QTDA to chuc le hoi halloween

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
CƠ SỞ II TẠI TP. HỒ CHÍ MINH

Môn học: Quản trị dự án
Đề tài:

DỰ ÁN TỔ CHỨC LỄ HỘI HALLOWEEN TRÊN ĐỊA BÀN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Giáo viên hướng dẫn: Th.S Trần Thị Bích Nhung
Khóa lớp: K52A
Nhóm: 9

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 09 năm 2015


DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
STT

Họ và tên

Đánh giá điểm

Mã số sinh viên

1

Chung Huệ Mẫn

1301015260

9.5

2

Trần Vân Anh

1301025005

10

3

Nguyễn Thị Mỹ Hiền

1301025022

9.5

4

Lê Vĩ Kiên

1301025039

9.5

5

Nguyễn Hoàng Phi

1301025064

Nhóm trưởng

6

Lương Đại Quý

1301025073

8.5

7

Vòng Cón Sáng

1301025077

8.5

8

Nguyễn Thị Thanh Trúc

1301025107

7.5

2

Mục lục

I - Tổng quan về dự án......................................................................................................... 1
II – Phân tích khả thi............................................................................................................ 2
1. Khả thi về mặt kinh tế - xã hội: ................................................................................. 2
2. Khả thi về mặt tài chính ............................................................................................ 3
3. Rủi ro cho phép ......................................................................................................... 4
4. Kết luận ..................................................................................................................... 4
III – Hoạch định dự án ......................................................................................................... 5
1. Mục tiêu của dự án .................................................................................................... 5
2. Hoạch định phạm vi công việc .................................................................................. 5
3. Quản trị thời gian dự án............................................................................................. 7
4. Hoạch định nguồn lực dự án ..................................................................................... 9
5. Hoạch định kiểm soát .............................................................................................. 17
IV - Kết luận ..................................................................................................................... 20
V – Phụ lục ........................................................................................................................ 20

Lễ hội Halloween

1


Quản trị dự án – Nhóm 9

I - Tổng quan về dự án
Ngày nay, kinh tế xã hội ngày càng phát triển, chất lượng cuộc sống của con người được
nâng cao kéo theo đó là những nhu cầu trong đời sống tinh thần của mỗi cá nhân, đặc biệt
là giới trẻ ngày được quan tâm và chú ý hơn. Do đó, những nơi tạo được môi trường vui
chơi, có những hình thức giải trí lành mạnh, những nơi để các bạn trẻ gặp gỡ và giao lưu

sau thời gian học tập và làm việc căng thẳng đã và đang thu hút một lượng quan tâm và
tham gia rất lớn của giới trẻ ngày nay. Nhận thức được nhu cầu đó, nhân dịp sắp tới là
ngày Halloween, một lễ hội đã trở thành một nét văn hóa của các nước phương Tây và rất
được các bạn trẻ quan tâm, nhóm dự án lên kế hoạch sẽ tổ chức một Lễ hội Halloween
cho các bạn trẻ có quan tâm và muốn hòa mình vào không khí lễ hội chung của cả thế
giới cũng như có những giây phút tuyệt vời và ý nghĩa bên những người bạn, người mình
yêu quý.
Halloween vốn dĩ là lễ hội ma quái xuất phát từ phương Tây với những hoạt động mừng
lễ hội rất độc đáo hơn nữa lại rất phù hợp với tâm lý và sở thích của giới trẻ, dựa trên nét
truyền thống văn hóa đó, nhóm dự án sẽ tổ chức riêng cho các bạn trẻ trong thành phố Lễ
hội Halloween bao gồm các hoạt động thú vị như lễ hội hóa trang nơi các bạn tự do thể
hiện sự sáng tạo và cá tính riêng biệt của mình, các gian hàng với những món ăn, phụ
kiện độc đáo, bên cạnh đó còn có những điểm trang trí theo đúng chất “Halloween” để
khách tham quan có thể ghi lại những bức hình ý nghĩa, và chắc chắn ban tổ chức sẽ có
phần thưởng cho những phần trình diễn độc đáo nhất.
Dựa trên cơ sở hoạt động đó, ngoài việc đáp ứng nhu cầu giải trí của giới trẻ với một nơi
giải trí lành mạnh, được sống trong không khí lễ hội, được giao lưu văn hóa thì nhóm dự
án còn nhắm đến mục tiêu thu lại lợi nhuận từ hoạt động bán vé cho khách tham gia lễ
hội và hợp đồng với các gian hàng trong lễ hội. Nhóm dự án đánh giá đây là một dự án
khả thi mang tính xã hội và kinh tế cao.

