Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Huyện uỷ yên thủy

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT.........................................................................................3
PHẦN MỞ ĐẦU......................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................4
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH.......................................4
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA.............4
HUYỆN ỦY YÊN THỦY........................................................................................4
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN...................................4
1. Chức năng:.....................................................................................................4
2. Nhiệm vụ:......................................................................................................4
3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên Thủy.......................5
3.1. Cơ cấu tổ chức :..........................................................................................5
3.2. Chế độ làm việc của Huyện uỷ ..................................................................5
II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHỊNG
HUYỆN UỶ .....................................................................................................8
1.Vị trí của Văn phịng Huyện uỷ:..................................................................8
2. Chức năng Văn phòng Huyện uỷ: ................................................................8
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phịng Huyện uỷ:..........................................9
CHƯƠNG II...........................................................................................................19
THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ Ở........................................................19
VĂN PHÒNG HUYỆN ỦY..................................................................................19
1.Xây dựng và ban hành văn bản về cơng tác lưu trữ.....................................19
2. Quản lí phơng lưu trữ cơ quan.....................................................................20
3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong hoạt
động lưu trữ ....................................................................................................21
4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí cơng tác

thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ...................................................22
5. Thanh tra kiểm tra, giải quyết và xử lí vi phạm quy chế cơng tác lưu trữ cơ
quan.................................................................................................................23
6. Công tác xác định giá trị tài liệu..................................................................25
7. Công tác chỉnh lý tài liệu............................................................................28
8. Công tác thống kê,xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu tra cứu................32
9. Bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................................34
CHƯƠNG III.........................................................................................................36
KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ Ý KIẾN KHUYẾN NGHỊ.....................................36
KẾT LUẬN............................................................................................................44
TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................45
Sinh viên: Bùi Thị Thực

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHỤ LỤC..............................................................................................................46
PHỤ LỤC

Sinh viên: Bùi Thị Thực

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

STT

Chữ viết tắt

Nội dung

1

HU

Huyện ủy

2

ĐCSVN

Đảng cộng sản Việt Nam

3

KHCN

Khoa học Công nghệ

4

MTTQ

Mặt trận Tổ quốc

5

UBNĐ

Ủy ban nhân dân

6

HĐND

Hội đồng nhân dân

7

TW

Sinh viên: Bùi Thị Thực

Trung ương

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ
tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hịa đã ký
Thơng đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về cơng tác cơng văn, giấy tờ,
trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến
thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn
trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế
hoạch cơng tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa,
cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu là một công tác
hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu
trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm
2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền
thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày
Lưu trữ Việt Nam".
Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác lưu trữ cũng có vai trị đặc biệt quan
trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong q trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan
và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi
cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy
ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng,
việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ cịn quan trọng
hơn nhiều. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác lưu trữ sẽ tất
yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức. Công tác lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho
việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Những năm gần đây, lí luận và thực tiễn của công tác lưu trữ ở nước ta đã có
những bước phát triển mới, nhằm gắn lý luận với thực tiễn nghề nghiệp và thống

Sinh viên: Bùi Thị Thực

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhất quản lý tài liệu lưu trữ, đào tạo được những cán bộ văn thư lưu trữ có đủ kiến
thức, năng lực, trình độ trong cơng tác văn thư - lưu trữ và kết hợp giữa lý thuyết
và thực hành nhằm chỉ đạo thống nhất công tác văn thư - lưu trữ trong cả nước,
ngày 18/12/ 1971 bộ trưởng Phủ Thủ tướng ký quyết định số 109/ BT thành lập
Trường TH Văn thư Lưu trữ thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng, nay là Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội trực thuộc Bộ Nội vụ. Từ khi thành lập tới nay trường đã đào
tạo, bồi dưỡng hàng ngàn cán bộ cung cấp cho ngành nội vụ và cho xã hội, các thế
hệ sinh viên, học sinh tốt nghiệp ra trường không ngừng trưởng thành và phát triển.
Được đào tạo tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội với chuyên ngành Lưu trữ
học, qua liên hệ của bản thân và được sự nhất trí tiếp nhận của Huyện ủy Yên
Thủy em đã đến thực tập tại Văn phòng Huyện ủy Yên Thủy từ ngày 02 tháng 03
năm 2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015. Trong thời gian thực tập tại Văn phòng
Huyện ủy Yên thủy, em đã được tiếp cận với thực tế, đã được tham gia vào các
nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: Công tác thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu
trữ; và chỉnh lý tài liệu …
Để tổng hợp quá trình thực tập tốt nghiệp tại Huyên ủy Yên thủy, em xin
trình bày bài báo cáo “ Thực tập tốt nghiệp ”. Cấu trúc của bài báo cáo gồm 4 phần
chính như sau:
A. PHẦN MỞ ĐẦU

B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1. Giới thiệu vài nét về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ
quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Huyện ủy và cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ cơ
quan
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của Huyện ủy Yên Thủy
Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại HUvà đề xuất khuyến nghị
C. PHẦN KẾT LUẬN
Khái quát, hệ thống, đánh giá lại các nội dung đã thực tập
D. PHỤ LỤC
Trong quá trình thực tập tốt nghiệp do một số tài liệu của Phông lưu trữ
huyện ủy không được phép tiếp cận và công bố cùng với sự hạn chế về khả năng
và trình độ của bản thân nên chắc chắn bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em
Sinh viên: Bùi Thị Thực

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

khơng tránh khỏi những khiếm khuyết. Vì vậy, em rất mong nhận được những ý
kiến đóng góp của các anh (chị) trong cơ quan cũng như thầy cô khoa Văn thư lưu trữ để bài báo cáo thực tập được hoàn thiện hơn.
Nhân đây em muốn gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy, cô Khoa văn thư
- Lưu trữ - những người thầy, cô luôn giành nhiều tâm huyết để truyền dạy cho em
những kiến thức lí luận và niềm say mê nghề nghiệp trong suốt 3 năm qua, nhờ
công ơn dạy dỗ của thầy, cô giờ đây những thế hệ sinh viên như em có thêm nhiều
hiểu biết về nghiệp vụ cũng như những kỹ năng cần thiết để có thể hồn thành tốt

đợt thực tập tốt nghiệp ngoài cơ quan cũng như trong kỳ thi tốt nghiệp sắp tới.
Để hoàn thành bài báo cáo thực tập này, ngồi sự cố gắng của bản thân, em
cịn nhận được sự giúp đỡ quý báu của nhiều cán bộ, cơng chức, viên chức trong
Văn phịng Huyện ủy nơi em thực tập, đã tạo điều kiện cho em khai thác, sưu tầm
tài liệu.
Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn đối với chị Bùi Thị Hình - cán bộ hướng
dẫn lưu trữ, chị đã ln tận tình hướng dẫn cho em về nghiệp vụ công tác lưu trữ
để em có thể hồn thành bài báo thực tập tốt nghiệp này.

