Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bộ y tế
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (360.82 KB, 71 trang )
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ
1.1 .Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ chức
của Bộ Y Tế
1.1.1 Lịch sử hình thành
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế
1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách Công tác
Lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ
1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế
1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công
nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế
1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản lý công tác
lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ ở
Bộ Y Tế
CHƯƠNG II: KHÁI QUÁT NỘI DUNG THỰC TẬP
2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế
2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ
2.2 Hoạt động quản lý nghiệp vụ :
2.2.1Về công tác thu thập, Bổ sung tài liệu vào lưu trữ
2.2.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ hiện hành
SV: TrươngThanh Hiển
1
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4 Thống kê, bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
CHƯƠNG III : BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.
3.2 Nhận xét
3.2.1 Ưu điểm
3.2.2Tồn tại
3.3 Các nội dung đề xuất
3.3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác chỉnh lý
3.3.2.Tăng cường cơ sở vật chất cho lưu trữ cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc
Bộ
C. KẾT LUẬN
D. PHẦN PHỤ LỤC
SV: TrươngThanh Hiển
2
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NÓI ĐẦU
Công tác văn thư lưu trữ là toàn bộ những công việc liên quan đến sự hình
thành các văn bản và tổ chức quản lý văn bản trong các cơ quan Nhà nước.
Công tác này đã và đang được các cơ quan, tổ chức coi trọng cả ở những phạm
vi nghiên cứu luận cả ở mặt thể chế hóa trong pháp luật và trong hoạt động thực
tiễn.
Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt quan trọng trong tất cả các lĩnh vực của
đời sống xã hội như: kinh tế, chính trị, văn hoá, xã hội… Nó chứa đựng những
thông tin phong phú có độ tin cậy cao; phản ánh một cách toàn diện, trung thực
mọi mặt của đời sống xã hội. Và đặc biệt tài liệu lưu trữ còn có ý nghĩa to lớn
trong sự nghiệp phát triển mọi mặt của đất nước. Nhận thức được giá trị to lớn
đó nên nhiều quốc gia trên thế giới coi tài liệu lưu trữ là một thứ vũ khí sắc bén,
thứ tài sản vô cùng quý giá trong sự nghiệp phát triển đất nước mình. Từ đó
công tác lưu trữ của họ ra đời và phát triển rất sớm như: Trung Quốc, Nhật Bản,
Pháp…
Công tác lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ như: xác định giá trị tài liệu, thu
thập bổ sung tài liệu; chỉnh lý tài liệu, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…
1.
Để công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả thì việc
tổ chức khoa học tài liệu là một vấn đề vô cùng quan trọng. Chính vì vậy, chỉnh
lý tài liệu là một trong những biện pháp tổ chức khoa học tài liệu. Công tác
chỉnh lý đóng góp một phần không nhỏ trong việc tổ chức, khai thác sử dụng tài
liệu có hiệu quả. Hiện nay, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trong quá
trình hoạt động của mình đã sản sinh ra một khối lượng lớn nên việc tiến hành
chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức khoa học tài liệu cần phải được tiến hành thường
xuyên và có hiệu quả. Làm tốt công tác này góp phần không nhỏ trong hoạt
động và phát triển của cơ quan, đơn vị.
SV: TrươngThanh Hiển
3
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xuất phát từ thực tế trên và theo chương trình, kế hoạch đào tạo của
trường Đại Học Nội vụ Hà Nội, sau khi kết thúc mỗi khoá học nhà trường tổ
chức đợt thực tập thực tế tại các cơ quan theo nội dung lý thuyết đã được học.
Đây là khoảng thời gian cần thiết giúp cho sinh viên có điều kiện tìm hiểu tình
hình thực tế, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, kết hợp lý luận với thực tiễn. Đồng
thời đây cũng là dịp để sinh viên tập dượt và rèn luyện ý thức đạo đức và tác
phong nghề nghiệp của người công chức, viên chức sau khi tốt nghiệp ra trường.
Được sự giới thiệu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và được sự đồng ý
tiếp nhận sinh viên đến thực tập tại Bộ Y Tế, địa chỉ số 138A Giảng võ - Quận
Ba Đình - Hà Nội. Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 02/03/2015 đến ngày
24/04/2015
Qua hai tháng thực tập tại cơ quan, tuy đây là khoảng thời gian thực tập
không dài nhưng lại là thời điểm thuận lợi để em vận dụng những kiến thức đã
học trong trường của mình để so sánh, đối chiếu với công việc thực tế tại cơ
quan công tác. Trong thời gian thực tập, em đã tiến hành tìm hiểu vài nét về cơ
quan đơn vị và đi sâu nghiên cứu chuyên đề: “Công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y
Tế ”.
Lý do e chọn “ công tác chỉnh lý tài liệu tại Bộ Y Tế ” là vì tài liệu Bộ Y
Tế vẫn còn nhiều tài liệu bỏ rở chưa sắp xếp theo đúng quy trình chỉnh lý,
Phòng Lưu trữ vẫn còn thiếu cán bộ lưu trữ nên công tác chỉnh lý vẫn còn gặp
khó khăn.
Đặc biệt, với nội dung thực tập chuyên môn về “Công tác chỉnh lý tài liệu
tại Bộ Y Tế ” tại Văn phòng Bộ đã giúp cho em có được những nhận thức đúng
đắn hơn về các khâu nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời giúp em nắm bắt công việc
một cách nhanh chóng hơn, nhờ sự vận dụng giữa lý thuyết học ở trường và sự
hướng dẫn của các cán bộ lưu trữ tại cơ quan thực tập.