Lễ hội Halloween

1


Quản trị dự án – Nhóm 9

II – Phân tích khả thi
1. Khả thi về mặt kinh tế - xã hội:

a. Tổng quan các vấn đề kinh tế - xã hội liên quan đến dự án:
- Vị trí địa lí: Nằm trong vùng chuyển tiếp giữa miền Đông Nam Bộ và Tây
Nam Bộ, Thành phố Hồ Chí Minh ngày nay bao gồm 19 quận và 5 huyện, tổng
diện tích 2.095,06 km² . Thành phố Hồ Chí Minh là một đầu mối giao thông
quan trọng về cả đường bộ, đường thủy và đường không, nối liền các tỉnh trong
vùng và còn là một cửa ngõ quốc tế => Thuận lợi cho việc phát triển các dự án
mới.
- Tình hình thời tiết – khí hậu : Nhiệt độ trung bình từ 25 đến 28 độ C, độ ẩm
không khí cao vào các tháng 10 và 11, nhưng không có gió bão.
- Tình hình dân số: TP.HCM có dân số đông nhất nước, đạt 7,955 triệu người.
(Theo Tổng cục thống kê).TPHCM có hơn 120 trường THPT. Ngày càng nhiều
học sinh lựa chọn TPHCM làm điểm đến cho tương lai của mình, lựa chọn
trường Đại học => Dự kiến lượng khách đến tham gia lễ hội Halloween sẽ đạt
được mục tiêu 4000 người đã đề ra. Đối tượng nhắm đến chủ yếu là học sinh
cấp 3 và sinh viên đại học.
- Vào năm 2014, tại TPHCM:
o Có hơn 15 địa điểm tổ chức sự kiện Halloween và đạt được nhiều thành
công từ giới trẻ, như: Công viên văn hóa Đầm Sen, lễ hội ESCAPE,
Saigon Café,…
o Rất nhiều lễ hội, hội chợ hình thức gian hàng – hội chợ diễn ra và rất
thành công, như: Haru matsuri, Fuyuu matsuri, Manga Festival, các hội
chợ hàng tiêu dùng …
b. Căn cứ để lựa chọn dự án Lễ hội HALLOWEEN tại TPHCM.
- TPHCM là một địa điểm thuận lợi về khí hậu, với dân số trẻ chiếm số đông
trong cả nước, thuận lợi cho việc tiếp cận truyền thông hướng đến sự thành
công của dự án.
- Căn cứ vào thành công của các lễ hội Halloween, các hội chợ các năm trước.
- Điểm mới của dự án: Kết hợp tổ chức lễ hội Halloween với hình thức sân khấu
– gian hàng, đáp ứng mục tiêu từ cả 3 phía: Ban tổ chức, khách hàng, đối tác
doanh nghiệp.

- Đáp ứng nhu cầu xã hội của các bạn trẻ trong dịp Halloween.
Kết luận: Dự án đáp ứng các yếu tố về mặt kinh tế và xã hội.

Lễ hội Halloween

2


Quản trị dự án – Nhóm 9

2. Khả thi về mặt tài chính
-

Tổng chi phí cho dự án: 100.000.000 đồng

-

Dự kiến kết quả của dự án: Dựa trên số liệu thu thập được của những lễ hội từng
được tổ chức trên địa bàn thành phố:
o Dự kiến số vé bán ra: 4000 vé/ngày
o Số ngày tổ chức: 1 ngày ( 7 tiếng )
o Dự kiến giá vé: 50 000 đồng/vé
o Dự kiến số lượng doanh nghiệp đặt gian hàng: 20 gian
o Dự kiến giá trung bình 1 gian hàng: 5 000 000 đồng/gian
 Doanh thu dự kiến: 4000 * 50 000 + 20*5 000 000 = 300 000 000
Chỉ tiêu

Không thực hiện dự án
Thực hiện dự án

Chi phí

Doanh thu

Lợi nhuận

0

0

0

300 000 000

100 000 000

67 000 000

+133 000 000
( phân bổ sau )

=233 000 000
Bảng 1. Lợi nhuận dự kiến khi không thực hiện và có thực hiện dự án

-

Hệ số lời: Thời gian thực hiện dự án: 3 tháng
100*(1+k)^3 – 100 = 67
 K = 18.6% / tháng

-

Lãi suất ngân hàng ( BIDV – kỳ hạn 3 tháng) : 5%/năm
 Lãi suất tương đương :0.4%/tháng

-

Dựa trên phân tích tài chính sơ bộ, ta thấy lợi nhuận tăng thêm so với khi không
thực hiện dự án là 67 000 000 đồng, K=18.6%/tháng.
Kết luận: Dự án khả thi về mặt tài chính

