Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU vực 1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương 1.......................................................................................................3
GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I.............................3
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn..........................................3
1.1.1. Sự ra đời..............................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn........................................................4
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu trữ
của Học viện Chính trị khu vực I....................................................................8
Chương 2.....................................................................................................10
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ KHU VỰC I..10
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I................10
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ..................................10
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ...10
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu..........................................................11
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu.....................................................................16
2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ.........................................................17
2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ co quan...17
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.............................19
Chương 3.....................................................................................................20
KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ MỘT SỐ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ....................................................................................20
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập tại
Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được.......................................20
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện chính

trị khu vực I..................................................................................................20
3.2.1 Ưu điểm..............................................................................................20
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

3.2 Nhược điểm...........................................................................................21
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................21
3.3.1 Đối với cơ quan...................................................................................21
3.3.2 Đối với nhà trường............................................................................23
C. KẾT LUẬN.................................................................................................25
D. PHẦN PHỤ LỤC........................................................................................26

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

A. PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng cao
của khoa học kỹ thuật, tài liệu lưu trữ có một vai trò càng quan trọng trong việc

phản ánh hoạt động của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời tài liệu lưu trữ góp
phần giải quyết công việc, tìm kiếm thông tin để xây dựng chiến lược kinh tế
cũng như quy hoạch, chủ trương, đề ra các quyết định quản lý.Trong quá trình
xây dựng một nền văn hóa mới tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn trong việc kế
thừa những tinh hoa văn hóa dân tộcrút ra nhiều thông tin bổ ích cho việc giáo
dục,tuyên truyền, phát triển kinh tế.Nhận thức được tầm quan trọng của tài liệu
lưu trữnên công tác lưu trữ ngày càng chú trọng hơn.Như vậy để công tác lưu
trữ ngàycàng tốt hơn nhằm phục vụ thông tin cho cơ quan, lãnh đạo. Cần phải
xây dựng một hệ thống tổ chức đội ngũ cán bộ lưu trữ ngày càng lớn mạnh đáp
ứng nhu cầu ngàycàng cao của sự nghiệp phát triển công tác lưu trữ.
Để đáp ứng nhu cầu đó Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội là ngôi trường có
truyền thống và bề dày kinh nghiệm đào tạo chuyên sâu về lưu trữ, trường đã và
đang đào tạo một nguồn đáng kể nguồn nhân lực phục vụ công tá lưu trữ ở các
cơ quan, tổ chức hiện nay; đóng góp một phần không nhỏ vào xây dựng công tác
lưu trữ của đất nước ta, góp phần hiện đại hoá công tác lưu trữ trong văn phòng
hiện nay.
Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đi đôi với
hành”, “lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Sau một thời gian dài học tập nhà
trường đã chỉ đạo cho học sinh đi thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức
học trên lớp. Thông qua việc nghiên cứu khảo sát và thực hành về công tác lưu
trữ ở các cơ quan, doanh nghiệp để củng cố kiến thức đã học, qua đó giúp sinh
viên có được những nhận thức đúng đắn hơn về ngành học của mình, nâng cao
năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, phát
huy khả năngsáng tạo của bản thân, tích luỹ được nhiều kinh nghiệm hơn làm cơ
sở cho công tác sau này. Xây dựng phong cách làm việc của một cán bộ khoa
học về lưu trữ. Nhằm tạo được hiệu quả công việc bên cạnh có kiến thức của
việc học trên trường thì cũng cần có áp dụng thực tế công việc.
Em rất vinh dự và tự hào là một sinh viên của lớp Lưu trữ học K6 thuộc
khoa Văn thư- Lưu trữ, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. Sau khi nhận được kế
hoạch thực tập ngành nghề của nhà trường với mục đích giúp sinh viên củng cố

lý luận về công tác lưu trữ nói chung và khâu nghiệp vụ nói riêng, vận dụng các
kiến thức đã học vào thực tiễn, sau khi ra trường khỏi bỡ ngỡ, xử lý công việc
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được hiệu quả và nhanh chóng em đã liên hệ và được nhận vào thực tập tại
Trường Học viện chính trị Quốc Gia Hồ Chí Minh khu vực I với mong muốn sẽ
được trải nghiệm thực tế về công tác lưu trữ. Đây chính là cơ hội rất tốt giúp cho
em có cơ hội hiểu biết hơn về ngành lưu trữ, hiểu biết hơn thực tế so với những
gì mà em đã được học ở trường, đồng thời cũng tạo cho em cơ hội được tiếp xúc
và làm quen với phong cách làm việc của văn phòng.
Đối với công việc em luôn bám sát vào lý thuyết và áp dụng vào công
việc thực tế của cơ quan, cố gắng thực hiện tốt các việc của cán bộ chuyên môn
giao cho, tìm hiểu để bổ sung thêm những kiến thức đã học. Bản thân em xác
định việc thực tập có vị trí vô cùng quan trọng trong chương trình học của
mình. Mặc dù thời gian dành cho việc thực tập không nhiều nhưng bản thân em
đã cố gắng sắp xếp thời gian hoàn thành chương trình học tập theo đúng quy
định.
Khoảng thời gian kiến tập tại đây chính là thời gian vô cũng quý báu giúp
em học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm và những kiến thức bổ ích, những tình
huống mà khi còn trong trường em chưa được trải nghiệm. Để có thể hoàn thành
tốt bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các anh, chị trong

phòng Tổng hợp, Học viện Chính trị khu vực I đã tiếp nhận, bố trí, sắp xếp
hướng dẫn chỉ đạo một cách tận tình, chu đáo công việc và tạo mọi điều kiện
thuận lợi nhất, tốt nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm,
thực hành một số nghiệp vụ về công tác lưu trữ thuộc chuyên môn của mình.
Trong quá trình thực tập và làm báo cáo.Vì đây là lần đầu tiên tiếp xúc
với một khối tài liệu lớn nên nhiều bỡ ngỡ, mắc những sai lầm, thiếu sót. Nên
em rất mong nhận được sự góp ý chân thành của thầy, cô để em có thể rút ra
được những bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân, nhằm bổ sung thêm kiến
thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình và phục vụ cho công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2015
Học sinh thực tập
Vương Thị Thu Nga

