Bài giảng quản trị văn phòng nghiệp vụ tổ chức, sắp xếp hoạt động của cơ quan và người lãnh đạo

NGHIỆP VỤ
TỔ CHỨC, SẮP XẾP
HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN
VÀ NGƢỜI LÃNH ĐẠO


1. XÂY DỰNG CHƢƠNG TRÌNH, KẾ
HOẠCH VÀ LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ
QUAN VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO
2. TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP, HỘI THẢO
VÀ LỄ HỘI
3. TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC
CỦA CÁN BỘ TRONG CƠ QUAN VÀ CỦA
NGƢỜI LÃNH ĐẠO


XÂY DỰNG
CHƢƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH,
LỊCH LÀM VIỆC CHO CƠ QUAN
VÀ CHO NGƢỜI LÃNH ĐẠO
1.

Nguyên Tắc Xây Dựng Lịch Làm Việc

2.

Những Công Việc Cần Tiến Hành Khi
Xây Dựng Lịch Và Chƣơng Trình Làm
Việc

Theo bạn:

Chƣơng trình, kế hoạch là gì?
Các cơ quan phải xây dựng chƣơng
trình, kế hoạch, hoạt động gửi về cho VP
vào lúc nào??


Hỏi:
Chƣơng trình, kế hoạch và lịch làm việc
của cơ quan gồm những loại nào?
Đáp:
Chƣơng trình, kế hoạch hoạt động trong 1 năm
- Kế hoạch hoạt động của CQ trong 1 tháng
- Lịch làm việc của CQ, LĐ trong từng tuần, từng
ngày.
-


Hỏi:

Hoạt động của CQ
diễn ra dƣới những hình thức nào?
Đáp:
- Hội họp, hội thảo
- Tiếp khách và làm việc với khách
- Đi công tác và khảo sát
- Nghiên cứu và giải quyết công việc chuyên
môn tại phòng làm việc

1. Nguyên tắc xây dựng lịch làm việc

Không
trùng lặp

Ưu tiên

Điều
chỉnh lịch

Dự
phòng


1.1 Nguyên tắc không trùng lặp
Không trùng lặp 02 trong 03 yếu tố:
Thời gian – địa điểm – nhân sự
Ví dụ:
- Giám đốc không thể điều hành 02 cuộc họp trong
cùng một thời gian.
- 02 cuộc họp không thể tiến hành ở 01 hội trƣờng
nếu trùng về mặt thời gian.
Đòi hỏi ngƣời TK phải khéo léo


1.2 Nguyên tắc ƣu tiên
- TK cần nắm vững CN-NV đơn vị, lãnh đạo

- Tầm quan trọng, tính cấp thiết

- Hỏi ý kiến lãnh đạo (các hoạt động trùng thời gian,

nên đi bên nào?)
- Yêu cầu các BP thông báo hoạt động của ĐV mình lên
VP trƣớc đó bao nhiêu ngày (hoạt động nào quan trọng,
không thể trì hoãn)


1.3 Nguyên tắc dự phòng
Dự kiến những tình huống đột xuất xảy ra
Để ứng phó kịp thời,
Thay đổi khi cần thiết
Không ảnh hƣởng đến HĐ chung.
Khi xếp lịch
cần bố trí thời gian
để lãnh đạo nghỉ ngơi hoặc kịp di chuyển
(thời gian dự phòng)


Hỏi:
Ý kiến của bạn về ví dụ xếp lịch cho Giám
đốc sau:

- Từ 8h-10h Giám đốc họp giao ban trên Tổng công ty
- Từ 10h-11h30 Giám đốc dự họp với phòng kỹ thuật
Nó có khả thi không? Tại sao?


1.4 Nguyên tắc điều chỉnh lịch
“Lịch đã xếp thì hạn chế tối đa việc thay đổi”

Điều chỉnh và thay đổi lịch trong những trƣờng hợp:
- Thời gian ( có khả năng kip thời báo cho nhân sự)
- Địa điểm (khoảng cách 2 nơi, khó khăn cho ngƣời tham
dự, chi phí)

- Nhân sự (cần hạn chế) phải đƣợc báo trƣớc.


Giải quyết tình huống?
“Một cuộc họp quan trọng và đông ngƣời
(trên 30 ngƣời tham dự), các đại biểu lại từ
các tỉnh xa về họp, nếu có sự thay đổi về thời
gian cuộc họp chuyển sang ngày hôm sau
mà chƣa đƣợc báo trƣớc…”


2. Những công việc cần tiến hành khi xây
dựng lịch và chƣơng trình làm việc
- Quy định các bộ phận, đơn vị dự kiến kế hoạch cho tuần sau,

tháng sau, gửi lên VP vào cuối tuần, cuối tháng.
- VP cử TK có kinh nghiệm tập hợp đề nghị của các BP, kết hợp
với dự kiến công việc của lãnh đạo để xây dựng lịch tổng thể và
lịch của lãnh đạo.
- Khi xếp lịch, trao đổi với lãnh đạo, với các BP có liên quan

- Gửi lịch vào ngày làm việc cuối tuần
- Theo dõi lịch (tiến hành, trì hoãn)

*Nếu là thƣ ký riêng:
-

Xếp lịch cá nhân TK phù hợp lịch làm việc của
ngƣời thủ trƣởng

-

Thƣờng xuyên theo dõi, nhắc nhở thủ trƣởng

-

Chuẩn bị tài liệu


Đòi hỏi ngƣời TK phải:

Nắm
vững
nhiều
vấn đề

Có tƣ
duy,
trình độ
tổ chức,
điều
hành

Nhanh
nhạy,
linh
hoạt






TRÒ CHƠI: GIẢI Ô CHỮ
Cơ quan
thƣờng giao việc xếp lịch cho ngƣời này?

C

P

H U Y

E

H O N G T

N V

I

E

N

O N G H O P


TỔ CHỨC
CÁC CUỘC HỌP,
HỘI THẢO VÀ LỄ HỘI


Hỏi:

Họp, hội thảo, lễ hội là gì?
Để làm gì?


- Họp: phổ biến chủ trƣơng, chính sách, bàn
bạc để tìm ra biện pháp QL, điều hành
- Hội thảo: 1 dạng họp để thảo luận những
vấn đề có tính chất khoa học, phục vụ cho
hoạt động quản lý.

- Lễ hội: tính chất kỷ niệm những mốc LS
quan trọng trong chặng đƣờng phát triển của

CQ.
- Họp diễn ra thƣờng xuyên nhất.


1.1 Chuẩn bị: phải biết họp để làm gì?



Để truyền đạt VPPL, chủ trƣơng chính sách



Thông qua 1 quyết định quản lý



Sơ kết, tổng kết, đánh giá tình hình hoạt động



Khen thƣởng và kỷ luật