Báo cáo thực tập: Hoạt động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (191.71 KB, 56 trang )
Phần 1
MỞ ĐẦU
1.1. Tính cấp thiết của đề tài
Cơng tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu được trong hoạt động
của cơ quan nhà nước nói chung tại UBND xã Na Sang nói riêng. Cơng tác văn
thư có vai trị, vị trí quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng và hoạt động của cơ
quan, đơn vị. đặc biệt trong sự nghiệp đổi mới đất nước thực hiện tốt cơng tác
văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản trong công tác quản lý tai UBND xã Na Sang.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những
thơng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị.
Góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, năng
suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ giữ gìn được bí mật của Đảng và
Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và
việc lợi dụng giấy tờ của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Để đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác
văn thư. Trong thời gian thực tập tại văn phòng UBND xã Na Sang được sự
quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn và tạo điều kiện tận tình của tất cả các cán bộ
trong cơ quan em có thêm kinh nghiệm thực tế công việc và củng cố thêm phần
kiến thức đã học để nâng cao trình độ.
Đó là cơ sở giúp em tự tin thực hiện tốt hơn công việc hiện tại mà mình
đang đảm nhiệm, nghiệp vụ văn thư gồm các nghiệp vụ sau: Xây dựng và ban
hành văn bản, quản lý giải quyết văn bản đi - đến, quản lý và sử dụng con dấu,
lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ cơ quan trong đó việc giải quyết văn
bản đến có vai trị rất quan trọng.
1
Tuy nhiên trên thực tế công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Na
Sang còn nhiều hạn chế.
Xuất phát từ tầm quan trọng của hoạt động quản lý văn bản đến và thực tế
công tác giải quyết văn bản đến của cấp xã hạn chế như: chưa dùng đúng thông
tư 01 của Nhà nước, cơ sở vật chất còn thiếu, đặc biệt cán bộ văn thư chưa nắm
vững thủ tục xử lý văn bản đến,... vì vậy nên em lựa chọn chuyên đề "Hoạt
động tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã Na Sang" để
làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Qua đó đề xuất biện pháp để thực
hiện tốt hơn nữa công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
1.2. Mục tiêu của đề tài
Thông qua việc nghiên cứu đề tài nhằm mục đích tìm hiểu thực trạng hoạt
động quản lý hệ thống văn bản đến trong UBND xã Na Sang và từ đó đưa ra giải
pháp cụ thể góp phần làm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản đến của UBND xã.
Đồng thời đây cũng là dịp để sinh viên vận dụng kiến thức đã được học vào thực
tế để có thể rèn luyện các kỹ năng nghiệp vụ quản lý hành chính, bổ sung và
nâng cao kiến thức đã được tiếp thu trong quá trình học tập ở Trường Cao đảng
Kinh tế - Kỹ thuật Điên Biên. Có thể nói đây là đợt thực tập đã trng bị cho em
những bài học trong thực tiễn cộng vói đó là những kiến thức đã học nhằm nâng
cao hơn nữa kinh nghiệm tránh bị động khi tiếp xúc với công việc sau này.
1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
1.3.1. Đối tượng nghiên cứu
- Tập trung nghiên cứu công tác quản lý, tổ chức và giải quyết văn bản
đến tại văn phòng UBND xã Na Sang về phương diện lý luận và thực tiễn.
- Các đối tượng tiễn hành thực tập và những văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hành chính và bản sao văn bản diễn ra trong cơ quan, đặc biệt là
trong cơng tác Hành chính - Văn phịng về quản lý và giải quyết văn bản đến tại
UBND xã Na Sang.
2
- Tập trung nghiên cứu những văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền ban hành nhằm điều chỉnh những vấn đề trong hoạt động của công tác
quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Hoạt động tổ chức và quản lý văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Sổ lưu hoạt động tổ chức và quản lý tại UBND xã Na Sang trong năm
2015.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Giới hạn về thời gian: Nghiên cứu từ ngày 01 tháng 01 năm 2015 đến
ngày 31 tháng 12 năm 2015.
- Giới hạn về không gian: Tại UBND xã Na Sang
- Đối tượng áp dụng: Văn bản
1.4. Phương pháp nghiên cứu
- Báo cáo chuyên đề cũng như đối với công tác hoạt động tổ chức, quản lý
và giải quyết văn bản đến chủ yếu sử dụng phương pháp thống kê, phân tích,
khảo sát thực tiễn, so sánh dựa trên các tài liệu thu thập được.
- Phương pháp nghiên cứu lý luận: (phương pháp phân tích, phương pháp
tổng hợp)
+ Mục đích: Hình thành cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn của việc xây
dựng và thực hiện đề tài, nhằm đáp ứng các tiêu chuẩn của hoạt động của tổ
chức và quản lý văn bản đến theo đúng quy định của Nhà nước.