Lễ hội Halloween

3


Quản trị dự án – Nhóm 9

3. Rủi ro cho phép
 Phân tích độ nhạy 2 chiều
Lợi nhuận dự kiến
Dự kiến doanh thu từ lượng vé bán
được
Dự kiến doanh thu từ cho thuê gian
đặt hàng
Tổng lợi nhuận

-

200

100
300

Phân tích sự thay đổi của doanh thu khi số lượng vé mua, lượng khách đặt gian
hàng thay đổi
Số lượng doanh nghiệp thuê 15 đến 19 gian hàng
: Hàng ngang
Số lượng vé bán từ: 3500 đến 4000 vé
: Cột dọc

300
3500
3600
3700
3800
3900
4000

15
250
255
260
265
270
275

16
255
260
265

270
275
280

17
260
265
270
275
280
285

18
265
270
275
280
285
290

19
270
275
280
285
290
295

20
275

280
285
290
295
300

Bảng 2: Ảnh hưởng số vé và số gian hàng đến doanh thu
 Với số vé bán được là 3500 vé và 15 doanh nghiệp thuê thì tổng doanh thu
là 250( thấp nhất trong bảng) vẫn lớn hơn tổng chi phí 233 ( 100 + 133) là
17 triệu
Kết luận: Nếu có rủi ro ( cho phép ) xảy ra thì dự án vẫn khả thi

4. Kết luận
-

Qua phân tích khả thi về các mặt
Kinh tế - xã hội
Tài chính
Rủi ro
Ta đi đến kết luận: Dự án khả thi.

Lễ hội Halloween

4


Quản trị dự án – Nhóm 9

III – Hoạch định dự án
1. Mục tiêu của dự án

-

Số vé bán ra: 4000 vé
Gian hàng được đặt: 20 gian
Số người tiếp cận được: Giả sử tiếp cận được 30 người thì 1 người mua vé
 Số người tiếp cận được: 30 * 4000 = 120 000 người
Feedback:
o >75% khách hàng hài lòng
o Các đối tác hài lòng, và sẵn sàng hợp tác lần sau

2. Hoạch định phạm vi công việc
Thiết lập WBS:
Công việc
100. Tuyển CTV
101 Điều động nguồn trong công ty
102 Tuyển ngoài
102.10 Xây dựng tiêu chí
102.20 Truyền thông tuyển CTV trên các trang tuyển dụng
102.30 Tiến hành tuyển CTV
103 Hòa nhập
200. Nội dung
201 Lên kế hoạch tổng quát
202 Lên kế hoạch gian hàng
203 Lên kế hoạch sân khấu
204 Duyệt nội dung & phổ biến cho các nhóm
300. Đối ngoại
301 Liên hệ đối tác truyền thông
301.10 Đại sứ chương trình
302.20 Bảo trợ truyền thông
302 Liên hệ đối tác sân khấu

302.10 Đối tác MC
302.20 Đối tác biểu diễn các chương trình
303 Đối tác gian hàng
400. Truyền thông
401 Sản phẩm truyền thông
401.10 Poster, tờ rơi, banner…

Lễ hội Halloween

5


Quản trị dự án – Nhóm 9

401.20 Clip
402 Truyền thông các kênh trực tuyến
402.10 Lên nội dung
402.20 Đăng bài lên các báo, fanpage
403 Truyền thông các kênh offline
403.10 Dán poster, banner ở những nơi thu hút
403.20 Phát tờ rơi, truyền thông truyền miệng
404 Bán vé
404.10 Trước lễ hội
404.20 Trong lễ hội
500. Tổ chức
501 Hậu cần
501.10 Thuê địa điểm
501.20 Mua dung cụ cần thiết
502 Trang trí lễ hội
503 Quản lý lễ hội

503.10 Quản lý gian hàng
503.11 Duyệt gian hàng
503.12 Quản lý gian hàng trong lễ hội
503.20 Quản lý sân khấu
503.21 Duyệt chương trình sân khấu
503.22 Quản lý sân khấu trong lễ hội
503.30 Quản lý an ninh
503.30 Quản lý chung
503.40 Chăm sóc đối tác
503.50 Chăm sóc khách hàng
600. Tổng kết, rút kinh nghiệm
600 Thu thập phản hồi
601.10 Ban tổ chức
601.20 Khách hàng
601.30 Đối tác
601 Tổng kết tài chính
602 Tổng kết chương trình và rút kinh nghiệm
700. Công việc sau chương trình
701 Tổng kết báo chí
702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương nhân công
703 Các đầu tư sau dự án
Bảng 3: Bảng mô tả phạm vi công việc WBS
Lễ hội Halloween

