XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.92 MB, 83 trang )
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu, kết quả
nêu trong đồ án là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập.
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2013
Tác giả đồ án
(Ký và ghi rõ họ tên)
Sinh viên
Nguyễn Đức Thịnh
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
1
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “XÂY DỰNG PHẦN MỀM
KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình
của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, ban
lãnh đạo công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC, chị Hoàng Thị Hương
Loan kế toán trưởng và các anh chị trong phòng kế toán và công ty.
Với lòng biết ơn to lớn em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths. Hà Văn
Sang đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo
và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành đồ án này.
Em xin chân thành cám ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thông tin kinh tế đã có
những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học
tại trường, để em có thể vận dụng kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt
nghiệp.
Em cũng xin chân thành cám ơn sự giúp đỡ tận tình của các anh chị ở công ty
cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC, đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong quá
trình thực tập.
Em xin cảm ơn gia đình, người thân và bạn bè đã luôn giúp đỡ em trong suốt
quá trình học tập.
Đồ án hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong
nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn.
Em xin chân thành cám ơn!
Hà nội, ngày 25 tháng 4 năm 2013
Sinh viên
Nguyễn Đức Thịnh
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
2
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT
Tên thuật ngữ
HTTT
CNTT
CSDL
HQTCSDL
TPS
MIS
DSS
ES
OAS
IIS
GTGT
BĐSĐT
TSCĐ
DTBH
Tên đầy đủ
Hệ thống thông tin
Công nghệ thông tin
Cơ sở dữ liệu
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
Transaction Processing Systems
Management Information Systems
Decision Support Systems
Expert Systems
Office Automation Systems
Integrated Information Systems
Giá trị gia tăng
Bất động sản đầu tư
Tài sản cố định
Doanh thu bán hàng
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
3
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH VẼ
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT..........................................3
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty............................................................32
Hình 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán...................................................................35
Hình 3.1: Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải
thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC..........................................43
Hình 3.2: Biểu đồ phân rã chức năng hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công
nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC.............................44
Hình 3.3: Ma trận thực thể chức năng....................................................................46
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0...................................................................47
Hình 3.5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “1.0 Bán hàng”......................47
Hình 3.6: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “2.0 Thanh toán......................48
Hình 3.7: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 - Tiến trình “3.0 Lập báo cáo”..................48
Hình 3.8: Bảng từ điển dữ liệu................................................................................51
Hình 3.9: Danh sách các kiểu thực thể, kiểu thuộc tính..........................................51
Hình 3.10: Danh sách các mỗi liên kết....................................................................52
Hình 3.11: Sơ đồ thực thể liên kết ER......................................................................54
Hình 3.12: Mô hình quan hệ...................................................................................57
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
4
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
MỤC LỤC
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
5
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
MỞ ĐẦU
Với xu hướng phát triển không ngừng của khoa học công nghệ trong thời kỳ
đổi mới, việc ứng dụng tin học vào các hoạt động của con người làm tăng hiệu quả
công việc và giảm bớt công việc thủ công phải thực hiện. Vì vậy, trong công tác
quản lý tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng không ngoại lệ, và càng cần
thiết hơn, giúp người quản lý trong công tác kiểm tra, giám sát tình hình hoạt động
của công ty cũng như tổ chức. Việc quản lý sẽ trở nên đơn giản và thuận tiện hơn.
Khi con người có sự trợ giúp của máy tính điện tử thì có thể giảm thiểu thời gian và
công sức con người bỏ ra, tiết kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin kịp thời,
chính xác. Chính vì vậy, với xu thế của thời đại, hàng loạt các phần mềm quản lý
phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh đã ra đời nhằm đáp ứng các nhu cầu của
doanh nghiệp, tổ chức hiện nay.
Nhắc đến quản lý kinh tế của một doanh nghiệp thì công tác kế toán trong
doanh nghiệp và vô cùng quan trọng. Kế toán là công cụ không thể thiếu trong các
công cụ quản lý kinh tế, kế toán là khoa học thu nhận, xử lí và cung cấp toàn bộ
thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong
các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị.
Cùng với sự phát triển của cả kinh tế và công nghệ thông tin, việc áp dụng công
nghệ thông tin vào phát triển kinh tế trong công tác kế toán đang ngày càng phát
triển là xu hướng tất yếu.
