Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không
thể thiếu ở bất kì cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn
để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn
rất thiếu. Vì vậy, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhằm đáp ứng sự phát
triển nhanh chóng của đất nước, cho nên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật văn thư
lưu trữ rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan tới mọi hoạt động quản
lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng trương trình kế hoạch cho đến
việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng
cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính Nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải nâng
cao năng lực chuyên môn nghiệp vụ.
Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà
nước cũng như các tổ chức là quan trọng. Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là
sợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn
thể và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế. Vậy để có một đội ngũ
cán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc được coi là thước đo chất lượng quản lý Nhà
nước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo cho Đất nước những cán bộ làm về lĩnh
vực này. Năm 1971 Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành lập theo quyết
định số 109/BT ngày 18 tháng 12 năm 1971 của Bộ trưởng Phủ Thủ tướng với nhiệm
vụ đào tạo cán bộ trung học chuyên nghiệp của ngành Văn thư –Lưu trữ; bồi dưỡng
cán huấn luyện nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ đang làm công tác văn thư lưu trữ ở
các cơ quan nhà nước . Sau 2 lần đổi tên thành Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp
vụ văn phòng I (1996); Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (2003), ngày
15/6/2005 Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết định số 3225/QĐBGD&ĐT về việc thành lập Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ trung ương I. Năm
2008, trường đổi tên thành Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội. Ngày 14/11/2011, Thủ
tướng chính phủ ban hành quyết định số 2016/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại

học Nội vụ Hà Nội, nhàm đáp ứng yêu cầu của xã hội về nguồn nhân lực có chất lượng
phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Thật may mắn khi em được
học tập và rèn luyện trong môi trường như vậy. Em nghĩ học phải đi đôi với thực hành,
lý luận đi đôi với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt phải nói
đến quãng thời gian sinh viên được đi thực tập tại các cơ quan đơn vị về đúng ngành
học trong trường. Bản thân mỗi sinh viên sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi trường
làm việc trong các cơ quan, tổ chức.họ được tiếp cận, thực hành các nghiệp vụ văn thư
– lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn
của mình. Đồng thời có thể so sánh giữa lý thuyết với thực tế từ đó đúc rút ra những
kinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một số cán bộ phụ trách công
tác công văn giấy tờ trong cơ quan, tổ chức. Đặc biệt những sinh viên qua khóa thực
tập có thể hiểu biết sâu hơn về ngành mà mình đang theo học, nâng cao khả năng giao
Nguyễn Thị Như Quỳnh

1

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

tiếp,tác phong làm việc tại các cơ quan, vì vậy đây là yếu tố quyết định thành bại trong
giải quyết công việc.
Thật vậy, thực tập ngành nghề là khoảng thời gian để sinh viên có thể tiếp cận
sâu hơn về chuyên ngành, có điều kiện rèn luyện thêm kĩ năng nghề nghiệp, chuyên
môn trên nền tảng kiến thức ở trường.Để sau này khi tốt nghiệp sinh viên có thể đáp
ứng được các yêu cầu khắt khe của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế
xã hội.

Công tác Văn thư Lưu trữ là bộ phận không thể thiếu ở tất cả các đơn vị tổ
chức. Và mọi tổ chức đơn vị đều có bộ phận văn thư vì người quản lý trực tiếp ở đơn
vị cũng như các cơ quan quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước đều phải cần đến các
thông tin Văn thư-Lưu trữ.
Xây dựng cơ bản là một ngành sản xuất vật chất độc lập, có chức năng tái xuất
tài sản cố định cho tất cả các ngành trong nền kinh tế.Vị trí quan trọng như vậy nên
được sự quan tâm của Đảng và Nhà nước trong những năm vừa qua ngành xây dựng
cơ bản nước ta đã có những bước phát triển đáng kể.Hiện nay, trong lĩnh vực xây dựng
cơ bản chủ yếu áp dụng phương pháp đấu thầu, chỉ có một phần nhỏ là chỉ định thầu
hoặc giao thầu. Vì vậy, đối với bất kỳ doanh nghiệp xây lắp nào để có thể trúng thầu
xây dựng một công trình, hạng mục công trình thì doanh nghiệp đó phải xây dựng một
đơn giá thầu hợp lý dựa trên cơ sở giá cả thị trường, khả năng thực tế của doanh
nghiệp và định mức tiêu hao, đơn giá xây dựng cơ bản do nhà nước ban hành.
Được thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi trong thời gian vừa qua chính là cơ hội cho em đi sâu vào thực tế để quan sát,
tìm hiểu thêm về ngành văn thư lưu trữ và những kiến thức em đã được học ở trên ghế
nhà trường, đó cũng chính là cơ hội cho em được tiếp xúc trực tiếp với môi trường làm
việc của một người văn thư lưu trữ và cũng là để cho em được chứng tỏ khả năng của
mình. Nhờ có sự giúp đỡ, chỉ bảo nhiệt tình của các anh chị cùng các cô các bác tại
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi và đặc biệt là những
thầy cô giáo hướng dẫn giúp em hoàn thành bản báo cáo: “ Báo cáo thực tập tổng
hợp tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi”.
Báo cáo của em gồm có 3 phần:
Phần 1: Giới thiệu vài nét về Công ty Cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi.
Phần 2: Tổ chức bộ máy văn thư lưu trữ và hệ thống văn thư lưu trữ tại Công ty cổ
phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.
Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức văn thư lưu trữ tại Công ty cổ phần xây
dựng thương mại và giao thông thủy lợi.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

2

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao
thông thủy lợi, em đã nhận được sự quan tâm và tạo điều kiện của cấp lãnh đạo cơ
quan, đặc biệt là sự chỉ đạo nhiệt tình của cán bộ Văn thư – Lưu trữ cơ quan, tuy vậy
em vẫn gặp phải khó khăn khi áp dụng những lý thuyết đã họcvào thực tế còn có sự
chênh lệch vì thế đã tạo sự lúng túng cho bản thân khi thực tập nhưng cũng giúp em
hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.
Qua thời gian em được thực tập tại Công tycổ phần xây dựng thương mại và
giao thông thủy lợi tuy không phải là thời gian dài nhưng đó cũng là quãng thời gian
giúp em có thể có cơ hội đề cao tinh thần học hỏi và cố gắng nỗ lực hết mình để có thể
rút ra được nhiều bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân cũng như giúp em trau
dồi thêm vốn hiểu biết về chuyên ngành học tập của mình, đó thực sựlà hành trang
giúp cho em vững bước hơn trên con đường sự nghiệp sau này. Giúp em có thể có cơ
hội được hội nhập vào với môi trường doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, có thể áp dụng
được hết những kiến thức đã học vào công việc của mình, giúp em được học hỏi, rèn
luyện phong cách làm việc biết ứng xử trong các mối quan hệ tại cơ quan, để em được
làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp.
Có được kết quả trong đợt thực tập này không chỉ là sự cố gắng nỗ lực của bản
thân em mà một phần là nhờ vào có sự quan tâm giúp đỡ nhiệt tình của các thầy các cô
trong trường cùng với các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xây dựng thương

mại và giao thông thủy lợi.Mặc dù đã rất cố gắng nhưng do thực tế công việc quá
phức tạp, cũng như khả năng thể hiện còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những
thiếu sót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, chỉ đạo của các thầy, cô
giáo để bản báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các thầy cô trong trường
Đại học Nội vụ Hà Nội và đặc biệt là các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ,
cùng các cô chú, anh chị trong Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi đã nhiệt tình hướng dẫn em trong suốt thời gian em thực tập tại cơ quan; giúp
em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Hà Nội, ngày 1 tháng 5 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Như Quỳnh

