Tổ chức và quản lý trung tâm thông tin thư viện trường cao đẳng công nghiệp phúc yên đáp ứng yêu cầu đào tạo theo tín chỉ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------  ------

ĐỖ THỊ BƯỞI

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN
ĐÁP ỨNG YÊU CẦU ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

HÀ NỘI - 2015


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------  ------

ĐỖ THỊ BƯỞI

TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ
TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN
TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN
ĐÁP ỨNG YÊU CẦU ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ
Chuyên ngành:
Mã số:

Khoa học Thông tin - Thư viện
60 32 20

LUẬN VĂN THẠC SĨ THÔNG TIN - THƯ VIỆN

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. NGUY N THỊ LAN THANH

HÀ NỘI - 2015


LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả
nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công
trình nào khác.
Tác giả luận văn


LỜI CẢM ƠN
Luận văn đã hoàn thành với sự giúp đỡ của các thầy cô và các bạn đồng nghiệp.
Trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới khoa sau đại học trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, các thầy cô giáo đã giảng dạy, hướng dẫn,
giúp đỡ và tạo mọi điều kiện để tôi hoàn thành quá trình nghiên cứu đề tài đúng tiến
độ và đạt kết quả.
Xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất tới PGS.TS. Nguy n Th

an Thanh,

người đã tận tình hướng dẫn, luôn theo sát và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực
hiện đề tài.
Cảm ơn các bạn đồng nghiệp, các học viên Khóa 2011 - 2013 chuyên ngành
Khoa học thư viện, cảm ơn gia đình đã tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình
theo học và hoàn thành đề tài.

Quá trình làm đề tài này là quá trình tôi được học hỏi và trưởng thành rất
nhiều trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học. Bản thân tôi đã có sự cố gắng rất lớn
trong việc thực hiện đề tài nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót.
Rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp để đề
tài khoa học này được hoàn chỉnh.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày.......tháng.......năm 2015
Tác giả luận văn


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ................................................................................................................. 5
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
THƢ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP
PHÚC YÊN TRƢỚC YÊU CẦU ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ ............................. 13
1.1. Cơ sở lý luận về công tác tổ chức, quản lý Thƣ viện .................................. 13
1.1.1. Khái niệm tổ chức và tổ chức Thƣ viện đại học .................................... 13
1.1.2. Khái niệm quản lý và quản lý Thƣ viện đại học .................................... 18
1.1.3. Nguyên tắc quản lý Thƣ viện đại học..................................................... 21
1.1.4. Phƣơng pháp quản lý Thƣ viện đại học.................................................. 23
1.1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng hiệu quả tổ chức và quản lý................................ 23
1.1.6. Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức và quản lý ....................................... 24
1.1.7. Mối quan hệ giữa tổ chức và quản lý ..................................................... 25
1.2. Khái quát về Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên ........... 26
1.2.1. Quá trình hình thành và phát triển của Trƣờng Cao đẳng Công nghiệp
Phúc Yên .......................................................................................................... 26
1.2.2. Thƣ viện Trƣờng Cao Đẳng Công nghiệp Phúc Yên trƣớc yêu cầu
đáp ứng đào tạo theo tín chỉ ............................................................................. 28
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THƢ VIỆN
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN ......................................... 37

2.1. Cơ cấu tổ chức và quy trình công nghệ của Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng
Công nghiệp Phúc Yên.......................................................................................... 37
2.1.1. Cơ cấu tổ chức của Thƣ viện .................................................................. 37
2.1.2. Quy trình công nghệ thƣ viện ................................................................. 40
2.2. Tổ chức và quản lý nguồn nhân lực của thƣ viện ....................................... 47
2.2.1. Tổ chức nguồn nhân lực ......................................................................... 47
2.2.2. Quản lý nguồn nhân lực ......................................................................... 47
2.3. Tổ chức và quản lý nguồn lực thông tin ....................................................... 50
2.3.1. Tổ chức nguồn lực thông tin .................................................................. 50
2.3.2. Quản lý nguồn lực thông tin ................................................................... 54
1


2.4. Tổ chức và quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị ........................................ 58
2.4.1. Tổ chức cơ sở vật chất, trang thiết bị ..................................................... 58
2.4.2. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị..................................................... 61
2.5. Tổ chức và quản lý kinh phí của thƣ viện.................................................... 62
2.5.1. Tổ chức nguồn kinh phí của thƣ viện ..................................................... 62
2.5.2. Quản lý kinh phí của thƣ viện ................................................................ 63
2.6. Đánh giá hiệu quả tổ chức, quản lý Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng
Công nghiệp Phúc Yên.......................................................................................... 63
CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ THƢ VIỆN
TRƢỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP PHÚC YÊN ĐÁP ỨNG YÊU CẦU
ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ .................................................................................... 69
3.1. Nhóm giải pháp về hoàn thiện về tổ chức thƣ viện và quản lý quy trình
công nghệ thƣ viện ................................................................................................ 69
3.1.1. Về tổ chức thƣ viện ................................................................................ 69
3.1.2. Về quản lý quy trình công nghệ ............................................................. 71
3.2. Nhóm giải pháp về hoàn thiện tổ chức và quản lý nguồn nhân lực .......... 73
3.2.1. Nâng cao trình độ cán bộ quản lý ........................................................... 73

