Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại Công ty TNHH MTV 207

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
Phần IV: PHỤ LỤC...........................................................................................3
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I:..................................................................................................................3
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207
...............................................................................................................................3
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV 207........................3
1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207...............................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207.....................4
2.1 Chức năng của Công ty.............................................................................................................4
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty.........................................................................................4
2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty.......................................................................................................5
2.3.1 Giám đốc Công ty:..................................................................................................................5
2.3.2 Các phó Giám đốc:.................................................................................................................5
2.3.3 Phòng Hành chính..................................................................................................................5
2.3.4 Phòng Tài chính – Kế toán:....................................................................................................6
2.3.5 Phòng chính trị.......................................................................................................................6
2.3.6 Phòng kế hoạch.....................................................................................................................6
2.3.7 Phòng tổ chức lao động.........................................................................................................7
2.3.8 Phòng dự án đầu tư...............................................................................................................7
2.3.9 Kiểm soát viên.......................................................................................................................7
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty (phụ lục 01) ...........................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty TNHH MTV 207 ....8
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty...........................................................8
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty...........................................................................................8
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty...........................................................................9

2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty.....................................................................................10
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02)....................................................................11

Sinh viên: Chu Thị Thắm

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng...........................................................................12
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Công ty
TNHH MTV 207.............................................................................................................................13
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................13
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty...........................................................................................13
1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Công ty.........14
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty..............................................16
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty:.................................16
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Công ty...................................................................................................................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư....................................................................................................18
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty.....................................................................................18
2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện công tác văn thư của Công
ty:..................................................................................................................................................19
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.............................................................21

Phần II................................................................................................................23

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:..............................................................................23
NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207................23
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.....................................23
1.1. Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần......................................................................................23
1.2 Mẫu kế hoạch công tác tháng.................................................................................................23
1.3 Mẫu kế hoạch công tác năm...................................................................................................24
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ” của Công ty.....................................................25
3. Soạn thảo Quy chế văn hóa công sở của Công ty......................................................................45
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Công ty.....................................................................51
5.Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu, nhược điểm của mô hình văn
phòng này.....................................................................................................................................51
5.1 Xây dựng văn phòng hiện đại cho Công ty..............................................................................52
5.2 Nhận xét mô hình văn phòng hiện đại của Công ty ................................................................52

Sinh viên: Chu Thị Thắm

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy phòng Hành chính của Công TNHH MTV 207. Nhận xét về
ưu và nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của phòng Hành chính.......................................53

Phần III..............................................................................................................54
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................54
I.Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Công ty..........................................................................................................................................54

1. Công tác hành chính văn phòng................................................................................................54
2.1. Công tác văn thư....................................................................................................................55
2.2. Công tác lưu trữ.....................................................................................................................55
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................56

LỜI CẢM ƠN....................................................................................................58
Phần IV: PHỤ LỤC............................................................................................1
Phần IV: PHỤ LỤC

Sinh viên: Chu Thị Thắm

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hóa – hiện đại hóa xây dựng và
phát triển đất nước các ngành, các lĩnh vực hoạt động đều đóng góp nhất định và
luôn tự cải tiến sáng tạo để bắt kịp sự đổi mới của thế giới. Đất nước ta đang
trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần
kinh tế vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định
hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành
tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, đối ngoại,
… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa đất nước ta bước sang thời kỳ phát triển
mới – thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Từ khi tiến hành công cuộc đổi
mới đến nay đất nước ta đã giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn
hóa, xã hội, ngoại giao,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới

đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan
quản lý Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa.
Thế kỷ 21 thời kì công nghiệp hóa – hiện đại hóa Ngành Quản trị văn
phòng đã và đang ngày càng phát triển đào tạo được nguồn nhân lực có chuyên
môn, nghiệp vụ phục vụ tốt cho công tác văn phòng và vươn lên theo sự chuyển
đổi của nền kinh tế đất nước.
Bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể
thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên nguồn nhân lực có chuyên môn
để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ
quan còn rất thiếu. Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và phương châm gắn liền
giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội nói chung và khoa Quản trị Văn phòng nói riêng: lấy lí luận làm điểm tựa
làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại từ thực tiễn bổ sung những kiến
thức mới cập nhật và làm phong phú thêm kho tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó khoa Quản trị Văn phòng đã đề ra kế
hoạch thực tập Ngành Quản trị Văn phòng khóa 7 tại các cơ quan, đơn vị, tổ
chức cho sinh viên. Chuyến thực tập này giúp em cũng như các bạn sinh viên
khác làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lý thuyết đã
Sinh viên: Chu Thị Thắm