Nguyễn Thị Như Quỳnh

3

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU TÓM TẮT VỀ CÔNG TY XÂY DỰNG THƯƠNG
MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY LỢI.
1. Giới thiệu về công ty.
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi là một công ty
tư nhân được thành lập vào tháng 2 năm 2012, giấy phép đăng ký kinh doanh số:

0105805114 do ông Trần Văn Dũng đứng đầu.
Do là một công ty tư nhân nên khi mới thành lập đã gặp phải rất nhiều khó
khăn như vốn đầu tư còn hạn chế, người trẻ tuổi còn thiếu nhiều kinh nghiệm trong
lãnh đạo và quản lý bộ máy công ty… Tuy nhiên hiện nay là thời kỳ đất nước hội nhập
nên đã tạo nhiều thuận lợi và thách thức cho công ty. Nhưng chính những khó khăn đó
đã tạo điều kiện cho các cán bộ công nhân trong công ty không ngừng vươn lên và học
hỏi.Phát triển không ngừng đến ngày hôm nay, vượt qua nhiều khó khăn, thử thách,
đội ngũ cán bộ công nhân viên, kỹ thuật viên và kỹ sư của công ty đều là những người
giàu kinh nghiệm, nhiệt tình với công việc, và hầu hết đều được đào tạo tại các trường
đại học, cao đẳng có uy tín trên địa bàn Hà Nội như: Đại học Xây Dựng, Đại học Bách
Khoa…, các trường cao đẳng nghề….
Phương châm của công ty: “ Sự hài lòng của khách hàng chính là niềm vui
của chúng tôi.”
Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh hạch toán độc lập, có tư cách pháp
nhân và có con dấu riêng.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần
xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi.
a. Chức năng.
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi được phép kinh
doanh các ngành nghề như:
-

-

Thi công lắp đặt các công trình dân dụng.
Thi công lắp đặt thang máy.
Thực hiện các công tác tư vấn và thiết kế các công trình dân dụng.
Lập dự án đầu tư xây dựng các công trình dân dụng; kỹ thuật hạ tầng đô thị
nhóm B, C; các công trình giao thông đường bộ; các công trình trên sông; các
công trình thủy điện, thủy lợi.

Thiết kế và lập tổng dự toán các công trình dân dụng, công trình công nghiệp,
các công trình thủy lợi điện, các công trình giao thông đường bộ, các công trình
trên sông.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

4

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập
-

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Thẩm định phần xây dựng thiết kế kỹ thuật các công trình dân dụng, công
nghiệp.

Do chu kỳ sản xuất dài, thành phần và kết cấu của chi phí sản xuất còn phụ
thuộc vào từng giai đoạn công trình. Trong thời kỳ thi công xây dựng chi phí và tiền
lương để sử dụng máy móc, thiết bị thi công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi
phí .Thời kỳ tập trung thi công, chi phí về nguyên vật liệu thiết bị tăng lên.Thời kỳ
hoàn thiện công trình thì chi phí tiền lương lại cao lên.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty.
- Vốn và tài sản, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ trong phạm vị số vốn do
công ty quản lý.
- Điều lệ và tổ chức hoạt động, bộ máy quản lý và điều hành.
- Công ty có quyền tự chủ kinh doanh và tự chịu trách nhiệm về tài chính theo
quy định về tài chính của công ty.

- Tổ chức bộ máy quản lý điều hành và tổ chức sản xuất kinh doanh phù hợp với
mục tiêu, nhiệm vụ của công ty.
- Công ty có quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng và cho thôi việc đối với CBCNV
trong đơn vị theo luật Lao động và các qui định khác của pháp luật.
- Công ty có quyền xây dựng và phê duyệt các hình thức trả lương, các biện pháp
đảm bảo đời sống, điều kiện lao động cho CBCNV của Công ty.
- Công ty có quyền kinh doanh những ngành nghề phù hợp với mục tiêu và
nhiệm vụ công ty.
c. Cơ cấu tổ chức.
Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức hợp lý và khoa học. Do đó hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình là giúp cho các nhà lãnh đạo công ty nắm bắt thông tin
một cách nhanh chóng và đưa ra các quyết định chính xác, kịp thời. Công ty tổ chức
bộ máy quản lý theo cơ cấu trực tuyến chức năng: đứng đầu là giám đốc, dưới là phó
giám đốc, các phòng ban và cuối cùng là các đội thi công lắp đặt.
Giám đốc công ty là người đứng đầu bộ máy giữ vai trò chỉ đạo chung theo chế
độ và luật định, đồng thời giám đốc là người chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động,
sản xuất kinh doanh của toàn công ty.
Giúp việc cho Giám đốc là các Phó giám đốc phụ trách về các mặt kinh tế, kế
hoạch, kỹ thuật và một kế toán trưởng tham mưu giúp Giám đốc về tình hình tài chính
và tổ chức hạch toán của công ty.
Và các phòng ban trong công ty:
-

Phòng hành chính – tổ chức
Phòng kế hoạch – kỹ thuật
Phòng Hành chính – Nhân sự
Phòng Tài chính – kế toán
Phòng Văn thư – lưu trữ
Tổ thi công xây lắp

Nguyễn Thị Như Quỳnh

5

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập
-

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Phòng kinh doanh

3. Nhiệm vụ và chức năng của một số phòng ban chính trong công ty:
3.1 Giám đốc:
Là người điều hành cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty, được quyết định tất cả các vấn đề có liên quan đến hoạt động hằng ngày của công
ty.
Tuyển dụng, thuê mướn, ký kết và bố trí sử dụng lao động thuộc thẩm quyền
theo quy định của pháp luật. Quyết định lương, thưởng và các loai phụ cấp khác (nếu
có); khen thưởng, kỷ luật hoặc cho thôi việc đối với người lao động kể cả cán bộ quản
lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của mình theo quy định của pháp luật và điều lệ công
ty. Quản lý và sử dụng vốn có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn công ty, chịu trách
nhiệm trước khách hàng về các sản phẩm, dịch vụ do công ty cung cấp, đảm bảo uy tín
đối với khách hàng.
Giám đốc chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm
pháp lý theo pháp luật hiện hành, chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại, đề xuất
chiến lược kinh doanh cho phát triển thị trường, chịu trách nhiệm chính trong việc xây
dựng hình ảnh, thương hiệu của công ty, là người thực hiện các chủ trương chính sách,

mục tiêu chiến lược của công ty. Phê duyệt các quyết định áp dụng trong nội bộ công
ty, giám sát và kiểm tra tất cả các hoạt động về sản xuất kinh doanh, trực tiếp ký các
hợp đồng kinh tế và các hợp đồng liên quan khác. Quyết định toàn bộ giá cả mua bán
hàng hóa, vật tư, thiết bị; quyết định ngân sách hoạt động cho các hoạt động cụ thể
theo kế hoạch phát triển do Ban giám đốc phê duyệt.
3.2 Phòng Hành chính – Tổ chức:
a. Chức năng:
- Phòng hành chính tổng hợp là phòng giúp việc cho Giám đốc, vừa có chức
năng tham mưu, vừa có chức năng phục vụ nằm trong bộ máy của Công ty
- Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ đối nội, đối ngoại, quan hệ, đón tiếp giao
dịch phục vụ sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Tham mưu và thực hiện công tác bảo vệ, phòng chống cháy nổ an ninh, quốc
phòng trong các hoạt động ản xuất kinh doanh.
- Tham mưu và tổ chức thực hiện việc quản lý và sử dụng nhà ở, bố trí sắp xếp
điều chỉnh nhà ở, nhà làm việc cho cán bộ công nhân viên trong công ty.
- Quản lý đất đai các ga, trạm thuộc khu vực công ty quản lý theo quy định của
ngành.
- Tham mưu cho lãnh đạo xử lý văn bản, theo dõi việc thực hiện văn bản tạo điều
kiện cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
- Phục vụ đánh máy in ấn, photocopy, đóng dấu tài liệu, văn bản. Chuẩn bị mọi
cơ sở vật chất phục vụ làm việc tại văn phòng Công ty và hội nghị hội thảo theo
yêu cầu.
b. Nhiệm vụ:
Nguyễn Thị Như Quỳnh

