Báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành thư viện tại Viện nghiên cứu đông nam á

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Kính thưa Ban lãnh đạo Viện nghiên cứu Đông Nam Á và các Thầy Cô
trong Khoa Văn hóa – Thông tin – Xã hội trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Em là Vũ Thị Hảo sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đang đi thực
tập tại thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á - Một thư viện chuyên ngành với
vốn tài liệu phong phú, các cán bộ có chuyên môn và năng lực, tận tâm với
nghề. Hơn nữa tại đây em được tham gia vào hầu hết các khâu nghiệp vụ của
thư viện, tích lũy kinh nghiệm để sau này trực tiếp tham gia đóng góp phần nhỏ
bé của mình vào sự nghiệp thư viện nước nhà.
Trước hết em xin chân thành cảm ơn trường Đại học Nội vụ Hà Nội, khoa
Văn hóa - Thông tin và xã hội nơi em đang theo học, đặc biệt là thầy Lê Ngọc
Diệp đã tổ chức cho chúng em có gần hai tháng thực tập tại thư viện Viện
nghiên cứu Đông Nam Á giúp cho chúng em có cái nhìn mới hơn về môn ngành
mà chúng em đang theo học.
Em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng thư viện đã giúp đỡ
em rất nhiều về mặt chuyên môn nghiệp vụ và đặc biệt em xin trân thành cảm ơn
chị Nguyễn Thị Đức Hạnh và chị Nguyễn Thị Nga đã hướng dẫn, chỉ bảo tận
tình, giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến cha mẹ gia đình và bạn
bè đã luôn luôn động viên giúp đỡ em trong học tập.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Vũ Thị Hảo

Sinh viên: Vũ Thị Hảo

1
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lời mở đầu
Đất nước ta đang trong thời kỳ đổi mới theo hướng Công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước và đã thu được nhiều thành tựu to lớn trên nhiều lĩnh vực
đời sống - xã hội. Trong đó, thành tựu quan trọng và có ảnh hưởng lớn đến sự
phát triển của nền kinh tế Việt Nam mà chúng ta phải nói đến là nền giáo dục.
Trong những năm gần đây việc đào tạo nguồn nhân lực có trình độ luôn được
quan tâm đặt lên hàng đầu, nhiều trường Đại học, Cao đẳng đã đào tạo chất
lượng nguồn nhân lực nhiều chất xám phục vụ tích cực vào sự phát triển của đất
nước trên nhiều lĩnh vực: Kinh tế, văn hóa, giáo dục, … Trường Đại học Nội Vụ
- Hà Nội là một trong những ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện.
Trường trước đây còn có tên gọi khác là Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp
vụ Văn phòng I, đây là ngôi trường đào tạo ra đội ngũ cán bộ Thư viện có kinh
nghiệm lớn nhất cả nước. Việc đào tạo “Lý thuyết gắn liền với thực tiễn” được
lãnh đạo nhà trường và các Khoa đặc biệt quan tâm với phương châm đào tạo
“Học đi đôi với hành”. Hàng năm qua, Khoa Văn hóa - Thông tin và xã hội của
Trường luôn cử sinh viên đi thực tập về chuyên ngành Thư viện nhằm trang bị
cho sinh viên những kiến thức thực tiễn vững vàng, phục vụ tốt cho công việc
sau khi ra trường.
Với sự nhận thức đúng đắn về vai trò cũng như tầm quan trọng của đợt
thực tập tốt nghiệp đồng thời với sự hỗ trợ của Khoa Văn hóa – Thông tin và xã
hội của Trường Đại học Nội Vụ - Hà Nội, em đã thực tập tại Viện Hàn Lâm
khoa học xã hội, tại Viện Nghiên cứu Đông Nam Á từ ngày 2/3 đến hết ngày
24/4/2015 với chuyên ngành chính là Thư viện. Trong thời gian thực tập tại
Viện Nghiên cứu Đông Nam Á, dưới sự hướng dẫn và chỉ bảo nhiệt tình của các
chị nhất là chị Hạnh và chị Nga , em đã học hỏi được nhiều kinh nghiệm và
được trải nghiệm thực tế trong chuyên ngành Thư viện mà em đang theo học.

Qua gần 8 tuần thực tập tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á, em đã thu
được nhiều kiến thức và những kinh nghiệm vô cùng quý báu từ thực tiễn công
việc và từ những cán bộ Thư viện. Những kiến thức và kinh nghiệm này rất cần
thiết cho nghề nghiệp của em trong tương lai.
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

2
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Em xin chân thành cảm ơn Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội của
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội; cảm ơn các chị trong Viện nghiên cứu Đông
Nam Á, nhất là chị Hạnh và chị Nga đã tạo điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt
nhiệm vụ trong thời gian thực tập này.
Do thời gian thực tập còn ngắn và năng lực bản thân em còn nhiều hạn
chế nên bản báo cáo thực tập Tốt nghiệp không tránh khỏi còn nhiều thiếu sót.
Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý của các Thầy, Cô giáo trong nhà trường
cũng như các chị trong Viện Nghiên cứu Đông Nam Á và các bạn sinh viên để
bản báo cáo này của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Vũ Thị Hảo

Sinh viên: Vũ Thị Hảo

3

Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
Lời mở đầu...........................................................................................................2
A. TỔNG QUAN CHUNG..................................................................................7
1.Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam................................7
2.2. Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á..........10
2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.................................................10
2.2.2 Cơ cấu tổ chức....................................................................................11
2.2.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện.......................11
2.2.4. Đối tượng phục vụ.............................................................................12
2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:.......................................14
- CSDL tư liệu............................................................................................16
- CSDL sách tiếng Nga................................................................................16
- Các CSDL này đã và đang phục vụ bạn đọc có hiệu quả........................16
Vốn tài liệu của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á được chia làm 3
nhóm chính:.................................................................................................16
- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, tư liệu)..............................16
- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL).............................16
- Nguồn thông tin trên Internet...................................................................16
3.1 Cơ sở dữ liệu.........................................................................................16
3.1.1 Sách:..................................................................................................16
3.1.2 Báo, tạp chí:.......................................................................................17
3.1.3 Tư liệu:..............................................................................................18
3.1.4 Tài liệu tra cứu:.................................................................................19
3.2 Các nguồn lực thông tin........................................................................20

3.2.1 Nguồn thông tin điện tử:....................................................................20
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

