Tiểu luận quản trị văn phòng: Tìm hiểu quy chế làm việc của cán bộ công chức tại Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân

LỜI CAM ĐOAN
Tên tôi là Nguyễn Việt Long , tôi thực hiện bài tiểu luận này với tên đề tài
: “ tìm hiểu quy chế làm việc của cán bộ công chức tại Văn phòng Hội đồng
nhân dân- Ủy ban nhân dân ”.
Tôi xin cam đoan đây là bài viết nghiên cứu của tôi trong thời gian qua.
Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử
dụng trong bài viết này.
Hà Nội, ngày 01 tháng 06 năm 2015


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài viết này, trong quá trình khảo sát, thu thập và tổng hợp
thông tin tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các các bộ Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Lạc Thủy.
Nhân đây cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến TS. BÙI THỊ
ÁNH VÂN bởi cô đã hướng dẫn giúp đỡ tận tình trong suốt quá trình thực hiện
đề tài.
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu tôi gặp khá nhiều khó khăn, mặt
khác do trình độ nghiên cứu còn hạn chế, nên dù cố gắng xong đề tài của tôi
không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì vậy tôi rất mong nhận được sự góp
ý của các thầy cô cũng như các bạn đọc.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN.............................................................................................................................2
MỤC LỤC...................................................................................................................................3
MỞ ĐẦU.....................................................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài.............................................................................................................1
2. Đối tượng và phạm vi ngiên cứu.....................................................................................1
3. Mục đích nghiên cứu.......................................................................................................1
4. Mục tiêu nghiên cứu........................................................................................................1
5. Phương pháp nghiên cứu.................................................................................................1
6. Đóng góp của đề tài........................................................................................................1
7. Cấu trúc của đề tài...........................................................................................................2
NỘI DUNG.................................................................................................................................3
CHƯƠNG I:................................................................................................................................3
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN LẠC THỦY..............................3
1. Vị trí chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc thủy..................................3
1.1. Vị trí.............................................................................................................................3
1.2. Chức năng....................................................................................................................3
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................3
1.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc Thủy................................6
1.4.1. Lãnh đạo Văn phòng.................................................................................................6
1.4.2. Các bộ phận nghiệp vụ..............................................................................................7
CHƯƠNG II:...............................................................................................................................8
QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND.................................................8
HUYỆN LẠC THỦY..................................................................................................................8
1. Những quy định chung....................................................................................................8
1.1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh.....................................................................................9
1.2. Nguyên tắc làm việc của Văn phòng HĐND-UBND..................................................9
2. Chức năng, nhiệm vụ....................................................................................................10
2.1. Chức năng..................................................................................................................10
2.2. Nhiệm vụ....................................................................................................................11
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện:........11
2.2.2.Công tác phục vụ, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện:...........................11
2.2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ cho Ủy ban nhân dân huyện:...................12
2.2.4 Công tác tiếp công dân.............................................................................................13

2.2.5 Công tác kiểm soát thủ tục hành chính....................................................................14
3. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng và các bộ phận trực thuộc Văn phòng..................15
3.1. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng............................................................................15
3.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:........................................................15
3.1.2. Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng.....................................................................16
3.2. Nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Văn phòng.............................................................17
3.2.1.Bộ phận Thông tin - Tổng hợp, Văn thư, Lưu trữ, Đánh máy:................................17
3.2.1.1. Nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp:........................................................................17
3.2.1.2.Nhiệm vụ của bộ phận Văn thư - Lưu trữ - Công nghệ thông tin, đánh máy.......19
3.2 .2.Bộ phận Hành chính - Quản trị:..............................................................................20
3.2.3. Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả.............................................................................21
3.2.4. Bộ phận tiếp công dân.............................................................................................21
4. Mối quan hệ công tác....................................................................................................22


4.1. Quan hệ với Văn phòng UBND Tỉnh, Văn phòng UBND Tỉnh................................22
4.2. Quan hệ với Văn phòng huyện ủy..............................................................................22
4.3. Quan hệ với các cơ quan chuyên môn.......................................................................23
4.4. Mối quan hệ công tác và trách nhiệm........................................................................23
4.4.1. Đối với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và Thường trực, các Ban
của HĐND huyện:.............................................................................................................23
4.4.2. Đối với Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng:.........................................23
4.4.3. Đối với các cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân huyện được phân công theo dõi :.....24
4.4.4. Quan hệ giữa các chuyên viên trong Văn phòng:...................................................25
4.4.5. Quan hệ với các bộ phận khác trong Văn phòng :..................................................26
4.5. Họp giao ban Văn phòng...........................................................................................27
4.6. Phục vụ tiếp khách.....................................................................................................27
4.6.1. Phục vụ tiếp khách của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ
tịch Ủy ban nhân dân huyện:.............................................................................................27
4.6.2.Tiếp khách của Văn phòng:.....................................................................................28

