Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại NGÂN HÀNG THƯƠNG mại cổ PHẦN kỹ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (253.32 KB, 35 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
A. LỜI NÓI ĐẦU................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG...............................4
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ngân
hàng................................................................................................................................. 4
1.1.1.Lịch sử hình thành Ngân hàng................................................................................4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng..................................................6
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng................................................6
1.1.3.Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng..............................................................................7
1.2.Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Khối Dịch
vụ Nội bộ của Ngân hàng.................................................................................................7
1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ......................................................................7
1.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn .............................................................................................7
1.2.3.Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ......................................................................8
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK.
.............................................................................................................................10
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ..........................................................................................10
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ......................................................................................11
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng................................................11
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu:........................................................................................12
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.....................................................................................................13
2.2.4. Thống kê và xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..........................................14
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.......................................................................................16
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ:..........................................................17
2.2.7 Thống kê và cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ...........................................................18
2.3 Chun đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ............................................................................20
CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP VÀ ĐỀ XUẤT,............24
KIẾN NGHỊ.......................................................................................................25
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.1. Báo cáo tóm tắt những cơng việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng
Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam và kết quả đạt được..................................25
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Ngân hàng Thương mại Cổ
phần Kỹ Thương Việt Nam.............................................................................................26
3.3. Một số kiến nghị......................................................................................................27
3.3.1. Đối với Ngân hàng...............................................................................................27
3.3.2. Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, nhà trường............................................................27
D. PHỤ LỤC......................................................................................................31
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. LỜI NĨI ĐẦU
Cơng tác lưu trữ là một trong những nghiệp vụ quan trọng không thể thiếu
trong sự hình thành và phát triển của đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động của
cơ quan, tổ chức, Đảng , Nhà Nước và Doanh nghiệp.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công
tác quản lý nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Nó thực hiện hai nhiệm vụ: Thứ
nhất là thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà Nước về lưu trữ. Thứ hai thực hiện
các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ , bảo quản
bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Chính vì vậy nó là một mắt
xích khơng thể thiếu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, Đảng, Nhà Nước và
Doanh nghiệp.
Là học sinh - sinh viên, bản thân em nhận thấy việc học tập trên lớp, trên
giảng đường cịn hạn chế chưa đủ để phục vụ cho cơng việc sau này, cần hơn
nữa kinh nghiệm từ thực tế để hồn thiện bản thân cũng như tích lũy thêm kiến
thức từ cuộc sống. Thực tập giúp bản thân em nói riêng cũng như bao sinh viên
nói chung vận dụng những gì đã học vào thực tiễn để khi ra trường không bỡ
ngỡ, lúng túng trước công việc, giúp họ trở thành những người năng động, sáng
tạo trong công việc. Qua thực tập tốt nghiệp, học sinh - sinh viên có thể kiểm
chứng lại được những gì mình đã học được cũng như áp dụng những kiến thức
thực tiễn đó để giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền chuyên môn, thể
hiện sự nhạy bén đối với những thay đổi của công việc. Đặc biệt đối với chuyên
ngành Lưu trữ em nhận thấy đây là một bộ môn tương đối thú vị và có tầm vai
trị quan trong đối với sự phát triển của xã hội nhưng vẫn chưa được quan tâm
một cách thực sự. Qua đây em có thể tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm đối
với nghề, rèn luyện được những đức tính cần thiết cho một nhà Lưu trữ trong
tương lai. Đồng thời qua quá trình thực tập nhà trường cịn có thể đánh giá được
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
1
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
năng lực của học sinh - sinh viên trong q trình học tập và giải quyết cơng việc
thực tế.
Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác lưu trữ trong xã hội, không
chỉ đối với lĩnh vực kinh tế mà còn quan trọng với nhiều lĩnh vực khác như: Văn
hóa, Chính trị, Giáo dục,…Cũng khơng chỉ với những cơ quan tổ chức Nhà
Nước mà cịn cả Doanh nghiệp, cơng ty nước ngồi,….Chính vì vậy để nâng cao
kỹ năng nghiệp vụ , kết hợp lý luận chương trình đào tạo ngành Lưu trữ học với
thực tiễn đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội từ ngày 02 tháng 03 năm
2015 đến ngày 24 tháng 04 năm 2015 được sự đồng ý của Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội và sự giúp đỡ của Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt
Nam Techcombank em đã có cơ hội được thực tập về nghiệp vụ lưu trữ tại cơ
quan.
Trong báo cáo này ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung báo cáo được
chia làm ba chương :
Chương I: Vài nét sơ lược về Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ
Thương Việt Nam Techcombank.
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ ở Ngân hàng Thương Mại Cổ
Phần Kỹ Thương Việt Nam Techcombank.
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần
Kỹ Thương Việt Nam Techcombank.
Trong suốt thời gian thực tập em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các
cô chú, anh chị làm việc tại Ngân hàng. Sau đợt thực tập này em đã tích lũy, học
hỏi được nhiều kinh nghiệm qúy báu từ các anh chị trong Ngân hàng , hiểu thêm
về lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp,… Và có cơ hội để áp dụng những kiến
thức đã được học vào thực tế.
Trong quá trình thực tập, do những hạn chế của bản thân và thiếu kinh
nghiệm thực tế. Vì vậy bài báo cáo của em sẽ không thể tránh khỏi sự thiếu sót
và hạn chế. Em kính mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện và
đóng góp của tồn bộ thầy cơ giáo cũng như cán bộ, nhân viên tại Ngân hàng
cùng với toàn thể các bạn sinh viên trong trường để báo cáo của em được hoàn
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
2
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thiện hơn.
Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các cán bộ nhân viên đang làm
việc tại Ngân hàng, đồng thời em xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội , đặc biệt là các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giúp đỡ và tạo điều
kiện thuận lợi cho em hoàn thành kế hoạch thực tập tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2015
Sinh viên
Đỗ Viết Tiệp
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
3
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. NỘI DUNG
CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG
1.1.
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Ngân hàng.
1.1.1. Lịch sử hình thành Ngân hàng.
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lập
vào ngày 27 tháng 09 năm 1993; là một trong những ngân hàng TMCP đầu tiên
của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sang
nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đổng, và trụ sở chính tại số 24
Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp
giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 6 tháng 8 năm 1993
trong thời hạn 20 năm. Được sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước thời hạn
hoạt động của ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo quyết định số
330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997. Ngân hàng có tên giao dịch là
Techcombank. Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and Commercial
Joint Stock Bank, Tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương
Việt Nam.
Các cột mốc lịch sử: 1994-1995 Tăng vốn điều lệ lên 51,495 tỷ đồng.
Thành lập Chi nhánh Techcombank Hồ Chí Minh, khởi đầu cho q trình phát
triển nhanh chóng của Techcombank tại các đô thị lớn.
Năm 1998 Trụ sở được chuyển sang tòa nhà Techcombank, 15 Đào Duy
Từ, Hà Nội.
Năm 1999 tăng vốn điều lệ lên 80,020 tỷ đồng.
Năm 2001 tăng vốn điều lệ lên 102,345 tỷ đồng. ký hợp đồng với nhà
cung cấp phần mềm hệ thống ngân hàng hàng đầu thế giới Temnos Holding NV,
về việc triển khai hệ thống phần mềm Ngân hàng GLOBUS cho toàn hệ thống
Techcombank nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu ủa khách hàng.
Năm 2006 trụ sở được chuyển sang tịa nhà 72 Bà Triệu, Hồn kiếm, Hà
Nội.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
4
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Năm 2006 nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ the Bank of
NewYorks, Citibank, Wachovia.
Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD, trở thành ngân hàng có mạng
lưới giao dịch lớn thứ hai trong khối ngân hàng TMCP với gần 130 chi nhánh và
phòng giao dịch tại thời điểm cuối năm 2007.
Tháng 6 năm 2010 tăng vốn điều lệ lên 6.932 tỷ đồng.
Tháng 4 năm 2011 được xếp hạng trong “top 500 doanh nghiệp hàng đầu
Việt Nam” từ tổ chức VNR 500 và nhận giải thưởng “sản phẩm tín dụng của
năm” từ Thời Báo Kinh tế Việt nam.
17/9/2012 trụ sở được chuyển sang tòa nhà 191 Bà Triệu, Hai Bà Trưng,
Hà Nội.
Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởng quốc tế với 13
giải, trong đó nổi bật nhất là ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thương mại tốt
nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á. Ngày nay cùng với sự hỗ trợ
của cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nền tảng tài chính ổn
định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng (tính đến hết năm
2013).
Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp với
315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống cơng nghệ
ngân hàng tiên tiến bậc nhất.
Ngồi ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài năng
có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lực
lượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng
hiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt nhất và Doanh
nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính Cá nhân,
Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn và Ngân
hàng giao dịch, ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đáp
ứng các nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Đó có lẽ
cũng chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng các nhân và 45,368 khách hàng
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
5
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
doanh nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính.
Bên cạnh hoạt động tài chính ngân hàng cịn tham gia nhiều hoạt động vì
cồng đồng và sự phát triển bền vững. Hàng năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ
đồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏ
mắc bệnh ung thư nhân dịp trung thu,Techcombank cùng báo Nhân dân đồng
sáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ.
Ngân hàng là thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội ngân
hàng châu Á, tổ chức thanh tốn tồn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa, tổ
chức thẻ quốc tế Master Card. Những thành tựu nêu trên của ngân hàng đã góp
phần khơng nhỏ vào sự phát triển nền kinh tế đất nước.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng.
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số
2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày
16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày
18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
ngân hàng như sau:
1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng.
-
Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát
hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy
thác do ngân hàng phân bổ
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước
- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn
(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn)
- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác
- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp
- Thực hiện thanh toán quốc tể và các dịch vụ khác liên quan đến thanh
-
toán quốc tế
Kinh doanh ngoại tệ
Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu
Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ
Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh
Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ có
giá
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểm
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
6
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng.
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp là
cơng ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc điểm
riêng của nó.
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát, và
Tổng giám đốc, giám đốc. Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1 Chủ
tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên. Ban giám đốc gồm 10
thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc. Ban kiểm sốt có 4
thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng. Ngoài ban lãnh đạo cịn có Trưởng, phó
các phịng ban. Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảng
gần 8.000 nhân viên.
1.2.
Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng.
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có
quy mơ một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên do
quy mơ lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc
Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những
trung tâm là:
- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung
- Trung tâm quản lý tài sản
1.2.1. Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
- Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho tồn ngân
hàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ).
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn .
- Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo
cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng
- Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thơng qua
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
7
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịch
vụ
- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) đối với tồn bộ các
bộ phận thuộc Hội sở khơng có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều
hành.
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ.
