Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại HĐND UBND phường phú thượng
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (347.51 KB, 62 trang )
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................2
PHẦN I.................................................................................................................4
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN.............................4
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG.....................................................4
A. Giới thiệu sơ lược về Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng..................4
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Phú
Thượng..........................................................................................................4
C. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng ....................7
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHÚC
CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG.............................8
A.Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND phường Phú Thượng..8
B. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND phường..........9
C. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND phường ..........10
D. Bản mô tả công việc của văn phòng UBND phường Phú Thượng........11
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN..................13
1. KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG......................13
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham
mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những
tình huống cụ thể)........................................................................................13
1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan...........................14
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của
cơ quan. lập hồ sơ hội nghị đó. ...................................................................15
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan
.....................................................................................................................15
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước
về văn hoá công sở của cơ quan..................................................................15
2. Khảo sát về công tác văn thư: Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ
quan, nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc
chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan................................................16
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ............................17
PHẦN II.............................................................................................................19
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN.......19
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm................................................................................................19
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Soạn thảo " Quy chế công tác văn thư lưu trữ" của cơ quan...................21
3. Soạn thảo " Quy chế văn hóa công sở" của UBND phường Phú Thượng
.....................................................................................................................44
4. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan..................................49
5. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan...............................49
6. Nhận xét, đánh giá cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng của cơ quan.......49
PHẦN III............................................................................................................51
KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ........................................................51
I. Nhận xét, đánh giá về công tác hành chính văn phòng của cơ quan........51
II. Đề xuất giải pháp....................................................................................52
KẾT LUẬN........................................................................................................54
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................55
PHỤ LỤC...........................................................................................................56
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lý
không thể thiếu ở bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa
có chuyên môn để thực hiện tốt các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản
lí tại các cơ quan còn rất thiếu.
Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,
ngày 24 tháng 4 năm 2012 trường Đại học Nội vụ Hà Nội ra quyết định thành
lập khoa Quản trị Văn phòng - là tiền thân của khoa Hành chính Văn phòng và
thông tin thư viện.
Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạo
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nói
riêng: lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho hoạt động thực tiễn và ngược lại
từ thực tiễn bổ sung những kiến thức mới, cập nhật và làm phong phú thêm kho
tàng lý luận.
Để đáp ứng được phương châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực
hiện Kế hoạch thực tế ngành Quản trị văn phòng cho sinh viên khoá 2012 2015. Việc thực tế này giúp cho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan,
vận dụng những kiến thức lý thuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà
trường vào công việc thực tế . Đó cũng là dịp để cho sinh viên củng cố, tổng hợp
lại kiến thức, tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ
hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếp phục vụ cho
công tác sau này.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
1
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
LỜI CẢM ƠN
Trước tiên, cho phép em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến bác Nguyễn
Xuân Nguyên, cô Phạm Thuỳ Linh, bác Phan Văn Chiến và chú Nguyễn Sơn Hà
cùng toàn thể các cô chú cán bộ trong UBND phường Phú Thượng đã giúp đỡ
em nhiệt tình trong suốt thời gian em về thực tập tại cơ quan. Ngoài ra cho em
gửi lời cảm ơn đến các bạn thực tập sinh đã cùng em làm việc, chia sẻ công việc
và giúp đỡ em rất nhiều trong quá trình thực tập tại đây.
Và bài báo cáo này cũng không thể thành công nếu như không có sự giúp
đỡ của ThS Lâm Thu Hằng - giảng viên huớng dẫn, cô đã tận tuỵ truyền dạy
kiến thức cho em trong suốt thời gian qua để em có thể hoàn thành tốt chuyến
thực tập này.
