
vực

Chủ tịch
hoặc phó
chủ tịch cấp
xã

Theo hình thức thứ 1 thì bộ phận tiếp nhận và trả kết quả chỉ có một
đến hai người, thường là công chức văn phòng – thống kê và một cán bộ khác
làm nhiệm vụ hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân, sau đó chuyển
đến công chức chuyên môn để xử lý, trình lãnh đạo uỷ ban nhân dân cấp xã
quyết định, rồi chuyển lại cho công chức văn phòng – thống kê tại bộ phận tiếp
nhận và trả kết quả để hoàn trả cho tổ chức, công dân.

Hình thức thứ 2:

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Tổ chức, công dân
- Công chức văn phòng- thống kê
- Công chức tư pháp- hộ tịch
- Công chức địa chính- xây dựng

Chủ tịch cấp
xã hoặc Phó
chủ tịch cấp xã


Ở hình thức thứ 2: Các công chức chuyên môn thuộc các lĩnh vực giải
quyết theo cơ chế "một cửa" được bố trí trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả, dưới sự điều hành trực tiếp của chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND cấp xã.
Tổ chức, công dân trực tiếp nộp hồ sơ cho công chức phụ trách lĩnh vực để họ
tiếp nhận và xử lý, xin ý kiến phê duyệt của lãnh đạo uỷ ban nhân dân cấp xã,
sau đó trả kết quả cho công dân hoặc tổ chức. Những công việc đòi hỏi có thời
gian nghiên cứu giải quyết thì viết giấy hẹn để trả lại cho tổ chức, công dân theo
quy định về thời gian được niêm yết công khai tại bộ phận tiếp nhận và trả kết
quả.

3. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một cửa
liên thông”
3.1. Khái niệm cơ chế “ một cửa liên thông”
Theo Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 về việc ban hành
Quy chế thực hiện cơ chế “ một cửa”, “ một cửa liên thông” tại cơ quan hành
chính nhà nước ở địa phương. Cơ chế một cửa liên thông là cơ chế giải quyết
công việc của tổ chức, cá nhân thuộc trách nhiệm, thẩm quyền của nhiều cơ

quan hành chính nhà nước cùng cấp hoặc giữa các cấp hành chính từ hướng
dẫn, tiếp nhận giấy tờ, hồ sơ, giải quyết đến trả kết quả được thực hiện tại một
đầu mối là bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của một cơ quan hành chính nhà
nước.
Với mô hình “một cửa liên thông”, quy trình giải quyết thủ tục hành chính
phải đáp ứng được yêu cầu và được cơ quan có thẩm quyền cấp chứng chỉ đạt
tiêu chuẩn đo lường chất lượng ISO 9001-2000 trong hoạt động quản lý hành
chính nhà nước.
Toàn bộ quy trình giải quyết thủ tục hành chính được công khai hóa,
người dân được quyền giám sát mọi khâu, mọi bước thực hiện của cán bộ, đồng
thời các cán bộ cũng giám sát lẫn nhau trong việc xử lý hồ sơ, bảo đảm tính


minh bạch, lành mạnh và hiệu quả. Quy trình giải quyết công việc được “liên
thông” giữa bộ phận “ tiếp nhận và trả kết quả” với các phòng, ban liên quan và
các cơ quan quản lý chuyên ngành

3.2. Mô hình “một cửa liên thông”
Trước đây, thực hiện cơ chế “một cửa” riêng rẽ ở từng cơ quan hành
chính nhà nước nên khi tiến hành một hồ sơ hành chính, người dân vẫn phải đi
đến nhiều cơ quan để giải quyết khiến cho người dân vẫn than phiền là: “một
cửa” nhưng “nhiều khóa”. Để giải quyết khó khăn đó, cơ chế “một cửa liên
thông” được triển khai nhằm tăng cường sự liên kết giữa các cơ quan công
quyền với nhau trong quá trình giải quyết thủ tục hành chính của người dân. Với
mô hình “một cửa liên thông”, cán bộ, công chức các phòng ban có thể chủ động
liên hệ, phối hợp với nhau cùng giải quyết hồ sơ cho dân. Các bộ phận và các cơ
quan chức năng chủ động phối hợp mà không phải chờ đợi, phụ thuộc lẫn nhau
như trước, góp phần hạn chế đến mức thấp nhất số hồ sơ bị trễ hẹn.
Mô hình “một cửa liên thông” được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Tổ chức, công

dân

Bộ phận “một cửa”
( Cơ quan chủ trì)