Khối dịch vụ
Nội Bộ
Trung tâm mua
sắm tập trung
trung
Trung tâm
hành chính
Trung tâm quản
lý tài sản
…
BỘ PHẬN
CUNG CẤP
DẤU PHÁP
NHÂN CỦA
NGÂN
HÀNG
…
BỘ PHẬN
CUNG CẤP
SỐ (CƠNG
VĂN RA
NGỒI, ỦY
QUYỀN,
NỘI BỘ)
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
BỘ PHẬN
TIẾP
NHẬN VÀ
XỬ LÝ
VĂN BẢN
ĐẾN
8
BỘ PHẬN
TIẾP NHẬN
THƯ, BƯU
PHẨM GỬI
CHUYỂN
PHÁT
NHANH
BỘ PHẬN
BAN HÀNH
VĂN BẢN
TRÊNINTER
NALAIL
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
• Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam.
EXCO
Đại Hội Đồng Cổ Đơng
Ban kiểm
sốt
Ủy ban thường
trực HĐQT
Ủy ban kiểm tốn
về rủi ro
Hội Đồng Quản Trị
ALCO
Hội đồng tín dụng
cao cấp
Ban trợ lý
HĐQT
Ủy ban nhân sự
và lương thưởng
Hội đồng tín dụng
miền bắc nam
Kiểm toán
nội bộ
Tổng Giám
Đốc Ban
Điều Hành
Hội đồng xử lý nợ
và rủi ro tín dụng
Hội đồng đầu tư
tài chính
K.dịch vụ
K.Khách
ngân hàng
hàng
và tài
Sinh doanh
viên: Đỗ
chính cá
nghiệp
nhân
K.Ngân
hàng
Viếtbán
Tiệp
bn
K.Bán
hàng và
kênh
phân phối
Ban điều hành
miền Nam
Ban điều hành
miền Trung
Văn phòng đại
diện miền Nam
Văn phòng đại
diện miền Trung
K.Nguồn
vốn và thị
trường tài
chính
K.Tuân
K.Quản
thủ, QTRR
trị rủi ro
hoạt động
Lớp:9 Lưu trữ học
& pháp chế
K6
Hội đồng đầu tư
cơng nghệ tin học
Giám
đốc tài
chính
tập
đồn
Hội đồng sản
phẩm
K.Vận
hành và
công
nghệ
K.Quản
trị nguồn
nhân lực
K.Tiếp thị
và xây
dựng
thương
hiệu
K.Dịch
vụ nộI
bộ
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở NGÂN HÀNG
THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK.
2.1. HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ.
Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam có mạng lưới
rộng khắp trên cả nước với nhiều chi nhánh và phịng giao dịch, các cơng ty trực
thuộc. Hội sở của Ngân hàng nằm ở 191 Bà Triệu – Hai Bà Trưng - Hà Nội.
Công tác Lưu trữ của ngân hàng được thực hiện theo sự chỉ đạo của Quận
Hai Bà Trưng, của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước và Ngân hàng nhà nước Việt
Nam. Ngân hàng đã thực hiện đúng theo Luật Lưu trữ 2011. Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định về chi tiết
thi hành một số điều của Luật lưu trữ. Thông tư số 43/2011/TT – NHNN về việc
quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu lưu trữ trong ngành Ngân hàng ngày
20/11/2011. Thực hiện cơng tác Chỉnh Lý Tài liệu hành chính theo công văn số
283/VTLTNN–NVTW. Quy định số 0064/2014/QĐ1 ngày 25/8/2014 của Ngân
hàng Techcombank về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu.
Theo đúng quy định của Nhà nước sau khi kết thưc công việc 01 năm các
cán bộ chuyên môn nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan và cán bộ làm lưu trữ tiến
hành thu thập, bổ sung tài liệu hồ sơ vào lưu trữ.
Trong những dịp tổng kết hàng năm những ưu, nhược điểm của công tác
Lưu trữ của Ngân hàng lại được đưa ra phân tích đánh giá, kết luận, phát huy
những mặt mạnh và khắc phục những mặt hạn chế. Đồng thời trang thiết bị, nhà
kho lưu trữ tài liệu cũng được chú trọng đầu tư hơn. Nhờ đó mà cơng tác lưu trữ
của Ngân Hàng ngày càng phát triển và đảm bảo quá trình thu thập, bảo quản,
khai thác sử dụng tài liệu,… được tốt hơn.
Công tác Lưu trữ trong Ngân hàng được đặt dưới sự chỉ đạo của Trung tâm
Hành Chính thuộc khối Dịch vụ Nội bộ.
Hàng năm Ngân hàng có tổ chức các khóa học bồi dưỡng nghiệp vụ về
công tác Văn thư-Lưu trữ cho cán bộ nhân viên Văn thư-Lưu trữ trong ngân
hàng.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
10
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Mặc dù là một tổ chức tín dụng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tài
chính, nhận thức được tầm quan trọng của Tài liệu Lưu trữ, lãnh đạo Ngân hàng
Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam rất chú trọng đến công tác Lưu trữ.
Song do điều kiện còn hạn chế nên hiện nay Ngân hàng vẫn chưa có Cán bộ
chun trách làm cơng tác lưu trữ mà mới chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm cơng
tác Văn thư kiêm Lưu trữ.
2.2. HOẠT ĐỘNG NGHIỆP VỤ.
Nói đến cơng tác Lưu trữ là nói đến một trong những lĩnh vực hoạt động
quản lý của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề thực tiễn và lý luận có lien
quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu Lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và phục vụ
các nhu cầu chính đáng cán bộ, nhân viên trong công ty. Công tác Lưu trữ là
một mắt xích quan trọng khơng thể thiếu được trong hoạt động quản lý của các
cơ qun khối doanh nghiệp, ở các doanh nghiệp loại hình Lưu trữ phổ biến là lưu
trữ hiện hành.
