Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN bộ tài NGUYÊN và môi TRƯỜNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

MỤC LỤC............................................................................................................1
PHỤ LỤC............................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công
nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường. ......................................3
1. Tóm tắt về Cục ..........................................................................................3
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục.........................................4
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục...............................................................8
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cục Công nghệ thông tin ...............................................................................9
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục.....................9
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Cục................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
văn phòng Cục Công nghệ thông tin...........................................................16
1. Khảo sát về công tác văn phòng..............................................................16
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan....................16
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Cục.......................................................................................18
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 cuộc họp của Cục Công nghệ thông
tin....................................................................................................................18
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Cục.
.........................................................................................................................19
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà

nước về văn hoá công sở của Cục..............................................................22
2. Khảo sát về công tác văn thư..................................................................25
2.1. Tìm hiểu, nhận xét ưu, nhược điểm mô hình tổ chức văn thư của
Cục..................................................................................................................25
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của Lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của Cục.....................................26
2.2.1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ........................................26
2.2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..................27
2.2.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi ....................................28
2.2.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. ..............................28
2.2.5. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ
quan.................................................................................................................29
2.2.6. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan.........................30
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ......................31
Phần II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA. .35
CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN...................................................................35
Sinh viên: Triệu Thị Lan

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và kế hoạch công tác năm.................................................................35
2. Soạn thảo “Quy chế công tác văn thư lưu trữ ” của cơ quan. .............43
3. Soạn thảo “Quy chế văn hoá công sở” của cơ quan.............................43
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan................................44

5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan. Nhận xét ưu,
nhược điểm của mô hình văn phòng này..................................................47
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan. Nhận
xét về ưu, nhược điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng.....50
Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ.......................................52
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng Cục..........................................................................52
1. Về công tác văn phòng.............................................................................52
2. Về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan..............................................54
II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm...............................................................................................................55
KẾT LUẬN:.......................................................................................................57
PHỤ LỤC.............................................................................................................1
PHỤ LỤC

Sinh viên: Triệu Thị Lan

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay, đất nước ta đang trong giai đoạn công nghiệp hoá – hiện đại hoá
nền kinh tế đang tăng trưởng với tốc độ cao. Để phát triển mạnh mẽ và vững
chắc cần phải có sự quản lý và điều hành tốt. Do đó cần phải có sự nỗ lực cố
gắng của tất cả mọi người tham gia vào việc phát triển kinh tế đất nước, đặc biệt
là những thế hệ trẻ - tương lai của đất nước phải luôn luôn phát huy, cùng nâng

cao ý thức chung tay góp phần xây dựng quê hương ngày một giàu mạnh hơn.
Mỗi sinh viên, bất kỳ ai đã và đang ngồi trên ghế nhà trường đều nhận thấy
rằng việc học tập có ý nghĩa quan trọng nhưng đi đôi với học tập luôn luôn là
thực hành. Ông cha ta ngày xưa có câu “Học đi đôi với hành” và đến nay thành
ngữ đó vẫn gắn liền với đời sống học tập của mỗi con người.Việc thực hành là
công cụ biến những lý thuyết trên sách vở thành công việc cụ thể, giúp chúng ta
quen với môi trường thực tế, không cảm thấy bỡ ngỡ, lúng túng khi ra trường
làm việc. Không những thế mà thực hành còn giúp chúng ta có cơ hội tiếp thu,
cọ sát và trải nghiệm, trau dồi những kiến thức đã học. Vì vậy việc thực hành
đóng vai trò quan trọng và không thể tách rời trong quá trình học tập của mỗi
người. Điều đó cũng đã được chủ tịch Hồ Chí Minh khẳng định “Học với hành
phải đi đôi. Học mà không hành là vô ích. Hành mà không học thì hành không
trôi chảy”
Đối với những sinh viên năm cuối, khi đã tiếp thu những kiến thức từ thầy
cô, từ sách vở và kết thúc những môn học chuyên ngành. Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội sẽ tổ chức cho sinh viên Khoa Quản trị văn phòng trực tiếp đi khảo
sát thực tế trong phạm vi ngành nghề trong đợt đi thực tập tại cơ quan, tổ chức
nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi kết thúc chương trình học của ngành
văn phòng, nâng cao ý thức rèn luyện cho sinh viên “Học thật đi đôi với làm
thật”. Qua đợt thực tập tốt nghiệp này là cơ hội tốt cho sinh viên vận dụng các
kỹ năng thực hành cơ bản vào nghiệp vụ chuyên môn của mình, học hỏi được
nhiều khinh nghiệm thực tế nâng cao năng lực của bản thân.
Thực tập tốt nghiệp là một môn học thực tiễn bất cứ ngành học nào cũng
phải có. Nó đòi hỏi sinh viên phải vận dung tư duy, những kiến thức đã học trên
Sinh viên: Triệu Thị Lan

1

Lớp: Quản trị văn phòng k7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

ghế nhà trường vào trong thực tế công việc. Giúp sinh viên làm quen với công
việc thực tế trước khi tiếp xúc với công việc tại cơ quan. Qua đợt thực tập tốt
nghiệp, sinh viên có thể kiểm chứng lại những gì đã học ở trường và biết cách
áp dụng những kiến thức đó vào công việc thực tế một cách nhuần nhuyễn, tích
luỹ những kinh nghiệm để phục vụ cho công việc về sau và pháp huy tính linh
hoạt, sáng tạo, sự nhạy bén đối với những tình huống có thể xảy ra. Đồng thời,
qua quá trình thực tập tốt nghiệp nhà trường có thể đánh giá được năng lực thực
sự của học sinh trong quá trình học tập và giải quyết công việc thực tế.
Nhận được sự giúp đỡ của Trường và Khoa Quản trị văn phòng, cũng như
sự tiếp nhận của Cục Công nghệ thông tin, em đã được thực tập tại cơ quan, bắt
đầu từ ngày 09 tháng 3 năm 2015 đến ngày 29 tháng 4 năm 2015.
Trong suốt thời gian thực tập tại cơ quan, em đã được các cán bộ Văn
phòng Cục Công nghệ thông tin tận tình chỉ bảo. Với gần hai tháng thực tập mặc
dù còn bỡ ngỡ và lúng túng trong công việc nhưng em đã được anh, chị hướng
dẫn nhiệt tình giúp em sửa và hoàn thiện công việc được giao, nhờ đó em đã tích
luỹ được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về công tác văn phòng.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến trường Đại học Nội vụ Hà
Nội, Khoa Quản trị văn phòng đã cho sinh viên chúng em có cơ hội tiếp xúc, cọ
sát với thực tế trong đợt đi thực tập vừa qua. Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn
chân thành nhất tới các anh chị trong bộ phận văn phòng của Cục Công nghệ
thông tin đã cho em những kinh nghiệm quý giá.
Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Triệu Thị Lan