Bộ phận chuyên môn
(Cơ quan chủ trì)
1
2
3

Cơ quan phối hợp

1
2
3


II. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN MÔ HÌNH “MỘT CỬA”, “MỘT
CỬA LIÊN THÔNG” TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC
HÀNH CHÍNH TẠI UBND PHƯỜNG YÊN PHỤ
1. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa”
tại UBND phường Yên Phụ
1.1. Những thủ tục hành chính áp dụng giải quyết theo cơ chế
“một cửa” tại UBND phường Yên Phụ
1.Xác nhận Hồ sơ giải quyết chế độ trợ cấp đối với nạn nhân bị nhiễm
chât độc hóa học
2. Xác nhận đơn đề nghị chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, lão thành cách mạng, người hoạt động kháng chiến bị địch bắt, tù đày
3. Giải quyết chế độ ưu đãi trợ cấp một lần đối với người hoạt động

kháng chiến, bảo vệ tổ quốc và làm nghĩa vụ quốc tế
4. Xác nhận đơn vay vốn quỹ quốc gia hỗ trợ việc làm cho thân nhân
liệt sỹ
5. Xác nhận hoàn cảnh người tàn tật
6. Giải quyết chế độ Anh hùng lao động, Anh hùng lực lượng vũ trang
7. Chứng nhận hồ sơ giám định sức khỏe đối với thương binh, bệnh
binh, gia đình liệt sỹ, cán bộ lão thành cách mạng, cán bộ kháng chiến giải
phóng dân tộc, con hộ nghèo, tàn tật cô đơn, trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt,
người bị nhiễm chất độc hoá học
8. Xác nhận Hồ sơ thanh lý nhà theo NĐ 61/NĐ-CP ngày 05/07/1007
của Chính Phủ
9. Giải quyết chế độ người hoạt động cách mạng, gia đình liệt sỹ,
thương binh, người hoạt động cách mạng kháng chiến, người có công giúp
đỡ cách mạng.
10. Cấp trích lục bản đồ địa chính


11. Đăng ký khai sinh
12. Xác nhận liệt sỹ (thương binh loại A, chết do vết thương tái phát)
13. Xác nhận chuyển hợp đồng thuê nhà nước thuộc sở hữu nhà nước
14. Giải quyết chế độ người có công nuôi liệt sĩ
15. Đăng ký kết hôn
16. Đăng ký khai tử
17. Đăng ký giám hộ
18. Đăng ký việc nhận cha, me, con
19. Đăng ký việc nhận cho con nuôi
20. Thay đổi, cải chính (đối với người dưới 14 tuổi, bổ sung hộ tịch
21. Cấp giấy báo tử
22. Đăng ký thay đổi giám hộ, chấm dứt giám hộ
23. Cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

24. Các giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
25. Xác nhận hộ khẩu, địa chỉ thường chú
26. Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ bằng văn bản tiếng việt
27. Điều chỉnh các giấy tờ hộ tịch (trừ giấy khai sinh)
28. Xác nhận sơ yếu lý lịch thông thường
29. Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản bằng tiếng
việt
30. Chuyển đăng ký nghĩa vụ quân sự
31. Xác nhận hồ sơ xin phép xây dựng, cải tạo nhà
32. Xác nhận hộ nghèo, hộ cận nghèo, hoàn cảnh khó khăn, trẻ em có
hoàn cảnh khó khăn đặc biệt; các nhận học sinh tiểu học, trung học cơ sở,
trung học phổ thông, sinh viên thuộc đối tượng hưởng chính sách con hộ
nghèo.
33. Xác nhận giấy phép hành nghề dạy học, ôn luyện thi


