Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn thư lưu trữ tại Ngân hàng TMCP kỹ thương việt nam techcombank

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
CHƯƠNG I..........................................................................................................4
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
-TECHCOMBANK.............................................................................................4
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương
Việt Nam-Techcombank.....................................................................................................4
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân hàng.........................4
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng.............................5
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng....................................................5
1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng.................................................................................6
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng..................................7
1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.........................................................................7
1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn.................................................................................................7
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức..........................................................................................................7

CHƯƠNG II.........................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC.......9
2.1. Hoạt động quản lý........................................................................................................9
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................................13
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ......................................................................13
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu............................................................................................14
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.......................................................................................................15
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ............................................17
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ...........................................................................18
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ..............................................................19

CHƯƠNG III.....................................................................................................21

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ..................................................................................21
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt
được...................................................................................................................................21
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức..........23
3.3. Một số khuyến nghị....................................................................................................24

C. KẾT LUẬN...................................................................................................26
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Thảo

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. LỜI MỞ ĐẦU
Kiến thức là một trong những kho tàng quý giá nhất của nhân loại và con
đường ngắn nhất để đến với kiến thức là học tập. “ Học đi đôi với hành” đó là
phương trâm nhưng đồng thời cũng là yêu cầu cơ bản trong quá trình đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Để nhìn lại chặng đường với những lý
thuyết, kiến thức trên giảng đường trong năm học nhà trường đã tạo điều kiện
cho sinh viên đi kiến tập để học hỏi kinh nghiệm và bổ sung cho phần lý luận
nghiệp vụ chuyên môn đã được học ở trường. Nhằm giúp cho chúng ta sau khi
ra trường sẽ có đủ hành trang và bắt tay vào đúng công việc theo đúng chuyên
ngành của mình một cách dễ dàng với nhiều kinh nghhiệm. Hơn thế nữa là nhằm
thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lý thuyết gắn liền với thực tiễn”.
Học phần thực tập trang bị cho em những kiến thức cơ bản về hoạt động
nghiệp vụ của phòng Văn thư- Lưu trữ của Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ

Thương Việt Nam- Techcombanh, em biết được vai trò quan trọng của Công tác
Văn thư- lưu trữ, cũng như công tác Lưu trữ trong các cơ quan tổ chức phục vụ
đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành công việc của cơ quan tổ chức. Hiệu
quả hoạt động quản lý, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức phần lớn
là phụ thuộc chính vào công tác tổ chức quản lý văn bản và giải quyết văn bản
quan trọng hơn là việc lưu trữ tài liệu trong quá khứ để phục vụ cho hoạt động
khai thác sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau này.
Hiểu được tầm quan trọng của công tác Văn thư, cũng như công tác Lưu
trữ và thực hiện mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ quan, tổ chức về
Văn thư- Lưư trữ, Trường đại học Nội vụ Hà Nội luôn quan tâm chú trọng đào
tạo nguồn nhân lực, với các chuyên ngành Văn thư- Lưu trữ, Thư ký Văn phòng,
Quản trị Văn phòng, Quản lý nhân lực, quản lý văn hoá. ….thành những cán bộ
làm Văn thư- Lưư trữ, cán bộ Văn phòng có năng lực trong công tác Văn phòng
nói chung và công tác Văn thư- Lưu trữ nói riêng, phát huy được vai trò và năng
lực của mình trong công việc.
Hiểu được vị trí tầm quan trọng của người làm cán bộ Văn thư- Lưu trữ
trong thời đại mới tôi đã chọn ngành Văn thư- Lưu trữ để học tập và định hướng
Nguyễn Thị Thảo

1

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
nghề nghiệp cho tương lai của mình.
Để thực hiện phương châm: Lý luận phải gắn với thực tiễn, nhà trường sẽ
tổ chức cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan. Đây là học phần không thể
thiếu và thời gian khép kín trong chương trình đào tạo làm cán bộ Văn thư- Lưu
trữ của trường. Đồng thời tạo điều kiện cho sinh viên củng cố kiến thức lý luận,

tiếp cận lý luận với thực tế công việc, giúp sinh viên làm quen với tác phong làm
việc trong công sở và rèn luyện đạo đức nghề nghiệp.
Được sự giới thiệu của Trường đại học Nội vụ Hà Nội và được sự đồng ý,
tiếp nhận của

Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam-

Techcombanh , em đã về Thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằm trong khối Trung
Tâm Hành Chính Văn Phòng thuộc Trung Tâm Dịch Vụ Nội Bộ của Ngân hàng
Thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh , Thời gian thực tập
bắt đầu từ ngày 02/3/2015 đến ngày 24/4/2015.
Trong thời gian thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằm trong khối Trung tâm
Hành chính- Văn Phòng ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh em đã có nhiều điều kiện nghiên cứu khảo sát tình hình tổ chức,
quản lý, hoạt động công tác Văn thư- Lưu trữ nói chung và công tác Lưu trữ nói
riêng, giúp em phát huy tốt hơn trong công việc thực tế sau này khi làm việc ở
bất cứ cơ quan nào.
Sau thời gian 2 tháng của quá trình thực tập tại Bộ phận Lưu trữ nằm
trong khối Trung tâm Hành chính Văn Phòng Ngân hàng thương mại cổ phần
Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh 91 Bà Triệu , được sự giúp đỡ của Ban
lãnh đạo, cán bộ, nhân viên làm việc tại ngân hàng thương mại cổ phần kỹ
thương việt nam- techcombanh là cô Phùng Thị Phương Liên trưởng phòng Lưu
trữ của ngân hàng và cô Lê Thị Thuận là nhân viên hướng dẫn tôi trong suốt quá
trình thực tập tại cơ quan , và sự hướng dẫn của cô giáo chủ nhiệm Trần Thị Mai
đã giúp tôi hiểu được những việc mình cần phải làm trong quá trình thực tập
cũng như hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất.

