BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI Hoằng Bó 1, thị trấn Nước Hai, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (341.6 KB, 46 trang )
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
PHAN THỊ HỒNG HẠNH
BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1A
KHÓA HỌC (2012 - 2016)
Tên cơ quan: Phòng Nội Vụ, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng
Địa chỉ: Hoằng Bó 1, thị trấn Nước Hai, huyện Hòa An, tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Đàm Nhật Hiên
HÀ NỘI – 2015
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
- UBND
: Ủy ban nhân dân
- HÐND
: Hội đồng nhân dân
- TB - XH
: Thương binh – xã hội
- TN - MT
: Tài nguyên – Môi trường
- GD - ÐT
: Giáo dục – Đào tạo
- NN&PTNN
: Nông nghiệp và phát triển nông thôn
- VH - TT
: Văn hóa – Thông tin
- TC - KT
: Tài chính – Kế toán
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài báo cáo kiến tập này, ngoài sự nỗ lực của bản thân. Em xin
trân trọng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: Ban giám hiệu, các giảng viên của trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tận tình giảng dạy trong những năm qua, không chỉ truyền đạt
những kiến thức kỹ năng cơ bản mà còn trang bị cho em đạo đức văn phòng và tinh
thần của một cán bộ, công chức tương lai. Xin được cảm ơn cô ThS. Lâm Thu Hằng
đã tận tình hướng dẫn cho quá trình kiến tập để em có thể xây dựng và hoàn thiện báo
cáo. Xin chân thành cảm ơn đến Ủy ban nhân dân huyện Hòa An, cán bộ công chức
công tác tại phòng Nội vụ đã tạo điều kiện, giúp đỡ, tin tưởng em trong xuốt quá trình
kiến tập tại cơ quan em có thể hoàn thành những công việc cụ thể và trao dồi được
nhiều kiến thức thực tiễn, nâng cao được kĩ năng của bản thân./.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 5 năm 2015
Học viên
Phan Thị Hồng Hạnh
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................2
LỜI CẢM ƠN...............................................................................................................3
MỤC LỤC.....................................................................................................................4
PHẦN III. PHỤ LỤC..................................................................................................5
LỜI NÓI ĐẦU..............................................................................................................1
A.TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN...3
1. Điều kiện tự nhiên...........................................................................................3
2. Tình hình Kinh tế - Xã hội..............................................................................3
Phần I............................................................................................................................6
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP.................6
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập.
................................................................................................................................6
1.1. Chức năng.....................................................................................................6
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn...................................................................................6
1.3. Cơ cấu tổ chức...............................................................................................7
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của cơ quan kiến tập.................................................................................8
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.........................................................8
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ........................8
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng...................................................................................................................13
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.........................................15
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu
trữ của cơ quan...................................................................................................15
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An................................16
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản..................................................16
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. .17
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản............................18
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan.....................................................................................................................19
3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản..............................21
3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi - đến.................21
3.4.2. Lập hồ sơ hiện hành của cơ quan...........................................................21
3.5. Công tác lưu trữ của cơ quan.....................................................................22
..............................................................................................................................22
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ
quan.....................................................................................................................23
4.1. Trang thiết bị, cơ sở vật chất của văn phòng...........................................23
4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc
của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu.................................24
4.2.1.Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp trang thiết bị trong một phòng làm việc
của văn phòng.....................................................................................................24
4.2.2.Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu...................................................24
4.3. Các phần mềm đang được sử dụng trog công tác văn phòng của cơ
quan.....................................................................................................................26
PHẦN II......................................................................................................................27
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.................................................................27
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn
phòng của cơ quan..............................................................................................27
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm khắc phục những nhược
đểm.......................................................................................................................29
KẾT LUẬN.................................................................................................................31
PHẦN III. PHỤ LỤC...................................................................................................1
PHẦN III. PHỤ LỤC
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở bất cứ một cơ
quan hay tổ chức nào. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu
thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp nhà nước quản lý
điều hành công việc, đồng thời đảm bảo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung của
toàn cơ quan, tổ chức.