Với thời gian thực tập là 08 tuần ( từ ngày 09-3-2015 đến ngày 29-42015). Tuy thời gian thực tập ngắn nhưng với sự giúp đỡ của giảng viên hướng
dẫn và cán bộ hướng dẫn đã tạo cho em cơ hội được áp dụng lý thuyết vào công
việc thực tiễn. Trong quá trình thực tập, em đã có cơ hội được thực hành các
công tác văn phòng như một nhân viên văn phòng thực thụ. Từ đó, em đã tự rèn
luyện đuợc rất nhiều kỹ năng làm việc và nâng cao hiểu biết của mình trong việc
trao đổi nghiệp vụ, qua đó nhận thức đuợc rõ hơn phần nào tâm quan trọng của
công tác văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Kết quản lớn nhất mà em nhận đuợc trong chuyến thực tập lần này chính
là tác phong làm việc chính xác, khẩn trương và những kỹ năng giao tiếp nơi
công sở. Đó là sự giúp đỡ bảo ban nhiệt tình của cán bộ hướng dẫn và một phần
là nhờ quá trình tự học hỏi và trau dồi kiến thức thực tế của bản thân em.
Em viết bài báo cáo thực tập này với mục đích gửi tới nhà trường cũng
như khoa Quản trị Văn phòng để mong muốn nhận đuợc sự đóng góp ý kiến của
các thầy cô giáo để giúp em có thể hoàn thiện hơn hơn về nghiệp vụ chuyên
môn của mình. Từ đó, em có được cơ sở, nền tảng kiến thức để buớc vào kỳ thi
tôt nghiệp sắp tới đạt được kết quả cao, đồng thời phục vụ cho công tác sau này
với hi vọng góp một phần công sức nhỏ bé của mình trong công cuộc đổi mới
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
2
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đất nuớc, đặc biệt là công cuộc cải cách nền hành chính nước nhà.
Vì vốn kiến thức cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên trong
bài báo cáo không tránh khỏi những sai xót. Em mong nhận đuợc sự đóng góp ý
kiến, giúp đỡ của các thầy cô để em có thể đạt được thành công trong kỳ thi sắp
tới và công việc sau này.
Một lần nữa cho phép em xin chân thành cảm ơn giảng viên huớng dẫn
ThS. Lâm Thu Hằng và cán bộ huớng dẫn bác Nguyễn Xuân Nguyên đã nhiệt
tình giúp đỡ, chỉ bảo tận tình để giúp em có thể hoàn thành tốt chuyến đi thực
tập này.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
3
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
I. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
A. Giới thiệu sơ lược về Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng
UBND Phường Phú Thượng là một đơn vị hành chính cấp phường thuộc
quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội (trước thuộc địa giới hành chính của huyện Từ
Liêm). Phường Phú Thượng nằm ở phía tây bắc của hồ Tây:
-Phía Bắc là sông Hồng.
-Phía Nam là khu đô thị mới Nam Thăng Long(Ciputra).
-Phía Tây giáp xã Đông Ngạc, huyện Từ Liêm.
-Phía Đông giáp phường Nhật Tân, quận Tây Hồ.
Trước khi thành lập quận Tây Hồ (1995) xã Phú Thượng được chia thành
ba làng là Thượng Thụy, Phú Gia Và Phú Xá (có tên nôm lần lượt là làng Bạc,
làng Gạ và làng Sù).
B. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường
Phú Thượng
a.Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân quận phê duyệt; tổ chức
thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà
nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn phường và báo
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
4
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
4. Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các
nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,
đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy
định của pháp luật;
5. Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các
công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện.
Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và
bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật.
b. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong
phường theo phân cấp;
2. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;
3. Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao
thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp
luật;
4. Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trong phường theo quy định của pháp luật.
c.Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao,
Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện
các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;
2. Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
5
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
3. Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia
đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
4. Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch
sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
5. Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
6. Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
7. Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa
ở địa phương.
d. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi
hành pháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn;
2. Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,
huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
3. Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện
pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm
pháp luật khác ở địa phương;
4. Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương.
e. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân phường có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực
hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
6
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật.
f. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân phường thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền;
3. Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc
thi hành án theo quy định của pháp luật; tổ chức thực hiện các quyết định về xử
lý vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
g. Những nhiệm vụ, quyền hạn khác:
1. Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường về
việc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quy
hoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xã
hội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tự công
cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
2. Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn
phường theo quy định của pháp luật;
3. Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phân
cấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuật
theo quy định của pháp luật;
4. Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường;
lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có
giấy phép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm
quyền xem xét, quyết định.
C. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Phú Thượng
a. UBND Phường: là cơ quan hành chính nhà nước trực thuộc UBND
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh; UBND Phường do UBND quận, thị xã, thành
phố thuộc tỉnh bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước cơ quan này và cơ quan nhà
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
7
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nước cấp trên.
b. UBND phường:gồm 05 thành viên
01 Chủ tịch UBND phường: lãnh đạo, quản lý, điều hành và chịu trách
nhiệm toàn diện các lĩnh vực công tác của UBND phường truớc UBND quận;
trước Đảng uỷ và HĐND phường. Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực
công tác chung của UBND phường.
02 Phó Chủ tịch UBND phường:
- Một Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng cơ sở hạ
tầng, khoa học – công nghệ, nhà đất và tài nguyên - môi trường;
- Một Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hóa – xã hội và các lĩnh vực xã hội
khác.
Các Ủy viên UBND:
- Một Ủy viên phụ trách Công an (Trưởng Công an Phường);
- Một Ủy viên phụ trách Quân sự (Trưởng Ban Chỉ huy Quân sự phường).
Ngoài ra còn có 06 bộ phận chuyên môn trực thuộc, bao gồm:
- Văn phòng HĐND &UBND phường;
- Bô phận Địa chính - Đô thị;
- Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch;
- Bộ phận Kế toán - Tài chính;
- Bộ phận Văn hóa xã hội;
- Công an phường.
c. Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND phường
Phụ lục 1
II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ
CHÚC CỦA VĂN PHÒNG UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
A.Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND phường Phú
Thượng
- Văn phòng HĐND & UBND phường là cơ quan thuộc HĐND & UBND
phường có chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ trực tiếp giúp thường trực
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
8
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
HĐND & UBND phường. Đảm bảo thống nhất sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều
hành mọi công tác của HĐND & UBND phường.
- Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND phường.
Đồng thời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của
Văn phòng HĐND, UBND và phòng Nội vụ quận.
B. Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND phường
- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn; tham mưu giúp UBND
phường ban hành các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, an ninh
quốc phòng của địa phương;
- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các đại biểu HĐND phường và
tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND phường giao.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND phường
trong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhà nước;
giúp Chủ tịch UBND phường tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các bộ
phận chuyên môn thuộc UBND phường, các địa bàn dân cư, trường học, trạm y
tế, hợp tác xã trên địa bàn của UBND, Chủ tịch UBND phường ; đảm bảo các
điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động cho HĐND & UBND phường.
- Theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND phường trong
việc thực hiện các công việc của UBND phường. Bao gồm: Dự thảo các quyết
định, kế hoạch, báo cáo thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh và
các dự thảo khác.
- Thu thập cung cấp và xử lý thông tin thực hiện chế độ báo cáo thường
xuyên, kịp thời chính xác phục vụ công tác của HĐND & UBND.
- Theo dõi đôn đốc các hoạt động của các thôn, các trường, trạm y tế và
các hợp tác xã trong việc thực hiện các công việc do UBND phường giao, tham
gia góp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành.
- Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND & UBND với các tổ chức
đoàn thể trên địa bàn phường.
- Tham mưu giúp UBND phường về công tác thi đua khen thưởng và văn
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
9
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
thư lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND &
UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật.
- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND, quản lý
công tác hành chính văn thư và cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc trong cơ
quan UBND phường.
- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND phường tại các quyết
định cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND phường.
C. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND&UBND phường
Văn phòng UBND phường Phú Thượng được tổ chức thống nhất và làm
việc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND phường . Cán bộ văn phòng
giúp chủ tịch UBND phường theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khác
thực hiện các công việc do chủ tịch UBND phường giao. Hiện nay, cán bộ, công
chức văn phòng UBND phường Phú Thượng biên chế 03 người.
Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm:
- 02 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê.
- 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ.
- 01 nhân viên tạp vụ
Cả 03 công chức văn phòng đã qua đào tạo các lớp chuyên môn nghiệp vụ
về văn phòng và trung cấp hành chính. Công chức phụ trách công tác văn phòng,
thống kê là người chịu trách nhiệm chính về công tác văn phòng, thống kê do
UBND phường giao. Giữ các loại dấu của UBND phường; có trách nhiệm theo
dõi tổng hợp tình hình làm báo cáo; lập chương trình công tác phục vụ kịp thời
công tác của Chủ tịch, các Phó chủ tịch và UBND phường; kiểm tra về mặt hình
thức văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản của UBND phường trước khi
trình ký; quản lý hồ sơ cán bộ; tổ chức công tác thi đua khen thưởng, quản lý tài
sản chung của cơ quan; tổ chức lịch tiếp dân cho các thành viên UBND theo sự
phân công của Chủ tịch; chuẩn bị nội dung tổ chức các kỳ họp của HĐND và
các phiên họp của UBND, thực hiện công tác cải cách hành chính. Công chức
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
10
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực văn thư và lưu trữ của
cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyển văn bản đến các cá
nhân, tổ chức có liên quan.
D. Bản mô tả công việc của văn phòng UBND phường Phú Thượng
a. Đồng chí Nguyễn Xuân Nguyên Công chức văn phòng - thống kê:
- Là cán bộ chuyên trách tại bộ phận " một cửa";
- Chuyên ngành đào tạo: Luật kinh tế;
- Trình độ chuyên môn: đại học;
- Trình độ lý luận chính trị: trung cấp;
- Vai trò công việc:
+ Tiếp nhận hồ sơ của tổ chức, công dân sau khi đã thẩm định tính hợp
pháp, hợp lệ và đầy đủ các nội dung theo đúng quy định;
+ Tiếp nhận đơn thư kiến nghị, khiếu nại, tố cáo trình Chủ tịch UBND
phường để xử lý:
+ Hướng dẫn, tiếp nhận các hồ sơ hành chính của các tổ chức, cá nhân
hoàn thiện hồ sơ hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND phường:
+ Viết và ký phiếu nhận hồ sơ gửi lại tổ chức, công dân có hồ sơ hành
chính được tiếp nhận. viết phiếu chuyển giao hồ sơ hành chính ( HSHC) trong
ngày cho các bộ phận chuyên môn kịp thời giải quyết theo đúng quy định. nhận
kết quả giải quyết HSHC từ các bộ phận chuyên môn;
+ Lưu trữ hồ sơ cơ quan;
+ Thực hiện công tác thống kê của UBND phường;
+ Tổng hợp, báo cáo Chủ tịch, cơ quan chuyên môn cấp trên và thông báo
cho các bộ phận liên quan để biết, phối hợp thực hiện.
b. Đồng chí Phạm Thị Thuỳ Linh: công chức Văn phòng - Thống kê
- Chuyên ngành đào tạo: Luật kinh tế
- Trình độ chuyên môn: đại học
- Trình độ lý luận chính trị: trung cấp
- Vai trò công việc:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
11
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
+ Giúp Ủy ban Nhân dân cấp phường xây dựng quy chế làm việc, tổng
hợp chương trình công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình
công tác, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế - xã hội, tham mưu
giúp Ủy ban Nhân dân trong chỉ đạo thực hiện.
+ Là đầu mối phối hợp với các công chức khác giúp Ủy ban Nhân dân dự
thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên.
+ Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức
cấp xã.
+ Giúp Hội đồng Nhân dân tổ chức kỳ họp.
+ Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng Nhân
dân, Ủy ban Nhân dân.
+ Giúp Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân thực hiện nhiệm vụ công
tác bầu cử đại biểu Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân theo quy định của
pháp luật và công tác được giao.