+ Nội dung: nghiên cứu các tài liệu liên quan đến ngành như: Các văn
kiện của Đảng, Nghị quyết của Quốc hội, các Nghị định, Nghị định của Chính
phủ, Bộ Nội vụ và hoạt động tổ chức quản lý văn bản đến.
- Phương pháp điều tra khảo sát
+ Mục đích: Tìm hiểu và đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý
văn bản đến tại UBND xã Na Sang.
3
+ Nội dung: Điều tra, khảo sát thực tế hoạt động tổ chức và quản lý văn
bản đến tại UBND xã Na Sang.
- Phương pháp quan sát
+ Mục đích: Tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức quản lý văn bản đến
tại UBND xã Na Sang.
+ Nội dung: Quan sát thực tế hoạt động tổ chức và quản lý văn bản đến tại
UBND xã Na Sang.
- Phương pháp thu thập
Phần 2
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ THỰC TIẾN CỦA HOẠT ĐỘNG TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾTVĂN BẢN ĐẾN
2.1. Cơ sở lý luận
Cơng tác văn thư có vai trị và vị trí vơ cùng quan trọng, bảo đảm cung
cấp kịp thời, đầy đủ những thông tin cần thiết phục vụ cho những nhiệm vụ quản
lý Nhà nước của mỗi cơ quan và đơn vị. Cơng tác địi hỏi phải ó đầy đủ cần
thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong
đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất chính xác nhất là thơng tin bằng văn bản. Về
mặt nội dung cơng việc, có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho
công tác quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền
đạt, phổ biến những thơng tin mang tính pháp lý.
Cơng tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị
ngũ trang nhân dân (gọi chung là các cơ quan).
4
Công tác văn thư gắn liền với hoạt động của tất cả các cơ quan được xem
như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng quản lý Nhà nước .
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thoonng tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn
vị.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt
vô dụng và lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan cũng như hoạt động của csc nhân. Nếu trong quá trình hoạt động cảu
các cơ quan các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dunng văn bản chính xác, phản ánh
chân thực các hoạt động của cơ quan khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng
pháp lý chứng minh cho hoạt động cảu cơ quan một cách chân thực.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác văn thư lưu trữ.
Tất cả các văn bản từ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay
những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc con đường bưu
điện về gọi là văn bản đến.
Văn bản đến là phương tiện, là công cụ không thể thiếu trong hoạt động
quản lý, điều hành của các cơ quan. Do vậy khi nhận được văn bản đến của bất
kì đối tượng nào gửi đến đều phải xem và phân loại, đăng ký giải quyết kịp thời,
chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành của Đảng và Nhà nước. Văn
bản đến cơ quan có nội dung và thể loại rất đa dạng và phức tạp. Mỗi cơ quan
hay mỗi tổ chức chính trị xã hội trong hoạt động hằng ngày có thể sẽ tiếp nhận
được các văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo hoặc các văn bản đến
5
từ cơ quan đơn vị cấp dưới gửi đến vì vậy cán bộ văn thư phải giải quyết kịp
thời.
Về nguyên tác mọi văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ văn bản đến "trừ
thư riêng...".
Văn bản được xử lý theo nguyên tắc kịp thời, chính xác và thống nhất.
Những cơng văn có đóng dấu "Thượng khẩn", "Hỏa tốc", "Khẩn"phải
được gửi đi hoặc giải quyết ngay lúc nhận được.
Việc gửi, nhận phân phối công văn "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" phải
giữ gìn bí mật của Nhà nước.
Trách nhiệm tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến thuộc về chánh
văn phịng, phó chánh văn phịng, trưởng phịng hành chính, phó trưởng phịng
hành chính của mỗi cơ quan.
Bộ phận văn thư cơ quan trực tiếp thực hiện một số công việc cụ thể như
sau:
+ Nhận và kiểm tra các loại văn bản đến.
+ Phân loại văn bản đến.
+ Bóc bì đựng văn bản đến.
+ Đóng dấu đến và đăng ký vào sổ.
+ Trình các văn bản đến các phó chánh văn phịng hoặc trưởng phó phịng
hành chính.
+ Chuyển giao tất cả văn bản đến cho các đối tượng có liên quan và theo
dõi quá trình giải quyết những van bản này.
Văn bản đến cơ quan có nội dung, thể loại rất đa dạng và phức tạp.
Mỗi cơ quan hay mỗi tổ chức Chính trị - Xã hội đều nằm trong một hệ
thống theo thứ bậc nhất ổn định và trong hoạt động hằng ngày sẽ tiếp nhận được
các văn bản đến từ cấp trên mang nội dung chỉ đạo, kiểm tra phương hướng đôn
6
đốc đồng thời nhận được các văn bản đến từ các cơ quan đơn vị cấp dưới hoặc
cấp trên gửi đến.
