Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Bộ y tế

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Theo Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 thì “ Tài liệu lưu
trữ là bản gốc, bản chính (hoặc bản sao hợp pháp) của những tài liệu có giá trị
được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình tành trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tổ chức, cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác
phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của xã hội ”.
Như vậy, tài liệu có ý nghĩa to lớn đối với tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã
hội loài người, có ý nghĩa về mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử và
là di sản văn hóa dân tộc.Cho nên, sau khi Đảng và Nhà nước ta giành được
chính quyền đã quan tâm tới việc bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ.
Nhận thức được điều quan trọng đó một số trường đã đào tạo về chuyên
ngành Lưu trữ trong đó có Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thuộc Bộ Nội vụ,
nhằm đào tạo và trang bị cho học sinh, sinh viên, những kiến thức lý thuyết căn
bản về nghiệp vụ Lưu trữ. Từ đó, bằng thực tiễn lý thuyết của mình đã học
những học sinh, sinh viên sau khi ra trường trở thành cán bộ có chuyên môn về
lưu trữ sẽ giúp cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ một cách khoa học và hợp lý
nhất.
Nhằm tạo điều kiện cho sinh viên được tiếp xúc với công việc thực tế, gắn
lý thuyết với thực hành, nhà trường đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các
cơ quan nhà nước và doanh nghiệp theo sự liên hệ của sinh viên hoặc sự phân
công của nhà trường. Đây là thời gian vô cùng quan trọng trong quá trình thực
tập, giúp sinh viên khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế công tác lưu trữ của
một cơ quan cụ thể.
Nhận thức rõ tầm quan trọng của đợt thực tập và được sự đồng ý của nhà
trường, tôi đã liên hệ thực tập tại Bộ Ytế với thời gian từ ngày 02/03/2015 đến
ngày 24/04/2015
Dưới sự quan tâm hướng dẫn của nhà trường, em đã có cơ hội được

thực tập tại Bộ Y tế . Tuy mới đầu có nhiều bỡ ngỡ trong công việc nhưng với
sức trẻ, lòng nhiệt tình và lòng say mê với nghề nghiệp , được sự giúp đỡ tận
tình của các trong cơ quan ,các cán bộ Lưu trữ đã giúp đỡ chúng em hoàn thành
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tốt công việc.
Quá trình thực tập tuy không phải là dài nhưng chúng em đã học hỏi
đựơc nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê với nghề nghiệp
và tính sáng tạo. Có thể nói trước kia khi chọn nghành này em luôn cảm thấy
đây là một chuyên ngành khó hơn cả.Nhưng với sự giúp đỡ của các anh, chị
trong cơ quan đã giúp em đã hoàn thành tốt công việc.
Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong trường, các
thầy cô giáo bộ môn, cán bộ trong Bộ Y tế đã giúp đỡ chúng em có thể hoàn
thành tốt công việc được giao, tạo được niềm tin và hiệu quả cho trường và cơ
quan chúng em thực tập. Hoàn thành tốt công việc đó là một quá trình lao động
hết mình của chúng em, tạo điều kiện cho chúng em sau khi ra trường vào làm
trong các công ty, xí nghiệp có thể tiếp cận nhanh hơn với công việc của mình.
Bản báo cáo thực tập tốt nghiệp tại Bộ Y tế, đó là sự cố gắng hết mình
trong thời gian thực tập . Song khoảng thời gian không nhiều , năng lực còn hạn
chế nên bản báo cáo này chắc chắn không tránh khỏi thiếu sót sai lầm trong việc
tiếp thu kiên thức và công việc đã được thực tập.

Vì vậy sự động viên, đóng góp ý kiến của các thầy cô , các bạn sinh
viên trong trường sẽ là những ý kiến quý báu giúp cho em hoàn thiện tốt hơn
bản báo cáo cũng như trong công việc sau này.
Hà Nội, Ngày 30 tháng 04 năm 2015
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên
Nguyễn Văn Hoan

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC
I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Y tế
I.1 Lịch sử hình thành
Cách mạng tháng 8 thành công đã mở ra một kỉ nguyên mới trong lịch sử
dân tộc, kết thúc 80 năm đô hộ của Chủ nghĩa thực dân và hàng nghìn năm áp
bức của chế độ phong kiến. Nước Việt Nam dân chủ cộng hòa được khai sinh,
mang lại cho nhân dân quyền làm chủ đất nước, làm chủ vận mệnh của mình.
Chính quyền nhân dân vừa mới thành lập đã phải đương đầu với muôn
vàn khó khăn, thử thách. Di sản mà thực dân Pháp và quân Nhật để lại cho
chúng ta là một cảnh khốn cùng về mọi mặt kinh tế, văn hóa, xã hội. Hơn 90%

dân số bị mù chữ, nạn đói năm 1945 làm chết hàng triệu người, nạn ngoại xâm
hoành hành khắp nơi, các tệ nạn xã hội đầy rẫy, sức khỏe nhân dân suy kiệt.
Nhiệm vụ của Ủy ban Dân tộc giải phóng Việt Nam hết sức nặng nề.
Trước tình hình đó, chủ tịch Hồ Chí Minh và Ủy ban Dân tộc giải phóng
đã quyết định tự cải tổ, mời thêm một số nhân sĩ tham gia chính phủ cùng nhau
gánh vác nhiệm vụ nặng nề mà nhân dân giao phó.
Để củng cố chính quyền cách mạng, ngay sau khi cách mạng tháng thành
công, vào ngày 28/8/1945 Chính phủ Lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã
ra Tuyên cáo thành lập một số Bộ trong đó có Bộ Y Tế. Bác sỹ Phạm Ngọc
Thạch được giữ chức Bộ trưởng Bộ Y tế đầu tiên của nước Việt Nam Dân chủ
Cộng hòa. Ngày 13/9/1946, Chính phủ Lâm thời đã ra sắc lệnh số 33 cử Bác sỹ
Hoàng Tích Trí giữ chức Thứ trưởng Bộ Y tế để chỉ đạo công tác.
Cơ quan Bộ Y tế được thành lập trên cơ sở bộ máy của Sở Tổng Thanh
Tra vẹ sinh và Y tế Đông Dương cũ sau đó được sát nhập với Nha y tế Bắc Bộ.
Từ đó đến nay cùng với sự phát triển của lịch sử.
Quá trình hình thành và phát triển Bộ Y tế qua các giai đoạn:

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

I.1.1 Giai đoạn 1945 – 1960
Đây là giai đoạn cách mạng dân tộc dân chủ, toàn quốc kháng chiến

chống thực dân Pháp giành đọc lập, tự do. Trong thời kỳ này Chính phủ đã giao
cho Bộ Y tế một số nhiệm vụ sau:
•
•
•
•
•
•
•
•

Diệt chấy rận
Tổng vệ sinh
Tuyên truyền giáo dục nhân dân
Chuẩn bị thuốc men, phương tiện và tài chính
Chống đói, chống lụt
Chống dịch sốt rét định kỳ
Đào tạo nhân viên y tế cứu thương
Sơ tán tài sản, trang thiết bị dụng cụ y tế ra khỏi thành phố

Theo thông tư số 11 -ZYO-TT3 ngày 31/7/1952 của Bộ trưởng Bộ Y tế về
việc chấn chỉnh tổ chức ngành Y tế bao gồm các cơ quan trung ương và các cơ
quan địa phương.
I.1.2 Giai đoạn 1961 – 1971
Đây là giai đoạn xây dựng CNXH ở miền Bắc và đấu tranh giải phóng
miền Nam, thống nhất đất nước.
Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ trong giai đoạn này là:
1. Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ ban hành các chính sách thể
lệ về y tế, tổ chức và thực hiện các chính sách thể lệ ấy.
2. Nghiên cứu và trình Hội đồng Chính phủ phê chuẩn kế hoạch phát triển

sự nghiệp y tế tổ chức và chỉ đạo thực hiện kế hoạch ấy.
3. Tổ chức và chỉ đạo công tác vệ sinh, phòng bệnh, phòng dịch, chữa
bệnh, bảo vệ bà mẹ và trẻ em.
4. Quản lý công tác sản xuất, phân phối thuốc và dụng cụ y tế
5. Nghiên cứu Khoa học kỹ thuật về Y và Dược.
6. Thi hành các hiệp định mà nước ta đã kí kết với nước ngoài về mặt y tế.
7. Xét duyệt các thiết kế, thiết bị, vệ sinh phòng bệnh của các công trình
xây dựng ở thành thị và nông thôn, các công trình xây dựng công nghiệp và dân
dụng để đảm bảo sức khỏe cho công nhân, cán bộ, nhân viên và nhân dân.
8. Quyết định các biện pháp cần thiết để đảm bảo thực hiện luật lệ vệ sinh
với thành phố, nông thôn, xí nghiệp, công trường, nông trường, lâm trường,
trường học, nhà ăn công cộng, đường giao thông để phòng dịch, chống dịch,
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ngăn ngừa dịch ở nước ngoài vào qua cac biên giới, cửa bể và sân bay.
9. Quản lý các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp trực thuộc Bộ,
chỉ đạo về mặt nghiệp vụ các cơ sở sự nghiệp, doanh nghiệp và xí nghiệp Y tế ở
các địa phương và các ngành khác.
10. Theo dõi và hướng Hội Y học về mặt nghiên cứu và phổ biến khoa
học kỹ thuật về Y và Dược.
11. Quản lý tổ chức, cán bộ, biên chế, lao động tiền lương, tài sản, tài

vụ, vật tư,… trong ngành theo chế độ chung của Nhà nước. Đào tạo, bổ túc cán
bộ chuyên môn kỹ thuật của ngành.
Tổ chức bộ máy của Bộ Y tế gồm các Vụ, Cục, Ban sau:
1. Văn phòng
8. Viện Vệ sinh, dịch tễ học
2. Vụ Tổ chức cán bộ
9. Viện Chống Lao
3. Vụ Huấn luyện
10. Viện Mắt
4. Vụ Kế hoạch và Tài vụ
11. Viện Sốt rét, ký sinh trùng và côn trùng
5. Vụ Vệ sinh và phòng dịch 12. Viện Đông Y
6. Vụ Phòng bệnh và chữa bệnh13. Cục phân phối dược phẩm
7. Các đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, xí nghiệp do Bộ quản lý.
I.1.3 Giai đoạn 1972 – 1992
Đây là giai đoạn thống nhất đất nước và thời kỳ đổi mới từ nền kinh tế kế
hoạch tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN, là giai đoạn
có nhiều văn bản về tổ chức vì sau khi giải phóng miền Nam, tình hình đòi hỏi
phải ổn định tổ chức, bố trí lại cán bộ để phù hợp với tình hình, nhiệm vụ mới.
Năm 1976 Bộ Y tế đã ban hành Quyết định số 828/BYT-QĐ ngày 27
tháng 7 năm 1976 quy định tổ chức bộ máy của các Vụ, Cục, Ban, Văn phòng
Bộ như sau:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Văn phòng
Vụ Kế hoạch
Vụ Tổ chức cán bộ
Vụ Tài vụ
Cục Phòng bệnh và chữa bệnh
Vụ Vệ sinh phòng dịch
Cục Đào tạo
Vụ Dược chính

9. Vụ Khoa học kỹ thuật
10. Vụ Công tác chính trị
11. Ban Thanh tra
12. Ban Quân sự
13. Phòng Đông y
14. Phòng Bảo vệ
15. Phòng Dự trữ vật tư Nhà nước