Sinh viên: Bùi Thị Thực

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG I

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH
CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA
HUYỆN ỦY YÊN THỦY
Yên Thuỷ là một huyện miền núi nằm, ở phía nam tỉnh Hồ Bình, có vị trí
rất quan trọng đối với đồng bằng Bắc bộ và miền núi Hồ Bình - Tây Bắc.
Hơn 40 năm đấu trạnh Cách mạng (1929-1975) dưới sự lãnh đạo của Bác
Hồ kính yêu, cán bộ, đảng viên và nhân dân các dân tộc huyện Yên thủy đã đoàn
kết, đứng lên thà hi sinh tất cả chứ nhất định không chịu mất nước, nhất định
khơng chịu làm nơ lệ, đóng góp sức người, sức của cho hai cuộc kháng chiến

chống Pháp và chống Mỹ, góp phần cùng cả nước giành độc lập dân tộc, giải
phóng quê hương.
Huyện Yên Thuỷ thành lập ngày 11.11.1964. Trước Cách mạng tháng Tám
năm 1945, tồn huyện có 11 xã, nhưng sau đó các xã Ngọc Lương,Yên Trị, Phú
Lai, Yên Lạc, Lạc Thịnh và một phần xã Lạc Lương, Lạc Sỹ thuộc tổng Lạc và
tổng Lạc Phong phủ Nho Quan, tỉnh Ninh Bình. Phần xã Lạc Lương cịn lại và xã
Lạc Hưng thuộc về huyện Lạc Sơn tỉnh Hà Nam. Thực hiện nghị quyết Trung
ương 5, khóa III) về phát triển kinh tế văn hóa miền núi, xuất phát từ yêu cầu đẩy
mạnh phát triển kinh tế văn hóa miền núi . Theo quyết định 126CP của Hội đồng
Chính Phủ quyết định chia huyện Lạc Thủy thành hai huyện Lạc Thủy và Yên
Thủy.
I. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN.
1. Chức năng:
- Huyện uỷ Yên Thủy là cơ quan lãnh đạo Đảng ở địa phương chịu sự quản
lý về thực hiện các đường lối, chính sách, Nghị quyết của Đảng cũng như của Tỉnh
uỷ Hịa Bình, đồng thời có trách nhiện phối hợp với Ban ngành, các Đồn thể tổ
chức xây dựng và phát triển Đảng bộ Huyện về mọi mặt.
2. Nhiệm vụ:
- Huyện uỷ Yên Thủy phải thực hiện các Nghị quyết, Chỉ thị của tổ chức
cấp trên và các điều quy định tại chương IV. Điều lệ ĐCSVN đối với cơ quan lãnh
Sinh viên: Bùi Thị Thực

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

đạo của Đảng ở địa phương.
- Đánh giá tình hình, kế hoạch thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã
hội, an ninh quốc phịng, cơng tác xây dựng Đảng hàng năm, từ đó đề xuất với
Tỉnh uỷ và cấp trên những vấn đề cần nghiên cứu, bổ sung, điều chỉnh và sửa đổi
bổ sung trong chủ trương đường lối chính sách .
- Quyết định, chỉ định hoặc đình chỉ đối với cán bộ, Đảng viên theo quy
định của Đảng.
- Xây dựng và thực hiện chương trình kiểm tra của ban chấp hành và
Quyết định kiểm tra các mặt công tác của cơ quan đơn vị, tổ chức trực thuộc Đảng
bộ Huyện .
- Lãnh đạo về công tác cán bộ.
- Chỉ đạo đại hội Đảng bộ cơ sở, chuẩn bị mọi mặt cho Đại hội Đảng bộ
Huyện.
- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, kết nạp những quần chúng ưu tú vào hàng
ngũ của Đảng.
- Ngoài ra Huyện uỷ còn thực hiện các nhiện vụ khác do cơ quan cấp
trên giao cho.
3. Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên Thủy.
3.1. Cơ cấu tổ chức :
Cơ cấu tổ chức gồm có: Ban Thưịng vụ và các Ban giúp việc : Văn phòng,
Uỷ Ban Kiểm tra, Ban Tổ chức, Ban Tuyên giáo, Ban Dân vận có nhiệm vụ phụ
trách các đồn thể và 11 Đảng bộ xã, thị trấn. Tồn cơ quan có 45 cán bộ công
nhân viên, 2 công chức dự bị, hơn 150 Đảng viên.
3.2. Chế độ làm việc của Huyện uỷ .
Căn cứ vào Quy chế làm việc của Ban chấp hành Đảng bộ Huyện theo thì
chế độ làm việc của Huyện uỷ Yên thủy như sau : làm việc theo chế độ thủ trưởng
trong đó trách nhiệm, quyền hạn và phạm vi giải quyết công việc như sau:
a, Chế độ làm việc của thường trực huyện uỷ.
Bí thư và phó bí thư huyện uỷ có chế độ hội ý thường xuyên để giải quyết

công việc hàng ngày và giao ban hàng tháng được ban thường vụ Huyện uỷ uỷ
Sinh viên: Bùi Thị Thực

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyền khi cần ra Quyết định chỉ thị sau đó báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ.
Bí thư Huyện uỷ là người chủ trì của Ban chấp hành và Ban Thường vụ là
người chịu trách nhiệm trước Đảng bộ tỉnh về toàn bộ hoạt động của Huyện uỷ và
thực hiện quyền điều hành , chỉ đạo các hoạt động của Huyện uỷ thơng qua đầu
mối Văn phịng huyện uỷ và các ban xây dựng Đảng.
Các Phó Bí thư Huyện uỷ có 2 Phó Bí thư trong đó có:1 Phó Bí thư thường
trực là người cùng Bí thư giải quyết cơng việc hàng ngày của Thường trực và 1
Phó bí thư - Chủ tịch UBND là người đứng đầu của bộ máy hành chính ở địa
phương, chịu trách nhiệm chính về tồn bộ hoạt động của cơ quan quản lý Hành
chính Nhà nước theo quy định của Pháp luật.
Các Ban, ngành đoàn thể trong bộ máy của Huyện uỷ căn cứ vào chức năng,
nhiệm vụ vủa cơ quan mình; nắm vững đường lối, quan điểm các Nghị quyết, các
Chỉ thị của tổ chức Đảng cấp trên của Huyện uỷ và hướng dẫn của ngành dọc cấp
trên.Bên cạnh đó dựa vào đặc điểm địa phương có nhiệm vụ tham mưu, tổ chức
thực hiện các công việc phục vụ trực tiếp sự lãnh đạo, chỉ đạo của Huyện uỷ, đồng
thời đề xuất với Huyện uỷ chủ trương, biện pháp kế hoạch thực hiện công việc để
Ban Thường vụ kết luận quyết định.
b, Chế độ thông tin báo cáo.