1

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơ quan. Đó

cũng là dịp để sinh viên chúng em củng cố, tổng hợp lại kiến thức, rèn luyện
phẩm chất đạo đức của một nhân viên văn phòng, là cơ hội cho em và các bạn
đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho công tác sau này.
Trong thời gian qua, được sự đồng ý của công ty và sự quan tâm của nhà
trường đã tạo điều kiện cho em được thực tập với chuyên ngành đã học. Là một
sinh viên Ngành Quản trị Văn phòng, sau một thời gian thưc tập tại phòng Hành
chính của Công ty TNHH MTV 207 em nhận thức được tầm quan trọng của văn
phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Phòng Hành
chính nói riêng. Em đã tìm hiểu được công tác quản trị văn phòng và kiến nghị
tổ chức hợp lí của công tác văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm 3 chức
năng cơ bản: tham mưu, tổng hợp, hậu cần) đang được áp dụng.
Với thời gian thực tập không dài chỉ gần 02 tháng ( từ ngày 09/3/2015 đến
ngày 29/4/2015) nhưng em đã được thực tập và thực hành đã giúp em trang bị
thêm kỹ năng nghề nghiệp giúp em thêm yêu ngành nghề mình đã chọn là ngành
Quản trị văn phòng và dưới sự hướng dẫn nhiệt tình, sự chỉ bảo ân cần của cán
bộ nhân viên trong phòng Hành chính cùng sự cố gắng của bản thân muốn học
hỏi trao dồi kiến thức đã giúp em hoàn thành tốt công việc thực tập. Mặc dù đã
nỗ lực rất nhiều nhưng bài báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót và
hạn chế. Em viết báo cáo này muốn gửi tới nhà trường, các thầy cô nơi em học
tập, rèn luyện trong những năm qua và đóng góp ý kiến thiết thực của thầy cô
giáo, các cán bộ trong công ty để bài báo cáo của em được hoàn thiện.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2015
Sinh viên

Chu Thị Thắm

Sinh viên: Chu Thị Thắm

2

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Phần I:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY TNHH MTV 207
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
TNHH MTV 207
1. Giới thiệu chung về công ty TNHH MTV 207
Công ty TNHH MTV 207 là đơn vị trực thuộc Bộ Tổng Tham mưu được
thành lập theo Quyết định số 85/2007/QĐ-BQP ngày 18/5/2007 của Bộ trưởng
Bộ Quốc phòng.
Đến tháng 12/2007 Xí nghiệp 207 được nâng cấp lên thành Công ty 207Bộ Quốc phòng; Ngày 03 tháng 7 năm 2010 Bộ Quốc phòng có Quyết định số
2338/QĐ-BQP về việc chuyển Công ty 207 thành Công ty TNHH MTV 207 với
chức năng nhiệm vụ Xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ
thuật,…
Từ khi thành lập đến nay, với sự nỗ lực của tập thể cán bộ công nhân viên
toàn Công ty, hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty đã không ngừng phát
triển về quy mô và ngành nghề sản xuất kinh doanh, mức độ tăng trưởng hàng
năm tăng 150% so với năm trước, tạo tích lũy tăng cường năng lực sản xuất,
đóng góp nâng cao thu nhập, cải tiến đời sống cho người lao động, đóng góp cho
ngân sách nhà nước và Quốc phòng.
Qua sáu năm kinh nghiệm, Công ty đã trở thành một doanh nghiệp nhà
nước hạng I, sản xuất kinh doanh đa ngành, đa nghề trên nhiều lĩnh vực khác
nhau, khẳng định được thương hiệu trên thị trường. Công ty có nhiều đóng góp
thành tích trong lĩnh vực Quốc phòng như Công trình đường tuần tra biên giới…

Vài nét về Công ty:
Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MTV 207
Địa chỉ: 21B Lý Nam Đế - Hàng Mã – Hoàn Kiếm – Hà Nội
Số điện thoại: 069552036
Fax: 0437476318

Sinh viên: Chu Thị Thắm

3

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
TNHH MTV 207
2.1 Chức năng của Công ty
Công ty TNHH MTV 207 có chức năng xây lắp các công trình dân dụng,
công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật,…
Tư vấn lập dự án và thiết kế công trình
Thi công xây lắp, sửa chữa công trình
Công ty đã có nhiều bước phát triển vượt bậc mang lại hiệu quả kinh tế,
từng bước khẳng định vị trí và thương hiệu của mình trên thị trường.
2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của công ty
Trong quá trình xây dựng và trưởng thành, Công ty đã không ngừng phát
triển cả về số lượng, chất lượng các công trình và tính chuyên nghiệp trong lĩnh
vực xây dựng, góp phần đáng kể vào việc phát triển ngành xây dựng Quốc

phòng nói riêng và ngành xây dựng cả nước nói chung. Công ty có đủ khả năng
đảm nhiệm thi công các công trình có quy mô lớn mức độ phức tạp và yêu cầu
kỹ thuật cao với thời gian nhanh nhất.
Trong những năm qua, Công ty luôn quan tâm tới việc phát triển nguồn
nhân lực; chú trọng mổ rộng quy mô, đa dạng hóa ngành nghề, đa dạng hóa cơ
sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công việc
Tổ chức và hoạt động theo Luật doanh nghiệp và các Luật khác có liên
quan
Hoạt động có hiệu quả và trong khuôn khổ của pháp luật, Điều lệ của
Công ty
Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng ký, kinh doanh theo
hướng phat triển giữ vững ổn định.
Nhiệm vụ xây dựng chiến lược, các kế hoạch phát triển, kế hoạch sản xuất
kinh doanh phù hợp với các chức năng, nhiệm vụ của Công ty và nhu cầu của thị
trường nhằm mang lại lợi ích cao nhất và giá trị
Quản lý tốt cán bộ nhân viên của Công ty theo đúng chế độ chính sách
của Nhà nước. Không ngừng cải thiện điều kiện lao động, sinh hoạt của cán bộ
Sinh viên: Chu Thị Thắm