Trong công tác kế toán thì kế toán bán hàng là một phân hệ không thể thiếu
nhất là đối với các doanh nghiệp thương mại, ứng dụng tin học vào giải quyết các
vấn đề khó khăn, phức tạp của việc hạch toán kế toán bán hàng là cần thiết.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc vận dụng tin học và công tác kế
toán và cụ thể là kế toán bán hàng, sau thời gian khảo sát, tìm hiểu tại công ty cổ
phần tin học và tư vấn xây dựng CIC, em xin chọn đề tài: “XÂY DỰNG PHẦN
MỀM KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TIN HỌC VÀ TƯ VẤN XÂY DỰNG CIC”
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
+ Vận dụng tin học hóa vào công tác kế toán bán hàng và công nợ phải thu.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
6
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
+ Cung cấp cho người dùng đầy đủ tiện ích, chức năng, yêu cầu của kế toán
bán hàng và công nợ phải thu.
Ngoài ra, trong quá trình thực tập em hiểu rõ hơn về quy trình xử lý của kế
toán bán hàng.
Phạm vi đề tài
Vì thời gian thực tập có hạn nên chỉ gói gọn phạm vi nghiên cứu đề tài trong
phạm vi xuất hàng bàn, nhập hàng bán bị trả lại, theo dõi thanh toán của khách hàng
theo hình thức tiền mặt và chuyển khoản.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Hoạt động quản lý bán hàng và công nợ phải thu tại công ty cổ phần tin học và
tư vấn xây dựng CIC.
Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài
Microsoft Visual Foxpro 9.0
Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài được kết cấu theo 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán
bán hàng và công nợ phải thu trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công nợ phải
thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC
Chương 3: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán bán hàng và công
nợ phải thu tại công thu tại công ty cổ phần tin học và tư vấn xây dựng CIC
Hà nội, ngày 25 tháng 4 năm 2013
Sinh viên
Nguyễn Đức Thịnh
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
7
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ
PHẢI THU TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Hệ thống thông tin
1.1.1 Khái niệm và các bộ phận cấu thành HTTT
Hệ thống là tập hợp những yếu tố có mối quan hệ qua lại. Một hệ thống có
mục đích là một hệ thống tìm cách đạt được tập hợp các mục tiêu có quan hệ với
nhau.
Hệ thống thông tin là một hệ thống mở (là hệ thống có quan hệ qua lại với
môi trường xung quanh) có mục đích và sử dụng chu trình I/P/O. Một hệ thống
thông tin tối thiểu phải có ba thành phần: Con người, Thủ tục và Dữ liệu.
Hệ thống thông tin dựa trên máy vi tính là các hệ thống thông tin mà việc thu
nhận, xử lí các thông tin có sự tham gia của máy vi tính. Hệ thống bao gồm các yếu
tố: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình.
Các thành phần của hệ thống thông tin: Như đã nói ở trên, hệ thống thông tin
có năm thành phần: Con người, Phần cứng, Thủ tục, Dữ liệu và Chương trình.
Về phía máy tính thực hiện các lệnh trong chương trình, về phía con người, con
người làm theo các chỉ dẫn trong quy trình, thủ tục. Mối quan hệ giữa năm thành
phần trong hệ thống thông tin được thể hiện qua sơ đồ:
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
8
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Hình 1.1: Mối quan hệ giữa năm thành phần của HTTT
Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức: có nhiều cách để phân loại hệ
thống thông tin trong một tổ chức. Trong trường hợp nếu lấy mục đích phục vụ của
các thông tin đầu ra để phân loại thì HTTT được chia thành các loại hệ thống chính
như:
•
•
•
•
•
•
Hệ thống xử lí giao dịch (TPS).
Hệ thống thông tin quản lí (MIS).
Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS).
Hệ thống chuyên gia (ES).
Hệ thống tự động văn phòng (OAS).
Hệ thống thông tin tích hợp (IIS).
1.1.2
Vai trò chiến lược của HTTT
Các hệ thống thông tin mang lại nhiều lợi ích cho các nhân và tổ chức áp
dụng. Chúng giúp các tổ chức hoặc cá nhân nâng cao chất lượng sản phẩm và quy
trình mà họ sử dụng để tạo sản phẩm. HTTT còn có thể giảm nhẹ công việc quản lí,
giúp con người đi đến những quyết định tốt hơn, tạo ra ưu thế xâm nhập vào thị
trường nhằm củng cố lợi thế cạnh tranh của tổ chức.
Chúng ta có thể xác định giá trị mà một hệ thống thông tin mang lại thông qua
quy mô của quy trình làm việc và sản phẩm của một doanh nghiệp. Các HTTT là
những thành phần rất quan trọng của nhiều quá trình và có thể làm giảm thiểu công
lao động, nâng cao năng xuất, tăng tốc độ, hiệu suất của quy trình và sản phẩm.