Những năm tiếp theo, cơ cấu tổ chức chung của Bộ về cơ bản không có gì

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thay đổi lớn chỉ có một vài thay đổi nhỏ về tổ chức và nhiệm vụ của một số Vụ
để phù hợp yêu cầu của công tác chăm sóc sức khỏe nhân dân.
I.1.4 Giai đoạn 1993 – 2001
Về tổng thể, chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế tương đối ổn định. Những
chức năng nhiệm vụ đó được quy định cụ thể từ năm 1961, được bổ sung vào
năm 1988 và cho tới năm 1993 về cơ bản thì tương đối ổn định. Để phù hợp với
yêu cầu mới của đất nước, năm 1993 Chính phủ ban hành Nghị định số 68/CP
ngày 11 tháng 10 năm 1993 để bổ sung thêm một số quy định về chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Y tế như sau: “Bộ Y tế là cơ quan
của Chính phủ thực hiện chức năng Quản lý Nhà nước về lĩnh vực chăm sóc và
bảo vệ sức khỏe của nhân dân bao gồm các mặt: Vệ sinh phòng chống dịch,
khám chữa bệnh, phcuj hồi chức năng, sản xuất và lưu thông phân phối thuốc và
trang thiết bị trong phạm vi cả nước”.
Năm 2001, Bộ trưởng Bộ Y tế đã ban hành quyết định số 108/QĐ-BYT
ngày 12/01/2001 về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Vụ,
Cục, Văn phòng và Thanh tra Bộ Y tế. Từ đây, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế đã
tương đối ổn định nhằm thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ mà Chính phủ đã
giao phó. Theo quyết định này, cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế gồm 15 Vụ, Cục,
Văn phòng, Thanh tra như sau:

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.

2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng
10. Vụ Điều trị
Vụ Kế hoạch
11. Vụ Y học cổ truyền
Vụ Tổ chức cán bộ
12. Thanh tra Bộ Y tế
Vụ Khoa học đào tạo
13. Vụ Y tế dự phòng
Vụ Hợp tác quốc tế
14. Vụ Trang thiết bị và Công trình y tế
Vụ Tài chính – Kế toán 15. Cục Quản lý Dược Việt Nam
Vụ Pháp chế
Vụ Bảo vệ sức khỏe bà mẹ trẻ em - kế hoạch hóa gia đình.
Cục quản lý chất lượng VSATTP (Cục quản lý Thực phẩm)
Qua quá trình hình thành và phát triển từ năm 1945 đến nay về cơ cấu tổ chức,

chức năng, nhiệm vụ của Bộ Y tế có sự thay đổi nhưng không lớn, chỉ có sự thay đổi
cho phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đưuọc giao. Một số thay đổi đó là: Đổi tên, thành
lập, tách, sát nhập và giải thể một số đơn vị trong cơ quan Bộ. Cụ thể, là Văn phòng

thành lập thêm phòng Tổng hợp, Phòng Lưu trữ. Tách phòng Pháp chế thi đua ra khỏi
Văn phòng để thành lập Vụ Pháp chế. Tách phòng Tổ chức và cán bộ thuộc Văn
phòng để sát nhập vào Vụ Tổ chức cán bộ. Tách phòng liên lạc y tế với nước ngoài ra
khỏi Văn phòng, tách bộ phận tuyên truyền ra khỏi Văn phòng và thành lập phòng
Tuyên truyền trực thuộc Bộ Y tế. Tách Vụ Kế hoạch.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan bộ y tế
Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ được quy định cụ thể theo quy
định của Bộ như sau:
Phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo Bộ; thu thập tổng hợp các thông
tin về đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nươc; nghiên cứu đề xuất với lãnh
đạo Bộ để vận dụng đường lối, chính sách đó vào công tác của ngành; đề xuất,
xin ý kiến quyết định của Bộ trưởng về công việc có liên quan đến nhiệm vụ của
Bộ; quy định nhiệm vụ của các đơn vị trong văn phòng.
• Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ
Lãnh đạo Văn phòng: gồm Chánh văn phòng, 4 Phó Chánh văn phòng (3
ở văn phòng Bộ, 1 ở phía Nam). Văn phòng được chia thành 7 phòng:

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng tổng hợp
Phòng hành chính
Phòng Lưu trữ
Phòng quản trị, y tế
Phòng Kế toán
Đội xe
Cơ quan đại diện của Bộ Y tế
Các phòng được giao nhiệm vụ cụ thể về các chuyên môn nghiệp vụ khác

nhau như:
- Phòng Tổng hợp, Phòng Hành chính: Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin;
- Phòng lưu trữ: quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ;
- Phòng Kế toán-quản trị, đội xe: phục vụ hoạt động chung của cơ quan về
tài chính, cơ sở vật chất;
- Phòng Y tế: phục vụ chăm sóc sức khỏe cho Cán bộ.
Nhận xét:
Mô hình bố trí cơ cấu tổ chức Bộ máy của Văn phòng Bộ Y tế như trên là
rất hợp lý. Các phòng được giao nhiệm vụ cụ thể về các chuyên môn nghiệp vụ
khác nhau. Lãnh đạo văn phòng, đứng đầu là Chánh văn phòng và các Phó
Chánh văn phòng thông qua đội ngũ các trưởng, phó phòng lãnh đạo các cán bộ
nhân viên tỏng phòng thực hiện tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của từng
phòng để phục vụ chung cho công tác điều hành chung của lãnh đạo Bộ, thực
hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng được Bộ giao cho theo đúng quy
định của Bộ.