Ban Thường vụ Huyện uỷ chịu trách nhiệm thông tin cho uỷ viên Ban Chấp
hành về tình hình chung của Đảng bộ, của Tỉnh, tình hình trong nước và quốc tế.
Được thơng tin các Chỉ thị, Nghị quyết của Đảng và Nhà nước mới ban hành.
Những loại tài liệu cần thiết để nghiên cứu, hướng dẫn cơ sở tổ chức thực hiện theo
sù chỉ đạo của Huỵện uỷ.
Hàng tháng Văn phòng Huyện uỷ tổng hợp và báo cáo tình hình chung
những việc Huyện uỷ, Ban thường vụ Huyện uỷ đã giải quyết công việc làm trong
tháng sau với Tỉnh uỷ, đồng thời gửi các đồng chí uỷ viên Ban Chấp hành Huyện
uỷ.
c, Chế độ sinh hoạt.
Hội nghị Ban Chấp hành Huyện uỷ họp 3 tháng một lần. Hội nghị Ban
Thường vụ một tháng họp một lần.Khi cần, Ban Chấp hành, Ban Thường vụ sẽ
Sinh viên: Bùi Thị Thực

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

họp bất thường thời gian mỗi kỳ họp vào nội dung, chương trình cụ thể.
d, Chế độ tổ chức thực hiện kiểm tra .
Sau khi có Nghị quyết của Huyện uỷ, các cấp, các ngành phải thực hiện
nghiêm chỉnh theo sự chỉ đạo của Huyện uỷ.
Hàng năm hoặc từng đợt cơng tác, Ban Thường vụ,Thường trực Huyện uỷ
có chương trình kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị, Nghị quyết và phân công các uỷ
viên Ban Thường vụ được trực tiếp kiểm tra toàn diện hoặc một số nội dung ở các

địa phương, ngành và các đơn vị cụ thể thực hiện có kết quả chương trình kiểm tra
của cấp uỷ.
e, Chế độ quản lý và quyết định đối với cán bộ.
Đảng thống nhất quản lý trong bộ máy của Đảng, Nhà nước, lực lượng vũ
trang và các đoàn thể nhân dân. Trên nguyên tắc đó, Huyện uỷ trực tiếp quản lý
diện cán bộ chủ chốt có trách nhiệm quản lý cán bộ theo quy định thống nhất của
Huyện uỷ.
Ban tổ chức Huyện uỷ chịu trách nhiệm tổng hợp về tình hình cơng tác tổ
chức cán bộ báo cáo với Ban Thường vụ Huyện uỷ để xem xét quyết định. Đồng
thời được quyết định một số vấn đề tổ chức cán bộ do Ban Thường vụ uỷ nhiệm và
chịu trách nhiệm về quyết định đó .
f, Chế độ chỉ đạo làm việc với các cấp uỷ Đảng cơ sở.
Mỗi xã, thị trấn, các chi Đảng bộ cơ sở có một đồng chí Huyện uỷ viên phụ
trách hoặc trực tiếp làm Bí thư. Những vấn đề quan trọng báo cáo Ban thường vụ
nghe và cho ý kiến chỉ đạo.
Các cuộc họp của Ban Thưòng vụ, Đảng uỷ cơ sở bàn những vấn đề lớn phải
mời đồng chí Thường vụ phụ trách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên phụ
trách cụm và trực tiếp là đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dự họp.
g, Chế độ tự phê bình và phê bình .
Hàng năm, Ban Thường vụ Huỵên uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và tự phê
bình sự lãnh đạo, chỉ đạo trong hội nghị Huyện uỷ. Cuối năm UBND và Thường
trực Huyện uỷ báo cáo kiểm điểm công tác và hoạt động của tổ chức Nhà nước với
Ban thường vụ Huyện uỷ.Từng uỷ viên Ban Chấp hành Đảng bộ Huyện uỷ tự phê
Sinh viên: Bùi Thị Thực

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

bình trước chi bộ mình sinh hoạt.
h, Chế độ đi cơ sở .
Mỗi đồng chí Huyện uỷ viên phụ trách cơ sở dành thời gian để đi kiểm tra
cơ sở, nắm tình hình, đơn đốc, hướng dẫn giúp đỡ hoặc giải quyết những cơng việc
cần thiết có phương thích hợp tiếp xúc với quần chúng tìm hiểu sâu sắc tâm tư
nguyện vọng của quần chúng, trả lời những thắc mắc đồng thời tuyên truyền giải
thích chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
i, Chế độ khen thưởng kỷ luật.
Hàng năm Huyện uỷ Yên Thủy thực hiện chế độ tự phê bình và tự phê bình,
kết quả phân loại chất luợng cấp uỷ, Đảng viên. Ban chấp hành biểu dương khen
thưởng các đồng chí uỷ viên của Ban chấp hành thực hiện tốt quy chế làm việc
hiệu quả cơng tác cao. Đồng thời nghiêm túc phê bình và cần có hình thức kỷ luật
đối với các trường hợp vi phạm.
II. VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VĂN PHỊNG
HUYỆN UỶ
1.Vị trí của Văn phịng Huyện uỷ:
Văn phịng Huyện uỷ là cơ quan chun mơn, thuộc hệ thống các Ban xây
dựng Đảng, có chức năng tham mưu giúp Huyện uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ và
Thường trực Huyện uỷ tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng bộ huyện.
Văn phịng Huyện uỷ có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Huyện uỷ Yên Thuỷ; đồng thời
chịu sự chỉ đạo kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phịng
Tỉnh uỷ tỉnh uỷ Hồ Bình.
2. Chức năng Văn phịng Huyện uỷ:
Văn phịng Huyện uỷ có hai chức năng chính là tham mưu và phục vụ.
Chức năng tham mưu, giúp cấp uỷ, trực tiếp là Ban Thường vụ, Thường trực

cấp uỷ tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ; phối hợp, điều
hoà hoạt động của các Ban xây dựng đảng phục vụ cho hoạt động chung của cấp
uỷ; kiến nghị, đề xuất những vấn đề thấy cần thiết trong tổ chức thực hiện đường
lối, chủ trương, chính sách của Đảng và nhà nước tại địa phương; tổng hợp thông
Sinh viên: Bùi Thị Thực