6


Quản trị dự án – Nhóm 9

3. Quản trị thời gian dự án

Mã
công
việc

Tên công việc

To

Tm

Tp

Te

δ2

A

Tuyển CTV

25

30

35

30

2.78

B

Nội dung

13

15

17

15

0.44

C

Đối ngoại

22

31

34

30

4

D

Truyền thông

30

30

30

30

0

E

Tổ chức

28

29

36

30

1.78

F

Tổng kết, rút kinh nghiệm

1

2

3

2

0.11

G

Công việc sau chương trình

8

10

12

10

0.44

Bảng 4: Thời gian thực hiện công việc ước tính

Mã
công
việc

A
B
C
D
E
F
G

Tên công việc

Tuyển CTV
Nội dung
Đối ngoại
Truyền thông
Tổ chức
Tổng kết, rút kinh nghiệm
Công việc sau chương trình

Công
việc
hoàn
thành
trước
khi bắt
đầu
Từ đầu
Từ đầu
B
A,C
A,B

E
F

Chương
trình
hoàn
thành
trước khi
kết thúc

Thời gian thực hiện
(ngày)

Từ đầu
Từ đầu
B
A,C
D
E
F

30
15
30
30
30
2
10

Bảng 5: Mối liên hệ thời gian giữa các công việc

-

Biểu đồ AON

Lễ hội Halloween

7


Quản trị dự án – Nhóm 9

1

30 30
A
16 15 45

1

15 15
B
15 0 15

-

46 30 75
D
46 0 75

31 30 75

E
46 15 75

76
76

16 30 45
C
16 0 45

2
F
0

Thời gian
tuyến ( Tep )
A–D–F–G
72
A–E–F–G
72
B – C – D – F – G 87
B–E–F–G
57

Phương sai
của tuyến
5.00
5.11
4.99
2.77

Độ lệch chuẩn
của tuyến
2.66
4.00
3.66
2.99

Đường găng

x

Bảng 6: Các lộ trình và độ lệch chuẩn tuyến
Kết luận:
o B – C – D – F – G là đường găng với thời gian dự tính là 87 ngày.
o Xác suất hoàn thành dự án trong 90 ngày:
Z=(D-S)/ √ ∑δi2 = 1.34 => Xác suất: 90.99%

Lễ hội Halloween

77

78 10 87
G
78 0 87

Thời gian hoàn thành dự án

Tuyến đường

77

8


Quản trị dự án – Nhóm 9

4. Hoạch định nguồn lực dự án
-

a. Hoạch định nhân lực
Ban tổ chức

Công việc
100. Tuyển CTV
101
102
102.10
102.20
102.30
103
200. Nội dung
201
202
203
204
300. Đối ngoại
301
301.10
302.20

302
302.10
302.20
303
400. Truyền thông
401
401.10
401.20
402
402.10
402.20
403
403.10
403.20
404
404.10

Lễ hội Halloween

Phi

Vân
Anh
S

Mẫn
S
R

R

R
S
S

S
S

R
R

Mỹ
Hiền
R

Kiên

Quý

Trúc

S

S

S

S
S
R
S

S
S
S
R

S
S

S

S

S
S
S

R
S

S
S

S
S

S

S

Sáng

S
S
R

S
S
R
R

S
S

R
R

S
S

S
S

S
S
R

R
S

S
R
S
S

R
S

S
S

S
S
S
S
S

R
R

S

S

R

S
S

R

S

S
R

S
S
S

S
R

S

S
S

R
S

R
R
R

S

9


Quản trị dự án – Nhóm 9

404.20
S
R
S
S
500. Tổ chức
R
S
S
501
S
S
501.10
S
R
501.20
502
S
R
503
S
S
S
S
R
503.10
S
S
R

503.11
S
S
R
503.12
S
R
503.20
503.21
S
S
503.22
503.30
S
503.30
R
S
503.40
503.50
600. Tổng kết, rút kinh
nghiệm
600
601.10
R
601.20
R
601.30
601
R
602

S
S
S
R
700. Công việc sau
chương trình
701
S
702
S
S
S
S
R
703
Bảng 7: Hoạch định trách nhiệm nhân sự RAM
-

Cộng tác viên:
Công việc
Truyền thông
Tổ chức
Bảng 8: Số lượng cộng tác viên

Lễ hội Halloween

S
S

S

R

S

R

S

S

S
S

S

R
R
R

S
R
R

R
S

S

R
S

S

Số lượng
25
25

10


Quản trị dự án – Nhóm 9

b. Hoạch định nguồn tài chính
Phương pháp ước lượng chi phí: Dự toán từ dưới lên
( Đơn vị: Việt Nam Đồng )
Công việc
100. Tuyển CTV
101 Điều động nguồn trong công ty
102 Tuyển ngoài
102.10 Xây dựng tiêu chí
102.20 Truyền thông tuyển CTV trên các
trang tuyển dụng
102.30 Tiến hành tuyển CTV
103 Hòa nhập
200. Nội dung
201 Lên kế hoạch tổng quát
202 Lên kế hoạch gian hàng
203 Lên kế hoạch sân khấu
204 Duyệt nội dung & phổ biến cho các nhóm
300. Đối ngoại

