Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại công ty cổ phần vải sợi may mặc miền bắc

Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................4
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA CƠ QUAN.....................................................................................4
1.1.Q trình hình thành và phát triển của cơng ty:..........................................................................4
1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975:.........................................................................................................5
1.1.2. Giai đoạn 1976 – 1988:.............................................................................................................6
1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995:.............................................................................................................6
1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004:.............................................................................................................7
1.1.5. Giai đoạn 2005 – nay:...............................................................................................................7
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của cơng ty.................................................................................................8
1.3. Đặc điểm về cơng nghệ và mơ hình tổ chức sản xuất kinh doanh:..............................................9
1.3.1. Đặc điểm về công nghệ:............................................................................................................9
1.3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty:..........................................................................9
1.4. Bộ máy quản lý:.........................................................................................................................10
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức:................................................................................................................10
1.4.2. Khái qt mơ hình tổ chức của Cơng ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc:..........................11
1.5. Nhiệm vụ và chức năng của một số phịng ban trong cơng ty...................................................13
1.5.1. Phịng tổ chức:........................................................................................................................13
1.5.2. Phịng hành chính:..................................................................................................................14
1.5.3. Phịng kế hoạch thị trường:....................................................................................................15
1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất:.........................................................................................................15
1.5.5. Phòng kỹ thuật may:...............................................................................................................16
1.5.6. Phòng hành chính nhân sự:....................................................................................................17
1.5.7. Phịng tài chính kế tốn:.........................................................................................................19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ ...............................20

VŨ THỊ MÙI - LTH K6


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CỦA CƠ QUAN.................................................................................................20
2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc...............................21
2.1. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:.........................................................................21
2.2. Xác định giá trị tài liệu:..............................................................................................................22
2.3. Chỉnh lý tài liệu:.........................................................................................................................24
2.4. Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:..............................................................................25
2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................................................27

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ CÁC ĐỀ XUẤT Ý KIẾN.......................29
3.1. Nhận xét:..................................................................................................................................29
3.2. Nghiệp vụ lưu trữ:.....................................................................................................................30
3.3. Một số yêu cầu đề xuất đối với công ty và nhà trường..............................................................31

KẾT LUẬN........................................................................................................34
PHỤ LỤC...........................................................................................................35

VŨ THỊ MÙI - LTH K6


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

LỜI MỞ ĐẦU
Văn thư – lưu trữ là cơng tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan
tâm, bởi đó là cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thơng qua các

Văn bản – Tài lệu.
Làm tốt công tác văn thư, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải
quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học cơng nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trị quan trọng của cơng tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với thực hành, lý thuyết đi đôi với
thực tế” và khẩu hiệu của trường “Học thật để ra đời làm thật” nhằm giúp các
cán bộ văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết đã được học để vận dụng vào
thực tế. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực
tập tại các cơ quan.
Được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh
đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc, tôi đã được tiếp nhận thực tập
tố nghiệp tại Văn phịng văn thư – lưu trữ của cơng ty này, kể từ ngày
02/03/2015 đến hết ngày 24/04/2015. Trong khoảng thời gian này, bản thân tôi
đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn
luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã được
học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn phịng nơi đây.
Là một cán bộ Văn phòng trong tương lai, đợt thực tập này đã trang bị
cho tôi một số kiến thức cơ bản. Trước hết là sự nhận thức rõ ràng về công tác
Văn thư – Lưu trữ cũng như nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 1


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

thư – Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước, thấy những bất cập trong công
tác này ở cơ quan. Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ
như chúng tôi trong tương lai là rất lớn.
Có thể nói đợt thực tập này đã giúp cho tơi cụ thể hóa và nắm chắc hơn
kiến thức của bản thân mình, trưởng thàn h hơn sau khi đã thực tập ở cơ quan.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết hợp
với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập.
Báo cáo gồm 3 phần:
PHẦN NỘI DUNG:
CHƯƠNG 1: giới thiệu vài nét về cơ quan mình thực tập.
1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của cơ quan, tổ chức.
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
CHƯƠNG 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
2.1 Hoạt động quản lý
2.2 hoạt động nghiệp vụ
CHƯƠNG 3: Báo cáo kết quả thực tập tạo cơ quan, tổ chức và đề xuất,
khuyến nghị.
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan,
tổ chức
3.3 Một số khuyến nghị
- Đối với cơ quan, tổ chức
- Đối với nhà trường
PHẦN KẾT LUẬN:
Rút ra bài học cho bản thân và gửi lời cảm ơn đến công ty và các thầy cô
PHẦN PHỤ LỤC:
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 2


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Các hình ảnh, ví dụ minh họa cho nội dung của báo cáo thực tập
Do thời gian thực tập ngắn và thiếu kinh nghiệm thực tế chp nên bài báo
cáo này cịn nhiều thiếu xót khó tránh khỏi. Vì vậy em rất mong nhận được
nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cơ giáo, bạn bè để em có cơ hội học tập
thêm kinh nghiệm và có thể vận dụng tốt hơn những kiến thức đã học vào thực
tế sau này.
Em xin trân thành cảm ơn ban lãnh đạo công ty cổ phần vải sợi may mặc
Miền Bắc, cán bộ, nhân viên văn phòng Văn thư – Lưu trữ cơ quan đã tạo điều
kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt đợt thực tập vad đặc biệt là các thầy, cô giáo
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã giúp em hoàn thành bản báo cáo thực tập tốt
nghiệp này.
Em xin trân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 30 tháng 04 năm 2015
SINH VIÊN
VŨ THỊ MÙI