2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Ngân hàng.
Đối với công tác giao nhận tài liệu: Công tác giao nhận tài liệu vào Lưu
trữ ngân hàng đã được thực hiện theo quy định của Nhà nước và theo quy định
của ngân hàng.
Theo quy định của Nhà nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công tác công
văn giấy tờ, Cán bộ làm công tác chun mơn khác nhưng có liên quan đến cơng
văn giấy tờ thì phải kiểm tra lại Hồ sơ Tài liệu mình đang lưu giữ giao nộp cho
bộ phận quản lý lưu trữ hoặc phòng Lưu trữ cơ quan.
Theo quy định của ngân hàng thì bộ phận Văn thư, Lưu trữ phải thu thập
tài liệu ngay sau khi các phòng ban trực thuộc ngân hàng đến xin dấu có nghĩa là
Cán bộ làm công tác Lưu trữ phải thu lại những văn bản tài liệu gốc, những văn
bản tài liệu có chữ ký trực tiếp của Lãnh đạo cơ quan và lưu giữ cần thận, cuối
mỗi tháng phải xắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang quản lý, nếu phát hiện
thiếu các văn bản Tài liệu thì Cán bộ Lưu trữ đến các phòng ban thu thập bổ
sung tài liệu vào Hồ sơ cho đầy đủ. Cuối mỗi năm lập Hồ sơ về các văn bản đã
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
11
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thu thập nộp vào lưu trữ hiện hành của ngân hàng.
Với những Hồ sơ đến thời hạn giao nộp vào bộ phân Lưu trữ của ngân
hàng nhưng Cán bộ nhân viên cần giữ lại để tham khảo và giải quyết cơng việc
hàng ngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phân Lưu trữ của cơ quan và
sau đó vẫn làm thủ tục cho mượn lại Hồ sơ tài liệu.
Đối với những Tài liệu của các phòng giao dịch thì lưu giữ tài liệu ngay
tại phịng giao dịch đến hết năm những tài liệu có giá trị sẽ phải giao nộp cho
Hội sở Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương việt Nam.
• Số lượng thành phần tài liệu có trong kho Lưu trữ:
+ Kho rộng 25m2 gồm 6 dãy tài liệu tương ứng với 6 giá compact, với
80m tài liệu.
+ Mỗi m giá có 11 file tài liệu, do vậy có khoảng gần 900 file tài liệu ở
trong kho.
Thành phần tài liệu có ở trong kho Lưu trữ là những tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động của hội đồng quản trị, ban điều hành, ban kiểm soát và 12
khối thuộc ngân hàng.
Khối tài liệu chủ yếu của ngân hàng là tài liệu hành chính, tài liệu kế toán,
tài liệu của hội đồng quản trị, tài liệu của tổng giám đốc, tài liệu về nhân sự, tài
liệu cơng nghệ thơng tin, tài liệu điện tử,…
• Thủ tục giao nhận tài liệu:
Thủ tục giao nhận tài liệu được thực hiện theo các quy định chung của
Nhà nước. Khi các Phòng ban giao nộp tài liệu vào kho Lưu trữ ngân hàng thì
bộ phận Lưu trữ phải thành lập 2 bản có giá trị pháp lý như nhau mỗi bên giữ
một bản. Nội dung biên bản bao gồm: Tên phông, Thời gian tài liệu, thành phần
số lượng tài liệu sau đó đại diện bên giao và bên nhận ký và đóng dấu.
2.2.2. Xác định giá trị tài liu:
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu, mỗi loại tài liệu lu trữ có giá trị và thời gian bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tôt sẽ khắc phục đợc tình trạng tiêu
hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài
liệu lu trữ, giảm bớt đợc tình trạng tài liệu tích ®èng trong c¬ quan.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
12
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu được chặt chẽ, nâng
cao hiệu quả khai thác, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo
quản, khắc phục tình trạng văn bản tích đầy trong kho.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc xác định giá trị tài liệu, hàng
năm Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương việt Nam đã tiến hành xác
định giá trị tài liệu vào đợt cuối năm, nhằm tối ưu hóa và phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu một cách tốt nhất.
Với đặc thù hoạt động trong lĩnh vực xây tài chính Ngân hàng Thương
mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam sản sinh nhiều tài liệu có giá trị, chính vì thế
địi hỏi trình độ của Cán bộ làm cơng tác Lưu trữ phải có chun môn nghiệp vụ
để biết lựa chọn những văn bản tài liệu cần giữ lại để đưa vào Lưu trữ ngân hàng
bảo quản, đồng thời loại ra những tài liệu không có giá trị để tiêu hủy theo quy
định của Nhà nước.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.
Như chúng ta đã biết, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng
để tổ chức tài liệu theo một phương án phân loại khoa học tạo điều kiện thuận
lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu. Trong đó tài
liệu lưu trữ được hệ thống hóa theo một phương án thích hợp và được cố định
trật tự sắp xếp. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ có liên quan mật thiết với các
khâu nghiệp vụ khác trong công tác lưu trữ. Trong thực tế muốn tiến hành tốt
các khâu nghiệp vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải làm tốt công tác chỉnh lý. Chính vì vậy,
cơng tác chỉnh lý tài liệu khơng những có vị trí quan trọng trong tồn bộ cơng
tác lưu trữ mà cịn là một nhiệm vụ có tính cấp thiết cần thực hiện.
