Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND – UBND huyện sóc sơn

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng
MỤC LỤC

MỤC LỤC................................................................................................................1
PHỤ LỤC................................................................................................................2
LỜI MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG..............................................3
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN............................................................................3
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Sóc Sơn..............................................................................................................3
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn............3
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn...............................8
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng HĐND –
UBND huyện Sóc Sơn.......................................................................................8
1. Vị trí, chức năng..................................................................................8
2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................9
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn
.........................................................................................................................10
4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng...................................11
III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
của UBND huyện Sóc Sơn..............................................................................13
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng...........................................13
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần.............................................13
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn.............................................................15
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc hội nghị của UBND huyện Sóc
Sơn...................................................................................................................16
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ

quan.................................................................................................................17
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hóa công sở của UBND huyện Sóc Sơn.....................................17
2. Khảo sát về công tác văn thư............................................................19
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn.....19
2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong
việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan......................................20
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ......................21
Phần II....................................................................................................................21
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN. 21
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND
huyện Sóc Sơn.................................................................................................21
2. Soạn thảo công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyên Sóc Sơn.......26
3. Soạn thảo quy chế văn hóa công sở của UBND huyện Sóc Sơn......42
4. Xây dựng quy trình tổ chức Hội nghị cho cơ quan...........................48
5. Xây dựng mô hình Văn phòng hiện đại............................................49
6. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của UBND huyện
Sóc Sơn. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm........................................................52
6.2. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm.....................................................54
Phần III..................................................................................................................54
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT Ý KIẾN...................................................................54

I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công
tác hành chính văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn....................................54
1. Công tác văn phòng...........................................................................54
2. Công tác văn thư, lưu trữ...................................................................56
2.2. Công tác lưu trữ..............................................................................57
II. Đề xuất những giải pháp đối với cơ quan thực tập...........................58
1. Cấp lãnh đạo:.....................................................................................58
2. Công tác văn phòng...........................................................................58
3. Công tác văn thư...............................................................................59
4. Công tác lưu trữ.................................................................................60
KẾT LUẬN............................................................................................................62
PHỤ LỤC.................................................................................................................1
PHỤ LỤC

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng
LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, trong xu hướng đổi mới đất nước toàn diện công nghiệp hóa –
hiện đại hóa toàn cầu trên tất cả các nghành, các lĩnh vực đều không ngừng phấn
đấu góp phần xây dựng đất nước và đáp ứng nhu cầu xã hội trong thời kỳ đổi mới.
Văn phòng ngày càng chứng tỏ được tầm quan trọng của mình trong sự hình thành
và phát triển của một cơ quan, tổ chức. Văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin,
là bộ máy tham mưu, giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý điều

hành. Vì vậy, văn phòng là một công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi
cơ quan, đơn vị, giữ vai trò quan trọng trong sự phát triển của đất nước.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn phòng với hoạt động quản
lý lãnh đạo trong yêu cầu hiện nay, kết hợp với các hệ thống cơ sở lý luận hàng
năm trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên các khóa có cơ hội được
kiến tập, thực tập thực tế giúp sinh viên có cái nhìn khái quát hơn về những công
việc sẽ làm trong tương lai cũng như là nâng cao hiệu quả chất lượng trong công
tác đào tạo của trường. Không chỉ đối với hầu hết các sinh viên mà riêng với bản
thân em thực tập có ý nghĩa rất lớn. Qua thời gian 02 tháng được thực tập tại
UBND huyện Sóc Sơn từ ngày 09/03/2015 đến ngày 29/04/2015, tuy rằng thời
gian không nhiều nhưng đã giúp em củng cố những kiến thức đã học trên lớp vào
thực tiễn, nhận biết được khả năng của mình để từ đó phát huy những điểm mạnh
và khắc phục những điểm yếu, nâng cao kĩ năng nghiệp vụ của bản thân, tiếp xúc
với môi trường làm việc thực tế giúp em tránh khỏi sự bỡ ngỡ sau khi ra trường.
Bên cạnh đó em cũng nhận thấy rằng thực tập là một trải nghiệm tuyệt vời khi đã
cho em học hỏi thêm nhiều điều bổ ích không chỉ là những kiến thức được học trên
lớp mà còn là kiến thức trên đường đời về kĩ năng sống, kĩ năng giao tiếp ứng xử
của bản thân, là bước đệm giúp em chuẩn bị vững vàng kiến thức cũng như tâm lý
cho công việc sau này.
Con đường dẫn đến thành công không bao giờ trải đầy hoa hồng cũng chính
vì vậy trong quá trình thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn em đã gặp phải không ít
khó khăn. Những kiến thức mà em được học trên lớp chủ yếu là qua lý thuyết sách
vở, chưa có kinh nghiệm thực tiễn vì vậy mắc sai xót là điều không thể tránh khỏi,
kĩ năng giao tiếp của bản thân còn yếu là rào cản lớn đối với em. Tuy nhiên bên
cạnh những khó khăn vướng mắc thì cũng có không ít thuận lợi đó là em luôn nhận
được sự hướng dẫn và chỉ bảo tận tình của các cán bộ trong cơ quan. Các anh chị
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