CHƯƠNG III:...........................................................................................................................29
PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC THEO QUY CHẾ CỦA.............................................................29
HĐND – UBND HUYỆN LẠC THỦY....................................................................................29
1. Phân công nhiệm vụ của lãnh đạo.................................................................................29
1.1. Phân công trách nhiệm Lãnh đạo Văn phòng HĐND & UBND huyện....................29
2. Nhiệm vụ cụ thể của cán bộ văn phòng........................................................................31
2.1. Cán bộ làm công tác tổng hợp:..................................................................................31
2.2. Cán bộ phụ trách công nghệ thông tin, đánh máy có nhiệm vụ:................................32
2.3. Cán bộ làm công tác Văn thư có nhiệm vụ:...............................................................33
2.4. Cán bộ làm công tác lưu trữ có nhiệm vụ:.................................................................34
2.5. Cán bộ trực tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả:......................................................34
2.6. Cán bộ làm công tác tiếp công dân:...........................................................................35
2.7. Cán bộ làm công tác hành chính- quản trị:................................................................35
2.7.1.Kế toán có nhiệm vụ:...............................................................................................36
2.7.2. Công tác phục vụ có nhiệm vụ:...............................................................................36
2.7.3. Quản lý, cấp dưỡng có nhiệm vụ:...........................................................................36
2.7.4. Lái xe có nhiệm vụ:.................................................................................................36
2.7.5. Cán bộ phụ trách điện nước có nhiệm vụ:..............................................................37
2.7.6. Bảo vệ có nhiệm vụ:................................................................................................37
2.7.7. Cán bộ hợp đồng vệ sinh cơ quan có nhiệm vụ:.....................................................37
CHƯƠNG IV:...........................................................................................................................38
GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HIỆU QUẢ LÀM VIỆC TẠI..............................38
VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN LẠC THỦY...........................................................38
4. Thực trạng và giải pháp nâng cao chất lượng hiệu quả làm việc tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Lạc Thủy....................................................................................................38
4.1. Thực trạng..................................................................................................................38
4.1.1. Hiệu quả đạt được...................................................................................................38
4.1.2. Những hạn chế........................................................................................................39
4.2. Giải pháp....................................................................................................................39
4.2.1. Giải pháp đổi mới, nâng cao chất lượng công tác tham mưu xây dựng và tổ chức
thực hiện các chương trình công tác của HĐND-UBND..................................................39

4.2.2. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu trên lĩnh vực phát triển kinh tế xã hội.................................................................................................................................40
4.2.3. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác tham mưu, giúp HHDND-UBND tiếp dân,
xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo..........................................................................................40
4.2.4. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác thông tin phục vụ HĐND-UBND...........41


4.2.5. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác biên soạn các loại văn bản chủ yếu của
HĐND-UBND..................................................................................................................41
KẾT LUẬN...............................................................................................................................42
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO..................................................................................43


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình hội nhập và phát triển thì ngành Quản trị Văn phòng đang
là một trong những nghành ngề đang được xã hội quan tâm.Sự cần thiết phải tìm
hiểu về ngành nghề này nhận được sự quan tâm rất lớn.
Là một sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng, có nhiều điêù kiện để
nghiên cứu và học tập, tạo điều kiện cho bản thân hiểu biết sâu hơn về chuyên
ngành. Đồng thời xuất phát từ nhu cầu thực tế về sự cần thiết phải tìm hiểu về
ngành Quản trị văn phòng. Tôi quyết định chọn đề tài “ Tìm hiểu về quy chế làm
việc của cán bộ công chức tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân
(HĐND-UBND) huyện Lạc Thủy ” làm đề tài cho bài tiểu luận.
2. Đối tượng và phạm vi ngiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quy chế làm việc của cán bộ công chức
- Phạm vi nghiên cứu : Tại văn phòng UBND huyện Lạc Thủy
3. Mục đích nghiên cứu
Tìm hiểu về quy chế làm việc của cán bộ công chức
4. Mục tiêu nghiên cứu
Làm rõ chức năng nhiệm vụ của Văn phòng, các quy chế làm việc, nhiệm

vụ của cán bộ công chức, đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện chức năng của
một Văn phòng.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu : Kế thừ những thông tin tài liệu đã có
Phương pháp phân tích và tổng hợp
Phương pháp điều tra khảo sát thu thập tài liệu phỏng vấn trực tiếp cán bộ
tại Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy.
6. Đóng góp của đề tài
Là nguồn tham khảo cho các sinh viên đang theo học chuyên ngành Quản
trị văn phòng và các ngành liên quan.

1


7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài các phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo thì đề tài có cấu chúc
chia làm 3 chương :
Chương 1: Tổng quan về Văn phòng UBND huyện Lạc Thủy
Chương 2: Quy chế làm việc của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc
Thủy
Chương 3: Nhiệm vụ của cán bộ công chức Văn phòng HĐND-UBND
huyện Lạc thủy

2


NỘI DUNG
CHƯƠNG I:
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN LẠC THỦY
1. Vị trí chức năng của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc thủy