4
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet..............................21
4. Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện...............................................22
4.1 Nguồn tài liệu trao đổi...........................................................................22
4.2 Nguồn nhận tặng....................................................................................24
5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện........................................25
B. QUÁ TRÌNH THỰC TẬP......................................................................26
1. Quá trình thực tập tại thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á...............26
1.1 Đăng ký tài liệu.....................................................................................27
1.2 Xử lý tài liệu..........................................................................................28
1.3 Nhập tin vào cơ sở dữ liệu CDS-ISIS for window................................29
1.4 Dãn nhãn và xếp giá:.............................................................................29
1.5 Hồi cố tài liệu:.......................................................................................29
1.6Phục vụ bạn đọc:....................................................................................30
1.7Bảo quản tài liệu.....................................................................................31
1.8Khai thác tìm tin trên Internet................................................................31
2. Tổ chức kho sách.....................................................................................31
3. Các sản phẩm dịch vụ thông tin-thư viện mới hiện có............................32
3.1 Các sản phẩm thông tin-thư viện...........................................................32
3.2 Các dịch vụ thông tin-thư viện..............................................................33
3.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin..........................................................33
3.2.2. Tổ chức khai thác nguồn lực thông tin..............................................34

4. Những thuận lợi và khó khăn khi đi thực tập..........................................36
4.1. Thuận lợi:.............................................................................................36
4.2. Khó khăn:.............................................................................................36
C: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ....................................................................37
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

5
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1. Ưu điểm...................................................................................................37
2. Nhược điểm.............................................................................................37
3. Kiến nghị.................................................................................................37
PHỤ LỤC...........................................................................................................39
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................41
D. NHẬT KÍ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP.......................................................42

Sinh viên: Vũ Thị Hảo

6
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. TỔNG QUAN CHUNG
1. Giới thiệu Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam

• Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ,
có chức năng nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung cấp
luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối, chiến
lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của đất
nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn chính sách phát
triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa
học xã hội của cả nước.
• Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã có một quá trình phát
triển trải qua các thời kỳ với nhiều tên gọi khác nhau: Ban Nghiên cứu Lịch sử
- Địa lý - Văn học, Ban Nghiên cứu Văn học - Lịch sử - Địa lý, Ban Khoa học
xã hội (trực thuộc Ủy ban Khoa học Nhà nước), Viện Khoa học xã hội, Ủy ban
Khoa học xã hội Việt Nam, Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc
gia, Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Theo Nghị định số 109/2012/NĐ-CP ngày
26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, từ ngày 22
tháng 02 năm 2013, Viện chính thức mang tên là Viện Hàn lâm Khoa học xã
hội Việt Nam. Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là nơi tập trung các
nhà khoa học xã hội đầu ngành, với trên 2000 người, trong đó hơn 700 cán bộ có
học hàm giáo sư, phó giáo sư, học vị tiến sĩ khoa học, tiến sĩ, thạc sĩ thuộc các
lĩnh vực khoa học xã hội, làm việc trong 05 đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện,
32 đơn vị nghiên cứu khoa học, 5 đơn vị sự nghiệp khác (trong đó có 1 cơ sở
đào tạo sau đại học và 2 nhà xuất bản). Cùng với nhiều viện nghiên cứu thành
viên có trụ sở chính tại Hà Nội, Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
có Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ đặt tại thành phố Đà Nẵng, Viện Khoa
học xã hội vùng Nam Bộ đặt tại thành phố Hồ Chí Minh, Viện Khoa học xã hội
vùng Tây Nguyên đặt tại thành phố Buôn Ma Thuột, tỉnh Đăk Lăk.
• Học viện Khoa học xã hội trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam được thành lập theo Quyết định số 35/QĐ-TTg ngày 10 tháng 01 năm
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
7

Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2010 của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở thống nhất 17 cơ sở đào tạo trước
đâythuộc các viện nghiên cứu chuyên ngành. Học viện Khoa học xã hội là cơ sở
đào tạo sau đại học về các ngành khoa học xã hội với 58 chuyên ngành đào tạo,
trong đó có 44 chuyên ngành đào tạo tiến sĩ và 14 chuyên ngành đào tạo thạc sĩ.
• Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có 32 tạp chí khoa học được
xuất bản bởi các viện nghiên cứu thành viên. Thư viện Khoa học xã hội thuộc
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là thư viện tổng hợp và đa ngành với
nguồn tài nguyên thông tin phong phú và đa dạng vào bậc nhất trong nước
về các lĩnh vực khoa học xã hội.
2. Giới thiệu chung về Viên nghiên cứu Đông Nam Á và Thư viện
Viện Nghiên cứu Đông Nam Á
2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Viện nghiên cứu
Đông Nam Á
2.1.1 Quá trình thành lập
Viện nghiên cứu Đông Nam Á tiền thân là Ban Đông Nam Á đã
chính thức thành lập ngày 09 tháng 09 năm 1983 theo Nghị định số 96 của Chủ
tịch Hội đồng Bộ trưởng và được khẳng định lại tại Nghị định số 23/CP ngày 22
tháng 5 năm 1993 của Chính Phủ. Viện có tên giao dịch quốc tế là : Institute for
Southeast Asian Studies (ISEAS).
2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
Chức năng:
Chức năng cơ bản của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là: Từ góc độ
khoa học xã hội và nhân văn tiến hành nghiên cứu về Đông Nam Á và các khu
vực có quan hệ trên hai bình diện- Đông Nam Á là một khu vực lịch sử-văn hóa
và Đông Nam Á là một khu vực chiến lược hiện đại, nhằm góp phần cung cấp

các căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội và đối ngoại của
Đảng và Nhà nước đối với khu vực; xây dựng bộ môn Đông Nam Á học Việt
Nam, nhằm phục vụ nghiên cứu giảng dạy về Đông Nam Á trên các lĩnh vực
đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam Á.
Nhiệm vụ:
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

8
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xây dựng phương hướng chương trình, kế hoạch nghiên cứu dài
hạn và ngắn hạn trên các lĩnh vực lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của
các nước Đông Nam Á và khu vực có quan hệ nhằm tập trung giải quyết các yêu
cầu cơ bản sau:
* Nghiên cứu những vấn đề chiến lược phát triển kinh tế, xã hội,quan
hệ quốc tế của các nước Đông Nam Á, các khu vực có quan hệ, góp phần cung
cấp căn cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối đối nội, đối ngoại của Đảng
và Nhà nước ta đối với khu vực.
- Tìm hiểu phát triển tổng kết và giới thiệu lịch sử văn hóa Đông
Nam Á theo quan điểm tổng thể với phương pháp tiếp cận tổng hợp liên ngành,
đa ngành nhằm làm sáng tỏ các giá trị văn hóa và mối quan hệ giữa các nước
Đông Nam Á, góp phần nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau của nhân dân ta và nhân
dân các nước trong khu vực để xây dựng một Đông Nam Á hòa bình, ổn định,
hữu nghị, hợp tác và phát triển.
- Tiến hành trao đổi hợp tác quốc tế trên các lĩnh vực nghiên cứu
khoa học về Đông Nam Á trước hết với các nước trong khu vực và các trung
tâm nghiên cứu trên thế giới.