1

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

luôn tạo môi trường hòa đồng thân thiện giúp em dễ dàng hòa nhập với môi trường
mới, luôn động viên nhắc nhở để em có thể hoàn thành tốt mọi công việc.
Gần 2 tháng thực tập tại UBND huyện Sóc Sơn, em nhận thấy công tác văn
phòng không đơn giản như những gì em học trên sách vở, từ đó em có sự so sánh,
đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn. Những vấn đề mà em nghiên cứu và tìm hiểu
đã được sắp xếp tương ứng với các phần của báo cáo, cụ thể như sau:
Phần I. Khảo sát về công tác văn phòng của UBND huyện Sóc Sơn
Phần II. Nghiệp vụ hành chính của UBND huyện Sóc Sơn
Phần III. Kết luận và đề xuất kiến nghị
Phần IV. Phụ lục
Trong quá trình thực tập, em đã nhận được sự hướng dẫn tận tình, sự động
viên, giúp đỡ, chia sẻ của các thầy cô giáo trong khoa Quản trị văn phòng; bên
cạnh đó phải kể đến sự chỉ bảo, giúp đỡ nhiệt tình của các cô chú, anh chị cán bộ ở
văn phòng đã tao điều kiện, niềm tin cho bản than em hoàn thành tốt công việc.
Qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo Uỷ ban nhân dân
huyện Sóc Sơn chủ tịch Vương Văn Bút, chánh văn phòng Đỗ Thu Nga đã tiếp
nhận em về cơ quan kiến tập. Em xin cảm ơn anh Trần Kiên, chị Hoàng Thị Thu
Linh, anh Đặng Minh Quý là các cán bộ văn phòng đã truyền đạt cho em những
kiến thức quý báu về kĩ năng nghiệp vụ như: soạn thảo văn bản, cách tổ chức 01
cuộc hội nghị… Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô của khoa Quản
trị văn phòng đã cho em những hệ thống lý thuyết và cơ sở lý luận phục vụ thiết
thực đợt thực tập này.
Mặc dù bản thân đã có nhiều cố gắng nhưng do còn nhiều hạn chế về kinh

nghiệm và thời gian cho nên Báo cáo của em sẽ không tránh khỏi những thiếu sót,
em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô để bản báo cáo được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 25 tháng 4 năm 2015
SINH VIÊN

Nguyễn Thị Ngọc Hân
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

2

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
CỦA UBND HUYỆN SÓC SƠN
I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện
Sóc Sơn
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Sóc Sơn
* Chức năng của UBND huyện Sóc Sơn
UBND huyện Sóc Sơn là do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của
HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ

trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực
hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung
ương tới cơ sở.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
+ Trong lĩnh vực kinh tế

Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân
dân huyện thông qua để trình UBND tỉnh phê duyệt; tổ chức và kiểm tra việc thực
hiện kế hoạch đó;
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách
địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách
địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần
thiết trình HĐND huyện quyết định và báo cáo UBND, cơ quan tài chính cấp trên
trực tiếp;
Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra UBND xã, thị
trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của HĐND xã, thị
trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;
Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

3

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

+ Trong lĩnh vực nông – lâm – ngư nghiệp, thủy lợi và đất đai

Xây dựng, trình HĐND huyện thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện
các chương trình đó;
Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế,
phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển
ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải
quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi
vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
+ Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, UBND huyện thực

hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát
triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ
ở các xã, thị trấn;
Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản
xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông,
lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND tỉnh.
+ Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.

Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra
việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động

thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,
dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

4

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ sở
theo sự phân cấp;
Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện
pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và
quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
+ Trong lĩnh vực văn hóa, thông tin, giáo dục, y tế, xã hội và thể dục thể
thao.
Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể
dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được

cấp có thẩm quyền phê duyệt;
Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập
giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức
các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ
đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi
cử;
Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo
vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa
phương quản lý;
Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá
gia đình;
Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề
y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất sản phẩm;
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ
chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện,

nhân đạo.
+ Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ sản
xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và chất
lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn huyện; ngăn
chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại địa phương.
+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, UBND
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang và
quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản
lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,
công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập ngũ,
giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường hợp vi
phạm theo quy định của pháp luật;
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực
hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi
vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý hộ
khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an
ninh, trật tự, an toàn xã hội.
+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

6

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch,
dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,
vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo;
quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công
dân ở địa phương;
Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng, tôn
giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp luật
và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
+Trong việc thi hành pháp luật, UBND huyện thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau đây:
Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước
cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp;
Tổ chức thực hiện và chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp bảo
vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế,
bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền và lợi ích hợp
pháp khác của công dân;

Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
+Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
UBND huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu HĐND theo quy
định của pháp luật;
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

7

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND cấp mình theo hướng dẫn của UBND cấp trên;
Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp của
Uỷ ban nhân dân cấp trên;
Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính ở
địa phương trình HĐND cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét, quyết định.
2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND huyện Sóc Sơn
(Xem phụ lục 01)
UBND huyện bao gồm:

- Thường trực HĐND huyện: 01 Chủ tịch UBND huyện; 03 Phó Chủ tịch.
- Các phòng thuộc UBND huyện: Phòng Thanh tra; Phòng Nội vụ; Phòng
Tư pháp; Phòng Giáo dục – Đào tạo; Phòng Tài chính – Kế hoạch; Phòng Y tế,
Phòng Công thương; Phòng Văn hóa – Thông tin; Phòng Tài nguyên – Môi
trường; Văn phòng HĐND – UBND; Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất;
Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội; Phòng Nông nghiệp.
II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu của văn phòng HĐND –
UBND huyện Sóc Sơn
1. Vị trí, chức năng
* Chức năng của văn phòng
Văn phòng UBND huyện Sóc Sơn là cơ quan chuyên môn, là bộ máy giúp
việc của UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện; có chức năng tham mưu - tổng
hợp giúp cho UBND huyện tổ chức các hoạt động chung của UBND huyện; tham
mưu giúp Chủ tịch UBND huyện và các Phó chủ tịch chỉ đạo, điều hành các hoạt
động chung của bộ máy cơ quan; giúp UBND huyện điều hoà, phối hợp các hoạt
động chung của các phòng, ban, đơn vị, UBND các xã, thị trấn; bảo đảm cung cấp
thông tin phục vụ cộng tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của UBND huyện, chủ tich
UBND huyện và thông tin cho công chúng theo quy định của pháp luật; đảm bảo
các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của UBND huyện Sóc Sơn.
Văn phòng có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu của lãnh đạo, quản lý
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

8

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo UBND huyện Sóc
Sơn và đảm bảo cơ sở vật chất cho UBND huyện hoạt động. Chức năng của văn
phòng được thể hiện ở hai loại công tác:
- Công tác tham mưu tổng hợp: Công tác này, văn phòng phải là người
nghiên cứu, tổng hợp, xử lý tài liệu và đề xuất ý kiến với lãnh đạo cơ quan để lãnh
đạo phê duyệt, tổ chức cộng việc, điều hành và quản lý bộ máy thực hiện chức
năng nhiệm vụ của UBND theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Công tác hậu cần: Văn phòng là bộ phận chịu trách nhiệm quản lý sử dụng
và mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất cho cơ quan, văn phòng vừa nghiên
cứu, đề xuất ý kiến, tham mưu cho lãnh đạo về tình hình cơ sở vật chất cho cơ
quan để cơ quan đạt được hiệu quả trong công tác.
Tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau vè đều nhằm phục
vụ nhu cầu thực hiện công tác trong hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của lãnh
đạo UBND huyện Sóc Sơn.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn
 Công tác tham mưu - tổng hợp
- Trình Thủ trưởng cơ quan chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàng
tuần, tháng, quý, sáu tháng và cả năm của UBND huyện Sóc Sơn theo quy định
của pháp luật.
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ cộng tác lãnh đạo,
chỉ đạo, điều hành của UBND và Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật.
Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất được giao theo quy định
của pháp luật.
- Giúp UBND và Chủ tịch UBND giữ mối quan hệ phối hợp công tác với
Huyện uỷ , HĐND huyện, Ủy ban Mặt trận tổ quốc và các đoàn thể.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
UBND; theo dõi, đôn đốc các trạm. Công tác soạn thảo, chuẩn bị các đề án được
phân công phụ trách.
- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản trình UBND,

Chủ tịch UBND; chịu trách nhiệm kiểm tra, rà soát trình tự thủ tục, thể thức văn
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

9

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

bản trước khi trình UBND và Chủ tịch UBND xem xét quyết định.
- Theo dõi, đôn đốc giúp UBND kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của
UBND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND.
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND; các văn
bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.
- Kiểm soát thủ tục hành chính, tiếp nhận và xử lý các đơn thư của cá nhân,
tổ chức về quy định hành chính thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của UBND,
Chủ tịch UBND theo quy định của pháp luật. Phối hợp với văn phòng tiếp công
dân giúp Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận và
giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định.
- Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của UBND, Chủ
tịch và các Phó chủ tịch.
- Quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hiện
hành của pháp luật.
- Quản lý tổ chức cán bộ, công chức viên chức, người lao động; xây dựng
quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức viên chức của Văn
phòng.
- Giải quyết khiếu nại tố cáo; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng;

thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong phạm vi của văn phòng theo quy định
của pháp luật.
- Lập dự trù kinh phí hàng năm của Ủy ban nhân dân.
 Công tác hậu cần
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của UBND
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy
định của pháp luật.
3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND huyện Sóc Sơn
- 01 Chánh văn phòng
- 02 Phó Chánh văn phòng
- 10 chuyên viên
- 06 lái xe
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND
(xem phụ lục 02)
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

