Bài giảng quản lý tài sản

STT
1
2
3
4

HỌC PHẦN : QUẢN TRỊ THIẾT BỊ
Nội dung
Kiến thức
Kĩ năng
Thái độ
Chương 1:Những vấn đề chung về quản trị thiết bị
1-Khái niệm, mục đích tài sản thiết bị trong công sở
2-Yêu cầu của công tác quản trị thiết bị
3-Phân loại tài sản, thiết bị trong công sở
Tài sản cố định hữu hình
Tài sản cố định vô hình
Tài sản cố định đặc thù
Tiêu chí Phân loại
Phân loại TSCĐ theo công dụng và đặc trưng kỹ thuật
Chương 2: Công tác quản trị thiết bị
Qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị
Yêu cầu về mua sắm trang thiết bị
Nguyên tắc
Tiêu chuẩn
Trang thiết bị sử dụng chung
Quản lí và sử dụng trang thiết bị làm việc
Nội dung mua sắm
Nguồn kinh phí mua sắm
Các hình thức mua sắm tài sản
Thanh lí tài sản

DANH MỤC THAM KHẢO, MẪU
Qui trình mua sắm tài sản
Hồ sơ thanh quyết toán
Các bước thực hiện mua sắm tài sản
Xây dựng qui chế quản lí tài sản của cơ quan
Tham khảo bảng tính hao mòn
Định mức trang thiết bị làm việc
Tham khảo quyết định mua sắm
Tham khảo qui chế quản lí Đại học Nội vụ
Mẫu nhập kho tài sản đề nghị thanh lí
Chức năng phòng Quản trị-Thiết bị
Cơ cấu tổ chức
Phân công trách nhiệm cúa CBVC phòng QTTB
Quyết định thành lập ban kiểm kê tài sản
Phân công các nhóm ban kiểm kê
Câu hỏi ôn tập

Tham khảo
Thông tư 63

QĐ 170 TTg

Đấu thầu
Hao mòn

Tham khảo
Qui chế
Mẫu
Thông tư 32
QĐ 170 TTg

CÂU HỎI ÔN TẬP
1-Hãy nêu những loại tài sản trong các cơ quan, doanh nghiệp và các tiêu chí
để phân loại tài sản.
2-Hãy nêu các yêu cầu và nguyên tắc mua sắm tài sản theo qui định của các
văn bản quản lí của nhà nước
3-Hãy nêu các yêu cầu về quản lí, sử dụng trang thiết bị làm việc tại công sở
4-Hãy nêu các bước khi tiến hành mua sắm tài sản
5-Nội dung và các thủ tục thanh lí tài sản
6-Hãy soạn thảo 1 Quyết định thành lập Hội đồng thanh lí tài sản
7-Hãy soạn thảo 1 Quyết định thành lập Ban kiểm kê tài sản hàng năm
8-Thảo 1 thông báo gửi tới các đơn vị kê khai tài sản cần thanh lý kèm mẫu
9-Các bước tiến hành thanh lý tài sản
10-Yêu cầu đối với với công tác kiểm kê tài sản, những thông tin cần kiểm kê
tài sản gồm thông tin nào? Hãy kẻ một biểu mẫu thống kê tài sản
11-Hãy thảo một thông báo bán thanh lý tài sản
12-Hãy thảo 1 bảng tổng hợp tài sản thanh lí kèm định giá tài sản
13-Hãy lập một biên bản tổng hợp hồ sơ các đơn vị và cá nhân đăng kí đấu
thầu tài sản thanh lý
14-Hãy thảo một Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý xe ô tô
15-Trình bày chức năng, nhiệm vụ của phòng Quản trị-Thiết bị
16-Tổ chức và phân công nhiệm vụ của phòng Quản trị-Thiết bị
17-Hãy nêu vai trò của công nghệ thông tin trong quản lí tài sản tại các cơ
quan, đơn vị, so sánh việc quản lí tài sản theo phương pháp truyền thống.
18-Hãy trình bày cách tạo 1 chương trình quản lí tài sản bằng Excel
19-Hãy lập công thức để tự động hiện cảnh báo “Hết hạn” khi tài sản đó đã hết
khấu hao
20-Để tính khấu hao tài sản căn cứ vào văn bản nào? Hãy nêu qui định %
khấu hao của 5 loại tài sản và lập công thức để tính số năm sử dụng tài sản đó

21-Hãy trình bày cách tạo List Box để lấy ra tên tài sản trong Excel
22-Hãy thiết lập hàm nhập mã phòng có kết quả phòng đó thuộc nhà nào?
Phòng đó dùng để làm gì? Người quản lí phòng đó là ai trong Excel
23-Hãy thiết lập hàm nhập mã tài sản sẽ hiển thị Tên tài sản, tên gọi, khấu hao
hàng năm, năm sử dụng, cảnh báo hết hạn của tài sản đó bằng Excel
24-Hãy nêu cách khởi động phần mềm quản lí tài sản bằng Access, các chức
năng chính của chương trình
25-Hãy nêu cách xóa dữ liệu trong phần mềm quản lí tài sản bằng Access và
cách cập nhật dữ liệu vào phần mềm.
26-Hãy nêu cách trích xuất dữ liệu ra Excel trong phần mềm quản lí tài sản
bằng Access
27-Hao mòn của tài sản phụ thuộc vào các yếu tố nào? Tại sao nói tiến bộ
khoa học kĩ thuật làm giảm giá trị của TSCĐ
28-Sự khác biệt giữa hao mòn vật lí của tài sản cố đinh hữu hình với sự hao
mòn của tài sản cố định vô hình, tại sao tài sản cố định vô hình ngày càng
giảm giá trị
29-Anh(Chị) hãy thảo giúp lãnh đạo Quyết định ban hành Qui chế sử dụng tài
sản của cơ quan.
30-Anh(Chị) hãy thảo giúp lãnh đạo Quyết định ban hành Qui chế mua sắm tài
sản của cơ quan.
2


Mã học phần: CVT1001
Số tín chỉ: 02
Mục tiêu chung:
+Vể kiến thức:
Học phần trang bị kiến thức cơ bản về công tác quản trị thiết bị, khái niệm về
tài sản, thiết bị, quản trị thiết bị, phân loại được tài sản, thiết bị. Hiểu được vai
trò của công tác quản trị thiết bị trong công sở.