2

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN - BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG
I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ
thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1. Tóm tắt về Cục
Cục Công nghệ thông tin được thành lập theo Nghị định số 25/2008/NĐCP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Quá trình hình thành,
xây dựng và phát triển của Cục Công nghệ thông tin đã trải qua 20 năm, tiền
thân là tổ chức Trung tâm thông tin lưu trữ tư liệu địa chính trực thuộc Tổng cục
Địa chính thành lập từ năm 1994, đến khi thành lập Bộ Tài nguyên và Môi
trường được đổi thành Trung tâm Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường từ năm 2003. Hệ thống tổ chức chuyên trách về CNTT, lưu trữ chuyên
ngành tài nguyên và môi trường liên tục được kiện toàn và phát triển lớn mạnh
bao gồm: Cục Công nghệ thông tin, các đơn vị CNTT, thông tin lưu trữ của các
đơn vị trực thuộc Bộ, Trung tâm CNTT trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường
trong cả nước. Trong những năm qua, Cục Công nghệ thông tin và cả hệ thống
chuyên trách CNTT của ngành tài nguyên và môi trường đã không ngừng nỗ lực
phấn đấu hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao như : Xây dựng, triển khai các
văn bản quy phạm pháp luật lĩnh vực công nghệ thông tin trong ngành; triển
khai đồng bộ nhiều dự án quan trọng như: Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về
tài nguyên và môi trường, xây dựng mạng thông tin tài nguyên và môi trường,

xây dựng phần mềm dung chung của ngành, Thư viện điện tử của ngành, Cổng
thông tin điện tử của Bộ Tài nguyên và Môi trường….
Với vị trí, vai trò quan trọng và những thành tích đạt được trong những
năm qua, Cục Công nghệ thông tin đã được Đảng, Nhà nước Bộ Tài nguyên và
Môi trường, Bộ Thông tin và Truyền thông trao tặng nhiều hình thức, danh hiệu
khen thưởng như: Huân chương lao động hạng ba, Cờ thi đua của Chính phủ, Cờ
thi đua, Bằng khen của Bộ. Giải thưởng công nghệ thông tin – truyền thông Việt
Sinh viên: Triệu Thị Lan

3

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Nam năm 2010.
Hiện nay trên cơ sở Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 của
Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
nguyên và Môi trường, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành
Quyết định số 1628/QĐ-TNMT ngày 05 tháng 9 năm 2013 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin, Cục có
chức năng quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ
và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; tổ chức thực hiện việc ứng
dụng, phát triển CNTT, lưu trữ thông tin tư liệu và cung cấp các dịch vụ công
thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Cục đang triển khai
hoàn thiện bao gồm các đơn vị quản lý nhà nước: Phòng Hệ thống thông tin;
Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Khoa học, công nghệ và Hợp tác quốc tế,

Phòng Pháp chế và Quản lý hoạt động công nghệ thông tin, Phòng hệ thống
thông tin, Văn phòng, Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin tại TP. Hồ Chí Minh;
Các đơn vị sự nghiệp: Trung tâm Công nghệ phần mềm và GIS, Trung tâm cơ
sở hạ tầng công nghệ thông tin, Trung tâm Kiểm định sản phẩm CNTT, Trung
tâm Lưu trữ và Thông tin tài nguyên môi trường, Trung tâm Ứng dụng và
Chuyển giao công nghệ, Trung tâm ứng dụng CNTT phía Nam.
Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin được
ban hành kèm theo Quyết định số 1628/QĐ-BTNMT ngày 05 tháng 9 năm 2013
của Bộ Tài nguyên và Môi trường.
2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục
a. Chức năng
Cục Công nghệ thông tin là tổ chức trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý hoạt động
ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài
nguyên và môi trường; tổ chức thực hiện việc ứng dụng, phát triển công nghệ
thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
của Bộ và cung cấp các các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
Cục Công nghệ thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
Sinh viên: Triệu Thị Lan

4

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

riêng theo quy định của pháp luật, có trụ sở đóng tại thành phố Hà Nội.

b. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng dự thảo các văn bản quy phạm pháp
luật, cơ chế, chính sách, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy định ứng dụng, phát triển công nghệ
thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; hướng
dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi ban hành.
2. Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề
án, dự án, nhiệm vụ chuyên môn về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin,
lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; hướng dẫn, kiểm tra
và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
3. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thẩm định về chuyên
môn các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu sử
dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước của các đơn vị thuộc Bộ.
4. Chủ trì xây dựng, quản lý hệ thống phần mềm và bảo hành kỹ thuật cho
Cổng thông tin điện tử của Bộ; phối hợp thực hiện duy trì hoạt động của Cổng
thông tin điện tử của Bộ; chủ trì triển khai chương trình tin học hóa quản lý hành
chính nhà nước và lộ trình thực hiện Chính phủ điện tử của Bộ.
5. Chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý thư viện điện tử ngành tài nguyên và
môi trường; quản lý và cung cấp tài liệu thư viện bao gồm các loại sách, tài liệu
về tài nguyên và môi trường theo phân công của Bộ trưởng.
6. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ công nghệ thông tin, lưu trữ
và thông tin tư liệu đối với các đơn vị trong ngành tài nguyên và môi trường.
7. Phối hợp với các đơn vị liên quan trực thuộc Bộ phân bổ các nguồn vốn
ngân sách nhà nước sử dụng cho hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông
tin, lưu trữ và thông tin tư liệu thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
8. Về quản lý hoạt động công nghệ thông tin:
a) Hướng dẫn kiểm tra việc triển khai nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông
tin; thực hiện trình tự, thủ tục xây dựng, quản lý và nghiệm thu các đề án, dự án,
nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thu thập, lưu trữ, công bố, cung cấp
Sinh viên: Triệu Thị Lan