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NẾT VỀ HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn

1.1.1. Sự ra đời

Trong 62 năm hình thành và phát triển (1953 – 2015), Học viện Chính trị
-Hành chính khu vực Ithuộc Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí
Minh đã trải qua các thời kỳ hoạt động như sau:
Thời kỳ mở đầu (1953 -1958): Trường Chính trị của các khu và các Liên
khu ở phía Bắc ra đời. Có Trường bắt đầu hoạt động từ trước năm 1953 với việc
mở lớp chỉnh Đảng, nhưng phải đến năm 1953, các nhà trường mới chính thức
đi vào hoạt động để mở lớp huấn luyện cán bộ phục vụ cải cách ruộng đất và
xây dựng chính quyền cơ sở. Sau khi hòa bình lập lại ( 1954 ), các trường tiếp
tục huấn luyện cán bộ đáp ứng yêu càu khôi phục và phát triển kinh tế miền Bắc,
đấu tranh giải phóng miền Nam.
Thời kỳ thứ hai ( 1959 – 1983): Đây là thời kỳ hoạt động của các Trường
Nguyễn Ái Quốc trực thuộc Trung ương Đảng; hai trường Đảng của khu Tây
Bắc, khu Việt Bắc và Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung ương I ( từ 1968 ).
Các Trường này có chức năng, nhiệm vụ: Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ
chốt cấp huyện và một phần cấp tỉnh thuộc đồng bằng trung du Bắc Bộ; đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo cho các nghành nông nghiệp, công nghiệp, tài chính,
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thương nghiệp, ngân hàng, ngoại thương…; đào tạo bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo

là người dân tộc thiểu số ở các tỉnh miền núi phía Bắc; đào tạo bồi dưỡng cán bộ
chuyên nghành tổ chức và chuyên nghành kiểm tra cho các địa phương phía Bắc
và các ban, nghành của Trung ương.
Thời kỳ thứ ba (1983-1993): Các Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu I, II,
III và IV hợp nhất theo Quyết định của Ban bí thư thành Trường Nguyễn Ái
Quốc khu vực I (1983). Sau đó, theo Quyết định 103 của Ban Bí thư, Trường
Nguyễn Ái Quốc khu vực I hợp nhất với Trường Tổ chức – Kiểm tra Trung
ương I thành Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I(1990), có nhiệm vụ giảng dạy
chương trình lý luận cao cấp cho cán bộ chủ chốt cấp huyện, quận, thị xã; các
ban nghành cấp tỉnh, thành phố; bồi dưỡng cán bộ lánh đậo và quản lý cho các
Bộ, ban, nghành Trung ương, đào tạo và bồi dưỡng cán bộ làm công tác Đảng…
Thời kỳ thứ tư (1993 – 2005): Theo Quyết định số 61-QĐ/TW ngày
10/3/1993 của Bộ Chính trị, Trường Nguyễn Ái Quốc khu vực I đổi tên thành
Phân viện Hà Nội trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Phân
viện Hà Nội có nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ chủ chốt chung, cao cấp của
Đảng, Nhà nước và các đoàn thể nhân dân về Chủ nghĩa Mác-Lênin, tư tưởng
Hồ Chí Minh, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước; về công tác Chính
trị và sự lãnh đạo Chính trị.
Thời kỳ thứ năm (2005 đến nay ): Theo Nghị quyết số 52-NQ/TW ngày
30 tháng 7 năm 2005, của Bộ Chính trị khóa IX, Phân viện Hà Nội trơ thành
Học viện Chính trị khu vực I trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí
Minh. Tiếp đó, theo Quyết đính số 60-QĐ/TW ngày 7/5/2007 và Quyết định số
100-QĐ/TW ngày 22/10/2007 của Bộ Chính trị (khóa X ), Học viện Chính trị
khu vực I đổi thành Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I thuộc Học viện
Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Quyết định số: 300/QĐ-HVCTQG ngày 06/3/2006 của Học viện
Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh về chức năng, nhiệm vụ và cơ
cấu tổ chức của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I.
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Học viện Chính trị khu vực I là đơn vị trực thuộc Học viện Chính trị quốc
gia Hồ Chí Minh; là trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ
chốt, cán bộ khoa học lý luận chính trị của Đảng, Nhà nước và các đoàn thể
chính trị - xã hội trên địa bàn được phân công; là trung tâm nghiên cứu khoa học
lý luận Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, nghiên cứu đường lối, chính sách
của Đảng và Nhà nước, nghiên cứu về khoa học chính trị.
Học viện Chính trị khu vực I có những nhiệm vụ sau:
a. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ:
- Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt cho những đối tượng được
phân cấp (trưởng, phó phòng và tương đương của các bộ, ban, ngành, đoàn thể,
Đảng uỷ trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn; cấp phó các sở, ban, ngành,
đoàn thể tỉnh, thành phố; cấp uỷ viên và trưởng phòng, ban, ngành, đoàn thể
huyện, quận, thị xã) về chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh, về
đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về khoa học lãnh đạo, quản lý …
góp phần xây dựng đội ngũ cán bộ lãnh đạo, quản lý chủ chốt trong hệ thống
chính trị ở các địa phương, ban, ngành có phẩm chất và năng lực đáp ứng yêu
cầu của sự nghiệp cách mạng trong giai đoạn mới.
- Bồi dưỡng những vấn đề mới trong đường lối, chính sách của Đảng và
Nhà nước, những kiến thức mới về lý luận và thực tiễn cho cán bộ lãnh đạo,
quản lý thuộc đối tượng đào tạo tại Học viện Chính trị khu vực I.

