Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Công ty TNHH XD và TM cơ khí trường thành

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................3
B. PHẦN NÔI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ
TRƯỜNG THÀNH.............................................................................................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và
TM cơ khí Trường Thành................................................................................................................4
1.1.1.Giới thiệu chung về công ty...................................................................................................4
1.1.2.Sự ra đời và quá trình hình thành của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành..........4
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí
Trường Thành.................................................................................................................................5
1.2.Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành..........................................6
1.1.1.Cơ cấu tổ chức của công ty:...................................................................................................6
1.1.2.Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.................................................................................6

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY
TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH............................................6
2.1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ..................................................7
2.1.1. Mục đích, ý nghĩ của công tác lưu trữ...................................................................................7
2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ. ..........................................................................................8
2.2. Nội dung công tác lưu trữ........................................................................................................9
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ. .....................................................................................................9
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu..........................................................................................................9
2.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ. ..............................................................9
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................................................................................10
2.2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ........................................................................10

2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................................................11
2.2.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................................................................11

Sinh viên: Bùi Văn Cường
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.3. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH.......................................................................12
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................................................................12
2.3.2. Xác định giá trị tài liệu........................................................................................................13
2.3.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.......................................................................................................15
2.3.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ......................................................................17
2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.....................................................................................................19
2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..........................................................................20

CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT TẠI CÔNG
TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH...................................22
3.1. Nhận xét. ...............................................................................................................................22
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................................................22
3.1.2. Nhược điểm.......................................................................................................................22
3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Công ty TNHH xây dựng và
thương mại cơ khí Trường Thành. ...............................................................................................23
3.2.1. Một số đề xuất cho công tác lưu trữ..................................................................................23
3.2.2. Trang thiết bị cơ sở hạ tầng. ..............................................................................................25
3.3. Một số khuyến nghị ..............................................................................................................27
3.3.1. Đối với công ty TNHH. .......................................................................................................27
3.3.2. Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ , trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội...........................................27

KẾT LUẬN........................................................................................................29
CHƯƠNG IV. PHỤ LỤC.................................................................................31

Sinh viên: Bùi Văn Cường
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU
Lưu trữ là công tác nghiệp vụ không thể thiếu trong quá trình hình thành
và phát triển của một đơn vị, nó ghi nhận các hoạt động của các cơ quan, tổ chức
của Đảng và Nhà nước. Là công tác quan trọng trong việc giữ gìn bảo quản
thông tin lâu dài, nhằm phục vụ cho sự lãnh đạo của Đảng và Nhà nước trên
nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, …
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây đựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua
những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về
phim ảnh, qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm
lược, là cơ sở để cũng cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch
sử cho thế hệ hôm nay và mai sau.
Nhận thức được tầm nhìn quan trọng của công tác Lưu trữ của Đảng và
Nhà nước trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với lý luận đào tạo ngành Lưu trữ với
các đợt thực tập, thực tế. Mỗi năm Khoa và Nhà trường đều tổ chức cho sinh
viên được đi thực tập tại các cơ quan để hiểu rõ hơn về công tác Lưu trữ. Vì vậy
đợt thực tập này em xin vận dụng hết những kiến thức mà mình đã được học ở
trên ghế nhà trường đối chiếu với thực tế tại công ty TNHH, nhằm củng cố thêm
kiến thức đã học, kết hợp với thực tiễn của công tác Lưu trữ mà các thế hệ đi
trước để lại nhằm đúc kết thêm nhằm nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào

thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp.
Được sự chấp thuận của công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành. Em đã được tiếp nhận vào thực tập tại Công ty, từ ngày
02/03/2015 đến ngày 24/4/2015. Công tác lưu trữ đã trở thành một trong những
yêu cầu có tinh cấp thiết, nó không chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt
thông tin quản lí mà còn liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban
trong đơn vị tổ chức. Làm tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ,
chính xác, kịp thời những quyết định quản lí. Trên cơ sở đó, ban lãnh đạo sẽ
dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp hợp
Sinh viên: Bùi Văn Cường

1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lí, kịp thời hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lí và
điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho
thấy công tác lưu trữ là không thể thiếu trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ
quan, đơn vị nào.
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành em nhận thấy công tác lưu trữ của công ty còn nhiều bất cập. Do
vậy bằng những kiến thức học được từ nhà trường và tình hình thực tế công tác
lưu trữ tại công ty em đã quyết định chọn đề tài: “Nghiên cứu thực trạng và giải
pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại công ty.
- Mục đích nghiên cứu đề tài:
+ Tìm hiểu chung về công tác lưu trữ.
+ Phân tích đánh giá thực trạng của công tác lưu trữ tại công ty TNHH
xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành để thấy được điểm mạnh, điểm

yếu trên cơ sở đó đề xuất một số kiến nghị để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ
tại công ty TNHH.
- Phạm vi, đối tượng nghiên cứu: Là cơ sở lí luận về công tác lưu trữ, thực
tiễn hoạt động lưu trữ tại công ty TNHH Trường Thành Cụ thể là:
+ Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của công ty.
+ Nghiên cứu cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty.
+ Nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại công ty TNHH.
+ Phân tích, đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ. Từ đó chỉ ra
điểm mạnh, mặt hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó.
+ Đưa ra kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác
lưu trữ tại công ty TNHH

