Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ NGÂN HÀNG TMCP kỹ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (422.73 KB, 38 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT..............................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
Chương I..............................................................................................................3
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAMTECHCOMBANK..............................................................................................3
1.1Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt NamTechcombank.................................................................................................................................3
1.1.1Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng......................................3
1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Techcombank...............4
1.1.2.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng................................................................5
1.1.2.2Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng............................................................................................5
1.2Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng Techcombank.................................5
1.2.1Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. ......................................................................................6
1.2.2Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ.......................................................................6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ................................................................................7
Chương II.............................................................................................................8
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ
THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK......................................................8
2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.........................................8
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.......................................8
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng ...........................................................9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank...................................9
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank....................................10
2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng..........................................................................10
2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng..........................................11
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank........................................12
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank......................................................13
2.2.3.1 Kết quả đạt được sau quá trình tham gia chỉnh lý tại Ngân hàng Techcombank..............15
2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank...16
Sinh viên: Trần Thị Trang
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ..........................................................18
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng..........................................................................19
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank............................20
Chương III.........................................................................................................21
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK
VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ....................................................21
3.1 Nhận xét về công tác Lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank....................................................21
3.1.1 Ưu điểm...............................................................................................................................21
3.1.2 Hạn chế (nhược điểm).........................................................................................................22
3.2 Một số đề xuất, kiến nghị.......................................................................................................23
3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank........................................................................................23
3.2.2 Về phía nhà trường..............................................................................................................25
3.3 Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng.............................25
KẾT LUẬN........................................................................................................28
PHỤ LỤC...........................................................................................................30
Sinh viên: Trần Thị Trang
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
S
Chữ viết tắt
Tên đầy đủ
1
TMCP
Thương mại cổ phần
2
3
4
5
TCB
VNĐ
VTLT
MLHS
Techcombank
Việt Nam đồng
Văn thư Lưu trữ
Mục lục hồ sơ
TT
Sinh viên: Trần Thị Trang
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác Lưu trữ là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong sự
hình thành và phát triển của các đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động quản lý
điều hành của Đảng, Nhà nước và Doanh nghiệp. Việc làm tốt công tác Văn thư
Lưu trữ sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc giúp cho công
việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa
học tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá
nhân. Tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác
quan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Chúng ta có thể khẳng
định rằng tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, bí mật an ninh quốc gia, đồng thời tài liệu lưu trữ cũng góp phần cho
sự phát triển, hoạt động quản lý và giải quyết công việc hàng ngày của Doanh
nghiệp.
Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác Lưu trữ trong xã hội, không
chỉ đối với lĩnh vực văn hóa, chính trị, giáo dục… mà nó còn có ý nghĩa đặc biệt
quan trọng trong lĩnh vực kinh tế, tài chính ngân hàng của các cơ quan Nhà nước
và cả Doanh nghiệp. Chính vì vậy, để củng cố những kiến thức đã được học
đồng thời nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong
cách làm việc cho sinh viên trước khi ra trường là một phần quan trọng không
thể thiếu. Nhằm đảm bảo đúng quy trình học tập giữa lý thuyết và thực hành
Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên
năm thứ 3, Lớp Cao đẳng Lưu trữ học 12A đi thực tập ngành nghề. Với mục
đích giúp cho sinh viên củng cố những kiến thức đã được học trong nhà trường,
có cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của một cơ quan
để sinh viên chúng em hiểu rõ hơn ngành nghề của mình đang theo học và làm
quen dần với môi trường làm việc sau này.
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được sự
đồng ý của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank ( TCB), Địa
Sinh viên: Trần Thị Trang
1
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chỉ tại số 191 Bà Triệu, Hà Nội em đã được tiếp nhận về thực tập tại cơ quan từ
ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015. Trong suốt thời gian thực tập, em đã
nhận được rất nhiều sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo tận tình từ các cô chú, anh
chị tại Ngân hàng đặc biệt là anh chị trong Trung tâm Hành chính và Trung tâm
Quản lý tài sản cho em những kiến thức quý về nghiệp vụ mình đang theo học
như: lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu, xác đinh giá trị tài
liệu, chỉnh lý tài liệu…, hiểu thêm về lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp.
Bài báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:
Chương I: Một vài nét về Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ của Ngân hàng
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Ngân hàng Techcombank và đề
xuất, khuyến nghị.