6

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

-

Dự thảo các văn bản về nội nghiệp, thực hiện công tác lưu trữ hồ sơ theo đúng
quy định của công tác văn thư lưu trữ.
- Tổ chức tiếp nhận vào sổ các loại giấy tờ, tài liệu công văn đi, đến, trình duyệt
và phân phối, chuyển giao kịp thời và nhanh chóng chính xác bảo đảm phát huy
hiệu lực của văn bản.
- Quản lý cấp phát sử dụng các loại giấy tờ cho cán bộ công nhân viên Công ty
dùng đi quan hệ giao dịch.
- Tổ chức việc quản lý sử dụng nhà ở, nhà làm việc, điện nước thuộc phạm vi
toàn công ty.
- Đánh máy, in ấn, photocopy các văn bản, tài liệu của công ty theo thứ tự ưu
tiên nhằm phục vụ tốt cho sản xuất và chịu trach nhiệm soát xét lại các văn bản
trước khi phát hành.
- Tổ chức nhà ăn ca phục vụ cho hội nghị, đặt mua báo tháng, quý phục vụ cho
cán bộ công nhân viên công ty.
- Phối hợp với công an xã, phường, thị trấn đề xuất với Giám đốc công ty xây
dựng nội quy bảo vệ công ty.
- Thực hiện các biện pháp nghiệm vụ theo quy định của pháp luật và hướng dẫn
nghiệp vụ bảo vệ của Công an cấp tỉnh và thành phố để phòng ngừa, phát hiện
và ngăn chặn những vi phạm nội quy bảo vệ của công ty. Kịp thời đề xuất với
Giám đốc biện pháp xử lý.
- Thực hiện các quy định về công tác phòng cháy chữa cháy, giữ gìn trật tự công
cộng và quản lý vũ khí, vật liệu nổ chất dễ cháy
- Trực tiếp tổ chức kiểm soát người ra vào công ty.
- Quản lý, theo dõi việc chấp hành thời gian lao động, chấp hành các quy định về

tác phong của CBCNV khối cơ quan Công ty.
c. Quyền hạn:
- Được trích sao các chỉ thị, nghị quyết, thông báo, hướng dẫn thực hiện các chỉ
thị, nghị quyết…khi được giám đốc cơ quan ủy quyền.
- Quản lý và sử dụng con dấu của công ty.
- Được quyền kiểm tra các hộ hiện đang sử dụng nhà ở, điện nước của công ty.
- Được quyền tham gia các hội nghị giao ban sản xuất, hội nghị của Công ty bàn
chuyên đề từng mặt hoặc liên quan nhiều mặt, nhằm phục vụ sản xuất xây dựng
tổ chức đời sống của CBCNV công ty.
- Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận, đơn vị, cán bộ, công nhân viên trong công ty,
thực hiện các văn bản pháp quy về an ninh trật tự và nội quy bảo vệ công ty.
3.3 Phòng kế hoạch – kỹ thuật:
a. Chức năng:
- Tham mưu cho Giám đốc về công tác quản lý kỹ thuật cầu cống, đường, nhà và
các thiết bị xây dựng. Với mục tiêu không ngừng nâng cao giữu vững chất
lượng cầu đường, tốc độ và an toàn trong khi thi công.
- Chỉ đạo nghiệp vụ kỹ thuật, quản lý, chỉ đạo công tác duy tu cầu đường, nhà
công trình xây dựng cơ bản và các thiết bị đường sắt khác trong đội thuộc công
ty, đảm bảo chất lượng và an toàn.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

7

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

-

Tổ chức thực hiện và công tác an toàn giao thông đường sắt thuộc phạm vị quản
lý của công ty theo quy định của Nhà nước.
b. Nhiệm vụ:
- Nắm vững đặc điểm tính chất, trạng thái kỹ thuật của các loại công trình đường
sắt để tham mưu cho Giám đốc Công ty các chủ trương, biện pháp sử dụng các
nội dung công tác quản lý. Đề xuất biện pháp, kế hoạch đầu tư nâng cấp cải tạo,
khôi phục. Đề xuất các phương án khai thác năng lực kỹ thuật các công trình
phục vụ vận tải.
- Chỉ đạo kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật, công tác duy tu tổng hợp, bảo quản,
xây dựng cơ bản, đại tu các công trình.
- Chủ trì cùng với các phòng chỉ đạo nghiệm thu chất lượng sản phẩm duy tu và
xây dựng cơ bản, đại tu.
- Soạn thảo các văn bản giao nhiệm vụ, các chỉ tiêu mệnh lệnh, biệt lệnh thuộc
phạm vi quản lý kỹ thuật, các văn bản giao dịch, các bảo cáo tình hình, các hợp
đồng nghiên cứu khoa học trình Giám đốc.
- Quản lý tốt các thiết bị máy móc, thiết bị đo, dụng cụ được trang bị chi phòng
làm việc và sinh hoạt.
- Chịu sự điều hành và quản lý của Giám đốc Công ty, chịu sự chỉ đạo và hướng
dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Công ty.
- Tham mưu Giám đốc thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kỹ thuật xây
dựng trong phạm vi quản lý của công ty.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc công ty giao.
c. Quyền hạn:
- Giám sát, kiểm tra công tác quản lý kỹ thuật các đội thuộc Công ty được quyền
nhận xét đánh giá chất lượng duy tu, bảo quản cầu đường, công tác quản lý các
cung, đội được quyền hướng dẫn phổ biến và chỉ đạo trực tiếp các chủ trương,
nghị quyết cấp trên về công tác quản lý kỹ thuật.

- Được quyền sao lục trích dẫn các văn bản, các chỉ thị mệnh lệnh thuộc pạm vi
quản lý kỹ thuật trình giám đốc ký.
3.4 Phòng Hành chính – Nhân sự:
a. Chức năng:
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác chỉ đạo quản lý nghiệp vụ tổ
chức cán bộ, lao động, tiền lương, chế độ chính sách, giáo dục đào tạo, thanh tra pháp
chế và thường trực hội nghị công nhân viên chức trên cơ sở các quy định của nhà
nước, ngành trong phạm vi Công ty.
b. Nhiệm vụ:
- Nghiên cứu đề xuất, chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác nghiệp vụ:
Tham mưu cơ cấu, tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức mô hình sản xuất kinh
doanh phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty.
Tổ chức sắp xếp cân đối lực lượng lao động các đợn vị trong nội bộ công ty.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

8

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác bổ nhiệm cán bộ theo phân
cấp quản lý cán bộ.
Tham mưu cho lãnh đạo, cấp ủy trong công tác thanh tra pháp chế, giải quyết
đơn thư khiếu nại, công tác khen thưởng kỷ luật theo quy định của pháp luật.
Xây dựng quy chế, quy định; thực hiện theo các quy định, chính sách, chế độ

chính sách của nhà nước, của ngành
-

-

Nghiên cứu đề xuất chỉ đạo thực hiện công tác nghiệp vụ lao động, tiền lương.
Làm tốt công tác quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các chế độ chính sách, chế
độ hưu trí, thôi việc nghỉ hưởng BHXH như: ốm đau, tai nạn ao động…
Theo dõi báo cáo thống kê các mặt công tác nghiệp vụ định kỳ thường xuyên,
đột xuất lên cơ quan nghiệp vụ cấp trên và cơ quan có liên quan, làm tốt công
tác hồ sơ lưu trữ không thất lạc, mang tính khoa học…
Chịu trách nhiệm trước Giám đốc công ty về việc thực hiện những nhiệm vụ
được giao và những ý kiến tham mưu của mình trước lãnh đạo công ty.

