ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HOÀNG HÀ
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.01 MB, 58 trang )
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với những sự hỗ trợ,
giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp từ người khác. Trong suốt thời gian
từ khi bắt đầu học tập tại giảng đường đại học đến nay, em đã nhận được sự quan tâm,
giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến cô giáo Ths. Nguyễn Hằng Giang đã hướng
dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoàn thành
Khóa luận tốt nghiệp.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Khoa Tin học Thương Mại, trường
Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu.
Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
Hoàng Hà, Ban lãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều
kiện cho em tìm hiểu, nghiên cứu và giúp đỡ em rất nhiều trong suốt quá trình thực tập
tại công ty.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng
với thời gian và kiến thức còn hạn chế, Khóa luận chắc chắn không tránh khỏi những
thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của quý Thầy Cô.
Sau cùng, em xin kính chúc quý Thầy Cô thật dồi dào sức khỏe, niềm tin để tiếp
tục thực hiện sứ mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức cho thế hệ mai sau.
Sinh viên thực hiện
Hoàng Thị Thúy Nga
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
1
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
MỤC LỤC
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
2
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
3
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
BCTC
BFD
BHXH
BHYT
CNTT
CSDL
DFD
ERD
HT
HTTT
KPCĐ
KTKL
TM&DV
TNHH
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
Giải nghĩa
Báo cáo tài chính
Biểu đồ phân cấp chức năng
Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu
Sơ đồ thực thể liên kết
Hệ thống
Hệ thống thông tin
Kinh phí công đoàn
Khen thưởng, kỷ luật
Thương mại và Dịch vụ
Trách nhiệm hữu hạn
4
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ
1.1.
Tầm quan trọng và ý nghĩa của hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
Hiện nay công nghệ thông tin đã đi vào đời sống, đi vào các doanh nghiệp với
một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng, tiết kiệm
được nhiều thời gian, công sức mà không mất đi sự chính xác, còn làm cho công việc
được thuận lợi và phát triển lên rất nhiều. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt
trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý, doanh nghiệp có thể thu thập,
xử lý, phổ biến thông tin, một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả.
Bắt cứ một doanh nghiệp nào được thành lập và đưa vào hoạt động cũng cần phải
có những “bộ máy” quản lý. Tuy nhiên doanh nghiệp không chủ tốn nhiều chi phí cho
nhân lực mà nhiều khi hoạt động còn không hiệu quả. Vì vậy, việc ra đời các hệ thống
thông tin quản lý nhân sự nhận được rất nhiều sự quan tâm của các doanh nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ mang đến một môi trường làm việc
chuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng trên một quy trình liên tục, không lặp lại, đảm
bảo tính đầy đủ, khoa học, đặc biệt giảm tải tối đa cho phòng nhân sự của doanh
nghiệp. Trong đó, mỗi doanh nghiệp sẽ có mức độ khác nhau về quản lý nhân sự, về
cách thức quản lý. Do đó hệ thống thông tin quản lý nhân sự cũng vì thế mà có nhiều
loại khác nhau để quan tâm đúng mức tới lợi ích và phát huy tối đa tác dụng của sự
đầu tư
Với kiến thức và kinh nghiệm của bản thân cùng với việc nhận thấy tầm quan
trọng của việc ứng dụng HTTT quản lý nhân sự trong các công ty, khóa luận dưới đây
sẽ đề xuất về vấn đề phân tích, thiết kế HTTT quản lý nhân sự cho công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
1.2.
Tổng quan về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự
HTTT quản lý nhân sự là hệ thống hỗ trợ nhà quản trị tiến hành công tác quản lý
nhân sự . Hệ thống này cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý, cung
cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực. Hơn thế nữa
nó còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực, thông tin về tiềm năng nguồn
nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ, thông tin về biến động nguồn nhân lực.
Đề tài phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự không phải là một đề tài mới.
Tuy nhiên, mỗi cơ quan, tổ chức với các điều kiện và yêu cầu khác nhau sẽ phù hợp với
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
5
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
một HTTT quản lý nhân sự được thiết kế dành riêng cho cơ quan, tổ chức đó. Sau đây sẽ
trình bày một số đề tài liên quan đến phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự:
Đề tài thứ nhất: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty
TNHH Minh Trí” do sinh viên Trần Thị Thu Hương - Trường Đại học công nghệ - Đại
học Quốc Gia Hà Nội thực hiện.
Những nội dung mà đề tài đã giải quyết được là phân tích, khảo sát hiện trạng và
từ đó phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo phương pháp hướng
đối tượng UML.
Hạn chế: Đề tài được thực hiện theo phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
thông tin hướng đối tượng. Tuy nhiên, phương pháp này cho thấy nhược điểm là chưa
thấy rõ được mối quan hệ và sự thống nhất của giai đoạn phân tích với giai đoạn thiết
kế, đặc biệt là thiết kế CSDL cho hệ thống, gây khó khăn trong việc nghiên cứu đề tài.
Đề tài thứ hai: “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương
tại Công ty thiết bị điện Cửu Long” do sinh viên Trần Thế Mạnh – Trường Đại học
Kinh tế quốc dân thực hiện.
Những nội dung mà đề tài giải quyết được: Sử dụng phương pháp duy vật- biện
chứng trong phân tích thiết kế, từ phân tích chức năng đến mô hình hoá, xem xét vấn
đề trong tổng hoà các mối quan hệ, đảm bảo tính toàn vẹn trong quan hệ kết hợp với
các yếu tố lịch sử. Đồng thời áp dụng phương pháp điều tra, khảo sát thực tế.