1.1. Vị trí
Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Lạc Thủy (dưới đây gọi tắt là Văn
phòng) là cơ quan chuyên môn, bộ máy giúp việc của Ủy ban nhân dân huyện và
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được
mở tài khoản tại Kho bạc nhà nước để hoạt động, chịu sự lãnh đạo và quản lý
trực tiếp, toàn diện của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn,
kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
1.2. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân
huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân
dân huyện về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin phục vụ
quản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa
phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân
huyện.
1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng UBND huyện Lạc Thủy có những nhiệm vụ và quyền hạn sau
Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND, các Ban của
HĐND, các đại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Thường trực
HĐND huyện giao.
Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND trong chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện tổ chức điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện, HĐND và Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn để
3


thực hiện nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện.
Xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch cụ thể hàng tháng, hàng quý,

sáu tháng và cả năm của Thường trực HĐND, UBND huyện; tổ chức theo dõi,
đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị thuộc UBND huyện, UBND các xã, thị
trấn thực hiện chương trình, kế hoạch đó. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra công tác
phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện,
HĐND, UBND các xã, thị trấn theo quy định của pháp luật.
Thu thập, cung cấp và xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự
lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch UBND huyện theo
quy định của pháp luật; soạn thảo các đề án, báo cáo do Thường trực HĐND,
UBND huyện trực tiếp giao; phối hợp với các cơ quan có liên quan chuẩn bị các
đề án, báo cáo, dự thảo nghị quyết trình HĐND, UBND huyện theo quy chế hoạt
động của HĐND các cấp và quy chế làm việc của UBND huyện. Thực hiện
công tác báo cáo định kỳ, đột xuất về tình hình hoạt động của HĐND, UBND
huyện.
Nghiên cứu và đề xuất với Thường trực HĐND, UBND huyện những vấn
đề liên quan đến vận dụng chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà
nước vào tình hình thực tế của địa phương, nhằm đảm bảo thực hiện có hiệu quả
những chủ trương, chính sách đó.
Tổ chức việc đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các kiến nghị trong kết
luận giám sát của Thường trực HĐND huyện, các quyết định, chỉ thị, văn bản
chỉ đạo của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện; chủ trì phối hợp với các
ngành có liên quan kiến nghị với Thường trực HĐND huyện, UBND huyện,
Chủ tịch UBND huyện về các biện pháp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện
các kết luận, quyết định, chỉ thị và văn bản chỉ đạo đó.
Đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời, chính xác đến các cơ quan lãnh đạo,
cơ quan thông tin đại chúng, các cơ quan có liên quan phục vụ công tác chỉ đạo,
điều hành của Thường trực HĐND, UBND huyện.
Tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kết quả
4

theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông. Phụ trách trực tiếp Bộ phận Tiếp nhận
và trả kết quả tại huyện. Tổ chức quản lý thời gian làm việc; theo dõi, nắm tình
hình tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ của công chức tại Bộ phận Tiếp nhận và trả
kết quả; bảo đảm điều kiện làm việc, báo cáo Lãnh đạo UBND huyện về tình
hình công tác của Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả định kỳ theo quy định.
Tổ chức việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại
Trụ sở tiếp công dân cấp huyện. Giải thích, hướng dẫn công dân thực hiện việc
khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng trình tự, thủ tục, đúng cơ quan, tổ
chức, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền giải quyết; chấp hành quyết định giải quyết
khiếu nại, quyết định xử lý tố cáo đã được cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có
thẩm quyền giải quyết đúng chính sách pháp luật. Phân loại, xử lý đơn khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh. Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết khiếu nại, tố
cáo, kiến nghị, phản ánh. Tổng hợp tình hình, kết quả công tác tiếp công dân
thuộc phạm vi trách nhiệm của Ban tiếp công dân cấp huyện; của cơ quan, tổ
chức tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp huyện;
báo cáo định kỳ và đột xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện, cơ quan, tổ chức
tham gia tiếp công dân thường xuyên tại Trụ sở tiếp công dân cấp huyện, thanh
tra huyện, cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Tổ chức tiếp, xử lý trường hợp nhiều
người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung.
Phối hợp với Thanh tra huyện tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân
cùng cấp trong việc: Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện quy định pháp luật về
tiếp công dân, xử lý đơn của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân
huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; Tuyên truyền, phổ biến, quán triệt pháp
luật về tiếp công dân, xử lý đơn đối với nhân dân, công chức, viên chức cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân xã, thị trấn;
Hướng dẫn nghiệp vụ đối với công chức, viên chức làm nhiệm vụ tiếp công dân
của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân
xã, thị trấn.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Thường trực HĐND,
UBND và Chủ tịch UBND huyện theo đúng quy định về công tác công văn, giấy

5


tờ, văn thư, lưu trữ, tin học hoá hành chính nhà nước và bảo mật.
Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND và các Phó Chủ tịch UBND
huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của
HĐND, UBND huyện và của cấp trên; giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường
trực HĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Uỷ ban Mặt trận Tổ
quốc Việt Nam huyện, các tổ chức đoàn thể cấp huyện, UBND các xã, thị trấn
và các cơ quan, đơn vị của Trung ương, của tỉnh đóng trên địa bàn huyện.
Trình UBND huyện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương
trình, đề án thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Tiếp nhận, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm quyền; thực
hiện công tác phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND&UBND huyện.
Lập dự toán và tổ chức thực hiện kinh phí phục vụ hoạt động hàng năm
của Thường trực HĐND, UBND huyện; đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật
cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND, Chủ tịch UBND và các Phó
Chủ tịch UBND huyện và các tổ chức có liên quan theo quy định của UBND
huyện.
Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND&UBND huyện theo
đúng quy định của pháp luật và phân cấp của UBND huyện.
Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của Văn
phòng HĐND&UBND huyện theo sự phân công của UBND huyện và theo quy
định của pháp luật.
Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thường trực HĐND, UBND, Chủ
tịch UBND huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

