TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÊN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH VÀ CÁC DỰ ÁN THÀNH PHẦN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP TRONG CÔNG TY 13
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (252.92 KB, 42 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
----- & -----
BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN
MÔN HỌC: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG DOANH NGHIỆP ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU, PHÂN TÍCH, LÊN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
VÀ CÁC DỰ ÁN THÀNH PHẦN ĐỂ TRIỂN KHAI ERP TRONG
CÔNG TY 13
Nhóm thực hiện: Nhóm 13
Lớp: HTTT1 – K7
Người thực hiện:
Vũ Đình Minh
Trần Văn Điệp
Nguyễn Tuấn Vũ
Giảng viên hướng dẫn : T/S: Đỗ Mạnh Hùng
Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2015
Nhóm13
1/42
Lớp HTTT1_K7
MỤC LỤC
I.1)Giới thiệu hệ thống:......................................................................................................6
I.2)Doanh số.......................................................................................................................8
I.3) hoạt động của công ty :................................................................................................8
Chương II: KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP........................................................13
II.1)Đề xuất cơ cấu tổ chức quản lý dự án.......................................................................13
II.2)Phạm vi của dự án:....................................................................................................14
II.3)Kế hoạch về thời gian thực hiện...............................................................................14
Chương III:TRIỂN KHAI DỰ ÁN......................................................................................17
III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp..............................................................................17
III.1.1)Giải pháp triển khai..........................................................................................17
III.1.2)Các biện pháp thực hiện...................................................................................17
+)Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu.........................................................18
+)Thiết lập hồ sơ chung...........................................................................................19
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết.........................................................................................19
+) Đào tạo đội triển khai..........................................................................................19
+) Kiểm tra chạy thử................................................................................................20
+) Đào tạo người sử dụng........................................................................................20
III.2)Một số giải pháp ERP..............................................................................................21
III.2.1)Giải pháp đặt hàng............................................................................................21
III.2.1.1)Tổng quan..................................................................................................21
III.2.1.2)Chi tiết giải pháp........................................................................................22
III.2.2)Giải pháp sản xuất............................................................................................25
III.2.2.1)Tổng quan..................................................................................................25
III.2.2.2)Chi tiết giải pháp sản xuất.........................................................................26
III.2.3)Giải pháp kho....................................................................................................29
III.2.3.1)Chi tiết giải pháp........................................................................................29
III.2.4)Giải pháp bán hàng...........................................................................................30
III.2.4.1) Chi tiết giải pháp.......................................................................................30
III.2.5)Giải pháp nhân sự tiền lương...........................................................................34
III.2.5.1)Gải pháp nhân sự.......................................................................................34
III.2.5.2)Giải pháp tiền lương..................................................................................35
III.3)Yêu cầu hệ thống ERP:............................................................................................37
III.3.1)Về phần cứng....................................................................................................37
Máy chủ dưới 1.000 USD: dành cho DN khởi nghiệp, DN có số máy trạm dưới 30.........37
Máy chủ dưới 2.000 USD: dành cho DN có số máy trạm dưới 100...................................37
Máy chủ dưới 3.000 USD: dành cho DN có số máy trạm dưới 200...................................37
III.3.2)Về phần mềm....................................................................................................38
III.4)Những yêu cầu kỹ thuật đặt ra.................................................................................38
Nhóm13
2/42
Lớp HTTT1_K7
III.5)Tổng mức đầu tư......................................................................................................38
III.5.1) Tính toán chi phí(dựa số liệu đã được đưa)....................................................38
III.5.2)Chi tiết tổng mức đầu tư...................................................................................40
Tổng mức đầu tư dự án 2,060,425 usd........................................................................40
III.6)Các rủi do gặp phải..................................................................................................40
Nhóm13
3/42
Lớp HTTT1_K7
Giới thiệu ERP
ERP (Enteprise Resource Planning - kế hoạch hoá nguồn lực doanh nghiệp)
là bộ giải pháp công nghệ thông tin có khả năng tích hợp toàn bộ ứng dụng quản lý
sản xuất kinh doanh vào một hệ thống duy nhất. Đây là phương tiện hiện đại, sử
dụng CNTT để quản lý tất cả các nguồn lực (nhân lực, tài chính, sản xuất, thương
mại…) của một tổ chức. Ngoài chức năng quản lý, ERP còn đảm nhận luôn nhiệm
vụ phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ thuộc
yêu cầu của nhà quản lý. Như vậy, mua một ERP-System bạn nhận được cùng một
lúc 3 sản phẩm: 1) Ý tưởng quản lý 2) Chương trình phần mềm 3) Phương tiện kết
nối để xây dựng mạng máy tính tích hợp. Với hệ thống phần mềm thống nhất, đa
năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ kế hoạch hóa, thống kê, kiểm toán,
phân tích, điều hành, ERP giúp theo dõi, quản lý thông suốt, tăng tính năng động,
đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của
môi trường bên ngoài. Trên thế giới, hiện có rất nhiều công ty lớn triển khai thành
công giải pháp ERP cho hoạt động quản lý sản xuất kinh doanh của mình. Việc
triển khai thành công ERP sẽ tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh, đem lại
cho doanh nghiệp lợi ích lâu dài
Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản
lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán
hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên
một hệ thống duy nhất. ERP được xem là một giải pháp quản trị doanh nghiệp
thành công nhất trên thế giới hiện nay. Nếu triển khai thành công ERP, bạn sẽ có
thể tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và thêm cơ hội để phát triển vững
mạnh.
Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa
của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này.
R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói
chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. Tuy nhiên, trong ERP,
resource còn có nghĩa là tài nguyên. Trong giới công nghệ thông tin, tài nguyên là
bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu nào thuộc hệ thống mà bạn có thể truy cập
Nhóm13
4/42
Lớp HTTT1_K7
và sử dụng được. Việc ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị công ty đòi hỏi bạn
phải biến nguồn lực này thành tài nguyên. Cụ thể là bạn phải:
- Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho
công ty.
- Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao
cho giữa các bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng.
- Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
- Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn
lực của công ty.
Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột
xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng
thời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa
dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng
chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP.
P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị
kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ ERP hỗ trợ công ty lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, ERP tính toán và dự báo các khả năng có thể phát sinh trong quá
trình điều hành sản xuất/kinh doanh của công ty. Chẳng hạn, ERP giúp cho doanh
nghiệp tính toán chính xác kế hoạch cung ứng thiết bị thô cho mỗi đơn hàng dựa
trên tổng nhu cầu thiết bị, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách làm này
cho phép công ty luôn có đủ vật tư sản xuất, mà vẫn không để lượng tồn kho quá
lớn gây đọng vốn. ERP còn là công cụ hỗ trợ trong việc lên kế hoạch cho các nội
dung công việc, nghiệp vụ cần thiết trong quá trình sản xuất kinh doanh, chẳng hạn
như hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các hình thức mua hàng, hỗ trợ tính toán
ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Đây là biện
pháp giúp bạn giảm thiểu sai sót trong các xử lý nghiệp vụ. Hơn nữa, ERP tạo ra
mối liên kết văn phòng công ty – đơn vị thành viên, phòng ban – phòng ban và
trong nội bộ các phòng ban, hình thành nên các quy trình xử lý nghiệp vụ mà mọi
nhân viên trong công ty phải tuân theo.
Nhóm13
5/42
Lớp HTTT1_K7
KHỞI ĐÔNG DỰ ÁN
I.1)
Giới thiệu hệ thống:
Công ty 13 là minh chứng cho sự tiên phong trong việc đưa mô hình bán lẻ điện
máy mới vào thị trường Hà Nội, mô hình siêu thị với hàng trăm nghìn các mặt hàng
trưng bày khoa học trên diện tích rộng hướng đến trải nghiệm mua sắm của khách
hàng.
Siêu thị đầu tiên được khai trương tháng 11/2005 đánh dấu một bước ngoặt lớn
thay đổi thói quen cũng như hành vi mua sắm hàng điện máy của người dân thủ đô
Hà Nội. Tính đến giữa năm 2015, với 4 siêu thị kinh doanh tại Hà Nội đạt hiệu suất
kinh doanh cao nhất trong ngành – Công ty 13 vẫn là thương hiệu điện máy hàng
đầu tại khu vực thị trường này.
Sản phẩm đa dạng cùng với uy tín của nhà Bán lẻ lớn kèm với các chương trình ưu
đãi thiết thực có giá trị là sự khác biệt lớn mà khách hàng ghi nhận từ những đợt
khảo sát thông tin khách hàng do công ty 13 và các đơn vị trung gian thực hiện.
Những khách hàng đã mua sắm tại công ty 13 đa phần hài lòng và mong muốn
quay trở lại mua sắm trong lần tiếp theo, nhờ đó mà lượng khách hàng trung thành
mua sắm nhiều lần trong năm luôn chiếm tỉ lệ lớn.
Với mục tiêu giữ vững vị trí cánh chim đầu đàn trong lĩnh vực bán lẻ điện máy,
Công ty 13 đầu tư vào những yếu tố mang tính chiến lược và tập trung vào sức
mạnh nội lực:
•
Phát triển đội ngũ nhân viên, bao gồm nhân viên tư vấn, nhân viên kỹ thuật
lắp đặt và giao nhận để đảm bảo khách hàng được sử dụng sản phẩm tốt nhất, phù
hợp với nhu cầu nhất, đồng thời nhận được sự hỗ trợ kịp thời nhất và chuyên
nghiệp nhất
Nhóm13
6/42
Lớp HTTT1_K7
•
Nâng cao dịch vụ khách hàng: Các sản phẩm điện máy thông thường được sử
dụng trong một khoảng thời gian dài (vài năm). Trong quá trình sử dụng, khách
hàng có thể gặp phải những vấn đề liên quan đến hướng dẫn kỹ thuật, tương thích
với các thiết bị khác trong gia đình…. Đường dây nóng và đội ngũ nhân viên dịch
vụ sau bán hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng.
