Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN – bộ tài NGUYÊN và môi TRƯỜNG

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
PHẦN I.................................................................................................................2
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG.................................2
I.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục công nghệ thông tin – Bộ Tài
nguyên và Môi trường....................................................................................................................2
1.Tóm tắt về Cục..............................................................................................................................2
2.Chức năng....................................................................................................................................4
3. Nhiệm vụ và quyền hạn..............................................................................................................4
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy...............................................................................................................7
II.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Cục công nghệ thông tin.. . .8
1.Chức năng, nhiệm vụ...................................................................................................................8
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng....................................................................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng Cục công nghệ
thông tin.......................................................................................................................................15
1.Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng....................................................................................15
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp
việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan...............................................................................................15
1.2: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Cục:..............18
1.3: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Cục công nghệ thông tin...................................21
1.4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Cục........................................23
1.5: Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về văn hóa công sở
của Cục.........................................................................................................................................24
2.Khảo sát về công tác văn thư:....................................................................................................26
2.1.Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của Cục:............................................................................26
2.2.Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng tròn việc chỉ đạo thực hiện công

tác văn thư của Cục......................................................................................................................26

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3.Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ..............................................................28

PHẦN II..............................................................................................................32
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CỤC
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN............................................................................32
1.Xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng, kế hoạch công tác năm...........32
III.Tổ chức thực hiện......................................................................................................................34
2.Soạn thảo “ Quy chế công tác văn thư-lưu trữ” của Cục...........................................................40
3.Soạn thảo “ Quy chế văn hóa công sở” của Cục.........................................................................40
4.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của Cục.............................................................................41
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại......................................................................................43
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của Cục. Nhận xét về ưu và nhược điểm của
văn phòng.....................................................................................................................................44

Phần III..............................................................................................................47
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................47
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của
Cục công nghệ thông tin...............................................................................................................47
1. Ưu điểm:...................................................................................................................................47
2. Nhược điểm:.............................................................................................................................48
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm.......................49

KẾT LUẬN........................................................................................................51
PHẦN PHỤ LỤC.................................................................................................1
PHẦN PHỤ LỤC

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi đất nước đang trên đà phát triển thì bộ máy văn phòng với
đội ngũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức
nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp
vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tại các cơ quan còn rất nhiều hạn chế.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã thành
lập khoa Quản Trị Văn Phòng, cùng với phương châm của nhà trường “ học
thật, thi thật, ra đời làm thật”, “ lý luận gắn với thực tiễn”. Để đáp ứng phương
châm đó khoa Quản Trị Văn Phòng đã tiến hành cho sinh viên ngành Quản Trị
Văn Phòng đi thực tập ở các cơ quan, đơn vị. Nhằm giúp cho sinh viên có thể áp
dụng những kiến thức đã học được trong quá trình học tập tại trường. Từ đó
sinh viên có cơ hội tiếp thu, cọ sát và áp dụng những kiến thức mà đã học được
trong quá trình thực tập tại cơ quan. Chính vì vậy, sinh viên có thể học hỏi được
nhiều điều trong công việc, nâng cao trình độ nghiệp vụ, rèn luyện ý thức cho
bản thân cũng như trong cuộc sống, để vững bước trong tương lai.
Trong khoảng thời gian được thực tập tại Cục công nghệ thông tin của Bộ
Tài nguyên và Môi trường, bắt đầu từ ngày 09-3-2015 đến hết ngày 29-4-2015
đã được các cán bộ Văn phòng Cục công nghệ thông tin tận tình giúp đỡ. Với
gần hai tháng thực tập tại văn phòng, bản thân em đã học hỏi được rất nhiều điều
về cách làm việc, vận dụng được kiến thức đã học được từ các thầy cô vào trong

công việc của cơ quan, từ đó tiếp thu được thêm một số kinh nghiệm, đây cũng
là cơ hội để bản thân em củng cố lại kiến thức, từ đó tìm ra những thiếu sót để
khắc phục, không những thế đợt thực tập này giúp sinh viên có thể định hình rõ
hơn về công việc, trau dồi thêm kiến thức – kinh nghiệm, rèn luyện phẩm chất
đạo đức của một nhà quản trị phục vụ tốt cho công việc sau này.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

1
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CỤC CÔNG NGHỆ
THÔNG TIN – BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG

I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục công
nghệ thông tin – Bộ Tài nguyên và Môi trường.
1. Tóm tắt về Cục.
Cục Công nghệ thông tin được thành lập theo Nghị định số 25/2008/NĐCP ngày 04 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trường. Quá trình hình thành,
xây dựng và phát triển của Cục Công nghệ thông tin đã trải qua 20 năm, tiền
thân là tổ chức Trung tâm thông tin lưu trữ tư liệu địa chính trực thuộc Tổng cục
Địa chính thành lập từ năm 1994, đến khi thành lập Bộ Tài nguyên và Môi
trường được đổi thành Trung tâm Thông tin trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường từ năm 2003. Hệ thống tổ chức chuyên trách về CNTT, lưu trữ chuyên
ngành tài nguyên và môi trường liên tục được kiện toàn và phát triển lớn mạnh
bao gồm: Cục Công nghệ thông tin, các đơn vị CNTT, thông tin lưu trữ của các

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

2
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đơn vị trực thuộc Bộ, Trung tâm CNTT trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường
trong cả nước. Trong những năm qua, Cục Công nghệ thông tin và cả hệ thống
chuyên trách CNTT của ngành tài nguyên và môi trường đã không ngừng nỗ lực
phấn đấu hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao như : Xây dựng, triển khai các
văn bản quy phạm pháp luật lĩnh vực công nghệ thông tin trong ngành; triển
khai đồng bộ nhiều dự án quan trọng như: Xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về
tài nguyên và môi trường, xây dựng mạng thông tin tài nguyên và môi trường,
xây dựng phần mềm dung chung của ngành, Thư viện điện tử của ngành, Cổng
thông tin điện tử của Bộ Tài nguyên và Môi trường….
Với vị trí, vai trò quan trọng và những thành tích đạt được trong những
năm qua, Cục Công nghệ thông tin đã được Đảng, Nhà nước Bộ Tài nguyên và
Môi trường, Bộ Thông tin và Truyền thông trao tặng nhiều hình thức, danh hiệu
khen thưởng như: Huân chương lao động hạng ba, Cờ thi đua của Chính phủ, Cờ
thi đua, Bằng khen của Bộ. Giải thưởng công nghệ thông tin – truyền thông Việt
Nam năm 2010.
Hiện nay trên cơ sở Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 của
Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài
nguyên và Môi trường, Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường đã ban hành
Quyết định số 1628/QĐ-TNMT ngày 05 tháng 9 năm 2013 quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Công nghệ thông tin, Cục có
chức năng quản lý hoạt động ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ
và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; tổ chức thực hiện việc ứng

