Báo cáo thực tập quản trị nhân lực: công tác hoạch định nhân sự tại công ty TNHH tân thành đạt

1

Phần mở đầu;
1) Lý do chọn đề tài
Trong bốn nguồn lực của một tổ chức: nhân lực, vật lực, tài lực, thông tin thì
con người được đánh giá là nguồn lực quan trọng nhất. Con người quyết định
quá trình kết hợp các nguồn lực có hiệu quả, giúp các tổ chức đạt được mục tiêu
của mình với kết quả và hiệu quả cao.
Từ khi Việt Nam chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hóa tập trung sang nền
kinh tế thị trường hàng hóa đã làm biến đổi các hoạt động kinh tế. Các công ty,
doanh nghiệp ngày càng được mở rộng và phát triển, kéo theo một thị trường
cạnh tranh gay gắt giữa các công ty, doanh nghiệp. Để tạo ra lợi thế cạnh tranh
của bản thân mình đòi hỏi không chỉ ở cơ sở vật chất, nguồn vốn hay năng lực
kinh doanh mà còn ở đội ngũ nhân lực và chất lượng của họ.
Vậy các doanh nghiệp phải làm thế nào để xây dựng được đội ngũ nhân sự
phù hợp với doanh nghiệp cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự? Để
giải quyết các vấn đề đó, các doanh nghiệp cần nhận thức rõ vai trò và vạch ra
quá trình hoạch định nguồn nhân lực một cách hiệu quả, dưới sự hướng dẫn của
anh Trịnh văn Đức trưởng phòng Kế toán – Nhân sự công ty em đã lựa chọn,
nghiên cứu đề tài “ công tác Hoạch định nhân sự tại công ty TNHH Tân Thành
Đạt làm đề tài báo cáo cho mình.
2) Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
+ Không gian: Nghiên cứu quy trình hoạch định nhân sự tại phòng Kế Toán
Nhân sự thuộc Công ty TNHH Tân Thành Đạt.
+ Thời gian: Sử dụng số liệu thống kê trong phạm vi 2 năm gần nhất (2012 2014) và đề ra các giải pháp cho tương lai.
3) Vấn đề nghiên cứu


2

- Tổng quan về đơn vị kiến tập: Lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ
chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị thực tập.
- Hệ thống hóa những lý luận cơ bản về hoạch định nhân sự và quy trình
hoạch định nhân sự tại Doanh nghiệp
- Phân tích thực trạng hoạch định nhân sự và quy trình hoạch định nhân sự tại
đơn vị thực tập
- Từ đó đề xuất những quan điểm, giải pháp hoàn thiện quy trình hoạch định
nhân sự tại đơn vị thực tập.
4) Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp, các số liệu thống kê trong Công ty,
các thông tin trên Internet…
- Phương pháp quan sát, đi thực tế điều tra, lấy thông tin trực tiếp từ các đối
tương có liên quan.
- Sử dụng các phương pháp tổng hợp, thống kê, so sánh…
5) Kết cấu đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
của đề tài được kết cấu thành 3 chương:
Chương I: Tổng quan về Công ty TNHH Tân Thành Đạt
Chương II: Thực trạng quy trình hoạch định nhân sự tại Công ty TNHH Tân
Thành Đạt
Chương III: Các giải pháp, khuyến nghị hoàn thiện quy trình hoạch định nhân
sự tại Công ty TNHH Tân Thành Đạt


3

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TÂN THÀNH ĐẠT

1.1 Tổng quan về Công ty TNHH Tân Thành Đạt
1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển của đơn vị thực tập

Công ty TNHH Tân Thành Đạt được thành lập năm 30/05/2012 trải
qua 2 năm phát triển, từ một công ty nhở vừa mớt đi vào hoạt động nên đã
gặp nhiều khó khăn. Tuy nhiên nhờ sự đoàn kết cố gắng, cũng như sự sáng
tạo không ngừng của toàn thể cán bộ nhân viên công ty, đến nay Tân Thành
Đạt đã phát triển ổn định và bền vững là công ty hàng đầu trong lĩnh vực văn
phòng phẩm tại Việt Nam.
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Tân Thành Đạt .


4

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các Phòng, các bộ phận trong
công ty.
Phòng kĩ thuật.
a. Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;
- Công tác quản lý Vật tư, thiết bị;
- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
b. Nhiệm vụ:
+/ Công tác quản lý Vật tư – Thiết bị:
Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh
vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty.
Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca,
Km… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
Chủ trì trong việc xây dựng Kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác
bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị.
Tham mưu công tác điều động các phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị
trong công ty. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong công tác quản lý

vật tư thiết bị như lập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu ..vv
Tham mưu công tác xây dựng Quy định các phương pháp thử nghiệm và kiểm tra
chất lượng.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về thanh lý tài sản cố
định.
+/ Công tác quản lý Kỹ thuật – Chất lượng – Khối lượng:
Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn phù hợp mà Công
ty chọn. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả. Tổ chức đánh giá nội bộ
hệ thống quản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến hệ thống.
Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để làm tham mưu cho
Giám đốc lập kế hoạch, danh sách các hạng mục cần sửa chữa, bảo dưỡng duy tu
hàng năm, làm cơ sở lập kinh phí cho năm kế hoạch. Hàng quý, cùng các phòng,
đơn vị trực thuộc kiểm tra xác định khối lượng cho từng công việc để chỉnh sửa kế
hoạch quý sau.
Tham gia công tác xây dựng các định mức, quy chế khoán.
Chủ trì trong việc tham mưu, quản lý hồ sơ kỹ thuật – chất lượng của công tác vận
hành và bảo trì thiết bị công ty.


5

Chỉ đạo và giám sát công tác sửa chữa, duy tu bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ,
khắc phục thiên tai hỏa hoạn.
Chủ động quan hệ với các đơn vị tư vấn, các cơ quan khoa học kỹ thuật của ngành
của địa phương để nắm bắt những thông tin về khoa học và kỹ thuật mới áp dụng
vào tình hình thực tế tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức quản
lý, chỉ đạo công tác khoa học công nghệ và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao
công nghệ và đầu tư phương tiện, thiết bị.
Phối hợp cùng các phòng ban nghiệp vụ, đơn vị trực thuộc trong công tác tổ chức
các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, công tác thi nâng bậc nhân viên hàng năm.