3.2.2. Nâng cao trình độ cán bộ thƣ viện .......................................................... 74
3.3. Nhóm giải pháp về hoàn thiện tổ chức và quản lý cơ sở vật chất và
kinh phí .................................................................................................................. 78
3.3.1. Hoàn thiện tổ chức và quản lý cơ sở vật chất......................................... 78
3.3.2. Sử dụng hợp lý nguồn kinh phí của Thƣ viện ....................................... 83
3.4. Các giải pháp khác ......................................................................................... 84
3.4.1. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin .............................................. 84
3.4.2. Đẩy mạnh hoạt động marketing sản phẩm và dịch vụ đến với
ngƣời dùng tin .................................................................................................. 87
KẾT LUẬN ............................................................................................................. 89
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................ 91
PHỤ LỤC

2


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT
Viết tắt

Diễn giải

CĐCNPY

Cao đẳng C ng nghiệp Phúc Yên

CNTT

C ng nghệ thông tin

CSDL

Cơ sở dữ liệu

NCT

Nhu cầu tin

NDT

Ngƣời dùng tin

TT- TV

Th ng tin Thƣ viện

VTL

Vốn tài liệu

3


DANH MỤC CÁC BẢNG, SƠ ĐỒ, BIỂU ĐỒ
Danh mục bảng
Bảng 1.1: Thành phần NDT của trung tâ

TTTV Cao đẳng C ng nghiệp

Phúc Yên. ...................................................................................................... 30
Bảng 2.1: Số lƣợng vốn tài liệu của thƣ viện từ nă

2007 đến nă

2012... 51

Bảng 2.2: Đặc điểm về hình thức vốn tài liệu............................................... 52
Bảng 2.3: Thành phần nội dung nguồn lực thông tin. .................................. 53
Bảng 2.4: Kinh phí bổ sung vốn tài liệu tại trung tâm qua các nă

2008,

2009, 2010, 2011; 2012; 2013 ..................................................................... 62
Danh mục sơ đồ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng ban của Thƣ viện Trƣờng Cao đẳng
Công nghiệp Phúc Yên.................................................................................... 37
Danh mục biểu đồ
Biểu đồ 1.1: Biểu đồ thành phần NDT tại trung tâ

TTTV Cao Đẳng

c ng nghiệp Phúc Yên. ................................................................................... 30
Biểu đồ 1.2: Biểu đồ lĩnh vực chuyên môn quan tâm của NDT tại Cao đẳng
c ng nghiệp Phúc Yên .................................................................................... 32
Biểu đồ 2.1: Mức đánh giá c ng tác quản lý chu trình đƣờng đi tài liệu ....... 44
Biểu đồ 3.1: Chu trình iể

tra việc quản lý CSVC ...................................... 82

4

MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trong
lý lu n giữ
vừa là

ọi lĩnh vực ngành nghề, tổ chức và quản

ột vai trò quan trọng. Tổ chức và quản lý vừa là

ột nghệ thuật bao trù

quản lý
nhằ

ọi chế độ xã hội và

ột hoa học

lên toàn bộ hoạt động của xã hội. Tổ chức và

ột cách hoa học sẽ tiết iệ

đƣợc chi phí, thời gian, sức lao động

tạo ra hiệu quả cao nhất trong c ng việc.
Trong hoạt động th ng tin Thƣ viện nếu c ng tác tổ chức và quản lý tốt

chắc chắn việc truyền bá tri thức sẽ góp phần h ng nhỏ vào c ng cuộc nâng

cao dân trí, phát triển xã hội, văn hóa nghệ thuật và hoa học c ng nghệ.
Sau hi đất nƣớc thống nhất Nhà nƣớc ta đã có chính sách đầu tƣ

ạnh

cho các Thƣ viện nhất là Thƣ viện đại học. Bộ giáo dục và đào tạo đã ban
hành “quy định về tổ chức và hoạt động của Thƣ viện trƣờng đại học ngày
14/07/1986”. Trong quy định đã nhấn

ạnh “ Thư viện trường đại học là thư

viện văn hóa, khoa học kỹ thuật của trường đại học”.[3]
Hội nghị Trung ƣơng Đảng hóa VIII của ĐCSVN đã hẳng định “
Thực sự coi giáo dục đào tạo là quốc sách hàng đầu”. Trong thời ỳ c ng
nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nƣớc sự nghiệp giáo dục và đào tạo càng có vị
trí và vai trò quan trọng. Hiện nay, yêu cầu đổi
các Trƣờng Đại học, Cao đẳng phải đổi

ới giáo dục đại học đòi hỏi

ới cơ bản, toàn diện

ục tiêu,

chƣơng trình, phƣơng pháp giảng dạy, đội ngũ giáo viên, cơ sở vật chất trang
thiết bị dạy học.
Việc đổi

ới phƣơng pháp giáo dục trong đó giáo dục đại học đòi hỏi

thời gian tự học, hả năng tự học, tự nghiên cứu của sinh viên cao. Thƣ viện
dần trở thành giảng đƣờng thứ hai đối với các sinh viên. Do đó, việc đổi
giáo dục cũng phải đổi
việc thực hiện nhiệ

ới

ới từ chính nhận thức về vai trò của Thƣ viện. Từ

vụ lƣu trữ nguồn tài liệu nay trở thành nơi phổ biến và
5


truyền bá tri thức, nguồn th ng tin tới đ ng đảo ngƣời dùng tin với phƣơng
châ

đáp ứng tối đa nhu cầu tin của NDT. Để là

đƣợc tốt chức năng của

ình thì bản thân các cơ quan TT – TV cũng lu n phải tự đổi

ới và hoàn

thiện về tổ chức và quản lý.
Trong các yếu tố phục vụ cho quá trình đào tạo tín chỉ hiện nay Thƣ
viện nhà trƣờng là yếu tố rất đáng đƣợc quan tâ
thức của

vì thƣ viện là trung tâm tri

ột trƣờng học là bộ phận h ng thể thiếu trong việc cung cấp th ng

tin tạo điều iện cho ngƣời học phát triển toàn diện. Bởi vậy trƣớc sự đổi
của nền giáo dục đại học buộc các nhà quản lý thƣ viện phải nắ
điều chỉnh cách thức tổ chức và quản lý của
đổi

