Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại CÔNG TY TNHH VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà
nước bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ,
phục vụ công tác quẩn lý, nghiên cứu khoa học và cấp bách của nhân dân.
Công tác lưu trữ có một ý nghĩa quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt
động kinh tế, chính trị, xã hội. Vì vậy việc thực hiện tốt nội dung công tác lưu
trữ góp phần bảo vệ di sản văn hóa của dân tộc, của quốc gia đồng thời góp phần
vào việc xây dựng bảo vệ đất nước. do đó tài liệu lưu trữ phải luôn được bảo
quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó là nguồn thông tin vô tận mọi công dân
mọi ngành, mọi cơ quan sử dụng được.
Tuy nhiên đất nước ta trải qua thời kỳ lịch sử lâu dài, nhất lại qua hai cuộc
đấu tranh chống pháp và chống mỹ kéo dài nhiều tài liệu đã bị tiêu hủy bị phân
tán khắp nơi. Mặt khác do một số người chưa hiểu hết đc tầm quan trọng của tài
liệu lưu trữ, thiếu ý thức, thiếu hiểu biết, thiếu trách nhiệm đã tiêu hủy nhiều tài
liệu có giá trị. Trước tình hình trrn Đảng và Nhà nước cần có những chính sách
và biện pháp để thu tập, bảo quản tài liệu lưu trữ.
Trong những năm gần đây, Đảng và Nhà nước nói chung, các cơ quan tổ
chức nói riên đã nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và có nhưng chính
sách thu thập, chỉnh lý bảo quản tài liệu lưu trữ. Tổ chức có hệ thống các cơ
quan tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Hơn nữa
các cơ quan cũng đã có sự đầu tư về cơ sở vật chất, hay cử cán bộ chuyên môn
đi nâng cao trình độ chuyên môn.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

1

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Bác Hồ đã từng nói: “Học phải đi đôi với hành” đó chính là mối quan hệ
biện chứng giữa lý luận và thực tiễn. Lý luận là cơ sở, nền tảng tạo điều kiện
cho người học có thể giải quyết công việc trong thực tế một cách thuận lợi và
khoa học. Nếu chỉ có lý luận mà không có thực tiễn kiểm chứng thì lý luận đó
chỉ là lý luận suông.Nhằm giúp sinh viên làm quen với môi trường thực tế và có
dịp áp dụng những kiến thức đã học vào nghiệp vụ chuyên môn, từ đó hoàn
thiện kỹ năng của mình và làm phong phú thêm kho tàng lý luận. Thực hiện lời
dạy của Bác cùng với phương châm đào tào lý thuyết gắn liền với thực tiễn
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ
quan trước kỳ thi tốt nghiệp các ngành: Hành chính Văn thư, Văn thư - lưu trữ,
Quản trị văn phòng, Thư ký văn phòng…
Ý thức được tầm quan trọng của đợt thực tập trong quá trình đào tào
chuyên ngành Lưu trữ, dưới sự hướng dẫn của các thấy cô trong trường, cô giáo
chủ nhiệm, cán bộ chuyên môn và Nhà trường. Được sự đồng ý tiếp nhận của
ban lãnh đạo Công ty TNHH viễn thông Vương Anh, em được thực tập tại công
ty từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/4/2015. Trong đợt thực tập được sự giúp đỡ
của các cán bộ, chuyên viên Lưu trữ em đã có dịp áp dụng những kiến thức đã
học vào công việc và thu thập được nhiều kiến thức bổ ích về nghiệp vụ lưu trữ.
Những kết quả này được thể hiện chi tiết trong bài báo cáo thực tập này. Trên cơ
sở khảo sát, phân tích thực trạng công tác lưu trữ ở Công ty TNHH viễn thông

Vương Anh em đã trình bày những kết quả và những hạn chế của công tác lưu
trữ tại công ty. Từ đó đề xuất những giải pháp, kiến nghị với mục tiêu đưa công
tác lưu trữ hoàn thiện, góp phần cải tiến, nâng cao chất lượng, hiệu quả của công
tác lưu trữ.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư. Do đó em đã quyết định
chọn chuyên đề cho báo cáo kết quả thực tập tốt cho mình với nội dung là:
“Thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông Vương Anh”
Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề thực tiễn về thực trạng công tác
lưu trữ tại Công Ty TNHH viễn thông Vương Anh. Để đề xuất các giải pháp về
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

2

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạt động quản lý bằng công tác lưu trữ nhằm nâng cao hiệu quả của công tác
trong công ty. Kết quả nghiên cứu này có thể sử dụng để làm tài liệu tham khảo
cho những người làm công tác nghiên cứu, giảng dạy về lĩnh vực văn thư, cho
những cán bộ - công chức, viên chức chuyên trách các cấp nhất là cấp quản lý và
lãnh đạo.
Từ kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại công ty TNHH viễn thông Vương
Anh, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp và
kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại công ty.
Trong suốt quá trình học tập, em đã cố gắng học hỏi và tìm hiểu nhiều