- Tổ chức đào tạo cán bộ nghiên cứu về Đông Nam á có trình độ
đại học, trên đại học và tham gia giảng dạy tại các trường Đại học về môn khoa
học này.
- Xây dựng hệ thống thông tin, tư liệu, thư viện và cơ sở vật chất kỹ
thuật cần thiết cho công tác nghiên cứu trước mắt cũng như lâu dài.
Để thực hiện được chức năng, nhiệm vụ trên Viện nghiên cứu Đông
Nam Á có tổ chức các phòng ban cơ bản như sau:
• Phòng nghiên cứu văn hóa Đông Nam Á
• Phòng nghiên cứu những vấn đề dân tộc, tôn giáo, môi trường Đông
Nam Á.
• Phòng nghiên cứu chính trị và quan hệ quốc tế Đông Nam Á hiện đại
• Phòng nghiên cứu hợp tác và phát triển kinh tế Đông Nam Á
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

9
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

• Phòng nghiên cứu Lào
• Phòng nghiên cứu Campuchia
• Phòng nghiên cứu Thái lan Myanma

• Phòng nghiên cứu Inđônêxia, Mailaixia, Brunây
• Phòng nghiên cứu Philippin, Xingapo
• Phòng nghiên cứu Ấn Độ
• Phòng nghiên cứu Autralia
• Tạp chí nghiên cứu Đông Nam Á

• Phòng Thư viện-Tư liệu-Thông tin
• Phòng đào tạo
• Phòng hành chính tổ chức.
2.2. Hoạt động của Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á.
2.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của thư viện.
Phòng Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á là một bộ phận quan trọng
trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á, được thành lập cùng với sự ra đời của
Viện nghiên cứu Đông Nam Á nhằm thực hiện một trong những nhiệm vụ chiến
lược quan trọng của Viện.
- Lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á cụ thể là
các tài liệu nghiên cứu văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh tế, dân tộc, khảo cổ học,
văn học, chính trị…của các nước trong khu vực.
- Thư viện còn biên soạn các thư mục thong báo chuyên nghành –
chuyên đề giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian tìm tài liệu, tập trung vào
thời gian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việc nghiên cứu nhanh
chóng được đưa vào thực tiễn.
- Thư viện còn trưng bày, triển lãm tài liệu theo chuyên đề, giúp độc
giả nhanh chóng tìm được tài liệu cụ thể có hệ thống mà còn giúp họ tìm được
nguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiên cứu khai thác thông tin.
- Thư viện phục vụ đọc, phổ biến thông tin, khai thác nội dung tài liệu,
tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tài liệu tổng hợp,
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

10
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
báo,tạp chí, chuyên đề…tổ chức công tác tra cứu theo yêu cầu của người dùng

tin.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức
Hiện nay, Phòng thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 1 cán bộ tốt nghiệp Đại
học Thư viện ở Liên Xô cũ, còn 4 cán bộ trẻ tốt nghiệp Đại học Văn hóa và Đại
học Đông Đô. Họ đều sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ ( tiếng Anh, tiếng
Pháp. Tiếng Nga). Các cán bộ này thường xuyên được cử đi học các lớp bồi
dưỡng nghiệp vụ do Trung tâm Thông tin tư liệu khoa học và công nghệ Quốc
gia, Viện Thông tin Khoa học xã hội tổ chức.
Phòng có 3 cán bộ tốt nghiệp sau Đại học tại trường Đại học Văn hóa Hà
Nội, đội ngũ cán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu hoạt động
thong tin-thư viện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ
người dùng tin, các công việc này đều được phân công cụ thể, phù hợp với năng
lực của từng cán bộ.
2.2.3. Cơ sở vật chất kỹ thuật và trang thiết bị của thư viện
Là một thư viện phục vụ cho ngành Đông Nam Á học Việt Nam cả về
nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á đã được đầu
tư cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự phát triển về kinh tế,
xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
Thư viện được bố trí làm 2 phòng (khoảng 140 mét vuông) tại tầng 8
trong đó có 1 phòng dùng làm Kho và Phòng đọc, 1 phòng gồm bộ phận trao đổi
và xử lý nghiệp vụ. Các phòng đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút
ẩm, máy điều hòa, quạt thông gió, quạt điện.
Các phương tiện làm việc gồm 9 máy vi tính, trong đó 5 máy tính được
nối mạng, 4 máy phục vụ cho việc dịch và xử lý tài liệu, , 2 máy in laser, 1 máy
scanner, 4 đầu ghi CD, 1 máy photocopy, bàn ghế tiện nghi, tủ đựng, hệ thống
giá kệ… và các hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến
thông tin và người dùng tin. Nhìn chung, trang thiết bị của thư viện tương đối
hiện đại đáp ứng tương đối tốt nhu cầu tin của bạn đọc (bởi vì kinh phí cho thư
viện còn hạn chế thường số kinh phí đó được dùng để bổ sung các tài liệu vào
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

