BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP VĂN THƯ LƯU TRỮ tại Phòng Quản trị Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ
Nguyễn Yến Trang

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K13A
KHÓA HỌC (2013-2015)

Tên cơ quan: Phòng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Địa chỉ: 36 Xuân La, Phường Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ: Trương Văn Đỉnh

HÀ NỘI – 2015


TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN
I. Thông tin cá nhân
1. Họ và tên: Nguyễn Yến Trang
2. Ngày sinh: 26/12/1993
3: Quê quán: Kim Bảng, Hà Nam
4. Số điện thoại: 0966700293
II. Thông tin khác
1. Sinh viên lớp: TC VTL13A
2. Mã số SV: 1315VTLA059
3. Khóa học: 2013-2015
4. Ngành: Văn thư Lưu trữ
5: Khoa: Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề
6. Trường: Đại học Nội vụ Hà Nội


MỤC LỤC

A. LỜI NÓI ĐẦU.…………………………………………………………………1
B. NỘI DUNG……………………………………………………………………...4
Chương 1…………………………………………………………………………...4
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ PHÒNG QT-TB………………….4
I. Khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………………………….4
1.1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của Nhà trường…………………....4
1.2. Một số thành tích của Nhà trường………………………………………….......5
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Nhà trường………….6
1.3.1. Vị trí và chức năng………………………………...…………………………6
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn…………………………………………………...….6
1.3.3. Tổ chức và hoạt động………………………………………………………...8
II. Phòng Quản trị - Thiết bị…………………………………………………….10
2.1. Sự ra đời của Phòng Quản trị - Thiết bị………………………………………10
2.2. Vị trí và chức năng……………………………………………………………11
2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn………………………………………………………..11
2.4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản trị - Thiết bị………………………………...13
Chương 2………………………………………………………………………….14
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN……14
I. Tổ chức và hoạt động của văn phòng cơ quan đến thực tập………………..14
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng………………………………………...14
1.2. Khảo sát về việc bố trí phòng là việc của cơ quan thực tập…………………..15


II. Khảo sát về công tác văn thư của cơ quan…………………………………..15
2.1. Mô hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Phòng Quản trị - Thiết bị
(nhận xét ưu, nhược điểm)………………………………………………………...15
2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản……………………………………...17
III. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản của cơ quan………………………19
3.1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan…………….19

3.2. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến của cơ quan…………..31
3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan…………………………...41
3.4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…………42
IV. Khảo sát về công tác lưu trữ của cơ quan………………….………............43
Chương 3………………………………………………………………………….45
SOẠN THẢO VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN……45
I. Mẫu hóa một số văn bản hành chính của cơ quan ban hành nhiều………...45
1.1. Quyết định cá biệt.............................................................................................45
1.2. Công văn hành chính………………………………………………………….47
1.3. Thông báo……………………………………………………………………..48
1.4. Kế hoạch………………………………………………………………………50
1.5. Tờ trình………………………………………………………………………..52
1.6. Biên bản………………………………………………………………………54
1.7. Báo cáo………………………………………………………………………..56
C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT…………….……………………………………..58
I. Kết luận………………………………..………………………………………..58
1. Ưu điểm………………………………………………………………………....58


2. Nhược điểm……………………………………………………………………..59
II. Đề xuất…………………………………………………..……………………..60
1. Đối với cơ quan chủ quản………………………………………………………60
2. Đối với cơ quan…………………………………………………………………60
3. Đối với nhà trường……………………………………………………………...60
D. SỔ NHẬT KÝ THỰC TẬP…………………………………………………..62
E. PHỤ LỤC……………………………………………………………………...64
Phụ lục 01: Quyết định thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội………………..64
Phụ lục 02: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường…………………………………….66
Phụ lục 03: Quyết định thành lập Phòng Quản trị - Thiết bị ……………………...67
Phụ lục 04: Văn phòng nơi đến thực tập…………………………………………..68

Phụ lục 05: Mô hình văn phòng nơi đến thực tập…………………………………69
Phụ lục 06: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi…………………………………………...76
Phụ lục 07: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến………………………………………….79
Phụ lục 08: Một số văn bản do cơ quan ban hành…………………………………82
Phụ lục 09: Con dấu của cơ quan………………………………………………….90
Phụ lục 10: Tủ lưu trữ tài liệu của cơ quan………………………………………..91


A. LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước, nền kinh tế Việt Nam đã đạt được nhiều
thành tựu đáng khích lệ. Có được kết quả đó là do một phần đóng góp của đội ngũ
Văn phòng từ Trung ương đến cơ sở. Nếu như trước đây văn thư được coi là loại
hình lao động đơn giản, giấy tờ, hành chính sự vụ là chính. Thì ngày nay Văn thư là
bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan đơn vị; giữ vai trò then chốt,
ảnh hưởng rất lớn và sâu rộng đến hiệu quả, chất lượng hoạt động của cơ quan.
Văn phòng là nơi thu nhận, xử lý và phát ra những thông tin kịp thời, nhanh chóng,
chính xác nhất cho lãnh đạo xử lý công việc đúng và kịp thời, song song với việc
đảm bảo tốt công việc phục vụ hoạt động của cơ quan được trôi chảy và đạt hiệu
quả cao. Chính vì vậy cần phải đào tạo đội ngũ văn thư có chuyên môn, nghiệp vụ
và kỹ năng đạt đến trình độ cao, có khả năng nắm bắt và ứng dụng kịp thời những
tiến bộ khoa học, công nghệ, để đưa đất nước tiến kịp thời với những nước tiên tiến
trên thế giới.
Xuất phát từ mục tiêu trên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhanh chóng
xây dựng chương trình đào tạo về công tác văn thư Hành chính từ các bậc trung
cấp, cao đẳng, Đại học. Nhằm đào tạo cán bộ văn thư có phẩm chất chính trị,
tư tưởng vững vàng, có kỷ luật, có đạo đức nghề nghiệp và năm vững kiến thức tổ
chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của nhân viên, chuyên viên trong lĩnh vực
văn phòng, ứng dụng tin học và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Tạo
nguồn lực cho các cơ quan, địa phương trong việc xây dựng đội ngũ nhân viên,
chuyên viên văn thư, văn phòng chuyên nghiệp.

Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”.
Trường Đại học Nội vụ đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan
sau khi hoàn thành chương trình học, giúp cho sinh viên có thêm những kiến thức
thực tế. Từ đó trau dồi kinh nghiệm, nâng cao phong cách làm việc, tác phong


nhanh nhẹn, kỹ năng chuyên môn về công tác văn thư. Nhằm đảm đương tốt vai trò
của mình trong công việc văn phòng hiện đại ngày nay, nâng cao năng lực tham
mưu, tư vấn về công tác văn thư, giải quyết và hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được
giao, phù hợp với nhu cầu đổi mới của đất nước.
Được sự quan tâm giới thiệu của Nhà trường cùng với sự hướng dẫn của
Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ Văn phòng và Dạy nghề, các thầy cô giáo bộ môn
và sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Phòng Quản trị - Thiết bị, Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội. Em được Phòng Quản trị - Thiết bị tiếp nhận thực tập tại văn phòng trong
thời gian 6 tuần (từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày 05/6/2015). Trong khoảng thời
gian không dài nhưng được tiếp cận trực tiếp với công việc, bản thân em đã cố
gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện các kỹ
năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã được học cùng với sự
hướng dẫn nhiệt tình, chu đáo của cán bộ văn phòng nơi đây đã giúp em làm quen
với công việc và hoàn thành khóa thực tập.
Là một cán bộ văn phòng trong tương lai, em nhận thấy đợt thực tập này đã
trang bị cho em những kiến thức cơ bản, giúp cho em cụ thể hóa và nắm chắc hơn
kiến thức của mình, có thêm kinh nghiệm, trưởng thành hơn sau quá trình thực tập
ở cơ quan. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát
triển của đất nước.
Do thời gian và trình độ nghiên cứu còn hạn chế, bản thân em cũng chưa có
nhiều kinh nghiệm, trong quá trình thực tập còn gặp những khó khăn như việc áp
dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tiễn còn nhiều bỡ ngỡ nên báo cáo
có thể không tránh khỏi những thiếu sót. Đây là kết quả đầu tiên đánh giá bước
trưởng thành của em sau những năm học tập và rèn luyện tại trường. Em rất mong