10

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

4. Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng
a) Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng Đỗ Thu Nga
- Là thủ trưởng Văn phòng, lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vực
công tác của Văn phòng theo chức năng, nhiệm vụ và qui chế làm việc của Văn

phòng; chịu trách nhiệm trước UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện về hoạt động
của Văn phòng. Điều phối hoạt động của các Phó Văn phòng, các bộ phận trong
Văn phòng để đảm bảo bộ máy hoạt động hiệu quả.
- Chịu trách nhiệm tham mưu xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác
hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng và hàng năm của UBND huyện, các báo cáo của
UBND huyện tại các kỳ họp của Huyện uỷ, HĐND huyện, các báo cáo thường kỳ,
đột xuất với UBND Thành phố theo sự phân công của UBND, Chủ tịch và các Phó
Chủ tịch UBND huyện. Giúp Thường trực HĐND huyện trong tổ chức các kỳ họp
và các hoạt động thường kỳ của Thường trực và các Ban của HĐND.
- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành chung,
truyền đạt, thông báo các nội dung chỉ đạo của Chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực Chủ tịch phụ trách và khi có yêu cầu. Trực tiếp tham mưu hoặc phân công
lãnh đạo, chuyên viên Văn phòng tham mưu cho Chủ tịch UBND huyện trong các
lĩnh vực tổ chức, cán bộ, an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, quốc phòng, cải
cách hành chính, thi đua khen thưởng, công tác đối nội, đối ngoại, tài chính, ngân
sách, tiếp dân và giải quyết khiếu nại tố cáo, trong phối hợp công tác giữa UBND
huyện với Huyện uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban MTTQ, các đoàn thể chính trị xã hội. Trực tiếp tham mưu cho UBND huyện trong công tác Dân tộc, ứng dụng
CNTT trong công tác chỉ đạo, điều hành của UBND huyện.
- Phân công các Phó Văn phòng, chuyên viên trực tiếp tham mưu cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác
của UBND huyện.
- Là người phát ngôn của UBND huyện; trao đổi, cung cấp thông tin cho báo
chí theo thẩm quyền; đề nghị các phòng ban chuyên môn cung cấp, trả lời các vấn
đề báo chí nêu thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

11

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

- Thực hiện nhiệm vụ theo uỷ quyền của Chủ tài khoản - Thủ trưởng cơ
quan ký duyệt các hợp đồng, chứng từ thanh toán của Văn phòng và các phòng
ban, đoàn thể sử dụng tài khoản của UBND huyện; chịu trách nhiệm tham mưu
cho Chủ tịch và Chủ tài khoản việc đảm bảo ngân sách cho các hoạt động của cơ
quan UBND huyện, các phòng ban, đoàn thể.
- Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ, bộ phận công nghệ thông tin; phụ trách
các lĩnh vực do các Phó Văn phòng phụ trách khi các Phó Văn phòng vắng mặt, đi
công tác.
b) Phó văn phòng
* Phó Văn phòng Dương Văn Thay
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công
tác sau:
+ Khối Văn hoá - Xã hội (bao gồm các lĩnh vực giáo dục - đào tạo, dạy
nghề, lao động, chính sách xã hội, y tế, dân số - kế hoạch hoá gia đình, văn hoá
thông tin, thể dục thể thao, gia đình, trẻ em).
+ Các nhiệm vụ do Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối văn hoá - xã
hội làm trưởng ban chỉ đạo.
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu, giúp việc cho Thường trực HĐND
huyện.
- Giúp Chánh Văn phòng điều hành công tác hành chính trong Văn phòng;
trực tiếp phụ trách các bộ phận: bảo vệ, lái xe; điều phối hoạt động của các bộ phận
này đảm bảo các điều kiện, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện, các
phòng ban cơ quan UBND huyện; bảo vệ và quản lý tài sản trong cơ quan; theo dõi
và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách.