ới

bắt ịp thời

ình để đáp ứng ịp thời với sự

ới đó.
Trƣờng Cao Đẳng C ng Nghiệp Phúc Yên nằ

Vĩnh Phúc tiền thân là

trên địa bàn của tỉnh

ột ban của Trƣờng ỹ thuật trung cấp II Bộ C ng

Nghiệp Nặng, trải qua hơn 50 nă

xây dựng và phát triển cho đến nay

Trƣờng đã thu đƣợc những thành tựu đáng ể trong sự nghiệp giáo dục và đào
tạo. Từ
đã

ột Trƣờng chuyên đào tạo về địa chất, trắc địa cho đến nay Trƣờng

ở rộng đào tạo đa ngành, đa nghề nhƣ địa chất, xây dựng, cơ hí, điện,

c ng nghệ th ng tin, ế toán. Trong chiến lƣợc phát triển nhà trƣờng đến nă
2015 tầ

nhìn đến nă

2020 Trƣờng đã đặt ra các

ục tiêu và chiến lƣợc xây

dựng và phát triển nhà trƣờng cả về đào tạo, phát triển nguồn lực, xây dựng
cơ sở vật chất ỹ thuật, trong đó

ục tiêu phát triển Thƣ viện trở thành thƣ

viện th ng tin đáp ứng yêu cầu đào tạo và phát triển của nhà trƣờng là

ột

trong những vấn đề quan trọng nhà trƣờng cần thực hiện.
Nă

2008 Trƣờng Cao đẳng C ng nghiệp Phúc Yên (CĐCNPY)

chuyển dần đào tạo sang hình thức chế tín chỉ tạo điều iện thuận lợi cho
ngƣời học tích lũy iến thức theo hả năng và điều iện của

ình. Đào tạo

theo học chế tín chỉ đòi hỏi nhà trƣờng phải chuyển biến toàn diện từ việc
6


thiết ế lại chƣơng trình, giáo trình, bài giảng, đổi
iể

ới phƣơng pháp dạy học,

tra cách thức quản lý đào tạo cũng nhƣ hoàn thiện cơ sở vật chất, trang

thiết bị dạy học.
Với đặc thù của ngành thƣ viện nói chung, thƣ viện Trƣờng CĐCN
Phúc Yên còn
viện còn

ang nặng tính truyền thống, cơ cấu tổ chức và quản lý của thƣ

ang tính bao cấp, nhiều cấp bậc lãnh đạo, các bộ phận cũng nhƣ sự

phân c ng lao động còn chƣa hợp lý dẫn đến năng suất lao động thấp. Các
quy trình về

ặt nghiệp vụ phức tạp và chậ

ngƣời dùng tin do đó để hoàn thành tốt nhiệ
đổi

trong việc đáp ứng nhu cầu của
vụ của

ình trong giai đoạn

ới giáo dục hiện nay, đồng thời để có thể hai thác hiệu quả

ọi nguồn

lực th ng tin và sử dụng hợp lý các nguồn lực vốn có nhƣ vật lực, nhân lực và
tài lực, góp phần tích cực vào đào tạo nguồn nhân lực chất lƣợng cao cho đất
nƣớc đƣa nền giáo dục Việt Na

từng bƣớc hội nhập vào hu vực và quốc tế

thì thƣ viện CĐCN Phúc Yên phải đổi

ới

ọi phƣơng diện trong đó c ng

tác tổ chức và quản lý phải là hâu đƣợc quan tâ

hàng đầu. Đây chính là lý

do t i chọn đề “Tổ chức và quản lý Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường
Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đáp ứng yêu cầu đào tạo theo tín chỉ”
là

luận văn tốt nghiệp của

ình.

2. Tình hình nghiên cứu
Vấn đề tổ chức và quản lý c ng tác th ng tin thƣ viện h ng phải là
ột vấn đề

ới. Chúng ta có thể ể đến hai cuốn giáo trình đã đƣợc sử dụng

để giảng dạy và học tập trong c ng tác đào tạo cán bộ Thƣ viện là “ Tổ chức
và quản lý công tác thông tin – Thư viện” của PGS.TSKH Bùi Loan Thùy và
Đào Hoàng Thúy xuất bản nă

1998 và “ Quản lý Thƣ viện và thƣ viện

th ng tin” của PGS.TS Nguyễn Thị Lan Thanh, Nguyễn Tiến Hiển xuất bản
nă

2002. Cả hai cuốn giáo trình này đều trình bày những hái niệ

ang

tính hoa học cao về tổ chức và quản lý cơ quan th ng tin thƣ viện. Đây đƣợc
7


coi là những cuốn cẩ

nang cung cấp những hái niệ

cơ bản cho ngƣời học

chuyên ngành cũng nhƣ những ngƣời làm c ng tác tổ chức và quản lý cơ
quan TT – TV.
Ngoài ra còn có

ột số bài báo có đề cập đến vấn đề này nhƣ:

- “ Thư viện Trường Đại học với công tác phát triển học liệu phục vụ
đào tạo theo tín chỉ” của tác giả Nguyễn Văn Hành. Với việc phân tích rõ vai
trò cũng nhƣ phƣơng thức đào tạo tín chỉ tác giả đƣa ra những đòi hỏi
tính cấp thiết với các thƣ viện của trƣờng đại học nhằ

ang

đáp ứng những yêu

cầu của c ng tác đào tạo.
- “ Đổi mới hoạt động thông tin – Thư viện tại các Trường Đại học
phục vụ đào tạo theo tín chỉ” của tác giả Trần Thị Minh Nguyệt đã phân tích
các yêu cầu đổi
Việt Na

ới hoạt động th ng tin – thƣ viện tại các trƣờng đại học ở

hi chuyển từ đào tạo niên chế sang đào tạo theo tín chỉ.