5

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

thông tin về các sản phẩm, kết quản của các đề án, dự án, nhiệm vụ ứng dụng
phát triển công nghệ thông tin;
b) Tổ chức kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin của các đề án, dự án,
sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định;
c) Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả của công tác ứng dụng công
nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường;
d) Theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình, hoạt động ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin của ngành tài nguyên và môi trường.
9. Về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên môi trường:
a) Chủ trì xây dựng, quản lý, thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác hệ thống
cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên và môi trường; tích họp cơ sở dữ liệu thành
phần về tài nguyên môi trường, gồm: cơ sở hạ tầng thông tin địa lý, đo đạc và
bản đồ, quản lý đất đai, tài nguyên nước, môi trường, địa chất và khoáng sản,
khí tượng thủy vãn, biến đổi khí hậu, biền và hải đảo;
b) Hướng dẫn, kiếm tra các đơn vị thuộc Bộ về xây dựng, quản lý, duy trì,
cập nhật các hệ thống thông tin, phần mềm dùng chung; sử dụng văn bản điện
tử, chữ ký số, chứng thư số và chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử của
Bộ; xây đựng, cập nhật, quản lý, cung cấp, khai thác cơ sở dữ liệu chuyên ngành
thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
c) Cung cấp, trao đổi thông tin dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu quốc gia về tài

nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.
10. Về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin:
a) Chủ trì tổ chức thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng
hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin của Bộ;
b) Chủ trì hướng dẫn các đơn vị liên quan duy trì hoạt động ổn định hệ
thống mạng diện rộng, trung tâm dữ liệu, hệ thống giao ban điện tử và các hệ
thống hạ tầng công nghệ thông tin;
c) Xây dựng, tổ chức thực hiện các giải pháp đảm bảo an ninh, an toàn và
ứng phó với các sự cố đối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thông tin số của Bộ;
d) Làm đầu mối kết nối với mạng thông tin của Chính phủ, các Bộ, ngành
Sinh viên: Triệu Thị Lan

6

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và các tổ chức có liên quan.
11. Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến và thương mại hóa thông tin:
a) Chủ trì xây dựng, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động cung cấp
dịch vụ công trực tuyến;
b) Hướng dần các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, thực hiện các dịch vụ
công trực tuyến và thương mại hóa thông tin, dữ liệu, sản phẩm tài nguyên và
môi trường;
c) Tổ chức công bố, cung cấp thông tin tư liệu tổng hợp về tài nguyên và
môi trường theo quy định; phối hợp với các đon vị thuộc Bộ công bố, cung cấp

thông tin, tư liệu chuyên ngành thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ.
12. Thực hiện việc tổng hợp, lưu trữ và công bố số liệu thống kê của ngành
tài nguyên và môi trường theo Hệ thống chỉ tiêu thống kê ngành tài nguyên và
môi trường.
13. Thực hiện các dịch vụ về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư
liệu tài nguyên và môi trường theo quỵ định cùa pháp luật.
14. Tổ chức thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải
cách hành chính của Bộ.
15. Phối hợp quản lý hoạt động của các hội, các tổ chức phi chính phủ hoạt
động trong lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Cục.
16. Là cơ quan đầu mối thực thiện Chiến lược Công nghệ thông tin và
Truyền thông quốc gia; cơ quan thường trực giúp việc Ban Chỉ đạo thực hiện
Chiến lược ứng dụng và phát triền công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường
đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020.
17. Tổ chức nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, thực hiện các chương
trình, dự án hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu
tài nguyên và môi trường theo phân công của Bộ trưởng.
18. Quản lý tổ chức, biên chế, vị trí việc làm; công chức, viên chức, người
lao động; phối họp với Vụ Tổ chức cán bộ trong việc xây đựng và phát triển hệ
thống tổ chức, nhân lực về công nghệ thông tin; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nguồn nhân lực về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu tài nguyên và
Sinh viên: Triệu Thị Lan

7

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

môi trường theo quy định và theo phân công của Bộ trường.
19. Quản lý tài chính, tài sản thuộc Cục; thực hiện trách nhiệm của đơn vị
dự toán cấp II đối với các đơn vị trực thuộc Cục theo quy định và theo phân
công của Bộ trưởng.
20. Thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hỉnh thực hiện nhiệm vụ
được phân công.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trường phân công
3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Cục
Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về các nhiệm vụ được giao;
xây dựng quy chế làm việc và điều hành hoạt động của Cục, chịu trách nhiệm
trước pháp luật về mọi hoạt động của Cục; quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tồ chức của các tổ chức thuộc Cục; ký các văn bản về
chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các văn bản
khác theo phân công và ủy quyền của Bộ trưởng.
Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục trường
về lĩnh vực công tác được phân công.
Các phòng chuyên môn thuộc Cuc:
1. Phòng Hệ thống thông tin.
2. Phòng Kế hoạch - Tài chính.
3. Phòng Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế.
4. Phòng Pháp chế và Quản lý hoạt động công nghệ thông tin.
5. Văn phòng.
6. Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin tại thành phố Hồ Chí Minh.
7. Trung tâm Công nghệ phần mềm và GIS.
8. Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin.
9. Trung tâm Kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin.
10 .Trung tâm Lưu trữ và Thông tin tài nguyên môi trường.
11. Trung tâm Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ

12. Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin phía Nam (trụ sở tại thành
phố Hồ Chí Minh).
Sinh viên: Triệu Thị Lan