II.Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng lưu trữ
I.2 Cơ cấu tổ chức
Người chịu trách nhiệm chính của Văn phòng là đồng chí Chánh Văn
phòng – lãnh đạo, phụ trách chung. Các đồng chí Phó Chánh Văn phòng được
giao nhiệm vụ giúp đồng chí Chánh văn phòng phụ trách các chuyên môn,
nghiệp vụ khác nhau quản lý, điều hành hoạt động của văn phòng.
Lãnh đạo phòng lưu trữ có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động
của Phòng; Phó trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách nhiệm
trước Trưởng phòng về các công việc được phân công.
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

8

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phòng lưu trữ được bố trí ở khu nhà D tầng 2 Bộ Y Tế. Hiện nay phòng
lưu trưc đang quản lý 06 kho lưu trữ, tập chung ở tầng 2 và tầng 3 nhà D và thư
viện của Bộ tại phòng 607 tầng 6 nhà B.
Phòng lưu trữ hiện nay có cơ cấu tổ chức gồm 2 bộ phận đó là bộ phận
lưu trữ và bộ phận thư viện. Với số lượng cán bộ là 04 người 02 người đã biên
chế và 02 người là hợp đồng. Phòng lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng,
lãnh đạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ nhân viên Trưởng phòng
chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của Phòng, các

nhân viên giíp việc cho trưởng phòng và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng
về các công việc được phân công
Nhân viên lưu trữ.
1. Nguyễn Hoa Lý - Trưởng phòng
2. Nguyễn Thị Kim Lương – Nhân viên
3. Nguyễn Thị Thủy – Nhân viên
4. Nguyễn Thị Hằng – Nhân viên
I.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo điều số 7 quyết định 199/QĐ-VPB5 ngày 28 tháng 12 năm 2012 của
Văn phòng Bộ Y tế quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của
các phòng và đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ - Bộ y tế
Điều 7: Phòng lưu trữ
Phòng lưu trữ là một phòng trong cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ có
chức năng giúp Chánh Văn phòng Bộ quản lý và tổ chức thực hiện công tác lưu
trữ và thư viện trong cơ quan Bộ y tế; hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ của
các đơn vị trực thuộc Bộ
Phòng lưu trữ thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Giúp Chánh Văn phòng Bộ xây dựng các văn bản trình lãnh đạo Bộ ban
hành hướng dẫn, triển khai các văn bản về công tác lưu trữ, thư viện;
2. Xây dựng kế hoạch ngắn gọn và dài hạn về công tác lưu trữ, thư viện;
3. Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra công tác lưu trữ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài
iệu lưu trữ của cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc Bộ;
4. Tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ của các Vụ,
Cục, Tổng cục và các đơn vị trực thuộc Bộ thực hiện thống nhất các quy
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định của Nhà nước và của Bộ Y tế về công tác lưu trữ’
5. Xây dựng kế hoạch nghiên cứu ứng dụng khoa học và công nghệ vào
công tác lưu trữ;
6. Xây dựng Đề án cải tạo kho lưu trữ và mua sắm trang thiết bị dùng trong
lưu trữ của cơ quan Bộ Y tế;
7. Thực hiện công tác thống kê về văn thư và lưu trữ của các đơn vị trực
thuộc Bộ Y tế;
8. Thực hiện công tác thu thập, bổ sung, chỉnh lý và lựa chọn xác định giá trị
tài liệu của các Vụ và các phòng thuộc Văn phòng BoojY tế đưa vào bảo
quản trong phông lưu trữ của Bộ Y tế;
9. Xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu quý, hiếm của Ngành Y tế; Bỏa quản
vốn tài liệu, quản lý kho thư viện;
10.Thực hiện công tác lựa chọn, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ lịch sử (Trung
tâm Lưu trữ quốc gia II) theo quy định của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư –
lưu trữ Nhà nước và tiến hành lựa chọn những tài liệu hết giá trị để tiêu
hủy;
11.Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư
viện;
12.Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng Bộ phân công;
13.Phòng Lưu trữ có 2 bộ phận: bộ phận Lưu trữ và bộ phận Thư viện. Lãnh
đạo phòng lưu trữ: có Trưởng phòng và các Phó trưởng phòng. Trưởng
phòng chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng Bộ về mọi hoạt động của
Phòng; Phó Trưởng phòng giúp việc cho Trưởng phòng và chịu trách
nhiệm trước Trưởng phòng về các công việc được phân công. Biên chế
cán bộ, nhân viên của Phòng theo quy định;

14.Cơ chế hoạt động: Phòng Lưu trữ hoạt động theo chế độ thủ trưởng, lãnh
đạo phòng phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, nhân viên của
phòng

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG II.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
2.1. Hoạt đông quản lý
Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các quy
định của Nhà nước về lưu trữ.
II.1.1Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học
công nghệ trong hoạt động lưu trữ của Bộ Y Tế:
Hiện nay tại phòng lưu trữ của Bộ Y Tế cũng đang cho xxây dựng đề án
“Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ”, đề án này được phối hợp với
Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Muốn cho công tác lưu

trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Để công tác
lưu trữ hoạt động có hiệu quả thì chúng ta không thể phủ nhận sự xuất hiện của
công tác văn thư.
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành
công việc của cơ quan, tổ chức. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt. Cũng
chính vì những điều đó mà công tác văn thư của Bộ Y Tế rất được quan tâm.
Công tác văn thư thực hiện tốt sẽ làm nền móng cho công tác lưu trữ phát triển.
-Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề: để công tác chỉ đạo được thực
hiện một cách có hiệu quả, hàng năm Bộ Y Tế đều tổ chức các cuộc họp định kỳ
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

như hội nghị tổng kết tháng, quý, năm. Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và
cán bộ, công chức Bộ có điều kiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong
thời gian qua và những tồn tại, yếu kém cần khắc phục. Từ đó cùng thảo luận,
bàn bạc để đề ra những phương hướng, nhiệm vụ công tác trong thời gian tới.
Đồng thời, phân tích, làm sáng tỏ các phương hướng, nhiệm vụ mới đó, nhằm
tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ chuyên môn trong quá trình triển khai thực
hiện.
Ngoài ra, Bộ thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố, giới
thiệu về tài liệu lưu trữ. Đây là một công việc vô cùng khó khăn và phức tạp. Do