- Phụ trách công tác tiếp dân
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
* Phó Văn phòng Trần Thị Thu Nhung
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện (trực tiếp cho Chủ
tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện) trong chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực thuộc
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

12

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

khối kinh tế nông lâm nghiệp - thuỷ sản, khoa học công nghệ và các nhiệm vụ khác
Phó Chủ tịch phụ trách khối làm Trưởng ban chỉ đạo.
- Làm trưởng bộ phận “Tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính theo cơ
chế “một cửa” và “một cửa liên thông” của UBND huyện; trực tiếp ký duyệt các
phiếu giao nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính; trực tiếp phụ trách bộ phận vệ
sinh. Theo dõi và ký xác nhận các chứng từ thanh toán của các bộ phận phụ trách.
- Giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho UBND huyện trong thực hiện công
cuộc cải cách hành chính, xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001-2000 trong các phòng ban cơ quan UBND huyện.
- Phụ trách bộ phận tạp vụ, nhà ăn và theo dõi ký xác nhận các chứng từ
thanh toán của bộ phận tạp vụ, nhà ăn.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng phân công.
Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng và nhân viên ( xem phụ lục
09)

III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính
của UBND huyện Sóc Sơn
1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, giúp việc của 1 cơ quan, tổ chức và
doanh nghiệp mà ở đó diễn ra các hoạt động về công tác văn thư, lưu trữ; Văn
phòng còn là nơi giao tiếp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ cho lãnh đạo trong
công tác quản lý và đảm bảo công tác hậu cần cho cơ quan, tổ chức.
Trong cơ quan, tổ chức, ngoài văn phòng còn có các bộ phận đơn vị chuyên
môn này cũng là một bộ phận cấu thành giúp việc cho cơ quan, đều tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan và đều tổng hợp thông tin cho lãnh đạo cơ quan. Tuy nhiên, các
bộ phận, chuyên môn này chỉ tổng hợp thông tin liên quan đến chuyên môn của
mình để tham mưu về lĩnh vực mình phụ trách. Đây cũng là sự khác biệt so với
chức năng của văn phòng. Vì văn phòng tổng hợp thông tin về nhiều vấn đề liên
quan tới hoạt động quản lý của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về nhiều vấn đề
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

13

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

mà lãnh đạo phụ trách.
Để đảm bảo cho mọi hoạt động của cơ quan hoạt động thống nhất và diễn ra
thuận lợi cho việc giải quyết công việc thì văn phòng đóng 1 vai trò quan trọng.

Văn phòng là bộ máy tham mưu giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác
lãnh đạo, quản lý điều hành và được coi là bộ nhớ, bộ lọc của cơ quan.
Chức năng tham mưu được thể hiện trong mỗi nhiệm vụ cụ thể như xây
dựng quy chế làm việc và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng
và tổ chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện
chương trình công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; thẩm định về phạm vi,
yêu cầu, quy trình, tiến độ, thể thức của các đề án; kiến nghị xử lý các vấn đề thuộc
chức năng lãnh đạo của cơ quan, tổ chức; kiểm tra và chịu trách nhiệm về thủ tục,
thể thức của văn bản…
Về việc xây dựng chương trình công tác: Văn phòng đã có chương trình
công tác năm, chương trình công tác quý, chương trình công tác tháng cho các đơn
vị và chương trình công tác tuần cho lãnh đạo UBND. Điều này cho thấy văn
phòng đã tham mưu tốt trong việc xây dựng kế hoạch cho hoạt động của UBND
giúp cho công việc được phân công và thực hiện một cách thống nhất, cong việc
không bị bỏ sót.
Các cuộc họp, Hội nghị do lãnh đạo UBND chủ trì, công tác chuẩn bị do văn
phòng đảm nhiệm và thực hiện tốt.
Không những vậy, Văn phòng UBND huyện còn là bộ phận trung gian thực
hiện việc ghép nối các mối quan hệ đối nội, đối ngoại theo sự chỉ đạo của Ban lãnh
đạo huyện.
Văn phòng còn giúp lãnh đạo xây dựng chương trinhg công tác, kế hoạch; tổ
chức hội nghị, hội họp, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo; thu thập, xử lý
thông tin đáp ứng nhu cầu cho hoạt động của cơ quan.
Đảm bảo cơ sở, vật chất, trang thiết bị văn phòng của UBND.
Trong quá trình tham mưu, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Lãnh đạo,
Văn phòng đã tổ chức xây dựng, soạn thảo và ban hành được các quy chế và các
văn bản hướng dẫn liên quan đến quá trình tham mưu cho lãnh đạo như:
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

14

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

+ Quyết định số 1258/QĐ-UBND ngày 20/02/2014 về việc ban hành Quy
chế chi tiêu nội bộ và quản lý tài sản công tại UBND huyện Sóc Sơn.
+ Một số văn bản hướng dẫn khác như về hướng dẫn lập hồ sơ, hướng dẫn
mẫu văn bản của UBND…
Ví dụ: Về việc tổ chức Hội nghị thi đua khen thưởng những đơn vị cá nhân
có thành tích xuất sắc trong tháng 12 năm 2014 thuộc UBND huyện Sóc Sơn, văn
phòng cần làm những cong việc sau:
- Văn phòng trực tiếp tham mưu cho lãnh đạo hình thức xét duyệt chỉ tiêu và
các hình thức khen thưởng. Sau đó tổng hợp các thành tích đã đạt được của các
đơn vị, cá nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 12/2014. Trình lãnh đạo xem và
xin ý kiến chọn lựa những đơn vị, cá nhân xuất sắc nhất.
Sau khi lãnh đạo ký Quyết định khen thưởng, văn phòng giúp lãnh đạo lên
kế hoạch tổ chức Hội nghị, lên danh sách những đơn vị, cá nhân được khen
thưởng, gửi giấy mời tới họ.
Văn phòng giúp lãnh đạo chuẩn bị Hội nghị và đảm bảo công tác hậu cần
như: trang thiết bị tổ chức Hội nghị, tiếp khách, đãi khách, tặng quà…
1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của UBND huyện Sóc Sơn.
Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của UBND
huyện Sóc Sơn (xem phụ lục 03)
Chương trình, kế hoạch công tác là một văn bản trong đó thể hiện các mục
tiêu và giải pháp hệ thống, cụ thể với cách thức, trình tự, thời hạn nhất định nhằn