Thời gian thực tập tại Trung tâm Hành chính, Ngân hàng Techcombank là
cơ sở và là nguồn tài liệu chính xác để em hoàn thành bài báo cáo của mình. Bài
báo cáo của em do còn hạn chế về kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ và thời gian nên
không tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý
thầy cô và quý cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban giám hiệu Trường
Đại học Nội vụ Hà Nội, quý thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ đã truyền đạt
cho chúng em những kiến thức bổ ích và kỹ năng nghê nghiệp, đạo đức để sau
này trở thành một cán bộ lưu trữ có trách nhiệm trong công việc. Xin chân thành
cảm ơn quý cơ quan, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (TCB) và các anh
chị trong Trung tâm Hành chính, Trung tâm Quản lý tài sản đã giúp đỡ em rất
nhiều trong thời gian thực tập cũng như hoàn thành báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội , ngày 24/04/2015
SINH VIÊN
Trần Thị Trang
Sinh viên: Trần Thị Trang
2
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
Chương I
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAMTECHCOMBANK
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng
TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân
hàng
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lập
vào ngày 27 tháng 09 năm 1993, là một trong những Ngân hàng TMCP đầu tiên
ở Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sang nền
kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng và trụ sở chính tại số 24 Lý
Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp
giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 06 tháng 8 năm 1993
trong thời hạn 20 năm. Được sự chấp thuận của Ngân hàng nhà nước thời hạn
hoạt động của Ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo Quyết định số
330/QĐ-NH5 ngày 8 tháng 10 năm 1997. Ngân hàng có tên giao dịch là
Techcombank. Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and Commercial
Joint Stock Bank, tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương
Việt Nam. Năm 2006, Ngân hàng nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ The
Bank Of New Yorks, Citibank, Wachovia. Năm 2007, tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ
USD. Năm 2008 nhận danh hiệu “ dịch vụ được hài lòng nhất năm 2008”. Năm
2010, nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt. Năm 2011, là Ngân hàng nội địa tốt
nhất Việt Nam… Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởng
quốc tế với 13 giải, trong đó nổi bật nhất là Ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ
thương mại tốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á. Ngày nay
cùng với sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nền
tảng tài chính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng
(tính đến hết năm 2013).
Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp
Sinh viên: Trần Thị Trang
3
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
với 315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công
nghệ ngân hàng tiên tiến bậc nhất. Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi
một đội ngũ quản lý tài năng có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp
đa quốc gia và một lực lượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo
chuyên nghiệp sẵn sàng hiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng- trở thành Ngân
hàng tốt nhất và Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính cá nhân,
Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng bán buôn và Ngân
hàng giao dịch, Ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đáp
ứng nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Đó có lẽ cũng
chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng cá nhân và 45,368 khách hàng doanh
nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính.
Bên cạnh hoạt động tài chính, Ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vì
cộng đồng và sự phát triển bền vững. Năm 2014, Techcombank dành tặng 1,8 tỷ
đồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏ
mắc bệnh ung thư nhân dịp trung thu, Techcombank cùng báo Nhân dân đồng
sáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ.
Ngân hàng TCB là thành viên của: Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp
hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, Tổ chức thẻ quốc
thế Visa, Tổ chức thẻ quốc tế Master Card. Những thành tựu nêu trên của Ngân
hàng đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân
hàng Techcombank
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số
2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị ngày
16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày
18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Ngân hàng như sau:
Sinh viên: Trần Thị Trang
4
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng.
- Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát
hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác do
ngân hàng phân bổ.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước.
- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn
(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác.
- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp
- Thực hiện thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác liên quan đến thanh
toán quốc tế.
- Kinh doanh ngoại tệ.
- Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu.
- Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ.
- Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh.
- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý, VNĐ, triết khấu giấy tờ có
giá.
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểm
tra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng.
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng.
Là một Ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp là
Công ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc
điểm riêng.
Ban lãnh đạo của Ngân hàng bao gồm Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát
và Tổng Giám đốc, Giám đốc. Trong Hội đồng quản trị có 09 thành viên với 01
Chủ tịch Hội đồng quản tri, 04 Phó chủ tịch và 04 Thành viên. Ban Giám đốc
gồm 10 thành viên với 01 Tổng Giám đốc và 09 Phó Tổng giám đốc. Ban Kiểm
soát có 04 thành viên với 01 Trưởng ban và 3 Thành viên cùng với 12 khối thực
hiện các chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng. Ngoài Ban lãnh đạo còn có
Trưởng, phó các phòng ban. Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank
có khoảng gần 8.000 nhân viên.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng
Techcombank.
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có
Sinh viên: Trần Thị Trang
5
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quy mô của một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư lưu trữ là một
bộ phận không thể thiếu cấu thành nên hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên, do
quy mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc Khối
Dịch vụ Nội bộ của ngân hàng. Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm:
- Trung tâm Hành chính ( thực hiện hoạt động Văn thư- Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung.
- Trung tâm Quản lý tài sản.
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngân
hàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư- Lưu trữ).
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ.
- Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ ( SLAs), đảm
bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng.
- Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông qua
các sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịch
vụ.
- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư- Lưu trữ) đối với toàn bộ các bộ
phận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam.
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều
hành.
Sinh viên: Trần Thị Trang
6
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ.
Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ:
KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ
TRUNG TÂM MUA
SẮM…………
TẬP TRUNG
TRUNG TÂM QUẢN
LÝ TÀI SẢN
TRUNG TÂM HÀNH
CHÍNH
………….
Bộ phận tiếp
nhận và xử lý
văn bản đến
Bộ phận cung
cấp dấu pháp
nhân của
Ngân hàng
Bộ phận tiếp
nhận thư, bưu
phẩm, chuyển
phát nhanh
Bộ phận cung
cấp số (công
văn ra ngoài,
ủy quyền nội
bộ)
Sinh viên: Trần Thị Trang
7
Bộ phận ban
hành văn bản
trên
Internalall (bộ
phận Văn thư
Lưu trữ)
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Chương II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ
THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK
2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng
Techcombank.