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 3


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN, CƠ

CẤU TỔ CHỨC CỦA CƠ QUAN
1.1.Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty cổ phần vải sợi và may mặc Miền Bắc được thành lập theo quyết
định số 1439/ QĐ – BTM của Bộ Thương Mại ngày 06/ 10/ 2004 dưới hình thức
chuyển doanh nghiệp nhà nước thành cơng ty cổ phần.
Cơng ty có một truyền thống phát triển lâu dài và bền vững, tiền thân của
công ty là Tổng công ty bông vải sợi được thành lập từ năm 1957 với quyết định
173 – BTN – TCCB của Bộ thương nghiệp ngày 27/ 05/ 1957. Trải qua 49 năm
cùng sự biến đổi sâu sắc của nền kinh tế đất nước, ngành thương nghiệp trong
đó có cơng ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc cũng đã lớn lên về nhiều mặt.
Từ Tổng công ty bông vải sợi lần lượt thay đổi tên thành Cục bông vải sợi (1960
), Cục vải sợi may mặc (1962 ), Tổng công ty vải sợi may mặc (1970 ), Công ty
vải sợi may mặc trung ương (1981 ),Tổng cong ty vải sợi may mặc (1985 ),
Công ty vải sợi may mặc Miền Bắc (1995 ) và cho tới tháng 07/ 2005, cơng ty
chính thức đi vào hoạt động dưới hình thứ cơng ty cổ phần và có tên gọi là công
ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc (viết tắt là TEXTACO). Đó là những sự
thay đổi nhằm thích ứng với những đặc điểm, tính chất và nhiệm vụ hoạt động
của Công ty trong từng thời kỳ, là những sự thay đổi trong quá trình trưởng
thành và cho đến nay có thể thấy rằng sự tồn tại và phát triển của công ty trong
những năm qua đã góp phần nhất định vào việc thực hiện những mục tiêu chung
của Bộ Thương Mại và cho cả nước.
Vốn điều lệ của công ty cổ phần: 23.000.000 đ ( hai mươi ba tỷ đồng Việt
Nam), trong đó:
Tỷ lệ cổ phần Nhà nước: 35 % vốn điều lệ
Tỷ lệ cổ phần bán cho người lao động trong doanh nghiệp 56 % điều lệ
Tỷ lệ cổ phần bán ra ngoài doanh nghiệp: 9 % vốn điều lệ

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 4

Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Giá trị 1 cổ phần: 100.000 đồng Việt Nam
Tổng số lao động của cơng ty

: 797 người

Để có được sự phát triển lớn mạnh như vậy. Công ty đã phải trải qua
nhiều giai đoạn đầy rẫy những khó khăn và thử thách, nhưng ở bất kỳ giai đoạn
nào cơng ty cũng ln cố gắng để hồn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao:
1.1.1.Giai đoạn từ 1957 – 1975:
Vừa phục vụ cho cuộc cải tạo, bảo vệ và xây dựng CNXH ở miền Bắc,
vừa phục vụ cho công tác kháng chiến chống Mỹ cứu nước, giải phóng miền
Nam. Trong bối cảnh đó, Tổng cơng ty bơng vải được thành lập.
Ngay từ những năm đầu của giai đoạn cải tạo CNXH, Tổng cơng ty bơng
vải sợi đã có nhiều cố gắng trong việc cải tạo, khôi phục và phát triển kinh tế,
trong đó có ngành dệt, ngành tiểu thủ cơng nghiệp và ngành may mặc, đã vận
động hình thành một khu đất trồng bông, hôc trợ trực tiếp các cơ sở dệt thủ công
bằng các nguồn nguyên liệu nhập khẩu từ Liên Xô và các nước khác.
Kinh doanh xuất nhập khẩu cũng đã có mầm mống từ những năm 1958 –
1960, tuy với số lượng cịn ít và mới chỉ ủy thác xuất khẩu qua Tổng công ty
Xuất nhập khẩu tạp phẩm, nhưng cũng đã phản ánh một hướng kinh doanh mới
của công ty.
Những năm 1961 – 1972, lực lượng vải có nhiều khó khăn do nguồn viện
trợ bị giảm xuống, Tổng cơng ty đã tích cực hỗ trợ sản xuất và tận thu nguồn
hàng trong nước để cung ứng kịp thời, đầy đủ.
Bên cạnh việc cung cấp sợi, Tổng cơng ty cịn tổ chức tập huấn kỹ thuật
cho các công ty vải sợi địa phương để phát triển ngành dệt thủ công, thu hút
được lao động nhàn rỗi và tạo việc làm cho người lao động, góp phần thúc đẩy

phân công lao động xã hội phát triển.
Những năm 1967 – 1970 ngành may mặc phát triển mạnh, nhiều địa
phương đã có tỷ trọng may mặc sẵn 30 %, thậm chí có nơi lên đến 50 % khối
lượng vải đã vào lưu thông.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 5


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khi được chuyển thành Tổng công ty vải sợi may mặc ( 1970) để làm
nhiệm vụ chuyên doanh, Tổng công ty đã bàn giao nhiệm vụ quản lý Nhà nước
cho Bộ công nghiệp nhẹ và các địa phương, lúc này các tổ chức được sắp xếp
lại, hoạt động theo chức năng độc lập riêng: Dệt kim, may mặc, vải sợi.
1.1.2. Giai đoạn 1976 – 1988:
Phục vụ cho 2 nhiệm vụ chiến lược: Xây dựng và bảo vệ tổ quốc thống
nhất XHCN.
Đây là thời kỳ Tổng công ty được hoạt động trong phạm vi cả nước thống
nhất. Từ tháng 5/1978 việc hình thành thị trường tiền tệ thống nhất trong cả
nước đã tạo điều kiện thống nhất giá, tiền lương và các chính sách kinh tế, tài
chính khác. Các nhà máy quốc doanh được mua vật, bán sản phẩm qua quan hệ
trực tiếp với khách hàng, khơng cịn lệ thuộc vào các chỉ tiêu phân phối của Nhà
nước. Đối với hàng công nghiệp tiêu dùng của kinh tế quốc doanh, Nhà nước
giao cho thương nghiệp quốc doanh thu mua để phân phối, không cho tiểu
thương làm. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại nhiều mục tiêu kinh tế - xã hội chung
của đất nước cho đạt yêu cầu: sản xuất phát triển chậm, năng suất lao động thấp,
bội chi ngân sách và tiền mặt, nhập siêu liên tục, giá cả biến động xấu, đời sống
của người lao động ngày càng khó khăn; và đặc biệt là lạm phát trầm trọng trong
những năm 1986 – 1987 – 1988. Trong điều kiện đó, Tổng cơng ty đã tìm mọi