+ Giúp Ủy ban Nhân dân về công tác nội vụ.
c. Đồng chí Phan Văn Chiến: công chức Văn phòng - Thống kê
- Là cán bộ chuyên trách tại bộ phận " Một cửa"
- Chuyên ngành đào tạo: Luật
- Trình độ chuyên môn: đại học
- Vai trò công việc:
+ Tham mưu cho UBND phường công tác đánh giá cán bộ, công chức
hàng năm báo cáo UBND Quận;
+ Là thường trực hộ đồng thi đua khen thưởng của phường, tham mưu
cho UBND phường trong công tác thi đua khen thưởng;
+ Có trách nhiệm trả kết quả hồ sơ hành chính cho tổ chức, cá nhân đối
với cá hồ sơ đã tiếp nhận; hướng dẫn tổ chức, cá nhân ký nhận vào sổ tiếp nhận
và trả kết quả HSHC, nộp lệ phí theo quy định;
+ Theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn việc tổ chức thực hiện các chủ trương,
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
12
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước.
III. KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN
1. KHẢO SÁT VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng
tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ
những tình huống cụ thể).
Văn phòng HĐND-UBND phường Phú Thượng có chức năng tham mưu,
tổng hợp cho HĐND và UBND phường về hoạt động của HĐND và UBND;
cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND, UBND phường và
các cơ quan, đơn vị ở địa phương, đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND phường.
Công tác tham mưu tổng hợp có vị trí đặc biệt quan trọng trong hoạt động
quản lý và thực hiện công việc của các cơ quan hành chính nhà nước.
Chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc và hậu cần của Văn phòng
được khẳng định trong hoạt động thực tế. Công tác hậu cần trong những năm
qua luôn được đảm bảo kịp thời nhất là về cơ sở vật chất luôn đầy đủ đảm bảo
cho quá trình hoạt động của cơ quan. Điều đó được thể hiện thông qua những
công việc mà Văn phòng đảm nhận sau đây:
- Tham mưu xây dựng chương trình làm việc, kế hoạch hoạt động hàng
tháng, quý, sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND, Ban của
HĐND phường; tổ chức phục vụ việc thực hiện chương tình, kế hoạch đã được
phê duyệt;
- Tham mưu, phục vụ Thường trực HĐND phường điều hành công việc
chung của HĐND; điều hoà, phối hợp hoạt động các phòng, ban của HĐND;
bảo đảm việc thực hiện quy chế hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND,
Ban của HĐND, nội quy kỳ họp HĐND;
- Giúp Thường trực HĐND phường xây dựng chương trình, tổ chức phục
vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND phường và các phòng Ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
13
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
của HĐND phường; đôn đốc cơ quan, tổ chức có liên quan chuẩn bị tài liệu
phục vụ kỳ họp HĐND, cuộc họp của Thường trực HĐND, cuộc họp phòng Ban
của HĐND phường;
- Giúp Thường trực HĐND, phòng Ban của HĐND phường xây dựng báo
cáo công tác tuần, tháng, năm và quý;
- Phục vụ Thường trực HĐND phường trong công tác bầu cử đại biểu
HĐND các cấp;
- Phục vụ HĐND, Thường trực HĐND, phòng ban của HĐND giữ mối
liên hệ công tác với các cơ quan cấp quận và cơ quan cấp thành phố, UBND, Uỷ
ban MTTQ phường và các cơ quan, tổ chức, đoàn thể trong địa phương.
- Phục vụ Thường trực HĐND phường lập dự toán kinh phí hoạt động
hàng năm, tổ chức thực hiện, quản lý kinh phí hoạt động của HĐND phường.
Ví dụ:
Trang thiết bị sử dụng tại UBND như điều hoà, quạt máy, bàn làm việc,....
sau một thời gian sử dụng sẽ xảy ra hỏng hóc và cần sửa chữa ngay. Văn phòng
sẽ là bộ phận trực tiếp giải quyết vấn đề này để đảm bảo cho quá trình làm việc
của nhân viên trong uỷ ban được diễn ra thuận tiện và tạo tâm lí thoải mái cho
họ. Từ đó công việc sẽ đạt được kết quả cao nhất.