3.5 Phòng Tài chính – kế toán:
Chức năng, nhiệm vụ:
-

-

-

Là bộ phận ghi nhận, giám sát kiểm tra một cách liên tục có hệ thống các hoạt
động của công ty dưới hình thức giá trị; trên góc độ: sự hình thành và sự vận
động của vốn, nguồn vốn.
Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc
kế toán , theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính kế toán.

Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mưu, đề xuất các giải pháp phục vụ
yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty.
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Phòng tài chính kế toán còn có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban chức năng
khác thu thập xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình
và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh phục vụ cho công tác lập kế hoạch,
điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh
trong nội bộ công ty. Cung cấp thông tin cụ thể của từng loại tài sản, nguồn
vốn, doanh thu, chi phí và kết quả của từng hoạt động trong từng kỳ, thời điểm
cụ thể ở từng bộ phận trong công ty.

3.6 Phòng Văn thư – lưu trữ:
Chức năng, nhiệm vụ:
-

Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các tổ, bộ phận thực hiện thống nhất các
chế độ, các quy định, các thủ tục, nguyên tắc về quản lý công tác lưu trữ và tài
liệu lưu trữ trong công ty.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

9

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập
-

-

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Tổ chức thu nhận tài liệu lưu trữ đến thời hạn nộp lưu và thường xuyên sưu
tầm, bổ sung các phông tài liệu lưu trữ của công ty.
Tổ chức chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, làm mục lục thống kế, tổ chức bảo
quản an toàn khối tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ tài liệu của công ty theo
phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước quy định và hướng dẫn.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho sự chỉ đạo của Công ty.
Đăng ký, hướng dẫn, giúp đỡ về mặt bảo quản tài liệu có giá trị của công ty và
tổ chức tiếp nhận những tài liệu của các phòng ban.
Theo dõi quản lý công tác đánh giá giá trị tài liệu của công ty.

3.7 Tổ thi công xây lắp:
a. Chức năng:
- Là đơn vị trực thuộc công ty, chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Ban lãnh đạo công
ty. Tổ chức và hoạt động theo điều lệ của công ty, hoạt động trong lĩnh vực xây
lắp. Tham mưu đề xuất, tổ chức và hướng tới sự phát triển của công ty.
b. Nhiệm vụ:
- Tìm kiếm thị trường, lập kế hoạch sản xuất, tổ chức thực hiện các công việc
theo chức năng, nhiệm vụ được giao. Lập phương án sản xuất trên cơ sở quy
chế của công ty. Lập hồ sơ nghiệm thu quyết toán công trình hoàn thành. Quản
lý trang thiết bị công ty giao cho tham gia công tác xây dựng cơ bản đối với cơ
sở vật chất của công ty trong phạm vi chuyên ngành. Có nhiệm vụ thi công trực
tiếp các công trình, chịu trách nhiệm về thời hạn bàn giao công trình, chất
lượng và quy trình thực hiện công trình; đảm bảo các yếu tố an toàn lao động,
vệ sinh lao động trong khi thi công công trình.
3.8 Phòng kinh doanh:
Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh, lập báo cáo các
hoạt động kinh doanh từng tháng, từng quý, từng năm để trình lên Giám đốc.Tiến hành

nghiên cứu thị trường, đàm phán ký kết hợp đồng với khách hàng.
Công tác lưu trữ giám sát các hoạt động của công ty.

CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG THƯƠNG MẠI VÀ GIAO THÔNG THỦY
LỢI.
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi là một doanh
nghiệp, trong suốt quá trình hoạt động tương đối nề nếp và khoa học, lãnh đạo công ty
đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ nhiều hơn.Tuy nhiên, phòng lưu trữ công ty vẫn
còn nhiều hạn chế.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

10

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ của cơ quan được thực hiện theo sự chỉ đạo của quý công ty
và cục văn thư lưu trữ nhà nước, Công ty đã thực hiện theo đúng nghị định
111/2004/NĐ-CP ngày 28 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ - Nghị định quy định chi
tiết về thi hành một số điều trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. Thực hiện công tác
chỉnh lý tài liệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN – NVTW. Đặc biệt công
ty đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nên đã dần đưa công tác Văn
thư – Lưu trữ đi vào nề nếp.

Tuy công tác lưu trữ của Công ty chưa được tổ chức tập trung nhưng những
tài liệu về các công trình quan trọng đều được cán bộ lưu trữ bảo quản và lưu trữ ở
những điều kiện tốt nhất để đảm bảo và phục vụ cho công tác sửa chữa, tu sửa khi
công trình sảy ra sự cố.
Tuy không có tổ chức hội nghị nhưng hàng năm cơ quan lại thống nhất họp
tổng kết đánh giá công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan trong toàn năm. Trong
những dịp tổng kết hàng năm , Công ty đưa ra phân tích đánh giá, kết luận những ưu
điểm, nhược điểm trong công tác Văn thư – Lưu trữ. Do vậy, công tác Văn thư – Lưu
trữ của Công ty đang dần được phát triển.
Khối tài liệu chủ yếu là các bản vẽ , tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu thiết kế
thi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về các hạng
mục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động của kiểm tra của công ty và
các loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động.
-

Việc ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ

Bởi là một công ty nhỏ nên không có văn bản nào mà công ty ban hành về công
tác lưu trữ.
Khối tài liệu chủ yếu của công ty là các bản vẽ, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu
thiết kế thi công các công trình xây dựng mà công ty trúng thầu, các tập bản vẽ về các
hạng mục công trình, tài liệu về tổ chức kế toán, các hoạt động kiểm tra của công ty và
các loại tài liệu chính mà công ty sản sinh ra trong quá trình hoạt động.
- Việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của công ty được thực hiện đúng theo quy định, hướng dẫn của
Nhà nước tại các văn bản sau:
−Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04/04/2001 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia
−Nghị định số 111/2004/NĐ – CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

−Công tác chỉnh lý tài liệu hành chính theo công văn số 283/VTLTNN – NVTW
−Thông tư số 46/2005/TT – BNV ngày 27/04/2005 của Bộ nội vụ về việc hoạt động
Nguyễn Thị Như Quỳnh

11

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

chia tách, sáp nhập cơ quan tổ chức đơn vị hành chính và chuyển đổi hình thức sở hữu
doanh nghiệp nhà nước.
Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ:
Trong mọi lĩnh vực hoạt động của Nhà nước thì công tác Lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu, nó mang lại một tầm quan trọng nhất định mà xã hội ngày nay
đã dần hiểu được giá trị của nó. Trong đó bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận thực
tiễn để tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhằm phục vụ cho hoạt động của cơ
quan, tổ chức , công tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của
xã hội. Công tác Lưu trữ được coi là một mắt xích quan trọng và không thể thiếu
trong mọi hoạt động quản lý, trong Bộ máy nhà nước cũng như trong các Doanh
nghiệp hiện nay.
Công tác văn thưlưu trữ là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản
phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả nhất. Nó bao
gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình
thành trong quá trình hoạt động của công ty.
Công tác Lưu trữ trong Công ty được đặt dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của văn
phòng Công ty, trực tiếp là trưởng phòng Hành chính nói chung và công tác Văn thư –

Lưu trữ nói riêng. Công tác lưu trữ là một trong những nội dung công việc hết sức
quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả sản xuất kinh
doanh của đơn vị. từ những nhận thức đó, trong những năm qua công tác lưu trữ của
công ty được tổ chức tương đối chặt chẽ , đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của
Công ty.
Hiện nay Công ty đã có một cán bộ chuyên trách làm công tác Văn thư – Lưu
trữ trình độ cao đẳng. Do đặc thù của công ty là một đơn vị trực tiếp sản xuất kinh
doanh và thực hiện nhiều lĩnh vực nên khối tài liệu tương đối nhiều. Để thuận tiện
trong việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác đến các phòng ban , đơn vị đều có một cán
bộ làm công tác chuyên môn đôi khi làm công tác công văn giấy tờ riêng của phòng
ban, đơn vị mình ( khi số lượng văn bản nhiều một cán bộ lưu trữ không bao quát hết
được).
Nhiệm vụ chính của cán bộ Văn thư – lưu trữ là:
-

Tiếp nhận và chuyển giao công văn đi, công văn đến.
Xây dựng danh mục hồ sơ và lưu trữ hồ sơ hiện hành.
Phục vụ tra tìm tài liệu.
Thực hiên công tác bảo mật thông tin tài liệu.