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng
Techcombank.
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt nam Techcombank có mạng lưới dịch
vụ đa dạng và rộng khắp toàn quốc với hệ thống công nghệ ngân hàng tiên tiến
bậc nhất trong nước và Châu Á.
Công tác lưu trữ của Ngân hàng Techcombank được thực hiện theo sự chỉ
đạo, hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước
Việt Nam. Theo Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 13/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ. Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư. Quyết định số 1913/2005/QĐNHNN quy định về ban hành chế độ Văn thư Lưu trữ kế toán trong Ngân hàng.
Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về con
dấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước. Ngoài ra, Ngân hàng còn căn
cứ vào một loạt các văn bản do chính ngân hàng ban hành đó là: Quy định số
0028/2012/QĐ1 quy định về hệ thống các văn bản nội bộ của Techcombank;
Quyết định số 0042/2012/QĐ1 quy định về quản lý hồ sơ của Techcombank;
Quyết định số 0043/2014/QĐ1 quy định về truyền thông nội bộ; Quyết định số
0174/2013/HD quy định về việc hướng dẫn công tác Văn thư Lưu trữ, quản lý
và sử dụng con dấu. Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu hành chính theo Công
văn số 283/VTLT-NVTW.
Sinh viên: Trần Thị Trang
8
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng .
Nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc phục vụ hoạt
động quản lý, hoạt động thực tiễn của Ngân hàng nên công tác lưu trữ đã được
lãnh đạo công ty quan tâm, chú trọng. Mỗi năm, vào quý đầu tiên của năm, ngân
hàng lại tổ chức hội nghị hay mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán
bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong ngân hàng. Theo Quyết định số
258/2015/QĐ-TGĐ ngày 06/04/2015 của Tổng giám đốc về việc cử cán bộ đi
đào tạo, tham gia khóa học “Quản lý văn bản trên phần mềm E-Office”, và
Quyết định số 260/2015/QĐ-TGĐ ngày 06/04/2015 về việc Cử cán bộ đi tham
gia giảng dạy. Thống nhất, tổng kết đánh giá công tác văn thư lưu trữ của toàn
năm trước và triển khai kế hoạch, nhiệm vụ cho năm tiếp theo. Dựa theo kết quả
đánh giá đó, những ưu nhược điểm về công tác Văn thư lưu trữ trong toàn ngân
hàng được đưa ra phân tích, phát huy những mặt mạnh và khắc phục những mặt
còn hạn chế.
Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu được trong hoạt động
quản lý của cơ quan Nhà nước và các Doanh nghiệp hiện nay. Công tác lưu trữ
trong Ngân hàng được đặt dưới sự chỉ đạo của Trung tâm Hành chính, mà trực
tiếp là Giám đốc khối Hành chính nói chung và Trưởng phòng Hành chính chỉ
đạo công tác Văn thư- Lưu trữ ở cơ quan nói riêng.
Mặc dù là một tổ chức tín dụng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tài
chính, song nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, nên lãnh đạo Ngân
hàng Techcombank cũng đặc biệt chú trọng tới công tác này. Do điều kiện còn
hạn chế nên hiện nay Ngân hàng vẫn chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác
lưu trữ mà mới chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng
Techcombank.
Nói đến công tác Lưu trữ là nói đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ
như thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu… và mục
tiêu cuối cùng của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ là tổ chức,khai thác và sử dụng
tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu
Sinh viên: Trần Thị Trang
9
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của cá nhân trong cơ quan Nhà nước nói chung và khối các Doanh nghiệp, Ngân
hàng nói riêng. Ở các Doanh nghiệp loại hình lưu trữ phổ biến là lưu trữ hiện
hành. Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động thực tiễn của cơ quan và
được sử dụng để giải quyết công việc hàng ngày của Ngân hàng. Quy định về
công tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu dựa vào các văn bản chỉ đạo của cấp trên
như: Luật Lưu trữ 2011, Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành
chế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong Ngân hàng ngày 30/12/2005; Thông tư số
43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu lưu trữ Ngân hàng. Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 19/12/2000 của
Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật.
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng
Techcombank.
2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng
Tất cả văn bản đi, đến và văn bản nội bộ, văn bản chất lượng cuả Ngân
hàng đều được tạm lưu ở Bộ phận Văn thư lưu trữ thuộc Trung tâm Hành chính,
Khối Dịch vụ Nội bộ. Cán bộ Văn thư lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
việc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân để cuối mỗi năm tiến hành thu thập, bổ
sung, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp vào
kho lưu trữ của Ngân hàng.
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ Ngân hàng đã được thực hiện theo
quy định của Nhà nước và quy định của Ngân hàng. Theo quy định của Nhà
nước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công tác công văn giấy tờ, cán bộ làm công
tác chuyên môn nhưng có liên quan đến những tài liệu phục vụ cho hoạt động
thực tiễn hàng ngày của cơ quan thì phải kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ công việc
của mình và giao nộp cho bộ phận quản lý lưu trữ. Theo quy định của Ngân
hàng thì hiện nay, ngân hàng đang áp dụng việc thu tập, bổ sung tài liệu theo hai
văn bản là Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ lưu trữ
tài liệu kế toán và Thông tư số 04/2006/TT-BNV hướng dẫn xác định cơ quan tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp.