Sinh viên: Bùi Văn Cường

2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian thực tập, viết báo mặc dù đã có nhiều cố gắng nhưng
không sao tránh khỏi những thiếu xót, rất mong được sự đóng góp ý kiến của
Thầy, Cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội và
các Anh, Chị trong Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành để em có
bài báo thực tập hoàn chỉnh.
Hơn một tháng thực tập và làm làm việc tại Công ty TNHH xây dưng và
thương mại cơ khí Trường Thành với sự hướng dẫn tận tình của các anh, chị
trong Công ty đã giúp cho em học hỏi, tiếp thu, bổ sung kiến thức mới bổ sung

thêm những kinh nghiệm quý báu phụ vụ cho việc học và làm sau này của mình
được dễ dàng hơn, qua đó giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập tại Công ty.
Em xin gửi lời cảm ơn tới các anh, chị trong Công ty đã tạo mọi điều kiện
thuận lợi tốt nhất cho em được học, làm trong xuất thời gian thực tập vừa qua,
được sự hướng dẫn chỉ bảo cho trong công việc hết lòng truyền đạt cho em
những kiến thức quý báu liên quan đến nghiệp vụ của mình, đồng thời em cũng
gửi lời cảm ơn đến chị Phạm Mỹ Duyên người đã chị dạy tận tình cho em trong
xuất thời gian vừa qua. Đặc biệt em cảm ơn các thầy, cô trong khoa Văn thư –
Lưu trữ những người đã giảng dạy cho em những kiến thức quan trọng tiền đề
cho sự học tập và thực tế của em và các bạn sinh viên trong khoa, các thầy, cô
và ban lãnh đạo trong trường đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất cho chúng
em được hiểu biết thêm về nghiệp vụ, ngành học mình đang theo đuổi. Em xin
chúc các anh, chị trong Công ty thật nhiều sức khỏe, hạnh phúc trong công việc
và cuộc sống, chúc Công ty luôn luôn đạt được nhiều thành công. Đặc biệt là
các thầy, cô khoa Văn thư Lưu trữ trường Đại học nội vụ Hà Nội lời chúc sức
khỏe, thành công và lời cảm ơn sâu sắc nhất.
Em xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Bùi Văn Cường
Sinh viên: Bùi Văn Cường

3
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NÔI DUNG.

CHƯƠNG I: VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ
KHÍ TRƯỜNG THÀNH
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
1.1.1. Giới thiệu chung về công ty.
- Tên công ty: CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI CƠ
KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
- Mã số thuế: 0102847250.
- Địa chỉ: Phố Hạnh, Phường Tây Mỗ, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Tên giao dịch: TRUONG THANH MECHANICAL TRADING AND
CONSTRUCTION COMPANY LIMITED.
- Giấy phép kinh doanh: 0104003759 - ngày cấp 04/08/2008
- Ngày hoạt động: 30/07/2008
- Số điện thoại: 04 7893284: 093 7203 568 ;
1.1.2. Sự ra đời và quá trình hình thành của Công ty TNHH XD và
TM cơ khí Trường Thành.
Công ty TNHH một thành viên Trường Thành là một Doanh nghiệp hoạt
động trên địa bàn thành phố Hà Nội với cách thức hoạt động chủ yếu của Công
ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, cơ khí và dịch vụ. Vào khoảng những
năm 2000 khi công ty vẫn chưa được thành lập mà chỉ hoạt động với một số
những thành viên trong đó có, Ông Nguyễn Văn Cần hiện nay đang là Giám đốc
công ty, ông Nguyễn Mạnh Hùng, trưởng phòng Kinh doanh là những người đã
bước đầu định hướng cho quá trình thành lập và phát triển của công ty như ngày
nay, từ một tổ chức sản xuất nhỏ chủ yếu là nhận những công trình nhỏ trên địa
bàn thành phố Hà Nội. Do thị trường trong giai đoạn xã hội đang trong quá trình
xây dựng và đô thị hóa mạnh đã tạo những điều kiện thuận lợi cho sự phát triển
nhanh của tổ chức nhưng để có thể cạnh tranh được với các tổ chức khác cũng

hoạt động trong cùng lĩnh vực và những yêu cầu khắt khe trong quá trình nhận
thầu các công trình, đặc biệt là sự cạnh tranh cho thị trường.
Để đảm bảo cho sự đáp ứng của thị trường trong xuất quãng thời gian
Sinh viên: Bùi Văn Cường

4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hoạt động đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc thành lập một công ty chuyên hoạt
động trong lĩnh vực xây dựng có sự cạnh tranh với thị trường. Vào tháng
08/2008, với sự ủng hộ của các thành viên và những người trong gia đình, ông
Nguyễn Văn Cần đã thành lập ra Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí
Trường Thành. Là một công ty mới được thành lập chưa lâu nhưng với quá trình
hoạt động và phát triển trước đó cũng đã tạo ra những thị trường ổn định cho
công ty khi được thành lập.
1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH XD và TM cơ khí Trường Thành.
LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý công ty TNHH một thành
viên tại Điều 67 như sau:
1. Chủ sở hữu công ty bổ nhiệm một hoặc một số người đại diện theo uỷ
quyền với nhiệm kỳ không quá năm năm để thực hiện các quyền và nghĩa vụ
của mình theo quy định của LDN và pháp luật có liên quan. Người đại diện theo
uỷ quyền phải có đủ các tiêu chuẩn và điều kiện quy định tại khoản 2 Điều 48
của LDN.
2. Chủ sở hữu công ty có quyền thay thế người đại diện theo uỷ quyền bất
cứ khi nào.
3. Trường hợp có ít nhất hai người được bổ nhiệm làm đại diện theo uỷ

quyền thì cơ cấu tổ chức quản lý của công ty bao gồm Hội đồng thành viên,
Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên; trong trường hợp này, Hội
đồng thành viên gồm tất cả người đại diện theo uỷ quyền.
4. Trường hợp một người được bổ nhiệm làm người đại diện theo uỷ
quyền thì người đó làm Chủ tịch công ty; trong trường hợp này cơ cấu tổ chức
quản lý của công ty bao gồm Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc
và Kiểm soát viên.
5. Điều lệ công ty quy định Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch
công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của
công ty. Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam;
Sinh viên: Bùi Văn Cường

5
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nếu vắng mặt quá ba mươi ngày ở Việt Nam thì phải uỷ quyền bằng văn bản cho
người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty theo nguyên tắc quy
định tại Điều lệ công ty.
6. Chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ của Hội đồng thành viên, Chủ tịch
công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và Kiểm soát viên quy định đối với công
ty TNHH 2 thành viên trở lên. LDN 2005 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý.
1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH XD và TM cơ khí Trường
Thành.
1.1.1. Cơ cấu tổ chức của công ty:
- Điều hành công ty:
• Giám đốc;
- Các phòng hỗ trợ :