•
Phát triển các dịch vụ gia tăng nhằm cung cấp cho khách hàng sự yên tâm:
Công ty 13 không ngừng nghiên cứu và đưa ra các giải pháp dịch vụ nhằm “bảo
vệ” các sản phẩm điện máy và gia dụng trong gia đình, mang đến sự yên tâm tuyệt
đối cho khách hàng như Dịch vụ bảo hành mở rộng, dói dịch vụ trọng đời các sản
phẩm điện máy gia đình…
•
Mở rộng hệ thống một cách thận trọng dựa trên những phân tích tài chính và
kinh doanh kỹ càng để đảm bảo tính hiệu quả cũng như mang đến sự ổn định thị
trường.
Trong suốt 8 năm hoạt động, Công ty 13 luôn là thương hiệu tiêu biểu không chỉ
trong lĩnh vực phân phối bán lẻ điện máy. Các giải thưởng có giá trị trong và ngoài
nước là minh chứng cho sự nỗ lực không ngừng của Ban lãnh đạo và tập thể cán bộ
nhân viên với phương châm giữ vững lòng tin của người tiêu dùng và gia tăng hơn
nữa sự hài lòng của khách hàng.
Nhiều năm liên tục - Công ty 13 vinh dự nhận bằng khen từ Ủy Ban Nhân Dân, Sở
Công Thương, Cục Thuế Tp. Hà Nội đã cho thành tích đơn vị đi đầu trong phong
trào hành động vì quyền lợi của người tiêu dùng, đơn vị hoàn thành xuất sắc nghĩa
vụ đóng thuế… Pico cũng liên tục được các đối tác là những Tập đoàn điện tử hàng
đầu tặng nhiều cúp và kỷ niệm chương ghi nhận là đối tác chiến lược, đại lý xuất
sắc…
Không ngừng phát triển hoạt động kinh doanh, Công ty 13 còn là đơn vị tiên phong
và nhiệt tình trong các phong trào, các hoạt động xã hội. Hàng nghìn các hoàn cảnh
cụ thể đã được đại diện Công ty 13 trực tiếp thăm hỏi động viên bằng cả vật chất và
Nhóm13
7/42
Lớp HTTT1_K7
tinh thần. Dự án “Kết nối yêu thương” được thành lập với mong muốn chia sẻ phần
nào các hoàn cảnh khó khăn trong xã hội, giúp họ vượt qua những bế tắc thêm
niềm tin vào cuộc sống.
I.2)
Doanh số
Cuối năm 2011, Công ty 13 quản lý hơn 3000 cán bộ công nhân viên trong biên chế
chính thức.
Tại Báo cáo Thường niên năm 2014 vừa công bố, Công ty 13 cho biết, năm 2014
công ty vẫn đặt mục tiêu tăng trưởng 30% so với năm 2013 và Công ty 13 đã đạt
con số 900 (triệu usd/năm)
Số chi nhánh,nhà máy, siêu thị.. 150
Số nhân viên IT hiện tại 170
Số lượng máy chủ hiện tại 9
Số lượng máy tính cá nhân 500
I.3)
hoạt động của công ty :
Mô tả công việc:
Qua một thời gian tìm hiểu về hệ thống công ty Công ty 13 dựa vào
các phương pháp điều tra, em tổng kết được những thông tin về bài
toán quản lý như sau:
Những vấn đề đặt ra ở công ty:
Hệ thống quản lý của công ty phân công thành những phòng riêng
rẽ mỗi phòng phụ trách một mảng công việc.
Nhóm13
Cơ cấu tổ chức:
8/42
Lớp HTTT1_K7
+ Quản lý tổng thể công ty là giám đốc.
+ Phòng kinh doanh
+ Phòng kế toán
+ Phòng kỹ thuật
+ Ngoài ra công ty còn có nhân viên lái xe và một showroom
trưng bày và giới thiệu sản phẩm của công ty.
Công việc cụ thể đối với từng phòng:
+ Giám đốc: thâu tóm quản lý toàn bộ hoạt động của công ty,
nhận báo cáo thống kê định kỳ của phòng kế toán và phòng kinh
doanh, kiểm tra các hóa đơn để nhập_xuất tiền. Nhận các báo cáo
từ phòng kinh doanh, phòng kế toán, phòng kỹ thuật.
+ Phòng kinh doanh:
− Nhận đơn đặt hàng dự trù từ phòng kế toán sau đó tiến hành
soạn thảo và liên lạc đặt hàng với tổng công ty.
− Cập nhật những thay đổi về các loại sản phẩm như: đơn giá,
đặc điểm, thời gian bảo hành, … . Tính các chi phí kèm theo
như: cước vận chuyển, các vấn đề phát sinh, VAT … để gửi lên
cho phòng quản lý.
− Dựa vào báo cáo tổng kết và thống kê hàng tháng của
phòng kế toán để tiến hành tìm hiểu, phân tích thị trường tiêu
dùng trên địa bàn các tỉnh miền bắc. Từ đó đưa ra những chiến
lược kinh doanh phù hợp với từng thời điểm, từng khu vực để
tăng số lượng và lợi nhuận cho công ty. Ngoài ra tùy vào từng
thời điểm để đưa ra những chương trình khuyến mại hợp lý.