Việc chỉnh lý tài liệu của Công ty được áp dụng theo 3 văn bản sau:
+ Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 về việc ban hành quy
trình chỉnh lý tài liệu giấy theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.
+ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định về thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hành thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
13
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn
chỉnh lý tài liệu hành chính.
• Nhận xét về tình hình thực hiện cơng tác chỉnh lý tài liệu:
Chỉnh lý tài liệu là một cơng việc khó, địi hỏi phải đầu tư nhiều thời
gian, tiền của cũng như công sức, với một ngân hàng đội ngũ làm công tác
nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực công tác lưu trữ cịn chưa có, chỉ là một cán
bộ kiêm Văn thư-Lưu trữ nên công tác chỉnh lý tài liệu gặp nhiều khó khăn.
Ngân hàng đã tiến hành khảo sát tài liệu trong Phơng nhưng vẫn cịn thiếu
nhiều tài liệu có giá trị. Hiện nay ngân hàng đang tiến hành thu thập bổ sung tài
liệu từ các Phòng ban để bổ sung vào những tài liệu cịn thiếu đưa mức độ hồn
chỉnh của Phông ngày càng đầy đủ hơn.
Phương án mà ngân hàng lựa chọn là phương án Thời gian – Mặt hoạt
động.
Mặc dù đã có sự cố gắng của của cán bộ kiêm nhiệm Công tác Lưu trữ
nhưng công tác chỉnh lý Tài liệu vẫn đang còn một số nhược điểm: Cơng tác lập
Hồ sơ vẫn cịn nhầm lẫn, thống kê các loại tài liệu không được ghi chi tiết, mỗi
loại tài liệu vẫn chưa được thống kê theo một chật tự nhất định của các phòng
ban. Sở dĩ xảy ra hiện tượng như trên là do ngân hàng vẫn chưa có Cán bộ
chun chách làm cơng tác Lưu trữ mà chỉ có Cán bộ làm cơng tác Văn thư
kiêm Lưu trữ nên công tác Lưu trữ vẫn chưa được quản lý tốt.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào
các phương tiện thống kê để phục phụ cho yêu cầu quản lý tra tìm tài liệu Lưu
trữ được nhanh chóng chính xác.
Cơng tác thơng kê gồm có những nội dung sau:
+ Thống kế trong phạm vi kho Lưu trữ: thống kê nội dung, khối lượng
thành phần, tình hình tài liệu có trong kho Lưu trữ.
+ Thống kê công cụ tra cứu.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
14
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Thống kê các phương tiện bảo quản.
+ Thống kê tình hình tổ chức, sử dụng tài liệu Lưu trữ.
• Các loại sổ sách trong cơng tác văn thư lưu trữ:
Với mục đích phục vụ tốt cơng tác văn thư lưu trữ đặc biệt là cơng tác tra
tìm, quản lý tài liệu thì sổ sách là cơng cụ khơng thể thiếu trong mọi cơ quan và
doanh nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng đó, hiện nay ngân hàng đã trang bị một số
loại sổ sách cần thiết để phục phụ công tác Văn thư Lưu trữ được tốt hơn.
Đối với cơng tác lưu trữ gồm có các loại sổ như: sổ thống kê phơng lưu
trữ, danh mục hồ sơ,...
• Các loại cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ:
Cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm vơ cùng quan trọng
trong cơng tác lưu trữ, nó là mắt xích khơng thể thiếu được trong việc tìm kiếm
thơng tin có liên quan đến các loại tài liệu lưu trữ cần tìm trong kho. Có 2 loại
cơng cụ tra tìm TLLT:
+ Cơng cụ tra cứu truyền thống:
Mục lục hồ sơ.
Các bộ thẻ tra tìm tài liệu.
Mục lục tài liệu.
+ Cơng cụ tra cứu hiện đại:
Gồm có cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ đây là các công cụ tìm kiếm thơng
tin theo một cấu trúc xác định và nó có liên hệ lơgic với nhau, được tổ chức chặt
chẽ và lưu trữ một cách đặc biệt nhằm giúp cho việc truy cập và sử lý dữ liệu
nhanh chóng, rễ ràng, hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu gồm:
+ Cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ
+ Cơ sở dữ liệu tra cứu và chỉ dẫn
Hiện nay, 2 loại công cụ này đang được áp dụng trong bộ phận lưu trữ của
ngân hàng. Nhưng loại công cụ được áp dụng phổ biến nhất đó chính là mục lục
hồ sơ.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
15
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn tài liệu, nhằm phục vụ tốt các yêu cầu
nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì
tài liệu có thể bị mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến Phông lưu trữ của cơ
quan.
Nếu khơng có biện pháp bảo quản tốt thì tài liệu lưu trữ có thể bị mất mát,
hư hỏng. Đặc biệt, nước ta lại nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, cho nên
các yếu tố như nhiệt độ, độ ẩm cao làm cho vi sinh vật, côn trùng phát triển
mạnh, tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn. Vì vậy, bảo quản tài liệu lưu trữ ở
nước ta là một nhiệm vụ rất khó khăn và phức tạp.
a. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu trữ:
Tại điều 25 Luật Lưu trữ 2011, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ, thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện
các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và
bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ…
Nhìn thấy rõ được vai trị và tầm quan trọng của Tài liệu Lưu trữ. Ngân
hàng đã trang bị một số thiết bị bảo quản tài liệu, tuy nhiên do là Doanh nghiệp
nên trang thiết bảo quản tài liệu vẫn đang cịn thiếu nhiều trang thiết bị quan
trọng.