HTTT gia tăng giá trị cho quy trình và sản phẩm bằng ba cách. Trước hết,
chúng gia tăng giá trị bằng cách hỗ trợ gác quá trình như hỗ trợ công tác vận hành,
quản lý và hoạch định chiến lược. Thứ hai, chúng gia tăng giá trịnh bằng cách trở
thành một phần đặc trưng của sản phẩm và hệ thống phân phối sản phẩm. Thứ ba,
gia tăng giá trị bằng cách hỗ trợ quá trình cải tổ quy trình sản xuất và cải tiến sản
phẩm.
1.1.3
Quá trình phân tích một hệ thống thông tin
Quá trình phân tích HTTT gồm 4 giai đoạn:
Khảo sát hiện trạng của hệ thống.
Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
9
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Phân tích hệ thống và đặc tả yêu cầu
Thiết kế logic và thiết kế vật lý
1.1.3.1 Khảo sát hiện trạng hệ thống
Trong phần này sẽ trình bày các bước thực hiện quá trình khảo sát các công cụ
được sử dụng để thu thập thông tin. Về nguyên tắc việc khảo sát hệ thống được chia
làm 2 giai đoạn:
Giai đoạn khảo sát sơ bộ: Nhằm hình thành dự án phát triển hệ thống thông
tin.
Giai đoạn khảo sát chi tiết: Nhằm thu thập các thông tin chi tiết của hệ thống
phục vụ phân tích yêu cầu thông tin làm cơ sở cho bước thiết kế sau này.
Các bước khảo sát thu thập thông tin: Quá trình khảo sát hệ thống cần trải
qua các bước sau:
Tiến hành thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau.
Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả khảo sát.
Tổng hợp kết quả khảo sát.
Hợp thức hóa kết quả khảo sát.
1.1.3.2 Xác định mô hình nghiệp vụ của hệ thống
Mô hình nghiệp vụ là một mô tả về các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức
(hay một miền được nghiên cứu của tổ chức) và những mối quan hệ bên trong giữa
các chức năng đó, cũng như các mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài.
Mô hình nghiệp vụ của hệ thống được thể hiện qua các thành phần sau:
Biểu đồ ngữ cảnh của hệ thống
Biểu đồ phân cấp chức năng
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Ma trận thực thể chức năng
Các mô tả chi tiết về mỗi chức năng
Biểu đồ ngữ cảnh
Là một cách mô tả hệ thống gồm ba thành phần: Tiến trình hệ thống, các tác
nhân, các luồng dữ liệu.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
10
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Là một cách mô tả hệ thống gồm ba thành phần: Tiến trình hệ thống, các tác
nhân, các luồng dữ liệu.
Tiến trình hệ thống: Mô tả toàn bộ hệ thống.
Kí pháp: Là một hình tròn chia làm hai phần: Phần trên ghi số 0, phần dưới
ghi tên hệ thống.
0
TÊN HỆ THỐNG
Tên hệ thống: cụm động từ có chữ hệ thống.
Các tác nhân: Mô tả các yếu tố môi trường có tương tác với hệ thống.
Tác nhân phải xác định 3 tiêu chí:
- Tác nhân phải là người, nhóm người, một tổ chức, một bộ phận của một tổ
chức hay một hệ thống thông tin khác.
- Nằm ngoài hệ thống: Không thực hiện chức năng của hệ thống.
- Có tương tác với hệ thống: Gửi dữ liệu vào hệ thống hoặc nhận dữ liệu từ hệ
thống.
Tên gọi: Phải là danh từ chỉ người, nhóm người hoặc tổ chức.
Kí pháp: Hình chữ nhật có tên bên trong.
TÊN TÁC NHÂN
Các luồng dữ liệu: Là các dữ liệu di chuyển từ nơi này sang nơi khác (từ nơi
nguồn sang nơi đích).
Tên gọi: là một danh từ, khi dữ liệu di chuyển thường ở trên vật mang tin nên
thường lấy tên vật mang tin làm tên luồng dữ liệu.
Kí pháp:
Nguồn
Tên luồng dữ liệu
Đích
Biểu đồ phân cấp chức năng
là Biểu đồ phân rã chức năng bao gồm các chức năng và các liên kết.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
11
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ thô
Chức năng: Mô tả một dãy các hoạt động kết quả là một sản phẩm dịch vụ
thông tin.
Liên kết: Đường gấp khúc hình cây liên kết một chức năng ở trên với một
chức năng con của nó.
CHỨC NĂNG CHA
Chức năng con
Chức năng con
Chức năng con
Nguyên tắc phân rã chức năng gộp:
Mỗi chức năng con phải thực sự tham gia thực hiện chức năng cha.
Việc thực hiện chức năng con thì đảm bảo thực hiện chức được chức
năng cha.
Ma trận thực thể chức năng
Các cột: Mỗi cột tương ứng với một hồ sơ dữ liệu.
Các dòng: Mỗi dòng tương ứng với một chức năng.