Tổng hợp báo cáo kịp thời về công tác chuyên môn theo quy định.
Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Lãnh đạo yêu cầu.
Phòng kinh doanh Tổng hợp
Chức năng;
Tham mưu cho Tổng giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh:
Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
Quản lý chi phí sản phẩm.
Quản lý doanh thu,công nợ khách hàng
Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán, góp vốn…
Thủ tục cấp sổ đỏ
Marketing và chăm sóc khách hàng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc yêu cầu.
Nhiệm vụ:
Lập các kế hoạch Kinh doanh và triển khai thực hiện
Phân tích khách hàng và kênh tiêu thụ
Tìm hiểu thị trường và các đơn vị cạnh tranh trong khu vực
Lập kế hoạch Marketing: Kế hoạch quảng cáo,Kế hoạch tiếp thị, khuyến mại. Kế
hoạch bán hàng
Quản lý chi phí vật tư, nhiên nguyên vật liệu:
- Theo dõi lượng tồn kho trình lãnh đạo duỵêt.
- Báo cáo sản lượng, khối lượng sản xuất, xuất bán hàng ngày của công ty.
Quản lý doanh thu, công nợ khách hàng:
- Tổng hợp doanh thu các sản phẩm trong công ty.
- Theo dõi công nợ của các khách hàng: đảm bảo chốt công nợ đúng hạn, chính
xác.
- Lập kế hoạch thu hồi công nợ ,yêu cầu thanh toán những khoản nợ quá hạn.
- Hàng tháng hạch toán xuất nhộp sản phẩm.
- Soạn thảo hợp đồng kinh tế, hợp đồng mua bán:
- Soạn thảo, làm thủ tục ký kết các hợp đồng mua bán sản phẩm.
-Quản lý, lưu trữ hợp đồng, hồ sơ chứng từ liên quan.

6

Làm thủ tục bàn giao hàng cho khách hàng:
-Bàn giao hàng cho khách hàng khi đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính
Marketing và chăm sóc khách hàng:
- Xây dựng hình ảnh công ty qua hoạt động bán hàng;
- Trích hoa hồng và chiết khấu cho khách hàng;
-Tặng quà và chịu trách nhiệm về các chi phí đối ngoại;
- Gặp gỡ và trao đổi công việc thường xuyên với khách hàng mục tiêu và khách
hàng thông thường;
- Khảo sát và đo lường sự hài lòng của khách hàng
-Thực hiện các công việc khác do Tổng giám đốc giao.
Phòng Kế toán – Nhân sự
Chức năng:
- Công tác tài chính;
Công tác kế toán tài vụ;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn
Công ty;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
- Công tác quy hoạch và đào tạo cán bộ
- Công tác nhân sự, tổ chức lao động
- Công tác sắp xếp đổi mới doanh nghiệp Công ty.
- Tổ chức sắp xếp, cải tiến mô hình tổ chức sản xuất - kinh doanh và mô hình bộ
máy quản lý tại Văn phòng Công ty, các Phòng, ban để phù hợp yêu cầu quản lý

mới và nâng cao hiệu quả trong việc điều hành, quản lý doanh nghiệp.
- Công tác Chính sách, chế độ cho người lao động (tiền lương, thưởng, bảo hiểm
xã hội, bảo hộ lao động...) và các chế độ đãi ngộ với người lao động, chính sách sử
dụng người tài.
- Xây dựng đơn giá tiền lương và kế hoạch tiền lương,
- Quản lý, xử lý kỷ luật đối với cán bộ, người lao động thuộc phạm vi quản lý vi


7

phạm kỷ luật.
- Công tác an toàn lao động
- Các vấn đề liên quan đến tổ chức và lao động trong quá trình đổi mới các doanh
nghiệp thuộc Công ty
- Thực hiện các công việc do Lãnh đạo Công ty giao phó.
• Nhiệm vụ:
Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám
đốc phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền
vốn, sử dụng vốn, theo dõi đối chiếu công nợ.
Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Công ty, chủ trì tham
mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn
vay, lãi vay trong toàn Công ty;
Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị
trực thuộc;
Triển khai công tác nghiệp vụ kế toán tài vụ trong toàn Công ty;
Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng
nghiệp vụ của công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho
ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận.
Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công

tác quản lý thu chi tài chính của cơ quan Văn phòng Công ty, thực hiện thanh toán
tiền lương và các chế độ khác cho Cán bộ công nhân viên (CBCNV) khối Văn
phòng theo phê duyệt của Giám đốc;
Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành
của Nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty;
Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn, công nợ.. trong Công ty và
báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc;
Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính,
kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành hoặc đề
xuất với Lãnh đạo Công ty trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính;
Lập hồ sơ vay vốn trung hạn, ngắn hạn Ngân hàng, lập kế hoạch và quy định huy
động vốn từ các nguồn khác phục vụ cho hoạt động công ích và SX-TM-DV. Chủ
trì trong công tác giao dịch với các tổ chức tài chính có liên quan.
Chủ trì hướng dẫn công tác hạch toán nghiệp vụ kế toán tài chính trong toàn Công
ty theo quy định của pháp luật hiện hành, kiểm tra việc thực hiện chế độ hạch toán
kế toán, quản lý tài chính và các chế độ chính sách khác liên quan đến công tác tài


8

chính, kế toán của các đơn vị trực thuộc. Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cho hệ công
tác kế toán và hướng dẫn các đơn vị thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của cấp
trên về công tác tài chính kế toán.
Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi
tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn công ty nhằm thực hiện
đúng các chế độ chính sách của Nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm tra quyết
toán năm của các đơn vị trực thuộc.
Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân,
thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn

đầu tư cho các dự án, các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
Chủ trì phối hợp các phòng ban thực hiện công tác nghiệm thu thanh quyết
toán theo đúng quy định.
Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong
việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán.. tài sản của Công ty.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ chính sách, tiền lương, tiền thưởng,
chế độ hưu trí, thôi việc,… đối với người lao động;
-Hướng dẫn và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ, công tác nhân sự, công tác an
toàn lao động đối với các đơn vị trực thuộc;
• Quyền hạn:
- Quản lí hồ sơ nhân sự của Công ty.
- Quản lí các trang, thiết bị do phòng sử dụng.
- Có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ.
- Có quyền kiểm tra các đơn vị về việc thực hiện các quyết định, quy chế, chỉ thị
thuộc các lĩnh vực của Phòng.
1.1.3 Khái quát các hoạt động của công tác quản trị nhân lực của công ty
+) Công tác lập kế hoạch.
Công tác lập kế hoạch nguồn nhân lực là cơ sở cho thành công của công tác
quản lý nguồn nhân lực. Quá trình lập kế hoạch là dự đoán trước những nhu cầu về
nhân lực của công ty tuỳ theo kế hoạch mở rộng mạng lưới có tính đến nhu cầu dài


9

hạn của công ty. Vì vậy công tác lập kế hoạch nhân sự liên quan đến lượng cung và
cầu nhân lực. Công tác này bảo đảm sắp xếp cơ cấu, thực hiện kế hoạch và chương
trình kế hoạch được thiết kế để đáp ứng những nhu cầu trung và dài hạn của Công
ty
Mục tiêu của lập kế hoạch nhân lực của công ty bao gồm:
Giảm chi phí nhân sự bằng phương pháp dự tính trước về số lượng nhân

viên cần cắt giảm hoặc tăng thêm và tìm cách cân bằng hợp lý hoặc tiến tới càng
gần điểm cân bằng càng tốt tại một thời điểm nhất định.
Phát triển nhân viên và môi trường cống hiến cho nhân viên trong công ty,
ngoài xã hôi.
Nâng cao nhận thức về vai trò và tầm quan trọng của việc sử dụng hiệu quả
nguồn nhân lực.
Quan tâm tới cơ hội việc làm công bằng cho cả nhân viên cho công ty và
ngoài xã hội
Phát triển công cụ đánh giá tính hiệu quả của chức năng quản lý nguồn nhân
lực.
Bằng việc đưa ra các chỉ tiêu cụ thể mà 2 năm qua công ty luôn có những dự
đoán cung cầu nhân sự chính xác nhờ đó giúp công ty đánh giá được nhu cầu nhân
lực của công ty, nhờ đó đưa ra những chính sách phát triển nhân lực hợp lý.
+) Công tác phân tích công việc
Phân tích công việc là một công việc không thể thiếu được trong công tác
nhân lực, làm tốt công tác này sẽ tạo điều kiện cho việc sắp sếp công việc cho nhân
viên trong công ty hiệu quả hơn. Chính vì vậy mà phân tích công việc được giám
đốccông ty chú ý và giao cho phòng nhân sự lên kế hoạch và phân tích rất kĩ nhất
là việc xây dựng nội dung và trình tự của phân tích công việc.
Việc phân tích công việc là xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn
công việc. Qua đó công ty sẽ lựa chọn và sắp xếp được đúng người, đúng việc


10

mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn và giảm bớt sự chồng chéo trong công việc,
cũng như khai thác hết được những tiềm năng của người lao động trong công ty,
trong 2 năm qua nhờ có sự quan tâm của giám đốc cũng như sự nỗ lực của phòng
nhân sự, phân tích đúng bản chất công việc qua đó công ty luôn tuyển dụng được
những nhân viên đúng yêu cầu công việc.

+) Công tác tuyển dụng tại công ty
Tuyển dụng nhân lực là một phần công việc trong quản lý nguồn nhân lực
của doanh nghiệp. Tìm và thu hút những người có đủ trình độ thích hợp về làm
việc cho các bộ phận chuyên môn là một việc rất cần thiết để phát triển công ty.
Nguồn nhân lực của công ty có thể được lựa chọn từ một số nguồn với các phương
pháp lựa chọn khác nhau tuỳ theo cấp độ theo yêu cầu để bố trí vào các vị trí của
công ty. Phòng nhan sự đăng thông báo tuyển dụng và tiến hành tiếp nhận hồ sơ
đáp ứng những nhu cầu đặt ra. Quá trình tuyển dụng được tiến hành theo các bước
đã được quy định, sau khi quyết định tuyển chọn những thí sinh trúng tuyển vào
làm việc tại công ty đều phải trãi qua một thời gian thử việc. Những người lao
động đạt tiêu chuẩn sẽ được công ty kí hợp đồng lao động. Đối với công tác tuyển
dụng nhân sự lãnh đạo công ty luôn có sự quan tâm sâu sắc, giám đốc luôn chỉ đạo
phòng nhân sự khi tuyển dụng nhân sự phải có kế hoạch trình lên giám đốc phê
duyệt, nhờ đó công tác tuyển dụng tại công ty luôn khoa học bài bản từ bước tuyển
mộ cho đến tuyển chọn nhân sự. Vì vậy công ty luôn tuyển đúng người đúng công
việc.
+) Công tác sắp xếp, bố trí nhân lực cho các vị trí
Giám đốc công ty căn cứ vào đặc điểm nhiệm vụ, cũng như năng lực của
người lao động để bố trí lao động. Giám đốc công ty tổ chức 1 cuộc họp với
Trưởng phòng nhân sự và các Trưởng phòng chức năng bàn bạc xem xét vị trí chức
danh công việc cho nhân viên tại các phòng. Trong quá trình người lao động thưc
hiện công viêc nếu chưa phù hợp thì dề nghị người lao động phản ánh về phòng


11

nhân sự để xem xét bố trí lại, bổ sung cho phù hợp.
+) Công tác đào tạo phát triển nhân lực
Hàng năng sau khi tuyển dụng nhiên viên mới công ty đều tiến hành đào tạo
tại chổ trong vòng 45 ngày để nhân viên làm quen và bắt nhịp với công việc. Đối