• Về phịng kho.
Cho đến nay cơ quan đã có kho Lưu trữ riêng đảm bảo được một số yêu
cầu về phòng kho Lưu trữ như: Phịng khơ ráo thống mát, chống được ánh
sáng, bụi bẩn, phòng tránh được mưa lũ và các loại côn trùng gặm nhấm, đảm
bảo tốt cho công tác tra tìm tài liệu. Chính vì vậy tài liệu lưu giữ ở trong kho
được đảm bảo tương đối an tồn.
• Về trang thiết bị.
Trang thiết bị bảo quản tài liệu Lưu giữ cũng là một vấn đề rất quan trọng,
nó vừa là phương tiện để đảm bảo vừa là phương tiện để quản lý hồ sơ tài liệu
Lưu trữ. Hiện nay Ngân hàng đã đầu tư một một số trang thiết bị như: Giá
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
16
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Compac, file đựng tài liệu, máy hút bụi… Ngân hàng cũng đang cố gắng đầu tư
trang thiết bị đúng với tiêu chuẩn của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định.
b. Biện pháp bảo quản tài liệu.
• Biện pháp phòng chống ẩm, nấm mốc.
Đây là biện pháp thường xuyên được cơ quan làm để tránh nấm mốc gây hư
hại tài liệu, hiện nay cơ quan đã đầu tư máy hút bụi, máy hút ẩm và áp dụng biện
pháp thơng gió tự nhiên nên tài liệu được đảm bảo an toàn chánh được ẩm ướt.
Tài liệu trước khi đưa vào kho phải làm vệ sinh sạch sẽ, mặc dù biện pháp
bảo quản đang cịn mang tính truyền thống nhưng do được bảo quản tốt nên
trong kho không bị nấm mốc xâm nhập và gây hư hỏng tài liệu.
• Biện pháp phịng chống cơn trùng.
Cơn trùng là loại phá hoại tài liệu rất nguy hiểm, để phịng chống cơn
trung khơng cho côn trùng xâm nhập tài liệu, ý thức được tác hại của côn trùng
nên tài liệu được đặt lên giá, hịm, khơng để tài liệu dưới đất, giá đựng tài liệu
cách tường 50 cm và cách mặt đất 30 cm, cách trần nhà 15 cm để cơn trùng
khơng có điều kiện xâm nhập phá hoại tài liệu.
• Biện pháp phòng chống cháy nổ.
Ngân hàng đặc biệt chú ý đến biện pháp cháy nổ nên ngay từ đầu thành
lập ngân hàng đã có nội quy quy định phịng chống cháy nổ. Đối với kho lưu trữ
cũng được trang bị các phương tiện phòng chống cháy nổ, nội quy ra vào rất
chặt chẽ đặc biệt là trong và ngồi Phịng đều được trang bị các bình chữa cháy
khi có sự cố xảy ra.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ:
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ trong Ngân hàng hiện nay chủ
yếu là phục phụ cho các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng. Bởi vì trong tài
liệu Lưu trữ của Ngân hàng chứa đựng nhiều thơng tin bí mật như: Bí quyết kinh
doanh, tình hình thu chi tài chính sản xuất kinh doanh… Do đó Ngân hàng hạn
chế đối tượng khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ, các hình thức khai thác sử
dụng tài liệu cũng được chú trọng. Ngân hàng đặc biệt lưu ý đến việc dị dỉ
thơng tin để đảm bảo quá trình kinh doanh của ngân hàng.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
17
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Sau khi Quy chế và Quy trình khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được ban
hành cán bộ Văn thư-Lưu trữ đã tổ chức thực hiện việc phục vụ khai thác theo
quy định như:
- Đăng ký nhu cầu khai thác vào mẫu phiếu yêu cầu.
- Trình, duyệt nhu cầu khai thác
- Làm thủ tục giao nhận tài liệu.
- Thu hồi, nhập tài liệu trở lại kho lưu trữ.
a.Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu:
Hiện nay có 3 hình thức khai thác sử dụng tài liêu:
+ Cấp chứng thực tài liệu Lưu trữ.
+ Hợp đồng cung cấp tài liệu Lưu trữ.
+ Ngồi ra cịn có các hình thức khai thác như tổ chức khai thác
qua mạng Lan và mạng Internet đang được các Doanh nghiệp áp dụng
một cách phổ biến.
Do vấn đề bảo mật thông tin trong Ngân hàng nên việc tổ chức khai thác
sử dụng Tài liệu chỉ mang tính chất hạn chế trong nội bộ, thơng tin ít khi được
đưa ra ngồi nên hiện nay Ngân hàng chỉ mới áp dụng tổ chức khai thác sử dụng
tài liệu tại phòng đọc là chủ yếu.
b.Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ người đọc:
Vấn đề tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lưu trữ mang tính chất truyền
thống. Những đơn vị nào có nhu cầu mượn tài liệu thì đến đăng ký đối với bộ
phận Văn thư Lưu trữ và được trưởng phòng đồng ý thì Cán bộ Văn thư Lưu trữ
mới tiến hành làm thủ tục cho mượn tài liệu. Đối với những tài liệu bí mật thì
phương pháp quản lý khai thác sử dụng chặt chẽ hơn.
2.2.7 Thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần, nội dung, tình hình tài
liệu và hệ thống trang thiết bị bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào
phương tiện thống kê.
Việc thống kê giúp cho các cơ quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
18
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
kế hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
phù hợp với yêu cầu và khả ăng thực tế.
