Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại BỘ tư PHÁP
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.18 MB, 58 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC
MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI NÓI ĐẦU........................................................................................................1
B NỘI DUNG...........................................................................................................3
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ TƯ PHÁP....3
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp...................3
1.Vị trí và chức năng...............................................................................................................3
2.Nhiệm vụ, quyền hạn...........................................................................................................3
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Bộ Tư pháp..............6
1. Vị trí, chức năng:.................................................................................................................6
2. Chức năng của Văn phòng Bộ Tư pháp...............................................................................7
3. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................................10
II . Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính văn phòng của cơ
quan........................................................................................................................................12
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng...............................................................................12
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mư, tổng hợp,giúp việc và
đảm bảo hậu cần cho cơ quan................................................................................................12
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
...............................................................................................................................................14
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Tư pháp.
........................................16
1.4. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..............17
1.5. Công tác hình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về Văn hóa công sở cơ
quan........................................................................................................................................18
2.Khảo sát về công tác Văn thư............................................................................................19
2.1. Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.......................................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.....................................................21
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.......................................................................21
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ...........................................................................22
3.3. Công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ:.......................................................................22
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ..................................................................22
PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP...................................................................................24
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA BỘ TƯ PHÁP..............................................................24
1. Xây dựng lịch công tác tuần, Kế hoạch công tác tháng và kế hoạch công tác năm..........24
2. Xây dựng “Quy chế Văn thư – lưu trữ” của Bộ Tư pháp..................................................36
3. Xây dựng “Quy chế Văn hóa công sở” của Bộ Tư pháp...................................................36
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Bộ Tư pháp......................................................37
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan.........................................................40
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng...............................................................42
PHẦN III................................................................................................................44
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT...................................................................................44
I. Ưu nhược điểm trong công tác Hành chính văn phòng của cơ quan......................44
II. ĐỀ XUẤT:.......................................................................................................................47
KẾT LUẬN............................................................................................................49
Đoàn Thị Chung
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
PHỤ LỤC
Đoàn Thị Chung
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
LỜI NÓI ĐẦU
Trong quá trình thay đổi của xu thế toàn cầu hoá, đất nước ta đã và đang
từng bước trưởng thành và chuyển mình, đi lên tư nước có nên nông nghiệp lạc
hậu trở thành một nước có nền kinh tế phát triển khá ổn định. Với chính sách, chủ
trương của Đảng và Nhà nước cùng với một nền hành chình hợp lý đang đưa nước
ta hoà nhập với nền kinh tế thế giới.
Công tác Hành chính văn phòng được ví như “một cây cầu”. Cầu càng vững
chắc, gọn nhẹ thì càng đảm bảo cho tất cả các phương tiện và mọi người qua lại.
Cũng như vậy nền hành chính của chúng ta càng gọn nhẹ, chặt chẽ, chính xác thì
càng tạo điều kiện để người dân tiếp cận và tin tưởng hơn. Điều quan trọng cây cầu
đó có vươn xa ra ngoài để hoà nhập với sự thay đổi của thế giới.
Trong công tác hành chính Nhà nước thì văn phòng là trung tâm điều hành,
phối hợp mọi hoạt động của cơ quan.Trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại
hoá đất nước việc đẩy mạnh giao lưu, hội nhập công tác hành chính càng nắm vai
trò quan trọng. Hoạt động văn phòng là một trong những yếu tố chủ quan quyết
định sự tồn tại, phát triển vững mạnh của cơ quan. Văn phòng hoạt động hiệu quả
giúp cơ quan hoạt động có chất lượng, tăng khả năng cạnh tranh, chủ động trong
quá trình hội nhập và nâng cao vị thế của cơ quan.
Văn phòng không còn là đơn vị quản lý giấy tờ, hồ sơ, sổ sách mà trở thành
một bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong quá trình điều hành,
lãnh đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
Để đáp ứng tốt hơn công tác Hành chính văn phòng trong giai đoạn hiện nay
và trong yêu cầu cần thiết của các cơ quan, tổ chức. Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội đang tiến hành đào tạo ra những cán bộ Cao đẳng chuyên ngành Quản trị văn
phòng, Quản trị Nhân lực, Văn thư – Lưu trữ cùng với nhiều hệ đào tạo trung cấp
chính quy, nghề và hệ tại chức nhằm phát triển đất nước.
Bác Hồ đã từng nói: “Học đi đôi với hành” và phương châm của nhà trường
là: “Học thật, thi thật ra đời làm việc thật”. Hàng năm trường tổ chức cho sinh viên
đến các cơ quan thực tập trong đó có lớp Quản trị Văn phòng K1A. Để gắn lý
thuyết vào thực tiễn nhà trường muốn sinh viên làm quen với công việc của mình
trong tương lai, đồng thời qua đó củng cố kiến thức trao đổi và học hỏi kinh
nghiệm bên ngoài, để chúng tôi có đủ tự tin khi rời trường. Với sự nhất trí của cơ
quan tôi đã về thực tập tại Văn phòng Bộ Tư pháp (địa chỉ: 66-68-70 Trần Phú –
Hà Nội) với thời gian là 02 tháng từ ngày 10/3/2015 đến 29/4/2015.
Với kiến thức được tích lũy trong 03 năm học trên ghế nhà trường cùng với
quá trình khảo sát, nghiên cứu thực tế tại cơ quan được hướng dẫn nhiệt tình của
cán bộ văn phòng Bộ Tư pháp đã giúp tôi năm rõ các quy trình làm việc trong lĩnh
vực Hành chính Văn phòng.