Hạn chế: Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương trong đề tài là đề cập đến
khía cạnh quản lý tiền lương, là một phần trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự nói
chung, vì quản lý nhân sự còn bao gồm nhiều chức năng khác như quản lý hợp đồng lao
động, bảo hiểm,…
Vì vậy, đề tài “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà” được thực hiện bằng phương pháp phân
tích thiết kế hệ thống hướng chức năng theo thực trạng cụ thể tại công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, tạo ra một giải pháp quản lý tốt nhất cho công ty
trong vấn đề quản lý nhân sự nhằm hạn chế tối đa những điểm yếu mà những đề tài
trước đã thực hiện.
1.3.
Mục tiêu của đề tài.
Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới các mục tiêu sau:
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
6
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
Hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
trong doanh nghiệp như: khái niệm, quy trình, phương pháp phân tích thiết kế hệ thống
thông tin.
Hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và
của công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà nói riêng.
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý nhân sự tại công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp
dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự cho công ty làm
cơ sở để triển khai và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự phù hợp và mang
tính thiết thực đối với hoạt động quản lý nhân sự của công ty, đem lại hiệu quả trong
công việc.
1.4.
-
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm:
Quy trình quản lý nhân sự, những người tham gia và có ảnh hưởng đến hoạt động
quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà: Phòng nhân sự,
phòng kế toán, ban giám đốc công ty.
Cơ sở hạ tầng CNTT liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự tại công ty.
Các kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống hướng chức năng.
-
Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự trong công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Về thời gian : Do điều kiện thời gian không cho phép nên em không thể thu thập
được đầy đủ thông tin về tất cả hoạt động của doanh nghiệp, trong đề tài chỉ tập trung
nghiên cứu những vấn đề cần thiết đặt ra trong doanh nghiệp liên quan tới quản lý
nhân sự trong thời gian từ năm 2011 đến năm 2013.
1.5.
Phương pháp thực hiện đề tài.
Khóa luận được thực hiện trên cơ sở vận dụng tổng hợp một số phương pháp
nghiên cứu khoa học, cụ thể:
Phương pháp nghiên cứu thực tiễn
Để thu thập dữ liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty, ngoài
quá trình quan sát trực tiếp, em đã sử dụng các phiếu điều tra với các câu hỏi về hệ
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
7
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
thống, về hạ tầng CNTT và đặc biệt quan tâm đến hạ tầng CNTT trong công tác quản
lý nhân sự.
Nắm bắt được tầm quan trọng của việc tin học hóa HTTT quản lý nhân sự cho
công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà thông qua thông tin trực tiếp từ Phó
giám đốc công ty, từ đó có phương hướng phân tích vâ thiết kế HTTT quản lý nhân sự
phù hợp.
Phương pháp nghiên cứu lý thuyết.
Thu thập thông tin khoa học trên cơ sở nghiên cứu các tài liệu về phân tích và
thiết kế hệ thống thông tin quản lý dưới các dạng khác nhau như giáo trình các môn
học chuyên ngành, sách tham khảo, tài liệu và thông tin trên internet. Cụ thể các tài
liệu tham khảo sẽ được trình bày tại phần cuối của khóa luận. Sau đó tiến hành phân
tích và tổng hợp lý thuyết.
Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng
thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng. Tổng hợp là liên kết từng mặt,
từng bộ phận đã được phân tích tạo ra một hệ thống lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về
đối tượng.
1.6.
Kết cấu của bài khóa luận.
Khóa luận được chia làm ba phần chính.
Phần 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế HTTT quản lý nhân sự.
Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Phần 3: Đề xuất định hướng phát triển HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
8
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN
QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
HOÀNG HÀ.
2.1.
Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự.
2.1.1. Một số khái niệm cơ bản
Khái niệm thông tin: Thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó
thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng
Khái niệm hệ thống: Là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau
cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và
sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi.
Khái niệm hệ thống thông tin: Là một hệ thống thu thập, xử lý, cung cấp
thông tin và là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫn
nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó của con người.
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý là hệ
thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con
người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin
cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức.
Chu trình xây dựng một hệ thống thông tin quản lý gồm 6 bước:
Bước 1: Khảo sát.
Khảo sát là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông
tin, cung cấp thông tin chi tiết về hệ thống phục vụ cho các công đoạn về sau.
Công việc cần thực hiện
-
Khảo sát hệ thống đang làm gì.
Đưa ra đánh giá về hiện trạng.
Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm.
Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo.
Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và những ràng
buộc khác
Bước 2: Phân tích.
Phân tích là công đoạn đi sau công đoạn khảo sát sơ bộ và là công đoạn đi sâu
vào các thành phần hệ thống. Đây còn được coi là công đoạn thiết kế logic.
Công việc thực hiện.
-
Phân tích hệ thống về chức năng.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
9
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
-
Phân tích hệ thống về xử lý.
Phân tích hệ thống về dữ liệu
Bước 3: Thiết kế.
Thiết kế là công đoạn cuối của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế. Tại thời
điểm này đã có mô tả logic về hệ thống mới và tập các biểu đồ lược đồ thu được ở
công đoạn phân tích..
Nhiệm vụ: Chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý.
Công việc thực hiện:
-
Thiết kế tổng thể
Thiết kế giao diện
Thiết kế các kiểm soát
Thiết kế các tập tin dữ liệu
Thiết kế chương trình (nếu có)
Bước 4: Xây dựng.
Đây là giai đoạn viết lệnh (code) tạo hệ thống. Từng người viết code thực hiện
những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn.
Bước 5: Cài đặt.
Cài đặt là việc thay thế hệ thống thông tin cũ bằng hệ thống thông tin mới.