Trên cơ sở lý luận đó cụ thể hóa cơng tác quản lý và giải quyết văn bản
đến nó có tính pháp quy của Nhà nước đối với cơng tác Hành chính - Văn
phịng.
* Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến
Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến
Về nguyên tắc tất cả văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận văn thư
thuộc văn phòng của xã.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm
việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm
tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi
gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì khơng cịn ngun vẹn
hoặc văn bản gửi đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu "Hỏa tốc" hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn
bản đến phải báo ngay cho người có trách nhiệm, trong trường hợp cần thiết
phải lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản nếu phát
hiện có sai sót, phải kip thời thơng báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách
nhiệm xem xét, giải quyết.
Bước 2: Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Tất cả các văn bản cần được kiểm tra xem xét thận trọng.
Kiểm tra văn bản do các nơi khác gửi đến nếu phát hiện văn bản gửi đến
cơ quan mình sai đối tượng hoặc bì đựng tài liệu bị rách cos dấu hiệu bị lộ thơng
tin của tài liệu thì báo ngay cho nhân viên bưu điện hoặc người chuyển giao văn
7
bản đồng thời phải báo cáo ngay cho lãnh đạo văn phịng để có biện phát giải
quyết kịp thời.
Phân loại văn bản đến thành 2 loại như sau:
+ Văn bản.
+ Thư riêng, sách báo, tư liệu.
- Bóc bì văn bản đến có những nội dung sau:
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức theo nguyên tắc tập trung thì theo sự phân
cơng của lãnh đạo văn phịng hoặc văn thư cơ quan bóc bì văn bản đến sau đó
vào sổ đăng ký, vào sổ công văn đến và photo chuyển đến các đối tượng có liên
quan.
+ Nếu văn thư cơ quan tổ chức cả kết hợp và phân tán văn bản đến cho
các đơn vị thì chỉ cần vào sổ phần ghi ngồi bì đơn vị nhận sẽ bóc bì và vào sổ
riêng.
+ Bóc bì văn bản khơng được làm rách và làm mất trữ của tài liệu, địa chỉ
nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện kiểm tra khi cần thiết.
Những bì văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hỏa tốc"
phải được bóc bì ngay và trình cho lãnh đạo cơ quan giải quyết kịp thời và
nhanh gọn.
Trường hợp văn bản gửi đến có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận phải
ký xác nhận và đóng dấu đến vào phiếu và chuyển trả lại cho cơ quan gửi để
theo dõi và xử lý kịp thời những sự cố trên đường vận chuyển có thể xảy ra.
Đóng dấu đến vào văn bản mà cơ quan nhận được.
Sổ đến và ngày đến của văn bản phải ghi khớp với số và ngày ghi trong sổ đăng
ký văn bản đến, sổ ghi đến ghi liên tục từ số 01, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 đến
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Những văn bản chính thức và các văn bản đơn thư tố nạt danh nên đánh
số đến riêng để tiện tra tìm khi cần thiết.
8
Dấu đến phải đóng rõ ràng bằng mực dấu đỏ ở phần giấy trắng dưới số ký
hiệu hoặc trích yếu nội dung văn bản.
Dấu đến thơng thường có kích thước 30mm - 50mm.
ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NA SANG
Số:..................................
ĐẾN
Ngày:..............................
Chuyển:..........................
Lưu hồ sơ:.... Số:............
Bước 3: Đảng ký văn bản đến
- Mục đích đăng ký văn bản đến nhằm quản lý số lượng, yêu cầu của văn
bản và đăng ký vào sổ, tất cả các văn bản đến để quản lý và sử dụng một cách có
hiệu quả thiết thực.
Văn bản đến dưới bất kỳ dạng nao đều phải xử lý theo nguyên tắc kịp thời
kịp thời, chính xác và thống nhất.
Hiện nay đăng ký tất cả các văn bản đến đều được áp dụng dưới dạng hai
phương pháp sau:
+ Đăng ký bằng truyền thống.
+ Đăng ký bằng máy vi tính.
- Dù dưới dạng hình thức nào đều phải theo một nguyên tắc chung: Mọi
văn bản đến đều phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến, ở những cơ quan lớn
số lượng văn bản đến nhiều thì có thể đăng ký văn bản đến vào các sổ khác
nhau.
- Căn cứ vào số lượng văn bản đến của cơ quan, đơn vị để thiết lập sổ
đăng ký văn bản đến theo mẫu:
9
Mẫu bìa:
CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
Năm 2015
ĐƠN VỊ:………………………………………
Quyển số:...........
Từ số:........................ Đến số.......................
Từ ngày..................... Đến ngày...................