-Nắm vững các qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị
-Soạn thảo được các văn bản quản lí về công tác quản trị thiết bị
-Thực hiện được qui trình quản lí tài sản, trang thiết bị
-Học sinh tự lập được chương trình quản lí tài sản bằng Excel, Access, biết
cách trích lọc dữ liệu tài sản theo yêu cầu của lãnh đạo.
+Về kĩ năng:
-Tương đối thành thạo các qui trình công việc trong trong công tác quản trị
thiết bị (Xây dựng tổ chức bộ máy, nhân sự làm công tác quản trị, soạn thảo
văn bản quản lí như qui chế quản lí tài sản, xây dựng cơ sở dữ liệu)
-Có kĩ năng phân loại tài sản và phương pháp quản lí
-Soạn thảo được một số văn bản về công tác quản trị thiết bị
-Qui trình quản lí mua sắm tài sản
-Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lí
-Đánh giá các trang thiết bị trong cơ quan đơn vị
+Về thái độ:
-Có nhận thức đúng vị trí tầm quan trọng của công tác quản trị thiết bị
-Có trách nhiệm quản lí, bảo trì đối với các trang thiết bị trong cơ quan

3


Chương 1: Những vấn đề chung về quản trị thiết bị-A1
1-Khái niệm, mục đích tài sản thiết bị trong công sở
-Vai trò của quản trị thiết bị trong các cơ quan, doanh nghiệp
Trong các cơ quan, doanh nghiệp đều được trang bị rất nhiều tài sản và thiết bị
máy móc, chủng loại rất đa dạng và phong phú, những trang thiết bị này phải
được quản lí chặt chẽ và phải được tính khấu hao tài sản hàng năm. Mỗi cơ quan
có cách tổ chức, phương thức quản lí khác nhau nhưng thông thường việc quản lí
tài sản, thiết bị nằm trong văn phòng hoặc phòng Hành chính đảm nhận.
Trong quá trình vận hành các thiết bị trong cơ quan, các thiết bị có thể bị hỏng do

một số nguyên nhân sau:
-Do người sử dụng không đúng thao tác
-Do môi trưởng khí hậu ẩm ướt, nóng bức gây nên
-Do chập, cháy
-Do dùng quá lâu trong 1 thời gian dài, hoặc đã hết hạn sử dụng (Khấu hao)
Chính vì vậy công tác quản trị thiết bị cần phải có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa
các thiết bị nhằm nâng cao tuổi thọ, thời gian vận hành của thiết bị. Vì vậy Vai trò
của Quản trị thiết bị là:
+Đảm bảo thiết bị luôn vận hành tốt đáp ứng được yêu cầu làm việc của mọi
người trong cơ quan
+Mua sắn trang thiết bị phù hợp với công việc để nâng cao năng suất lao
động của lãnh đạo và nhân viên trong cơ quan
+Quản lí, bảo vệ các thiết bị tài sản hiện có
+Thanh lí các tài sản đã hư hỏng hết giá trị sử dụng theo đúng qui đinh.

2-Yêu cầu của công tác quản trị thiết bị
-Yêu cầu của quản trị thiết bị
Để đảm bảo cho các thiết bị hoạt động tốt đáp ứng được các yêu cầu khác nhau
của lãnh đạo trong mọi tình huống, công tác quản trị thiết bị là công việc phải
thường xuyên duy trì và kiểm tra, những yêu cầu đó là:
+Phải duy trì chế độ kiểm tra thường xuyên hàng ngày, nhằm phát hiện ra các
hiện tượng, các sự cố hỏng hóc có thể xảy ra.
+Phải ghi chép tỉ mỉ, chi tiết vào sổ hoặc cập nhật vào phần mềm, bảng tính Excel
để so sánh khi cần thiết
+Phải xây dựng kế hoach kiểm tra định kì, kiếm tra đột xuất theo yêu cầu của lãnh
đạo hoặc khi có biến cố xảy ra.
+Khi tiến hành kiểm tra cần có các thành viên đại diện của các đơn vị
-Đại diện phòng QTTB
-Đại diện phòng KHTC
-Đại diện phòng có tài sản, thiết bị

-Đại diện công đoàn cơ sở

4


3-Phân loại tài sản, thiết bị trong công sở
+Qui định của nhà nước về công tác quản trị thiết bị
Số: 32/2008/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ngày 29 tháng 5 năm 2008
Về việc ban hành chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan
nhà nuớc, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà
nước
Điều 3. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định
1. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định hữu hình:
Tài sản cố định hữu hình là tài sản mang hình thái vật chất, có kết cấu độc lập,
hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng
thực hiện một hay một số chức năng nhất định, thoả mãn đồng thời cả 2 tiêu
chuẩn dưới đây:
- Có thời gian sử dụng từ 1 năm trở lên;
- Có nguyên giá từ 10.000.000đ (mười triệu đồng) trở lên.
2. Tiêu chuẩn nhận biết tài sản cố định vô hình:
Tài sản cố định vô hình là tài sản không mang hình thái vật chất cụ thể mà cơ
quan đơn vị phải đầu tư chi phí cho việc tạo lập như: Giá trị quyền sử dụng đất,
bằng phát minh sáng chế, phần mềm máy vi tính, kiểu dáng công nghiệp, giải
pháp hữu ích, bản quyền tác giả..., thỏa mãn đồng thời cả 2 tiêu chuẩn quy định
tại khoản 1 Điều này.
3- Quy định tiêu chuẩn nhận biết đối với tài sản đặc thù
1. Những tài sản có nguyên giá từ 5 triệu đồng đến dưới 10 triệu đồng và có thời
gian sử dụng trên một năm, được quy định là tài sản cố định hữu hình.
2. Tài sản không thể đánh giá được giá trị thực của tài sản (được gọi là tài sản
đặc biệt), nhưng yêu cầu đòi hỏi phải quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật (hiện vật

trưng bày trong bảo tàng, lăng tẩm, di tích lịch sử, ..), được quy định là tài sản cố
định hữu hình.
3. Tài sản có nguyên giá từ 10 triệu đồng trở lên nhưng dễ hỏng, dễ vỡ (các đồ
dùng bằng thuỷ tinh, bằng sành sứ...) thì không quy định là tài sản cố định, trừ các
trang thiết bị thí nghiệm, nghiên cứu khoa học.
+ Khái niệm
Tài sản cố định(TSCĐ) là những tài sản có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài,
khi tham gia vào quá trình sản xuất, nó sẽ bị hao mòn dần và giá trị của nó
được chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh nhưng vẫn giữ
nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi bị hư hỏng.
Theo quy định hiện hành TSCĐ có giá trị từ 10 triệu trở lên, thời gian từ 1
năm trở lên, và phải trích khấu hao phải theo quy định của bộ tài chính
Tiêu chí Phân loại
5


TSCĐ có nhiều loại và có đặc điểm yêu cầu quản lý khác nhau để thuận tiện cho
công tác hạch toán cần phải sắp xếp phân loại theo từng nhóm, hoặc nguồn hình
thành sẽ có 3 loại chủ yếu:
TSCĐ hữu hình: là tài sản có hình thái vật chất cụ thể, có thời gian sử dụng
trên một năm hoặc bằng một năm như: máy móc, thiết bị, vật kiến trúc,
phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn… Do DN nắm giữ để sử dụng cho hoạt
động sản xuất kinh doanh. Theo chuẩn mực số 03 TS được ghi nhận là TSCĐ
HH phỉa thoả mãn đồng thời cả 4 tiêu chuẩn sau:
+ Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản
đó
+ Nguyên giá phải được xác định 1 cách đáng tin cậy
+ Có thời gian sử dụng trên 1 năm
+ Có giá trị từ 10 triêu trở lên
TSCĐ vô hình: Tài sản này không có hình thái vật chất, có thời gian sử dụng

trên một năm như phần mềm quản lý, bằng sáng chế, quyền sử dụng đất,
quyền phát hành, bản quyền, bằng sáng chế, nhãn hiệu hàng hoá…Theo
chuẩn mực số 04 TS VH cũng phải thoả mãn 4 điều kiện như TS HH
Ví dụ: Lợi thế thương mại không phải là TS vô hình
Chú ý: Chi phí thành lập doanh nghiệp, lợi thế thương mại không phải là TSCĐ Vô
hình mà chúng được phân bổ dần cào chi phí kinh doanh trong kỳ trong thời gian
tối đa không quá 3 năm kể từ khi Dn bắt đầu hoạt động cho vào TK 242.