- Đào tạo lý luận chính trị cho cán bộ không thuộc diện quy hoạch cán bộ
lãnh đạo, quản lý chủ chốt để chuẩn hoá chức danh công chức.
- Đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên ngành cho cán bộ làm công tác
tuyên giáo, tổ chức, kiểm tra, bảo vệ chính trị nội bộ, dân vận, mặt trận, văn
phòng, nội chính … của hệ thống chính trị cho các đối tượng được phân cấp trên
địa bàn được phân công.
- Đào tạo, bồi dưỡng chức danh Bí thư Đảng uỷ, Giám đốc doanh nghiệp
nhà nước trên địa bàn được phân công.
- Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý và cán bộ lý luận chính trị cho một số
đảng bạn, nước bạn.
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Đào tạo cao học (thạc sĩ) một số chuyên ngành, khi có đủ điều kiện,
theo sự phân công của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
- Quản lý và cấp văn bằng cao cấp lý luận chính trị, cử nhân chính trị
chuyên ngành cho học viên tốt nghiệp tại Học viện Chính trị khu vực I theo sự
uỷ quyền của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
b. Nghiên cứu khoa học:
- Nghiên cứu lý luận Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, đường lối của
Đảng, khoa học chính trị và một số ngành khoa học xã hội và nhân văn khác,
trên các hướng: nghiên cứu phục vụ nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán

bộ; nghiên cứu đóng góp vào sự phát triển lý luận, góp phần cung cấp
luận cứ khoa học cho việc xây dựng, hoàn thiện đường lối, chính sách của Đảng
và Nhà nước; làm sáng tỏ những vấn đề nảy sinh từ thực tiễn, đang có ý kiến
khác nhau, đấu tranh chống các quan điểm lệch lạc và luận điệu sai trái, góp
phần tích cực vào công tác tư tưởng của Đảng.
- Chú trọng cả nghiên cứu cơ bản và nghiên cứu ứng dụng; nghiên
cứu lý luận gắn với thực tiễn, đáp ứng yêu cầu của thực tiễn. Tăng cường
nghiên cứu liên ngành, phối hợp giữa Học viện với các bộ, ban, ngành, đoàn thể
ở Trung ương, các cơ quan khoa học khác và cấp uỷ, chính quyền địa phương
trong nghiên cứu khoa học. Tổ chức để học viên cùng tham gia các hoạt động khoa
học.
- Tham gia nghiên cứu xây dựng chương trình, nội dung, tổ chức biên
soạn giáo trình, đề cương bài giảng, tài liệu học tập và tài liệu tham khảo về các
bộ môn khoa học Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh, Lịch sử Đảng, Xây dựng
Đảng, Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, Khoa học chính trị, Văn hoá, Dân
tộc, Tôn giáo … theo quy định của Giám đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ
Chí Minh.
c. Hợp tác quốc tế:
Thực hiện hợp tác quốc tế trong đào tạo, nghiên cứu khoa học theo quy
định của Đảng, Nhà nước và của Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh.
d. Tài chính và tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật:
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Học viện Chính trị khu vực I là đơn vị dự toán ngân sách cấp III, là
đấu mối ngân sách trực thuộc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh,
được Nhà nước đầu tư kinh phí nhằm:
- Từng bước hiện đại hoá cơ sở vật chất – kỹ thuật để tương xứng là một
trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nghiên cứu khoa học lý luận chính trị của
khu vực.
- Đẩy mạnh về công nghệ thông tin để thực hiện tốt nhiệm vụ đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ; nghiên cứu khoa học ...
e. Tổ chức bộ máy và cán bộ của Học viện Chính trị khu vực I gồm
có:
1.

Khoa Triết học

2.

Khoa Kinh tế chính trị

3.

Khoa Chủ nghĩa xã hội khoa học

4.

Khoa Tư tưởng Hồ Chí Minh

5.

Khoa Lịch sử Đảng

6.

Khoa Xây dựng Đảng

7.

Khoa Chính trị học

8.

Khoa Quan hệ quốc tế

9.

Khoa Nhà nước và Pháp luật

10. Khoa Xã hội học và tâm lý lãnh đạo, quản lý
11. Khoa Văn hoá và phát triển
12. Khoa Kinh tế và phát triển
13. Khoa Quản lý kinh tế
14. Khoa Dân tộc và Tôn giáo tín ngưỡng
15. Trung tâm Thông tin - Tư liệu - Thư viện
16. Ban Tổ chức – Cán bộ
17. Ban Quản lý đào tạo
18. Ban Quản lý khoa học
19. Tạp chí
20. Phòng Tổng hợp
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

22. Phòng Tài vụ
23. Phòng Hợp tác quốc tế
24. Phòng Thanh tra
25.

Phòng Quản trị

26.

Phòng Công nghệ thông tin

27.

Phòng Quản lý ký túc xá

28.

Phòng Y tế

- Lãnh đạo và tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị khu vực I do Giám

đốc Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh quyết định theo quy định của Ban
Bí thư.
- Xây dựng và thực hiện quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển đội ngũ
cán bộ giảng dạy, nghiên cứu, đặc biệt là cán bộ khoa học đầu ngành; nâng cao
chất lượng đội ngũ cán bộ của đơn vị về mọi mặt: chính trị, tư tưởng, phẩm chất
đạo đức, trình độ khoa học và năng lực giảng dạy, nghiên cứu, có biện pháp xây
dựng đội ngũ cán bộ để sau một số năm đáp ứng đủ số lượng, bảo đảm chất lượng
đội ngũ cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Học viện; tôn vinh các nhà giáo, các
cán bộ khoa học, nhất là các chuyên gia đầu ngành; tạo điều kiện thuận lợi để
cán bộ nghiên cứu và giảng dạy trẻ phấn đấu rèn luyện sớm trưởng thành. Có
chính sách thoả đáng đối với cộng tác viên khoa học và báo cáo viên, giảng viên
kiêm nhiệm.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ phận lưu
trữ của Học viện Chính trị khu vực I
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Đối với các cơ quan cụ thể việc tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ tùy
thuộc vào tầm cỡ và quy mô vị trí của từng cơ quan. Dù ở cơ quan nào đi nữa thì
công tác lưu trữ cũng gắn bó mật thiết với công tác văn thư , công tác văn phòng
của cơ quan . Bởi lẽ văn phòng là đầu mối thu thập thông tin của cơ quan , nơi
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