được sự góp ý, nhận xét của Nhà trường cùng các thầy, cô giáo của Trung tâm và
các chú, các anh, chị cán bộ, nhân viên Phòng Quản trị - Thiết bị đơn vị nơi em
thực tập để bài viết của em được hoàn chỉnh hơn, giúp cho em có thêm được những


kinh nghiệm quý báu trong công việc và tạo điều kiện thuận lợi cho những bước đi
tiếp theo trong tương lai.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2015

SINH VIÊN

Nguyễn Yến Trang


B. NỘI DUNG
Chương 1
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI VÀ PHÒNG QUẢN TRỊ - THIẾT BỊ
I. Khái quát về Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1. Tóm tắt quá trình hình thành và phát triển của Nhà Trường
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được hình thành và phát triển qua nhiều giai
đoạn và tên gọi khác nhau:
Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định
số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng phủ Thủ tướng, theo Quyết định
Trường có nhiệm vụ: Đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư,

Lưu trữ; Bồi dưỡng, huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công
tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan nhà nước.
Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức cán bộ Chính Phủ ban hành
Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên Trường Trung học Văn thư Lưu trữ
thành Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I.
Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định số 64/2003/QĐBNV về việc đổi tên Trường học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I thành Trường
Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
Ngày 15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số
3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ
Trung Ương I trên cơ sở Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung Ương I.
Ngày 21/4/2008 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ký Quyết định số
2275/QĐ-BGDĐT đổi tên Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung Ương I thành
Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội.


Ngày 14/11/2011 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 2016/QĐTTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
(Quyết định về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xem phụ lục 01)
1.2. Một số thành tích của Nhà trường
- Huân chương Độc lập hạng ba ( năm 2011);
- Huân chương Tự do hạng Nhất của Chính phủ nước CHDCND Lào (năm
1983);
- Huy chương Hữu nghị của chính phủ nước CHDCND Lào ( năm 2007);
- Huân chương Lao động của Chính phủ nước CHXHCN Việt Nam: hạng nhất
năm 2006, hạng Nhì năm 2001, hạng Ba năm 1996;
- Bằng khen của Chính phủ năm 2011;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Nội vụ;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo;
- Bằng khen của Bộ trưởng Bộ Công an;
- Kỷ niệm chương Hùng Vương của Chủ tịch UBND tỉnh Vĩnh Phúc;
- Nhiều bằng khen, giấy khen của Thành phố Hà Nội, Trung ương Đoàn

thanh niên, Liên đoàn Lao động.
- Đảng bộ nhà trường đạt danh hiệu trong sạch, vững mạnh, Công đoàn, Đoàn
thanh niên vững mạnh toàn diện nhiều năm liền.
- Về đào tạo, qua 40 năm qua, tính đến tháng 9 năm 2011 tổng số sinh viên,
học sinh các bậc, loại hình đã và đang học tập tại trường là 45.737 người, trong đó
đã đào tạo 71 lưu học sinh, thực tập sinh CHDCND Lào.


1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Nhà trường
1.3.1. Vị trí và chức năng
1. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục đại học công lập thuộc hệ
thống giáo dục quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnh vực công tác
nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác quốc tế; nghiên cứu khoa học
và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụ phát triển kinh tế - xã
hội.
2. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân.
Có con dấu và tài khoản riêng tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm.
2. Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học các
ngành, lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Nội vụ và các ngành nghề khác theo nhu
cầu xã hội khi được các cơ quan có thẩm quyền cho phép.
3. Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ
đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
4. Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.
5. Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ cấu
độ tuổi và đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình điều động của

cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán bộ, viên chức.
6. Tuyển sinh và quản lý người học.


7. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn nhân lực theo quy định của pháp
luật, sử dụng nguồn thu tù hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của
Trường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theo quy
định của pháp luật.
8. Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa.
9. Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liệu, trang thiết bị dạy – học phục vụ các
ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội.
10. Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động
giáo dục và đào tạo.
11. Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạt động xã
hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội.
12. Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáo dục
của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng
của Nhà trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không ngừng
nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường.
13. Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển và chuyển
giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề kinh tế - xã hội của địa phương
và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theo quy định của
pháp luật.
14. Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao, y tế,
nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với sử dụng,
phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội, bổ sung nguồn tài chính cho Nhà
trường.
15. Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chưc, viên
chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế của