. TSCĐ thuê tài chính: Là những TSCĐ mà doanh nghiệp thuê của công ty tài
chính nếu hợp đồng thuê thoả mãn đầy đủ những điều kiện sau: - Khi kết thúc
thời hạn thuê, bên thuê được quyền lựa chọn mua lại TS thuê theo giá danh
nghĩa thấp hơn giá trị thực tế của TS thuê tại thời điểm mua lại và bên cho
thuê phải chuyển quyền sở hữu TS đó.
•
•

Thời hạn cho thuê 1 loại TS quy định ít nhất phải = 60% thời gian cần thiết
đê khấu hao TS thuê đó.
Tổng số 1 loại TS khi thuê ít nhất phải tương đương với giá của TS đó trên
thị trường vào thời điểm ký kết hợp đồng. Mọi hợp đồng thuê tài chính nếu
không thoả mãn các quy định trên thì được coi là TSCĐ thuê hoạt động
Ví dụ: Bên A đi vay bên B để đi mua ô tô mới của bên C nhưng không vay
được tiền. Bên B đồng ý cho bên A vay tiền mua ô tô của bên C với điều
kiện phía ký kết hợp đồng thuê tài chính. Lúc đó bên C sẽ viết hợp đồng
cho bên B. Sau 1 thời gian sử dụng bên A có quyền được khấu hao như
TSCĐ bình thường và khi bên A trả lãi được 60% giá trị TSCĐ thì bên B
làm thủ tục chuyển giao TSCĐ đó cho bên A với điều kiện giá trị thấp hơn
giá trị ban đầu -> Quy trình trên được gọi là thuê tài chính
6

Phân loại TSCĐ theo công dụng và đặc trưng kỹ thuật
TSCĐ hữu hình được chia thành:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: là TSCĐ của DN được hình thành sau quá trình
thi công, xây dựng như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, tháp nước, sân
bãi,...
- Máy móc thiết bị: là toàn bộ các máy móc, thiết bị dùng trong hoạt động
KD của DN như máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác, dây chuyền công
nghệ,...
- Phương tiện vận tải, thiết bị truyền dẫn: là các loại phương tiện vận tải
gồm phương tiện vận tải đường sắt, đường thuỷ, đường bộ, đường ống và
các thiết bị truyền dẫn như hệ thống thông tin, hệ thống điện, đường ống
nước...
- Thiết bị, dụng cụ quản lý: là những thiết bị, dụng cụ dùng trong công tác
quản lý hoạt động KD của DN như máy vi tính, thiết bị điện, dụng cụ đo
lường,...
- Vườn cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm: là các vườn cây
lâu năm như vườn cà phê, vườn chè, vườn cao su, vườn cây ăn quả, thảm
cỏ, thảm cây xanh..., súc vật làm việc và cho sản phẩm như đàn voi, đàn
ngựa...
- Các TSCĐ khác: là toàn bộ các tài sản khác chưa liệt kê vào năm loại
trên như tác phẩm nghệ thuật, sách chuyên môn kỹ thuật...
Đánh giá TSCĐ
+Đánh giá TSCĐ: là việc xác định giá trị ghi sổ của TSCĐ tại từng thời
điểm nhất định. TSCĐ được đánh giá lần đầu và có thể được đánh giá lại
trong quá trình sử dụng. Do yêu cầu hạch toán TSCĐ phải phù hợp với đặc
điểm của TSCĐ nên chúng được đánh giá theo ba chỉ tiêu:
-Nguyên giá
-Giá trị hao mòn
Khấu hao TSCĐ hữu hình

Khấu hao: Là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu hao của
TSCĐ hữu hình trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó.
Trong quá trình đầu tư và sử dụng, dưới tác động của môi trường tự nhiên
và điều kiện làm việc cũng như tiến bộ kỹ thuật, TSCĐ bị hao mòn. Hao
mòn này được thể hiện dưới hai dạng:

7


Hao mòn hữu hình: là sự hao mòn vật lý trong quá trình sử dụng do bị cọ
xát, bị ăn mòn, bị hư hỏng từng bộ phận hay do tự nhiên tác động đến như
độ ẩm, khí hậu,... làm tăng sự hao mòn hữu hình của TSCĐ.
Hao mòn vô hình: là sự giảm giá trị của TSCĐ do tiến bộ khoa học kỹ
thuật đã sản xuất ra những TSCĐ cùng loại có nhiều tính năng với năng
suất cao hơn và chi phí ít hơn. Hao mòn vô hình không chỉ diễn ra đối với
các TSCĐ có hình thái vật chất mà ngay cả đối với các TSCĐ không có
hình thái vật chất.
Để thu hồi lại giá trị hao mòn của TSCĐ, người ta tiến hành trích khấu hao
bằng cách chuyển phần giá trị hao mòn này vào giá trị sản phẩm làm ra.
Như vậy, hao mòn là một hiện tượng khách quan làm giảm giá trị và giá trị
sử dụng của TSCĐ còn khấu hao là biện pháp chủ quan trong quản lý
nhằm thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ.

Chương 2: Công tác Quản trị thiết bị
1-Qui định của Nhà nước về công tác Quản trị thiết bị
1-Các trang thiết bi văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
+Các trang thiết bị văn phòng phải mang tính kinh tế, khi trang bị máy móc thiết bị
văn phòng yêu cầu này phải đặt lên hàng đầu, chúng ta phải tính đến sự phù hợp
của với thực tiễn của cơ quan ( Khối lượng, tính chất, chi phí bảo dưỡng, người
sử dụng).

+Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan phải mang tính tiện dụng, nhiều chức
năng, dễ sử dụng.
+Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan phải mang tính hiện đại đáp ứng ngày
càng cao (nhanh chóng, kịp thời, chính xác) của công tác văn phòng, có khả năng
tương thích cao đối với các hệ thống trang thiết bị của các cơ quan khác
Ngoài ra người sử dụng còn phải nắm được công dụng, cách sử dụng đối với các
loại trang thiết bị văn phòng đó để nâng cao hiệu quả công việc
2- Nguyên tắc trang bị
1. Đáp ứng nhu cầu làm việc cần thiết theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
có chất lượng tốt, sử dụng lâu, bền, tiết kiệm, có hiệu quả, bảo đảm yêu cầu từng
bước hiện đại hoá công sở.
2. Mức kinh phí mua sắm, số lượng trang thiết bị và phương tiện làm việc
theo các phụ lục ban hành kèm theo Quy định này là mức tối đa áp dụng cho
phòng làm việc được trang bị mới; các cơ quan chỉ thực hiện mua sắm mới những
trang thiết bị và phương tiện làm việc còn thiếu so với tiêu chuẩn, định mức quy
định tại các phụ lục ban hành kèm theo Quy định này hoặc phải thay thế do hư
hỏng, thanh lý.