đó, để tổ chức thành công những sự kiện này Bộ đã tổ chức các hội nghị có tính
chất chuyên đề để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể. Vì vậy, các cuộc
triển lãm, trưng bày do Bộ tổ chức đều đạt được kết quả cao.
- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân: Đây
cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Bộ. Việc kiểm tra được
thực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cá nhân cấp dưới, hoặc
kiểm tra trực tiếp. Công tác này đã giúp lãnh đạo Bộ nắm được tình hình thực tế,
đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém của các đơn vị trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ. Từ đó, có kế hoạch giúp đỡ họ hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ
được giao.
2.1.2 Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức quản lý công tác
lưu trữ của Bộ Y Tế:
Lãnh đạo Bộ thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học về quản lý
hành chính ngắn hạn. Chẳng hạn: Cô Trần Thị Nhung – Trưởng phòng Bảo
quản và chị Trần Thị Thanh Lan - Trưởng phòng Tổ chức khai thác sử dụng vừa
hoàn thành khóa học này vào tháng 12 năm 2010.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Bộ còn cử cán
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: tham quan
về lưu trữ tại Singapore, Thái Lan,…

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Bộ cũng thường xuyên cập nhật
những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ, của Đảng, Nhà nước và
phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực thuộc và cán bộ chuyên môn trong
cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi
công tác này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của
mình.
Chức năng của công tác này bao gồm:
- Bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Chức năng thứ nhất là tiền đề cho chức năng thứ hai. Chức năng thứ hai là
mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ. Chỉ có thực hiện tốt chức năng thứ hai
này thì công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ mới thực sự có ý nghĩa.
2.1.3

Thanh tra, kiểm tra, giải quyết, và xử lý vi phạm quy chế công tác

lưu trữ của Bộ Y Tế:
Hàng năm phòng lưu trữ có tổ chức đi thanh tra, kiểm tra song song với
hướng dẫn nghiệp vụ tại các Vụ, Cục, Ban và các dơn vị trực thuộc của Bộ
2.1.4 Hợp tác Quốc Tế về lưu trữ
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hiện nay Bộ Tế chưa hợp tác Quốc Tế về công tác lưu trữ

II.2 Hoạt động nghiệp vụ
II.2.1Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ;
Công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức
thường xuyên, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu từ các Vụ, Cục,
Phòng, Ban,.... Nhìn chung, tài liệu được thu về đã được lập hồ sơ theo sự việc,
vấn đề.
Nhân viên lưu trữ chuyên trách thường xuyên thực hiện nhắc nhở các đơn
vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử và tổ chức thu thập tài liệu lưu
trữ.
Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập
biên bản giao nhận tài liệu có sự ký giao nhận giữa nhân viên phòng lưu trữ với
các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập ra.
Năm 2014 phòng lưu trữ thu thấp được 160 mét giá tài liệu, phần nào giải
quyết được tình trạng tồn đọng tài liệu
II.2.2Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
Tài liệu trong kho lưu trữ Bộ Y tế đã được phân loại, lập hồ sơ, xác định
giá trị tài liệu, bổ sung thống kê theo đúng nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Sau khi thu thập tài liệu ở văn thư cơ quan và đơn vị về Phòng Lưu trữ thì
cán bộ phòng lưu trữ đã tiến hành phân loại tài liệu trên cơ sở nghiên cứu lựa
chọn phương án phân loại phù hợp với Phông lưu trữ của cơ quan.
Sau khi đã lựa chọn phương án phân loại theo phương án “cơ cấu tổ chức
– thời gian” thì tiến hành xây dựng phương án phân loại cụ thể để làm cơ sở cho
việc tổ chức tiến hành phân loại tài liệu của phông.
Tài liệu được chia ra theo cơ cấu tổ chức trong đó lại chia ra các năm,

trong các năm lại chia ra các vấn đề khác nhau.
Ví dụ: Tài liệu của Văn phòng năm 1998:Vấn đề chung, vệ sinh môi
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trường; pháp chế; tài liệu khen thưởng;…
Việc phân loại thực hiện theo đúng nguyên tắc trên phù hợp với phòng
lưu trữ của Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ tiếp theo.
II.2.3Xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
Xác định giá trị tài liệu bên trong lưu trữ là dựa trên những nguyên tắc,
những tiêu chuẩn, những phương pháp của lý luận và thực tiễn của công tác lưu
trữ để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị để Nhà nước bảo quản và loại hủy
những tài liệu hết giá trị.
Khi bộ phận tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị để lưu trữ thì lưu
trữ của Bộ đã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ lấy tiêu chuẩn
là thước đo giá trị để xác định giá trị tài liệu. Đó là các tiêu chuẩn về nội dung,
tác giả của cơ quan, đơn vị hình thành phồng, hiệu lực pháp lý của tài liệu,…
Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để
phân loại và lựa chọn tài liệu. Sau khi đã phân loại thì tài liệu của Bộ Y tế được
chia thành 2 loại sau:
• Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn

1. Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Bộ và các đơn vị Vụ, Cục, Phòng ban của Bộ.
2. Báo cáo tổng kết năm và các năm của Bộ.
3. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ đối với các đơn vị Vụ, Cục, Phòng về
các lĩnh vực chuyên môn y tế.
4. Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của Bộ Y tế.
• Loại tài liệu bảo quản có tạm thời
Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trị tạm
thời (ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài).
2.2.4

Về công tác bảo quản tài liệu:
- Kho lưu trữ của Bộ được bố trí tại tầng 2 và tầng 3 nhà D do đó tài liệu

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có thể tránh khỏi tình trạng ẩm ướt hay mưa ngập, trong kho được trang bị quạt
trần, quạt thông gió, có rèm tre nắng ở cửa tránh ánh nắng mặt trời chiếu vào tài
liệu, có hệ thống bình chữa cháy, máy hút ẩm, có hộp nhử mội riêng với kho lưu
trữ tại tầng 3 có diện tích 50m2, kho này có 2 phòng. Tài liệu ở các kho được bố
trí ở các giá trong hộp tài liệu.