Với những hồ sơ đến thời hạn nộp vào bộ phận Lưu trữ của Ngân hàng
Sinh viên: Trần Thị Trang
10
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nhưng cán bộ, nhân viên cần giữ lại để tham khảo và giải quyết công việc hàng
ngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan và sau
đó làm thu tục cho mượn lại Hồ sơ tài liệu.
Bộ phận Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm lưu giữ các văn bản đi và các
giấy tờ tài liệu có liên quan đến hoạt động của Ngân hàng. Văn bản lưu tại Văn
thư là bản gốc, văn bản gửi đi là các bản chính trong tất cả các trường hợp. Cuối
mỗi tháng, phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu đang quản lý, nếu phát hiện thiếu
các văn bản tài liệu, thì cán bộ VTLT đến các phòng, ban thu thập bổ sung tài
liệu để lập hồ sơ hoàn chỉnh, hồ sơ khi được thu thập đầy đủ được nộp vào lưu
trữ hiện hành của công ty.
Đối với những tài liệu của các Phòng giao dịch thì lưu giữ tài liệu ngay tại
đơn vị, đến hết năm những tài liệu còn giá trị sẽ phải giao nộp cho Ngân hàng.
Đối với những tài liệu đến thời hạn nộp vào Lưu trữ lịch sử thì cán bộ làm công
tác Văn thư lưu trữ tiến hành làm thủ tục giao nộp tài liệu, phương pháp giao
nộp được tiến hành theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ
Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ
Lịch sử các cấp.
- Các nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung:
+ Tài liệu Hội đồng quản trị.
+ Tài liệu của Tổng giám đốc.
+ Tài liệu của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Ngân hàng Techcombank.
+ Tài liệu của các cơ quan khác gửi đến.
+ Các tài liệu khác…
2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng.
Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ có trong Kho lưu trữ Ngân hàng có 06
giá compac với 80m tài liệu, tương ứng với mỗi mét giá có 11 file tài liệu, tổng
số tài liệu trong kho khoảng gần 900 file, chủ yếu đã được lập hồ sơ tương đối
hoàn chỉnh.
Thành phần tài liệu có ở trong kho lưu trữ là những tài liệu sản sinh trong
quá trình hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, tài
liệu của Tổng giám đốc và 12 khối thuộc ngân hàng, tài liệu của cơ quan khác
gửi đến. Ngoài ra, còn có tài liệu của Ngân hàng Nhà nước, các phòng giao dịch.
Sinh viên: Trần Thị Trang
11
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Khối tài liệu chủ yếu của ngân hàng là tài liệu hành chính, tài liệu kế toán,
tài liệu họp hội đồng cổ đông, tài liệu về nhân sự, công văn nội bộ, văn bản chất
lượng, tài liệu điện tử…
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank.
Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ hết sức quan trọng. Với đặc thù
hoạt động trong lĩnh vực tài chính, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam sản
sinh ra nhiều tài liệu có giá trị, đây là công việc tương đối phức tạp đòi hỏi cán
bộ làm lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và phải thận trọng, tỉ mỉ
để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản đồng thời loại ra những
tài liệu không có giá trị, tài liệu trùng thừa đưa vào danh mục tài liệu hết giá trị
để tiêu hủy theo quy định.
Về công tác Văn thư Lưu trữ, hiện nay ngân hàng vẫn chưa có cán bộ
đảm nhiệm làm công tác Lưu trữ, hơn nữa lại là loại hình Ngân hàng với nhiều
tài liệu chuyên môn đặc trưng, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của ngân
hàng. Hầu hết những tài liệu này lại chủ yếu là tài liệu giao dịch cần được sử
dụng trong suốt quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên ở đây nên lượng tài
liệu nộp vào lưu trữ hiện hành không nhiều dẫn đến việc xác định giá trị tài liệu
cũng gặp nhiều khó khăn.
• Xây dựng thời hạn bảo quản:
Việc xây dựng thời hạn bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc
xác định giá trị tài liệu được rõ ràng, nhanh chóng, chính xác, hiện nay Ngân
hàng Techcombank vẫn chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu
trữ mà đang áp dụng theo Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 của
Ngân hàng Nhà nước về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ
ngân hàng. Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản này mà Cán bộ làm công tác xác
định giá trị tài liệu xác định được giá trị và thời hạn cho mỗi loại tài liệu để
thành lập Danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ.
• Thống kê tài liệu hết giá trị.
Toàn bộ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa được loại ra trong quá trình
chỉnh lý, được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và thống kê theo danh mục tài
Sinh viên: Trần Thị Trang
12
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
liệu hết giá trị. Đối với việc thẩm tra tài liệu tại Ngân hàng sẽ do Trung tâm
Hành chính kiểm tra và xác định giá trị của tài liệu.
Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị: Lãnh đạo ngân hàng là
người ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm tra bằng văn
bản của Trung tâm Hành chính về mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại và danh mục tài
liệu hết giá trị.