1.2. Quy trình xây dựng công tác thường kỳ của cơ quan
Chương trình công tác là bước đầu tiên thể hiện phong cách làm việc
khoa học của bộ máy quản lý nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Nó đảm
bảo cho người đứng đầu một cơ quan, tổ chức điều hành hoạt động một cách
thống nhất, không để xảy ra chồng chéo và mâu thuẫn trong quá trình chỉ đạo.
Từ đó, phát huy được trí tuệ tập thể người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Đồng thời
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức chủ động hơn trong việc giải quyết công
việc, phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian. Văn phòng HĐND và UBND
phường Phú Thượng đã từng bước làm tốt công tác tham mưu xây dựng chương
trình công tác tuần, tháng, quý, năm cho Thường trực HĐND, UBND phường.
Phụ lục 2
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
14
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
1.3. Sơ đồ hoá công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp)
của cơ quan. lập hồ sơ hội nghị đó.
Hội nghị, hội họp là hoạt động diễn ra gần như là thuờng xuyên tại UBND
phường Phú Thương. Chính vì vậy Văn phòng HĐND và UBND phường đã chủ
động bố trí lịch họp trong lịch công tác tuần, tham mưu giấy mời gửi các ngành,
đoàn thể có liên quan tới hội nghị, tham mưu báo cáo, bài phát biểu, bài tham
luận cho lãnh đạo và các đại biểu trong hội nghị đó.
Để tổ chức một hội nghị thành công cần phải chuẩn bị rất nhiều những
công việc như: Lập kế hoạch, tổ chức hội nghị, chuẩn bị tài liệu, văn bản, địa
điểm, thời gian, kinh phí, cơ sở vật chất… Khi hội nghị bắt đầu cần thực hiện
một số việc như: Đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danh đại biểu, triển khai
hội nghị, ghi biên bản … và cuối cùng là bế mạc hội nghị.
Phụ lục 3
1.4. Sơ đồ hoá quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ
quan
Chuyến đi công tác của lãnh đạo thường rất đa dạng vì nó còn phụ thuộc
vào từng công việc cụ thể, thời gian của chuyến đi. Đây là hoạt động vô cùng
cần thiết để thiết lập mối quan hệ giữa các cơ quan, tổ chức với nhau. Chính vì
vậy mà công tác hậu cần của văn phòng lúc này cần được phất huy một cách
hiệu quả và tối đa nhất để đảm bảo cho lãnh đạo có một chuyến đi công tác
thành công và thoải mái nhất.
Phụ lục 4
1.5. Đánh giá công tác tình hình triển khai và thực hiện nghi thức nhà
nước về văn hoá công sở của cơ quan.
Công tác thực hiện nghi thức nhà nước về văn hoá công sở tại UBND
phường Phú Thượng trong những năm qua được từng bước đã được cải thiện rõ
rệt. Cán bộ các phòng ban đều nghiêm chỉnh thực hiện đúng nội quy, quy định
của cơ quan như: chấp hành nghiêm chỉnh việc sắp xếp theo đúng quy định nơi
để phương tiện giao thông, mặc đồng phục, đeo thẻ khi tới cơ quan,... Việc
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
15
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nghiêm túc chỉ đạo, thực hiện nghi thức Nhà nước về văn hoá công sở tạo cho
UBND phường một bộ mặt mới mẻ hơn và tính trang trọng của một cơ quan
hành chính nhà nước được nâng cao.
2. Khảo sát về công tác văn thư: Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư
của cơ quan, nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng
trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư cơ quan
Tại Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng bố trí 01 công chức văn phòng
- thống kê kiêm nhiệm làm văn thư, lưu trữ.