4

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

công nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý
Đặc biệt, do nắm bắt được xu thế phát triển và nhu cầu của xã hội. Công

ty đã kịp thời điều chỉnh mục tiêu và mở rộng quy mô, đa dạng hóa các loại
hình, từng bước khẳng định được chất lượng và thương hiệu của mình.
2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty
Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH MTV 207 gồm có: Gíam đốc, các phó
giám đốc, các phòng, kiếm soát viên và bộ phận giúp việc.
2.3.1 Giám đốc Công ty:
Giám đốc Công ty giải quyết và điều hành các lĩnh vực của Công ty
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của
công ty
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty
Ban hành quy chế quản lí nội bộ công ty
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lí lỗ trong kinh doanh
Tuyển dụng lao động
2.3.2 Các phó Giám đốc:
Giúp việc và tham mưu cho Giám đốc công ty trong việc phụ trách cơ sở
vật chất công ty trang thiết bị và các vấn đề chuyên môn
Giúp việc cho Giám đốc trong quản lí điều hành các hoạt động của công
ty theo sự phân công của Giám đốc
Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và
chịu trách nhiệm trước giám đốc về hiệu quả các hoạt động
2.3.3 Phòng Hành chính
Tham mưu, giúp việc cho giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các trong
lĩnh vực tổ chức lao động, quản lí và bố trí nhân lực, chế độ chính sách, cham
sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế công ty
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội
quy, quy chế công ty
Xây dựng kế hoạch công tác cho Lãnh đạo
Sinh viên: Chu Thị Thắm

5

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tham mưu giúp lãnh đạo công ty thực hiện công tác thi đua khen thưởng
Tiếp đón hướng dẫn khách đến thăm và làm việc; trang trí khánh tiết,
phục vụ, chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu cho hội nghị, cuộc họp của
công ty
Thực hiện tốt công tác văn thư, bảo mật theo quy định
Thực hiện tốt công tác chính trị nội bộ
Tổ chức thực hiện tốt công tác đảm bảo an ninh.
2.3.4 Phòng Tài chính – Kế toán:
Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động sản xuất kinh doanh của công
ty. Phòng Tài chinh – Kế toán chịu trách nhiệm phản ánh đầy đủ tình hình sử
dụng vốn vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tình hình biến động lao động,
vật tư và tập hợp đầy đủ các chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm, thực
hiện các nghĩa vụ về thuế đối với ngân sách, đồng thời thực hiện các chức năng
về quản lí và chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc về mọi hoạt động.
2.3.5 Phòng chính trị
Tổ chức thực hiện công tác chính trị tư tưởng, công tác Đảng, công tác
quần chúng
Xây dựng chế độ làm việc, mối quan hệ cộng tác giữa các phòng trong
công ty trình giám đốc quyết định và tổ chức thực hiện
Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác của phòng để bồi dưỡng nâng cao trình
độ quản lí, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ trong phòng đáp ứng yêu

cầu nhiệm vụ được giao.
2.3.6 Phòng kế hoạch
Tham mưu cho lãnh đạo công ty xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh
doanh ngắn hạn và dài hạn, tìm hiểu khai thác thị trường, đầu tư phát triển sản
xuất, liên doanh liên kết trong và ngoài công ty
Giao dịch với khách hàng và điều tiết hoạt động sản xuất kinh doanh
trong toàn công ty
Soạn thảo và tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng kinh tế
Xây dựng phương án và theo dõi tiến độ sản xuất, phân công và giao kế
Sinh viên: Chu Thị Thắm

6

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hoạch cho các đơn vị
Thống kê và báo cáo theo chế độ. Bảo quản lưu trữ hồ sơ thuộc phòng
quản lí, tuyệt đối giữ bí mật thông tin kinh tế, bí mật sản xuất kinh doanh của
công ty
2.3.7 Phòng tổ chức lao động
Quản lí cán bộ, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của nhà
nước
Tham mưu và giúp giám đốc về công tác tổ chức và nhân sự, công tác lao
động tiền lương, thi đua khen thưởng, thanh kiểm tra, an ninh quốc phòng, pháp
chế

Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ, công tác đánh giá cán bộ
quản lí theo nhiệm kỳ
Tổ chức công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ,
nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực của công ty
2.3.8 Phòng dự án đầu tư
Nghiên cứu xây dựng chiến lược về lĩnh vực đầu tư của công ty, tìm kiếm
các cơ hội đầu tư cho các dự án; xây dựng các chương trình mục tiêu, lập báo
cáo đầu tư cho các dự án chuẩn bị đầu tư để trình giám đốc công ty phê duyệt dự
án theo thẩm quyền; tham mưu cho giám đốc trong việc xúc tiến tìm, chọn các
nguồn vốn đầu tư
Tham mưu trong việc bảo toàn phát triển vốn và theo dõi quản lí các
nguồn vốn đầu tư vào các dự án của công ty
Thẩm tra khối lượng xây dựng cơ bản hoàn thành
Thực hiện công tác báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của giám
đốc công ty
2.3.9 Kiểm soát viên
Kiểm tra tính hợp pháp, trung thực, cẩn trọng của ban lãnh đạo công ty
trong tổ chức thực hiện quyền chủ sở hữu, trong quản lí điều hành công việc
kinh doanh của công ty
Thẩm định báo cáo tài chính, báo cáo tình hình kinh doanh, báo cáo đánh
Sinh viên: Chu Thị Thắm