− Phòng phụ trách việc đặt hàng từ các khách hàng sau đó tập
hợp đơn đặt hàng từ phía khách hàng, gửi đơn phúc đáp lại cho
Nhóm13
9/42
Lớp HTTT1_K7
khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu). Sắp xếp lịch giao hàng
cho từng nhóm hoặc liên hệ với các công ty vận chuyển thuê.
− Từng nhóm sau khi nhận được lịch trình công việc trong
tuần, nhận phiếu giao hàng và đến kho hàng nhận hàng và tiến
hành công việc của mình. Sau chuyến đi giao hàng của nhóm
mình về kiểm tra lượng hàng còn lại đối chiếu sổ sách, tổng kết
số tiền và nợ lại của khách hàng cho kế toán vào sổ và nộp lại
tiền cho phòng kế toán.
+ Phòng kế toán: phụ trách việc thu giữ, thống kê tổng hợp các
loại giấy tờ sổ sách của công ty.
− Kế toán kho:
• Chuyên phụ trách về vấn đề nhập và xuất hàng. Khi nhập
hàng mới về thì tiến hành nhập vào máy để lưu. Từ những
bản kế hoạch của phòng kinh doanh chuyển xuống sẽ tiến
hành soạn các hóa đơn xuất hàng dựa theo hóa đơn đặt hàng
của khách hàng. Sau đó tiến hành thống kê lượng hàng bán
ra_nhập về theo định kỳ.
• Kiểm tra các mặt hàng còn lại trong kho, lập đơn đặt
hàng dự trù gửi lên cho phòng kinh doanh.
• Nhập hàng vào kho: có hai kiểu nhập hàng vào kho:
o Nhập hàng mới lấy về. Khi nhận hàng từ nhà cung cấp
kèm theo hóa đơn hay bản kê khai chi tiết các mặt hàng,
thủ kho tiến hành đối chiều kiểm tra lô hàng.
Nhóm13
10/42
Lớp HTTT1_K7
o Nhập hàng do khách hàng trả lại vì lỗi, … thủ kho ghi
lại tên khách trả lại, lý do trả hàng, ngày trả hàng gửi lại
kế toán.
• Xuất hàng:
o Xuất hàng cho bộ phấn bán hàng theo phiếu xuất hàng
hay là các hóa đơn giao hàng cho các khách hàng.
− Kế toán tài chính:
• Chuyên phụ trách những vấn đề về tài chính của công ty.
Thống kê về tài chính như: các khoản nợ của khách hàng,
vấn đề về thuế, chi phí công tác, tiền lương cho nhân viên
trong công ty, …
∗ Phòng kỹ thuật:
+ Phụ trách việc bảo hành các loại sản phẩm của công ty khi
có lỗi, đồng thời phối hợp với các trạm bảo hành trong khu
vực.
∗ Khách hàng:
Khách hàng phải đặt hàng với công ty bằng cách gọi điện trực
tiếp cho nhân viên kinh doanh, hoặc gửi fax, gửi đơn đặt hàng.
Sau khi nhận được hàng, khách hàng kiểm tra số lượng và
quy cách đóng gói.
Khách hàng sẽ thanh toán ngay sau khi nhận được đủ hàng,
hoặc thanh toán trước, hoặc thanh toán sau một khoảng thời gian
được hai bên thống nhất.
Nhóm13
11/42
Lớp HTTT1_K7
Khách hàng có thể lựa chọn 1 trong các hình thức thanh toán
sau:
+
+
Nhóm13
Thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt.
Chuyển khoản qua ngân hàng vào tài khoản của công ty.
12/42
Lớp HTTT1_K7
Chương II:
KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ERP
II.1) Đề xuất cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Qua nghiên cứu giữa 2 chuẩn quản lý COBIT và ITIL e có một số nhận xét để
chọn ra chuẩn phù hợp với đề tài quản lý:
- ITIL: quản lý về các dịch vụ/dịch vụ dựa trên nền CNTT
- COBIT: giám quản (giám sát và quản lý) CNTT nội bộ để hỗ trợ kinh
doanh/nghiệp vụ.
Có vẻ COBIT ở bên trong và mục đích là đảm bảo việc ứng dụng CNTT để đạt
được các mục đích về chiến lược, nghiệp vụ của tổ chức.
Còn ITIL thiên hướng quản lý các dịch vụ cung cấp ra bên ngoài, liên quan tới
khách hàng.
CoBIT -> Giám quản CNTT -> Phục Khách hàng trong tổ chức -> Sản xuất ra các
dịch vụ -> Dùng ITIL -> Đảm bảo cung cấp dịch vụ -> Phục vụ Khách hàng ngoài
tổ chức
việc lựa chọn áp dụng COBIT hay ITIL là tùy vào mục đích của doanh nghiệp đó.