Có được kết quả này, là nhờ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô
trong nhà trường, các thầy cô đã tận tâm giảng dạy về kiến thức và lý luận của
SV: TrươngThanh Hiển
4
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các môn học thuộc chương trình giáo dục ngành lưu trữ học. Cùng với đó là sự
giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình, ân cần của các đồng chí lãnh đạo, các cán bộ
nhân viên Văn phòng Bộ Y tế đã giúp cho e có được những kỹ năng nghề
nghiệp quý báu về công tác lưu trữ. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô, nhà
trường cũng như các cán bộ nhân viên Văn phòng của Bộ Y tế đã giúp em hoàn
thành tốt đợt thực tập này.
Hà Nội, ngày tháng năm 2015
Sinh viên thực tập
Trương Thanh Hiển
SV: TrươngThanh Hiển
5
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ BỘ Y TẾ
1.1 Lịch sử hình thành , chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,cơ cấu tổ
chức của Bộ Y Tế
1.1.1 Lịch sử hình thành:
Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch
sử dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm áp
bức của chế độ phong kiến. Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh,
mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình.
Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muôn
vàn khó khăn, thử thách. Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại cho
chúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội. Hơn 90%
dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm
hoành hành khắp nơi, các tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt.
Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam hết sức nặng nề.
Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng
đã quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhau
gánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó.
Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng tháng
thành công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng
hòa đã ra Tuyên cáo thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế. Bác sỹ Phạm
Ngọc Thạch được giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân
chủ Cộng hòa. Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác
sỹ Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác.
SV: TrươngThanh Hiển
6
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng Thanh
Tra vệ sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ.
Từ đó đến nay cùng với sự phát triển của lịch sử.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y Tế
Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ Y tế, có chức năng tham mưu giúp
Bộ trưởng tổng hợp, điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Bộ theo chương
trình, kế hoạch công tác của Lãnh đạo Bộ; thực hiện công tác hành chính, văn
thư lưu trữ, quản trị, hậu cần, công nghệ thông tin trong Cơ quan Bộ và một số
công tác khác do Lãnh đạo Bộ phân công.
Phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công việc của Lãnh đạo Bộ
a. Tổng hợp, theo dõi và đôn đốc việc thực hiện Quy chế làm việc và
chương trình, kế hoạch làm việc của Cơ quan Bộ, chương trình làm việc của
Lãnh đạo Bộ;
b. Thông báo ý kiến chỉ đạo, kết luận của Lãnh đạo Bộ đến các cơ quan
đơn vị có liên quan;
c. Điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc cơ quan Bọ và các đơn vị
sự nghiệp trực thuộc Bộ có liên quan trong việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ;
d. Tổng hợp, phân tich, báo cáo tình hình hoạt động của Cơ quan Bộ và
của ngàn theo sự phân công của Lãnh đạo Bộ về các lĩnh vực do Bộ quản lý;
đ. Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo, quyết định của Lãnh đạo bộ
đối với những công việc mới, đột xuất của Bộ có liên quan đến các Vụ, Cục,
Tổng cục, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ và các cơ quan, đơn vị có liên quan;
e. Tham gia tiếp nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho các cơ quan
thông tin đại chúng, các tổ chức, cá nhân theo sự chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ;
g. Giúp Bộ trưởng trong việc trả lời chất vấn của các đại biểu Quốc hội;
h. Tiếp nhận việc đăng ký, tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các đề án Chính
phủ và các cơ quan có thẩm quyền;
SV: TrươngThanh Hiển
7
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, hậu cần của
Cơ quan Bộ Y tế
a. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, thông tin liên lạc và
bảo vệ bí mật thông tin trong Cơ quan Bộ;
b. Tổ chức thực hiện công tác lưu trữ của Cơ quan Bộ; hướng dẫn, kiểm
tra, đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện đúng các quy định của pháp luật
về công tác văn thư, lưu trữ; xây dựng kế hoạch và tổ chức đào tạo nâng cao
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các đơn
vị trực thuộc Bộ;
c. Tổ chức thực hiện xây dựng, phát triển Thư viện của Cơ quan Bộ,
thực hiện công tác thống kê trong lưu trữ của Cơ quan Bộ và các đơn vị trực
thuộc Bộ;
d. Thực hiện việc tiếp khách và hiếu, hỷ theo quy định; chịu trách nhiệm
về công tác khánh tiết trong các ngày lễ, ngày tết, hội nghị, hội thảo toàn ngành
do Lãnh đạo Bộ tổ chức và các công việc đột xuất khác có liên quan;
đ. Tổ chức thực hiện công tác quản trị, hậu cần bảo đảm điều kiện,
phương tiện phục vụ công việc điều hành của Lãnh đạo Bộ và điều kiện làm
việc của cán bộ, công chức, viên chức Cơ quan Bộ theo các quy định của pháp
luật; đảm bảo công tác vệ sinh môi trường, an ninh trật tự an toàn Cơ quan Bộ;
e. Làm đầu mối, phối hợp với các Vụ, Cục, Tổng cục, Thanh tra Bộ và
Công đoàn Cơ quan Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công
chức, viên chức và các đối tượng chính sách trong Cơ quan Bộ;
g. Tổ chức y tế cơ quan và thực hiện các công việc khác có liên quan đến
công tác quản trị, hậu cần, an ninh, phòng chống cháy nổ, dân quân tự vệ;
g. Tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả phương tiện xe ô tô để phục
vụ sự lãnh đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ và công tác quản lý nhà nước của
đơn vị thuộc Cơ quan Bộ, kể cả công tác đột xuất.