kiến thức mà mình đang theo học. Tuy nhiên khi được nhận vào thực tập tại
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh em cũng đã gặp nhiều bỡ ngỡ, khó khăn
ban đầu trong công tác lưu trữ tại công ty. Tuy nhiên, nhận được sự hỗ trợ và
giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong công ty nói chung và cán bộ chuyên môn
lưu trữ noia riêng em đã hoàn thành tốt các công việc được giao.
Trong quá trình thực tập,em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, sự động
viên giúp đỡ, chia sẻ của các thầy cô giáo trong khoa, cô giáo chủ nhiệm, đặc
biệt là cán bộ Vương Quý Lợi – người trực tiếp hướng dẫn tôi tại công ty; bên
cạnh đó phải kể đến sự chỉ bảo, giúp đỡ rất nhiệt tình của các cô chú, anh chị
cán bộ tại công ty tổ chức đã tạo điều kiện, niềm tin cho bản thân em hoàn thành
tốt công việc.
Qua bản báo cáo thực tập, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy
cô giáo trong khoa văn thư – lưu trữ và Giám đốc Công ty TNHH viễn thông
Vương Anh cùng cán bộ lưu trữ đã quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn, chỉ bảo tận
tình, tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này. Với những
gì đã được học tập và rèn luyện tại trường và thực tế công việc tại cơ quan,em sẽ
cố gắng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình
trong công việc, góp phần vào công cuộc xây dựng và phát triển đất nước.
Mặc dù đã có nhiều nỗ lực, cố gắng nhưng do thời gian thực tập không
dài, đồng thời với những kiến thức tư duy còn hạn chế nên báo cáo này khó
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

3

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Em rất mong nhận được sự quan tâm, đóng
góp ý kiến của các thầy cô giáo và các cán bộ, chuyên viên lưu trữ để bài báo
cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Nguyễn Thị Hồng Phúc

NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH
VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH
I.Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

4

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Sự ra đời
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh là một doanh nghiệp đóng trên địa

thành phố Hà Nội tại số nhà 22 ngõ 176 phố lê Trọng Tấn phường Khương Mai
quận Thanh Xuân Hà Nội, được thành lập và chính thức đi vào hoạt động kinh
doanh từ ngày 11/05/2011.
Công ty là một doanh nghiệp tư nhân, có tư cách pháp nhân, có con dấu
riêng và có tài khoản riêng tại ngân hàng. Công ty có văn phòng gioa dịch chính
tại Hà Nội khi cần thiết có thể mở thêm các chi nhánh tại Hà Nội hoặc tại các
địa phương khác. Từ khi hoạt động đến nay công ty đã đạt được nhiều thành tựu
trong kinh doanh để công ty ngày càng phát triển.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức củả Công ty
TNHH viễn thông Vương Anh.
* Chức năng
Công ty TNHH viễn thôngVương Anh là tổ chức, xaayd ựng quản lý bảo
dưỡng và vận hành khai thác mạng lưới dịch vụ viễn thông (bao gồm các mạng,
thông tin di động, nhắn tin và điện thoại dùng thẻ toàn quốc) trong phạm vi cả
nước để king doanh và phục vụ theho quy hoạch, kế hoạch và phương pháp phát
triển do tổng công ty giao.
Tư vấn khảo sát, thiết kế, xây dựng và lắp đặt chuyên ngành thông tin di
động, nhắn tin, điện thoại dùng thẻ.
Xuất khẩu, nhập khẩu thiết bị, vật tư chuyên ngành viễn thông để phục vụ
hoạt động vủ đơn vị.
Bảo trì, sửa chữa các thiết bị chuyên ngành thông tin di động, nhắn tin,
điện thoại dùng thẻ.
Kinh doanh các ngành khác trong phạm vi cho phép của nhà nước, đúng
với quy định của pháp luật.
Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, chế độ báo cáo thống kê, trích nộp theo quy
định của Nhà nước.
* Nhiệm vụ:
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

5

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Kế thừa việc thực hiện tất cả các cam kết trước đây về quyền lợi nghĩa vụ
của công ty
- Thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, văn bản của Giám đốc.
- Đăng ký kinh doanh và kinh doanh đúng ngành nghề đăng ký
theo quy định của Pháp luật và của Công ty; Tổ chức kinh doanh có lãi; chịu
trách nhiệm trước pháp luật, về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; chịu
trách nhiệm trước khách hàng về sản phẩm, dịch vụ do Công ty thực hiện.
- Xây dựng chiến lược, đề án phát triển, kế hoạch sản xuất kinh doanh
trình Công ty phê duyệt và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đó; Xây dựng
hệ thống quy chế nội bộ phù hợp các quy định của Nhà nước.
- Thực hiện tốt công tác tiếp thị, mở rộng quan hệ, quảng bá thương hiệu
để nâng cao uy tín, mở rộng thị trường cho Công ty.
- Báo cáo để Công ty ký hoặc được Công ty uỷ quyền và tổ chức thực
hiện các hợp đồng kinh tế.
- Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với người lao động theo đúng các
quy định của Bộ luật lao động và của Công ty. Chi phí tiền lương và tiền thưởng
phải dựa trên hiệu quả hoạt động kinh doanh và theo đơn giá tiền lương được
Công ty duyệt.
- Chăm lo, đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ thuật, nghiệp vụ quản
lý cho cán bộ, công nhân viên Công ty, phát triển nguồn nhân lực để đảm bảo
thực hiện chiến lược phát triển và nhiệm vụ của Công ty.

- Thực hiện đúng các chế độ và các quy định quản lý vốn, tài sản, kế toán,
hạch toán, chế độ kiểm toán và các chế độ khác theo quy định của Công ty và
Nhà nước, chịu trách nhiệm về tính xác thực của các hoạt động tài chính của
Công ty.
- Có trách nhiệm thuê một đơn vị kiểm toán độc lập có tên trong “Công
khai danh sách các công ty kiểm toán đủ điều kiện thực hiện kiểm toán báo cáo
tài chính” của Bộ Tài chính để thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính năm.

