Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí trường thành

Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

A. LỜI MỞ ĐẦU.
Lời nói đầu
Lưu trữ là cơng tác nghiệp vụ khơng thể thiếu trong q trình hình thành và
phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức của
Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản thơng tin
lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực
chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, …
Cơng tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào cơng cuộc xây đựng và bảo vệ Tổ
quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua những cứ
liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về phim ảnh, qua
hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược, là cơ sở để
cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử cho thế hệ hôm
nay và mai sau.
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của cơng tác Lưu trữ của Đảng và Nhà
nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với các đợt
thực tập, thực tế. Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh viên được đi
thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Vì vậy đợt thực tập
này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở trên ghế nhà
trường đối chiếu với thực tế tại công ty TNHH, nhằm củng cố thêm kiến thức đã
học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi trước để lại nhằm
đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ
năng nghề nghiệp.
Được sự chấp thuận của công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành. Em đã được tiếp nhận vào thực tập tại Công ty, từ ngày 02/03/2015
đến ngày 24/4/2015. Công tác lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tinh
cấp thiết, nó khơng chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thơng tin quản lí mà
cịn liên quan đến nhiều cán bộ cơng chức, nhiều phịng ban trong đơn vị tổ chức.

Làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
1

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều
hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp lí, kịp thời hiệu quả đảm
bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện cơng việc quản lí và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác lưu trữ
là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào.
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành em nhận thấy cơng tác lưu trữ của cơng ty cịn nhiều bất cập. Do
vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác lưu
trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải pháp
nhằmnâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty.
- Mục đích nghiên cứu đề tài:
+ Tìm hiểu chung về cơng tác lưu trữ.
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác lưu trữ tại công ty TNHH xây dựng
và thương mại cơ khí Trường Thành để thấy được điểm mạnh, điểm yếu trên cơ sở
đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty
TNHH.
- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về cơng tác lưu trữ, thực tiễn
hoạt động lưu trữ tại công ty TNHH Trường Thành Cụ thể là:

+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty.
+ Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại cơng ty TNHH.
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của cơng tác lưu trữ. Từ đó chỉ ra điểm
mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hồn thiện và nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại công ty TNHH

2

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Lời cảm ơn
Trong thời gian thực tập, viết báo mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng khơng
sao tránh khỏi những thiếu xót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của Thầy, Cô
giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội và các Anh, Chị
trong Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành để em có bài báo thực tập
hồn chỉnh.
Hơn một tháng thực tập và làm làm việc tại Cơng ty TNHH xây dưng và
thương mại cơ khí Trường Thành với sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị trong
Công ty đã giúp cho em học hỏi, tiếp thu, bổ sung kiến thức mới bổ sung thêm
những kinh nghiệm quý báu phụ vụ cho việc học và làm sau này của mình được dễ
dàng hơn, qua đó giúp em hồn thành tốt thời gian thực tập tại Cơng ty.

Em xin gửi lời cảm ơn tới các anh, chị trong Công ty đã tạo mọi điều kiện
thuận lợi tốt nhất cho em được học, làm trong xuất thời gian thực tập vừa qua,
được sự hướng dẫn chỉ bảo cho trong cơng việc hết lịng truyền đạt cho em những
kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình, đồng thời em cũng gửi lời
cảm ơn đến chị Phạm Mỹ Duyên người đã chị dạy tận tình cho em trong xuất thời
gian vừa qua. Đặc biệt em cảm ơn các thầy, cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ
những người đã giảng dạy cho em những kiến thức quan trọng tiền đề cho sự học
tập và thực tế của em và các bạn sinh viên trong khoa, các thầy, cô và ban lãnh đạo
trong trường đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất cho chúng em được hiểu biết
thêm về nghiệp vụ, ngành học mình đang theo đuổi. Em xin chúc các anh, chị
trong Công ty thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc trong công việc và cuộc sống, chúc
Công ty luôn luôn đạt được nhiều thành công. Đặc biệt là các thầy, cô khoa Văn
thư Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội lời chúc sức khỏe, thành công và lời
cảm ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Bùi Văn Cường
3

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
B. PHẦN NÔI DUNG.