SV: TrươngThanh Hiển
8
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phụ Lục 1: Quyết định số 45/2008/QĐ-BYT ngày 30/12/2008 của Bộ
trưởng Bộ Y tế.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Bộ Y Tế
Đứng đầu là Bộ trưởng, dưới Bộ trưởng có 5 Thứ trưởng, Bộ trưởng
chịu trách nhiệm lãnh đạo chung, quản lý toàn bộ công việc của Bộ. Các thứ
trưởng giúp cho Bộ trưởng, được phân công phụ trách từng lĩnh vực chuyên
môn khác nhau
Cơ quan thường trực Bộ gồm 21 Vụ, Cục, Phòng, Ban như sau
1. Cục Quản lý Dược;
2. Cục An toàn thực phẩm;
3. Cục Quản lý Khám, chữa bệnh;
4. Cục Phòng chống HIV, AIDS;
5. Cục Y tế Dự phòng;
6. Cục Quản lý Môi trường Y tế;
7. Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình;
8. Vụ Bảo hiểm y tế;
9. Cục Quản lý Y - Dược cổ truyền;
10. Cục Công nghệ thông tin;
11. Vụ Sức khỏe Bà mẹ - Trẻ em;
12. Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế;
13. Cục Khoa học công nghệ và Ðào tạo;
14. Vụ Hợp tác quốc tế;
15. Vụ Kế hoạch - Tài chính;
16. Vụ Pháp chế;
17. Vụ Tổ chức cán bộ;
18. Vụ Hợp tác quốc tế;
19. Vụ Truyền thông và thi đua khen thưởng;
20. Văn phòng;
21. Thanh tra.
SV: TrươngThanh Hiển
9
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.4 Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc Bộ Y Tế
Bộ Y Tế là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, bao gồm các lĩnh vực: y tế dự
phòng; khám bệnh, chữa bệnh; phục hồi chức năng; giám định y khoa, pháp y,
pháp y tâm thần; y dược cổ truyền; dược; mỹ phẩm; an toàn vệ sinh thực phẩm;
trang thiết bị y tế; bảo hiểm y tế; dân số - kế hoạch hoá gia đình; sức khoẻ sinh
sản; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
nhà nước của Bộ.
1. Trình Chính phủ các dự án luật, pháp lệnh, dự thảo nghị quyết, nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật của Bộ đã
được phê duyệt và các đề án khác về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ thêo sự phân công của chính phủ.
2. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm và các chương trình mục tiêu quốc gia, các
công trình, dự án quan trọng về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ; các dự thảo quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ.
3. Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính, trình Thủ tướng Chính phủ quyết
định danh mục dự trữ quốc gia; tổ chức thực hiện dự trữ quốc gia về thuốc, hoá
chất, trang thiết bị y tế, phương tiện phòng, chống dịch bệnh, thiên tai thảm hoạ
theo quy định của pháp luật.
4. Ban hành theo thẩm quyền các quyết định, chỉ thị, thông tư về các lĩnh
vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ,
5. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, các chương trình mục tiêu
quốc gia sau khi được phê duyệt; tổ chức thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ và các vấn
để liên quan đến sức khoẻ.
6. Về y tế dự phòng.
SV: TrươngThanh Hiển
10
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Trình cấp có thẩm quyền quyết định hoặc quyết định theo thẩm quyền
việc tổ chức thực hiện các biện pháp đặc biệt để phòng và chống dịch bệnh;
b. Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia trình cấp có thẩm quyền công bố và ban
hành các quy định phân tuyến kỹ thuật, các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ
thuật quốc gia về các lĩnh vực: phòng, chống bệnh truyền nhiễm, HIV/ADIS,
bệnh xã hội, bệnh không lây nhiễm, bệnh nghề nghiệp, tai nân thương tích; sức
khỏe môi trường, sức khoẻ trường học, vệ sinh và sức khoẻ lao động; dinh
dưỡng cộng đồng; kiểm dịch y tế biên giới; hoá chất, chế phẩm diệt côn trùng,
diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế;
c. Chủ trì và phối hợp với Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ban
hành danh mục các chất có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động và vệ sinh
lao động, danh mục các nghề nghiệp;
d. Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đăng ký lưu hành hoá chất, chế
phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế theo quy
định của pháp luật;
đ. Thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo hoá chất, chế
phẩm diệt côn trùng, diệt khuẩn dùng trong lĩnh vực gia dụng và y tế;
e. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sất và đánh giá việc thực hiện các
quy định chuyên môn, các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lĩnh vực y tế dự
phòng trong phạm vi cả nước;
g. Thường trực về lĩnh vực phòng, chống HIV/ADIS của Uỷ ban Quốc
gia phòng chống HIV/ADIS, phòng, chống tệ nạn ma tuý, mại dâm; chỉ đạo,
quản lý tổ chức thực hiện và kiểm tra, đánh giá việc thực hiện các hoạt động
phòng, chống HIV/ADIS trong phạm vi cả nước.