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

6

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp ngân sách theo quy định.
Có trách nhiệm đóng góp các nghĩa vụ với Công ty theo quy định hiện hành và
được hưởng các chế độ do Công ty phân phối.
- Chịu sự kiểm tra, giám sát của Công ty; tuân thủ các quy định về thanh
tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy
định của pháp luật.
- Thực hiện các quy định của Công ty và Nhà nước về bảo vệ tài nguyên
môi trường, quốc phòng và an ninh quốc gia.
- Kinh doanh có lãi, bảo toàn và phát triển vốn. Hoàn thành các nhiệm vụ
Công ty giao.Đảm bảo đủ việc làm và cải thiện điều kiện làm việc ngày càng tốt

hơn cho người lao động, không ngừng nâng cao thu nhập và đời sống cho người
lao động.
* Quyền hạn
- Quản lý, sử dụng tài sản, tiền vốn, đất đai và các nguồn lực khác của
Công ty giao để phục vụ hoạt động.
- Được đầu tư, huy động vốn để hoạt động theo quy định pháp luật và
phương án được công ty phê duyệt.
- Chủ động tìm kiếm khách hàng, mở rộng thị trường, liên doanh, liên kết
hợp tác với các đơn vị, các tổ chức trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật
và của Công ty.
Thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh của công ty. Được chủ động
tổ chức thực hiện hợp đồng kinh tế mà Công ty đã ký theo phân cấp, uỷ quyền
của Giám đốc.
- Chỉ đạo xây dựng và ban hành các nội quy và hệ thống quy chế nội bộ.
Thường xuyên theo dõi công tác khoán và thành quyết toán các chi phí khoán
đối với công trình, hạng mục công trình theo từng giai đoạn.
*. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH viễn thông Vương Anh
Căn cứ vào đặc điểm,tình hình của công ty và tổ chức của cơ quan chủ
quản cấp trên có cơ cấu tổ chức như sau (Sơ đồ cơ cấu tổ chức - Phụ lục 2)
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

7

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội là cơ quan chuyên môn thuộc
UBND thành phố Hà Nội, quản lý nhà nước về kế hoạch và đầu tư, thống nhất
quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, kinh tế tư nhân,..theo quy
định của pháp luật.
- Công ty TNHH viễn thông Vương Anh là công ty cổ phần chịu sự quản
lý của Sở Đầu tư & Phát triển thành phố Hà Nội.
* Công ty TNHH viễn thông Vương Anh có cơ cấu tổ chức bao gồm: Cơ
cấu tổ chức:
Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: 01 giám đốc,
02 phó giám đốc .
- 01 Giám Đốc
- 02 Phó Giám đốc:
+ Phó Giám đốc kĩ thuật
+ Phó Giám đốc Nhân sự
Giám đốc là người đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm
theo quyền lợi là nghĩa vụ. Nghĩa vụ với đất nước với người lao động, trách
nhiệm trước pháp luật.
Hai Phó Giám đốc và Trợ Lý Giám Đốc (Kiêm Trưởng Phòng Kinh
Doanh) là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh vực cụ
thể.
VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ
thuật trong các kế hoạch xây dưngj, quản lý thiết bị cuẩ công ty
Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công
việc:
- 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán
- 01 Trưởng phòng hành chính
- 01 Trưởng phòng kỹ thuật
- 01 Trưởng phòng kinh doanh

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

8

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyển
chọn, và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp.

II. tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cở cấu tổ chức
bộ phận lưu trữ của công ty viễn thông Vương Anh.
1. Tình hình tổ chức
Do cơ cấu tổ chức của công ty, và các mặt hoạt động của công ty, nên
công ty chưa xây dựng phòn riêng dành cho lưu trữ mà chỉ có cán bộ chuyên
môn lưu trữ thực hiện chức năng lưu trữ. Và được đặt chung với văn phòng hành
chính. Cán bộ chuyên môn thực hiện công tác lưu trữ và chịu sự quản lý của
giám đốc và trưởng phòng hành chính.
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.
* Chức năng
Tham mưu, giúp việc cho Ban giám đốc và tổ chức thực hiện các lĩnh
vực: thu thập, quản lý, bảo quản, chỉnh lý tài liệu. quản lý, các thiệt bị phục vụ
trong quá trình bảo quản, chỉnh lý...của tài liệu.
* Nhiệm vụ, quyền hạn.
- Nghiên cứu, đề xuất mô hình tổ chức của Công ty, của các đơn vị phù

hợp yêu cầu nhiệm vụ. Tham mưu hoạch định và thực hiện nghiệp vụ công tác
tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, thiết bị lien quan đến lưu trữ.
- Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về lưu trữ.
- Sơ kết, tổng kết về lưu trữ.
- Kiểm tra và thực hiện các quy chế, quy định về lưu trữ của nhà nước.
- Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về lưu và đã được phê duyệt
- Thu thâp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của cơ quan.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

9

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu để giao nộp vòa lưu trữ công ty, tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
- Thực hiện một số dịch vụ công nghệ về lưu trữ.

CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÔNG TY TNHH
VIỄN THÔNG VƯƠNG ANH
I. Công tác chỉ đạo quản lý lưu trữ tại công ty viễn thông Vương anh.
Công tác lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ

chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hội
của cơ quan nhà nước .
Công tác lưu trữ là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý
nghĩa lớn. Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm
bảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời.
Quản lý và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của cơ
quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng
minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. Hạn chế được bệnh quan
liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý
văn bản để làm việc trái pháp luật. thất lạc giấy tờ…
Thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí
mật của cơ quan.
Lưu trữ là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc
gia các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Để
đạt hiệu quả như trên lưu trữ cần phải làm đúng và khoa học.
10
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
Khoa Văn thư-Lưu
trữ