Các ô: Ghi vào một trong các chữ sau:
R (Read) Nếu chức năng dòng đọc hồ sơ cột.
U (Update) Nếu chức năng dòng cập nhật hồ sơ cột.
C (Create) Nếu chức năng dòng tạo ra hồ sơ cột.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
12
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
1.1.3.3 Mô hình hóa quá trình xử lý
Phần này làm rõ yêu cầu bằng cách sử dụng các mô hình và công cụ hình thức
hóa hơn, như các biểu đồ luồng dữ liệu để mô tả các tiến trình xử lý. Đến đây ta
được mô hình khái niệm của hệ thống.
Mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ (modeling businees process) là sự biểu diễn
đồ thị các chức năng của quá trình để thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu
giữa các bộ phận trong hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống và môi trường
của nó.
Biểu đồ luồng dữ liệu
Một biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm: luồng dữ liệu, kho dữ liệu, tiến trình và
tác nhân.
Luồng dữ liệu (data flow): là các dữ liệu di chuyển từ một vị trí này đến một
vị trí khác trong hệ thống trên một vật mang tin nào đó.
Một luồng dữ liệu có thể biểu diễn các dữ liệu trên một vật mang tin hoặc có
thể là kết quả truy vấn nhận được từ một cơ sở dữ liệu truyền trên mạng hay những
dữ liệu cập nhật vào máy tính được thể hiện ra màn hình hay in ra máy in. Như vậy,
luồng dữ liệu có thể bao gồm nhiều mảng dữ liệu riêng biệt được sinh ra ở cùng một
thời gian và di chuyển đến cùng một đích.
Ký pháp
Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ và phải thể hiện được sự tổng
hợp các phần tử dữ liệu riêng biệt chứa trong đó.
Kho dữ liệu (data store): là các dữ liệu được giữ tại một vị trí. Một kho dữ liệu
có thể biểu diễn các dữ liệu được lưu trữ ở nhiều vị trí không gian khác nhau.
D Tên kho dữ liệu
Tên kho dữ liệu
D
D là số hiệu kho dữ liệu. Tên kho dữ liệu phải là một mệnh đề danh từ
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
13
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Tiến trình (Process): Là một hay một số công việc hoặc hành động có tác động
lên các dữ liệu làm cho chúng di chuyển, thay đổi được lưu trữ hay phân phối.
Quá trình xử lí dữ liệu trong một hệ thống thường gồm nhiều tiến trình khác
nhau và mỗi tiến trình thực hiện một phần chức năng nghiệp vụ nào đó. Tiến trình
có thể là tiến trình vật lý nếu có chỉ ra con người hay phương tiện thực thi chức
năng đó. Trong trường hợp ngược lại ta có tiến trình logic.
N
Tên tiến trình
Kí pháp:
N là số hiệu của tiến trình; Tên tiến trình phải là một mệnh đề động từ và bổ
ngữ.
Tác nhân (actor): Tác nhân của một phạm vi hệ thống được nghiên cứu có thể
là một người, một nhóm người, một bộ phận, một tổ chức hay một hệ thống khác
nằm ngoài phạm vi này và có tương tác với nó về mặt thông tin (nhận hay ghi dữ
liệu). Có thể nhận biết tác nhân là nơi xuất phát (nguồn) hay nơi đến (đích) của dữ
liệu từ phạm vi hệ thống được xem xét.
Ký pháp:
Tên tác nhân
Tên tác nhân phải là một danh từ như: “KháchHàng”
- Phát triển luồng dữ liệu mức 0.
Đầu vào:
- Biểu đồ ngữ cảnh
- Biểu đồ phân rã chức năng
- Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
14
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
- Ma trận thực thể chức năng
- Mô tả chi tiết chức năng lá
Qui trình: Xuất phát từ biểu đồ ngữ cảnh
Thay thế: Tiến trình hệ thống của biểu đồ ngữ cảnh bằng các tiến trình con
tương ứng với các chức năng mức 1 của biểu đồ phân rã chức năng.
Giữ nguyên: Tác nhân luồng dữ liệu từ biểu đồ ngữ cảnh chuyển sang biểu đồ
mới và đặt lại đầu mút của các luồng dữ liệu vào tiến trình con một cách thích hợp.
Thêm vào: Các kho dữ liệu được thêm vào mỗi kho tương ứng với một hồ sơ.
Các luồng dữ liệu từ các tiến trình đến các kho (dựa vào ma trận thực thể chức
năng) và giữa các tiến trình (dựa vào các mô tả chi tiết chức năng lá).
1.1.3.4 Thiết kế logic và thiết kế vật lý
Trong bước này cần tìm giải pháp công nghệ cho các yêu cầu đã được xác
định ở bước phân tích. Các công cụ ở đây bao gồm: Mô hình dữ liệu quan hệ E-R,
mô hình luồng dữ liệu hệ thống, các phương pháp đặc tả nội dung xử lý của mỗi
tiến trình, các hướng dẫn thiết kế cụ thể.