8


Đối với những trang thiết bị, phương tiện làm việc hiện đang sử dụng có số
lượng cao hơn, có giá trị cao hơn hoặc thấp hơn tiêu chuẩn, định mức quy định tại
các phụ lục ban hành kèm theo Quy định này, cơ quan, đơn vị phải tiếp tục sử
dụng cho đến khi hư hỏng, thanh lý.
3-Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước
1. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Chủ tịch nước, Văn
phòng Quốc hội, cơ quan chuyên môn thuộc Quốc hội, Viện Kiểm sát nhân dân tối

cao, Toà án nhân dân tối cao thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Quy
định này.
2. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của Văn
phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, Văn phòng Ủy ban
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan chuyên môn thuộc
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện theo quy
định tại Phụ lục II kèm theo Quy định này.
3. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của Văn phòng
Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân quận, huyện, thị xã thuộc tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương, các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
quận, huyện, thành phố, thị xã thuộc tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện
theo quy định tại Phụ lục III kèm theo Quy định này.
4. Tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và phương tiện làm việc của Văn
phòng Hội đồng nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn thực
hiện theo quy định tại Phụ lục IV kèm theo Quy định này.

4-Trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các phòng sử dụng chung
Trang thiết bị và phương tiện làm việc cho các phòng sử dụng chung của cơ
quan, gồm bàn ghế, tủ, thiết bị âm thanh và các trang thiết bị khác (nếu có) để
trang bị cho phòng họp, phòng tiếp khách, phòng hội trường, phòng thường trực,
phòng tiếp dân, phòng lưu trữ và phòng sử dụng cho các hoạt động nghiệp vụ đặc
thù. Thủ trưởng cơ quan quyết định trang bị về số lượng, chất lượng, chủng loại
cho phù hợp với tính chất công việc, diện tích của các phòng và khả năng nguồn
kinh phí của cơ quan, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật về quyết định
của mình.
5- Một số quy định khác về trang thiết bị và phương tiện làm việc
1. Đối với cơ quan, đơn vị thực hiện Đề án mạng tin học diện rộng của Chính
phủ, việc trang bị máy vi tính và các thiết bị khác có liên quan thực hiện theo quy
định của Đề án.
2. Đối với cơ quan bố trí phòng làm việc của cán bộ, công chức, viên chức;

phòng họp, phòng tiếp khách riêng thì không trang bị bàn ghế họp hoặc tiếp khách
trong từng phòng làm việc. Riêng các chức danh lãnh đạo cấp Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Toà án nhân dân tối cao; Viện Kiểm sát nhân dân tối
cao; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Quốc hội; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội
9


đồng nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp
tỉnh, cấp huyện, Trưởng đoàn, Phó Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội hoạt động
chuyên trách; các chức danh khác tương đương được trang bị bàn ghế họp hoặc
tiếp khách trong phòng làm việc nếu thấy cần thiết.
3. Đối với cơ quan có trụ sở mới được thiết kế tủ đựng tài liệu gắn liền với
nội thất phòng làm việc thì không tính trang bị tủ đựng tài liệu.
4. Ngoài tiêu chuẩn, định mức quy định tại Điều 3 Quy định này, Thủ trưởng
cơ quan xem xét, quyết định trang bị thêm các trang thiết bị cần thiết phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ và trong phạm vi dự toán ngân sách nhà nước được giao,
nhưng phải bảo đảm nguyên tắc tiết kiệm, có hiệu quả và tự chịu trách nhiệm về
quyết định của mình.
5. Trang thiết bị và phương tiện làm việc cho cán bộ, công chức, viên chức
của các cơ quan có hệ thống tổ chức từ trung ương đến địa phương như: Toà án
nhân dân, Viện Kiểm sát nhân dân, Kho bạc Nhà nước, cơ quan Thuế và các cơ
quan khác (nếu có) được thực hiện theo tiêu chuẩn, định mức tương đương của
từng cấp quy định tại các phụ lục kèm theo Quy định này.

6- Quản lý, sử dụng trang thiết bị và phương tiện làm việc
1. Trang thiết bị và phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước phải được quản lý, sử dụng theo đúng quy định hiện hành
của Nhà nước và tiêu chuẩn, định mức tại các phụ lục kèm theo Quy định này.
2. Nghiêm cấm việc trao đổi, tặng, biếu, cho, đối với tổ chức và cá nhân;
trang bị tại nhà riêng cho cá nhân (trừ điện thoại công vụ); cho thuê, cho mượn,

điều chuyển giữa các cơ quan khi chưa được phép của cấp có thẩm quyền.
3. Cán bộ, công chức, viên chức được giao quản lý, sử dụng trang thiết bị và
phương tiện làm việc phải có trách nhiệm bảo quản, giữ gìn bảo đảm sử dụng lâu
bền, tiết kiệm, hiệu quả.
4. Việc mua sắm, thanh lý trang thiết bị và phương tiện làm việc thực hiện
theo các quy định hiện hành của Nhà nước.

7-Nội dung mua sắm tài sản, gồm:
a) Trang thiết bị, phương tiện làm việc của cơ quan và cán bộ, công
chức, viên chức
theo Quyết định số 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 của Thủ tướng
Chính phủ về việc ban hành Quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị và
phương tiện làm việc của các cơ quan và cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước;
b) Vật tư, công cụ, dụng cụ bảo đảm hoạt động thường xuyên;
c) Máy móc, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, phục vụ
an toàn lao động, phòng cháy, chữa cháy;
d) May sắm trang phục ngành;

10


đ) Các sản phẩm công nghệ thông tin gồm máy móc, thiết bị, phụ kiện,
phần mềm và các sản phẩm khác, bao gồm cả lắp đặt, chạy thử, bảo hành
(nếu có);
e) Phương tiện vận chuyển: ô tô, xe máy, tàu, thuyền, xuồng.
g) Sản phẩm in, tài liệu, biểu mẫu, ấn phẩm, văn hoá phẩm, sách, tài
liệu, phim ảnh và các sản phẩm khác để tuyên truyền, quảng bá và
phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ;
h) Các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa máy móc trang thiết bị và

phương tiện làm việc, các dịch vụ thuê đường truyền dẫn, thuê tư vấn,
dịch vụ bảo hiểm và thuê các dịch vụ khác;
i) Bản quyền sở hữu công nghiệp, sở hữu trí tuệ (nếu có);
k) Các loại tài sản khác.
8- Nguồn kinh phí mua sắm tài sản, gồm:
a) Kinh phí ngân sách nhà nước cấp được cơ quan có thẩm quyền giao
trong dự toán chi ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị;
b) Vốn tín dụng do nhà nước bảo lãnh; vốn khác do nhà nước quản lý
(nếu có);
c) Nguồn viện trợ, tài trợ của các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước do
nhà nước quản lý (trừ trường hợp phải mua sắm theo yêu cầu của nhà tài
trợ);
d) Nguồn thu từ phí, lệ phí được sử dụng theo quy định của pháp luật;
đ) Nguồn kinh phí từ quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi của
đơn vị sự nghiệp công lập, tổ chức khoa học và công nghệ công lập;
e) Nguồn thu hợp pháp khác theo quy định (nếu có).

