Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính

1

MỤC LỤC


2

Đề bài: Vẽ sơ đồ cơ cấu tổ chức; phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính;
đánh giá tổ chức hiện tại theo 5 yêu cầu cơ cấu tổ chức; chỉ ra điểm mạnh
điểm yếu để hoàn thiện cơ cấu tổ chức.
Bài làm:
Cơ cấu tổ chức của một lớp học tại nhà văn hóa:

Giảng Viên

Lớp
trưởng lớp
Bất động

Lớp
trưởng
lớp Kế
toán

Lớp
trưởng lớp
Marketing

Lớp
trưởng lớp
Kinh tế

sản

Lớp trưởng
lớp Tài
Chính Ngân
hàng

Các nhóm
trưởng
lớp Bất
động sản

Các nhóm
trưởng lớp
Tài Chính
ngân hàng

Các nhóm
trưởng lớp
Kế toán
kiểm toán

Các nhóm
trưởng
lớp
Marketing

Các nhóm
trưởng lớp

Kinh tế

Các sinh
viên lớp
Bất động
sản

Các sinh
viên lớp
Tài chính
ngân hàng

Các sinh
viên lớp Kế
toán kiểm
toán

Các sinh
viên lớp
Marketing

Các sinh
viên lớp
Kinh tế

kiểm


3

I/ Phân tích sơ đồ tổ chức theo 6 thuộc tính cơ bản:
1/ Chuyên môn hóa công việc:
Chuyên môn hóa công việc thể hiện mức độ phân chia nhiệm vụ thành
các công việc mang tính độc lập tương đối để trao cho các cá nhân, để
nhằm mục đích tăng năng suất cho cả nhóm.
Ở cơ cấu nhóm đang xét, mức độ chuyên môn hóa thể hiện khá rõ.
Toàn bộ sinh viên và giảng viên được xếp vào một cơ cấu chung gồm ba
cấp quản lí chính: Giảng viên, lớp trưởng các lớp, nhóm trưởng các nhóm
nhỏ.
Mỗi lớp quản lí đều có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Một mình
giảng viên khả năng quản lí cả một lớp học gồm hơn 300 sinh viên là có
thể, nhưng năng suất và chất lượng quản lí không cao, mất nhiều thời gian,
thủ tục phức tạp, nhiều khi gây ra tình trạng rối loạn. Chính vì vậy, để tập
trung thời gian có hiệu quả vào công việc chính là bài giảng trên lớp, giảng
viên cần gây dựng nên một hệ thống cơ cấu tổ chức trong lớp học để dễ
dàng hơn trong việc quản lí sinh viên về các mặt như: nộp bài tập nhóm,
điểm danh chuyên cần…
2/ Hình thành các bộ phận:
Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thái cấu tạo của tổ chức. Đó là hình thức
phân chia một tổng thể lớn nhất thành các bộ phận nhỏ hơn, mang tính độc
lập tương đối nhằm thực hiện một nhiệm vụ nhất định.
Các bộ phận được hình thành dựa trên tiêu chí khác nhau, làm xuất
hiện các mô hình tổ chức khác nhau, cụ thể có :
•

Mô hình tổ chức theo chức năng.


4
•

Mô hình tổ chức theo sản phẩm/khách hàng/địa dư.

•

Mô hình tổ chức theo ma trận.

•

Mô hình tổ chức theo nhóm.

•

Mô hình tổ chức theo mạng lưới.

•

Mô hình tổ chức không ranh giới.
Xét mô hình tổ chức của lớp quản lý học:
Dễ dàng nhận thấy, mô hình lớp quản lý học được tổ chức theo mô

hình chức năng, mô hình ma trận và mô hình nhóm.
a/ Xét trên phương diện mô hình chức năng.
Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phân trong đó các cá
nhân hoạt động cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng môt đơn
vị cơ cấu. Đó là:
Nhóm các lớp trưởng: lớp trưởng lớp bất động sản, lớp trưởng lớp tài
chính-ngân hàng, lớp trưởng lớp kế toán- kiểm toán, lớp trưởng Marketing,
lớp trưởng lớp kinh tế. Các lớp trưởng các lớp có quyền và nghĩa vụ ngang
nhau, thực hiện chức năng giống nhau như : báo cáo sĩ số của lớp mình

cho giảng viên, thông báo lịch nghỉ học cũng như học bù đến thành viên
các bạn trong lớp mình.
Nhóm các nhóm trưởng của các lớp : các nhóm này cùng chức năng
hoạt động là kiểm soát số lượng thành viên của nhóm mình, phân công
công việc cô giao đến từng thành viên trong nhóm.