Mẫu số 1:
10
Ngày
Số
đến
đến văn
hiệu
bản
1
2
Nơi gửi Số, ký Ngày
tên
loại Nơi
tháng
và
trích nhận
văn
văn
yếu
bản
bản
dung của
người
văn bản
nhận
5
nội
Ghi
nhận
chú
hoặc
3
4
26/02/ 66
UBND
202/QĐ 24/02/ Rà sốt hộ UBND
2016
huyện
-UBND 2016
Mường
6
ký
7
8
9
Pó
nghèo
năm 2014
Chà
Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Cột 2: Ghi số thứ tự văn bản đến.
Cột 3: Ghi tên cơ quan nơi gửi văn bản.
Cột 4: Ghi số và ký hiệu văn bản đến.
Cột 5: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Côt 6: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Côt 7: Ghi tên đơn vị hoặc người nhận văn bản.
Cột 8: Người nhận văn bản ký tên.
Cột 9: Ghi những văn bản cần thiết như: Số lượng văn bản chụp photo.
- Đối với tất cả các văn bản đến có đóng dấu: (Mật, Tuyệt mật, Tối mật)
thì phải đăng ký và lập thành hồ sơ sổ đăng ký riêng để tiện lợi cho việc theo dõi
và kiểm tra.
- Đăng ký văn bản mật theo mẫu dưới đây:
Mẫu số 2:
11
Ngày
Số
Nơi
đến
đến gửi
Số,
ký Ngày
hiệu
Tên
Mức
tháng loại và độ
văn
văn bản văn
bản
bản
trích
mật
yếu nội
Đơn vị Ký
hoặc
Ghi
nhận chú
người
nhận
dung
văn
bản
1
2
3
4
02/3/
70
UBND
221/QĐ- 26/02/ Quyết
Tuyệt UBND
huyện
UBND
mật
2016
5
2016
6
7
định
Mường
thực
Chà
hiện
8
9
10
Pó
cơng
tác bảo
vệ
bí
mật
Nhà
nước
nhận
văn
năm
2015
Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng trùng với ngày ghi ở dấu đến.
Cột 2: Ghi số đến trùng với ngày ghi ở dấu đến.
Cột 3: Ghi tên cơ quan gửi văn bản.
Cột 4: Ghi số ký hiệu văn bản.
12
Cột 5: Ghi ngày tháng văn bản đến.
Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
Cột 7: Ghi mức độ như đã ghi trong văn bản.
Cột 8: Ghi đơn vị hoặc người nhận.
Cột 9: Người nhận văn bản ký.
Cột 10: Ghi những điều cần thiết.
Bước 4: Trình văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến sau khi đã đăng ký theo chế độ công tác văni thư
của cơ quan, đơn vị, văn thư của cơ quan phải có trách nhiệm trình tất cả tồn bộ
văn bản đến cho Chánh văn phịng hoặc Trưởng phịng hành chính, xem xét để
nghiên cứu quyết định phương hướng giải quyết.
- Lãnh đạo cơ quan hay công chức cán bộ được ủy quyền ghi rõ văn bản
được chuyển đến cá nhân, vị giải quyết.
- Văn thư của cơ quan căn cứ vào đó để chuyển giao văn bản để các đối
tượng có liên quan trong thời gian sớm nhất.
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến
-Văn bản đến khi đã có ý kiến xem xét, phe chuẩn của lãnh đạo cơ quan
hoặc phòng hành chính thì văn thư của cơ quan phải chun văn bản đó đến các
đối tượng có liên quan, trách nhiệm phải giải quyết xử lý, cơ quan, đơn vị hoặc
người nhận văn bản phải ký nhận đầy đủ vào sổ ký nhận văn bản, đối với việc
chuyển giao văn bản (Mật, Tuyệt mật, Tối mật) thì chỉ cần ghi phần ngồi bì,
sau đó chuyển cả phong bì tói tay người nhận và ghi vào sỏ chuyển giao văn
bản.
- Người nhận văn bản phải ký đầy đủ vào sổ nhận tài liệu.
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến như sau:
13
Ngày
Số, ký hiệu Số lượng văn Người nhận Ký
tháng
văn bản
chuyển
Ghi
bản (hoặc số hoặc đơn vị nhận chú
bì)
người nhận
3
4
5
UBND
Pó
giao
1
2
01/3/2016
22/QĐ-UBND 02
6
Trong đó:
Cột 1: Ghi ngày tháng chuyển giao văn bản đến.
Cột 2: Ghi số ký hiệu văn bản đên.
Cột 3: Ghi số lượng văn bản (hoặc số bì).
Cột 4: Ghi người nhận hoặc đơn vị nhận văn bản đến
Cột 5: Ghi ký nhận.
Cột 6: Ghi chú.
- Đối với việc chuyển giao văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" thì
cần một số điểm sau:
+ Văn thư không được giao phụ trách văn bản mật thì chỉ cần ghi vào sổ
phần ghi phần ngồi bì sau đó chuyển cả bì đến tay người nhận và ký vào sổ
chuyển giao văn bản đến.