11
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kho sách) nên việc đầu tư cho trang thiết bị còn hạn hẹp.
Bên cạnh đó, thư viện cũng gặp không ít những khó khan về diện tích
phòng còn hẹp vì kho và phòng đọc chung, gây ảnh hưởng đến tâm lý người
dùng tin, thiếu yên tĩnh, qua đó làm giảm nhu cầu tra cứu và đọc tại chỗ của họ.
Phòng xử lý nghiệp vụ không đủ chỗ chứa các máy móc, tài liệu và chỗ ngồi cho
cán bộ dẫn đến giảm năng suất lao động, và chất lượng công việc của cán bộ thư
viện vì vậy mà các cán bộ mang tài liệu về nhà làm…
2.2.4. Đối tượng phục vụ
Hoạt động thông tin - thư viện của từng cơ quan đều cần phải nghiên cứu
thành phần bạn đọc và nhu cầu tin của người dùng tin. Có như vậy mới có thể
kích thích nhu cầu tin của họ phát triển dựa trên nguyên lý định hướng tới người
sử dụng hoặc do người sử dụng chi phối. Phục vụ người đọc, người dùng tin là
mục tiêu quan trọng của bất cứ một thư viện nào. Càng phục vụ người đọc,
người dùng tin thì vai trò xã hội của thư viện ngày càng tăng. Vì vậy, nếu không
có độc giả thì thư viện mất luôn mục đích tồn tại của mình. Nói cách khác, chính
người đọc, người dùng tin đưa toàn bộ cơ chế của mối quan hệ lẫn nhau giữa
vốn tài liệu, cán bộ thư viện, cơ sở vật chất thư viện vào hoạt động
Ngày nay hoạt động thông tin – thư viện đóng vai trò không thể thiếu nhất
là trong quá trình nghiên cứu khoa học tại Viện nghiên cứu Đông Nam Á. Mỗi
cán bộ nghiên cứu, cán bộ giảng dạy, sinh viên đều trở thành những người sử
dụng thông tin tích cực của bất kỳ thư viện nào.
Người dùng tin của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á có thể được
chia làm ba nhóm chính:
+ Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy:

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tin
của thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á. Họ quan tâm đến các vấn đề lịch sử
và hiện đại của khu vực Đông Nam Á cũng như từng quốc gia trong khu vực
Nhu cầu tin chủ yếu của nhóm này là:
-Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông
Nam Á
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

12
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
-Thông tin về các vấn đè chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốc
tế… của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam Á
-Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về
các vấn đề trong khu vực, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống của
Đông Nam Á và của từng quốc gia trong khu vực
-Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động của
tình hình thế giới đến các nước trong khu vực.
+ Nhóm cán bộ quản lý
Đặc điểm của người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnh đạo,
quản lý ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án,
công trình nghiên cứu. Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song có vai trò hết
sức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu
của cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị, những cứ liệu khoa học nhằm
góp phần hoạch định các chính sách giải quyết các vấn đề của Việt Nam liên
quan đến khu vực và quốc tế. Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là
- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủ

chương chính sách của Đảng và Nhà nước về qủn lý khoa học (đặc biệt là quản
lý cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với khu vực
-Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế xã hội, xu hướng phát triển nội
tại của khu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài
- Thông tin ngành, có tính dự báo các vấn đề “nóng” của khu vực
Việc tổ chức và khai thác vốn tài liệu phục vụ các cán bộ lãnh đạo, quản
lý là việc làm hết sức quan trọng, yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàn
diện giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xác
định chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn. Ngoài ra còn có nghiên cứu
sinh, học viên Cao học trong cũng như ngoài nước của các trường Đại học, Cao
đẳng có nhu cầu đọc tài liệu nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á. Tất cả những
đối tượng này đều được phục vụ tại chỗ, hoặc có thể photo tài liệu khi bạn đọc
yêu cầu, thư viện còn phục vụ cho mượn sách về nhà đối với các cán bộ nghiên
cứu của Viện và các cơ quan khác
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

13
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Nhóm các sinh viên
Phòng thư viện còn tổ chức phục vụ tất cả các sinh viên (chủ yếu là năm
thứ 4) của các trường đại học làm các bài báo cáo, tiểu luận, khóa luận tốt
nghiệp... Nhu cầu tin của họ thường ít chuyên sâu hơn hai nhóm trên nhưng họ
có đời sống tinh thần rất phong phú do đặc điểm tuổi trẻ chi phối họ tham gia
vào hầu hết các hoạt động của đời sống cũng như xã hội nên việc đáp ứng nhu
cầu tin của họ thường đơn giản hơn so với 2 nhóm trên. Được thể hiện rõ ràng
qua bảng sau:

Bảng phân loại trình độ học vấn của người dùng tin trong thư viện:

TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN
Sinh viên
Cử nhân
Học viên cao học
Thạc sỹ
Nghiên cứu sinh
Tiến sỹ

TỔNG SỐ Ý

KIẾN: 133

Số lượng
35
17
10
27
13
31

Tỉ lệ (%)
26,3
12,8
7,5
20,3
9,8
23,3

Qua bảng trên ta thấy người dùng tin ở thư viện Viện nghiên cứu Đông
Nam Á có trình độ học vấn khá cao điều này giúp cho người dùng tin tại viện
nghiên cứu này tự tin tham gia vào nhiều công trình nghiên cứu như các công
trình cấp Viện, cấp Bộ, cấp Nhà nước. Bởi vậy mà, nhu cầu và khả năng sử dụng
các tài liệu mang tính chất nghiên cứu sâu như các chuyên khảo, chuyên luận,
tổng thuật, tổng luận – những tài liệu có giá trị tăng cao. Trong vốn tài liệu của
thư viện có một khối lượng không nhỏ loại tài liệu phổ thông – được bổ sung
theo nhiệm vụ chính trị và đối ngoại một thời.
2.2.5 Các dịch vụ thông tin của thư viện gồm có:
- Mượn về nhà được người dùng tin ưa thích nhất (thường là những cán
bộ trong Viện), giúp tiết kiêm thời gian, mang lại hiệu quả cao vì họ có thể tranh
thủ đọc tài liệu tại nhà có điều kiện nghiền ngẫm, không bị giới hạn bởi thời
gian nên họ có điều kiện nghiền ngẫm xem xét các khía cạnh của vấn đề một
cách sâu sắc .
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

14
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Đọc tại chỗ (thường là người dùng tin ngoài viện, nghiên cứu sinh, sinh
viên các trường Đại học) được bạn đọc thường xuyên sử dụng vì đối tượng độc
giả này không được phép mượn tài liệu này về nhà mà chỉ có thể đọc tại chỗ,
nếu thấy cần thiết thì sao chụp lại tài liệu.
- Tra cứu trên cơ sở dữ liệu.
- Tra cứu trên mạng Internet.
- Sao chụp tài liệu cũng được nhiều bạn đọc sử dụng nhất là người dùng
tin ở ngoài viện.