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của công ty
Công tác lưu trữ là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là
hoạt động quản lý của từng cơ quan, đơn vị nói riêng. Bất kỳ cơ quan, tổ chức
nào muốn làm tốt công tác lưu trữ ngoài việc đầu tư trang thiết bị hiện đại, lựa
chọn cán bộ làm lưu trữ có trình độ thì việc chỉ đạo điều hành đúng đắn, kịp thời

từ cấp trên là rất quan trọng góp phần làm cho công tác lưu trữ đạt được hiệu
quả cao.
Nhận thức được tầm quan trọng đó của công tác lưu trữ nên lãnh đạo công
ty đã rất quan tâm đến công tác lưu trữ của công ty mình. Công ty đã áp dụng
những văn bản của Nhà nước về công tác lưu trữ như sau:
- Luật lưu trữ ngày 03/01/2013.
- Thông tư 16/2014 TT/BNV ngày 20 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn giao
và nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp.
- Quyết định 310/ QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục văn
thư và lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
Hiện nay, trang thiết bị cuả văn phòng đã được trang bị tương đối đầy đủ
phục vụ tốt cho công tác lưu trữ của công ty: máy vi tính, máy in, máy fax, máy
điện thoại. tại công ty đã có kho lưu trữ.
Như vậy việc chỉ đạo công tác lưu trữ ở công ty có vị trí quan trọng.
Nhưng thực tế hiện nay tại công ty vẫn chưa xây dựng được quy chế công tác
lưu trữ cho toàn công ty, do vậy yêu cầu đặt ra là công ty phải xây dựng quy chế
công tác lưu trữ để giúp cho các khâu nghiệp vụ được làm tốt và đi vào nề nếp.
2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ của công ty:
Công tác lưu trữ là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo điều hành
công việc của công ty, hiệu quả hoạt động quản lý của công ty một phần phụ
thuộc vào công tác lưu trữ làm tốt hay không tốt. Chính vì thế mà công tác lưu

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

11

Khoa Văn thư-Lưu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trữ có một vị trí quan trọng được xem như hoạt động của bộ máy nói chung luôn
được lãnh đạo công ty quan tâm.
Những năm gần đây Công tác lưu trữ doanh nghiệp ngày càng chú trọng
hơn, tuy nhiên phần lớn cán bộ lưu trữ ở các doanh nghiệp chưa được đào tạo về
chuyên môn nghiệp vụ chủ yếu làm kiêm nhiệm,để làm nhiệm được công việc
tưởng chừng như rất đơn giản nhưng lại hết sức phức tạp này thì đòi hỏi cán bộ
phải có trình độ chuyên môn kĩ năng nghiệp vụ về công tác lưu trữ mới có thể
đảm nhiệm tốt công việc.
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh có cơ cấu tổ chức cũng khá phức
tạp nên công tác lưu trữ được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn
phòng được bố trí như sau:
Trình độ
STT

Công việc phụ trách
1
2
3
4
5

Đại học

- Trưởng phòng

- Chánh văn phòng
- Công tác lưu trữ
- Công tác văn thư
- Đánh máy, in ấn

Cao đẳng

Trung
cấp

01
01
01
01
01

Cách tổ chức và bố trí cán bộ lưu trữ, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng
công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chưa đồng đều nên ảnh
hưởng đến chất lượng chung trong công việc.
Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ nghỉ đột xuất thì khá năng thay
thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung.
II. Thực trạng công tác làm Lưu trữ của công ty.
1. Công tác thu thập tài liệu vào cơ quan lưu trữ.
Đối với công tác giao nhận tài liệu: công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ
Công ty đã được thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy định của
công ty.

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

12

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong đó theo quy định của Nhà nước thì cuối năm cán bộ làm công tác
công văn giấy tờ, cán bộ làm công tác chuyên môn khác ở các phòng ban, đơn vị
trong công ty phải kiểm tra lại hồ sơ, tài liệu mà phòng ban, đơn vị mình đang
giữ gioa nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Theo quy định hiện nay của công ty thì công ty đang áp dụng việc thu
thập, bổ sung theo 02 văn bản, đó là THông tư số 02/2006/BXD hướng dẫn về
lưu trữ hồ sơ thiết kế và Thông tư số 04/2006/TT – BNV hướng dẫn xác định cơ
quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Với những tài liệu hồ sơ trong Công ty đã đến thời hạn nộp vào lưu trữ
cơ quan nhưng cán bộ công chức ở các phòng ban, đơn vị cần giữ lại để tham
khảo và giải quyết công việc hàng ngày thì vẫn phải làm thủ tục cho mượn hồ
sơ, tài liệu.
Theo quy định của công ty thì văn phòng hành chính( cán bộ lưu trữ) phỉa
thu thập tài liệu ngay sau khi hết thời hạn giả quyết của văn bản, có nghĩa là cán
bộ làm công tác lưu trữ phải thu lại những văn bản, hồ sơ, tài liệu gốc; những
văn bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cẩn thận,
cuối tháng phải sắp xếp kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện
thiếu các văn bản, hồ sơ, tài liệu thì cán bộ lưu trữ đến các phòng ban, đơn vị thu
thập bổ sung tài liệu vào hồ sơ cho đầy đủ, hạn chế đến mức thấp nhất sự mất
mát của tài liệu trong hồ sơ. Cuối năm sẽ lập hồ sơ về các văn bản đã thu thập
nộp vào lưu trữ cơ quan.

Đối với những tài liệu quan trọng đến thời hạn nộp lưu vào lưu trữ lịch
sử thì cán bộ làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm tring Công ty thoe sự chỉ đạo của
lãnh đạo Công ty tiến hành làm thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch swr theo
quy định. Phương pháp giao nộp tài liệu được tiên hành theo công văn số
319/VTLTNN-NVTW gày 01 tháng 06 năm 2004 của Cục Văn thư – Lưu trữ
Nhà nước về việc hướng dẫn giao nôp tài liệu lư trữ còa lưu trữ lịch sử các cấp.
• Số lượng thành phần tài liệu có trong lưu trữ Công ty.