1.4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lạc Thủy
1.4.1. Lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng HĐND&UBND huyện có Chánh Văn phòng và
6


không quá 03 Phó Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND,
Chủ tịch UBND huyện và trước pháp luật về công tác được giao.
Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách một số mặt
công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về nhiệm
vụ được phân công. Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, một Phó Chánh Văn
phòng được uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND
huyện và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước pháp luật về nhiệm vụ
được uỷ quyền.
Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn
nhiệm, từ chức, thực hiện các chế độ, chính sách đối với Chánh Văn phòng, Phó
Chánh Văn phòng do Chủ tịch UBND huyện quyết định theo quy định của pháp
luật và quy định phân cấp về quản lý cán bộ của UBND tỉnh
1.4.2. Các bộ phận nghiệp vụ
Bộ phận tổng hợp: Gồm các cán bộ, công chức, nhân viên làm nhiệm vụ
tổng hợp lĩnh vực HĐND, tổng hợp lĩnh vực kinh tế, tổng hợp lĩnh vực văn hoá
xã hội, tổng hợp lĩnh vực nội chính, công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông
tin, đánh máy vi tính.
Bộ phận hành chính - quản trị: Gồm các cán bộ, công chức, nhân viên làm
nhiệm vụ kế toán, phục vụ, tạp vụ, thủ quỹ, bảo vệ, lái xe, cấp dưỡng, bảo trì
điện nước.
Ban Tiếp công dân: Gồm Trưởng Ban và công chức làm công tác tiếp
công dân.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả: Gồm cán bộ, công chức trực tại Bộ

phận Tiếp nhận và trả kết quả.

7


CHƯƠNG II:
QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND
HUYỆN LẠC THỦY
1. Những quy định chung
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức ngày 15 tháng 11 năm 2008;
Căn cứ Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của
Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân
huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Nghị định số 12/2010/NĐ-CP ngày 26 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
Căn cứ Quyết định số 49/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2009 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh ban hành Quy định thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế một cửa
liên thông tại các cơ quan hành chính Nhà nước trên địa bàn tỉnh Hoà Bình;
Căn cứ Công văn số 1108/UBND-KSTT ngày 24 tháng 8 năm 2011 của
Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc thiết lập hệ thống đầu mối kiểm soát thủ tục hành
chính;
Căn cứ Quyết định 1114/2011/QĐ-UBND ngày 06 tháng 10 năm 2011
của Uỷ ban nhân dân huyện Ban hành quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân
huyện Lạc Thuỷ nhiệm kỳ 2011 - 2016;
Căn cứ Kế hoạch số 17/KH-UBND ngày 10/12/2010 của Uỷ ban nhân
dân huyện Lạc Thuỷ thực hiện Đề án Đổi mới công tác tiếp công dân tại huyện
Lạc Thuỷ;
Thực hiện Quyết định số sè 390/2010/Q§-UBND ngµy 17 th¸ng 05 n¨m

2010 của Uỷ ban nhân dân huyện về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân huyện,
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện xây dựng quy
chế làm việc Số 42/QC-VP của Văn phòng cụ thể như sau:
8


1.1. Phạm vi, đối tượng điều chỉnh
Quy chế quy định về nguyên tắc làm việc, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ
chức, mối quan hệ công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
huyện (gọi tắt là Văn phòng);
Lãnh đạo, cán bộ, công chức, viên chức, cán bộ hợp đồng của cơ quan
Văn phòng, các bộ phận trực thuộc Văn phòng; các cơ quan chuyên môn, cơ
quan thuộc Uỷ ban nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn và tổ chức,
cá nhân khi quan hệ làm việc với Văn phòng đều chịu sự điều chỉnh của Quy
chế.
1.2. Nguyên tắc làm việc của Văn phòng HĐND-UBND
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện là cơ quan
tham mưu, tổng hợp cho Hội đồng nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân huyện
về hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân; tham mưu cho Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân huyện về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân;
Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Uỷ
ban nhân dân huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, phục vụ hoạt động của Hội đồng
nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.
Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, giải quyết thủ tục hành chính theo cơ
chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông; đầu mối kiểm soát thủ tục hành chính;
bộ phận tiếp công dân chịu sự quản lý toàn diện của Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân huyện, hoạt động theo Quy chế riêng được Ủy ban nhân
dân huyện quy định.

Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện do Uỷ ban
nhân dân huyện thành lập theo qui định của pháp luật. Văn phòng Hội đồng
nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng và
được mở tài khoản tại Kho Bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện làm việc theo
chế độ thủ trưởng, đứng đầu là Chánh Văn phòng; các Phó Chánh Văn phòng
giúp việc cho Chánh Văn phòng. Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm
trước Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện, Thường trực Hội
9


đồng nhân dân huyện và trước pháp luật về mọi hoạt động của Văn phòng. Chánh
Văn phòng làm chủ tài khoản của cơ quan Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân huyện.
Văn Phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện giải quyết
công việc trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm, không giải quyết
công việc thay cho các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban nhân dân
huyện; Thường trực Hội đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân huyện
và Ủy ban nhân dân huyện.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện hoạt động đề
cao sự phối hợp chặt chẽ với cơ quan liên quan, coi trọng việc trao đổi thông tin
trong giải quyết công việc; trong công tác tổng hợp và tham mưu cho Thường
trực Hội đồng nhân dân huyện; Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện. Tuân thủ trình tự, thủ tục, thời gian giải quyết công
việc theo qui định của pháp luật.
2. Chức năng, nhiệm vụ
2.1. Chức năng
Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân huyện trên các lĩnh vực như sau:
Tổ chức phục vụ hoạt động của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội

đồng nhân dân, các Ban của Hội đồng nhân dân, các đại biểu Hội đồng nhân dân
và tham mưu một số công việc do Thường trực Hội đồng nhân dân huyện giao.
Tổ chức hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch
Ủy ban nhân dân huyện trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ
máy hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện tổ chức điều
hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân cấp xã để thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; bảo đảm các điều
kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện.