- Thông báo tài liệu mới ít được bạn đọc quan tâm.
- Thư mục chuyên đề.
- Tra cứu mục lục truyền thống hầu như khi bạn đọc đến tra cứu tài liệu
đều bằng cơ sở dữ liệu trên máy tính hình thức này ít được sử dụng bởi vì nó
mất nhiều thời gian hơn tra cứu trên máy tính mà bạn đọc của thư viện hầu hết là
người có trình độ cao.
Nhìn chung, các dịch vụ thông tin của thư viện còn đơn giản, hầu như
chưa vượt khỏi ranh giới của một thư viện truyền thống. Chưa có các sản phẩm
dịch vụ có giá trị tang cao. Điều này, đòi hỏi các cán bộ thư viện phải cố gắng
hơn nữa để có các sản phẩm dịch vụ mới hơn, phục tốt cho nhu cầu tin của bạn
đọc.
3. Vốn tài liệu
Vốn tài liệu của Viện nghiên cứu Đông Nam Á ngày càng phát
triển về số lượng và chất lượng. Số lượng tài liệu mới khi thành lập Viện chỉ có
211 bản sách nhưng bây giờ khoảng 30.000 bản (sách, tư liệu...) với hàng trăm
báo, tạp chí. Điều này chứng tỏ Viện nghiên cứu Đông Nam Á nói chung và
Phòng Thông tin-Tư liệu-Thư viện nói riêng rất chú trọng xây dựng phát triển
vốn tài liệu của mình. Từ đó cho thấy vai trò của nguồn lực thông tin là rất to
lớn, phục vụ đắc lực cho việc nghiên cứu của cán bộ trong và ngoài Viện.
Thư viện đã từng bước tăng cường chất lượng vốn tài liệu hoàn
thiện bộ máy tra cứu nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc, là một trong những
thư viện đi đầu trong quá trình tin học hóa hoạt động Thông tin- Thư viện của
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
15
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Nguồn lực thông tin của Thư viện ngày càng

đa dạng và phong phú, ngoài các nguồn tài liệu văn bản truyền thống, ngày nay
nguồn thông tin đã được bổ sung thêm các dạng thức điện tử. Nhận thức được
vai trò của nguồn lực thông tin điện tử, Thư viện đã tích cực triển khai xây dựng
cơ sở dữ liệu (CSDL) từ năm 1995. Thư viện đã xây dựng được 4 CSDL là:
CSDL sách (gồm sách Tiếng Việt, sách tiếng La tinh, sách Tiếng Anh,
sách tiếng bản địa...)
- CSDL tạp chí.
- CSDL tư liệu.
- CSDL sách tiếng Nga.
- Các CSDL này đã và đang phục vụ bạn đọc có hiệu quả.
Vốn tài liệu của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á được chia làm
3 nhóm chính:
- Nguồn thông tin văn bản (sách, báo, tạp chí, tư liệu)
- Nguồn thông tin điện tử (băng từ, CD-ROM, CSDL)
- Nguồn thông tin trên Internet.
3.1 Cơ sở dữ liệu
3.1.1 Sách:
Số lượng sách trong Thư viện hiện nay khoảng hơn 28.000 cuốn gồm
nhiều ngôn ngữ khác nhau như sách tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp và tiếng
các nước trong khu vực Đông Nam Á như Thái Lan (khoảng 400 cuốn), Lào,
Campuchia…phục vụ khá tốt cho việc nghiên cứu, giảng dạy, và học tập của
bạn đọc. Trong bảng thống kê nội dung tài liệu có thể nhận thấy tài liệu về các
chủ đề chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, văn học có số lượng tương đối nhiều
so với các chủ đề khác. Điều đó cũng là hợp lý vì phù hợp với lĩnh vực nghiên
cứu của các nhà khoa học. Các tài liệu về an ninh, dân tộc học, tôn giáo, môi
trường... có số lượng khá khiêm tốn. Tuy nhiên, trong những năm gần đây và
trong chiến lược phát triển của Viện nghiên cứu Đông Nam á tới năm 2010, các
vấn đề về cộng đồng an ninh, xung đột sắc tộc, di dân tự do tác động đến môi
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

16
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trường và phát triển đã thu hút được sự quan tâm của nhiều người. Vì vậy, cần
phải thu thập nhiều tài liệu về các chủ đề này. Trong thời gia tới Thư viện cần có
sự điều chỉnh bổ sung tài liệu theo các chủ đề cho hợp lý hơn.
- Sách tiếng Nga: Số lượng sách nghiên cứu về lịch sử chiếm đa số. Đây
cũng là các tài liệu nghiên cứu cơ bản về Đông Nam á của các nhà khoa học
Nga.
- Sách tiếng bản địa: Chủ yếu là sách về chính trị và nông nghiệp, giá trị
nội dung cũng không cao. Hầu hết là sách xuất bản từ những năm 70-80. Sách
mới không có nhiều.
Sách được xếp theo thứ tự từ trái sang phải và xếp theo khổ (xếp theo
hình thức) để thuận tiện cho việc tra tìm ví dụ như: Vv, Lv, VB…
3.1.2 Báo, tạp chí:
Gồm 80 loại báo trong nước và nước ngoài, hơn 100 tạp chí tiếng Việt và
tiếng nước ngoài (khoảng 30.000 bản). Đây là loại hình tài liệu cung cấp thông
tin nhanh chóng, kịp thời rất thuận tiện và có hiệu quả trong công tác phục vụ.
Vì vậy, Thư viện Viện Đông Nam Á luôn chú trọng tổ chức xác định vốn báo
tạp chí như thế nào để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của bạn đọc, đồng thời phát
huy thế mạnh của hai loại hình tài liệu đó.
Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam Á là tạp chí do Viện xuất bản, được lưu
giữ đầy đủ từ năm 1992 đến nay và được đóng bìa cứng để bạn đọc dễ dàng sử
dụng và tra cứu. Toàn bộ các bài trong tạp chí này cũng đã được xử lý và đưa
vào CSDL. Đây chính là các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên
cứu trong và ngoài nước về Đông Nam á và được rất nhiều bạn đọc quan tâm vì
đã cung cấp những thông tin và kết quả nghiên cứu mới nhất về chuyên ngành