Nhà trường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; tham
dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường.
16. Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kết quả
hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa học và công
nghệ; bảo vệ lợi ích của Nhà trường và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá
nhân trong hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Nhà trường.
17. Được nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho thuê cơ sở vật chất,
được miễn, giảm thuế, vay tín dụng theo quy định của pháp luật.
18. Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục.
19. Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc dân tộc
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật và quy chế làm
việc của Bộ Nội vụ.
21. Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quốc tế theo quy định của pháp luật.
22. Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về
hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật.
23. Thực hiện nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
1.3.3. Tổ chức và hoạt động
1. Cơ cấu tổ chức gồm có:
a) Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng
b) Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác
c) Các phòng chức năng:
- Phòng Quản lý đào tạo
- Phòng Tổ chức cán bộ
- Phòng Hành chính - Tổng hợp


- Phòng Kế hoạch - Tài chính
- Phòng Quản trị - Thiết bị
- Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học
- Phòng Hợp tác quốc tế
- Phòng công tác sinh viên
d) Các khoa
- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền
- Khoa Tổ chức quản lý nhân lực
- Khoa Hành chính học
- Khoa Văn thư - Lưu trữ
- Khoa Quản trị văn phòng
- Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội
- Khoa Nhà nước và pháp luật
- Khoa Khoa học Chính trị
- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng
e, Các Trung tâm
- Trung tâm tin học
- Trung tâm ngoại ngữ
- Trung tâm Thông tin Thư viện
- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề


f) Các tổ chức khoa học - công nghệ
- Viện nghiên cứu và phát triển trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tạp chí Đại học Nội vụ
- Ban quản lý ký túc xá
g) Cơ sở đào tạo trực thuộc:
- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền trung.
- Văn phòng Đại diện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh.
h) Đảng Bộ trường Đại học Nội vụ Hà Nội
i) Công đoàn trường Đại học Nội vụ Hà Nội

k) Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
l) Các tổ chức đoàn thể và tổ chức xã hội khác
2. Sơ đồ tổ chức của Nhà trường
(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Nhà trường xem phụ lục 02).
II. Phòng Quản trị - Thiết bị
2.1. Sự ra đời của Phòng Quản trị - Thiết bị
Phòng Quản trị - Thiết bị được thành lập theo Quyết định số 207/QĐ-ĐHNV
ngày 24 tháng 4 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với vị trí và chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể như sau:
(Quyết định Thành lập Phòng Quản trị - Thiết bị xem phụ lục 03)


2.2. Vị trí và chức năng
Phòng Quản trị - Thiết bị là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có
chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng trong công tác xây dựng cơ bản, quản lý
cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật; lập dự án cải tạo, sửa chữa,
mua sắm và bảo dưỡng các trang thiết bị; thanh lý tài sản.
2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Xây dựng kế hoạch về công tác xây dựng cơ bản; quản lý, theo dõi, giám
sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng. Bảo trì, cải tạo, sửa chữa các
công trình thuộc Trường.
2. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm sửa chữa, bảo dưỡng
trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật hàng năm, ngắn hạn, dài hạn. Thường trực các
hội đồng về đấu thầu xây dựng và mua sắm trang thiết bị;
3. Tham mưu, trình Hiệu trưởng ký ban hành các quy định: nội quy bảo vệ cơ
quan, quản lý tài sản cố định, tài sản công cụ, vật liệu; quản lý và sử dụng điện,
nước; phòng cháy, chữa cháy; phòng chồng bão lụt; sửa chữa tài sản cố định, mua
sắm vật tư, văn phòng phẩm và quy chế sử dụng xe ô tô.
4. Kiểm tra việc sử dụng tải sản, thiết bị điện, nước của các đơn vị, cá nhân

trong Trường
5. Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên Nhà trường bao gồm: Nhà, đất,
tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước trong
Trường.
6. Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính: Tổ chức kiểm tra, thống kê tài
sản định kỳ hàng năm; thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ
đã hết thời hạn sử dụng theo quy chế quản lý tài sản của Trường và quy định của
Nhà nước;


7. Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động của
Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, định
mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;
8. Đảm bảo cung cấp điện, nước; thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy;
phòng chống bão lụt;
9. Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự, an
toàn tài sản trong Trường;
10. Tổ chức, quản lý sử dụng nhà để xe công chức, viên chức và người học;
11. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao;