5

Nhóm các bạn trong các lớp : toàn bộ sinh viên của lớp quản lý học.
Các bạn có nghĩa vụ và quyền hạn ngang nhau khi tham gia lớp học tín chỉ
quản lý học này. Chẳng hạn,các bạn đều có nhiệm vụ hoàn thành bài tập
nhóm mà nhóm trưởng đã phân công nhiệm vụ cho mình và hoàn thành
đúng hạn đã giao.
Cách tổ chức này có ưu điểm là đơn giản, dễ thực hiện mà lại rất khoa
học và logic. Khi hoạt động các nhóm sẽ chuyên môn hóa trong công việc
cao hơn, giảm được sự trùng lắp, tạo cơ hội tích lũy kinh nghiệm giữa các
nhóm có chức năng, nhiệm vụ ngang nhau. Hoạt động sâu và kỹ là tính
chất đặc biệt làm cho mô hình này dễ đi vào nề nếp và hiệu quả công việc
đạt được khá cao. Xong vẫn tồn tại nhiều nhược được từ mô hình. Nhiều
khi sự chuyên môn hóa quá sẽ dấn đến mô hình bị loãng, tức là sự liên kết
kém hiệu quả. Nếu một thông tin bị sai thì cả hệ thống sẽ dẫn đến mâu
thuẫn giữa các bộ phận. Chẳng hạn nhóm trưởng lớp tài chính -ngân hàng
kiểm soát thành viên của nhóm mình sai, dẫn đến báo cáo cho lớp trưởng
sai. Trong khi đó lớp trưởng không trực tiếp điều tra từng thành viên của
lớp mình mà chỉ nhận kết quả của các nhóm trưởng. Thông tin này được
báo lại cho giảng viên bộ môn. Như vậy luồng thông tin đã đi sai lệch
hoàn toàn dẫn đến sự mất công bằng trong việc tính điểm 10% của các
sinh viên, nảy sinh mâu thuẫn nội bộ.
b/ Xét trên phương diện tổ chức theo mô hình ma trận:

Tổ chức ma trận là tổ chức trong đó mỗi người lao động sẽ báo cáo
cho nhà quản lý bộ phân mà họ là nhân lực hữu cơ và nhà quản lý chương
trình dự án.


6

Lớp quản lý học được cơ cấu có những bộ phận giống với mô hình
ma trận. Thể hiện: Ngoài việc ủy quyền cho lớp trưởng các lớp, thì giảng
viên bộ môn cũng ủy quyền cho trưởng nhóm các lớp về việc thuyết trình
trên lớp. Như vậy quyền hạn bây giờ không phải phân cấp từ cấp theo bậc
thang như đã phân tích như ở trên, mà quyền hạn của nhóm trưởng được
phân công thuyết trình trước lớp về một chủ đề được cô giáo giao phó
ngang với lớp trưởng các lớp.
Với mô hình tổ chức này, giảng viên hoàn toàn có thể tập trung vào
khâu xung yếu. Có thể lấy một nhóm cụ thể trong bộ phận của một lớp để
biết được kêt quả làm việc của nhóm đó, từ đó rút ra nhiều kinh nghiệm
cho các nhóm khác. Như vậy sinh viên sẽ chủ động khi gặp phải các bài
tập khó trong các kì kiểm tra khác nhau…Nhưng mô hình này có hạn chế,
thành viên nhóm sẽ vừa phải chịu sự điều phối từ nghĩa vụ thực hiện
chung mà thành viên nào cũng phải chấp hành, mặt khác phải tham gia vào
quá trình hoàn thành nhiệm vụ mà giảng viên giao phó cho cả nhóm ( làm
slide, thuyết trình…). Do đó hơi phức tạp để hoạt động trôi chảy. Nhưng
đối với một tổ chức nhỏ như một lớp học thì giảng viên, các nhóm hoàn
toàn có thể hoạt động kiểm soát dễ dàng, và hoàn thành nhiệm vụ trong
quyền hạn của mình một cách hợp lý và tốt nhất.
c/ Xét trên phương diện mô hình hoạt động theo nhóm:
Mô hình tổ chức theo nhóm là mô hình mà ở đó tổ chức được phân
thành các nhóm nhỏ với quyền hạn ngang nhau để thực hiện nhiệm vụ
được giao trong cả ngắn hạn và dài hạn. chẳng hạn như các nhóm ở các