7

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giá công tác quản lí và các báo cáo khác trước khi trình chủ sở hữu công ty hoặc
cơ quan nhà nước có liên quan
Kiến nghị chủ sở hữu công ty các giải pháp sửa đổi bổ sung, cơ cấu tổ
chức quản lí, điều hành công việc kinh doanh của công ty.
2.4 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty (phụ lục 01)
II. Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Công ty TNHH MTV 207
1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty
1.1. Chức năng của văn phòng Công ty
Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo, là bộ máy giúp các nhà quản lý điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt đông
chung của toàn cơ quan, tổ chức.
Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan, nó có điều kiện tồn tại như
bất kỳ một thực thể nào. Có thể nói văn phòng cũng có điều kiện để tồn tại độc
lập tương đối như bất kỳ một tổ chức nào đó thông qua môi trường mà nó tồn
tại, cả về phương diện tự nhiên và phương diện xã hội.
Chức năng tham mưu: văn phòng giúp thực hiện công tác quản lý văn
bản, lập hồ sơ, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo quy định của pháp luật; tiếp nhận và
quản lý văn bản, theo dõi chặt chẽ quá trình vận hành các văn bản, tổ chức in,
sao, phát hành văn bản đúng thể loại, thể thức, thẩm quyền ban hành và gửi
đúng thành phần. Triển khai thực hiện và thường xuyên theo dõi, đôn đốc thực
hiện chương trình, kế hoạch đã xây dựng. Văn phòng tổng hợp và chọn lọc
những lý luận chung nhất, cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, phương án
giải quyết kip thời, đúng đắn.
Chức năng tổng hợp: văn phòng là đầu mối thu thập, quản lý, sử dụng
thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang
lại được những hiệu quả thiết thực.
Chức năng hậu cần: hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các

điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính. Những
Sinh viên: Chu Thị Thắm

8

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thứ đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời
trong mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi
Tham mưu cho lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn cũng như công việc
được giao
Tổng hợp, thu thập thông tin phục vụ công tác
Phục vụ công tác hậu cần
Xây dựng các chương trình, lịch công tác các kế hoạch của phòng và của
Công ty thuộc phạm vi chuyên môn được giao
Làm chức năng thông tin với cấp trên và với cơ sở
Công tác quản lí lao động
Công tác thi đua khen thưởng – kỷ luật và giải quyết các chế độ chính
sách đối với cán bộ nhân viên và người lao động
Công tác văn thư lưu trữ và quản lí hồ sơ cán bộ công nhân viên
Công tác Hành chính quản trị, y tế
Giúp theo dõi thực hiện quy chế và các hoạt động công tác, công việc
1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty
Hoạch định các chiến lược phát triển của công ty. Xây dựng chương trình
và báo cáo thực hiện chương trình công tác theo tuần, tháng, quý, năm của công

ty
Xây dựng các kế hoạch cho công ty(kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài
hạn,…), các chương trình công tác. Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn
bị tổ chức các Hội nghị, hội thảo, cuộc họp của Công ty, lãnh đạo công ty và
phục vụ các Hội nghị, hội thảo đó
Kiểm tra giám sát giúp giám đốc công ty quả lý chỉ đạo cong tác Hành
chính của công ty
Lập kế hạch mua sắm trang thiết bị văn phòng, phương tiện làm việc.
Quản lí sử dụng và bảo quản có hiệu quả các phương tiện làm việc, tài sản
Đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và phương tiện kỹ thuật đáp ứng nhu cầu
công việc của công ty
Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòng
Sinh viên: Chu Thị Thắm

9

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Hành chính phụ trách
Quản lý, chỉ đạo và thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của công ty
Quản lí và lưu trữ hồ sơ trong công ty
Đào tạo cán bộ đáp ứng cho nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn
nghiệp vụ và kỹ năng tay nghề cao
Quản lý giám sát việc thực hiện các nọi quy, quy chế của công ty
Đảm bảo công tác hậu càn tốt nhất phục vụ cho lãnh đạo và công ty

Công tác bảo vệ, lễ tân bảo đảm an toàn về người và tài sản
Thực hiện các công việc trong lĩnh vực, chuyên môn được giao và phụ
trách.
2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty
Phòng Hành chính của Công ty bao gồm:
Trưởng phòng: Lập kế hoạch đào tạo booig dưỡng cán bộ, nâng cao trình
độ quản lý và nghiệp vụ
Thiết lập xây dựng các quy chế cho phù hợp với hoạt động của từng chức
năng
Thường xuyên cập nhật các chế độ chính sách đối với người lao động kịp
thời và phản ánh đúng
Phối hợp kiểm tra quy trình phân phối và sử dụng các thiết bị kỹ thuật, cơ
sở vật chất
Kiểm tra, theo dõi thường xuyên việc thực hiện công tác dự án đầu tư phát
triển quy mô mở rộng công ty.
Phó trưởng phòng: Trơ lý trưởng phòng thực hiện nhiệm vụ do trưởng
phòng phân công
Tham mưu cho trưởng phòng trong công tác tổ chưc nhân sự, tổng hợp
thống kê
Trực tiếp tổ chức việc phân công công việc, thực hiện kế hoạch hoạt hoạt
động của phòng, thường trực giải quyết các công việc thường xuyên của phòng
Tham mưu xây dựng kế hoạch hoạt động của phòng.
Cán bộ, nhân viên Hành chính: Tham mưu giúp lãnh đạo về các lĩnh
Sinh viên: Chu Thị Thắm