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

13

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Thành phần tài liệu ở trong lưu trữ Công ty là những tài liệu sản sinh
trong quá trình hoạt động của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Công ty, tài liệu
của các cơ quan cấp trên và cơ quan hữu quan gửi đến.
Khối tài liệu chủ yếu của Công ty là tài liệu hành chính, các hợp đồng
kinh tế của công ty, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu về tài chính kế toán, tài liệu
quản lý nhân sự…
• Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu của công ty cũng được thực hiện theo các
quy định chung của nhà nước, khi các phòng ban giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Công ty thì bộ phận lưu trữ phải lập hia biên bản co sgias trị pháp lý như nhau

mỗi bên giữ một bản.
Nội dung biên bản gồm có:
+ Tên phông
+ Thời gian tài liệu
+ Thành phần số lượng tài liệu
Sau đó đại diện bên giao nhận tài liệu ký và đóng dấu.
Các bước thu thập hồ sơ hiện hành vào lưu trữ:
- Bước 1. Mở hồ sơ: Đầu năm, mỗi đơn vị, cá nhân dựa vào Danh
mục hồ sơ công việc của đơn vị mở hồ sơ. Phòng Hành chính tổ chức có trách
nhiệm cung cấp bìa hồ sơ theo dự kiến danh mục hồ sơ đã lập từ cuối năm trước
cho các đơn vị, cá nhân. Đồng thời với mở hồ sơ thực tế, các chuyên viên mở hồ
sơ công việc trên máy tính. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, khi có công
việc phát sinh, chuyên viên tiếp tục mở hồ sơ để quản lý và theo dõi quá trình
giải quyết công việc.
- Bước 2. Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ: Là những tài liệu
hình thành trong quá trình theo dõi giải quyết công việc vào hồ sơ thực tế và hồ
sơ trên máy tính.
- Bước 3. Sắp xếp và biên mục hồ sơ: Sau khi công việc kết thúc, người
lập hồ sơ kiểm tra, sắp xếp lại văn bản theo trình tự giải quyết công việc; đánh
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

14

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

số thứ tự tờ giấy có trong hồ sơ bằng bút chì vào góc bên phải phía trên; viết
mục lục văn bản, chứng từ kết thúc hồ sơ và hoàn thiện tờ bìa hồ sơ.
- Bước 4. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
2. Xác định giá trị tài liệu.
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực viễn thông Công ty TNHH viễn
thông Vương Anh sản sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, do đó đòi hỏi cán bộ làm
công tác lưu trữ phải có chuyên môn nghiệp vụ để biết lựa chọn ra những văn
bản,tài liệu có giá trị cần nộp vào lưu trữ cơ quan bảo quản, đồng thời loại ra
những tài liệu không có giá trị những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị để
tiến hành theo quy định của Nhà nước.
Xây dựng thời hạn bảo quản.
Xây dựng thời hạn bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
xác định giá trị tài liệu đợc rõ rang, nhanh chóng, chính xác. Công ty đang áp
dụng Công văn số 111 ngày 04 tháng 04 năm 1995 về hướng dẫn quản lý tài liệu
lưu trữ. Căn cứ vào đó mà cán bộ lưu trữ có thể xác định được giá trị tài liệu để
thành lập danh mục hồ sơ, sau đó săp xấp kiêm rtra lại tài liệu trước khi nộp lưu.
Tài liệu sản sinh của Công ty hàng năm rất nhiều, trong đó có một phần tài
liệu trùng thừa hoặc không có giá trị và một phần tài liệu lâu năm đã hết giá trị
đã được tiến hành xác định giá trị tài liệu, đưa ra tiêu hủy cần tiến hành thủ tục
tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Công ty đã tiến hành tiêu hủy tài liệu hết giá trị thực hiện theo Công văn số
879/VTLTNN – NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư – lưu trữ
Nhà nước về hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu:
Khi cán bộ chuyên môn lưu trữ kiểm tra tài liệu tháy có tài liệu hết giá trị
thì báo cáo lên giám đốc công ty xin quyết định thành lập Hội đồng xác định giá
trị, thành phần xác định giá trị tài liệu bao gồm các ông (bà) có tên sau:
Chủ tịch: Vương Quý Lợi – giám đốc công ty
Ủy viên: Đỗ Thị Phượng – Đại diện văn phòng - lưu trữ công ty

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

15

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ủy viên: Đại diện đơn vị có tài liệu nộp
Thủ tục tiêu hủy
Công tác xác định giá trị tài liệu sau khi đã được tiến hành, đã chọn ra
được những tài kiệu có giá trị thực tiễn để đưa vào lưu trữ cơ quan bảo quản, đối
với những tài liệu không còn giá trị cần phải loại ra và tiến hành tiêu hủy theo
quy định của nhà nước.
3. Chỉnh lý tài liệu.
Công tác chỉnh lý là một công việc tổng hợp nhiều quy trình nghiệp cụ cơ
bản của công tác lưu trữ: chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương
án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc
làm mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và làm các
công cụ tra cứu với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh đã ý thức được tầm quan trọng của
công tác chỉnh lý tài liệu là một công tác cầ thiết phục vụ cho quá trình quản lý,
tra tìm và sắp xếp tài liệu khoa học cho kho lưu trữ của cơ quan.
Công ty đã thực hiện chỉnh lý áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp
luật của Nhà nước:
+ Công văn số 283/VTLTNN – NVTW của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước

hướng dẫn công tác chỉnh lý.
+ Công văn số 128/VTLTNN – NVTW ban hành ngày 01 tháng 06 năm
2009 của Cục Văn thư lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
giấy.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một công việc khó khăn đòi hỏi phải có thời
gian và nhân lực, ngoài ra đội ngũ cán bộ tham gia chỉnh lý phải có trình
độ chuyện môn nghiệp cụ và có kinh nghiệm. Trong khi đó nhân lực của
công ty không đủ, cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ còn
thiếu nên việc tổ chức chỉnh lý còn gặp nhiều khó khăn.
Tài liệu của công ty khi chỉnh lý còn thiếu, hiện công ty đnag tiến
hành thu thập bổ sung từ các phòng ban trong công ty để phông lưu trữ
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