Đối với những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, Ngân hàng đã lập
thành Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị. Sau khi chỉnh lý xong khối tài liệu,
danh mục tài liệu hết giá trị sẽ được trình hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh
giá lại giá trị của tài liệu và tiến hành làm thủ tục tiêu hủy theo Công văn số
879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về
hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị. Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xét
danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị do Lưu trữ
Ngân hàng trình, yêu cầu phải đối chiếu tài liệu hủy với mục lục hồ sơ tài liệu
giữ lại. Hoàn thiện danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ tiêu hủy tài liệu trình
lãnh đạo Ngân hàng xem xét.
Trong khi tổ chức tiêu hủy tài liệu phải thành lập biên bản có xác nhận
của người trực tiếp tiêu hủy và của cá nhân, đơn vị có tài liệu. Quá trình tiêu hủy
tài liệu được tiến hành một cách nghiêm ngặt, giúp cho Ngân hàng tránh được
tình trạng tiêu hủy nhầm lần tài liệu.
Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
-
Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu.
Văn bản của Trung tâm Hành chính về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị.
Quyết định của lãnh đạo Ngân hàng cho phép hủy tài liệu hết giá trị.
Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị.
Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ ngân hàng.
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại
khoa học. Trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hóa theo một phương án thích
hợp và được cố định trật tự sắp xếp. Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng bởi kết
Sinh viên: Trần Thị Trang
13
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
quả của việc chỉnh lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và
khai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan.
Công tác chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ
khác trong công tác lưu trữ. Trong thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp
vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ thì phải làm tốt công tác chỉnh lý. Chính vì vậy, mà nghiệp vụ chỉnh lý là
một khâu quan trọng không thể thiếu trong quá trình tiến hành lưu trữ tại cơ
quan nói chung và Ngân hàng nói riêng.
Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh lý
hoàn thiện. Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm lưu trữ tại Ngân hàng có trách
nhiệm hướng dẫn chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng.
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo được các yêu cầu:
-
Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;
Lập danh mục tài liệu hết giá trị và tiêu hủy theo quy định của nhà nước.
Việc chỉnh lý tài liệu của Ngân hàng Techcombank được áp dụng theo:
- Luật lưu trữ 2011;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc ban hành
Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư Lưu
trữ Nhà nước về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN
ISO 9001:2000.
Hiện nay, trong kho lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank có khoảng 80
mét giá tài liệu, tướng ứng với gần 900 file tài liệu đã được đóng cặp, hộp và
chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh. Đây cũng là lần đầu tiên Ngân hàng tiến hành tổ
chức chỉnh lý tài liệu cho toàn phông tài liệu trong công ty với mục đích là chỉnh
lý hoàn thiện hồ sơ, tài liệu để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm, phục vụ
cho nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên và giải quyết hoạt động thực
tiễn hàng ngày trong Ngân hàng. Thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý bắt đầu
từ năm 1993 đến năm 2013.
Sinh viên: Trần Thị Trang
14
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.3.1 Kết quả đạt được sau quá trình tham gia chỉnh lý tại Ngân
hàng Techcombank
Với sự cố gắng rất lớn của Cán bộ làm công tác Văn thư lưu trữ và
trong thời gian thực tập gần hai tháng, sinh viên chúng em đã được trực tiếp
cùng với cán bộ của Ngân hàng tham gia chỉnh lý tài liệu,và kết quả đạt được là:
- Chúng em đã chỉnh lý được tài liệu của Chủ tịch hội đồng quản trị từ
năm 1993 đến 2013 với số lượng 11 file tài liệu
- Chỉnh lý được tài liệu của Tổng giám đốc từ năm 2000-2007 với số
lượng là 7 file.
- Chỉnh lý các loại sổ sách từ năm 1993- 2013.
- Nhập MLHS của khối tài liệu là các công văn nội bộ năm 2007, 2008,
2009 và 2010 với số lượng là 116 file tài liệu.
- Nhập MLHS văn bản chất lượng năm 2008 và 2009 là 6 file.
- Scan được khối tài liệu là công văn nội bộ năm 2007 là 25 file, năm
2008 là 30 file.
- Nhập chứng từ hàng ngày của khách hàng mang đến và lưu vào file tài
liệu tại Trung tâm Mua sắm tập trung với số lượng khá nhiều.
- Tại Trung tâm quản lý tài sản, chúng em đã sắp xếp một cách khoa học
các tài liệu chuyên ngành của ngân hàng bao gồm phiếu đề nghị, phiếu xuất kho
và biên bản bàn giao hồ sơ tài liệu về việc cung cấp thiết bị IT, tài liệu về việc
cung cấp thiết bị kho quỹ và tài liệu về việc cung cấp thiết bị nội thất.
Nhìn chung cho đến thời điểm hiện tại, hầu hết khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý trong kế hoạch chỉnh lý được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả, và
đảm bảo tính chính xác khi đưa tài liệu về hồ sơ, hơn 70% số lượng hồ sơ được
chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh và khoa học theo đúng quy định chung của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Về cơ bản, tài liệu được sắp xếp theo tên loại,
thời gian và số ký hiệu văn bản trong từng năm, hệ thống hóa theo trật tự số văn
bản từ lớn đến bé, để thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu. Do thời gian thực tập
ngắn nên sinh viên chúng em chưa thực hiện và đáp ứng được yêu cầu như kế
hoạch chỉnh lý mà ngân hàng đã đề ra, nên trong thời gian tới, Ngân hàng sẽ đưa
khối tài liệu còn lại ở trong kho ra chỉnh lý phục vụ cho công tác tra cứu, bảo
quản được an toàn và khoa học hơn.