301 Liên hệ đối tác truyền thông
301.10 Đại sứ chương trình
302.20 Bảo trợ truyền thông
302 Liên hệ đối tác sân khấu
302.10 Đối tác MC
302.20 Đối tác biểu diễn các chương trình
303 Đối tác gian hàng
400. Truyền thông
401 Sản phẩm truyền thông
401.10 Poster, tờ rơi, banner…
401.20 Clip
402 Truyền thông các kênh trực tuyến
402.10 Lên nội dung
402.20 Đăng bài lên các báo, fanpage
403 Truyền thông các kênh offline
403.10 Dán poster, banner ở những nơi thu
hút
403.20 Phát tờ rơi, truyền thông truyền miệng
404 Bán vé
Lễ hội Halloween

Chi phí
5,000,000

3000000
2000000
0

3,000,000
1000000

1000000

1000000
31,000,000
5000000

15000000

10000000

1000000

11


Quản trị dự án – Nhóm 9

404.10 Trước lễ hội
404.20 Trong lễ hội
500. Tổ chức
501 Hậu cần
501.10 Thuê địa điểm
501.20 Mua dung cụ cần thiết
502 Trang trí lễ hội
503 Quản lý lễ hội
503.10 Quản lý gian hàng
503.11 Duyệt gian hàng
503.12 Quản lý gian hàng trong lễ hội
503.20 Quản lý sân khấu

503.21 Duyệt chương trình sân khấu
503.22 Quản lý sân khấu trong lễ hội
503.30 Quản lý an ninh
503.30 Quản lý chung
503.40 Chăm sóc đối tác
503.50 Chăm sóc khách hàng
600. Tổng kết, rút kinh nghiệm
600 Thu thập phản hồi
601.10 Ban tổ chức
601.20 Khách hàng
601.30 Đối tác
601 Tổng kết tài chính
602 Tổng kết chương trình và rút kinh nghiệm
700. Công việc sau chương trình
701 Tổng kết báo chí
702 Thu hồi vốn, phân bổ lợi nhuận, trả lương
703 Các đầu tư sau dự án
TỔNG CỘNG
Bảng 9: Hoạch định tài chính
Trả chi phí nhân công
CTV
Tổ chức
Truyền thông
Đối tác truyền thông

Lễ hội Halloween

60,000,000
50000000

5000000
5000000

1,000,000

133,000,000
133000000
233,000,000

Chi phí
20,000,000
10000000
10000000
25,000,000

12


Quản trị dự án – Nhóm 9

Đại sứ
Bảo trợ truyền
thông
Đối tác sân khấu
MC
Đối tác biểu diễn

15000000
10000000
8,000,000

3000000
5000000

BTC
80,000,000
TỔNG CỘNG
133,000,000
Bảng 10: Tiền lương nhân sự

-

Tổng cộng chi phí dự án: 233,000,000 .
Trong đó:
 100,000,000 VNĐ phân bổ trước khi dự án kết thúc
 133,000,000 VNĐ phân bổ sau khi dự án kết thúc
c. Điều hòa nguồn lực
Nguồn tài chính ( Đơn vị: Triệu đồng )
140

120

100
G
F

80

E
D
60

C
B
A

40

20

0
0-15

15-30

30-45

45-60

60-75

75-90

90-105

Biểu đồ 1: Điều hòa nguồn tài chính
Lễ hội Halloween

13

Quản trị dự án – Nhóm 9

-

Nguồn nhân lực

Biểu đồ 2: Điều hòa nguồn nhân lực
o Nguồn lực E ( trước khi cân bằng ) :
 Công việc kết thúc trước khi bắt đầu: A,B
 Công việc kết thúc trước khi kết thúc: D
 Nhân lực : 33 người
 Thời gian: 30 ngày
o Nguồn lực E ( sau khi cân bằng) :
 Giai đoạn 1: Ngày 30 - 45 ( 15 ngày ) : 38 người
 Giai đoạn 2: Ngày 45 - 75 ( 30 ngày) : 12 người

Lễ hội Halloween

14


Quản trị dự án – Nhóm 9

d. Quản trị rủi ro
Rủi ro

Xác
suất

Biện pháp phòng ngừa

Biện pháp đối phó
- Truy bắt, giao đối tượng cho cơ quan
công an có thẩm quyền, trả tài sản cho
người bị mất
- Xin lỗi khách tham quan