10


2.2. Nhiệm vụ
Văn phòng HĐND-UBND có một số nhiệm vụ quan trọng và chủ yếu như
sau:
2.2.1. Công tác tham mưu, tổng hợp giúp Thường trực Hội đồng nhân
dân huyện:
Xây dựng chương trình công tác tháng, quí, năm của Hội đồng nhân dân
huyện;
Xây dựng chương trình ban hành nghị quyết, chương trình giám sát hàng
năm;
Làm báo cáo tháng, quí, năm và báo cáo khác phục vụ cho kỳ họp Hội
đồng nhân dân, báo cáo theo yêu cầu của cấp trên;
Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân điều hòa, phối hợp hoạt động của
02 Ban Hội đồng nhân dân trong việc phân công thẩm tra các báo cáo, tờ trình
của Ủy ban nhân dân huyện và của ngành khác;
Tiếp nhận và tham mưu cho Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân xử lý những
văn bản đến.

2.2.2.Công tác phục vụ, giúp Thường trực Hội đồng nhân dân huyện:
Chuẩn bị các văn bản phục vụ cho kỳ họp Hội đồng nhân dân huyện;
Đôn đốc các cơ quan liên quan trả lời kiến nghị cử tri, tổ đại biểu và kiến
nghị của đại biểu Hội đồng nhân dân cấp huyện;
Phục vụ công tác tiếp dân của Thường trực Hội đồng nhân dân huyện;
tiếp nhận đơn, thư khiếu nại, tố cáo của công dân gửi đến Thường trực Hội đồng
nhân dân và giúp Thường trực chuyển đến cơ quan liên quan, theo dõi trả lời
phúc đáp;
Cung cấp những thông tin bằng văn bản liên quan đến hoạt động Hội
đồng nhân dân cho đại biểu Hội đồng nhân dân huyện và Thường trực Hội đồng
nhân dân cấp xã;
Phục vụ tốt cho các kỳ họp của Hội đồng nhân dân huyện;
Lập dự toán kinh phí hàng năm phục vụ nhiệm vụ chi cho hoạt động Hội
đồng nhân dân huyện. Thực hiện chế độ quản lý kinh phí đúng các qui định về
11


tài chính;
Kinh phí hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân
huyện do Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân thống nhất quản lý
để phục vụ cho hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện và
thực hiện hạch toán theo đúng mục lục ngân sách nhà nước hiện hành;
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định và gửi các văn bản kỳ họp Hội
đồng nhân dân theo luật định;
Quản lý tốt các loại văn bản, tài liệu và phục vụ kịp thời yêu cầu của
Thường trực, 02 Ban, đại biểu Hội đồng nhân dân huyện.
2.2.3. Công tác tham mưu, tổng hợp, phục vụ cho Ủy ban nhân dân
huyện:
Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo

cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân huyện và báo
cáo khác theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Theo dõi, đôn đốc, các phòng chuyên môn, cơ quan thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
của Ủy ban nhân dân huyện;
Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân huyện thông qua Quy chế làm việc của
Uỷ ban nhân dân huyện và giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện kiểm tra, đôn
đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện;
Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân, tổ chức
việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy
ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22 tháng 6 năm 2007 của
Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ
chế một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân huyện;
Đề xuất Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện những vấn đề cần giao cho các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân
dân để nghiên cứu, giúp Ủy ban nhân dân huyện điều hành thực hiện các chủ
12


trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên;
Tiếp nhận, kiểm tra về trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thể thức văn bản, hồ
sơ đề án do các cơ quan, đơn vị, Ủy ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban nhân dân
huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các
phòng, ban trước khi trình Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện xem xét quyết định;
Tổ chức, phục vụ các phiên họp, buổi làm việc của Ủy ban nhân dân
huyện; bảo đảm các điều kiện làm việc và tổ chức phục vụ các hoạt động của Ủy

ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Quản lý thống nhất việc ban hành, công bố văn bản của Ủy ban nhân dân
và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện; tổ chức thực hiện việc gửi Văn bản qui
phạm pháp luật đến đăng Công báo tỉnh;
Quản lý công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ của Ủy ban nhân dân huyện tại
Văn phòng Hội đồng nhân dân huyện và Ủy ban nhân dân huyện theo qui định;
Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy
định của pháp luật và phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân huyện;
Giúp Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giữ mối quan
hệ phối hợp công tác với Thường trực Huyện ủy, Thường trực Hội đồng nhân
dân, Tòa án nhân dân, Viện kiểm sát nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc huyện
và các Đoàn thể nhân dân cùng cấp;
Thực hiện các nhiệm vụ khác được qui định trong Quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân huyện và giải quyết một số công việc cụ thể khác do Chủ tịch,
Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao.
2.2.4 Công tác tiếp công dân
Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện phân loại, xử lý đơn thư chuyển
đến cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;
Phối hợp với Thanh tra huyện và các ngành có liên quan trong công tác
tiếp công dân, chuẩn bị nội dung phục vụ Uỷ ban nhân dân huyện họp xét khiếu
13