8

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tin phục vụ cấp uỷ.
Chức năng phục vụ, phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của cấp uỷ,
quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của
cấp uỷ và các cơ quan tham mưu của cấp ủy.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Huyện uỷ:
Giúp cấp uỷ xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình cơng tác tồn khố
của cấp uỷ; chương trình cơng tác năm, quý, tháng của Ban Thường vụ và lịch
công tác tuần của Thường trực cấp uỷ. Chủ trì hoặc phối hợp với các cơ quan chức
năng giúp cấp ủy xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế làm việc của cấp uỷ; sơ
kết, tổng kết việc thực hiện và sửa đổi, bổ sung quy chế khi thấy cần thiết.
Là đầu mối phối hợp, điều hồ chương trình cơng tác của đồng chí Bí thư,
các Phó Bí thư và một số hoạt động của các đồng chí Uỷ viên Ban Thường vụ để
thực hiện quy chế làm việc và chương trình công tác của cấp uỷ; giúp Thường trực
cấp uỷ phối hợp, điều hoà hoạt động của các Ban xây dựng Đảng, các cơ quan của
cấp uỷ để phục vụ cho hoạt động chung của cấp ủy.

Giúp Thường trực cấp uỷ xử lý, điều hành công việc hàng ngày của cấp ủy.
Chủ trì hoặc phối hợp với các Ban xây dựng Đảng, các ngành chức năng của
UBND huyện, các đoàn thể xây dựng một số nghị quyết, chỉ thị, chương trình hành
động và đề án do cấp uỷ giao; theo dõi, đôn đốc, thẩm tra việc chuẩn bị đề án, nghị
quyết, chỉ thị để trình cấp uỷ về yêu cầu, phạm vi, quy trình, tiến độ chuẩn bị và
thể thức văn bản. Trực tiếp soạn thảo các văn bản do cấp uỷ giao.
Phối hợp với các cơ quan có liên quan giúp cấp uỷ theo dõi, tổng hợp tình
hình thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, chương trình hành động, đề án, các quyết
định của cấp uỷ và của cấp uỷ cấp trên; phối hợp, tham mưu cho cấp uỷ chỉ đạo
công tác kiểm tra, giám sát, sơ kết, tổng kết việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị
của Đảng tại địa phương.
Tổ chức công tác thông tin phục vụ sự lãnh đạo của cấp ủy; thực hiện chế độ
cung cấp thơng tin cho các đồng chí Huyện ủy viên và cấp uỷ, tổ chức Đảng và
Đảng ủy trực thuộc, các ban, ngành, đoàn thể theo quy chế hoạt động của cấp uỷ.
Giúp Thường trực cấp uỷ thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất
Sinh viên: Bùi Thị Thực

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

lên Tỉnh uỷ; theo dõi, đôn đốc các Ban Đảng, các cấp uỷ, Đảng uỷ trực thuộc thực
hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định.
Tiếp nhận, nghiên cứu các đơn, thư gửi đến cấp uỷ, đề xuất ý kiến xử lý;
chuẩn bị nội dung và tham dự các buổi tiếp dân của Thường trực cấp uỷ; theo dõi,

đôn đốc việc giải quyết các đơn, thư khiếu nại, tố cáo được Thường trực cấp uỷ
giao.
Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành; tiếp nhận,
phát hành và quản lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời, an tồn, bí mật.
Bảo vệ, bảo quản an tồn, khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu kho lưu trữ
của cấp uỷ; tổ chức thu thập, sưu tầm đầy đủ nguồn, thành phần tài liệu thuộc diện
nộp lưu vào kho lưu trữ Huyện uỷ. Phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, hướng dẫn
nghiệp vụ và kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ của các cấp ủy cơ sở, cơ quan trực
thuộc cấp uỷ và các tổ chức chính trị - xã hội ở địa phương.
Phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, quản lý, vận hành, bảo vệ mạng thông tin
của cấp uỷ. Đảm bảo kỹ thuật ứng dụng công nghệ thông tin trong văn phòng cấp
uỷ và các cơ quan Đảng. Hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin cho Đảng ủy
các xã, thị trấn.
Xây dựng và phối hợp với Văn phòng Tỉnh uỷ, thực hiện kế hoạch bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ văn phịng cấp ủy và cơng nghệ thơng tin cho
cấp uỷ viên, cán bộ văn phòng cấp uỷ, cán bộ chủ chốt các cấp uỷ cơ sở và cơ quan
trực thuộc cấp uỷ cấp huyện.
Thực hiện quản lý tài chính, tài sản của Đảng bộ theo đúng quy định hiện
hành; bảo đảm tài chính và các điều kiện vật chất cho hoạt động của cấp ủy và các
cơ quan trực thuộc cấp ủy cấp huyện.
Bảo đảm thông tin liên lạc thơng suốt, tổ chức bảo vệ an tồn nơi làm việc
của cấp uỷ.
Thực hiện việc đánh giá phân loại cán bộ hàng năm theo quy định.
- Xây dựng Quy chế làm việc của cơ quan theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Thường vụ, Thường trực cấp ủy giao.

Sinh viên: Bùi Thị Thực

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA VĂN PHÒNG HUYỆN UỶ
Bộ máy biên chế và nhiệm vụ cụ thể:
- Bộ máy biên chế:
Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng và từ 01 đến 02 Phó Văn
phịng.
- Các bộ phận cơng tác thuộc Văn phịng:
+ Bộ phận Nghiên cứu tổng hợp.
+ Bộ phận Tài chính - Hành chính quản trị.
+ Bộ phận Văn thư - Lưu trữ.
+ Bộ phận Công nghệ thông tin.
Chức trách và nhiệm vụ cụ thể của lãnh đạo và cán bộ Văn phòng:
2.1- Chánh Văn phòng:
Về chức trách: Chánh văn phịng là người có trách nhiệm cao nhất trước Ban
Chấp hành, Ban Thường vụ và Thường trực Huyện uỷ về mọi mặt hoạt động của
Huyện uỷ.
Về nhiệm vụ, quyền hạn của Chánh văn phòng:
+ Lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành, kiểm tra, đôn đốc mọi hoạt động
của Văn phịng.
+ Phân cơng nhiệm vụ đối với Phó chánh Văn phịng; Triệu tập, chủ trì, kết
luận các cuộc họp của văn phòng.
+ Chỉ đạo việc xây dựng chương trình, xây dựng hoặc tham gia xây dựng
quy chế làm việc của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ và
tổ chức thực hiện chương trình, quy chế làm việc; chỉ đạo triển khai thực hiện