Từ những nhiệm vụ trên cho thấy công việc của bộ phận Văn thư – Lưu trữ rất
rộng, liên quan đến nhiều bộ phận, phòng ban và các cán bộ công nhân viên tròn cơ
quan.
Nguyễn Thị Như Quỳnh

12

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6

Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2. Thực trạng công tác lưu trữ của công ty:
Nói đến công tác lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt động quản lý
của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận và thực tiễn có liên quan đến
việc tổ chức tài liệu một cách khoa học.
2.1 Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Thu thập và bổ sung tài liệu là một khâu rất quan trọng trong công tác lưu trữ vì
nếu không có tài liệu thì sẽ không thể thực hiện được các khâu nghiệp vụ khác như:
Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu,…Đây cũng là một vấn đề
hết sức khó khăn đối với công tác lưu trữ của công ty hiện nay.
a. Khái quát tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Công ty đã thực hiện công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước vè theo quy
định của Công ty.
Trong đó, theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công tác
công văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban, đơn vị trong
Công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà hồ sơ, phòng ban, đơn vị mình đang giữ
giao nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Theo quy định hiện nay của Công ty thì Công ty đang áp dụng việc thu thập, bổ
sung theo 02 văn bản , đó là Thông tư số 02/2006/NXD hướng dẫn về lưu hồ sơ thiết
kế và Thông tư số 04/2006/TT – BNV hướng dẫn xác định cơ quan tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Với những hồ sơ tài liệu trong Công ty đã đến hạn nộp lưu nhưng cán bộ cong
chức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để tham khảo và giải quyết công việc hàng
ngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ của Công ty và sau đó làm
thủ tục cho mượn lại hồ sơ, tài liệu.
Theo quy định của Công ty thì bộ phận Văn thư – Lưu trữ phải thu thập tài liệu
ngay sau khi hết thời hạn giải quyết của văn bản, có nghĩa là cán bộ làm công tác văn

thư – Lưu trữ phải thu thập lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; Những văn bản tài
liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận, cuối tháng phải sắp
xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện thiếu các văn bản, hồ sơ, tài
liệu thì cán bộ Văn thư – Lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thu thập bổ sung tài liệu
vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế mức thấp nhất sự mất mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối
mỗi năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thập nộp vào lưu trữ cơ quan.
Đối với những tài liệu thuộc nhưng công trình lớn đến hạn nộp lưu vào lưu trữ
thì cán bộ làm công tác văn thư kiệm nghiệm trong Công ty theo sự chỉ đạo của lãnh
đạo Công ty tiến hành làm thủ giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo quy định.
Phương pháp giao nộp được tiến hành theo Công văn số 319/VTLTNN – NVTW ngày

Nguyễn Thị Như Quỳnh

13

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

01 tháng 06 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn việc
giao nộp vào lưu trữ lịch sử các cấp.
b. Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ Công ty.
Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ Công ty là những tài liệu sản sinh trong quá
trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty, tài liệu của các cơ quan
cấp trên và các cơ quan hữu quan gửi đến.
Khối tài liệu của Công ty là tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu hành chính, tài
liệu thiết kế thi công các công trình xây dựng về đường sắt, đường xá, cầu cống, nhà

cửa thuộc phạm vi quản lý của công ty , tài liệu về tài chính kế toán, các hợp đồng
kinh tế của Công ty…
c. Thủ tục giao nhận tài liệu.
Thủ tục giao nhận tài liệu của Công ty cũng được thực hiện theo quy định
chung của Nhà nước, khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào Lưu trữ Công ty thì bộ
phận lưu trữ phải lập hai biên bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản.
Nội dung biên bản bao gồm:
-

Tên phông
Thời gian tài liệu
Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao và bên nhận tài liệu ký và đóng dấu.

2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu.
Mọi tài liệu hình thành ra trong quá trình hoạt động của cơ quan không phải lưu
trữ tất cả mà chỉ lựa chọn lưu trữ những tài liệu có giá trị thông qua việc xác định đối
với các tài liệu đó.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất
định về nghiên cứu và qui định thời gian bảo quản cho từng loại tài liệu được hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan theo giá trị của chúng về các mặt chính
trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các giá trị khác từ đó lựa chọn để bổ sung những tài
liệu có giá trị cho Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Cho đến nay, Công ty vẫn chưa xây dựng được các công cụ giúp cho việc xác
định giá trị tài liệu như các bảng kê, các bảng hướng dẫn công tác lập hồ sơ, danh mục
các tài liệu hủy, danh mục các tài liệu bảo quản lâu dài, vĩnh viễn… Điều này gây khó
khăn cho việc triển khai các công tác chỉnh lý khoa học, tài liệu. Đối với tài liệu khoa
học của các phòng ban, đơn vị thì hầu như mới chỉ loại tài liệu trùng thừa, tài liệu hết
giá trị như giấy mời, thông báo, lịch làm việc tuần của lãnh đạo… Còn lại vì chưa có
hội đồng xác định giá trị tài liệu, chưa có nhưng quy định cụ thể về giá trị các loại tài

liệu ( loại nào không cần giữ lại, loại nào cần giữ lại và giữ lại trong thời gian bao
Nguyễn Thị Như Quỳnh

14

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lâu…) nên về cơ bản tài liệu vẫn được giữ lại hết. Điều này gây nên lãng phí diện tích
phòng kho, giá tủ chứa tài liệu và gây không ít khó khăn cho việc lập hồ sơ, tra tìm, sử
dụng tài liệu.
Trong thời gian tới Công ty cần chú trọng hơn nữa tới công tác xác định giá trị
tài liệu.Bộ phận lưu trữ công ty nên có kế hoạch xây dựng bảng thời hạn bảo quản đối
với các loại tài liệu và hướng dẫn các phòng ban, đơn vị trong việc xác định giá trị tài
liệu.
Do đặc thù của công ty là đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nên tài liệu về
một vấn đề có thể ở nhiều phòng khác nhau. Ví dụ cùng một hồ sơ trình duyệt về mua
thiết bị thí nghiệm cho Trung tâm thí nghiệm nhưng có ở phòng Kinh tế kế hoạch (lập
hợp đồng mua bán, lấy báo giá) và có ở Trung tâm thí nghiệm (để theo dõi sử dụng và
trừ khấu hao theo quy định của Bộ Tài chính) mà nguyên tắc là tài liệu liên quan đến
chức năng, nhiệm vụ của phòng ban, đơn vị nào thì phòng ban đơn vị đó phải giữ để
giải quyết công việc. Vì vậy ở Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông
thủy lợi rất phổ biến tình trạng một bộ hồ sơ tài liệu có thể trùng thừa ở nhiều phòng.
Đây hầu như là tình trạng chung của các cơ quan, đơn vị sản xuất kinh doanh; điều này
chỉ có thể khắc phục được khi tài liệu của các phòng ban, đơn vị khi giải quyết xong
công việc phải được giao nộp vào lưu trữ cố định của công ty theo đúng quy định của

nhà nước và của công ty.
2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Công ty cổ phần xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã ý thức được
tầm quan trọng của công tác chỉnh lý tài liệu, là một công tác cần thiết phục vụ cho
quá trình quản lý, tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan.
Công ty thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản sau:
-

Công văn 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước hướng
dẫn công tác chỉnh lý.
Công văn số 128/VTLTNN – NVTW ban hành ngày 01 tháng 06 năm 2009 của
Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu giấy.