Đoàn Thị Chung
1
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Người ta thường nói “ Trăm hay không bằng tay quen”. Với quá trình thực
tập tại cơ quan đã cho tôi rất nhiều bài học kinh nghiệm phục vụ cho công việc sau
này và rèn luyện cho tôi một tác phong làm việc của cán bộ văn phòng tương lai.
Việc thực tập tại cơ quan là điều cần thiết để tôi có thể khẳng định khả năng
và hoàn thiện mình hơn. Qua đợt thực tập này tôi đã đúc kết mọi kiến thức để trang
bị cho bản thân, qua đó tiến hành viết “ Báo cáo thực tập tốt nghiệp” với chuyên
ngành Quản trị Văn phòng và bố cục gồm 3 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Hành chính Văn phòng của Bộ Tư pháp
I . Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan
thực tập.
II . Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý và hoạt động công tác Hành chính
Văn phòng của cơ quan.
1. Tổ chức công tác Văn phòng.
2. Khảo sát về công tác Văn Thư.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.
Phần II: Chuyên đề thực tập “Nghiệp vụ hành chính của Bộ Tư pháp.
Phần III: Kết luận và Đề Xuất:
Đây là lần đầu tiên tiếp xúc với công việc thực tế và viết báo cáo tốt
nghiệp. Trong suy nghĩ và hành động tôi luôn cố gắng, nỗ lực, phấn đấu hết mình
trong mọi việc, nhưng chắc rằng còn nhiều thiếu sót và chưa đáp ứng được hết
những yêu cầu mà Khoa và Nhà trường đã đặt ra.
Kính mong các thầy cô xem xét, đánh giá và góp ý một cách chân thành nhất
để bài báo cáo của Tôi được hoàn thiện hơn.
Qua đây tôi cũng xin cảm ơn các thầy cô và quý cơ quan đã tạo điều kiện
cho tôi co cơ hội được tiếp xúc với công việc thực tế, qua đó tôi cũng học hỏi
được nhiều công tác nghiệp vụ cho mình.
Tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN
Đoàn Thị Chung
Đoàn Thị Chung
2
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
B NỘI DUNG
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA BỘ
TƯ PHÁP.
I. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ
Tư pháp.
1.Vị trí và chức năng.
Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý Nhà
nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp
luật phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án dân sự, hành chính tư pháp; bổ trợ tư
pháp và công tác tư pháp khác phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ
công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
2.Nhiệm vụ, quyền hạn.
Bộ tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định
số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp.
Bộ Tư pháp thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định tại Nghị định
số 22/2013/NĐ-CP ngày 13 tháng 3 năm 2013 của Chính phủ quy định chức năng,
Đoàn Thị Chung
3
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ và các nhiệm
vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị
định, nghị quyết của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm đã được phê duyệt và các dự án, đề án khác theo sự phân công của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; việc ký kết, phê chuẩn, phê duyệt hoặc gia
nhập và biện pháp bảo đảm thực hiện điều ước quốc tế nhân danh Nhà nước
hoặc nhân danh Chính phủ về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước
của Bộ.
2. Trình Chính phủ về chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch phát
triển dài hạn, năm năm, hàng năm và các dự án quan trọng quốc gia; trình Thủ
tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý nhà nước của Bộ.
3. Ban hành thông tư, quyết định, chỉ thị và các văn bản khác thuộc phạm
vi quản lý nhà nước của Bộ.
4. Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các văn bản quy
phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, dự án, đề án đã
được phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
5. Xây dựng pháp luật.
6. Thi hành pháp luật.
7. Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật.
8. Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện công tác rà soát, hệ thống
hoá văn bản quy phạm pháp luật.
9. Phổ biến, giáo dục pháp luật.
10. Thi hành án dân sự.
11. Thực hiện hành chính tư pháp.
12. Bổ trợ tư pháp.
13. Công tác nhận nuôi con nuôi.
Đoàn Thị Chung
4
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
14. Trợ giúp pháp lý.
15. Đăng ký giao dịch bảo đảm.
16. Hướng dẫn, kiểm tra về tổ chức và hoạt động hoà giải ở cơ sở.
17. Hướng dẫn nghiệp vụ công tác pháp chế Bộ, ngành, địa phương, doanh
nghiệp nhà nước và hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp; thực hiện hoạt động hỗ trợ
pháp lý cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật.
18. Hợp tác quốc tế.
19. Xây dựng các quy chế đánh giá, nghiệm thu và ứng dụng các kết quả
nghiên cứu khoa học pháp lý; xây dựng và chỉ đạo tổ chức thực hiện kế hoạch
nghiên cứu khoa học; phát triển và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học pháp lý
trong việc cải cách pháp luật, cải cách hành chính, cải cách tư pháp và trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
20. Tổ chức chỉ đạo thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ; xây dựng và phát triển các cơ sở
dữ liệu quốc gia về văn bản quy phạm pháp luật, thi hành án, giao dịch bảo đảm,
công chứng, hộ tịch, giám định, lý lịch tư pháp và các cơ sở dữ liệu khác phục vụ
yêu cầu quản lý nhà nước của Bộ.
21. Quản lý nhà nước các tổ chức thực hiện dịch vụ công trong các lĩnh vực
thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ.
22. Hướng dẫn, tạo điều kiện cho hội, tổ chức phi chính phủ tham gia các
hoạt động trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo quy
định của pháp luật; xử lý hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý
các hành vi vi phạm pháp luật của hội, tổ chức phi chính phủ theo quy định của
pháp luật; phê duyệt Điều lệ của Tổ chức luật sư toàn quốc.