nhiệm vụ đột xuất do Ban Thường vụ, Thường trực Huyện uỷ giao.
+ Ký các văn bản thừa lệnh Ban thường vụ, các thông báo ý kiến chỉ đạo của
Thường trực Huyện uỷ, các văn bản của văn phịng trình Ban thường vụ, thường
trực Huyện uỷ, hoặc gửi rộng đến các cấp uỷ, tổ chức đảng (trừ một số văn bản đã
uỷ nhiệm cho Phó chánh văn phịng).
Được uỷ quyền của Thường trực Huyện uỷ làm chủ tài khoản, có trách
nhiệm quản lý, điều hành tài chính của cơ quan Huyện uỷ. Bố trí, sắp xếp, hướng
Sinh viên: Bùi Thị Thực

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

dẫn và tiếp đón ban đầu khách đến liên hệ làm việc với Thường trực, Ban Thường
vụ Huyện uỷ.
2.2- Phó Chánh Văn phịng:
Chỉ đạo một số cơng việc được phân công; thay mặt, giải quyết công việc
khi Chánh Văn phòng đi vắng và ký thay các văn bản được quy định. Chịu trách
nhiệm tổng hợp, nắm thông tin, số liệu, kết quả các mặt cơng tác đảm bảo tính
khách quan, chính xác, kịp thời, phục vụ yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Cấp uỷ.
Thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. Được dự các cuộc họp của Ban Thường
vụ, Thường trực Huyện uỷ và các Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ huyện.
2.3- Cán bộ, chuyên viên nghiên cứu tổng hợp:
Được phân công theo dõi, nghiên cứu tổng hợp theo từng lĩnh vực (khối)
như sau:

- Khối xây dựng Đảng, đồn thể.
- Khối nội chính.
- Khối kinh tế.
- Khối văn hoá - xã hội.
Theo nhiệm vụ được phân cơng cụ thể, từng cán bộ chun viên có trách
nhiệm tập trung nghiên cứu, nắm bắt và xử lý thông tin kịp thời phục vụ Chánh và
Phó Văn phịng tổng hợp, tham mưu phục vụ sự lãnh đạo của cấp uỷ. Cán bộ,
chuyên viên nghiên cứu tổng hợp được dự các cuộc họp, Hội nghị mở rộng của
Huyện uỷ.
2.4. Bộ phận Tài chính - Hành chính quản trị:
a- Tài chính:
Nắm vững nguyên tắc, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước về tài
chính - kế tốn, thống kê dự toán thu, chi ngân sách của Đảng; hướng dẫn, kiểm
tra, đơn đốc, quản lý thu, chi đảng phí các cơ sở trực thuộc. Thanh quyết toán kịp
thời, sổ sách chứng từ hợp lệ đúng nguyên tắc, báo cáo tài chính đúng kỳ hạn.
Giữ quỹ tiền mặt của cơ quan, quản lý chặt chẽ, rõ ràng quỹ tiền mặt; cấp
phát đúng chế độ.
Tổ chức kiểm kê, đánh giá tài sản của cơ quan, tổng hợp báo cáo lên cấp
Sinh viên: Bùi Thị Thực

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

trên theo quy định hàng năm.

b- Quản trị, hành chính:
Kết hợp với Cơng đồn cơ quan chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cán bộ,
công chức, người lao động trong cơ quan. Đảm bảo các chế độ hội nghị, tiếp khách
của cấp uỷ. Mua sắm, tu bổ trụ sở làm việc, điều kiện phương tiện làm việc của
Ban Thường vụ, Thường trực, các Ban xây dựng Đảng và quản lý tài sản của cơ
quan.
Quản lý phòng khách của cơ quan, bố trí nơi ăn, nghỉ của khách đến làm
việc tại cơ quan. Phục vụ tốt các cuộc họp, hội nghị, tiếp khách của cơ quan đảm
bảo đúng tiêu chuẩn, chế độ. Quản lý và mua sắm các phương tiện dụng cụ nhà ăn
đầy đủ; khu vực bếp, nhà ăn phải sạch sẽ, ngăn nắp, vệ sinh.
c- Nhân viên công vụ, lái xe và bảo vệ cơ quan:
Đối với bảo vệ: Thường trực và bảo vệ an toàn cơ quan; phục vụ điện, nước
sạch của cơ quan và tăng âm, loa đài các hội nghị của Huyện uỷ; tu sửa, trồng và
chăm sóc vườn hoa, cây cảnh của cơ quan đảm bảo xanh, sạch, đẹp.
Đối với lái xe: Kiểm tra xe trước khi đi công tác để đảm bảo an tồn tuyệt
đối, giữ gìn và bảo quản xe được giao, ngồi giờ phải để xe ơ tơ ở ga ra. Trường
hợp xe hỏng lái xe có trách nhiệm đề xuất kịp thời việc sửa chữa, bảo dưỡng xe ô
tô theo đúng định kỳ, đúng quy trình kỹ thuật, sử dụng tiết kiệm xăng dầu, chấp
hành nghiêm túc quy định về quản lý xăng xe của cơ quan.
Chỉ dùng xe ô tô vào việc phục vụ công tác của cơ quan, sau khi đã có ý
kiến của Thủ trưởng cơ quan.
Chấp hành nghiêm chỉnh Luật Giao thông đường bộ, lái xe an tồn, có trách
nhiệm bảo đảm an tồn tính mạng, tài sản, phương tiện do mình phục vụ và quản
lý. Trong thời gian không đi công tác (giờ hành chính) lái xe phải thường trực tại
cơ quan. Thực hiện nhiệm vụ khác do lãnh đạo Văn phòng giao.
- Đối với công vụ:
+ Chuẩn bị nước uống các hội nghị do cấp uỷ triệu tập, nước uống cho cơ
quan và tiếp tân khi khách đến làm việc với Thường trực Huyện uỷ.
+ Quản lý, bảo quản, vệ sinh hội trường, phòng họp của cơ quan, xung
Sinh viên: Bùi Thị Thực