nại, tố cáo của các tổ chức và công dân thuộc thẩm quyền của UBND huyện;
Phối hợp với Thủ trưởng các cơ quan, các ngành chức năng có liên quan
thẩm định hồ sơ khiếu nại, tố cáo của các tổ chức và công dân, trình Uỷ ban
nhân dân huyện xét, giải quyết theo thẩm quyền; kiểm tra theo dõi, phản ảnh
việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân chuyển đến các cơ quan đơn vị có
thẩm quyền giải quyết đúng thời gian quy định;
Tham mưu cho lãnh đạo Văn phòng bố trí lịch và tổ chức các buổi tiếp

dân định kỳ cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện.
2.2.5 Công tác kiểm soát thủ tục hành chính
Tham mưu giúp Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện
Chỉ đạo thực hiện rà soát thủ tục hành chính của Uỷ ban nhân dân tỉnh,
của trung ương thuộc thẩm quyền giải quyết của cấp huyện, cấp xã;
Tổng hợp kết quả rà soát kiến nghị cấp có thẩm quyền sửa đổi các thủ tục
hành chính chưa chính xác, bãi bỏ các thủ tục hành chính mà văn bản quy định
hết hiệu lực; công bố kịp thời các thủ tục hành chính còn thiếu hoặc mới ban
hành;
Tổ chức niêm yết công khai đầy đủ tại trụ sở cơ quan, đơn vị bộ thủ tục
hành chính đã được Uỷ ban nhân dân tỉnh công bố đang thực hiện tại cơ quan,
đơn vị. Niêm yết công khai địa chỉ, số điện thoại, Website, địa chỉ Email chuyên
dùng để tiếp nhận phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân về thủ tục hành
chính;
Làm tốt công tác tuyên truyền về cải cách thủ tục hành chính đúng thẩm
quyền.
Thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ
tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thực hiện cơ chế một cửa, cơ chế
một cửa liên thông tại Uỷ ban nhân dân huyện.
Duy trì trực hành chính các ngày trong tuần; đôn đốc, theo dõi việc thực
hiện quy chế một cửa, cơ chế một cửa liên thông theo lĩnh vực chuyên môn
được phân cấp quản lý; tạo điều kiện cho các tổ chức và cá nhân đến giao dịch
14


thuận tiện.
Thực hiện việc thu phí và lệ phí theo quy định.
3. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng và các bộ phận trực thuộc Văn
phòng

3.1. Nhiệm vụ của lãnh đạo Văn phòng
Lãnh đạo Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện có:
01 Chánh Văn phòng và 03 Phó Chánh Văn phòng (01 Phó Chánh Văn phòng
phụ trách Tổng hợp hoạt động của Hội đồng nhân dân huyện, lĩnh vực kinh tế
của Uỷ ban nhân dân huyện, công tác văn thư, lưu trữ, công nghệ thông tin, đánh
máy; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực tổng hợp lĩnh vực văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng, nội chính, kiểm soát thủ tục hành chính, tiếp công
dân; 01 Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hành chính Quản trị, bộ phận tiếp nhận
và trả kết quả).
Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện bổ nhiệm có thời hạn theo quy định.
Các Phó Chánh Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công theo từng
khối công việc và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, trước Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện và trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phân
công phụ trách.
3.1.1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh Văn phòng:
Chánh Văn phòng là người lãnh đạo và điều hành mọi hoạt động của Văn
phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện.Có nhiệm vụ và quyền hạn
Tham mưu cho Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
xây dựng chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm của Ủy ban nhân dân
huyện; tham mưu một số công việc do Thường trực Hội đồng nhân dân huyện
giao. Được thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ký giấy mời lãnh đạo các
phòng, ban, ngành của huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã đến họp, làm việc với Ủy
ban nhân dân huyện;
Chỉ đạo Phó Chánh Văn phòng phụ trách lĩnh vực có liên quan, chuyên viên
trong Văn phòng tổ chức thẩm tra và có ý kiến đối với các đề án, văn bản dự thảo,
15


hồ sơ trình duyệt của các phòng, ban, ngành, Ủy ban nhân dân cấp xã trình Ủy ban
nhân dân huyện. Được yêu cầu các phòng, ban, Ủy ban nhân dân cấp xã cung cấp