10

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

vực văn hóa, xã hội,thường xuyên nắm bắt kịp thời mọi hoạt động của các
phòng, dự thảo báo cáo và các văn bản khác
Thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình
Nhân viên văn thư – lưu trữ: Là toàn bộ hoạt động nhằm giữ gìn, bảo
quản văn bản, tài liệu. Là việc giữ lại và tổ chức khoa học văn bản, giấy tờ có
giá trị trong hoạt động của cơ quan tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra
cứu khi cần thiết.
Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản; quản lý, tổ chức thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ iện hành; tham mưu cho lãnh đạo về công tác hành
chính, văn thư, theo quy định của pháp luật.
Quản lý và tổ chức thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, gửi các công văn, tài
liệu đến và đi trong phạm vi quyền hạn.
Tiếp nhận vào sổ và chuyển giao công văn đi, đến
Quản lý chặt chẽ, bí mật tài liệu; trực điện thoại theo quy định.
Quản lý và sử dụng con dấu theo quy định; chỉ đóng dấu văn bản khi đã
đảm bảo thể thức, nội dung vào số, ngày, tháng và có chữ ký của Lãnh đạo đảm
bảo đúng quy trình ban hành văn bản.
Hỗ trợ tạp vụ tiếp khách khi cần thiết; thực hiện một số nhiệm khác được
Lãnh đạo phân công.
Nhân viên bảo vệ: Duy trì việc thường trực bảo vệ cơ quan hàng ngày
bảo đảm an toàn, trật tự. Hướng dẫn khách đến công ty vào đúng nơi làm việc và
để xe đúng nơi quy định. Thay thế, sửa chữa, bổ sung các trang thiết bị đáp ứng
yêu cầu, nhiệm vụ được giao.
Quản lý hệ thống điện thắp sáng và nước máy sinh hoạt bảo đảm tiết kiệm
Phối hợp với các bộ phận khác giải quyết công việc xung đột của cơ quan
khi được Lãnh đạo điều động.

3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng (phụ lục 02).

Sinh viên: Chu Thị Thắm

11

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Bản mô tả công việc cho lãnh đạo văn phòng
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH
Bộ phận: Phòng Hành chính
Chức danh: Trưởng phòng Hành chính
Mã công việc: HC – PHC
Cán bộ quản lý trực tiếp: Giám đốc Công ty
a.Trách nhiệm
Tổ chức và thực hiện công tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và
yêu cầu của ban giám đốc
Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản,
trang thiết bị của công ty
Tham mưu đề xuất cho ban giám đốc để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực
Hành chính
Hỗ trợ các bộ phận liên quan về công tác hành chính
b. Quyền hạn
Quản lý toàn bộ nhân viên trong phòng Hành chính

Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc của toàn bộ nhân
viên trong phòng
Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển đối với nhân viên trong
phòng
c. Báo cáo và ủy nhiệm
Báo cáo cho ban giám đốc về công tác hành chính theo nhiệm vụ được
giao định kỳ tuần, tháng, quý,6 tháng, năm và báo cáo các trường hợp đột xuất
hoặc nhiệm vụ do ban giám đốc giao
Khi vắng mặt thì ủy quyền lại cho một nhân viên trong phòng thực hiện
d. Tiêu chuẩn
- Trình độ học vấn
Tốt nghiệp đại học Luật, hành chính văn thư, hành chính văn phòng,kinh
tế quản trị trở lên
Sinh viên: Chu Thị Thắm

12

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sử dụng thành thạo tin học văn phòng
- Kỹ năng
Kỹ năng lãnh đạo nhân viên
Kỹ năng lập kế hoạch
Kỹ năng tổ chức và giám sát công việc
Kỹ năng phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Kỹ năng giao tiếp tốt
- Kinh nghiệm
Ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong công tác hành chính
Ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
- Phẩm chất cá nhân
Có khả năng chịu áp lực trong công việc
Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác
Sáng tạo trong công việc
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty TNHH MTV 207
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty
Bộ máy văn phòng giữ vai trò rất quan trọng trong việc tham mưu tổng
hợp giúp việc cho Công ty. Mọi đầu mối công việc đều thông qua văn phòng.
Văn phòng là nơi thu thập và xử lý các thông tin, phân tích chọn lọc
những thông tin chính xác và thiết thực nhất rồi tổng hợp cung cấp cho lãnh đạo
phục vụ trong hoạt động quản lý. Phòng Hành chính của Công ty TNHH MTV
207 là cánh tay trợ giúp đắc lực cho giám đốc và là đơn vị phối hợp chặt chẽ với
các đơn vị chức năng trong Công ty
Soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ liên quan đến các lĩnh vực do phòng
Hành chính phụ trách
Tỏ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo văn phòng
Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất
Sinh viên: Chu Thị Thắm

13

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho
hoạt động và công tác của công ty
Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, bảo vệ an toàn công
ty; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân,
tiếp khách một cách khoa học và văn minh
Từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng, chỉ đạo và
hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các đơn vị chuyên môn khi cần thiết
Cho đến nay văn phòng là bộ phận bị phàn nàn về nhiều vấn đề, tình trạng
nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu
cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến từ đó văn phòng
chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức điều hành
công việc, chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí,
thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều
kiện vật chất của công ty
Để có được những kết quả tham vấn chuẩn xác cho các nhà quản trị phải
xuất phát từ thông tin ở đầu vào và đầu ra, thông tin ngược trên mọi lĩnh vực.
Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác Văn phòng. Chức
năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn
phòng mà các tổ chức đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hóa công tác
văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại
Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, công tác hành chính.
Ví dụ:
Hàng tháng phòng Hành chính tổng hợp thông tin số liệu của các phòng
báo cáo cho Giám đốc.
Chuẩn bị tài liệu cho giám đóc khi tổ chưc cuộc họp hàng quý…