Nếu họ muốn quản lý về phần tài chính (fairness, transparency) trong hoạt động IT
thì có thể lựa chọn COBIT còn nếu muốn làm quản lý dịch vụ CNTT thì nên làm
ITIL. Hai cái này bổ trợ cho nhau trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
liên quan đến IT. Trong ITIL cũng có một phần liên quan đến tài chính nhưng
không cụ thể à chi tiết như COBIT.
Nhóm13
13/42
Lớp HTTT1_K7
Vì thế nên lựa chọn chuẩn COBIT để quản lý.
II.2) Phạm vi của dự án:
Địa điểm triển khai: triển khai tại PICO nguyễn trãi, được áp dụng cho toàn bộ
các đơn vị phòng ban cũng như chi nhánh của công ty với các phân hệ đáp ứng các
yêu cầu sau:: tài chính kế toán, quản lý nhân sự, mua hàng, bán hàng, quản lý kho
hàng, báo cáo quản trị phục vụ lãnh đạo, quản lý tài sản, quản lý phân phối tiêu thụ.
Yêu cầu của dự án :
Phòng CNTT có trách nhiệm chính trong việc đưa ra các yêu cầu cụ thể về
mặt kỹ thuật cho hệ thống nhằm giúp cho ERP mới thích ứng được với hệ thống
phần mềm, phần cứng, hệ điều hành và mạng máy tính hiện có. Trong khi đó, các
phòng, ban chức năng và đơn vị thành viên có nhiệm vụ xác định những yêu cầu
nghiệp vụ cụ thể về quy trình quản lý ở đơn vị mình.
Triển khai các phân hệ chính của erp : tài chính kế toán, quản lý nhân sự, mua
hàng, bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý tài sản- vật tư.
hệ thống ERP mới thích ứng được với hệ thống phần mềm, phần cứng, hệ điều
hành và mạng máy tính hiện có.
Tạo ra quy trình quản lý tổng hợp, xuyên xuốt.
II.3)
Kế hoạch về thời gian thực hiện
Thời gian triển khai giải pháp ERP cho một doanh nghiệp thường kéo dài từ
3-5 tháng. Nếu thời gian quá ngắn sẽ không đảm bảo được tính an toàn của giải
Nhóm13
14/42
Lớp HTTT1_K7
pháp còn nếu thời gian quá dài ảnh hưởng đến kết quả sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp.
1. Kế hoạch về thời gian thực hiện
Các giai đoạn trong một dự án triển khai ERP cho ngân hàng:
1. Chuẩn bị dự án: (12 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Lập kế hoạch quản lý dự án (4 tuần).
+ Thiết lập mô hình lãnh đạo xuyên suốt dự án ( 1 tuần).
+ Cung cấp các thông tin quan trọng cho việc ra quyết định khởi động dự án
(1 tuần).
+ Xác định rõ quy mô của dự án ( 1 tuần).
+ Thiết kế cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc phù hợp cho các nhóm tham
gia (1 tuần).
+ Phân tích tổng quan về khả năng nghiệp vụ được đáp ứng trong bài toán
quản lý của doanh nghiệp (1 tuần).
+ Thực hiện phân tích yêu cầu tổng thể kiến trúc kỹ thuật mức cao cần đáp
ứng cho hệ thống ứng dụng mới (2 tuần).
2. Phân tích & Thiết kế (6 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Xây dựng quy trình nghiệp vụ tương lai bao gồm: Phân tích yêu cầu
nghiệp vụ hiện tại, thiết kế mô hình quy trình nghiệp vụ mới phù hợp với hệ
thống ứng dụng sẽ triển khai (4 tuần)
+ Ánh xạ quy trình nghiệp vụ với năng lực của ứng dụng, đưa ra phân tích
khác biệt đối với từng yêu cầu (1 tuần)
+ Xây dựng tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng đối với những module
mở rộng ngoài hệ thống ERP (1 tuần)
3. Xây dựng (9 tuần)
Mục đích của giai đoạn này bao gồm:
+ Thiết kế chi tiết các yêu cầu khác biệt với hệ thống và các phần nghiệp vụ
ngoài hệ thống ERP (2 tuần)
+ Báo cáo đánh giá tác động tổ chức.(1 tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch đào tạo bao gồm: phân tích nhu cầu đào
tạo của người dùng, lập chiến lược đào tạo và kế hoạch thực hiện đào tạo (2
tuần)
+ Xây dựng chiến lược và kế hoạch kiểm thử bao gồm: kiểm thử hệ thống,
Nhóm13
15/42
Lớp HTTT1_K7
chuyển đổi thử dữ liệu và giao diện, người dùng kiểm thử hệ thống và kiểm
thử hiệu năng hệ thống (4 tuần)
4. Triển khai (5 tuần)
Thực hiện việc chuyển sản phẩm sang môi trường sản phẩm cuối:
+ Cài đặt hệ thống ứng dụng đã được kiểm thử bởi người dùng. (2 tuần)
+ Chuyển đổi dữ liệu hệ thống cũ sang hệ thống mới và xác nhận dữ liệu (2
tuần)
Nhóm13
16/42
Lớp HTTT1_K7
Chương III: TRIỂN KHAI DỰ ÁN
III.1) Nghiên cứu, lựa chọn giải pháp
III.1.1) Giải pháp triển khai
Tổng quan giải pháp
Giải pháp triển khai là một trong những phần quan trọng của giải pháp tổng thể nó
quyết định khá lớn đến tính thành bại của dự án. Do đó cần phải có các bước chuẩn
bị đầy đủ và hoàn thiện cho giải pháp triển khai.