+ Cán bộ văn thư khơng được giao phụ trách thì thực hiện công việc đối
với việc xử lý văn bản thường.
- Văn thư cơ quan chuyển văn bản đã có ý kiến của Lãnh đạo, Văn phịng
hoặc Phịng hành chính đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết.
Bước 6: Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến tại
UBND xã Na Sang
- Giải quyết văn bản đến cần phải thực hiện một số vấn đề quan trọng sau
đây:
14
+ Theo dõi giải quyết văn bản đến là công việc rất quan trọng cảu cơ quan
đơn vị, vì vậy mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký, chuyển giao kịp thời, đầy đủ
và chính xác các đối tượng có liên quan thì việc theo dõi là quá trình xử lý giải
quyết chặt chẽ mới mang lại hiệu quả thiết thực.
- Việc theo dõi quá trình xử lý giải quyết văn bản đến để mang lại hiệu
quả thực sự cần chú ý những điểm sau:
+ Thường xuyên nhắc nhở và đôn đốc các đơn vị cá nhân được giao
nhiệm vụ giải quyết vấn đề liên quan đến nội dung văn bản đến và xử lý các
thông tin phản hồi để báo cáo các lãnh đạo cơ quan có biện pháp giải quyết hoặc
điều chỉnh kịp thời.
+ Đối với những văn bản có dấu "khẩn" thì phải giải quyết ngay trong
thời gian ngắn.
- Sao văn bản thường có mấy loại sau đây:
+ Sao nguyên văn bản chính là bản sao lại nguyên văn bản do chính cơ
quan làm ra văn bản đó thực hiện.
+ Sao lục là bản sao lại nguyên văn bản sao do chính cơ quan nhận văn
bản thực hiện.
+ Trích sao là bản sao lại một phần của văn bản.
2.2 Cơ sở thực tiễn
- Căn cứ Nghị định số 110/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ;
- Căn cứ Nghị định số 09/NĐ - CP Ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ - CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ - CP của Chính phủ Quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
15
- Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT - BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 của
Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan;
- Căn cứ công văn số 139/VTLTTNN - TTTH ngày 04 tháng 03 năm
2009 của Cục văn thư à lưu trữ Nhà về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong mơi trường mạng;
- Căn cứ Giáo trình Nghiệp vụ văn thư, NXB chính trị Quốc Gia năm
2003;
- Căn cứ sách lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Quốc Gia Hà Nội
năm 2011.
- Căn cứ các văn bản đến đang lưu trữ tại UBND xã Na Sang.
Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến của UBND xã đã và đang được
thực hiện theo Nghị định số 09/2010/NĐ - CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số điêù của Nghị định
số 110/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về cơng tác
văn thư.
Tuy nhiên trong q trình tổ chức và quản lý văn bản đến còn một số
những tồn tại nhất định.
Phần 3
KẾT QUẢ THỰC HIỆN HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC, BẢO QUẢN VÀ GIẢI
QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN TẠI UBND XÃ NA SANG
16
3.1. Đặc điểm tình hình của UBND xã Na Sang
3.1.1. Lịch sử hình thành
Na Sang là một xã biên giới nằm bên cạnh đường quốc lộ 12 về phía nam
giáp huyện Mường Chà, xã mới chia tách thành lập năm 2007 của xã Mường
Mươn nay là xã Na Sang, gần trung tâm của Huyện Mường Chà, cách xa trung
tâm Huyện Mường Chà 10 km về phía Bắc.
Có đường biên giới Quốc gia với nước Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào
dài 7 km, với 2 mốc 80, 81 giáp cụm 10 bản Na Lằm huyện Mường may – Tỉnh
phong sa ly Lào.
Địa hình đồi núi phức tạp, có bản xa trung tâm xã từ 18 đến 20 km, đường
xá đi lại khó khăn. Có vị trí quan trọng về chính trị - Kinh tế, an ninh – Quốc
phịng
* Vị trí địa lý
- Phía Đơng: Giáp với xã Huổi mí.
- Phía nam: Giáp với xã Mường Mươn.
- Phía tây: Giáp xã Ma Thì Hồ và biên giới CHDCND Lào.
- Phía Bắc: Giáp với thị trấn Huyện Mường Chà.
Tồn xã có tổng diện tích tự nhiên 11.412,56 ha. Trong đó đất nơng
nghiệp là: 5.326,08 ha.
* Cơ cấu dân số.
Tồn xã có 10 bản và 2 cụm dân cư được phân bổ theo 2 vùng khác nhau
(vùng thấp và vùng cao). Các bản sống dải rác và có 5 dân tộc anh, em cùng sinh
sống với 773 hộ = 4.464 nhân khẩu;
Trong đó:
- Dân tộc Thái: 55 hộ =284 khẩu chiếm 7,12 %
- Dân tộc H.mông: 406 hộ =2700 khẩu chiếm 52,52 %
17
- Dân tộc Kinh: 31 hộ =110 khẩu chiếm 4,01%
- Dân tộc khơ mú: 126 hộ =673 khẩu chiếm 16,3 %
- Dân tộc kháng : 155hộ = 720 khẩu chiếm 20,05%
* Khí hậu
Xã Na Sang chịu ảnh hưởng của khí hậu nhiệt đới gió mùa vùng cao. Khí hậu
trong năm được chia thành 2 mùa rõ rệt:
- Mùa khô thường kéo dài từ tháng 9 năm trước đến tháng 3 năm sau.