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Công ty
Chương trình công tác thường kỳ là loại chương trình xây dựng theo định
kỳ, việc này được lặp đi lặp lại sau một khoảng thời gian nhất định như một
năm, một quý, tháng, tuần.
Sinh viên: Chu Thị Thắm

14

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Xây dựng chương trình công tác năm:
Đầu tháng 12 hàng năm, Phòng Hành chính gửi yêu cầu các phòng trong
Công ty đăng ký chương trình công tác của năm sau.
Phòng Hành chính căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Công
ty, kế hoạch kinh tế trong năm tới và phiếu đăng ký công tác của các phòng. Sau
đó xây dựng thành dự thảo chương công tác năm của công ty.
Gửi dự thảo đến các đơn vị, phòng ban để lấy ý kiến đóng góp sau đó
tổng hợp và hoàn thiện dự thảo.
Trình dự thảo lên Giám đốc Công ty phê duyệt ban hành
-Chương trình công tác tháng:
Chương trình công tác tháng được xây dựng trên cơ sở cụ thể hóa chương
trình công tác quý. Căn cứ vào khối lượng công việc các phòng đăng ký và các
công việc tồn đọng của tháng trước Phòng Hành tổng hợp thành dự thảo chương
trình công tác tháng của Công ty trình Phó giám đốc phê duyệt ban hành chậm

nhất vào ngày 24 của tháng trước
-Lịch công tác tuần của công ty cũng được xây dựng tương tự theo các
bước như trên là chương trình công tác trong tuần về lịch của ban lãnh đạo và
cán bộ, nhân viên…
Ưu điểm:
Việc xây dựng chương trình công công tác thường kỳ sẽ giúp cho công
việc của các phòng không bị trùng lặp
Giúp cho các phòng, nhân viên biết được công việc của mình thực hiện
đúng những gì mình đăng ký, phân công
Giúp mọi người chủ động hơn trong công việc
Nhìn chung Công ty TNHH MTV 207 cũng có các thành tích cao. Việc
hoạch định các kế hoạch có tính quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạt
động thường xuyên của công ty . Hoạch định kế hoạch đảm bảo tính khoa học
hệ thống thường xuyên được kiểm tra bởi lãnh đạo để việc thực hiện có hiệu quả
Nhược điểm:
Tuy nhiên việc thực hiện các chương trình công tác chưa được như mong muốn.
Sinh viên: Chu Thị Thắm

15

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Sơ đồ hóa quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của
Công ty (phụ lục 03)
1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị, cuộc họp của Công ty

Để tổ chức một hội nghị, cuộc họp thành công cần chuẩn bị tốt các công
việc như: Xây dựng chương trình kế hoạch, chương trình nghị sự, chuẩn bị các
văn bản giấy tờ, bản dự trù kinh phí, bảng phân công công việc, soạn thảo giấy
mời, chuẩn bị thời gian và địa điểm, chuẩn bị ghi biên bản,…
Công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp được Phòng Hành chính chuẩn bị hết
sức chu đáo:
Phòng Hành chính lập kế hoạch hội nghị, cuộc họp trình giám đốc
Sau khi kế hoạch đã được lãnh đại phê duyệt thì lên danh sách trưởng
phòng và các khách mời hội nghị
Lập dự toán kinh phí
Chuẩn bị các tài liệu liên quan như giấy mời, báo cáo, chương trình cuộc
họp, diễn văn khai mạc, bế mạc và các tài liệu có liên quan khác
Chuẩn bị cơ sở vật chất kỹ thuật như hội trường, âm ly, loa đài, băng zôn,
maket,…
Lập ban lễ tân để phục vụ cuộc họp diễn ra. Cử chuyên viên ghi biên bản
cuộc họp phục vụ cho ban lãnh đạo tổng kết cuộc họp
Công tác tổ chức hội nghi, cuộc họp Phòng Hành chính là đơn vị tổ chức
đã hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ của mình góp phần làm nên thành công của
cuộc họp.
Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị, cuộc họp của Công ty (phụ lục 04).
1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty:
Tổ chức chuyến đi công tác là một số hoạt động thường xuyên, cần thiết
không thể thiếu nhằm thiết lập mối quan hệ, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cơ quan. Đó có thể là hội nghi, hội thảo, đi kiểm tra, đi thăm quan học hỏi kinh
nghiệm,…
Các chuyến đi công tác nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể đặt ra trong việc
thực hiện chức năng quản lý nói chung hoặc trong việc giải quyết những vấn đề
Sinh viên: Chu Thị Thắm