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quanh cơ quan. Phục vụ chè nước, vệ sinh phòng của Thường trực và các phòng
họp, phòng khách cơ quan. Bảo quản, sử dụng đồ dùng và vệ sinh bếp ăn đảm bảo
sạch sẽ, an toàn.
2.5- Bộ phận văn thư - lưu trữ:
Đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ đúng với quy định hiện hành.
Tiếp nhận, phát hành và quản lý tài liệu, văn bản bảo đảm chặt chẽ, kịp thời,
an tồn, bí mật.
Quản lý con dấu và các giấy tờ khác, giữ gìn an tồn các tài liệu mật của
Đảng và cơ quan.
Đảm bảo việc đánh máy, in ấn, sao lục các tài liệu, văn bản của Huyện uỷ,
các Ban xây dựng Đảng Huyện uỷ và các văn bản của cấp trên kịp thời, đúng với
quy định hướng dẫn của cấp trên.
Sắp xếp, chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngăn nắp, khoa học, đúng các yêu cầu theo
quy định Trung ương, đảm bảo cho việc sử dụng tài liệu lâu dài và sưu tầm khi cần
thiết.
Hướng dẫn các Chi, Đảng bộ trực thuộc, Đồn TNCS Hồ Chí Minh huyện
và các tổ chức chính trị xã hội lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định.
2.6- Bộ phận Công nghệ thông tin:
Khai thác, quản lý mạng chặt chẽ, cập nhật thông tin trên mạng diện rộng
đảm bảo thông tin hai chiều phục vụ tốt sự lãnh đạo của cấp uỷ. Thường xuyên

kiểm tra, hướng dẫn việc sử dụng máy vi tính trong cán bộ, cơng chức cơ quan.
Duy tu, bảo dưỡng máy móc, thiết bị kỹ thuật theo đúng yêu cầu. Thực hiện
nghiêm túc quy định của Trung ương và của tỉnh về chế độ bảo mật thông tin và
quy định trong việc sử dụng mạng thông tin diện rộng.

Sinh viên: Bùi Thị Thực

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Ngoài những nhiệm vụ được quy định cụ thể trên đây, khi cần thiết Chánh
Văn Phòng điều hành và phân công các bộ phận tham gia vào các nhiệm vụ chung.

MỐI QUAN HỆ CÔNG TÁC, CHẾ ĐỘ LÀM VIỆC,
HỘI HỌP, ĐI CÔNG TÁC, QUẢN LÝ TÀI SẢN,
1. Quan hệ cơng tác:
Văn phịng Huyện uỷ chịu sự lãnh đạo trực tiếp và toàn diện của Ban
Thường vụ Huyện uỷ; Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ban Thường vụ
Huyện uỷ về cơng tác của Văn phịng Huyện uỷ. Phó Văn phịng chịu trách nhiệm
trước Chánh Văn phịng về những cơng tác được phân cơng.
Văn phịng Huyện uỷ chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về nghiệp vụ cơng tác
Văn phịng của Văn phòng Tỉnh uỷ và giữ mối liên hệ thường xuyên trong công tác
thông tin báo cáo của BCH và Ban Thường vụ Huyện uỷ với Tỉnh uỷ và Ban
Thường vụ Tỉnh uỷ.

Văn phòng Huyện ủy phối hợp với các ban xây dựng đảng, Mặt trận tổ quốc,
Sinh viên: Bùi Thị Thực

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

các ngành đồn thể, các tổ chức chính trị xã hội, văn phòng HĐND-UBND huyện,
thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn
phòng và các nhiệm vụ khác do Huyện ủy, Ban Thường vụ, Thường trực huyện ủy
giao.
4- Lãnh đạo văn phòng phối hợp chặt chẽ với Đảng bộ cơ quan, BCH Cơng
đồn, Đồn thanh niên, Phụ nữ, Cựu chiến binh cơ quan trong việc lãnh đạo, quản
lý, xây dựng cơ quan về các mặt công tác tư tưởng, tổ chức cán bộ, sửa đổi lề lối
làm việc, cải tiến phương pháp công tác, nâng cao trách nhiệm và hiệu quả cơng
tác, thực hành tiết kiệm, phịng, chống tham nhũng, lãng phí và tổ chức chăm lo
đời sống tinh thần và vật chất của cán bộ, công chức, người lao động trong cơ
quan; thực hiện quy chế dân chủ trong cơ quan.
2.Chế độ làm việc
Thực hiện theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo cá nhân phụ
trách, cấp dưới phục tùng mệnh lệnh của cấp trên.
Trong thực hiện nhiệm vụ, cán bộ phải giải quyết công việc theo đúng thẩm
quyền, trình tự, thủ tục do cấp có thẩm quyền quy định.
Cán bộ phải chấp hành và sử dụng có hiệu quả thời gian làm việc theo quy
định của Nhà nước. Không sử dụng thời giờ làm việc vào việc riêng.

3 . Chế độ hội họp, học tập
- Chế độ hội họp:
Chánh Văn phòng quyết định tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất và
chỉ định các bộ phận, cán bộ chuẩn bị địa điểm, nội dung cuộc họp.
Một tuần hội ý lãnh đạo văn phòng một lần để thống nhất các cơng việc, khi
có nhiệm vụ đột xuất thì hội ý bất thường do Chánh văn phịng chủ trì. Định kỳ
hàng tháng, q tổ chức họp cơ quan để kiểm điểm đánh giá tình hình hoạt động và
đề ra chương trình cơng tác trọng tâm của tháng, quý tiếp theo. Tổ chức hội nghị
tổng kết năm để kiểm điểm, đánh giá kết quả thực hiện chương trình cơng tác năm,
thơng qua chương trình cơng tác năm sau.
- Chế độ học tập:
Tất cả cán bộ, công chức đều phải tự giác học tập nâng cao trình độ về lý
Sinh viên: Bùi Thị Thực

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

luận chính trị, chun mơn nghiệp vụ và kiến thức thực tiễn để đáp ứng nhiệm vụ
được giao.
Cơ quan khuyến khích và tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên tham gia học
tập, bồi dưỡng lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao nhận thức về mọi
mặt để đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
4. Chế độ, tổng hợp, thông tin, báo cáo
- Yêu cầu: Tổng hợp, thông tin, báo cáo phải trung thực, đầy đủ, chính xác