Xuất phát từ nhu cầu xã hội và năng lực đáp ứng của nhà trường, năm 1971
trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định 109/QĐ-BT ngày
18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác
văn phòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyên môn đáp ứng
được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quản trị văn
phòng.
Quản trị văn phòng là ngành rất quan trọng, nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của
từng cơ quan, đơn vị. Để bất kỳ một cơ quan nào muốn hoạt động đạt hiệu quả và
phát triển lâu dài, thì nhất thiết cơ quan đó cần phải quan tâm tới công tác Quản trị
văn phòng. Bởi nó đảm nhận nhiều chức năng quan trọng trong hoạt động của một tổ
chức như trong công tác tham mưu giúp thủ trưởng cơ quan đơn vị hoạch định kiện
toàn tổ chức bộ máy đảm bảo hoạt động hiểu quả của cơ quan.
Trong quãng thời gian kiến tập đã trang bị cho sinh viên thêm nhiều kiến thức
mới trong quản lý và Quản trị văn phòng. Từ đó sinh viên hiểu được vai trò của việc
quản lý điều hành có hiệu quả trong hoạt động văn phòng sẽ ảnh hưởng như thế nào
tới sự phát triển của một cơ quan, tổ chức.
Kiến tập ngành nghề có vị trí rất quan trọng trong chương trình đào tạo trình
độ Đại học quản trị Văn phòng. Nó góp phần củng cố kiến thức đã học và bổ sung
thêm kinh nghiệm thực tế mà trên ghế nhà trường sinh viên còn thiếu.
Để gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, thông qua nghiên cứu
khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức; công tác văn thư lưu trữ;
công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng của cơ quan kiến tập giúp em
làm quen với thực tiễn, tự tin trong giao tiếp và có thêm kinh nghiệm. Qua đó em có
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
1
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
cơ hội vận dụng lý thuyết để rèn luyện kĩ năng thực hành để sau khi tốt nghiệp có thể
hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, xác định được ngành nghề mình đang theo học để
có được định hướng đúng đắn trong tương lai sau khi tốt nghiệp ra trường.
Suốt quá trình học tập và rèn luyện tại Đại học Nội vụ Hà Nội, em đã được nhà
trường, các thầy cô cùng quý cơ quan nơi đơn vị thực tập tạo điều kiện; trong suốt
hơn 1 tháng kiến tập, từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/5/2015 tại Phòng Nội vụ huyện
Hòa An, mặc dù còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng nhận được sự tận
tình giúp đỡ của các cán bộ văn phòng em đã được làm quen với công việc của một
công chức Nhà nước và đã đạt được những yêu cầu cũng như mục đích của đợt kiến
tập mà nhà trường mong muốn mang lại cho sinh viên.
Với sự giúp đỡ của cán bộ phòng Nội vụ , em đã hoàn thành tốt các công việc
được giao. Em đã hoàn thành bài báo cáo kiến tập có nội dung gồm 3 phần:
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ
Phần III. PHỤ LỤC
Tuy nhiên trong quá trình kiến tập, việc áp dụng những kiến thức đã được học
vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ, kinh nghiệm chưa nhiều, đây là kết quả
đầu tiên đánh giá bước trưởng thành của em sau quãng thời gian học tập và rèn luyện
tại trường. Vì vậy trong thời gian thực tập cũng như trong bản báo cáo kiến tập
không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em kính mong nhận được sự thông cảm,
góp ý, chỉ bảo, nhận xét của nhà Trường, Khoa Quản trị Văn phòng cùng các thầy
giáo, cô giáo và các cán bộ, lãnh đạo Văn phòng để bài viết của em được hoàn chỉnh
hơn, giúp cho em có thêm được những kinh nghiệm quý báu trong công việc và tạo
điều kiện thuận lợi cho những bước đi tiếp theo trong tương lai.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
2
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
A. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA
AN
1. Điều kiện tự nhiên
Hòa An là một huyện thuộc tỉnh Cao Bằng, nằm ở trung tâm của tỉnh, là một
trung tâm Văn hóa - Chính trị, kinh tế lớn của tỉnh.