“Một số vấn đề về quản lý Thư viện hiện đại”, của tác giả Nguyễn Thị
Lan Thanh đăng trên Tạp chí thƣ viện Việt Na , số 5. Tác giả đƣa ra hái

niệ

quản lý thƣ viện và quản lý thƣ viện hiện đại. Qua đó nêu lên những nội

dung của c ng tác quản lý thƣ viện hiện đại

ột yêu cầu cấp thiết trong giai

đoạn hiện nay.
Đặc biệt trong những nă

qua có rất nhiều luận văn thạc sĩ chuyên

ngành thƣ viện viết về c ng tác tổ chức và quản lý ở các cơ quan TT – TV có
thể ể ra đây

ột số luận văn sau: “ Đổi mới công tác tổ chức quản lý tại

Trung tâm Thông tin – thư viện tại Trường Đại học Giao thông Vận tải của
tác giả Nguyễn Minh Anh; “Tăng cường hoạt động thông tin thư viện Trường
Đại học Lao động xã hội trong giai đoạn hiện nay” của tác giả Lê Cao Đại ;
“Tổ chức và hoạt động của hệ thống thư viện Quân khu thủ đô trong giai
đoạn hiện nay” của tác giả Lƣơng Hoa Phƣơng. “ Nghiên cứu hoàn thiện tổ
chức và hoạt động của thư viện thông tin thư viện Trường Đại học Hà Nội
trước yêu cầu nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo” của tác giả Phạ
8


Lan Anh.“ Biện pháp tăng cường quản lý hoạt động của Trung tâm Thông
tin – thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại Đại học

QGHN” – Tác giả Phạ

Thị Mai Lan.“ Đổi mới hoạt động thông tin thư viện

đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại các trường đại học trên địa
bàn thành phố Hồ Chí Minh” của tác giả Lê Đức Chí; “ Đổi mới hoạt động
thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại
ĐHQGHN” của tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Thảo. Các luận văn đã nêu lên
các hái niệ

về c ng tác tổ chức và quản lý cơ quan th ng tin thƣ viện.

Trong từng luận văn các tác giả đã nêu lên thực trạng của c ng tác tổ chức và
quản lý của các cơ quan TT – TV sở tại. Có những luận văn đã tì
về học chế tín chỉ và đề xuất các giải pháp đổi

hiểu sâu

ới hoạt động thông tin – thƣ

viện đáp ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ nhƣ của tác giả Nguyễn Thị
Phƣơng Thảo, tác giả Lê Đức Trí.
Tuy nhiên, t i nhận thấy các luận văn, bài báo, tạp chí
đến c ng tác quản lý chung hoặc của từng cơ quan TT – TV
ột đề tài nào nghiên cứu trong giai đoạn đổi
cứu

ới chỉ đề cập
à chƣa có

ới giáo dục hiện nay nghiên

ột cách hệ thống và toàn diện về tổ chức và quản lý thƣ viện Trƣờng

Cao đẳng C ng nghiệp Phúc Yên. Vì vậy đề tài “Tổ chức và quản lý Trung
tâm thông tin - thư viện Trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên đáp
ứng yêu cầu đào tạo theo tín chỉ” với

ong

uốn dựa trên nền tảng lý

luận vững chắc và những thành quả nghiên cứu của các tác giả đi trƣớc ết
hợp với điều iện thực tiễn về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực, trình độ c ng
nghệ của thƣ viện Trƣờng Cao đẳng C ng nghiệp Phúc Yên cũng nhƣ vận
dụng những iến thức, inh nghiệ
hả thi nhằ

của bản thân để đƣa ra những giải pháp

hoàn thiện c ng tác tổ chức và quản lý tại thƣ viện . Góp phần

nâng cao hả năng đáp ứng NCT ngày càng đa dạng và phong phú của NDT
tại thƣ viện, thúc đẩy hiệu quả hoạt động của thƣ viện trong c ng tác hỗ trợ
đào tạo của Trƣờng.
9


3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích:

+ Nghiên cứu thực trạng tổ chức và quản lý hoạt động tại thƣ viện qua
đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý hoạt động thƣ viện đáp
ứng yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại Trƣờng Cao đẳng C ng nghiệp
Phúc Yên.
Nhiệm vụ:
+ Nghiên cứu cơ sở lý luận về c ng tác tổ chức, quản lý thƣ viện đại học
+ Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng c ng tác tổ chức, quản lý thƣ
viện tại Trƣờng CĐCN Phúc Yên.
+Đề xuất các giải pháp hoàn thiện tổ chức và quản lý thƣ viện đáp ứng
yêu cầu đào tạo theo học chế tín chỉ tại Trƣờng CĐCN Phúc Yên.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài: C ng tác tổ chức và quản lý thƣ viện
Trƣờng CĐCN Phúc Yên.
Phạ

vi nghiên cứu:

+ Kh ng gian : Thƣ viện Trƣờng CĐCN Phúc Yên.
+ Thời gian: Đề tài giới hạn phạ

vi nghiên cứu về c ng tác tổ chức và

quản lý của thƣ viện Trƣờng CĐCN Phúc Yên từ nă
2008 là nă

2008 đến nay. (Nă

Trƣờng CĐCN Phúc Yên bắt đầu triển hai thực hiện phƣơng

pháp đào tạo theo học chế tín chỉ -

ột phƣơng pháp

ới tạo cho sinh viên,

giảng viên sự chủ động, thay đổi trong việc thu nhận và truyền đạt iến thức).
5. Giả thiết nghiên cứu
Giả thiết đặt ra là: C ng tác tổ chức và quản lý thƣ viện tại Trƣờng
CĐCN Phúc Yên chƣa thực sự hiệu quả. Do đó cần phải nghiên cứu hoàn
thiện để đáp ứng yêu cầu đổi