2.4. Cơ cấu tổ chức của Phòng Quản trị - Thiết bị
STT

HỌ VÀ TÊN

CHỨC DANH

HÒM THƯ

1

Nguyễn Văn Quỳnh Trưởng phòng



2

Trần Văn Thuận

Phó Trưởng Phòng

3

Hoàng Tuấn

Phó Trưởng Phòng

4

Trương Văn Đỉnh

Chuyên viên



5

Dương Quang Phú

Chuyên viên



6

Đoàn Văn Thắng

Lái xe

7

Đỗ Phi Khương

Lái xe

8

Lê Đình Quý

Lái xe

9

Phạm Đình Mức

Kỹ thuật điện

10

Nguyễn Minh Triệu Kỹ thuật nước


Chương 2
THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
I. TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CƠ QUAN ĐẾN
THỰC TẬP
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1. Xây dựng kế hoạch về công tác xây dựng cơ bản; quản lý, theo dõi, giám
sát thi công, nghiệm thu các công trình xây dựng. Bảo trì, cải tạo, sửa chữa các
công trình thuộc Trường.
2. Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện việc mua sắm sửa chữa, bảo dưỡng
trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật hàng năm, ngắn hạn, dài hạn. Thường trực các
hội đồng về đấu thầu xây dựng và mua sắm trang thiết bị;
3. Tham mưu, trình Hiệu trưởng ký ban hành các quy định: nội quy bảo vệ cơ
quan, quản lý tài sản cố định, tài sản công cụ, vật liệu; quản lý và sử dụng điện,
nước; phòng cháy, chữa cháy; phòng chồng bão lụt; sửa chữa tài sản cố định, mua
sắm vật tư, văn phòng phẩm và quy chế sử dụng xe ô tô.
4. Kiểm tra việc sử dụng tải sản, thiết bị điện, nước của các đơn vị, cá nhân
trong Trường
5. Quản lý cơ sở hạ tầng nằm trong khuôn viên Nhà trường bao gồm: Nhà, đất,
tường rào bảo vệ, đường giao thông nội bộ, hệ thống cấp điện, cấp thoát nước trong
Trường.
6. Phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính: Tổ chức kiểm tra, thống kê tài
sản định kỳ hàng năm; thực hiện các thủ tục thanh lý tài sản, công cụ, dụng cụ
đã hết thời hạn sử dụng theo quy chế quản lý tài sản của Trường và quy định của
Nhà nước;


7. Quản lý tổ xe (xe ô tô và người lái), điều xe ô tô phục vụ hoạt động của

Trường theo quy định; phối hợp với phòng Kế hoạch - Tài chính theo dõi, định
mức nhiên liệu, duy tu bảo dưỡng xe ô tô của Trường;
8. Đảm bảo cung cấp điện, nước; thực hiện công tác phòng cháy, chữa cháy;
phòng chống bão lụt;
9. Thực hiện công tác bảo vệ toàn trường, đảm bảo công tác an ninh trật tự, an
toàn tài sản trong Trường;
10. Tổ chức, quản lý sử dụng nhà để xe công chức, viên chức và người học;
11. Thực hiện những nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao;
1.2. Khảo sát về việc bố trí phòng làm việc của cơ quan thực tập
Phòng làm việc của đơn vị là hai phòng A101 và A102, nằm ở tầng 1, khu nhà
A của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Phòng A101 phụ trách quản lý về tài sản,
trang thiết bị của nhà trường, đội ngũ cán bộ gồm Trưởng phòng, Phó Trưởng
phòng và 1 chuyên viên. Phòng A102 phụ trách quản lý về xây dựng, lái xe ô tô;
đội ngũ cán bộ gồm Phó trưởng phòng, 1 chuyên viên và tổ lái xe. Hiện nay em
được sắp xếp thực tập tại phòng A101, trong phòng làm việc này gồm có 4 bàn làm
việc và được bố trí 4 máy tính, 2 máy in, 5 tủ đựng tài liệu, 4 máy điện thoại, 1 máy
điều hòa nhiệt độ, được bố trí ánh sáng, quạt mát đầy đủ và 1 bàn tiếp khách, vệ
sinh đầy đủ.
(Mô hình Văn phòng nơi đến thực tập xem phụ lục 04 -> 05)
II. KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
2.1. Mô hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư của Phòng Quản trị Thiết bị (nhận xét ưu, nhược điểm)
Trong hoạt động quản lý nhà nước, công tác văn thư đóng vai trò quan trọng.
Có thể coi công tác văn thư là “Bộ khung” trong quá trình quản lý Nhà nước. Công


tác văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt động quản lý nhà nước
của cơ quan.
Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan và
chiếm phần lớn trong công tác văn phòng. Là một dây chuyền liên hệ thông tin
trong bộ máy của Nhà trường.