Huyện Hòa An có 1 thị trấn và 20 xã, đó là : thị trấn Nước hai, Dân Chủ, Nam
Tuấn, Đức Xuân, Đại Tiến, Đức Long, Ngũ Lão, Trương Lương, Bình Long, Nguyễn
Huệ, Công Trừng, Hồng Việt, Bế Triều, Hoàng Tung, Trương Vương, Quang Trung,
Bạch Đằng, Bình Dương, Lê Chung, Hà Trì, Hồng Nam.
Phía bắc giáp huyện Hà Quảng; Phía đông bắc giáp huyện Trà Lĩnh; Phía đông
giáp huyện Quảng Uyên; Phía nam giáp huyện Thạch An; Phía tây giáp huyện
Nguyên Bình và huyện Thông Nông.
Huyện có diện tích đất tự nhiên là 60.711,33 ha (năm 2014) và dân số là 54.623
nghìn người (năm 2014), gồm các dân tộc Tày, Nùng, Mông, Dao, Kinh, Cao Lan,...
sống rải rác và xen kẽ trên khắp địa bàn toàn huyện, canh tác chủ yếu bằng nghề trồng
lúa, ngô và các cây trồng khác. Ngôn ngữ giao tiếp chủ yếu bằng tiếng Tày, Nùng,
Kinh. Có truyền thống tôn thờ tổ tiên và các danh nhân có công với dân tộc.
Huyện Hòa An có nhiều sông suối chảy qua, đáng kể nhất là sông Bằng (xưa gọi
là sông Máng) bắt nguồn từ Trung Quốc, sông có lòng rộng và sâu, rất thuận lợi cho
giao thông vận tải.
Hệ thống sông suối đã bồi đắp nên những cánh đồng tương đối bằng phẳng và
phì nhiêu có thể xếp vào loại nhất của tỉnh Cao Bằng. Ngoài ra, còn có một số hồ
nhân tạo nhý hồ Nà Tấu, hồ Khuổi Lái, hồ Khuổi Áng, hồ Phia Gào.
2. Tình hình Kinh tế - Xã hội.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
3
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
Năm 2014 nhìn chung: tình hình kinh tế, xã hội của huyện tiếp tục phát triển và
ổn định, mức tăng trưởng đạt khá. Sản xuất nông nghiệp cơ bản đạt theo kế hoạch;
kiểm soát tốt dịch bệnh; hoạt động kinh doanh dịch vụ trên địa bàn tiếp tục phát triển
để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng ngày càng tăng của người dân; văn hóa xã hội có nhiều
biến chuyển tích cực, chất lượng giáo dục, đào tạo, công tác dạy và học được nâng
lên, tỷ lệ học sinh bỏ học giảm, bảo đảm thực hiện chế độ chính sách với người có
công, người nghèo, cận nghèo, đồng bào dân tộc thiểu số; tổ chức tốt các ngày lễ, kỷ
niệm lớn của dân tộc và của địa phương; nhân dân tiếp tục cuộc vận động thực hành
tiết kiệm trong việc tang lễ, cưới xin theo định hướng xây dựng đời sống văn hóa ở
khu dân cư; công tác dân tộc và tôn giáo được quan tâm chú trọng. Công tác tiếp dân
giải quyết khiếu nại tố cáo cải cách hành chính thực hành tiết kiệm, phòng chống
tham nhũng được tăng cường; giữ vững quốc phòng an ninh; đảm bảo trật tự và an
toàn xã hội. Cụ thể:
Về kinh tế:
- Tốc độ phát triển kinh tế đạt 14,9%, trong đó:
+ Công nghiệp đạt 14,6%;
+ Dịch vụ, thương mại đạt 26%;
+ Nông lâm ngư nghiệp đạt 4,1%.