biện pháp để nắm được hàng và phân phối hàng đúng đối tượng, đã bám sát và
tạo điều kiện giúp các đơn vị thương nghiệp địa phương trong hoàn cảnh thiếu
vốn nặng nề để vươn lên cùng với tồn ngành khắc phục những khó khăn chung,
hồn thành nhiệm vụ của mình.
1.1.3. Giai đoạn 1989 – 1995:
Tiếp tục phục vụ cho 2 nhiệm vụ xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, đồng thời
sự điều chỉnh phương hướng và nội dung hoạt động để thích ứng được với một
nền kinh tế nhiều thành phần lưu thông và cạnh tranh lẫn nhau.
Tuy gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm thị trường, nhưng Tổng cơng
ty đã biết chủ động phối hợp các đơn vị sản xuất, liên doanh liên kết để cải tiến
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 6


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
cơ cấu và chất lượng sản phẩm, xử lý giá linh hoạt, tranh thủ sự giúp đỡ và học
tập kinh nghiệm của các đơn vị bạn nên Tổng công ty đã từng bước chứng tỏ
không những trụ được trong mơi trường kinh doanh mới mà cịn từng bước phát
triển.
1.1.4. Giai đoạn 1996 – 2004:
Cải tiến được phương thức mua bán trên cơ sở tiếp tục mở rộng quan hệ
với sản xuất để nắm được các nguồn hàng của cơng nghiệp quốc doanh thơng
qua các hình thức liên doanh liên kết, đầu tư vốn, bao tiêu sản phẩm. Hoàn thiện
và củng cố được các hình thức bán ra trong đó lấy bán bn là chính và kết hợp
tổ chức bán lẻ nhằm thăm dò thị hiếu, giá cả, giới thiệu và quảng cáo hàng hóa.
Tổ chức được hệ thống nghiên cứu nhu cầu thị trường, phục vụ cho việc
xây dựng chiến lược kinh doanh của công ty trong phạm vi cả nước theo hướng
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả kinh doanh, kết hợp kinh doanh
trong nước với suất nhập khẩu. Mở rộng quan hệ thị trường trong đó coi trọng

thị trường trong nước và thị trường khu vực, đổi mới công nghệ hiện đại, đẩy
mạnh sản phẩm xuất nhập khẩu trong đó đặc biệt quan tâm đến việc nghiên cứu
mẫu mã, tăng cường chất lượng để cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Mở rộng
quy mô của xí nghiệp may đáp ứng các nhu cầu gia cơng, sản xuất hàng xuất
khẩu.
Hồn thiện bộ máy tổ chức, đổi mới công tác cán bộ, bồi dưỡng, đào tạo
và đào tạo lại được một đội ngũ cán bộ có trình độ, đạt yêu cầu kinh doanh trong
co chế mới.
1.1.5. Giai đoạn 2005 – nay:
Theo chủ trương của Nhà nước, Cơng ty tiến hành cổ phần hóa và chính
thức đi vào hoạt động dưới hình thức cơng ty cổ phần từ tháng 7/2005. Đây là
giai đoạn mà công ty phải tự hoạt động mà khơng có nhiều sự hỗ trợ của Nhà
nước. Mặc dù phải chịu sự cạnh tranh rất gay gắt của cơ chế thị trường với nhiều
công ty cùng ngành nghề được thành lập và phát triển nhưng kết quả hoạt động

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 7


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kinh doanh của 6 tháng cuối năm 2005 đã cho thấy được vị thế ngày càng lớn
của công ty trong nền kinh tế nói chung và trong ngành may mặc nói riêng.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của cơng ty.
Theo phương án cổ phần hóa năm 2004, bước sang năm 2005 Cơng ty vải
sợi may mặc Miền Bắc đã chính thức trở thành cơng ty cổ phần.
Căn cứ vào hình thức hoạt động thực tế. Cơng ty có chức năng chủ yếu là
tổ chức bộ máy quản lý và các đơn vị, văn phịng đại diện ở trong, ngồi nước
nhằm đáp ứng tốt mục tiêu sản xuất kinh doanh của công ty và phù hợp với quy
định của Nhà nước.

Xây dựng chiến lượ phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh phù hợp với
chức năng, nhiệm vụ của công ty và nhu cầu thị trường.
Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký với các đối tác.
Thực hiện các nghĩa vụ đối với người lao động theo quy định của Bộ luật
lao động. Thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh
quốc gia và cơng tác phịng chống cháy nổ, thiên tai, bão lụt.
Nhiệm vụ chủ yếu của công ty là đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng
ngành nghề đã đăng ký, chịu trách nhiệm trước khách hàng và trước pháp luật
về sản phẩm và dịch vụ công ty thực hiện.
Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, kế toán định kỳ theo quy định của
Nhà nước và báo cáo bất thường theo yêu cầu của đại hôi cổ đơng và chịu trách
nhiệm về tính xác thực của báo cáo. Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và
thực hiện các nghĩa vụ tài chính theo quy định của pháp luật.
Chịu sự kiểm tra của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quy định của
pháp luật. Tuân thủ các quy định về thanh tra của các cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền.
Cơng ty chịu trách nhiệm vật chất với khách hàng trong điều lệ vốn của
công ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 8