An ninh
Trộm cắp,
móc túi

Rất
cao

- Bố trí các CTV phối hợp với bảo vệ
nơi tổ chức để phòng ngừa
- Liên tục bảo MC, bảo vệ thông báo
cho khách tham quan phòng ngừa

Cháy nổ

Trung
bình

Không để vật dễ cháy nổ bừa bãi,
kiểm tra dây điện,các thiết bị điện

Bố trí các dụng cụ PCCC khắp nói diễn
ra sự kiện

Người bị
thương, ngất
xỉu do chen
lấn, xô đẩy

Trung
bình

Bố trí gian hàng hợp lí, có lối đi rộng
rãi, không gian thoáng tránh bị ngợp

Có đội y tế, dụng cụ sơ cứu tại chỗ

Thấp

Thiết kế vé có 1 hoặc vài kí hiệu nhỏ
( như là 1 lỗi trong khi in vé)

Khi phát hiện thì không cho vào cổng,
nếu nhân viên xoát vé bị qua mặt thì
phải bí mật theo dõi, tìm nguồn gốc
xuất sứ của những tấm vé giả rồi phạt
theo quy định của pháp luật.

Trung
bình

Giải thích rõ quy định của chương
trình

BTC xử lí công bằng ngay khi xảy ra
mâu thuẩn

Thấp

Mở rộng phạm vi tìm kiếm đối tác

Tạm dừng dự án

Trung
bình

Lên kế hoạch truyền thông kĩ lưỡng,
phối hợp với đối tác để truyền thông,
lên nội dung thu hút người tham gia

Xuất hiện vé
giả
Tranh chấp,
cãi vả
Chương trình
Không tìm
được đối tác
Số người
đăng kí tham
gia không đạt

Thiết bị, máy
móc, âm
Trung

thanh phục vụ
bình
chương trình
bị hư hỏng

Lễ hội Halloween

Kiểm tra kĩ lưỡng các thiết bị trước
khi bắt đầu chương trình

Có máy móc, thiết bị dự phòng

15


Quản trị dự án – Nhóm 9

Số lượng
người đăng kí
Trung
tham gia liên
bình
lạc mua vé
quá đông

Quy định giới hạn vé tối đa của
chương trình

Cử nhân viên đến gặp khách hàng để
trực tiếp xin lỗi và giải thích rõ với

khách hàng.

Khách mời
sân khấu đến
trễ giờ

Cao

Thống nhất rõ ràng với đối tác sân
khấu và giữ liên lạc thường xuyên với
đối tác, nhằm nhắc nhở. Có cách nhắc
nhở để kiểm soát thời gian chính xác.

Thỏa thuận với đối tác MC có những
biện pháp sân khấu khi có rủi ro này
xảy ra => chơi trò chơi trên sân khấu
để kéo dài thời gian, lưu ý không để
"chết" sân khấu.

Trung
bình

Chia nhóm nhỏ, quản lý bởi nhóm
trưởng, nhóm trưởng có nhiệm vụ liên
lạc với người chịu trách nhiệm để
thông báo tiến độ làm việc của nhóm
trong suốt khoảng thời gian chạy
chương trình

Dự trù số lượng không quá nhiều, 1

công việc ít nhất do 3 bạn chịu trách
nhiệm, dưới sự quản lý của BTC
chương trình.

Kiểm tra lại sân khấu-dự phòng độ
chắc của sân khấu xem chịu được sức
gió bao nhiêu để gia cố, tránh xảy ra
sự cố bất ngờ

Nếu có thương vong thì chịu trách
nhiệm khám chữa thuốc men. xin lỗi
khán giả và giới truyền thông vì sự sơ
suất của chương trình, có những động
thái tích cực dối với những nạn nhân bị
ảnh hưởng do sập sân khấu như thăm
hỏi, lo tiền viện phí...

Dự toán số người tham dự dựa trên số
vé bán ra từ đó thuê bãi xe, số lượng
nhân viên coi xe sao cho bảo đảm
không có tình trạng ùn ứ hay hết chỗ

Liên lạc với bãi gửi xe gần đó nhất để
thuê gửi xe.

Khá

Dự báo thời tiết trước .

Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết

nếu có xảy ra ..thiết kế các gian hàng
thoáng mát và có ô dù, bạt...