Dựa vào kết quả thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan đã xác định được
phương hướng bổ sung những tài liệu còn thiếu hoawjc bị hư hỏng, lập kế hoạch
bảo quản an tồn những tài liệu có giá trị.
Mỗi loại tài liệu trên khi thống kê có sự khác biệt về nội dung và phương
pháp về Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam, tài liệu chủ yếu
là tài liệu chuyên môn cho nên đơn vị thống kê của nó là hồ sơ ( đvbq ). Hiện
nay tại Kho Lưu trữ của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam
có các loại cơng cụ thống kê và tra tìm như sau:
+ Sổ nhập tài liệu lưu trữ: khi thu thập tài liệu từ các đơn vị về cán bộ lưu
trữ phải có trách nhiệm đăng ký tài liệu mới vào sổ nhập, căn cứ vào sổ nhập để
cơ quan quản lý được số lượng thu về.
+ Sổ thống kê lưu trữ: sổ này dùng để thống kê số lượng các phông lưu
trữ cho từng phông, cố định trật tự các phông lưu trữ trong phông và phản ánh
tình hình tài liệu trong phơng. Nội dung sổ thống kê phản ánh số phông, tên
phông, ngày tháng bắt đầu và kết thúc của phông, số lượng tài liệu đã chỉnh lý
hoặc chưa chỉnh lý.
+ Mục lục hồ sơ: là một trong những loại hình tra cứu cơ bản chủ yếu
trong kho lưu trữ dùng để thống kê các hồ sơ cố định trật tự các hồ sơ theo
phương án hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung các hồ sơ trong
phông lưu trữ.
+ Sổ đăng ký mục lục hồ sơ: là loại sổ nhập ra để thống kê tình hình xuất
tài liệu ra khỏi kho lưu trữ để chuyển giao tài liệu cho các kho lưu trữ khác.
+ Các bộ thẻ lưu trữ: là một loại công cụ tra cứu thông tin về tài liệu như.
- Trích yếu nội dung tài liệu.
- Ngày tháng tài liệu.
- Tác giả văn bản.
- Số ký hiệu lưu trữ.
Nhìn chung cơng tác thống kê tra tìm tài liệu của Ngân hàng Thương mại
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
19
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cổ phần Kỹ Thương Việt Nam được trang bị khá đầy đủ các công cụ truyền
thống thuận lợi trong cơng việc.
-
Ưu điểm: đây là loại hình chủ yếu, phổ biến chủ yếu được sử dụng
trong cơng tác Văn phịng, tính thơng dụng cao và khơng phụ thuộc
vào khách quan.
- Khuyết điểm: dễ nhầm lẫn, khó tra tìm và tính bí mật khơng cao.
Việc thống kê giúp cho cơ quan quản lý lưu trữ, kho lưu trữ xây dựng kế
hoạch bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phù
hợp với yêu cầu.
Dựa vào kết quả thống kê tài liệu lưu trữ, các cơ quan xác định được
phương pháp bổ sung những tài liệu còn thiết hoặc bị hư hỏng, lập kết hoạch
bảo quản an tồn những tài liệu có giá trị.
2.3 Chuyên đề chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Công tác Lưu trữ ở cơ quan rất được quan tâm, nhận thấy sự cần thiết và
những lợi ích sau khi chỉnh lý. Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt
Nam đã đầu tư về nhân lực và trang thiết bị như: bìa hồ sơ, hộp đựng tài liệu, giá
Compac…
-Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
+ Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
+ Xác định thời hạn bảo quản, hồ sơ tài liệu;
+ Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
+ Lập cơng cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và công cụ
tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý, tra cứu, sử dụng hồ sơ, tài liệu.
+ Lập danh mục tài liệu hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải
được HĐXĐGTTL của ngân hàng kiểm tra trước khi có ý kiến tiêu hủy.
-Tài liệu lưu trữ là minh chứng quan trọng, xác thực, phản ánh những sự
kiện lịch sử, các khâu nghiệp vụ là một bước quan trọng đặc biệt là khâu chỉnh
lý tài liệu, thơng quan bản Lịch sử đơn vị hình thành phơng và Lịch sử phông
mà khâu chỉnh lý được dễ dàng.
Trong thời gian 2 tháng thực tập tại ngân hàng chúng em đã được cán bộ
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
20
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
lưu trữ cơ quan tin tưởng giao cho thực hiện chỉnh lý khối tài liệu của ngân hàng
từ 1993-2013.
Để thực hiện công việc chỉnh lý này chúng em đã nhận được sự hướng
dẫn tận tình của cán bộ lưu trữ cơ quan. Do ngân hàng là cơ quan có cơ cấu tổ
chức rõ ràng, luôn thay đổi, cơ quan đang hoạt động trong thực tiễn nên phương
án phân loại tài liệu được cán bộ lưu trữ cơ quan lựa chọn là phương án “thời
gian-mặt hoạt động”.Việc chỉnh lý tài liệu của ngân hàng chưa có trong quy định
về cơng tác văn thư – lưu trữ quản lý và sử dụng con dấu của của ngân hàng nên
việc chỉnh lý tài liệu dựa vào các văn bản quy định của nhà nước là Luật Lưu trữ
2011 và Quyết định 128/QĐ-VTLTNN về ban hành quy trình “chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 ngày 01 tháng 06 năm 2009, do đó việc chỉnh
lý gặp những khó khăn nhất định. Theo Quyết định này thì việc chỉnh lý tài liệu
lưu trữ gồm các giai đoạn là:
A. CHUẨN BỊ CHỈNH LÝ
+ Giao nhận tài liệu: giao nhận tài liệu của chủ tịch Hội đồng quản trị và
Tổng giám đốc và các loại sổ sách.
+ Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý: Do chưa có
phịng tập chung chỉnh lý nên việc vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý
còn bị phân tán ở 2 nơi đó là Trung tâm Hành chính và trung tâm Quản lý tài
sản.
+ Khảo sát tài liệu.
Thành phần tài liệu: Chủ yếu là tài liệu Hành chính, tài liệu chuyên môn kỹ
thuật của ngân hàng chiếm số lượng lớn
Nội dung tài liệu: chủ yếu là tài liệu phục vụ hoạt động quản lý về nhân sự,
cơ cấu tổ chức, ủy quyền như các loại, Quyết định, Công văn, Báo cáo…Trong
tài liệu chun mơn kỹ thuật có tài liệu chất lượng-đó là các hướng dẫn liên
quan trực tiếp đến chuyên môn của ngân hàng về giao dịch tiền tệ, ngoại hối, các
hoạt động về tín dụng…
Quyết định số 00750/QĐ-TGĐ v/v Ban hành hướng dẫn ứng trước tiền mặt
tại POS ngày 14/5/2004.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
21
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quyết định số 781/QĐ-TGĐ v/v Ban hành hướng dẫn, quản lý tiếp quỹ và
vận hành máy ATM ngày 19/5/2004.
Tình trạng vật lý: Khối tài liêu chỉnh lý sản sinh từ 1993 tình trạng vật lý tốt
khơng bị mối mọt.
Nội dung và thể thức văn bản: Các văn bản được ban hành tại ngân hàng có
nội dung phù hợp với Hiến Pháp và pháp luật Việt Nam, Bên cạnh đó thì cịn
một số văn bản chưa đúng với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy
định tại Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành năm 2011
.+ Thu thập bổ sung tài liệu.
Nguồn thu chủ yếu ở các đơn vị phòng ban của Ngân hàng.
+ Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý.
Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý là: Bản lịch sử đơn vị hình thành phơng,
lịch sử phông, bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu.
Hiện nay Ngân hàng chưa biên soạn các bản này vì thế việc chỉnh lý tài
liệu gặp một số khó khăn nhất định.Tuy nhiên trên cơ sở đặc điểm tài liệu sản
sinh trong quá trình hoạt động của ngân hàng thì cán bộ lưu trữ với kinh nghiệm
của mình đã đề ra được cách lập hồ sơ với phương án phân loại đã chọn là “Thời
gian -Mặt hoạt động” . Cụ thể phần hướng dẫn lập hồ sơ là:
- Đối với tài liệu chun mơn kỹ thuật: thì tiến hành phân chia theo năm;
sau đó chia tài liệu theo tháng, trong từng tháng xếp tài liệu theo số, ký hiệu văn
bản
- Đối với tài liệu hành chính: Đầu tiên chia tài liệu theo năm, sau đó chia
tài liệu theo thẩm quyền ban hành, cuối cùng chia tài liệu thành các vấn đề. Sau
đó được sắp xếp theo số, ký hiệu của văn bản.
B. THỰC HIỆN CHỈNH LÝ
Phân loại tài liệu theo phương án : Thời gian - Mặt hoạt động.
• Đối với tài liệu của HĐQT từ 1993 – 2013.
Bước 1: Phân loại tài liệu theo nhóm lớn, mỗi nhóm tương ứng với từng năm.
1.
Năm 1993.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
22
Lớp: Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.
Năm 1994.
3.
Năm 1995.
…
…
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bước 2: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ, mỗi nhóm tương ứng với các
mặt hoạt động
1.
Năm 1993.
1.1.
Tài liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức của Techcombank.
1.2.
Tài liệu liên quan đến ủy quyền.
1.3.
Các tài liệu khác.
2.
Năm 1994.
…
…
Bước 3: Phân loại tài liệu từ các nhóm nhỏ thành các nhóm nhỏ hơn (nếu số
lượng văn bản của các nhóm nhiều)
1.
Năm 1993.
1.1.
Tài liệu liên quan đến cơ cấu tổ chức của Techcombank.
1.1.1. Tài liệu về thành lập, chia tách, sáp nhập các đơn vị.
1.1.2. Tài liệu về điều chỉnh, thay đổi các đơn vị.
1.1.3. Tài liệu về di chuyển, di dời, thay đổi địa điểm của chi nhánh, trụ sở làm
việc của các đơn vị trong hệ thống Techcombank.
…
…
Bước 4: Phân loại tài liệu thành các nhóm nhỏ nhất, mỗi nhóm tương ứng với 1
hồ sơ (Mỗi hồ sơ tương ứng với 1 file tài liệu).
Ví dụ: Tập lưu văn bản về ủy quyền của HĐQT năm 2010.
• Lập hồ sơ tài liệu trong lưu trữ
Sau khi thực hiện xong công tác phân loại tài liệu, chúng em tiến hành lập
hồ sơ. Trong mỗi hồ sơ đó sắp xếp văn bản theo ngày ban hành, (số bé xếp
trước, số lớn xếp sau và cố định thứ tự sắp xếp bằng cách đánh số thứ tự các
trang bằng bút chì vào phần cuối mép phải của văn bản.
• Biên mục phiếu tin.
• Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
Sinh viên: Đỗ Viết Tiệp
23
Lớp: Lưu trữ học K6