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.3. Đặc điểm về công nghệ và mô hình tổ chức sản xuất kinh doanh:
1.3.1. Đặc điểm về công nghệ:
Tuy mới đi vào lĩnh vực sản xuất vơi quy mô không lớn nhưng công ty cổ
phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã được trang bị một cơ sở vật chất hiện đại với
nhà xưởng đúng yêu cầu kỹ thuật, máy may JUKI – Nhật Bản và hệ thống các

máy móc phục vụ sản xuất như máy cắt, máy ép là, máy dập đinh… điều kiện
làm việc của người lao động hồn tồn đảm bảo. Cơng ty đã có những đầu ra
đáng kể cho hoạt động sản xuất kinh doanh của mình với nhiều máy may hiện
đại của Nhật Bản, Hàn Quốc và Đài Loan như các máy may JUKI 1 kim và máy
may SANSTA 1 kim của Nhật Bản, hệ thống máy dập cắt của Hàn Quốc, máy 2
kim và 1 kim của Đài Loan…
Trong ba năm gần đây, tỷ trọng vốn lưu động của công ty đứng ở mức
trung bình, chiếm tỷ trọng cao hơn hẳn vốn cố định. Song trên thực tế, do sản
xuất cũng là một lĩnh vực hoạt động của công ty nên vốn cố định cũng chiếm
một phần đáng kể. Có thể kết luận tỷ trọng các loại vốn ở công ty là hợp lý. Tuy
nhiên tình hình bổ sung vốn ở công ty chưa được thực hiện tốt, lượng vốn kinh
doanh tăng hàng năm là khơng đáng kể. Do đó hiệu quả sản xuất kinh doanh
hiện nay ở công ty chưa cao.
1.3.2. Các lĩnh vực sản xuất kinh doanh của công ty:
Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc kinh doanh các mặt hàng chủ
yếu là hàng vải, sợi, quần áo dệt kim. Hiện nay, công ty được tổ chức với quy
mô lớn, hoạt động ở trên ba lĩnh vực: sản xuất, kinh doanh và dịch vụ.
a) Lĩnh vực sản xuất:
Chuyên sản xuất và xuất khẩu hàng may mặc, các loại túi thể thao, cặp
học sinh… Đặc biệt trong việc sản xuất quần áo có chất lượng cao trên dây
chuyền thiết bị hiện đại, thích ứng với các khách hàng trong và ngồi nước, cơng
suất hàng năm khoảng 800.000 sản phẩm.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 9


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Thị trường xuất khẩu chính là: EU, Mỹ, Canada, Japan, Australia,

Malaysia… Trong tương lai công ty sẽ đẩy mạnh thêm sản xuất hàng nội địa và
xây dựng thương hiệu cho sản phẩm của mình.
b) Lĩnh vực kinh doanh:
Cho đến nay, kinh doanh vẫn là hoạt động mang lại phần lớn doanh thu
cho cơng ty. Vì cơng ty hoạt động trong ngành may mặc nên mặt hàng kinh
doanh chủ yếu của công ty là vải, sợi, bông, hàng may mặc… Tuy nhiên, hiện
nay quy mo kinh doanh của công ty đã bị thu nhỏ lại và chỉ thực hiện hình thức
bán bn. Cơng ty cũng mở rộng thêm các mặt hàng kinh doanh khác ngoài
ngành như: nguyên liệu làm bia, gạch men cao cấp, hàng giấy, hàng nông sản
thô và chế biến, vật liệu xây dựng…
c) Hoạt động dịch vụ:
Trong những năm gần đây quy mô kinh doanh của cơng ty thu nhỏ lại cho
nên có một số kho hàng, nhà, xưởng sản xuất, của hàng không sử dụng đến.
Công ty đã tận dụng các kho, nhà, xưởng sản xuất, cửa hàng này cho các đơn vị
sản xuất thuê và thu về một khoản doanh thu dịch vụ cho thuê kho đều đặn hàng
năm khoảng gần 500 triệu. Số tiền này khơng lớn nhưng cũng rất có ý nghĩa vì
khơng phải bỏ vốn lại tốn ít cơng sức lao động. Qua hoạt động này, cơng ty cịn
có cơ hội để mở rộng thêm quan hệ với các khách hàng mới, tạo điều kiện nâng
cao hiệu quả kinh doanh.
1.4. Bộ máy quản lý:
Xuất phát từ tình hình thực tế về việc tổ chức xây dựng bộ máy tổ chức của
công ty vừa phải phù hợp với các đặc điểm ngành nghề kinh doanh sản xuất đa
dạng của công ty, vừa phải đáp ứng nhu cầu về mặt nhân lực và sản xuất kinh
doanh của công ty.
1.4.1. Nguyên tắc tổ chức:
Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc có cơ cấu tổ chưc theo nguyên
tắc điều hành trực tiếp, phòng tham mưu giúp việc tách riêng với kinh doanh,