23. Kiểm tra, thanh tra.
24. Cải cách hành chính.
25. Xây dựng tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức chuyên môn ngành
Tư pháp để Bộ Nội vụ ban hành; ban hành tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch viên
chức chuyên môn ngành Tư pháp sau khi có ý kiến thẩm định của Bộ Nội vụ; ban
Đoàn Thị Chung
5
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
hành tiêu chuẩn nghiệp vụ cụ thể của người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc
ngành, lĩnh vực do Bộ quản lý thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh tư pháp thuộc thẩm quyền quản
lý của Bộ.
Quản lý công tác đào tạo luật; tổ chức đào tạo các cấp học về luật; đào tạo,
bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho các chức danh tư pháp theo quy định của
pháp luật.
26. Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các
chế độ, chính sách đãi ngộ, thi đua, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, công chức,
viên chức nhà nước thuộc phạm vi quản lý của Bộ; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán
bộ, công chức, viên chức nhà nước thuộc Bộ quản lý.
27. Quản lý tài chính, tài sản được giao và tổ chức thực hiện ngân sách được
phân bổ theo quy định của pháp luật.
28. Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao hoặc theo quy định của pháp luật
3.Cơ cấu tổ chức (Xem phụ lục 01).
- Lãnh đạo Bộ gồm có: 01 Bộ trưởng và 4 Thứ trưởng.
- 20 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý Nhà nước.
- 06 Tổ chức sự nghiệp thuộc Bộ.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Bộ Tư pháp.
1. Vị trí, chức năng:
- Văn phòng Bộ Tư pháp là cơ quan giúp việc của Bộ trưởng có chức năng
tham mưu tổng hợp, tổ chức phối hợp các Cục, Vụ, Viện, Thanh tra Bộ, Trường
Đại học Luật Hà Nội, Phân hiệu Đại học Luật thành phố Hồ Chí Minh, Tạp chí
Dân chủ và pháp luật, Báo pháp luật. Trong việc thực hiện quyết định của Bộ
trưởng; là đầu mối quan hệ với các Bộ, ngành ở trung ương và địa phương theo sự
chỉ đạo của Bộ trưởng; quản lý các công tác Văn phòng nhằm bảo đảm mọi hoạt
động của cơ quan Bộ.
Đoàn Thị Chung
6
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Văn phòng Bộ có con dấu riêng để giao dịch, được mở tài khoản theo quy
định của pháp luật.
2. Chức năng của Văn phòng Bộ Tư pháp
1. Xây dựng, trình Bộ trưởng chương trình, kế hoạch công tác dài hạn và
hàng năm của Văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát
triển dài hạn và hàng năm của ngành Tư pháp.
2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các lĩnh
vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm định, góp
ý các dự thảo văn bản, đề án do Bộ trưởng giao.
3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, chương trình, kế hoạch, văn
bản, đề án thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.
4. Về xây dựng, tổng hợp, đôn đốc và theo dõi tình tình hình thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Ngành:
a) Xây dựng, trình Bộ trưởng quyết định chương trình, kế hoạch công tác
năm, quý và tháng của Bộ, Ngành; chương trình, kế hoạch làm việc của Lãnh đạo
Bộ; hướng dẫn các Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tư pháp hàng năm;
b) Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác và việc
xây dựng văn bản, đề án của Bộ, tổng hợp kết quả và kiến nghị các giải pháp bảo
đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Bộ, Ngành;
c) Trình Bộ trưởng quyết định việc điều chỉnh, thay đổi chương trình, kế
hoạch công tác của Bộ;
d) Tổ chức thực hiện công tác báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất
về việc thực hiện nhiệm vụ của Bộ, Ngành theo quy định của pháp luật và của Bộ;
đ) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ xây dựng nội dung thông tin,
quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu về tình hình công tác tư pháp địa phương.
5. Về giúp Bộ trưởng, các Thứ trưởng điều hành và quản lý các hoạt động
của Bộ:
a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu trình Bộ trưởng, các Thứ trưởng (sau đây gọi là
Đoàn Thị Chung
7
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Lãnh đạo Bộ); kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu đó trước khi trình
Lãnh đạo Bộ xem xét, giải quyết;
b) Thẩm tra và đề xuất ý kiến về nội dung, chương trình của các đơn vị
thuộc Bộ trình Lãnh đạo Bộ tại các phiên họp giao ban Lãnh đạo Bộ;
c) Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Bộ đến các cơ quan, đơn
vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết luận, chỉ đạo
đó; theo dõi, điều phối lịch làm việc của Lãnh đạo Bộ;
d) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Bộ với các cơ quan
cấp trên, các Bộ, Ngành, địa phương và các cơ quan, tổ chức khác;
đ) Tổ chức các cuộc họp, làm việc của Lãnh đạo Bộ với các đơn vị; chủ trì
hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu để lãnh đạo
Bộ đi công tác hoặc tham dự các hội nghị, hội thảo.
6. Về quản lý công tác báo chí, xuất bản của Bộ:
a) Hướng dẫn việc thực hiện quy hoạch mạng lưới báo chí của Bộ sau khi
được Bộ trưởng phê duyệt;
b) Theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ, phương hướng và kế hoạch hoạt động
của cơ quan báo chí, xuất bản theo đúng tôn chỉ, mục đích, đối tượng phục vụ và
các nội dung khác được quy định trong giấy phép, quy định pháp luật và phân cấp
của Bộ;
c) Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ, các cơ quan, tổ chức có liên
quan thực hiện công tác thông tin, báo chí, tổ chức họp báo định kỳ và đột xuất về
các hoạt động của Bộ, ngành Tư pháp;
d) Thực hiện nhiệm vụ Người phát ngôn của Bộ Tư pháp theo quy định
củapháp luật và của Bộ; điểm tin báo chí hàng ngày phục vụ công tác quản lý, điều
hành của Lãnh đạo Bộ.
7. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc Bộ, các cơ quan, tổ chức có liên
quan thực hiện hoạt động tuyên truyền về ngành Tư pháp.
8. Về cải cách hành chính:
a) Theo dõi, tổng hợp, báo cáo việc thực hiện nhiệm vụ cải cách thể chế;
Đoàn Thị Chung
8
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
đề xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Bộ theo chương
trình, kế hoạch cải cách hành chính nhà nước của Chính phủ và sự chỉ đạo của Thủ
tướng Chính phủ;
b) Tổ chức triển khai việc áp dụng phương pháp đo lường sự hài lòng của
người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước trong
phạm vi trách nhiệm của Bộ; đề xuất các biện pháp để nâng cao Chỉ số về hiệu quả
hoạt động và xây dựng pháp luật về kinh doanh của các Bộ (MEI) của Bộ.
9. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư viện:
a) Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên lạc
và bảo mật thông tin, tài liệu theo quy định của pháp luật và của Bộ;
b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ,
bảo mật thông tin, tài liệu và việc ứng dụng phần mềm quản lý công văn đi, đến
của các đơn vị thuộc Bộ;
c) Quản lý và tổ chức khai thác thư viện, thông tin, tư liệu phục vụ cho hoạt
động của Bộ, Ngành.
10. Thực hiện công tác lễ tân của Bộ, tiếp đón hoặc phối hợp tiếp đón các
đoàn khách trong nước và quốc tế; sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị
thuộc Bộ.
11. Đề xuất việc điều phối các sự kiện, hội nghị, hội thảo, tọa đàm của Bộ,
ngành Tư pháp; chủ trì tổ chức các sự kiện, hội nghị cấp Bộ, Ngành theo sự phân
công của Lãnh đạo Bộ.
12. Quản lý tài sản, cơ sở vật chất; bảo đảm phương tiện đi lại và điều kiện
làm việc của cơ quan Bộ theo phân cấp của Bộ; thực hiện công tác y tế, vệ sinh
môi trường, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ trong cơ quan
Bộ.
13. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao và các nguồn kinh phí khác, thực
hiện công tác kế toán - tài chính theo phân cấp của Bộ và quy định của pháp luật.
14. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí
trong cơ quan Bộ và việc thực hiện Quy chế làm việc, Quy chế văn hóa công sở và
Đoàn Thị Chung
9
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
các Quy chế khác của Bộ theo quy định.
15. Sơ kết, tổng kết; thực hiện chế độ báo cáo, thống kê về các lĩnh vực công
tác của Văn phòng theo quy định của pháp luật.
16. Kiểm tra, tham gia thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định
của pháp luật và phân cấp của Bộ.
17. Tham gia nghiên cứu khoa học, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, phổ biến giáo
dục pháp luật theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
18. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức, người lao
động theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
19. Phối hợp với các tổ chức chính trị - xã hội cơ quan Bộ chăm lo đời sống
vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức, viên chức cơ quan Bộ.
20. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật hoặc
do Bộ trưởng giao.
3. Cơ cấu tổ chức
a) Lãnh đạo Văn phòng:
Lãnh đạo Văn phòng gồm có Chánh Văn phòng và không quá 03 (ba) Phó
Chánh Văn phòng.
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về
việc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn được giao của Văn phòng.
Các Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng quản lý, điều hành hoạt
động của Văn phòng; được Chánh Văn phòng phân công trực tiếp quản lý một số
lĩnh vực, nhiệm vụ công tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước
pháp luật về những lĩnh vực công tác được phân công.
b) Các tổ chức trực thuộc Văn phòng:
- Ban Thư ký;
- Phòng Tổng hợp;
- Phòng Tổ chức - Hành chính;
- Phòng Lễ tân - Quan hệ công chúng;
- Phòng Tài chính - Kế toán;
Đoàn Thị Chung
10
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Phòng Quản trị;
- Phòng Lưu trữ;
- Thư viện;
- Phòng Bảo vệ;
- Đội xe.
* Xây dựng bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
+ Chức danh: Chánh văn phòng
+ Vị trí: Là người đứng đầu, lãnh đạo đơn vị
+ Phòng/ban: Văn phòng Bộ KH&CN
+ Mã số công việc: Cvp001
+ Hệ số trách nhiệm lãnh đạo: 1.0
+ Các nhiệm vụ và trách nhiệm đối với công việc:
- Giúp Bộ trưởng điều phối các hoạt động của Bộ;
- Quản lý và điều hành mọi mặt hoạt động của Văn phòng;
- Tham mưu cho Bộ trưởng trong việc lựa chọn những vấn đề về chủ trương,
chính sách, pháp luật và cơ chế quản lý quan trọng;
- Phối hợp đôn đốc các đơn vị trực thuộc Bộ trong việc giải quyết, thực các
công việc có liên quan;
- Chủ trì và trực tiếp chỉ đạo việc thực hiện công tác hành chính văn phòng;
- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ mọi mặt hoạt động của Văn phòng cho
lãnh đạo Bộ;
- Chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về toàn bộ hoạt động của Văn phòng.
+ Quan hệ công tác:
Chánh Văn phòng điều hành mọi hoạt động của Văn phòng trên cơ sở Quy
chế làm việc của Bộ, Điều lệ tổ chức và hoạt động của Văn phòng, các quy định
pháp luật về cán bộ, công chức và viên chức và quy định về tổ chức hoạt động của
các đơn vị trực thuộc Văn phòng.