Hiện có hơn 196 mét giá chưa đựng tài liệu thẳng hàng, vuông góc với
cửa sổ để tránh ánh nắng trực tiếp vào tài liệu
Có khoảng 457 thùng tài liệu hồ sơ dự án của các dự án đã kết thúc phải
để ngoài hành lang tầng 2 nhà D
2.2.5 Về công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phục vụ độc giả tại phòng đọc là một trong những hình thức phổ biến và
quan trọng của công tác tổ chức sử dụng tài liệu.
Hệ thống công cụ tra cứu truyền thống là các mục lục hồ sơ và bộ thẻ.
Hệ thống công cụ tra cứu hiện đại tra tìm tự động tài liệu lưu trữ qua phần
mềm quản lý tài liệu lưu trữ .
Từ đầu năm 2014 đến nay phòng lưu trữ Bộ Y Tế đã phục vụ khai thác hồ
sơ, tài liệu lưu trữ và sách báo thư viện cho 156 lượt người với 757 văn bản
-

Nội dung chủ yếu của tài liệu:

Tài liệu về chuyên môn nghiệp vụ, thi đua, hành chính, quản trị, xây dựng
cơ bản;
Tài liệu về dự toán, quyết toán, thu chi của Bộ;
Tài liệu về tổ chức bộ máy, về nhân sự, lao động tiền lương và thực hiện
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

chế độ chính sách.
Bộ đã tổ chức chỉnh lý khoa học hoàn chỉnh khối tài liệu phông Bộ Y Tế
giai đoạn 1995- 2005, có các văn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ, mục lục
hồ sơ phục vụ khai thác sử dụng. Qua khảo sát, khối tài liệu của Bộ đã được
chỉnh lý giai đoạn 1995- 2005 với số lượng tài liệu: 30 (mét) (riêng khối tài liệu
xây dựng cơ bản do đang kiểm tra chờ quyết toán nên chưa nộp xuống phòng
Văn thư khoảng 70 hộp = 10 mét).
Trong đó:
Khối tài liệu lâu dài – vĩnh viễn: 206 hồ sơ;
Tài liệu loại: 17 bó (3 m)
Khối tài liệu này cũng cần sớm có kế hoạch thu về.
Qua đợt chỉnh lý này toàn bộ tài liệu đã được định thời hạn bảo quản đưa
vào cặp, hộp và được hệ thống thống hóa thống nhất theo một phương án phân
loại khoa học nhằm tổ chức khoa học tài liệu phục cho công tác tra cứu lâu dài
Trung tâm, đưa tổng số tài liệu được chỉnh lý lên tới 206 hồ sơ (đvbq) tạo điều
kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng của cán bộ trong cơ quan.

CHƯƠNG III

Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và

đề xuất, khuyến nghị.
3.1 Tóm tắt các công việc đã làm

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tìm hiểu bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Bộ
 Vận chuyển tài liệu
 Vệ sinh, tháo bỏ ghim, kẹp tài liệu
 Phân loại tài liệu của các đơn vị theo phương án phân loại
 Lập hồ sơ
 Biên mục bên ngoài hồ sơ
 Đánh số hồ sơ chính thức cho vào bìa cặp hộp
 Sắp xếp tài liệu lên giá
 Bó gói tài liệu loại
3.1.2 Kết quả đạt được
Trong quá trình hoạt động của cơ quan tài liệu ngày càng được sản sinh ra
nhiều. Quá trình điều hành quản lý của cơ quan bằng việc ban hành ra văn bản
để quản lý được những tài liệu có giá trị thì việc chỉnh lý, đưa tài liệu về các hồ
sơ vấn đề sự việc là một việc vô cùng quan trọng
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác
định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
3.1.2.1. Khảo sát tình hình tài liệu trong kho
Qua quá trình khảo sát tài liệu trong kho của Bộ Y tế em có số liệu như sau:
-

Tài liệu xây dựng cơ bản: 15 mét, tương đương 229 hồ sơ và

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đã được chỉnh lý;
-

Tài liệu Hồ sơ cán bộ: 16 mét, tương đương 575 hồ sơ và đã

được chỉnh lý;
-

Tài liệu tồn đọng và đang chỉnh lý: 357 mét tài liệu;

-

Tài liệu hồ sơ dự án: 457 thùng tài tài liệu;

-

Tài liệu cần tiêu hủy: 18.5 mét, tương đương 309 hồ sơ;

-

Hồ sơ cũ nhất là hồ sơ của vụ tổ chức cán bộ (từ năm 1945)

+ “Tập Quyết định của Chủ tịch nước, Hội đồng Bộ trưởng về việc
khen thưởng Huân, Huy chương năm 1945”;
+ “Quyết định xác nhận thời gian hoạt động trước Cách mạng
tháng 8 năm 1945 và đề nghị khen thưởng kháng chiến chống
Pháp”;
* Về tình trạng tài liệu trong kho:
Do khối lượng tài liệu nhiều mà diện tích kho có hạn nên việc bảo quản
hồ sơ gặp nhiều khó khăn, dẫn đến tình trạng:
-

Tài liệu cần phục chế: 158 hồ sơ

-

Tài liệu càn lập bản sao: 213 hồ sơ

-

Tài liệu nấm, mốc: 05 mét

-

Tài liệu rách thủng: 12 mét

-

Tài liệu giòn, gẫy: 15 mét

-

Tài liệu mục nát: 07 mét

-

Tài liệu mờ, khó đọc: 16 mét

-

Tài liệu nhòe chữ: 450 văn bản.