34. Xác nhận Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh
doanh rượu, thuốc lá, khí đốt hóa lỏng, gia cầm (mổ sẵn) và sản phẩm gia
cầm sạch
35. Giải quyết đơn thư tố khiếu nại quyết định hành chính, hành vi
hành chính của UBND phường
36. Giải quyết đơn thư tố hành vi vi phạm pháp luật của cán bộ thuộc
thẩm quyền quản lý trực tiếp của UBND phường
37.Xác nhận tinh trạng chỗ ở phục vụ cho việc đăng ký cư trú
38. Xác nhận thủ tục đề nghị hỗ trợ thăm viếng mộ liệt sỹ, tìm mộ liệt
sỹ, chuyển mộ liệt sỹ.

1.2. Quy trình tiếp nhận, giải quyết và trả hồ sơ hành chính theo
cơ chế “một cửa” tại UBND phường Yên Phụ
Thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường

Yên Phụ được thực hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Tổ chức, công dân có yêu cầu giải quyết công việc trực tiếp liên
hệ với bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính”.
Bước 2: Cán bộ bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” tiếp nhận hồ sơ
của công dân, tổ chức và thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra hồ sơ: Nếu hồ sơ chưa đầy đủ phải hướng dẫn cụ thể để công
dân, tổ chức bổ sung, những trường hợp không thuộc thẩm quyền giải quyết
hoặc không phải đối tượng giải quyết thì giải thích rõ đồng thời hướng dẫn để tổ
chức, công dân đến nơi có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật
- Sau khi kiểm tra hồ sơ đã đúng và đủ theo quy định thì vào sổ theo dõi;
viết phiếu nhận; ghi giấy hẹn trả kết quả giải quyết.
Bước 3: Tập hợp hồ sơ, viết phiếu chuyển cho các bộ phận chuyên môn
ký nhận giải quyết, tổng hợp số lượng hồ sơ nhận và lệ phí thu được trong ngày
Bước 4: Bộ phận chuyên môn ký nhận và chịu trách nhiệm giải quyết các
thủ tục hành chính đó bao gồm những công việc như:


- Thẩm định hồ sơ, tham mưu giải quyết, trình lãnh đạo ký, sau đó chuyển
về bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính”.
- Nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc hồ sơ không hợp lệ, cán bộ chuyên môn
thông báo cho bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính”, cán bộ bộ phận này chịu
trách nhiệm giải thích hoặc hướng dẫn cho công dân bổ sung.
Bước 5: Cán bộ bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ hành chính” nhận lại hồ sơ từ
bộ phận chuyên môn;
- Đóng dấu;
- Ghi sổ theo dõi;
- Thu lệ phí, phí theo quy định;
- Trả kết quả cho công dân, tổ chức.
Các bước trên được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “ một

cửa” tại UBND phường Yên Phụ

Tổ chức, công
dân

Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ hành
chính
(Cán bộ văn
phòng- thống kê
và tư pháp hộ
tịch)

Công chức
chuyên môn
theo từng lĩnh
vực

Chủ tịch
phường
hoặc phó
chủ tịch
phường

2. Cơ chế “một cửa liên thông” trong giải quyết thủ tục hành
chính tại UBND phường Yên Phụ
2.1. Những thủ tục hành chính áp dụng giải quyết theo cơ chế
“một cửa liên thông”
1. Giải quyết chế độ trợ cấp một lần và mai táng phí đối với người có
công với cách mạng (Người hoạt động cách mạng, gia đình liệt sỹ, thương binh,

bệnh binh, người hoạt động kháng chiến, người có công giúp đỡ cách mạng) khi
từ trần.