Công việc thực hiện
-
Lập kế hoạch cài đặt: Đảm bảo không gây ra những biến động lớn trong toàn bộ hệ
thống quản lý cần phải có một kế hoạch chuyển giao (thay thế) hết sức thận trọng mà tỉ
-
mỉ.
Cài đặt chương trình.
Biến đổi dữ liệu.
Huấn luyện.
Biên soạn tài liệu về hệ thống.
Bước 6: Bảo trì.
Bảo trì hệ thống được định nghĩa là việc sửa đổi một hệ thống sau khi đã bàn
giao để chỉnh lại các lỗi phát sinh, cải thiện hiệu năng hoặc các thuộc tính khác, hoặc
làm cho hệ thống thích ứng trong một môi trường đã bị thay đổi.
2.1.2. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự.
Khái niệm quản lý nhân sự: Quản trị nhân sự hay Quản lý nguồn nhân lực là công tác
quản lý các lực lượng lao động của một tổ chức, công ty, xã hội, nguồn nhân lực. Chịu
trách nhiệm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, và tưởng thưởng người lao động,
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
10
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
đồng thời giám sát lãnh đạo và văn hóa của tổ chức, và bảo đảm phù hợp với luật lao
động và việc làm.
Tầm quan trọng của quản lý nhân sự: Sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp
phụ thuộc rất lớn vào việc khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực: vốn, cơ sở
vật chất, tiến bộ khoa học kỹ thuật, người lao động, các yếu tố này có mối quan hệ mật
thiết với nhau và tác động lại với nhau. Những yếu tố như: máy móc thiết bị, của cải
vật chất, công nghệ kỹ thuật đều có thể mua được, học hỏi được, sao chép được,
nhưng con người thì không thể. Vì vậy có thể khẳng định rằng quản trị nhân sự có vai
trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp .
Con người, với khả năng sáng tạo, lao động cần cù siêng năng của mình, đã phát
minh ra những dụng cụ từ ban đầu là thô sơ cho đến phát triển công nghệ cao, khoa
học kỹ thuật cao như ngày nay đã phục vụ được nhu cầu bản thân và phát triển xã hội.
Quản trị nhân sự góp phần vào việc giải quyết các mặt kinh tế xã hội của vấn đề
lao động. Đó là một vấn đề chung của xã hội, mọi hoạt động kinh tế nói chung đều đi
đến một mục đích sớm hay muộn là làm sao cho người lao động hưởng thành quả do
họ làm ra.
Quản trị nhân sự gắn liền với mọi tổ chức, bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng
cần phải có bộ phận nhân sự. Quản trị nhân sự là một thành tố quan trọng của chức
năng quản trị, nó có gốc rễ và các nhánh trải rộng khắp nơi trong mọi tổ chức. Quản trị
nhân sự hiện diện ở khắp các phòng ban, bất cứ cấp quản trị nào cũng có nhân viên
dưới quyền vì thế đều phải có quản trị nhân sự. Cung cách quản trị nhân sự tạo ra bầu
không khí văn hoá cho một doanh nghiệp . Đây cũng là một trong những yếu tố quyết
định đến sự thành bại của một doanh nghiệp .
Các phương pháp tổ chức quản lý nhân sự:
Trong bất kỳ tổ chức kinh tế nào, việc nhận thức về cá nhân sẽ luôn đi kèm với
phương pháp quản lý cá nhân đó. Nói cách khác đánh giá về một cá nhân như thế nào sẽ
quyết định đến phương pháp quản lý. Hiện nay có 3 phương pháp quản lý nhân sự sau:
Phương pháp 1: Lấy cá nhân làm trung tâm, tập trung ảnh hưởng kiểu gia đình trị
truyền thống.
Phương pháp này có những đặc điểm sau:
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
11
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
-
Quyền lực tập trung vào nhân vật lãnh đạo hạt nhân, tất cả mọi công việc đều tập trung
vào nhân vật này.
-
Nhân viên chỉ là công cụ tạo lợi nhuận, không có quyền tham gia hoạch định phương
hướng phát triển.
-
Cơ chế nhân lực cứng nhắc, không có biến chuyển linh hoạt.
-
Chỉ chú ý đến sự cống hiến của nhân viên mà không bảo vệ quyền lợi của họ.
-
Chỉ tập trung áp chế nhân công, thiếu tôn trọng tự do sáng tạo.
Mô hình quản lý nhân lực này không còn phù hợp trong thời đại mới nữa khi nhà
quản lý cần phải biết tôn trọng tư duy và khích lệ tự do sáng tạo của mỗi nhân viên.
Những doanh nghiệp áp dụng kiểu quản lý này sẽ không thể thu hút và giữ chân người
tài, ngày càng giảm sức cạnh tranh của mình trên thị trường lao động.
Phương pháp 2: Cá nhân làm trung tâm nhưng theo hướng quản lý tập thể.
Trong mô hình quản lý này, nhân viên được coi là một chủ thể hoạt động dưới
định hướng và sự quản lý, khích lệ của hạt nhân lãnh đạo. Mối quan hệ giữa cấp trên
và cấp dưới khá gắn kết. Phương pháp này có các đặc điểm:
-
Quyền lợi của doanh nghiệp được phân phối xuống từng nhân viên, mọi chính sách
đều xuất phát từ lợi ích chung.
-
Mọi nhân viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, có tính dân chủ; các chính sách được
hoạch định một cách khoa học và theo sự đồng thuận của số đông.
-
Nhân viên có chính kiến và thể hiện sự năng động qua việc tham gia tích cực vào các
chính sách mở.
-
Cơ chế quản lý có sự phân cấp, luôn có những thay đổi phù hợp với điều kiện khách
quan.