Để triển khai thành công hệ thống giải pháp ERP Công Ty 13 trước hết cần
phải xác định rõ được mục tiêu của hệ thống, xác định được tầm quan trọng của
việc ứng dụng nó vào doanh nghiệp.
- Đóng vai trò rất quan trọng cho định hình nội dung , độ lớn và phạm vi ứng dụng
của bài toán được xây dựng.
- Xác định được khối lượng công việc từ đó thiết lập kế hoạch triển khai, kiểm soát
dự án được xây dựng.
- Giúp cho bộ phận tư vấn triển khai đưa ra được các hoạch định, từ đó thực thi
triển khai, trong nhiều trường hơp thay đổi các quy trình quản lý của doanh nghiệp
để phát huy hết hiệu quả của hệ thống ERP sẽ áp dụng .
- Giúp bộ phận lập trình hiểu rõ các nghiệp vụ quản lý riêng để thiết kế nhằm đảm
bảo bài toán ứng dụng có thể đưa vào áp dụng phù hơp với thực tế.
III.1.2) Các biện pháp thực hiện
Thu thập các biểu mẫu thông tin đang xử lý hiện tại cho từng nghiệp vụ
trong đó bao gồm :
Nhóm13
17/42
Lớp HTTT1_K7
← - Các phiếu và biểu mẫu thông tin phát sinh cho từng nghiệp vụ.
← - Các cách ghi chép thông tin trên các biểu mẫu thu thập thông tin.
← - Cách xử lý thông tin trên các biểu mẫu.
← - Các phát sinh sửa đổi thông tin trong thực tế.
← - Các mẫu báo cáo phục vụ cho từng nghiệp vụ.
← - Các thông tin chuyển sang cho các nghiệp vụ khác tiếp tục xử lý.
- Các thông tin nhận từ các nghiệp vụ khác chuyển về sau khi xử lý.
- Các phần mềm đang xử lý hiện tại – Cấu trúc dữ liệu , quy trình khai thác , các
khả năng của chương trình…..
- Các tham khảo lý thuyết, các mô hình toán kinh tế liên quan đến phần mềm ứng
dụng định xây dựng.
+)Ghi chép trong qua trình xây dựng yêu cầu
- Thiết kế các phiếu điều tra thông tin thích hợp.
- Chuẩn bị kỹ các câu hỏi dự kiến trước khi phỏng vấn đối tượng được khảo sát.
- Ghi chép trung thực các ý kiến của người được phỏng vấn ( có thể ghi âm để nghe
lại ).
Nhóm13
18/42
Lớp HTTT1_K7
- Thiết lập các báo cáo , biên ban phỏng vấn sau mỗi ngày khảo sát nhờ các ghi
chép. Các biên bản khảo sát sẽ được các đối tượng được phỏng vấn xác nhận và
dùng để thiết lập hồ sơ khảo sát.
+)Thiết lập hồ sơ chung
- Tất cả các biểu mẫu thông tin vao/ra thu thập được trong quá trình tiến hành khảo
sát.
- Các tài liệu lý thuyết liên quan đến nghiệp vụ cần đưa vào xây dựng ứng dụng.
- Các yêu cầu cải tiến, các quy trình quản lý mới được đưa vào áp dụng trong
chương trình.
+) Thiết lập hồ sơ chi tiết
- Hệ thống quy trình nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi áp dụng
ERP.
- Các quy trình đảm bảo số liệu và các quy trình cập nhật số liệu.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra của chương trình ERP dùng được cho đơn vị
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựng từ hệ thống ERP có bổ sung thêm một
số thông tin từ khách hàng.
- Hệ thống biểu mẫu vào/ra được xây dựnng từ hệ thống báo cáo của khách hàng có
thêm cac thông tin lay từ hệ thống ERP .
- Hệ thống biểu mẫu vào ra mà hệ thống ERP chưa có cần phải thiết kế mới hoàn
toàn.
+) Đào tạo đội triển khai
Nhóm13
19/42
Lớp HTTT1_K7
Khi đã có 1 hệ thống EPR thì cũng rất cần có 1 đội triển khai để đưa giải
pháp đi vào hoạt động trong công ty. Muốn vậy đội ngũ triển khai phải được đào
tạo sử dụng các gói trong EPR một cách thành thạo nhất và cũng phải am hiểu về
hệ thống để có thể cài đặt cũng như chuyển giao cho người sử dụng một cách hoàn
hảo
+) Kiểm tra chạy thử
Cty phần mềm sẽ đưa Hệ thống EPR vào chạy thử nghiệm trên các hoạt
động thật của CTy và theo dõi trong vòng 1 tháng đầu thật sát sao để bắt và sửa lỗi.