dụng, phát triển CNTT, lưu trữ thông tin tư liệu và cung cấp các dịch vụ công
thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Cơ cấu bộ máy tổ chức của Cục đang triển khai
hoàn thiện bao gồm các đơn vị quản lý nhà nước: Phòng Hệ thống thông tin;
Phòng Kế hoạch – Tài chính; Phòng Khoa học, công nghệ và Hợp tác quốc tế,
Phòng Pháp chế và Quản lý hoạt động công nghệ thông tin, Phòng hệ thống
thông tin, Văn phòng, Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin tại TP. Hồ Chí Minh;
Các đơn vị sự nghiệp: Trung tâm Công nghệ phần mềm và GIS, Trung tâm cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

3
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
sở hạ tầng công nghệ thông tin, Trung tâm Kiểm định sản phẩm CNTT, Trung
tâm Lưu trữ và Thông tin tài nguyên môi trường, Trung tâm Ứng dụng và
Chuyển giao công nghệ, Trung tâm ứng dụng CNTT phía Nam.
( Hiện nay Cục Công nghệ thông tin thực hiện chức năng, nhiệm vụ mới
theo Quyết định số 1495/QĐ-TNMT ngày 28 thàng 7 năm 2011 của Bộ trưởng
Bộ Tài nguyên và Môi trường, với chức năng quản lý nhà nước trong ngành về
ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin; Lưu trữ, bảo quản thông tin; Thực
hiện các dịch vụ công về công nghệ thông tin)
2. Chức năng.
Cục Công nghệ thông tin là tổ chức trực thuộc Bộ Tài nguyên và Môi
trường, có chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng thống nhất quản lý hoạt động
ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài
nguyên và môi trường; tổ chức thực hiện việc ứng dụng, phát triển công nghệ
thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý
của Bộ và cung cấp các các dịch vụ công theo quy định của pháp luật.

Cục Công nghệ thông tin có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản
riêng theo quy định của pháp luật, có trụ sở đóng tại thành phố Hà Nội.
3. Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng dự thảo các văn bản quy phạm pháp
luật, cơ chế, chính sách, định mức kinh tế - kỹ thuật, đơn giá, tiêu chuẩn, quy
chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy định ứng dụng, phát triển công nghệ
thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; hướng
dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi ban hành.
2. Chủ trì xây dựng, trình Bộ trưởng quy hoạch, kế hoạch, chương trình,
đề án, dự án, nhiệm vụ chuyên môn về ứng dụng, phát triển công nghệ thông tin,
lưu trữ và thông tin tư liệu ngành tài nguyên và môi trường; hướng dẫn, kiểm tra
và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
3. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức thẩm định về chuyên
môn các dự án ứng dụng công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu sử
dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước của các đơn vị thuộc Bộ.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

4
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Chủ trì xây dựng, quản lý hệ thống phần mềm và bảo hành kỹ thuật cho
Cổng thông tin điện tử của Bộ; phối hợp thực hiện duy trì hoạt động của Cổng
thông tin điện tử của Bộ; chủ trì triển khai chương trình tin học hóa quản lý hành
chính nhà nước và lộ trình thực hiện Chính phủ điện tử của Bộ.
5. Chủ trì tổ chức xây dựng, quản lý thư viện điện tử ngành tài nguyên và
môi trường; quản lý và cung cấp tài liệu thư viện bao gồm các loại sách, tài liệu
về tài nguyên và môi trường theo phân công của Bộ trưởng.

6. Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ công nghệ thông tin, lưu
trữ và thông tin tư liệu đối với các đơn vị trong ngành tài nguyên và môi
trường.
7. Phối hợp với các đơn vị liên quan trực thuộc Bộ phân bổ các nguồn vốn
ngân sách nhà nước sử dụng cho hoạt động ứng dụng phát triển công nghệ thông
tin, lưu trữ và thông tin tư liệu thuộc phạm vi quản lý của Bộ.
8. Về quản lý hoạt động công nghệ thông tin:
a) Hướng dẫn kiểm tra việc triển khai nhiệm vụ ứng dụng công nghệ
thông tin; thực hiện trình tự, thủ tục xây dựng, quản lý và nghiệm thu các đề án,
dự án, nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin; thu thập, lưu trữ, công bố, cung
cấp thông tin về các sản phẩm, kết quản của các đề án, dự án, nhiệm vụ ứng
dụng phát triển công nghệ thông tin;
b) Tổ chức kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin của các đề án, dự án,
sản phẩm ứng dụng công nghệ thông tin theo quy định;
c) Hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả của công tác ứng dụng
công nghệ thông tin trong ngành tài nguyên và môi trường;
d) Theo dõi, thống kê, báo cáo tình hình, hoạt động ứng dụng và phát triển
công nghệ thông tin của ngành tài nguyên và môi trường.
9. Về hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên môi trường:
a) Chủ trì xây dựng, quản lý, thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác hệ
thống cơ sở dữ liệu quốc gia về tài nguyên và môi trường; tích họp cơ sở dữ liệu
thành phần về tài nguyên môi trường, gồm: cơ sở hạ tầng thông tin địa lý, đo đạc
và bản đồ, quản lý đất đai, tài nguyên nước, môi trường, địa chất và khoáng sản,
khí tượng thủy vãn, biến đổi khí hậu, biền và hải đảo;
b) Hướng dẫn, kiếm tra các đơn vị thuộc Bộ về xây dựng, quản lý, duy trì,
cập nhật các hệ thống thông tin, phần mềm dùng chung; sử dụng văn bản điện
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