-
Nhìn đúng người, giao đúng việc là nguyên tắc chung nhất.
-
Kích thích sự cống hiến của các nhân viên bằng cả quyền lợi và nghĩa vụ, chú trọng
nhất đến hiệu quả công việc coi đó là tiêu chí hàng đầu để đánh giá nhân viên.
Đây là mô hình quản lý nhân sự phổ biến và phù hợp với xu thế phát triển chung
hiện nay. Mỗi cá nhân trong bộ máy đều có những vai trò riêng của mình, tự do phát
triển khả năng trong một môi trường.
Phương pháp 3: Tập thể lãnh đạo kiểu cũ:
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
12
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
Mô hình quản lý này mới nghe thì có vẻ ưu việt nhưng thực chất của mô hình
này là sản phẩm của cơ chế tập trung quan liêu bao cấp. Nhiều người lãnh đạo nhưng
không thấy vai trò của người chỉ huy cao nhất dẫn đến việc trách nhiệm không được
quy định cụ thể cho cá nhân nào, nhiều công việc bị đình trệ hoặc có làm cũng không
thành công.
Đặc điểm của mô hình quản lý nhân lực này là:
-
Thường xuất hiện nhiều hội đồng kiểm duyệt với bất cứ một dự án nào.
-
Chỉ một số ít người làm việc thực sự, những người “chỉ tay năm ngón” nhiều hơn và
can thiệp sâu.
-
Những ý kiến của những người cấp tiến không được ưu tiên lựa chọn bằng các giải
pháp an toàn hơn cho tập thể người làm quản lý.
-
Những cá nhân tích cực làm việc vất vả nhưng không có cơ hội tham gia hội đồng.
-
Quy trình xét duyệt và thực hiện một kế hoạch bị kéo dài.
Đây thực sự là mô hình cần chấm dứt trong thời đại kinh tế thị trường hiện nay
khi bộ máy vận hành cồng kềnh tốn kém và hiệu quả kinh tế thấp.
HTTT quản lý nhân sự và tầm quan trọng của HTTT quản lý nhân sự.
Nguồn lực con người luôn đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động của tổ
chức hay doanh nghiệp. Do vậy việc khai thác tốt nguồn lực này sẽ phục vụ tốt cho
việc phát triển doanh nghiệp và xã hội. Cũng vì lẽ đó quản trị nhân sự đòi hỏi rất nhiều
về sự hiều biết con người ở nhiều khía cạnh, và quan niệm rằng con người là yếu tố
trung tâm của sự phát triển. Các kỹ thuật quản lý nhân lực sinh ra nhằm tạo điều kiện
để con người phát huy hết khả năng tiềm ẩn, giảm lãng phí nguồn lực, tăng hiệu quả
của tổ chức.
Hệ thống quản lý nhân sự là hệ thống hỗ trợ nhà quản trị tiến hành công tác quản
lý nhân sự . Hệ thống này cung cấp thông tin cho lãnh đạo ra các quyết định quản lý,
cung cấp thông tin cho quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguồn nhân lực. Hơn
thế nữa nó còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực, thông tin về tiềm
năng nguồn nhân lực để có cơ sở bổ nhiệm cán bộ, thông tin về biến động nguồn nhân
lực.
Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo cấp quản lý:
Bảng 2.1: Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự theo cấp quản lý.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
13
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
Mức quản lý
Tác nghiệp
Chiến thuật
Chiến lược
Các hệ thống thông tin quản trị nhân lực
Hệ thống thông tin quản lý lương
Hệ thống thông tin quản lý vị trí làm việc.
Hệ thống thông tin quản lý người lao động.
Hệ thống thông tin đánh gái tình hình thực hiện công việc và con
người.
Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên.
Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc.
Hệ thống thông tin phân tích và thiết kế công việc.
Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên.
Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng và bảo hiểm, trợ cấp.
Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
Kế hoạch hóa nguồn nhân lực.
Tầm quan trọng của việc sử dụng HTTT vào quản lý nhân sự.
Bất cứ một doanh nghiệp nào được thành lập và đưa vào hoạt động cũng cần có
những “bộ máy” quản lý. Tuy nhiên, doanh nghiệp không chỉ tiêu tốn nhiều chi phí
cho nhân lực mà nhiều khi hoạt động đó còn không hiệu quả. Vì vậy, việc ứng dụng
các hệ thống thông tin vào quản lý nhân sự nhận được sự quan tâm của rất nhiều doanh
nghiệp.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự sẽ mang đến một môi trường làm việc
chuyên nghiệp, có sự phân công rõ ràng trên một quy trình liên tục và không lặp lại,
đảm bảo tính khoa học và giảm tải tối đa cho phòng nhân sự của doanh nghiệp. Hệ
thống thông tin nhân sự nếu được tổ chức khoa học, đầy đủ sẽ tạo ra môi trường lưu
trữ tốt, môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên cập nhật các tương tác, sự đồng
bộ thông tin và cập nhật liên tục các quá trình trong nghiệp vụ nhân sự. Các nhà quản
lý có thể khai thác thông tin để ra quyết định mọi lúc mọi nơi.
2.1.3. Lý thuyết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý
2.1.3.1.
Phân tích hệ thống
Phân tích hệ thống thông tin: Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống
thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ
thống.
Có hai hướng tiếp cận việc phân tích hệ thống thông tin gồm 2 hướng: hướng phân
tích theo chức năng, và phân tích theo hướng đối tượng.