Thiết kế logic
Mô hình thực thể mối quan hệ E-R (Entity- Relationship model)
Mô hình E-R là mô hình mô tả dữ liệu của thế giới thực, không quan tâm đến
cách thức tổ chức và khai thác dữ liệu mục tiêu chủ yếu là mô tả thế giới thực đúng
như nó tồn tại.
Mô hình E-R gồm 3 thành phần: Thực thể dữ liệu, mối quan hệ giữa các thực
thể, các thuộc tính của thực thể và mối quan hệ.
Thuộc tính của thực thể: Thực thể có 3 loại thuộc tính: thuộc tính tên gọi,
thuộc tính lặp, thuộc tính định danh.
Ký pháp của thuộc tính:
Tên thuộc tính
Tên thuộc tính
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
Tên thuộc tính
15
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Mối quan hệ giữa các thực thể (Relationship): Mối quan hệ giữa các thực thể
là một khái niệm mô tả mối quan hệ vốn có giữa các bản thể của thực thể.
Có 2 loại mối quan hệ: Mối quan hệ tương tác và mối quan hệ phụ thuộc (sở
hữu).
Thuộc tính của mối quan hệ: thể hiện đặc trưng của các động từ là tương tác
hay sở hữu.
TÊN ĐỘNG TỪ
Các bước phát triển mô hình E-R từ các hồ sơ dữ liệu.
Gồm 4 bước:
Bước 1: Liệt kê, chính xác chọn lọc mục tin.
Liệt kê đầy đủ hoặc mục tin, không liệt kê dữ liệu.
Chính xác hóa: Thêm từ cho mục tin đủ nghĩa, 2 mục tin chỉ cùng một đối
tượng thì cùng tên, 2 mục tin chỉ 2 đối tượng khác nhau thì tên khác nhau.
Chọn lọc: Mỗi mục tin chỉ chọn 1 lần (loại mục tin lặp lại) Loại đi mục tin
không đặc trưng cho cả 2 lớp hồ sơ, loại mục tin có thể suy ra trực tiếp từ các mục
tin đã chọn.
Bước 2: Xác định thực thể, thuộc tính:
Tìm thuộc tính tên gọi: Tên thực thể.
Xác định thuộc tính của nó: Là thuộc tính có mang tên thực thể, không mang
tên thực thể khác và không chứa động từ.
Xác định định danh: Là thuộc tính có tính chất như định nghĩa, hoặc thêm vào
có tính chất như định nghĩa.
Bước 3: Xác định mối quan hệ và thuộc tính của nó:
Xác định mối quan hệ tương tác: Tìm các động từ và trả lời các câu hỏi của
các động từ: Ai ?, Cho ai ?, Cái gì ?, Cho cái gì ?, Ở đâu ?... Và tìm câu trả lời trong
các thực thể: Bằng cách nào ?. Khi nào ?, Bao nhiêu ?. Như thế nào ?...
Xác định mối quan hệ phụ thuộc (sở hữu): Xét từng cặp thực thể và dựa vào
ngữ nghĩa và các thuộc tính còn lại để tìm ra các mối quan hệ phụ thuộc.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
16
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Bước 4: Vẽ biểu đồ mô hình.
Vẽ các thực thể: Mỗi thực thể là một hình chữ nhật + Tên
Xét từng quan hệ xem nó có liên quan đến thực thể nào vẽ xen vào các thực
thể đó và nối nó lại với các thực thể.
Bố trí lại biểu đồ cho hợp lí.
Xác định bản số của các thực thể.
Bổ sung các thuộc tính cho các thực thể và các mối quan hệ.
Mô hình quan hệ:
Để tạo ra các dữ liệu trên máy, lưu trữ, khai thác dữ liệu trên máy người ta tạo
ra phần mềm công cụ gọi là Hệ quản trị Cơ sở dữ liệu (database management
system-DBMD). Hệ thống này phải được xây dựng trên mô hình dữ liệu, mô hình
dữ liệu như vậy người ta gọi là mô hình dữ liệu logic hay mô hình quan hệ.
Mô hình quan hệ gồm 2 thành phần cơ bản : Quan hệ (relation) và các thuộc
tính của quan hệ (attributes)
Quan hệ: quan hệ là một bảng dữ liệu gồm 2 chiều: Các cột có tên là thuộc
tính, các dòng không có tên là các bộ dữ liệu (bản ghi).
Thuộc tính Thuộc tính của một quan hệ là tên các cột, các giá trị của thuộc
tính thuộc vào một miền xác định.