Nguyễn Thị Thảo

2

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Bài báo cáo thực tập có 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức .
Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Chương 3. Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất,
kiến nghị.
Sau thời gian thực tập, tìm hiểu tình hình hoạt động của Bộ phận Lưu trữ
nằm trong khối Trung Tâm Hành chính- Văn phòng dưới sự hướng dẫn chung
của Trưởng phòng Lưu trữ bà Trịnh Thị Ân và cán bộ hướng dẫn trực tiếp là bà
Nguyễn Thị Loan chuyên viên của Trung tâm Hành chính- Văn phòng . Bài báo
cáo còn nhiều sai sót, kính mong thầy cô cùng các bạn xem xét và đóng góp ý
kiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn./.
Xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015
Sinh viên
Nguyễn Thị Thảo

Nguyễn Thị Thảo

3

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG I
MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM

-TECHCOMBANK
1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu, tổ chức của Ngân hàng
TMCP Kỹ thương Việt Nam-Techcombank
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của ngân
hàng
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lập
vào ngày 27 tháng 09 năm 1993; là một trong những ngân hàng TMCP đầu tiên
của Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sang
nền kinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đổng, và trụ sở chính tại số 24
Lý Thường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội.
Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp
giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 6 tháng 8 năm 1993
trong thời hạn 20 năm. Được sự chấp thuận của Ngân hàng Nhà nước thời hạn
hoạt động của ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo quyết định số
330/QĐ-NH5 ngày 08 tháng 10 năm 1997. Ngân hàng có tên giao dịch là
Techcombank. Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and Commercial
Joint Stock Bank, Tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương
Việt Nam. Năm 2006 Ngân hàng nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ the
Bank of New Yorks, Citibank, Wachovia. Năm 2007 tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ
USD. Năm 2008 nhận danh hiệu “dịch vụ được hài lòng nhất năm 2008. Năm
2010 nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt. Năm 2011 là Ngân hàng nội địa tốt
nhất Việt Nam.. Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởng quốc
tế với 13 giải, trong đó nổi bật nhất là ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợ thương
mại tốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á. Ngày nay cùng với
sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nền tảng tài
chính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng (tính đến
hết năm 2013).
Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắp
Nguyễn Thị Thảo

4

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
với 315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống công
nghệ ngân hàng tiên tiến bậc nhất.
Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởi một đội ngũ quản lý tài
năng có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp đa quốc gia và một lực
lượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng
hiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng – trở thành Ngân hàng tốt nhất và Doanh
nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính Cá nhân,
Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng Bán Buôn và Ngân
hàng giao dịch, ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đáp
ứng các nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau. Đó có lẽ
cũng chính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng các nhân và 45,368 khách hàng
doanh nghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính.
Bên cạnh hoạt động tài chính ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vì
cồng đồng và sự phát triển bền vững. Năm Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồng
cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏ mắc
bệnh ung thư nhân dịp trung thư, Techcombank cùng báo Nhân dân đồng sáng
lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ.
Ngân hàng là thành viên của: Hiệp hội ngân hàng Việt Nam, hiệp hội
ngân hàng châu Á, tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, tổ chức thẻ quốc tế Visa,tổ
chức thẻ quốc tế Master Card. Những thành tựu nêu trên của ngân hàng đã góp
phần không nhỏ vào sự phát triển nền kinh tế đất nước.
1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của ngân hàng
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số

2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng Quản trị ngày
16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày
18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
ngân hàng như sau:
1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của ngân hàng.
Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát
Nguyễn Thị Thảo

5

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác do
ngân hàng phân bổ.
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước.
- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn
(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn).
- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác.
- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp.
- Thực hiện thanh toán quốc tể và các dịch vụ khác liên quan đến thanh
toán quốc tế.
- Kinh doanh ngoại tệ.
- Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu.
- Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ.
- Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh.
- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý VNĐ, triết khấu giấy tờ có
giá.
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểm

tra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng.
1.1.2. Cơ cấu, tổ chức của ngân hàng.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt
Nam- Techcombanh( kèm theo phục lục).
Là một ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp là
công ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặc điểm
riêng của nó.
Ban lãnh đạo của ngân hàng bao gồm Hội đồng quản trị, ban kiểm soát,
và Tổng giám đốc, giám đốc. Trong Hội đồng quản trị có 9 thành viên với 1
Chủ tịch hội đồng quản trị, 4 Phó Chủ tịch và 4 thành viên. Ban giám đốc gồm
10 thành viên với 1 Tổng giám đốc và 9 Phó Tổng giám đốc. Ban kiểm soát có 4
thành viên với 1 Trưởng ban và 3 thành viên cùng với 12 khối thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ của ngân hàng. Ngoài ban lãnh đạo còn có Trưởng, phó
các phòng ban. Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank có khoảng
Nguyễn Thị Thảo

6

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
gần 8.000 nhân viên.
1.2.Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có
quy mô một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư Lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu cầu thành nên hoạt động của ngân hàng. Tuy nhiên do quy
mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc Khối
Dịch vụ Nội bộ của Ngân hàng. Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm
là:

- Trung tâm Hành chính (thực hiện hoạt động Văn thư – Lưu trữ).
- Trung tâm Mua sắm tập trung.
- Trung tâm quản lý tài sản.
1.2.1.Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ.
- Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngân
hàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư – Lưu trữ).
1.2.2.Nhiệm vụ, quyển hạn
- Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ (SLAs), đảm bảo
cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng.
- Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông qua
các sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịch
vụ.
- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư – Lưu trữ) đối với toàn bộ các
bộ phận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam.
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điều
hành.
1.2.3. Cơ cấu, tổ chức.
Sau đây là sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ:

Nguyễn Thị Thảo

7

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ

TRUNG TÂM MUA
SẮM TẬP TRUNG

TRUNG TÂM HÀNH
CHÍNH

TRUNG TÂM QUẢN LÝ
TÀI SẢN

…………

BỘ PHẬN
CUNG CẤP
DẤU PHÁP
NHÂN CỦA
NGÂN HÀNG

………..