• Phòng kinh doanh;
• Phòng kế toán
• Phòng quản lý nhân sự;
• Phòng xây dựng – kỹ thuật;
1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
• Giám đốc: Là người lãnh đạo cao nhất, người quản lý điều hành mọi
công việc của công ty và chịu trách toàn bộ các hoạt động của công ty trước
pháp luật và toàn bộ công nhân viên trong công ty.
• Phòng kinh doanh: Trưởng phòng kinh doanh là người giám sát quản
lý điều hành việc kinh doanh, giới thiệu các mẫu sản phẩm của công ty tới khách
hàng và được sự ủy quyền của giám đốc trong việc kí kết các hợp đồng và nhận
thầu công trình.
• Phòng kế toán: Trưởng phòng kế toán có trách nhiệm quản lý các hồ
sơ, giấy tờ của công ty về các hợp đồng kí kết, cùng các khoản chi phí khác,
đảm bảo các giấy tờ, tiền lương của công ty.
• Phòng quản lý nhân sự: Trưởng phòng quản lý nhân sự là người trực
tiếp quản lý nguồn lao động, các cán bộ, nhân viên trong công ty và là người
tiếp nhận cũng như đào tạo nguồn nhân sự mới của công ty khi tiếp nhận.
• Phòng xây dựng - kỹ thuật: Có trách nhiệm đo đạt kiểm tra công trình
trực tiếp trong việc lắp ghép thi công, sửa chữa, hoàn thiện công trình.

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
Sinh viên: Bùi Văn Cường

6
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1. Khái niệm, ý nghĩa và hoạt động quản lý về công tác lưu trữ.
2.1.1. Mục đích, ý nghĩ của công tác lưu trữ.
* Khái niệm công tác lưu trữ.
Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lí thông tin. Tất
cả những văn bản đến đã qua xử lí, bản lưu của văn bản đi và những hồ sơ tài
liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ.
* Khái niệm phông lưu trữ.
Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của một cơ quan, tổ chức, đơn vị hay cá nhân có ý nghĩa chính trị, ý nghĩa khoa
học, ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa kinh tế và các ý nghĩa khác được thu thập và bảo
quản trong kho lưu trữ thích hợp.
* Khái niệm tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được
lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục
đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử của toàn xã hội.
Tóm lại: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lí Nhà nước
bao gồm tất cả những vấn đề lí luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ
chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phục vụ công tác nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân.
* Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩ quan trọng trong việc lưu giữ những thông tin
quan trọng trong quá trình hoạt động phát triển của cơ quan tổ chức, tài liệu là
cơ sở là sự hình thành và đặt nền móng quan trọng cho các ngành nghề khác
phát triển, là sự duy trì và bảo về những giá trị truyền thống của dân tộc qua các
thời kỳ được lưu trữ vào kho lưu trữ nhằm đảm bảo cho việc khai thác sử dụng
của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Sinh viên: Bùi Văn Cường

7
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Ý nghĩa lịch sử.
Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, trung thực nhất để
nghiên cứu lịch sử vì tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách
trung thực quá trình hoạt động của một cá nhân, một cơ quan tổ chức và các sự
kiện lịch sử của một quốc gia trong suốt tiến trình hoạt động.
• Ý nghĩa khoa học.
Tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánh mọi hoạt động khoa học của cá nhân,
cơ quan và quốc gia trên các lĩnh vực.
Tài liệu lưu trữ là bằng chứng của sự phát triển khoa học và phục vụ cho
các đề tài khoa học:
+ Ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện
tại.
+ Giúp cho việc tổng kết đánh giá rút ra những quy luật vận động của tự
nhiên và xã hội để dự đoán tiến trình phát triển của xã hội, quy luật tự nhiên
nhằm tránh những hiểm hoạ cho con người.
• Ý nghĩa thực tiễn.
Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho công việc thực hiện chủ trương,
chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế xã hội, phục vụ cho công tác nghiên cứu
và giải quyết các công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nói riêng và
cơ quan nói chung.
Do tính chất và tầm quan trọng như vậy mà tài liệu lưu trữ trở thành di
sản đặc biệt quý giá của mỗi quốc gia, dân tộc.
2.1.2. Chức năng của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước với chức năng bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Dó đó công tác lưu trữ có những chức
năng sau:
+ Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh, an toàn, và bí mật các
loại tài liệu lưu trữ.
+ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm góp phần thực hiện tốt các
Sinh viên: Bùi Văn Cường

8
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đường lối, chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai
đoạn.
Hai chức năng trên có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện
một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hoà sẽ tạo tiền đề để thực hiện tốt chức
năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ.
2.2. Nội dung công tác lưu trữ.
2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ.
Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào đặc trưng phổ biến của việc hình
thành tài liệu để chia chúng ra thành các khối hoặc các đơn vị chi tiết lớn nhỏ
khác nhau, với mục đích quản lí và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó. Việc
phân loại đòi hỏi phải có phương pháp sắp xếp thích hợp, phù hợp với yêu cầu
sử dụng của từng cơ quan. Có nhiều phương pháp phân loại hồ sơ như: phân loại
theo cơ cấu tổ chức, phân loại theo thời gian, phân loại theo ngành hoạt động,
phân loại theo đặc trưng vấn đề…
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và

phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, của cá nhân theo giá trị
của chúng về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, và các giá trị khác.
Từ đó lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho phòng lưu trữ
và loại ra những tài liệu hết giá trị.
2.2.3. Thu thập bổ sung tài liệu vào phòng (kho) lưu trữ.
Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ là một nội dung được tiến hành thường
xuyên nhằm từng bước hoàn hiện phòng lưu trữ quốc gia nói chung và từng
phòng lưu trữ cụ thể. Thu thập bổ sung gồm giai đoạn thu thập tài liệu giải quyết
xong từ bộ phận văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan và thu thập tài liệu
lưu trữ hiện hành vào lưu trữ lịch sử. Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu
lưu trữ đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các đơn vị, cơ quan,
ngoài ra còn chú ý sưu tầm những tài liệu còn nằm rải rác ở bảo tàng, thư viện
Sinh viên: Bùi Văn Cường