Các loại thuộc tính:
Thuộc tính lặp: là loại thuộc tính mà có giá trị của nó trên số dòng là khác
nhau còn giá trị còn lại của nó ở trên các dòng là như nhau.
Khóa dự tuyển: Là các giá trị xác định duy nhất ở mỗi dòng nếu có nhiều hơn
1 thuộc tính khi bỏ đi 1 thuộc tính bất kỳ thì giá trị không xác định duy nhất dòng.
Trong các khóa dự tuyển chọn 1 khóa làm khóa chính của quan hệ gọi là khóa quan
hệ.
Các chuẩn cơ bản:
Chuẩn của một quan hệ là các đặc trưng, cấu trúc cho phép chúng ta nhận biết
được các cấu trúc đó.
Chuẩn 1- 1NF: là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
17
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Chuẩn 2-2 NF: một quan hệ là 2 NF nếu đã là 1NF và không chứa thuộc tính
phụ thuộc vào một phần khóa.
Chuẩn 3-3NF: Một quan hệ là 3NF nếu đã là 2NF và không chứa thuộc tính
phụ thuộc bắc cầu vào khóa.
Chuẩn hóa:
Chuẩn hóa là 1 quá trình để chuyển 1 quan hệ thành những quan hệ đơn giản
hơn và có thể có chuẩn cao hơn.
Tiến trình chuẩn hóa như sau:
Quan hệ chưa là 1NF: Tách các thuộc tính thành 2 quan hệ
QH1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khóa xác định nó.
QH2:Gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa nhưng không chứa thuộc
tính lặp
Quan hệ đã là 1NF nhưng chưa là 2NF: Tách thành 2 quan hệ: có thuộc tính
phụ thuộc vào một phần khóa. Chuẩn hóa bằng cách tách các thuộc tính phụ thuộc
vào một phần khóa để được hai quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khóa và phần khóa xác
định.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và toàn bộ khóa.
Quan hệ là 2NF nhưng chưa là 3NF: Có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào
khóa chuẩn hóa bằng cách tách thuộc tính phụ thuộc bắc cầu ta được 2 quan hệ:
QH1: gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính cầu.
QH2: gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính cầu.
Thiết kế mô hình quan hệ.
Mô hình E_R
Biểu diễn thực thể ->quan hệ
Biểu diễn mối quan hệ->quan hệ
Vẽ biểu đồ mô hình quan hệ
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
18
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Chuẩn hóa 3NF
Kết quả
Chuẩn 3NF
Mô hình
Đầu vào: Mô hình E_R
Vẽ biểu đồ
Mối quan hệ biểu diễn bằng HCN có chia làm 2 phần: Phần trên ghi tên quan hệ,
phần dưới ghi tên các thuộc tính khóa (khóa chính #, khóa ngoại dùng dấu gạch
chân). Nối các cặp quan hệ với nhau nếu quan hệ chứa thuộc tính là khóa chính của
quan hệ kia.
TÊN QUAN HỆ
# Khóa chính
Khóa ngoại
TÊN QUAN HỆ
Khóa ngoại
#Khóa chính
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
19
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
Xác định bản số:
Thiết kế vật lý
Xác định luồng hệ thống:
Đầu vào: Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cách làm: Phân định rõ các công việc do người và do máy thực hiện.
Thiết kế các Giao diện nhập liệu.
Đầu vào: Mô hình E-R
Cách làm: Mỗi thực thể hay 1 mối quan hệ khác 1 thành một Giao diện.
Thiết kế các Giao diện xử lý.
Xét các biểu đồ hệ thống: Mỗi tiến trình tương tác với tác nhân ngoài xác định
một giao diện xử lý.
Tích hợp các Giao diện.
Phân tích các Giao diện nhận được, tiến hành bỏ đi những Giao diện trùng lặp
hoặc không cần thiết và kết hợp các Giao diện có thể thành hệ thống giao diện cuối
cùng.
Thiết kế kiến trúc.
Dựa vào các biểu đồ dữ liệu từ mức 0 đến trước mức cơ sở. kiến trúc của hệ
thống có dạng hình cây, với mỗi nút các biểu đồ mức dưới nó cho ta mức biểu đồ
tiếp theo.
1.2 Hệ thống thông tin kế toán
Khái niệm: hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về HTTT kế toán nhưng
nhìn chung đều cho rằng HTTT kế toán là HTTT nhằm mục đích thu thập, xử lí các
thông tin liên quan tới các nghiệp vụ kế toán để phục vụ công tác hạch toán, quản lí,
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
20
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
lưu trữ và báo cáo các thông tin kế toán, tài chính được nhanh chóng, kịp thời và
chính xác.