Phân tích theo hướng đối tượng (OOP): Là kĩ thuật lập trình hỗ trợ công nghệ đối
tượng. OOP được xem là giúp tăng năng suất, đơn giản hóa độ phức tạp khi bảo trì
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
14
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
cũng như mở rộng phần mềm bằng cách cho phép lập trình viên tập trung vào các đối
tượng phần mềm ở bậc cao hơn. Ngoài ra, nhiều người còn cho rằng OOP dễ tiếp thu
hơn cho những người mới học về lập trình hơn là các phương pháp trước đó.
Pha phân tích hệ thống hướng đối tượng bao gồm:
-
Phân tích kiến trúc hệ thống : Là quá trình xem xét nhìn nhận, đánh giá hệ thống thông
tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, phát triển hệ thống
-
hay mô tả, xác định các chức năng của hệt thống đối với đối tượng.
Xây dựng biểu đồ use case: Dựa trên tập yêu cầu ban đầu, người phân tích tiến hành
xác định các tác nhân, use case và các quan hệ giữa các use case để mô tả lại các chức
năng của hệ thống. Một usecase là một lời miêu tả của một chức năng mà hệ thống
cung cấp. Một thành phần quan trọng trong biểu đổ use case là các kịch bản mô tả hoạt
-
động của hệ thống trong mỗi use case cụ thể.
Xây dựng biểu đồ lớp đối tượng : Biểu đồ lớp chỉ ra cấu trúc tĩnh của các lớp trong hệ
thống. Các lớp là đại diện cho các vật được xử lý trong hệ thống . Xác định tên các
lớp, các thuộc tính của lớp, một số phương thức và mối quan hệ cơ bản trong sơ đồ
-
lớp.
Xây dựng biểu đồ trạng thái : Mô tả các trạng thái và chuyển tiếp trạng thái trong hoạt
động của một đối tượng thuộc một lớp nào đó.
Phân tích theo hướng chức năng: Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành Công
nghệ phần mềm. Theo lối tiếp cận này, chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin
mà hệ thống sẽ giữ gìn. Người dùng sẽ đưa ra những thông tin nào mà họ cần, rồi sẽ
thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Forms để nhập thông
tin và in báo cáo để trình bày các thông tin. Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương
pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin. Phân tích HT hướng
chức năng giúpnghiên cứu, điều tra, xem xét các chức năng của hệ thống một cách tỉ
mỉ, toàn diện.
Nhiệm vụ của phân tích HT hướng chức năng là cần xác định:
-
Biểu đồ phân cấp chức năng (BFD): Là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần
các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi chức năng có thể gồm nhiều chức năng con
-
và thể hiện trong một khung sơ đồ.
Biểu đồ luồng dữ liệu (DFD): Là một loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá
trình xử lý thông tin được diễn tả ở mức logic, chỉ rõ các thông tin được chuyển giao
giữa các chức năng, và qua đó thấy được phần nào trình tự thực hiện của chúng.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
15
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
+
Chức năng xử lý: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu
+
trúc, vị trí của một dữ liệu, hoặc một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới).
Luồng dữ liệu: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thống tin vào hay ra của một
chức năng nào đó.
+ Kho dữ liệu: Là dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy nhập
nhiều lần về sau.
+ Tác nhân ngoài: Là những phần tử ngoài hệ thống và có mối quan hệ với hệ thống.
+ Tác nhân trong: Là một hệ thống con hay chức năng của hệ thống dùng để biểu diễn
khi DFD được trình bày ở nhiều trang, nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử ở
mô hình hiện tại.
Biểu đồ luồng dữ liệu có 3 mức:
Sơ đồ mức ngữ cảnh: Là biểu đồ luồng dữ liệu chỉ có một chức năng duy
nhất là chức năng tổng quát của hệ thống trao đổi các luồng thông tin với các đối tác.
Thể hiện khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết
mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống. Để xây
dựng được sơ đồ này cần xác định: chức năng xử lý của hệ thống, các tác nhân ngoài và
các luồng thông tin vào ra với hệ thống.
Để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt đầu từ
sơ đồ mức ngữ cảnh, người ta phân rã sơ đồ thành sơ đồ mức đỉnh, mức dưới đỉnh…
Biểu đồ mức đỉnh:
Chức năng xử lý duy nhất ở mức ngữ cảnh giờ được tách thành các chức năng xử
lý con và xuất hiện cá luồng thông tin nội bộ giữa các chức năng xử lý của HT.
Các tác nhân ngoài và các luồng thông tin vào ra với HT đươc bảo toàn.
Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh: Là biểu đồ được phân rã từ biểu đồ mức
đỉnh. Các thành phần của biểu đồ được phát triển từ chức năng xử lý cấp trên phân rã
thành chức năng xử lý mức dưới thấp hơn.
Những luồng thông tin vào ra mức trên thì lặp lại ở mức dưới, có thêm các
đường nội bộ.
Các tác nhân ngoài xuất hiện đầy đủ như ở mức đỉnh đối với mỗi chức năng xử
lý.
Xuất hiện các kho để chứa thông tin.
-
Mô hình dữ liệu thực thể ERD: là mô hình giúp xác định các thực thể và mối liên hệ
giữa chúng.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
16
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
+
Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy được quan
+
tâm trong quản lý. Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.
Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ không phải
là bản thân thông tin. Các kiểu thực thể quan trọng nhất rơi vào ba phạm trù:
* Thông tin liên quan tới một trong các giao dịch chủ yếu của hệ thống.
* Thông tin liên quan đến các thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống.
* Thông tin đã khái quát, thường dưới dạng thống kê, liên quan tới vạch kế hoạch
hoặc kiểm soát.
+
Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tại độc
lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau. Vì vậy khái niệm liên
kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể. Kiểu liên kết: Là
tập hợp các liên kết có cùng bản chất. Các kiểu liên kết cho biết số thể hiện lớn nhất của
mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thể khác.