này.
Ngoài ra, thư viện còn có các loại tạp chí khác liên quan đến nghiên cứu
Đông Nam á như Tạp chí Đông Nam á (tạp chí do Hội khoa học Đông Nam á Việt Nam xuất bản), Tạp chí Việt Nam - Đông Nam á Ngày nay và rất nhiều
Tạp chí khác như Tạp chí Dân tộc học, Khảo cổ học, Xã hội học, Nghiên cứu
Kinh tế, Nghiên cứu Quốc tế, Cộng sản
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
17
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nguồn tạp chí tiếng Anh, tiếng Pháp của Thư viện cũng rất phong phú.
Do Thư viện có quan hệ trao đổi tốt, thư viện đã sưu tập được trọn bộ Tạp chí
Asian Survey (xuất bản phẩm của trường Đại học Berkeley) từ năm 1960. Tạp
chí này có rất nhiều bài nghiên cứu sâu về Đông Nam á và được nhiều nhà khoa
học quan tâm. Thư viện cũng đã tiến hành xử lý và đưa vào CSDL tất cả các bài
về Đông Nam á và đã đưa ra phục vụ bạn đọc.
Rất nhiều tạp chí hay, có giá trị về Đông Nam Á cũng được thư viện bổ
sung và cập nhật từ năm 1995 trở lại đây như:
- ASEAN Briefing
- ASEAN Economic Bulletin
- Asia & Pacific Review
- Asia Today
- Asian American Policy Review
- Asian Economic Review
- Asian Folklore Studies
- Asian Monitor - Southeast Asia
- Asian Perspectives
- Far Eastern Economic Review

- Foreign Affairs
- Journal of Southeast Asian Studies
- Southeast Asian Journal
- Southeast Asian Research
- Southeast Asian Affairs
- Southeast Asian Review
- Southeast Asian Journal of Social Science
3.1.3 Tư liệu:
Khoảng 4000 bản gồm các báo cáo khoa học, tài liệu Hội thảo, Hội nghị,
luận án, luận văn các tài liệu quý hiếm về Đông Nam Á, ASEAN. Campuchia…
đây thường là những tài liệu có giá trị nghiên cứu cao, phục vụ đắc lực cho vấn
đề nghiên cứu thường là những tài liệu không công bó và lưu hành nội bộ, kho
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
18
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tư liệu này giúp cán bộ nghiên cứu trong viện có điều kiện tham khảo tài liệu
nghiên cứu chuyên sâu về khu vực và từng nước, tuy nhiên tư liệu này chỉ chiếm
tỷ lệ nhỏ trong vốn tài liệu của thư viện. Để phục vụ bạn đọc một cách dễ dàng,
toàn bộ kho tư liệu đều được xử lý rất kỹ lưỡng và phân theo quốc gia và khu
vực.
3.1.4 Tài liệu tra cứu:
Khoảng 2000 cuốn với nội dung bao quát mọi hướng nghiên cứu của
người dùng tin từ các tác giả các tác phẩm văn học, các thuật ngữ lí luận văn học
mới các thuật ngữ khoa học xã hội, từ điển song ngữ, tam ngữ kể cả các ngôn
ngữ không thông dụng.
Tài liệu tra cứu gồm 3 loại chính:

- Tài liệu mang tính chất chỉ đạo
- Bách khoa toàn thư
- Từ điển
• Tài liệu mang tính chất chỉ đạo: ở thư viện, các tài liệu mang tính
chất chỉ đạo được sử dụng nhiều như:
- Văn kiện đại hội Đảng
- Tài liệu học tập nghị quyết của Đảng
- Công báo: Đăng các văn kiện của nhà nước từ Quốc hội đến hội đồng
nhân dân và các Bộ ban nghành từ Trung ương đến các Địa phương.
Các tài liệu mang tính chất chỉ đạo là tài liệu vô cùng quan trọng vì vậy
thư viện rất chú trọng, bảo quản, lưu giữ và đưa ra phục vụ ngày càng rộng rãi
góp phần phổ biến đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước.
• Bách khoa toàn thư:
Cùng với chức năng là công cụ để tra cứu tổng hợp được bổ sung một
cách chi tiết. Hai bộ bách khoa thư mà được độc giả sử dụng nhiều là Bách khoa
tri thức phổ thông và Almanach các nền văn minh thế giới.
• Từ điển:
Từ điển thuật ngữ về các nước trong khu vực Đông Nam Á bao gồm cả từ
điển đơn ngữ và từ điển đa ngữ…
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

19
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Trong thư viện có từ điển của các nước như: Từ điển Việt – Anh, Từ điển
Việt – Lào, Từ điển Việt – Pháp, Từ điển Việt – Campuchia, Từ điển TrungViệt, Từ điển Việt -Nhật, Từ điển Khơme-Việt….
Ngoài ra, trong thư viện còn có các loại từ điển về môn ngành tri thức

như: Từ điển kinh tế thị trường xã hội, từ điển kinh tế ngoại thương và hang hải,
Từ điển văn học, từ điển tiếng Việt….
Các loại từ điển này là cơ sở tra cứu đáng tin cậy của bạn đọc vì có nội
dung tổng hợp, giải thích ngắn ngọn những từ ngữ, khái niện chuyên ngành về
nghiên cứu Đông
- Tài liệu công bố là những tài liệu có bán rộng rãi trên thị trường, ai cũng
có thể

mua được ở các hiệu sách hoặc ở các cơ quan xuất bản.
- Tài liệu không công bố hay còn gọi là tài liệu “xám”, là tất cả các tài liệu

được đưa ra bởi các cơ quan chính phủ, các Viện nghiên cứu, các trường Đại
học, các tổ chức thương mại công nghiệp dưới dạng in của điện tử và không
kiểm soát được bởi các nhà xuất bản thương mại.
Nguồn tài liệu “chất xám” của Viện nghiên cứu Đông Nam Á là các luận
án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ của các cán bộ nghiên cứu, tài liệu hội nghị, hội thảo
khoa học, bản dịch các tài liệu nước ngoài, báo cáo điền dã, báo cáo tập sự...
Những tài liệu này thường chứa những thông tin mới nhất, chuyên sâu nhất với
hàm lượng kiến thức khoa học cao trong các lĩnh vực mà nó xem xét và nghiên
cứu đề cập đến.
Trải qua quá trình 30 năm hoạt động và phát triển, vốn tài liệu của Viện
nghiên cứu Đông Nam Á đã phát triển không ngừng, ngày càng phong phú về
chất l ượng và số lượng với nhiều loại hình tài liệu khác nhau.
3.2 Các nguồn lực thông tin
3.2.1 Nguồn thông tin điện tử:
Ngày nay việc sử dụng công nghệ thông tin hiện đại với kỹ thuật điện từ
và kỹ thuật số để ghi các tín hiệu văn bản, âm thanh, hình ảnh đã tạo ra những
tài liệu mới có khả năng lưu trữ thông tin đa dạng, với khối lượng lớn. Phòng
Thư viện cũng đã xây dựng được các cơ sở dữ liệu (CSDL) trên máy tính như:
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