BỘ PHẬN
CUNG CẤP
SỐ (CÔNG
VĂN RA
NGOÀI, ỦY
QUYỀN, NỘI
BỘ)

Nguyễn Thị Thảo

BỘ PHẬN

TIẾP NHẬN
VÀ XỬ LÝ
VĂN BẢN ĐẾN

8

BỘ PHẬN TIẾP
NHẬN THƯ,
BƯU PHẨM,
CHUYỂN PHÁT
NHANH

BỘ PHẬN BAN
HÀNH VĂN
BẢN TRÊN
INTERNALAIL
(BỘ PHẬN
VĂN THƯLƯU TRỮ)

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG II.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
2.1. Hoạt động quản lý.
Ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh là
một ngân hàng được thành lập với chức năng chính là Huy động vốn, nhận tiền
gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, phát hành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu,
kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác do ngân hàng phân bổ. Vì thế những tài

liệu lưu trữ của ngân hàng đều là những tài liệu mang tính bảo mật chỉ lưu thông
trong nội bộ, những tài liệu này được quản lý trên một phần mền quản lý riêng
do ngân hàng quy định.
• Hoạt động quản lý về việc ban hành văn bản về công tác lưu trữ:
Việc ban hành văn bản quy định chung về công tác lưu trữ của ngân hàng
Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh căn cứ Quyết định
số 2207/QĐ-HĐQT ngày 16 tháng 12 năm 2013 quy định cơ cấu tổ chức, chức
năng nhiệm vụ của Ngân hàng, thông qua quyết định để làm căn cứ tổ chức bộ
phận làm công tác lưu trữ trong ngân hàng được hoàn thiện một cách tốt nhất.
Để ban hành quy chế văn thư lưu trữ của cơ quan được đầy đủ, hoàn
chỉnh xác căn cứ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ
Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan,
tổ chức.
Căn cứ theo luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của
Chính phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu;
Và hướng dẫn số 0174/2013/HD ngày 17/12/2013 mã HD-DVNB/09
Hướng dẫn về công tác văn thư lưu trữ quản lý sử dụng con dấu.
Căn cứ vào sổ tay hướng dẫn nghiệp vụ văn lưu trữ đơn vị biên soạn do
bộ phận Văn thư lưu trữ - HCVP- khối dịch vụ nội bộ.
Nguyễn Thị Thảo

9

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Và quy định quản lý kiểm soát tài liệu bên ngoài số 0131/2010/QT ngày
ban hành 14/10/2010 của Tổng Giám Đốc.
Quy định quản lý hồ sơ của Techcombanh số 0042/2011/QĐ1 ngày
18/10/2011 của Hội đồng quản trị.
Căn cứ vào những văn bản của nhà nước quy định về công tác văn thư lưu
trữ của các cơ quan, tổ chức thì ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Kỹ Thương
Việt Nam- Techcombanh đã ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ,
quản lý và sử dụng con dấu cho cơ quan theo Quy định số 0064/2014/QĐ1
ngày 25/08/2014 về công tác văn thư lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu, quy
định về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan quy định chung cho cả văn thư lưu
trữ của cả hệ thống. Quy định này gồm 3 chương và 16 điều:
Chương 1. Các quy định chung;
Chương 2. Quy định cụ thê;
Chương 3. Điều khoản thi hành.
Tại quy định này có nêu rõ trong điều 14 quy định về công tác lưu trữ của
cơ quan: gồm lưu trữ văn bản và quản lý công tác lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu
trữ được quy định cụ thể trong quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan
( kèm theo phục lục)
• Hoạt động quản lý về việc Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh là
một cơ quan có quy mô lớn về cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ quyền hạn vì
thế phông lưu trữ của cơ quan là Phông lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần
Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh. Việc quản lý phông lưu trữ của cơ quan,
tổ chức điều quy định chung tại quy định về công tác văn thư lưu trữ của cơ
quan.
Phông lưu trữ Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh là toàn bộ phông lưu trữ của cơ quan lưu trữ những tài liệu được
sản sinh ra từ chính cơ quan, trong Phông lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ
phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh bao gồm các phông:
- Phông lưu trữ của Tổng Giám đốc.

Nguyễn Thị Thảo

10

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Phông lưu trữ của Hội Đồng Quản Trị.
Ngoài phông lưu trữ của Tổng Giám Đốc, Hội Đồng Quản Trị còn có các
Công văn đi Công văn đến các loại sổ sách và các loại tài liệu khác được sản
sinh ra trong quá trình làm việc của cơ quan, tài liệu lưu trữ của ngân hàng
thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh được lưu giữ bảo
quản chặt chẽ đây là những tài liệu mang tính chất công việc, kinh doanh có tính
bí mật vì thế khi muốn tra cứu tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ phải được sự
đồng ý của cơ quan, phải có quyết định của Tổng Giám Đốc mới được tiếp cận
với tài liệu của cơ quan nếu không có sự đồng ý của người có thẩm quyền phê
duyệt mà tự ý sao chép, photocoppy tài liệu sẽ bị xử lý vi phạm theo quy định
của ngân hàng.
• Hoạt động quản lý về việc Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng các
thành tựu khoa học kỹ thuật trong hoạt động lưu trữ của cơ quan tổ chức.
Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác
lưu trữ của Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt NamTechcombanh, việc ứng dụng các thành tựu khoa học trong công tác lưu trữ của
cơ quan. Với một môi trường làm việc khoa học hiện đại trang bị các máy móc
kỹ thuật hiện đại, đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ chuyên môn cao.
Cơ quan đã ứng dụng rất nhiều nghiên cứu khoa học trong công tác lưu
trữ để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất, Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh đã ứng dụng phần mền quản lý ứng dụng và
chứng thực chữ ký điện tử dùng cho kiểm soát dữ liệu nghiệp vụ ngân hàng , và
quy ứng dụng phần mềm lưu trữ các cơ sở dữ liệu, ứng dụng phần mền giải