Công tác văn thư của Phòng Quản trị - Thiết bị được tổ chức theo hình thức
văn thư tập trung. Phòng hiện có một cán bộ Văn thư – Lưu trữ được đào tạo về
trình độ chuyên môn, sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng, đáp ứng được yêu
cầu nhiệm vụ của công tác văn thư hiện nay.
Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi) cũng
như các văn bản mà các cơ quan khác (văn bản đến) để chỉ đạo, thực hiện chức
năng, nhiệm vụ hoặc liên hệ công việc đều được thông qua văn thư vào sổ đăng ký.
Việc đăng ký văn bản thường áp dụng 2 hình thức:
- Đăng ký bằng sổ: dễ đăng ký, thông dụng, tính ổn định cao, đơn giản ít khi
mất dữ liệu nhưng tiến hành thủ công nên lâu, tra tìm không nhanh chóng, mất
nhiều thời gian, đòi hỏi cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ cẩn thận.
- Đăng ký bằng máy tính: tra tìm nhanh chóng, chính xác tính khoa học cao
nhưng không thông dụng nhưng hay bị sự cố.
Hiện nay lượng văn bản của cơ quan không nhiều nên chỉ theo dõi đăng ký
bằng sổ và có 02 sổ chính đó là: Sổ đăng ký văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đến.
Văn bản đến được nhân viên phụ trách văn thư đi lấy thường ngày và đăng ký
vào sổ văn bản đến. Sau đó được bảo quản và quản lý tại văn thư của Phòng.
Trưởng Phòng là người đề ra phương hướng giải quyết các văn bản đi, đến.
Văn phòng được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại đáp
ứng được yêu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.


(Mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đến xem phụ lục 06, 07)
2.2. Công tác xây dựng và ban hành văn bản
Công tác xây dựng và ban hành văn bản văn bản là một khâu rất quan trọng
trong công tác quản lý và điều hành ở các cơ quan Nhà nước, các tổ chức, doanh
nghiệp…
Quy trình cơ bản của việc xây dựng và ban hành văn bản được tiến hành theo
các bước sau đây:
Bước 1: Chuẩn bị thảo văn bản

- Xác định mục đích của văn bản
- Xác định nội dung và tên loại của văn bản
- Xác định đối tượng nhận văn bản
- Thu thập và xử lý thông tin
Bước 2: Lập đề cương và viết bản thảo
a) Lập đề cương
- Dựa trên cơ sở những thông tin đã thu thập được và mục đích của văn bản,
người soạn thảo văn bản cần lựa chọn các thông tin để đưa vào từng phần trong cấu
trúc của mẫu văn bản đã lựa chọn
- Cần chú ý sắp xếp các thông tin bằng hình thức tóm tắt những ý chính để tạo
thành đề cương.
b) Viết bản thảo (đánh máy)
- Văn bản hình thành ở giai đoạn này gọi là bản thảo văn bản, là bản được viết
hoặc đánh máy.
- Dựa trên đề cương theo mẫu, người soạn thảo sẽ tiến hành viết văn
(đánh máy) từng phần từ trình bày thể thức đến nội dung văn bản, sau đó có thể tổ


chức xin ý kiến các ban ngành, cá nhân có liên quan để bổ sung vào bản thảo. Đồng
thời kiểm tra, rà soát lại bản thảo để chỉnh sửa về bố cục nội dung, thể thức và ngôn
ngữ diễn đạt.
Bước 3: Trình duyệt và ký văn bản
- Khi bản thảo được viết xong, người soạn thảo phải trình bày lại thành bản
sạch để trình duyệt.
- Khi duyệt bản thảo, thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền sẽ
duyệt các vấn đề sau đây: thẩm quyền ban hành văn bản, thể thức của văn bản, nội
dung của văn bản so với mục đích ban hành đã xác định.
- Trong văn bản được duyệt, người duyệt phải ghi ý kiến bốn nội dung: Duyệt,
số nhân bản để ban hành, ngày duyệt, chữ ký người duyệt. Vị trí ghi ở lề trái, dưới
số và ký hiệu của văn bản.