8

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng, Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin tại thành phố Hồ Chí
Minh và các tổ chức từ khoản 7 đến khoản 12 là đơn vị dự toán cấp III, có con
dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định
của pháp luật.
*) Sơ đồ bộ máy cơ quan: (Xem phụ lục số 01).
II. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
Công nghệ thông tin
1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Cục
a. Vị trí, chức năng
Văn phòng Cục là tổ chức của Cục Công nghệ thông tin có chức năng giúp
Cục trưởng tổng hợp thông tin quản lý phục vụ chỉ đạo, điều hành, thực hiện
công tác tổ chức cán bộ, chế độ chính sách và lao động tiền lương, công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hoá quản lý hành chính, quản trị công sở,
đào tạo, thi đua khen thưởng - tuyên truyền, phòng chống tham nhũng, thanh tra,
kiểm tra nội bộ.
b. Nhiệm vụ và quyền hạn
1. Chủ trì xây dựng, trình Cục trưởng quy chế làm việc của Cục, nội quy,

quy định của cơ quan; đề án kiện toàn tổ chức bộ máy, dự thảo văn bản quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục; thẩm định dự thảo
văn bản quy chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các đơn vị trực
thuộc Cục.
2. Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần
của Cục; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi được ban hành. Theo
dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Cục thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ
công tác và quy chế làm việc của Cục.
3. Tổng hợp tình hình hoạt động của Cục, xây dựng báo cáo định kỳ hoặc
đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Cục.
4. Chủ trì xây dựng, thẩm định đề án vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công
chức, chức danh nghề nghiệp viên chức của các đơn vị thuộc Cục; xây dựng kế
hoạch biên chế công chức, viên chức, số người làm việc trong các đơn vị sự
Sinh viên: Triệu Thị Lan

9

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghiệp và phương án phân bổ cho các đơn vị thuộc Cục sau khi được Bộ phê
duyệt; kế hoạch tuyển dụng công chức, viên chức trình Cục trưởng xem xét trình
Bộ duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
5. Trình Cục trưởng tiêu chuẩn công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý
thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Cục trưởng; quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
luân chuyển, miễn nhiệm, xin từ chức, thôi giữ chức danh lãnh đạo, quản lý; tiếp

nhận, điều động, biệt phái, chuyển công tác; khen thưởng, kỷ luật, đánh giá cán
bộ; nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng bậc lương, hưu trí, thôi việc; cử đi công tác,
học tập, hội thảo, việc riêng ở trong, ngoài nước đối với công chức, viên chức,
người lao động thuộc Cục theo phân cấp quản lý của Bộ.
6. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động thuộc Cục theo
phân cấp; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với công chức,
viên chức, người lao động các phòng, văn phòng thuộc khối Cơ quan Cục.
7. Trình Cục trưởng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng phát triển
nhân lực về công nghệ thông tin của Cục; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công
chức, viên chức hàng năm của Cục về lý luận chính trị, quản lý nhà nước, quốc
phòng - an ninh; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
8. Thực hiện công tác cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải
cách hành chính của Cục; chủ trì việc thực hiện tin học hoá quản lý hành chính,
hiện đại hoá công sở; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch cải
cách hành chính của các đơn vị trực thuộc Cục.
9. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, thông
tin liên lạc, bảo mật, bảo vệ chính trị nội bộ của Cục; hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện của các đơn vị trực thuộc Cục.
10. Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, công tác tuyên truyền,
truyền thống của Cục; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác thi đua, khen
thưởng, tuyên truyền đối với các đơn vị trực thuộc Cục.
11. Chủ trì thực hiện và tổng hợp báo cáo công tác phòng chống tham
nhũng, quy chế dân chủ ở cơ sở, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo của các
đơn vị thuộc Cục.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

10

Lớp: Quản trị văn phòng k7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

12. Chủ trì, phối hợp tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo
của Cục, các buổi làm việc của Lãnh đạo Cục; chuẩn bị các chuyến đi công tác
của Lãnh đạo Cục.
13. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường,
phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, công tác quốc phòng, tự vệ.
14. Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng tuyển dụng viên chức; Hội đồng
Thi đua - Khen thưởng; Hội đồng Kỷ luật; Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ của
Cục.
15. Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương
tiện, điều kiện làm việc cho hoạt động của khối Cơ quan Cục; thực hiện công tác
cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở của Cục.
16. Thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán theo trách nhiệm của đơn
vị dự toán cấp III gồm các phòng, văn phòng thuộc khối Cơ quan Cục.
17. Tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật; thực hiện các
chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế theo phân công của
Cục trưởng.
18. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Cục.
19. Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, lao động và tài sản được giao
theo quy định.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy Văn phòng Cục
*. Chánh văn phòng : Nguyễn Đức Cải
- Chỉ đạo thực hiện công tác tài chính kế toán;
- Chỉ đạo thực hiện công tác tổ chức cán bộ, hợp tác quốc tế
- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ Văn phòng Một cửa; Văn thư – Lưu trữ

- Thực hiện các nhiệm vụ đột xuất do Lãnh đạo Cục giao.
- Trực tiếp quản lý, điều hành các bộ phận: Kế toán – tài vụ, bảo vệ, bơm
nước sinh hoạt, công tác ngoại vụ.
- Tham dự các cuộc họp với các ngành, các phòng, ban trong Cục để tổng
hợp nắm bắt thông tin.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

11

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phụ trách chủ tài khoản: chịu trách nhiệm các hoạt động về thu – chi tài
chính theo đúng chế độ nguyên tắc tài chính quy định, ký các phiếu thu, phiếu
chi, ký duyệt chi các khoản chi phí phục vụ các hoạt động công tác của văn
phòng
*. Phó Chánh văn phòng: Võ Lan Anh
- Xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện và xử lý các văn bản liên quan
đến nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra về tài nguyên nước;
- Chỉ đạo, xử lý các văn bản trong công tác phòng chống tham nhũng;
thực hành tiết kiệm chống lãng phí; hành chính quản trị;
- Chỉ đạo, xử lý các văn bản liên quan đến đánh giá tác động thủ tục hành
chính trong lĩnh vực tài nguyên nước; cải cách hành chính;
- Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ trong công tác phòng cháy, chữa cháy; an
ninh quốc phòng; công nghệ thông tin.
- Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: văn thư lưu trữ, chuyên viên tổng hợp và

công tác của văn phòng.
- Chịu sự điều hành chỉ đạo của Chánh văn phòng thường xuyên báo cáo
kết quả các mặt công tác với Chánh văn phòng. Khi Chánh văn phòng đi vắng
được Chánh văn phòng uỷ quyền điều hành các hoạt động của Văn phòng và
chấp hành sự điều hành của Cục trưởng.
*. Phó Chánh văn phòng: Nguyễn Văn Long
- Quản lý toàn bộ tài sản của Cục bao gồm các tài sản ở nhà khách, hội
trường, phòng họp, nhà để xe, máy móc thiết bị trong các phòng làm việc thuộc
Cục các trang thiết bị do nguồn kinh phí của Cục cấp cho để hoạt động phục vụ
công tác của Cục.
- Phục vụ lễ tân, khánh tiết tất cả các cuộc họp, hội nghị của Cục.
- Tổ chức đón tiếp và phục vụ các đoàn khách đến thăm và làm việc tại
Cục bố trí chỗ ăn, chỗ nghỉ theo chế độ quy định.
- Theo dõi việc đặt cơm khách, cơm hội nghị.
- Được ký xác nhận các chứng từ thu – chi do nhân viên quản lý xuất
trình.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

12

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: bộ phận lái xe, nhà khách, tạp vụ.
- Chịu sự chỉ đạo của Chánh văn phòng, nếu Chánh văn phòng đi vắng thì
chấp hành của Cục trưởng.