+ Yêu cầu về trình độ, kỹ năng và khả năng:
- Số năm kinh nghiệm: Có 3 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương hoặc
Đoàn Thị Chung
11
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
chuyên viên tổng hợp;
- Đã học qua lớp lý luận chính trị cao cấp;
- Có trình độ về công tác quản lý nhà nước và được đào tạo qua các lớp về
quản lý nhà nước và quản lý hành chính;
- Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng và một số phần
mềm vi tính khác;
- Khả năng làm việc và ra quyết định độc lập;
- Khả năng tư duy lôgic và tổng hợp;
+ Điều kiện làm việc:
- Được bố trí phòng làm việc riêng, tiện nghi và hiện đại, trang bị đầy đủ
phương tiện cần thiết cho thực hiện công việc.
- Thời gian làm việc: Thực hiện theo chế độ giờ hành chính 8h/ngày, được
nghỉ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ theo quy định.
- Đi công tác: Có thể đi công tác xa, công tác đột xuất.
- Được hưởng các chế độ về tiền lương và chế độ khác theo quy định của pháp luật
II . Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác Hành chính
văn phòng của cơ quan.
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.
1.1. Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mư, tổng
hợp,giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, vì vậy nó cũng có những điều
kiện tồn tại như bất kỳ một thực thể nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi
trường mà nó tồn tại. Nó vận động theo những quy luật riêng, liên hệ, tương tác
với nhau trong hệ thống nhất định. Hoạt động của văn phòng có mục tiêu riêng,
liên tục được điều chỉnh cho phù hợp với môi trường. Chính vì vậy, văn phòng
phải thực hiện những chức năng: chức năng thu thập và xử lý thông tin; chức năng
tham mưu tổng hợp; chức năng phục vụ và đảm bảo hậu cần cho cơ quan. Trong
đó chức năng tham mưu tổng hợp có vai trò quan trọng ảnh hưởng rất lớn quá trình
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Đoàn Thị Chung
12
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Tham mưu là văn phòng tham mưu cho thủ trưởng về tổ chức, quản lý, điều
hành, giám sát và kiểm tra các hoạt động của cơ quan. Hoạt động của cơ quan phụ
thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý). Bởi
vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào
các yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những
người trợ giúp. Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra
những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những
phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn. Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ
ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn và tính chuyên sâu trong các trường hợp
trợ giúp lãnh đạo.
Tổng hợp là văn phòng phải phân tích, xử lỳ thông tin về nhiều vấn đề liên
quan đến hoạt động quản lý của cơ quan. Ngày nay, đối với các hoạt động y tế
cũng như đối với mọi hoạt động khác trong xã hội, thông tin có ý nghĩa rất to lớn
và được xem như nguồn tài nguyên quan trọng nhất cho sự phát triển. Nguồn thông
tin thường rất phong phú và đa dạng, nó hiện diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin được
thu thập và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị. Thông tin thường được tiếp
nhận từ hai loại: thông tin có hệ thống và thông tin không có hệ thống.
Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, luôn luôn đi liền
với nhau, tác động qua lại với nhau. Tham mưu phải dựa trên kết quả của việc tổng
hợp, tổng hợp tốt thì hiệu quả của việc tham mưu cũng cao. Chức năng này rất cần
thiết và hữu hiệu vì nó mang tín tham vấn và chuyên sâu. Việc xử lý thông tin
không chính xác sẽ dẫn đến việc ra các quyết định sai lầm.
Nhìn chung, công tác tham mưu tổng hợp của văn phòng Bộ Y tế được thực
hiện rất tốt. Văn phòng Bộ đã ban nhiều quy chế để việc quản lý hoạt động hành
chính được thống nhất, khoa học và có hiệu quả. Công tác này được các chuyên
viên thể hiện cụ thể qua các quy trình, nghiệp vụ sau:
- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, của văn
phòng;
- Thu thập, phân tích xử lý thông tin liên quan đến hoạt động quản lý. Thông
Đoàn Thị Chung
13
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
tin văn phòng có thể thu thập qua các kênh xử lý văn bản, qua dư luận, qua hội
họp, qua các phương tiện thông tin đại chúng...Những thông tin sau khi thu thập
được phải xử lý nhanh chóng, chính xác theo quan điểm tổng hợp, toàn diện, khách
quan và cung cấp kịp thời cho lãnh đạo;
- Thu thập, tổ chức xây dựng, thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của
cơ quan;
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan;
- Tổ chức phục vụ các cuộc hội họp;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các chương trình kế hoạch, lịch
làm việc và các quyết định quản lý;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác và tổng hợp báo cáo công tác thường kỳ
về hoạt động của cơ quan;
- Thẩm định văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo hoặc do văn
phòng được giao soạn thảo. Nếu là văn bản do các đơn vị chuyên môn soạn thảo
thì văn phòng chỉ cần thẩm định về hình thức và pháp chế văn bản. Còn nếu văn
bản do văn phòng soạn thảo, thì ngoài trách nhiệm thẩm định hình thức và pháp
chế văn bản, văn phòng còn phải thẩm định cả nội dung văn bản trước khi trình lên
lãnh đạo phê duyệt.
* Ví dụ trong việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo
Bộ trưởng Hà Hùng Cường muốn tìm hiểu về tình hình hoạt động và làm
việc của Văn phòng Bộ.
Nhiệm vụ sẽ được giao cho 1 chuyên viên phụ trách tiến hành thu thập thông
tin này từ nhiều nguồn khác nhau.
Khi có được thông tin tiến hành kiểm tra, rà soát độ chính xác của thông tin.
→ Sau đó sẽ trình Bộ trưởng để lãnh đạo cơ quan quyết định.
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của cơ quan.
*Chương trình công tác năm:
Chậm nhất vào 31/10 hàng năm đơn vị trực thuộc Bộ gửi văn phòng danh
Đoàn Thị Chung
14
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
mục các đề án. Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm sau của Bộ
Tư pháp, và gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến.