16

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được hoàn chỉnh hơn. Với cơ cấu tổ chức của công ty công ty đã lựa
chonnj phương án chỉnh lý tài liệu theo phương án Cơ cấu tổ chức – Thời
gian. Phương án tài liệu sẽ được chia theo thời gian sau đó được phân
theo các đơn vị tổ chức.
4. Thống kê công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép lại số lượng và thành phần,
nội dung, tình hình tài liệu, các công cu thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý,

tra tìm tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác.
Công tác thống kê bao gồm các nội dung:
Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ:
+ Thống lê nội dung
+ Thống kê khối lượng thành phần tài liệu
+ Thống kê tài liệu có trong kho lưu trữ
Thống kê công cụ tra cứu
Thống kê các phương tiện bảo quản
Thống kê hình thức khahi khác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác thống kê tài liệu lưu trữ một cách
thống nhất, ngày 23 tháng 10 năm 1987 Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục
Thống kê đã ban hành Quyết định số 149/LB – CLT – TCTK ban hành bieeyur
mẫu và chế độ thống kê thường kỳ hàng năm.
a. Các loại sổ sách trong lưu trữ
Sổ sách phục vụ công tác tra tìm trong công tác lưu trữ, quản láy tài liệu
thì sổ sách là công cụ không thể thiếu.
Các loại sổ sách:
+ Sổ thống kê phông lưu trữ cơ quan
+ Danh mục hồ sơ cơ quan
+ Sổ xuất tài liệu
b. Các loại công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

17

Khoa Văn thư-Lưu

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện vô cùng quan trọng trong
công tác lưu trữ, đây là một mắt xích quan trọng không thể thiếu trong tìm kiếm
thông tin có lien quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có hai loại
công cụ tra tìm tài liệu:
Công cụ truyền thống:
+ Mục lục hồ sơ
+ Các bộ thẻ tra tìm tài liệu
+ Mục lục tài liệu
Công cụ tra cứu hiện đại
Gồm có các cơ sở dữ liệu lưu trữ, đaylà công cụ tìm kiếm thông tin theo
một cấu trúc xác định và có lien hệ với nhau, được tổ chức chặt che và lưu trữ
một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy câp và xử lý dữ liệu nhanh chóng, dễ
dàng, chính xác, hiệu quả.
+ Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
+ Cơ sở dữ liệu tra cức và chỉ dẫn
Do khối tài liệu của công ty, tình hình công ty nên công ty vẫn đang dử
dụng công cụ tra tìm thoe công cụ truyền thống.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
a. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trưc
Tài liệu lưu trữ phải được bảo quản trong các kho lưu trữ, tài liệu lưu trữ
đặc biệt quan trọng, quý hiếm phải được bảo quản theo quy chế bảo hiểm tài liệu
lưu trữ.
Nhận rõ được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên công ty đã thành
lập phòng lưu trữ, kho lưu trữ và một số thiết bị bảo quản tài liệu. Do công ty
còn nhiều hạn chế nên trang thiết bị bảo quản chưa được đầy đủ và hoàn thiện
và chưa được hiện đại ( hình ảnh kho lưu trữ công ty: phụ lục trang 3 )

Công ty đã xây dựng được phòng, kho lưu trữ tạm thời và các trang thiết
bị bảo quản tài liệu: quạt thông gió, kệ , giá đựng tài liệu, bình chữa cháy, máy
điều hòa…
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

18

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

b. Biện pháp bảo quản
Biện pháp phòng chống ẩm, mốc tài liệu
Công ty chủ yếu dung quạt thông gió, máy hút bụi và các biện pháp thông
gió tự niên để đảm bảo sự khô thoáng cho tài liệu tránh ẩm mốc tài liệu.
Khi đưa tài liệu vào kho phải tiến hành vệ sinh sạch sẽ tài liệu, do còn
thiếu phương tiện bảo quản nên cũng có một số tài liệu bị ẩm, nấm, mốc. biện
pháp bảo quản còn mang tính chất truyền thống vần được cỉa thiện để tài tiệu
tránh được những nấm mốc…
• Biện pháp phòng chống côn trùng và các loại gặm nhấm
Côn trùng và các loài gặm nhấm là loại phá hoại tài liệu rất nguy hiểm,
những loại công trùng thường gặp: mối, mọt, bọ ba đuôi… và các loại gặm
nhấm: gián, chuột… để phòng chống không cho xâm nhập vào tài liệu, thì pahir
đặt tài liệu lên giá, hòm tủ, bó gói cẩn thận, tài liệu phải khô thoáng, k để tài liệu
dưới đất.
• Biện pháp phòng chống cháy nổ