Số tài liệu Công ty đã chỉnh lý hoàn thiện: Tài liệu của phòng Hành chính tổ
chức. Tài liệu của phòng Tài chính kế toán.Tài liệu phòng kế hoạch kỹ thuật…
Quá trình chỉnh lý được chia làm 3 giai đoạn: chuẩn bị chỉnh lý, thực hiện
chỉnh lý và kết thúc chỉnh lý.
 Giai đoạn 1: chuẩn bị chỉnh lý
Bước 1: Giao nhận tài liệu nhằm quản lý chặt chẽ khối tài liệu được đưa ra khỏi
kho lưu trữ.

Nguyễn Thị Như Quỳnh

15

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Bước 2: Vệ sinh sơ bộ để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu đối với mình, cán bộ
chỉnh lý sẽ dùng chổi lông gà để quét sạch bụi bẩn trên cặp, giá đựng tài liệu.
Bước 3: Khảo sát tài liệu.
Công việc này được tiến hành một cách cẩn thận, tỉ mỉ, làm cơ sở biên soạn các
văn bản nghiệp vụ trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại lập hồ sơ, bản hướng
dẫn xác định giá trị tài liệu; lập kế hoạch chỉnh lý; tiến hành thu thập, bổ sung những
tài liệu còn thiếu; chuẩn bị cơ sở cho đợt chỉnh lý.
Nội dung việc khảo sát đã nêu được đẩy đủ, cụ thể tên phông (phông lưu trữ
công ty cổ phần xây dựng và giao thông thủy lợi); giới hạn thời gian khối tài liệu đưa
ra chỉnh lý; khối lượng, thành phần, nội dung tài liệu; tình trạng khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
Bước 4: Thu thập, bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau.
Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của công ty thì hồ sơ, tài liệu về
các vấn đề, sự việc cụ thể đã được nhân viên chuyên trách của công ty thu thập rất đầy
đủ nên bước này không cần phải tiến hành, góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý.
Bước 5: Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý.
Nhìn chung, bản lịch sử hình thành phông được biên soạn đã nêu rất đầy đủ,
chính xác tên gọi của công ty, thời gian thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ
cấu tổ chức và những thay đổi qua từng thời kỳ, lề lối làm việc, quan hệ công tác của
công ty.
Bản lịch sử phông cũng đã nêu được giới hạn tài liệu trong phông (từ năm 2012
– 2013); khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý; số lượng tài liệu của từng năm, từng đơn
vị tổ chức; thành phần, nội dung tài liệu; mức độ hoàn chỉnh, tình trang và các loại
hình tài liệu của khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013.
Bản lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông sau đó sẽ được dùng làm
căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý; biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
trong chỉnh lý như: bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ; bản hướng dẫn xác định giá trị

tài liệu. Đồng thời nó còn giúp cho những người tham gia chỉnh lý nắm bắt một cách
khái quát về lịch sử và hoạt động của công ty và tình hình khối tài liệu giai đoạn 2012
– 2013.
Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ: phương án phân loại là bản dự
kiến phân chia tài liệu thành các nhóm và trật tự sắp xếp các nhóm tài liệu.
 Phần 1: Bản hướng dẫn phân loại tài liệu

Nguyễn Thị Như Quỳnh

16

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sở chọn
phương án cũng như các bước như các bước phân chia tài liệu.
Bước 1: Chia tài liệu theo phương án “thời gian-cơ cấu tổ chức” thì tài liệu
trước hết được chia theo thời gian hoạt động của công ty.
Bước 2: Chia tài liệu của công ty theo cơ cấu tổ chức gồm 05 phòng chuyên
môn:
-

Phòng kế hoạch thiết kế.
Phòng tổ chức kế toán.
Phòng tổ chức hành chính.
Phòng kinh doanh.

Phòng lưu trữ.

Bước 3: Chia tài liệu trong từng đơn vị về lĩnh vực hoạt động và bước cuối
cùng phân chia tài liệu trong từng lĩnh vực hoạt động của từng đơn vị theo các vấn đề,
sự việc cụ thể (hồ sơ/đơn vị bảo quản).
Cách phân chia được tiến hành như sau:
I. Phòng tổ chức kế toán
1. Công tác hành chính
1.1
-

Chương trình, kế hoạch công tác tháng
Chương trình, kế hoạch công tác quý
Chương trình, kế hoạch công tác năm
1.2

-

Chương trình, kế hoạch công tác

Công tác tổ chức hội họp, hội thảo, lễ tân khánh tiết

Hồ sơ hội nghị sơ kết, tổng kết tháng, quý, năm
Tài liệu về tổ chức các ngày lễ lớn, kỷ niệm ngày thành lập công ty
2. Công tác văn thư
2.1

Sổ đăng ký văn bản đi

2.2

Sổ đăng ký văn bản đến

2.3

Tập lưu công văn đi

3. Công tác kế toán tài vụ
3.1
-

Kế hoạch thu chi ngân sách của công ty

Kế hoạch thu chi ngân sách tháng
Kế hoạch thu chi ngân sách quý
Kế hoạch thu chi ngân sách năm

Nguyễn Thị Như Quỳnh

17

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập
3.2
-

Báo cáo thu chi

Báo cáo thi chi ngân sách tháng
Báo cáo thu chi ngân sách quý
Báo cáo thu chi ngân sách năm
3.3

-

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Dự toán thu chi

Dự toán thu chi ngân sách tháng
Dự toán thu chi ngân sách quý
Dự toán thu chi ngân sách năm
3.4

Tài liệu thanh, kiểm tra quỹ

4. Công tác quản trị
4.1
-

Hồ sơ mua sắm tài sản, thiết bị
Hồ sơ sử dụng tài sản thiết bị
Tài liệu kiểm kê, thanh lý tài sản
4.2

-

Quản lý tài sản, trang thiết bị

Bảo vệ tài sản, giữ gìn an ninh trật tự, phòng chống bão lụt

Tài liệu về bảo vệ tài sản
Tài liệu về xử lý vi phạm, trật tự an ninh công ty
Quy định phòng cháy chữa cháy
Tài liệu về phòng chống bão lụt
II.Phòng tổ chức hành chính
1. Vấn đề chung
2. Công tác tổ chức bộ máy quản lý cảu công ty
2.1

Tài liệu về kiện toàn, sắp xếp các đơn vị tổ chức

2.2

Tài liệu về thành lập mới các đơn vị, phòng ban

3. Công tác cán bộ
3.1

Tài liệu về tuyển dụng cán bộ

3.2

Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng cán bộ

3.3

Tài liệu về khen thưởng, kỷ luật cán bộ

3.4

Bảo hiểm xã hội

III.