2. Giải quyết chế độ trợ cấp một lần theo Nghị định số 59/2003/NĐ-CP
của Chính phủ đối với thân nhân người có công với cách mạng (người hoạt động
cách mạng, hoạt động kháng chiến bị địch bắt tù, đày, người hoạt động kháng
chiến giải phóng dân tộc) đã chết trước ngày 01/01/1995.
3. Giải quyết trợ cấp đột xuất đối với thương binh, thân nhân liệt sĩ đặc
biệt khó khăn bằng nguồn ngân sách quận.
4.. Đề nghị cấp lại Giấy chứng nhận thương binh, bệnh binh, gia đình liệt
sỹ, Bằng "Tổ quốc ghi công".
5. Giải quyết chế độ tuất cho thân nhân Cán bộ lão thành cách mạng; cán
bộ tiền khởi nghĩa, thương binh, bệnh binh suy giảm khả năng lao động từ 61%
trở lên ( thương binh 1/4; 2/4; bệnh binh 1/3, 2/3).
6. Giải quyết chế độ tuất đối với thân nhân liệt sỹ (Đối với cả trường hợp
vợ (chồng) liệt sĩ tái giá).
7. Giải quyết chế độ tuất đối với thân nhân liệt sỹ.
8. Thủ tục đưa đối tượng thuộc diện Bảo trợ xã hội vào các cơ sở Trung
tâm Bảo trợ xã hội Thành phố.
9. Thủ tục phong tặng danh hiệu Bà mẹ Việt Nam anh hùng.
10. Giải quyết chế độ bảo hiểm y tế cho người có công.
11. Giải quyết chế độ trang bị cấp dụng cụ chỉnh hình đối với người có
công.
12. Giải quyết chế độ trợ cấp xã hội thường xuyên, trợ cấp xã hội đột xuất
và trợ cấp Mai táng phí.
13. Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở
hữu tài sản gắn liền với đất ( Áp dụng đối với các trường hợp kê khai sau thời
điểm có hiệu lực của Quy định ban hành kèm theo Quyết định số 23/QĐ-UBND
ngày 09/05/2008 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành Quy định về

cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở hữu tài sản gắn liền
với đất cho hộ gia đình, cá nhân, cộng đồng dân cư, người Việt Nam định cư ở
nước ngoài trên địa bàn thành phố Hà Nội).


2.2. Quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa
liên thông” tại UBND phường Yên Phụ
Thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn
2006 - 2010 của Chính phủ và Quyết định số 93/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm
2007 của Thủ tướng Chính phủ về triển khai cơ chế một cửa - một cửa liên
thông trong các cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương. Thực hiện chủ
trương của Thành ủy về “Đẩy mạnh cải cách hành chính, góp phần nâng cao
hiệu lực của chính quyền các cấp giai đoạn 2006 - 2010”; Kế hoạch của UBND
thành phố Hà Nội và UBND quận Tây Hồ về cải cách thủ tục hành chính; được
sự chỉ đạo của Thành ủy, Đảng ủy phường, UBND phường Yên Phụ đã nhanh
chóng triển triển khai thực hiện quy trình giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa liên thông”. Cơ chế “ liên thông” được triển khai nhằm tăng cường
sự liên kết giữa cơ quan nhà nước cùng cấp và sự hợp tác giữa các cơ quan nhà
nước với nhau khi giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức.
Thủ tục hành chính giải quyết theo cơ chế “một cửa liên thông” được thực
hiện theo quy trình sau:
Bước 1: Tổ chức, cá nhân có yêu cầu giải quyết công việc được quy định
áp dụng cơ chế “một cửa liên thông” liên hệ, nộp hồ sơ tại bộ phận “tiếp nhận hồ
sơ hành chính”
Bước 2: Cán bộ làm việc tại bộ phận “tiếp nhận hồ sơ hành chính” có
trách nhiệm xem xét hồ sơ của tổ chức, cá nhân:
- Trường hợp yêu cầu của tổ chức, cá nhân không thuộc thẩm quyền giải
quyết thì hướng dẫn để tổ chức, cá nhân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết;
- Trường hợp hồ sơ chưa đúng, chưa đủ theo quy định thì hướng dẫn cụ
thể một lần, đầy đủ để tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh.

Bước 3: Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ, công chức bộ phận “một cửa”
chuyển các hồ sơ thuộc thẩm quyền của cơ quan đơn vị mình tới bộ phận chuyên
môn có thẩm quyền giải quyết; đồng thời phân loại hồ sơ của những cơ quan
phối hợp và làm thủ tục chuyển hồ sơ đến các cơ quan đó.