16

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cụ thể thuộc chương trình kế hoạch công tác năm đã được xác định
Các chuyến đi công tác của lãnh đạo công ty được phòng Hành chính lập
kế hoạch cụ thể các chuyến đi công tác phải có mục đích rõ ràng, không bị
chồng chéo.
-Trước chuyến đi công tác
Chuẩn bị chuyến đi công tác
Thông báo với những nơi công tác về nội dung chuyến đi dể tiếp nhận
Hoạch định chuyến đi công tác của lãnh đạo gồm các việc: lập kế hoạch
cụ thể cho chuyến đi từ địa điểm, thời gian, thành phần,…
Giúp lãnh đạo Công ty chuẩn bị những tài liệu liên quan đến nội dung
công tác
Chuẩn bị phương tiện cho chuyến đi căn cứ nơi đến, điều kiện giao thông
để sắp xếp
Chuẩn bị kinh phí cho chuyến đi bao gồm chi phí đi lại, ăn nghỉ…vad
kinh phí dự phòng
Luôn đảm bảo về thời gian
Kiểm tra chuyến đi công tác sao cho tốt.
-Sau chuyến đi công tác:
Thu thập, chuẩn bị tài liệu lập hồ sơ
Kiểm tra hóa đơn
Quyết toán kinh phí
Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Công ty

(phụ lục 05)
1.5 Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của Công ty
Ngày nay, nghi thức nhà nước cần phải được hiểu là những phương thức
trong hoạt động quản lý nhà nước nói chung được quy định tại các văn bản pháp
luật của nhà nước theo tập quán truyền thống dân tộc hoặc quốc tế mà các bên
tham gia quan hệ thủ tục quản lý nhà nước phải tuân thủ và thực hiện nghiêm
chỉnh. Nội dung của nghi thức nhà nước do đó bao gồm:
Sinh viên: Chu Thị Thắm

17

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Những vấn đề liên quan đến hình thức của công sở
-Những vấn đề liên quan đến tổ chức các cuộc họp, hội họp, lễ kỷ niệm,…
-Những vấn đề liên quan đến kỹ năng giao tiếp
-Những vấn đề liên quan đến cách thức thể hiện và biểu tượng quốc gia
-Những vấn đề liên quan đến công tác lễ tân hay tổ chức tiếp đãi khách
Quá trình giao tiếp nơi công sở thể hiện những tính chất, đặc thù của hoạt
động thi hành công vụ, là một trong những phương tiện để thực hiện công việc
Nghi thức xã giao nơi công sở là một bộ phận cấu thành “Văn hóa công
sở” đó là những vấn đề có liên quan đếntrang phục,thái độ, đi đứng,…của cán
bộ trong nghi thức công sở.
Công ty TNHH MTV 207 cũng quy định về văn hóa công sở như sau:

-Về trang phục cán bộ, nhân viên trong Công ty ăn mặc gọn gàng, lịch sự
-Về giao tiếp ứng xử của cán bộ nhân vieencos thái độ lịch sự, tôn trọng,
hòa nhã, ngôn ngữ giao tiếp rõ ràng, không nói tục quát nạt
Giao tiếp qua điện thoại ngắn gọn, không ngắt điện thoại đột ngột, không
dùng điện thoại vào mục đích riêng
Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa
học, hợp lí.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1 Mô hình tổ chức văn thư của Công ty
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan. Công tác văn
thư vô cùng quan trọng trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức. Nó là một
phần không thể thiếu và chiếm một phần rất lớn trong nội dung của công tác văn
phòng. Ngày nay công tác văn thư có một vị trí quan trọng trong hoạt động của
cơ quan
Công tác văn thư gồm các nội dung như: Quản lý, sắp xếp, chuyển giao
văn bản đến, văn bản đi, quản lí và sử dụng con dấu, lập hồ sơ, sắp xếp bản lưu,
lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo quy định. Quản lí cấp phát công lệnh như giấy giới
thiệu, giấy đi đường cho cán bộ công nhân viên
Sinh viên: Chu Thị Thắm

18

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi cũng như các
văn bản mà cơ quan khác gửi đến để chỉ đạo, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và
liên hệ công việc đều phải thông qua văn thư cơ quan
Công tác văn thư của công ty do 01 nhân viên phụ trách toàn bộ công việc
Ưu điểm:
Thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin với
mọi người, được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiện đại như:
Máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tài liệu,…
đảm bảo yêu cầu của công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.
Nhược điểm:
Tuy nhiên, do một số nguyên nhân khách quan và chủ quan nên trong mô
hình tổ chức công tác văn thư của Công ty TNHH MTV 207 còn tồn tại một số
hạn chế nhỏ như: công tác phục vụ sử dụng bản lưu đôi khi chưa kịp thời do là
cán bộ văn thư cùng lúc làm một số công việc khác và một số văn bản thất thoát.
2.2 Trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính trong việc thực hiện
công tác văn thư của Công ty:
Công tác kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản của Công ty được tiến
hành định kỳ mỗi năm một lần trên các lĩnh vực công tác của công ty nhằm loại
bỏ những văn bản đã hết hiệu lực thi hành và áp dụng những văn bản mới
Tuy nhiên trong công tác văn thư việc kiểm tra, rà soát hệ thống hóa các văn bản liên quan
còn hạn chế dẫn đến một số nghiệp vụ trong công tác văn thư của Công ty còn chưa áp dụng đúng
theo quy định của nhà nước.

*Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản của Công ty TNHH MTV 207 được ban hành ra trình bày
đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Thực hiện đúng các quy định về bố cục nội dung đối với văn bản mang tính chất
quy định quyết định và các văn bản không mang tính chất quy định quyết định,
ngôn ngữ trong văn bản trang trọng lịch sự mang đậm văn phong hành chính
Công ty TNHH MTV 207 không có thẩm quyền ban hành văn bản quy

phạm pháp luật mà chỉ có thẩm quyền ban hành văn bản hành chính thông

Sinh viên: Chu Thị Thắm

19

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thường.
*Quản lý giải quyết văn bản
Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của Công ty đã thực
hiện đúng các quy trình, nghiệp vụ nhờ đó các văn bản được giải quyết nhanh
chóng, kịp thời mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý
Quy trình thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác quản lý và giải quyết
văn bản đều do một nhân viên văn thư thực hiện vì vậy rất thống nhất và tập
trung.
*Quản lý con dấu
Con dấu là cơ sở pháp lý cuối cùng đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực
của văn bản vì vậy bảo quản và sử dụng con dấu là nhiệm vụ hết sức quan trọng
và cần thiết
Bộ phận văn thư của Công ty đã thực hiện:
-Con dấu của Công ty giao cho bộ phận văn thư bảo quản và sử dụng
-Dấu được để trong két có chìa khóa riêng do nhân viên văn thư cất giữ
-Văn thư có trách nhiệm với con dấu mình đã đóng vào các văn bản,
không được đóng dấu tùy tiện

-Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản giấy tờ của Công ty
-Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng phải xin phép khắc dấu mới và
nộp lại dấu cũ
-Nếu để mất dấu hoặc lợi dụng việc bảo quản con dấu để hoạt động phạm
pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật.
*Lập hồ sơ hiện hành
Sau khi lập hồ sơ các cán bộ, nhân viên căn cứ và thời hạn quy định nộp
vào lưu trữ cho từng loại tài liệu để thực các thủ tục nộp lưu
Cán bộ, nhân viên trong Công ty căn cứ vào các lĩnh vực công tác mình
phụ trách để thu thập, bổ sung những văn bản lập thành hồ sơ nguyên tắc.
Những hồ sơ này không nộp vào lưu trữ mà thường được đóng thành các bộ và
được sử dụng làm căn cứ pháp lý trong quá trình giải quyết công việc.
*Nhận xét chung:
Sinh viên: Chu Thị Thắm

20

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

-Ưu điểm: Công tác văn thư của Công ty thực hiện tốt và chặt chẽ một
cách khoa học thông suốt, đảm bảo hoạt đông văn thư nói riêng và hoạt động
của cơ quan nói chung.
-Nhược điểm: Bộ phận văn thư còn kiêm nhiệm
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
*Công tác thu tập và bổ sung tài liệu lưu trữ

Là một doanh nghiệp kinh doanh trên nhiều lĩnh vực, sản sinh ra một khối
lượng lớn các tài liệu rất đa dạng, nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ từ nhiều
nơi; các tài liệu này được nhân viên trong quá trình hoạt động lập thành hồ sơ.
Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm thu thập những hồ sơ, tài liệu hiện hành đã giải
quyết xong của cán bộ, nhân viên vào lưu trữ Công ty. Tuy nhiên, không phải tất
cả đều được thu thập vào lưu trữ hiện hành mà nhân viên lưu trữ phải phối hợp
với các cá nhân, đơn vị để xác định các hồ sơ, tài liệu phản ánh đúng chức năng,
nhiệm vụ của công ty để đưa vào lưu trữ
Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ diễn ra thường xuyên và đúng
theo quy trình
Các tài liệu thu thập phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của công ty
*Công tác chỉnh lý và bảo quản tài liệu lưu trữ
Do khối lượng công việc nhiều Công ty lại không có cán bộ lưu trữ
chuyên trách vì thế công tác chỉnh lý tài liệu còn nhiều hạn chế. Tài liệu lưu trữ
chỉ được xử lý sơ bộ trước khi đưa vào lưu trữ. Chính do tài liệu lưu trữ không
được chỉnh lý hoàn chỉnh dẫn đến tổ chức sắp xếp còn chưa khoa học gây khó
khăn rất lớn cho công tác quản lý, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cán
bộ, nhân viên trong Công ty
Việc bảo quản tài liệu lưu trữ trên thực tế còn nhiều hạn chế. Tuy các tài
liệu lưu trữ đều có giá trị, tủ đựng gọn gàng nhưng Công ty vẫn chưa áp dụng
các biện pháp chống ẩm mốc cho tài liệu vì vậy một số không ít các tài liệu quan
trọng bị nhòe, ố không thể tiếp tục sử dụng.
*Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ, nhân viên trong Công ty diễn ra
Sinh viên: Chu Thị Thắm

21

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

không thường xuyên. Thông thường những tài liệu đã được đưa vào lưu trữ thì ít
khi được sử dụng lại.Các cán bộ, nhân viên có nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ
thì đề nghị nhân viên lưu tữ tra tìm giúp. Việc tra tìm tài liệu thường mất nhiều
thời gian khi đưa vào lưu trữ không được xây dựng công cụ tra tìm.
*Nhận xét chung:
-Ưu điểm: Công tác chỉ đạo nghiệp vụ của Công ty được thực hiện tốt,
hợp lí
Chỉnh lý tài liệu nhanh chóng, chính xác
Thường xuyên thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Bảo quản tài liệu lưu trữ tốt, đảm bảo các yêu cầu về tài liệu được bảo
quản để phục vụ nghiên cứu, tra tìm và sử dụng
-Nhược điểm: Chưa có công cụ tra tìm nên việc tra tìm tài liệu còn mất
nhiều thời gian.

Sinh viên: Chu Thị Thắm

22

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7B