9-Các hình thức mua sắm tài sản
Khi thực hiện mua sắm tài sản, thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có thẩm
quyền quyết định mua sắm được quyền lựa chọn một trong các hình thức mua
sắm quy định dưới đây:
1. Đấu thầu rộng rãi:
Khi thực hiện đấu thầu rộng rãi, không hạn chế số lượng nhà thầu tham dự
đấu thầu. Trường hợp tại thời điểm đóng thầu có ít hơn 3 (ba) nhà thầu nộp hồ sơ
dự thầu thì thủ trưởng cơ quan, đơn vị, bộ phận được giao nhiệm vụ mua sắm tài
sản báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định mua sắm tài sản xem xét, quyết định
cho phép kéo dài thời điểm đóng thầu nhằm tăng thêm hồ sơ dự thầu hoặc cho
phép mở thầu để tiến hành đánh giá hồ sơ dự thầu đã nộp.
2. Đấu thầu hạn chế:
Đấu thầu hạn chế được áp dụng trong các trường hợp sau đây:

a) Theo yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài đối với nguồn vốn sử dụng cho
gói thầu;

11


b) Gói thầu có yêu cầu cao về kỹ thuật hoặc kỹ thuật có tính đặc thù, gói
thầu có tính chất nghiên cứu, thử nghiệm mà chỉ có một số nhà thầu có khả năng
đáp ứng yêu cầu của gói thầu.
Khi thực hiện đấu thầu hạn chế, phải mời tối thiểu 5 (năm) nhà thầu được
xác định là có đủ năng lực và kinh nghiệm tham gia đấu thầu; trường hợp thực tế
có ít hơn năm nhà thầu, thủ trưởng cơ quan, đơn vị có thẩm quyền quyết định
mua sắm tài sản xem xét, quyết định cho phép tiếp tục tổ chức đấu thầu hạn chế
hoặc áp dụng hình thức lựa chọn khác.
3. Chỉ định thầu:
a) Các trường hợp mua sắm tài sản được áp dụng hình thức chỉ định thầu:
- Mua sắm hàng hoá để khắc phục sự cố bất khả kháng do thiên tai, hoả
hoạn cần phải khắc phục ngay.
- Gói thầu do yêu cầu của nhà tài trợ nước ngoài.
- Gói thầu thuộc dự án bí mật quốc gia, dự án cấp bách vì lợi ích quốc gia,
an ninh an toàn năng lượng do Thủ tướng Chính phủ quyết định.
- Mua sắm các hàng hoá đã được Thủ tướng Chính phủ cho phép chỉ định
thầu.
- Hàng hoá chỉ do một cơ sở sản xuất, có giá bán thống nhất (như điện,
nước...).
- Gói thầu dịch vụ tư vấn có giá gói thầu dưới 500.000.000 đồng (năm trăm
triệu đồng), gói thầu mua sắm tài sản thuộc đề án hoặc dự toán mua sắm thường
xuyên có giá gói thầu dưới 100.000.000 đồng (một trăm triệu đồng); trường hợp
thấy cần thiết thì thủ trưởng cơ quan đơn vị có thẩm quyền quyết định mua sắm
tài sản quyết định tổ chức đấu thầu.

b) Khi thực hiện chỉ định thầu, phải lựa chọn một nhà thầu được xác định là
có đủ năng lực và kinh nghiệm đáp ứng các yêu cầu của gói thầu và phải tuân thủ
quy trình thực hiện chỉ định thầu.
c) Đối với các gói thầu thuộc trường hợp sự cố bất khả kháng do thiên tai,
hoả hoạn cần phải khắc phục ngay thì cơ quan, đơn vị mua sắm tài sản báo cáo
cấp có thẩm quyền quy định tại khoản 1 mục I phần II cho phép được thực hiện
theo quy định tại khoản 7 Điều 35 Nghị định số 111/2006/NĐ-CP ngày 29/09/2006
của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng
theo Luật Xây dựng, song phải bảo đảm tuân thủ các quy định liên quan về việc
phê duyệt giá gói thầu.
4. Mua sắm trực tiếp:
Mua sắm trực tiếp được áp dụng khi hợp đồng đối với gói thầu có nội dung
tương tự được ký trước đó không quá sáu tháng.

12


Khi mua sắm trực tiếp, được mời nhà thầu trước đó đã được lựa chọn
thông qua đấu thầu để thực hiện gói thầu có nội dung tương tự.
Được áp dụng mua sắm trực tiếp để thực hiện gói thầu tương tự thuộc
cùng một dự án hoặc thuộc dự án khác.
Đơn giá đối với các nội dung thuộc gói thầu áp dụng mua sắm trực tiếp
không được vượt quá đơn giá của các nội dung tương ứng thuộc gói thầu tương
tự đã ký hợp đồng trước đó. Trường hợp tại thời điểm mua sắm mà giá cả hàng
hoá có biến động, không phù hợp với việc mua sắm trực tiếp thì phải tổ chức đấu
thầu như một gói thầu mới.
5. Chào hàng cạnh tranh trong mua sắm tài sản:
Chào hàng cạnh tranh được áp dụng trong trường hợp có đủ các điều kiện
sau:
- Gói thầu có giá dưới 2.000.000.000 đồng (hai tỷ đồng);

- Nội dung mua sắm hàng hoá là những tài sản thông dụng, sẵn có trên thị
trường với đặc tính kỹ thuật được tiêu chuẩn hoá và tương đương nhau về chất
lượng.
6. Lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt:
Trường hợp không thể lựa chọn nhà thầu theo quy định tại các điểm 1, 2,
3, 4, 5 mục III phần II Thông tư này thì thủ trưởng cơ quan ở trung ương và Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phải lập phương
án lựa chọn nhà thầu bảo đảm mục tiêu cạnh tranh và hiệu quả kinh tế trình Thủ
tướng Chính phủ xem xét, quyết định.
7. Đối với các gói thầu mua sắm tài sản đủ điều kiện để áp dụng các hình
thức mua sắm quy định tại các điểm 3, 4, 5, 6 mục III phần II Thông tư này, nếu
cơ quan, đơn vị thấy cần thiết phải tổ chức đấu thầu để bảo đảm mục tiêu quản lý
và sử dụng có hiệu quả ngân sách nhà nước được giao thì tổ chức thực hiện đấu
thầu theo quy định và báo cáo cấp có thẩm quyền về kết quả mua sắm tài sản.

10-Tổ chức thanh lí tài sản
1-Các thủ tục trước khi thanh lí tài sản
-Các đơn vị có tài sản cần thanh lí tài sản (Do bị hỏng) có văn bản đề nghị thanh lí
cần có 1 số thông tin theo mẫu như: Tên tài sản, hãng sản xuất, số lượng, tình
trạng vật lí.
-Phòng quản trị thiết bị làm thủ tục nhập kho, thống kê số lượng, phân loại thiết bị
theo nhóm thiết bị.
-Kế toán tài sản cố định rà soát và tính khấu hao tài sản về giái trị
2-Thành lập hội đồng thanh lí và triển khai thanh lí
-Ra quyết định thành lập hội đồng thanh lí
13


-Hội đồng thanh lí gồm các thanh viên sau:
+Đại diện BGH hoặc lãnh đạo doanh nghiệp

+Đại diện phòng QTTB
+Đại diện phòng KHTC
+Đại diện Công đoàn

14


TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
BỘ PHẬN: ...........................................