Vai trò của HTTT kế toán trong doanh nghiệp:
Hiện nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã xâm nhập sâu rộng vào lĩnh
vực thương mại, kinh doanh. Theo đó, kế toán cũng trải qua sự phát triển đột biến
liên quan tới ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ cho các tác nghiệp hàng ngày tại
tổ chức, doanh nghiệp. Công nghệ thông tin đã tăng cường khả năng của kế toán
nhằm để thu thập, lưu trữ, phân tích, xử lý khối lượng lớn dữ liệu và thúc đẩy nhanh
quá trình kinh doanh và có tác động mạnh tới quá trình quản lý.
Thông tin được tạo ra từ hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng lớn đến quá
trình ra quyết định và các hoạt động thương mại. Các lợi ích của hệ thống thông tin
kế toán có thể được đánh giá thông qua tác động cải tiến của nó lên quá trình ra
quyết định, cải tiến chất lượng thông tin kế toán, cải tiến hiệu năng làm việc, cải
tiến điều hành nội bộ và hỗ trợ đắc lực cho các hoạt động kinh tế của tổ chức, doanh
nghiệp, giúp đẩy nhanh tiến độ thực hiện công tác kế toán, giảm thiểu những nhầm
lẫn, sai xót, gian lận trong hạch toán. Đảm bảo thông tin đưa lên báo cáo tài chính
đầy đủ, chính xác, kịp thời, phục vụ cho nhu cầu thông tin để ra quyết định của các
cấp quản lý trong doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của HTTT kế toán đóng vai trò
quan trọng cho phát triển bền vững của tổ chức.
HTTT quản lý đóng vai trò trung gian giữa hệ thống và môi trường, giữa hệ
thống ra quyết định và hệ thống hoạt động tác nghiệp.
Một hệ thống thông tin tốt hay xấu được đánh giá thông qua chất lượng thông
tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng được đánh giá theo các tiêu chí:
- Độ tin cậy: thể hiện qua độ chính xác và độ xác thực. Thông tin ít độ tin cậy
sẽ gây ra cho tổ chức những hậu quả xấu. Các hậu quả đó sẽ kéo dài hàng loạt các
vấn đề khác của tổ chức như uy tín, hình ảnh tổ chức…trước các đối tác.
- Tính đầy đủ: thể hiện sự bao quát các vấn đề để đáp ứng yêu cầu của nhà
quản lý. Nhà nước quản lý sử dụng thông tin không đầy đủ có thể dẫn tới các quyết
định hành động không đáp ứng đòi hỏi thực tế.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
21
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
- Tính thích hợp và dễ hiểu: một hệ thống thông tin không thích hợp hoặc khó
hiểu do có quá nhiều thông tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự tường
minh, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp
lý. Một hệ thống thông tin như vậy sẽ dẫn đến làm tốn kém chi phí tạo ra thông tin
không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu thông tin cần thiết.
- Tính được bảo vệ: Thông tin vốn là nguồn lực quý giá của tổ chức, vì vậy
không thể để cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận thông tin. Do vậy, thông tin cần
được bảo vệ và chỉ những người có quyền mới được phép tiếp cận thông tin. Sự
thiếu an toàn về thông tin có thể cũng gây thiệt hại lớn cho tổ chức.
- Tính kịp thời: Thông tin có thể là đáng tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được
bảo vệ an toàn nhưng nó sẽ vẫn không có ích khi không được gửi tới người sử dụng
lúc cần thiết.
Để có được một hệ thống thông tin hoạt động tốt, có hiệu quả là một trong
những công việc mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần. Để giải quyết được vấn đề đó
cần biết cơ sở kỹ thuật cho các hệ thống thông tin, phương pháp phân tích thiết kế
và cài đặt một hệ thông thông tin.
Phân loại HTTT kế toán:
Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp
HTTT kế toán tài chính
HTTT kế toán quản trị
Phân loại theo phương thức xử lí
HTTT kế toán thủ công
HTTT kế toán bán thủ công
HTTT kế toán dựa trên máy vi tính
Phân loại theo cách thức tổ chức xử lí – cung cấp thông tin
Các phân hành kế toán: kế toán tiền lương, kế toán tài sản cố định,
kế toán công nợ…
Các chu trình kế toán: chu trình bán hàng, chu trình sản xuất, chu
trình mua hàng…
Công cụ xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
Cơ sở dữ liệu
Trong mọi hoạt động của con người, nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ
liệu luôn nảy sinh. Để giải quyết những vấn đề phức tạp, đòi hỏi số
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
22
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
lượng dữ liệu lớn, cần có sự can thiệp của khoa học. Và thuật ngữ cơ sở
dữ liệu ra đời.
Một cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu liên quan đến nhau chưa
thông tin về một tổ chức nào đó, được lưu trữ trên các thiết bị nhớ thứ
cấp để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin của nhiều người sử dụng
với các mục đích khác nhau.