Sinh viên: Trần Thị Trang
15
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài
ngân hàng Techcombank.
Chỉnh lý tài liệu là một công việc khó, đòi hỏi phải có sự tổng hợp, khái
quát, đầu tư nhiều thời gian cũng như công sức của đội ngũ tham gia chỉnh lý.
Tuy bộ phận văn thư lưu trữ của ngân hàng chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách
hướng dẫn chỉnh lý tài liệu xong nhận thấy tầm quan trọng, giá trị của tài liệu
lưu trữ trong hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, lãnh đạo ngân hàng
đã quan tâm và có những chỉ đạo kịp thời đối với khâu nghiệp vụ này. Vì vậy, số
lượng hồ sơ đã được chỉnh lý sơ bộ sau khi công việc kết thúc trước khi đưa ra
chỉnh lý để đưa vào kho lưu trữ của Ngân hàng.
Hiện nay, ngân hàng cũng đã xây dựng được bản lịch sử đơn vị hình
thành phông và bản lịch sử phông từ đó lựa chọn được phương án phân loại tài
liệu. Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chức
năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quan
tạo ra phông tài liệu. Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệu
của phông lưu trữ. Thông qua đó người chỉnh lý có thể nắm bắt được một cách
khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng, thời gian tài
liệu, thành phần tài liệu, nội dung tài liệu, từ đó xây dựng phương án chỉnh lý
cho phù hợp và là căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị, bảng
hướng dẫn phân loại tài liệu…
Ngân hàng đã lựa chọn phương án phân loại “Thời gian- Mặt hoạt động”.
Phương án này áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ
chức và chức năng, nhiệm vụ hay thay đổi, không rõ ràng. Với đặc trưng là một
doanh nghiệp, có cơ cấu tổ chức hay thay đổi ngân hàng chọn phương án này là
phù hợp. Sau khi thực hiện các quy trình theo kế hoạch chỉnh lý, ngân hàng cũng
tiến hành lập danh mục hồ sơ tài liệu và thống kê công cụ tra tìm tài liệu để
thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời
gian. Các hồ sơ được phân loại ra từng đặc trưng thời gian, đặc trưng mặt hoạt
động và quy định rõ thời hạn bảo quản giúp cho công tác bảo quản tài liệu được
hiệu quả và khoa học hơn.
Sinh viên: Trần Thị Trang
16
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Ví dụ: phân loại tài liệu của Tổng Giám đốc từ năm 2001-2007.
Phương án phân loại: Thời gian - Mặt hoạt động
+ Bước 1: Phân loại tài liệu theo từng năm 2001, 2002…2007
+ Bước 2: Phân loại tài liệu trong mỗi năm thành các nhóm
Nhóm 1: Văn bản liên quan đến lãi suất
Nhóm 2: Văn bản liên quan đến biểu phí
Nhóm3: Văn bản liên quan đến ủy quyền
Nhóm 4: Văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của TCB( việc thành lập,
chia tách, sáp nhập, điều chỉnh, thay đổi cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong
TCB, di chuyển, di dời, thay đổi địa điểm của chi nhánh, trụ sở làm việc của các
đơn vị trong hệ thống TCB)
Nhóm 5: Các văn bản khác.
+ Bước 3: Tiếp tục phân loại tài liệu trong các nhóm lớn thành nhóm nhỏ
hơn ( nếu số lượng văn bản của các nhóm nhiều).
Văn bản trong Nhóm 1 phân loại thành:
- Lãi suất huy động dân cư
- Lãi suất huy động tổ chức kinh tế…
+ Bước 4: Sắp xếp văn bản trong mỗi nhóm theo ngày ban hành (số bé
xếp trước, số lớn xếp sau) và cố định thứ tự sắp xếp bằng cách đánh số thứ tự
các trang bằng bút chì vào phần cuối mép phải của mỗi văn bản.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đã đạt được cũng còn một vài bước
trong khâu nghiệp vụ chỉnh lý vẫn chưa được tốt như tài liệu không có số khi
ban hành, tài liệu trong quá trình lập hồ sơ công việc chưa được đầy đủ và còn
phân tán ở một số file tài liệu khác khiến cho việc chỉnh lý gặp khó khăn và tài
liệu chưa gọi về đúng hồ sơ.
Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong một hồ sơ, người làm
chỉnh lý loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị. Đối với tài liệu hết
giá trị liệu phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá
trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp
ở cuối hồ sơ đó và chỉ loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã kiểm tra, cặp file tài liệu có
Sinh viên: Trần Thị Trang
17
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
văn bản quá dày, ta có thể phân chia ra thành nhiều đơn vị bảo quản và đánh lại
gáy file cho hợp lý.