- Thu nhập bình quân đầu người đạt 19,37 (triệu đồng/người);
- Cơ cấu kinh tế như sau:
+ Công nghiệp chiếm 30;
+ Dịch vụ thương mại chiếm 29,5%;
+ Nông lâm ngư nghiệp chiếm 40,5%.
- Giá trị sản xuất nông nghiệp đạt 48,5 (triệu đồng/ha);
- Tổng sản lượng lương thực có hạt là 29697,1 tấn;
- Giá trị sản xuất CN&TTCN đạt 17310 triệu đồng;
- Thu ngân sách đạt 81580 triệu đồng;
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
4
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
Về xã hội - môi trường:
- Tỷ suất sinh là 0,01%;
- Tỷ lệ hộ nghèo còn 7,69%;
- Trường chuẩn quốc gia là 01 trường;
- Duy trì phổ cập giáo dục tiểu học đạt 21/21 xã, thị trấn;
- Số bác sĩ/1vạn dân là 10 bác sĩ;
- Hộ gia đình văn hóa đạt 79%;
- Cơ quan đơn vị văn hóa đạt 92,1%;
- Giữ tỷ lệ che phủ rừng đạt 52%;
- Tỷ lệ dân dùng nước sinh hoạt: thị trấn là 100%; nông thôn 80%.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
5
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan kiến tập.
1.1. Chức năng.
UBND huyện Hòa An có chức năng quản lý Nhà nước trên địa bàn huyện Hòa
An về toàn diện các mặt của đời sống kinh tế, xã hội, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo
quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính Nhà nước từ trung ương đến cơ sở.
UBND cấp huyện là cơ quan chấp hành của HĐND cùng cấp và là cơ quan hành
chính Nhà nước ở địa phương
1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.
- UBND có nhiệm vụ trong việc thực hiện quản lý Nhà nước ở địa phương trong
các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
thương mại, dịch vụ, văn hoá, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác;
quản lý Nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác; quản lý việc
thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hoá;
- Tuyên truyền , giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,
các văn bản của Chính Phủ và Nghị quyết, Quyết định của UBND tỉnh Cao Bằng, tổ
chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và công dân trên địa bàn
Huyện;
- Đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội; thực hiện nhiệm vụ xây dựng
lực lượng vũ trang nhân dân và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ
nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậu
phương quân đội và chính sách đối với lực lượng vũ trang nhân dân trên địa bàn
Huyện;
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
6
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Phòng chống thiên tai; bào vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã
hội; bảo vệ tình trạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp
pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm giả và các tệ nạn xã
hội khác;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương; đào tạo đội ngũ viên
chức Nhà nước và cán bộ xã, thị trấn; bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp của Chính
Phủ;
- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương theo quy định của pháp
luật; tổ chức việc thu, chi ngân sách của Huyện theo quy định của pháp luật; phối hợp
với các cơ quan hữu quan để đảm bảo thu đúng, thu đủ, kịp thới các loại thuế và các
khoản thu khác ở địa phương;
- UBND huyện Hòa An thực hiện việc quản lý địa giới hành chính, chịu trách
nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND huyện và tỉnh Cao Bằng.
1.3. Cơ cấu tổ chức
- Thường trực UBND huyện gồm có: 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch.
- Các phòng ban (13 phòng ban) :
+ Văn phòng HĐND-UBND;
+ Phòng Nội Vụ;
+ Thanh tra;
+ Phòng Công thương;
+ Phòng Tài nguyên và Môi trường;
+ Phòng Giáo dục và Đào tạo;
+ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
+ Phòng Văn hóa thông tin;
+ Phòng Tư pháp;
+ Phòng Y tế;
+ Phòng Lao động, thương binh và Xã hội;
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
7
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Phòng Tài chính - Kế hoạch;
+ Phòng Dân tộc;
- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc:
+ Sự nghiệp Giáo dục;
+ Sự nghiệp Y tế;
+ Sự nghiệp kinh tế;
+ Sự nghiệp Văn hóa – Thông tin;
+ Sự nghiệp khác.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban chuyên môn UBND huyện Hòa An.