+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liên kết.
Người ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộc tính
quan hệ, thuộc tính mô tả. Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắt buộc
thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định.
2.1.3.2.
Thiết kế hệ thống
Thiết kế hệ thống là tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra
trong giai đoạn phân tích hệ thống .Ý nghĩa của thiết kế hệ thống là nhằm:
-
Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấp nhận hay
-
không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vận hành.
Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, nhận rõ
-
tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ.
Đối với phương pháp hướng chức năng thì thiết kế hệ thống là xác định cấu trúc phần
cứng, phần mềm, xác định các module chương trình, các giao diện và dữ liệu cho hệ
thống để thỏa mãn yêu cầu của người sử dụng.
Thiết kế hệ thống hướng chức năng bao gồm:
-
Thiết kế tổng thể : là việc đưa ra một kiến trúc tổng thể của hệ thống. Kiến trúc này thể
hiện sự phân chia hệ thống thành nhiều hệ thống con và sự chia tách phần thực hiện bằng
thủ công với phần thực hiện bằng máy tính trong mỗi hệ thống con đó.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
17
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
-
Thiết kế giao diện: để thực hiện các cuộc đối thoại giữa người và máy là các giao lưu trên
biên, các giao lưu này phải được thể hiện thành các loại giao diện, như là các mẫu thông
tin thu thập, các tài liệu in ra từ máy tính, các màn hình.
-
Thiết kế kiểm soát: đề xuất các biện pháp làm cho hệ thống đảm bảo được : tính chính
xác, tính an toàn, tính nghiêm mật, tính riêng tư. Tạo ra các bảo mật cho hệ thống dù ở
mức tối giản nhất cho đến mức nâng cao.
-
Thiết kế cơ sở dữ liệu: là thiết kế ra nơi lưu giữ lâu dài các dữ liệu của hệ thống ở bộ nhớ
ngoài, các dữ liệu này phải được tổ chức tốt theo hai tiêu chí hợp lý nghĩa là đủ dùng và
không dư thừa; truy nhập thuận lợi, nghĩa là tìm kiếm, cập nhật, bổ sung và loại bỏ các
thông tin sao cho nhanh chóng và tiện dùng.
-
Thiết kế chương trình: Các kết quả thu được qua các giai đoạn phân tích, thiết kế thổng
thể, và thiết kế chi tiết (về các giao diện, các kiểm soát và cơ sở dữ liệu) dù là khá phong
phú, đa dạng nhưng vẫn còn thiếu các chức năng phụ trợ cần thiết là các chuyển giao điều
khiển, sự tương tác, chức năng đối thoại với người dùng, các chuyển giao điều khiển. Đây
là một giai đoạn của thiết kế nhằm đưa ra các quyết định, miêu tả nội dung về cài đặt.
Thiết kế hệ thống hướng đối tượng: Cũng bao gồm các loại thiết kế như hướng
chức năng, nhưng có thêm các biểu đồ sau:
-
Xây dựng biểu đồ Tuần tự: mô tả chi tiết hoạt động của các use case dựa trên các đã
có và các lớp đã xác định trong pha phân tích. Để xây dựng biểu đồ tuần tự cần xác
định các đối tượng được biểu diễn bằng các đường thẳng đứng. Trục thời gian có
hướng từ trên xuống, biểu đồ chỉ ra sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng khi theo
thời gian. Các thông điệp được biểu diễn bằng các đường gạch ngang găn liền với mũi
tên. Trục thời gian cùng những lời nhận xét khác thường được đưa vào phần lề của
-
biểu đồ.
Xây dựng biểu đồ lớp chi tiết : tiếp tục hoàn thiện biểu đồ lớp bao gồm bổ sung các
lớp còn thiếu, dựa trên biểu đồ trạng thái để bổ sung các thuộc tính, dựa trên biểu đồ
tương tác để xác định các phương thức và mối quan hệ giữa các lớp.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
18
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
2.1.4. Phân định nội dung nghiên cứu.
Việc phân tích HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
Hoàng Hà được thực hiện theo hướng chức năng.
Việc thiết kế HTTT quản lý đã được nêu ở trên gồm có 5 loại, tuy nhiên khóa
luận chỉ dừng lại ở việc thiết kế giao diện và thiết kế cơ sở dữ liệu.
Các đối tượng và nghiệp vụ nghiên cứu trong quá trình phân tích và thiết kế
HTTT quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà:
-
Nhân sự: Áp dụng cho việc quản lý nhân viên chính thức.
-
Tiền lương: Lương cố định theo thỏa thuận, việc trả lương được tiến hành hàng tháng
và thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
2.2.
Khen thưởng và kỷ luật: Áp dụng chế độ thưởng/phạt theo quy định của công ty.
Phân tích, đánh giá thực trạng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà
2.2.1. Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
-
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà được thành lập ngày 28/07/2009
với vốn điều lệ tại lần đăng ký thay đổi thứ 2 ngày 19/08/2014 là 9.898.000.000 VNĐ,
đặt trụ sở tại địa chỉ Xóm 6, Thộn 2, Xã Hòa Thạch, Huyện Thạch Thất, Thành phố Hà
-
Nội.
Lĩnh vực hoạt động: Công ty đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực thương mại, vận tải,
xây dựng với các nghiệp vụ chính là:
+ Mua bán vật tư, vật liệu xây dựng.
+ Cung cấp dịch vụ vận tải.
+ Cung cấp dịch vụ sửa chữa xe ô tô các loại.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
19
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
-
Sơ đồ bộ máy tổ chức nhân sự:
Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH TM & DV Hoàng Hà.