7. Về khám bệnh, chữa bệnh và phục hồi chức năng.
a. Ban hành các quy định về điều kiện, tiêu chuẩn, thành lập, sáp nhập,
tổ chức lịa, giải thể các cơ sở khám, chữa bệnh;
SV: TrươngThanh Hiển
11
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia trình cấp có thẩm quyền công bố và ban
hành các quy định phân tuyến kỹ thuật, quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ
thuật quốc gia về lĩnh vực khám bệnh, chữa bệnh, điều dưỡng, phục hồi chức
năng, giám định y khoa, giám định pháp y, giám định pháp y tâm thần;
c. Thẩm định, quyết định cho phép ứng dụng các kỹ thuật mới trong các
cơ sở khám bệnh, chữa bệnh, điều dưỡng, phục hồi chức năng theo quy định của
pháp luật;
d. Cấp, đình chỉ, thu hồi chứng chỉ hành nghề y tư nhân và giấy chứng
nhận đủ điều kiện hành nghề y tư nhân đối với hình thức Bệnh viện tư nhân và
các cơ sở hành nghề y tư nhân có vốn đầu tư của nước ngoài theo quy định của
pháp luật;
đ. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá việc thực hiện các quy định
chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia đối với các cơ sở khám bệnh, chữa
bệnh, phục hồi chức năng, giám định y khoa, giám định pháp y, giám định pháp
y tâm thần.
8.Về y dược cổ truyền
a. Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền ban hành cơ chế, chính sách
thực hiện việc kế thừa, bảo tồn, phát triển, hiện đại hoá y dược cổ truyền và kết
hợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;
b. Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
lĩnh vực y dược cổ truyền;
c. Chỉ đạo, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các chính sách, pháp
luật về y dược cổ truyền, kết hợp y dược cổ truyền với y dược hiện đại;
d. Cấp, đình chỉ và thu hồi chứng chỉ hành nghề, giấy chứng nhận đủ
điềukiện hành nghề y dược cổ truyền đối với bệnh viện y học cổ truyền tư nhân
và cơ sở hành nghề y học cổ truyền tư nhân có vốn đầu tư nước ngoài theo quy
định của pháp luật.
9. Về dược và mỹ phẩm
SV: TrươngThanh Hiển
12
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Ban hành các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
dược, mỹ phẩm; ban hành Dược điển Việt Nam và Dược thư quốc gia;
b. Cấp, đình chỉ, thu hồi: chứng chỉ hành nghề dược cho các nhân đăng
ký hành nghề dược có vốn đầu tư nước ngoài, giấy chứng nhận có đủ điều kiện
kinh doanh thuốc đối với các cơ sơ sản xuất thuốc, cơ sở làm dịch vụ bảo quản
thuốc, dịch vụ kiểm nghiệm thuốc; giấy phép lưu hành thuốc, giấy phép xuất
khẩu, nhập khẩu thuốc; giấy chứng nhận đạt tiêu chuẩn các loại; giấy phép đăng
ký hoạt động về thuốc tại Việt Nam của các doanh nghiệp nước ngoài cung cấp
thuốc vào Việt Nam theo quy định của pháp luật;
c. Quản lý chất lượng thuốc và mỹ phẩm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực
hiện các quy định của pháp luật về công bố chất lượng mỹ phẩm; phòng, chống
sản xuất, lưu thông thuốc, mỹ phẩm giả, kém chất lượng và phòng, chống nhập
lậu thuốc, mỹ phẩm;
d. Thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký thông tin, quảng cáo thuốc;
đ. Chủ trì, phối hợp với Bộ Tài chính và các Bộ, ngành liên quan quản lý
nhà nước về giá thuốc, sử dụng các biện phấp bình ổn giá trên thị trường; tổ
chức thực hiện và quyết định việc sử dụng dự trữ lưu thông thuốc;
e. Chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn việc sử dụng thuốc hợp lý, an toàn, hiệu
quả;
g. Chỉ đạo, hướng dẫn tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, đánh giá
việc thực hiện các quy định của pháp luật trong lĩnh vực dược, mỹ phẩm.