9
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hay trong nhân dân nhiều khi những tài liệu này rất có giá trị mà không lưu trữ
được trong các tổ chức lưu trữ của Nhà nước.
Bổ sung tài liệu là công tác sưu tầm và thu thập thêm, làm phong phú và
hoàn chỉnh thêm tài liệu vào các phông lưu trữ của cơ quan, các kho lưu trữ
trung ương và địa phương theo những nguyên tắc thống nhất.
Bổ sung tài liệu cần phải tiến hành thường xuyên, có tính thiết thực kịp
thời, đặc biệt chú ý tới khả năng sử dụng chúng trong thực tế.
Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi
rộng, trong điều kiện mở rộng việc sử dụng các phương tiện kĩ thuật hiện đại.

2.2.4. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân
loại khoa học, trong đó tiến hành hoàn thiện chỉnh sửa, phục hồi hoặc lập mới hồ
sơ; xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối
với phông hoặc khối tài liệu đưa ra chình lý.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức sắp xếp lại các phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác khai thác, bảo quản và sử dụng tài
liệu. Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, nhằm nâng cao hiệu quả cho
kho tàng thiết bị, phương tiện bảo quản.
2.2.5. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Là công cụ tra tìm tài liệu trong các phòng kho nhằm giới thiệu thành
phần, nội dung bảo quản tìa liệu trong kho lưu trữ. Thống kê tra tìm tài liệu là
công việc rất quan trọng và cần thiết cho việc khai thác sử dụng.
Trong các lưu trữ có nhiều loại công cụ tra tìm khác nhau: mục lục hồ sơ,
các bộ thẻ, sách giới thiệu lưu trữ, phiếu phông. Mỗi loại công cụ đều có tác
dụng riêng, nhưng chúng bổ sung cho nhau và có mỗi quan hệ chặt chẽ. Để phát
huy được mối quan hệ phải đảm bảo bốn yêu cầu sau đây:
- Giới thiệu chính xác nội dung tài liệu lưu trữ để cung cấp thông tin cho
người sử dụng.
- Mỗi loại công cụ tra cứu phải xây dựng thống nhất về hình thức và nội
dung. Yêu cầu này nhằm giúp cho việc tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng,
Sinh viên: Bùi Văn Cường

10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính xác. Hiện nay đã tiêu chuẩn hóa các loại hình công cụ tra tìm như mẫu thẻ

tra tìm tài liệu lưu trữ, mẫu mục lục hồ sơ…
- Tra tìm và lựa chọn, tập hợp tài liệu nhanh chóng theo các yêu cầu của
độc giả.
- Kết cấu của các loại công cụ tra tìm tài liệu phải đơn giản, dễ hiểu và dễ
dử dụng.
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống
hư hại đối với tài liệu lưu trữ và bảo đảm an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ
được tốt các yêu cầu nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: Giấy,
phim nhựa…Tuổi thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và
kĩ thuật bảo quản. Không chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ về mặt vật lí mà còn phải
bảo vệ được các tài liệu có liên quan đến an ninh chính trị, bí mật quốc gia. Điều
này đòi hỏi phải có hệ thống kho lưu trữ tương đối hoàn chỉnh đáp ứng được hai
yêu cầu:
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ nhằm chống lại sự phân huỷ tự nhiên.
+ Chống lại sự đánh cắp, phá hoại tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
Nội dung công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
+ Đề ra và thực hiện đúng các chế độ quy định sử dụng các biện pháp
khoa học kĩ thuật nhằm ngăn chặn tác động của các nhân tố phá hoại tài liệu lưu
trữ.
+ Áp dụng các biện pháp khoa học kĩ thuật cùng kinh nghiệm lưu trữ để
hạn chế đến mức tối đa các quá trình lão hoá tự nhiên của tài liệu, kéo dài tuổi
thọ của chúng.
2.2.7. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin
tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của cơ
quan tổ chức lưu trữ. Về nguyên tắc tài liệu lưu trữ không phải chỉ bảo quản
đóng kín mà chúng còn có ý nghĩa khi được khai thác phục vụ cho toàn xã hội.
Sinh viên: Bùi Văn Cường

11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Nội dung chủ yếu của việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức phòng đọc
phục vụ cho độc giả, công bố, giới thiệu trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.Mục
đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
2.3. Hoạt động nghiệp vụ lưu trữ ở Công ty TNHH.
2.3.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Đối với các lưu trữ hiện hành thì nguồn thu thập chủ yếu là các loại tài
liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt đông theo chức năng nhiệm vụ của cơ quan.
Các đơn vị chức năng trong cơ quan là đơn vị sản sinh ra tài liệu nguồn tài liệu
thu thập bổ sung vào lưu trữ.
Lưu trữ tại công ty là Lưu trữ hiện hành có nhiệm vụ như sau: Thường
xuyên thu thập, bổ sung tài liệu hiện hành đã giải quyết xong của các cán bộ
công chức trong cơ quan, Lưu trữ hiện hành căn cứ vào danh mục hồ sơ và tình
hình thực tế của tài liệu để lưu chọn và tiếp nhận các tài liệu nộp lưu.Lưu trữ chỉ
thu thập, bổ sung tài liệu đã giải quyết xong và được lập hồ sơ theo quy định của
Nhà nước. Đối với tài liệu đã đến hạn giao nộp vào lưu trữ hiện hành nhưng cán
bộ công chức cần giữ lại để phục vụ công tác ngiên cứu thì phải làm các thủ tục
giao nộp tài liệu vào lưu trữ sau đó làm các thủ tục mượn lại tài liệu. Tài liệu lưu
trữ của Công ty sản sinh ra kể từ khi hình thành đến nay. Tuy đã làm công tác
lưu trữ nhưng do trước đây công tác chưa được quan tâm nhiều và công tác bảo
quản chưa tốt nên số lượng tài liệu được giữ lại rất ít đặc biệt là các văn bản có
giá trị. Chỉ trong những năm gần đây, công tác lưu trữ mới thực sự được quan
tâm. Tại Công ty hiện nay không có trong kho lưu trữ tài liệu riêng mà số lượng