Sau 1 tuần làm việc đơn vị có trách nhiệm tham gia ý kiến và gửi lại văn
phòng hoàn chỉnh, trình Bộ trưởng xem xét vào phiên họp thường kỳ cuối năm.
Sau 1 tuần làm việc kể từ ngày Bộ Tư pháp thông qua chương trình công
tác, văn phòng trình Bộ trưởng ký ban hành và tiến hành gửi đến tất cả đơn vị
thuộc Bộ Tư pháp.
*Chương trình công tác quý:
Dựa vào chương trình công tác năm được cụ thể và quy định thực hiện trong
từng quý và tiếp tục bổ sung, điều chỉnh các công việc giải quyết trong quý. Sau
văn phòng tổng hợp xây dựng chương trình cho quý sau.
*Chương trình công tác tháng:
Dựa vào chương trình công tác quý và những việc bổ sung công tác tháng
sau gửi văn phòng. Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnh vực do Bộ
truởng các Thứ trưởng phụ trách, trình Bộ trưởng quyết định.
*Chương trình công tác tuần:
Bao gồm các việc mà Bộ trưởng, các Thứ trưởng giải quyết trong tuần. Dựa
vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan.
→ Có những công việc mà tháng này hoặc quý này chưa thực hiện hết thì
_
sẽ chuyển sang tháng sau và quý sau.
* Ưu nhược điểm: Việc xây dựng các chương trình công tác của Văn phòng
rất được chú trọng và chặt chẽ. Các hoạt động từ tổng quát đến chi tiết được thực
hiện liên tục theo lịch làm việc rõ ràng. Như vậy đảm bảo cho công việc không bị
chệch hướng mục tiêu. Thêm vào đó, việc bổ sung, điều chỉnh luôn được kịp thời
vừa đạt được hiệu quả cao trong công việc, vừa tránh lãng phí thời gian.
Bằng việc xây dựng và thực hiện các chương trình kế hoạch theo phương
thức trên, nhìn chung hoạt động của Văn phòng đạt được hiệu quả khá cao. Tuy
nhiện việc thực hiện kế hoạch trên thực tế vẫn chưa đạt được như mong muốn. Tức
là mức độ hoàn thành kế hoạch theo mục tiêu không đạt được 100%. Ở Bộ, việc
Đoàn Thị Chung
15
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
thực hiện kế hoạch cũng đạt được 75% so với kế hoạch đã đặt ra. Điều này có thể
giải thích do có nhiều công việc đột xuất và văn phòng chịu bị động từ nhiều phía
(có thể từ trên đưa xuống, cũng có thể từ dưới đưa lên). Từ đó ta có thể thấy rằng,
có 2 nhân tố cơ bản ảnh hưởng đến việc thực hiện kế hoạch của văn phòng là
những yếu tố xảy đến bất ngờ và những biến động của ngoại cảnh. Như vậy, các
văn phòng hiện nay tuy rất chú trọng trong việc lập kế hoạch theo mục tiêu và
khoa học nhưng vẫn còn thiếu sót chưa tính hết những tác động ảnh hưởng tới việc
thực hiện kế hoạch bằng những kế hoạch dự phòng.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ (Phụ lục 3)
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Bộ Tư pháp.
Tổ chức hội nghị là công việc cần có nhiều thời gian để chuẩn bị, đòi hỏi sự
phối hợp của các đơn vị có liên quan cùng tham gia tổ chức vì các hội nghị thường
có quy mô lớn, đông người dự, có nhiều nội dung cần chuẩn bị. Mục đích nhằm tổ
chức thực hiện chương trình công tác hoặc tổng kết đánh giá những kết quả của
việc thực hiện một công việc, một nhiệm vụ cụ thể thuộc chức năng, nhiệm vụ và
phạm vi hoạt động của cơ quan.
Trong thời gian thực tập tại Bộ KH&CN, tôi có dịp được tham gia vào Hội
nghị “Giao ban Khoa học và Công nghệ các tỉnh 14 tỉnh miền núi phía Bắc lần thứ
XIII” do Ban KH&CN địa phương thuộc Bộ KH&CN phối hợp cùng tỉnh Bắc
Giang - đơn vị chủ trì cùng tổ chức. Quá trình tổ chức hội nghị bao gồm những
công việc sau:
* Chuẩn bị hội nghị
Đơn vị chủ trì hội nghị phải lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Căn cứ vào kế
hoạch, văn phòng có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ thời gian.
Trong hội nghị thường có các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề án, dự thảo
VBQPPL, tài liệu tham khảo… Văn phòng đề xuất với lãnh đạo phân công đơn vị
chuẩn bị các văn bản đó. Cụ thể, trong hội nghị giao ban, đơn vị chủ trì phải chuẩn
bị bài phát biểu khai mạc, bế mạc, báo cáo tổng kết về hoạt động KH&CN của 14
Đoàn Thị Chung
16
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
tỉnh trong 2 năm qua.
Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương
trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những giấy tờ,
tài liệu như: công văn triệu tập hội nghị, chương trình hội nghị, báo cáo chính, báo
cáo tham luận, giấy mời và văn bản khác (nếu có).
Thuộc trách nhiệm của mình, văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ sở
vật chất đảm bảo cho hội nghị thành công.
* Trong quá trình hội nghị làm việc
Lãnh đạo văn phòng chủ trì và phối hợp với đơn vị đăng cai hội nghị tổ chức
đón tiếp đại biểu. Văn phòng cung cấp kịp thời tình hình đại biểu dự hội nghị để
phục vụ việc khai mạc, điều hành, bế mạc và thông báo kết quả hội nghị.