Nguồn: Báo cáo thực tập tổng hợp tại công ty TNHH TM&VD Hoàng Hà.
Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Bộ phận nhân sự: Gồm có 1 nhân viên – Nguyễn Ánh Ngọc, có chức năng tham mưu
và giúp Giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao động, tiền lương, thi
đua khen thưởng, thanh kiểm tra, pháp chế. Nhân viên phụ trách quản lý nhân sự trong
công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà thực hiện các công việc sau:
+ Trực điện thoại công ty.
+ Tuyển dụng.
+ Chấm công nhân viên.
+ Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
+ Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu.
-
Bộ phận kế toán: Gồm có 2 nhân viên.
Bộ phận kế toán có chức năng cung cấp số liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh
và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn của công ty cho giám đốc một cách chính xác, kịp
thời, để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
20
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
+ Kế toán trưởng - Hoàng Thu Hòa: Quản lý hoạt động kế toán. Nhận số liệu,
hóa đơn, chứng từ để làm các BCTC theo định kỳ.
+ Kế toán viên – Nguyễn Phương Anh: Phụ trách nhập liệu chứng từ, hóa đơn, và
thực hiện các nghiệp vụ do kế toán trưởng yêu cầu.
-
Bộ phận Kho: Gồm có 2 nhân viên.
+ Thủ kho – Trần Duy Anh: Quản lý quá trình nhập kho, xuất kho.
+ Nhân viên kho – Phạm Tiến Minh: Hỗ trợ bốc xếp hàng hóa nhập, xuất kho.
-
Bộ phận vận tải: Gồm có 41nhân viên, là bộ phận chủ chốt mang tính chất sống còn
của công ty, có nhiệm vụ vận chuyển hàng hóa trong quá trình thực hiện đơn hàng, kịp
thời sửa chữa xe khi có sự cố máy móc.
+ Trưởng bộ phận – ông Phùng Quang Minh: Có nhiệm vụ điều động nhân viên
bộ phận mình hoàn thành tốt tiến độ công việc.
+ Nhân viên theo dõi – Nguyễn Thanh Hải: sử dụng phần mềm GPS theo dõi quá
trình vận chuyển hàng hóa.
+ Nhân viên dịch vụ: 3 nhân viên, có nhiệm vụ sửa xe công ty khi xe gặp sự cố,
thực hiện dịch vụ sửa chữa cho các đơn vị, cá nhân khác.
+ Nhân viên lái xe: 18 nhân viên
+ Nhân viên phụ xe: 18 nhân viên
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
21
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
2.2.2. Phân tích thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Các nghiệp vụ quản lý nhân sự trong công ty:
- Quản lý hồ sơ nhân sự:
Khi nhân viên được tuyển vào công ty, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ
của phòng nhân sự. Khi ban lãnh đạo công ty có yêu cầu xem thông tin của một nhân
viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phòng nhân sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ và mang lên
trình ban lãnh đạo. Ngoài ra hồ sơ còn được lưu thành các file Word theo từng phòng
ban trên máy tính. Ngoài các thông tin về sơ yếu lý lịch, còn có cả thông tin về quá
trình công tác, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp và chế độ chính sách, thông tin
thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ và
file Word thêm 1 năm để phục vụ cho công tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó
hồ sơ sẽ được hủy đi.
-
Quản lý tiền lương:
Chấm công: Mỗi phòng ban của công ty có một bảng chấm công riêng được quản
lý bằng phần mềm MS Excel 2007 theo từng năm. Mỗi file gồm 12 bảng tính, mỗi
bảng tính là 1 bảng chấm công cho các tháng trong năm. Việc chấm công của các
phòng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp
và đưa sang phòng kế toán để lập bảng lương. Bảng lương sẽ được trình lên ban giám
đốc phê duyệt và trở về phòng Kế toán tài chính để phát lương cho nhân viên.
Về hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, thường là vào
mùng 5, mùng 6 hàng tháng. Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt
-
Quản lý công văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng (hợp đồng
lao động,…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty (đơn xin nghỉ
việc, đơn đề nghị tăng lương,…).
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
22
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
-
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
Phần mềm hệ thống: Windows XP 2000.
Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng antivirus (BKAV Pro)
Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông tin nhân
+
+
+
+
+
sự, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
Bảng tính Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, in báo cáo lương.
Yếu tố con người
Bộ phận nhân sự có 1 nhân viên – Nguyễn Ánh Ngọc, có các nhiệm vụ sau:
Trực điện thoại công ty.
Tuyển dụng.
Chấm công nhân viên.
Thực hiện các chế độ bảo hiểm cho nhân viên.
Các công việc khác do Giám đốc yêu cầu.
2.2.3. Đánh giá thực trạng của hoạt động quản lý nhân sự tại công ty TNHH Thương mại
và Dịch vụ Hoàng Hà.
Đánh giá phương pháp quản lý nhân sự hiện tại:
Thông qua quá trình thực tập trực tiếp tại công ty cho thấy việc quản lý nhân tự
bằng phương pháp hiện tại không còn phù hợp. Hoạt động kinh doanh của công ty
ngày càng phát triển và đang có xu hướng mở rộng, vì vậy quy mô nhân sự theo đó mà
sẽ được mở rộng thêm. Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ những điểm yếu
kém như: tốc độ xử lý thông tin chậm chạp, tính chính xác không cao và khả năng an
toàn bảo mật thông tin kém.
Ưu điểm:
Ưu điểm của phương thức quản lý nhân sự thủ công tại Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
-
Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy
-
móc, server, đường truyền…
Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT.