lớp được giao nhiệm vụ hoàn thành bản báo cáo với đề tài được giảng viên


7

đưa ra trong thời hạn là một tuần. Tất cá các nhóm sẽ tập hợp thành viên
của nhóm mình, sau đó sẽ phân công công việc hoàn thành nhiệm vụ được
giao đúng hạn. Việc hoạt động nhóm sẽ được giải tán ngay sau khi nhóm
hoàn thành bài báo cáo của mình cho giảng viên. Ưu time của mô hình này
là hoàn thành công việc được giao một cách nhanh chóng, vì thành viên
của một nhóm đã chốt, khi có bài tập thì thành viên nhóm đó chỉ cần tập
hợp lại với nhau và phân công công việc hợp lý là xong. Và như vậy giảng
viên có thể giao được nhiều bài tập nhiều cho các nhóm. Đối với các thành
viên trong nhóm, việc tham gia hoạt động nhóm giúp mọi người có thời
gian tìm hiểu sâu hơn, học hỏi kinh nghiệm từ các đồng nghiệp của mình.
Nhưng làm việc nhóm cũng có nhiều bất lợi nảy sinh. Nếu phân công công
việc không hợp lý sẽ dẫn đến mâu thuẫn giữa các thành viên và như vậy
kết quả công việc không được tốt. Tiết kiệm thời gian chỉ khi các thành
viên hài lòng về phần việc mình được giao, nếu thực tế không như vậy sẽ
dẫn đến nhiều tranh cãi, trong khi thời gian của các thành viên để họp mặt
bàn bạc là khó để thu xếp. Như vậy để cả nhóm hoàn thành công việc được
giao cũng là một điểm khá khó, và điều này cần có sự thông minh, nhanh
nhẹn, khéo léo của người trưởng nhóm trong công tác giao nhiệm vụ cũng
như cách thưc động viên thành viên trong nhóm của mình.
3/ Cấp quản lý và tầm quản lý:
Dễ nhận thấy, cơ cấu tổ chức của lớp học Quản lí học khá đơn giản.
Xét về tầm quản lí:
Quản lí bao quát là giảng viên, giảng viên sẽ quản lí chung, chịu trách
nhiệm chung về sinh viên của mình. Giảng viên là người có chuyên môn

8

cao nhất, cũng như kinh nghiệm nhất về lĩnh vực quản lí. Vì vậy, tầm quản
lí của giảng viên sẽ là rộng nhất.
Tiếp theo sau giảng viên, phạm vi quản lí sẽ giảm dần, đó là quản lí ở
cấp lớp. Các lớp trưởng có kinh nghiệm trong việc tổ chức lớp sẽ chịu
trách nhiệm chính, quản lí khu vực của lớp mình. Mỗi lớp trưởng quản lí
khoảng 50-60 sinh viên tùy theo danh sách của từng lớp. Và mỗi lớp
trưởng sẽ chịu sự quản lí trực tiếp của giảng viên.
Cuối cùng là quản lí ở cấp nhóm. Mỗi lớp sẽ chia thành nhiều nhóm
nhỏ, mỗi nhóm khoảng 5 thành viên, chịu sự quản lí chính của nhóm
trưởng. Và nhóm trưởng các nhóm nhỏ này sẽ chịu sự quản lí trực tiếp của
lớp trưởng.
Xét về cấp quản lí:
Giảng viên có tầm quản lí rộng nhất, bao quát nhất, nên chỉ cần một
người làm là đủ.
Lớp trưởng các lớp có tầm quản lí giảm dần, chịu trách nhiệm từng
lớp của mình, vậy nên số lượng cần nhiều hơn. Như vậy, có năm lớp
trưởng ở cấp quản lí này.
Tầm quản lí tiếp tục được thu hẹp, mỗi lớp chia thành các nhóm nhỏ,
đồng nghĩa với việc, cần rất nhiều nhóm trưởng, ở cấp quản lí này, số
lượng người quản lí là nhiều nhất.
Với số cấp quản lí là 3 cấp như cơ cấu tổ chức đang xét, khá đơn giản
và mang tính ổn định. Vậy nên, cơ cấu tổ chức mà nhóm đang xét, sẽ được
xếp vào cơ cấu tổ chức nằm ngang.