sử dụng hiệu quả tối đa các nguồn lực, tài nguyên của cơ quan, đơn vị để đạt được
mục tiêu.
Đối với mỗi cơ quan, có rất nhiều loại chương trình kế hoạch hoạt động
khác nhau, các tên gọi khác nhau. Mỗi tên gọi khác nhau thường được dựa trên các
tiêu chí khác nhau, tuy nhiên sự phân chia theo các tiêu chí chỉ có tính chất tương
đối.
Lập chương trình, kế hoạch công tác là quá trình xác định những mục tiêu
cần đạt được của đơn vị và lựa chọn những phương án hoạt động cho toàn bộ hoặc
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

15

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

từng bộ phận của đơn vị nhằm đạt được những mục tiêu đó trong từng thời gian
nhất định.
* Ưu điểm
- Chương trình công tác được phân công rõ rang, cụ thể các bước giúp
chuyên viên văn phòng dễ dàng xây dựng lịch công tác cụ thể;
- Chương trình công tác được xây dựng theo đúng thời gian, quy định và
bám sát tình hình hoạt động thực tế của cơ quan;
- Đảm bảo được sự thống nhất trong các công việc, các bước thực hiện được
sắp xếp hợp lý khoa học;
* Nhược điểm
- Trong quá trình xây dựng vẫn còn nhiều nội dung không phù hợp;

- Chương trình công tác vẫn có sự thay đổi trong quá trình thực hiện do một
số công việc đột xuất xảy ra.
1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 cuộc hội nghị của UBND huyện Sóc
Sơn
(Xem phụ lục 04)
Đối với những cuộc họp của các đơn vị thuộc UBND được tổ chức tại đơn
vị đó, Văn phòng không tham gia.
Đối với các Hội nghị, Hội thảo, cuộc họp do Lãnh đạo UBND chủ trì, Văn
phòng tổ chức thực hiện các bước sau:
B1. Xây dựng kế hoạch
Lãnh đạo đề ra chủ trương tiến hành hội nghị, giao cho đơn vị chủ trì và lên
kế hoạch tổ chức Hội nghị.
B2. Chuẩn bị Hội nghị
Đơn vị được giao chủ trì tổ chức Hội nghị dự toán kinh phí thực hiện, trình
Lãnh đạo phê duyệt, chuyển Phòng Tài chính – Kế hoạch xem xét dự trù.
Đơn vị chủ trì (hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan) tiến hành tổ chức
các nội dung chương trình, cơ sở vật chất dựa trên cơ sở dự toán đã được phê
duyệt.
B3. Tổ chức Hội nghị
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

16

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

- Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu;
- Theo dõi diễn biến, ghi biên bản Hội nghị.
B4. Tổng kết Hội nghị
- Quyết toán kinh phí tổ chức.
- Thông báo kết luận, kết quả hội nghị.
- Hoàn thiện, bổ sung văn bản, giấy tờ, lập hồ sơ liên quan đến hội nghị.
* Mục lục hồ sơ Hội nghị công tác thi đua khen thưởng những đơn vị, cá
nhân có thành tích xuất sắc trong tháng 10/2010. ( Xem phụ lục 05)
1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
(Xem phụ lục 06)
Việc tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan là công việc có ý
nghĩa quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước của UBND huyện Sóc Sơn.
Kết quả của chuyến đi công tác suôn sẻ và thành công phần lớn vào công tác tổ
chức, lập kế hoạch của văn phòng. Để làm tốt được quy trình này thì văn phòng
phải thực hiện theo quy trình:
- Trước chuyến đi công tác
+ Lập kế hoạch chuyến đi công tác: xác định mục đích, nội dung, địa điểm,
thành phần, phương tiện, kinh phí mà văn phòng có trách nhiệm đề xuất ý kiến và
trình lãnh đạo duyệt.
+ Văn phòng chuẩn bị tên đoàn công tác, trưởng đoàn công tác và các thành
viên; thông báo nội dung và lịch làm việc; thời gian; tổ chức đánh máy; sao in tài
liệu phục vụ chuyến công tác.
+ Chuẩn bị phương tiện, liên hệ chỗ ăn, nghỉ cho lãnh đạo khi đi công tác,
kinh phí, thuốc men dự phòng…
- Trong khi lãnh đạo đi công tác
+ Thực hiện các công việc, nhiệm vụ được giao và ủy quyền;
+ Báo cáo tình hình ở cơ quan cho lãnh đạo biết;
- Sau chuyến đi công tác
Tổng hợp các văn bản liên quan đến chuyến đi công tác để trình lãnh đạo.
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