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ
TRƯỜNG THÀNH
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Cơng ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty.
- Tên công ty: CƠNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CƠ
KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
- Mã số thuế: 0102847250.
- Địa chỉ: Phố Hạnh, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Tên giao dịch: TRUONG THANH MECHANICAL TRADING AND
CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.
- Giấy phép kinh doanh: 0104003759 - ngày cấp 04/08/2008
- Ngày hoạt động: 30/07/2008
- Số điện thoại: 04 7893284: 093 7203 568 ;
1.1.2. Sự ra đời và q trình hình thành của Cơng ty TNHH XD và TM cơ khí
Trường Thành.
Cơng ty TNHH một thành viên Trường Thành là một Doanh nghiệp hoạt
động trên địa bàn thành phố Hà Nội với cách thức hoạt động chủ yếu của Công ty
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cơ khí và dịch vụ. Vào khoảng những năm
2000 khi công ty vẫn chưa được thành lập mà chỉ hoạt động với một số những
thành viên trong đó có, Ơng Nguyễn Văn Cần hiện nay đang là Giám đốc cơng ty,
ơng Nguyễn Mạnh Hùng, trưởng phịng Kinh doanh là những người đã bước đầu
định hướng cho quá trình thành lập và phát triển của cơng ty như ngày nay, từ một
tổ chức sản xuất nhỏ chủ yếu là nhận những cơng trình nhỏ trên địa bàn thành phố
Hà Nội. Do thị trường trong giai đoạn xã hội đang trong q trình xây dựng và đơ
thị hóa mạnh đã tạo những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển nhanh của tổ chức
nhưng để có thể cạnh tranh được với các tổ chức khác cũng hoạt động trong cùng
lĩnh vực và những yêu cầu khắt khe trong quá trình nhận thầu các cơng trình, đặc

biệt là sự cạnh tranh cho thị trường.
4

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Để đảm bảo cho sự đáp ứng của thị trường trong xuất quãng thời gian hoạt
động đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thành lập một công ty chuyên hoạt động
trong lĩnh vực xây dựng có sự cạnh tranh với thị trường. Vào tháng 08/2008, với sự
ủng hộ của các thành viên và những người trong gia đình, ông Nguyễn Văn Cần đã
thành lập ra Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành. Là một
công ty mới được thành lập chưa lâu nhưng với q trình hoạt động và phát triển
trước đó cũng đã tạo ra những thị trường ổn định cho công ty khi được thành lập.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
XD và TM cơ khí Trường Thành.
LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý công ty TNHH một thành viên
tại Điều 67 như sau:
1. Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm một hoặc một số người đại diện theo uỷ quyền
với nhiệm kỳ không quá năm năm để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình
theo quy định của LDN và pháp luật có liên quan. Người đại diện theo uỷ quyền
phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 48 của LDN.
2. Chủ sở hữu cơng ty có quyền thay thế người đại diện theo uỷ quyền bất cứ
khi nào.
3. Trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ quyền

thì cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên, Giám đốc
hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội đồng thành
viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền.
4. Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ quyền thì
người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức quản lý của
công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm sốt
viên.
5. Điều lệ cơng ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công
ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công
ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam; nếu
vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho người
khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy định tại
Điều lệ công ty.

5

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

6. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch công
ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định đối với công ty
TNHH 2 thành viên trở lên. LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của cơng ty:

- Điều hành cơng ty:
• Giám đốc;
- Các phịng hỗ trợ :
• Phịng kinh doanh;
• Phịng kế tốn
• Phịng quản lý nhân sự;
• Phịng xây dựng – kỹ thuật;
1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
• Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, người quản lý điều hành mọi cơng
việc của cơng ty và chịu trách tồn bộ các hoạt động của cơng ty trước pháp
luật và tồn bộ cơng nhân viên trong cơng ty.
• Phịng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh là người giám sát quản lý
điều hành việc kinh doanh, giới thiệu các mẫu sản phẩm của công ty tới
khách hàng và được sự ủy quyền của giám đốc trong việc kí kết các hợp
đồng và nhận thầu cơng trình.
• Phịng kế tốn: Trưởng phịng kế tốn có trách nhiệm quản lý các hồ sơ,
giấy tờ của cơng ty về các hợp đồng kí kết, cùng các khoản chi phí khác,
đảm bảo các giấy tờ, tiền lương của cơng ty.
• Phịng quản lý nhân sự: Trưởng phòng quản lý nhân sự là người trực tiếp
quản lý nguồn lao động, các cán bộ, nhân viên trong công ty và là người
tiếp nhận cũng như đào tạo nguồn nhân sự mới của cơng ty khi tiếp nhận.
• Phịng xây dựng - kỹ thuật: Có trách nhiệm đo đạt kiểm tra cơng trình trực
tiếp trong việc lắp ghép thi cơng, sửa chữa, hồn thiện cơng trình.