20
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CSDL sách (11.600 biểu ghi), CSDL sách tiếng Nga (1.570 biểu ghi), CSDL tạp
chí (8.400 biểu ghi), CSDL tư liệu (8.700 biểu ghi).
Các CSDL này được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for windows với
các quy định thống nhất về format, biểu mẫu, nhãn trường và thường xuyên
được cập nhật, hiệu đính, bổ sung và sửa chữa.
Ngoài ra thư viện còn có một số CD-ROM học tiếng Anh, tiếng Thái Lan,
CD-ROM về các bài đăng trong tạp chí Southeast Asan Affairs 1974-2003, CDROM về một số lễ hội của các nước Đông Nam Á.
Nguồn thông tin điện tử còn lưu giữ nhiều các tấm ảnh tư liệu, băng hình,
băng tiếng, phim… Hiện tại thư viện có 2000 tấm ảnh chụp lại được về thực tế
cuộc sống, phong tục tập quán, sinh hoạt văn hóa lễ hội… của các dân tộc Việt
Nam và Đông Nam Á.
Ngoài ra, các hoạt động nghiên cứu khoa học, hội thảo khoa học, hội thảo
Quốc tế quan trọng do Viện tổ chức cũng được lưu giữ thông qua các bức ảnh tư
liệu, các băng hình và đĩa CD-ROM.
Trong kho thư viện còn lưu giữ được khoảng hơn 100 băng học ngoại ngữ
của các nước như: Anh, Malaysia, Thái Lan, Lào…
Đây đều là những tài liệu quan trọng quý hiếm nên chỉ phục vụ các cán bộ
trong viện nhằm mục đích nghiên cứu chứ không phục bạn đọc ngoài viện.
3.2.2 Nguồn lực thông tin khai thác trên mạng Internet
Người dùng tin ở nhóm quản lý, nhóm nghiên cứu và giảng dạy là những
cán bộ của Viện được khai thác Internet miễn phí tại thư viện. Điều này cũng
thu hút được nhiều người dùng tin ở các viện khác tới tìm kiếm thông tin tại
viện.
Các Website thường xuyên được truy cập là:

- bao gồm các thông tin về mọi lĩnh vực kiên quan
đến khu vực Đông Nam Á.
- giới thiệu các thông tin về cơ cấu, tổ chức hoạt
động khoa học, các chuyên nghành đào tạo của Trường Đại học Quốc gia
Singapore.
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

21
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- trang web của Viện nghiên cứu Đông Nam Á
của Singapore.
- trang web của Viện nghiên cứu Chiến lược
Singapore.
- trang web của Viện Kinh tế Campuchia.
Nguồn lực thông tin này được người dùng tin rất ưa thích nhưng việc bổ
sung nguồn tài liệu điện tử như CD-ROM, tài liệu điện tử (Fulltext), phương tiện
nghe nhìn… hiện nay còn hạn chế.
4. Hoạt động trao đổi thông tin của thư viện.
4.1 Nguồn tài liệu trao đổi.
Ngoài nguồn tài liệu có được do đặt mua, số lượng sách, báo và tạp chí
của Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng được bổ sung về khá nhiều
thông qua con đường trao đổi. Trao đổi tài liệu là một trong những phương thức
để bổ sung tài liệu khoa học trong nước và nước ngoài hiện đang có xu hướng
ngày càng phát triển mạnh trên thế giới.
Do có quan hệ trao đổi với Thư viện Quốc hội Mỹ từ năm 1989 nên rất
nhiều tài liệu, tạp chí quan trọng đã được nhập vào thư viện Viện nghiên cứu

Đông Nam á. Việc trao đổi này mang lại lợi ích tài chính rất lớn, thông qua việc
gửi một số sách và tạp chí do Viện xuất bản, thư viện đã nhận lại số lượng tài
liệu ngang bằng nhưng giá trị thì lớn hơn rất nhiều. Hiện nay, Thư viện đang
trao đổi định kỳ tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á (2 tháng gửi 1 số) với 4 nơi:
Thư viện Quốc hội Mỹ, Đại học Berkeley (California), Đại học Washington,
Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore.
Thông qua mối quan hệ với Thư viện Quốc hội Mỹ, nhiều quan hệ với các
trường Đại học Mỹ đã được thiết lập như:
- Thư viện Trường Đại học Berkeley (California)
- Thư viện Trường Đại học Washington
- Thư viện Trường Đại học Cornell
- Thư viện Trường Đại học Yale
- Thư viện Trường Đại học Arizona
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
22
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Thư viện Trường Đại học Michigan
Và một số mối quan hệ với Thư viện trường Đại học Kyoto (Nhật Bản),
Viện Nghiên cứu Đông Nam á Singapore, Trường Đại học Chulalongkorn,
Thammasat, Mahasarakham (Thái Lan), Trường Đại học Malaya (Malaysia),
Đại học Quốc gia Philippines....
Trong điều kiện kinh phí của thư viện còn hạn hẹp, thư viện không thực
hiện được đều đặn việc thỏa thuận trao đổi tài liệu 1 đổi 1 với một số thư viện
nhưng các thư viện của Mỹ vẫn thường xuyên gửi tài liệu cho thư viện Viện
nghiên cứu Đông Nam á bởi vì họ có quỹ trao đổi hàng năm, họ coi thư viện
Viện nghiên cứu Đông Nam á là thư viện đầu ngành về Đông Nam á của Việt