nước về văn hóa công sở của UBND huyện Sóc Sơn.
Việc triển khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở tại UBND huyện Sóc
Sơn được thực hiện tương đối nghiêm túc.
- Nội quy cơ quan được đóng tại mỗi tầng của trụ sở UBND huyện Sóc Sơn
nhằm tạo cho các CBCC, VC trong UBND có tinh thần, thái độ thực hiện nghiêm
túc theo nề nếp.
- Về giao tiếp ứng xử thì cán bộ có thái độ lịch sự, tôn trọng; đặc biệt là khi
tiếp xúc với nhân dân, đánh giá chung là tập thể cán bộ, công nhân viên đã có thái
độ phù hợp và chủ động lắng nghe ý kiến phản hồi của nhân dân.
- Việc bài trí công sở được thực hiện nghiêm túc, treo Quốc kỳ, Quốc huy
theo đúng quy định, phòng làm việc được bài trí đảm bảo trang nghiêm, hợp lý.
- Tổ chức bàn trà tiếp khách, có nghi thức tiếp khách lịch sự, thân thiện,
nhiệt tình;
- Khuôn viên phía trước luôn được vệ sinh sạch sẽ, có khu để xe không làm
ảnh hưởng đến hoạt động giao thông trên đường phố;
- Luôn tạo mối quan hệ hợp tác, gần gũi, giúp đỡ giữa cán bộ với chuyên
viên và giữa chuyên viên với lãnh đạo, từ đó tạo không khí làm việc thân thiện,
hiệu quả, thống nhất;
- Các CBCC, VC trong UBND khi đến làm việc với trang phục gọn gàng,

lịch sự, việc đeo thẻ cán bộ, công chức, viên chức ở UBND huyện Sóc Sơn được
thực hiện tốt.
Qua tìm hiểu, UBND chưa có Quy chế văn hóa công sở, nhưng các quy tắc
về văn hóa công sở đã được quy định tại Quy chế làm việc ban hành kèm theo
Quyết định 2235/QĐ-UBND của UBND huyện Sóc Sơn. Tuy nhiên, việc triển
khai nghi thức nhà nước về văn hóa công sở vẫn còn 1 số hạn chế như:
- Đề biển cấm hút thuốc là trong Văn phòng, nhưng một số cán bộ, chuyên
viên vẫn không thực hiện, vẫn hút thuốc lá trong phòng gây ảnh hưởng đến sức
khỏe những người xung quanh;
- Một số cán bộ, chuyên viên còn chưa thực hiện đúng quy định về thời gian
làm việc, đi muộn về sớm.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

18

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

Để thực hiện tốt nghi thức nhà nước về văn hóa công sở, Chủ tịch UBND và
Lãnh đạo Văn phòng cần phải có biện pháp cứng rắn, cương quyết hơn kết hợp với
kiểm tra thường xuyên.
2. Khảo sát về công tác văn thư
2.1. Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của UBND huyện Sóc Sơn
Văn thư UBND huyện Sóc Sơn tổ chức theo mô hình tập trung. UBND có
01 cán bộ văn thư chuyên trách. Các văn bản đến được tập trung tại văn thư để xử
lý các công việc liên quan đến nghiệp vụ Văn thư, lưu trữ. Các văn bản đi do các

đơn vị soạn thảo sẽ phải qua văn thư văn phòng kiểm tra về mặt thể thức rồi trình
lãnh đạo ký sau đó quay lại văn thư để lấy số, đăng ký vào sổ, nhân bản, đóng dấu
và ban hành.
* Ưu điểm
Công tác văn thư của UBND huyện đã đảm bảo tương đối các yêu cầu của
công tác văn thư trong hoạt động làm việc, đúng quy định của nhà nước. Đó là các
yêu cầu sau đây: Nhanh chóng, Chính xác, Bí mật, Hiện đại. Từ đó cung cấp kịp
thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lý nhà nước của cơ
quan.
Một số khâu nghiệp vụ của văn thư đã được thực hiện tốt như việc: xây
dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi đến, quản lý sử dụng
con dấu.
* Nhược điểm
Cùng với kết quả đạt được trong hoạt động công tác văn thư của UBND
huyện để hoàn thiện hơn, công tác văn thư của UBND huyện cần khắc phục 1 số
tồn tại dưới đây:
- Cần quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các khâu nghiệp vụ như đánh
máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản,…
- Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với
việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật và tổ chức văn phòng hiện đại tại UBND
huyện cần được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ
chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của UBND huyện.
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