6

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠNG TY
TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
2.1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ.
2.1.1. Mục đích, ý nghĩ của cơng tác lưu trữ.
* Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của q trình xử lí thông tin. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài liệu
liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
* Khái niệm phơng lưu trữ.
Phơng lưu trữ là tồn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa
học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo quản
trong kho lưu trữ thích hợp.
* Khái niệm tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa
chọn từ trong tồn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích
chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học, lịch sử của tồn xã hội.
Tóm lại: Cơng tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học
tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơng dân.
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩ quan trọng trong việc lưu giữ những thông tin quan
trọng trong quá trình hoạt động phát triển của cơ quan tổ chức, tài liệu là cơ sở là

sự hình thành và đặt nền móng quan trọng cho các ngành nghề khác phát triển, là
sự duy trì và bảo về những giá trị truyền thống của dân tộc qua các thời kỳ được
7

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

lưu trữ vào kho lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc khai thác sử dụng của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân.
•

Ý nghĩa lịch sử.

Tài liệu lưu trữ là nguồn thơng tin chính xác nhất, trung thực nhất để nghiên
cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung
thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự kiện lịch
sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động.
•

Ý nghĩa khoa học.

Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ
quan và quốc gia trên các lĩnh vực.
Tài liệu lưu trữ là bằng chứng của sự phát triển khoa học và phục vụ cho các

đề tài khoa học:
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại.
+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự
nhiên và xã hội để dự đốn tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên nhằm
tránh những hiểm hoạ cho con người.
•

Ý nghĩa thực tiễn.

Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho cơng việc thực hiện chủ trương, chính
sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu và giải
quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, cơng chức nói riêng và cơ quan
nói chung.
Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di sản
đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc.
2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó cơng tác lưu trữ có những chức
năng sau:
8

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

+ Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an tồn, và bí mật các loại
tài liệu lưu trữ.
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các đường
lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách
thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức năng tổ
chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2. Nội dung công tác lưu trữ.
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ
khác nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Việc
phân loại địi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu sử
dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại theo
cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động, phân loại
theo đặc trưng vấn đề…
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị của chúng về các
mặt chính trị, kinh tế, văn hố, khoa học, và các giá trị khác. Từ đó lựa chọn để thu
thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ và loại ra những tài liệu hết
giá trị.
2.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường
xuyên nhằm từng bước hồn hiện phịng lưu trữ quốc gia nói chung và từng phòng
lưu trữ cụ thể. Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết xong
từ bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu lưu trữ
9

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ đặc
biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan, ngồi ra cịn
chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện hay trong nhân
dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà khơng lưu trữ được trong các tổ
chức lưu trữ của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ trung
ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất.
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp thời,
đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi
rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học, trong đó tiến hành hồn thiện chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chình lý.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức sắp xếp lại các phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, bảo quản và sử dụng tài
liệu. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm nâng cao hiệu quả cho kho
tàng thiết bị, phương tiện bảo quản.

2.2.5. Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Là cơng cụ tra tìm tài liệu trong các phòng kho nhằm giới thiệu thành phần,
nội dung bảo quản tìa liệu trong kho lưu trữ. Thống kê tra tìm tài liệu là cơng việc
rất quan trọng và cần thiết cho việc khai thác sử dụng.
Trong các lưu trữ có nhiều loại cơng cụ tra tìm khác nhau: mục lục hồ sơ,
các bộ thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phơng. Mỗi loại cơng cụ đều có tác dụng
10

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

riêng, nhưng chúng bổ sung cho nhau và có mỗi quan hệ chặt chẽ. Để phát huy
được mối quan hệ phải đảm bảo bốn yêu cầu sau đây:
- Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để cung cấp thông tin cho
người sử dụng.
- Mỗi loại công cụ tra cứu phải xây dựng thống nhất về hình thức và nội
dung. Yêu cầu này nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu một cách nhanh
chóng, chính xác. Hiện nay đã tiêu chuẩn hóa các loại hình cơng cụ tra
tìm như mẫu thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ, mẫu mục lục hồ sơ…
- Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của
độc giả.
- Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ
dử dụng.
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư
hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy, phim
nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật
bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà cịn phải bảo vệ
được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều này địi
hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai yêu cầu:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên.
+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp khoa
học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu trữ.
+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để hạn
chế đến mức tối đa các q trình lão hố tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi thọ của
chúng.
11