10. Về vệ sinh an toàn thực phẩm
a. Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn quốc gia về
vệ sinh an toàn thực phẩm; ban hành các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về vệ sinh
an toàn thực phẩm thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
Chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện các tiêu chuẩn quốc gia và các
quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về vệ sinh an toàn thực phẩm;
SV: TrươngThanh Hiển
13
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
b. Ban hành các danh mục và quy định điều kiện vệ sinh an toàn thực
phẩm;
c. Ban hành các điều kiện về vệ sinh an toàn thực phẩm trong chế biến,
sử dụng thực phẩm và vệ sinh ăn uống đối với nhà hàng, khách sạn, siêu thị, bếp
ăn tập thể và thức ăn đường phố;
d. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan trong việc ban hành giới
hạn các chất gây ô nhiễm sản phẩm thực phẩm. Phân tích và đánh giá nguy cơ ô
nhiễm thực phẩm; phòng ngừa, khắc phục ngộ độc thực phẩm và các bệnh
truyền qua thực phẩm;
đ. Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy chứng nhận đủ điều kiện vệ sinh an toàn
thực phẩm, cho các cơ sở sản xuất, kinh doanh về thực phẩm, phụ gia thực
phẩm, nước khoáng thiên nhiên, thuốc lá điếu; giấy chứng nhận y tế đối với sản
phẩm thực phẩm xuất khẩu;
e. Xác nhận bản công bố tiêu chuẩn sản phẩm đối với thực phẩm và các
sản phẩm như thuốc lá điếu, nước khoáng thiên nhiên
g. Tiếp nhận và thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký quảng cáo đối
với thực phẩm, phụ gia thực phẩm; kiểm tra, thanh tra và xử lý các thông tin về
vệ sinh an toàn thực phẩm liên quan đến sức khoẻ;
h. Quy định tiêu chí và thẩm định công nhận phòng thí nghiệm đủ điều
kiện để kiểm tra, thử nghiệm, thực hiện các phép thử liên quan về vệ sinh an
toàn thực phẩm;
i. Chủ trì, phối hợp với các Bộ quản lý chuyên ngành để quản lý sản
phẩm thực phẩm nhập khẩu, chỉ định cơ quan kiểm tra về vệ sinh an toàn thực
phẩm nhập khẩu hoặc phòng kiểm nghiệm được công nhận để thực hiện các
phép thử liên quan;
k. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, đánh giá việc thực hiện các
quy điịnh của pháp luật về an toàn vệ sinh thực phẩm; thực hiện thanh tra
chuyên ngành về vệ sinh an toàn thực phẩm;
SV: TrươngThanh Hiển
14
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
l. Là cơ quan thường trực của Ban Chỉ đạo liên ngành về vệ sinh an toàn
thực phẩm và thực hiện quyền kết luận cao nhất về vệ sinh an toàn thực phẩm.
11. Về trang thiết bị và công trình y tê.
a. Xây dựng và trình cấp có thẩm quyền công bố tiêu chuẩn quốc gia về
trang thiết bị y tế.
b. Ban hành danh mục trang thiết bị chuẩn cho các đơn vị, cơ sở y tế;
c. Cấp, đình chỉ, thu hồi giấy phép nhập khẩu trang thiết bị y tế có ảnh
hưởng trực tiếp đến sức khoẻ; tiếp nhận hồ sơ công bố chất lượng sản phẩm
trang thiết bị y tế; thẩm định nội dung chuyên môn đăng ký thông tin, quảng cáo
trang thiếit bị y tế;
d. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các quy định
của pháp luật về trang thiết bị y tê;
đ. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan nghiên cứu, ban hành các
tiêu chuẩn thiết kế - thiết kế mẫu các công trình y tế;
e. Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát việc thực hiện các dự án đầu tư xây
dựng công trình thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
12. Về dân số - kế hoạch hoá gia đình và sức khoẻ sinh sản
a. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan trình Chính phủ ban hành
chính sách dân số, bao gồm: quy mô dân số, cơ cấu dân số, phân bố và chất
lượng dân số;
b. Xây dựng tiêu chuẩn quốc gia về dân số - kế hoạch hoá gia đình và
sức khỏê sinh sản trình cấp có thẩm quyền công bố; ban hành hệ thống chỉ tiêu,
chỉ báo về dân số, các quy định phân tuyến kỹ thuânt, quy chế chuyên môn, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia về các dịch vụ chăm sóc sức khoẻ sinh sản, kế hoạch
hoá gia đình, sức khoẻ bà mẹ, sức khoẻ trẻ em, sức khoẻ vị thành niên, thanh
niên, người cao tuổi. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện.
c. Thẩm định, quyết định cho phép thực hiện các dịch vụ tư vấn đối với
các cơ sở hành nghề dịch vụ tư vấn về dân số - kế hoạch hoá gia đình;
SV: TrươngThanh Hiển
15
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
d. Thẩm định và quyết định cho phép các cơ sở y tế thực hiện việc xác
định lại giới tính, thực hiện sinh con theo phương pháp khoa học;
đ. Chỉ đạo, tổ chức triển khai thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá
việc thực hiện các chính sách và các chương trình, đề án, dự án, mô hình liên
quan đến lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình, chăm sóc sức khoẻ sinh sản.
13. Về bảo hiểm y tế.
a. Chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành liên quan xây dựng và trình Chính
phủ ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, cơ chế, chính sách về bảo hiểm y
tế;
b. Ban hành các quy định, quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật về
bảo hiểm y tế;
c. Ban hành danh mục thuốc, vật tư y tế, danh mục dịch vụ kỹ thuật quốc
gia về bảo hiểm y tế thanh toán;
d. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra các cơ sở y tế, các tổ chức, cá nhân
trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế.
14. Về đào tạo nhân lực y tế.
a. Trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt quy hoạch, kế hoạch phát triển
hệ thống đào tạo nhân lực y tế và các cơ chế, chính sách đặc biệt, đặc thù trong
đào tạo, sử dụng nhân lực, nhân tài ngành y tế;
b. Trình cấp có thẩm quyền ban hành các quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
về cơ sở hạ tầng, nhân lực, trang thiết bị, phương tiện dạy học của các cơ sở đào
tạo nhân lực y tế và hướng dẫn, tổ chức triển khai việc thực hiện;
c. Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, giáo trình đào tạo nhân lực y tế,
trong hệ thống đào tạo thuộc lĩnh vực y tế với các loại hình chính quy, không
chính quy và đào tạo liên tục; Quản lý nội dung, chương trình giảng dạy theo
quy định của pháp luật;
SV: TrươngThanh Hiển
16
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
d. Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng về chuyên
môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức y tế và đào tạo bồi dưõng
đội ngũ cán bộ giảng dạy nhân lực y tế ở trung ương và địa phương.