Phòng kế hoạch – kỹ thuật

1. Vấn đề chung
Nguyễn Thị Như Quỳnh

18

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2. Công tác đấu thầu, mời thầu
2.1

Hồ sơ đấu thầu, mời thầu

2.2

Quy chế đấu thầu, mời thầu, thiết kế

2.3

Hồ sơ cấp giấy phép thầu xây dựng

3. Kế hoạch, báo cáo hoạt động của phòng
3.1
-

Chương trình, kế hoạch công tác

Chương trình kế hoạch công tác tháng
Chương trình kế hoạch công tác quý
Chương trình kế hoạch công tác năm
3.2

Báo cáo

- Báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động của phòng
- Báo cáo thống kê hoạt động của phòng trên mọi lĩnh vực
 Phần 2: Bản hướng dẫn lập hồ sơ
Hướng dẫn một cách chi tiết phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ
đối với những tào liệu còn trong tình trạng lộn xộn theo các đặc trưng vấn đề, tên gọi,
địa danh... thành hồ sơ và cách chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những hồ sơ đã lập
nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ và cách viết tiêu đề, sắp xếp văn bản, tài liệu
bên trong hồ sơ.
• Biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu đã được biên soạn chi tiết, cụ thể từ
những đợt chỉnh lý trước. Nội dung gồm 2 phần chính là phần văn bản kê các nhóm tài
liệu cần giữ lại bảo quản và phần hướng dẫn cụ thể. Nó là căn cứ để các cán bộ chuyên
trách tiến hành xác định giá trị của từng hồ sơ, tài liệu một cách cụ thể, thống nhấtvà

chính xác.
• Lập kế hoạch chỉnh lý:
Do tài liệu của công ty tương đối nhiều nên việc lập kế hoạch chỉnh lý là rất cần
thiết. Kế hoạch chỉnh lý đã được biên soạn một cách chi tiết, cụ thể với đầy đủ các nội
dung như:
-

Mục đích, yêu cầu chỉnh lý: để phục vụ việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, sắp
xếp lại tài liệu trong kho một cách khoa học…
- Nội dung các công việc trong chỉnh lý
- Người tham gia chỉnh lý
- Thời gian bắt đầu và kết thúc chỉnh lý
 Giai đoạn 2: Thực hiện chỉnh lý

Nguyễn Thị Như Quỳnh

19

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

1. Phân loại tài liệu
Căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tiến hành phân chia tài liệu
thành các nhóm theo thứ tự:
Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn mỗi nhóm tương ứng với 1 cơ
cấu tổ chức.

Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa.
Bước 3: Phân chia tài liệu từ nhóm vừa thành các nhóm nhỏ.
Bước 4: Phân chia tài liệu từ nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (tương ứng
với hồ sơ/đơn vị bảo quản).
2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ
a. Lập hồ sơ (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ)
Trong phạm vi các nhóm nhỏ, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ những tài liệu trùng
thừa, bản nháp sẽ được xếp ngay sau hồ sơ đó và chỉ được loại khỏi hồ sơ sau khi đã
tiến hành kiểm tra.
Nếu một hồ sơ gồm nhiều văn bản, tài liêu quá dày thì sẽ được phân chia thành
các đơn vị bảo quản một cách hợp lý.
b. Chỉnh sửa, hoàn thiện đối với những tài liệu đã được lập hồ sơ
Đối với những tài liệu đã lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ
thì căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài
liệu tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013, chỉnh sửa và
hoàn thiện kết hợp với xác định giá trị và định hạn thời gian bảo quản.
Mỗi một hồ sơ được lập và chỉnh sửa hoàn thiện sẽ được để trong một tờ bìa
tạm và đánh một số tạm thời; những thông tin ban đầu về hồ sơ như tiêu đề, thời hạn
bảo quản, thời gian sớm nhất muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ được ghi lên một
phiếu tin.
c. Hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản)
Khi đã lập hồ sơ và hồ sơ đạt yêu cầu về mặt nghiệp vụ sẽ căn cứ vào bản
hướng dẫn phân loại tiến hành hệ thống hóa hồ sơ. Điều này tạo điều kiện cho việc sắp
xếp, khai thác, sử dụng tài liệu sau này của công ty được nhanh chóng, chính xác. Cụ
thể việc hệ thống hóa được tiến hành như sau: sắp xếp các thẻ tạm trong phạm vi mỗi
nhóm nhỏ, sắp xếp các nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi
Nguyễn Thị Như Quỳnh

20

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

nhóm lớn và các nhóm lớn trong khối tài liệu giai đoạn 2012 – 2013 theo phương án
phân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm; sau đó, sắp xếp toàn bộ hồ sơ, đơn vị
bảo lãnh theo số thứ tự tạm thời của thẻ.
d. Biên mục hồ sơ
Tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài.
-

-

Biên mục bên trong
Đánh số tờ: số thứ tự của tờ tài liệu được đánh bằng bút chì đen, mềm bắt đầu
từ tờ đầu tiên đến tờ cuối cùng có trong hồ sơ. Số tờ được đánh vào góc phải
phía trên cùng của tờ tài liệu.
Viết mục lục văn bản: các nội dung thông tin về từng tờ văn bản trong hồ sơ
được ghi vào một tờ mục lục.
Viết chứng từ kết thúc: số lượng tờ tài liệu, số lượng mục lục văn bản trong hồ
sơ được ghi vào sổ của công ty.
Biên mục bên ngoài

Viết bìa hồ sơ: căn cứ vào piếu tin sẽ ghi các thông tin như tên phông, tiêu đề
hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và

thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
e. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng tài liệu
-

Dùng dao lưỡi mỏng để gỡ bỏ ghim kẹp tài liệu
Những tài liệu bị quăn, gâp mép sẽ được làm phẳng
f. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu loại

Toàn bộ tài liệu trùng thừa, bản nháp được loại ra trong quá trình chỉnh lý được
phân loại, lập hồ sơ, đánh số thứ tự và thống kê theo mẫu.
g. Đánh số hồ sơ chính thức, vào bìa, hộp (cặp); viết và dán nhãn
Số chính thức được đánh lên bìa hồ sơ bằng chữ số Ă Rập. Số hồ sơ được đánh
liên tục bắt đầu từ hồ sơ đầu tiên của phòng kế hoạch thiết kế đến phòng tổ chức kế
toán, tổ chức hành chính, phòng kinh doanh.
Sau đó vào bìa hồ sơ và đưa vào cặp (hộp), cuối cùng tiến hành viết và dán
nhãn hộp.Nhãn hộp được viết bằng mực đen.
h. Xây dựng công cụ quản lý, tra tìm hồ sơ
Công cụ tra tìm và quản lý hồ sơ, tài liệu chủ yếu trong kho lưu trữ của công ty
là mục lục hồ sơ.
Khi lập mục lục hồ sơ sẽ tiến hành:

Nguyễn Thị Như Quỳnh

21

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

-

Viết lời nói đầu giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử
phông, phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục.
- Thống kê các chữ viết tắt sử dụng trong mục lục.
- Đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của khối tài liệu theo từng giai đoạn.
- Mục lục được đóng thành 3 quyển để phục vụ cho việc quản lý, khai thác, sử
dụng, tài liệu.
 Giai đoạn 3: Tổng kết chỉnh lý
1. Kiểm tra lại kết quả chỉnh lý
Căn cứ vào mục đích, yêu cầu, vào các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, báo cáo kết
quả khảo sát tài liệu; hợp đồng chỉnh lý; biên bản giao nhận tài liệu; kế hoạch chỉnh lý
tiến hành kiểm tra lại toàn bộ tài liệu sau khi chỉnh lý kiểm tra các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ và các quyền mục lục hồ sơ. Sau đó tiến hành lập biên bản kiểm tra, nghiệm
thu.
2. Bàn giao tài liệu, vẫn chuyển vào kho và sắp xếp lên giá
Tài liệu được bàn giao cho cán bộ lưu trữ của công ty theo mục lục hồ sơ và
biên bản giao nhận tài liệu.
Toàn bộ tài liệu đã chỉnh lý xong được vận chuyển vào kho và sắp xếp lên giá
theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
3. Viết báo cáo tổng kết chỉnh lý
Báo cáo đã nêu một cách ngắn gọn, chính xác số lượng và chất lượng tài liệu
trước và sau chỉnh lý; số hồ sơ bảo quản vĩnh viễn, số hồ sơ bảo quản có thời hạn cũng
như tiến độ thực hiện so với kế hoạch; ưu điểm, thuận lợi, hạn chế, tồn tại của đợt
chỉnh lý và bài học kinh nghiệm rút ra được từ trong quá trình chỉnh lý.
4. Hoàn chỉnh hồ sơ phông
Hồ sơ phông là toàn bộ văn bản hình thành trong quá trình chỉnh lý khối tài liệu
giai đoạn 2012 – 2013 phông công ty.