- Thường xuyên báo cáo kết quả các mặt công tác với Chánh văn phòng
*. Văn thư – Lưu trữ Cục: Bùi Thị Len
- Thực hiện nhiệm vụ văn thư; xây dựng lịch tuần của Lãnh đạo Cục;
- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi phát hành;
- Làm thủ tục đi bưu điện gửi công văn cho các cơ quan ngoài Cục;
- Cập nhật văn bản có thời hạn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng thời
gian;
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ; sắp xếp, tìm kiếm văn bản theo yêu cầu của
Cục;
- Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ của Cục; chuẩn bị khánh tiết cho các cuộc
họp, hội nghị, công đoàn của Văn phòng.
*. Văn phòng một cửa: Trần Thị Hồng Gấm
- Thực hiện nhiệm vụ thuộc Văn phòng Một cửa;
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến công tác Đảng
của Đảng ủy Cục; Chi bộ Văn phòng;
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan trong công tác Công
đoàn Cục.
*. Chuyên viên Hợp tác quốc tế: Trần Thanh Thảo
- Xây dựng các báo cáo, kế hoạch hoạt động, xử lý các văn bản liên quan
đến lĩnh vực hợp tác quốc tế;
- Dịch tài liệu, báo cáo và làm phiên dịch trong các buổi họp liên quan
đến hợp tác quốc tế;
- Chuẩn bị tài liệu và tham gia các buổi làm việc với các chuyên gia nước
ngoài; các buổi làm việc liên quan đến hợp tác quốc tế;
*. Chuyên viên Tổng hợp: Nguyễn Thi Hồng Nga
- Tham mưu giúp Lãnh đạo Văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực
thuộc Cục thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Văn phòng;
Sinh viên: Triệu Thị Lan

13

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến tổ chức cán bộ;
các chế độ chính sách về tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức; chế độ
chính sách, quản lý tổ chức, biên chế, vị trí việc làm cho cán bộ, công chức, viên
chức và lao động;
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến thi đua khen
thưởng; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế;
- Báo cáo định kỳ, đột xuất về cải cách hành chính, thực hành tiết kiệm,
phòng, chống lãng phí.
*. Phụ trách kế toán văn phòng: Trương Thị Lan Anh
- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu và quản lý các nguồn tài chính của khối
văn phòng Cục, xử lý các văn bản liên quan trong lĩnh vực tài chính;
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ chi tiêu, mua sắm tài sản cho
khối văn phòng Cục, thanh quyết toán;
-Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản công.
*. Chuyên viên Kế toán: Trần Hồng Hạnh
- Chủ trì thực hiện công tác giao dịch chứng từ với Kho bạc, Ngân hàng.
- Phối hợp hướng dẫn thủ tục thanh toán cho các cán bộ.
- Thực hiện tổng hợp báo cáo giải ngân hàng tháng, quý, năm cho cấp II.
- Báo cáo thu phí lệ phí, báo cáo thuế hàng tháng.
*. Đội Xe: Nguyễn Quang Hưng, Nguyễn Thanh Thủy, Nguyễn Thái
Thạch
- Trực xe theo lịch phân công hàng tháng; Bảo đảm thông xe 24/24h

- Thực hiện công việc đột xuất do Lãnh đạo Cục, lãnh đạo Văn phòng
giao.

Sinh viên: Triệu Thị Lan

14

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng: (Phụ lục 02)
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC CỦA CHÁNH VĂN PHÒNG

I. Thông tin chức vụ
1. Chức vụ: Chánh Văn phòng
2. Mã số công việc: CVP
3. Hệ số lương: …
4. Mức lương: ….
5. Cấp trên trực tiếp: Lãnh đạo Cục Công nghệ thông tin
6. Tính chất công việc: Quản lý cấp cao
II. Khái quát công việc
• Tóm tắt về công việc của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng Cục Công nghệ thông tin.
Chánh Văn phòng điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động của Văn phòng,
giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc các tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện chương
trình, kế hoạch công tác của Cục; chỉ đạo, kiểm tra công tác hành chính, văn thư,

lưu trữ; quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động; đảm bảo phương tiện,
điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Cục.
• Tư cách chức vụ
- Trình độ tối thiểu: + Thạc sĩ
+ Trình độ Tin học và Ngoại ngữ đạt trình B trở lên
• Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 05 năm kinh nghiệm về công tác Văn
phòng và 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương
• Nhu cầu năng lực chung:
+ Có phẩm chất chính trị, am hiểu đường lối, chủ trương, chính sách của
Đảng và Nhà nước;
+ Có năng lực lãnh đạo, khả năng tổ chức và sử dụng người tài;
+ Dám quyết đoán, dám chịu trách nhiệm về các quyết định;
+ Có năng lực chuyên môn và tầm hiểu biết rộng;
+ Luôn chủ động, sáng tạo trong công việc.
3. Nhu cầu thể lực: Có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh về tim mạch…
4. Thời gian làm việc: Làm việc theo giờ hành chính, từ thứ hai đến thứ sáu
hàng tuần ( trừ một số trường hợp đặc biệt như phải đi công tác hoặc hội nghị... )
5. Nơi làm việc: Tại Văn phòng Cục Công nghệ thông tin.