Nam, các tài liệu của họ đã chuyển thành vi phim nên họ gửi bản giấy (sách) cho
thư viện. Các thư viện trên đều là bộ phận của những trung tâm lớn nghiên cứu
về Đông Nam á của Mỹ nên họ có rất nhiều tài liệu quan trọng về Đông Nam á.
Nguồn tài liệu mà Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á nhận được (thông qua
hình thức trao đổi) chiếm 1/2 số sách và tạp chí tiếng nước ngoài có trong thư
viện.
Thông qua quan hệ trao đổi này, trường Đại học Cornell đã gửi cho Thư
viện toàn bộ tạp chí Asian Survey từ năm 1960 đến năm 1999, từ năm 2000 đến
nay do Thư viện Đại học Berkeley gửi. Đặc biệt là trong chương trình tài trợ
năm 1996, Viện nghiên cứu Đông Nam á Singapore (được quỹ Ford hỗ trợ kinh
phí) đã gửi 200 cuốn sách do ISEAS Singapore xuất bản từ năm 1968 đến năm
1996 cùng với toàn bộ tạp chí Economic Bulletin và Contemporary of Southeast
Asian.
Đây là chương trình thành công nhất của Viện nghiên cứu Đông Nam á
cũng như Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện vì thông qua mối quan hệ với
Thư viện Quốc hội Mỹ đã thiết lập được mối quan hệ với các trung tâm Nghiên
cứu về Đông Nam á của Mỹ, Nhật Bản và Australia...Thư viện cũng trở thành cơ
quan cung cấp toàn bộ ấn phẩm về Việt Nam (sách, báo, tạp chí) cho các thư
viện trên. Ngoài ra, năm 1994 Thư viện Quốc hội Mỹ còn trang bị cho Phòng
Thông tin - Tư liệu- Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam á 1 máy photocopy, 2
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
23
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
máy điều hòa nhiệt độ, 2 máy vi tính (mở đầu thời kỳ tin học hóa hoạt động của
thư viện). Do đó, nguồn lực thông tin của thư viện đã có một bước phát triển
vượt bậc cả về số lượng và chất lượng. Thời kỳ này, mỗi năm thư viện nhận

được từ 300-400 tài liệu tiếng nước ngoài, những tài liệu có giá trị được nhập
vào kho còn những tài liệu trùng bản hoặc không đúng chuyên ngành thì được
tặng lại cho cán bộ trong Viện hoặc tặng lại các Viện, Trung tâm nghiên cứu
trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Viện nghiên cứu Đông Nam á cũng đã
thiết lập, mở rộng và tăng cường mối quan hệ trong lĩnh vực thư viện cũng như
nghiên cứu khoa học và đào tạo với các Trường đại học ở các nước. Quá trình tự
động hóa thư viện cũng được thực hiện nhanh chóng và có kết quả hơn.
Thư viện cũng có nguồn bổ sung tài liệu thông qua việc trao đổi với các
thư viện trong Viện Khoa học xã hội Việt Nam. Tuy nhiên lượng tài liệu cũng
không nhiều và chưa được tiến hành thường xuyên.
Trong khoảng thời gian từ năm 1995 - 2010 một số lượng lớn tài liệu
được bổ sung mới bằng ngân sách nhà nước và bằng con đường trao đổi hợp tác
quốc tế.
4.2 Nguồn nhận tặng.
Các cán bộ khoa học công tác tại Viện khi có sách xuất bản bằng nguồn
kinh phí do Viện Khoa học xã hội Việt Nam cấp phải nộp cho Thư viện từ 5-10
cuốn. Số sách này được thư viện sử dụng để trưng bày, nhập vào kho sách và
tiến hành trao đổi với các thư viện, các nhà khoa học trong và ngoài nước. Ngoài
ra còn có các kỷ yếu hội thảo trong nước và quốc tế do cán bộ đi dự về tặng lại
thư viện, các công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ, cấp Viện, sách trong
chương trình Việt Nam học và một số tuyển tập do Viện Khoa học xã hội Việt
Nam xuất bản, sách phục vụ các đề tài cấp Nhà nước (sau khi nghiệm thu). Từ
năm 2000, các luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ của cán bộ trong Viện cũng được
nộp vào Thư viện. Tạp chí Nghiên cứu Đông Nam á và Đông Nam á (do Hội
Khoa học Đông Nam á Việt Nam xuất bản) cũng thường xuyên tặng cho Thư
viện 1 bản.
Về tài liệu tiếng nước ngoài, thư viện cũng nhận được một số tài liệu
Sinh viên: Vũ Thị Hảo
24
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thông qua sứ quán các nước Trung Quốc, Singapore, Thái Lan, Lào, Campuchia,
Indonesia, Malaysia..., một số cơ quan, trường Đại học, các nhà khoa học nước
ngoài đến công tác tại Viện gửi tặng. Năm 2002, sứ quán Australia tặng thư viện
500 cuốn sách, bà Barbara Cohen gửi tặng 150 cuốn sách.
Số lượng tài liệu thư viện nhận được thông qua nguồn nhận tặng tuy
không có nhiều và thường xuyên nhưng tất cả đều được xử lý về mặt nội dung
và đưa vào phục vụ người dùng tin.
5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thư viện ngày càng được quan
tâm và được ứng dụng vào quá trình xử lý, lưu trữ và phổ biến thông tin tư liệu.
Cho đến nay, phòng thư viện đã xây dựng được các CSDL trên máy tính như:
CSDL sách, CSDL sách tiếng Nga, CSDL tạp chí, CSDL tư liệu và không
ngừng tang lên về số lượng.
Bảng các CSDL đã được xây dựng tại viện nghiên cứu Đông Nam Á:
Tên CSDL

Số biểu ghi

CSDL sách
CSDL sách tiếng Nga
CSDL Tạp chí
CSDL Tư liệu
Tổng số

11.600
1.570

8.400
8.700
30.270

Các CSDL này đều được xây dựng trên phần mềm CDS-ISIS for Window
với các quy định thống nhất về fomat, biểu mẫu, nhãn trường, và thường xuyên
được cập nhật và bổ sung, hiệu đính và sửa chữa.
Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin được ứng dụng hầu hết trong
các khâu nghiệp vụ của Thư viện từ việc: tìm tin, nhập tin, quá trình xử lý
nghiệp vụ nhằm hiện đại hóa công tác thư viện để việc phục bạn đọc được tốt
hơn.
• Nhập tin: Kích vào biểu tượng Nhập tin trên màn hình Destop. Chọn
CSDL mà mình cần nhập, rồi sau đó nhập tin theo mẫu quy định và lưu.
Sinh viên: Vũ Thị Hảo

25
Lớp: CĐ Khoa học Thư viện 12A