tài liệu chủ yếu được để trong các cặp và đưa vào bảo quản tại các tủ lưu trữ.
Sau khi công việc kết thúc các cán bộ, nhân viên tại các phòng và các cán bộ
chuyên môn có nhiệm vụ lập hồ sơ và nộp về lưu trữ cơ quan.
Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm Lưu trữ có trách nhiệm theo dõi, đôn
đốc các đơn vị, cá nhân sau khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ và nộp về
VTLT. Tuy nhiên, vấn đề này vẫn chưa được thực hiện tốt chính vì vậy còn có
Sinh viên: Bùi Văn Cường

12
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhiều hồ sơ, tài liệu không được đưa về Văn phòng để văn thư đưa vào lưu trữ,
gây khó khăn trong việc xác định giá trị của từng nguồn tài liệu.
Hiện nay, số tài liệu lưu trữ tại Công ty chủ yếu được để trong các tủ lưu
trữ của các cán bộ những người đứng đầu của các phòng cất giữ trong tủ. Tài
liệu của Công ty chủ yếu là các bản vẽ thiết kế công trình và có một số tài liệu
về phim ảnh, và đa số các tài liệu của Công ty là các hợp đồng kí kết, nhận thầu
các công trình, bí mật kinh doanh.
Cán bộ có trách nhiệm trong quản lý hồ sơ phải nhắc nhở các phòng, ban,
cá nhân giao nộp tài liệu thì cán bộ lưu trữ phải có trách nhiệm lập biên bản giao
nộp tài liệu để làm cơ sở, đồng thời cũng giúp cán bộ lưu trữ làm công tác tra
cứu để lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu còn thiếu vào lưu trữ cơ quan. Đối
với doanh nghiệp rất khó thu thập, bổ sung tài liệu về lưu trữ vì tài liệu chủ yếu
là giữ lại ở các bộ phận để phục vụ cho hoạt động của công ty, rất khó tiếp cận
được với khối tài liệu đó.
2.3.2. Xác định giá trị tài liệu.
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp

của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho tài liệu được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo giá trị của chúng về các
mặt chính trị, khoa học và các giá trị khác nhau. Từ đó, lựa chọn những tài liệu
để bao quản lâu dài và vĩnh viễn, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ Công ty TNHH Trường Thành là kiểm tra lại
giá trị của các hồ sơ tài liệu, điều chỉnh lại thời hạn bảo quản đúng với giá trị
của các hồ sơ trên cơ sở toàn bộ tài liệu, thuộc phạm vi quản lý sẽ được đánh giá
một cách tổng hợp.
Những tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng lặp thông tin sẽ được loại ra và
làm thủ tục để tiêu hủy.
Đây là công việc hết sức quan trọng và phức tạp, quyết định đến số phận
của tài liệu, vì vậy khi tiến hành xác định giá trị tài liệu cần phải tiến hành tỉ mỉ,
không để tổn thất tài liệu. Làm tốt công tác xác định giá trị sẽ tạo điều kiện để
Sinh viên: Bùi Văn Cường

13
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
bổ sung tài liệu vào các Phông, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu và tiết kiệm trang thiết bị bảo quản. Giá trị của tài liệu là thông tin có trong
tài liệu phục vụ cho các yêu cầu nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu. Tài liệu
có giá trị về thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn là thông tin chứa đựng
trong tài liệu để phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức cá nhân.
Việc xác định giá trị tài liệu của Công TNHH Trường Thành được tiến hành vào
cuối năm khi kết thúc công việc của một năm . Cuối năm khi công việc của cơ
quan kết thúc, lúc này công việc đã được giải quyết trong năm được sắp xếp
riêng ra từng vấn đề khách nhau. Lúc này Hội đồng xác định giá trị tài liệu đã

được thành lập bao gồm: Giám đóc công ty làm Chủ tịch hội đồng; đại diện các
phòng ban, đơn vị có tài liệu lưu trữ làm ủy viên; cán bộ Văn thư kiêm Lưu trữ
làm ủy viên; Sẽ tiến hành nghiên cứu, tư vấn cho thủ trưởng cơ quan xem xét đề
nghị lựa chọn tài liệu có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy,
làm cho việc xác định giá trị tài liệu được tực hiện một cách thống nhất, chính
xác và đúng với quy định của Nhà nước. Hội đồng xác định giá trị tài liệu sau
khi hoàn thành xong nhiệm vụ thì được giải thể.
Việc ghi vào danh mục tài liệu loại là một công việc cần thiết. Khi ghi
chép đầy đủ các thông tin, đặc biệt là lý do loại, tờ danh mục này cần phải được
lưu trữ lại để xem xét nếu co sai xót. Nguồn tài liệu được hình của Công ty
TNHH Trường Thành là ít và chủ yếu là các hợp đồng. Sau khi lựa chọn tài liệu
loại lúc này Giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền sẽ trực tiếp gửi danh
mục tài liệu đến các công ty chuyên về Lưu trữ để tiến hành thẩm tra xem xét tài
liệu đã hết giá trị hay chưa.
Danh sách tài liệu tiêu hủy được các thành viên của Hội đồng xác định giá
trị tài liệu của công ty xã xem xét, kiểm tra cụ thể. Những tài liệu nào mà thành
viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu còn nghi ngờ về giá trị của nó thì giữ lại
để xác minh chính xác. Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu xác nhận đồng
ý tiêu hủy thì danh sách này sẽ được trình lên thủ trưởng cơ quan cùng với biên
bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu, sau đó trình lên người đứng đầu cơ
Sinh viên: Bùi Văn Cường