với nhân viên các phòng ban chức năng hàng năn công ty thường xuyên mở các
lớp nâng cao chuyên môn nghiệp vụ, do công ty mơi các chuyên gia về giảng dạy
và cử cán bộ đi học nâng cao trình ở các trung tâm, trường học... nhờ vậy chất
lượng người lao động luôn được cãi thiện đáng kể góp phần không nhỏ vào sự phát
triển của công ty, cũng như hoàn thành mục tiêu đề ra của công ty.
+) Công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc
Công ty sử dụng quy trình đánh giá kết quả thực hiện công việc theo kết quả
làm việc của nhân viên.
Giam Đốc giao cho phòng nhân sự lê kế hoạch đánh giá thực hiện công việc
của nhân viên theo từng tiêu chí đề ra? Điều này giúp xác định những điều tạo nên
một tiêu chuẩn hoạt động có thể chấp nhận được ( cho cả nhân viên và nhà quản
lí ), từ đó công ty có thể xác định khi nào các tiêu chuẩn đó được đáp ứng và hoạch
định các chính sách về những hoạt động quản lí. Một cách khác nó sẽ xác định
những ai làm vượt quá tiêu chuẩn hoạt động và đưa ra những hệ thống lương
thưởng xứng đáng. Cuối cùng công ty hướng đến việc tăng tiêu chuẩn hoạt động
cho mỗi cá nhân và kết quả sẽ được phản ánh bằng sự thành công của công ty. Hệ
thống quản trị kết quả được công ty cổ phần truyền thông Pcen sử dụng nhằm
khuyến khích nhân viên làm việc cùng nhau vì sự phát triển và thăng tiến chứ
không phải là một công cụ để phê bình hay khiển trách nhân viên. Việc đánh giá
hoạt động và cống hiến của nhân viên sẽ là cơ sở tăng lương vào mỗi năm hoạt
đông.
+) Quan điểm trả lương cho người lao động
Để đảm bảo cơ chế trả lương phát huy tính hiệu quả trong thực tiễn, thực sự


12

trở thành đòn bẩy kinh tế, công ty tuân thủ theo những quan điểm trả lương cơ bản
sau:
- Chấp hành đúng Quy định của pháp luật, các chính sách tiền lương đã

được nhà nước quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật.
- Tính chất đặc thù công việc và mức độ ưu tiên đối với từng vị trí chức
danh của công ty.
- Lương theo % sản phẩm công việc và lợi nhuận tạo ra.
+) Quan điểm về các chương trình phúc lợi cơ bản.
Quan điểm mấu chốt của Công ty TNHH Tân Thành Đạt chính là thông qua hệ
thống phúc lợi đãi ngộ cao nhằm thu hút và duy trì đội ngũ nhân viên có trình độ
cao, những vị trí quan trọng trong công ty và nâng cao hiệu quả
. Đánh giá chung và những khuyến nghị

Ưu điểm
Bộ máy quản lý nhân sự của công ty nhỏ gọn có sự phân công công tác rõ
ràng từng bộ phận chức năng nhiệm vụ nên hoạt động hiệu quả. Công tác phân tích
công việc được công ty rất qua tâm và đầu tư nhiều và đã đạt được nhiều kết quả.
Vấn đề lương bổng phúc lợi dành cho người lao động được công ty rất quan tâm
được trả lương thưởng theo đúng khả năng và kết quả làm viêc của người lao động
chính vì thế không khí làm việc của nhân viên công ty khá sôi nỗi. Công ty luôn
chấp hành đúng và thực hiện đầy đủ các quy định của phát luật loa động của nhà
nước.
Nhược điểm
Công tác Phân tích công việc mặc dùng rất được ban lãnh đạo công ty quan
tâm, song kết quả vẩn còn hạn chế cần tiếp tực hoàn thiện để đưa ra bản mô tả,
tuyên chuẩn, yêu cầu công việc một cách chính xác chưa phù hợp với tình hình
thực tiễn của xã hội, chính vì vậy chưa thu hút hiệu quả người lao động tham gia,


13

việc bố trí sắp xếp nhân trí nhân sự mặc dùng được đầu tư khá nghiều nhưng kết
qua vẩn chưa cao, vẩn đang còn tình trạng các vị trí khác nhau làm trồng chéo công

việc của nhau.
Khuyến nghị
Công ty cần phát huy hơn nữa những mặt tich cực đã làm được bộ máy quản
trị, tiếp tục đầu tư đào tạo nâng cao trình độ người lao động đặc biệt là những cán
bộ lãnh đạo các phòng ban, đặc biệt là phòng Kế toán – Nhân Sự, nâng cao kiến
thức quản lý nhân sự cho nhân viên bộ phận nhân sự, tạo môi trường lành việc lành
mạnh đây là những điều kiện cần thiết để công ty nâng cao hình ảnh, uy tín của
mình trên thương trưởng, nâng cao sức cạnh tranh góp phần tích cực vào sự phát
triển của công ty.
1.2. Cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự tại doanh nghiệp.
- Nguôn nhân lực
- Theo chủ nghĩa Mác – Lênin quan niệm: Nguồn nhân lực là tổng thể những
yếu tố thuộc về vật chất, tinh thần, đạo đức, phẩm chất, trình độ tri thức, vị thế xã
hội… tạo thành năng lực của con người, của cộng đồng có thể sử dụng, phát huy
trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và trong những hoạt động
xã hội.
- Nguồn nhân lực = số lượng nguồn lực + chất lượng nguồn lực và quan hệ
với nhau một cách chặt chẽ.
Để xác định số lượng nguồn nhân lực cần căn cứ vào các yếu tố gồm:
+ Quy mô dân số
+ Cơ cấu độ tuổi
+ Cơ cấu theo giới tính
+ Sự nối tiếp thế hệ
+ Sự phân bố dân cư ở các vùng, miền, các ngành kinh tế, các lĩnh vực của
đời sống xã hội..
Vai trò của nguồn nhân lực