và kịp thời.
- Cán bộ, chuyên viên chịu trách nhiệm tổng hợp và chấp hành chế độ báo
cáo các lĩnh vực thuộc phạm vi mình được phân cơng phụ trách theo đúng quy
định, yêu cầu của cấp có thẩm quyền.
V. Chế độ bảo mật
Mọi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của Văn phòng phải chấp
hành nghiêm túc các chế độ, quy định của Đảng, nhà nước và của cơ quan về bảo
mật thông tin tài liệu, văn kiện và các bí mật của đảng và nhà nước.
6. Quy định về việc đi công tác
Căn cứ nhiệm vụ được giao mỗi cán bộ chủ động xây dựng chương trình,
kế hoạch đi cơng tác thực thi nhiệm vụ để đảm bảo tiến độ, đạt hiệu quả cao nhất.
7.Quy định việc quản lý tài sản
Lãnh đạo, cán bộ trong cơ quan có trách nhiệm quản lý, sử dụng điện thoại,
điện sáng, văn phòng phẩm và các tài sản khác của cơ quan tiết kiệm, có hiệu quả,
khơng tự ý di chuyển, dịch chuyển tài sản của cơ quan từ phịng này sang phịng
khác hoặc ra ngồi cơ quan; khơng tự tiện cho mượn tài sản, trang thiết bị của cơ
quan khi chưa có sự đồng ý của người quản lý; không được sử dụng tài sản, trang
thiết bị của cơ quan vào mục đích cá nhân.
Khi tài sản được giao cho cá nhân quản lý, sử dụng nếu bị hỏng hoặc mất
phải làm giấy báo hỏng, báo mất và phải báo cáo lãnh đạo cơ quan xin ý kiến giải
quyết.

Sinh viên: Bùi Thị Thực

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

KHEN THƯỞNG VÀ KỶ LUẬT
I. Khen thưởng
Định kỳ hàng năm Văn phòng Huyện uỷ tổ chức phát động phong trào thi
đua, đăng ký thi đua trong cơ quan theo quy định.
Kết thúc năm công tác hoặc theo đợt thi đua tiến hành bình xét, đánh giá,
phân loại cán bộ theo quy định, hướng dẫn của cấp có thẩm quyền.
Đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của các tập thể, cá nhân trong cơ
quan theo phương pháp cho điểm từng mặt công tác và chỉ xét đề nghị cấp có thẩm
quyền khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân có đăng ký giao ước thi đua bằng
văn bản đúng thời gian quy định; sau khi chấm điểm xếp hạng thi đua cho các tập
thể, cá nhân báo cáo Huyện uỷ, Hội đồng thi đua khen thưởng của huyện đề nghị
cấp có thẩm quyền khen thưởng.
Xử lý kỷ luật
Cán bộ, công chức không chấp hành phục tùng sự lãnh đạo, chỉ đạo, sự phân
công của cấp trên, của cơ quan, khơng hồn thành nhiệm vụ được giao và vi phạm
pháp luật, Quy chế, Nội quy, làm hư hỏng, mất mát tài sản… của cơ quan thì tuỳ
theo tính chất, mức độ vi phạm mà kiểm điểm hoặc đề nghị cấp có thẩm quyền xử
lý kỷ luật, truy cứu trách nhiệm hình sự, đền bù vật chất theo quy định của Pháp
luật.

Sinh viên: Bùi Thị Thực

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II

THỰC TRẠNG CƠNG TÁC LƯU TRỮ Ở
VĂN PHỊNG HUYỆN ỦY.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản
lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân. Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi
khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã
hội.Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ
máy quản lý Nhà nước.
Tài liệu lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị xã hội
là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phịng, an ninh ngoại giao,
văn hóa, giáo dục, khoa học và cơng nghệ được hình thành trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng, tổ chức chính trị xã hội.Tài liệu
về thân thế sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các nhân vật lịch
sử tiêu biểu của Đảng của các tổ chức chức chính trị xã hội.
Trong quá trình học tập tại trường Đại Học Nội vụ Hà Nội được sự giảng
dạy nhiệt tình của các thầy,cô giáo đã giúp em có những kiến thức nền về chuyên
ngành lưu trữ học và những kỹ năng cần thiết để em vận dụng trong quá trình thực
tập ở Huyện ủy Yên Thủy. Qua đó em thấy rằng tình hình tổ chức công tác lưu trữ
ở Huyện ủy Yên Thủy được tiến hành như sau:
1.Xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ
Văn phòng Huyện ủy đã tổ chức Công tác kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ lưu
trữ đối với các Chi đảng bộ ,tuy đã cố gắng, song kết quả còn hạn chế , do cán bộ
văn phòng các Đảng ủy là ban chuyên trách, thường xuyên có sự thay đổi, ảnh
hưởng đến việc nắm bắt các quy định và quy trình nghiệp vụ lưu trữ.

Quy định số 210 - QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban bí thư Trung ương
Đảng khóa X về phông lưu trữ Đảng cộng sản việt nam; Hướng dẫn số 35HD/VPCP của văn phòng trung ương đảng ngày 18/10/2010 về thực hiện bảng thời
hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơ quan,
Sinh viên: Bùi Thị Thực

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

tổ chức đảng ở cấp tỉnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình
thành trong hoạt động cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện. Thực hiện công văn số
1522- CV/VPTU ngày 23 tháng 9 năm 2013 của Văn phòng Tỉnh ủy về việc kiểm
tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại các huyện, thành ủy năm 2013. Trong
những năm qua, Văn phòng huyện ủy Yên thủy đã làm tốt công tác lưu trữ, góp
phần vào thành công của công tác lãnh đạo, chỉ đạo cấp ủy ,đảm bảo thực hiện
đúng quy trình, xử lý các tài liệu,văn bản chính xác, đảm bảo bí mật,an toàn tài
liệu, lập đầy đủ hồ sơ hội nghi đã hoàn thành việc chuyển đổi văn bản điện tử sang
dữ liệu văn kiện đảng với 866 văn bản. Tiếp nhận văn bản giấy của các năm 2011,
chỉnh lý được 23 hồ sơ. Trong tháng 12/ 2013 được sự quan tâm của lãnh đạo Văn
phòng Tỉnh ủy, Văn phòng Huyện ủy đã được các lãnh đạo, chuyên viên Phòng lưu
trữ – văn phòng Tỉnh ủy về trực tiếp hướng dẫn chỉnh lý tai liệu khóa XVIII trong
kho lưu trữ huyện. Đến nay, tài liệu đã được đánh số trang và mục lục lục hồ sơ
theo quy định.
2. Quản lí phơng lưu trữ cơ quan
Được sự quan tâm, tạo điều kiện của Thường trực Huyện ủy, lãnh đạo Văn

phòng Huyện Yên thủy, công tác lưu trữ trong những năm vừa qua đã có nhiều sự
thay đổi, biến chuyển tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quan và tra tìm tài liệu.
Công tác lưu trữ ở Huyện ủy Yên Thủy đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Phó Văn
phòng Hành chính - Quản trị .Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Huyên ủy Yên
Thủy thì hình thức tổ chức công tác Lưu trữ ở Huyên ủy Yên Thủy là hình thức tập
trung. Tất cả các nghiệp vụ công tác lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu, xác định
giá trị tài liệu, bảo quản tài liệu, thống kê, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu và tổ
chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ đến sắp xếp tài liệu lên giá đều do cán bộ
lưu trữ đảm nhận. Tuy còn gặp nhiều khó khăn về chỗ làm việc, cũng như trang
thiết bị trong kho lưu trữ, song cơ quan đã bước đầu tạo được kho lưu trữ. Để đáp
ứng được yêu cầu và nhiệm vụ của công tác lưu trữ, Huyện ủy đã mạnh dạn cử cán
bộ theo học các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ, nhất là việc áp dụng công nghệ
thông tin vào công tác lưu trữ ở cơ quan. Huyện ủy đã xây dựng được kho lưu trữ
đảm bảo thông thoáng, an toàn, có diện tích 30m2 dành cho kho, có nơi làm việc
Sinh viên: Bùi Thị Thực