14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quan để xem xét, quyết định. Nếu được sự đồng ý chấp thuận của Hội đồng xác
định giá trị tài liệu, lãnh đạo ra quyết định tiêu hủy những tài liệu hết giá trị. Tài

liệu đã được tiêu hủy hết thông tin bằng cách đưa đến các cơ sở tái chế làm
nguyên liệu giấy, có một số tài liệu thì được cắt nhỏ đóng bao chuyển tới nhà
máy giấy hoặc đốt cháy.
Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian lưu giữ tài liệu kể từ khi kết thúc
công việc. Thời hạn bảo quản căn cứ vào nhu cầu thực tiễn, khách quan về sử
dụng, ý nghĩa căn cứ vào công việc. Sau khi xác định được tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy thì những tài liệu còn giá trị cần phải quy định thời hạn bảo quản cho
tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
2.3.3. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức, sắp xếp lại tài liều một cách khoa học tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu một cách
dễ dàng, thuận lợi. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với
các khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu không những có vị trí quan trọng trong toàn bộ công tác
lưu trữ mà còn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết nên cần thực hiện. Nếu ở khâu
Văn thư thực hiện tốt công việc lập hồ sơ thì chỉnh lý sẽ không còn phức tạp
nữa. Tài liệu đã được đưa về theo từng vấn đề và công việc đã được giải quyết.
Với cơ quan có cơ cấu tổ chức và chức năng nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ
ràng hoặc đối với tài liệu của các đơn vị hình thành phông hoạt động theo nhiệm
kỳ thì áp dụng phương án : “Thời gian – mặt hoạt động”. phân tài liệu theo từng
năm rồi đưa tài liệu theo từng mặt hoạt động.
* Quá trình thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Công ty TNHH xây
dựng và thương mại cơ khí Trường Thành với các bước sau đây:
• Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý.
Vì chưa có kho lưu trữ riêng nên không thực hiện quá trình giao nhận tài
liệu mà tài liệu được vệ sinh sơ bộ và được đưa ra chỉnh lý. Sau đó tiến hành
khảo sát sơ bộ khối tài liệu để làm rõ khối lượng, thời gian, thành phần và nội
Sinh viên: Bùi Văn Cường

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
dung tài liệu từ đó:
+ Xây dựng phương án phân loại.
+ Thu thập, bổ sung tài liệu.
+ Viết bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.
+ Lập kế hoạch chỉnh lý.
+ Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
+ Dự trù vật tư, văn phòng phẩm.
• Giai đoạn chỉnh lý.
+ Bước 1: Tiến hành phân chia tài liệu theo từng năm từ 2008 đến 2014.
Biện pháp để phân chia tài liệu đó về các năm là căn cứ vào thời gian sản
sinh ra tài liệu và thời gian tài liệu được phản ánh để phân chia tài liệu về các
năm thì tiến hành kiểm tra lại cho đúng.
+ Bước 2: Tiến hành phân chia tài liệu trong từng năm ra thành các nhóm,
tài liệu của các ban tương ứng với một hồ sơ. Để phân chia tài liệu về các nhóm
cụ thể được nhanh chóng thì đã dựa vào các đặc trưng về tác giả và đặc trưng
nội dung tài liệu.
+ Bước 3: Xác lập các đơn vị bảo quản, sắp xếp thứ tự các đơn vị bảo
quản trong từng nhóm nhỏ. Nếu nhóm nào khối lượng tài liệu nhiều và có nội
dung phức tạp thì lên phương án chi tiết cho từng nhóm đó. Các tài liệu đã được
phân chia thành các hồ sơ về một vấn đề cụ thể thì tiến hành lập và hoàn chỉnh
hồ sơ.
Khi lập hồ sơ phải kiểm tra xem tài liệu nhóm nhỏ nhất tương đương với
một hồ sơ đã đạt yêu cầu chưa, nếu như thiếu thì phải bổ sung, nếu thừa thì bỏ
ra, sau đó sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo các đặc trưng cụ thể, dự kiến tiêu đề
và xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, đánh số tờ để cố định trật tự tài liệu có

trong từng hồ sơ và ghi mục lục văn bản, ghi chứng từ kết thúc và viết bìa hồ sơ.
Sau khi hồ sơ đã được biên mục bên ngoài xong thì tiến hành hệ thống
hóa hồ sơ. Đây là việc sắp xếp thự tự các hồ sơ, đơn vị bảo quản từ các nhóm
nhỏ nhất đến các nhóm lớn nhất của từng vấn đề và tiến hành lập mục lục hồ sơ,
Sinh viên: Bùi Văn Cường

16
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sau đó tiến hành sắp xếp thứ tự các vấn đề, sau khi hoàn thành xong công tác
này hồ sơ được đưa vào các cặp, cặp được đánh số và dán nhãn.
• Kết thúc chỉnh lý.
Tiến hành kiểm tra kết quả chỉnh lý bằng cách căn cứ vào: mục đích yêu
cầu của đợt chỉnh lý, các văn bản hướng dẫn chỉnh lý đã ban hành, báo cáo kết
quả khảo sát tài liệu, kế hoạch chỉnh lý và nội dung để kiểm tra bao gồm: kiểm
tra trên các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, mục lục hồ sơ, danh mục tài liệu loại
của khối tài liệu chỉnh lý, kiểm tra thực tế tài liệu sau khi chỉnh lý.
Tiếp theo đó là ban giao tài liệu: tài liệu giữ lại bảo quản được bàn giao
theo mục lục hồ sơ, tài liệu loại ra để tiêu hủy được bàn giao theo danh mục tài
liệu loại. Sau khi hoàn thành xong việc bàn giao ta thực hiện việc đưa tài liệu
vào bảo quản trong các tủ lưu trữ của cơ quan.
Cuối cùng viết báo tổng kết chỉnh lý trong đó trình bày tóm tắt về nhưng
kết quả đạt được nhận xét đánh giá ưu, khuyết điểmcũng như tiến độ thực hiện
trong quá trình thực hiện chỉnh lý sau đó hoàn chỉnh và bàn giao hồ sơ đợt chỉnh
lý.
Như vậy: công tác chỉnh lý tài liệu của công ty TNHH Trường Thành
cũng đã được tiến hành theo một quy trình bài bản đã được chuẩn bị trước. Tuy