5
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
tử, chữ ký số, chứng thư số và chứng thực chữ ký số trong giao dịch điện tử của
Bộ; xây đựng, cập nhật, quản lý, cung cấp, khai thác cơ sở dữ liệu chuyên ngành
thuộc phạm vi quản lý của Bộ;
c) Cung cấp, trao đổi thông tin dữ liệu thuộc cơ sở dữ liệu quốc gia về tài
nguyên và môi trường theo quy định của pháp luật.
10. Về cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin:
a) Chủ trì tổ chức thiết kế, lắp đặt, quản lý, vận hành, hướng dẫn sử dụng
hệ thống cơ sở hạ tầng thông tin của Bộ;
b) Chủ trì hướng dẫn các đơn vị liên quan duy trì hoạt động ổn định hệ
thống mạng diện rộng, trung tâm dữ liệu, hệ thống giao ban điện tử và các hệ
thống hạ tầng công nghệ thông tin;
c) Xây dựng, tổ chức thực hiện các giải pháp đảm bảo an ninh, an toàn và
ứng phó với các sự cố đối với hệ thống hạ tầng kỹ thuật, thông tin số của Bộ;
d) Làm đầu mối kết nối với mạng thông tin của Chính phủ, các Bộ, ngành
và các tổ chức có liên quan.
11. Về cung cấp dịch vụ công trực tuyến và thương mại hóa thông tin:
a) Chủ trì xây dựng, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật phục vụ hoạt động cung
cấp dịch vụ công trực tuyến;
b) Hướng dần các đơn vị trực thuộc Bộ xây dựng, thực hiện các dịch vụ
công trực tuyến và thương mại hóa thông tin, dữ liệu, sản phẩm tài nguyên và
môi trường;
c) Tổ chức công bố, cung cấp thông tin tư liệu tổng hợp về tài nguyên và
môi trường theo quy định; phối hợp với các đon vị thuộc Bộ công bố, cung cấp
thông tin, tư liệu chuyên ngành thuộc các lĩnh vực quản lý của Bộ.
12. Thực hiện việc tổng hợp, lưu trữ và công bố số liệu thống kê của
ngành tài nguyên và môi trường theo Hệ thống chỉ tiêu thống kê ngành tài

nguyên và môi trường.
13. Thực hiện các dịch vụ về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư
liệu tài nguyên và môi trường theo quỵ định cùa pháp luật.
14. Tổ chức thực hiện cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải
cách hành chính của Bộ.
15. Phối hợp quản lý hoạt động của các hội, các tổ chức phi chính phủ
hoạt động trong lĩnh vực thuộc chức năng quản lý của Cục.
16. Là cơ quan đầu mối thực thiện Chiến lược Công nghệ thông tin và
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

6
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Truyền thông quốc gia; cơ quan thường trực giúp việc Ban Chỉ đạo thực hiện
Chiến lược ứng dụng và phát triền công nghệ thông tin tài nguyên và môi trường
đến năm 2015 và định hướng đến năm 2020.
17. Tổ chức nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, thực hiện các chương
trình, dự án hợp tác quốc tế về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu
tài nguyên và môi trường theo phân công của Bộ trưởng.
18. Quản lý tổ chức, biên chế, vị trí việc làm; công chức, viên chức, người
lao động; phối họp với Vụ Tổ chức cán bộ trong việc xây đựng và phát triển hệ
thống tổ chức, nhân lực về công nghệ thông tin; tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
nguồn nhân lực về công nghệ thông tin, lưu trữ và thông tin tư liệu tài nguyên và
môi trường theo quy định và theo phân công của Bộ trường.
19. Quản lý tài chính, tài sản thuộc Cục; thực hiện trách nhiệm của đơn vị
dự toán cấp II đối vói các đơn vị trực thuộc Cục theo quy định và theo phân
công của Bộ trưởng.

20. Thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất tình hỉnh thực hiện nhiệm vụ
được phân công.
21. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trường phân công.
Lãnh đạo Cục Công nghệ thông tin
Cục Công nghệ thông tin có Cục trưởng và không quá 03 Phó Cục trưởng
1. Cục trưởng chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về các nhiệm vụ được
giao; xây dựng quy chế làm việc và điều hành hoạt động của Cục, chịu trách
nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Cục; quy định chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tồ chức của các tổ chức thuộc Cục; ký các văn bản về
chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được giao và các văn bản
khác theo phân công và ủy quyền của Bộ trưởng.
2. Phó Cục trưởng giúp việc Cục trưởng, chịu trách nhiệm trước Cục
trường về lĩnh vực công tác được phân công.
4. Cơ cấu tổ chức bộ máy.
1.Phòng Hệ thống thông tin.
2.Phòng Kế hoạch - Tài chính.
3.Phòng Khoa học, Công nghệ và Hợp tác quốc tế.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

7
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4.Phòng Pháp chế và Quản lý hoạt động công nghệ thông tin.
5.Văn phòng.
6.Chi nhánh Cục Công nghệ thông tin tại thành phố Hồ Chí Minh.
7.Trung tâm Công nghệ phần mềm và GIS.
8.Trung tâm Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin

9.Trung tâm Kiểm định sản phẩm công nghệ thông tin.
10.Trung tâm Lưu trữ và Thông tin tài nguyên môi trường.
11.Trung tâm Ứng dụng và Chuyển giao công nghệ
12.Trung tâm Ứng dụng công nghệ thông tin phía Nam (trụ sở tại thành
phố Hồ Chí Minh).
Sơ đồ bộ máy: Xem phụ lục số 01
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng
Cục công nghệ thông tin.
1. Chức năng, nhiệm vụ.
Chức năng
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục công nghệ thông tin, có chức năng
tham mưu- tổng hợp giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực thuộc
Cục hực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của Cục, thực hiện
công tác tài chính kế toán; tổ chức cán bộ; hành chính quản trị; văn thư- lưu trữ
thuộc phạm vi quản lý của Cục. Bên cạnh đó, văn phòng có chức năng hậu cần
giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, sử dung, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật
chất, chuẩn bị và tổ chức các chuyến đi công tác, các cuộc hội họp cho lãnh đạo
cũng như của cơ quan.
Văn phòng Cục có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng theo
quy định của pháp luật.
Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Chủ trì xây dựng, trình Cục trưởng quy chế làm việc của Cục, nội quy,
quy định của cơ quan; đề án kiện toàn tổ chức bộ máy, dự thảo văn bản quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục; thẩm định dự thảo
văn bản quy chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức các đơn vị trực
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