Do tại Bộ Y tế chỉ có hai cán bộ làm đúng chuyên ngành lưu trữ mà tài liệu
của bộ thì lại nhiều nên vẫn còn gặp nhiều khó khăn. Được sự giúp đỡ tạo
điều kiện của cán bộ lưu trữ nên bước đầu chúng em đã tiến hành tìm hiểu
lịch sử đơn vị hình thành phông từ đó xác định được phương án phân loại tài
liệu cho thích hợp. Việc áp dụng phương án phân loại tài liệu mà chúng em
đã tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm, nhiệm kỳ,công việc và loại ra
được những tài liệu trùng thừa, hết giá trị sau đó tiến hành lập hồ sơ và đưa
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vào bảo quản.
* Theo báo cáo năm 2014 số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý:
STT

Đơn vị

Số hồ sơ

Thời hạn bảo quản

01

Vụ khoa học đào tạo

2520

Lâu dài- vĩnh viễn

02

Vụ khoa học đào tạo

552

Tạm thời

03

Vụ kế hoạch tài chính

1571

Lâu dài- vĩnh viễn

04

Vụ kế hoạch tài chính

1169

Tạm thời

05

Vụ pháp chế

1133

Tạm thời

06

Vụ pháp chế

781

Lâu dài

07

Văn phòng

251

Tạm thời

08

Vụ trang thiết bị y tế

867

Lâu dài- vĩnh viễn

09

Vụ tổ chức cán bộ

657

Lâu dài- vĩnh viễn

10

Vụ tổ chức cán bộ

2562

Tạm thời

11

Vụ điều trị

269

Tạm thời

12

Thanh tra

411

Tạm thời

13

Tập lưu công văn đi

Từ năm 1972

Vĩnh viễn

đến năm2012

Hồ sơ tài liệu đang tồn đọng, và đang chỉnh lý : 357 mét tài liệu
Hồ sơ dự án : 457 thùng tài liệu
3.1.2.2.Xây dựng phương án phân loại tài liệu của phông lưu trữ Bộ Y tế

Phương án phân loại tài liệu lưu trữ là kế hoạch phân chia tài liệu ra các
khối lớn, nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ tương đương hồ sơ. Có 4 phương án
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

phân loại thường được sử dụng trong chỉnh lý tài liệu của 11 phông lưu trữ cơ
quan: Thời gian – cơ cấu tổ chức; Cơ cấu tổ chức – thời gian; Thời gian – mặt
hoạt động; Mặt hoạt động – thời gian.
Bộ Y tế có cơ cấu tổ chức ít thay đổi nên phông lưu trữ ở đây áp dụng phương
án phân loại là : “Cơ cấu tổ chức – thời gian”: tài liệu chia theo cơ cấu tổ chức,
trong đó chia ra các năm và các vấn đề khác nhau.
Ví dụ: tài liệu của văn phòng năm 1998: vấn đề chung, pháp chế, quy
định, chế độ khen thưởng, kỉ luật,…
Việc phân loại thực hiện đúng theo nguyên tắc trên, phù hợp với phông
lưu trữ của Bộ tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp vụ tiếp theo. Căn cứ vào
chức năng, nhiệm vụ chắc chắn Vụ, Cục, Phòng của Bộ chia tài liệu theo các
đơn vị, trong đó tài liệu lại được chia tiếp ra các vấn đề khác nhau. Phương án
phân loại được xây dựng chi tiết sau khi tài liệu trong phông đã được lập hồ sơ:
Ví dụ:




Tài liệu văn phòng năm 1991:
-

Thông tư, chỉ thị, quyết định

-

Tài liệu về hội thảo, hội nghị,…

Tài liệu tổ chức cán bộ năm 1991:
-

Hồ sơ về điều động cán bộ

-

Hồ sơ về bổ nhiệm cán bộ

3.1.2.3.Phân loại tài liệu trong kho
Vì khối tài liệu được phân loại chủ yếu là các văn bản đến từ các cơ quan có
liên quan, đơn vị trực thuộc Bộ Y tế và một số các dự án, đề án nghiên cứu khoa
học nên khối tài liệu được chia thành các nhóm:
 Tài liệu của các Bộ
 Tài liệu của các Vụ, Cục
 Quyết định, chỉ thị, công văn của Bộ Y tế
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

 Tài liệu của Văn phòng Bộ
 Tài liệu của các Viện, Bệnh viện
 Tài liệu của các Học viện, các trường Trung cấp,
Cao
Đẳng, Đại học
 Tài liệu của UBND các Tỉnh, Thành phố
 Các Dự án, Đề án nghiên cứu khoa học
3.1.2.3 Thống kê hồ sơ để lập mục lục hồ sơ:
Trong thời gian thực tập, nhóm đã hoàn thiện biên mục ngoài và vào hộp, lên
giá được 134 hộp, tương đương 440 hồ sơ của Vụ Kế hoạch – Tài chính:
Hộp số

Hồ sơ số

Tiêu đề hồ sơ

THBQ

450

800

Đề cương dự án ODA hợp tác kỹ thuật

Có thời hạn

Việt Nam – Đức phòng chống
451

801

HIV/AIDS tại Việt Nam (2001)
Báo cáo dự án hợp tác WHO (2001)

nt

802

Báo cáo về dự án vay vốn của Italia cho

nt

4 tỉnh (2002)
452

803

Báo cáo đầu tư công trình khu A lưu

nt

niệm truyền thống của Bộ Y tế và trạm

804

y tế xã Tân Long (2003)
Công văn của Vụ Kế hoạch tài

nt

chính(2003)
805

Xác nhận hoạt động do WHO Tài trợ

nt

của Viện sốt rét, ký sinh trùng – côn

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
806

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trùng Trung ương (2003)
Báo cáo đánh giá dự án ngân sách 2003

nt

và xây dựng dự án thu chuẩn bị ngân
…

…

sách năm 2004 (2003)
…

583

1238

Phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án

…

nt

Làng văn hóa sức khỏe – Cục Y tế dự
584

1239

phòng và môi trường (2008)
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu của dự án

nt

chăm sóc sức khỏe nhân dân các tỉnh
Tây Nguyên sử dụng vốn vay của Ngân
1240

hàng Phát triển Châu Á (2008)
Phê duyệt kế hoạch đấu thầu mua thuốc
bằng ngân sách Nhà nước của chương
trình phòng chống bệnh tim mạch Bệnh
viện Bạch Mai (2008)