nhiên qua khảo sát tinh hình chỉnh lý em thấy, do công tác lưu trữ còn chưa
được quan tâm nhiều nên chưa lưu trữ được nhiều tài liệu đặc biệt là các tài liệu
có giá trị về mặt lịch sử. Các tài liệu sau khi chỉnh lý thì hồ sơ hoàn chỉnh lập
được rất ít, phần lớn là các hồ sơ chưa hoàn chỉnh cần được bổ sung thêm. Tuy
không trực tiếp tham gia và qua trình chỉnh lý nhưng qua khảo sát tài liệu đã
được chỉnh lý em thấy được việc thực hiện các bước trong các khâu ngiệp vụ
chỉnh lý đã được thực hiện theo trình tự, nhưng kết quả thu về lại rất thấp do cán
bộ thực hiện tuy nắm được nghiệp vụ nhưng trình độ nghiệp vụ về lưu trữ còn
hạn chế và thiếu xót.
2.3.4. Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là việc áp dụng các phương pháp, công cụ
Sinh viên: Bùi Văn Cường

17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác, số lượng, chất lượng tình hình tài
liệu và trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ.
Thống kê là bước tiến hành quan trọng không thể thiếu của quy trình
nghiệp vụ lưu trữ. Qua những số liệu thống kê tài liệu đã tạo điều kiện thuận lợi
cho Công ty TNHH Trường Thành xây dựng kế hoạch và thu thập bổ sung,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù hợp với
yêu cầu và khả năng thực tế của công ty. Thống kê tài liệu lưu trữ tạo điều kiện
cho việc quy hoạch công tác bảo quan, bảo vệ an toàn nguồn tài liệu, từ những
số liệu thống kê công ty TNHH đã lập các kế hoạch nhằm bảo quản tài liệu lưu
trữ trong phạm vi quản lý của công ty, từ đó xác định được phương hướng bổ
sung những tài liệu còn thiếu hoặc bị hư hỏng lập kế hoạch bảo quản tài liệu có

giá trị đưa vào kho bảo quản.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là một phương tiện tra tìm tài liệu và thông
tin về tài liệu, giúp người nghiên cứu tra tìm tài liệu nhanh chóng, chính xác,
sưu tầm và tập hợp tài liệu theo yêu cầu của họ, nó cho biết trong kho lưu trữ có
tài liệu gì, bảo quản ở đâu, việc tra tìm tài liệu lưu trữ có thể thực hiện theo
phương pháp nào. Ngoài ra công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ còn là phương tiện để
thống kê thành phần, số lượng thành phần trong kho lưu trữ còn là căn cứ để xây
dựng kế hoạch công tác lưu trữ được khoa học, quản lý tài liệu được chặt chẽ,
khỏi mất mát, thất lạc.Trong lưu trữ có nhiều công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
như : mục lục hồ sơ, các bộ sách giới thiệu, phiếu tin… Mỗi loại công cụ có tác
dụng riêng biệt nhưng chúng bổ sung cho nhau, quan hệ chặt chẽ với nhau.
Thống kê và sử dụng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ tạo rất nhiều thuận
lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Hiện nay công ty TNHH đang sử dụng mục lục hồ sơ để làm phương tiện
thống kê và cũng là công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ dùng để giới thiệu
các thành phần và nội dung tài liệu trong lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ của hồ sơ,
thống kê số lượng hồ sơ hiện có trong lưu trữ, hướng dẫn cán bộ làm lưu trữ sắp
xếp hồ sơ theo một trật tự khoa học dùng để cố định phương án phân loại tài liệu
Sinh viên: Bùi Văn Cường

18
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
trong phông. Đối với những phông lưu trữ đã được chỉnh lý mục lục hồ sơ dùng
để cố định phương án phân loại trong phông. Mục lục hồ sơ giới thiệu toàn bộ
hồ sơ của phông lưu trữ của cơ quan.
Mục lục hồ sơ vừa là công cụ tra tìm tài liệu, thống kê, quản lý tài liệu lưu

trữ. Cũng là loại hình công cụ tra tìm chủ yếu trong các lưu trữ. Hiện nay các
trang thiết bị như: máy vi tính, máy in,máy fax … đã được trang bị trong phòng
làm việc của bộ phận nhưng việc ứng dụng tin học và công tác lưu trữ vẫn chưa
thì vẫn chưa được trang bị, các khâu nghiệp vụ vẫn chủ yếu làm bằng công tác
truyền thống.
2.3.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêu
cầu khai thác, sử dụng tài liệu trong tương lai.
Đặc biệt nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nên
các yêu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triển
mạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ rất lớn. Ngoài ra các ảnh hưởng khác từ
bên ngoài như ánh sáng, không khí, bụi cũng là những yếu tố ảnh hưởng đến
tuổi thọ của tài liệu. Nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là một nhiệm
vụ khó khăn và phức tạp cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Hiện nay số tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của công ty
từ khi được thành lập, và một số tài trước khi công ty chưa hình thành nhưng do
công tác quản tài liệu vẫn còn chưa được thực hiện tốt nên việc tài liệu bị hư
hỏng, mất mát là khó tránh khỏi. Trong những năm gần đây do yêu cầu quan
trọng của tài liệu nên việc cất giữ bảo quản dẫn ra chặt chẽ, hiện các nhóm tài
liệu của công ty cũng đã phân chia từng mục để bảo quản. Các loại tài liệu chủ
yếu là các bản vẽ thiết kế, hợp đồng, và số ít tài liệu phim, ảnh và các bản vẽ kỹ
thuật về thiết kế xây dựng cơ bản các công trình xây dựng cơ của công ty.
Trong những năm gần đây, do thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu
trữ công ty TNHH cũng đã có sự quan tâm cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu, do
Sinh viên: Bùi Văn Cường