8
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thuộc Cục.
2. Chủ trì xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, quý, tháng, tuần
của Cục; hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện sau khi được ban hành. Theo
dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc Cục thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ
công tác và quy chế làm việc của Cục.
3. Tổng hợp tình hình hoạt động của Cục, xây dựng báo cáo định kỳ hoặc
đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Lãnh đạo Cục.
4. Chủ trì xây dựng, thẩm định đề án vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công
chức, chức danh nghề nghiệp viên chức của các đơn vị thuộc Cục; xây dựng kế
hoạch biên chế công chức, viên chức, số người làm việc trong các đơn vị sự
nghiệp và phương án phân bổ cho các đơn vị thuộc Cục sau khi được Bộ phê
duyệt; kế hoạch tuyển dụng công chức, viên chức trình Cục trưởng xem xét trình
Bộ duyệt và tổ chức thực hiện theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
5. Trình Cục trưởng tiêu chuẩn công chức, viên chức lãnh đạo, quản lý
thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Cục trưởng; quy hoạch, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại,
luân chuyển, miễn nhiệm, xin từ chức, thôi giữ chức danh lãnh đạo, quản lý; tiếp
nhận, điều động, biệt phái, chuyển công tác; khen thưởng, kỷ luật, đánh giá cán
bộ; nâng ngạch, chuyển ngạch, nâng bậc lương, hưu trí, thôi việc; cử đi công tác,
học tập, hội thảo, việc riêng ở trong, ngoài nước đối với công chức, viên chức,
người lao động thuộc Cục theo phân cấp quản lý của Bộ.
6. Quản lý hồ sơ công chức, viên chức, người lao động thuộc Cục theo
phân cấp; thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế đối với công chức,
viên chức, người lao động các phòng, văn phòng thuộc khối Cơ quan Cục.
7. Trình Cục trưởng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng phát triển
nhân lực về công nghệ thông tin của Cục; kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng công
chức, viên chức hàng năm của Cục về lý luận chính trị, quản lý nhà nước, quốc
phòng - an ninh; tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.

8. Thực hiện công tác cải cách hành chính theo chương trình, kế hoạch cải
cách hành chính của Cục; chủ trì việc thực hiện tin học hoá quản lý hành chính,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

9
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
hiện đại hoá công sở; hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch cải
cách hành chính của các đơn vị trực thuộc Cục.
9. Tổ chức thực hiện công tác hành chính, quản trị, văn thư, lưu trữ, thông
tin liên lạc, bảo mật, bảo vệ chính trị nội bộ của Cục; hướng dẫn, kiểm tra việc
thực hiện của các đơn vị trực thuộc Cục.
10. Tổ chức thực hiện công tác thi đua, khen thưởng, công tác tuyên
truyền, truyền thống của Cục; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác thi
đua, khen thưởng, tuyên truyền đối với các đơn vị trực thuộc Cục.
11. Chủ trì thực hiện và tổng hợp báo cáo công tác phòng chống tham
nhũng, quy chế dân chủ ở cơ sở, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo của các
đơn vị thuộc Cục.
12. Chủ trì, phối hợp tổ chức và phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội thảo
của Cục, các buổi làm việc của Lãnh đạo Cục; chuẩn bị các chuyến đi công tác
của Lãnh đạo Cục.
13. Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ an ninh trật tự, vệ sinh môi trường,
phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai, công tác quốc phòng, tự vệ.
14. Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng tuyển dụng viên chức; Hội đồng
Thi đua - Khen thưởng; Hội đồng Kỷ luật; Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ của
Cục.
15. Quản lý cơ sở vật chất, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phương

tiện, điều kiện làm việc cho hoạt động của khối Cơ quan Cục; thực hiện công tác
cải tạo, sửa chữa, bảo dưỡng trụ sở của Cục.
16. Thực hiện công tác quản lý tài chính, kế toán theo trách nhiệm của
đơn vị dự toán cấp III gồm các phòng, văn phòng thuộc khối Cơ quan Cục.
17. Tham gia xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật; thực hiện các
chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế theo phân công của
Cục trưởng.
18. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định của Cục.
19. Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, lao động và tài sản được giao
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

10
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
theo quy định.
20. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Văn phòng
Văn phòng có Chánh Văn phòng và không quá 02 Phó Chánh Văn
phòng.
a) Chánh Văn phòng:
Chánh Văn phòng là người đứng đầu và lãnh đạo Văn phòng, chịu trách
nhiệm trước Cục trưởng về toàn bộ công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn được giao, kể cả khi phân công hoặc ủy nhiệm cho cấp phó. Điều
hành hoạt động, xây dựng quy chế làm việc của Văn phòng; ký các văn bản
hành chính theo phân công của Cục trưởng.
Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Chánh Văn phòng:
- Phụ trách chung và trực tiếp phụ trách một số lĩnh vực công tác của Văn

phòng; phân công, ủy nhiệm bằng văn bản cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách
một hoặc một số lĩnh vực công tác của Văn phòng. Theo yêu cầu điều hành
trong từng thời gian, Chánh Văn phòng có thể điều chỉnh lại sự phân công các
Phó Chánh Văn phòng;
- Lãnh đạo và điều hành hoạt động của Văn phòng và của các Phó Chánh
Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc Văn phòng;
- Giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được Cục
trưởng giao; xử lý những vấn đề liên quan đến công việc thuộc phạm vi phụ
trách của hai Phó Chánh Văn phòng mà đã được các Phó Chánh Văn phòng
cùng phối hợp xử lý nhưng còn có ý kiến khác nhau; chủ trì họp giao ban hàng
tuần, hàng tháng của Văn phòng;
- Có thể chỉ đạo để tập trung giải quyết dứt điểm những vấn đề tuy đã
phân công cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách nhưng do tầm quan trọng và
tính chất đặc biệt, đồng thời thông báo cho Phó Chánh Văn phòng phụ trách
biết, để cùng phối hợp;
- Trao đổi với Phó Chánh Văn phòng đã trực tiếp giải quyết công việc để
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