Sinh viên: Triệu Thị Lan

15

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng Cục Công nghệ thông tin.
1. Khảo sát về công tác văn phòng.
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu
tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan.
Văn phòng luôn có vị trí thiết yếu đối với mỗi một cơ quan nhất định, chức
năng của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, văn phòng
là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ cho việc điều hành của lãnh
đạo, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đảm bảo điều kiện vật
chất, kỹ thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan.
* Chức năng chính của văn phòng là tham mưu - tổng hợp và hậu cần giúp
việc cho lãnh đạo Cục có hướng đi đúng nhất, có kế hoạch cụ thể, quản lý chặt
chẽ các quy trình công việc, đôn đốc thúc đẩy tiến độ làm việc hiệu quả. Bộ
phận văn phòng được ví như cầu nối liên kết các phòng ban đơn vị với nhau, tạo
trình thể nhất định giữa lãnh đạo với các phòng ban. Bên cạnh đó văn phòng có
trách nhiệm theo dõi giám sát các công việc của các phòng ban để chương trình
được hoàn thiện theo kế hoạch hay xúc tiến những công việc còn tồn đọng, tránh
những sai sót mất mát. Bác Hồ đã từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm
tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng”, tình trạng khi đưa ra những
quyết định quản lý sai hay còn thiếu sót sẽ càng trở nên nghiệm trọng hơn khi
không kịp giải quyết các vấn đề đó, nhất là đối với các cơ quan Trung Ương, cơ
quan lớn sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đối với xã hội, đối với người dân.
Tham mưu - tổng hợp là các công việc giúp thủ trưởng chỉ đạo và trực tiếp
kiểm tra, bảo đảm điều kiện vật chất và các trang thiết bị phục vụ hoạt động của
Cục và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục theo phân công, phân cấp. Là đầu mối
giúp lãnh đạo xử lý công việc hàng ngày; phối hợp điều hòa chương trình công
tác của Cục trưởng và các Phó Cục trưởng; một số hoạt động của Cục để thực
hiện quy chế làm việc, chương trình công tác. Lập kế hoạch tài chính, dự toán
kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối mức kinh phí, báo cáo kế toán,

Sinh viên: Triệu Thị Lan

16

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương tiền thưởng chi tiêu nhiệm vụ
theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
Công tác hậu cần là tham gia tổ chức các cuộc Hội nghị của Cục, các cuộc
họp nội bộ hay với đối tác khách mời, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi, lễ
tân, tiếp khách một cách khoa học văn minh. Tổ chức giao tiếp đối nội, đối
ngoại; giúp Cục trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối giữa
cơ quan mình với các cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung.
Mua sắm các trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ
thuật phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt
động và công tác của cơ quan. Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức
khỏe, bảo vệ trật tự an toàn của cơ quan.
Văn phòng đảm bảo cung cấp đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cơ
quan như việc mua sắm, bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc
(điều hòa, máy tính, bàn ghế, máy photocopy…).
Bên cạnh đó văn phòng còn đảm bảo các điều kiện làm việc tốt cho các cán
bộ nhân viên như về ánh sáng, nhiệt độ, vệ sinh sạch sẽ, cung cấp các thiết bị y
tế, chống ô nhiễm tiếng ồn và có chế độ chăm sóc sức khỏe các cán bộ, nhân
viên định kỳ. Đồng thời văn phòng cũng đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện kỹ thuật, công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động của văn

phòng( đảm bảo cả về số lượng và chất lượng)
Văn phòng Cục là bộ phận thực hiện nhiệm vụ mang tính thường xuyên,
liên tục, có vai trò quan trọng trong hoạt động của Cục. Nó vừa thực hiện chức
năng tham mưu tổng hợp, vừa giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan, hai chức
năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Có thể thấy rằng văn phòng
vừa là bộ máy làm việc, vừa là trung tâm thực hiện việc quản lý, điều hành của
lãnh đạo Cục. Đó là bộ phận dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị
nói chung và của lãnh đạo Cục nói riêng, là vị trí trung tâm kết nối hoạt động
quản lý, điều hành giữa các cấp, các đơn vị, bộ phận trong cơ quan Cục.
Ví dụ như việc xây dựng lịch công tác cho lãnh đạo Cục, văn phòng phải
chuẩn bị các lịch trình cho lãnh đạo một cách khoa học, phù hợp và luôn cập
Sinh viên: Triệu Thị Lan

17

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nhật, thay đổi theo yêu cầu của lãnh đạo, thông báo cho các đơn vị, phòng ban
về lịch và cũng như sự thay đổi lịch trình sao cho lịch công tác của lãnh đạo Cục
được khớp với khung thời gian công tác của lãnh đạo Bộ. Bố trí cán bộ, phòng
ban xử lí, bố trí công việc, nhân sự có liên quan.
1.2. Sơ đồ hoá nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ
của Cục.
a. Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ:
Chương trình công tác thường kỳ là những nhiệm vụ, những công việc

phải thực hiện trong những khung thời gian nhất định. Văn phòng có trách
nhiệm xử lí, giải quyết và thực hiện theo quy trình quy định của cơ quan. Trình
tự xây dựng chương trình công tác được thực hiện qua các bước:
- Thông báo cho các đơn vị, phòng ban về các công việc cần thực hiện,
phối hợp với văn phòng để thực hiện chương trình;
- Yêu cầu các đơn vị đăng ký những việc ở đơn vị thuộc thẩm quyền giải
quyết của thủ trưởng cơ quan;
- Dựa vào các căn cứ lập chương trình, văn bản hướng dẫn, tài liệu tham
khảo trên thông tin thu nhận được, Văn phòng trực tiếp dự thảo chương trình
công tác của Cục;
- Sau khi dự thảo xong, Văn phòng gửi bản thảo đến các đơn vị có liên
quan để lấy ý kiến đóng góp;
- Sau khi có ý kiến đóng góp của các đơn vị, Văn phòng hoàn chỉnh dự
thảo lần cuối và trình Cục trưởng phê duyệt, ban hành.
b. Sơ đồ quy trình xây dựng: (Xem phụ lục 03).
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 cuộc họp của Cục Công nghệ thông tin.
Hội họp là một hình thức hoạt động của một cơ quan nhằm họp bàn hoặc
triển khai phổ biến chủ trương chính sách của cấp trên.
Tổ chức cuộc họp là quá trình công việc đòi hỏi công tác chuẩn bị tỉ mi, kĩ
càng cho quá trình hội họp được diễn ra thuận lợi, công việc được giải quyết
nhanh chóng. Trình tự thực hiện các công việc như sau:
a. Chuẩn bị cuộc họp
- Đơn vị chủ trì Cuộc họp phải lập kế hoạch tổ chức. Căn cứ vào kế
hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ, đúng thời gian.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