8

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tập trung toàn bộ công văn giấy tờ đi đến của cơ quan , nên một trong những
nhiệm vụ của văn phòng là phải tổ chức công tác lưu trữ để lưu trữ và tổ chức
khoa học khối lượng công văn giấy tờ đó . Lưu trữ là bộ phận giữ gìn và xử lý
thông tin quan trọng trong công tác quản lý của lãnh đạo. Vì vậy, công tác lưu
trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn phòng.
Công tác lưu trũ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nhận thức được điều này, Ban
lãnh đạo của trường Học viện Chính trị khu vực I đã coi công tác lưu trữ của
trường là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của nhà trường nói riêng
và nhà nước nói chung.
Cán bộ văn thư - lưu trữ của Học viện có trình độ chuyên môn từ cao
đẳng trở lên. Cán bộ văn thư đều có trách nhiệm khi làm việc và có đầy đủ các
phẩm chất tốt đẹp của một cán bộ văn thư như: sự cẩn thận, chăm chi, có tinh
thần trách nhiệm trong công việc và trong việc đảm bảo bí mật thông tin của cơ
quan.
Hiện nay công tác lưu trữ tại Học viện Chính trị Khu vực I do Phòng Văn
thư trực thuộc Phòng Tổng hợp và đứng đầu là cô Nguyễn Thị Kim Lan phụ
trách, quản lý và chịu trách nhiệm.

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA HỌC VIỆC CHÍNH TRỊ
KHU VỰC I
2.1. Hoạt động quản lý lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I
2.1.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ của Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I đặt dưới
sự lãnh đạo của Giám đốc Học viện và sự chỉ đạo trực tiếp của Trưởng phòng
tổng hợp
Công tác lãnh đạo công tác văn thư - lưu trữ của Học viện rất được quan
tâm chú trọng. Trưởng phòng Hành chính thường xuyên đôn đốc, nhắc nhở,
kiểm tra việc thực hiện công tác văn thư. Có chế độ khên thưởng, kỷ luật phù
hợp cho công tác văn thư.
Mặc dù vậy, song do nhiều yếu tố nên công tác văn thư - lưu trữ mà đặc
biệt là công tác lưu trữ của Học viện Chính trị khu vực I vẫn còn gặp khá nhiều
khó khăn thiếu thốn, lượng tài liệu lưu trữ chưa thực sự đáp ứng đúng với chất
lượng cũng như quy mô của trường.
2.1.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu
trữ
Văn bản quản lý Nhà nước về công tác lưu trữ là rất quan trọng. Vì vậy
các cán bộ lưu trữ của phòng Văn thư đã thực hiện rất nghiêm túc các nguyên
tắc đó. Cán bộ lãnh đạo của phòng thường xuyên có sự chỉ đạo, kiểm tra đôn
đốc việc thực hiện các nghị quyết văn bản lưu trữ của cấp trên. Các văn bản
đến và đi đều được các trưởng phòng, phó phòng đọc kỹ; duyệt và lưu; sắp xếp
theo từng hạng mục của phông lưu trữ quốc gia, đảm bảo đúng nguyên tắc của
việc lưu trữ các bản gốc thì phòng photo làm nhiều văn bản phụ để gửi đến các
bộ phận. Việc lưu giữ các văn bản đều có xác nhận và ký của trưởng phòng,
phó phòng đảm bảo đúng nguyên tắc quy định với ngành lưu trữ.

Sau đây là một số văn bản, quyết định hướng dẫn về công tác lưu trữ của
trường:
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011.
- Văn bản của Trung ương :
+ Quyết định số 20-QĐ/TW ngày 23/09/1987 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
+ Qui định số 210-QĐ/TW ngày 06/03/2009 của Ban Bí thư Trung ương
về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam.
- Văn bản của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương :
+ Công văn số 88-CV/LT ngày 16/05/2000 vè việc hướng dẫn thêm một
số điểm trong quy trình xét hủy tài liệu.
+ Công văn số 69-CV/LT ngày 14/12/2001 về việc ban hành mẫu khung
phân loại tài liệu Phông Lưu trữ Đoàn thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh cấp
tỉnh , thành phố ( kèm mẫu khung phân loại ).
2.2. Hoạt động nghiệp vụ của Học viện Chính trị khu vực I
2.2.1. Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan chủa Học viện
Chính trị Khu vực I vẫn chưa hoàn chỉnh. Học viện chưa ban hành văn bản quy
định về việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ nên việc thu thập, bổ sung tài

liệu còn gặp nhiều khó khăn và không theo quy tắc nhất định.
Các đơn vị trong học viện chưa chủ động trong việc nộp tài liệu, hồ sơ về
kho lưu trữ theo đúng quy định của luật lưu trữ. Tài liệu, hồ sơ vẫn được giữ tại
đơn vị nhiều năm mới được nộp về kho lưu trữ, có những đơn vị không nộp tài
liệu về kho lưu trữ.
Hiện nay kho lưu trữ chủ yếu thu thập các loại tài liệu, hồ sơ như hồ sơ tài
chính từ Phòng Tài vụ; hồ sơ xây dựng từ Phòng Quản trị; hồ sơ học viên từ Ban
Quản lý đào tạo; tập văn bản đi, văn bản đến từ Văn thư Học viện. Ngoài ra các
đơn vị như Ban Tổ chức cán bộ và Ban Quản lý khoa học vẫn chưa nộp tài liệu,
hồ sơ về kho lưu trữ.
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Học viện Chính trị - Hành chính khu vực I có 3 loại hồ sơ đó là:
-Hồ sơ công việc Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vấn đề, một sự việc hoặc có cùng một hoặc một số đặc trưng (đặc điểm) chung
như: Tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc
những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị.
-Hồ sơ nguyên tắc Là tập văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng
dẫn về một mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng để tra cứu, làm căn cứ pháp