pháp an ninh, an toàn bảo mật công nghệ trong ngành ngân hàng.
Ngân hàng techcombanh đã ứng dụng khoa học kỹ thuật trong công tác
lưu trữ bằng hệ thống quản lý chung, từ khâu văn thư của cơ quan cũng áp dụng
phần mền khoa học kỹ thuật trong quản lý văn bản của các bộ phận, tất cả các
thủ tục hành chính của cơ quan điều thông qua hệ thống quản lý văn bản chung.
Phần mền quản lý văn bản và lưu văn bản của ngân hàng thương mại cổ
phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh ứng dụng để quản lý văn bản trên
Nguyễn Thị Thảo

11

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phần mền đã được cài đặt như phần mền quản lý văn bản có các cột như; số thứ
tự, mã hiệu, địa điểm, phương pháp, thời gian, hủy. đây là những thông tin trong
phần mền quản lý văn bản của cơ quan.
• Hoạt động quản lý về việc Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ.
Việc đào tạo cán bộ công chức lưu trữ được cơ quan rất chú trọng hằng
năm cơ quan điều tổ chức các lớp tập huấn bồi dưỡng cho cán bộ đi học tập kinh
nghiệm ở nước và trong nước luôn cập nhập những tin tức mới nhất về công tác
lưu trữ để đào tạo cán bộ làm lưu trữ có nghiệp vụ tốt.
Hằng tháng cơ quan điều tổ chức cho cán bộ văn thư kiêm lưu trữ đi học
các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về văn thư và lưu trữ cho cơ quan, việc cử cán bộ
văn thư lưu trữ đi học mới gần đây nhất trong tháng 5 là cử cán bộ, nhân viên
làm văn thư kiêm lưu trữ đi học phần mền quản lý văn bản file offic cho cán bộ
trong cơ quan. Không chỉ riêng cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ mới được cử đi
học tập bồi dưỡng mà tất cả các nhân viên trong cơ quan điều được cử đi học tập

để nâng cao trình độ nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc hằng ngày.
Ngoài ra còn mở các lớp hội thảo về đào tạo.
Bên cạnh việc cử cho cán bộ, nhân viên đi học tập hằng tháng thì ngân
hàng cũng rất chú trọng trong việc tổ chức quản lý thi đua khen thưởng trong
hoạt động lưu trữ của cơ quan. Việc kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trong cơ
quan thuộc trách nhiệm của Giám đốc Hành chính văn phòng- Khối dịch vụ nội
bộ theo hướng dẫn 0174/2013/HD của ngân hàng techcombanh quy định:
Việc kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ do Giám đốc trung tâm hành
chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ chỉ đạo Tổ văn thư lưu trữ hướng dẫn,
kiểm tra kiểm soát công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng dấu tại các
CN/PGD/QTK trên toàn quốc.
Giám đốc các CN/PGDQTK/VPDĐ/CCA chỉ đạo công tác văn thư lưu
trữ, quản lý sử dụng con dấu tại đơn vị và hàng tháng gửi báo cáo tổng hợp về
Tổ Văn thư lưu trữ, qua email. Trung tâm hành chính văn phòng đi hướng dẫn
kiểm tra tại các đơn vị, trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ
Nguyễn Thị Thảo

12

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
kiểm tra công tác văn thư lưu trữ, quản lý sử dụng con dấu tại các
CN/PGD/QTK/VPDĐ/CCA theo quý.
Ngoài việc kiểm tra hằng quý về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan,
khen thưởng kỷ luật những cán bộ, nhân viên trong cơ quan được cơ quan rất
quan tâm. Những cán bộ không thực hiện đúng những quy định trong công tác
văn thư lưu trữ của cơ quan thì sẽ bị đình chỉ công tác, ghi biên bản vi phạm
trong công việc cuối tháng trừ vào lương ngoài ra còn bị thôi việc nếu như mức

độ vi phạm nặng so với quy định. Trong việc xử lý vi phạm thì Ngân hàng
thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh rất chặt chẽ và thực
hiện đúng theo quy định đã đề.
Đi đôi với việc xử phạt là tuyên dương khen thưởng những cán bộ, nhân
viên có thành tích xuất sắc trong công tác văn thu lưu trữ của cơ quan. Những
nhân viên nào thực hiện tốt công việc được giao theo đúng công việc thì sẽ được
cơ quan tuyên dương ở bảng của cơ quan, hình thức khen thưởng có khi là tăng
lương cũng có thể là cho đi học tập về công tác văn thư lưu trữ ở nước ngoài
hoặc tặng bằng khen về nhân viên xuất sắc trong năm nhiều hình thức tuyên
dương trong cơ quan.
Công tác quản lý văn thư lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh được cơ quan, quan tâm chú trọng đầu tư một
cách tốt nhất về trang thiết bị và đội ngũ cán bộ nhân viên cũng được đào tạo bồi
dưỡng một nhất.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh
Hàng năm cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ của ngân hàng và các Phòng, đơn vị
thuộc ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh có
trách nhiệm:
- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Trung tâm hành chính
văn phòng- khối dịch vụ nội bộ phối hợp với Tổ văn thư lưu trữ các Phòng, đơn
vị thuộc ngân hàng xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
Nguyễn Thị Thảo