11
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
xử lý hoặc quyết định lại nếu trong quá trình giải quyết công việc thấy có vấn đề
mà Phó Chánh Văn phòng giải quyết chưa phù hợp với chủ trương đã thống nhất
của văn phòng hoặc cấp trên. Trong trường hợp đặc biệt, Chánh Văn phòng
quyết định điều chỉnh ngay, sau đó thông báo cho Phó Chánh Văn phòng phụ
trách lĩnh vực biết;
- Chủ động trình Cục trưởng và các Phó Cục trưởng các vấn đề thuộc

chức năng, nhiệm vụ được giao;
- Chánh Văn phòng thường xuyên giữ mối liên hệ với Bí thư Chi bộ Văn
phòng, Chủ tịch Công đoàn Văn phòng, Phân đoàn Đoàn Thanh niên Cộng sản
HCM Văn phòng; báo cáo trước cấp ủy Văn phòng về chương trình, kế hoạch
công tác của Văn phòng để cấp ủy xem xét và đưa vào Nghị quyết; xin ý kiến
cấp ủy Văn phòng trước khi quyết định về các vấn đề liên quan đến công tác tổ
chức cán bộ của Văn phòng; thường xuyên có kế hoạch làm việc để kiểm điểm
sự phối hợp công tác, giải quyết các đề xuất của các tổ chức này đối với công tác
của Văn phòng, tạo điều kiện để các tổ chức này hoạt động có hiệu quả.
b) Phó Chánh Văn phòng
Phó Chánh Văn phòng là người giúp việc Chánh Văn phòng, được Chánh
Văn phòng phân công phụ trách tổ chức chỉ đạo và thực hiện một hoặc một số
lĩnh vực hoạt động của Văn phòng; thay mặt Chánh Văn phòng xử lý công việc
được giao và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về những công việc đó.
Phạm vi và thẩm quyền giải quyết công việc của Phó Chánh Văn phòng:
- Chủ động giải quyết công việc được phân công, nếu có vấn đề liên quan
đến lĩnh vực của Phó Chánh Văn phòng khác thì trực tiếp trao đổi với Phó
Chánh Văn phòng đó để giải quyết. Trường hợp giữa các Phó Chánh Văn phòng
còn có ý kiến khác nhau thì báo cáo Chánh Văn phòng quyết định;
- Chỉ đạo, kiểm tra, đôn đốc các cơ quan, đơn vị chuẩn bị công việc thuộc
lĩnh vực được phân công phụ trách;
- Trực tiếp xử lý văn bản và ký công văn, ký phiếu trình Lãnh đạo Cục
thuộc lĩnh vực phụ trách;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

12
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Chủ động theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trực thuộc Cục thực
hiện đúng Chương trình công tác và Quy chế làm việc của Cục về các lĩnh vực
được phân công phụ trách; khi được yêu cầu có thể làm việc trực tiếp với lãnh
đạo Cục và tham dự các cuộc họp, làm việc của lãnh đạo Cục với các cơ quan,
đơn vị trực thuộc Cục, với các Bộ, ngành, địa phương, cá nhân, tổ chức có liên
quan để nắm và thực hiện ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Cục, sau đó báo cáo Lãnh
đạo Văn phòng những nội dung công việc quan trọng, liên quan đến trách nhiệm
của Chánh Văn phòng;
- Trường hợp phát hiện những văn bản do Văn phòng ban hành không phù
hợp với quyết định của Chánh Văn phòng hoặc của cấp trên thì báo cáo Chánh
Văn phòng đình chỉ việc thi hành văn bản, đồng thời đưa ra các biện pháp xử lý
kịp thời;
- Khi Chánh Văn phòng điều chỉnh sự phân công giữa các Phó Chánh Văn
phòng thì các Phó Chánh Văn phòng có trách nhiệm bàn giao nội dung công
việc, hồ sơ tài liệu liên quan cho người được phân công và báo cáo Chánh Văn
phòng;
- Trường hợp Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được
giao ủy quyền điều hành Văn phòng, không được phép ký văn bản có nội dung
trái với văn bản do Chánh Văn phòng đã giải quyết trước đó, không giải quyết
công việc mà Chánh Văn phòng không phân công hoặc không ủy nhiệm; báo
cáo Chánh Văn phòng những công việc trọng tâm đã giải quyết trong thời gian
Chánh Văn phòng ủy quyền.
c) Văn thư – Lưu trữ
- Thực hiện nhiệm vụ văn thư; xây dựng lịch tuần của Lãnh đạo Cục
- Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trước khi được phát hành
- Làm thủ tục đi bưu điện gửi công văn cho các cơ quan ngoài Bộ
- Cập nhật các văn bản có thời hạn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng
thời gian
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm văn bản theo yêu cầu của

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

13
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Cục
- Thực hiện nhiệm vụ thủ quỹ của Cục; chuẩn bị khánh thiết cho các cuộc
hội họp, hội nghị, công đoàn văn phòng
d) Văn phòng 1 cửa
- Thực hiện nhiệm vụ thuộc văn phòng một cửa
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan trong công tác công
đoàn Cục
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến công tác Đảng
của Đảng ủy Cục, Chi bộ văn phòng
e) Chuyên viên hợp tác quốc tế
- Xây dựng các báo cáo, kế hoạch hoạt động , xử lý các văn bản liên quan
đến lĩnh vực hợp tác quốc tế
- Báo cáo và phiên dịch tài liệu, các cuộc họp liên quan đến hợp tác quốc
tế
- Chuẩn bị tài liệu và tham gia các buổi làm việc với các chuyên gia nước
ngoài, các buổi làm việc liên quan đến hợp tác quốc tế
f) Chuyên viên tổng hợp
- Tham mưu giúp Lãnh đạo văn phòng theo dõi, đôn đốc các đơn vị trực
thuộc Cục thực hiện chương trình, kế hoạch, nhiệm vụ công tác của văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến tổ chức cán bộ,
các chế độ chính sách về tiền lương cho cán bộ, công chức, viên chức và người
lao động