Văn phòng chủ trì theo dõi diễn biến hội nghị, cử người làm công tác thường
trực Hội nghị để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình hội nghị làm việc.
Cùng với đơn vị chủ trì, văn phòng cử cán bộ ghi biên bản hội nghị. Tổng
hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết hội nghị.
* Sau khi hội nghị bế mạc
Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết quả
hội nghị.
Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức hội nghị đó hoàn thành
hồ sơ theo quy định.
Căn cứ vào kết luận hội nghị, lãnh đạo văn phòng tổ chức bổ sung những
việc hội nghị đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Văn phòng đảm nhiệm việc thanh quyết toán kinh phí hội nghị.
Sơ đồ quy trình tổ chức hội nghị của Bộ Tư pháp (Phụ lục 4)
1.4. Sơ đồ nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho
lãnh đạo
Hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác của lãnh
đạo Bộ bao gồm các công việc chính dưới đây:
Trong việc lập kế hoạch chuyến đi công tác
Đoàn Thị Chung
17
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi. Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, điểm đến, thời gian, thành phần, phương
tiện và kinh phí.
Trong việc chuẩn bị trước chuyến đi
Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được thủ trưởng giao, văn phòng thông
báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn và
các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian đoàn đi từ cơ quan.
Trong việc chuẩn bị nội dung công tác
Nội dung công tác căn cứ vào mục đích, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽ
phân công đơn vị chuẩn bị. Biết sự phân công của lãnh đạo, văn phòng đôn đốc các
đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội dung và đúng tiến độ.Tổ
chức đánh máy, nhân bản văn bản thuộc chuyến đi công tác.
Trong việc chuẩn bị phương tiện giao thông, kinh phí
Chuẩn bị phương tiện giao thông và kinh phí phù hợp với nội dung và tính
chất của chuyến đi, vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu công tác và tiết kiệm.
Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan
Trong trường hợp Lãnh đạo Bộ đi công tác dài ngày thì văn phòng phải tổ chức
tốt các việc sau:
- Trước ngày lãnh đạo đi công tác, văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị
chuẩn bị hoàn tất và trình dự thảo văn bản thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.
- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Sau khi lãnh đạo đi công tác về, văn phòng báo cáo tóm tắt công tác của cơ
quan trong thời gian lãnh đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc mới
nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
Sơ đồ Quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 5)
1.5. Công tác hình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
Văn hóa công sở cơ quan.
Đoàn Thị Chung
18
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
- Nhìn chung các cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan đều ăn mặc
gọn gàng, lịch sự;
- Khi thực hiện nhiệm vụ thì cán bộ, công chức viên chức không được đi dép
lê, guốc, giày thể thao; Nam giới không được bỏ áo ngoài quần; Nữ giới không
được mặc áo không có tay, minizýp;
- Lễ phục của nam cán bộ, nhân viên là bộ comple, áo sơ mi, cravat, đi giày
da;
- Lễ phục của nữ giới là áo dài truyền thống, bộ comple nữ.
- Các cán bộ đeo thẻ khi đến cơ quan. Thẻ có ảnh, họ và tên, chức danh, số
hiệu.
- Trong giao tiếp và ứng xử, các cán bộ, nhân viên có thái độ lịch sự, tôn
trọng. Ngôn ngữ rõ ràng, mạch lạc không nói tục, nói tiếng nóng.
- Trong giao tiếp với nhân dân có thái độ nhã nhặn, lắng nghe ý kiến, giải
thích rõ ràng, cụ thể về quy định liên quan đến giải quyết công việc.
- Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp có thái độ trung thực, thân thiện,
hợp tác.
- Trong giao tiếp qua điện thoại rõ ràng, tập trung vào nội dung công việc,
lời lẽ nhẹ nhàng, tôn trọng người nghe.
2.Khảo sát về công tác Văn thư.
2.1. Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.
- Bộ Tư pháp là một trong những Bộ có tiêu chuẩn chặt chẽ về mặt mẫu các
loại văn bản. Trước kia bộ phận Văn thư làm việc con thiếu nhiều kiến thức
chuyên môn, làm việc dựa vào kinh nghiêm lâu năm.
- Từ 2005 đến nay đã đưa vào sử dụng bộ mã tiếng việt TCVN 6909-2001,
nối mạng Lan và cài đặt phần mềm quản lý và đăng ký văn bản đi, đến và lập hồ sơ
công việc, tiếp tục phát triển và hoàn thiện phần mêm đến năm 2010.
-Bộ đã có những quyết định số 145/QĐ-VP ngày 25/3/2004 quy định về chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng Văn thư – Lưu trữ.
-Thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
Đoàn Thị Chung
19
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
công tác Văn thư. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCP ngày
06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản. Văn bản được áp dụng tiêu chuẩn ISO 9000 : 2000 Quy
chế về công tác Văn thư, Lưu trữ của Bộ Tư pháp; Sổ tay chất lượng của Văn
phòng.
-Tất cả mọi công việc liên quan đến công tác Văn thư đều đượ quy định rõ ở
những văn bản theo quy định của Nhà nước: Từ khâu đầu tiên đến khâu cuối. Chủ
yếu thực hiện theo Thông tư 55 và Nghị định 110 cả về việc sử dụng con dẫu lẫn
việc bảo quản công tác Văn thư và phục vụ khai thác từ các đơn vị, công tác lập
Hồ sơ được thực hiện tốt.
* Ưu điểm:
Về thể thức, kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản của Bộ Y tế cơ bản được
áp dụng theo đúng văn bản hướng dẫn của Nhà nước.