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2013

GIẤY ĐỀ NGHỊ NHẬP KHO, SỬA CHỮA, THAY THẾ
TÀI SẢN, THIẾT BỊ, CÔNG CỤ, DỤNG CỤ... HỎNG KHÔNG SỬ DỤNG ĐƯỢC
–––––––––––––––––––
Kính gửi: Ban Giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Tên
là:.............................................................................................................
Đơn
vị
tác: ..................................................................................................

tôi
công

Nội dung đề nghị: Nhập kho (hoặc sửa chữa thay thế) các tài sản,
thiết bị công cụ dụng cụ hỏng không sử dụng được của đơn vị gồm:

STT

Tên tài sản, thiết bị, CCDC

Đơn vị tính

Số
lượng

Năm sử dụng
hoặc mua săm

1
2
3
4
......
......
.......
Đề nghị Ban Giám hiêu và phòng ban chức năng giải quyết./.
Ban Giám hiệu
Phòng QT-TB
Thủ kho
Người đề nghị
duyệt
(Ký, ghi họ tên)

(Ký, ghi họ tên)
(Ký, ghi họ tên)

Bộ phận kỹ thuật
(Ký, ghi họ tên)

15


TT

Qui trình mua sắm tài sản, gồm:
Thời
Trách nhiệm
Lưu đồ
hạn
Đơn vị có nhu cầu mua
tài sản

Đơn vị có nhu cầu mua tài sản lập
tờ trình có chữ kí của trưởng đơn
vị, chuyển phòng QTTB
Sau khi đối chiếu kiểm tra sự cần
thiết và phù hợp, phòng QTTB cho
ý kiến, chuyển phòng KHTC cho ý
kiến
-Phòng QTTB nhận lại từ phòng
KHTC và trình BGH duyệt

Tờ trình

Phòng QTTB
Kiểm
Phòng KHTC

tra,
duyệt

BGH

Phê
duyệt

BGH phê duyệt tờ trình của phòng
QTTB

Phòng QTTB hoặc Đơn vị có nhu
cầu mua sắm tiến hành thủ tục
mua sắm theo qui định hiện hành

Phòng QTTB

Mua sắm
Đơn vị có nhu cầu
Phòng QTTB và đơn vị
được trang bị

Kế toán TSCĐ

Nghiệm thu

Thanh toán

Diễn giải

5 ngày

Phòng QTTB hoặc Đơn vị có nhu
cầu mua sắm phải lập biên bản
bàn giao nghiệm thu tài sản và
biên bản thanh lí hợp đồng
Kế toán TSCĐ kiểm soát hồ sơ
thanh quyết toán mua sắm tài sản
và làm thủ tục thanh toán sau 5
ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ
sơ thanh quyết toán mua sắm tài
sản

Hồ sơ thanh quyết toán mua sắm tài sản
1-Tờ trình đã được duyệt
2-Giấy đề nghị thanh toán
3-Giấy báo giá của 3 nhà cung cấp
4-Biên bản và quyết định xét chọn đơn vị cung cấp
5-Bản gốc hợp đồng 2 bản
6-Biên bản bàn giao và nghiệm thu
7-Hóa đơn tài chính
8-Biên bản thanh lí hợp đồng
9-Phiếu nhập và phiếu xuất có xác nhận của phòng Quản trị thiết bị

16

Biểu
mẫu


Các bước thực hiện:
Bước 01: Đơn vị có nhu cần mua sắm tài sản làm “Giấy đề nghị”
(Mẫu_01_QTTB):
- Giấy đề nghị của đơn vị phải do Trưởng đơn vị ký.
- Trong trường hợp phó trưởng đơn vị ký cần có "Giấy ủy quyền"
theo mẫu của phòng Tổ chức Hành chính.
Bước 02: Đơn vị mang "Giấy đề nghị" gửi phòng QTTB.
Bước 03: Phòng QTTB ghi ngày nhận giấy đề nghị và yêu cầu người gửi ký nháy
vào giấy đề nghị, photocopy trả lại cho người gửi 01 bản photo giấy đề
nghị (giấy này làm cơ sở để xem xét trách nhiệm, chất lượng phục vụ
của phòng QTTB).
Bước 04: Phòng Quản trị Thiết bị phân công nhân viên liên hệ Nhà cung cấp lấy
báo giá tài sản (Ít nhất 03 bảng báo giá cạnh tranh của 03 Nhà cung
cấp).
Bước 05: Phòng Quản trị Thiết bị xử lý “Giấy đề nghị” và làm tờ trình (kèm bảng
báo giá – nếu có) trình Ban Giám Hiệu xem xét chỉ đạo hướng giải quyết
(nếu giấy đề nghị hợp lệ)
Bước 06: Phòng Quản trị Thiết bị tham mưu đề xuất Ban Giám Hiệu về việc mua
sắm tài sản và lựa chọn Nhà cung cấp.
Bước 07: Phòng Quản trị Thiết bị trả lời bằng Email kết quả xử lý hành chính của
“giấy đề nghị”:
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
- Đối tượng nhận Email: nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề
nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.
- Mục đích của Email: đơn đề nghị của đơn vị sẽ được giải quyết hay bị từ

chối (phòng QTTB phải ghi rõ lý do từ chối).
Bước 08: Phòng Quản trị Thiết bị thông báo và làm việc với Nhà cung cấp được
lựa chọn để đặt hàng.
Bước 09: Nhà cung cấp và Phòng Quản trị Thiết bị:
- Ký nhận Biên bản bàn giao & nghiệm thu tài sản.

17


- Bàn giao phiếu bảo hành.
Bước 10: Phòng Quản trị Thiết bị thông báo bằng Email cho Đơn vị xuống nhận
tài sản:
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
- Đối tượng nhận Email: nhân viên xử lý công việc của đơn vị, người ký đề
nghị, trưởng hoặc phó phòng QTTB.
Bước 11: Phòng Quản trị Thiết bị bàn giao thiết bị và ký Biên bản bàn giao tài
sản căn cứ theo “giấy đề nghị” của đơn vị
- Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ gửi Email.
-

Nhân viên xử lý công việc của đơn vị ký nháy.

-

Người đề nghị của đơn vị ký.

-

Nhân viên chuyên trách của phòng QTTB sẽ ký nháy.

-

Trưởng/phó phòng QTTB ký bàn giao.

-

Kế toán trưởng ký.

-

Thủ trưởng đơn vị ký.

Bước 12: Phòng Quản trị Thiết bị kiểm tra số máy, model, nhãn hiệu...để cập
nhật thông tin vào "Sổ theo dõi Cơ Sở Vật Chất" của đơn vị

Bước 13: Phòng Quản trị Thiết bị phối hợp với Phòng Kế hoạch Tài chính trong
công tác thanh toán cho Nhà cung cấp.