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

2.2.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ quan tổ

chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ khơng phải chỉ bảo quản đóng kín mà
chúng cịn có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội. Nội dung chủ
yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phịng đọc phục vụ cho độc
giả, cơng bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Mục đích cao nhất của
cơng tác lưu trữ là bảo quản an tồn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH.
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài liệu
sản sinh ra trong q trình hoạt đơng theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Các
đơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu thu thập
bổ sung vào lưu trữ.
Lưu trữ tại công ty là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau: Thường
xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán bộ công
chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình hình
thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉ thu
thập, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của Nhà
nước. Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành nhưng cán bộ
công chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thì phải làm các thủ tục giao
nộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượn lại tài liệu. Tài liệu lưu trữ của
Công ty sản sinh ra kể từ khi hình thành đến nay. Tuy đã làm công tác lưu trữ
nhưng do trước đây công tác chưa được quan tâm nhiều và công tác bảo quản chưa
tốt nên số lượng tài liệu được giữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có giá trị. Chỉ
trong những năm gần đây, công tác lưu trữ mới thực sự được quan tâm. Tại Công
ty hiện nay không có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng tài liệu chủ yếu
được để trong các cặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ. Sau khi công việc kết

12

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thúc các cán bộ, nhân viên tại các phòng và các cán bộ chun mơn có nhiệm vụ
lập hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan.
Cán bộ làm cơng tác Văn thư kiêm Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc các đơn vị, cá nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về VTLT.
Tuy nhiên, vấn đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy cịn có nhiều hồ
sơ, tài liệu khơng được đưa về Văn phịng để văn thư đưa vào lưu trữ, gây khó
khăn trong việc xác định giá trị của từng nguồn tài liệu.
Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại Công ty chủ yếu được để trong các tủ lưu
trữ của các cán bộ những người đứng đầu của các phòng cất giữ trong tủ. Tài liệu
của Công ty chủ yếu là các bản vẽ thiết kế cơng trình và có một số tài liệu về phim
ảnh, và đa số các tài liệu của Công ty là các hợp đồng kí kết, nhận thầu các cơng
trình, bí mật kinh doanh.
Cán bộ có trách nhiệm trong quản lý hồ sơ phải nhắc nhở các phòng, ban,
cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm lập biên bản giao
nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng giúp cán bộ lưu trữ làm công tác tra cứu
để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan. Đối với
doanh nghiệp rất khó thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ vì tài liệu chủ yếu là giữ
lại ở các bộ phận để phục vụ cho hoạt động của cơng ty, rất khó tiếp cận được với
khối tài liệu đó.

2.3.2. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp
của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong

quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các mặt
chính trị, khoa học và các giá trị khác nhau. Từ đó, lựa chọn những tài liệu để bao
quản lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Xác định giá
trị tài liệu tại lưu trữ Công ty TNHH Trường Thành là kiểm tra lại giá trị của các
hồ sơ tài liệu, điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị của các hồ sơ trên
13

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

cơ sở toàn bộ tài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá một cách tổng hợp.
Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và làm thủ tục
để tiêu hủy.
Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến số phận
của tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành tỉ mỉ,
không để tổn thất tài liệu. Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện để bổ
sung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản. Giá trị của tài liệu là thơng tin có trong tài liệu
phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu có giá trị
về thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn là thông tin chứa đựng trong tài liệu
để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cá nhân. Việc xác định
giá trị tài liệu của Công TNHH Trường Thành được tiến hành vào cuối năm khi kết
thúc công việc của một năm . Cuối năm khi công việc của cơ quan kết thúc, lúc
này công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp riêng ra từng vấn đề

khách nhau. Lúc này Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã được thành lập bao gồm:
Giám đóc cơng ty làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các phịng ban, đơn vị có tài liệu
lưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiên
cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để
bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, làm cho việc xác định giá trị tài liệu
được tực hiện một cách thống nhất, chính xác và đúng với quy định của Nhà nước.
Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau khi hồn thành xong nhiệm vụ thì được giải
thể.
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết. Khi ghi chép
đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được lưu trữ
lại để xem xét nếu co sai xót. Nguồn tài liệu được hình của Cơng ty TNHH Trường
Thành là ít và chủ yếu là các hợp đồng. Sau khi lựa chọn tài liệu loại lúc này Giám
đốc công ty hoặc người được ủy quyền sẽ trực tiếp gửi danh mục tài liệu đến các
công ty chuyên về Lưu trữ để tiến hành thẩm tra xem xét tài liệu đã hết giá trị hay
chưa.