- Mùa mưa thường bắt đầu từ tháng 4 đến tháng 10 hàng năm.
Lượng mưa hàng năm là 1750- 2050mm/ năm, số ngày mưa trung bình năm
là 142 ngày/năm.
Lượng bốc hơi trung bình trong năm khoảng 889,6 mm/năm, lượng bốc hơi
mạnh nhất từ tháng 02 đến tháng 4 hành năm, bình qn mỗi tháng gần 100mm.
Độ ẩm khơng khí trung bình năm là 83%. Tháng 3 độ ẩm thấp nhất là 78%.
Gió thường theo hướng núi và thổi theo mùa. Mùa đơng gió thổi mạnh (từ
tháng 11 năm trước đến tháng 4 năm sau) thường gây ra lạnh giá, khô hanh ảnh
hưởng không tốt đến sản xuất (sinh lý, sinh trưởng và sự phát triển của cây trồng
vật nuôi).
Về mùa hè từ tháng 5 đến tháng 10 hàng năm, gió Nam thổi mạnh
mang theo nhiều hơi nước, khí hậu mát mẻ. Từ tháng 3 đến tháng 5 thường
mang theo mưa rào mạnh, có khi có lốc và mưa đá xuất hiện.
Sương muối xuất hiện về mùa đông, tập trung chủ yếu vào tháng 12,
tháng 01 hàng năm, những nơi xuất hiện sương muối thường là vùng thung lũng.
Vì vậy cơng tác dự tính, dự báo kịp thời và các biện pháp phịng ngừa để bảo vệ
cây trồng, vật ni là một trong những biện pháp tốt để phát triển sản xuất.
- Sương mù thường xuất hiện vào tháng 11 năm trước đến tháng 02 năm
sau. Trung bình hàng năm 80 - 100 ngày có sương mù, thường xuất hiện vào ban
đêm, kéo dài đến 7h, 8h sáng hôm sau khi mặt trời xuất hiện.
18
3.1.2. Q trình phát triển
Xã Na Sang ln được sự quan tâm chỉ đạo sát sao của Huyện ủy HĐND
– UBND huyện, và được nhà nước quan tâm cũng như đầu tư các chính sách,
chương trình dự án cho sự phát triển kinh tế - xã hội cũng như hỗ trợ cho xã phát
triển như: chương trình 134, 135 giai đoạn II, 167, 160….
Trong những năm qua tình hình an ninh – chính trị ln giữ vững ổn định.
Nhân dân trong xã đoàn kết, giúp đỡ nhau trong việc phát triển kinh tế, ổn định
đời sống nhân dân và giữ vững an ninh – chính trị, trật tự an tồn xã hội và chủ
quyền biên giới quốc gia. Căn bộ, nhân dân tin tưởng vào chủ trương đường lối
chính sách của Đảng, pháp luật nhà nước.
Các ban ngành, đoàn thể cũng tổ chức tuyên truyền, vận động quần chúng
nhân dân như: Luật tạm trú, biên giới quốc gia, an toàn giao thơng đường bộ trên
đia bàn, đồn biên phịng và cơng an huyện phụ trách, giám sát tình hình an ninh
– chính trị, số hộ, số khẩu di cư đi, đến …phối hợp với các lượng truy quét các
loại tội phạm ma túy, trộm cắp, gây mất trật tự an ninh tại địa phương.
Tăng cường tuần tra, kiểm tra mốc biên giới, kịp thời báo cáo, tham mưu
cho Đảng và chính quyền địa phương giữ vững chủ quyền an ninh biên giới và
phát động phong trào toàn dân đoàn kết xây dựng đời sống văn hóa mới.
Cơng tác an ninh xã hội ngày càng được chú trọng, phong trào “toàn dân
đồn kết xây dựng đời sống văn hóa mới’’ được triển khai sâu rộng đến từng hộ
dân cư và gia đình.
Trải qua nhiều khó khăn, thách thức và cùng với sự lãnh đạo đúng đắn của
Đảng và sự đồng lòng của nhân dân, xã Na Sang đã từng bước đi lên cùng với sự
phát triển của đất nước.