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 10


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phòng kinh doanh thực hiện theo cơ chế khoán, các đơn vị kinh doanh hoạch
toán báo sổ.
1.4.2. Khái qt mơ hình tổ chức của Cơng ty cổ phần vải sợi may
mặc Miền Bắc:
Đứng đầu là đại hội cổ đông: Đây là cơ quan quyết định tối ca nhất của
cơng ty, các cổ đơng và đại diện nhóm cổ đông sở hữu từ 0.1 % vốn điều lệ
được tham gia Đại hội cổ đơng.
Khi có số cổ đơng sở hữu trên 65 % vốn điều lệ biểu quyết thông qua, Đại
hội đồng cổ đơng có thể:
Quyết định phát hành vốn cổ phiếu trị giá 20 % vốn điều lệ trở lên.
Quyết định sửa đổi, bổ sung điều lệ công ty.
Quyết định các dự án đầu tư có giá trị từ 50 % trở lên tổng giá trị tài sản
thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty.
Quyết định giải thể công ty.
Quyết định bán tài sản ( không phải là hàng hóa) có giá trị từ 50 % trở lên
tổng giá trị tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty.
Các nghị quyết, quyết định khác của Đại hội cổ đơng có giá trị khi có số cổ
đông sở hữu trên 51 % vốn điều lệ biểu quyết thông qua.
Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản trị cao nhât của công ty giữa 2 nhiệm
kỳ Đại hội cổ đông.
Hội đồng quản trị do Đại hội cổ đơng bầu hoặc bãi miễn, bằng hình thức bỏ
phiếu trực tiếp. Những người trúng cử thành viên của Hội đồng quản trị phải
được cổ đông sở hữu trên 50 % số cổ phần bầu.
Hội đồng quản trị có 5 thành viên bao gồm: Chủ tịch, phó chủ tịch và các
ủy viên.
Cơ quan thường trực của Hội đồng quản trị có trách nhiệm giải quyết công

việc hằng ngày gồm: Chủ tịch và ủy viên thường trực.
Hội đồng quản trị có tồn quyền nhân danh công ty cổ phần vải sợi may
mặc Miền Bắc quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội cổ đông.
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 11


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hội đồng quản trị có các quyền và nghĩa vụ sau:
Quản trị công ty theo điều lệ, nghị quyết của HĐQT, nghị quyết của Đại
hội cổ đông và tuân thủ đúng pháp luật.
Quyết định chiến lược và kế hoạch phát triển dài hạn, ngắn hạn, việc huy
động vốn của công ty.
Quyết định triệu tập, chuẩn bị nội dung và tổ chức Đại hội cổ đông thường
niên và bất thường. Bổ nhiệm và miễn nhiệm Tổng giám đốc, phó gián đốc, kế
tốn trưởng cơng ty.
Quyết định cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế quản lý của công ty, việc thành
lập hoặc giải thể các đơn vị trực thuộc, chi nhánh, văn phịng đại diện của cơng
ty và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác.
Kiến nghị mức cổ tức được trả và xử lý các khoản lỗ phát sinh trong quá
trình kinh doanh.
Quyết định việc phát hành cổ phiếu trị giá đến 20 % vốn điều lệ mỗi năm
không quá 1 lần, giá chào bán cổ phiếu và trái phiếu của công ty, định giá tài sản
góp vốn khơng phải là tiền Việt Nam, ngoại tệ tự do chuyển đổi, vàng. Chỉ đạo,
hỗ trợ và giám sát việc điều hành của tổng giám đốc và các chức danh do Hội
đồng quản trị quản lý.
Quyết định mức thù lao của các thành viên HĐQT, ban kiểm soát và tiền
lương, tiền thưởng của tổng gián đốc, phó tổng giám đốc, kế toán trưởng và các
chức danh thuộc quyền quản lý của hội đồng quản trị theo quy chế trả lương

được Đạ hội cổ đông thông qua.
Kiến nghị việc tổ chức lại hoặc giải thể công ty.
Quyết định phương án đầu tư có giá trị tới 50 % tổng giá trị tài ản thuộc
quyền vốn chủ sở hữu của cơng ty. Duyệt các dự tốn và quyết tốn các dự án
đầu tư do Đại hội cổ đông thông qua.
Quyết định giải pháp phát triển thị trường, tiếp thị và công nghệ, thông qua
các hợp đồng mua, bán, vay và các hợp đồng khác có giá trị từ 30 % trở lên tổng
trị giá tài sản thuộc nguồn vốn chủ sở hữu của công ty.
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 12


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Đình chỉ các quyết định của tổng giám đốc khi xét thấy vi phạm pháp luật,
điều lệ, nghị quyết và quy định của Hội đồng quản trị hoặc có nguy cơ gây thiệt
hại đến quyền lợi của cơng ty.
1.5. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban trong cơng ty
1.5.1. Phịng tổ chức:
a) Chức năng:
Phịng tổ chức: Là phịng có chức năng tham mưu cho lãnh đạo xử lý văn
bản, theo dõi việc thực hiện văn bản tạo điều kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo
sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Quản lý các kho, xưởng… của công ty và các kho, xưởng, nhà máy công ty
cho thuê.
Tham mưu và tổ chức thực hiện việc quản lý và sử dụng nhà ở, bố trí sắp
xếp điều chỉnh nhà ở, nhà làm việc, nhà ăn cho cán bộ công nhân trong công ty
một cách hợp lý.
b) Nhiệm vụ:
Tổ chức quản lý việc sử dụng nhà ở, nhà kho, nhà ăn, nhà làm vệc, điện

nước trong công ty.
Tổ chức nhà ăn ca, phục vụ hội nghị, đặt mua báo tháng, báo quý phục vụ
cán bộ công nhân viên trong công ty.
Thực hiện các biện pháp nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật và
hướng dẫn nghiệp vụ bảo vệ của Công an khu vực và cơng an thành phố để
phịng ngừa, phát hiện và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của công ty.
Kịp thời đề xuất vơi giám đốc các biện pháp.
Quản lý theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy
định về lễ tiết tác phong của cán bộ công nhân viên khối cơ quan công ty.
c) Quyền hạn:
Được quyền kiểm tra các hộ hiện đang sử dụng nhà ở, điện nước của công
ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 13


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Kiểm tra đôn đốc các bộ phận, đơn vị, và cán bộ, công nhân viên trong
công ty, thực hiện các văn bản pháp quy về an ninh trật tự và nội quy bảo vệ
cơng ty.
1.5.2. Phịng hành chính:
a) Chức năng:
Phịng hành chính: Là phịng giúp việc cho giám đốc, vừa có chức năng
tham mưu vừa có chức năng phục vụ nằm trong bộ máy công ty.
Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếp giao
dịch phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Tham mưu và thực hiện công tác bảo vệ, phòng cháy, nổ, an ninh, quốc
phòng trong các hoạt động sản xuất kinh doanh.