14

Nhân lực là nguồn lực hết sức quan trọng và là một trong những điểm mấu
chốt của các nguồn lực sản xuất. Nhân lực quyết định và là nền tảng của sự hình
thành và phát triển của tổ chức, bởi nó trả lời cho câu câu hỏi: ai là người chế tạo
và vận hành máy móc, công nghệ? Ai tạo ra sản phẩm, các giá trị? Khi nền kinh tế
càng phát triển, tốc độ đầu tư, tốc độ kinh doanh ngày càng tăng nhanh, công nghệ
càng hiện đại, phương thức sản xuất ngày càng đổi mới, trình độ sản xuất của xã
hội ngày càng tiến nhanh từ nền kinh tế tự công nghiệp tới nền kinh tế tri thức thì
đòi hỏi trình độ của lực lượng lao động ngày càng cao. Nhân lực không chỉ đáp
ứng nhu cầu số lượng mà còn đảm bảo về chất lượng của sản xuất. Và bản thân
nhân lực còn có thể tự thân vận động và làm phát triển mới bên cạnh việc phát
triển của sản xuất.
Quản trị nhân lực
- Khái niệm
Quản trị nhân lực là môn khoa học về quản lí con người dựa trên niềm tin
cho rằng nhân lực đóng vai trò quan trọng bậc nhất tới sự thành công lâu dài của tổ
chức hay doanh nghiệp. Một tổ chức, doanh nghiệp có thể phát triển tăng lợi thế
cạnh tranh của mình bằng cách sử dụng người lao động một cách hiệu quả, tận
dụng kinh nghiệm và sự khéo léo của họ nhằm đạt được các mục tiêu đề ra. Tuyển
dụng nhân lực là tuyển chọn được những người có năng lực, nhanh nhạy, phù hợp
và cống hiến trong công việc, quản lý hoạt động và khen thưởng kết quả hoạt động
cũng như phát triển năng lực của họ.
Đối tượng của quản trị nhân lực
Đối tượng của quản trị nhân lực là người lao động với tư cách là những cá
nhân và các vấn đề liên quan đến họ trong tổ chức công việc và các quyền lợi,
nghĩa vụ của họ trong tổ chức.
Mục tiêu của quản trị nhân lực
Mục tiêu cơ bản của bất kỳ tổ chức nào cũng là sử dụng một cách hiệu quả
nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu của tổ chức đó. Quản trị nhân lực nhằm củng

15

cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng lao động cần thiết cho tổ chức để đạt
mục tiêu. Quản trị nhân lực giúp tìm kiếm và phát triển những hình thức, những
phương pháp tốt nhất để người lao động có thể đóng góp nhiều sức lực lao động
cho việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, đồng thời cũng tạo cơ hội để phát triển
không ngừng chính bản thân người lao động.
Thực chất của quản trị nhân sự là công tác quản lí con người phạm vi nội bộ
một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức đối với người lao động. Nói cách khác quản
trị nhân lực chịu trách nhiệm về việc đưa con người vào tổ chức giúp cho họ thực
hiện công việc, thù lao cho sức lao động của họ và giải quyết các vấn đề phát sinh.
Vai trò của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp
Quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các doanh
nghiệp giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển trên thị trường. Tầm quan trọng
của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp xuất phát từ vai trò quan trọng của con
người. Con người là yếu tố cấu thành nên doanh nghiệp, vận hành doanh nghiệp và
quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Nguồn nhân lực là một trong những
nguồn lực không thể thiếu được trong mọi tổ chức doanh nghiệp và càng được chú
trọng hơn nữa đó là một nguồn nhân lực đầy đủ về lượng vừa chất lượng. Mặt
khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ có thể không có hiệu quả nếu tổ chức
doanh nghiệp không quản lí tốt nguồn nhân lực, vì suy cho cùng mọi hoạt động
quản lí đều được thực hiện bởi con người.

1.2.1 Khái niệm, vai trò, nhiệm vụ của hoạch định nhân sự
Khái niệm:
Hoạch định nhân sự bao gồm việc dự báo nhu cầu và cung lao động và sau
đó lên các chương trình cần thiết để đảm bảo rằng tổ chức sẽ có đúng số nhân viên


16

với đúng các kỹ năng vào đúng nơi và đúng lúc. Hoạch định nguồn nhân lực liên
quan đến dòng nhân viên vào, xuyên suốt và ra khỏi một tổ chức.
Vai trò:
Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân
lực, có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh nghiệp. Vì vậy, hoạch định
nguồn nhân lực hiệu quả góp phần tạo nên sự thành công của doanh nghiệp
Hoạch định nguồn nhân lực giữ vai trò trung tâm trong quản trị nguồn nhân
lực: hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp chủ động thấy trước những biến
động nhân sự, thực trạng về nguồn nhân sự, từ đó có những điều chỉnh phù
hợp.Bạn sẽ biết được: doanh nghiệp cần những nhân viên như thế nào? khi nào
doanh nghiệp cần họ? họ cần phải có những kỹ năng như thế nào? Doanh nghiệp
đã có sẵn những người thích hợp chưa? Hoạch định nguồn nhân lực chính là cơ sở
cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực.
Hoạch định nguồn nhân lực ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của doanh
nghiệp: Để thực hiện các chiến lược kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp phải có
nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết. Hoạch định nguồn nhân lực tốt sẽ
giúp doanh nghiệp có được đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi không có hoạch định
nguồn nhân lực hay hoạch định nguồn nhân lực không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ
không thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới
kết quả công việc chung của cả doanh nghiệp.
Nhiệm vụ:
Phân tích, đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực, sử dụng từng nhân viên ở
từng bộ phận và toàn doanh nghiệp, dự kiến khả năng đảm trách công việc của họ
trong tương lai, nhất là khi có sự thay đổi về công nghệ.
Chuẩn bị đầu vào về nhân sự cho tổ chức, cho từng bộ phận của tổ chức trên cơ sở
hoạch định kế hoạch hóa sản xuất kinh doanh đã định rõ khối lượng công việc cho
từng bộ phận và tổng hợp số liệu của toàn doanh nghiệp.

17

Xác định sự mất cân đối giữa cung và cấu nhân lực ở từng bộ phận và tổng hợp số
liệu cảu toàn doanh nghiệp. Đề ra các giải pháp nhằm cân đối giữa cung và cầu về
nhân lực.
Hoạch định nhân lực được thực hiện định kì hàng năm và theo đó có nhiệm vụ
nghiên cứu, đề cuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả sử dụng
nguồn nhân lực.
1.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạch định nhân sự
Quá trình hoạch định nguồn nhân lực cần xác định rõ những yếu tố ảnh
hưởng sau:
Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như tính cạnh tranh, thị trường lao động, các
văn bản pháp luật ban hành liên quan tới lao động…
Yếu tố bên trong doanh nghiệp như chiến lược kinh doanh tổ chức, các
quyết định của lãnh đạo, nguồn nhân lực, văn hóa doanh nghiệp.
Ngoài những yếu tố bên trong cũng như bên ngoài tác động tới quá trình hoạch
định nguồn nhân lực thì các nhân tố dưới đây cũng có tác động cũng như có vai trò
không nhỏ tới quá trình này
Loại sản phẩm, dịch vụ mà tổ chức sẽ cung cấp cho xã hội và chiến lược của tổ
chức.
Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh doanh và đưa ra
thị trường sẽ yêu cầu số lượng và chất lượng lao động, kết cấu nghề nghiệp và
trình độ lành nghề, kĩ năng lao động của nguồn lực là rất khác nhau. Mỗi nghề
nghiệp có đặc thù khác nhau nên nhu cầu về số lượng và chất lượng lao động cũng
khác nhau. Với những ngành bên lĩnh vực trồng trọt, không cần chú trọng qua tới
tay nghề cũng như kĩ thuật. Với những ngành bên lĩnh vực công nghiệp, dịch vụ thì
nhu cầu lao động lớn, tay nghề, chuyên môn kĩ thuật cao có kĩ năng mềm chuyên
nghiệp. Do đó hoạch định nhân lực cần xem xét thật kĩ mức độ phức tạp của sản
phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề phù hợp.
Tính không ổn định của môi trường.