13

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ hướng dẫn các
Phòng, đơn vị, cá nhân thuộc sự quản lý của ngân hàng chuẩn bị hồ sơ, tài liệu
giao nộp và thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu. Chuẩn bị kho và
các phương tiện để tiếp nhận tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
do các đơn vị nộp vào kho theo quy định
- Tổ chức tiếp nhận và lập “ Biên bản giao nhận tài liệu” vào kho lưu trữ
khi lập biên bản bàn giao tài liệu vào kho lưu trữ của cơ quan thì cán bộ làm lưu
trữ hoặc cán bộ văn thư kiêm lưu trữ của Ngân hàng phải kiểm tra đầy đủ tài liệu
trước khi giao nhận nếu thấy tài liệu của các đơn vị phòng, khối không đúng với
những tài liệu phải nộp thì thông báo cho người có thẩm quyền giải quyết để giải
quyết.
Hằng năm ngân hàng điều tiến hành thu thập tài liệu vào kho lưu trữ của
cơ quan, việc thu thập bổ sung tài liệu được giao cho trung tâm hàn chính văn
phòng- khối dịch vụ nội bộ phối hợp với Tổ văn thư lưu trữ lên kế hoạch để thu
thập tài liệu tổ văn thư lưu trữ phải có trách nhiệm tổng hợp các tài liệu có trong
kho, những tài liệu nào còn đang thiếu để thông báo cho các đơn vị biết kịp thời
nộp tài liệu vào kho.
2.2.2. Xác định giá trị tài liệu.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh đã
vận dụng thời hạn bảo quản của theo thông tư số 42/2011/TT-NHNN ngày 20
tháng 12 năm 2011 quy định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ trong ngành ngân
hàng áp dụng cho các:
- Hồ sơ, tài liệu tổng hợp được bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ tài liệu, về quản lý rủi ro từ 5 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về ngoại hối từ 5 năm đến 20 năm các báo cáo về tình
hình quản lý và sử dụng quỹ dự trữ ngoại hối bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về hợp tác quốc tế 10 năm đến bảo quản vĩnh viễn;
- Hồ sơ, tài liệu về thành lập, hoạt động, thanh lý các tổ chức tín 21 dụng
5 năm đến 20 năm;

- Hồ sơ, tài liệu về thanh tra giám sát từ 5 năm đến 20 năm;
Nguyễn Thị Thảo

14

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Hồ sơ, tài liệu về tổ chức, cán bộ, đào tạo từ 5 năm đến 70 năm những
văn bản tài liệu có mức độ quan trọng mật thì bảo quản vĩnh viễn theo quy định;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác thi đua khen thưởng từ 10 năm đến 20 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác pháp chế từ 10 năm đến 30 năm;
- Hồ sơ, tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ được bảo quản từ
5 năm đến 50 năm.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh đã
áp dụng thời hạn bảo quản tài liệu theo thông tư số 43/2011/TT-NHNN để quy
định thời hạn bảo quản cho tài liệu của cơ quan được một cách chính xác nhất.
2.2.3. Chỉnh lý tài liệu.
Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức lại tài liệu theo 1 phương án phân loại
khoa học trong đó tiến hành chỉnh sữa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ,
xác định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu làm công cụ tra cứu đối với phông
hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Tài liệu trong kho lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương
Việt Nam- Techcombanh kho lưu trữ của ngân hàng rộng 25m2 , có 6 giá
compac để tài liệu, có 80m tài liệu mỗi giá compac có 11 file tài liệu và có 900
file tài liệu trong kho, tất cả các tài liệu đã được gọi các mặt hoạt động và từng
năm.Trong thời gian hai tháng thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh chúng em đã được thực hành chỉnh lý tài liệu
của từ năm 1993 đến năm 2007 của ngân hàng theo hướng dẫn của cán bộ làm

văn thư kiêm lưu trữ của cơ quan, quy trình thực hiện chỉnh lý tài liệu của ngân
hàng được lựa chọn theo phương án phân loại là Thời gian- Mặt hoạt động. Tài
liệu để thực hiện chỉnh lý gồm tài liệu của:
- Văn bản của tổng giám đốc từ năm 2001- 2007
- Văn bản của hội đồng quản trị từ năm 1993-2013
- Công văn đi từ năm 1993-2001
- Công văn đến tư năm 1993-2001
- Các loại sổ sách từ 1993-2013
- Các tài liệu khác.
Nguyễn Thị Thảo

15

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Nội dung chỉnh lý tài liệu gồm các bước:
- Phân loại tài liệu
- Đóng file và biên mục bên ngoài(đánh gáy file)
- Nhập file xcel theo các nhóm tài liệu đã phân loại
- Scan các văn bản đã chỉnh lý
Nội dung phân loại tài liệu lưu trữ đã được thực hiện trong quá trình thực
tâp tại cơ quan. Phân loại tài liệu theo phương án phân loại . Đối với văn bản
của tổng giám đốc từ năm 2001-2007 được phân chia theo các bước;
- Bước 1. phân loại tài liệu theo từng năm.
- Bước 2. phân loại tài liệu trong từng năm thành các nhóm:
Nhóm 1. Văn bản liên quan đến lãi suất
Nhóm 2. Văn bản liên quan đến biểu phí
Nhóm 3. Văn bản liên quan đến ủy quyển

Nhóm 4. Văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của Techcombanh( việc
thành lập chia cách, sát nhập, thay đổi cơ cấu tổ chức của các đơn vị trong
Techcombanh, di chuyển, di dời, thay đổi địa điểm của chi nhánh, trụ sở làm
việc của các đơn vị trong hệ thống Techcombanh).
Nhóm 5. Các văn bản khác
- Bước 3. phân loại tài liệu từ các nhóm lớn thành nhóm nhỏ hơn( nếu số
lượng của các nhóm nhiều)
- Bước 4. Sắp xếp văn bản trong các nhóm theo ngày ban hành (số bé xếp
trước số lớn xếp sau, và thứ tự sắp xếp bằng cách đánh số thứ tự các trang bằng
bút chì vào phần cuối mép của mỗi văn bản.
Đối với văn bản của Hội Đồng Quản Trị từ năm 1993-2013 được phân
loại như sau:
- Bước 1. phân loại tài liệu theo từng năm
- Bước 2. phân loại tài liệu mỗi năm thành các nhóm
Nhóm 1. văn bản liên quan đến cơ cấu tổ chức của techcombanh
Nhóm 2. văn bản liên quan đến ủy quyển
Nhóm 3. văn bản liên quan khác
Nguyễn Thị Thảo