(xem phụ lục 01)
2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan kiến tập.
2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng.
Địa chỉ: Hoằng Bó 1 – thị trấn Nước Hai – huyện Hòa An – tỉnh Cao Bằng;
SĐT : 0263860193
Email:
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ.
* Vị trí, chức năng:
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, tham
mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh
vực tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp Nhà nước; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà
nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu
trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua, khen thưởng.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
8
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế, và công tác của Uỷ ban nhân dân huyện, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
* Nhiệm vụ, quyền hạn:
Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Nội vụ huyện được quy định tại Thông tư số
04/2008/TT-BNV ngày 04 tháng 6 năm 2008 của Bộ Nội vụ bao gồm các nhiệm vụ
sau đây:
1. Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ
trên địa bàn và tổ chức thực hiện theo quy định;
2. Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các
nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao;
3. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
4. Về tổ chức bộ máy
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện theo
hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc tham mưu cho Ủy ban nhân
dân huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ
quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
- Xây dựng đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình cấp
có thẩm quyền quyết định;
- Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập, giải
thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của Pháp
luật.
5. Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
9
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức sự
nghiệp thuộc Ủy ban nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn.
6. Về công tác xây dựng chính quyền
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân tỉnh;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp Ủy ban nhân dân huyện trình
Ủy ban nhân dân tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới, sáp
nhập, chia tách, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân
huyện trình Hội đồng nhân dân huyện thông qua trước khi trình các cấp có thẩm
quyền xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ
địa giới hành chính của huyện;
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của xóm, tổ dân phố trên địa bàn
huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó xóm, tổ dân phố.
7. Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo
cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn
vị sự nghiệp, xã, thị trấn, xóm, tổ dân phố trên địa bàn huyện.
8. Về cán bộ, công chức, viên chức
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá cán bộ, công chức, viên chức; thực
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
10
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý
đối với cán bộ, công chức, viên chức;
- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức cấp xã và thực hiện chính
sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ chuyên trách, không chuyên trách cấp xã
theo phân cấp.
9. Về cải cách hành chính
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách hành
chính ở địa phương;
- Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
- Tổng hợp công tác cải cách hành chính trên địa bàn huyện báo cáo Ủy ban
nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân tỉnh.
10. Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý Nhà nước về tổ chức và
hoạt động của Hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
11. Về công tác văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế
độ, quy định của Pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện và
lưu trữ huyện.
12. Về công tác tôn giáo
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và
công tác tôn giáo trên địa bàn;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm
vụ quản lý Nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban nhân dân
tỉnh và theo quy định của pháp luật.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
11
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
13. Về công tác thi đua, khen thưởng
- Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa
bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện;
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của Pháp luật.
14. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm
về công tác Nội vụ theo thẩm quyền.
15. Thực hiện công tác thống kê, thông tin báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên
địa bàn.
16. Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ
thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác Nội vụ trên
địa bàn.
17. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán
bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định
của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và
theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
18. Giúp Ủy ban nhân dân huyện Quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn của Ủy ban nhân dân cấp xã về công tác Nội vụ và các lĩnh vực công tác
khác được giao trên cơ sở quy định của Pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ.
19. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân
huyện.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
12
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
20. Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành Quyết định, Chỉ thị; Quy
hoạch, Kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức
thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên
được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật, Quy hoạch, Kế hoạch
về Thanh niên và công tác Thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về Thanh niên và
công tác Thanh niên được giao.
* Cơ cấu tổ chức của văn phòng.
Phòng Nội vụ có số lượng nhân sự gồm 08 người, trong đó có 01 trưởng phòng
và 01 phó phòng 05 chuyên viên và 01 cán sự phòng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của phòng Nội vụ Hòa An.
(Xem phụ lục 02)
2.1.2. Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong văn
phòng.