tài liệu, thông tin báo cáo cho Ủy ban nhân dân huyện. Trả lời và hướng dẫn các
phòng, ban, Ủy ban nhân dân cấp xã về việc hoàn chỉnh những đề án, văn bản chưa
đúng quy định, chưa đầy đủ hồ sơ thủ tục theo quy định hoặc không thuộc thẩm
quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân huyện;
Quản lý các văn bản của Ủy ban nhân dân huyện;
Tổ chức phân công cán bộ tiếp nhận đơn thư khiếu nại của công dân gửi
đến Ủy ban nhân dân huyện từ đường bưu điện để nghiên cứu, phân tích, tham
mưu và trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện xem xét giải quyết theo thẩm
quyền hoặc chuyển đến cơ quan liên quan để giải quyết thuộc thẩm quyền của
cơ quan đó;
Thừa lệnh Chủ tịch Ủy ban nhân dân ký thông báo kết luận hội nghị hoặc
các cuộc làm việc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện chủ trì;
Quản lý và chịu trách nhiệm về việc bố trí cán bộ, công chức, nhân viên;
tổ chức thực hiện các chính sách, chế độ và nâng cao trình độ chuyên môn
nghiệp vụ cho cán bộ, công chức của Văn phòng theo quy định của pháp luật;
Tiếp nhận sử dụng, đề bạt khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,
nhân viên của Văn phòng theo quy định;
Quản lý và sử dụng ngân sách, tài sản, vật tư, tài liệu của cơ quan theo qui
định của nhà nước. Bảo đảm các điều kiện về phương tiện, vật chất của Văn
phòng, phục vụ tốt hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện
theo qui định của Nhà nước;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân
công hoặc ủy quyền.
3.1.2. Nhiệm vụ của Phó Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc cho Chánh Văn phòng, được
Chánh Văn phòng phân công phụ trách các lĩnh vực công việc, được ký thay
Chánh Văn phòng những văn bản thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng ghi
tại điểm 1 điều này trong thời gian Chánh Văn phòng vắng mặt hoặc được sự
16

đồng ý của Chánh Văn phòng. Đối với các lĩnh vực được Chánh Văn phòng
phân công phụ trách thì có quyền trực tiếp chỉ đạo, điều hành cán bộ, công chức,
bộ phận chuyên môn có liên quan của Văn phòng tổ chức thực hiện hoàn thành
nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng, Chủ
tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện và trước pháp luật;
Các Phó Chánh Văn phòng trong thực hiện nhiệm vụ được Chánh Văn phòng
phân công phụ trách, hoặc do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện trực
tiếp giao một số nhiệm vụ giúp Ủy ban nhân dân huyện giải quyết khi Chánh Văn
phòng vắng thì phải chủ động phối hợp chặt chẽ với nhau, với cơ quan liên quan
trong thực hiện; có quyền yêu cầu các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc Ủy ban
nhân dân huyện cung cấp các thông tin, báo cáo để phục vụ công việc.
3.2. Nhiệm vụ của các bộ phận thuộc Văn phòng
3.2.1.Bộ phận Thông tin - Tổng hợp, Văn thư, Lưu trữ, Đánh máy:
Chuyên viên được Chánh Văn phòng phân công giúp Thường trực Hội
đồng nhân dân huyện, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện theo dõi
các lĩnh vực phụ trách. Chuyên viên chịu sự quản lý, phân công giải quyết công
việc cụ thể, trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách;
khi cần thiết có thể báo cáo, đề xuất các công việc cụ thể lên Thường trực Hội
đồng nhân dân huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện theo sự
phân công của lãnh đạo Văn phòng.
Phó Chánh Văn phòng phụ trách tổng hợp lĩnh vực kinh tế, theo dõi hoạt
động của bộ phận văn thư, lưu trữ, đánh máy và kiêm theo dõi lĩnh vực hoạt
động của Hội đồng nhân dân huyện.
3.2.1.1. Nhiệm vụ của bộ phận Tổng hợp:
Chủ động theo dõi nắm bắt tình hình hoạt động và kết quả hoạt động
trong các lĩnh vực công tác được phân công. Tổng hợp tình hình để báo cáo với
Thường trực Hội đồng nhân dân huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện phụ trách lĩnh vực hoặc lãnh đạo Văn phòng; phát hiện và đề xuất với Ủy
ban nhân dân huyện giải quyết những vấn đề tồn đọng, vướng mắc trong lĩnh

vực được phân công theo dõi;
17


Nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp
trên đề xuất với Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phụ trách lĩnh
vực để cụ thể hóa thành các chính sách, văn bản triển khai cụ thể của địa phương
và tổ chức thực hiện. Được truyền đạt hoặc cung cấp tài liệu về chủ trương,
đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước. Được tham dự họp và tham gia ý
kiến trong các buổi họp, làm việc của Uỷ ban nhân dân huyện, Hội đồng nhân
dân huyện khi bàn về những vấn đề có liên quan đến phần việc chuyên viên theo
dõi hoặc do lãnh đạo Văn phòng phân công;
Theo dõi, đôn đốc và giúp lãnh đạo Văn phòng có ý kiến về các đề án,
hồ sơ của các phòng, ban huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn trình Ủy ban
nhân dân huyện thuộc phạm vi phụ trách theo dõi. Đề xuất ý kiến về nội dung và
thủ tục pháp lý đối với đề án, hồ sơ, dự thảo văn bản trình Ủy ban nhân dân
huyện xem xét quyết định. Trực tiếp soạn thảo văn bản, đề án, báo cáo, quyết
định khi được Ủy ban nhân dân huyện hoặc lãnh đạo Văn phòng giao;
Những nhiệm vụ do Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện giao
cho các phòng, ban huyện, Ủy ban nhân dân các xã, thị trấn giải quyết thì
chuyên viên thuộc lĩnh vực đó có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
và báo cáo tiến độ thực hiện cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện,
lãnh đạo Văn phòng;
Trong phạm vi được phân công, trực tiếp hoặc đề xuất với Ủy ban nhân
dân huyện để tổ chức kiểm tra thực hiện pháp luật, chính sách của Nhà nước,
nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân
dân huyện và có ý kiến cụ thể về những vấn đề đó;
Soạn thảo các báo cáo chuyên đề, văn bản khác để Ủy ban nhân dân
huyện báo cáo cấp trên hoặc thông báo cho cấp dưới theo nội dung và thời hạn
quy định trong lĩnh vực công tác được phân công theo dõi;