- Thực hiện nhiệm vụ và xử lý các văn bản liên quan đến thi đua khen
thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế
g) Phụ trách kế toán văn phòng
- Thực hiện nhiệm vụ tham mưu và quản lý các nguồn tài chính của khối
văn phòng Cục, xử lý các văn bản liên quan trong lĩnh vực tài chính
- Xây dựng kế hoạch và thực hiện nhiệm vụ chi tiêu, mua sắm tài sản cho
khối văn phòng Cục, thanh quyết toán
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

14
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Tham mưu và thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản công
h) Chuyên viên kế toán
- Thực hiện công tác giao dịch chứng từ với Kho bạc, Ngân hàng
- Phối hợp hướng dẫn thủ tục thanh toán cho cán bộ
- Thực hiện tổng hợp báo cáo giải ngân hàng tháng, quý, năm
- Báo cáo thu phí lệ phí, báo cáo thuế hàng tháng.
i) Đội xe
- Trực xe theo lịch phân công hàng tháng, đảm bảo thông xe 24/24h
- Thực hiện công việc đột xuất do lãnh đạo Cục, lãnh đạo văn phòng giao
3. Văn phòng có con dấu và tài khoản riêng, được mở tài khoản tại Kho
bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật.
Sơ đồ tổ chức bộ máy văn phòng: phục lục 02
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng Cục công nghệ thông tin.
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng

1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho cơ quan
Văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong các cơ quan, chức năng
của văn phòng đóng vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, văn phòng là bộ
máy làm việc tổng hợp và trực tiếp phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là
địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ
thuật cho hoạt động chung cho toàn cơ quan.
* Chức năng chính của văn phòng là tham mưu - tổng hợp và hậu cần
giúp việc cho lãnh đạo Cục có hướng đi đúng nhất, có kế hoạch cụ thể, quản lý
chặt chẽ các quy trình công việc, đôn đốc thúc đẩy tiến độ làm việc hiệu quả. Bộ
phận văn phòng được ví như cầu nối liên kết các phòng ban đơn vị với nhau, tạo
trình thể nhất định giữa lãnh đạo với các phòng ban. Bên cạnh đó văn phòng có
trách nhiệm theo dõi giám sát các công việc của các phòng ban để chương trình
được hoàn thiện theo kế hoạch hay xúc tiến những công việc còn tồn đọng, tránh
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

15
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
những sai sót mất mát. Bác Hồ đã từng nói: “Công tác văn phòng có tầm quan
trọng đặc biệt, giúp cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ văn phòng nắm
tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết không đúng”, tình trạng khi đưa ra những
quyết định quản lý sai hay còn thiếu sót sẽ càng trở nên nghiệm trọng hơn khi
không kịp giải quyết các vấn đề đó, nhất là đối với các cơ quan Trung Ương, cơ
quan lớn sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đối với xã hội, đối với người dân.
- Tham mưu - tổng hợp là các công việc giúp thủ trưởng chỉ đạo và trực
tiếp kiểm tra, bảo đảm điều kiện vật chất và các trang thiết bị phục vụ hoạt động

của Cục và đơn vị sự nghiệp trực thuộc Cục theo phân công, phân cấp. Là đầu
mối giúp lãnh đạo xử lý công việc hàng ngày; phối hợp điều hòa chương trình
công tác của Cục trưởng và các Phó Cục trưởng; một số hoạt động của Cục để
thực hiện quy chế làm việc, chương trình công tác. Lập kế hoạch tài chính, dự
toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối mức kinh phí, báo cáo kế
toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lương tiền thưởng chi tiêu nhiệm
vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng.
- Công tác hậu cần là tham gia tổ chức các cuộc Hội nghị của Cục, các
cuộc họp nội bộ hay với đối tác khách mời, tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ
nghi, lễ tân, tiếp khách một cách khoa học văn minh. Tổ chức giao tiếp đối nội,
đối ngoại; giúp Cục trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối
giữa cơ quan mình với các cơ quan, tổ chức khác cũng như với nhân dân nói
chung. Mua sắm các trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật
chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan; bảo đảm các yêu cầu hậu cần
cho hoạt động và công tác của cơ quan. Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo
vệ sức khỏe, bảo vệ trật tự an toàn của cơ quan.
Ví dụ như việc xây dựng lịch công tác tuần cho lãnh đạo Cục, văn phòng
phải chuẩn bị các lịch trình cho lãnh đạo một cách khoa học, các công việc
không chồng chéo, luôn cập nhật và thay đổi theo yêu cầu của lãnh đạo, thông
báo cho các đơn vị, phòng ban về lịch và cũng như sự thay đổi lịch trình sao cho
lịch công tác của lãnh đạo Cục được khớp với khung thời gian công tác của lãnh
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

16
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đạo Bộ. Bố trí cán bộ, phòng ban xử lí, bố trí công việc, nhân sự có liên quan.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

17
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.2: Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường
kỳ của Cục:
a) Quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ:
B1. Trên cơ sở các chủ trương, hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi
trường, của Lãnh đạo Cục, Văn phòng gửi công văn đề nghị các đơn vị thuộc
Cục gửi chương trình công tác của đơn vị mình;
B2. Các đơn vị đăng ký chương trình công tác của đơn vị mình bằng văn
bản, gửi về Văn phòng Tổng cục;
B3. Văn phòng tổng hợp và xây dựng bản dự thảo gửi về các đơn vị;
B4. Các đơn vị cho ý kiến, bổ sung nếu cần thiết;
B5. Văn phòng hoàn chỉnh, trình Lãnh đạo Cục duyệt và ký ban hành.
- Chương trình công tác năm của Cục:
Văn phòng chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan thuộc Cục xây dựng
chương trình công tác năm của Cục
Trước ngày 12 tháng 10 hàng năm, trên cơ sở kế hoạch 5 năm, những yêu
cầu, nhiệm vụ đặt ra và hướng dẫn của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Văn
phòng gửi công văn đề nghị các đơn vị trực thuộc Cục kiểm điểm việc chỉ đạo,
điều hành công tác năm; xây dựng các định hướng, nhiệm vụ, giải pháp lớn của
từng lĩnh vực công tác và đăng ký danh mục các công việc, đề án, dự án bao
gồm cả đề án, dự án xây dựng văn bản quy phạm pháp luật vào chương trình
công tác năm sau;