Việc giao nhiệm vụ cho cán bộ của phòng Nội vụ được thực hiện theo Quy chế
làm việc của Phòng (Quy chế làm việc được ban hành kèm theo Quyết định số
406/QĐ-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2011 của UBND huyện Hòa An).
1. Trưởng phòng.
Với năng lực, kinh nghiệm và phẩm chất chính trị vững vàng luôn gương mẫu
chấp hành các chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước, trình độ
chuyên môn Đại học. Chịu trách nhiệm trước huyện ủy, HĐND, UBND Huyện, Giám
đốc Sở Nội vụ về quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của phòng, đồng thời
trực tiếp thực hiện một số công việc sau:
- Chấp hành các quyết định, chỉ đạo của UBND huyện về các mặt công tác thuộc
chức năng nhiệm vụ của phòng nội vụ.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
13
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công chức, công tác đề bạt, bổ
nhiệm, phân công công tác, bố trí, luân chuyển cán bộ, công chức, xây dựng đề án
kiện toàn bộ máy tổ chức, biên chế các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND
huyện theo hướng dẫn của cấp trên.
- Quản lý việc sử dụng kinh phí của cơ quan, quyết định việc chi tiêu, mua sắm
tài sản, vật tư văn phòng, tiếp khách.
- Ký các văn bản hành chính của cơ quan ban hành, báo cáo tháng, quý, sau
tháng và hàng năm.
2. Phó Trưởng phòng.
Giúp trưởng phòng phụ trách và theo dõi các mặt công tác; chịu trách nhiệm
trước trưởng phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công. Khi trưởng phòng
vắng mặt, phó trưởng phòng được trưởng phòng ủy quyền điều hành các hoạt động
của văn phòng, ký các văn bản do cơ quan ban hành.
Phụ trách xây dựng chính quyền cơ sở; công tác đại giới hành chính trên địa bàn
huyện, công tác bầu cử đại biểu quốc hội, đại biểu HĐND theo nhiệm kỳ và thực hiện
quy chế dân chủ cơ sở.
3. 01 Chuyên viên quản lý cán bộ công chức và đào tạo.
Chức năng: Tham mưu cho trưởng phòng về công tác theo dõi biên chế, soạn
thảo văn bản về bố trí, điều động, thuyên chuyển, chuyển xếp ngạch, nâng bậc lương,
thủ tục hồ sơ chế độ chính sách với cán bộ, công chức; công tác đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức và công tác văn thư lưu trữ.
4. 01 Chuyên viên Cải cách hành chính và công tác hội.
Chức năng: Tham mưu cho Trưởng phòng về công tác cải cách hành chính và
công tác văn thư; tổng hợp cải cách hành chính của huyện báo cáo UBND huyện và
UBND tỉnh.
Theo dõi các văn bản đến và văn bản đi của phòng.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
14
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
5. 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác tôn giáo và công tác thanh
niên.
Chức năng: Tham mưu cho Trưởng phòng về công tác theo dõi, nắm bắt tình
hình hoạt động tôn giáo, xây dựng kế hoạch và phối hợp với các cơ quan, ban ngành
tổ chức tuyên truyền, giáo dục, vận động đồng bào theo tôn giáo thực hiện chính sách
tôn giáo của Đảng và Nhà nước trên địa bàn huyện.
Lập kế hoạch hoạt động của phòng và báo cáo, tổng hợp, báo cáo hoạt động của
phòng hàng tháng, hàng quý, hàng năm.
6. 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác Thi đua – Khen thưởng.
Chức năng: Tham mưu cho trưởng phòng về công tác Thi đua – Khen thưởng
trên địa bàn huyện.
7. 01 Chuyên viên Quản lý cán bộ, công cức cấp xã, những người hoạt động
không chuyên trác cấp xóm, tổ dân phố; xã, thị trấn.
Chức năng: Phụ trách và theo dõi công tác tổ chức cán bộ, tiền lương cán bộ
công chức cấp xã. Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công.
8. 01 Chuyên viên Quản lý Nhà nước về công tác Thanh niên và Hội.
3. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan
3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư,
lưu trữ của cơ quan.
(Xem phụ lục 03).
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
15
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Hòa An.
Văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý nhà nước và ảnh hưởng
trực tiếp đến chất lượng quản lý. Đây là một mắt xích quan trọng trong hoạt động của
cơ quan.
Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng.
Trên cơ sở Nghị định số 110/NĐ-CP của Chính phủ, UBND huyện Hòa An đã
chú trọng và không thể thiếu trong quá trình giải quyết công việc cơ quan. Hiện nay,
công tác văn thư của UBND huyện Hòa An đã đi vào hoạt động và mang tính khoa
học cao.
Trong bất kỳ một cơ quan nào thì bộ phận Văn thư hoạt động hoàn toàn phụ
thuộc vào hình thức tổ chức công tác văn thư. Hiện nay có nhiều hình thức tổ chức
công tác Văn thư: hình thức tập trung, hình thức phân tán, hình thức hỗn hợp. Mỗi
hình thức phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc mà có thể lựa
chọn hình thức cho phù hợp.
UBND huyện Hòa An chọn mô hình tổ chức công tác Văn thư theo hình thức tập
chung.
3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công tác soạn thảo văn bản là một trong những giai đoạn trong công tác văn
thư. Văn bản là một vật chứa thông tin nó được ghi lại bằng nhiều ngôn ngữ và được
truyền đạt trong hoạt động quản lý của cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền quy
định. Kỹ thuật soạn thảo văn bản yêu cầu người soạn thảo phải có kỹ năng và đúng
tiêu chuẩn Nhà nước đề ra.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
16
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.1. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan
UBND huyện Hòa An luôn thực hiện đúng chủ trương, đường lối chính sách
của Đảng và Nhà nước trong công tác quản lý chỉ đạo điều hành khẳng định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và thực hiện đúng theo quy định của Nhà
nước.
Ví dụ:
UỶ BAN NHÂN DÂN
HUYỆN HÒA AN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: 406/QĐ-UBND
Hòa An, ngày tháng
năm .........
QUYẾT ĐỊNH
Về việc ban hành Quy chế làm việc của phòng Nội vụ huyện Hòa An
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HÒA AN
Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày ... ;
Căn cứ .... ;
Căn cứ ... ;
Theo đề nghị Trưởng phòng ...... ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. ... .
Điều 2. ... .
Điều 3. ... ./.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TT.Huyện ủy;
- TT.HĐND huyện;
- TT.UBND huyện;
- Lưu: VT, NV.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Họ và tên
17
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần bổ sung trong
những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
Qua khảo sát các văn bản được soạn thảo và ban hành tại UBND huyện Hòa An
cho thấy thực trạng về thể thức và kỹ thuật trình bày như sau:
Về mặt ưu điểm của thể thức và kỹ thuật trình bày:
- Trong mỗi văn bản đều đã đảm bảo đủ các yếu tố bắt buộc cụ thể: quốc hiệu,
tên cơ quan ban hành, số kí hiệu, địa danh, ngày
tháng năm, trích yếu, tên loại văn
bản, chữ ký, nơi nhận.
- Các văn bản đều đã thể hiện được bố cục của văn bản, tương đối rõ ràng, giúp
người tiếp nhận văn bản dễ tiếp nhận thông tin.
- Các văn bản được trình bày có sự phù hợp giữa các cơ quan ban hành với thẩm
quyền, chức vụ người ký và dấu cơ quan.
- Khi soạn thảo văn bản, người soạn thảo bước đầu chú ý đến vấn đề thể thức văn
bản, cụ thể văn bản của UBND ban hành ra đều được đánh số, ký hiệu và được lưu
văn thư nên thuận lợi cho việc tìm kiếm văn bản mỗi khi có yêu cầu giải quyết công
việc và phục vụ nhân dân.
- Số lượng văn bản ban hành ra tương đối kịp thời so với diễn biến, sự vận động
phát triển kinh tế trên địa bàn cũng như nhanh chóng tổ chức triển khai hướng dẫn các
văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên.