14

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu của công ty xã xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành
viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại để

xác minh chính xác. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng ý
tiêu hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên bản
họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau đó trình lên người đứng đầu cơ quan để
xem xét, quyết định. Nếu được sự đồng ý chấp thuận của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu, lãnh đạo ra quyết định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị. Tài liệu đã được
tiêu hủy hết thông tin bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm nguyên liệu giấy, có
một số tài liệu thì được cắt nhỏ đóng bao chuyển tới nhà máy giấy hoặc đốt cháy.
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian lưu giữ tài liệu kể từ khi kết thúc
công việc. Thời hạn bảo quản căn cứ vào nhu cầu thực tiễn, khách quan về sử
dụng, ý nghĩa căn cứ vào công việc. Sau khi xác định được tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy thì những tài liệu còn giá trị cần phải quy định thời hạn bảo quản cho tài
liệu theo đúng quy định của pháp luật.
2.3.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức, sắp xếp lại tài liều một cách khoa học tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu một cách dễ
dàng, thuận lợi. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các
khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu khơng những có vị trí quan trọng trong tồn bộ cơng tác lưu
trữ mà cịn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết nên cần thực hiện. Nếu ở khâu Văn
thư thực hiện tốt cơng việc lập hồ sơ thì chỉnh lý sẽ khơng cịn phức tạp nữa. Tài
liệu đã được đưa về theo từng vấn đề và công việc đã được giải quyết. Với cơ quan
có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng hoặc đối với
tài liệu của các đơn vị hình thành phơng hoạt động theo nhiệm kỳ thì áp dụng
phương án : “Thời gian – mặt hoạt động”. phân tài liệu theo từng năm rồi đưa tài
liệu theo từng mặt hoạt động.

15

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

* Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và
thương mại cơ khí Trường Thành với các bước sau đây:
•

Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý.
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên khơng thực hiện q trình giao nhận
tài liệu mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý. Sau đó tiến
hành khảo sát sơ bộ khối tài liệu để làm rõ khối lượng, thời gian, thành phần
và nội dung tài liệu từ đó:
+ Xây dựng phương án phân loại.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu.
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phơng và lịch sử phông.
+ Lập kế hoạch chỉnh lý.
+ Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
+ Dự trù vật tư, văn phịng phẩm.

•

Giai đoạn chỉnh lý.
+ Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm từ 2008 đến 2014.
Biện pháp để phân chia tài liệu đó về các năm là căn cứ vào thời gian sản
sinh ra tài liệu và thời gian tài liệu được phản ánh để phân chia tài liệu về
các năm thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.

+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm,
tài liệu của các ban tương ứng với một hồ sơ. Để phân chia tài liệu về các
nhóm cụ thể được nhanh chóng thì đã dựa vào các đặc trưng về tác giả và
đặc trưng nội dung tài liệu.
+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảo quản
trong từng nhóm nhỏ. Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nội
dung phức tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó. Các tài liệu đã
16

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

được phân chia thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và
hồn chỉnh hồ sơ.
Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương
với một hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, nếu như thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa
thì bỏ ra, sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể, dự
kiến tiêu đề và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định
trật tự tài liệu có trong từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết
thúc và viết bìa hồ sơ.
Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngồi xong thì tiến hành hệ
thống hóa hồ sơ. Đây là việc sắp xếp thự tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ
các nhóm nhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập
mục lục hồ sơ, sau đó tiến hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hồn

thành xong cơng tác này hồ sơ được đưa vào các cặp, cặp được đánh số và
dán nhãn.
•