9

Ưu điểm:

-

Cấu tạo đơn giản, dễ hình dung.
Tăng khả năng phối hợp, tăng sự sáng tạo trong hoạt động nhóm của

-

từng các nhân.
Giữa các cấp có sự linh hoạt, gần gũi, thân thiện,..

-

Nhược điểm:
-

Hạn chế cho giảng viên trong việc kiểm tra sát sao tình hình.
Có thể tăng khả năng sáng tạo cho từng sinh viên, cho từng nhóm
trưởng, lớp trưởng, nhưng rủi ro gặp phảo khi thông tin nhận được
chưa đủ để từng thành viên phát huy được sự sáng tạo đó.

4/ Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức:
Về quyền hạn: có 3 loại quyền hạn xuất hiện trong các cơ cấu tổ chức,
đó là: quyền hạn trực tuyến, quyền hạn tham mưu, quyền hạn chức năng.
Xét với cơ cấu tổ chức trên, các quyền hạn này như sau:
Quyền hạn trực tuyến: là quyền hạn cho phép nhà quản lí ra quyết
định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới.
Như vậy, giảng viên có quyền hạn trực tuyến với các lớp trưởng, các
lớp trưởng với các nhóm trưởng, các nhóm trưởng với các thành viên trong

nhóm. Tất cả tạo thành một chuỗi chỉ huy từ cấp cao xuống cấp thấp.
Quyền hạn tham mưu: là quyền cung cấp lời khuyên và dịch vụ cho
các nhà quản lí khác.
Tham mưu trong cơ cấu kể trên được thể hiện rõ nhất trong cấp quản
lí của các nhóm trưởng với thành viên trong nhóm. Các nhóm viên được tự
do sáng tạo, trao đổi với nhau, bàn bạc và đưa ra những ý kiến công khai,


10

thoải mái với nhóm trưởng. Vì thành viên nhóm ít (5 thành viên) và sự linh
hoạt trong quản lí của nhóm trưởng được thể hiện rõ nhất. Nhóm trưởng
cần tạo một môi trường thật thân thiện để thúc đẩy gần như triệt để khả
năng của từng thành viên trong nhóm.
Tiếp theo là tham mưu trong mối quan hệ giữa các nhóm trưởng và
lớp trưởng, quyền hạn này kém linh hoạt hơn so với quy mô nhóm nhỏ, vì
công việc cũng như chức năng của nhóm độc lập với lớp trưởng, lớp
trưởng chỉ là người tập hợp và báo cáo lại cho giảng viên. Quyền tham
mưu của các lớp trưởng với giảng viên cũng không được thể hiện rõ nét
lắm.
Một số điều cần lưu ý để việc tham mưu có hiệu quả:
-

Mỗi cấp quản lí, đặc biệt là cấp nhóm nhỏ, cần hiểu rõ quyền hạn và
trách nhiệm của mình, vị trí của mình trong cơ cấu. Tham mưu chỉ là
những đề xuất, kiến nghị để cấp trên xem xét, tránh tình trạng đổ lỗi

-

cho nhau, lạm quyền…

Đảm bảo đầy đủ thông tin cho các cấp có quyền tham mưu. Ví dụ
như nhóm trưởng cần cung cấp đầy đủ thông tin, mục tiêu, những

-

công việc cần làm, đánh giá kết quả như thế nào…
Người quản lí cấp trên phải biết lắng nghe cáp dưới, người làm nhóm
trưởng, lớp trưởng phải biết tiếp thu ý kiến khác nhau rồi chọn lọc và
sửa đổi.
Quyền hạn chức năng: là quyền trao cho một cá nhân hay bộ phận

được ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ
phận khác.