Trước ngày 20 tháng 10 các đơn vị gửi Văn phòng bản báo cáo kiểm điểm
chỉ đạo, điều hành của đơn vị và danh mục công việc, đề án, dự án cần trình bộ
trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường và trình Cục trưởng trong năm sau;
Trên cơ sở danh mục công việc, đề án, dự án đăng ký của các đơn vị, Văn
phòng dự thảo chương trình công tác năm của Cục, phối hợp với Vụ Kế hoạch
Tài chính xây dựng danh mục các công việc, đề án, dự án trong năm sau, trình
Lãnh đạo Cục xem xét, cho ý kiến chỉ đạo trước ngày 30 tháng 10 hàng năm.
Trước ngày 05 tháng 11 hàng năm, Văn phòng tổng hợp trình Cục trưởng ký gửi
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

18
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Bộ Tài nguyên và Môi trường đăng ký những công việc của Cục đưa vào
Chương trình công tác của Bộ;
Chậm nhất 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được chương trình công tác
năm của Bộ Tài nguyên và Môi trường, Văn phòng phối hợp với các đơn vị có
liên quan để cụ thể hóa, hoàn chỉnh chương trình công tác năm của Tổng cục;
Chánh Văn phòng trình Cục trưởng ký ban hành chương trình công tác
năm, gửi Thủ trưởng đơn vị thuộc Cục để thực hiện, đồng thời gửi Đảng ủy,
Công đoàn, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh, Hội Cựu chiến binh Cục
để phối hợp, chỉ đạo, tổ chức thực hiện.
Việc điều chỉnh chương trình công tác được thực hiện trên cơ sở chỉ đạo,
điều hành của Cục trưởng và đề nghị của Thủ trưởng các đơn vị thuộc Cục.
- Chương trình công tác 6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm:
Chậm nhất là ngày 05 tháng 12 của năm trước các đơm vị gửi Văn phòng
dự kiến chương trình công tác 6 tháng đầu năm và chậm nhất là ngày 05 tháng 6

hàng năm các đơm vị phải gửi Văn phòng dự kiến chương trình công tác 6 tháng
cuối năm, những công việc bổ sung hoặc có sự điều chỉnh về thời gian để tổng
hợp báo cáo Lãnh đạo Cục. Quá hạn trên, đơn vị nào không gửi coi như đơn vị
đó không có nhu cầu điều chỉnh;
Chậm nhất là ngày 08 tháng 12 của năm trước, Văn phòng tổng hợp
chương trình công tác 6 tháng đầu năm sau của Cục (chậm nhất là ngày 08 tháng
6 hàng năm đối với chương trình công tác 6 tháng cuối năm), trrình Cục trưởng
xem xét, quyết định.
- Chương trình công tác quý:
Chậm nhất là ngày 05 của tháng cuối quý, các đơn vị gửi dự kiến chương
trình công tác quý sau cho Văn phòng, những công việc bổ sung hoặc có sự hiều
chỉnh về thời gian để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Cục. Quá thời hạn trên, đơn vị
nào không gửi, coi như đơn vị đó không có nhu cầu điều chỉnh.
Chậm nhất là ngày 08 của tháng cuối quý, Văn phòng tổng hợp chương
trình công tác quý sau của Cục, trình Cục trưởng xem xét, quyết định. Những
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

19
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
vấn đề trình Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường, nếu có sự thay đổi về thời
gian, Văn phòng phải có văn bản trình Lãnh đạo Cục ký trước ngày 10 của tháng
cuối quý để đề nghị Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường cho phép điều
chỉnh. Chỉ sau khi được Bộ trưởng chấp nhận, các đơn vị mới được thực hiện
theo tiến độ mới.
- Chương trình công tác tháng:
Chậm nhất là ngày 10 hàng tháng, các đơn vị gửi dự kiến chương trình

công tác tháng sau cho Văn phòng để tổng hợp;
Chậm nhất là ngày 15 hàng tháng, Văn phòng tổng hợp chương trình công
tác tháng sau của Cục, trình Cục trưởng xem xét, quyết định và thông báo cho
các đơn vị.
Chương trình công tác tháng 01 được thể hiện trong chương trình công tác
quý I và chương trình công tác của năm trước;
Chương trình công tác tháng đầu quý sau được thể hiện cụ thể trong
chương trình công tác quý trước.
- Lịch công tác tuần của Lãnh đạo Cục:
Căn cứ chương trình công tác tháng của Cục, lịch làm việc tuần của Lãnh
đạo Bộ và sự chỉ đạo của Tổng cục trưởng, Văn phòng phối hợp với các đơn vị
có liên quan xây dựng lịch công tác tuần, trình Lãnh đạo Cục duyệt và gửi các
đơn vị vào đầu giờ sáng thứ 2 hàng tuần, đồng thời đưa lên trang thông tin điện
tử của Cục để các đơn vị chủ động trong việc xây dựng và thực hiện lịch công
tác của đơn vị mình.
Lãnh đạo các đơn vị có trách nhiệm căn cứ lịch làm việc tuần của Lãnh
đạo Cục để chuẩn bị nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp do Lãnh đạo Bộ
hoặc Lãnh đạo Cục chủ trì, bố trí Lãnh đạo đơn vị dự họp.
Khi có sự thay đổi lịch làm việc tuần của Lãnh đạo Cục, Văn phòng kịp
thời cập nhật thông tin trên trang thông tin điện tử của Cục và thông báo bằng
văn bản hoặc điện thoại cho các đơn vị có liên quan biết để thực hiện.
- Chương trình công tác của các đơn vị trực thuộc Cục:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