18

Lớp: Quản trị văn phòng k7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trong cuộc họp cần phải chuẩn bị các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề
án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo có liên quan tới vấn
đề họp...
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương
trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những tài liệu
như: công văn triệu tập, chương trình, báo cáo, giấy mời và văn bản khác (nếu
có). Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ
sở vật chất đảm bảo cho cuộc họp thành công.
b. Trong quá trình cuộc họp
- Lãnh đạo văn phòng chủ trì bắt đầu cuộc họp, cung cấp kịp thời tình
hình đại biểu dự cuộc họp để phục vụ việc điều hành;
- Văn phòng phối hợp với các đơn vị tổ chức đón tiếp đại biểu;
- Văn phòng theo dõi diễn biến cuộc họp, cử người làm công tác thường
trực cuộc họp để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình trao đổi, cử cán
bộ ghi biên bản, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết.
c. Sau khi cuộc họp kết thúc
- Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết
quả cuộc họp.
- Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định, thanh quyết toán kinh phí cuộc họp
- Căn cứ vào kết luận cuộc họp, Lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung
những việc cuộc họp đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
Mục lục văn bản hồ sơ tổ chức Hội nghị:
STT

1
2
3
4
5
6
7

Nội dung

Ghi chú

Kế hoạch
Thông báo, giấy mời
Chương trình tổ chức
Tài liệu của hội nghị
Biên bản hội nghị
Báo cáo kết quả hội nghị
Hồ sơ quyết toán hội nghị

* Sơ đồ hóa công tác chuẩn bị cuộc họp cho Cục. (Xem phụ lục số 04)
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho Lãnh đạo Cục.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

19

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đi công tác là một hoạt động cần thiết để thực hiện chức năng nhiệm vụ
của cơ quan. Các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan rất đa dạng như đi
hội nghị, hội thảo, kiểm tra hướng dẫn cơ sở đi công tác nước ngoài....mỗi
chuyến đi công tác của lãnh đạo có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các
chuyến đi đó cần được tổ chức chu đáo. Quy trình tổ chức chuyến đi công tác
của lãnh đạo Cục bao gồm các công việc chính sau:
 Xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi. Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, điểm đến, thời gian, thành phần, phương
tiện và dự trù kinh phí. Lãnh đạo văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến trước
khi kế hoạch được phê duyệt. Căn cứ vào kế hoạch đã được phê duyệt thì văn
phòng làm nhiệm vụ phối hợp, đôn đốc, theo dõi các đơn vị chuẩn bị đảm bảo
tiến độ thời gian.
 Chuẩn bị trước chuyến đi công tác
Sau khi kế hoạch được duyệt, nếu được thủ trưởng giao, văn phòng thông
báo cho cơ quan, đơn vị đoàn sẽ đến công tác: Tên đoàn công tác, trưởng đoàn
và các thành viên; nội dung và lịch làm việc; thời gian.
- Liên hệ nơi tiếp nhận chuyến đi công tác: cần phải có thông báo cụ thể
cho nơi đến về mục đích chuyến đi, nội dung công việc, thời gian làm việc,
thành phần tham gia phương tiện đi lại, cách đối tượng cần gặp, các yêu cầu hỗ
trợ...để có kế hoạch bố trí tiếp đón.
- Xây dựng nội dung công tác cho lãnh đạo: Nội dung công tác căn cứ vào
mục đích, yêu cầu, nội dung chuyến đi, lãnh đạo sẽ phân công đơn vị chuẩn bị.
Văn phòng đôn đốc các đơn vị được phân công chuẩn bị đảm bảo yêu cầu nội
dung và đúng tiến độ. Tổ chức soạn thảo, nhân bản văn bản phục vụ chuyến đi
công tác, giúp lãnh đạo lựa chọn những tài liệu nghiên cứu, tham khảo mang
theo chuyến đi để sử dụng khi cần thiết.

- Chuẩn bị phương tiện giao thông: Chuẩn bị phương tiện giao thông cần
căn cứ vào khả năng tài chính của cơ quan, thành phần tham gia chuyến đi, thời
gian, địa điểm, tính chất của từng chuyến đi mà văn phòng lựa chọn phương tiện
Sinh viên: Triệu Thị Lan

20

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

giao thông cho phù hợp như máy bay, tàu hoả, ô tô... để đặt vé và chuẩn bị các
tư liệu cần thiết khác.
- Chuẩn bị kinh phí: Khi lập dự trù kinh phí chuyến đi văn phòng phải lưu
ý đến các chi phí thực tế và các khoản dự phòng cho các chi phí phát sinh. Sau
khi xây dựng dự trù kinh phí văn phòng sẽ chuyển cho các bộ phận chức năng
để giải quyết. Khi cần thiết có thê phối hợp với các bộ phận có liên quan để tạm
ứng kinh phí. Trong nhiều trường hợp phải liên hệ trước với nơi đến công tác để
đặt hàng các dịch vụ ăn, ở, đi lại....
- Chuẩn bị những nội dung khác có liên quan
Trong trường hợp Lãnh đạo Cục đi công tác dài ngày thì văn phòng phải
tổ chức tốt các việc sau:
* Trước ngày lãnh đạo đi công tác
- Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị chuẩn bị hoàn tất văn bản
thuộc thẩm quyền ký của lãnh đạo.
- Nếu lãnh đạo thấy cần thiết, văn phòng tổ chức thông báo để các đơn vị
biết thời gian và sự phân công trong thời gian lãnh đạo đi công tác.