Xây dựng qui chế quản lí tài sản của cơ quan
Qui chế quản lí tài sản được ban hành kèm với quyết định
+Cấu trúc của qui chế gồm các chương
+Trong 1 chương có các điều:
Chương I
18


NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Tài sản của Trường
Điều 2. Mua sắm, bảo trì, sửa chữa tài sản
Điều 3. Điều chuyển hoặc cho mượn tài sản

Điều 4. Thanh lý tài sản
Điều 5. Trường hợp mất tài sản
Chương II
QUẢN LÝ, ĐIỀU HÀNH, SỬ DỤNG TÀI SẢN
Điều 6. Phân cấp quản lý tài sản trong toàn Trường
Điều 7. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân
Điều 8. Đối với tài sản là máy vi tính
Điều 9. Đối với tài sản là tài liệu thực hành, thực tập
Điều 10. Tài sản của Thư viện
Điều 11. Đối với tài sản trong lớp học, khu vệ sinh và hành lang
Điều 12. Đối với tài sản ký túc xá
Điều 13. Tài sản và các thiết bị giao cho các Phòng, Khoa, Trung tâm,
Viện, Cơ sở đào tạo khác
Điều 14. Những tài sản thuộc hội trường
Điều 15. Tài sản trong kho
Điều 16. Đối với tài sản trạm bơm nước, trạm điện, máy phát điện, xe ô tô
Điều 17. Tài sản ngoài trời bao gồm: Khoảng không gian, tường rào, mốc
giới, cổng, hành lang, đường đi, cây xanh, hệ thống cấp thoát nước, các công
trình công cộng, hệ thống phòng cháy và chữa cháy (bình, vòi, lăng PCCC...)
thùng rác, ghế đá
Điều 18. Các đơn vị, tổ chức, cá nhân mang tài sản ra khỏi Trường đều
phải làm đầy đủ thủ tục theo quy định của Nhà trường, xuất trình giấy tờ qua
phòng thường trực. Nhân viên Bảo vệ ghi vào sổ trực kiểm tra, đối chiếu giấy
được duyệt số lượng và người mang tài sản đó.
.Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 19. Khen thưởng, kỷ luật
19.1. Cán bộ công chức, viên chức có thành tích
19.2. Cán bộ công chức, viên chức thiếu tinh thần trách nhiệm làm mất, hư
hỏng hoặc gây ra thiệt hại về tài sản của Trường

Điều 20. Điều khoản thi hành
20.1. Phòng Quản trị - Thiết bị
20.2. Phòng Kế hoạch - Tài chính

19


20.3. Các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Trường, công chức, viên
chức, người lao động và người học trong

20


UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRƯỜNG CĐ SƯ PHẠM HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Số: 201/QĐ-CĐSPHN

Hà Nội, ngày 24 tháng 05 năm 2011

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy trình mua sắm, sửa chữa
tài sản của Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội

HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NỘI
Căn cứ Điều lệ trường Cao đẳng ban hành theo Thông tư số 14/2009/TTBGDĐT ngày 28 tháng 5 năm 2009 của Bộ trưởng Giáo dục và Đào tạo;

Căn cứ Quy định về Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, tiền lương, tiền công,
cán bộ, công chức, viên chức và lao động hợp đồng trong các cơ quan, đơn vị
thuộc thành phố Hà Nội ban hành theo Quyết định số 103/2009/QĐ-UBND ngày
24 tháng 9 năm 2009 của Uỷ ban Nhân dân thành phố Hà Nội;
Căn cứ Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 18/7/2007 của Bộ Tài chính về
hướng dẫn thực hiện đấu thầu, mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường
xuyên của cơ quan nhà nước bằng nguồn vốn nhà nước, được sửa đổi bổ sung
theo Thông tư số 132/2007/TT-BTC ngày 5/11/2007 của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 462/QĐ-CĐSPHN ngày 11/10/2010 của Hiệu trưởng
trường CĐSP Hà Nội qui định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc
trường CĐSP Hà Nội;
Xét đề nghị của các Trưởng phòng Hành chính-Quản trị và Tài chính-Kế
toán,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy trình mua sắm, sửa chữa
tài sản của trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, thay thế các nội
dung tại Quyết định có liên quan trước đây của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Sư
phạm Hà Nội.
Điều 3. Các ông (bà) Trưởng khoa, phòng và đơn vị trực thuộc chịu trách
nhiệm thi hành Quyết định này.

21


Nơi nhận:

HIỆU TRƯỞNG

- Hiệu trưởng, Phó HT;

- Như điều 3;
- Thường vụ Công đoàn,
Đoàn TNCSHCM, Thanh tra ND;
- Lưu: VT, TC.

Nguyễn Văn Tuấn

22


UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI
TRƯỜNG CĐ SƯ PHẠM HÀ
NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY TRÌNH MUA SẮM, SỬA CHỮA TÀI SẢN
CỦA TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM HÀ NỘI
(Ban hành theo Quyết định số 201/QĐ-CĐSPHN
Ngày 24 tháng 5 năm 2011 của Hiệu trưởng trường CĐSP Hà Nội)

CHƯƠNG I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy trình này quy định trình tự, thủ tục thực hiện, thẩm quyền và trách nhiệm
của các bên liên quan trong quá trình mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, vật tư,
công cụ, dụng cụ (sau đây gọi chung là tài sản) bằng nguồn vốn ngân sách nhà
nước (trong phạm vi dự toán ngân sách hàng năm được giao) và các nguồn thu

hợp pháp khác tại trường CĐSP Hà Nội (sau đây gọi là trường).
2. Đối tượng áp dụng
Đối tượng áp dụng quy trình này là các đơn vị trong trường thực hiện chức
năng đã được quy định trong Quy chế tổ chức hoạt động của Nhà trường và các
đơn vị có kế hoạch mua sắm, sửa chữa hàng năm được duyệt bằng nguồn vốn
ngân sách và các nguồn thu hợp pháp khác của Trường.
Điều 2. Nguyên tắc mua sắm tài sản
1. Thực hiện đúng chế độ quản lý tài chính, quản lý tài sản nhà nước của
đơn vị có sử dụng ngân sách nhà nước; thực hiện đúng các quy định pháp luật về
đấu thầu trong mua sắm tài sản bằng nguồn vốn ngân sách nhà nước; thực hiện
việc mua sắm trong phạm vi dự toán ngân sách hoặc nguồn thu được giao hàng
năm.
2. Bảo đảm đúng tiêu chuẩn, định mức, tài sản được trang bị đồng bộ, hiện
đại phù hợp với yêu cầu, nội dung hoạt động và quá trình cải cách hành chính,
nâng cao hiệu quả, hiệu lực trong các hoạt động của Trường.
3. Bảo đảm thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; công khai, minh bạch trong
mua sắm tài sản tại Trường.