đ. Quản lý đào tạo chuyên khoa sau đại học đặc thù của ngành y tế.
e. Quản lý các trường đại học y, đại học dược và các trường thuộc khối
ngành khoa học sức khoẻ.
15. Về khoa học, công nghệ.
a. Xây dựng các quy chế chuyên môn, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về
thẩm định, đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả ngiên cứu khoa học
công nghệ trong ngành y tế; các quy định thử nghiệm lâm sàng thuốc, trang thiết
bị y tế và đạo đức trong nghiên cứu y sinh học;
b. Xây dựng kế hoạch ngắn hạn, dài hạn và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế
hoạch nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nứoc, tổ chức quản lý và chính sách y tế;
c. Xây dựng, chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch và các quy định về ứng
dụng phát triển công nghệ thông tin y tế; quy định điều kiện hoạt động công
nghệ thông tin y tế trên môi trường mạng;
d. Tổ chức thực hiện hiệp định và tham gia hệ thống hỏi đáp về hàng rào
kỹ thuật trong hội nhập kinh tế về y tế.
16. Quản lý các ngạch viên chức chuyên ngành y tế
a. Trình cấp có thẩm quyền ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế độ,
chính sách về tuyển dụng, quản lý và sử dụng cán bộ, viên chức y tế;
b.Tổ chức thi nâng ngạch viên chức chuyên ngành y tế;
c. Ban hành tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ các chức danh, các ngạch
viên chức và cơ cấu ngạch viên chức chuyên ngành y tế sau khi có ý kiến thẩm
định của Bộ Nôi vụ.
17. Về thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn Nhà nước tại doanh
nghiệp có vốn nhà nước.
SV: TrươngThanh Hiển
17
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
a. Xây dựng đề án sắp xếp, tổ chức lại, chuyển đổi sở hữu đối với doanh
nghiệp nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ trình Thủ tướng Chính phủ
quyết định và chỉ đạo, tổ chức thực hiện đề án sau khi được phê duyệt;
b. Phê duyệt hoặc trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Điều lệ tổ chức
và hoạt động, bổ nhiệm, miễn nhiệm các thành viên Hội đồng quản trị, các cán
bộ lãnh đạo quản lý, chỉ đạo hoạt động đối với các đơn vị sự nghiệp trực thuộc
Bộ Y tế.
19. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý và tiêu huỷ chất thải y tế,
công tác bảo vệ môi trường trong các cơ sở của ngành y tế và bảo vệ môi trường
trong hoạt động mai táng.
20. Chủ trì, phối với các Bộ, ngành để đề phòng, chống, cấp cứu và điều
trị nạn nhân trong thiên tai thảm hoạ.
21. Quyết định các chủ trương, biện pháp cụ thể và chỉ đạo, hướng dẫn
việc thực hiện cơ chế hoạt động của các tổ chức dịch vụ công trong các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
22. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho các hội và tổ chức phi Chính phủ tham
gia các hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ;
kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước đối với hội, tổ chức phi
Chính phủ, xử lý hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
23. Quyết định và chỉ đạo việc thực hiện kế hoạch tổng thể cải cách hành
chính của ngành y tế theo mục tiêu và nội dung của Chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước.
24. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, công chức, viên chức
và thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ chính sách, đãi ngộ, khen thưởng,
kỷ luật đối với cán bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý
của Bộ.
25. Thực hiện hợp tác quốc tế về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà
nước của Bộ theo quy định của pháp luật.
SV: TrươngThanh Hiển
18
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
26. Xây dựng, đề xuất các cơ chế, chính sách và giải pháp về tài chính y
tế. Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Bộ; phối hợp với Bộ Tài chính
lập dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của
Bộ để Chính phủ trình Quốc hội. Quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân
sách nhà nước theo quy định. Thẩm định, phê duyệt và kiểm tra việc thực hiện
các dự án đầu từ phát triển ngành thuộc phạm vi quản lý của Bộ và thực hiện các
nhiệm vụ khác về quản lý tài sản công và các nguồn tài chính được Nhà nước
giao theo quy định của pháp luật. Thực hiện xã hội hóa và huy động các nguồn
tài chính cho công tác y tế.
27. Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về các
lĩnh vực thuộc thẩm quyền quản lý nhà nước của Bộ đối với tổ chức, cá nhân
trong phạm vi cả nước. Thanh tra việc chấp hành chính sách, nhiệm vụ của các
tổ chức, cá nhân thuộc thẩm quyền quản lý trực tiếp của Bộ. Giải quyết khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị của công dân liên quan đến các lĩnh vực thuộc phạm vi
quản lý của Bộ; tổ chức tiếp công dân.
28. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo sự phân công hoặc uỷ
quyền của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
(Phụ Lục 2: Nghị định số 63/2012/NĐ-CP của Chính phủ : Quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế)
1.2 Tình hình tổ chức, chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách
Công tác Lưu trữ ở Bộ Y Tế
1.2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác Lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm
tất cả các vấn đề lý luận, thực tiễn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các yêu cầu chính đáng của nhân dân.