20
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Căn cứ chương trình công tác của Cục và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
được giao, các đơn vị xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của đơn vị và tổ
chức thực hiện. Chương trình phải xác định rõ trách nhiệm đến từng cán bộ,
công chức trong đơn vị; đồng thời thể hiện rõ lịch trình thực hiện công việc, bảo
đảm tiến độ trình Lãnh đạo cấp trên xem xét theo chương trình công tác của
Cục; lịch công tác hàng tuần của Lãnh đạo đơn vị phải được đưa lên trang thông
tin điện tử của Cục, gửi qua hộp thư điện tử cá nhân của Cục trưởng, Phó Cục
trưởng phụ trách và hộp thư điện tử của Văn phòng.
Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, tạo
điều kiện để đơn vị hoàn thành chương trình kế hoạch công tác. Trường hợp do
những khó khăn chủ quan, khách quan không hoàn thành được công việc theo
kế hoạch đã xác định, phải kịp thời báo cáo Phó Cục trưởng phụ trách lĩnh vực
và thông báo cho Văn phòng biết để điều chỉnh chương trình chung và tìm giải
pháp khắc phục.
b) Sơ đồ quy trình xây dựng: Phụ lục 03
1.3: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị của Cục công nghệ thông tin.
Tổ chức hội nghị là một hoạt động quan trọng để tổ chức thực hiện
chương trình công tác của cơ quan. Các hội nghị thường có quy mô lớn đông
người tham dự, nội dung nhiều về khối lượng vừa khái quát tổng hợp hoặc
chuyên sâu về nội dung. Đầu tư nhiều về kinh phí. Việc tổ chức có khó khăn
hơn rất nhiều so với các cuộc họp thông thường khác nên cán bộ Văn phòng
đóng vai trò không nhỏ vào thành công của mỗi hội nghị.
a. Chuẩn bị cuộc họp
- Đơn vị chủ trì Cuộc họp phải lập kế hoạch tổ chức. Căn cứ vào kế
hoạch, Văn phòng có trách nhiệm giúp Cục trưởng theo dõi, đôn đốc các đơn vị
chuẩn bị công việc được phân công, đúng tiến độ, đúng thời gian.
- Trong cuộc họp cần phải chuẩn bị các văn bản như báo cáo, tờ trình, đề
án, dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, tài liệu tham khảo có liên quan tới vấn
đề họp...
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

21
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm kiến nghị với thủ trưởng về chương
trình làm việc, thành phần đại biểu mời dự và chuyển đến đại biểu những tài liệu
như: công văn triệu tập, chương trình, báo cáo, giấy mời và văn bản khác (nếu
có). Thuộc trách nhiệm của mình, Văn phòng phải chuẩn bị đầy đủ, tốt nhất cơ
sở vật chất đảm bảo cho cuộc họp thành công.
b. Trong quá trình cuộc họp
- Lãnh đạo văn phòng chủ trì bắt đầu cuộc họp, cung cấp kịp thời tình
hình đại biểu dự cuộc họp để phục vụ việc điều hành;
- Văn phòng theo dõi diễn biến cuộc họp, cử người làm công tác thường
trực cuộc họp để giải quyết việc đột xuất sảy ra trong quá trình trao đổi, cử cán
bộ ghi biên bản, tổng hợp các ý kiến để phục vụ cho tổng kết.
c. Sau khi cuộc họp kết thúc
- Văn phòng đề xuất với thủ trưởng nội dung và hình thức thông báo kết
quả cuộc họp.
- Văn phòng đôn đốc, nhắc nhở đơn vị chủ trì tổ chức cuộc họp đó hoàn
thành hồ sơ theo quy định, thanh quyết toán kinh phí cuộc họp
- Căn cứ vào kết luận cuộc họp, Lãnh đạo Văn phòng tổ chức bổ sung
những việc cuộc họp đề ra vào chương trình công tác của cơ quan.
* Sơ đồ hóa công tác tổ chức hội nghị cho Cục: phụ lục số 04
Lập hồ sơ hội nghị:
Mục lục văn bản hồ sơ hội nghị: Trên thực tế, kết thúc một cuộc hội thảo,
hội nghị, Văn phòng không tiến hành lập danh mục hồ sơ hội nghị, mà các văn
bản do đơn vị nào chuẩn bị thì kết thúc hội nghị đơn vị đó giữ, điều này gây khó

khăn rất lớn cho việc tra tìm văn bản cũng như rất dễ gây thất lạc văn bản.
Nhận thấy vấn đề bất cập này, tôi đã đề xuất với Trưởng phòng Hành
chính – Văn thư, lưu trữ tiến hành tập hợp văn bản và lập thành hồ sơ công việc
của mỗi cuộc hội nghị, hội thảo, đồng thời phân công người có trách nhiệm lập
và bảo quản hồ sơ.

Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

22
Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Hồ sơ hội nghị triển khai ứng dụng công nghệ thông tin
Số, ký hiệu
STT

Văn bản

1

18/QĐ-CNTT

2
3
4
5
6

54/KH-CNTT
68/BC-CNT
101/TB-CNT
82/CNTT-VP
103/CNTT-VP

7

104/TB-

8

CNTT
108/GM-

9

CNTT
150/BB-

10

CNTT
155/TB-

Ngày,
Tháng
VB
05/4

Tác giả
văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

tờ

Thành lập ban tổ chức hội

02

08/4

nghị ƯDCNTT
Kế hoạch tổ chức hội nghị

03

15/4

ƯDCNTT
Báo cáo nội dung triển khai 02

16/4

hội nghị ƯDCNTT
Thông báo tổ chức hội nghị 01

20/4

ƯDCNT
V/v chuẩn bị tổ chức hội

03

26/4

nghị ƯDCNTT
V/v tổ chức hội nghị

01

26/4

ƯDCNTT
V/v mời tham luận hội

01

chú

nghị ƯDCNTT
Giấy mời tham dự hội nghị 01

26/4

ƯDCNTT
Biên bản hội nghị

06/5

03

ƯDCNTT
Thông báo kết quả hội nghị 02

08/5

CNTT
11

Số Ghi

về ƯDCNTT
Thư cảm ơn

08/5

01

1.4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo Cục
Quy trình tổ chức chuyến đi công tác của lãnh đạo Cục bao gồm các công
việc chính sau:
 Xây dựng kế hoạch chuyến đi công tác
Trước mỗi chuyến đi, đơn vị chủ trì phải lập kế hoạch chuyến đi. Phải xác
định rõ mục đích, nội dung công việc, điểm đến, thời gian, thành phần, phương
tiện và dự trù kinh phí.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thu Linh

23

Lớp: CĐ Quản trị Văn phòng K7A