Về mặt hạn chế của thể thức và kỹ thuật trình bày:
- Một số văn bản chưa đáp ứng về thể thức của văn bản quy phạm pháp luật
- Một số văn bản sai về thể thức của văn bản hành chính.
* Nguyên nhân:
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
18
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
- Nguyên nhân khách quan: quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày tuy đã có
những tiêu chuẩn chung làm căn cứ nhưng lại thiếu sự thống nhất. Sự thay đổi thường
xuyên giữa các tiêu chuẩn soạn thảo văn bản trong khi người soạn thảo đã hình thành
thói quen soạn thảo theo tiêu chuẩn cũ.
- Nguyên nhân chủ quan: người soạn thảo chưa hiểu rõ và nắm bắt được những
yêu cầu về tiêu chuẩn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản. Bên cạnh đó thái độ coi
nhẹ, chủ quan đối với các yếu tố thể thức văn bản còn phổ biến với một bộ phận của
cán bộ công chức.
3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ
quan
Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản được tóm tắt như sau:
Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và tầm quan trọng của văn bản.
Xác định rõ văn bản có tầm quan trọng hay không. Công việc này được xác định
ngay tại phòng chuyên môn, chuyên viên của văn phòng.
Bước 2: Thu thập và xử lý thông tin
Việc thu thập và xử lý thông tin quyết định đến chất lượng và nội dung văn bản.
Thông tin cần thu thập gồm thông tin pháp lý, thông tin thực tiễn, yêu cầu phải xử lý
thông tin chính xác và loại ra những thông tin không chính xác.
Bước 3: Xác định tên loại văn bản
Tên loại văn bản phải phù hợp với mục đích, tính chất của văn bản và vấn đề sự
việc đề cập.
Bước 4: Xây dựng đề cương và viết bản thảo
Đề cương là gợi ý khái quát các phần, mục, ý trong văn bản, đề cương càng chi
tiết thì việc soạn thảo văn bản càng thuận lợi. Đối với những văn bản quan trọng như
Nghị quyết, Quyết định quy phạm pháp luật,…khi soạn thảo thì nhất thiết phải thông
qua đề cương.
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
19
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
Báo cáo kiến tập
Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 5: Duyệt văn bản
Việc duyệt văn bản phải do người có thẩm quyền duyệt. Sau khi soạn thảo xong
Thủ trưởng đơn vị duyệt về nội dung, khi cần thiết có thể ký nháy vào cuối của nội
dung văn bản sau đó trình Trưởng phòng để duyệt về mặt thể thức và tính pháp lý
của văn bản. Sau khi văn bản đã được duyệt về nội dung, thể thức thì trình lên lãnh
đạo UBND ký ban hành.
Bước 6. Hoàn thiện các thủ tục ban hành
Văn bản khi có đầy đủ chữ ký của thủ trưởng cơ quan, văn bản được chuyển
đến bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (đóng dấu, ghi số ngày, tháng,
năm ban hành, đánh máy, in văn bản).
* So sánh với quy định hiện hành:
Chuyên viên văn phòng đã áp dụng các văn bản quy định của nhà nước về soạn
thảo văn bản như:
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ban hành ngày 19 tháng 01
năm 2011 về hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP của Bộ Nội Vụ và Văn
phòng chính phủ ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ ban hành ngày 08 tháng 4 năm
2004 hướng dẫn về công tác văn thư.
.
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản được thiết lập và
trình bày theo đúng quy định của nhà nước để đảm bảo gía trị pháp lý. Nhìn chung
các văn bản do cơ quan ban hành ra đều đảm bảo các thành phần thể thức mà văn bản
yêu cầu và theo hướng dẫn thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Mỗi một
văn bản mà phòng ban hành đều có đầy đủ 9 thành phần bắt buộc:
+ Quốc hiệu
SV: Phan Thị Hồng Hạnh
20
Lớp: Quản trị văn phòng K1A