16

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Bước 3. Tiếp tục phân loại tài liệu trong các nhóm lớn thành nhóm nhỏ
hơn(nếu số lượng của các văn bản khác nhiều).
- Bước 4. Sắp xếp văn bản theo ngày ( ban hành ) văn bản ( số bé xếp
trước, số lớn xếp sau) và thứ tự sắp xếp bằng cách đánh số thứ tự các trang bằng
bút chì vào phần cuối mép của mỗi văn bản.

Đối với công văn đi từ 1993-2001 được phân chia theo phương án phân
loại mà ngân hàng đã thực hiện khi chỉnh lý tài liệu;
- Bước 1. Phân loại tài liệu theo từng năm
- Bước 2. Phân loại tài liệu mỗi năm thành các nhóm….
Đối với công căn đến từ 1993-2001 cũng phân chia thành các bước như
tài liệu công văn đi và cũng thực hiện các bước như trên đối với các loại sổ sách
của ngân hàng từ năm 1993-2013. Sau khi chỉnh lý tài liệu xong công việc tiếp
theo là scan văn bản đặt tên file scan theo cấu trúc số văn bản tên loại văn bản.
File scan của mỗi nhóm tài liệu được lưu trong mỗi file riêng, tên các file là tên
nhóm tài liệu đã được chỉnh lý trong thời gian thực tập tại ngân hàng thương mại
cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh. Sau khi công việc scan văn bản
và nhập file đầy đủ hoàn chỉnh, tiến hành đóng văn bản vào các file cứng để bảo
quản: văn bản của mỗi nhóm được đóng trong một file theo thứ tự đã được chỉnh
lý, trường hợp văn bản của các năm có nhiều file thì chia tài liệu thành nhiều file
và đóng file theo thứ tự đã sắp xếp để đảm bảo văn bản được liền mạch tiện cho
công tác tra tìm tài liệu một cách khoa học.
Trong thời gian hai tháng thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ
Thương Việt Nam- Techcombanh chúng em đã được thực hành chỉnh lý tài liệu
của ngân hàng đối với tài liệu của Tổng giám đốc, tài liệu của hội đồng quản trị,
công văn đi, công văn đến các loại sổ sách và đã chỉnh lý được khoảng 40m giá
tài liệu và sắp chúng theo thứ tự nhất định lập công cụ tra tìm tài liệu, có bản
mền và bản mền, bản cứng được lưu trữ trong kho còn bản mền được lưu trữ tại
phần mền quản lý tài liệu của ngân hàng.
2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.
Hằng năm, cán bộ làm văn thư kiêm lưu trữ phải phối hợp với trung tâm
Nguyễn Thị Thảo

17

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ của ngân hàng thương mại cổ phần
Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh có trách nhiệm thực hiện báo cáo thống kê
cơ sở công tác văn thư, lưu trữ để tổng hợp và báo cáo. Cán bộ văn thư kiêm lưu
trữ của ngân hàng phải lập hồ sổ thống kê để theo dõi và quản lý các phông tài
liệu có trong kho; tài liệu thu thập bổ sung hằng năm, tài liệu nộp vào kho lưu
trữ của cơ quan.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh
hằng năm điều thống kê các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ
thống kê nhân sự làm lưu trữ để biết được tình hình cán bộ làm lưu trữ có trình
độ chuyên môn chuyên sâu về lĩnh vực văn thư lưu trữ, thống kê về tài liệu lưu
trữ có những tài liệu gì hầu hết ở ngân hàng thuơng mại cổ phần kỹ thương việt
nam-techcombanh là tài liệu chuyên môn về mảng kinh doanh tài chính.
Trách nhiệm thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu ở ngân hàng
thương mai cổ phần kỹ thương việt nam-techcombanh thuộc trách nhiệm của
Trung tâm hành chính văn phòng- khối dịch vụ nội bộ. Công cụ tra tìm tài liệu
của ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt nam- techcombanh là phần
mền tra tìm trên máy tính được quản lý chặt chẽ do cán bộ làm văn thư kiêm lưu
trữ của cơ quan xây dựng theo quy định của nhà nước là cơ sở dữ liệu tra cứu
trên phần mền có các công cụ tra cứu tài liệu như:
- Tra cứu tài liệu bằng các file cứng trong kho lưu trữ
- Tra cứu bằng file mền trên máy tính là cơ sở dữ liệu
- Các văn bản khác như sổ sách của ngân hàng muốn tra tìm thì tra tìm
trên bản mền xcel lưu trữ tài liệu trên máy tính.
Những công cụ tra tìm tài liệu tại ngân hàng được cán bộ văn thư kiêm
lưu trữ hằng năm thống kê rất đầy đủ trên các phần mền quản lý tài liệu, và giới
thiệu cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan biết để khi tra tìm tài liệu được một
cách dễ dàng nhanh chóng mang lại hiệu quả cao phục vụ thiết thực cho hoạt

động quản lý cũng như nghiệp vụ trong công việc.
2.2.5. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
Kho lưu trữ của ngân hàng Techcombanh là kho lưu trữ chuyên dụng
Nguyễn Thị Thảo