CHƯƠNG II
QUY TRÌNH MUA SẮM, SỬA CHỮA TÀI SẢN
Điều 3. Quy trình mua sắm, sửa chữa tài sản
1. Tài sản có đơn giá hoặc tổng giá trị từ 100 triệu đồng trở lên: Thực hiện
theo qui định về đấu thầu của Nhà nước.
2. Tài sản có đơn giá hoặc tổng giá trị dưới 100 triệu đồng thì qui trình cụ thể
đối với từng loại mua sắm như sau:
2.1 Mua sắm, sửa chữa theo kế hoạch
Bước 1: Lập hồ sơ xét duyệt phương án mua sắm

23

a) Ban mua sắm, sửa chữa tài sản (gọi tắt là Ban mua sắm) căn cứ kế hoạch
mua sắm, sửa chữa đã được Hiệu trưởng phê duyệt đầu năm học, lên phương án
thực hiện, lấy báo giá (tối thiểu 03 nhà cung cấp đối với tài sản có đơn giá từ
500.000đ trở lên hoặc có tổng giá trị từ 5.000.000đ trở lên và 01 nhà cung cấp đối
với tài sản có đơn giá dưới 500.000đ hoặc tổng giá trị dưới 5.000.000đ), lựa chọn
nhà cung cấp, lập dự toán kinh phí.
b) Hoàn chỉnh hồ sơ gửi phòng Hành chính Quản trị (HCQT) và phòng Tài
chính - Kế toán (TCKT) thẩm định, trình Hiệu trưởng ký duyệt.
Hồ sơ xét duyệt phương án mua sắm gồm:
- Văn bản đề xuất mua sắm tài sản, thông số kỹ thuật và các yêu cầu khác
về tài sản do Ban mua sắm hoặc đơn vị đề nghị;
- Dự toán kinh phí;
- Giấy báo giá;
- Biên bản xét chọn nhà cung cấp ;
- Các hồ sơ khác có liên quan.
Thời gian thực hiện: Ban mua sắm hoàn thành hồ sơ không quá 05 ngày,
Phòng HCQT xác nhận không quá 02 ngày, Phòng TCKT thẩm định trình Hiệu
trưởng duyệt không quá 03 ngày.
Bước 2: Ký hợp đồng mua sắm
Đối với các hồ sơ mua sắm, sửa chữa có giá trị từ 5.000.000đ trở lên thì Ban
mua sắm làm các thủ tục dự thảo hợp đồng cung cấp, lắp đặt tài sản trình Hiệu
trưởng ký.
Đối với các hồ sơ mua sắm, sửa chữa có giá trị dưới 5.000.000đ thì Ban
mua sắm tài sản thực hiện mua sắm ngay (không cần ký hợp đồng).
Thời gian thực hiện ký hợp đồng đối với các loại tài sản thông thường không
quá 03 ngày làm việc.
Bước 3: Thực hiện hợp đồng, nghiệm thu, bàn giao tài sản
a) Ban mua sắm theo dõi, giám sát việc thực hiện hợp đồng cung cấp, lắp
đặt.

b) Các đơn vị liên quan nghiệm thu số lượng và chất lượng tài sản tại vị trí
lắp đặt theo đúng yêu cầu của hợp đồng.
Thành phần nghiệm thu bao gồm:
- Đại diện Ban mua sắm ;
- Đại diện phòng HCQT, TCKT ;
- Đại diện lãnh đạo đơn vị tiếp nhận tài sản ;
- Các chuyên gia mời (nếu cần).
c) Sau khi nghiệm thu đạt yêu cầu thì lập biên bản bàn giao tài sản cho đơn
vị sử dụng.
d) Phòng HCQT, Phòng TCKT, đơn vị nhận tài sản và người được giao sử
dụng tài sản có trách nhiệm thực hiện nhập tài sản vào các sổ: sổ tài sản của cá
nhân, đơn vị; sổ tài sản của cơ quan tại Phòng TCKT; sổ theo dõi sử dụng tài sản
tại Phòng HCQT.
Thời gian thực hiện theo cam kết trong hợp đồng. Thời gian thực hiện nhập
sổ tài sản không quá 03 ngày làm việc kể từ khi hoàn thành bàn giao tài sản cho
các đơn vị.
Trường hợp mua sắm tài sản dưới 5.000.000đ thời gian thực hiện mua và
ghi sổ tài sản không quá 5 ngày làm việc.
Bước 4: Thanh lý hợp đồng, thanh toán
a) Thanh lý hợp đồng
Ban mua sắm phối hợp với phòng HCQT, TCKT làm các thủ tục thanh lý hợp
đồng trình Hiệu trưởng ký.
24


Thời gian thực hiện không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu, bàn
giao (Ban mua sắm 03 ngày, phòng HCQT 01 ngày, phòng TCKT 02 ngày).
b) Thanh toán.
Ban mua sắm gửi Hồ sơ thanh toán đến phòng HCQT, TCKT để thanh toán.
Hồ sơ thanh toán gồm:

- Giấy đề nghị thanh toán ;
- Hồ sơ xét duyệt phương án mua sắm;
- Hợp đồng, thanh lý hợp đồng;
- Hóa đơn tài chính;
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản.
Thời gian thực hiện không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày nghiệm thu hoặc
ký thanh lý hợp đồng (Ban mua sắm 02 ngày, phòng HCQT 01 ngày).
Phòng TCKT thực hiện việc thanh toán cho nhà cung cấp theo đúng nội
dung và thời gian được cam kết trong hợp đồng.
Đối với những hợp đồng không ràng buộc thời gian thanh toán thì thời gian
thanh toán không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ thanh toán.
2.2 Mua sắm, sửa chữa đột xuất
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu mua sắm, sửa chữa đột xuất lập phiếu đăng ký
mua sắm, sửa chữa tài sản gửi Ban mua sắm.
Bước 2: Ban mua sắm tiếp nhận, xem xét yêu cầu, tổ chức kiểm tra và lập
biên bản hiện trạng, đề xuất phương án giải quyết và gửi phòng Hành chính Quản trị để trình Hiệu trưởng duyệt chủ trương.
Thời gian trả lời cho đơn vị kết quả giải quyết: không quá 05 ngày làm việc
kể từ ngày nhận phiếu yêu cầu.
Bước 3: Thực hiện trình tự như khoản 2.1 Điều 3.
2.3 Mua sắm, sửa chữa gấp
Trường hợp đơn vị có nhu cầu mua sắm, sửa chữa gấp để tránh thất thoát,
lãng phí hoặc ảnh hưởng đến sự an toàn trang thiết bị, cơ sở vật chất của nhà
trường thì Ban mua sắm có trách nhiệm kiểm tra, báo cáo bằng văn bản cho Hiệu
trưởng và thực hiện ngay nếu được Hiệu trưởng phê duyệt, đồng thời thông báo
cho phòng HCQT, TCKT biết để phối hợp.

CHƯƠNG III
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRONG VIỆC
THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BẢO HÀNH TÀI SẢN SAU MUA SẮM
Điều 4. Trách nhiệm của phòng Hành chính Quản trị

1. Lưu giữ hợp đồng mua sắm, giấy bảo hành tài sản mua sắm; theo dõi thời
gian bảo hành của tài sản.
2. Tiếp nhận yêu cầu của đơn vị liên quan đến bảo hành tài sản; liên hệ và yêu
cầu nhà cung cấp thực hiện nghĩa vụ bảo hành tài sản theo cam kết trong hợp
đồng.
Điều 5. Trách nhiệm của các đơn vị sử dụng tài sản
1. Nắm vững và thực hiện nghiêm túc các điều kiện về bảo hành của nhà sản
xuất và nhà cung cấp.
2. Thông báo kịp thời với phòng HCQT các hỏng hóc hoặc chất lượng không
đạt yêu cầu của tài sản mua sắm trong quá trình sử dụng để bảo hành tài sản.

CHƯƠNG IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
25