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cho cán bộ, có nơi dành cho cán bộ đến và khai thác tại chỗ. Mặc dù, xây dựng
chưa đúng quy định của TW, bước đầu đã được trang bị đầy đủ bàn, ghế để làm
việc và giá đựng tài liệu, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu cũng như phục vụ cho
công tác nghiên cứu và khai thác tài liệu trong kho một cách thuận lợi hơn.
3.Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng thành tựu KHKT trong

hoạt động lưu trữ .
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, cơng nghệ thơng
tin đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao
hiệu quả trong việc phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Thực hiện Hướng
dẫn số 01-HD/CNTT ngày 27/7/2006 của Ban chỉ đạo Công nghệ thông tin của cơ
quan Đảng về việc xây dựng, thẩm định, phê duyệt các dự án thuộc đề án tin học
hóa hoạt động của các cơ quan Đảng.
Thực hiện Quy chế về quản lý, khai thác và bảo vệ mạng thông tin diên rộng
của Đảng Cộng sản Việt Nam, huyện ủy đã tham gia mạng thông tin diện rộng của
Đảng và sử dụng dịch vụ gửi, nhận công văn để gửi một số công văn, tài liệu cơng
tác có nội dung khơng mật tới đúng địa chỉ cơ quan nơi nhân đã đăng ký trên mạng
diện rộng. Những cơng văn có nội dung mật sẽ được mã hóa trước khi gửi đi và
trước khi lãnh đạo nhân được thì cần phải chuyển văn bản để cho bộ phận cơ yếu
giải mã.
Hiện nay, huyện ủy đang sử dụng hệ điều hành tác nghiệp trên nền Lotus
Notes 8, hệ điều hành này cho phép khắc phục lỗi nhanh, dễ bổ sung thêm các tính
năng mới theo yêu cầu nghiệp vụ, dễ quản trị hệ thống và đã được cán bộ cơ quan
sử dụng gần 10 năm trở lại đây. Nhờ đó mà việc quản lý và khai thác hồ sơ, tài liệu
lưu trữ hiện hành trên mạng nội bộ . Phần mềm này xây dựng trên một cơ sở dữ liệ
u khá đầy đủ, được quản lý phù hợp cho việc lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng văn bản.
Chương trình có sẵn nhiều chức năng trợ giúp mạnh. Người sử dụng có đầy đủ khả
năng truy cập, tìm kiếm, lưu trữ và tổ chức thơng tin. Với một cơ sở dữ liệu cài
trên máy chủ thì người dùng trong hệ thống có thể truy cập, tác nghiệp được từ các
máy trạm tại các phòng làm việc trong cơ quan. Đồng thời, người dùng cũng có thể
dễ dàng truy cập vào một cơ sở dữ liệu dùng chung thông qua phần mềm và phân
Sinh viên: Bùi Thị Thực

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

quyền cho máy trạm.
Tài liệu lưu trữ hỗ trợ sẵn các mẫu nhập liệu quản lý văn bản, hồ sơ, cho
việc nhập số liệu…, các khung nhìn cho việc tìm kiếm và truy cập thơng tin, các
chương trình cho hiển thị và tự động hóa các tiến trình cơng việc có liên quan. Với
những tính năng trên có thể đáp ứng được việc quản lý, tra tìm và khai thác tài liệu
lưu trữ tại Văn phòng huyện ủy được nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
Tuy nhiên, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ cũng cịn có một số nhược
điểm cần được khắc phục trong thời gian tới là vấn đề nhập dữ liệu: Để nhập được
dữ liệu vào chương trình phải thực hiện quá nhiều thao tác. Như vậy sẽ gây nhiều
trở ngại, tốn thời gian khơng ít cho khâu nhập dữ liệu đầu vào của hồ sơ lưu trữ.
4. Đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ , quản lí cơng
tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Văn phòng huyện ủy Yên Thủy đã bố trí 01 cán bộ lưu trữ chuyên trách giúp
Chánh văn phòng thực hiện chức năng tham mưu cho cấp ủy về công tác lưu trữ.
Qua thực tiễn công tác, cán bộ lưu trữ của văn phòng luôn nhiệt tình, ham học hỏi
trong công tác, đã phát huy được năng lực của mình trong công việc.Thực hiện
nghiêm túc Quy định số 210 -QĐ/TW, ngày 06/3/2009 của Ban bí thư Trung ương
Đảng khóa X về Phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt Nam; Hướng dẫn số 35HD/VPCP của Văn phòng Trung ương Đảng ngày 18/10/2010 về Thực hiện Bảng
thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh và bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ
yếu hình thành trong hoạt động cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện” .Năm 2014,
cán bộ lưu trữ cơ quan đã hoàn thành việc gắn tệp văn kiện đảng năm 2013 với
1262 văn bản, cùng đoàn lưu trữ tỉnh ủy sắp xếp chỉnh lý, đánh mục lục hồ sơ,
hoàn thiện bộ văn kiện Đảng khóa XVIII với tổng 37 cặp và 195 hồ sơ. Kho lưu

trữ được sắp xếp gọn gàng, khoa học đáp ứng kịp thời việc bảo quản và tra cứu tài
liệu của các đồng chí lãnh đạo, cán bộ công chức, viên chức trong cơ quan cũng
như nhu cầu tra cứu tài liệu của các cơ quan, đơn vị khác. Cán bộ văn thư, lưu trữ
sử dụng thành thạo phần mềm lý, xử lý văn bản đi, đến, thư điện tử, quản lý, khai
thác, trao đổi, xử lý trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Có tinh thần phối hợp
Sinh viên: Bùi Thị Thực

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6