lý khi giải quyết công việc hàng ngày.
-Hồ sơ nhân sự Là tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cán v\bộ, công
chức, viên chức trong Học viện.
Trong đó chiếm phần lớn và nhiều nhất đó là hồ sơ công việc.
Vì không có danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ của Học viện Chính trị Hành chính khu vực I được tiến hành như sau:
Bước 1: Mở hồ sơ.
Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ
chức; tên đơn vị; số ký hiệu hồ sơ; tiêu đề hồ sơ; thời hạn bảo quản lên tờ bìa
theo mẫu quy định.
Dựa vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của cơ
quan, của đơn vị và công việc được giao cho từng cán bộ để mở hồ sơ.
Đầu năm cán văn thư phát bìa và hướng dẫn cho những cán bộ công chức
trong cơ quan mở hồ sơ. Những cán bộ, công chức (những người có trách nhiệm
lập hồ sơ) căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác của
cơ quan, của đơn vị, dựa vào những công việc mình được giao phụ trách, thực tế
văn bản hình thành và kinh nghiệm để mở hồ sơ: Ghi những thông tin cần thiết
về hồ sơ như tên cơ quan, tổ chức; tên đơn vị và tiêu đề (tên) hồ sơ lên tờ bìa,
mỗi tờ bìa là một hồ sơ.
Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản tài liệu hình thành trong quá t\ình
theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ.
Đây được coi là công việc quan trọng nhất của lập hồ sơ hiện hành. Vì nó
quyết định hình thành nên hồ sơ đó, có thu thập văn bản đưa vào hồ sơ thì hồ sơ
mới có văn bản và có thu thập đầy đủ thì hồ sơ mới có chất lượng, giúp cho việc
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tra tìm văn bản và nghiên cứu, giải quyết công việc được thuận lợi.
Như chúng ta biết rằng sau khi mở hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc vănbản hình thành nên về vấn đề gì, công việc gì phải thu thập,
cập nhật đúng và đủ để đưa vào tờ bìa đã ghi tên hồ sơ đó.
Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ
* Kết thúc hồ sơ.
Sau khi giải quyết xong công việc thì hồ sơ cũng kết thúc. Có những công
việc thì kết thúc ngay từ đầu năm, giữa năm, cuối năm hoặc hết năm là kết thúc.
Để hoàn chỉnh hồ sơ về công việc mà mình đã theo dõi, giải quyết, người
lập hồ sơ có trách nhiệm thực hiện các thủ tục kết thúc và biên mục hồ sơ, cụ thể
như sau:
- Tiếp tục thu thập, bổ sung những văn bản tài liệu còn thiếu vào hồ sơ.
Những văn bản do đưa cho thủ trưởng hoặc các đơn vị, cá nhân liên quan xem
xét, nghiên cứu, hoặc các bài phát biểu của lãnh đạo tại hội nghị, bài báo, tạp
chí, phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… thì phải thu thập đầy đủ để đưa vào hồ
sơ.
- Xác định giá trị văn bản, tài liệu:
+ Xem xét loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa; bản nháp, bản thảo
nếu đã có bản gốc, bản chính (Trừ bản thảo văn bản qui phạm pháp luật và bản
thảo văn bản về những vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo, giải quyết, hay ý
kiến tham gia khác); tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
* Phân chia đơn vị bảo quản và sắp xếp các văn bản tài liệu trong hồ
sơ hoặc đơn vị bảo quản.
- Phân chia đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc (vấn đề, sự việc, công việc đã giải quyết xong), các
văn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào hồ sơ, xác định giá trị văn bản, tài

liệu. Đối với những hồ sơ quá dày, số lượng văn bản trong hồ sơ quá nhiều
( khoảng trên 200 tờ hoặc dày quá 4cm), thì nên chia thành các tập một cách hợp
lý (các tập đó gọi là đơn vị bảo quản) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng.
Khi phân chia thành các tập (đơn vị bảo quản) cần dựa vào mối liên hệ về
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nội dung của văn bản, thời gian hoặc giá trị của văn bản để phân chia cho hợp
lý.
- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản.
Hồ sơ sau khi kết thúc các văn bản, tài liệu đã được thu thập đầy đủ vào
hồ sơ, xác định giá trị của hồ sơ và đã phân chia thành các tập (Nếu số lượng
văn bản nhiều) thì phải sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hay đơn vị bảo
quản theo một trật tự hợp lý.
+ Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản.
Cách sắp xếp này thường được áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng
tác giả hoặc các tập lưu văn bản đi. Bởi văn bản do một cơ quan ban hành
thường đánh số thứ tự liên tục theo trình tự thời gian. Trong hồ sơ hay đơn vị
bảo quản văn bản có số nhỏ xếp lên trên, văn bản có số lớn hơn xếp xuống dưới.
+ Sắp xếp theo trình tự thời gian:
(Thời gian là ngày, tháng, năm ban hành văn bản).
Cách sắp xếp này, nghĩa là trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản, văn bản có

ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên văn bản có ngày tháng ban hành
muộn hơn.
Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề
theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên loại, đặc trưng tác giả.
+ Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc.
Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá
trình giải quyết vấn đề, sự việc. Có nghĩa là văn bản nào hình thành trước (công
việc làm trước) thì xếp lên trên, văn bản hình thành sau (công việc làm sau) thì
xếp xuống dưới (hay nói cách khác sắp xếp văn bản theo quá trình khởi đầu,
phát sinh, phát triển và kết thúc vấn đề, sự việc).
Cách sắp xếp này thường được áp dụng cho các hồ sơ có quá trình giải
quyết văn thư liên tục từ khởi đầu đến kết thúc (hồ sơ hoàn chỉnh) như hồ sơ hội
nghị, hội thảo, hồ sơ việc, hồ sơ vụ án, hồ sơ thành lập, hồ sơ về một công trình
xây dựng…
+ Sắp xếp theo tầm quan trọng của tác giả văn bản:
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Cách sắp xếp này áp dụng đối với những hồ sơ bao gồm các văn bản của
nhiều tác giả.
+ Sắp xếp theo vần chữ cái a, b, c.
Theo cách sắp xếp này nghĩa là sắp xếp văn bản trong hồ sơ hay đơn vị