3.2 một số khuyến nghị
Bằng những kiến thức đã học thực tế ở trường cùng với quá trình nỗ lực
hết mình của bản thân em nhận thấy rằng : ở bất kì một công sở nào, công tác
lưu trữ là một bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu được trong quá
trình hoạt động của cơ quan, nhằm lưu trữ và bảo quản những tài liệu có giá trị
cho công việc đạt hiệu quả và chất lượng.
Do có sự chỉ đạo, quan tâm tận tình của các cán bộ cơ quan và sự phân
công trách nhiệm của từng bộ phận chức năng đã thực hiện tốt nhiệm vụ của
mình. Nhằm đưa công tác lưu trữ từng bước hoàn thiện có quy mô và ngày càng
ổn định .
Song để đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc, nâng cao vai trò của
công tác lưu trữ là vô cùng quan trọng. Riêng bản thân em là một học sinh tới
thực tập tại Bộ Y tế xin mạnh dạn đưa ra một số nhận xét, kiến nghị sau:
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

23

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2.1 Ưu điểm
Trong quá trình chỉnh lý tài liệu nhận thức và nắm bắt được ý nghĩa và
giá trị to lớn của tài liệu nên quá trình thực hiện chỉnh lý diễn ra hết sức nghiêm
túc, đảm bảo đúng thời gian quy định và đạt hiệu quả cao.
Phần lớn tài liệu trước khi nhập kho đều được chỉnh lý theo đúng quy
trình được quy định trong văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước, đảm bảo tính khoa học và tạo thuận lợi cho việc khai thác
sử dụng.
Tài liệu sau khi chỉnh lý khoa học, đã được bảo quản an toàn theo chế độ
bảo quản vĩnh viễn với nhiệt độ 200C ±2, độ ẩm 55% ±5 và tổ chức sử dụng có
hiệu quả theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc Gia.
Sau khi tài liệu được chỉnh lý, tổng hợp, những người khai thác đã có thể
tra cứu được toàn bộ tư liệu lưu trữ, tiện ích rất nhiều cho độc giả và cho toàn
thể quần chúng nhân dân.
Việc thực hiện các đề án chỉnh lý nâng cấp tài liệu lưu trữ đã góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng của tài liệu. Khắc phục được các tình
trạng tài liệu bị chồng chéo, lẫn lộn, trùng lặp, hay tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh
hết nội dung thông tin trong hồ sơ…do tài liệu của một phông thường trải qua
nhiều đợt thu thập bổ sung khác nhau.
3.2.2 Nhược điểm
Tài liệu do tác động của yếu tố thời gian cũng như chế độ bả quản cùng
chất
lượng giấy không tốt, rất dề rách, them vào đó tài liệu bị mối mọt phá hủy
Nhiều tài liệu cũ nên rất bụi, gây độc hại cho sức khỏe
khối tài liệu cần chỉnh lý, bảo quản rất nhiều, nhưng nhân viên của phòng

Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

24

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lưu trữ lại ít, vì vậy, khi thực hiện nhiệm vụ nhân viên của phòng gặp không ít
khó khăn, không chỉ ở khối lượng công việc nhiều mà còn phụ thuộc các trang
thiết bị liên quan.
Tài liệu năm 1975 -1995 Bộ Y tế đã phải nhờ Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia II giúp đỡ về mặt nghiệp vụ để thu thập, chỉnh lý và hoàn chỉnh khối tài liệu
này.
Điều kiện kinh phí dành cho công tác lưu trữ không nhiều nên đã hạn chế,
ảnh hưởng đến năng suất lao động và hiệu quả công việc.
.
3.2 Kiến nghị
3.3.1 Đối với cơ quan
Cục Lưu trữ Nhà nước nên tiếp tục nghiên cứu, ban hành một số văn bản
quy phạm pháp lý về công tác lưu trữ hoặc quy chế về công tác lưu trữ để quản
lý công tác lưu trữ, khắc phục những tồn tại của những năm trước đây.
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng cần có sự chỉ đạo cụ thể, sâu sát hơn
về công tác lưu trữ, cụ thể như công tác lập hồ sơ ở các đơn vị cơ sở. Thường
xuyên hướng dẫn kiểm tra, theo dõi việc lập hồ sơ của các đơn vị, đảm bảo hồ
sơ phải hoàn chỉnh theo quy định của Cục Lưu trữ khi giao nộp vào kho lưu trữ
của Bộ.

Phòng lưu trữ cơ quan phải tiến hành các đợt kiểm tra trực tiếp về việc lập
hồ sơ ở các đơn vị trong cơ quan để báo cáo lãnh đạo Bộ. Qua báo cáo của các
đợt kiểm tra đó, lãnh đạo Bộ cần có biện pháp xử lý và chấn chỉnh ngay những
thiếu sót cần phải khắc phục để làm tốt hơn công tác hồ sơ lưu trữ.
Lãnh đạo Bộ và lãnh đạo Văn phòng cần có giải pháp chung để khắc phục
dần tình trạng điều kiện kinh phí giành cho công tác hành chính còn hạn hẹp. Cụ
thể, đề nghị Nhà nước bố trí ngân sách hàng năm cho các Bộ, Ngành, địa
phương, trong đó có kinh phí dành riêng cho công tác lưu trữ để giúp cho công
tác lưu trữ ở các cơ quanđạt hiệu quả tốt hơn.
Tiếp tục đầu tư các phương tiện, trang thiết bị vật tư cho công tác lưu trữ.
Tăng cường, củng cố đội ngũ cán bộ, nhân viên của Phòng Lưu trữ cơ quan cả
Sinh viên: Nguyễn Văn Hoan

25

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6