Người làm văn thư, lưu trữ tại ủy ban có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ theo
quy định của pháp luật, thực hiện nhiệm vụ theo hướng dẫn chuyên môn của Sở
Nội vụ thành phố Hà Nội và thực hiện các công việc cụ thể như sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý
kiến của người có thẩm quyền.
c) Giúp người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết
văn bản đến.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày,
tháng, đóng dấu mức độ khẩn, mật.
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan.
Trong quá trình làm việc, cán bộ văn thư lưu trữ chịu trách nhiệm quản lý
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
16
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
con dấu, công tác quản lý con dấu được thực hiện tốt đúng theo quy định của
pháp luật, dấu được cất cẩn thận trong két sắt chỉ lấy ra khi sử dụng, trước khi
cho dấu cán bộ văn thư luôn kiểm tra thể thức trước khi cho dấu đảm bảo cho
văn bản ban hành ra đúng quy định.
Hiện nay công tác văn thư lưu trữ được áp dụng phần mềm quản lý trên
máy tính và sổ quản lý văn bản nên việc quản lý văn bản được thực hiện tốt, tạo
thuận lợi cho việc trình văn bản lên lãnh đạo giải quyết được nhanh chóng tiết
kiện thời gian.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực vừa kể trên thì công tác văn thư
của UBND vẫn còn mắc phải một số hạn chế như việc soạn thảo văn bản vẫn
còn tình trạng coppy mẫu, sắp xếp bố trí tài liệu chưa được hợp lý.
3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
Lưu trữ là công tác tổ chức bảo quản tài liệu, công tác lưu trữ đóng vai trò
quan trọng trong việc lưu giữ, bảo quản tài liệu của cơ quan nhằm mục đích
phục vụ công tác quản lý phát triên kinh tế xã hội.
Cán bộ văn thư tại UBND phường Phú Thượng kiêm nhiệm luôn công tác
lưu trữ do vậy việc thực hiện nghiệp vụ luôn nằm dưới sự giám sát của lãnh đạo
ủy ban vì vậy mà các nghiệp vụ đều được thực hiện khá tốt.
Ủy ban nhân dân phường Phú Thượng hàng năm ban hành số lượng văn
bản rất lớn, tất cả đều được lưu lại và nộp vào lưu trữ cơ quan, việc bổ sung tài
liệu lưu trữ luôn được lãnh đạo đôn đốc hướng dẫn cán bộ văn thư tiếp nhận và
lưu lại thuận tiện cho việc lưu trữ, khai thác.
Nhìn chung nghiệp vụ lưu trữ tại UBND phường Phú Thượng luôn được
thực hiện đúng quy cách tạo thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu. Tài
liệu sau khi được chỉnh lý được lập thành hồ sơ được sắp xếp gọn gàng trong
các cặp, hộp và được đặt trên giá một cách khoa học. Việc sử dụng tài liệu luôn
được tiến hành đúng quy cách và nằm dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo về việc cho
người ngoài cơ quan mượn tài liệu. Hiện nay văn phòng đang áp dụng phần
mềm lưu trữ, văn bản đi và đến đều được cập nhật vào máy nên việc thống kê
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
17
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
các loại tài liệu, hồ sơ được thuận lợi rút ngắn thời gian tra tìm văn bản, hồ sơ,
giúp quản lý tài liệu chặt chẽ hơn.
Dưới sự lãnh đạo của lãnh đạo cơ quan cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo
văn phòng công tác thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ được thực hiện một cách
khoa học đúng quy định của nhà nước về nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên việc thực
hiện các nghiệp vụ vẫn còn một số nhược điểm như cán bộ lưu trữ thiếu nên việc
thu thập, cho mượn tài liệu làm mất khá nhiều thời gian. Cán bộ văn thư tại đây
kiêm nhiệm cả công tác lưu trữ nên khối lượng công việc là khá lớn nên không
tránh khỏi sự sai xót trong quá trình làm việc.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
18
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
PHẦN II
CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CƠ QUAN
1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công
tác tháng và năm.