ới phƣơng thức đào tạo góp phần đả

chất lƣợng đào tạo của nhà trƣờng.
10

bảo


6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Phƣơng pháp luận:
Đề tài đƣợc thực hiện dựa trên phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật
biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, các quan điể
của Đảng và Nhà nƣớc về đổi

đƣờng lối chính sách

ới giáo dục đào tạo để phân tích lý giải các

vấn đề và đề xuất các giải pháp cần thiết.

Phƣơng pháp cụ thể
+ Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp tài liệu
+ Phƣơng pháp điều tra, hảo sát bằng bảng hỏi
+ Phƣơng pháp Thống ê số liệu
+ Phƣơng pháp phỏng vấn trực tiếp
+ Tha

hảo ý iến chuyên gia

7. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn
Ý nghĩa khoa học:
Luận văn củng cố và là
Thƣ viện, góp phần là

rõ hơn cơ sở lý luận về tổ chức và quản lý

sáng tỏ vai trò của tổ chức và quản lý trong hoạt động

th ng tin Thƣ viện.
Ý nghĩa thực tiễn:
Kết quả nghiên cứu góp phần giúp cho lãnh đạo thƣ viện đánh giá đúng
thực trạng tổ chức và quản lý của thƣ viện

ình, nghiên cứu những giải pháp

cải tiến đề xuất và hoàn thiện c ng tác tổ chức và quản lý.
Luận văn có thể là

tài liệu tha

hảo cho các cán bộ quản lý thƣ viện

trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc nói riêng và cả nƣớc nói chung để các thƣ viện
hoàn thành tốt nhiệ

vụ của

ình.
11


8. Dự kiến kết quả nghiên cứu
Kết quả nghiên cứu đƣợc trình bày trong hoảng 70 – 80 Trang A4.
Trong đó: Là

rõ hái niệ

về tổ chức và quản lý cơ quan th ng tin thƣ viện

nói chung và thƣ viện Cao đẳng C ng nghiệp Phúc Yên nói riêng. Nghiên cứu
thực trạng tổ chức và quản lý của thƣ viện trƣờng cao đẳng C ng nghiệp Phúc
Yên. Qua đó đƣa ra những nhó

giải pháp nhằ

và quản lý.

12

nâng cao c ng tác tổ chức

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ
THƯ VIỆN VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG NGHIỆP
PHÚC YÊN TRƯỚC YÊU CẦU ĐÀO TẠO THEO TÍN CHỈ
1.1. Cơ sở lý luận về công tác tổ chức, quản lý thƣ viện
1.1.1. Khái niệm tổ chức và tổ chức thư viện đại học


Khái niệm về tổ chức.

“Tổ chức” là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác
nhau. Do đó đã có h ng ít những định nghĩa, cách phân loại và xác định các
đặc trƣng cơ bản của tổ chức đƣợc đƣa ra:
Triết học định nghĩa “Tổ chức, nói rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự
vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố
thuộc nội dung. Tổ chức vì vậy là thuộc tính của bản thân các sự vật”[30]. Tổ
chức là thuộc tính của sự vật, nói cách khác sự vật luôn tồn tại dƣới dạng tổ
chức nhất định.
Trong nhân loại học khẳng định từ khi xuất hiện loài ngƣời, tổ chức xã
hội loài ngƣời cũng đồng thời xuất hiện. Tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện
và phát triển cùng với sự phát triển của nhân loại. Theo nghĩa hẹp đó, tổ chức
là một tập thể của con ngƣời tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ
chung hoặc nhằ

đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó. Nhƣ vậy, tổ

chức là tập thể, có mục tiêu, nhiệm vụ chung.
Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp là “tập
thể của con ngƣời tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc

nhằ

đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó”.
Bách khoa toàn thƣ điện tử định nghĩa: “ Tổ chức là hình thức tập hợp,

liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằ

đáp ứng yêu cầu,

nguyện vọng, lợi ích của các thành viên; cùng nhau hành động vì mục tiêu
chung. Các tổ chức trong xã hội loài ngƣời đƣợc hình thành, đào thải, phát
13


triển không ngừng theo tiến trình phát triển của xã hội với nhiều hình tức tập
hợp, quy mô, nội dung và cách thức hoạt động khác nhau[29]. Đây là định
nghĩa đầy đủ khi phản ánh đƣợc 4 yếu tố cơ bản của tổ chức.
Nhƣ vậy: tổ chức là sự tập hợp lại các yếu tố, cùng nhau thực hiện một
mục đích, hành động vì mục tiêu chung.
Các đặc trƣng cơ bản của tổ chức:
+ Mục tiêu của tổ chức
- Mục tiêu của tổ chức là những điều tổ chức cần đạt đến th ng qua
hoạt động của tổ chức (quá trình thực hiện nhiệ
Liên quan đến quan niệ , nhận thức về

vụ, quyền hạn của tổ chức).