Khá

Làm hợp đồng với các gian hàng về
thời gian hoàn tất ..và dự trù thời gian
cần thiết

Luôn luôn đôn đốc mọi người làm
việc .khuyến khich và có thưởng có
phạt với mọi người

Nhân sự chạy
chương trình
gặp trục trặc,
không đủ số
lượng tham
gia những lúc
cao điểm

Sập sân khấu

Rất
thấp

Không có chỗ Trung
đậu xe, ùn tắc bình
Thời tiết xấu
( mưa nắng

nóng )
Trễ tiến độ

Lễ hội Halloween

16


Quản trị dự án – Nhóm 9

Các gian
hàng là bên
xấu trà trộn
vào phá đám
lễ hội, gây
náo loạn trật
tự

Mâu thuẫn
giữa người tổ
chức sự kiện
với đối tác
gian hàng,
với ca sỹ
khách mời
sân khấu
trước giờ sự
kiện diễn ra

Thấp

Thuê đội ngũ bảo vệ có chất lượng,
kiểm tra kỹ các gian hàng đăng ký lễ
hội

Chuẩn bị tinh thần, tập huấn cho các
nhân viên trước những tình huống như
vậy

Trung
bình

Lập danh sách các đối tác dự phòng
( cách đối tác linh động và chúng ta
có thể giảm giá đôi chút cho họ và có
thể cùng phụ 1 tay, vì họ làm trong
thời gian gấp để kịp tiến độ chương
trình). Trong khi kí hợp đồng với các
đối tác ( khách hàng và khách mời),
Phạt theo đúng quy định hợp đồng
phải quy định các điều khoản phạt khi
không thực hiện theo hợp đồng.
Người tổ chức phải hạ thấp cái tôi để
không làm mất lòng khiến các khách
mời không tham dự sự kiện như đã
được công bố với công chúng.
Bảng 11: Rủi ro, biện pháp và phòng ngừa

5. Hoạch định kiểm soát
a. CƠ CHẾ THU THẬP THÔNG TIN

1. Ai cần thông tin gì? Khi nào cần?
2. Cách cung cấp thông tin? Ai cấp?
Thông tin
Tuyển CTV
Nội dung dự án
Đối ngoại
Truyền thông

Người cấp thông tin
Người cần
Nhà tuyển dụng
Các CTV
Giám đốc dự án
Các nhóm làm dự án
Các đối tác truyền
Giám đốc dự án
thông, sân khấu, gian
hàng
Người làm công tác
Bộ phận lên kế hoạch
truyền thông trong dự
truyền thông
án

Tổ chức

Bộ phận tổ chức dự
án

Tổng kết, rút

Các nhóm làm dự án

Lễ hội Halloween

Thời gian
Bắt đầu dự án
Bắt đầu dự án
Sau khi đã có
nội dung
Hoàn thành 3
công việc trên

Sau khi đã tuyển
Các CTV tổ chức dự án CTV và có nội
dung dự án
Giám đốc dự án
Kết thúc dự án

17


Quản trị dự án – Nhóm 9

kinh nghiệm
Công việc sau
chương trình

Giám độc dự án

Sau khi tổng kết
dự án

Nhóm dự án

Bảng 12: Cơ chế thu thập thông tin
3. Các nguồn lực được sử dụng thế nào?
Một người chịu trách nhiệm và những thành viên khác sẽ hỗ trợ cho công việc đó
Công việc
Tuyển CTV
Nội dung dự
án
Đối ngoại
Truyền
thông
Tổ chức
Tổng kết, rút
kinh nghiệm
Công việc
sau chương
trình

Mẫn

x

Vân
Anh
x
x

x
x

x
x

x
x

x
x

x
x

x

x

Phi

x
x

Mỹ
Hiền
x

Kiên Sáng

Quý

Trúc

x
x

x
x
x
x

x
x

x

x
x

x
x

x
x

x

x

x

x
x

x

x

x

x
x

x

x

x

x

x

x

(x: Tham gia công việc)
Bảng 13: Sử dụng nguồn lực
b. CƠ CHẾ GIÁM SÁT
1. Ai, khi nào, làm thế nào để giám sát tiến trình và kết quả thực hiện

 Sáng và Kiên giám sát khi dự án bắt đầu khởi công từ khâu đàm phán hợp
đồng tài trợ cho đến khâu thiết kế lễ hội và đến khi kết thúc dự án .
 Sáng và Kiên sẽ chia nhau ra các khâu công việc trong dự án mỗi người cùng
nhau phối hợp với người tham gia làm tốt công việc của mình
Ví dụ : Sáng sẽ cùng những người cùng nhau tuyển cộng tác viên phối hợp với nhau để
hoàn thành công việc . sau đấy sẽ rút ra nhận xét vê quá trình công việc.Sau đó Sáng với
Kiên sẽ họp lại xem xét đánh giá đưa ra quyết định cuối cùng về kết quả của công việc
cũng như dự án đề ra.