b) Nhiệm vụ:
Dự thảo các văn bản về nội nghiệp, thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo
đúng quy định của công tác văn thư lưu trữ.
Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu cơng văn đi, đến, trình
duyệt và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng, chính xác bảo đảm
phát huy hiệu lực của văn bản.
Quản lý cấp phát sử dụng các loại giấy tờ cho cán bộ công nhân viên chức
công ty dùng đi quan hệ giao dịch.
Đánh máy, photocopy, in ấn các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự ưu
tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trách nhiệm soát xét lại các văn bản
trước khi phát hành.
c) Quyền hạn:
Được trích sao các chỉ thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực hiện các
chỉ thị, nghị quyết… khi được giám đốc cơ quan ủy quyền.
Được thừa lệnh giám đốc ký các giấy tờ mang tính giao dịch Hành chính,
giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên. Quản lý và sử dụng con dấu của công
ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 14


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.5.3. Phòng kế hoạch thị trường:
a) Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc công ty trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh
xuất nhập khẩu hàng năm.
Đưa ra các kế hoạch đầu tư đúng đắn cho ban lãnh đạo công ty.
b) Nhiệm vụ:

Trực tiếp kinh doanh xuất nhập khẩu đạt giá trị doanh số cũng như lợi
nhuận cdo công ty giao.
Chủ động giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng với các đơn vi kinh tế
trong nước và nước ngồi… sau khi đã được giám đốc cơng ty đồng ý về
phương hướng chủ trương và phương án.
c) Quyền hạn:
Tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế đã ký theo đúng nguyên tắc chế độ
quản lý của Nhà nước, chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty và pháp luật
Nhà nước nếu để thất thốt vốn trong q trình thực hiện các hợp đồng hoặc các
vi phạm pháp luật.
1.5.4. Phòng phục vụ sản xuất:
a) Chức năng:
Tham mưu cho giám đốc công ty về công tác quản lý kỹ thuật về chất
lượng sản phẩm và các thiết bị máy móc sản xuất. Với mục tiêu không ngừng
nâng cao chất lượng sản phẩm và an toàn trong lao động.
b) Nhiệm vụ:
Nắm vững thị yếu khách hàng để đảm bảo chất lượng sản phẩm cũng như
đầu ra của hàng hóa.
Đặc biệt phải nắm vững được đặc điểm, tính chất, trạng thái kỹ thuật các
laoij máy móc sản xuất để tham mưu cho ban lãnh đạo các chủ trương, biện
pháp sử dụng các nội dung công tác quản lý. Đưa ra các đề xuất biện pháp, kế
hoạch đầu tư nâng cấp, cải tạo, khôi phục nhằm đạt năng suất cao hơn.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 15


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Kiểm tra, đôn đốc các cán bộ thuocj công ty trong việc chấp hành, thực

hiện các thể lệ, chế độ quản lý, lập hồ sơ, sổ sách.
Định kỳ sơ kết, tổng kết phân tích số liệu để đánh giá chất lượng, hiệu quả
công tác duy tu bảo quản, công tác quản lý.
Soan thảo các văn bản giao nhiệm vụ, các chỉ tiêu mệnh lệnh thuoccj phạm
vi quản lý sản phẩm, các văn bản giao dịch, các báo cáo tình hình, các hợp đồng
nghiên cứu khoa học ký thuật trình giám đốc.
Xây dựng chương trình tiến bộ khoa học kỹ thuật, vận động phong trào
phát huy sáng tạo cải tiến kỹ thuật.
Tổ chức định kỳ công tác phúc tra quý, năm, kiểm tra theo định kỳ và kiểm
tra đột xuất với các dây chuyền sản xuất các sản phẩm quan trọng.
Quản lý tốt các thiết bị máy móc, dây chuyền sản xuất.
c) Quyền hạn:
Được quyền sao lục trích dẫn các văn bản, các chỉ thị mệnh lệnh thuộc
phạm viquarn lý kỹ thuật trình ban lãnh đạo cơng ty.
Giám sát, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật các tổ sản xuất thuộc công ty
được quyền nhaanh xét đánh giá chất lượng của sản phẩm sau khi thành phẩm.
1.5.5. Phòng kỹ thuật may:
a) Chức năng:
Tổ chức thực hiện và công tác an toàn trong sản xuất lao động thuộc phạm
vi của công ty.
Tham mưu cho giám đốc công ty thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn
kỹ thuật trong sản xuất trong phạm vi quản lý của công ty.
b) Nhiệm vụ:
Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật trong sản xuất của các cơng
nhân.
Chủ trì cùng với các phòng chỉ đạo kểm tra chất lượng của sản phẩm xem
đã đạt yêu cầu hay chưa.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 16