Bước 4: Nhận kết quả từ các cơ quan và tiến hành tổng hợp kết quả; trả
lại cho tổ chức, cá nhân; vào sổ theo dõi; thu phí, lệ phí theo quy định của pháp
luật.
Ví dụ: Trình tự, trách nhiệm và thời gian giải quyết thủ tục cấp giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất cùng với quyền sở hữu tài sản gắn liền với
đất.
- Hộ gia đình, cá nhân nộp 01 bộ hồ sơ tại bộ phận “ tiếp nhận hồ sơ của
UBND phường
- UBND phường có trách nhiệm :
+ Tổ chức thẩm tra, xác minh hồ sơ, hiện trạng sử dụng đất, nhà ở và tài
sản khác gắn liền với đất; Đối chiếu với hồ sơ quản lý đất đai tại phường, quy
hoạch... để xác nhận về nguồn gốc, loại đất, tình trạng tranh chấp nhà, đất, sự
phù hợp với quy hoạch, sự phù hợp với quy định về hành lang bảo vệ an toàn
các công trình. Thời gian thực hiện: không quá 15 ngày làm việc.
+ Thông qua hội đồng xét cấp giấy chứng nhận phường; Công bố công
khai danh sách các trường hợp đủ điều kiện và không đủ điều kiện cấp giấy
chứng nhận tại trụ sở UBND phường, tổ dân phố và trên hệ thống loa truyền
thanh của phường. Thời gian công khai: không quá 15 ngày.
+ Tổng hợp các ý kiến đóng góp của nhân dân đối với các trường hợp xin
cấp giấy chứng nhận; Các trường hợp đủ điều kiện, UBND phường lập tờ trình
(kèm theo danh sách) và hồ sơ gửi Văn phòng Đăng ký đất và nhà quận. Đối với
các hồ sơ không đủ điều kiện cấp GCN, UBND phường có trách nhiệm thông
báo bằng văn bản đến từng hộ gia đình, cá nhân. Thời gian giải quyết: không
quá 03 ngày làm việc.

- Văn phòng Đăng ký đất và nhà có trách nhiệm:
+ Kiểm tra hồ sơ, đối chiếu với các tài liệu quản lý đất đai, quy hoạch...;
Xác nhận trường hợp đủ điều kiện cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở; lập
bản thảo và in, vẽ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất ở.


+ Xác định nghĩa vụ tài chính đối với trường hợp người sử dụng đất phải
thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật;
+ Gửi hồ sơ những trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất đến phòng Tài nguyên và Môi trường.
+ Các trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận, Văn phòng
đăng ký đất và nhà có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho UBND phường
được biết lý do hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ. Thời gian giải quyết: không quá 10
ngày làm việc.
+ Sau thời gian không quá 5 ngày kể từ khi nhận bàn giao Giấy chứng
nhận đã được UBND quận phê duyệt giao phòng Tài nguyên và Môi trường
chuyển, Văn phòng đăng ký đất và nhà có trách nhiệm thông báo cho chủ sử
dụng đất thực hiện nghĩa vụ tài chính trước khi nhận Giấy chứng nhận theo quy
định
- Phòng Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm:
+ Kiểm tra hồ sơ, lập tờ trình trình UBND quận quyết định cấp Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất đối với trường hợp đủ điều kiện cấp Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất. Trường hợp không đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất thì thông báo bằng văn bản đến Văn phòng đăng ký đất và
nhà để bổ sung hồ sơ hoặc trả lời công dân bằng văn bản.
+ Chuyển Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho Văn phòng Đăng ký
đất và nhà để trao cho người sử dụng đất. Thời gian : không quá 5 ngày làm việc


Thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đât và tài sản gắn liền

với đất được thể hiện bằng sơ đồ sau:
Công dân, tổ chức

Bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả
(1 ngày)

Thiếu bổ sung

Kết quả

Bộ phận địa chính
xây dựng
Hội đồng cấp xét
Giấy chứng nhận
( 32 ngày)

Thiếu bổ sung

Văn phòng nhà và
đất
(10 ngày)

Kết quả
Phòng Tài NguyênThiếu bổ sung
Mội Trường
( 5 ngày)

Lãnh đạo quận
ký

( trong ngày)