bảo quản theo vần chữ cái tên người, tên cơ quan, địa phương theo vần a, b, c…
Trong hồ sơ hay đơn vị bảo quản văn bản, tài liệu của người, cơ quan, địa
phương có vần chữ cái a thì xếp lên trên, chữ b xếp xuống dưới.
Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với các hồ sơ lên quan đến tên
người, tên cơ quan, hoặc địa danh như các tập đơn từ, quyết định nhân sự, báo
cáo của nhiều cơ quan, nhiều địa phương…
* Biên mục hồ sơ.
Biên mục hồ sơ là trình bày tóm tắt những thông tin cần thiết về nội dung,
thành phần, đặc điểm của những tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản lên
bìa hồ sơ (đơn vị bảo quản) hoặc vào một công cụ tra cứu (thẻ, mục lục) theo
nguyên tắc và phương pháp của khoa học lưu trữ.
- Đánh số tờ.
+ Mỗi tờ văn bản dù to hay nhỏ được đánh một số vào góc phải phía trên
đầu của tờ văn bản bằng chữ số Ả rập (số Ả rập là số tự nhiên : 1, 2, 3…)
+ Không đánh mặt phía sau của tờ văn bản.
+ Không đánh số vào những tờ giấy trắng.
+ Trường hợp có tờ to được gấp lại bằng khổ giấy A4 thì tờ to đó được
coi là một tờ và đánh một số.
+ Nếu một tờ giấy có dán nhiều ảnh thì tờ đó coi là một tờ và đánh một
số.
+ Khi đánh số cần hết sức cẩn thận không được bỏ sót hoặc đánh trùng
số. Trường hợp bỏ sót hoặc trùng số thì xử lý như sau:
- Trường hợp đánh sót: Dùng số của tờ trước và thêm a, b, c… vào sau số
đó. Ví dụ: tờ trước là số 12, thì các tờ bỏ sót sẽ là 12a, 12b, 12c...
- Trường hợp đánh trùng số: Thêm a, b, c… vào sau các số trùng. Ví dụ:
Hồ sơ có 3 tờ đánh số 25, thì các tờ đánh số 25 thứ hai và tờ thứ ba sẽ là 25a,
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

25b.
+ Các tờ mục lục văn bản được đánh số và thống kê riêng
- Ghi mục lục văn bản.
Mục lục văn bản là bản liệt kê các văn bản, tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn
vị bảo quản.
- Viết chứng từ kết thúc:
Tờ chứng từ kết thúc là bản ghi khái quát (nhận xét) những đặc điểm cần
chú ý về hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó như: Số lượng tờ văn bản, số lượng tờ
mục lục, chất lượng và trạng thái vật lý của các văn bản trong hồ sơ.
- Viết chứng từ kết thúc:
Tờ chứng từ kết thúc là bản ghi khái quát (nhận xét) những đặc điểm cần
chú ý về hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó như: Số lượng tờ văn bản, số lượng tờ
mục lục, chất lượng và trạng thái vật lý của các văn bản trong hồ sơ.
2.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức tài liệu trong phòng theo một phương án
phân loại khoa học trong đó điều hành chỉnh sửa, phục hồi, lập mới những hồ
sơ, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu, lập công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
- Mục đích của việc chỉnh lý tài liệu là để sắp xếp lại hồ sơ một cách khoa
học, tạo điều kiện cho công tác bảo quản, khai thác, sử dụng, loại những tài liệu
hết giá trị hoặc hết hạn sử dụng góp phần tiết kiệm được các phương tiện bảo
quản tài liệu.
- Loại ra nhưng tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, qua đó, góp phần nâng cao

hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
- Công tác chỉnh lý tài liệu tại Phòng Văn thư vẫn được tiến hành thường
xuyên theo đúng các nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ . Tuy vậy việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ phải đảm bảo tính chân thực của nội dung, tính khoa học của
công tác chỉnh lý. Vì vậy việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với các cán bộ của
phòng đảm bảo rất khoa học và trình độ nghiệp vụ cao. Và thực tế công việc
chỉnh lý tài liệu của Phòng Tổng hợp đã chứng tỏ các cán bộ lưu trữ của phòng
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có trình độ chuyên môn giỏi và tinh thần trách nhiệm cao đáp ứng nhu cầu
chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
2.2.4 Công tác thông kê trong lưu trữ
Thống kê trong lưu trữ là áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên môn để
xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, nội dung tình hình tài liệu và các trang
thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê
- Mục đích và ý nghĩa của công tác thống kê
+ Giúp các cơ quan quản lý lưu trữ và kho lưu trữ xây dựng kế hoạch
cho công tác lưu trữ như thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài
liệu
+ Trong số liệu thống kê phục vụ thiết thực cho công tác quản lý thì
các cơ quan sẽ phát hiện ra những mặt tồn tại, những vấn đề nảy sinh, những

khó khăn vướng mắc trong vấn đề quản lý để ban hành các văn bản giúp cho
việc quản lý công tác lưu trữ và tài liệu về lưu trữ được chặt chẽ và hoàn chỉnh
hơn.
- Hiện nay tại Học viện Chính trị Khu vực I đã có kho lưu trữ riêng
được đặt tại nhà A3 khu tập thể Kí túc xá Quốc tế. Kho đang lưu trữ rất nhiều
những tài liệu có giá trị qua các năm kể từ khi thành lập trường cho đến nay.
Ngoài ra, ban lãnh đạo nhà trường đang có kế hoạch mở rộng quy mô kho lưu
trữ cho đến năm 2015 để có thể đáp ứng nhu cầu lưu trữ tài liệu.
2.2.5 Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ co
quan
Tất cả các văn bản sau 1 năm kết thúc công việc khi văn bản được giải
quyết xong phải được lập hồ sơ hiện hành theo thời gian, từng vấn đề. Đây là
khâu quan trọng cuối cùng.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm lập hồ sơ hiện hành, lập hồ sơ tốt sẽ giúp
thủ trưởng cơ quan, cũng như cán bộ, công chức trong cơ quan có được đầy đủ,
bằng chứng để giải quyết công việc. Bên cạnh đó còn tạo điều kiện cho cán bộ
lưu trữ thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu hiện hành trong quá trình giải quyết công
việc cán bộ lưu trữ không phải mất nhiều thời gian để tiến hành điều chỉnh, lập
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hồ sơ.

Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết
công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng khác của văn bản,
Đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp phân loại khoa học
để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan và nghiên cứu lâu dài.
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ của Học viện Chính trị Hành chính khu vực I, chưa có văn bản nào quy định về công tác lập hồ sơ hiện
hành. Cơ quan chưa có danh mục hồ sơ, văn bản của phòng nào được cán bộ lưu
trữ của phòng đó lập hồ sơ hiện hành vào cuối năm
Nhân xét về tình hình lập hồ sơ:
Qua khảo sát tôi thấy hồ sơ được lập như sau: Các văn bản tài liệu được
lập hồ sơ hoàn chỉnh nhưng chất lương mỗi hồ sơ khác nhau. Các văn bản trong
hồ sơ chư đủ thông tin về thể thức, khi giải quyết công việc cán bộ văn thư chưa
bổ sung tài liệu đầy đủ vào hồ sơ. Đó là nguyên nhân khiến cho mỗi hồ sơ lập
nên có chất lượng chưa cao.
Mặt khác lãnh đạo cơ quan, Phòng Hành chính cũng không tiến hành
kiểm tra, đôn đốc nên cán bộ văn thư không chủ động trong việc lập hồ sơ mà
dồn hết cho cán bộ lưu trữ. Theo quy định tai Nghị đình số 110/2004/NĐ-CP về
công tác văn thư thị cán bộ văn thư phải tiến hành lập hồ sơ hiện hành ở văn thư
và khi giao nộp tài liệu vào lưu trữ thì cán bộ văn thư phải tiến hành lập biên bản
giao nhận tài liệu, mỗi bên giữ một bản.
* Ưu điểm:
Văn bản, tài liệu của cơ quan là để nghiên cứu và giải quyết công việc nên
lập hồ sơ và nộp tài liệu vào lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Việc lập hồ sơ
hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện tốt từ việc sắp
xếp, phân loại ghi tiêu đề hồ sơ. Văn bản tài liệu gốc được lưu lại đầy đủ.
Việc lập hồ sơ được thực hiện đầy đủ các bước một cách nhanh chóng các
văn bản được chọn lọc rất kĩ.

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Nhược điểm:
Một số Phòng, Ban vẫn còn chậm trong việc lập hồ sơ, vẫn còn thiếu các
thiết bị bảo quản tài liệu như: máy hút bụi, tủ, giá đựng tài liệu.
2.2.6 Công tác xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là những phương tiện tra tìm tài liệu và
thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu
dùng để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của các kho lưu trữ, chỉ dẫn địa
chỉ từng tài liệu nhằm tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác và tập hợp tài
liệu theo yêu cầu của người tra tìm và người nghiên cứu.
Công cụ tra tìm đóng vai trò quan trọng trong các phòng kho lưu trữ đặc
biệt là phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu của độc giả.
Mặc dù có tầm rất quan trọng trong việc bảo quản và lưu trữ tài liệu song
cho đến nay, Học viện Chính Trị Khu vực I vẫn chưa có, hay nói chính xác hơn
là đang trong quá trình xây dựng một công cụ tra tìm tài liệu trên hệ thống trên
máy tính. Với số lượng ngày càng nhiều tài liệu lưu trữ được ban hành thì hi
vọng trong thời gian sơm nhất, Học việc Chính trị Khu vực I sẽ hoàn thành
xong và đưa vào sử dụng nhằm tạo thuận lợi tốt nhất cho học viên và các giảng
viên trong trường.

Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương 3

KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ KHU VỰC I VÀ
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
tại Học viện Chính trị khu vực I và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại Học viện chính trị khu vực I em đã được thực
hành một số công việc về nghiệp vụ lưu trữ và kết quả đạt được như sau:
- Chỉnh lý tài liệu khoa học của khoa XHCN từ năm 2000 đến 2003
- Chuyển giao một số tài liệu học tập cho các học viên lý luận cao cấp
khóa 2012 2015
- Sắp xếp tài liêu tại kho lưu trữ nhà A3 một cách khoa học, đẹp mắt
giúp cho học viên dễ dàng tìm đọc.
Ngoài ra, em còn được phân công lưu trữ một số văn bản chỉ đạo của
trường như:
- Thông báo số 523/TB-HVCTKV I Kết luận của cuộc họp hội đồng
Khoa học - Đào tạo Học viện ngày 02 tháng 04 năm 2015
- Thông báo số 524/TB-HVCTKV I Điều chỉnh cấu trúc đề án tốt
nghiệp Cao cấp lý luận chính trị
- Thông báo số 506/TB-HVCTKV I Thực hiện đề án tốt nghiệp hệ đào
tạo CCLLCT
- Hồ sơ bảo vệ đề án tốt nghiệp Cao cấp lý luận chính trị
- Thông báo số 222/TB-HVCTKV I Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng năm

2015
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Học viện
chính trị khu vực I
3.2.1 Ưu điểm
Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu đã được thực hiện tốt phục vụ
nhu cầu của cán bộ công chức, viên chức trong và ngoài cơ quan trong công
việc. Đã có nhiều hình thức khai thác sử dụng tài liệu được áp dụng để phục vụ
tối đa như cầu của mọi người.
Cơ sở vật chất của Trường được chú trọng đầu tư nhằm mục đích bảo
quản tài liệu trong môi trường tốt nhất tránh những yếu bên ngoài tác động làm
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hư hại đến các tài liệu.
Môi trường làm việc năng động, chuyên nghiệp phù hợp trong mọi hoàn
cảnh.
3.2 Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm thì vẫn còn song song tồn tại những nhược điểm
như:
- Các tài liệu vẫn bị ứ đọng nhiều trong kho và hầu như toàn chỉ là bản
sao do các đơn vị, các nhân chưa nộp bản chính cho lưu trữ cất giữ khiến việc
phân loại và sắp xếp gặp rất nhiều khó khăn.