Nó là mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động của bộ máy nhà nước
SV: TrươngThanh Hiển
19
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tại cơ quan Bộ: Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ được thành lập từ
năm 1998, đến nay Phòng có 2 bộ phân bộ phận lưu trữ và thư viện.Cơ chế hoạt
động của phòng theo cơ chế thủ trưởng lãnh đạo, phân công nhiệm vụ cụ thể cho
mỗi cán bộ nhân viên của phòng.
Phòng lưu trữ hiện nay được bố trí tại tầng 2 của khu nhà D của bộ y tế,
Hiện nay phòng lưu trữ đang quản lý 06 kho lưu trữ, tập trung tại hai tầng tầng 2
và 3. Thư viện của bộ được bố trí tại phòng 607 ở tầng 6 nhà B
Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận Lưu trữ và thư
viện với số lượng 04 cán bộ, trong đó có 02 cán bộ biên chế( 02 cán bộ tốt
nghiệp đại học lưu trữ)
1) Nguyễn Hoa Lý (trưởng phòng) biên chế
Tốt nghiệp đại học tổng hợp chuyên ngành lưu trữ
2 Nguyên Thị Hằng (chuyên viên) biên chế
Tôt nghiệp học viện hành chính chuyên ngành quản lý nhà nước
3 Nguyên Thị Kim Lương (chuyên viên) hợp đồng
Tốt nghiệp ĐHKHXH&NV Hà Nội chuyên ngành lưu trữ
4 Nguyên Thị Thủy (chuyên viên) hợp đồng
Tôt nghiệp ĐHKHXH&NV tp Hồ Chí Minh chuyên ngành lưu trữ
1.2.2 Các đơn vị phụ trách công tác Lưu Trữ ở Bộ Y Tế
- Tại các Cục, Vụ thuộc Bộ: Hiện nay, chưa có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ cho nên chưa đơn vị nào thành lập được tổ lưu trữ hay bộ phận
lưu trữ mà số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng nhiều không biết để đâu, sắp xếp
như thế nào cho khoa học và hợp lý
- Tại các đơn vị trực thuộc Bộ
Qua quá trình khảo sát và điều tra thực trạng về công tác lưu trữ, hầu hết
các đơn vị trực trực thuộc cơ quan Bộ Y tế chưa có cán bộ chuyên trách làm
công tác lưu trữ. Hiện nay, Bộ Y tế có 88 đơn vị trực thuộc Bộ Y tế tuy nhiên chỉ
SV: TrươngThanh Hiển
20
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
có 01 viện (Viện Sốt rét Ký sinh trùng và côn trùng) có 01 biên chế có trình độ
đại học lưu trữ. Do các đơn vị chưa chú trọng về công tác này nên các cán bộ
làm công tác lưu trữ chỉ làm kiêm nhiệm một số công tác khác và không có biên
chế cho cán bộ lưu trữ nên công tác lưu trữ chưa đi vào nền nếp, chưa theo quy
định của Nhà nước.
.- Để công tác lưu trữ hoạt động có hiệu quả thì chúng ta không thể phủ
nhận sự xuất hiện của công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều
hành công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan,
tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Bộ Y Tế rất được quan tâm.
Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ làm nền móng cho công tác lưu trữ phát triển.
Cán bộ làm công tác văn thư của cơ quan đã được đào tạo về chuyên
môn nghiệp vụ, có trình độ kinh nghiệm và phẩm chất chính trị tốt; hiểu rõ được
tầm quan trọng của công việc và nhiệm vụ được giao nên luôn hoàn thành tốt
công việc của người cán bộ làm công tác văn thư trong các khâu nghiệp vụ
chuyên môn.
Để làm tốt công tác văn thư thì việc chỉ đạo, điều hành là một nhu cầu
rất quan trọng. Vì vậy, công tác văn thư của Văn phòng Bộ đặt dưới sự chỉ đạo
trực tiếp của Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức và lãnh đạoVăn phòng Bộ.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức là người trực tiếp giúp việc cho
tránh văn phòng bộ việc chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động của văn phòng bộ
nhanh chóng, chính xác, đồng thời phải thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm
tra việc thực hiện các văn bản Quy phạm pháp luật, hướng dẫn cán bộ văn thư
làm các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức xem xét toàn bộ văn bản đến để
phối hợp với các đơn vị, cá nhân và báo cáo cho cơ quan về những công việc
quan trọng, đề xuất ý kiến giải quyết.
SV: TrươngThanh Hiển
21
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Công tác văn thư đóng một vị trí quan trọng trong mọi hoạt động của
Văn phòng bộ, nó là tiền đề cho công tác lưu trữ phát triển.
1.2.3 Chức năng,nhiệm vụ của đơn vị phụ trách công tác Lưu trữ ở
Bộ Y Tế
Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi
công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của
mình.
1.
Chức năng của công tác này bao gồm:
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;
- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai. Chức năng thứ hai
là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ
hai này thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa.
2.
Nội dung của công tác lưu trữ:
Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu
thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê
và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ.