Công ty đã thành lập nội quy phòng chống cháy nổ, các trang thiết bị
phương tiện phòng cháy và chữa cháy trong và ngoài: bình chữa cháy…
c. Kiểm tra công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Công tác lưu trữ được kiểm tra theo định kỳ hàng năm để đảm bảo chất
lượng đội ngũ cán bộ lưu trữ và chất lượng tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ.
Trưởng phòng hành chính công ty phụ trách kiểm tra định kỳ số lượng và chất
lượng tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Kiểm tra công tác tu tập tài liệu
- Liểm trac công tác chỉnh lý
- Liểm tra công tác biên mục hồ sơ của cán bộ chuyên trách công tác lưu
trữ
- Kiểm tra công tác giao nộp hồ sơ của phòng ban.
Thông qua việc kiểm tra giúp lãn đạo công ty nắm bắt được tình hình
công tác lưu trữ của công ty, các bước nghiệp vụ có phù hợp với cơ
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

19

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quan hay không, đồng thời chỉ đạo, nhắc nhở đôn đúc cán bộ lưu trữ
làm tốt công việc được giao
6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong các doanh ngiệp hiện nay việc sử dụng tổ tức khai thác tài liệu lưu

trữ chủ yrus là phục vụ cho các hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty. Tài
liệu lưu trữ của doanh nghiệp chứa nhiều thông tin quan trọng, bí mật: bí quyết
kinh doanh, dây truyền phát minh sang chế, itnhf hình thu chi của công ty, tài
chính sản xuất của công ty. Hầu hết các công ty đều hạn chế việc khai thác sử
dụng tài liệu, nhất là việc đưa các tài kiệu ra ngoài công ty, đặc biệt là các tài
liệu lien quan tới chiến lược kinh doanh. Ngoài ra công ty còn hạn chế cả đối
tượng khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức tổ chức khai thác cũng đặc biệt
chú trọng, tránh dò rỉ thông tin mật ra bên ngoài ảnh hưởng tới hoạt động kinhg
doanh phát triển của công ty.
• Các hình thức khai thác sử dụng tài liệu.
Công ty tổ chức các hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chủ
yếu cho cán bộ nhân viên trong công ty
+ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc
+ cấp chứng thực tài liệu lưu trữ
Trong đó hình thức khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu do
vấn đề bảo mật tài liệu của công ty nên việc khai thác sử dụng tài liệu amng tính
chất nội bộ trong công ty.
Cũng có một số tài liệu được độc gải khai thá sử dụng thông qua mạng LAN
và mạng internet…

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

20

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG III. NHẬN XET VÀ CÁC Ý KIẾN ĐỀ XUẤT

NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CƠ QUAN
I. Nhận xét
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hay một xã
hội nhằm tổ chức khoa học các tài liệu được hình thành trong hoạt động của các
cơ quan các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
công tác quản lý nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy
nghiên công tác lưu trữ trong Công ty TNHH viễn thông Vương Anh chỉ nhằm
phục vụ chính nhu cầu của các nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở
rộng như tài liệu cơ quan nhà nước.
Công ty TNHH viễn thông Vương Anh đang trên con đường phát triển.Là
công ty không nhỏ hiệu quả làm việc khá cao trong đó không thể không nói đến
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

21

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đội ngũ cán bộ văn phòng đã góp phần quan trọng cho sự phát triển chung của
công ty.
Qua gần hai tháng thực tập tại Công ty TNHH viễn thông Vương Anh

không phải là khoảng thời gian dài để em có thể nắm bắt được mọi hoạt động
của phòng Hành chính nói chung và công tác lưu trữ nói riêng nhưng trong suốt
quá trình thực tập cùng với sự nổ lực của bản thân đã cho em cơ hội làm quen
dần với môi trường làm việc ở đây. Hi vọng những đánh giá của em sẽ giúp ích
cho công ty hoàn thiện hơn về bộ máy hành chính của mình. Sau đây là đánh giá
những ưu, nhược điểm của tôi về công tác hành chính văn phòng của công ty.
1. Ưu điểm:
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Công ty đã
nhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của nền kinh tế thị trường để
đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác lưu trữ. Hầu hết các
nghiệp vụ trong lưu trữ đều được thực hiện thoe đúng quy định cuẩ Nhà nước,
lãnh đạo cơ quan đã quan tâm đến lưu trữ, tổ chức lớp tập huấn về chuyên môn
nghiệp cụ cho cán bộ lưu trữ, hướng dẫn các phòng ban trong công ty cách sắp
xếp hồ sơ và đưa tài liệu vào lưu trữ theo quy đinh.
Một số công việc thủ công đã được loại bỏ.
Môi trường làm việc rất chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách
nhiệm của lãnh đạo cũng như cán bộ công nhân viên trong công ty.
Có một phòng làm việc khá lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắc
phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm. Điều này cũng kích thích
khả năng tư duy và tính sáng tạo trong công việc.
Công ty cũng chú trọng đầu tư vào cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật
cho công tác lưu trữ nên việc thực hiện các khâu trong công tác lưu trữ cũng
đượccải thiện và thực hiện dễ dàng hơn: điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy
điều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về công nghệ thông tin, phòng làm
việc luôn có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật và tìm kiếm thông tin
của cán bộ, nhân viên.
Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