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng phương án sản xuất tháng, quý của công ty và phân khai kế
hoạch hàng tháng giao cho các tổ, đơn vị sản xuất thực hiện.
Chịu sự điều hành và quản lý của giám đốc công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do công ty giao.
c) Quyền hạn:
Thực hiện việc điều tra, thu thập hồ sơ, xử lý, báo cáo các lỗi sản phẩm,
không đủ tiêu chất có chất lượng kém và chưa đạt yêu cầu trong q trình sản
xuất của cơng ty.
Tổ chức thu thập thơng tin, thống kê, phân tích các vụ việc vi phạm chất
lượng trong sản xuất sản phẩm trong phạm vi công ty quản lý. Thực hiện chế độ
báo cáo đột xuất và báo cáo định kỳ theo quy định.
1.5.6. Phòng hành chính nhân sự:
a) Chức năng:
Tham mưu cho lãnh đạo cơng ty trong công tác chỉ đạo quản lý nghiệp vụ
tổ chức cán bộ, lao động – tiền lương, chế độ chính sách, giáo dục đào tạo, thanh
tra pháp chế và thường trực hội nghị công nhân viên chức trên cơ sở các quy
định của Nhà nước, ngành trong phạm vi công ty.
b) Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu đề xuất, chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác nghiệp vụ:
Tham mưu cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức mô hình sản xuất kinh
doanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức sắp xếp cân đối lực lượng lao động các đơn vị trong nội bộ công
ty.
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác bổ nhiệm cán bộ theo cấp
quản lý cán bộ.
Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy trong công tác thanh tra pháp chế, giải

quyết đơn thư khiếu tố, khiếu nại, công tác khen thưởng kỷ luật theo quy định
của pháp luật.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 17


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Xây dựng các quy chế, quy định thực hiện theo các quy định, chính sách,
chế độ trên cơ sở các chế độ chính sách của Nhà nước, của ngành.
- Nghiên cứu đề xuất chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lao động – tiền
lương.
Xây dựng các quy chế tuyển dụng, hợp đồng lao động, các quy định về lao
động như Bộ luật lao động hiện hành.
Thực hiện các định mức lao động của Nhà nước, ngành, vận dụng xây dựng
thực hiện các định mức nội bộ sát với thực tế của công ty.
Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện các định mức lao động đơn giá tiền
lương cho các loại sản phẩm, sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn, khẩn cấp,
kinh doanh dịch vụ khác… Trên cơ sở chế độ chính sách của Nhà nước, ngành,
cân đối lao động, tiền lương thu nhập của cán bộ công nhân viên.
Lập và triển khai kế hoạch bảo hiểm lao động, tăng cường công tác kiểm
tra việc thực hiện của các đơn vị, tham mưu đề xuất cho lãnh đạo thực hiện tốt
pháp lệnh bảo hiểm lao động – phịng chống cháy nổ và vệ sinh mơi trường.
Tham mưu cho hội đồng công ty công tác nâng bậc lương hàng năm,
thường trực hội đồng công ty.
Lập kế hoạch và làm tốt công tác đào tạo lại tay nghề cho cán bộ cơng nhân
viên hàng năm, đồng thời có kế hoạch dài hạn, đào tạo mới cho các ngành nghề,
đào tạo khi thay đổi quy trinhg công nghệ, dây truyền sản xuất nhằm đáp ứng
yêu cầu công tác của công ty.

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách,
chế độ hưu trí, thơi việc, nghỉ hưởng bảo hiểm xã hội như: ốm đau, thai sản, tai
nạn lao động…
- Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và các cơ quan nghiệp vụ
cấp trên về việc thực hiện những nhiệm vụ được giao và những ý kiến tham mưu
của mình trước lãnh đạo công ty.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 18


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường
xuyên, đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốt
cơng tác hồ sơ lưu trữ khơng thất lạc, mang tính chất khoa học…
1.5.7. Phịng tài chính kế tốn:
Chức năng và nhiệm vụ của phịng:
Phịng tài chính kế tốn là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cách
liên tục, có hệ thống các hoạt động của cơng ty dưới hình thức giá trị, trên góc
độ: sự hình thành và sựu vận động của vốn, nguồn vốn.
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế tốn theo đối tượng và nội dung cơng
việc kế tốn, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế tốn.
Phân tích thơng tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục
vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính cơng ty.
Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định của pháp luật.
Phịng tài chính kế tốn cịn có nhiệm vụ phối hợp với các phịng ban chức

năng khác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình
hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác lập kế
hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh
doanh trong nội bộ công ty. Cung cấp thông tin cụ thể của từng loại tài sản,
nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả của từng loại hoạt động trong từng kỳ,
thời điểm cụ thể ở từng bộ phận trong công ty, đồng thời kiểm tra các sản phẩm
xem đạt yêu cầu chưa.

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 19


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CỦA CƠ QUAN
Công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc trong suốt những năm tháng
hoạt động của mình đã gắp rất nhiều khó khăn nhưng nhìn chung q trình hoat
động của công ty là tương đối nề nếp, khoa học và lãnh đạo công ty đặc biệt
quan tâm đến cơng tác lưu trữ tại cơ quan mình.
Cơng tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo sự chỉ đạo của ban lãnh
đạo công ty. Công ty đã thực hiện theo đúng nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày
28 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ - Nghị định quy định chi tiết về thi hành
một số điều trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Thực hiện công tác chỉnh lý tài
liệu hành chính theo cơng văn số 283/VTLTNN – NVTW.
Tuy công tác lưu trữ của công ty chưa được tổ chức tập trung nhưng những
tài liệu về các vấn đề quan trọng trong sản xuất, trong giao dịch, vận chuyển…
đều được chuyển về công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc để bảo quản và
lưu trữ ở điều kiện tốt nhất, phục vụ cho công tác sửa chữa, duy tu khi máy móc,

hàng hóa xảy ra sự cố.
Tuy công ty không tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thống
nhất họp tổng kết đánh giá công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan trong toàn
năm đã hoạt động ra sao. Trong những dịp tổng kết hàng năm đó những ưu
điểm, nhược điểm trong công tác văn thư – lưu trữ của công ty lại được đưa ra
phân tích đánh giá, kết luận. Từ đó mà cơng tác văn thư – lưu trữ của cơng ty
đang dần phát triển.
Tình hình cán bộ làm cơng tác lưu trữ:
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của các công ty bao gồm cả công ty tư nhân,
công ty nhà nước thì cơng tác lưu trữ là bộ phận khơng thể thiếu, nó mang lại
một tầm quan trọng nhất định mà xã hội ngày nay đã dần hiểu được giá trị của
nó. Trong đó bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn để tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu chỉnh đáng của xã hội.
Công tác lưu trữ được coi là một mắt xích quan trọng và không thể thiếu trong
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 20