- Ghi chép những công việc lãnh đạo uỷ quyền cho văn phòng và các bộ
phận chức năng các chuyên viên giải quyết.
* Trong thời gian lãnh đạo đi công tác:
- Giúp các phó thủ trưởng thực hiện các nhiệm vụ được phân công.
- Giải quyết các nhiệm vụ được thủ trưởng uỷ quyền.
- Theo dõi tiến độ công việc của các bộ phận, đơn vị để tổng hợp tình
hình báo cáo trực tiếp chó các phó thủ trưởng để chỉ đạo công việc, đồng thời
ghi nhật ký công tác của cơ quan để báo cáo cho thủ trưởng khi thủ trưởng đi
công tác về.
- Giữ liên lạc với thủ trưởng trong thời gian thủ trưởng đi công tác.
- Lưu các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan trực tiếp tới thủ trưởng.
- Thu thập tài liệu, sách báo, bản tin để báo cáo với thủ trưởng sau chuyến
đi công tác.
* Sau khi lãnh đạo đi công tác về:
Sinh viên: Triệu Thị Lan

21

Lớp: Quản trị văn phòng k7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Văn phòng báo cáo tóm tắt công tác của cơ quan trong thời gian lãnh
đạo đi công tác.
- Trên cơ sở kết quả chuyến đi công tác, văn phòng bổ sung những việc
mới nảy sinh vào chương trình công tác của cơ quan.
- Nhận các tài liệu về chuyến đi công tác để giúp thủ trưởng chỉnh lý lập

hồ sơ, chuẩn bị đề cương cho thủ trưởng báo cáo kết quả chuyến đi công tác với
cơ quan.
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí để làm thủ tục thanh toán, soạn thảo thư
cảm ơn nơi tiếp nhận chuyến đi công tác.
* Sơ đồ quy trình: (Xem phụ lục 05).
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hoá công sở của Cục.
Nhằm xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực của cán bộ, công chức
trong hoạt động công vụ, bảo đảm tính nghiêm trang và hiệu quả của các đơn vị
trực thuộc, cán bộ công chức, viên chức thuộc Cục Công nghệ thông tin. Ngày
10 tháng 01 năm 2013 Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin đã ban hành Quyết
định số 12/QĐ-CNTT kèm theo Quy chế văn hoá công sở và nội quy cơ quan
của Cục Công nghệ thông tin.
Công sở là nơi cán bộ, công chức hàng ngày tiếp xúc và giải quyết những
công việc liên quan đến người dân. Vì vậy, từ nề nếp đến phong cách làm việc
và thái độ tiếp cận của đội ngũ cán bộ công chức đều ảnh hưởng đến hiệu quả
công việc và hiệu lực quản lý nhà nước. Bên cạnh những yếu tố mang tính
chuyên môn, kỷ thuật tác động trực tiếp đến hiệu quả giải quyết công việc của
người dân thì yếu tố văn hóa công sở giữ một vai trò rất quan trọng. Môi trường
làm việc, thái độ phục vụ cũng như cách thức giao tiếp, ứng xử đối với người
dân của đội ngũ cán bộ, công chức sẽ tạo nên bầu không khí bình đẳng thể hiện
mối quan hệ thân thiện giữa cơ quan hành chính với công dân, tạo nên nét đẹp
văn hóa của một nền hành chính hiện đại.
Văn hóa công sở được hiểu là những quy tắc, chuẩn mực ứng xử giữa cán
bộ, công chức - người đại diện cho cơ quan hành chính nhà nước với công dân
Sinh viên: Triệu Thị Lan

22

Lớp: Quản trị văn phòng k7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và giữa cán bộ, công chức với nhau, nhằm phát huy tối đa năng lực để đạt hiệu
quả cao nhất trong hoạt động công vụ. Khi văn hóa công sở của cán bộ, công
chức được nâng cao thì nấc thang văn hóa ứng xử của công dân đến công sở làm
việc chắc chắn cũng sẽ được nâng cao. Văn hóa công sở còn là biểu hiện nổi bật
của một xã hội văn minh, mọi hoạt động công vụ đều có nền nếp, kỷ cương; mỗi
người công chức đều thấy rõ trách nhiệm của mình và luôn tự nguyện làm tròn
nhiệm vụ, hoàn thành tốt phần việc được giao.
Cục Công nghệ thông tin đã thực hiện đúng nội quy, quy tắc ứng xử của
cán bộ, công chức, viên chức nơi công sở. Cục đã đưa những quy định thực hiện
văn hoá công sở vào quy chế làm việc của cơ quan. Đây là cơ sở để cán bộ công
chức thực hiện theo Quyết định số 12/QĐ-CNTT của Cục Công nghệ thông tin.
Việc thực hiện quy chế được thể hiện nhiều mặt như trang phục của cán bộ công
chức gọn gàng, lịch sự, hiện đại nơi công sở và cũng phù hợp với thuần phòng
mỹ tục của văn hoá Việt Nam, quy định đối với khách, quy định đối với nhân
viên bảo vệ và cách bài trí công sở trong Cục.
Trong giao tiếp ứng xử các cán bộ, công chức luôn giữ thái độ nghiêm túc
lịch sự, nhã nhặn, tôn trọng đối tượng giao tiếp. Với đồng nghiệp thì thân thiện
cởi mở, với người đến giải quyết công việc thì luôn lắng nghe, giải thích hướng
dẫn tận tình, không gây khó khăn khi thực hiện nhiệm vụ. Ngôn ngữ chuẩn mực,
mạch lạc, ứng xử, giao tiếp với cá nhân có nhu cầu liên hệ công tác nhã nhặn,
đúng mực, lắng nghe, tôn trọng ý kiến, giải thích hướng dẫn rõ ràng cụ thể về
các quy định có liên quan đến giải quyết công việc, không nói tục, nói tiếng
lóng, quát nạt, không có thái độ hách dịch, gây khó khăn phiền hà.
Qua đánh giá kết quả thực hiện, nhìn chung cán bộ, công chức, viên chức

đều có trang phục lịch sự, đeo thẻ công chức khi ra vào cơ quan, thi hành nhiệm
vụ, tạo sự thuận lợi trong quan hệ công tác với các cơ quan, tổ chức xã hội và
công dân; thực hiện nghiêm túc giờ làm việc; thực hiện nghiêm những điều công
chức không được làm theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Quy chế
làm việc của Cục. Các cán bộ công chức, viên chức có thái độ lịch sự, nhã nhặn
trong giao tiếp, ứng xử với đồng nghiệp, với khách và nhân dân.
Sinh viên: Triệu Thị Lan

23

Lớp: Quản trị văn phòng k7A