* Về giáo dục
Công tác giáo dục trên địa bàn xã không ngừng phát triển nhằm nâng cac
trình độ dân trí cho nhân dân. Tỷ lệ học sinh trong độ tuổi đi học được huy động
đến trường ngày càng tăng, đội ngũ giáo viên không ngừng phát triển về số
19
lượng và chuẩn hóa về trình độ đào tạo. Cơ sở vật chất, trang bị dạy và học được
tăng cường. Tỷ học sinh tiệu học, THCS tốt nghiệp 99% trở lên, công tác phổ
cập đúng độ tuổi ở tiểu học và THCS đạt tiêu chuẩn tốt. Các tệ nạn xã hội trong
trường cũng được ngăn chặn triệt để. Môi trường giáo dục lành mạnh và ngày
càng phát triển.
Được Đảng nhà nước quan tâm đầu tư xây dựng nhiều phòng học cố bằng
các nguồn vốn dự án. Tồn xã có 5 điểm trường, mần non, tiểu học số 1, tiểu học
số 2,trường PTDTBT – THCS Trong đó:
- Hệ Mầm non số 1: có 6 Lớp 210 học sinh.
- Hệ Mầm non số 2: có 6 lớp với 211 học sinh.
- Hệ tiệu học số 1: có 15 lớp với 316 học sinh.
- Hệ tiệu học số 2: có 12 lóp với 280 học sinh.
- Hệ trung học cơ sở: có 11lớp với 331 học sinh.
* Văn hóa xã hội
Thực hiện tốt cơng tác tun truyền những chủ trương chính sách của
Đảng, phát luật của nhà nước, của cấp trên đến từng bản và quần chúng nhân dân
trên địa bàn, kịp thời, đúng thời hạn.
Tăng cường vận động công tác vệ sinh mơi trường, an tồn thực phẩm,
thực hiện ăn chín uống sơi, tổ chức giao lưu văn hóa, văn nghệ, thể dục, thể thao
chào mừng các ngày lễ lớn.
* Kinh tế
Tình hình kinh tế trong xã được ổn định đối nhân, nhưng nguồn thu nhập
của nhân dân vẫn cịn ít. Nhân dân chủ yếu làm ruộng và nương rẫy, ngoài ra
nhân dân trong xã cịn trồng và chăn ni, mơ hình VAC ở gia định và chỉ một
số hộ nhỏ, mô hình chưa được nhân rộng.
Tổng số lượng kinh tế hiện nay đã đạt chỉ tiêu của huyện giao cho.
20
Trong những năm gồm đây việc phát triển kinh tế của xã đã tăng so với
những năm trước, nhiều người dân có nguồn thu nhập và phát triển do có nhiều
dự án của nhà nước, Chính phủ quan tâm và hỗ trở nước sinh hoạt, nâng cấp
kênh mương cho nhân dân. Nhờ đó đời sống nhân dân ổn định kinh tế phát triển.
* Y tế
Được sự quân tâm, chỉ đạo sát sao của trung tâm y tế huyện mường chà,
Đảng ủy, HĐND – UBND, được sụ ủng hộ của các ban ngành, hội đồn thể là
cầu nối cơng tác chăn sóc sức khẻo ban đầu, giám sát dịch bệnh chặt chẽ ở địa
phương. Mạng lưới y tế đã phủ khắp toàn xã, cơ sơ vật chất được đầu tư xây
dựng. Đội ngũ cán bộ thường xuyên khám và chữa trị cho nhiều bệnh nhân.
Đội ngũ cán bộ gồm 7 đ/c; có 5 phịng kiên cố, 4 phịng làm việc, 01
phịng ở, nhà ăn của bệnh nhân….
* An ninh – Quốc phịng
Giữ vững ổn định chính trị, trật tự và khối đồn thể tồn dân, khơng để
xảy ra đột suất xấu, tiếp tục xây dựng củng cố thế trận quốc phòng toàn dân, gắn
với thế trận an ninh nhân dân, gắn với nhiện vụ quốc phòng quân sự với quy
hoạch phát triển kinh tế - xã hội.
Hàng năm ban chỉ sự qn sự xã và cơng an xã giao ban đính giá tình hình
việc phối hợp hoạt động các vẫn đề trật tự an toàn xã hội trong địa bàn xã.
Trật tự an ninh quốc phịng trên địa ban xã ln được giữ vững, trật tự an
ninh của bản làng luôn được củng cố vững mạnh để loại trừ các tệ nạn xã hội
ngăn chặn các hoạt động tôn giáo tuyên truyền trái phép, tranh chấp đất đai, loại
trừ các tệ nạn mua bán tàng trữ ma tũy, phòng chống cháy nổ, nghiện hút và các
tệ nạn xã hội khác.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND xã Na Sang
21
- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, phó chủ tịch và ủy
viên. Chủ tịch UBND xã là đại biểu HĐND xã, các thành viên khác của UBND
không nhất thiết phải là đại biểu HĐND xã.
- Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp
trên trực tiếp phê chuẩn, kết quả bầu các thành viên của UBND cấp tỉnh phải
được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
* Hệ thống chính trị của xã gồm:
- 01 Đảng bộ cơ sở, có 11 chi bộ trực thuộc (06 chi bộ nông thôn, 04 chi
bộ trường học và 01 chi bộ cơ quan) với 145 Đảng viên.
* Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ làm việc tại UBND xã Na Sang.
a. Cơ cấu nhân sự.
+ Thường trực Đảng ủy có 2 đồng chí:
- 01 Bí thư Đảng ủy;
- 01 Phó bí thư Đảng ủy.
+ Thường trực HĐND có 2 đồng chí:
- 01 Chủ tịch HĐND;
- 01 Phó Chủ tịch.
+ Lãnh đạo UBND có 2 đồng chí:
- 01 Chủ tịch UBND;
- 01 phó Chủ tịch UBND;
* 7 Chức danh tổ chức chun mơn
- Văn phịng - Thống kê 02 đồng chí;
- Tư pháp - Hộ tịch 02 đồng chí;
- Tài chính - Kế tốn 02 đồng chí;
- Địa chính - Xây dựng 02 đồng chí;
22
- Văn hóa - Xã hội 02 đồng chí;
- Cơng an 01 đồng chí;
- Ban chỉ huy quân sự 01 đồng chí.
* 5 Chức danh tổ chức đồn thể
- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể hoạt động khá đồng đều, hàng
năm đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
- Hội Cựu chiến binh có 10 chi hội trực thuộc với 80 Hội viên
- Hội Liên hiệp phụ nữ có 10 chi hội trực thuộc với 85 Hội viên
- Hội Nơng dân có 10 chi hội trực thuộc với 100 Hội viên
- Đồn Thanh niên xã có 10 chi hội trực thuộc với 120 Hội viên.
* Ngoài ra còn một số các chức danh khác như:
- Lao động và Thương binh xã hội;
- Thi đua khen thưởng;
- Hội người cao tuổi;
- Khuyến nông viên;
- Giao thông, thủy lợi;
- Hội Chữ thập đỏ;
- Thú y;
- Văn thư lưu trữ.
b. Cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ làm việc tại UBND Xã Na Sang.
* Cơ cấu tổ chức của UBND xã Na Sang:
23
- UBND do HĐND cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch, phó chủ tịch và ủy
viên. Chủ tịch UBND xã là đại biểu HĐND xã, các thành viên khác của UBND
không nhất thiết phải là đại biểu HĐND xã.
- Kết quả bầu các thành viên của UBND phải được Chủ tịch UBND cấp
trên trực tiếp phê chuẩn, kết quả bầu các thành viên của UBND cấp tỉnh phải
được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND XÃ NA SANG
Sơ đồ tổ chức:
CHỦ TỊCH
UBND
Phó chủ tịch
UBND
Công chức Công chức Công chức Công chức Chỉ huy Trưởng Cơng
Văn phịng địa chính – Tư pháp – Kế tốn – trưởng
– thống kê
xây dựng
Hộ tịch
tài chính
qn sự
cơng an chức
Văn
hóa
xã hội
24
Qua sơ đồ ta thấy rõ được mối quan hệ chặt chẽ giữa các thành viên với
Uỷ ban nhân dân, Các cơng chức có chức năng tham mưu, giúp việc cho Uỷ ban
nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở
xã, bảo đảm sự thống nhất quản lý theo lĩnh vực chuyên môn; chịu trách nhiệm
trước Chủ tịch Uỷ ban nhân dân xã và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh
vực được phân cơng.
Ngồi ra cịn có đội ngũ cán bộ không chuyên trách của xã:
- Hoạt động của UBND cấp xã.
Hiệu quả hoạt động của UBND xã được bảo đảm bằng hiệu quả hoạt động
của tập thể UBND, Chủ tịch UBND, các thành viên khác của UBND và của các
bộ phận chun mơn và tổ chức chính trị xã hội.
DANH SÁCH ĐỘI NGŨ CÁN BỘ LÀM VIỆC TẠI UBND XÃ NA
SANG
STT
1
Họ và Tên
Năm sinh
Dân
Trình độ
Nam Nữ
tộc
VH
CM LL
Thái
9/12
TC
Lường Văn 1970
1111
Đảng
TC
x
kiêm
2
3
4
Chức vụ
Bí
thư
Đảng ủy
Qng Văn 1960
Khơ
Lan
mú
Qng Văn 1964
Khơ
Sun
mú
Lị
Đồn
Văn 1970
Thái
9/12
TC
x
Phó
BT
Đảng ủy
9/11
TC
TC
x
CT.HĐN
D xã
9/12
TC
TC
x
Song
Phó
Chủ
tịch
HĐND
5
Vàng A Pó
1988
Mơng
12/12
x
CT.UBN
D xã
6
Cà
Keo
Văn 1975
Kháng
9/12
TC
TC
x
Phó
tịch
25
Chủ