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
mọi hoạt động quản lý, trong Bộ máy Nhà nước cũng như trong các Doanh
nghiệp hiện nay.
Công tác lưu trữ trong công ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc được đặt
dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của văn phịng cơng ty, trực tiếp là trưởng phịng hành
chính nói chung và cơng tác văn thư – lưu trữ nói riêng.
Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, ban lãnh đạo công ty
cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc đã rất chú trọng đến cơng tác lưu trữ. Hiện
nay cơng ty vẫn chưa có cán bộ chuyên trạc làm công tác văn thư mà chỉ có cán
bộ văn thư kiêm nhiệm làm cơng tác lưu trữ.
2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty cổ phần vải sợi may mặc

Miền Bắc.
Nói đến cơng tác lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt động
quản lý của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn có
liên quan đến việc tổ chức tài liệu một cách khoa học.
2.1. Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
a) Khái quát tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Đối với công tác giao nhận tài liệu: Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ
Công ty đã thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy định của
cơng ty.
Trong đó, theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công
tác công văn giấy tờ, cán bộ làm cơng tác chun mơn khác ở các phịng ban,
đơn vị trong công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà phịng, ban, đơn vị mình
đang giữ giao nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Với những hồ sơ tài liệu trong công ty đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ của
cơ quan nhưng cán bộ cơng chức ở các phịng ban, đơn vị cần giữ lại để tham
khảo và giải quyết cong việc hằng ngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ
phận lưu trữ của cơng ty và sau đó làm thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu.
Theo quy định của cơng ty thì bộ phận văn thư – lưu trữ phải thu thập tài
liệu ngay sau khi hết thời hạn giải quyết của văn bản, có nghĩa là cán bộ làm
VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 21


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp
công tác văn thư – lưu trữ phải thu lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc. Những
văn bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của ban lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn
thận, cuối tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát
hiện thiếu các văn bản, hồ sơ, tài liệu thì cán bộ văn thư – lưu trữ đến các phòng
ban, đơn vị thu thập bổ sung tài liệu vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế đến mức

thấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối mỗi năm sẽ lập hồ sơ về các
văn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.
b) Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ cơ quan:
Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ công ty là những tài liệu được sản sinh
ra trong q trình hoạt động của các phịng ban, đơn vị trực thuộc công ty.
Khối tài liệu chủ yếu của công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hành
chính, tài liệu về hoạt động, quy trình sản xuất sản phẩm, tài liệu về tài chính kế
tốn, các hợp đồng kinh tế của công ty…
c) Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu của công ty cũng được thực hiện theo các quy
định chung của Nhà nước. Khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơng
ty thì bộ phận lưu trữ phải lập hai biên bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên
giữ một bản.
Nội dung biên bản gồm:
+ Tên phông
+ Thời gian tài liệu
+ Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao và bên nhận tài liệu ký và đóng dấu.
2.2. Xác định giá trị tài liệu:
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực sản xuất đồ may mặc và vải sợi công
ty cổ phần vải sợi may mặc Miền Bắc sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, do đó
địi hỏi trình độ cán bộ làm cơng tác văn thư – lưu trữ phải có chuyên môn
nghiệp vụ để biết lựa chọn những văn bản, tài liệu cần giữ lại để đưa vào lưu trữ

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 22


Trường ĐH Nội Vụ Hà Nội - Báo cáo thực tập tốt nghiệp

cơ quan bảo quản, đồng thời loại ra những tài liệu khơng có giá trị, tài liệu trùng
thừa, tài liệu hết giá trị để tiến hành theo quy định của Nhà nước.
Trong công tác văn thư – lưu trữ, cơng ty vẫn chưa có cán bộ chun trách
đảm nhiệm làm công tác lưu trữ.
Xây dựng thời hạn bảo quản:
Xây dựng bảng bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác xây
dựng giá trị tài liệu được rõ ràng, nhanh chóng, chính xác. Do cơng ty chưa có
phịng, kho lưu trữ ổn định, hiện nay cơ quan vẫn chưa xây dựng được bảng bảo
quản tài liệu lưu trữ mà đang áp dụng theo hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ
của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước ban hành theo công văn số 111 ngày 04
tháng 04 năm 1995. Căn cứ vào đó mà cán bộ văn thư kiêm nhiệm có thể xác
định được giá trị tài liệu để thành lập danh mục hồ sơ trong cơng tác văn thư,
sau đó kiểm tra, sắp xếp lại trước khi chuyển sang bộ phận lưu trữ.
Thủ tục tiêu hủy tài liệu:
Tài liệu của công ty sản sinh ra hằng năm rất nhiều, trong đó có một phần
tài liệu trùng thừa hoặc khơng có giá trị và một phần tài liệu lưu trữ lâu năm đã
hết giá trị đã được tiến hành xác định giá trị tài liệu, đưa ra tiêu hủy cần tiến
hành thủ tục tiêu hủy tài liệu theo quy định Nhà nước.
Công ty đã tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo công văn sô
879/VTLTNN – NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục văn thư – lưu trữ
Nhà nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Khi có tài liệu cần tiêu hủy thì cơng ty sẽ tiến hành lập hội đồng xác định
giá trị. Thành phần xác định giá trị tài liệu gồm các ơng bà có tên sau đây:
Chủ tịch: Ơng Đinh Văn Tịng
Phó chủ tịch: Ông Phạm Ngọc Phán
Uỷ viên: Bà Nguyễn Thị Bích Mùi
Uỷ viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp

VŨ THỊ MÙI - LTH K6

Page 23