22

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Được sự quan tâm chỉ đạo kịp thời và sát sao của ban lãnh đạo công tác
lưu trữluôn được triển khai đầy đủ và đạt kết quả tốt.
Cán bộ nhân viên văn phòng đều có năng lực chuyên môn cao và không
ngừng học hỏi nâng cao trình độ của mình. Đều là người có phẩm chất đạo đức
tốt, giàu kinh nghiệm, năng động , sáng tạo trong công việc. Điểm mạnh đáng
nói ở công ty đấy là nhân viên trong công ty rất đoàn kết, tinh thần làm viêc tập
thể cao điều này là một sức mạnh lớn để công ty vượt qua những trở ngại khó
khăn và ngày càng khẳng định được tên tuổi của mình trong quá trình kinh
doanh sản xuất.
Công tác lưu trữ ở Công ty. Tại đây nhân viên làm việc theo đúng tính
chất của một cán bộ leu trữ đó là nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính tình cở mở
giao tiếp tốt. Hơn nữ cán bộ lưu trữ ở đây được đào tạo chính quy, vững vàng về
nghiệp vụ .
Do đó việc quản lý, điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và có
hiệu quả hơn.
2. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được thì công ty vẫn còn một số nhược điểm
trong công tác văn phòng:
Cán bộ chuyên môn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính
chuyên môn chưa cao. Chưa phát huy tính chuyên môn và mức độ hoàn thành
việc còn thấp. Xử lý thông tin và sử dụng tin chưa thật khoa học, hợp lý.
Là một công ty không lớn nên cơ sở vật chất còn chưa được đầu tư, trang

thiết bị văn phòng chưa thật đồng bộ.
Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát sao trong quản
lý, chưa ưu tiên giải quyết những vấn đề nảy sinh trong công tác lưu trữ.
Phòng kho lưu trữ của công ty chưa được quan tâm chú trọng nên tài liệu
của các phòng ban chưa được tập chung thống nhất, còn có tài liệu bị thất thoát,
và bị nấm mốc…

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

23

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Các trang thiết bị về lưu trữ tuy tương đối đầy đủ nhưng do thời gian sử
dụng đã lâu hay bị hỏng hóc cần được cải tiến, tránh gây những khó khăn trong
giải quyết các công việc.
Các biện pháp khai thác tổ chức, sử dụng tài liệu còn chưa được chú trọng
Công tác chỉnh lý chưa đạt hiệu quả do thiếu ngồn nhân lực và do tìa liệu
chưa được tập chung thống nhất.
Đầu tư của công ty vào các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ còn
hạn chế.
Là một doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc của công ty vẫn còn
nhiều bất cập.
Trình độ nhân viên chưa đồng đều gây ảnh hưởng đến tính thống nhất

trong việc giải quyết công viêc.
Chưa thật sự coi trọng công tác lưu trữ.Có rất nhiều tài liệu quý về lưu trữ
tuy vậy chưa được coi trọng lắm trong vấn đề này. Không có các trang thiết bị
hiện đại cho công tác lưu trữ.
II. Các nội dung đề xuất
1. Nội dung đề xuất 1
“Xây dựng quy chế công tác lưu trữ”
Trong thời gian thực tập tại Văn phòng Công ty, tôi nhận thấy rằng Công
ty đã hoạt động theo cơ chế quản lý đồng bộ và có hiệu quả. Mặc dù vậy công
tác lưu trữ ở cơ quan vẫn được thực hiện theo các văn bản quy định, hướng dẫn
về công tác lưu trữ. Công tác quản lý bảo quản tài liệu lưu trữ duy trì đúng chế
độ, quản lý chặt chẽ, theo dõi được tiến độ giải quyết công việc, phục vụ tốt,
chính xác và kịp thời sự lãnh đạo và chỉ đạo của cấp trên; Tuy nhiên Công ty
TNHH viễn htoong Vương Anh chưa xây dựng và ban hành Quy chế về công
tác lưu trữ đồng thời các cá nhân, nhóm hoạt động trong Văn phòng chưa ý thức
được tầm quan trọng và trách nhiệm của mình trong giải quyết công việc có liên
quan đến văn bản, giấy tờ nên vẫn gặp phải một vài khó khăn trong việc thực

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

24

Khoa Văn thư-Lưu


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiện các khâu nghiệp vụ về công tác lưu trữ làm ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt
động chung của công ty.
Vì vậy để cho cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong công ty thực hiện
đúng, tốt các quy trình và các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Dựa trên quá
trình thực tập tìm hiểu thực tế về cơ cấu tổ chức bộ máy ở Công ty thời gian qua,
tôi xin đề xuất việc xây dựng bản quy chế công tác lưu trữ cho Công ty với các
nội dung như sau:
Để xây dựng nên quy chế về công tác lưu trữ tôi đã áp dụng vào 1 số văn
bản hành chính nhà nước như: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ về công tác văn thư; Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính Phủ quy định chi tiết về thi hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Công văn
số 260/VTLTNN-NVĐT ngày 06/5/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về vic hướng dẫn quy chế công tác văn thư cơ quan.
2. Nội dung đề xuất 2
Lưu trữ là bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu tại các cơ quan.Với
một doanh nghiệp nó dường như cất dữ tất cả cái tài liệu phản ánh lại quá trình
hoạt đồng các lĩnh vực đầu tư kinh doanh của công ty, tổ chức quản lý nhân
sự… tất Vì vậy, việc chuẩn hóa tất cả các công tác của lưu trữ có tác động rất
lớn đến hiệu quả hoạt động của công ty
Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thế
của thời đại vừa phù hợp với nhu cầu cũng như quy mô của Công ty sẽ làm cho
hoạt động của lưu trữ đạt hiệu quả cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng hơn.
Cần tuyển dụng thêm cán bộ lưu trữ chuyên trách để làm việc được hiệu
quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ được tốt hơn. Dù sao công ty cũng đang trên
con đường hội nhập và phát triển rất cần đến những tài liệu lưu trữ này. Nó sẽ là
những kiến thức quý giá đồng thời là tài liệu để nghiên cứu và phát triển chứ
không phải tài liệu không có giá trị.

Nguyễn Thị Hồng Phúc – LTHK6
trữ

25

Khoa Văn thư-Lưu