Bước 4: Ban hành và triển khai văn bản (bước hoàn chỉnh)
- Các công việc ở giai đoạn này do nhân viên văn thư của cơ quan thực hiện,
người soạn thảo có thể phối hợp để hoàn thành quy trình.
- Từ bản thảo đã được duyệt, hình thành bản trình ký. Bản trình ký phải tuyệt
đối trung thành với bản đã duyệt. Trước khi trình ký, phải kiểm tra kĩ lưỡng văn
bản về thể thức, về nội dung, về lỗi diễn đạt (lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp…).
- Trình văn bản cho trưởng phòng hoặc quản lý trực tiếp kiểm tra và ký tắt ở
cuối nội dung văn bản.
- Nhân bản trình ký đúng số lượng quy định.
- Trình thủ trưởng hoặc được thủ trưởng ủy quyền ký chính thức.
- Đóng dấu lên chữ ký trên văn bản, đăng ký vào sổ công văn đi, ghi số, ký
hiệu và ngày tháng năm ban hành văn bản. Văn bản khi đã hoàn thành những khâu


này được gọi là bản chính văn bản. Bản chính có thể được làm thành nhiều bản, có
giá trị như nhau.
- Chuyển văn bản đến các cá nhân và các phòng ban có liên quan trong nội bộ
cơ quan và ngoài cơ quan theo yêu cầu.
- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại văn thư cơ quan và bản
chính lưu trong hồ sơ.
- Bản gốc lưu trong cơ quan phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
- Sau khi văn bản đã được triển khai, cần có kế hoạch theo dõi việc tổ chức
thực hiện của các bộ phận để kịp thời điều chỉnh cho phù hợp với thực tế,
rút kinh nghiệm trong việc ban hành văn bản mới.
(Một số văn bản do cơ quan ban hành xem phụ lục số 08)
III. TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN
3.1. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan.
Theo Thông tư 07/2012/TT/BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
thì tất cả văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn

bản chuyên ngành (kể cả sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật)
do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi.
Văn bản đi thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì thế tính chính xác, kịp thời, tiết
kiệm và theo quy trình trong việc tổ chức quản lý văn bản đi phải luôn được quan
tâm và đặt lên hàng đầu. Và để văn bản đi được quản lý thống nhất thì văn bản phải
được tập trung tại văn thư cơ quan theo đúng quy trình nghiệp vụ đã được nhà nước
quy định.


Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đi của Trường được thực hiện theo đúng
quy định và được tiến hành theo trình tự như sau:
- Kiểm tra thể thức, nội dung trước khi trình văn bản.
- Ký và ban hành văn bản.
- Ghi số, ngày tháng và đóng dấu vào văn bản.
- Đăng ký văn bản đi.
- Chuyển giao văn bản đi.
- Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác sử dụng văn bản lưu.
Qua đợt thực tập tại Trường em nhận thấy việc tổ chức và quản lý văn bản đi
được thực hiện theo đúng quy trình và đúng quy định về việc tổ chức và quản lý
văn bản đi cụ thể như:
- Công tác soạn thảo được phân công rõ ràng cho từng nhân viên, đơn vị.
- Nhân viên văn phòng nắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, do đó văn bản
có độ chính xác cao.
- Văn bản sau khi soạn thảo được chuyển lên bộ phận văn thư để rà soát lại
lần cuối tất cả các yếu tố đã thực hiện theo đúng quy định chưa.Trường hợp các văn
bản không đúng thể thức đều gửi trả lại cho bộ phận soạn thảo để chỉnh sửa lại
trước khi trình ký lãnh đạo ban hành.
- Sau đó trình ký văn bản: Việc trình ký văn bản cũng được thực hiện nghiêm
túc: Khi trình ký văn bản phải kèm theo một tờ trình ký để người ký vào văn bản

đọc tờ trình ký trước khi ký và có hồ sơ trình ký (trong hồ sơ trình ký có tất cả các
loại văn bản liên quan đến văn bản trình ký chính thức).
- Sau khi văn bản đã hoàn thành đầy đủ các thể thức thì cán bộ văn thư có
trách nhiệm ghi số, ngày, tháng văn bản được thực hiện theo đúng quy định cụ thể:
Đối với văn bản có số và ngày dưới 10 và tháng 1,2 thì thêm số 0 vào trước, đối với