- Về thẩm quyền ban hành văn bản được Bộ quy định rất rõ ràng theo đúng
quy định của Pháp Luật;
- Các chuyên viên văn phòng làm công tác soạn thảo văn bản của Bộ đều nắm
chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản từ thể thức đến nội dung văn bản;
- Các bước cơ bản của quá trình soạn thảo văn bản được thực hiện rất nghiêm
chỉnh, thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở;
- Văn bản khi đã được thảo ra đều được trình lên Lãnh đạo ký nháy để kiểm
tra tính chính xác về nội dung và thể thức của văn bản;
- Đảm bảo được đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước mang tinh
khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định;
- Kết cấu nội dung chặt chẽ, bổ sung cho nhau thể hiện được thẩm quyền và
hiệu lực pháp lý;
- Ngôn ngữ là ngôn ngữ hành chính, khách quan, mạch lạc dễ hiểu, thể hiện
quyền lực của pháp luật, ý chí nhà nước.
* Nhược điểm:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mặc dù đã có sự hỗ trợ của Thông tư
Đoàn Thị Chung
20
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
liên tịch số 55/2005/TTLT–BNV–VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn
phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản hành chính và đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp
soạn thảo văn bản trong những năm gần đây được đào tạo bồi dưỡng khá bài bản,
nhưng một số văn bản hành chính được ban hành vẫn còn sai cơ bản, không tuân
thủ theo văn bản hướng dẫn như:
- Do sự phân công về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản nên
trong quá trình làm việc Bộ trưởng không trực tiếp kiểm soát được tất cả văn bản
của Bộ mình đã ban hành trên tất cả các lĩnh vực công tác không có báo cáo gửi
lên;
- Ghi tên loại công văn (CV) vào phần ký hiệu văn bản;
- Viết tắt trong văn bản tuỳ tiện, không theo quy tắc chính tả Tiếng Việt;
- Khoảng cách giữa các đoạn văn bản theo (quy định tối thiểu là 6pt) và khoảng
cách giữa các dòng hay cách dòng (theo quy định tối thiểu là cách dòng đơn hay
1.5pt trở lên) không thống nhất;
Những tồn tại và yếu kém trên có nguyên nhân khách quan và chủ quan,
nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ hạn chế về kỹ thuật trình bày
văn bản cũng như sự thiếu trách nhiệm, thiếu cẩn trọng của một số cán bộ làm
công tác soạn thảo văn bản. Do đó, yêu cầu đặt ra trước mắt đối với cán bộ công
chức soạn thảo văn bản của Nhà nước nói chung và cán bộ soạn thảo văn bản của
Bộ nói riêng là phải được trang bị kiến thức và kinh nghiệm làm việc, mặt khác
cũng cần phải rèn luyện thái độ làm việc nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và tinh
thân trách nhiệm đối với công việc. Bộ phải thường xuyên triển khai thực hiện việc
cử cán bộ soạn thảo văn bản đi học tập, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ, cũng
như về đạo đức nghề nghiệp.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ Lưu trữ.
3.1. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ.
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu thập những tài liệu theo quy định tại
Đoàn Thị Chung
21
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 về bảo vệ tài
liệu quốc gia.
- Thông báo cho các đơn vị trong Bộ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp.
- Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân lập danh mục hồ sơ, tài liệu cần nộp và
thống kê thành “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” theo BM-QLH3-LT-02.
- Xác định nguồn của tài liệu, thành phần tài liệu, phân chia các nguồn tài
liệu vào mạng lưới kho lưu trữ…
3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
- Tài liệu lưu trữ sau khi thu thập về kho được tổ chức phân loại, sắp xếp
tài liệu một cách khoa học đúng theo quy trình nghiệp vụ lưu trữ giúp cho việc sử
dụng khai thác và bảo quản đựơc thuận lợi có hiệu quả.
- Công tác chỉnh lý được quy định tại công văn 283/VTLTNN-NVTW
ngày 19/5/2005 về ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu và sổ tay chất lượng…
- Hàng năm phải tổ chức chỉnh lý tài liệu, để bổ sung những tài liệu còn
thiếu vào phông lưu trữ của đơn vị.
3.3. Công tác bảo quản Tài liệu lưu trữ:
- Sau khi chỉnh lý Lưu trữ cơ quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Bộ
và của đơn vị tiến hành xác định giá trị tài liệu làm cơ sở cho việc xác định thời
hạn bảo quản cho tài liệu.
- Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu chống cháy nổ,
mối mọt…tài liệu được bảo quản sạch sẽ, gọn gàng thuận lợi cho việc tra tìm và di
chuyển khi cần thiết.
- Hàng năm, các đơn vị lưu trữ thuộc Bộ, phải thực hiện các nghiệp vụ lưu
trũ để bảo quản tài liệu một cách tốt nhất.
3.4. Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Phục vụ nhu cầu khai thác của Lãnh đạo Bộ cũng giống như các cán bộ
trong cơ quan và người ngoài cơ quan heo đúng nội quy khai thác hồ sơ tài liệu lưu
trữ cơ quan.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng tại phòng đọc để phục nhu cầu công
Đoàn Thị Chung
22
Lớp CĐ QTVPK7C
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Khoa Quản trị văn phòng
tác của Bộ.
-Nếu người đến khai thác có đủ điều kiện theo quy định khai thác sử dụng
tài liệu lưu trữ, nhân viên yêu cầu người đến khai thác hồ sơ, tài liệu kê khai vào
Biểu mẫu: BM-KTTL – LT-01. Nếu người đến khai thác không đủ giấy tờ thì trả
lại yêu cầu.
Đoàn Thị Chung
23
Lớp CĐ QTVPK7C