11

Đôi khi, giảng viên sẽ trao quyền trực tiếp cho các nhóm trưởng về
điểm danh, giám sát việc làm bài tập của từng thành viên trong lớp học mà
không thông qua lớp trưởng. Khi đó, giảng viên đang thực hiện việc trao
quyền cho nhóm trưởng.
5/ Tập trung và phi tập trung trong quản lý:
Đề quản lý một tổ chức thì quyền hạn là một yếu tố không thể thiếu.
Quyền hạn chính là mức độ độc lập giành cho mỗi người thông qua
việc trao cho họ quyền đối với các quyết định.
Quyền hạn bao gồm hai mức:
+)Tập trung: là phương thức tổ chức trong đó phần lớn việc ra quyết
định được tập trung vào cấp quản lý cao nhất của tổ chức.
+)Phi tập trung: là phương thức tổ chức trong đó các nhà quản lý cấp
cao trao cho cấp dưới quyền ra quyết định, quyền hành động và tư chịu

trách nhiệm trong phạm vi nhất định. Phi tập trung còn có hai dạng nữa là:
+ Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền
hạn để họ nhân danh mình thực hiện những công việc nhất định.
+Trao quyền là hành vi của cấp trên cho phép cấp dưới thực hiện
công việc nhất định một cách độc lập.
Phân tích tổ chức của lớp quản lý học mà chúng ta đang quan tâm,
chúng ta thấy:
Quyền hạn tập trung thể hiện ở chỗ: Cấp quản lý cao nhất trong tổ
chức này chính là giảng viên. Cô có quyền quản lý mọi hoạt động của lớp.
Cô là người đưa ra quyết định lịch kiểm tra 20%, cách thức kiểm tra 20%,
Cách thức cho điểm 10%. Là người có quyền giao bài tập về nhà cho cấp


12

dưới của mình là sinh viên các bài tập nhóm và hạn nộp các bài tập đó.
Quyền hạn của cô còn thể hiện ở việc cô có quyền sa thải cấp dưới của
mình dưới hình thức không cho tham gia tiết học mà mình giảng dạy nếu
bạn đó vi phạm những quy định chung và quy tắc rẳng buộc giữa cô và các
bạn sinh viên. Với quyền hạn tập trung này, giảng viên có quyền quyết
định tất cả mọi hoạt động của lớp học. Quyền hạn tập trung ở giảng viên
giống như nút khởi động của cỗ máy, khi nút khởi động đã bật lên thì tất
cả cac bộ phận đều phải hoạt động theo thuật toán đã lập trình sẵn. Nhưng
đôi khi quyền lực tập trung này dẫn đến nhiều hạn chế trong công tác
giảng dạy của giảng viên. Sinh viên không thích việc áp đặt của giảng viên
lên mình. Sinh viên thích sự thoải mái một chút. Chẳng hạn giảng viên yêu
cầu đi học đầy đủ mới được 8 điểm 10%, và điểm 10 có được khi hăng hái
phát biểu bài. Quy định này một mặt khuyến khích các bạn tinh thần tự
giác tìm tòi, học hỏi từ môi trường bên ngoài. Nhưng mặt khác nó gây áp
lực đối với những bạn lười học, nhút nhát…Gây sự không thân thiện giữa

thầy trò.
Trong khi đó quyền hạn phi tập trung cũng được thể hiện một cách
khá rõ nét trong tổ chức này. Và hình thức thể hiện quyền hạn phi tập
trung trong tổ chức này chủ yếu là ủy quyền. Bậc thang đầu tiên, ủy quyền
của giảng viên cho lớp trưởng các lớp. Giảng viên ủy quyền của mình cho
các bạn lớp trưởng các lớp quản lý sĩ số của lớp mình, và phải báo cáo kết
quả đó sau mỗi buổi học. Cô cung cấp tài liệu cho các lớp trưởng và yêu
cầu các lớp trưởng truyền đạt tài liệu này về cho sinh viên của lớp đó. Mọi
hoạt động của giảng viên đều thông qua các lớp trưởng. Bậc thang thứ hai,
ủy quyền của các lớp trưởng đến với các nhóm trưởng của mỗi lớp. Các


13

lớp trưởng không trực tiếp tham gia các hoạt động thông báo thông tin đến
các bạn sinh viên của lớp mình, mà chỉ hoạt động thông qua các nhóm
trưởng của lớp mình.Lớp trưởng giao nhiệm vụ cho từng nhóm trưởng, và
lấy thông tin từ các nhóm trưởng cung cấp báo cao lại cho giảng viên. Tất
nhiên những thông tin này phải hết sức chính xác. Cụ thể là các lớp trưởng
sẽ kiểm soát sĩ số của lớp mình thông qua kết quả báo cáo lại của các
nhóm trưởng. Bậc thang thứ ba, ủy quyền của nhóm trưởng đến các thành
viên của nhóm mình. Khi nhận được nội dung bài tập lớn mà cô giao phó
các nhóm trưởng sau khi thống nhất được nội dung sẽ phân tích, sẽ phân
công nhiệm vụ đến từng thành viên, cả nhóm sẽ cũng hoạt động đến một
thời hạn nhất định. Việc ủy quyền này có khá nhiều điểm hay,mọi hoạt
động của tổ chức đều được tiến hành theo hệ thống khá chuẩn mực, thời
gian thực hiện các công việc khá nhanh và hiệu quả và khoa học. Đặc biệt
ở mô hình này thì Nhưng nhược điểm của phi tập trung trong mô hình này
cũng khá rõ rệt. Chỉ cần một thông tin sai sót mọi hoạt động đều đi theo
hướng sai. Và như vậy nảy sinh nhiều bất cập trong công tác quản lý của