Lịch công tác tuần
LỊCH CÔNG TÁC TUẦN
CỦA ĐẢNG ỦY, HĐND, UBND PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
Từ ngày tháng đến ngày tháng năm
Thứ
ngày
Thứ hai
Thời gian
Nội dung
Người
Thành
Địa
công việc
chủ trì
phần
điểm
Ghi chú
Sáng
Chiều
Kế hoạch công tác tháng
STT
Nội dung
Đơn vị, cá
công việc
nhân chủ trì
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
19
Chỉ đạo
Thời gian
hoàn thành
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Kế hoạch công tác năm
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ỦY BAN NHÂN DÂN
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
_______________________
_________________________________________________________________
Số: /KH -UBND
Phú thượng , ngày ….. tháng ….. năm 2015
KẾ HOẠCH
Công tác năm 2015
______________________________
Trong
quá
trình
thực
hiện....................................................................................... ..................................
.................................................................................................................................
................................................../.
Nơi nhận:
CHỦ TỊCH
- ……………;
- ……………;
(Chữ ký, dấu)
- Lưu: VT, ....
Nguyễn Lê Hoàng
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
20
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
2. Soạn thảo " Quy chế công tác văn thư lưu trữ" của cơ quan
ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_______________________
Số: /QĐ -UBND
_________________________________________________________________
Phú Thượng , ngày ….. tháng ….. năm 20
QUYẾT ĐỊNH
Về việc Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ
của Văn phòng UBND phường Phú Thượng
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
Căn cứ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/NCP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của
Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác
văn thư và lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Quyết định số 67/QĐ-VP ngày 18 tháng 6 năm 2008 của Văn
phòng UBND phường về việc ban hành hệ thống tài liệu quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Văn phòng UBND phường Phú Thượng;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế về công tác văn thư
và Lưu trữ của Văn phòng UBND phường Phú Thượng.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Những quy định trước đây trái với Quyết định này đều bãi bỏ.
Điều 3. Cán bộ văn phòng thống kê, cán bộ " Một cửa ", công chức, viên
chức có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Nguyễn Văn Bình Lâm
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
21
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
ỦY BAN NHÂN DÂN
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
PHƯỜNG PHÚ THƯỢNG
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
_
QUY CHẾ
Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan
(Ban hành kèm theo Quyết định số: / /QĐ-UBND
Ngày tháng năm của UBND phường Phú Thượng)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng:
Quy chế này áp dụng công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại
các ban, ngành thuộc Uỷ ban nhân dân phường.
2. Đối tượng điều chỉnh
a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản, quản lý, xử lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân phường chịu trách nhiệm chung về quản lý
và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
2. Cán bộ văn phòng Uỷ ban nhân dân giúp người đứng đầu trực tiếp quản
lý, kiểm tra và giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan,
đồng thời tham gia các buổi hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ để
nâng cao kỹ năng nghiệp vụ.
3. Trưởng các ban, ngành và các cán bộ chuyên môn có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế này.
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
22
Lớp: QTVPK7A
Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
4. Toàn thể cán bộ, công chức, trong cơ quan có trách nhiệm tuân thủ
đúng theo các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ
quan, đơn vị bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ cơ quan. Công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan có thể bố trí nhân sự làm chuyên trách từng công việc hoặc
kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn
thư; phụ trách lưu trữ; phụ trách văn thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp
nhận và hoàn trả hồ sơ; theo dõi công văn đến; theo dõi công văn đi; phụ trách
kho lưu trữ tài liệu cơ quan…
1. Người phụ trách công tác văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý
kiến của người có thẩm quyền.
c) Giúp người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến.
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,
duyệt, ký ban hành.
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày,
tháng, đóng dấu mức độ khẩn, mật.
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi.
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản, làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức.
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác văn
thư, lưu trữ cơ quan.
2. Người phụ trách công tác lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể sau:
Sinh viên: Nguyễn Thị Thúy
23
Lớp: QTVPK7A