Lễ hội Halloween

18


Quản trị dự án – Nhóm 9

2. Những tiêu chuẩn đối với việc đo lường tiến trình, chất lượng và kết quả thực hiện
- Đối với tuyển cộng tác viên:
 Tiêu chí phù hợp với mục đích đặt ra , nhanh gọn và tuyển được nhiều thành
viên có tâm huyết và đam mê càng tốt
 Tiến trình thực hiện đúng thời gian ban đầu có thể kéo dài công việc xét tuyển
để có được những thành viên tốt hơn
 Có những yêu cầu nhất định và chế độ đãi ngộ đủ sức hấp dẫn cho các cộng
tác viên
 Dưới sự điều hành và chịu trách nhiệm của các thành viên trong nhóm phụ
trách và sự giám sát của người được phân công giám sát
- Đối với lập kế hoạch dự án và đối ngoại
 Rõ ràng minh bạch ...đặc biệt về đối ngoại kê khai chính xác thông tin cũng
như tài trợ của các nhà tài trợ
 Phát huy đầy đủ tố chất ngoại giao của người được phân công

 Nội dung kế hoạch rõ ràng đầy đủ các yếu tố và có tính thuyết phục cao
- Truyền thông và tổ chức
 Đây là giai đoạn quan trọng nhất trong dự án đề ra nên cần huy động tối đa
nguồn lực
 Tiêu chí là phối hợp ăn ý giữa các bộ phận có liên quan với nhau, giữa quản
lý và cộng tác viên, giữa giám sát bộ phận và bên bộ phận thực hiện nhằm
đem lại kết quả tốt
 Hạn chế rủi ro một cách tối ưu nhất và tiết kiệm chi phí nếu có thể
 Mục tiêu : Dự án thành công tốt đẹp và không có mâu thuẫn giữa các bộ
phận
3. Phương pháp thu thập dữ liệu cho việc đo lường và đánh giá
- Đánh giá kết quả cuối cùng
 Được bộ phận giám sát thực hiện sau khi đã giám sát các bộ phận thực hiện
từng khâu. Xử lý số liệu sau đấy đưa ra kết luận cho từng khâu
 Mục tiêu : tránh trễ tiến độ và thiệt hại chi phí , các rủi ro xãy ra thấp nhất có
thể
4. Cơ chế cho các hoạt động điều chỉnh
Hoạt động phối hợp – dân chủ - công bằng

Lễ hội Halloween

19


Quản trị dự án – Nhóm 9

IV - Kết luận
o Dự án là sự kết hợp giữa sân khấu và gian hàng.
o Dự án là giải pháp vui chơi cho thanh niên trẻ trên thành phố Hồ Chí Minh
dịp Halloween.

o Dự án khả thi về mặt kinh tế, xã hội và tài chính.
o Mọi hoạch định của dự án được đã được soạn thảo phía trên.
o Kết thúc dự án sau 3 tháng sẽ mang lại:
 67 triệu đồng lợi nhuận ( K= 18.6% / tháng ).
 Tiếp cận được 120 000 người dân thành phố HCM.
 Các mối quan hệ với đối tác và CTV.
 Tiền đề để phát triển và mở rộng năm sau và các dự án khác của
công ty.
V – Phụ lục
o Mục lục các bảng:
Bảng 1. Lợi nhuận dự kiến khi không thực hiện và có thực hiện dự án .......... 3
Bảng 2: Ảnh hưởng số vé và số gian hàng đến doanh thu ............................... 4
Bảng 3: Bảng mô tả phạm vi công việc WBS ................................................. 6
Bảng 4: Thời gian thực hiện công việc ước tính .............................................. 7
Bảng 5: Mối liên hệ thời gian giữa các công việc ............................................ 7
Bảng 6: Các lộ trình và độ lệch chuẩn tuyến ................................................... 8
Bảng 7: Hoạch định trách nhiệm nhân sự RAM .............................................. 10
Bảng 8: Số lượng cộng tác viên ....................................................................... 10
Bảng 9: Hoạch định tài chính ........................................................................... 12
Bảng 10: Tiền lương nhân sự ........................................................................... 13
Bảng 11: Rủi ro, biện pháp và phòng ngừa ...................................................... 17
Bảng 12: Cơ chế thu thập thông tin ................................................................. 18
Bảng 13: Sử dụng nguồn lực ............................................................................ 18

Lễ hội Halloween

20


Quản trị dự án – Nhóm 9

o Mục lục các biểu đồ
Biểu đồ 1: Điều hòa nguồn tài chính .................................................................. 14
Biểu đồ 2: Điều hòa nguồn nhân lực .................................................................. 15
o Nguồn tham khảo:
 Tổng cục thống kê: /> BTC các lễ hội: Natsu Matsuri, Ngày Hội Nhật Bản v.v…

Lễ hội Halloween

21