18

Những thay đổi về kinh tế, xã hội, chính trị và tiến bộ khoa học kĩ thuật sẽ
ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức, từ đó ảnh hưởng đến
cung và cầu nhân lực của tổ chức. Môi trường kinh doanh có ảnh hưởng rất lớn tới
hoạt động của doanh nghiệp, nó vừa có tác động trực tiếp vừa có tác động gián tiếp
đến doanh nghiệp.
Nếu môi trường kinh doanh thuận lợi như kinh tế phát triển, có nhiều thành
phần kinh tế hoạt động, tình hình chính trị ổn định, luật pháp bảo hộ kinh doanh
mở cửa với các hoạt động đầu tư nước ngoài sẽ thu hút được các hoạt động kinh
doanh trong và ngoài nước phát triển dẫn đến việc nhu cầu nhân lực tăng giải quyết
vấn đề việc làm và những tệ nạn kéo theo do thất nghiệp mang lại.
Độ dài thời gian hoạch định nhân sự.
Độ dài thời gian của việc hoạch định nguồn nhân lực cũng là một nhân tố
quan trọng ảnh hưởng đến quá trình hoạch định nguông nhân lực. Hoạch định
nguồn nhân lực có thể được lập trong thời gian ngắn từ 1 tháng cho tới 1 năm, hoặc
cũng có thể được lập trong thời gian dài từ 3 năm, 5 năm cho tới 7 năm. Xác định
thời gian dài hay ngắn của hoạch định nguồn nhân lực phụ thuộc vào mức đôh ảnh
hưởng của các nhân tố từ mỗi trường bên trong và bên ngoài của tổ chức.
Thông thường, nếu tổ chức hoạt động kinh doanh trong môi trường có biến
động lớn, biểu hiện có nhiều đối thủ cạnh tranh mới trên thị trường, các điều kiện
kinh tế, xã hội thay đổi nhanh chóng, nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ không ổn định,
quy mô tổ chức nhỏ, kinh nghiệm quản lí yếu… thường được xây dựng độ dài
hoạch định nhân sựu trong 1 năm.
Ngược lại, nếu tổ chức hoạt động kinh doanh trong môi trường có ít biến
động thì thường xây dựng độ dài hoạch định nhân sự trên 1 năm(điều kiện chính
trị, xã hội ổn định, kinh nghiệm quản lí tốt…)
Loại thông tin và chất lượng của dự báo thông tin hoạch định.

Loại thông tin và chất lượng của dự báo thông tin rất quan trọng trong công
cuộc hoạch định nguồn nhân lực.
Trong qúa trình hoạch định nguồn nhân lực, cần phải xác định rõ những loại
công việc gì sẽ được thực hiện trong tổ chức, hoạch định nguồn nhân lực cần phải


19

nhận ra được trong quá trình kinh doanh có những việc gì phát sinh phục vụ cho
sản xuất, từ đó có những kế hoạch cụ thể tránh tình trạng bị động. Những chỗ trống
trong tổ chức cần được thay thế và bổ sung do các nguyên nhân: thuyên chuyển lao
động, đề bạt, về hưu và những công việc mới phát sinh, những vị chí trống trong tổ
chức cần phát hiện kịp thời và có phương án khắc phục, những vị trí cần đề bạt thì
đề bạt, cần thuyên chuyển thì thuyên chuyển, cần tuyển thêm thì tuyển thêm… Cần
phải biết nguyên nhân lao động nghỉ việc để khắc phục để không xảy ra tình trạng
này nữa gây thiệt hại cho doanh nghiệp. Hơn nữa, nguồn nhân lực sẽ được thu hút
từ đâu? Từ những tổ chức bên ngoài như các trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp
chuyên nghiệp, từ đối thủ cạnh tranh hay từ bên trong doanh nghiệp, phương án
nào là khả thi, là phù hợp nhất? Khả năng đào tạo và phát triển người lao động hiện
có trong tổ chức hoàn thành công việc như thế nào? Nhân lực tuyển mới ra sao, có
đáp ứng yêu cầu của công việc không, khả năng tìm kiếm dễ hay khó, thời gian dài
hay ngắn, liệu có tìm được nguồn nhân lực phù hợp không?
Những nhân tố trên cần được xem xét và đánh giá khi tiến hành hoạch định
nguồn nhân lực.
1.2.3. Quy trình hoạch định nhân sự tại doanh nghiệp
* Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực
Để dự báo được nhu cầu nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần tiến hành phân tích
môi trường và các nhân tố ảnh hưởng.
- Các yếu tố bên ngoài và môi trường
Môi trường bên ngoài bao gồm các yếu tố như khung cảnh kinh tế, dân số và lực

lượng lao động trong xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh
tranh, khoa học kỹ thuật, khách hàng, và chính quyền/đoàn thể. Sau khi phân tích
kỹ môi trường bên ngoài, công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn
doanh nghiệp. Từ mục tiêu này, doanh nghiệp sẽ đề ra chiến lược và chính sách
nhân lực cho toàn doanh nghiệp.