Nhược điểm:
-
Tốc độ xử lý thông tin chậm chạp: Việc xử lý thông tin trong Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ Hoàng Hà chủ yếu là hoạt động thủ công, hơn nữa việc lưu chuyển
thông tin qua các phòng ban còn phải có thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo. Điểu đó
làm lãng phí rất nhiều thời gian trong khi mỗi quyết định kịp thời của doanh nghiệp
-
mang lại lợi thế rất lớn trên thị trường.
Thiếu tính đồng bộ thông tin: Những thông tin khác nhau được xử lý tách biệt ở mỗi
phòng ban tương ứng, vì vậy sẽ không tránh khỏi việc xảy ra những trường hợp không
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
23
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
trùng khớp thông tin do quá trình nhập hoặc xử lý thông tin bị lỗi. Điều đó khiến cho
-
việc chỉnh sửa thông tin rất khó khăn.
Tính chính xác thấp: Do không có sự đồng bộ hóa thông tin giữa các phòng ban, xử lý
thông tin lại diễn ra một cách thủ công nên tính chính xác của thông tin bị giảm đi rất
-
nhiều.
Không hỗ trợ việc ra quyết định: Việc thông tin trong công ty được xử lý chậm chạp
nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng, hơn nữa việc xử lý thông
tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thông tin hàng ngày cho nhà quản trị
-
khiến việc ra quyết định bị hạn chế.
An toàn bảo mật kém: Do thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ, giấy tờ nên
vấn đề an toàn bảo mật rất kém. Thông tin dễ mất mát hoặc hư hại theo thời gian.
Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự.
Ưu điểm: Nhân viên quản lý nhân sự làm việc rất chủ động trong công việc, là
người có kinh nghiệm lâu năm và gắn bó lâu dài với công ty nên thực hiện công tác
quản lý nhân sự khá tốt. Thao tác trên máy tính cũng khá nhanh, đặc biệt là thao tác
trên word, excel.
Nhược điểm: Hiểu biết về CNTT còn yếu, đặc biệt chưa có kinh nghiệm sử dụng
các phần mềm quản lý chuyên dụng, vì thế nếu công ty triển khai HTTT quản lý nhân
sự thì cần có thời gian đào tạo nhất định để nhân viên thích ứng với công việc trên hệ
thống mới. Hệ thống có tốt mà người sử dụng không biết cách khai thác hợp lý thì hệ
thống cũng trở thành vô nghĩa.
PHẦN 3: ĐỀ XUẤT ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG
TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
HOÀNG HÀ.
3.1.
Định hướng phát triển cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự của công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà.
Theo thông tin đã điều tra và thu thập được trong quá trình thực tập tại công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ Hoàng Hà, trong giai đoạn tới công ty sẽ có kế hoạch
mở rộng hoạt động kinh doanh. Theo đó số lượng nhân sự sẽ tăng lên đồng nghĩa với
việc quản lý nhân sự trong công ty cũng phức tạp hơn. Vì vậy hệ thống quản lý nhân
sự trong công ty cần được nghiên cứu để tin học hóa, giúp cho các công việc của bộ
phận nhân sự bớt cồng kềnh, đem lại hiệu quả công việc cao hơn.
Hệ thống quản lý nhân sự tại công ty được xây dựng sẽ đáp ứng các yêu cầu sau:
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
24
Khóa luận tốt nghiệp – Khoa HTTT Kinh Tế - Trường ĐH Thương Mại
+
Quản lý hồ sơ nhân viên.
Khi công ty có nhân sự mới vào làm, phòng nhân sự sẽ thêm mới thông tin nhân viên
đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên. Mỗi hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm thông tin sơ
yếu lý lịch, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương, bảo hiểm,…
+ Trong quá trình quản lý hồ sơ nhân viên, phòng nhân sự có thể tìm kiếm để xem thông
tin nhân viên theo nhiều tiêu chí (Tên nhân viên, mã nhân viên, lọc theo phòng).
+ Có thể sửa thông tin nhân viên dựa trên cơ sở thông tin cung cấp từ phía nhân viên.
+ Khi có nhân viên thôi làm việc tại công ty, sau khi có quyết định thôi việc từ Ban
Giám đốc, phòng nhân sự sẽ vẫn lưu lại thông tin của nhân viên đó sau 1 tháng trước
khi xóa hoàn toàn.
- Quản lý khen thưởng, kỷ luật.
+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ
khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên: loại khen
thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.
- Quản lý hưu trí, chuyển công tác.
+ Khi có nhu cầu chuyển công tác, nhân viên sẽ đề đạt với Ban Giám đốc để nhận quyết
định chuyển công tác. Thông tin chuyển công tác sẽ được cập nhật vào hệ thống để
làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng lương.
+ Khi có nhân viên nghỉ hưu, thông tin nghỉ hưu và chế độ hưu trí của nhân viên sẽ được
cập nhật vào hệ thống để làm căn cứ báo cáo, loại khỏi danh sách chấm công và bảng
lương.
- Quản lý chấm công.
+ Bảng chấm công được lập theo từng phòng ban để thuận tiện trong quản lý và theo
dõi. Bảng chấm công của nhân viên theo phòng sẽ được hệ thống tự động cập nhật dựa
vào thông tin của phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Hàng ngày, phòng nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để
nhập vào bảng theo dõi chấm công.
+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày công của
mình.
- Tính lương.
+ Cho phép quản lý lập bảng lương.
+ Cho phép thiết lập ngày tính lương, số ngày nghỉ phép hưởng lương trong tháng
+ Việc tính lương được thực hiện căn cứ vào thông tin quyết định tiền lương từ ban giám
đốc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT, BHXH…
+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảng lương của
mình.
Sinh viên thực hiện: Hoàng Thị Thúy Nga
MSV: 11D190221
25