Kết thúc chỉnh lý.
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích
yêu cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo
cáo kết quả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao
gồm: kiểm tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh
mục tài liệu loại của khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi
chỉnh lý.
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn
giao theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh
mục tài liệu loại. Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc
đưa tài liệu vào bảo quản trong các tủ lưu trữ của cơ quan.
Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về
nhưng kết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến độ
thực hiện trong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hồn chỉnh và bàn giao
hồ sơ đợt chỉnh lý.
17

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu của công ty TNHH Trường Thành
cũng đã được tiến hành theo một quy trình bài bản đã được chuẩn bị trước.
Tuy nhiên qua khảo sát tinh hình chỉnh lý em thấy, do cơng tác lưu trữ cịn
chưa được quan tâm nhiều nên chưa lưu trữ được nhiều tài liệu đặc biệt là
các tài liệu có giá trị về mặt lịch sử. Các tài liệu sau khi chỉnh lý thì hồ sơ
hồn chỉnh lập được rất ít, phần lớn là các hồ sơ chưa hồn chỉnh cần được
bổ sung thêm. Tuy khơng trực tiếp tham gia và qua trình chỉnh lý nhưng qua
khảo sát tài liệu đã được chỉnh lý em thấy được việc thực hiện các bước
trong các khâu ngiệp vụ chỉnh lý đã được thực hiện theo trình tự, nhưng kết
quả thu về lại rất thấp do cán bộ thực hiện tuy nắm được nghiệp vụ nhưng
trình độ nghiệp vụ về lưu trữ cịn hạn chế và thiếu xót.
2.3.4. Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụ
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng, chất lượng tình hình
tài liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Thống kê là bước tiến hành quan trọng không thể thiếu của quy trình
nghiệp vụ lưu trữ. Qua những số liệu thống kê tài liệu đã tạo điều kiện thuận
lợi cho Công ty TNHH Trường Thành xây dựng kế hoạch và thu thập bổ
sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù
hợp với yêu cầu và khả năng thực tế của công ty. Thống kê tài liệu lưu trữ
tạo điều kiện cho việc quy hoạch công tác bảo quan, bảo vệ an toàn nguồn
tài liệu, từ những số liệu thống kê công ty TNHH đã lập các kế hoạch nhằm
bảo quản tài liệu lưu trữ trong phạm vi quản lý của cơng ty, từ đó xác định
được phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng lập kế
hoạch bảo quản tài liệu có giá trị đưa vào kho bảo quản.
Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và
thơng tin về tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng,
chính xác, sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ, nó cho biết trong
kho lưu trữ có tài liệu gì, bảo quản ở đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ có thể
18

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

thực hiện theo phương pháp nào. Ngồi ra cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ cịn
là phương tiện để thống kê thành phần, số lượng thành phần trong kho lưu
trữ còn là căn cứ để xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học,
quản lý tài liệu được chặt chẽ, khỏi mất mát, thất lạc.Trong lưu trữ có nhiều
cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ như : mục lục hồ sơ, các bộ sách giới thiệu,
phiếu tin… Mỗi loại cơng cụ có tác dụng riêng biệt nhưng chúng bổ sung
cho nhau, quan hệ chặt chẽ với nhau.
Thống kê và sử dụng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tạo rất nhiều
thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Hiện nay công ty TNHH đang sử dụng mục lục hồ sơ để làm phương
tiện thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ dùng để giới
thiệu các thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ
sơ, thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫn cán bộ làm lưu
trữ sắp xếp hồ sơ theo một trật tự khoa học dùng để cố định phương án phân
loại tài liệu trong phông. Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý mục
lục hồ sơ dùng để cố định phương án phân loại trong phông. Mục lục hồ sơ
giới thiệu tồn bộ hồ sơ của phơng lưu trữ của cơ quan.
Mục lục hồ sơ vừa là cơng cụ tra tìm tài liệu, thống kê, quản lý tài liệu
lưu trữ. Cũng là loại hình cơng cụ tra tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Hiện nay
các trang thiết bị như: máy vi tính, máy in,máy fax … đã được trang bị trong

phòng làm việc của bộ phận nhưng việc ứng dụng tin học và công tác lưu trữ
vẫn chưa thì vẫn chưa được trang bị, các khâu nghiệp vụ vẫn chủ yếu làm
bằng công tác truyền thống.
2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật
để kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt
các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong tương lai.