20

- Môi trường bên trong
Môi trường bên trong bao gồm sứ mạng và mục đích của công ty, chính sách và
chiến lược của công ty, bầu không khí văn hóa của công ty, các cổ đông, và sau
cùng là công đoàn. Mỗi loại sản phẩm và dịch vụ mà tổ chức sẽ sản xuất kinh
doanh và đưa ra thị trường sẽ yêu cầu số lượng, chất lượng, trình độ lao động, kết
cấu nghề nghiệp và trình độ lành nghề, kỹ năng lao động của nguồn nhân lực rất
khác nhau. Do đó, công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực cần xem xét thật kỹ mức


21

độ phức tạp của sản phẩm để xác định loại lao động với cơ cấu trình độ lành nghề
phù hợp.
Các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp việc dự báo về bán hàng và sản xuất sản
phẩm... sẽ ảnh hưởng tới nhu cầu tương lai của nó. Khi dự báo có sự tăng trưởng,
có sự đầu tư mới mở rộng sản xuất hoặc tiến hành một công việc mới, một sản
phẩm mới... thì nhu cầu về nhân lực sẽ tăng lên và ngược lại, khi có suy giảm, hay
thu hẹp sản xuất - kinh doanh thì tất yếu dẫn đến nhu cầu về nhân lực sẽ giảm đi
* Bước 2: Phân tích thực trạng nguồn nhân lực
Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực nhằm xác định được các điểm mạnh,
điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực

nhằm xác định được các điểm mạnh, điểm yếu, những khó khăn, thuận lợi của
doanh nghiệp. Quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp vừa có tính chất hệ
thống, vừa có tính chất quá trình.
a. Phân tích mức cung nội bộ
Việc phân tích mức cung nội bộ được xây dựng trên cơ sở những nguyên tắc đơn
giản:
- Đầu tiên xác định xem hiện nay có bao nhiêu người trong mỗi công việc.
- Tiếp đến, mỗi công việc ước tính sẽ có bao nhiêu người sẽ ở lại chỗ chỗ cũ, bao
nhiêu người sẽ chuyển sang công việc khác và bao nhiêu người sẽ rời bỏ công việc
của mình và tổ chức đó.
b. Xác định những quá trình phát triển dự kiến
Xác định những quá trình phát triển dự kiến là giai đoạn thứ ba trong quản lý công
việc, năng lực và nguồn nhân lực. Đây là công việc rất quan trọng bởi nó quyết
định tính thích đáng của hoạt động quản lý dự báo sau đó nếu các yếu tố vận động
mang tính quyết định không được xem xét kỹ càng, sự nhìn nhận về tương lai và
nhu cầu tương lai có nguy cơ sẽ bị lệch lạc.
Giai đoạn này bắt đầu bằng việc thống kê tất cả các yếu tố nội tại và ngoại lai có
khả năng làm biến đổi nhu cầu về nguồn nhân lực hoặc ảnh hưởng tới nội dung
công việc và năng lực mà công việc đòi hỏi, thậm chí tạo ra những công việc mới
hoặc làm mất đi một số công việc cũ.
b. Xác định nhu cầu tương lai về công việc, năng lực và nguồn nhân lực


22

Đây là giai đoạn phân tích các yếu tố và kế hoạch phát triển đã được xác định để
nghiên cứu tác động của chúng đối với công việc và nhu cầu biên chế, từ đó cho
phép chỉ rõ nội dung của các công việc trong tương lai, với những năng lực mà
những công việc này đòi hỏi cũng như số lượng biên chế cần thiết cho mỗi công
việc.

Đây là giai đoạn phức tạp nhất trong các giai đoạn tạo nên kết cấu của hoạt động
quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân lực. Việc thể hiện một yếu tố
phát triển thành nhu cầu tương lai về biên chế, về năng lực không phải là điều đơn
giản. Công việc này càng phức tạp hơn khi cần phải xem xét, phối kết hợp một số
yếu tố tác động qua lại, thậm chí triệt tiêu nhau.
d. Phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai.
Việc phân tích sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn lực tương lai là giai đoạn dễ
thực hiện nhất trong quản lý dự báo công việc, năng lực và nguồn nhân lực. Giai
đoạn này chỉ bao hàm việc đánh giá sự khác biệt về lượng và về chất giữa kết quả
dự báo về nguồn nhân lực và việc xác định nhu cầu tương lai đã thực hiện trước
đó. Về một phương diện nào đó, đây là giai đoạn tính toán đơn thuần, phân tích
phần tồn dư giữa nhu cầu và nguồn lực. Có thể xác định 7 loại chênh lệch giữa nhu
cầu và nguồn lực sau đây:
- Thừa biên chế trong một số công việc và nghề nghiệp;
- Thiếu biên chế trong một số công việc và nghề nghiệp;
- Một số công việc và nghề nghiệp tương lai sẽ đòi hỏi những năng lực cao hơn
hiện tại;
- Một số công việc hoặc nghề nghiệp đòi hỏi những năng lực mới cùng mức độ
như những năng lực cần có hiện nay;
- Có thêm những công việc hoặc nghề nghiệp mới;
- Sự mất đi một số công việc hoặc nghề nghiệp hiện có.
Bản phân tích này cho phép xác định những xu hướng chênh lệch giữa nhu cầu và
nguồn nhân lực. Tương tự như vậy, bên cạnh sự biến động của năng lực trong một
công việc nào đó, cần phát hiện những khuynh hướng chủ yếu tác động đến yếu tố
định tính của hệ thống việc làm. Để làm được điều này, cần tính đến:


23

- Tỷ lệ phần trăm những “công việc nhạy cảm”, mà nội dung của chúng sẽ thay đổi

so với tỷ lệ phần trăm những công việc sẽ ổn định;
- Tỷ lệ phần trăm nhân viên làm việc trong những “công việc nhạy cảm”;
- Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc mà trình độ năng lực cần
có sẽ tăng;
- Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc mà trình độ năng lực cần
có giảm;
- Tỷ lệ phần trăm nhân viên đảm nhiệm những công việc đòi hỏi phải được trang bị
thêm những năng lực mới, nhưng cùng trình độ với năng lực mà họ nắm vững hiện
nay.
- Đánh giá thực chất nguồn nhân lực của doanh nghiệp
Việc phân tích sẽ làm rõ thực trạng về nguồn nhân lực hiện có của doanh nghiệp và
mức độ sử đụng nó. Nó có ý nghĩa rất lớn cho ta hiểu hơn về nguồn nhân lực hiện
tại của doanh nghiệp và thông qua đó làm cơ sở cho sự dự báo cả về nhu cầu cũng
như về nguồn cung cấp nhân lực trong tương lai. Để làm điều này cần thu thập đầy
đủ các thông tin sau đây:
+ Số lượng và chất lượng lao động của toàn doanh nghiệp cũng như ở từng bộ
phận phòng ban, tổ sản xuất
+ Số lượng nam, nữ và bậc thợ bình quân trong toàn doanh nghiệp cũng như ở từng
bộ phận của doanh nghiệp.
+ Tháp tuổi và thâm niên công tác của lực lượng lao động;
+ Tình hình sử dụng thời gian lao động của doanh nghiệp (số ngày làm việc có
hiệu quả trong năm, số ngày nghỉ ốm, hội họp, học tập, nghỉ phép, số giờ lao động
bình quân có hiệu quả trong ngày...);
+ Tình hình năng suất lao động bình quân của công nhân sản xuất, công nhân viên
sản xuất công nghiệp. Nhịp độ tăng năng suất lao động trong một số năm gần đây;
+ Tình hình tuyển dụng, đề bạt, kỷ luật lao động trong một số năm qua;
+ Tình hình nghỉ hưu, ra đi, thay đổi, thuyên chuyển, tai nạn lao động (chết người)
trong một số năm gần đây;

24

+ Kết quả đánh giá nguồn nhân lực trong những năm đã qua...
* Bước 3: Đưa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực
Trên cơ sở phân tích nhu cầu nguồn nhân lực trong các kế hoạch dài hạn và nguồn
nhân lực sẵn có, doanh nghiệp sẽ đưa ra các chính sách và một số chương trình, kế
hoạch nguồn nhân lực nhằm giúp doanh nghiệp điều chỉnh, thích nghi với các yêu
cầu mới.
* Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện
Kế tiếp kế hoạch nhân lực là một phương tiện đơn giản để dự báo diễn biến nhân
lực của doanh nghiệp, mà trong đó các nhà quản lý nhân lực ước tính số lượng
nhân công sẽ làm việc trong kế hoạch tương lai có tính đến sự thay đổi (thăng tiến,
thuyên chuyển hay về nghỉ hưu...) ; kể cả khi có những công việc mới, công việc
có khả năng thay đổi...Một trong những công cụ quan trọng thường được sử dụng
là “ma trận chuyển tiếp" (mà thực chất là bảng biểu diễn tỷ lệ nhân công ở các
công việc hai giai đoạn hiện tại và tương lai). Xét ví dụ ở dưới đây, mô tả số lao
động hiện tại của một doanh nghiệp theo phân loại lao động như: cán bộ, các đốc
công, nhân viên kỹ thuật và nhân viên không kỹ thuật. Trong năm kế tiếp người ta
đã dự báo được số người ra đi và về nghỉ hưu, số thăng tiến nhờ việc đi học và
được đề bạt. Doanh nghiệp có thể biết được khá chắc chắn số lao động trong năm
tới bằng cách tính toán đơn giản như sau:
Số lao động năm sau theo mỗi loại = Số lao động của loại đó năm trước+ Số được
thăng tiến - Số ra đi, số thăng tiến hay về nghỉ hưu của mỗi loại
Sự biến động và thay đổi nhân lực của doanh nghiệp đó được mô tả ở sơ đồ dưới
đây:


25

- Xây dựng chính sách để loại bỏ, giảm thiểu những chênh lệch dự kiến

Xây dựng chính sách để loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn lực và
nhu cầu tương lai là giai đoạn cuối cùng và là kết quả của hoạt động quản lý dự
báo đối với công việc, năng lực và nguồn nhân lực (chí ít là trên phương diện lý
thuyết). Vấn đề còn lại chỉ là tổ chức thực hiện chính sách này.Xây dựng chính
sách nhằm loại bỏ hoặc giảm thiểu sự chênh lệch giữa nguồn nhân lực và nhu cầu
tương lai là xác định những định hướng nguồn nhân lực lớn cho những năm trước
mắt để quản lý một cách tốt nhất những biến động sẽ xảy đến và đưa ra những điều
chỉnh cụ thể.
Đây thường là giai đoạn quan trọng nhất trong quản lý dự báo, cho dù việc thực
hiện nó không phải lúc nào cũng đơn giản, đặc biệt trong một số cơ quan nhà nước.
- Lập sơ đồ thay thế nhân lực
Sơ đồ thay thế cũng giống như sơ đồ tổ chức nhưng nó chỉ ra một cách cụ thể
những nhân viên có thể thực hiện những công việc mà được dự báo là thiếu người
hay cần phải thay thế.
Những nhân viên này được phát hiện dựa trên kết quả phân tích công việc hiện tại,
trên cơ sở nđánh giá nhân viên hàng năm cũng như từ các nguyện vọng của họ và
những thông tin tin cậy khác thu thập được từ việc phân tích dữ liệu của nguồn
nhân lực hiện tại
- So sánh giữa cung-cầu nhân lực và các khả năng điều chỉnh
Sau khi đã thiết lập được dự báo nhu cầu tương lai về nhân lực và lập dự án cung
cấp nhân lực, các doanh nghiệp cần phải so sánh các ước lượng về cung và cầu về
lao động đó. Trường hợp nếu nhu cầu dự báo vượt quá khả năng cung cấp thực tế,
thì doanh nghiệp sẽ thiếu nhân công, và ngược lại, nếu nguồn cung cấp mà lớn hơn
nhu cầu dự báo thì doanh nghiệp sẽ thừa nhân công.
- Điều chỉnh về mặt số lượng lao động của doanh nghiệp: có các hình thức như là
tuyển dụng mới, tạm tuyển theo mùa, đặt gia công bên ngoài, hay cho nghỉ hưu,
cho thôi việc (sa thải), huy động làm thêm giờ hay giảm số giờ làm việc ;
- Điều chỉnh về mặt chất lượng lao động của doanh nghiệp: tiến hành đào tạo lại,
đào tạo bổ sung hay tuyển dụng thêm các nhân viên có trình độ khoa học hiện đại,
có trình độ quản lý cao (mà doanh nghiệp thiếu) hoặc có kế hoạch bồi dưỡng và đề

bạt cán bộ ;