ục tiêu của tổ chức có

ột số vấn

đề cần chú ý là:
+ Kh ng phải bất ỳ ai trong tổ chức cũng đều là ngƣời có đủ hả năng,
có thể xác lập đƣợc
có tầ

ục tiêu của tổ chức. Nói cách hác chỉ có những ngƣời

nhìn, trí tuệ, năng lực

ới có hả năng xác lập đƣợc

chức. Th ng thƣờng việc xác lập

ục tiêu của tổ

ục tiêu của tổ chức thuộc về ngƣời lãnh

đạo, quản lý, sáng lập tổ chức;
+ Kh ng tổ chức nào có thể duy trì hoạt động nếu lãnh đạo, quản lý
h ng đặt ra các

ục tiêu để hƣớng đến. Mục tiêu có ý nghĩa v cùng lớn đối

với việc định hƣớng cho hoạt động của tổ chức.
+ Mục tiêu của tổ chức h ng bất biến
sung tùy thuộc và sự phát triển về quy

à có thể đƣợc điều chỉnh, bổ

, tính chất của tổ chức và các điều

iện, yêu cầu hách quan.
+ Ngƣời lãnh đạo, quản lý tổ chức h ng chỉ có vai trò quan trọng
trong việc xác định

ục tiêu

viên nhân lực của tổ chức
- Khi đặt

à còn có vai trò to lớn trong việc tổ chức, động

ình hành động đạt đến

ục tiêu cho tổ chức cần đả

ục tiêu đã đặt ra.

bảo các nguyên tắc sau:

tiêu nên thực tế và có hả năng đạt tới đƣợc; chúng nên cải thiện
14

ọi

ục

ặt của

tổ chức (đạo đức, tài chính...);
trình thực hiện
đạt đƣợc

ỗi

ọi nhân viên đều có thể tha

ục tiêu; có thể tạo ra đƣợc

gia vào quá

ột chƣơng trình phát triển nhằ

ục tiêu.

Mục tiêu của tổ chức phải đả

bảo:

+ Rõ ràng.
+ Thách thức.
+ Ca

ết.

+ Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức:
- Chức năng của tổ chức đƣợc hiểu là những phƣơng diện hoạt động
chủ yếu của tổ chức.

- Chức năng của tổ chức đƣợc cụ thể hoá thành các nhiệ
hạn (bao gồ

cả nhiệ

vụ, quyền hạn của ngƣời đứng đầu). …

Chức năng, nhiệ
chức năng, nhiệ

vụ, quyền

vụ là dấu hiệu đặc thù của tổ chức vì

ỗi tổ chức có

vụ cụ thể riêng, h ng trùng lặp với các tổ chức khác tuy

cùng loại hình.
+ Cơ cấu tổ chức:
- Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị việc sắp xếp
theo trật tự nào đó của

ỗi bộ phận của tổ chức cùng các

ối quan hệ giữa

chúng.
- Ý nghĩa của cơ cấu tổ chức đối với tổ chức:
+ Đây là hình thức phân c ng lao động trong tổ chức;

+ Cơ cấu tổ chức có tác động đến quá trình hoạt động của hệ thống
quản lý;
+ Cơ cấu tổ chức
tổ chức,

ột

ặt phản ánh tính chất, nhiệ

vụ, chức năng của

ặt hác nó tác động trở lại đối với việc thực hiện chức năng, nhiệ

vụ và cao hơn là phát triển tổ chức.
15


- Những yêu cầu đối với việc xây dựng cơ cấu tổ chức:
+ Tính tối ưu. Giữa các hâu và các cấp quản lý đều thiết lập những
ối liên hệ hợp lý với số lƣợng cấp quản lý ít nhất. Cho nên, cơ cấu tổ chức
quản lý

ang tính năng động cao, lu n đi sát và phục vụ việc thực hiện chức

năng, nhiệ

vụ của tổ chức;

+ Tính linh hoạt. Cơ cấu tổ chức phải có hả năng thích ứng nhanh,
linh hoạt với bất ỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng nhƣ ngoài

i

trƣờng;
+ Tính tin cậy. Cơ cấu tổ chức phải đả

bảo tính chính xác của tất cả

các th ng tin đƣợc sử dụng và nhờ đó bảo đả

sự phối hợp tốt nhất các hoạt

động và nhiệ

vụ của tất cả các bộ phận trong tổ chức;

+ Tính kinh tế. Cơ cấu phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao
nhất. Tiêu chuẩn xe

xét

ối quan hệ này là

ối tƣơng quan giữa chi phí dự

định bỏ ra và ết quả sẽ thu về.
+ Nguồn lực của tổ chức
Có nhiều các nội dung hác nhau trong nguồn lực của tổ chức, tuy
nhiên với giới hạn thời lƣợng của bài viết, tác giả chỉ đề cập đến ba nhó
nguồn lực là:

- Nguồn lực con ngƣời. Là nguồn lực đặc biệt h ng thể thiếu, nó
quyết định tới sự thành bại của tổ chức. Quá trình tồn tại cũng nhƣ sự phát
triển của nguồn nhân lực h ng chỉ chịu sự tác động của biến động tự nhiên
(sinh, chết..) và biến động cơ học (di dân)

à còn chịu sự ảnh hƣởng của hệ

thống các qui luật: qui luật cung cầu, qui luật cạnh tranh… Nguồn lực con
ngƣời đƣợc xe

xét trên hai hía cạnh chính là số lƣợng và chất lƣợng

nguồn nhân lực.
- Nguồn lực c ng nghệ. Ngày nay, c ng nghệ có vai trò quan trọng
trong phát triển tổ chức, gắn liền với phát triển tổ chức, thúc đẩy sự phát
16


triển tổ chức; bất ỳ tổ chức nào cũng phải sử dụng c ng nghệ và coi trọng
ứng dụng c ng nghệ phục vụ hoạt động của tổ chức. Vì vậy, cùng với các
yếu tố đã nêu ở trên nhƣ:

ục tiêu; chức năng, nhiệ

thì nguồn lực c ng nghệ đƣợc xe

vụ; cơ cấu; quyền lực

xét với vai trò là

ột trong số các nội

dung cấu thành của nguồn lực tổ chức với vai trò, ý nghĩa là đặc trƣng cơ
bản của tổ chức. Kh ng chỉ là
nguồn lực tổ chức

à trong chừng

ột trong số các nội dung cấu thành của
ực nào đó nguồn lực c ng nghệ, cụ thể

là ứng dụng tiến bộ của c ng nghệ vào hoạt động của tổ chức đƣợc xe

nhƣ

ột dấu hiệu đặc trƣng để phân biệt sự vận hành, phƣơng thức quản lý, hoạt
động của tổ chức.
- Nguồn lực tài chính. Nguồn lực tài chính là điều iện h ng thể
thiếu để duy trì, phát triển tổ chức. Theo quy định của
nguồn lực tài chính là dấu hiệu để phân biệt
nghiệp tự bảo đả

ột số văn bản thì

ột số tổ chức nhƣ: đơn vị sự

chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp tự bảo đả

chi phí hoạt động; đơn vị sự nghiệp do ngân sách nhà nƣớc bảo đả

ột phần
toàn bộ

chi phí hoạt động.


Tổ chức cơ quan th ng tin thƣ viện.

Cơ quan th ng tin thƣ viện là một thiết chế văn hóa giáo dục và thông
tin khoa học, đảm bảo tổ chức, sử dụng, sƣu tầm, bảo quản vốn tài liệu một
cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất.
Tổ chức cơ quan TT – TV là nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích
hợp cho thƣ viện đó tồn tại và phát triển[1].
Việc tổ chức cơ quan TT – TV bao gồm : Xây dựng hệ thống các
phòng ban, quy định nhiệm vụ, chức năng của từng phòng ban, đồng thời tiến
hành tuyển chọn, sắp xếp cán bộ đúng hả năng chuyên
sắm những trang thiết bị thích hợp với chuyên
chính của cơ quan.
17

n. Bổ sung, mua

n cũng nhƣ hả năng tài


1.1.2. Khái niệm quản lý và quản lý thư viện đại học


Khái niệm quản lý

Có rất nhiều khái niệm về quản lý. Mỗi khái niệ

đều

ang ý nghĩa

của nó khi nhìn nhận theo từng góc độ khác nhau. Có thể nêu ra một số khái
niệm sau:
Quản lý là một khoa học dựa trên cơ sở vận dụng các quy luật phát
triển của các đối tƣợng hác nhau. Đòi hỏi nhiều kiến thức về xã hội, tự
nhiên, kỹ năng…
Quản lý là hoạt động có mục đích của chủ thể quản lý hƣớng tới đối
tƣợng quản lý nhằm tổ chức và điều hành mọi hoạt động của đối tƣợng quản
lý để thực hiện mục tiêu mà chủ thể quản lý đặt ra[12].
Theo từ điển tiếng Việt: “Quản lý là hoạt động của con ngƣời tác động
vào tập thể ngƣời hác để phối hợp điều chỉnh, phân công thực hiện mục tiêu
chung”
Trong các khái niệm vừa nêu trên thì khái niệ

đƣợc nêu trong từ điển

tiếng Việt là khái niệm rõ ràng, dễ hiểu và phản ánh đầy đủ nhất về quản lý.
Quản lý là một yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu trong đời
sống xã hội. Vai trò của quản lý ngày càng đƣợc coi trọng khi mà xã hội ngày
càng phát triển.
Quản lý đƣợc Các- Mác coi là chức năng đặc biệt, sinh ra từ tính chất
xã hội hoá lao động. “Tất cả mọi lao động xã hội trực tiếp hay lao động chung
nào tiến hành trên quy

tƣơng đối lớn, thì ít nhiều cũng cần đến sự chỉ đạo

để điều hoà những hoạt động cá nhân và thực hiện những chức năng chung
phát sinh từ sự vận động của toàn bộ cơ thể sản xuất khác với sự vận động
của những hí quan độc lập của nó. Một ngƣời độc tấu vĩ cầm tự
khiển lấy mình, còn một dàn nhạc thì cần phải có nhạc trƣởng”. [4]

18

ình điều


Quá trình quản lý luôn chịu sự tác động của nhiều yếu tố: Yếu tố xã
hội, yếu tố chính trị, yếu tố tổ chức, yếu tố quyền uy, yếu tố thông tin. Các
yếu tố tác động này phần nào chi phối đến quá trình quản lý, phƣơng pháp
quản lý.
* Quá trình quản lý có 5 nhóm chức năng là: Hoạch định, tổ chức,
nhân sự, điều hành và iể

tra:

+ Hoạch định: Là lập ế hoạch, là hởi điể
lý. Đây là quá trình vạch ra

của

ột quá trình quản

ục tiêu và quyết định phƣơng thức đạt đƣợc

ục

tiêu.
+ Tổ chức: Là quá trình phân c ng và phối hợp các nhiệ
nhân lực để đạt đƣợc các

vụ, nguồn

ục tiêu đã vạch. Một phần quan trọng trong việc

phối hợp các nguồn nhân lực là phân c ng các c ng việc và nhiệ

vụ hác

nhau cho các thành viên trong tổ chức.
+ Nhân sự: Chức năng này bao gồ
bổng và đãi ngộ nhân sự để đạt đƣợc

tuyển dụng, huấn luyện, lƣơng

ục tiêu của tổ chức. Nguồn nhân lực

bao giờ cũng có giá trị nhất trong tổ chức. Thực hiện tốt chức năng nhân sự
đả

bảo cho nhân viên nỗ lực đóng góp vì

ục đích chung của tổ chức,

ang

lại thành c ng cho tổ chức.
+ Điều hành: Là quá trình tác động, gây ảnh hƣởng đến các thành viên
trong tổ chức, để c ng việc họ là

hƣớng tới

ục tiêu chung đã đề ra. Vấn đề

quan trọng là cần phải truyền đạt và thuyết phục về các
thúc đẩy họ đạt đƣợc các

ục tiêu cho họ và

ục tiêu bằng nhiều các biện pháp hác nhau.