Ngôn ngữ cơ sở lập trình Visual FoxPro
Visual FoxPro (VFP) là một hệ quản trị CSDL kiểu quan hệ của
Microsoft chạy trên hệ điều hành Windows. Hiện có rất nhiều ứng dụng
nghiệp vụ (như quản lí nhân sự, kế toán…) xây dựng trên FoxPro hay
Visual FoxPro đang được sử dụng tại cá công ty, cơ quan, trường học…
Với Visual FoxPro, có thể xây dựng một hệ thống chương trình ứng
dụng trong môi trường hệ điều hành Microsoft Windows rất dễ dàng và
tiện lợi cho người sử dụng. Ưu điểm của Visual FoxPro có thể kể tới
như:
- VFP hỗ trợ về lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả năng thiết kế
giao diện trực quan
- Trong VFP tích hợp cả chức năng quản trị dữ liệu và chức năng của
một ngôn ngữ lập trình.
- Có thể phát tiển ứng dụng bằng VFP trong môi trường mạng và cho
nhiều người dùng.
1.3 Nghiệp vụ kế toán bán hàng
1.3.1 Kế toán giá vốn hàng bán
Kế toán giá vốn hàng bán theo phương thức bán hàng trực tiếp
Theo phương thức này, khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm hoặc lao
vụ, dịch vụ cho khách hàng, đồng thời được khách hàng thanh toán ngay hoặc chấp
nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.
Các phương thức bán hàng trực tiếp bao gồm:
- Bán hàng thu tiền ngay
- Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trả
chậm)
- Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
23
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
- Bán hàng đổi hàng
.........
Để phản ánh giá vốn hàng bán, kế toán sử dụng TK 632 “Giá vốn hàng bán”.
Nội dung kết cấu của TK 632 có sự khác nhau giữa phương pháp kế toán hàng tồn
kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
Kết cấu theo phương pháp kê khai thường xuyên:
Bên nợ:
+ Giá vốn thực tế của sản phẩm - hàng hóa xuất đã bán, lao vụ, dịch vụ đã tiêu
thụ trong kì.
+ Chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công vượt trên mức bình thường và chi
phí sản xuất chung cố định không phân bổ không được tính vào giá trị hàng tồn kho
mà phải tính vào giá vốn hàng bán trong kì.
+ Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường
do trách nhiệm cá nhân gây ra.
+ Chi phí xây dựng, tự chế tài sản cố định trên mức bình thường không được
tính vào Nguyên giá TSCĐ xây dựng, tự chế hoàn thành.
+ Chênh lệch giữa mức dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập cuối năm
nay lớn hơn khoản đã lập dự phòng cuối năm trước.
+ Số khấu hao BĐSĐT (bất động sản đầu tư) trích trong kỳ
+ Chi phí liên quan đến cho thuê BĐSĐT
+ Chi phí sửa chữa nâng cấp, cải tạo BĐSĐT không đủ điều kiện tính vào NG
BĐSĐT
+ GTCL và các chi phí bán, thanh lý BĐSĐT trong kỳ
Bên có:
+ Hoàn nhập số chênh lệch dự phòng giảm giá hàng tồn kho cuối năm trước
lớn hơn mức cần lập cuối năm nay.
+ Kết chuyển giá vốn thực tế của sản phẩm - hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ
trong kì để xác định kết quả.
+ Giá vốn thực tế của thành phẩm - hàng hóa đã bán bị người mua trả lại.
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
24
Khoa hệ thống thông tin kinh tế - Học viện tài chính
+ Kết chuyển toàn bộ chi phí kinh doanh BĐSĐT trong kỳ để xác định kết
quả.
TK 632 không có số dư cuối kỳ.
Phương pháp kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu
Doanh nghiệp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
xuyên
1) Trị giá vốn của thành phẩm, hàng hóa, hoặc lao vụ dịch vụ được giao bán
trực tiếp, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 155,156,154
2) Trường hợp doanh nghiệp thương mại, mua hàng hóa không nhập kho, mà
giao bán tay ba, căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán ghi sổ
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng hóa
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 - Phải trả người bán
3) Trường hợp thành phẩm - hàng hóa đã bán bị khách hàng trả lại, căn cứ vào
giá vốn thực tế tại thời điểm xuất bán, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 155,156
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán
4) Cuối kỳ, tính toán và phân bổ chi phí mua hàng đối với các doanh nghiệp
thương mại, kế toán ghi :
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 1562 - Chi phí mua hàng
5) Phản ánh khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi đã trừ phần bồi
thường, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 152, 153, 155, 156, 1381...
Sinh viên: Nguyễn Đức Thịnh - Lớp CQ47/41.02
25