Thành phần bao gồm:
-

Báo cáo kết quả khảo sát tài liệu
Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý
Mục lục hồ sơ

Tóm lại, công tác chỉnh lý khoa học tài liệu của công ty được tiến hành một
cách thống nhất trong tất cả các bước từ giai đoạn chuẩn bị đến kết thúc chỉnh lý. Việc
thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan được các phòng ban chuyên môn thực
hiện khá tốt cộng thêm các văn bản hướng dẫn cũng được biên soạn một cách chi tiết,
đầy đủ, chính xác từ trước đã tạo điều kiện cho công tác chỉnh lý được tiến hành một
cách nhanh chóng, chính xác và thuận lợi.
Nguyễn Thị Như Quỳnh

22

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.4 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép lại số lượng và thành phần, nội
dung, tình hình tài liệu, các công cụ thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý, tra tìm tài
liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác.
Công tác thống kê bao gồm những nội dung sau:






Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:
Thống kê nội dung
Thống kê khối lượng thành phần
Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ
Thống kê công cụ tra cứu
Thống kê các phương tiện bảo quản.
Thống kê hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cách thống nhất,
ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng Cục Thống kê đã ban
hành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành biểu mẫu và chế độ thống kê
thường kỳ hàng năm.
a. Các loại sổ sách trong lưu trữ:
Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản lý tài liệu thì sổ
sách là công cụ không thể thiếu.
Trong công tác lưu trữ bao gồm những loại sổ sách sau:
b.

Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan.
Danh mục hồ sơ cơ quan.
Sổ xuất tài liệu.
Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trong công
tác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếm thông tin có
liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có 2 loại công cụ tra tìm tài

liệu lưu trữ:
Công cụ tra tìm truyền thống:
-

Mục lục hồ sơ.
Các bộ thẻ tra tìm tài liệu.
Mục lục tài liệu.
Công cụ tra cứu hiện đại:

Gồm có cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, đây là các công cụ tìm kiếm thông tin
theo một cấu trúc xác định và có liên hệ logic với nhau, được tổ chức chặt chẽ và lưu

Nguyễn Thị Như Quỳnh

23

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

trữ một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và xử lý dữ liệu nhanh chóng, dễ
dàng, chính xác, hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu gồm:Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ.Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ
dẫn.
2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ.
a. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trong pháp lệnh lưu trữ Quốc gia số 34/2001/UBTVQH10 ban hành ngày 04

tháng 04 năm 2001 có ghi “ Tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn trong các kho lưu
trữ. Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm phải được bảo quản theo quy chế bảo hiểm tài
liệu lưu trữ…”
Nhận rõ được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên Công ty cổ phần
xây dựng thương mại và giao thông thủy lợi đã thành lập phòng lưu trữ và 1 số thiết bị
bảo quản, do Công ty mới thành lập và còn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quản
còn thiếu nhiều và chưa được hiện đại.
Về phòng, kho:Do hiểu được tầm quan trọng của công tác bảo quản tài liệu
Công ty đã có một phòng lưu trữ riêng biệt nên tài liệu lưu trữ được đảm bảo an toàn
tránh được những tác nhân gây hại.
Về trang thiết bị:Được sự quan tâm của lãnh đạo công ty nên phòng, kho lưu trữ
được trang bị một số trang thiết bị bảo quản như: giá sắt, tủ sắt để tài liệu, cặp 3 dây,
cặp hộp bằng nhựa có chất lượng cao cái nào hư hỏng được thay thế kịp thời, cán bộ
nhiệt tình và yêu nghề… và các trang thiết bị khác như: bình chữa cháy, máy điều hòa
không khí, máy hút ẩm, hút bụi…
b. Biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Biện pháp phòng chống ẩm: Công ty chủ yếu dùng máy hút bụi, máy hút ẩm và
áp dụng các biện pháp thông gió tự nhiên.
- Biện pháp chống nấm mốc: Khi đưa tài liệu vào kho ta phải tiến hành vệ sinh
sạch sẽ. Hệ thống điện, ánh sang, và các phương tiện phòng cháy chữa cháy
được trang bị đầy đủ nên nhìn chung tài liệu được bảo quản tốt không bị ẩm
mốc.
- Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm:
Côn trùng và các loại gặm nhấm là loại phá hỏng tài liệu rất nguy hiểm, những
loại côn trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi…và các loại gặm nhấm: gián,
chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì tài liệu phải được đặt
lên giá, hòm, tủ bó gói cẩn thận không để tài liệu dưới đất.
-

Biện pháp phòng chống cháy nổ: Công ty đã thành lập nội quy phòng chống

cháy nổ; trong và ngoài phòng trang bị các phòng chữa cháy.
c. Kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Nguyễn Thị Như Quỳnh

24

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6


Báo cáo thực tập

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Công tác lưu trữ phải được kiểm tra định kỳ hàng năm để đảm bảo chất lượng
đội ngũ cán bộ lưu trữ và chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ. Trưởng phòng
Hành chính công ty phụ trách kiểm tra định kỳ số lượng và chất lượng tài liệu lưu trữ
bao gồm những nội dung sau:
-

Kiểm tra công tác thu thập tài liệu.
Kiểm tra công tác chỉnh lý.
Kiểm tra công tác biên mục hồ sơ của cán bộ lưu trữ.
Kiểm tra công tác giao nộp hồ sơ của các phòng ban.

Qua công tác kiểm tra sẽ giúp lãnh đạo công ty nắm bắt được tình hình công tác
lưu trữ của công ty, các bươc nghiệp vụ có phù hợp với cơ quan mình hay không, đồng
thời chỉ đạo, nhắc nhở cán bộ Văn thư – Lưu trữ làm tốt những công việc được giao.
2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong các doanh nghiệp hiện nay công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ chủ yếu là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Tài

liệu lưu trữ của Doanh nghiệp chứa nhiều thông tin bí mật: bí quyết kinh doanh, quy
trình sản xuất, dây truyền phát minh sang chế, tình hình thu chi tài chính sản xuất kinh
doanh. Nên hầu như các Doanh nghiệp đều hạn chế đến mức nhất định việc tổ chức
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, bên cạnh đó còn hạn chế cả đối tượng khai thác và
các hình thức tổ chức cũng được đặc biệt chú trọng. Trong mọi doanh nghiệp đều chú
trọng đến việc dò gỉ thông tin để đảm bảo quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh
của doanh nghiệp mình.
Các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu:
Cũng như hầu hết các công ty khác, Công ty cổ phần xây dựng thương mại và
giao thông thủy lợi cũng tổ chức một số hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Công ty:
-

Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc.
Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ.

Trong đó hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng đọc vẫn
là chủ yếu, do vấn đề bảo mật thông tin nên việc tổ chức khai thác chỉ mang tính chất
hạn chế trong nội bộ.
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài liệu
lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo công ty phục vụ kịp thời
cho hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty.Để phục vụ cho việc khai thác sử
dụng tài liệu phòng Tổ chức hành chính có quy định thủ tục mượn tài liệu, trong đó có
quy định về thời gian và trách nhiệm cá nhân. Khi muốn mượn tài liệu ra khỏi kho lưu
trữ phải có giấy yêu cầu có ý kiến của lãnh đạo bộ phận có nhu cầu khai thác, sử dụng
và có ý kiến của lãnh đạo Công ty (đối với tài liệu quan trọng như: bản vẽ thiết kế kỹ
Nguyễn Thị Như Quỳnh

25

Lớp CĐ Lưu Trữ Học K6