+ Kiểm tra: Là quá trình thiết lập và thực hiện các cơ chế thích hợp để
đả

bảo đạt đƣợc các

ục tiêu của tổ chức. Một phần quan trọng của iể

tra là đánh giá sự tiến bộ của tiến trình thực thi và điều chỉnh hi cần
thiết.[36]
19


 Quản lý cơ quan th ng tin thƣ viện
Có rất nhiều định nghĩa về công tác quản lý cơ quan TT – TV đƣợc đề
cập trong các tài liệu chuyên ngành:

“Quản lý là sự tác động có chủ đích tới tập thể ngƣời lao động để tổ
chức và phối hợp hoạt động của họ trong quá trình thực hiện các mục đích và
nhiệm vụ đề ra. Quản lý thƣ viện dựa trên quyền hạn đƣợc quy định và cùng
với nó là sự tác động tổ chức, điều hành [23, tr. 490].
Là hoạt động đƣợc các cán bộ lãnh đạo và tập thể viên chức thực hiện
một cách tự giác và có kế hoạch nhằ

đảm bảo cho sự hoạt động và phát triển

bình thƣờng của thƣ viện, bao gồm: Kế hoạch, tổ chức và kích thích hoạt
động, quản lý các quá trình thƣ viện, thống kê và kiểm tra công việc, công tác
cán bộ [34].
Là sự tác động có mục đích của chủ thể chủ quản lý thƣ viện (Cá nhân,
tập thể) lên đối tƣợng quản lý (tập thể công chức, viên chức của thƣ viện) với
mục đích tổ chức và điều hành hoạt động của họ nhằ

đạt mục tiêu mà chủ

thể quản lý đề ra [11, tr. 4].
Quản lý cơ quan TT – TV bao gồm: Quản lý con ngƣời, quản lý chuyên
môn và quản lý cơ sở vật chất, kinh phí của thƣ viện. Mục đích của quản lý
hƣớng tới là phục vụ tốt nhất nhu cầu ngƣời dùng tin, bảo quản vốn tài liệu
luôn ở trạng thái tốt nhất, vòng quay của vốn tài liệu cao nhất.
Việc quản lý con ngƣời là công việc hó hăn, đòi hỏi ngƣời làm công
tác quản lý phải vừa hiểu biết chuyên môn vừa phải hiểu biết tâm lý và có
phƣơng pháp quản lý. Có thể nói quản lý là hoạt động khoa học và cũng là
nghệ thuật. Là khoa học vì nó nghiên cứu và phân tích công việc quản lý. Là
nghệ thuật vì nhà quản lý phải biết vận dụng lý thuyết vào thực tiễn theo cách
nào đó để đạt hiệu quả cao nhất mà vẫn hợp pháp.

20


1.1.3. Nguyên tắc quản lý Thư viện đại học
Việc tổ chức và quản lý cơ quan TT –TV luôn phải tuân theo những
nguyên tắc sau đây:
+ Nguyên tắc Đảng lãnh đạo, nhà nƣớc quản lý
Đây là nguyên tắc đầu tiên và xuyên suốt quá trình tổ chức và quản lý
của các cơ quan th ng tin thƣ viện. Đảng cộng sản Việt Na

đội tiên phong

của giai cấp vô sản Việt Nam, là lực lƣợng lãnh đạo của nhà nƣớc và xã hội.
Trong hệ thống chính trị Đảng là hạt nhân của hệ thống, là Đảng cầm
quyền, đảm bảo quyền dân chủ của nhân dân. Đảng lãnh đạo nhà nƣớc và
vạch ra những đƣờng lối chủ trƣơng chính sách lớn, chă

lo c ng tác bồi

dƣỡng cán bộ, bố trí cán bộ trong các cơ quan đảng và nhà nƣớc.
+ Nguyên tắc tập trung dân chủ
Đƣợc chỉ ra trong điều 6 hiến pháp nă

1992 “ Quốc hội, hội đồng

Nhân dân các cấp và các cơ quan hác của Nhà nƣớc đều tổ chức và hoạt
động theo nguyên tắc tập trung dân chủ”. Đây là nguyên tắc cơ bản nhất của
tổ chức, quản lý của nhà nƣớc Xã hội chủ nghĩa. Tất cả quyền lực thuộc về
nhân dân, mọi cơ quan phải chịu trách nhiệ

trƣớc dân. Nguyên tắc này là kết

hợp sự lãnh đạo tập trung của nhà nƣớc với việc mở rộng quyền hạn, trách
nhiệm của từng cơ quan xí nghiệp phải đảm bảo cấp dƣới phục tùng cấp trên,
địa phƣơng phục tùng trung ƣơng [tr. 19, 1].
Nguyên tắc tập trung đƣợc thực hiện thống nhất cho tất cả mạng lƣới
cũng nhƣ cho từng thƣ viện riêng lẻ. Mọi sáng kiến cải tiến của các thƣ viện
đều đƣợc đánh giá ngang nhau, đều có chung sự chỉ đạo, lãnh đạo, có chung
nghĩa vụ quyền lợi và trách nhiệm.
Bên cạnh phát huy tập trung dân chủ các thƣ viện cơ quan th ng tin
cũng cần khắc phục bệnh tự do vô tổ chức và quan liêu.

21