19

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Đặc biệt nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nên
các yêu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triển
mạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Ngoài ra các ảnh hưởng
khác từ bên ngồi như ánh sáng, khơng khí, bụi cũng là những yếu tố ảnh
hưởng đến tuổi thọ của tài liệu. Nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta
là một nhiệm vụ khó khăn và phức tạp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay số tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của
công ty từ khi được thành lập, và một số tài trước khi cơng ty chưa hình
thành nhưng do cơng tác quản tài liệu vẫn còn chưa được thực hiện tốt nên
việc tài liệu bị hư hỏng, mất mát là khó tránh khỏi. Trong những năm gần
đây do yêu cầu quan trọng của tài liệu nên việc cất giữ bảo quản dẫn ra chặt

chẽ, hiện các nhóm tài liệu của công ty cũng đã phân chia từng mục để bảo
quản. Các loại tài liệu chủ yếu là các bản vẽ thiết kế, hợp đồng, và số ít tài
liệu phim, ảnh và các bản vẽ kỹ thuật về thiết kế xây dựng cơ bản các cơng
trình xây dựng cơ của cơng ty.
Trong những năm gần đây, do thấy được tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữ công ty TNHH cũng đã có sự quan tâm cho việc bảo quản hồ sơ tài
liệu, do vẫn đề bảo quản hồ sơ, tài liệu là quan trọng công ty đã đưa vào bảo
quản tại tủ. Các tủ đựng tài liệu đặt ở vị trí cao ráo, thống mát khơng bị ánh
sáng chiếu trực tiếp, nên tài liệu bị ẩm mốc, giấy bị vàng, giòn được hạn chế,
hiện tượng côn trùng phà hoại tài liệu hiện nay vẫn chưa xảy ra.
2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình cung cấp thơng
tin cần thiết nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơ quan, tổ chức, cá nhân về
các mặt kinh tế, văn hóa, xã hội… . Để nâng cao trách nhiệm của các lưu trữ
và người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính đã
ban hành Thông tư số: 30/2004/TT-BTC, hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý
phí khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

20

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Hiện nay vấn đề khai thác sử dụng nguồn tài liệu hồ sơ khi đã được

cất giữ bảo quản của cơng ty là rất ít, vì là cơng ty tư nhân quy mô nhỏ nên
việc khai thác các thông tin chủ yếu là cán bộ nhân viên trong công ty, nếu
muốn khai thác nguồn thác sử dụng nguồn thông tin thì phải được sự đồng ý
của Giám đốc cơng ty và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ
đồng ý thì mới mượn tùy theo vấn đề khai thác, sử dụng.

21

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CƠNG TY
TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
3.1. Nhận xét.
3.1.1. Ưu điểm.
Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên việc hình thành nhiều hồ
sơ, tài liệu. Tuy không thành lập bộ phận Văn thư và Lưu trữ riêng nhưng công tác
Lưu trữ luôn được sự quan tâm của cán bộ và lãnh đạo cơ quan. Nội dung về công
tác Lưu trữ, cũng như các quy trình và các nghiệp vụ của lưu trữ ln đươc thiện
hiện đúng quy trình theo quy định của Nhà nước. Công ty cũng đã thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu, các quy trình về cơng tác bảo quản tài liệu được thực
hiện có hiệu quả, tuy nhiên vơng ty vẫn chưa có kho để bảo quản tài liệu lưu trữ
một cách tốt nhất, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào cơ quan cũng được các phịng
ban thực hiện theo đúng quy định điều đó giúp cho việc thu thập bổ sung những tài

liệu còn thiếu được nhanh chóng thuận lợi.
3.1.2. Nhược điểm.
Dù ý thức được việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan sau khi cơng việc
kết thúc trong vịng một năm, nhưng thực tế cho thấy các phòng vẫn chưa thực
hiện tốt công việc nộp tài liệu về lưu trữ cho việc bảo quản, q trình giao nộp cịn
chậm trễ việc giao nộp khơng dứt khốt mà chia làm nhiều lần nộp và chưa có
trách nhiệm cho việc giữu gìn tài sản chung. Q trình thu thập tài liệu cịn có sự
lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, vì vậy cịn thất lạc, mất mát nhiều tài liệu. Đặc biệt tại
công ty TNHH lại khơng có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ hiện nay còn để
phân tán ở các phòng khác nhau. Trang thiết bị chưa đầy đủ nên việc ứng dụng
khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ khơng có chủ yếu bảo quản tài liệu bằng
phương pháp truyền thống, nên hồ sơ, tài liệu của công ty chủ yếu là vẫn nằm
trong tủ của các phòng, cá nhân và lãnh đạo giữ. Do đó việc khai thác sử dụng tài
liệu là một trong những vấn đề khó khăn.