giảng viên.
6/ Phối hợp các bộ phận của tổ chức:
Sau khi các thành viên trong nhóm hoàn thành bài tập nhóm của mình,
nhóm trưởng có trách nhiệm tổng hợp lại và nộp lại cho lớp trưởng, đồng
thời điểm danh sĩ só nhóm mình và cũng báo cáo lại cho lớp trưởng của
lớp mình. Lớp trưởng tập hợp các bài làm của các nhóm, nhận kết quả sĩ
số, thống kê lại sĩ số rồi nộp lại cho giảng viên. Giảng viên là người cần
thông tin về sĩ số lớp mỗi khi lên lớp và bài tập nhóm phải nộp từ các
nhóm nhận từ các lớp trưởng.


14

Mục tiêu của sự phối hợp là đạt được sự đồng bộ trong cơ cấu tổ chức,
thông tin nhận được là đầy đủ và chính xác. Các hoạt động của lớp muốn
đồng bộ cần có sự giám sát trực tiếp và thưởng xuyên của các cấp quản lí,
phối hợp ăn ý, trung thực…
II/ Đánh giá cơ cấu tổ chức theo 5 yêu cầu:
a/ Tính thống nhất:
Tính thống nhất ở mục tiêu: Cơ cấu tổ chức đang phân tích là lớp học,
mọi thành viên trong tổ chức (lớp học) đều có chung mục tiêu là tiếp thu
được kiến thức về bộ môn Quản Lý Học. Do vậy, về mục tiêu chung, có
thể nói là tổ chức đã thống nhất. Các bộ phận của tổ chức, chi tiết đến từng
nhóm, thậm chí là từng cá nhân, đều chung mục đích như vậy. Cơ cấu tổ
chức này cho phép mọi thành viên trong lớp tập trung vào việc học tập và
có thể tiếp thu kiến thức một các tốt nhất.
Tính thống nhất của 1 tổ chức còn thể hiện ở sự gắn kết của các bộ
phận trong cơ cấu tổ chức: Cả lớp tín chỉ được chia thành 5 lớp theo lớp
sinh viên của mình, các thành viên trong từng lớp sinh viên có sự gắn kết
với nhau do đã cùng học trong 1,5 năm. Các bộ phận nhỏ (nhóm) đều có

những hoạt động chung đó là làm bài tập nhóm.Nhưng 5 lớp sinh viên
trong một lớp chưa gắn kết với nhau do chưa có nhiều cơ hội để giao tiếp
hay hoạt động chung trong cùng một nhóm.
b/ Tính tối ưu:
Tính tối ưu gồm có tính tối ưu giữa các bộ phận và tính tối ưu giữa bộ
phận và cấp tổ chức:
Tổ chức lớp học là 1 tổ chức đơn giản, tuy nhiên số lượng thành viên
của tổ chức lại cũng khá đông (hơn 300 thành viên). Do vậy, tổ chức cần