19

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

2.2. Nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho
công tác quản lý của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội
các đơn vị vũ trang. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện
thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Nhận thức được ý nghĩa quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động
quản lý nói riêng và hoạt động của toàn cơ quan nói chung, lãnh đạo UBND huyện
Sóc Sơn luôn quan tâm và có các biện pháp chỉ đạo phù hợp để thúc đẩy sự phát
triển của công tác văn thư. Sự chỉ đạo thể hiện qua các hình thức sau đây:
- Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.
Hoạt động phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ về văn thư luôn được chú trọng trong công tác văn thư của UBND
huyện Sóc Sơn. Lãnh đạo văn phòng luôn có ý thức cập nhật và phổ biến các văn
bản mới của Nhà nước quy định về công tác văn thư. Thời gian vừa qua, lãnh đạo
văn phòng đã tiến hành phổ biến 1 số văn bản mới, đặc bieeth là Nghị định
09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ về việc sửa đổi một số điều của
Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Bên cạnh, hoạt động phổ biến, tuyên truyền các văn bản quy phạm pháp luật
của Nhà nước về công tác văn thư, Chánh văn phòng cũng chú trọng đến việc xin ý
kiến chỉ đạo trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư
của cơ quan mình. Năm 2008, UBND huyện Sóc Sơn đã ban hành công văn số
107/UBND-VP ngày 08 tháng 09 năm 2008 về việc hướng dẫn kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính của UBND huyện Sóc Sơn.
- Tổ chức kiểm tra và tập huấn các nghiệp vụ công tác văn thư

Hoạt động kiểm tra công tác văn thư của các đơn vị thuộc UBND được tiến
hành hằng năm. Văn phòng UBND là đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hằng
năm với Lãnh đạo, trong đó lãnh đạo văn phòng là người trực tiếp chỉ đạo kiểm tra
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

20

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

và đánh giá tình hình thực hiện công tác văn thư của toàn cơ quan.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Công tác lưu trữ của Cơ quan rất được chú trọng về các mặt như: Công tác
thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, bảo quản sử dụng tài liệu
lưu trữ. Ngày nay, công tác lưu trữ ngày càng được chú trọng, vì thế trách nhiệm
của lãnh đạo cơ quan và lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ
của cơ quan là rất lớn.
* Đối với lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn
- Ban hành một số văn bản về chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan; ban
hành một số quy chế về việc sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Trực tiếp chỉ đạo thực hiện việc kiểm tra trước, kiểm tra trong, kiểm tra cơ
sau và kiểm tra đột xuất việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ văn thư – lưu
trữ.
- Kiểm tra định kỳ phòng, ban chuyên môn trong công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, lãnh đạo UBND vẫn còn lơ là việc kiểm tra việc thực hiện
nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ, chuyên viên trong UBND, vẫn chưa nghiêm khắc

trong việc xử phạt những sai sót trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
* Đối với lãnh đạo văn phòng
- Phổ biến cho các cán bộ văn thư – lưu trữ về các Quy chế, Quy định,
Quyết định của Nhà nước và của UBND huyện Sóc Sơn về nghiệp vụ lưu trữ.
Hướng dẫn chỉ đạo việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cơ quan.
- Trực tiếp kiểm tra, giám sát việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của cán bộ
văn thư, lưu trữ. Đánh giá việc thực hiện công tác văn thư – lưu trữ của cán bộ văn
thư – lưu trữ. Kiểm tra trình độ chuyên môn của cán bộ văn thư – lưu trữ.
Từ năm 2005 đến 2015, chủ tịch UBND huyện đã ban hành 40 văn bản về
công tác văn thư, lưu trữ như:
- Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ
- Quy chế sử dụng chương trình quản lý văn bản.
Phần II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN
1. Xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác năm UBND
Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

21

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

huyện Sóc Sơn.
1.1. Lịch công tác tuần của lãnh đạo HĐND – UBND huyện Sóc Sơn

LỊCH CÔNG TÁC CỦA LÃNH ĐẠO HUYỆN ỦY- HĐND - UBND HUYỆN
(Từ ngày 20/4 đến ngày 26/4 năm 2015)

Thứ /
ngày

Thứ
2
20/4

Thứ

Buổi

Nội dung công việc

Lãnh đạo chủ trì

Đơn vị thực
hiện

Địa điểm

sáng
Chiề
u
sáng

3
21/4

Chiề
u

Thứ

sáng

4
22/4

Chiề
u

Thứ

Sáng

5
23/4

Chiề

Th

u
Sáng

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

22

Báo cáo thực tập tốt nghiệp


Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị văn phòng

ứ6
24/4

Chiề
u
Ví dụ: Lịch công tác tuần từ 20/4/2015 đến 26/04/2015)

Nguyễn Thị Ngọc Hân lớp QTVP K7A

23

Báo cáo thực tập tốt nghiệp