Hoạt động quản lý:Tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy định
của Nhà nước về lưu trữ
1.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong hoat động lưu trữ của Bộ Y Tế:
Hiện nay tại phòng lưu trữ tại Bộ Y Tế cũng đang cho xây dựng đề án
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ” đề án này được phối hợp với
trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc cục lưu trữ nhà nước
1.2.5 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức lưu trữ, quản
lý công tác lưu trữ của Bộ Y Tế:
SV: TrươngThanh Hiển
22
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phòng lưu trữ thường xuyên tổ chức tập hấn bồi dưỡng về lưu trữ cho
cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị trực thuộc bộ như :sở Y tế tỉnh thừa
thiên Huế, Bệnh viện đa khoa trung ương Huế. Đại học Y dược Huế, Các đơn vị
trực thuộc tại Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh
1.2.6 Thanh tra kiểm tra, Giải quyết và Xử lý vi phạm quy chế công
tác lưu trữ của Bộ Y Tế
Hằng năm Phòng lưu trữ tổ chức đi kiểm tra, thanh tra song song với
hướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các đơn vị trực thuộc bộ
SV: TrươngThanh Hiển
23
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II KHÁI QUÁT NỘI DUNG KIẾN TẬP
2.1 Tình hình quản lý và Công tác chỉ đạo về Lưu trữ của Bộ Y Tế
2.1.1 Về ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
+ Chỉ thị 06/1999/CT-BYT ngày 29 tháng 7 năm 1999 về việc tăng
cường công tác lưu trữ
+ Quyết định số 2508/1999/QĐ-BYT ngày 19 tháng 8 năm 1999 quy
định công tác văn thư tại cơ quan Bộ Y tế. Đây là một văn bản quy định pháp
luật rất quan trọng với công tác văn thư lưu trữ được áp dụng trong ngành y tế.
Văn bản được phổ biến cho 16 đơn vị trong cơ quan Bộ và 80 đơn vị trực thuộc
Bộ thông qua các đợt tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong kế
hoạch bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ, công chức hàng năm của Bộ Y tế.
+ Công văn số 2658/YT-VP5 ngày 4 tháng 4 năm 2000 về tăng cường
công tác kiểm tra văn thư lưu trữ tại 18 đơn vị trực thuộc Bộ
+ Quyết định số 5291/2002/QĐ-BYT ngày 26 tháng 12 năm 2002 của
Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành bản “Quy định danh mục hồ sơ hàng năm
của cơ quan Bộ Y tế” (phụ lục)
+ Quyết định số 4750/2004/QĐ-BYT ngày 28 tháng 12 năm 2004 của
Bộ trưởng Bộ y tế về việc ban hành bản “Quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tại
cơ quan Bộ Y tế và các đơn vị trực thuộc” (phụ lục)
Ngoài ra, Bộ còn ban hành một số văn bản liên quan đến công tác lưu
trữ như là:.
+ QĐ 4505 ban hành 8/11/2013 Về quy chế công tác lưu trữ tại cơ
quan bộ y tế và các cơ quan bộ trực thuộc
Qua các văn bản, quyết định, chỉ thị trên thì công tác lưu trữ đã được
Phòng Lưu trữ hướng dẫn triển khai tại các đơn vị như: hướng dẫn lập hồ sơ với
các Vụ, Cục, Phòng, Ban; quy định công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan Bộ;
tăng cường, chấn chỉnh công tác Văn thư – Lưu trữ, công tác kiểm tra tại cơ
quan trực thuộc Bộ. Thông qua các đợt tập huấn nghiệp vụ công tác Văn thư –
SV: TrươngThanh Hiển
24
Lớp LTH K6
Báo cáo thực tập
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Lưu trữ của Phòng lưu trữ Bộ Y tế tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư - Lưu
trữ cho các bộ Vụ, Cục, Phòng, Ban trong cơ quan.
2.1.2Về thực hiện các văn bản chỉ đao ,hướng dẫn về lưu trữ:
Về triển khai thưc hiện các hoạt động văn thư, lưu trữ
a) Đối với công tác văn thư
- Việc soạn thảo, ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức đảm bảo đúng
quy định về thẩm quyền, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định.
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo đúng quy định.
- Quản lý an toàn, chặt chẽ, đúng quy định của nhà nước về quản lý, sử
dụng con dấu trong công tác văn thư.
b) Đối với công tác lưu trữ
- Xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng:
Hiện nay, khối lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức
trong tỉnh còn rất lớn. Để bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu
trữ, nhiệm vụ cấp bách hiện nay đối với các cơ quan là phải chỉnh lý xong toàn
bộ tài liệu lưu trữ đã được hình thành trong những năm vừa qua. Việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng là công việc khó khăn, phức tạp, không thể giải quyết
nếu không được quan tâm đúng mức. Vì vậy việc xử lý tài liệu lưu trữ tồn đọng
là một nhiệm vụ cấp bách và những năm tiếp theo đối với công tác lưu trữ của
các cơ quan, tổ chức.Bộ y tế đã ban hành Quyết định 5233 ngày 28/12/2012 về
phê duyệt văn thư lưu trữ giai đoạn 2012-2016 . Cùng với kinh phí được hỗ trợ,
các cơ quan, tổ chức trong Quyết định đã bố trí thêm kinh phí để xử lý dứt điểm
tình trạng tài liệu lưu trữ tồn đọng hiện nay. Các cơ quan, tổ chức không được
hỗ trợ nguồn kinh phí trong Quyết định 5233 phải tự bố trí kinh phí để chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo vệ và phát
huy giá trị tài liệu lưu trữ.
- Thực hiện việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị theo đúng quy định.
SV: TrươngThanh Hiển
25
Lớp LTH K6