19
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vẫn đề bảo quản hồ sơ, tài liệu là quan trọng công ty đã đưa vào bảo quản tại tủ.
Các tủ đựng tài liệu đặt ở vị trí cao ráo, thoáng mát không bị ánh sáng chiếu trực
tiếp, nên tài liệu bị ẩm mốc, giấy bị vàng, giòn được hạn chế, hiện tượng côn
trùng phà hoại tài liệu hiện nay vẫn chưa xảy ra.
2.3.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một quá trình cung cấp thông tin
cần thiết nhằm phục vụ lợi ích chung cho cơ quan, tổ chức, cá nhân về các mặt
kinh tế, văn hóa, xã hội… . Để nâng cao trách nhiệm của các lưu trữ và người
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, ngày 07/4/2004 Bộ Tài chính đã ban hành
Thông tư số: 30/2004/TT-BTC, hướng dẫn chế độ thu, nộp quản lý phí khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ.
Hiện nay vấn đề khai thác sử dụng nguồn tài liệu hồ sơ khi đã được cất
giữ bảo quản của công ty là rất ít, vì là công ty tư nhân quy mô nhỏ nên việc
khai thác các thông tin chủ yếu là cán bộ nhân viên trong công ty, nếu muốn
khai thác nguồn thác sử dụng nguồn thông tin thì phải được sự đồng ý của Giám
đốc công ty và cán bộ làm công tác kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ đồng ý thì mới
mượn tùy theo vấn đề khai thác, sử dụng.

Sinh viên: Bùi Văn Cường

20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sinh viên: Bùi Văn Cường

21
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

CHƯƠNG 3. KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT
TẠI CÔNG TY TNHH XD VÀ TM CƠ KHÍ TRƯỜNG THÀNH.
3.1. Nhận xét.
3.1.1. Ưu điểm.
Là công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng nên việc hình thành nhiều
hồ sơ, tài liệu. Tuy không thành lập bộ phận Văn thư và Lưu trữ riêng nhưng
công tác Lưu trữ luôn được sự quan tâm của cán bộ và lãnh đạo cơ quan. Nội
dung về công tác Lưu trữ, cũng như các quy trình và các nghiệp vụ của lưu trữ
luôn đươc thiện hiện đúng quy trình theo quy định của Nhà nước. Công ty cũng
đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu, các quy trình về công tác bảo
quản tài liệu được thực hiện có hiệu quả, tuy nhiên vông ty vẫn chưa có kho để
bảo quản tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất, việc giao nộp tài liệu lưu trữ vào cơ
quan cũng được các phòng ban thực hiện theo đúng quy định điều đó giúp cho
việc thu thập bổ sung những tài liệu còn thiếu được nhanh chóng thuận lợi.
3.1.2. Nhược điểm.
Dù ý thức được việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan sau khi công
việc kết thúc trong vòng một năm, nhưng thực tế cho thấy các phòng vẫn chưa
thực hiện tốt công việc nộp tài liệu về lưu trữ cho việc bảo quản, quá trình giao
nộp còn chậm trễ việc giao nộp không dứt khoát mà chia làm nhiều lần nộp và
chưa có trách nhiệm cho việc giữu gìn tài sản chung. Quá trình thu thập tài liệu
còn có sự lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, vì vậy còn thất lạc, mất mát nhiều tài liệu.

Đặc biệt tại công ty TNHH lại không có kho lưu trữ riêng nên tài liệu lưu trữ
hiện nay còn để phân tán ở các phòng khác nhau. Trang thiết bị chưa đầy đủ nên
việc ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ không có chủ yếu bảo
quản tài liệu bằng phương pháp truyền thống, nên hồ sơ, tài liệu của công ty chủ
yếu là vẫn nằm trong tủ của các phòng, cá nhân và lãnh đạo giữ. Do đó việc khai
thác sử dụng tài liệu là một trong những vấn đề khó khăn.

Sinh viên: Bùi Văn Cường

22
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.2. Một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của
Công ty TNHH xây dựng và thương mại cơ khí Trường Thành.
3.2.1. Một số đề xuất cho công tác lưu trữ.
Việc xây dựng quy chế, nội quy về công tác Lưu trữ tại công ty TNHH
xây dựng thương mại cơ khí Trường Thành còn thiếu sót và lỏng lẻo dẫn tới tình
trạng hiệu quả đạt được về công tác Lưu trữ còn không cao, từ đó em có một số
đề xuất sau đây:
+ Phương pháp.
Dựa vào thông tư “ 04/2013/TT-BNV của Bộ Nội Vụ ngày 16/4/2013
hướng dẫn về xây dựng quy chế công tác Văn thư Lưu trữ của các cơ quan tổ
chức” để xây dựng quy chế, nội quy, quy định cụ thể về công tác Lưu trữ ở cơ
quan mình.
• Nội dung xây dựng quy chế :
+ Quy chế, nội quy.
CHƯƠNG I : NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG.

Điều 1: Phạm vi, đối tượng áp dụng.
Quy chế này quy định các hoạt động về Lưu trữ trong quá trình quản lý.
Chỉ đạo của công ty.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá
trị, bảo quản, thống kế và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt
động và phát triển của công ty.
Điều 2: Giải thích từ ngữ
Điều 3: Trách nhiệm đối với công tác lưu trữ
1. Lãnh đạo công ty TNHH phải có trách nhiệm trong việc quản lý thực
hiện công tác lưu trữ.
a. Tổ chức xây dựng ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ công tác
Lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
b. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ quy định về công tác lưu trữ đối với
các phòng, giải quyết việc khiếu nại tố cáo và xử lý các vi phạm pháp luật về
Sinh viên: Bùi Văn Cường

23
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6