18

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
được bố trí trên tầng 18 của dãy nhà vicom centrer bà triệu diện tích của kho lưu
trữ 25m2 với diện tích của kho lưu trữ chứa được sáu giá compac đựng tài liệu.
Giá đựng tài liệu trong kho lưu trữ được trang bị bằng giá compac theo
tiêu chuẩn VN 9253:2012 về giá bảo quản tài liệu lưu trữ ban hành theo quyết
định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của bộ khoa học công nghệ về việc
công bố tiêu chuẩn quốc gia về giá đựng tài liệu, trong giá đựng tài liệu thì ngân
hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh trang bị những
file cứng đựng tài liệu theo tiêu chuẩn của nhà nước quy định file đựng tài liệu
có ghim kẹp đục lỗ để để tài liệu tránh tình trạng tài liệu bị rơi bung ra khỏi file
gây ảnh hưởng đến công tác tra tìm tài liệu khi cần.
Trong kho lưu trữ của ngân hàng techcombanh được trang bị những thiết
bị hiện đại để đảm bảo an toàn cho tài liệu như trang bị hệ thống báo đột nhập,
hệ thống báo cháy tự động, có trang bị quạt thông gió trong kho. Nhìn chung
kho lưu trữ của ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương việt namtechcombanh được trang bị các giá đựng tài liệu hiện đại theo tiêu chuẩn của
nhà nước quy định, và trang bị các hệ thống để bảo quản tài liệu được một cách
an toàn nhất nhằm phục vụ cho hoạt động tra tìm nghiên cứu khoa học sau này.
2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Cán bộ văn thư kiêm lưu trữ có trách nhiệm bảo quản tài liệu, mở sổ theo
dõi và phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng bản lưu tài liệu theo quy định của

ngân hàng.
Tất cả các cán bộ tại đơn vị có nhu cầu chính đáng đều được phép khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, trừ các tài liệu có độ mật( mật/tuyệt mật/tối mật).
Việc khai thác sử dụng tài liệu có độ Mật phải thực hiện đúng quy định hiện
hành của nhà nước và tuân thủ theo quy định an ninh thông tin số
0001/2012/QĐ 1 của Techcombanh. Cán bộ nhân viên trong cơ quan có nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu phải có phiếu đề nghị của Tổ văn thư lưu trữ hỗ trợ tra
cứu tài liệu thì mới được tra cứu tài liệu của mình, vì tính chất tài liệu mà tài liệu
trong kho lưu trữ chỉ được ban hành trong nội bộ của cơ quan, không lưu thông
ra bên ngoài nên việc tra tìm tài liệu của độc giả muốn tra tìm tài liệu về ngân
Nguyễn Thị Thảo

19

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
hàng là rất khó, vì liên quan đến việc lợi nhuận của cơ quan.Những tài liệu ở
ngân hàng là những tài liệu mang tính chất nội bộ công việc không lưu thông ra
bên ngoài vì thế việc tổ chức khai thác sử dụng chỉ áp dụng đối với cán bộ, nhân
viên các phòng ban trong cơ quan mới được khai thác tài liệu trong ngân hàng
còn độc giả muốn khai thác tài liệu để phục vụ cho việc nghiên cứu sẽ không
được khai thác đây là một hạn chế của việc khai thác tài liệu trong ngân hàng.

Nguyễn Thị Thảo

20

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
CHƯƠNG III.
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ ĐỀ
XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong quá trình thực tập tại ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương
Việt Nam- Techcombanh thời gian trong hai tháng em đã được tiếp xúc với môi
trường làm việc hiện đại và được giao rất nhiều công việc trong quá trình thực
tập như:
Những công việc được thực hiện trong quá trình thực tập tại ngân hàng
em đã được tiếp xúc với rất nhiều công việc cụ thể như:
Chúng em đã chỉnh lý được tài liệu của chủ tịch Hội đồng quản trị từ
1993 đến 2013 với số lượng là 11 file
Chỉnh lý tài liệu của tổng giám đốc từ năm 2000-2007 là file.
Chỉnh lý các loại sổ sách từ năm 1993- 2013
Nhập mục lục hồ sơ của khối công văn nội bộ năm 2007,2008, 2009 và
2010 với số lượng là 116 file tài liệu.
Nhập mục lục hồ sơ chất lượng năm 2008 và 2009 là 6 file.
Đã Scan được công văn khối nội bộ năm 2007 là 25 file.
Đã Scan được công văn khối nội bộ năm năm 2008 là 30 file.
Nhập chứng từ hằng ngày của khách hàng mang đến và lưu tài liệu tại file
trung tâm mua sắm với số lượng khá nhiều.
Tại trung tâm quản lý tài sản các bạn đã sắp xếp khoa học các tài liệu của
ngành ngân hàng bao gồm phiếu đề nghị, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao tài
liệu những công việc thực hiện được trong hai tháng thực tập tại ngân hàng.
Nhật ký thực tập Từ ngày 3/3/2015 đến ngày 24/4/2015.
- Ngày 3/3/2015 Tiếp xúc với tài liệu chỉnh lý, sắp xếp văn bản trong hồ

sơ theo thứ tự từ thấp đến cao, sắp xếp hồ sơ và lập danh mục hồ sơ theo các
khối AMC khối Quản trị rủi ro.
- Ngày 4/3/2015. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ và lập danh mục hồ sơ của
Nguyễn Thị Thảo

21

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
biên bản kiểm kê năm 2015.
- Ngày 5/3/2015. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ của trung tâm quản lý tài
sản kho vận.
- Ngày 6/3/2015. Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ của trung tâm quản
lý tài sản.
- Ngày 9/3/2015 .Sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ của quản lý tài sản
- Ngày 10/3/2015. Scan văn bản kiểm kê tài sản thừa của các chi nhánh,
sắp xếp văn bản trong hồ sơ.
- Ngày 11/3/2015. Sắp xếp văn bản.
- Ngày 12/3/2015. Tìm văn bản trong file mền xcel để check in và Scan
văn bản.
- Ngày 13/3/2015. Check in văn bản trong file mền.
- Ngày 16/3/2015. Check in văn bản trong file mền, sắp xếp văn bản.
- Ngày 17/3/2015. Nhập văn bản vào phần mền xcell nhập phiếu đề nghị
- Ngày 18/3/2015 .Check in văn bản và nhập văn bản vào file xcel.
- Ngày 19/3/2015. Sắp xếp văn bản theo số và viết bìa hồ sơ cho các file
năm 2014 và phiếu đề nghị ID.
- Ngày 20/3/2015. Check in văn bản và sắp xếp.
- Ngày 23/3/2015. Nhập văn bản vào phần mền xcel.