Quản lý chặt chẽ các loại hồ sơ, văn bản thuộc lĩnh vực theo dõi, khi
chuyển đơn vị công tác hoặc nghỉ việc phải bàn giao lại toàn bộ hồ sơ, tài liệu
cho người thay mình hoặc người khác do Chánh Văn phòng chỉ định;
Chủ động lập chương trình kế hoạch đi công tác thực tế đến các phòng,
18


ban huyện, Ủy ban nhân các xã, thị trấn để kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện văn
bản của Ủy ban nhân dân huyện thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi; đồng
thời tiếp thu ý kiến phản ánh của cơ sở, đề xuất ý kiến kịp thời với Ủy ban nhân
dân huyện và lãnh đạo Văn phòng.
Tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
huyện chỉ đạo công tác kiểm soát thủ tục hành chính. Tổng hợp báo cáo công tác
kiểm soát thủ tục hành chính.
3.2.1.2.Nhiệm vụ của bộ phận Văn thư - Lưu trữ - Công nghệ thông
tin, đánh máy
Công chức của bộ phận Văn thư - Lưu trữ - Công nghệ thông tin được
Chánh Văn phòng phân công và trực tiếp điều hành chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ
về công tác văn thư, lưu trữ và công nghệ thông tin theo qui định của pháp luật.
Tham mưu giúp Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau đây:
- Tổ chức tiếp nhận công văn đến, phát hành công văn đi của Ủy ban nhân
dân huyện, Hội đồng nhân dân huyện và của Văn phòng theo đúng qui định về
thủ tục, thể thức và đúng người có trách nhiệm giải quyết;
- Tổ chức thu thập, chỉnh lý, phân loại và bảo quản tài liệu lưu trữ của Ủy
ban nhân dân huyện, Hội đồng nhân dân huyện, Văn phòng và các phòng ban
thuộc Ủy ban nhân dân huyện thuộc diện nộp lưu vào kho lưu trữ của Ủy ban
nhân dân huyện theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước;
- Đối với tài liệu mật khi được lưu trữ phải được bảo quản, khai thác, bảo
vệ bảo đảm an toàn theo quy định bảo mật;
- Tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ, công chức trong Văn phòng đến khai

thác tài liệu phục vụ cho công tác chuyên môn theo đúng qui định;
- Đối với các phòng, ban và đơn vị khác đến khai thác tài liệu phải có
giấy giới thiệu của cơ quan. Trường hợp khai thác thông tin tài liệu mật phải có
sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện, của Chánh Văn phòng; nếu có sự cần
thiết phải sao thì cũng phải có sự đồng ý của Ủy ban nhân dân huyện, Chánh
Văn phòng phê duyệt;
- Tham mưu cho Chánh Văn phòng trong việc xây dựng kế hoạch, triển khai
19


thực hiện các ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính Nhà nước;
- Tổ chức quản lý vận hành mạng tin học của Ủy ban nhân dân huyện để
thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhà nước của huyện;
cập nhật văn bản qui phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân
dân huyện để gửi kịp thời đăng Công báo tỉnh.
- Đánh máy và in ấn các loại tài liệu của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân
dân huyện, Văn phòng Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân huyện; đảm bảo
chất lượng, đúng thể thức, thể loại những văn bản quản lý Nhà nước.
- Vệ sinh bảo dưỡng thiết bị văn phòng theo định kỳ, quản lý tài sản, thiết
bị phòng làm việc, sử dụng tiết kiệm giấy và mực in, giữ bí mật nội dung tài
liệu.
3.2 .2.Bộ phận Hành chính - Quản trị:
Cán bộ, công chức, nhân viên của bộ phận Hành chính - Quản trị được
Chánh Văn phòng phân công việc cụ thể và chịu sự quản lý, điều động trực tiếp
của Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng phụ trách Quản trị.
Phó Chánh Văn phòng phụ trách bộ phận Hành chính - Quản trị, bộ phận
tiếp nhận và trả kết quả kiêm phụ trách công việc Lễ tân của Hội đồng nhân dân
huyện và Ủy ban nhân dân huyện.
Tham mưu cho Chánh Văn phòng thực hiện các nhiệm vụ sau:
Quản lý tài sản của cơ quan theo đúng chế độ quy định; bảo đảm điều

kiện phương tiện, vật chất cho hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân huyện và cho Văn phòng;
Chịu trách nhiệm quyết toán, thanh kiểm tra việc quản lý, giám sát việc
mua sắm, trang bị, sửa chữa các loại tài sản, phương tiện phục vụ cho Thường
trực Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân huyện và Văn phòng đảm bảo
đúng chế độ tài chính quy định;
Tổ chức phục vụ tốt các cuộc hội nghị, họp, buổi làm việc của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, các buổi tiếp khách của Thường trực Hội
đồng nhân dân huyện; Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện;
Tổ chức phục vụ việc vệ sinh toàn bộ khu vực cơ quan, chăm sóc cây
20