15

có một cơ cấu chi tiết, không thừa và cũng không thiếu bộ phận nào. Bộ
phận nhỏ nhất của tổ chức này là nhóm, bộ phận lớn hơn là lớp chuyên
ngành. Các bộ phận được chia như vậy là hợp lý. Bộ phận nhỏ nhất là
nhóm để đảm bảo hệ thống quản lý chặt chẽ, tránh tình trạng không hoàn
thành nhiệm vụ, không tham gia làm bài tập. Do tổ chức khá đông thành
viên nên lượng người trong các nhóm phải chia nhỏ (5 người). Các bộ
phận lớn quản lý các bộ phận nhỏ. Lớp chuyên ngành là bộ phận lớn, sẽ là
bộ phận đảm bảo sự hoạt động của các nhóm, đảm bảo sự có mặt đầy đủ
của các nhóm trong buổi học, cũng như quản lý các nhóm có bao nhiêu
thành viên, nhiệm vụ là như thế nào. Các nhóm là bộ phận nhỏ, chỉ thực
hiện chức năng quản lý con người, đảm bảo sự có mặt và tham gia bài tập
chung của nhóm. Như vậy, cơ cấu tổ chức đã đảm bảo tính tối ưu.
c/ Tính tin cậy:
Cơ cấu tổ chức này tương đối đơn giản nên thông tin có thể được
truyền từ các bộ phận rất nhanh, kịp thời, và đầy đủ. Nhưng tính chính xác
chưa được đảm bảo đầy đủ. Do các thành viên quản lý các bộ phận không
phải được tuyển chọn mà hoàn toàn là do các thành viên trong nhóm đưa
lên. Những người quản lý có thể đưa ra những thông tin sai lệch. Cũng như

trong bộ phận nhóm có thể có những sự không công bằng trong phân chia
công việc làm bài tập, do đây là sự quyết định chủ quan của 1 người không
qua chọn lựa. Do vậy, sự chính xác cũng như minh bạch không thể đảm
bảo hoàn toàn trong cơ cấu tổ chức này.
d/ Tính linh hoạt:
Tính linh hoạt trong cơ cấu tổ chức chưa được đảm bảo tốt, do có
nhiều nhóm nhỏ và thông tin phải đi qua nhiều cấp độ. Ví dụ: khi xảy ra


16

việc thay đổi địa điểm học hay phải nghỉ học bất ngờ, sẽ có khá nhiều
nhóm nhỏ hay các cá nhân sẽ không được thông báo 1 cách kịp thời về
việc nghỉ học.
e/ Tính hiệu quả:
Cơ cấu này là khá chi tiết nên đảm bảo tính hiệu quả: quản lý hiệu
quả, công việc thực hiện hiệu quả. Tuy nhiên, tính hiệu quả của quản lý
đôi khi phụ thuộc vào cá nhân người quản lý, nên cũng có trường hợp,
quản lý chỉ mang tính hình thức, không chính xác. Tuy nhiên, đối với một
lớp học quá đông như vậy, thật khó để tìm ra một cơ cấu quản lý hiệu quả
hơn.
Kết luận:
-

Điểm mạnh
Có tính thống nhất cao về
mục tiêu chung.
Cơ cấu tổ chức hiệu quả về
các bộ phận.
Cơ cấu tổ chức chi tiết nên đã

phát huy được hiệu quả trong
quản lý và thực hiện công
việc.

-

-

Điểm yếu:
Chưa có sự tương tác, giao
lưu rộng rãi giữa các thành
viên trong lớp.
Chưa đảm bảo độ tin cậy cao.
Tính linh hoạt chưa cao

III/ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức của lớp quản lý học khác đơn giản. Nhưng lượng sinh
viên là khá lớn so với một lớp học thông thường (300 bạn so với 50 bạn).
Thế nên cơ cấu tổ chức không tốt sẽ dẫn đến hoạt động không tốt.
Nhận thấy, mô hình tổ chưc này khá là tốt. Nhược điểm tồn tại trong
mô hình cơ cấu này là không lớn và có thể chấp nhận được (do mỗi cơ cấu
đều có nhược điểm riêng). Mô hình hoạt động chủ yếu theo mô hình chức


17

năng như đã phân tích chức năng ở trên. Giảng viên chủ yếu hoạt động
ngoài giờ thông qua các lớp trưởng, và các lớp trưởng hoạt động chủ yếu
thông qua các nhóm trưởng lớp mình. Các lớp trưởng các nhóm lại hoạt
động chủ yếu thông qua các thành viên nhóm mình. Nhìn sơ qua cảm nhận

như, giảng viên không có sự tương tác nhiều với sinh viên và như vậy, môi
trường học tập sẽ trở lên khô khan và không thoai mái. Nhưng thực chất,
mô hình tổ chức này hết sức phù hợp. Vì trong giờ giảng dạy, giảng viên
đã có đủ một khoảng thời gian để tương tác với sinh viên của mình và như
vậy, hoạt động khác thông qua lớp trưởng các lớp là hoàn toàn hợp lý. Như
vậy có thể tiếp tục sử dụng cơ cấu tổ chức này.