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép lại số lượng thành phần, nội
dung, tình hình tài liệu và các công cụ thống kê phục vụ cho yêu cầu quả lý, tra
tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
Công tác thống kê bao gồm:
- Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ: thống kê về nội dung, khối lượng,
thành phần tài liệu và tình hình tài liệu có trong kho.
- Thống kê công cụ tra tìm tài liệu.
- Thống kê các phương tiện bảo quản.
- Thống kê các hình thức tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Nhìn chung việc thống kê tài liệu lưu trữ và sử dụng công cụ tra tìm tài
liệu tạo rất nhiều thuận lợi trong việc tra tìm, tập hợp tài liệu được nhanh chóng.
Đồng thời những phương tiện, số liệu thống kê còn giúp cho cán bộ lưu trữ có
thể quản lý hồ sơ được dễ dàng và có hiệu quả.
Ngân hàng Techcombank hiện nay đang sử dụng mục lục hồ sơ bằng file
excel quản lý phần mềm trên máy và các loại sổ sách để làm phương tiện thống
kê và làm công cụ tra tìm tài liệu. Mục lục hồ sơ được dùng để thống kê tiêu đề
các hồ sơ và cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ. Hàng năm, cán bộ làm văn thư
lưu trữ trong ngân hàng đã thực hiện thống kê định kỳ về công tác văn thư lưu
trữ. Số liệu thống kê văn thư, lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ ngày 01
tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm theo biểu mẫu tại quyết định số
13/2005/Q-BNV ngày 06/01/2005 của Bộ Nội vụ.
Bên cạnh công tác thống kê, việc xây dựng công cụ tra tìm tài liệu cũng
là một hoạt động nghiệp vụ cần phải làm tại mỗi cơ quan. Công cụ tra tìm tài
liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu chủ yếu và quan trọng trong lưu trữ, nó
là mắt xích không thể thiếu được trong việc tìm kiếm thông tin có liên quan đến
các loại tài liệu lưu trữ có trong kho. Có hai loại công cụ tra tìm:
- Công cụ tra cứu truyền thống: Mục lục hồ sơ
- Công cụ tra cứu hiện đại: cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu
Sinh viên: Trần Thị Trang
18
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tra cứu và chỉ dẫn trên phần mềm quản lý( file excel).
Hiện nay, hai loại công cụ này đang được áp dụng trong bộ phận lưu trữ
của Ngân hàng. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, nên công cụ tra tìm
được sử dụng phổ biến nhất tại đây là quản lý hồ sơ, tài liệu bằng file excel trên
phần mềm cơ sở dữ liệu nhằm hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và thuận lợi cho việc
quản lý, tra tìm.
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để
kéo dài tuổi thọ và đảm bảo an toàn tài liệu, nhằm phục vụ tốt các yêu cầu
nghiên cứu, khai thác tài liệu lưu trữ. Nếu không có biện pháp bảo quản tốt thì
tài liệu có thể bị mất mát, hư hỏng làm ảnh hưởng đến Phông lưu trữ cơ quan.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại ngân hàng được áp dụng theo Công văn số
111/NVĐP của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài
liệu lưu trữ.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank được bảo
quản tương đối tốt, cơ sở vật chất cũng như trang thiết bị bảo quản được trang bị
đầy đủ và hiện đại đảm bảo đến chất lượng tài liệu.
- Về phòng kho:
Ngân hàng Techcombank đã có kho lưu trữ riêng đảm bảo được một số
yêu cầu về phòng kho Lưu trữ như theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước: Kho được bố trí trên tầng 18 của tòa nhà diện tích phòng kho rộng
25m2 , phòng khô ráo, thoáng mát, không bị chiếu sáng bởi ánh sáng mặt trời,
bụi bẩn, và phòng tránh được các loại côn trùng gặm nhấm... Chính vì vậy, tài
liệu lưu trữ trong kho luôn được đảm bảo tương đối an toàn.
- Trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho:
Nhìn thấy được vai trò và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, Ngân hàng
đã trang bị hệ thống trang thiết bị hiện đại cho kho lưu trữ để bảo quản an toàn
tài liệu như giá compac di động, cặp file tài liệu, hệ thống điều hòa không khí,
quạt thông gió, máy hút bụi, bình chữa cháy…đảm bảo cho tài liệu luôn ở trong
môi trường tối ưu nhất nhằm kéo dài tuổi thọ cho tài liệu
Sinh viên: Trần Thị Trang
19
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Biện pháp bảo quản cho tài liệu:
Để tài liệu luôn ở trong trạng thái vật lý tốt nhất, ngân hàng đã tiến hành
một số biện pháp:
- Tài liệu trước khi đưa vào kho làm vệ sinh sạch sẽ, mặc dù biện pháp
còn mang tính truyền thống nhưng do được bảo quản trong môi trường tốt như
Giá đựng tài liệu là giá bằng kim loại, file tài liệu là file cứng… nên tài liệu
trong kho không bị nấm mốc xâm nhập và gây hư hỏng tài liệu.
- Biện pháp chống ẩm: bằng việc lắp hệ thống điều hòa, quạt thông gió
và máy hút bụi, hút ẩm nên tài liệu được đảm bảo an toàn không bị ẩm ướt.