Trước khi đưa vào chạy thật, chúng ta phải kiểm tra xem hệ thống có lỗi
gì không, mạng và điện có đảm bảo không,… Để vậy ta phải kiểm tra đảm bảo các
yêu cầu sau:
- Kiểm tra đánh giá tính đúng đắn của hệ thống.
- Kiểm tra và bắt lỗi chương trình trước khi đưa vào khai thác.
- Kiểm tra đánh giá tính tiện ích - dễ sử dụng của chương trình.
- Kiểm tra và đánh giá tính ổn định của hệ thống.
Song song với quá trình trên ta cũng phải đảm bảo khâu đào tạo cho
người sử dụng biết cách sử dụng chương trình có trong hệ thống để phục vụ cho
công việc đạt hiệu quả cao.
+) Đào tạo người sử dụng
Đội ngũ triển khai sẽ kết hợp với một số người viết phần mềm để hướng
dẫn người sử dụng của doanh nghiệp sử dụng phần mềm. Có thể có nhiều cách đào
tạo như đào tạo tập trung, soạn giáo án, hướng dẫn sử dụng phần mềm trục tiếp.
Nhóm13
20/42
Lớp HTTT1_K7
Một đội ngũ triển khai tốt là có thể hướng dẫn người sử dụng có thể sủ
dụng và khai thác được hệ thống 1 cách tối đa nhất.
+) Chạy thật hệ thống
Giai đoạn này thì sản phẩm đã hoàn thành được 95%. Hệ thống EPR
được đưa vào thực tế khai thác và sử dụng.
Giai đoạn này thành công hay thất bại thì cũng chính là kết quả của cả hệ
thống EPR
+) Hậu triển khai
Giai đoạn này xảy ra khi doanh nghiệp có những thay đổi bổ sung, hay
hệ thống trước đây chưa được tối ưu nên trong khi sử dụng người sử dụng phát hiện
ra những bất cập cần được bổ sung hay chỉnh sửa
Tùy thuộc vào sự thỏa thuận của nhà cung cấp EPR và doanh nghiệp mà
giai đoạn này có hay không, hay có ở mức độ nào. Như nếu doanh nghiệp không sử
dụng được chức năng nào đó thì có thể yêu cầu nơi cũng cấp đến để hỗ trợ đào tạo
lại không? Hay là khách hàng nhập sai các báo cáo không lên được ….
Tuy là giai đoạn sau nhưng Nhà cung cấp có thể lấy các thông tin đó để hoàn
thiện ý tưởng cho các hệ thống EPR sau này sao cho phù hợp với sự phát triển ngày
càng mở rộng của doanh nghiệp.
hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong
quá trình sản xuất kinh doanh.
III.2) Một số giải pháp ERP
III.2.1) Giải pháp đặt hàng
III.2.1.1) Tổng quan
Nhóm13
21/42
Lớp HTTT1_K7
Đây là một trong những module quan trọng trong hệ thống giải pháp ERP
cho doanh nghiệp
III.2.1.2) Chi tiết giải pháp
a) Tính toán được kế hoạch đặt hàng chi tiết và xử lý đơn hàng
Căn cứ trên nhu cầu sản xuất, tình trạng tồn kho hệ thống tính toán
dự kiến đặt hàng để đảm bảo vật tư hàng hóa không bị thiếu nguyên vật liệu. Hệ
thống sẽ tính toán các yêu cầu sau:
- Tính toán đề nghị đặt hàng từ nhu cầu sản xuất.
- Tính toán nhu cầu đặt hàng từ yêu cầu của khách hàng
- Tính toán đề nghị đặt hàng theo kế hoạch định trước.
Từ các tính toán trên hệ thống sẽ đưa ra bản chi tiết nhu cầu thiết bị theo thời
gian và địa điểm. Dựa trên mạng lưới các nhà phân phối đơn giá, sản phẩm, chủng
loại… hệ thống lập các đơn hàng chi tiết một cách tối ưu nhất. Bộ phận đặt hàng sẽ
xác nhận chính xác đơn hàng với khách hàng và chuyển bên phòng kế hoạch.
Khi đơn hàng được duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận kho để tiến hành kiểm tra số
lượng hàng hóa và tiến hành đặt hàng sang bên phân xưởng sản xuất hoặc xuất kho.
Đơn hàng không được duyệt sẽ chuyển ngược lại cho bộ phận đặt hàng kèm theo
các nguyên nhân không được duyệt, và bộ phận này sẽ trao đổi và xác nhận lại với
khách hàng về đơn hàng cho phù hợp.
b) Nhận và giao hàng cho khách hàng
Căn cứ vào các đơn hàng đã xác nhận với khách hàng , hệ thống phải tiến
hành theo đi quy trình giao nhận đơn hàng và hình thức giao hàng cho khách hàng.
- Kiểm soát nhiều hình thức giao hàng ( giao hàng từng phần, giao hàng toàn phần).
Nhóm13
22/42
Lớp HTTT1_K7
- Kiểm soát nhiều loại giao hàng (giao hàng và giao hóa đơn, giao hóa đơn trước
giao hàng sau, giao hàng trước và giao hóa đơn sau cho khách hàng).