22

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Công
ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành.
3.2.1. Một số đề xuất cho công tác lưu trữ.
Việc xây dựng quy chế, nội quy về công tác Lưu trữ tại công ty TNHH xây

dựng thương mại cơ khí Trường Thành cịn thiếu sót và lỏng lẻo dẫn tới tình trạng
hiệu quả đạt được về cơng tác Lưu trữ cịn khơng cao, từ đó em có một số đề xuất
sau đây:
+ Phương pháp.
Dựa vào thông tư “ 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 16/4/2013 hướng
dẫn về xây dựng quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của các cơ quan tổ chức” để
xây dựng quy chế, nội quy, quy định cụ thể về cơng tác Lưu trữ ở cơ quan mình.
•

Nội dung xây dựng quy chế :
+ Quy chế, nội quy.
CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.
Điều 1: Phạm vi, đối tượng áp dụng.

Quy chế này quy định các hoạt động về Lưu trữ trong q trình quản lý. Chỉ
đạo của cơng ty.
Cơng tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kế và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong q trình hoạt
động và phát triển của cơng ty.
Điều 2: Giải thích từ ngữ
Điều 3: Trách nhiệm đối với cơng tác lưu trữ
1. Lãnh đạo cơng ty TNHH phải có trách nhiệm trong việc quản lý thực hiện
công tác lưu trữ.
23

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6

Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

a. Tổ chức xây dựng ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ công tác
Lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ đối với
các phòng, giải quyết việc khiếu nại tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về công
tác lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các trưởng đơn vị:
Trưởng các phòng và người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm
triển khai và tổ chức thực hiện các quy định ban hành của công ty.
3. Trách nhiệm của cá nhân.
Điều 4: Bảo vệ bí mật của cơ quan trong cơng tác lưu trữ.
CHƯƠNG 2: CƠNG TÁC LƯU TRỮ .
Mục 1: CÔNG TÁC THU THẬP BỔ SUNG TÀI LIỆU.
Điều 5: Giao nhận hồ sơ, tài liệu và lưu trữ cơ quan:
Khi công việc của một năm kết thúc cán bộ nhân viên phải có trách nhiệm
giao nộp, tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu để nộp về lưu trữ cơ quan.
Điều 6: Chỉnh lý tài liệu.
Hồ sơ tài liệu phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và được đưa vào lưu trữ, tránh
phân tán phông lưu trữ, khi phân loại phải tơn trọng sự hình thành tài liệu theo
trình tự theo dõi giải quyết cơng việc, tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được
các quá trình hoạt động động của cơng ty.
Điều 7: Xác định giá trị tài liệu.
Cán bộ làm công tác lưu trữ phải xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu
trình lãnh đạo cơ quan ban hành, sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thầm
quyền quyết định.
24

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6


Báo Cáo THực Tập Tốt Nghiệp

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội

Điều 8: Hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Thực hiện theo quy định tại điều 18 Luật lưu trữ 2011.
Điều 9: Hủy tài liệu hết giá trị.
Thực hiện theo quy định Điều 28 Luật lưu trữ 2011.
Điều 10: Thời hạn nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử.
Thực hiện theo quy định tại điều 21 Luật lưu trữ 2011
Mục 2: BẢO QUẢN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ.
Hồ sơ tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ thì cán bộ,viên chức làm
cơng tác lưu trữ phải có trách nhiệm bố trí, sắp xếp khoa học nguồn tài liệu, dán
nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, tra tìm.
Điều 12. Đối tượng khai thác sử dụng tài liệu.
Tất cả các cán, viên chức trong công ty TNHH và các cá nhân có nhu cầu
đều có thể khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cơng vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng đúng quy định.
Điều 13. Các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực hiện theo quy định tại điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 14. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Thực hiện theo điều 31 và điều 32 Luật lưu trữ 2011.
Điều 15. Quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức làm công tác lưu trữ cơ quan phải lập sổ nhập, xuất tài
liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và

phục vụ khai thác tài liệu.

25

Sinh Viên: Bùi Văn Cường

Lớp: Lưu Trữ Học K6