- Công tác tập huấn nâng cao nghiệp vụ chưa trở thành kế hoạch công
việc thường xuyên hằng năm của phòng lưu trữ.
- Bản thân em tuy đã học được rất nhiều điều bổ ích nhưng vẫn còn đó
những thiếu sót mà nguyên nhân là do vốn kiến thức còn ít ỏi về nghiệp vụ lưu
trữ.
3.3 Một số khuyến nghị
3.3.1 Đối với cơ quan
Theo kế hoạch kiến tập do nhà trường đề ra, là một sinh viên lưu trữ, để
thực hiện nhiệm vụ của mình em đã đến thực tập tại phòng tổng hợp trường học
viện chính trị khu vực I và cũng là để hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập.
Nhận được sự quan tâm, giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ lưu trữ ở nơi đây,
em đã có những điều kiện thuận lợi nhất để triển khai và hoàn thiện báo cáo thực
tập, em đã được cán bộ hướng dẫn thực tập cũng như các cô, các chị trong
phòng giúp đỡ rất nhiều và cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung hướng dẫn
để viết báo cáo thực tập, những vấn đề còn chưa thông suốt đều được các cán bộ
trong cơ quan giải đáp rất rõ ràng cụ thể.
Mặc dù không phải là một cán bộ, nhân viên lưu trữ thực sự ở cơ quan
nhưng em vẫn muốn đưa ra những ý kiến đóng góp nhỏ bé của mình, có thể
phần nào đó sẽ giúp cơ quan thay đổi hơn và hoàn thiện hơn với chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ:
Cơ quan cần có sự quan tâm thường xuyên hơn nữa về công tác bảo quản
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tài liệu, có những biện pháp triệt để, tối ưu, nhất là chuột, gián và nấm mốc.
Các bộ phận trực tiếp làm công tác lưu trữ của phòng tổng hợp có điều
kiện để giao lưu, học hỏi lẫn nhau thông qua các buổi tọa đàm, đi tham quan...
qua đó học hỏi những kinh nghiệm quý báu để ngày càng nâng cao tính hiệu qủa
trong công việc. Hàng năm cần phải tổ chức các đợt tập huấn nghiệp vụ văn thư
lưu trữ như: công tác soạn thảo văn bản, công tác lập hồ sơ việc,… cho cán bộ,
chuyên viên trong cơ quan, thời gian, nội dung, đối tượng tập huấn cần mở rộng
hơn.
Hàng năm cần phải tổ chức phổ biến, quán triệt tinh thần, nội dung các
văn bản của Đảng, nhà nước và nhà Trường về công tác văn thư lưu trữ cho các
đối tượng là cán bộ chuyên viên liên quan đến công tác soạn thảo xử lý văn bản
trong toàn Trường.
Các cơ quan quản lý cấp trên về công tác lưu trữ (như cục văn thư và lưu
trữnhà nước, cục lưu trữ văn phòng trung ương Đảng) thường xuyên kiểm tra, tư
vấn giúp đỡ về nghiệp vụ để xử lý hết số tài liệu còn tồn đọng trong kho.
Nhà trường cần có những chế độ, chính sách và nguồn kinh phí thường
xuyên cho hoạt động và tiến hành nghiệp vụ của công tác lưu trữ.
Cần phải rà soát và tiến hành giao nộp dần những hồ sơ tài liệu đã đến
thời hạn nộp lưu cho trung tâm lưu trữ quốc gia để giảm bớt khối lượng tài liệu
trong kho lưu trữ.
Với những hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, tài liệu lưu trữ tại
Trường được khai thác thường xuyên, rộng rãi và thiết thực nhưng vẫn được bảo
vệ bí mật và an toàn, phần nào đáp ứng nhu cầu thông tin của các đối tượng độc
giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác
lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được như vậy vẫn còn rất
khiêm tốn so với tiềm năng thông tin chứa trong các nguồn tài liệu lưu trữ tại
trường.
Để phát huy nhiều hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả

đã đạt được, trong thời gian tới công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu
trữ cần tiếp tục được tăng cường. Muốn vậy, nhà trường cần đẩy mạnh việc
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tuyên truyền về công tác lưu trữ và giá trị của tài liệu lưu trữ trong công cuộc
xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Nâng cấp chất lượng hồ sơ tài liệu hiện đang bảo
quản, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các
nguồn khác nhau vào ngân hàng. Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống công
cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau. Đẩy mạnh việc số hóa tài liệu
để có thể cho phép độc giả nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính. Công tác
giải mật, sao lưu bảo hiểm tài liệu cần được tiến hành nhanh chóng để tài liệu có
thể tiếp tục đưa ra phục vụ độc giả. Khu trưng bày chuyên dụng cần được thiết
kế và xây dựng theo đúng yêu cầu, có thể mở cửa để đón tiếp khách ra vào
thường xuyên. Tuyển chọn đội ngũ cán bộ làm công tác này là những người thật
sự có năng lực, nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ ngoại ngữ và có
kiến thức sâu rộng. Đồng thời đẩy mạnh giao lưu, học tập ở trong nước và nước
ngoài để thực hiện tốt hơn chức năng phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
tại ngân hàng.
Trên chặng đường 62 năm hình thành và phát triển, với việc triển khai nhiều
hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ khác nhau, chương trình
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ tại Học Viện đã gặt hái được những thành tựu

đáng kể. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm
một cách thiết thực của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của
đội ngũ cán bộ, viên chức Phòng tổng hợp và đặc biệt là những người thực hiện
công tác này. Đứng trước yêu cầu của thời kì mới, với mong muốn ngày càng
đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công
tác lưu trữ tại phòng tổng hợp không thể hài lòng với những gì đã làm được, mà
cần có ý thức trách nhiệm hơn nữa, không ngừng tìm tòi, áp dụng các biện pháp
tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trữ
ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ
quốc.
3.3.2 Đối với nhà trường
Thực hiện phương châm ” học đi đôi vói hành”, “ lư thuyết đi liền với
thực tế” em mong rằng ban lãnh đạo Nhà trường thường xuyên tạo điều kiện và
Sinh viên: Vương Thị Thu Nga

23

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6