- Kiểm soát nhận hàng hóa theo lô.
- Kiểm soát số lượng, chất lượng quy cách, thời gian, địa điểm giao hàng, các vi
phạm và xử lý.
- Các chi tiết khác.
c) Ghi nhận các đơn hàng từ các khách hàng
Theo dõi quản lý các đơn đặt hàng từ các khách hàng dựa trên các tiêu thức
bán hàng của doanh nghiệp và tác nghiệp quản lý thuận lợi cho các phân tích tài
chính công nợ và hệ thống cung cấp thiết bị:
- Xử lý, theo dõi thông tin chi tiết đơn đặt hàng của khách hàng.
- Theo dõi và phân bổ các loại chi phí liên quan đến đơn hàng, hóa đơn.
- Theo dõi các tiêu thức thanh toán cho từng đơn hàng, từng hóa đơn.
- Chuyển đơn hàng tới bộ phận công nợ bằng cách tích hợp thông tin.
Các mẫu hoá đơn tương ứng với từng đơn hàng sẽ xây dựng theo mẫu chuẩn
của bộ tài chính ban hành cho các doanh nghiệp và bổ sung các chỉ tiêu phục vụ
công tác phân tích tài chính, công nợ. Các hoá đơn theo dõi được tự động hạch toán
vào các bút toán của hệ kế toán tổng hợp theo từng giai đoạn chi tiết của quá trình
quản lý hoá đơn.
d) Theo dõi công nợ phải thu của khách hàng .
Xây dựng từ điển các khách hàng đặt hàng của doanh nghiệp.
Nhóm13
23/42
Lớp HTTT1_K7
Thông tin về khách hàng là một phần rất quan trọng trong giải pháp ERP của
doanh nghiệp. Đặc biệt do dặc thù của sản phẩm nên thông tin về các khách hàng
của Công Ty 13 phải chính xác cụ thể.Cần phải định nghĩa các khách hàng trước
khi thực hiện phần lớn các nghiệp vụ của hệ thống:
- Có thể đề xuất một khách hàng khi lập một yêu cầu bán hàng.
- Chỉ ra khách hàng phù hợp khi nhập một bảng báo giá.
- Các đơn đặt hàng đều cần chỉ rõ ra khách hàng.
- Hoàn lại hàng cho khách hàng trong trường hợp hàng bị lỗi.
- Cung cấp cho khách hàng về các dịch vụ khác của công ty.
Hệ thống từ điển khách hàng được dùng chung cho toàn bộ hệ thống ERP
của doanh nghiệp và đáp ứng được các yêu cầu chi tiết sau:
- Dùng chung cho tất cả các Module của hệ thống.
- Thu thập các thông tin liên quan đến khách hàng.
- Một thông tin cần quản lý về khách hàng trong từ điển là thông tin chi tiết về địa
chỉ liên hệ của khách hàng
- Hoạch định các tiêu thức thanh toán của khách hàng cho doanh nghiệp.
- Hoạch định các tiêu thức giao hàng của doanh nghiệp cho khách hàng.
- Định khoản cho các đối tượng là khách hàng cần theo dõi.
Quản lý công nợ phải thu của khách hàng.
- Kiểm soát trực tiếp hoặc nhận công nợ từ phòng kế toán.
- Quản lý các hoá đơn cần xử lý.
Nhóm13
24/42
Lớp HTTT1_K7
- Xử lý thanh toán trực tiếp hay thanh toán tự động.
- Theo dõi bù trừ công nợ giữa khách hàng doanh nghiệp nếu một đối tượng
vừa là khách hàng vừa là nhà cung cấp một sản phẩm nào đó cho doanh nghiệp.
- Chuyển tự động các bút toán lên sổ cái.
- Cập nhật và theo dõi tỷ giá thanh toán tại thời điểm khách hàng thanh toán
cho doanh nghiệp.
Các báo cáo của giải pháp đặt hàng
- Các báo cáo liện quan đến khách hàng.
- Các báo cáo liên quan đến hợp đồng, đơn hàng.
- Các báo cáo liên quan đến nhận hàng.
- Khả năng phát triển các báo cáo mới theo yêu cầu.
Các báo cáo được chi tiết và tổng hợp đến từng chức năng quản lý của doanh
nghiệp, được xây dựng dựa trên mẫu báo cáo chuẩn mực của bộ tài chính quy định
và theo mẫu biểu của doanh nghiệp.
III.2.2) Giải pháp sản xuất
III.2.2.1) Tổng quan
Đây là giải pháp chi tiết quan trọng trong giải pháp ERP cho công ty công ty
13. Đó là nghiệp vụ sản xuất doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ
thông tin, nó khá phức tạp và thường làm thủ công không có quy trình thống nhất
nên khi triển khai đề ra giải pháp nếu không khảo sát chi tiết đặc thù quy trình sản
xuất của doanh nghiệp thì dễ dẫn đến thất bại. Sau đây là sơ đồ quy trình sản xuất
của công ty
Nhóm13
25/42
Lớp HTTT1_K7