- Ngày 24/3/2015. Sắp xếp văn bản.
- Ngày 25/3/2015. Đánh số cho các file.
- Ngày 27/3/2015. Scan văn bản biên bản đối chiếu của Techcombanh.
- Ngày 30/3/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 31/3/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 1/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 2/4/2015. Đánh số cho văn bản nhập văn bản.
- Ngày 2/4/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 3/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 6/4/2015.Nhập văn bản vào xcell, đánh số.
- Ngày 7/4/2015. Đánh số cho văn bản, nhập văn bản.
Nguyễn Thị Thảo

22

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Ngày 8/4/2015. Nhập văn bản, Scan văn bản năm 1991.
- Ngày 9/4/2015. Đánh số và nhập văn bản.
- Ngày 10/4/2015. Đánh số cho văn bản.
- Ngày 13/4/2015. Scan văn bản và đánh số.
- Ngày 14/4/2015. Sắp xếp văn bản ủy quyền năm 2008.
- Ngày 15/4/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 16/4/2015. Nhập văn bản vào xcel.
- Ngày 17/4/2015. Scan văn bản.
- Ngày 20/4/2015. Sắp xếp tài liệu trong kho theo thứ tự các File.
- Ngày 21/4/2015. Đánh gáy file của tài liệu.
- Ngày 22/4/2015. Nhập văn bản vào Xcel.

- Ngày 23/4/2015. Sắp xếp tài liệu vào kho, Scan văn bản.
- Ngày 24/4/201. Bàn giao tài liệu trong quá trình thực tập cho cán bộ
hướng dẫn.
( có kèm theo phục lục, danh mục tài liệu, bản mền xcell…)
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ
quan, tổ chức.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ Thương Việt Nam- Techcombanh là
một cơ quan với môi trường làm việc hiện đại được trang bị đầy đủ vật chất
trang thiết bị cần thiết phục vụ công việc hằng ngày của cơ quan.
Vì thế giải pháp để nâng cao chất lượng cho công tác lưu trữ trước hết
Cần phải nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan là thường xuyên tổ
chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công tác lưu trữ cho cán bộ, nhân viên
trong cơ quan để nâng cao trình độ về chuyên môn. Mở các buổi họi thảo về
công tác lưu trữ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan.
Cần có những chế độ phụ cấp, những chính sách tốt hơn nữa đối với cán
bộ làm lưu trữ có sự quan tâm cụ thể động viên để thêm yêu nghề, yêu công việc
của mình.
Cần đưa phương pháp lập hồ sơ như một công việc bắt buộc mà mỗi cán
bộ nhân viên trong cơ quan phải thực hiện. Đưa việc đó thành một tiêu chí để
Nguyễn Thị Thảo

23

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
đánh giá thi đua khen thưởng tại cơ quan, mặt khác nhằm cũng cố khối tài liệu
lưu trữ được thống nhất.
3.3. Một số khuyến nghị.

* Đối vơi cơ quan.
Những tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ của cơ quan hầu hết điều là tài
liệu mang tính chất nội bộ vì thế việc khai thác sử dụng tài liệu của ngân hàng là
rất ít khi được tiếp xúc và khai thác vì thế những tài liệu nào không có tính chất
nội bộ thì cơ quan có thể công bố cho độc giả biết để họ đến khai thác khi cần
thiết phục vụ cho nghiên cứu lịch sử.
Cơ quan phải quy định cụ thể về thời hạn bảo quản cho tài liệu lưu trữ, vì
cơ quan chưa có bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của cơ quan mà chỉ áp dụng
bảng thời hạn bảo quản của Ngân hàng nhà nước.
Cơ quan chưa quy định cụ thể về việc khen thưởng kỷ luật xử lý vi phạm
về công tác lưu trữ vì thế cần có quy định cụ thể để thực hiện theo đúng quy
định.
* Đối với bộ môn lưu trữ, khoa, trường.
Giữa lý thuyết và thực tiễn có mối quan hệ khăng khiết với nhau, tuy
nhiên nhiều lý thuyết đã được học vẫn chưa thực sự phụ vụ cho quá trình quản
lý công tác lưu trữ cần phải thường xuyên cho sinh viên tiếp xúc, tham gia các
buổi học thực hành liên quan đến chuyên ngành để sinh viên tiếp cận một cách
sâu sát nhất nhằm cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản nhất về
chuyên ngành của mình.
Tổ chức các buổi giao lưu giữa các trường Đại học, Cao đẳng với nhau về
kiến thức văn hóa để nâng cao sự hiểu biết cho sinh viên. Do yêu cầu công việc
đòi hỏi sâu sắc vì vậy nâng cao trình dộ cho sinh viên là điều cần thiết. Tôi
mong nhà trường quan tâm và xây dựng đề cương học phần chi tiết cho các môn
học chuyên ngành học lý thuyết đi đôi với thực hành và khảo sát thực tế. Vì kiến
thức trong nhà trường và môi trường làm việc thực tế có sự khác biệt, tôi mong
nhà trường tổ chức nhiều hơn nữa các buổi đi thực tế ở các cơ quan khác nhau
để nâng cao tầm hiểu biết cho sinh viên tạo điều kiện để sinh viên được học hỏi
Nguyễn Thị Thảo

24

Lớp: CĐ Lưu trữ học K6