- Biện pháp phòng chống cháy nổ: ngân hàng đã trang bị cho kho lưu trữ
các phương tiện phòng chống cháy nổ trong và ngoài kho như bình khí CO2…,
khi có sự cố xảy ra, và quy định nội quy ra vào kho.
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng
Techcombank.
Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là mục tiêu cuối cùng của công
tác lưu trữ. Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trong Doanh nghiệp
chủ yếu phục vụ cho các hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp, bởi trong mỗi
tài liệu doanh nghiệp nó thường chứa những thông tin mật như: bí quyết kinh
doanh, quy trình sản xuất, tình hình thu chi tài chính sản xuất kinh doanh, với
ngân hàng đó là những chiến lược phát triển… do đó hầu hết các Doanh nhiệp
đều hạn chế đến mức tối đa việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đối
tượng khai thác sử dụng tài liệu và các hình thức tổ chức khai thác sử dụng. Các
Doanh nghiệp đặc biệt lưu ý đến việc đảm bảo thông tin để quá trình kinh doanh
của công ty được thuận lợi.
Do vấn đề bảo mật thông tin nên việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu
trong hệ thống ngân hàng chỉ mang tính chất hạn chế trong nội bộ, thông tin ít
khi được đưa ra ngoài. Hiện nay, Ngân hàng chỉ mới áp dụng hình thức tổ chức
khai thác, sử dụng tại phòng đọc. Ngoài ra còn có hình thức tổ chức khai thác
qua mạng lan đang được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp nói chung về
hệ thống ngân hàng nói riêng. Những đơn vị nào có nhu cầu mượn tài liệu thì
đến đăng ký với bộ phận Văn thư lưu trữ và được trưởng phòng hành chính
Sinh viên: Trần Thị Trang
20
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đồng ý thì Cán bộ văn thư lưu trữ mới tiến hành làm thủ tục cho mượn tài liệu.
Đối với những tài liệu mật thì việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu chặt chẽ
hơn.
Chương III
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK
VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1 Nhận xét về công tác Lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank
3.1.1 Ưu điểm.
Ngân hàng Techcombank là một Ngân hàng TMCP với chức năng là cơ
quan phát hành trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi, tiếp nhận vốn ủy thác và phát triển
các tổ chức trong nước…là nơi trực tiếp giải quyết các giao dịch của cá nhân, tổ
chức về lĩnh vực tài chính ngân hàng, nên có khối lượng công việc tương đối
nhiều, do vậy khối lượng văn bản đi, đến tương đối lớn.
Sinh viên: Trần Thị Trang
21
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ tại ngân hàng thường xuyên
được tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao về trình độ chuyên môn, nghiệp
vụ. Là một doanh nghiệp với quy mô lớn, được đầu tư cơ sở vật chất tương đối
tốt đồng thời nhận thấy được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, lãnh đạo ngân
hàng đã quan tâm, chỉ đạo và đầu tư trang thiết bị hiện đại để công tác lưu trữ tại
công ty ngày càng được hoàn thiện hơn. Bên cạnh đó không thể không nói đến
những cố gắng, nỗ lực của cán bộ làm công tác lưu trữ luôn luôn có trách nhiệm,
nhiệt tình, tận tụy với công việc được phân công. Ngân hàng cũng đã xây dựng
được phần mềm quản lý văn bản trên máy có thể lưu giữ văn bản, và phục vụ tra
tìm một cách thuận lợi, hiệu quả nhất.
Trải qua hai tháng thực tập tại cơ quan, được làm việc trong một môi
trường chuyên nghiệp và năng động, cùng với sự giúp đỡ, hướng dẫn của các cô
chú, anh chị sinh viên chúng em đã được tiếp cận với những công việc liên quan
tới chuyên ngành lưu trữ học như: lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, chỉnh lý tài liệu,
scan văn bản, nhập chứng từ, nhập danh mục hồ sơ tài liệu…thực hiện đúng như
kế hoạch thực tập mà nhà trường đã đề ra.
Qua quá trình tiếp xúc thực tế với công việc cho thấy công tác lưu trữ
của Ngân hàng có nhiều mặt tích cực và được lãnh đạo quan tâm, có những chỉ
đạo kịp thời và quy định trách nhiệm cụ thể vì thế mà từng bộ phận chức năng
đã thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, đưa công tác lưu trữ của ngân hàng ngày
càng phát triển ổn đinh.
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam đã xây dựng được kho lưu trữ
hiện hành cho cơ quan, vị trí của kho được bố trí hợp lý, thuận lợi, thoáng mát,
tránh được ánh sáng mặt trời và bụi bẩn. Các trang thiết bị như máy điều hòa,
máy hút bụi, bình chữa cháy, máy photo… được trang bị đầy đủ thuận lợi cho
quá trình làm việc.
3.1.2 Hạn chế (nhược điểm).
Bên cạnh những mặt tích cực mà ngân hàng đã đạt được như trên thì
cũng còn một vài hạn chế mà công tác lưu trữ tại ngân hàng chưa được khắc
phục và tồn tại như:
Sinh viên: Trần Thị Trang
22
Lớp: CĐ Lưu trữ học K6
